PRESENTACIÓN DE PRODUCTO

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INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

FUNCIONALIDAD

FABRICANTE

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INTRODUCCIÓN

Tras estudios realizados sobre el funcionamiento de las gestiones de

empresas Distribuidoras de Gas Envasado, nace introgas,

diseñado y dirigido en exclusividad al sector del gas y programado

por CANAL INTRO, empresa de ingeniería informática para

profesionales.

El software cuenta con el apoyo con el apoyo de la Asociación

nacional de distribuidores de GLP en España, ANDIGAS, con el fin

de resolver las gestiones, averías, pólizas, instalación y SAT, entre

otras funciones.

A la vez, es capaz de resolver la gestión documental de cada usuario

tales como segundos contratos, incluyendo apartados diseñados a

medida para recogida de pedidos de GLP (búsqueda de cliente por

teléfono, por dirección), impresión de etiquetas de reparto,

liquidación diaria de sus mecánicos y repartidores.

Con introgas, el control de stock de botellas será una tarea sencilla,

siendo posible controlar los puntos de venta e incluso los de cada

subdistribuidor.

introgas dispone de seríe de una gestión comercial completa y una

aplicación para control de flotas de vehículos que le permite

controlar consumos y planificación de viajes.

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OBJETIVOS

En exclusiva, introgas ha sido diseñado para gestionar

administrativamente una Agencia Distribuidora de Gas Envasado,

aglutinando en un solo producto, un completo sistema de planificación

de recursos empresariales (ERP), una gestión específica para

Distribución, gestión comercial y el control de flotas.

Objetivos principales:

Acceso a información confiable, precisa y oportuna.

Compartir información entre todos los departamentos de su

empresa.

Reducción de tiempos y costes de proceso.

Incluye un potente CRM, con el propósito de servir de apoyo a la

relación con sus clientes, reduciendo los tiempos de respuesta y

consiguiendo un eficiente manejo de la información que le va a permitir

una correcta toma de decisiones y por supuesto, una disminución de los

costes totales de cada operación.

GENERAL

Multipuesto. Multiempresa (Sin límites). Multiejercicio (Sin límite).

Personalización de impresos (Facturas, albaranes, recibos, etc.).

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Gráficos de una gran variedad de tipos. Exportables en varios

formatos.

Importación y exportación de datos.

Gestión de usuarios y contraseñas para permitir o denegar el

acceso a empresas y opciones de programa.

USUARIOS DE GLP

Ficha completa de la póliza, indicación por colores del estado del

usuario, baja, con revisión pendiente, ...

Admite callejero codificado o de entrada libre.

Control de envases, segundos contratos, aparatos (con tipo y

fabricante).

Gestión de bajas.

Control de habitabilidad de la vivienda.

Gestión múltiple de direcciones del usuario, principal, suministro,

facturación, almacén, etc, ...

Ficha completa de la instalación del usuario, datos del local, datos

de la instalación, control de la instalación y de caducidad de las

gomas.

Acceso a Inspecciones y revisiones del Servicio Oficial desde la

ficha de la póliza.

Control de defectos, menores, mayores, precintado, con datos de

la reparación.

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Gestión documental integrada en la ficha del usuario. Enlace

automático con escáner para almacenar croquis de instalación,

copias de póliza, de renovaciones, etc.

Estadísticas de altas y bajas por meses. Informes de altas y bajas

para Central.

Importación de datos automático de otras aplicaciones.

SAT (Servicios de Asistencia Técnica)

Control de revisiones realizadas y pendientes de realizar.

Control independiente de Usuarios que no han tenido nunca

revisión.

Estadísticas de revisiones por zona, por mes.

Planificación por mes de revisiones a realizar.

REPARTO DE GLP

Recogida de avisos de reparto por nº de teléfono, por dirección

del cliente – principal, de suministro, de almacén -. Admite

búsqueda de calle por aproximación.

Creación automática de base de datos de clientes (posibilidad de

deshabilitar esta opción).

Posibilidad de asignación de fecha y hora de reparto.

Cálculo automático del repartidor en función de la zona.

Control de pedidos pagados y pendientes de servir.

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Estadísticas de ventas diarias, por mes, por repartidor, por zona

comercial.

Temporal de pedidos diario e histórico de pedidos con

actualización por múltiples criterios, zona, repartidor, fecha

entrega, fecha pedido, selección manual de pedidos a traspasar.

COMPRAS DE GLP

Admite mecanización tanto de botellas como de materiales o

artículos externos a la distribuidora (electrodomésticos,

gasodomésticos, reguladores, gomas, etc…).

Integración automática con existencias en el almacén.

Control de jaulas.

Control de camiones y de plataformas.

VENTAS DE GLP

Liquidación diaria a repartidores, a subagentes, a PPVV.

Contempla comisiones por tramos, por zona comercial, por tipo

de envase.

Contempla comisiones por entrega de artículos no pertenecientes

a la Agencia Distribuidora.

Posibilidad de indicar en la liquidación facturas de gastos con

cálculo automático de IVA.

Conceptos definibles en la liquidación, tales como bonos, vales,

promociones, etc.

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Integración automática con existencias en el almacén.

Estadísticas avanzadas, gráficos por meses, por repartidor, por

zona comercial.

COMPRAS. GESTIÓN COMERCIAL

Admite mecanización de gastos no relacionados con compra de

materiales.

Agrupación por conceptos de gastos (Centros de coste).

Integración automática con existencias en el almacén.

Gestión de albaranes y facturas de compra.

Diario de facturación y recibos a pagar.

Informes para declaraciones trimestrales.

VENTAS. GESTIÓN COMERCIAL

Tratamiento de ofertas y tarifas personalizadas por cliente.

Presupuestos a clientes.

Albaranes de Venta.

Integración automática con existencias en el almacén.

Proceso de Facturación diferida y directa.

Facturación de Servicios.

TPV Táctil opcional (facturación de ticket, resúmenes diarios,

totales de caja, arqueos, cierres...).

Abonos a Clientes (albarán y notas de abono).

Diario de facturas y recibos a cobrar.

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Enlace con Bancos.

Listas de precios.

Gestión de unidades / kilos / M2.

Control de varios tipos impositivos en el mismo documento.

ALMACÉN. GESTIÓN COMERCIAL

Multialmacén (sin límite).

Múltiples tipos de artículos (nº de serie, Kits o escandallo,

servicios...).

Códigos de acceso (código interno, código de barras, referencia

del proveedor, etc.).

Intercambio de artículos entre almacenes.

Gestión de movimientos de entrada y salida.

Archivo histórico de movimientos.

Inventarios: Inicial, por ubicación, y valorado (a diferentes

precios: Precio medio, precio última compra, etc.), Bajo mínimos,

etc.

Modificación automática de tarifas con diferentes opciones.

Emisión de etiquetas con posibilidad de impresión de código de

barras (EAN, Code-39, etc...).

TRANSPORTE

Control de la flota de vehículos:

• Vencimientos tacógrafo, ITV, seguros.

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• Cálculo de consumos cargado, vacio, por km.

• Conductores habituales.

• Gastos de mantenimiento del vehículo (facturas

recibidas).

• Averías.

• Control de neumáticos.

• Control de gasto de combustible, enlace con SolRed.

Planificación y control de cargas:

• Generación automática y diaria de planificaciones.

• Remolque del vehículo.

• Control de jornadas de descanso, jornadas en tránsito.

• Detalle de la contratación del cliente, nº de carta de

porte, ruta.

• Control de viajes Regionales, nacionales, internacionales.

• Cálculo de km lleno, vacío, consumos.

• Tipos de tarifa por importe, por km, por toneladas, …

• Control de descargas.

Gestiones diarias:

• Entrada de gastos de vehículos.

• Gastos de estructura.

Gestiones periódicas:

• Facturación.

• Imputación de gastos de estructura.

• Importación de operaciones de Solred.

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OTROS

• Enlace con su sede de internet: Tienda ON-LINE,

pedidos ON-LINE, solicitudes de ALTA o REVISIÓN ON-

LINE, etc, ...

• Enlace automático con terminales PDA de Preventa,

autoventa, gestión de cobros y control de almacén.

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FUNCIONALIDAD

DISTRIBUCIÓN GLP. USUARIOS

Desde introgas podemos llevar un control completo de los usuarios a los

que mantenemos su instalación (rígida o flexible) y con los que

mantenemos un contrato de suministro.

La ficha de usuarios admite codificación completa de dirección, datos de

habitabilidad, fechas de alta y baja, detalle de la instalación, aparatos

implicados en esa instalación con fechas de compra, revisión, ...

envases suministrados al usuario, en fianza, en compra.

Permite controlar los defectos técnicos de la instalación, llevar un

registro de las revisiones realizadas, controlar las posibles revisiones

periódicas necesarias para confirmar el correcto funcionamiento de la

instalación. Llevar un registro de las averías localizadas y su resolución.

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La aplicación puede enlazar con la INTRANET de Cepsa sincronizando

los datos del usuario para que se mecanicen una sola vez. Podemos

diferenciar claramente los estados por los que puede pasar un contrato

y sincronizar estos estados con la INTRANET de la Central:

Alta de Usuario

Baja de Usuario

Cambio de dirección

Cambio de instalación

Cambio de titular

DISTRIBUCIÓN GLP. REPARTO

Dispone de un apartado especialmente diseñado para realizar una toma

rápida de pedidos, a través de nº de teléfono, de dirección, o de

nombre y apellidos. Controla posteriormente el enrutado de esos

pedidos, la entrega y el suministro del mismo y un historial de los

pedidos realizados por cada usuario.

Sobre pedidos anteriores es posible indicar las incidencias producidas en

el reparto, de cara a poder gestionar correctamente las posibles

incidencias.

Los pedidos pueden entrar en la aplicación de varias formas:

Manualmente mediante teleoperadoras o personal de la agencia.

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A través de sistemas automatizados de telefonía, estos sistemas

están integrados con la base de datos de la Agencia y permiten

localizar al usuario a través habitualmente del nº de teléfono.

A través de un formulario Web desde que el cliente puede realizar

de forma autónoma su pedido, autenticándose en el sistema y

eligiendo franjas horarias de reparto.

Los sistemas automatizados de telefonía, consisten en PCʼs

especializados con tarjetas de telefonía que permiten, mediante un

desarrollo software, hacer de centralitas virtuales, contestando

llamadas, realizando labores de telemarketing, y mediante una

estructura de dialogo, son capaces de realizar tareas de captación de

datos. Habitualmente cada tarjeta es capaz de gestionar 4 líneas a la

vez. Un ejemplo de dialogo sería:

Un cliente hace la llamada al teléfono de recogida de pedidos de la agencia.

La máquina descuelga y contesta “Bienvenido a la Agencia. Indique su nº de teléfono”

El cliente puede optar por marcar el nº o decirlo. La máquina debe entenderlo.

La máquina busca el nº en la base de datos de INTRODIS y contesta “Su nombre es

XXX y su pedido habitual es UNA BOTELLA DE BUTANO, desea confirmar este pedido”.

Si el cliente contesta SI, se formaliza el pedido. Se graba en INTRODIS.

Automáticamente la aplicación puede calcular ruta de reparto, fecha y hora

aproximada de entrega y facilitarle esta información al cliente.

Este es un ejemplo muy básico de conversación hombre-máquina. Este

tipo de desarrollos precisan una labor previa de consultoría y de estudio

del mercado local.

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De cualquier forma, la aplicación, una vez validado el pedido, puede

asignar fecha y hora estimada de reparto y asigna el repartidor habitual

en función de la calle y zona.

Los pedidos mecanizados pueden enviarse a un servidor Web de forma

que el repartidor pueda consultarlos con un Smartphone, incluso se han

desarrollado algunos proyectos que conectan un smartphone o

radiobusca con una impresora montada en el camión, de forma que los

pedidos nuevos, en función de la ruta que siga el repartidor (se conocen

a priori) o mediante un GPS consiguen imprimir las etiquetas de reparto

sin intervención humana para realizar una optimización óptima del

mismo.

DISTRIBUCIÓN GLP. LIQUIDACIONES

Incorpora un completísimo control de liquidaciones. Desde el que se

mecanizan las ventas realizadas, los pedidos entregados, revisiones

hechas y a partir del que se generan comisiones. Permite incluso la

gestión automatizada de autofacturas para aquellos operarios con los

que establecemos una relación empresarial, en lugar de laboral. Admite

liquidación a Repartidores, mecánicos, subagencias y PPVV.

El repartidor, disponiendo de un Smartphone, puede validar cada

pedido entregado. El mecánico será capaz de consultar las averías a

resolver en el día y validar la resolución de las mismas. Con estos datos

automatizados, la liquidación de comisiones diaria es prácticamente un

visado de datos.

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INTEGRIDAD DE DATOS. CONTROLES DE USUARIO

introgas incluye potentes herramientas para la protección de sus datos.

Dispone de niveles de acceso por usuario, por aplicación, por proceso,

de forma que, por ejemplo, el restringir el acceso a los datos

económicos a nuestro departamento de Almacén o evitar que los

comerciales puedan consultar datos de RRHH.

A nivel técnico, es posible utilizar Bases de datos como MySQL o SQL

SERVER, que añaden niveles de seguridad e integridad a su

información.

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La entrada en la aplicación está restringida por usuario y clave, y en

función de esos datos, se generará una vista del entorno según los

privilegios asignados a ese usuario y su categoría dentro de la

organización.

DELEGACIONES. COMUNICACIÓN ENTRE OFICINAS

introgas puede ejecutarse en servidores especializados, de forma que se

puede compartir información en directo y de forma transparente entre

distintas delegaciones o sedes.

Haciendo uso de tecnologías existentes y probada es fácil implementar

una red virtual (VPN) entre las oficinas basándonos en un servidor

central existente en la delegación central o mediante Hosting

virtualizado.

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FABRICANTE

El software ha sido programado íntegramente por CANAL INTRO,

empresa de ingeniería informática dirigida a sectores profesionales.

Mediante reuniones de consultoría, acuerdos con colaboradores, y

teniendo en cuenta las opiniones y necesidades de nuestros clientes, ha

sido una satisfacción el haber creado una vez más, un nuevo producto

fiable y potente, a la vez que sencillo de usar para facilitarle al máximo

su manejo, como base importante para el usuario.

Contacten con nosotros a través:

http://www.canalintro.com

info@canalintro.com