DOCUMENTOS DE GRAN ENVERGADURA

Centro de Desarrollo Agroempresarial. SENA.

Este tipo de documentos generalmente contienen un gran volumen de información, requiere investigación y suele destinarse a más de un destinatario, con frecuencia se difunde fuera de la empresa.

Entre este tipo de documentos encontramos: Los manuales, los documentos que recogen las normas y procedimientos de una entidad. Ofrecen dificultades especiales debido al tamaño.

Algunos de los puntos a tener en cuenta, antes de emprender la tarea de organizar y elaborar un documento de gran envergadura son:

Establecer los puntos que se deben cubrir en el documento Reunir la información necesaria Elaborar un esquema de la estructura del documento Determinar los criterios de distribución y actualización

La difusión y aceptación del documento depende en gran medida de su buena organización y facilidad de consulta.

Este tipo de documentos, tanto si se trata de manuales técnicos, de organización, de normas y procedimientos, o documentos similares, pueden dividirse en varias secciones claramente diferenciadas:

Presentación Portada Índice Resumen ejecutivo o sinopsis Introducción Cuerpo del documento Conclusiones o recomendaciones Anexos

LA CREACION DE DOCUMETOS MAESTROS

Word ofrece la opción de crear documentos maestros, lo que resulta idóneo para la elaboración de documentos muy largos y con las características típicas de un manual o documentos similares. Este documento contiene la estructura y referencia a las partes integrantes del mismo.

Este tipo de documentos facilitan la organización de la información y como ventaja adicional, ocupan muy poca memoria. La creación de un documento maestro es sencilla.

Seleccionar el documento “Nuevo” Seleccionar en el menú principal “ver” y a continuación documento maestro Crear un esquema del documento maestro Seleccionar los títulos y el texto que desee divide en subdocumentos Seleccionar en la barra de herramientas “ Documento Maestro” y a

continuación “Crear subdocumento” Guardar el Documento Maestro y los subdocumentos, elegir “guardar como”

en el menú archivo.

Sopó, Cundinamarca, 7 de mayo de 2012

Luz Ángela Castiblanco Pardo

Asistenta Administrativa