documento: polÍtica de gastos por …geoprocesados.com/pdf/daf-p-0001-201110.pdf · 2 3.6 para el...
TRANSCRIPT
1
1 OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE GASTOS POR COMPROBAR.
Establecer lineamientos y procedimientos, así como, estandarizar y optimizar el control del manejo
de las cuentas de gastos generadas por el personal autorizado.
2 ALCANCE.
Aplica a todos los usuarios de gastos por comprobar en el desarrollo de sus actividades en Grupo Comercializador Latinoamericano, S.A. de C.V., Geoprocesados, S.A. de C.V., Integradora de Servicios Especializados del Golfo, S.A. de C.V. y de Equipos y Perforaciones del Golfo, S. A. de C.V.
3 LINEAMIENTOS GENERALES.
3.1 Todo gasto deberá ser cubierto por un comprobante a nombre de la Compañía donde el personal presta sus servicios.
Los límites autorizados deberán ser de acuerdo al (Anexo 1, MONTOS AUTORIZADOS DE GASTOS POR COMPROBAR).
3.2 La comprobación será de acuerdo a la semana laboral, no se aceptarán documentos que contengan una fecha distinta a la que ampare su reporte de comprobación de gastos (Anexo 3, RESUMEN DE GASTOS POR COMPROBAR).
3.3 Es muy importante mencionar que si cualquier documento, ya sea carátula o comprobante tiene un error, será devuelto para su corrección, cargándole el costo de mensajería, por lo que para beneficio de todos, debe de venir en forma nítida y legible, sin rayones, tachaduras o enmendaduras, siendo el mismo usuario responsable de la continuidad de la operación.
3.4 Los comprobantes deberán ser enviados en el mismo orden en que se incluyen en el reporte de comprobación, recomendamos que los documentos sean pegados en una hoja en blanco, tamaño carta, debido a que los comprobantes que no lleguen, no serán reembolsados. El reporte de comprobación de gastos también deberá ser entregado vía correo electrónico al correo electrónico; [email protected] .
3.5 Toda cuenta de gastos que no sea enviada en la fecha que corresponda, se descontará de su siguiente pago.
DOCUMENTO: POLÍTICA DE GASTOS POR COMPROBAR Núm. DAF-P- 001
Revisión No. : 1
Inicia Aplicación: octubre 2011
HOJA: 1 DE 3
ELABORO: ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
REVISO: ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
AUTORIZO: GERENTE
GENERAL
Hugo Cristóbal
Carlos A. Vázquez Vivanco Javier Rubio.
2
3.6 Para el desarrollo de este reporte se les hará llegar el archivo en Excel (Anexo 3), teniendo en cuenta que no se aceptará cualquier otra forma de aplicación.
3.7 Cada comprobante deberá de traer al frente, tanto la codificación contable (Ver
INSTRUCTIVO DE GUÍA CONTABILIZADORA) como el desglose del I V A.
3.8 Se entenderá que el proceso de comprobación está concluido cuando se cuente con la comprobación electrónica y documental.
3.9 Los comprobantes de gasolina deberán de traer anotado al frente del comprobante el kilometraje, placas y nombre.
3.10 El Administrador de Operaciones en Campo deberá llevar una bitácora de todo vehículo para su control que contenga: año, modelo, color, número de cilindros, bitácora de recorrido, control de consumo de gasolina, rendimiento en kilometraje, control de servicios y reparaciones.
3.11 Los gastos deben de ser estrictamente indispensables para la operación de la Empresa.
3.12 Todos los comprobantes deberán contar con los requisitos fiscales para su consecuente deducibilidad, por lo que invariablemente deberán de tener los siguientes datos:
1. Nombre, Denominación o Razón Social 2. Domicilio Fiscal 3. (Además, si es un establecimiento que tiene más de un local, debe de señalar
el domicilio donde se expide) 4. Clave del Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C.) 5. Número de folio impreso 6. Lugar y fecha de expedición 7. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a quien se le
expida 8. Cantidad y clase de mercancía 9. Descripción del servicio que amparen 10. Valor unitario en número 11. Importe total en número y letra 12. Impuesto al Valor Agregado (IVA) por separado 13. Fecha de impresión 14. Datos de identificación del impresor autorizado 15. Vigencia del comprobante 16. Cédula fiscal impresa en el comprobante 17. Los comprobantes que excedan de $2,000.00 (DOS MIL PESOS 00/100 M.N.)
se deberán de pagar con cheque nominativo, tarjeta de crédito o débito
En el caso de comprobantes electrónicos se deberá de contar con el
documento impreso y electrónico en XML.
3.13 Cualquier comprobante que no reúna los requisitos fiscales no será rembolsado para su pago, así como la falta del comprobante fiscal y el su caso de Comprobación electrónica en archivo XML.
3.14 Los gastos que por su naturaleza no cuentan con un comprobante fiscal, como es el caso de taxis y otros pasajes, se deberán comprobar mediante el formato de comprobación de gastos sin factura, indicando claramente el concepto del gasto por el cual es, un gasto o documento no deducible.(Anexo 4 RELACIÓN DE GASTOS NO DEDUCIBLES Y TAXIS PARA COMPROBACIÓN DE GASTOS).
3
3.15 Los gastos extraordinarios y no deducibles invariablemente deberán ser autorizados por el Gerente responsable de cada área.
3.16 El tipo de moneda de comprobación será de acuerdo al anticipo de gastos recibidos que pueden ser pesos o dólares.
4 ANEXOS
4.1 Montos autorizados de gastos por comprobar (Anexo 1) 4.2 Solicitud de gastos por comprobar (Anexo 2) 4.3 Resumen de gastos por comprobar (Anexo 3) 4.4 Relación de gastos no deducibles y taxis para comprobación de gastos (Anexo 4)
5 REFERENCIAS
5.1 Ley del Impuesto Sobre la Renta 5.2 Ley del IVA 5.3 Código Fiscal de la Federación.
4
4 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Y REQUISITOS PARA COMPROBACIÓN DE GASTOS.
Establecer lineamientos y procedimientos, así como, estandarizar y optimizar el control del manejo
de las cuentas de gastos generadas por el personal autorizado.
5 ALCANCE.
Aplica a todos los usuarios de gastos por comprobar en el desarrollo de su trabajo de Grupo Comercializador Latinoamericano, S.A. de C.V., Geoprocesados, S.A. de C.V., Integradora de Servicios Especializados del Golfo, S.A. de C.V. y de Equipos y Perforaciones del Golfo, S. A. de C.V.
3 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE VIAJE Y COMPROBACIÓN DE GASTOS:
3.1. Se enviará solicitud de viaje vía correo electrónico a la persona encargada del área de Cuentas por Pagar, quien verificará que se cuente con:
3.1.1. El presupuesto suficiente, 3.1.2. No existan gastos pendientes por comprobar y 3.1.3. Turnar al área de Viáticos, para comprobar se efectúe la mejor condición de compra. El correo deberá contener: Nombre de la persona que solicita e itinerario así como los recursos requeridos (boletos aéreos, hospedaje, viáticos, etc.), contando mínimo con 5 días hábiles anteriores a la realización del viaje. Dicha solicitud deberá contar con la autorización del gerente del área (Anexo 2 Solicitud de gastos por comprobar).
3.2. El área encargada Cuentas por Pagar realizará internamente la solicitud al área de Tesorería. El monto correspondiente se entregará al empleado por medio de cheque, efectivo o mediante depósito en cuenta de nómina o bancaria indicada por el empleado.
3.3. Cuentas por Pagar deberá confirmar al empleado la autorización del viaje y los recursos
proporcionados por la empresa así como la distribución a detalle de los mismos. (Ver
Anexo 2)
3.4. Concluido el viaje, el empleado entregará su comprobación de gastos al área de Cuentas
por Pagar en los próximos 3 días hábiles, anexando el Formato de Reporte de Gastos de
Viaje (Anexo 3, Resumen de gastos por comprobar).
3.5. Las comprobaciones de gastos deberán contar con la aprobación del Gerente del área. 3.6. Los viáticos no comprobados en el plazo establecido, serán descontados en el siguiente
pago, bajo el concepto de Anticipo de Gastos por Comprobar. A partir de entonces, si la persona presenta su comprobación se le reembolsará la cantidad aprobada de acuerdo a
DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Y REQUISITOS PARA COMPROBACIÓN DE
GASTOS Núm. DAF-PR- 001
Revisión No. : 1
Inicia Aplicación: octubre 2011
HOJA: 1 DE 3
ELABORO: ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
REVISO: ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
AUTORIZO: GERENTE
GENERAL
Hugo Cristóbal
Carlos A. Vázquez Vivanco
Javier Rubio.
5
las políticas, en el siguiente pago que le corresponda, siempre y cuando sea con 3 días hábiles antes del pago.
3.7. La revisión de los gastos y el trámite de solicitud de reembolso (en caso de que lo hubiere) lo realizará la persona encargada de Cuentas por Pagar en los 3 días hábiles posteriores a la recepción de los mismos para su aprobación y ser turnado a Tesorería para reembolso.
3.8. Se le notificará vía correo electrónico, el saldo de la comprobación. Cuando exista saldo a favor menor a $ 1,000.00 (Un Mil Pesos), le será reembolsado por Caja Chica de la Empresa que otorgó el Anticipo, en saldos mayores a esta cantidad, el reembolso será mediante depósito en la cuenta bancaria indicada.
3.9. No se autorizarán anticipos de viáticos, cuando el solicitante tenga saldos pendientes de comprobar.
3.10. Solo se reembolsarán viáticos correspondientes a viajes y/o gastos que hayan sido previamente autorizados.
4. Consideraciones Generales para el formato de Comprobación de Gastos de Viajes. 4.1. El formato se realizará de manera electrónica, presentando impreso en original e
incluyendo lo siguiente: 4.1.1. Nombre completo y firma en original. 4.1.2. Cargo y Contrato al cual está asignado por la empresa. 4.1.3. Motivo y Proyecto del viaje 4.1.4. Encabezado con la razón social de la Empresa para la cual se prestan los Servicios. 4.1.5. Nombre completo y firma en original del supervisor o Gerente Responsable de Área. 4.1.6. Monto exacto que se está comprobando tanto en efectivo como en tarjeta de crédito,
siempre que esta sea de la empresa. 4.1.7. Monto exacto de la cantidad otorgada como anticipo por concepto de viáticos. 4.1.8. Monto exacto de la diferencia entre las dos cantidades anteriores. 4.1.9. Número de boleto aéreo electrónico
4.2. Los gastos se relacionan diariamente y en el rubro especifico al cual correspondan (alimentos, taxis, etc.).
4.3. Se deberá anotar en cada columna del formato las fechas exactas y localidades en las cuales se realizó el gasto.
4.4. Las facturas deberán estar fechadas diariamente. No se aceptarán montos acumulados, a excepción del Hospedaje, el cual podrá ser una sola factura por el total de la estancia en el hotel con cortes semanales en caso de estadías mayores y dicho monto se colocará en la columna correspondiente a la fecha en la que fue emitida la factura. En el caso de facturas de hotel deberán tener adjunto las notas de consumo. En caso de comprobación electrónica, se deberán adjuntar los archivos correspondientes, indicando en el formato de comprobación el número de archivos XML´s incluidos.
4.5. Todos los comprobantes deberán estar pegados en hojas blancas, sin sobreponerlos y en orden cronológico utilizando como portada el formato de Comprobación de Gastos.
4.6. En caso de existir comprobantes en más de un tipo de moneda, se presentará una comprobación de viáticos para cada tipo de cambio, capturando las cantidades en la moneda en que fueron emitidos los comprobantes originalmente, posteriormente en el formato de comprobación en la celda destinada para anotar el Tipo de Cambio correspondiente para convertirlos a dólares, bajo la premisa de que el anticipo que se otorgó es en dólares, por lo cual es la moneda en la cual se deberá comprobar el anticipo, esto independientemente de cual sea la moneda en la que se efectúe el gasto.
4.7. La conversión será verificada por el área a cargo de la revisión de los mismos, para lo cual será necesario adjuntar el comprobante de la compra de divisas de que se trate. En el caso que no se cuente con el comprobante de compra de divisa correspondiente, se utilizara el tipo de Cambio Oficial en México.
4.8. Se relacionará en el Formato de Comprobación, todas las facturas de los gastos realizados en el viaje, independiente a la forma de pago (efectivo y/o Tarjeta de Crédito
6
Corporativa, adjuntando los Bouchers respectivos) en el rubro que correspondan por la forma de pago.
4.9. Los Recursos son otorgados de manera personal, de igual forma los gastos deberán ser
realizados y comprobados individualmente por el empleado. En casos especiales de gasto compartido, se justificará anotando al reverso de la factura, quienes realizaron el gasto y el responsable del pago para así aplicar los montos límites correspondientes autorizados por la Empresa.
5. Comprobación de Gastos por Transportación Terrestre.
5.1. El monto por uso de taxi se limitará a la cantidad autorizada diariamente. 5.2. Los taxis utilizados al interior de la ciudad visitada se justificarán con comprobantes
emitidos por el prestador del servicio o se relacionarán en el formato autorizado para este fin. (Ver Anexo 4, Relación de gastos no deducibles y taxis para comprobación de gastos).
5.3. Los servicios de transportación en las siguientes rutas: Aeropuerto-Hotel, Hotel-Aeropuerto y Aeropuerto-Domicilio, deberán ser comprobados únicamente con ticket original emitido por el prestador del servicio.
5.4. La renta de Automóvil estará sujeta a previa autorización y a los montos establecidos en las Políticas de Gastos
5.5. El uso de servicios de autobuses será presentado con el boleto del pasajero, en original, el cual deberá corresponder en nombre, fecha y ruta del viaje laboral.
5.6. No se aceptará el uso de autobuses en sustitución, total o parcial, de un boleto aéreo, salvo previa autorización anticipada de la empresa.
6. Gastos Diversos. 6.1. En gastos no clasificados (2% sobre hospedaje, propinas, compras diversas, etc.) se
anotará en el formato de comprobación de viáticos en el renglón “OTROS GASTOS” en el numeral 15, detallando el concepto específico.
6.2. El reembolso de propinas no excederá el 10% del monto del consumo antes de impuestos preferentemente que se incluya en factura y/o comprobante de pago.
6.3. Las facturas por tarjetas para telefonía celular así como cargos por consumo de servicios telefónicos no están autorizados.
6.4. No está autorizado el consumo de bebidas alcohólicas.
7
MONTOS AUTORIZADOS DE LA POLÍTICA DE GASTOS A COMPROBAR
TRANSPORTE AÉREO – TERRESTRE
Cuando la distancia a la plaza establecida de trabajo sea menos a 300 km. El transporte será
terrestre, en caso contrario será aéreo y en clase turista, de acuerdo al “PROCEDIMIENTO Y
REQUISITOS PARA COMPROBACIÓN DE GASTOS” en el apartado 3.- Procedimientos de solicitud de
viaje y comprobación de gastos, que indica:
6.4.1. Turnar al área de Viáticos, para comprobar se efectúe la mejor condición de compra.
HOSPEDAJE:
Destino MonedaImporte
Maximo
Nacional Pesos 850.00
Extranjero Dólares 120.00
ALIMENTOS
Destino MonedaImporte
Maximo
Nacional Pesos 450.00
Extranjero Dólares 70.00
MONTO DIARIO MAS IMPUESTOS
MONTO DIARIO MAS IMPUESTOS
TAXIS Y/O ARRENDAMIENTO DE AUTOMÓVIL
Destino MonedaImporte
Maximo
Renta auto Nacional Pesos 800.00
Renta auto en el extranjero Dólares 70.00
Taxi en territorio nacional
por día Pesos 400.00
Taxi en el extranjero por día Dólares 50.00
MONTO DIARIO MAS IMPUESTOS
DOCUMENTO: MONTOS AUTORIZADOS DE GASTOS POR COMPROBAR Núm. DAF-P- 001 (ANEXO 1)
Revisión No. : 1
Inicia Aplicación: octubre 2011
HOJA: 1 DE 2
ELABORO: ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
REVISO: ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
AUTORIZO: GERENTE
GENERAL
Hugo Cristóbal
Carlos A. Vázquez Vivanco
Javier Rubio.
8
El automóvil deberá ser definido desde la plaza de origen y autorizado por el responsable
del área a la que pertenezca.
Cuando 2 o más empleados tengan el mismo destino, solo se rentara un auto para realizar
el viaje.
DATOS DE FACTURACIÓN:
Sera responsabilidad de cada persona verificar al Centro de Costos por Área de Responsabilidad y
Compañía a la cual se le cargarán sus gastos.
9
Anexo 2
SOLICITUD DE GASTOS No.___________________________SEMANA DEL __ DE ___ AL __ DE ____DEL 20__
NOMBRE___________________________________________________________NUM. DE EMPLEADO__________________________PUESTO________________
OFNA / PROYECTO________________________________________________NUMERO DE CENTRO DE COSTOS (7 Digitos) I__I__I__I__I__I__I__I
DIASMONTO DIARIO
AUTORIZADODIARIO CON IMPUESTOS TOTAL
1 - -
1 - - -
1 - - -
-
MONTO A DEPOSITAR -
Justificacion del Viaje:
Detalle y requerimientos del
Viaje:
ELABORO AUTORIZO
SOLICITUD DE GASTOS POR COMPROBAR
ALIMENTOS
CASETAS
COMBUSTIBLE
10
Núm. DAF-P- 001 ANEXO 3
MONEDA: Ps, Dls, Eu
REPORTE SEMANAL DE GASTOS No._____1_____________________ SEMANA DEL __ DE ___ AL __ DE ____DEL 20__
NOMBRE___________________________________________________________ NUM. DE EMPLEADO__________________________PUESTO________________
NOMBRE DE OFICINA / PROYECTO________________________________________________ NUMERO DE CENTRO DE COSTOS (7 Digitos) I__I__I__I__I__I__I__I
80 GASTO OPERATIVO DIA LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO
81 GASTO NO OPERATIVOFECHA 17 18 19 20 21 22 23
CIUDAD
ESTADO
No. DE CUENTA
CONTABLE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE
TOTAL
81 -01-002-000-00 1.- HOTEL 10,000.00 10,000.00
81 -01-012-000-00 2.- IMPUESTO HOSPEDAJE 200.00 200.00
81 -01-003-000-00 3.- DESAYUNO 100.00 70.00 170.00
81 -01-003-000-00 4.- COMIDA 150.00 70.00 220.00
81 -01-003-000-00 5..CENA 0.00
81 -01-009-000-00 6.-PROPINA 10.00 15.00 0.00 0.00 7.00 7.00 0.00 39.00
81-01-006-000-00 ó -
01-010-000-00 7.- BOLETOS DE AUTOBUS O AVION
0.00
81 -01-007-000-00 8.- TAXI O ALQUILER DE COCHE 0.00
81 -02-001-000-00 9.- TELEFONO, FAX, TARJETAS TELEFONICAS 500.00 3,333.00 3,833.00
81 -01-005-000-00 10.- CASETAS 0.00
81 -02-002-000-00 11.- TELEFONO CELULAR 0.00
TOTAL VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE610.00 10,365.00 0.00 3,333.00 77.00 77.00 0.00 14,462.00
GASTOS AUTOMOVIL
81 -09-001-000-00 12.- COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 0.00
81 -07-003-000-00 13.- MANT. Y CONSERV. AUTOMÓVIL 0.00
81 -01-008-000-00 14.- ESTACIONAMIENTO Y LAVADO 0.00
TOTAL GASTOS AUTOMOVIL0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
OTROS GASTOS
15.- OTROS GASTOS (DETALLESE)
0.00
0.00
0.00
81 -20-019-000-00 16.- ATENC. A TERCEROS Y OBSEQUIOS0.00
TOTAL OTROS GASTOS 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
NO DEDUCIBLES
81 -20-019-000-00 17.- NO DEDUCIBLES 0.00
TOTAL NO DEDUCIBLES 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
20-01-000-000-00 18.- I V A 16% 96.00 24.00 0.00 533.28 11.20 11.20 0.00 675.68
19.- I V A 11% 0.00
TOTAL I V A 96.00 24.00 0.00 533.28 11.20 11.20 0.00 675.68
TOTAL DE GASTOS 706.00 10,389.00 0.00 3,866.28 88.20 88.20 0.00 15,137.68
10-oct-11 10,000.00
(15,137.68)
0.00 (5,137.68)
0.00 (5,137.68)
No. de Boleto
Electronico
Archivos XML´s
incluidos
NOMBRE, PUESTO Y FIRMA DE AUTORIZACION
MOTIVO DEL VIAJE
KILOMETRAJE PRINCIPIO
DEL PERIODO
TOTAL DISTANCIA
RECORRIDA
TODOS LOS GASTOS DEBEN JUSTIFICARSE CON FACTURAS O COMPROBANTES DEDUCIBLES
ANTICIPO: Fecha, MontoRENGLÓN No. (MENCIONE AMPLIAMENTE LISTANDO LOS NOMBRES DE LOS CLIENTES O PERSONAS CON QUIEN SE
TUVIERON ATENCIONES) PAGOS CON TARJETA EMPRESARIAL
MENOS CTA. DE GASTOS
SALDO POR PAGAR (FAVOR)
EFECTIVO RECIBIDO EN CAJA (POR DEPOSITAR)
SALDO NETO
RESUMEN DE GASTOS POR COMPROBAR
En el concepto 1 de Hotel
indicar 80 u 81
NOTA: Estos reportes de gastos deberán ser enviados para su reposición invariable dentro de los tres días siguientes al término del viaje o gasto.
DETALLE DE GASTOS
DETALLES DEL VIAJE FECHA DE SALIDA FECHA DE REGRESO TOTAL DIAS DE VIAJE NO. DE DIAS HABILES
KILOMETRAJE FIN DEL
PERIODO
REPORTE DE AUTOMÓVIL
FIRMA DE QUIEN COMPRUEBA FECHA DE AUTORIZACIONFECHA DE COMPROBACION
11
ANEXO 4
REPORTE SEMANAL DE GASTOS No._____1_____________________ SEMANA DEL __ DE ___ AL __ DE ____DEL 20__
NOMBRE___________________________________________________________ NÚM.. DE EMPLEADO__________________________
NOMBRE DE OFICINA / PROYECTO________________________________________________NUMERO DE CENTRO DE COSTOS (7 Dígitos) I__I__I__I__I__I__I__I
FECHA CONCEPTO / CIUDAD ORIGEN DESTINO MONTO
En caso de Gastos no deducibles, indicar motivo:
IMPORTE TOTAL -$
FIRMA DE QUIEN
COMPRUEBA
NOMBRE, PUESTO Y FIRMA DE AUTORIZACIÓN FECHA DE
AUTORIZACIÓN
FECHA DE SALIDA FECHA DE REGRESO TOTAL DÍAS DE VIAJE
RELACIÓN DE GASTOS NO DEDUCIBLES Y TAXIS PARA COMPROBACIÓN DE GASTOS
12
1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO DE GUÍA CONTABILIZADORA.
El objetivo básico es contar con una guía de aplicación contable de consulta permanente
para usuarios, para así tener un mismo criterio de registro que permita obtener
información homogénea y confiable.
2. ALCANCE.
El presente procedimiento es para todas las Compañías del Grupo y oficinas.
La codificación requerida para identificar las operaciones realizadas por la operación propia
y normal de la Empresa es la siguiente:
COMPAÑÍACENTRO DE
COSTOS
CUENTA
CONTABLE
1 011201 80-01-03-000-00
Codificación Total de Gastos
DOCUMENTO: INSTRUCTIVO DE GUÍA CONTABILIZADORA Núm. DAF-PR- 002
Revisión No. : 1
Inicia Aplicación: octubre 2011
HOJA: 1 DE 6
ELABORO: ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
REVISO: ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
AUTORIZO: GERENTE
GENERAL
Hugo Cristóbal
Carlos A. Vázquez Vivanco
Javier Rubio.
13
Por lo que a continuación se especifica por grupo de conceptos su conformación.
Se muestra el catálogo de Centros de Costos Vigente en el ERP comparado con el que
manejamos actualmente en cada una de las empresas:
El Centro de Costos se conforma de 6 dígitos que contemplan lo siguiente:
Los primeros dos dígitos corresponden al proyecto
El segundo grupo de dos dígitos pertenece al Área de Responsabilidad
El tercero y último grupo es asignado al departamento específico.
CÓDIGO NOMBRE
010000 CRS
020000 CONTROL DE CALIDAD SÍSMICA
030000 CRE REGIÓN SUR
050000 TABASCO OIL COMPANY
070000 COLOMBIA
500000 BRASIL
510000 ESTADOS UNIDOS
520000 ARGENTINA
600000 EAME
990000 VARIOS
PROYECTOS VIGENTES PARA TODAS LAS
EMPRESAS
Número de
compañíaNombre
1 GEOPROCESADOS, S.A. DE C.V
2 COMERLAT, S.A. DE C.V.
3 ISEGSA, S.A. DE C.V.
4 EPGSA, S.A. DE C.V.
Catálogo de Compañías
14
Por lo que la codificación general se ejemplifica tomando como base el Centro de Costos
del Proyecto CRS:
PROYECTOÁREA
RESP.
DEPTO.
DENTRO DEL
ÁREA RESP..
ACUMULABLE
DETALLE
01 00 00 A
01 10 01 CRS D
01 11 00 A
01 11 01 D
01 11 02 D
01 11 03 D
01 11 04 D
01 12 00 A
01 12 01 D
01 13 00 A
01 13 01 D
01 14 00 A
01 14 01 D
01 01 00 A
01 01 01 D
01 02 00 A
01 02 01 D
01 20 00 A
01 20 01 D
01 30 00 A
01 30 01 D
01 30 02 D
01 30 03 D
01 30 04 D
01 30 05 D
01 40 00 A
01 40 01 D
01 41 00 A
01 41 01 D
01 42 00 A
01 42 01 D
COMERLAT
15 50 00 A
15 50 01 DPersonal Cre
Coordinador de Operaciones de Soporte Tècnico
Supervisor Ciudad del Carmen
Supervisor Ciudad del Carmen
Supervisor de servicios Poza Rica
Supervisor de servicios Poza Rica
Personal Cre
Gerente de Administración y Finanzas
Jefe de Tesorería
Jefe de Contabilidad
Jefe de Compras y asuntos internos
Recursos Humanos
Coordinación de Operaciones de Soporte Técnico
Director General
Gerencia General
Gerente General
Gerencia de Ventas
Gerente de Ventas
Gerencia de Administración y Finanzas
Gerente de Adquisición Sísmica
Gerencia de Geoprocesados Latinoamérica
Gerente de Geoprocesados Latinoamérica
Gerencia de Estudios de Yacimientos
Gerente de caracterización
Dirección General
Gerencia de Procesamiento Sísmico
Gerente de Procesamiento Sísmico
Jefe de Procesado
Jefe de Imaging
Ingeniero en investigación y desarrollo
Gerencia de Adquisición Sísmica
CATALOGO DE CENTROS DE COSTOS
DESCRIPCIÓN
CRS
15
3. DESARROLLO.
3.1 Generalidades.
Cada uno de los puestos que requieran efectuar comprobación de Gastos e Inversiones de
cualquier tipo es responsable que se cumpla adecuada y oportunamente con todos los
lineamientos establecidos en esta guía.
Es también su responsabilidad que todo gasto conocido dentro del mes sea registrado en el
mes y en la fecha (ejemplo: si la renta se paga los días 18 y la luz los días 23, hay que
registrarlos el 18 y el 23, aún y cuando no hayan llegado los recibos o no se hayan pagado)
que le corresponda y en su caso crear las provisiones o estimaciones de gastos que por
alguna causa no se cuente con el documento fuente, por lo que se deberán efectuar los
papeles de trabajo necesarios para su correcta determinación y al momento de obtener el
documento soporte se cancele la provisión o estimación.
Los Gastos Operativos son aquellos que están claramente identificados y relacionados en
forma directa a un Proyecto en Operación de forma específica.
Los Gastos No Operativos son gastos que se requieren en forma general para el
funcionamiento de la Empresa, no son claramente identificables en forma especifica con un
Proyecto y pueden ser aplicables a varios proyectos.
INSTRUCCIONES:
1.- El número de Cuenta Contable se integra por diez dígitos, en donde:
los primeros dos se identifica el tipo de Gasto Operativo y no Operativo que es la
cuenta mayor Acumulativa,
los siguientes dos dígitos para la clasificación específica de cada cuenta, por
ejemplo Viáticos,
los siguientes tres representan el tipo de Gasto 003 Alimentos.
Los últimos tres dígitos son de uso del área de nóminas.
Ejemplo 80-01-003-000 Gastos Operativos, de Viaje, Alimentos
80, 81 01, 02,03
El primero y segundo digito señalaran el
tipo de Concepto que son Gastos
operativos y No Operativos
El segundo grupo de dos dígitos
corresponde a la clasificación consecutiva
que integra el rubro general de gastos, en el
ejemplo, Viáticos.
16
003 000
El tercer grupo de 3 dígitos indica el tipo
específico de gasto, ej. Alimentos.
El cuarto grupo de 3 dígitos indica la
subcuenta correspondiente
2.- Para efectos de ilustrar el uso del catálogo, tenemos el siguiente ejemplo en donde como
comentamos, los dos primeros dígitos son (80 para operativos y 81 no Operativos)
mismos que están señalados con una X indicando la aplicación del gasto.
80-01-003-000
3.- En cada rubro se les indica la cuenta que deberán utilizar de acuerdo con la descripción
que se indica.
4.- Se deberá seguir el procedimiento de codificación como se indica para evitar se
presenten inconsistencias.
5.- Se deberá validar y verificar por el area Contable que todos los registros contables del
mes se encuentren de acuerdo con los criterios de contabilización indicados en la guía
adjunta cada lunes, con el fin de asegurar que ERP en todo momento refleja el gasto real a
la fecha.
6.- Registrar correctamente en el centro de costos que corresponda para cada movimiento.
OPERATIVOS NO OPERATIVOS
80 81
-01-000-000-00 VIÁTICOS
-01-001-000-00 COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES
-01-002-000-00 HOSPEDAJE
-01-003-000-00 ALIMENTOS
-01-004-000-00 PASAJE
-01-005-000-00 PEAJES
-01-006-000-00 TRANSPORTACIÓN
-01-007-000-00 ALQUILER DE AUTO
-01-008-000-00 ESTACIONAMIENTO
-01-010-000-00 TRANSPORTACIÓN AL EXTRANJERO
-01-011-000-00 TARIFA USO DE AEROPUERTO(TUA)
-01-012-000-00 IMPUESTO S/HOSPEDAJE
-01-080-000-00 VIÁTICOS NO DEDUCIBLES
-01-099-000-00 VARIOS
GEOPROCESADOS
GUÍA CONTABILIZADORA POR ÁREA DE APLICACIÓN
GASTOS
CUENTA DE MAYOR / DESCRIPCIÓN DEL GASTO DEPARTAMENTO (S)
En esta cuenta se registran todos los gastos inherentes a los viajes
del personal de la empresa por cuenta de la misma, tales como el
costo del transporte, hospedaje, renta de automóvil, comidas etc.
X X
Administración de
Operaciones y cada uno de
los puestos que requieran
efectuar comprobación de
Gastos
17
Por ningún motivo serán aceptables criterios de contabilización diferentes a los definidos en
la guía contabilizadora.
He leído las presentes instrucciones y la guía contabilizadora, y acepto las
responsabilidades de verificar, vigilar y contabilizar con precisión y oportunidad, en
consistencia con los lineamientos aquí descritos.
A:
Enterado y de acuerdo: Enterado y de acuerdo:
Proyectos Administrador de Operaciones en Campo
Nombre y Firma Nombre y Firma
18
OPERATIVOS NO OPERATIVOS
80 81
-01-000-000-00 VIÁTICOS
-01-001-000-00 COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES
-01-002-000-00 HOSPEDAJE
-01-003-000-00 ALIMENTOS
-01-004-000-00 PASAJE
-01-005-000-00 PEAJES
-01-006-000-00 TRANSPORTACIÓN
-01-007-000-00 ALQUILER DE AUTO
-01-008-000-00 ESTACIONAMIENTO
-01-010-000-00 TRANSPORTACIÓN AL EXTRANJERO
-01-011-000-00 TARIFA USO DE AEROPUERTO(TUA)
-01-012-000-00 IMPUESTO S/HOSPEDAJE
-01-080-000-00 VIÁTICOS NO DEDUCIBLES
-01-099-000-00 VARIOS
-02-000-000-00 COMUNICACIONES
-02-001-000-00 TELÉFONOS
-02-002-000-00 CELULARES
-02-003-000-00 INTERNET
-03-000-000-00 ARRENDAMIENTOS
-03-001-000-00 ARRENDAMIENTO DE OFICINA
-03-003-000-00 ARRENDAMIENTO EQUIPO DE
TRANSPORTE
-03-004-000-00 ARRENDAMIENTO DE LOCAL
-04-000-000-00 HONORARIOS
-04-001-000-00 HONORARIOS PERSONA FÍSICA
-04-002-000-00 HONORARIOS PERSONA MORAL
-07-000-000-00 MANTENIMIENTOS
-07-001-000-00 MTTO. DE INMUEBLES
-07-002-000-00 MMTO. DE MOBILIARIO Y EQUIPO
-07-003-000-00 MTTO. EQUIPO DE TRANSPORTE
-07-004-000-00 MTTO. DE EQUIPO DE COMPUTO
-08-000-000-00 CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO
-08-001-000-00 CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO
X X
Gerencias de Contratos,
Administración de
Operaciones, Compras,
Soporte Técnico
En esta cuenta se registran las operaciones derivadas de la
contratación del servicio de reparación y mantenimiento de la
maquinaria y equipo propiedad de la compañía.
X X
Recursos Humanos,
Compras, Información
Financiera, Administración de
Operaciones, Gerencias de
Contratos
Esta cuenta registra el costo de los cursos de capacitación y en
general los gastos que se realicen para capacitar al personal de la
empresa.
X X
Compras, Gerencias de
Contratos, Administración de
operaciones.
Esta cuenta registra el arrendamiento de Oficina, equipo de
Transporte e industrial requerido dentro del proceso.
X X
Recursos Humanos,
Compras, Información
Financiera, Administración de
Operaciones, Gerencias de
Contratos
Esta cuenta registra los pagos por concepto de honorarios y gastos
en general, los relacionados con consultorias externas que se
practican a la empresa .
X X Compras, Soporte Técnico
En esta cuenta se registra el costo de los servicios de telefonía fija y
móvil de los aparatos asignados al personal propiedad de la
empresa, así como los servicios de internet.
GEOPROCESADOS
GUÍA CONTABILIZADORA POR ÁREA DE APLICACIÓN
GASTOS
CUENTA DE MAYOR / DESCRIPCIÓN DEL GASTO DEPARTAMENTO (S)
En esta cuenta se registran todos los gastos inherentes a los viajes
del personal de la empresa por cuenta de la misma, tales como el
costo del transporte, hospedaje, renta de automóvil, comidas etc.
X X
Administración de
Operaciones y cada uno de
los puestos que requieran
efectuar comprobación de
Gastos
19
OPERATIVOS NO OPERATIVOS
80 81
GEOPROCESADOS
GUÍA CONTABILIZADORA POR ÁREA DE APLICACIÓN
GASTOS
CUENTA DE MAYOR / DESCRIPCIÓN DEL GASTO DEPARTAMENTO (S)
-09-000-000-00 COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES
-09-001-000-00 COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES
-10-000-000-00 PAPELERÍA Y MENSAJERÍA
-10-001-000-00 PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE OFICINA
-10-002-000-00 MENSAJERÍA Y ENVÍOS
-11-000-000-00 VIGILANCIA
-11-001-000-00 VIGILANCIA
-12-000-000-00 ENERGÍA ELÉCTRICA
-12-001-000-00 ENERGÍA ELÉCTRICA
-20-000-000-00 OTROS GASTOS OPERATIVOS
-20-001-000-00 FLETES Y ACARREOS
-20-009-000-00 INSUMOS
-20-010-000-00 REMODELACIÓN
-20-026-000-00 CONGRESOS
-20-027-000-00 UNIFORMES
-20-028-000-00 EQUIPO DE SEGURIDAD
-20-099-000-00 VARIOS
X X
Compras, Ventas,
Administración de
Operaciones, Información
Financiera, Recursos
Humanos, Gerentes de
Proyectos.
En esta cuenta se registra el importe de aquellos gastos que no se
encuentran específicamente clasificados en algún rubro.
X XCompras, Recursos
Humanos
Esta cuenta registra los pagos a los cuerpos de seguridad privados
o de gobierno, para vigilar las instalaciones de la empresa.
X X
Compras, Administración de
Operaciones, Soporte
Técnico
En esta cuenta se registran el costo del consumo de energía
eléctrica de oficinas y otras actividades de producción.
X X
Gerencias de Contratos,
Administración de
Operaciones, Compras,
Soporte Técnico
En esta cuenta se registra el costo de la gasolina y lubricantes del
equipo de transporte propiedad de la empresa, así como camiones,
montacargas, autos de la Empresa.
X X Compras
En esta cuenta se registran los importes de la papelería, formas
impresas y útiles de oficina, excepto las formas de computo. Así
como el costo de los servicios de correo y mensajería como DHL,
estafeta, FedEx, etc.
20
1 OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE USO DE TELEFONÍA CELULAR.
Establecer lineamientos y procedimientos, así como, estandarizar y optimizar el control del manejo
del uso de telefonía celular al personal autorizado.
2 ALCANCE.
Aplica a todos los usuarios de telefonía celular en el desarrollo de sus actividades en Grupo Comercializador Latinoamericano, S.A. de C.V., Geoprocesados, S.A. de C.V., Integradora de Servicios Especializados del Golfo, S.A. de C.V. y de Equipos y Perforaciones del Golfo, S. A. de C.V.
3 LINEAMIENTOS GENERALES.
3.1 Toda asignación y contratación deberá ser autorizada por el Gerente General, debiendo definir el tipo de equipo y plan aplicable en minutos.
3.2 Es responsabilidad del área de Compras obtener mediante las mejores negociaciones con las compañías de telefonía celular las tarifas, términos y condiciones a nivel corporativo aplicables para las necesidades de las Empresas.
3.3 Al momento de la recepción del equipo se firmara una Carta Responsiva por el equipo asignado, la cual deberá contener los términos y condiciones del plan contratado, este documento deberá ser obtenido por el Área de Compras al momento de la asignación del Equipo.
3.4 La Carta Responsiva deberá contener la indicación que los consumos en exceso al Plan contratado serán responsabilidad del usuario responsable.
3.5 Es responsabilidad del área de Compras obtener los Estados de Cuenta detallados por servicio y enviarlos a cada usuario para que bajo su responsabilidad verifiquen que los consumos coinciden con el servicio utilizado en el periodo.
3.5.1 En caso de estar de acuerdo con el estado de cuenta firmar o confirmar de revisado y autorizado con envío al área de Compras.
3.5.2 En caso existir errores notificarlo al área e Compras para que se tramite con el prestador del servicio.
3.5.3 Cuando existan consumos personales que provoquen exceso en el plan tarifario, igualmente reportarlo al Área de Compras para su cuantificación y pago o descuento correspondiente.
3.6 Todo gasto deberá ser cubierto por un comprobante a nombre de la Compañía donde el personal presta sus servicios.
Revisión No. : 1
Inicia Aplicación: octubre 2011 DOCUMENTO: POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO DE USO DE TELEFONÍA CELULAR Núm. DAF-P- 003
HOJA: 1 DE 2
ELABORO: ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
AUTORIZO: GERENTE
GENERAL
REVISO: ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
Javier Rubio.
Carlos A. Vázquez Vivanco Hugo Cristóbal
21
Los límites autorizados deberán ser de acuerdo al plan contratado para el desarrollo de sus funciones.
3.7 En caso de requerir un cambio de Plan o de Equipo este deberá ser debidamente soportado con las características y necesidades específicas.
3.8 Cuando se requiera un cambio de ciudad o de país, se deberá dar aviso por escrito al área de Compras con tres días de anticipación, previa autorización del Gerente del Área, para que se busque la mejor tarifa aplicable de paquetes para viajes al extranjero, la cual les será comunicada para efectos que la conozcan y se haga un uso adecuado de la misma.
3.9 Es responsabilidad del usuario el adecuado manejo de los servicios asignados para el desempeño de sus funciones, en caso de contar al corte de cada mes con un saldo a cargo, este le será reportado vía correo electrónico con copia al Gerente del Área y a la alta gerencia, por el área de Compras y turnado al Área de Recursos Humanos para descuento en su siguiente pago.
3.10 Así mismo el reporte de incidencias del comparativo de la tarifa contratada con el pago causado del mes será enviado a la alta gerencia a más tardar el 5° día hábil después del cierre de cada mes para el caso de Telcel y para Nextel los días 25 de cada mes, con corte al día 12.
3.11 En caso de pérdida o descompostura por mal uso, el usuario es responsable de la reposición del equipo y la tarjeta SIM.
3.12 Por robo, se deberá presentar el acta ante el Ministerio Publico o Autoridades correspondientes.
3.13 Para el uso y asignación de tarjetas 3G operan los mismos lineamientos descritos en el presente documento.
4 ANEXOS
4.1 Carta Responsiva. 4.2 Reporte de Incidencias.
5 REFERENCIAS
5.1 Contratos con Términos y Condiciones con las Compañías de Telefonía Celular.
22
Título: USO DE TELEFONÍA CELULAR. Asignación y Contratación de equipos y planes aplicables.
Usuario del Servicio de Telefonía CelularCompras y Asuntos Internos
Fase
Pla
ne
aci
on
pa
ra c
ad
a n
ue
vo E
qu
ipo
.
INICIO
Requerimiento de Asignación de
Teléfono Celular al personal para
desempeño de sus funciones,
debidamente aprobado por
Gerente General.
Contrato con tarifas, términos y
condiciones a nivel corporativo con
precios competitivos
Se comparan las tarifas y
planes aplicables con
contrato maestro, para
asignar el equipo
adecuado
El área de Compras Genera la
Orden para solicitar el
equipo.
Se verifica que el equipo coincida con solicitud de equipo
y términos de contratación del
servicio ejecutado.
Equipo y Contrato se
encuentran de acuerdo con lo
solicitado
Se prepara Carta responsiva para
entrega del Equipo
En caso de discrepancias, se
efectuan las aclaraciones
pertinentes con el prestador de
servicios, se obtiene equipo y contrato de conformidad.
Se entrega el equipo al ususario y se obtiene Carta
Responsiva Firmada, indicando clausulas
de uso.
Se firma la Carta Responsiva que
deberá contener la indicación que los
consumos en exceso al Plan contratado
serán responsabilidad del usuario responsable
Pag. 2
23
El área de Compras deberá obtener los Estados de Cuenta
detallados y enviarlos a cada
usuario.
Cada usuario
deberá verificar
que los consumos
coinciden con el
servicio utilizado
en el periodo.
Esta de acuerdo con el consumo
Se envia solicitud de aclaracion al area de
Compras.
De acuerdo con el
estado de cuenta,
se firmar de
revisado y
autorizado con
envío al área de
Compras
no
si
Compras solicita Aclaraciona al prestador del
servicio.
Recibe información de usuarios y en
caso de Existir Saldo a Cargo del Usuario se le notifica para su
pago correspondiente.
El area de Compras elabora reporte
informativo con incidencias
a la Alta Gerencia en
tiempo y forma.
Título: USO DE TELEFONÍA CELULAR. Asignación y Contratación de equipos y planes aplicables.
Pag. 1
Compras y Asuntos Internos
Se solicita a R.H. la
aplicación de pagos por
consumos de celular en
exceso.
Usuario del Servicio de Telefonía Celular