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“EMPRESA”

CREACIONES “VALDEZ Y SUAREZ”

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CONTENIDO

PRIMERA PARTE

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................................................5

OBJETIVO...........................................................................................................................................................................................5

JUSTIFICACIÓN...................................................................................................................................................................................5

RESEÑA HISTORICA............................................................................................................................................................................5

ACTIVIDAD ECONOMICA....................................................................................................................................................................6

PRODUCTOS Y SERVICIOS..............................................................................................................................................................7

ORGANIZACIÓN DE LA RADIO............................................................................................................................................................7

SISTEMA FINANCIERO – ADMINISTRATIVO...................................................................................................................................7

SISTEMA PRODUCCION.................................................................................................................................................................8

ORGANIGRAMA GENERAL.................................................................................................................................................................9

ORGANIZACIÓN FORMAL..............................................................................................................................................................9

ORGANIZACIÓN INFORMAL.........................................................................................................................................................10

DISEÑO ORGANIZACIONAL POR ESPECIALIZACIÓN..........................................................................................................................10

Ramos Generales / Departamento de Producción......................................................................................................................11

Departamento Técnico................................................................................................................................................................12

Departamento de Programación.................................................................................................................................................13

Recursos Humanos......................................................................................................................................................................14

Departamento de publicidad......................................................................................................................................................15

Departamento Contabilidad........................................................................................................................................................16

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FUNCIONAL.................................................................................................................................17

ESTRUCTURA ORGANICA.............................................................................................................................................................17

TRAMO DE CONTROL.............................................................................................................................................................17

CENTRALIZACIÓN Y DESENTRALIZACIÓN.........................................................................................................................................18

TIPO DE FORMALIZACIÓN................................................................................................................................................................18

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SEGUNDA PARTE

ESTRUCTURA ORGANICA.................................................................................................................................................................18

ORGANIGRAMA GENERAL...............................................................................................................................................................19

FUNCIONES POR CARGO.............................................................................................................................................................19

FORMATOS PARA EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA RADIO...................................................................................................20

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Venta..............................................................................................................................................................................................21.

1.1 Objetivo:................................................................................................................................................................................22

1.2 Procedimiento de Venta:.......................................................................................................................................................23

1.3 Flujo del procedimiento de ventas:.......................................................................................................................................24

Cobranza......................................................................................................................................................................................... 24

1.1 Objetivo:.........................................................................................................................................................................25

1.3. Procedimiento de Cobranza:..........................................................................................................................................25

1.3. Flujo del procedimiento de cobranza:..................................................................................................................................26

FACTURACION................................................................................................................................................................................. 26

1.2. Objetivo:.........................................................................................................................................................................27

1.3. Procedimiento de Cobranza:..........................................................................................................................................27

1.3. Flujo del procedimiento de cobranza:..................................................................................................................................27

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PRIMERA PARTE:

INTRODUCCIÓN

La creación de nuestra empresa, con o sin fines de lucro con la necesidad de emprender nuevos proyectos en el País, por cuanto se necesita de organización para cada paso que se va a dar para cada procedimiento ya que si no es ordenada corre el riesgo de fracasar, quebrar, o no llegar al objetivo previsto.

OBJETIVO

El origen del presente, es la aplicación de los conocimientos adquiridos en el transcurso de nuestra carrera Administración de empresas, que se lo pondrá en práctica en la empresa escogida realizando manuales de organización y de procesos.

JUSTIFICACIÓN

La meta de los manuales a continuación detallados es la aplicación de lo aprendido en la duración de nuestra carrera y como funciona cada uno de los temas aprendidos en nuestras clases en clases, es decir poner en práctica y aportar para el mejoramiento a la empresa para la cual prestamos un servicio.

RESEÑA HISTORICA

Igual que los individuos y que las sociedades, las instituciones y las empresas deben su

actual personalidad a todo un proceso de vida en el cual han ido conformando su sello

característico que los identifica en el presente.

Nacimos en 2015 bajo la visión emprendedora de la señorita Gardenia Valdez y su socio

señor Holger Suarez quienes tuvieron la feliz iniciativa de llamarle “Creaciones Valdez y

Suarez “ la nueva empresa dedicada a la confección de calzado.

Desde hace 5 meses patentamos nuestro slogan como “La mejor industria en el mercado”.

A partir de entonces, innumerables han sido los logros, metas y sueños alcanzados que

han permitido ir creciendo al ritmo acelerado y pujante a nivel nacional. Radio América se

posiciona en el mercado brindando un servicio y atención a quiteños, ecuatorianos y

migrantes como referente de trabajo y servicio denodados en favor de toda una

comunidad.

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ACTIVIDAD ECONOMICA

Creaciones Valdez y Suarez, es una prestigiosa empresa que brinda servicios ofreciendo a nuestra gran clientela la venta de nuestro producto diseñados con nuestros mejores materiales, comercializando productos a través de la producción de zapatos, la función principal es ser la primera en todo nuestro País y ser reconocida a nivel internacional.

Esta empresa se encuentra regida y controlada por la Superintendencia de Compañías, Ministerio de Relaciones Laborales, SRI, IESS, para cubrir posibles daños ocasionados al medio ambiente a causa de una mala gestión o asesoramiento; incapacidad económica para ejercer sus funciones o fallo en el plan de negocio.

PRODUCTOS Y SERVICIOS

“Creaciones Valdez y Suarez” dispone de varios productos y servicios:

Comercialización de la mercadería dentro y fuera del País Venta de nuestro producto al por mayor y menor Atención al cliente en nuestras 2 sucursales ubicadas en la Ciudad de Quito

ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

SISTEMA FINANCIERO – ADMINISTRATIVO

Área: Recursos Humanos

ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

Suministros y Materiales Revisión de hojas de vida Contratación de personal

PapeleríaDistribución a los departamentos

Cumplimiento de distribución de papelería

Equipos de Oficina Revisión PresupuestoCumplimiento de

Presupuesto

Equipo de computación

Tabla #1

Tabla # 2

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Área: Dpto. Contabilidad

ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

Suministros y Materiales

Facturación Cobro de facturas

Programa informáticoContabilización de entradas y

salidasEstados Financieros

Equipos de Oficina Revisión PresupuestoCumplimiento de

Presupuesto

Papelería

Tabla # 3

Área: Dpto. Mantenimiento

ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

Suministros y Materiales

Mantenimiento de oficinas Atención a clientes

Equipo de mantenimiento

Limpieza de oficinas Atención al cliente

Equipos de Oficina Limpieza y mantenimiento Duración del equipo

Papelería

SISTEMA PRODUCCION

Área: Producción

ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

Suministros de Oficina Estudio de Cliente Mercados

Vehículo Estudio de Mercado

Papelería Estudio de Competencia Cliente Referido

Tabla #5

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Tabla #6

Área: Programación

ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

Equipos de computación

Software

Papelería Impresión menciones

Programación

ORGANIGRAMA GENERAL

ORGANIZACIÓN FORMAL

La organización formal se da para establecer que es el primero que esta la mando de la empresa, quien será en determinar la decisión, además de quien dará los parámetros en los cuales se estipulan los procesos dados en cada área y el tiempo de solución a los mismos, para que una sea una empresa competitiva y estable.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

La organización informal, es la que se dé entre áreas que no tienen nada en común, son afinidades que se encuentran entre compañeros en la empresa, tales es así que extra curricular, deciden intercambiar ideas, temas personales, y de otro ámbito totalmente diferente al laboral.

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DISEÑO ORGANIZACIONAL POR ESPECIALIZACIÓN

En la organización subdividen los departamentos en áreas especializadas a cada ramo, esto permite que se sigan los lineamientos que la empresa necesita, para cumplir objetivos específicos de forma más ágil y rápida.

Gráfico #1

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RAMOS GENERALES / DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

Ramos Generales: responsable de todo lo que se produzca en la empresa tanto internamente como externamente, es el área encargada de la parte medular de la empresa, ya que es la parte creativa de la misma.

Departamento de Producción: Diseñada exclusivamente para dar los mejores diseños que serán reconocidos dentro y fuera de Pais.

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Gráfico #2

DEPARTAMENTO TÉCNICO

Encargado de dar mantenimiento a las máquinas de fabricación.

Gráfico #3

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DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN

Se encarga de realizar la distribución de nuestros productos viendo as necesidades de nuestros cientes.

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Gráfico #4

RECURSOS HUMANOS

Se encarga del personas, de selección, contratación, verificar el desarrollo de cada uno de ellos y despidos.

Gráfico # 5

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DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD

Está enfocado a la contratación de publicidad, aquí se encargan de la contratación de personal para a pubicida de nuestra empresa .

Gráfico # 6

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DEPARTAMENTO CONTABILIDAD

Responsable por la información de la compañía: Estados Financieros, Reportes requeridos por los entes de control, elaboración de nómina, manejo de cobranzas de comisiones, pagos de proveedores, conciliaciones bancarias, compras, caja chica, reposición de gastos, coordinación de actividades de mensajería y archivo.

Gráfico # 7

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA ORGANICA

(Cadena de Mando Departamento Masivos)

1. Dirección general1.1.Gerencia de Producción

1.1.1. Departamento de Producción1.1.2. Departamento Técnico1.1.3. Departamento de Programación

1.2.Gerencia Administrativa1.2.1. Recursos Humanos1.2.2. Departamento de Publicidad1.2.3. Contabilidad1.2.4. Mantenimiento

TIPO DE FORMALIZACIÓN

La empresa “CREACIONES VALDEZ Y SUAREZ” Quito la formalización en el 100% del manejo general de la empresa es Rígida, ya que mantienen un estándar en calidad en atención, cumplimiento y servicio hacia sus clientes; esto ha permitido que haga la diferencia en el poco tiempo llevándola a estar situada entre una de las primeras de Quito .

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SEGUNDA PARTE:

“creaciones Valdez y Suarez”

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ANTECEDENTES DEL MANUAL OPERATIVO

Una de las características más importantes de una empresa que avanza hacia sus metas y objetivos, es su fuerte orientación a los procesos y su necesidad de mejorarlos permanentemente. Esta necesidad obedece a que no existe un producto o servicio que no sea resultado de un proceso.

El proceso podemos definir como un conjunto de operaciones conectadas a un flujo de materiales e información que transforman insumos, en productos de mayor valor agregado. Toda Empresa es un conjunto de pocos o muchos procesos de distinto porte e importancia. Para mejorarlos en forma organizada y significativa, aplicando la administración por procesos.

La empresa que utiliza la metodología de la Administración por procesos para mejorar sus procesos, tiene como objetivo que los procesos sean eficientes, no generen derroche, sean eficaces y satisfagan las necesidades de sus clientes, sean estos internos o externos, cambiando de esta manera los viejos procedimientos obsoletos e ineficientes, usados por la empresa en ese momento.

ALCANCE DEL MANUAL OPERATIVO

El aseguramiento de calidad no equivale al concepto tradicional de calidad del producto, o producto libre de defectos, sino a la calidad de a Empresa, es decir, Empresa libre de defectos, reprocesos, desperdicios, retrasos. Las normas ISO 9000 son una familia de normas que tiene que ver con aseguramiento de la calidad, es decir estamos hablando de unas normas que las empresas aplican con la intención de asegurar la calidad de las empresas.

En los procesos descansan todas las necesidades y exigencias del cliente externo y los clientes internos, los cuales se diseñan o se rediseñan de acuerdo a dichos requerimientos y a las políticas institucionales, las mismas que en su mayor parte se despliegan por medio del planeamiento estratégico.( Villacis V., Juan, 1999, A.P.V Administración por procesos y valores).

1.1. PRODUCTO:

Nombre Producto Proveedor Contrato

VENTA AL POR MAYOR O MENOR EN CALZADO

BRINDAR UN SERVICIO ATENCION AL CIENTE

Contrato eventual o definido

1.2. TARGET DE LA EMPRESA:

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TENIENDO COBERTURA EN VENTAS EN PEQUEÑOS NEGOCIOS:

Quito, San Rafael, Cumbayá, Aloag, Tumbaco,

Pifo, El Quinche, Guayllabamba, Puéllaro,

Machachi, Cayambe, Tambillo, Pomasqui,

Los Bancos, Calderón, Nanegal, Nanegalito,

Otavalo, Atuntaqui, Ibarra, Mira, San Lorenzo,

Lita, Borbón, Limones, Valle del Chota,

Salinas, Cotacachi, Ambuquí, Lasso,

Latacunga, Salcedo, Lago Agrio, Sucumbíos,

Nueva Loja, Papallacta, Pacto.

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VENTA

1.1 OBJETIVO:

Establecer mecanismos controlados que generen un adecuado proceso de venta del /los producto /s definidos en el numeral 1, desde la oferta del producto hasta el manejo apropiado de los que se generan en cada venta.

1.2 PROCEDIMIENTO DE VENTA:

Producto Canal de venta Moneda

VENTA DE CALZADO

Venta a nuestros clientes comisión para las mismas. Dólares

N° ACT

Posición Descripción de la Actividad

1 Agencia Solicitud de pautar

2 Asistente Operativo Informar al socio sobre el producto y condiciones

3Asesor de servicio al cliente y/o Asistente Operativo

Ingresar datos de venta a sistema Aon Explorer

4 Contabilidad Registrar datos de venta

5Asesor de servicio al cliente y/o Asistente Operativo

Imprimir certificado de los productos 2 copias de cada uno

6Asesor de servicio al cliente y/o Asistente Operativo

Pautar hora, lugar y fecha de entrga

7 Contabilidad Entrega de Factura

8 Cobranza Cobro del Servicio

1.3 FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE VENTAS:

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COBRANZA

1.1 OBJETIVO:

Establecer mecanismos controlados que apoyen la gestión de recaudo y cobranza a los clientes en la empresa “CREACIONES VALDEZ Y SUAREZ” que hayan adquirido el /los producto /s definidos en el numeral 1.

1.2. PROCEDIMIENTO DE COBRANZA:

N° ACT

Posición Descripción de la Actividad

1 Contabilidad Emisión De factura

2 Encargado de cobranza Revisión de plazo a clientes

3 Área de cobranza Cumplimiento de pago

4 Área cobranza Informe de clientes pendientes de cobro

5 Gerencia Administrativa Orden de cobro

6 Contabilidad Cobro de facturas pendientes

7 Contabilidad Recepción de cheque

8 Contabilidad Deposito en las cuentas bancarias de la institución

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1.3. FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA:

FACTURACION

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1.2. OBJETIVO:

Implantar mecanismos de control de facturación para verificar los clientes que tengan sus facturas y monitoreos a tiempo para un mejor servicio y una pronta certificación.

1.3. PROCEDIMIENTO DE COBRANZA:

N° ACT

Posición Descripción de la Actividad

1Asesor de servicio al cliente y/o Asistente Operativo

Vender producto a través de la herramienta

2 Programa Contable Registrar datos de venta

3 Ejecutivo Rescatar información de Programa Contable

4 Ejecutivo Generar archivo Excel con listado de débitos a generar

5 Ejecutivo deEnviar archivo Excel con listado de débitos mediante correo electrónico al departamento de operaciones de la empresa

6 Departamento operacionesGenerar débitos correspondientes a las cuentas de los socios asegurados

7 Departamento operaciones Enviar confirmación de débitos realizados y pendientes

8 EjecutivoActualizar archivo Excel con débitos realizados y pendientes (semanalmente todos los días )

9 EjecutivoNo existe socios con débitos pendientes

Si existen socios con débitos pendientes

10 EjecutivoNo existen socios con débitos pendientes por más de 1 mes

Si existen socios con débitos pendientes por más de 1 mes

11 EjecutivoInformar a las agencias sobre socios con débitos pendientes para seguimiento

1.3. FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA:

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Este proyecto está basado en la aplicación de los conocimientos en lo aprendido en el transcurso de nuestra carrera Administración en Empresas en el cual nos hemos basado en el conocimiento adquirido a

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medida que avanzamos en nuestras clases, así como también en varias fuentes de investigación como el internet, libros, folletos, afiches etc.

Debemos tomar en cuenta que es de mucho comprender este proceso ya que nos enseña a ser futuros empresarios tomar decisiones buenas para el crecimiento de la empresa.

Con nuestro saber de cada día adquirimos nuevos conocimientos que nos permiten llevar a cabo muchas cosas en nuestro ámbito profesional.

BIBLIOGRAFIA

https://www.google.com.ec/search?q=flujogramas+de+procesos&espv=2&biw=1024&bih=499&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ei=BayUVICZEYygNqqTgpAE&ved=0CBsQsAQ

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http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo

http://www.unesr.edu.ve/index.php?option=com_content&view=article&id=239:organizacion-y-sistemas&catid=40:licenciatura-en-administracion&Itemid=89

http://www.freelibros.org/tag/diagramas-de-flujo

http://www.famp.es/racs/observatorio/DOC%20INTERES/MANUALPROY.pdf