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7/17/2019 Documentos de Gestion

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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF

DEFINICION

Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de

la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las

funciones generales de la entidad, y las funciones específicas de los órganos y unidadesorgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El !" es un documento que e#presa cómo los órganos de gobierno, $an decidido que debe

formularse la organización de una entidad. %sí al !" establecerá&

'. (ue es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones técnico)administrativas

que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de una entidad.

*. En el !" se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las +nidades

!rgánicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creación y disposiciones

complementarias.

. Establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias $asta el tercer nivel

organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificándose la capacidad de

decisión y jerarquía así como el ámbito de supervisión en la institución.

-.

Cuál es el modelo de gestión. (ué cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros.

. Cuál es la estructura de la entidad y que unidades orgánicas deben e#istir para desarrollar el

modelo de gestión.

/. (ué funciones debe corresponderle a cada unidad orgánica, que favorezcan la fle#ibilidad y la

continuidad de la organización.

0. 1as relaciones jerárquicas, de coordinación y en general de trabajo que se establecen.

2.

1as atribuciones o facultades específicas de los titulares de las unidades orgánicas.

UTILIDAD DEL ROFEl !" deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para establecer

campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de dirección y

control. El !" describe la estructura $asta el nivel del órgano o unidades orgánicas, en tal sentido

supedita a los 3anuales de !rganización y funciones 43!"5, los cuales llegan $asta el nivel de

cargo.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL ROF

1a formulación del !" debe sujetarse a los lineamientos siguientes&

a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgánica.

b.

Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El !" debe constituirse en un

instrumento de empoderamiento.c.

eflejar una estructura orgánica co$erente con los fines y objetivos de la institución y orientada a

reforzar a la presentación de los servicios p6blicos.

d.

Establecer una estructura sin muc$os niveles, fle#ible, con delegación y buscando generar valor en

los procesos.

e.

7ermitir fle#ibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios políticos, económicos y

tecnológicos.

f.

Contener información por lo menos sobre&



-

+nidades !rgánicas.

- Cadena de mando.

-

"unciones de las unidades orgánicas.

- elaciones funcionales previstas.

-

%tribuciones específicas.

g. 1a conducción del proceso de elaboración del eglamento de !rganización y "uncionescorresponde a las !ficinas de acionalización 8nstitucional o la que $aga sus veces.

$. El !" es aprobado por el 9itular del 7liego a propuesta de la !ficina de acionalización o la que

$aga sus veces.

i. 1a !ficina de acionalización es responsable de la actualización del !". En general, procede la

modificación del !" cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o

indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y:o servicios que ofrece la Entidad.

j.

;ebe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultación o

empoderamiento, con pocos niveles jerárquicos sin e#ceder del < nivel organizacional.

CONTENIDO DEL ROF

1. ÍNDICEEs la relación clasificada de 9ítulos, Capítulos y %ne#os que contiene el !".

2. INTRODUCCIÓN

=e precisa la interrelación entre la naturaleza de la Entidad y las políticas y acciones de desarrollo

que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

=e relacionará la 1ey de creación de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta se

cumpla. %sí mismo, se describirá las características del eglamento de !rganización y "unciones,

resaltando la función de los >rganos de 1ínea en términos de =ervicios 76blicos.

3. GENERALIDADES

=e consignará el contenido y ámbito de aplicaciones del eglamento, domicilio de la Entidad y

tiempo de funcionamiento.

4. TÍTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES

GENERALES.

=e precisará la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y características

permanente que $a recibido por mandato constitucional.

1a finalidad también llamada misión, es la razón fundamental para la que $a sido creada la

institución y a la que debe orientar su e#istencia. ?eneralmente se define en función de queproductos o servicios genera, y a quienes se dirige. 1a finalidad o misión también puede

desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.

=e considera así mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones

fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y

objetivos establecidos.



. TÍTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.

En esta parte se establecerá la Estructura !rgánica y describirá la naturaleza y funciones de los

órganos de la Entidad. =e podrá agrupar los órganos afines en capítulos.

=e se@alaran las interrelaciones internas y e#ternas que se proveen llevar a efecto.

=e consignarán las funciones de cada ;irector o Aefe de >rgano en el ejercicio del cargo y las

facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia.9odos estos aspectos se podrán desarrollar en Capítulos.

P!"#$%$&'"% ()#'$#*%:

+ L*% -'#$&'"% "/"' 0!"#$%*!:

a5

1a atribución, facultad nivel de intervención 4normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar5.

b5 1a materia o campo sobre el cual se ejerce la atribución 4Educación de adultos, programas de

vacunación, rol de vacaciones, etc.5B

c5 El ámbito institucional o territorial sobre el cual se act6a 4=ector, 3inisterio, 8nstitución acional,

egional, 1ocal, etc.5.

d5 1a formulación de las funciones deben delimitar los campos de acción de las diferentes áreas

funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.e5 ;ic$a descripción debe orientarse a permitir que los órganos cumplan con los propósitos de

planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control de sus actividades.

f5 =u redacción considera el verbo en infinitivo.

D C*%$$#*#$' " *% -'#$&'"%:

a5 P&! %$%("*%: ;e decisión 4;irección 7olítica y dirección administrativa5, ;e ?estión 4técnico

normativo: Ejecutivos5 y %u#iliares 4;e equilibrio y de insumos5.

b5 P&! " P!&#"%& A$'$%(!*($&: Considera a las funciones vinculadas a las "ases o etapas en la

cual se descompone el 7roceso %dministrativo.

c5 P&! Ó!5*'&%: 4>rganos de línea técnico normativos o de ejecución, control, asesoría y apoyo5.

6. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.

=e especificará la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o

jurídicas, nacionales o e#tranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los

fines que persigue.

7. TÍTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES

=e consignará con precisión él o los regímenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos

los funcionarios y servidores.

Consignar los recursos con que contará el organismo, con precisión de sus pautas, así como el

origen de su patrimonio.

Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicación de las normas

establecidas en los rubros anteriores.

Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada

implementación de la Entidad.

8ndicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las normas

previstas.



8. ORGANIGRAMA GENERAL

Contendrá la estructura orgánica total de la Entidad.

9. GLOSARIO DE TRMINOS

;eberá definirse aquellos términos técnicos empleados en el eglamento, que requieren

aclaración en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabético.

CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

;ebe realizarse un ligero diagnóstico de la realidad en tres planos.

Considerando los planes institucionales, las políticas de gobierno de sus autoridades y las

modalidades de gestión priorizadas.

9eniendo en cuenta las necesidades de la población, los servicios de mayor demanda y las

prioridades que se establezcan para el desarrollo.

9eniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y

calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructurae#istente, etc.

1uego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la 1ey otorga a la

Entidad. =e obtendrá un listado de funciones que la 1ey faculta y encarga a la 8nstitución.

1uego procederá a establecer una comparación entre las competencias y atribuciones que la 1ey

otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. +tilizando el diagnóstico anterior, se debe

analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. 7ara precisar la

estructura organizacional, es necesario que las autoridades definan la política 8nstitucional en la

referente a&

'. 7recisión sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.

*. 3odalidades de la gestión, en la prestación de servicios. 4por proyecto, por administración directa,

por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.5.

. %mplitud en cuanto a lo desagregación de unidades organizativas.

-. iveles jerárquicos y organizacionales.

. 9ipos de departamentalización o utilizarse.

/. iveles y grados de delegación y empoderamiento.

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF

9anto el eglamento de !rganización y "unciones cono el 3anual de !rganización y "unciones

son documentos técnico normativo sobre la organización y funciones de la entidad u órgano de quese trate. =in embargo presenta las diferencias siguientes&

a5 El eglamento de !rganización y "unciones regula y establece la organización interna de una

entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su 1ey !rgánicaB mientras que

"unciones está supeditado a un eglamento, el cual le sirve de base legal.

El eglamento de !rganización y "unciones contiene información generalB mientras que los

3anuales son más específicos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y

relacionan instrucciones de procedencia diversa.



MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - MOF

DEFINICION

El 3anual de !rganización y "unciones, es un documento normativo que describe las funciones

específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica

y funciones generales establecidas en el eglamento de !rganización y "unciones, así como en

base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para %signación de 7ersonal.OBJETIVO

El 3anual de !rganización y "unciones tiene por objetivos&

;escribir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y

campo de acción de la misma.

;eterminar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.

7recisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y e#ternas de la dependencia.

;escribir los procedimientos administrativos racionalizados.

UTILIDADES

;entro de las principales utilidades que presenta el 3!" tenemos las siguientes&

;etermina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los

cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.

7roporciona información a los funcionarios y servidores p6blicos sobre sus funciones y ubicación

dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones formales que

corresponda.

%yuda a institucionalizar la =implificación %dministrativa proporcionando información sobre las

funciones que le corresponde desempe@ar al personal al ocupar los cargos que constituyen los

puntos de trámite en el flujo de los procedimientos.

"acilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del personal

en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que

$an sido asignados así como aplicar programas de capacitación.

El 3!" no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el!". 9ampoco se utilizará para crear cargos al margen de los establecidos en el C%7.

El 3anual de !rganización y "unciones se elaborará independientemente en cada unidad orgánica

de segundo nivel organizacional llámese ;irección acional, ;irección ?eneral, ;irección 9écnica,

!ficina u >rgano de nivel equivalente.

LIMITACIONES

1as principales limitaciones a tener en cuenta serían&

o es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que

puede propiciarla.

=i no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.

=u costo de confección y revisión puede ser oneroso. 1os aspectos informales de la organización no se $allan contenidos en él.

PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN

?eneralmente comprende las siguientes etapas&

1. PLANEAMIENTO

En esta fase se determinará lo siguiente&

7ropósitos del 3anual

+suarios del 3anual



;esignación del personal responsable de su elaboración

%ctividades a desarrollar. Cronograma de trabajo

ecursos materiales necesarios.

Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma.

2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN=e recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. 7uede ser la

investigación documental de arc$ivosB entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de

las actividades y operaciones en que intervienenB la observación directa, etc.

Es recomendable emplear el método mi#to, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los

casos especiales o dudosos la entrevista.

3. ESTUDIO Y AN;LISIS

=e procederá al estudio e#$austivo de la información obtenida para establecer si se encuentra

ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como

específicos. Este estudio puede enfocarse en dos formas&

;e lo específico a lo general, o sea partiendo del análisis desde el cargo como célula básica del

órgano, $asta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.;e los general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir

desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las unidades

estructurales, luego las actividades $asta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.

4. REDACCIÓN DEL PROYECTO

+na vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades orgánicas

que integrar la dependencia, se procederá a la redacción del 3anual, de acuerdo al esquema que

luego detallamos.

=e recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. %l describir las funciones, se

deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo. Ej. evisar, redactar, supervisar,

formular, etc.

. REVISIÓN Y APROBACIÓN

edactado el proyecto del 3anual, será presentado a la autoridad superior de la dependencia

descrita para que $aga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.

Con la visación del Aefe de la dependencia interesada y el F<G< de la !ficina de acionalización,

se formulará en coordinación con la !ficina de %sesoría Aurídica la norma que lo apruebe y lo

ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones.

6. PRESENTACIÓN E IMPRESIÓN

El 3anual aprobado se $ace imprimir&

=e recomienda se $aga en $ojas sueltas, que permita $acer modificada parciales sin alterar todo el

documento.

En $ojas de tama@o %)- seg6n norma.?uardarlos fólderes que permita su fácil manejo o intercambio.

+tilizar clave para la numeración, que evite trastornos mayores en la sustitución.

H no usar letra muy peque@a ni muy grande.

7. DIFUSIÓN

El 3anual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal

directivo de las !ficinas con quienes debe coordinarse.

8. ACTUALIZACIÓN



7eriódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento $a cumplido con el objetivoB qué

puntos $ay que mejorar o sustituirlos por otros.

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