documentos empresariales

Competencia.

Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la

organización.

Actividad

Documentos empresariales

Presentado por:

Jessica Jhoana Bernal Medina

Aprendiz

Presentado a:

Maria Dufay Samuel Cordoba

Instructora

Centro de Desarrollo Agroempresarial SENA

T.g. Gestión Empresarial (324044)

Chía Cundinamarca

Agosto 2013

Carta

Se denomina también oficio en algunas entidades, es una comunicación escrita que

utilizan las organizaciones en sus relaciones con otras empresas, con personas naturales

y/o con sus empleados.

Certificación

Es un documento público o privado de carácter probatorio que asegura la veracidad de

un hecho o acto solemne.

Constancia

Es un documento de carácter probatorio que no requiere solemnidad.

Memorando

Es una comunicación escrita que se utiliza para tratar asuntos internos dentro de las

organizaciones.

Circular Interna

Es una comunicación escrita de interés común dirigida a un grupo específico de

personas internas con el mismo contenido o texto.

Circular Externa

Es una comunicación escrita de interés común dirigida a un grupo específico de

personas externas con el mismo contenido o texto.

Documento correspondiente al enunciado

Una Felicitación-Carta

Una fiesta de fin de año de la empresa-Circular interna

Un cambio de dirección de la empresa-Circular externa

Un llamado de atención-Memorando

Una solicitud de pedido de papelería-Carta

Una reunión de socios- Circular Interna

Una visita a las diferentes sucursales de la empresa para mejorar el Clima

Organizacional- Memorando

Guía técnica Colombiana GTC 185

Carta

Redacción y presentación

Tratar un solo tema

Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

Usar tratamiento respetuoso y cortés

Usar el tratamiento de usted en singular o plural

Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo

Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización y

distribuir el texto de acuerdo con su extensión

Utilización

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes

Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto

Dar respuesta a una comunicación recibida

Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente

Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias

Impugnar o corregir una situación

Partes

Código

Lugar de origen y fecha de elaboración

Destinatario: Denominación o título académico, nombre del destinatario,

cargo, organización, dirección, nombre del lugar de origen, país

Asunto

Saludo

Texto

Despedida

Remitentes y firmas responsables

Líneas especiales: Anexos, copias, Identificación del transcriptor

Paginas subsiguientes

Clases

Organizacionales: Se producen en el desarrollo de las actividades de la

organización

Oficiales: Se producen en las oficinas públicas y organizaciones del estado

Personales: Se producen entre quienes se conocen por lo que se permite un

lenguaje informal

Memorando


Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización

Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes y en modo impersonal o

en primera persona del plural

Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

Tratar preferiblemente un solo tema

Utilización

Hacer requerimientos

Hacer llamados de atención

Convocar a reuniones no protocolarias

Partes

Encabezado: Denominación del documento, código, fecha

Encabezamiento: Destinatario y remitente, asunto

Texto

Despedida

Remitentes y firmas responsables

Líneas especiales

Circular


Tratar un solo tema

Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía

Redactar en forma clara, precisa y concisa

Utilización

Carácter interno: Para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas

Carácter externo: Dar a conocer reglas de negocios y nuevos productos o

servicios

Partes

Encabezado

Código

Lugar de origen y fecha de elaboración

Encabezamientos y destinatarios

Asunto

Saludo

Texto

Despedida

Remitente y firmas responsables

Líneas especiales

Identificación de páginas subsiguientes

Acta


Debe llevar el nombre del grupo que se reúne

Se redactan en tiempo pasado

Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni

repisados

En votaciones de indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en

blanco

En nombramientos se registran los resultados y nombres completos

Utilización

Para registrar todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación especifica

Partes

Titulo

Denominación del documento y número

Encabezamiento: Lugar de origen y fecha de reunión, hora, lugar, asistentes,

representaciones, invitados, ausentes

Orden del día

Desarrollo

Compromisos

Convocatoria

Firmas, nombres y cargos

Líneas especiales

Paginas subsiguientes

Informe


Redactar en forma impersonal

Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas

Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos

Utilización

Regular o aclarar una situación

Presentar detalles sobre un aspecto determinado

Partes

Resumen ejecutivo

Encabezamiento: Razón social, dependencia, número o código, titulo, lugar de

origen y fecha de elaboración

Autoría del resumen ejecutivo

Objetivos

Numerales o temas

Conclusiones, recomendaciones y firmas

Informe corto

Encabezamiento: Razón social, dependencia, código, titulo, ciudad o municipio

de origen y fecha de elaboración

Autoría del informe corto

Objetivos

Capitulo o capítulos

Conclusiones, recomendaciones (opcional) y firma

Informe extenso

Material Preliminar

Cubierta: Código, razón social, título del informe, subtitulo (si hay)

Portada: Nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, nombre de la o

las personas que elaboraron el informe, ciudad y fecha

Contenido: Glosario, introducción, título de primer y segundo nivel,

conclusiones, recomendaciones, bibliografía, índice, lista de tablas, lista de

figuras y lista de anexos

Glosario: Términos y definiciones

Cuerpo del informe

Introducción, núcleo del informe, conclusiones, recomendaciones y firma

Material complementario

Anexos, bibliografía, índice

Conyser Asociados Ltda. NIT. 832.003199-9

Departamento de Talento Humano

Chía, 19 de Agosto de 2013

Señores:

PANAMERICANA S.A.

Centro Comercial centro chía

Local 130

Chía Cundinamarca

Asunto: Solicitud de Papelería

Cordial saludo Señor(es). Departamento de ventas

La presente es para solicitar a usted(es) el siguiente pedido:

Cinco resmas de papel tamaño carta blanco.

Cinco resmas de papel tamaño Oficio blanco.

Dos cajas de lapiceros alegro negro.

Dos cajas de lapiceros alegro Rojo.

Dos docenas de cuadernos tamaño mediano rayados

Dos docenas de lápices negros Nº 2

Agradezco la atención prestada

MILEY VALERIA RAMIREZ ORTIZ

Auxiliar de Talento humano

Carrera 8 Nº 3 – 08 Chía Cundinamarca Teléfono 8630366


Departamento de Talento Humano


Señor:

SEBASTIÁN SUAREZ

Gerente comercial

ARSEG Colombia

Calle 52 # 6 – 49

Bogotá D.C

Asunto: Invitación al lanzamiento de nueva sucursal

Respetado Señor Suarez

El departamento de talento humano y el cuerpo administrativo de la empresa

Conyser Asociados Ltda nos complace invitarlo al lanzamiento de nuestra nueva

sucursal ubicada en la cra 2ª Nº 18-72 de Chía que se realizara desde las 3:00

p.m. el día jueves 12 de septiembre de 2013.

Esperamos contar con su asistencia

Cordialmente:

JAVIER GARCIA

Director de Talento Humano

Carrera 8 #3 – 8 Chía Cundinamarca Teléfono 8630366



Señor:

GILBERTO BERMÚDEZ RUIZ

Gerente

Banco Colpatria Red Multibanca

Chía

Asunto: Solicitud chequera

Cordial saludo

Por medio de la presente nos permitimos solicitar autorización y el trámite de

elaboración de cheques para uso de la empresa en el manejo de nuestra cuenta

corriente para lo cual suministramos la siguiente información:

Titular: Conyser Asociados Ltda

Cuenta corriente No: 4371002 893

Dirección: Cra 08 No 3-08

Telefono: 8630366

Cantidad de cheques a imprimir: 1000

En caso de ser aprobada la siguiente solicitud, aceptamos las condiciones para

el manejo de chequeras y autorizamos debitar de nuestra cuenta corriente los

gastos del valor de los cheques según la tarifa establecida por el banco.

Gracias por la atención y colaboración

DIANA MARÍA GÓMEZ

Gerencia


MEMORANDO

342 – 2013


PARA: Todo el personal

DE: Coordinadora SG-SST

ASUNTO: Citación a reunión

Tengo el gusto de saludarlos y convocarlos a la reunión que se llevara a cabo el próximo

lunes 02 de septiembre de 2013 a las 7:00 a.m. en Hato Grande (Sopo), en la cual se

trataran los temas de señalización y nueva dotación por cambio de uniformes.

Les agradezco diligencien el formato anexo para el control de asistencia.

Cordialmente

ANDREA TATIANA FONSECA LÓPEZ

Anexos: Uno (3 Folios)


MEMORANDO

346 – 2013


PARA: Daniel Alexis Bejarano Salgado, Vigilante

DE: Erick Santiago Hurtado Martínez, Gerencia

ASUNTO: Cambio de horario

Con agrado lo saludo e informo que su horario de trabajo ha cambiado de la jornada

diurna 6:00 a.m. - 2:00 p.m. a la jornada nocturna 10:00 p.m. - 6:00 a.m. a partir del

16 de septiembre de 2013.

Cordialmente

Erick Santiago Hurtado Martínez

Firmante

Copia: Talento humano


MEMORANDO

400 - 2013

Chía, Agosto 20 de 2013

PARA: Kevin David Hernández Sánchez, Vendedor

DE: Jefe de ventas

ASUNTO: Llamado de atención

Cordial saludo señor Hernández, por medio de este documento le recordamos el

compromiso que usted adquirió con la empresa en el momento de ingresar a laborar

puesto que en reiteradas ocasiones se le ha encontrado realizando labores distintas de

las correspondientes a su cargo dentro de su horario laboral como jugar con el celular

mientras un cliente requiere de su atención o ausentarse de su puesto de trabajo

asignado sin permiso.

Por este motivo le hacemos un llamado de atención y sugerimos que observe el

reglamento de la empresa para que no incurra de nuevo en estas faltas.

Atentamente

FERNANDO CASTRO

Copia: Talento humano



CIRCULAR 050

457-2013


PARA TODO EL PERSONAL

ASUNTO: Seminario

Con nuestro cordial saludo los convocamos al seminario que se realizara los días 05 y

06 de septiembre de 2013 desde las 8:00 hasta las 12:00 horas en Hato grande (Sopo),

donde se informara sobre el tema de Atención al cliente y calidad total.

Es importante llevar libreta para tomar apuntes de los temas tratados y diligenciar el

formulario adjunto para verificar la participación.

Gracias por su atención.

LAURA CAMILA GONZALES PEREZ

Directora Talento humano

Anexos: Uno (tres folios)



CIRCULAR 053

462-2013


PARA TODOS LOS JEFES DE SECCIÓN

ASUNTO: Actividad de integración empleados

Cordial saludo, señores jefes de sección, les comunicamos que el día sábado 28 de

septiembre de 2013 se hará una integración para todos los empleados y sus familias en

la granja el Mohán, Vereda Canavita sector el Tablón (Tocancipa) desde las 9:00 a.m.

hasta las 4:00 p.m. donde se realizaran las siguientes actividades:

Interacción con los animales

Recorridos a senderos ecológicos

Elaboración de pan casero

Esquilado de ovinos

Visita de acuífero

Favor invitar a los empleados de sus secciones e informar todo lo anteriormente

mencionado.

Gracias por su atención y colaboración.

GERMAN PEÑA BALLESTEROS

Director de Talento Humano



CIRCULAR 058

467-2013


PARA TODO EL PERSONAL

ASUNTO: Descuento

Cordial saludo, la gerencia general informa que según resolución 8720 del 15 de mayo

de 2013, se aprobó establecer un descuento del 15% para todas las ventas de contado.

Es de esperar que cada jefe de sección tome las medidas necesarias para evitar

especulaciones en las ventas.

Gracias por su atención.

Atentamente

ESTEBAN SANCHEZ JIMENEZ

Gerente general


REUNIÓN ORDINARIA ADMINISTRACIÓN

ACTA 12

FECHA: Chía, 22 de agosto de 2013

HORA: De las 15:00 a las 17:00 horas

LUGAR: Sala de juntas

ASISTENTES: Carlos Buesaquillo, Gerente

Liliana Núñez, Coordinadora SG-SST

Camila Montoya, Talento Humano

Vocal:

Juan Andrés Benítez

INVITADOS: Lorena Pérez, Asesora

AUSENTES: Wendy Medina Gómez, Secretaria (con excusa)

ORDEN DEL DIA

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del acta anterior

3. Estudio exámenes de optometría para empleados

4. Decisión final

DESARROLLO


El gerente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el

quórum reglamentario para deliberar.


La coordinadora de SG-SST leyó el acta de la reunión del 2 de Agosto de

2013, la cual fue aprobada sin modificaciones.

3. Estudio exámenes de optometría para empleados

La coordinadora de SG-SST expreso que realizarles a los empleados el

examen visual era de vital importancia para evitar accidentes en la vía que es

el lugar donde laboran diariamente y donde están en constante riesgo por lo

que deben tener una buena visión.

Camila Montoya de Talento humano propuso que se les diera la oportunidad

a los empleados de llevar también a sus familiares a practicarse el examen.

4. Decisión final

El socio Juan Andrés Benítez menciono que darles a los empleados la

posibilidad de llevar a sus familiares era una buena opción.

El gerente aprobó la propuesta y aclaro que la empresa cubrirá el examen de

los empleados y ellos el de sus familiares por medio de un préstamo que se

les hará y descontara por nomina en cuotas para que compren los lentes o

gafas que les sean formuladas según el caso.

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizara en Hato Grande, salón

de capacitaciones (Sopo), el 19 de septiembre de 2013 a las 9:00 horas.

CARLOS BUESAQUILLO LILIANA NUÑEZ

Gerente Coordinadora SG-SST


REUNIÓN EXTRAORDINARIA JUNTA DIRECTIVA

ACTA 13



LUGAR: Salón de capacitaciones, Hato grande

ASISTENTES: Hernando Núñez, Gerente

Nicolás Martínez Pérez , Coordinador SG-SST

James Zambrano, Talento Humano

Samuel Jiménez, Capataz

Miguel Ángel Beltrán, Empleado

Sofía Bejarano, Secretaria

Vocal:

Camilo Rodríguez

INVITADOS: Johan Zapata, empleado

ORDEN DEL DIA


2. Discusión sobre accidente laboral de Miguel Ángel Beltrán

3. Decisión final

DESARROLLO


El gerente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el


2. Discusión sobre accidente laboral de Miguel Ángel Beltrán

El capataz menciono que el día 20 de agosto de 2013 el señor Miguel Ángel

Beltrán tuvo una caída la cual no reporto a la empresa, pasados 3 días el

empleado no fue a trabajar diciendo que se encontraba enfermo por causa

de dicha caída.

El coordinador SG-SST expreso que la empresa no se hace cargo de las

consecuencias de dichas situaciones si se incumple el reglamento de trabajo

de la empresa que dice que todo accidente ocurrido dentro del horario

laboral debe ser reportado de inmediato pues de lo contrario no hay forma

de comprobar que es cierto lo dicho por el empleado.

El señor Johan Zapata intervino diciendo que él se encontraba con el señor

Miguel Ángel Beltrán cuando tuvo la caída la cual no reporto porque en ese

momento no la considero importante al no verse ninguna herida ni sentir

ningún dolor en el lugar del golpe.

3. Decisión final

James Zambrano de Talento Humano luego de escuchar el testimonio de

Johan Zapata que fue solicitado como testigo propuso comunicar a la ARL

lo sucedido y sancionar al empleado dos días por incumplir el reglamento de

la empresa.

El gerente aprobó dicha decisión y dio por terminada la reunión.



HERNANDO NUÑEZ SOFIA BEJARANO

Gerente Secretaria


REUNIÓN ORDINARIA COMITÉ PARITARIO

ACTA 13



LUGAR: Sala de juntas

ASISTENTES: Miley Valeria Herrera, Gerente

Carlos Andrés Pérez, Coordinador SG-SST

Alejandro Chicacauza, Talento Humano

Leonardo Méndez, Capataz

Camila Torres Céspedes, Secretaria

Vocal:

Adriana Veloza

INVITADOS: Andrés Jiménez, Instructor T.A

ORDEN DEL DIA



3. Estudio curso T.A para empleados

4. Decisión final

DESARROLLO


La gerente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el



La coordinadora de SG-SST leyó el acta de la reunión del 5 de Agosto de

2013, la cual fue aprobada sin modificaciones.

3. Estudio curso T.A para empleados

El coordinador SG-SST propuso que los empleados hicieran curso de

Trabajo en alturas para que puedan realizar trabajos en altas superficies

realizándose primero unos exámenes para conocer si son aptos para este.

El instructor de T.A comunico que necesitaba saber la cantidad de empleados

aspirantes a realizar el curso para indicar el tiempo que se requería para

realizarlo y añadió que aquellas personas deben estar inscritas en la

plataforma de Sofía plus del SENA

Alejandro Chicacauza de Talento humano expreso que tan pronto los

empleados se realizaran los exámenes pertinentes le daría un listado con los

nombres de quienes son aptos para realizar el curso.

El capataz intervino para decir que con el listado mencionado ayudaría a

organizar los horarios de los empleados para la realización del curso.

4. Decisión final

La gerente aprobó la decisión y programo una nueva reunión para conocer

quienes realizaran el curso de acuerdo al resultado de los exámenes, la

disponibilidad del instructor y la programación de horarios que estará a cargo

de Talento humano y el capataz.



MILEY VALERIA HERRERA CAMILA TORRES CESPEDES

Gerente Secretaria


ASOCIADOS LTDA NIT.832.003.199-9

_____________________________________________________________________________

Carrera 8 No. 3-08. Chía, Cund. Tel. Oficina: 8630366 [email protected]

Sobre solapa recta

Sobre solapa en punta

Sobre en tercios



EL GERENTE GENERAL

HACE CONSTAR:

Que la Tecnologa en contabilidad y finanzas JIMENA CESPEDES RUIZ, identificada

con cedula de ciudadania 1.073.456.876 de Bogota D.C, trabaja en esta empresa desde

el 06 de mayo de 2010 y desempeña el cargo de auxiliar contable.

Esta constancia se expide a solicitud de la interesada.

HAROLD HERNANDEZ SOTO




LA GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

HACE CONSTAR:

Que el señor GUILLERMO BENAVIDEZ GARCIA, identificado con cedula de

ciudadania 1.085.352.784 de Cartagena, trabajo en esta empresa desde el 08 de Junio de

2011 hasta el 14 de enero de 2013 desempeñandose en el cargo de conductor.

Esta constancia se expide a solicitud de la interesado.

HEIDY VANESA ALARCON PEREZ




EL GERENTE GENERAL

HACE CONSTAR:

Que la señora MARIA DEL PILAR CASTRO SANDOVAL, identificada con cedula de

ciudadania 1.072.643.760 de Chía, trabaja en esta empresa desde el 11 de Junio de 2012

desempeñandose en el cargo de secretaria y devenga un sueldo de $700.000 pesos

Mcte. Mensuales.

Esta constancia se expide a solicitud de la interesada para tramite de prestamo con el

banco Davivienda.

FREDDY ALVAREZ GARZON



Chía, 17 de marzo de 2009

LA CONTADORA GENERAL

CERTIFICA:

Que a ARSEG S.A, con NIT 405.118. 002-2 se le efectuo retención en la fuente por el

año gravable de 2008, según lo dispuesto por el articulo 381 del Estatuto Tributario.

Este certificado se expide para transacción bancaria.

FERNANDA NUÑEZ TORRES


Labintox S.A.S. NIT. 824.432.456-8

Bogotá D.C, 26 de Agosto de 2011

LA DOCTORA DE SALUD OCUPACIONAL

CERTIFICA:

Que a la señora KAREN MILENA CONTRERAS PEÑA identificada con cedula de

ciudadania 1.072.643.598 de Chía se le realizaron los examenes medicos de ingreso y

se encontro Apta para desempeñarse en el cargo de Auxiliar de oficina.

Este certificado se expide para contratación laboral.

FABIOLA MENDEZ TOVAR

Calle 134 Bis No. 18-62 Teléfono 7043738 Bogotá D.C



LA COORDINADORA DE SG-SST

CERTIFICA:

Que el señor RAUL HUMBERTO PEREZ MORA, identificado con cedula de

ciudadania 1.072.643.444 de Chía, realizo inducción en seguridad ocupacional,

capacitación de factores de riesgo del puesto de trabajo e instrucción sobre el uso y

cuidado E.P.P.

Este certificado se expide para contratación laboral.

LUISA NARVAEZ MEDINA


Departamento de capacitación DC-098

CAPACITACIÓN SOBRE ACCIDENTE LABORAL Y POLITICAS DE LA

EMPRESA

Fecha: Sopo, 27 de septiembre de 2013

ELABORADO POR: Jimena Cespedes Garcia

Jhon Alberto Quintana Lopez

1. OBJETIVOS:

1.1 Recordar a los empleados las politicas de la empresa.

1.2 Indicar porque es importante conocer y cumplir estas politicas.

1.3 Explicar que es un accidente de trabajo y que hacer en caso de sufrir uno en la

organización.

RESUMEN

Se informo a los empleados acerca de los temas mencionados anteriormente por medio de

folletos y actividades ludicas, al terminar la capacitación se realizo una evaluación para

conocer si quedo entendido todo lo explicado.

2.1 SENSIBILIZACIÓN E INICIO DEL PROCESO

Para esta actividad se dedico el dia 23 de agosto de 2013 desde las 9:00 a.m. hasta las

11:00 a.m. en donde se realizo el registro de los asistentes, se explico de manera didactica

que es un accidente de trabajo, que hacer en caso de sufrir uno y las politicas de la

empresa.

2.2 DESARROLLO DEL PROCESO

Se indico a los empleados que las politicas de la empresa son: orden y aseo, seguridad

vial, no consumo de alcohol, tabaquismo y sustancias psicoativas, se explico que es un

accidente laboral, a quien avisar y a donde trasladarse en caso de sufrirlo.

3.CONCLUSIONES

.El proceso se realizo de acuerdo a lo programado

.El metodo que se utilizo para capacitar a los empleados facilito el entendimiento de los

temas tratados.

. Según el resultado de las evaluaciones no quedaron dudas respecto al tema.

4.RECOMENDACIONES

.Hacer receso para que los asistentes no sientan cansancio con la actividad que se esta

realizando

.Seguir realizando estas capacitaciones para que todos tengan conocimiento de temas

importantes en sus actividades laborales.

JIMENA CESPEDES GARCIA JHON ALBERTO QUINTANA LOPEZ

Facilitadora Coordinadora SG-SSST

Copia: Saúl Fuentes, Gerencia

María Paula Gómez, Talento Humano

Redactor: Mireya Rodríguez

Transcriptor: Milena Salgado


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