DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS …ALGO MÁS QUE CARTAS.

©Prof. Migdalia de Jesús Acevedo

Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico

Colegio de Administración de Empresas

Departamento de Administración de Oficinas

10 de septiembre de 2008

Superintendencia de Escuelas CatólicasPersonal Secretarial Diócesis de Ponce

CARTAS COMERCIALES

Características ◦ Externa◦ Formal

Propósito◦ Solicitar información◦ Hacer una petición◦ Confirmar◦ Dar información o felicitar

Estilos◦ Bloque (extremo)◦ Bloque modificado◦ Bloque modificado con párrafos sangrados (

semibloque)◦ Simplificado (AMS

CARTA COMERCIAL CON OTRAS PARTES ESPECIALES

MEMORANDOS

Comunicación interna e informal.

Estilos de memorandos◦Tradicional

◦ Moderno

◦Simplificado

CARTA CIRCULARComunicación semiformal que se

envía a dependencias o departamentos de una misma organización y a divisiones y subdivisiones de una misma empresa.

CARTA CIRCULARPartes de la carta circular

◦ Membrete◦ Fecha◦ Título o identificación del documento◦ Línea del destinatario◦ Saludo◦ Texto◦ Firma mecanografiada◦ Despedida◦ Iniciales de referencia y codificación electrónica de

archivo

CARTA CIRCULAR

CONVOCATORIASe utiliza principalmente para

citar a varias personas a fin de que asistan a un acto determinado: reunión, asamblea o convención.

CONVOCATORIAPartes de la convocatoria

◦Membrete◦Fecha◦Título◦Texto◦Firma mecanografiada◦Iniciales de referencia y codificación

electrónica de archivo◦Anotación de anexo

CONVOCATORIA

AGENDASe conoce además como orden

del día a la lista de los asuntos que se van a tratar en una reunión. La agenda puede distribuirse al comienzo de una reunión o se circula con anticipación para que sirva como recordatorio de la misma.

AGENDAPartes de la agenda

◦Membrete◦Fecha◦Título del documento◦Texto y orden de asuntos◦Firma mecanografiada◦Iniciales de referencia y codificación

electrónica de archivo

AGENDA

CERTIFICACIONESEs un documento oficial en el

cual se confirma alguna información. Su contenido sirve como prueba en casos judiciales o de investigación. Puede llevar el sello oficial del organismo que lo emite.

Situaciones en que se puede usar◦Para confirmar que una persona es

miembro de una institución u organización.

◦Para informar la contribución económica a una organización.

CERTIFICACIONES◦Para reclamar la aportación

económica en el sustento de una persona.

◦Para certificar o dar fe del pago de dinero.

◦Para confirmar cualquier información o dato verídico (salarios, fechas, entrega de documentos o datos que son relevantes de algún asunto).

CERTIFICACIONESPartes de la certificación

◦ Membrete◦ Título◦ Número◦ Dirección del destinatario◦ Texto◦ Fecha◦ Firma mecanografiada◦ Iniciales de referencia y codificación de archivo

electrónico◦ Sello

CERTIFICACIONES

RESOLUCIÓNEs un decreto, dictamen o

decisión tomada por un cuerpo deliberativo. Es un documento interno, aprobado en una reunión por los miembros de ese cuerpo.

Propósitos de la resolución◦ Introduccir una línea de acción◦ Felicitar◦ Expresar condolencia◦ Honrar, conmemorar◦ Expresar reconocimiento

RESOLUCIÓN

PROCLAMAEs una notificación pública que

informa en general sobre algún evento especial o de interés. Puede publicarse en algún rotativo del país o en el órgano interno de una empresa.

Se utiliza un tipo de letra diferente al que se usa en la correspondencia regular, como por ejemplo, la cursiva.

La proclama se hace en un papel especial de pergamino o en papel con algún diseño en los bordes para hacer más atractivo el documento.

PROCLAMAPartes de la proclama

◦Membrete◦Título del documento, motivo o

asunto por el cual se emite◦Texto ◦Firma mecanografiada◦Sello de la entidad que la emite

PROCLAMA

COMUNICADO DE PRENSAEs un informe especial cuyo

contenido es una declaración que se emite para conocimiento público. O sea es un texto noticioso con el propósito de lograr exposición gratuita en los medios masivos de comunicación para el beneficio de una empresa, producto, servicio, organización o persona.

COMUNICADO DE PRENSAEl formato debe ser de pirámide

invertida: se escribe desde o más importante a lo menos importante.

Se menciona la persona contacto y sus teléfonos.

Debe escribirse a espacio doble.El final del comunicado puede

tener la palabra FIN o los símbolos # # #.

Se escribe objetivamente.

COMUNICADO DE PRENSA

MINUTAS Y ACTASMinuta

◦La toma verbatim de las acciones y la discusión que ocurre durante una reunión. Registro de los sucesos.

Acta◦Es un resumen de las acciones

tomadas, y en la misma se incluyen aquellos acuerdos sobre los que el cuerpo constituido toma acción.

ACTAResume los acuerdos tomados en una

reunión.Partes del Acta

◦ Encabezamiento (nombre del organismo, fecha, hora y lugar de la reunión, nombre de los asistentes y el cargo de los oficinales al lado del nombre).

◦ Texto◦ Líneas de cierre◦ Iniciales de referencia y codificación

archivo electrónico◦ Anotación de Anexo o Apéndice

ACTA

CORREO ELECTRÓNICO (E-mail)

Es un medio de distribuir información usando la computadora y las líneas telefónicas.

Se utiliza para enviar mensajes a, y recibir mensajes de, personas, empresas u organizaciones.

Para poder usar e-mail se requiere un módem y una línea de teléfono.

Se puede tener una dirección electrónica personal mediante contrato con empresas que ofrecen este servicio o, incluso, gratuitamente en algunos casos.

CORREO ELECTRÓNICOReglas de cortesía (netiquette)

◦Incluir un saludo en los mensajes, así como una línea de despedida.

◦Evitar escribir texto con mayúscula sólida.

◦Borrar la cadena de mensajes que puede aparecer en el e-mail que se recibe antes de contestarlo.

◦Usar vocabulario cortés y adecuado.

CORREO ELECTRÓNICOPartes

◦ To: Dirección del destinatario◦ From: Dirección del originador del mensaje◦ Subject: Tema o asunto del mensaje◦ C: Copia del mensaje a ser enviado a otras

personas◦ BCC: Copia Confidencial (blind carbon

copy) Esta parte no aparece en el mensaje de

los destinatarios. Date: Fecha y hora en que se envió el

mensaje Mensaje

CORREO ELECTRÓNICO

BIBLIOGRAFÍADelgado, Conchita. Manual de

Referencia para la Oficina Moderna, McGraw Hill, 2004.

Paizy, Gabriel. “Taller Redacción para la Oficina de Hoy.” Seminarios Imagen, 2008.

Quiñones, Josefina. Guía de Consulta para el Personal de Oficina, Publicaciones Puertorriqueñas, 2001.

VanHuss, Forde, Woo, & Heffering. Keyboarding & Word Processing, South Western, 17e, 2008.

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