documento Único para tramitaciÓn de los programas …

Dirección General de Política Agraria Común (PAC)

DOCUMENTO ÚNICO PARA TRAMITACIÓN

DE LOS PROGRAMAS OPERATIVOS

(versión: FEBRERO 2020)

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PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES DE APROBACIÓN INICIAL (Nuevos Programas Operativos)

y MANCO (Modificación de Anualidad No Comenzada)

PLAZO de presentación: hasta el 15 de Septiembre

PROCEDIMIENTO A SEGUIR:

1º) Abrimos una nueva solicitud en la aplicación GESPRO

2º) Elaboramos y cumplimentamos el fichero detalle.csv

La solicitud se debe realizar mediante la carga en GESPRO de dicho fichero, NO SE PUEDErealizar la solicitud por pantalla, ya que las validaciones que realiza la aplicación sobre elfichero, no puede realizarlas con los conceptos cumplimentados por pantalla. Por ello, encaso que posteriormente surjan incidencias no detectadas por la aplicación por no haberutilizado fichero, dichos conceptos se podrían declarar no elegibles.

Consideraciones importantes:-hay que grabar la columna relativa al indicador de ejecución financiera -no se deben dejar campos en blanco (DNI, Apellidos, Ubicación….)-hay que grabar todos y cada uno de los recintos de las inversiones individuales (incluyendopoda, mosqueros,…..)-los recintos deben grabarse correctamente (no debe haber más de un recinto por fila, ni“partes de recintos”, etc.) (si hay 2 recintos 1-2;1/2 etc.. no es válido. El 1 se consigna en unafila y el 2 en otra fila diferente)-los titulares deben grabarse correctamente (no se puede grabar en el campo “Nombre” elnombre completo con los apellidos)-en las inversiones individuales, hay que hacer un único registro por actuación, imputando eltotal de la actuación en los importes de ejecución y financiación y desglosando el importe decada recinto en el campo de observaciones-en las inversiones no individuales, hay que hacer un registro por concepto de gasto -el titular de las inversiones debe ser titular de los recintos y el titular que figure en lainscripción en REGEPA (se cruzarán los datos con REGEPA dos veces al año, en el marco de lasaprobaciones y en el de la aprobación MAC Resumen)-el literal con el que se graba al socio 0 (OPFH) (también aplicable a los demás) debe sersiempre el mismo, especialmente la ubicación (debe coincidir con como esté grabado el socioen el módulo de gestión de socios). -en caso de nuevo programa operativo, es obligatorio completar TODOS los años del PO,como mínimo hasta el nivel de actuación y recomendable hasta concepto de gasto o inversión,para poder, si fuera el caso, modificar vía MAC según la opción de adelantar al año actual algoaprobado solicitado para anualidades futuras.-se debe agrupar las filas por anualidad, de manera que estarán correlativamente todas lasactuaciones del año n, seguidas de todas las filas del año n+1, etc..

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- si se desea ampliar el PO, como indica la normativa, se debe solicitar en una MANCO (nuncaen una MAC). Y la última MANCO disponible para hacerlo será la de la última anualidad del POantes de la ampliación que se quiere solicitar.

Si los SSTT detectan cualquiera de las incidencias indicadas anteriormente en el ficherodetalle csv, les requerirán un nuevo fichero detalle que cumpla con dichas especificacionesy no se procederá a la tramitación de la solicitud por parte de los SSTT hasta que estécumplimentado correctamente.

3º) Carga en la aplicación GESPRO del fichero detalle csv

4º) Subir la documentación necesaria

La documentación que deben cargar en la aplicación es la indicada en el Anexo I.

Se debe respetar tanto la nomenclatura como la ubicación de los archivos, en casocontrario, les será requerida de nuevo. Hay que tener en cuenta, que las incidencias deeste tipo pueden derivar en que las posibles revisiones y auditorías que puede tener elexpediente posteriormente, den como resultado la falta de documentación (que no seencuentra) y la correspondiente corrección financiera.

Los documentos considerados esenciales y sin los cuales no se procederá a tramitar susolicitud son los siguientes:

-Memoria-Facturas proforma y Anejo 24-Anejo 7 y documentación necesaria para calcular el VPC

Si falta cualquiera de los documentos esenciales, les serán requeridos de manera inmediata y no se procederá a la tramitación de la solicitud por parte de los SSTT hasta que la solicitud haya sido completada.

5º) Contestación al requerimiento (en su caso)

Se debe contestar a todos y cada uno de los puntos en una única vez y dentro del plazoestablecido en el mismo, que comenzará a contar desde el momento que abran la notificacióncorrespondiente.

Toda la documentación aportada en contestación al requerimiento deberá seguir lanomenclatura y ubicación en carpetas que debería haber tenido originalmente según elAnexo I.

Revisada la contestación al requerimiento por parte de los SSTT, se declararán no elegiblestodas aquellas inversiones y/o conceptos de gasto que no hayan sido subsanadas

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satisfactoriamente (no se volverán a requerir en un segundo oficio, ni por mail, nitelefónicamente, etc). Por lo que aconsejamos que, una vez reciban el requerimiento, en casode duda, contacten lo antes posible con sus Servicios Territoriales.

No serán admisibles ni se tendrán en cuenta en el expediente documentos ojustificaciones que no hayan sido realizadas por registro telemático en plazo. 6º) Cerrar la solicitud en la aplicación, imprimirla, firmarla (por persona con poderes) ypresentarla por registro telemáticamente.

No serán tenidas en cuenta las solicitudes no presentadas por registro telemático, aunquehayan sido realizadas y cerradas en la aplicación GESPRO.

7º) Solicitudes erróneas o que no vamos a utilizar

Aconsejamos no cerrar ninguna solicitud hasta estar seguros de que vamos a presentarla, yaque mientras permanezcan en estado “Abierta” pueden eliminarse y abrir una nueva. Con lasolicitud cerrada, el trámite se complica.

8º) Resolución y correo automático

Una vez se le haya notificado la resolución de aprobación, es recomendable que acceda yrevise su contenido, para en caso de error, comunicarlo a la mayor brevedad a sus SSTT y encaso discrepancia poder recurrir en plazo (ya que una vez agotado en plazo, no podrán sertenidas en cuenta sus alegaciones).

Además de la resolución de aprobación, recibirá un correo automático de la aplicación GESPROcomunicándoles que su solicitud ha sido aprobada (es normal que la notificación sea anterioral correo, ya que éste no llega hasta que la resolución no se ha subido por parte de los SSCC aGESPRO).

OTRAS CONSIDERACIONES:

1) Actuaciones medioambientales que no se consideran como individuales únicamente aefectos de presentar A3.1 y A39:

7.2.1, 7.3.1, 7.4.1, 7.5.1, 7.6.1, 7.18.1, 7.19.1, 7.21.1, 7.26.1, 7.27.1, 7.28.1 y 7.29.1

2) Actuación 7.2.1 y otras similares que requieren comunicación según las directricesmedioambientales:-En las Mancos/MACs, se deben comunicar la totalidad de los recintos en los que sellevará a cabo la actuación (deben estar grabados todos en GESPRO), indicando lafecha prevista de inicio y finalización de los trabajos.

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-A lo largo de la anualidad, se deben comunicar a principios de cada mes, los recintosejecutados en el mes anterior. -Se recuerda la obligación de comunicar a la Administración mensualmente (aprincipios del mes siguiente a la realización de los trabajos incluidos en esta actuación)la relación de recintos con los trabajos finalizados para proceder a su inspección.

3) VPCRespecto a este tema, no hay que confundir lo que la normativa dice al respecto de la

actividad principal a efectos de reconocimiento (artículo 11.3 Rgto 891/2017), que

efectivamente no considera como de terceros las compras a otras OP, con lo que dice la

normativa a efectos del cálculo del VPC (Apartado 3 del Anexo I RD 1179/2018): "En caso de

que una organización de productores o una asociación de organizaciones de productores no

tenga contabilizadas las ventas de su producción de forma separada de las ventas procedentes

de terceros, a partir de las cuentas relativas a las compras de cada producto para los que la

organización de productores esté reconocida, tanto de socios como de proveedores

independientes(grupo 600 »compras» y 400 «proveedores») se calculará el porcentaje que

suponen las compras correspondientes a su producción, respecto de las compras totales

de productos correspondientes a las categorías de reconocimiento. El porcentaje así calculado

se aplicará a las ventas de productos correspondientes a las categorías de reconocimiento, para

calcular el valor de su producción comercializada.

En esas compras totales, evidentemente cuentan todas las compras: socios + otras OP +

terceros. Por lo que para sacar el porcentaje a aplicar a las ventas, el cálculo correcto es

terceros/compras totales(socios+OP+terceros).

4) RETIRADAS

Este tipo de gastos se debe consignar en la aplicación como se indica a continuación:(tanto en MAC que se informan por pantalla, como en MANCOS que se informanmediante carga de un fichero detalle.csv).- En la casilla "concepto", se indicará el siguiente texto: "producto_Kg". Por ejemplo(NARANJA_6.000 Kg)- En la casilla "importe" se indicará el importe que corresponde únicamente a eseproducto y a esos Kg.- Se cumplimentarán tantos conceptos de gasto como productos se desee incluir en lasolicitud.

5) MODERACIÓN DE COSTES- Por regla general, siempre será necesario volver a moderar costes cuando seproducen modificaciones, tanto si son de concepto, de unidades o de presupuesto.

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- Excepcionalmente, y previa consulta con sus SSTT que podrán valorar lascircunstancias particulares, se podrá concluir que no fuera necesario en algunasituación extraordinaria.- La normativa prevé que las modificaciones en un concepto aprobado, que afectenexclusivamente a las características técnicas, no son de obligada MAC. Pero si estecambio de características técnicas implica una variación del presupuesto (por pequeñaque sea esta variación) será necesario hacer una MAC (las variaciones de presupuestosí son de obligada modificación), y moderar costes en atención a lo descrito en esteapartado.

6) PERIODIFICACIONES

Se han establecido tres opciones a las que se deben ceñirse a la hora de justificar unaperiodificación:

a) depreciación lineal: cuotas idénticas para las cuales están marcadas las anualidades en función de la naturaleza de la inversiónb) Amortización contablec) Financiación ajena

Si se opta por la opción a) no se debe aportar ninguna justificación adicional.En cualquiera de las otras dos opciones, la OPFH debe acreditar (cuadro deamortización del préstamo, amortización contable, contabilidad, etc) documentalmentela opción elegida y la correspondencia de los importes.El momento para acreditarlo es en el saldo ya que en fases anteriores pudiera ser queno estén disponibles los citados documentos. Por lo tanto, en fase de aprobación sólodeben pronunciarse sobre la opción elegida.

7) REGEPA

En el momento en que se notifican las resoluciones de aprobación, es muy

importante acceder a su contenido, ya que en algunos casos, contienen incidencias a

subsanar sobre el cruce que se ha realizado de todos los recintos SIGPAC en los que se

han solicitado inversiones y/o conceptos de gasto con su inscripción en REGEPA.

La aprobación de dichas inversiones figurará, en su caso, condicionada mediante la

resolución a su posterior subsanación, con lo que antes de la resolución definitiva de la

anualidad que se trate (MAC-Resumen), se volverán a cruzar los recintos que han

generado dichas incidencias, de manera que las inversiones y/o conceptos de gasto

solicitados en recintos no subsanados se declararán como no elegibles.

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Las incidencias normalmente son de dos tipos:

a) NO se cumplimentó adecuadamente su fichero detalle csv (que es el utilizado

para el cruce) y como consecuencia, ante la falta de datos o datos incorrectos, los

recintos no se han encontrado en REGEPA (pudiendo ocurrir que sí que estén inscritos).

b) SÍ se cumplimentó adecuadamente su fichero detalle csv pero los recintos no

están inscritos en REGEPA.

En cualquiera de los dos casos anteriores, la manera de proceder es la siguiente:

1- Para acreditar la inscripción en REGEPA, bien porque los recintos sí que están ya

inscritos (y por algún motivo de mala configuración del fichero el resultado dice que

no) o bien porque los han inscrito ahora para subsanarlo:

Deben remitir a los SSCC por registro telemático toda la documentación de

acreditativa para su subsanación

2- Para consultas/dudas sobre como proceder para la inscripción de los recintos en

REGEPA:

Deben contactar con el Servicio encargado de dicho registro (mediante correo

electrónico a la siguiente dirección de mail: [email protected])

3- En caso de no haber cumplimentado los datos adecuadamente en GESPRO:

Deben grabar los datos que faltan mediante MAC. No hace falta abrirla únicamente

por este motivo, pueden esperar a tener que hacer una MAC por otro motivo y en

cualquier caso, antes del 31 de octubre, los datos que faltan deben estar grabados y

los recintos inscritos.

4-Para cualquier aclaración sobre este tema (excluyendo las dudas sobre como

inscribir en REGEPA):

Deben dirigirse por correo electrónico a [email protected]

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mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES DE MAC (Modificación de Año en Curso)

PLAZO de presentación ordinario: del 1 de Febrero al 31 de Octubre

Recordamos que no se puede presentar más de una MAC para el mismo periodo bimensual,siendo los periodos establecidos los siguientes:

-Bimestre Enero/Febrero (enero únicamente a efectos de la Medida 6)-Bimestre Marzo/Abril-Bimestre Mayo/Junio-Bimestre Julio/Agosto-Bimestre Septiembre/Octubre


1º) Abrimos la solicitud en la aplicación GESPRO

2º) Realizamos las modificaciones que queremos solicitar por pantalla

Al contrario que ocurre con las MANCO, en este caso no se trabaja con fichero detalle sinopor pantalla, por lo que es importante cumplimentar los datos adecuadamente, ya que elfichero detalle csv (que obra en la aplicación desde la aprobación de la anualidad) sesobrescribe con los cambios que realicemos.

Consideraciones importantes:-no se deben dejar campos en blanco-cuando se añade un nuevo socio, aunque al marcar en el desplegable su número tambiénfiguran su nombre y DNI, hay que rellenar los campos “DNI” y “Nombre”. Aunque se trate delsocio 0.-hay que grabar todos y cada uno de los recintos de las inversiones individuales (incluyendopoda, mosqueros,…..) y deben grabarse correctamente (no debe haber más de un recinto porfila, ni “partes de recintos”, etc.)-en las inversiones individuales, hay que hacer un único registro por actuación, imputando eltotal de la actuación en los importes de ejecución y financiación y desglosado el importe decada recinto en el campo de observaciones-en las inversiones no individuales, hay que hacer un registro por concepto de gasto -en el caso de retiradas:

-si queremos eliminar un producto: botón eliminar-si queremos dar de alta un producto: hay que crear un nuevo registro indicando

el producto y los kilogramos en el concepto.-si queremos modificar los kilogramos de algún producto que ya teníamos aprobado, eliminamos el concepto aprobado y creamos otro nuevo según las indicaciones del punto anterior

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Si los SSTT detectan cualquiera de las incidencias indicadas anteriormente, NO se puedegestionar la MAC (porque los errores no pueden subsanarse por la OPFH en este punto) ypor tanto ésta será denegada por errores de forma que impiden su trámite.

MUY IMPORTANTE: No se pueden modificar inversiones y/o conceptos de gasto que yahayan sido solicitados mediante un pago parcial.

Las posibilidades de operaciones a realizar en el marco de una MAC son las siguientes:

a) Altas -siempre debemos añadir “MACn” al literal del concepto que se da de alta. Ejemplo: si se dade alta una enmalladora en el marco de la MAC2, el literal a grabar será “ENMALLADORAMAC2”-al dar de alta un socio (especialmente el socio 0), la aplicación nos carga automáticamente elCIF pero se debe cumplimentar el resto de campos (nombre, ubicación, ect). Es importante queesos datos sean exactamente igual que los que ya figuran en la aplicación. Como en MAC serealizan los cambios por pantalla y no por fichero detalle, la aplicación no depura errores, y sise deja en blanco el socio o la ubicación, se podría cerrar la solicitud en estas condiciones,pero nos va a generar problemas al cargar en el futuro el fichero de gastos y pagos.b) Bajas-para dar de baja un concepto no está permitido usar la opción de dejar los importes a 0,00euros. Se deberá usar la opción: ELIMINAR, ya que si no se da de baja de esta manera, alcargar el fichero de gastos y pagos, volverá a aparecer el concepto que se pretendía eliminaren una fila (o filas) que pueden acabar generando varios errores que nos impidan cerrar lasolicitud en plazo. Aunque el concepto queda así eliminado a estos efectos, no lo está a los decomprobación por parte de los SSTT de la limitación establecida en el artículo 16.3 del R.D1179/2018 (“Las modificaciones recogidas en la letra i), una vez hayan sido aprobadas,no podrán ser objeto de nueva modificación de inclusión o supresión durante laanualidad en curso”).Nota importante para las operaciones de altas y bajas descritas: Es muyrecomendable que la secuencia a seguir sea primero grabar las altas que se desean, ysólo una vez se comprueba por pantalla que esas altas figuran en nuestra solicitud,proceder a realizar las bajas. c) ModificacionesC.1) Variación del presupuesto aprobado de un concepto aprobado:-Este tipo de operación se reserva únicamente para cuando se necesita modificar el importeaprobado, es decir, cuando nos hayamos en el supuesto contemplado en la normativa comovariación del presupuesto de las inversiones o conceptos de gasto aprobados (en estecaso el concepto es idéntico al aprobado). La manera de proceder sería entrar al conceptodesde la pestaña “conceptos de gasto e inversiones”, pulsar el botón “ver detalle”, modificar elimporte como corresponda para adecuarlo a ese cambio de presupuesto, y pulsar el botón“guardar”. Nunca modificaremos el literal del concepto.

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- Para el resto de casos ya no nos encontraremos en el supuesto anterior puesto que setrataría de modificaciones del concepto aprobado, y/o de sus unidades y se tratarán como unanueva alta con su correspondiente baja, según los siguientes casos explicados a continuación.C.2) Modificación del concepto aprobado:Por ejemplo figura aprobado un calibrador de cuatro vías. Deseamos cambiarlo por uncalibrador de ocho vías. Procedemos dando de alta el concepto “calibrador de ocho víasMACn” y dando de baja el calibrador de cuatro vías aprobado (eliminándolo, no dejando suimporte a “0 euros”).C.3) Modificación del número de unidades aprobadas inicialmente al alza:Por ejemplo figura aprobado “envases” con una cantidad de 500 envases. Deseamos aumentarel número de unidades (100 envases más). Procedemos dando de alta el concepto “envasesMACn” y el concepto aprobado inicialmente no se modifica, de manera que en nuestro POfigurarán dos conceptos “envases” (por la cantidad de 500) y “envases MACn”(por la cantidadde 100).C.4) Modificación del número de unidades aprobadas inicialmente a la baja:Por ejemplo figura aprobado “envases” con una cantidad de 700 envases. Deseamos disminuirel número de unidades (250 envases menos). Procedemos dando de alta el concepto “envasesMACn” y el concepto aprobado inicialmente se da de baja (eliminándolo, no dejando suimporte a cero), de manera que en nuestro PO figurará un único concepto “envases MACn”(por la cantidad de 450). C.5) Modificación por altas de socios no aprobados inicialmente en actuaciones individuales yaaprobadas:Por ejemplo figura aprobado “poda” para un determinado número de socios y ubicaciones.Deseamos aumentar el número de socios con sus correspondientes ubicaciones. Procedemosdando de alta el concepto “poda MACn” y asociaremos a ese concepto las nuevas altas(nuevos socios con sus ubicaciones) y el concepto aprobado inicialmente no se modifica, demanera que en nuestro PO figurarán dos conceptos: “poda” (con los socios aprobadosinicialmente) y “poda MACn” (con los socios que se dan de alta en la MACn).C.6) Modificación por altas de ubicaciones de socios que ya figuraban inicialmente enactuaciones individuales ya aprobadas:Por ejemplo figura aprobado “poda” para un determinado número de socios y ubicaciones.Deseamos dar de alta un número determinado de ubicaciones para algún socio/s que ya figuracomo aprobado. La manera de proceder sería entrar al concepto desde la pestaña “conceptosde gasto e inversiones”, pulsar el botón “ver detalle”, y añadir, pulsando el botón “nuevo”, la/subicación/es que se desean dar de alta, añadiendo en el momento de consignar la nuevaubicación SIGPAC en la columna “observaciones” el literal “MACn”. Tras esta operación, modificaremos el importe como corresponda para adecuarlo a ese cambiode ubicaciones, y pulsamos el botón “guardar”. Nunca modificaremos el literal del concepto.C.7) Modificación por bajas de socios y/o ubicaciones aprobados inicialmente en actuacionesindividuales ya aprobadas:Por ejemplo figura aprobado “poda” para un determinado número de socios y ubicaciones.Deseamos dar de baja a un número determinado de socios o para algún socio/s que semantiene, dar de baja alguna de las ubicaciones actualmente asociadas. La manera deproceder sería entrar al concepto desde la pestaña “conceptos de gasto e inversiones”, pulsar

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el botón “ver detalle”, y eliminar, pulsando el botón “eliminar”, o bien el socio/s que se deseandar de baja (en cuyo caso simultáneamente se eliminan todas las ubicaciones asociadas a esesocio automáticamente), o bien “eliminar” las ubicaciones que se desean dar de baja. Tras esta operación, modificaremos el importe como corresponda para adecuarlo a ese cambiode socios/ubicaciones, y pulsamos el botón “guardar”. Nunca modificaremos el literal delconcepto.MUY IMPORTANTE: Como se viene indicando reiteradamente, EN CASO QUE LASALTAS SEAN SIMULTÁNEAS A BAJAS PRIMERO PROCEDER CON LAS ALTAS Y LUEGOCON LAS BAJAS)

Si los SSTT detectan cualquiera de las incidencias indicadas anteriormente, NO se puedegestionar la MAC (porque los errores no pueden subsanarse por la OPFH en este punto) ypor tanto ésta será denegada por errores de forma que impiden su trámite.

3º) Subir la documentación necesaria

La documentación que deben cargar en la aplicación es la indicada en el Anexo I.



-Memoria-Facturas proforma y Anejo 24

Si falta cualquiera de los documentos esenciales, les serán requeridos de manera urgente yno se procederá a la tramitación de la solicitud por parte de los SSTT hasta que lasolicitud haya sido completada.

4º) Contestación al requerimiento (en su caso)

Se debe contestar a todos y cada uno de los puntos en una única vez y dentro del plazoestablecido en el mismo, que comenzará a contar desde el momento que abran la notificacióncorrespondiente.

Toda la documentación aportada en contestación al requerimiento deberá seguir lanomenclatura y ubicación en carpetas que debería haber tenido originalmente según elAnexo I.

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Revisada la contestación al requerimiento por parte de los SSTT, se declararán no elegiblestodas aquellas inversiones y/o conceptos de gasto que no hayan sido subsanadassatisfactoriamente (no se volverán a requerir en un segundo oficio, ni por mail, nitelefónicamente, etc). Por lo que aconsejamos que, una vez reciban el requerimiento, en casode duda, contacten lo antes posible con sus Servicios Territoriales.

No serán admisibles ni se tendrán en cuenta en el expediente documentos ojustificaciones que no hayan sido realizadas por registro telemático en plazo. 5º) Cerrar la solicitud en la aplicación, imprimirla, firmarla (por persona con poderes) ypresentarla por registro telemáticamente.


6º) Solicitudes erróneas o que no vamos a utilizar

Aconsejamos no cerrar ninguna solicitud hasta estar seguros de que vamos a presentarla, yaque mientras permanezcan en estado “Abierta” pueden eliminarse y abrir una nueva. Con lasolicitud cerrada, el trámite se complica.

7º) Informe sobre la MAC solicitada y correo automático

Una vez se haya recibido el correo automático que la aplicación genera, es recomendable queacceda mediante el enlace previsto en la aplicación a estos efectos, para que revise elcontenido del informe sobre la MAC solicitada, para en caso de error, comunicarlo con lamayor brevedad a sus SSTT.

PLAZO de presentación extraordinario: del 1 de enero al 28 de Diciembre

MUY IMPORTANTE: Únicamente permitido para modificaciones de la Medida 6


Tanto en el caso del mes de enero (por no tener todavía aprobada la anualidad a modificar)como a partir del 25 de noviembre (por estar ya cerrada la anualidad mediante la aprobaciónde la MAC Resumen), es posible que no puedan realizar la MAC mediante la aplicaciónGESPRO.

Si se da este caso, se debe solicitar la MAC por fuera de la aplicación, mediante registrotelemático, aportando toda la documentación que figura en el Anexo I.

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En el caso del mes de enero, posteriormente, cuando la aplicación lo permita, deben procedera presentar la MAC por el procedimiento ordinario, en la aplicación GESPRO y los SSTT ledarán la fecha de la presentación por registro, para dar cobertura a las operaciones realizadashasta la fecha de la solicitud de la MAC en GESPRO. Se pueden solicitar operaciones deretirada mediante la aplicación GESPRO sin tener aprobada la anualidad, el mensaje que darála aplicación solo es informativo, permite hacer la solicitud y grabarla

Por el contrario, en el caso de encontrarnos en fecha posterior al 25 de noviembre, lagrabación en GESPRO se realizará de oficio por parte de los SSTT, en el marco de laaprobación de la MAC Resumen. O

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PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES MAC RESUMEN

PLAZO de presentación: antes del 25 de Noviembre


1º) Abrir la solicitud en la aplicación GESPRO

2º) Revisar que no hay errores manifiestos (ya que el saldo se solicita contra esta MAC)

Si es el caso, NO modificamos/solucionamos el error. Subimos un documento en el que seexplique el mismo para que sea corregido (si procede) por los SSTT durante la tramitación dela MAC Resumen.

3º) Cerrar la solicitud en la aplicación, imprimirla, firmarla (por persona con poderes) ypresentarla por registro telemáticamente.


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PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES DE SALDOS

PLAZO: antes del 15 de Febrero


1º) Abrir la solicitud en GESPRO

No debemos abrir la solicitud antes de tener la resolución de la MAC-Resumen, especialmentesi se han realizado modificaciones de retiradas o rectificaciones de cualquier otro importe conposterioridad a la misma.

2º) Generar el fichero csv desde la opción “generar en función del PO aprobado”

Una vez generado, nunca se deben modificar las columnas con datos ya precargados(columnas de la A a la J y de la AA a la AS), que son los datos APROBADOS. Si se detecta cualquier error, no se debe hacer ninguna corrección. Se explica en elcampo de observaciones y en su caso, se sube un documento explicativo en la pestañade documentación específica, dentro de la actuación correspondiente, mediante elbotón “Otra documentación”.-Las únicas operaciones posibles sobre los datos precargados y que además sonobligatorias son:a) Eliminar del fichero detalle:

-gastos que no queremos solicitar-gastos ya solicitados con anterioridad en un pago parcial (*)-gastos de la medida 6 (que se solicitan desde el módulo de gestión de crisis y no

por fichero detalle).

(*) Muy importante: también se deben eliminar los gastos solicitados que no se hayancobrado por haber resultado no elegibles, ya que GESPRO los tiene en cuenta comoparte de la solicitud.b) Duplicar las filas para los casos en que tengamos más de una factura o más de unjustificante de pago para un mismo bien o servicio. En este caso, tampoco se debemodificar ninguno de los datos precargados.Si estamos en este caso, al duplicar las filas no debe alterarse el orden que teníanoriginalmente, es decir, cada fila duplicada estará detrás de su original. No se puede duplicaren bloque.

3º) Cumplimentar el fichero de gastos y pagos

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NOTA SOBRE VALIDACIONES E INCIDENCIAS EN LAS SOLICITUDES DE PAGO

Los datos precargados corresponden a un CONCEPTO (Columna F) aprobado para unSOCIO/S (Columna AA) y una UBICACIÓN/ES (Columnas de AE a AR). Ninguno de ellospuede ser modificado en el fichero de gastos y pagos.

A partir de ahí, tendremos una serie de facturas correspondientes a bienes o servicios(filas del fichero de gastos y pagos) dentro de un mismo concepto aprobado (columnaF), que se detallarán cumplimentando las columnas de la V a la Z, siendo la columna V(Nº Identificación) la columna clave. Lo más importante es asignar el valor correcto a lacolumna V:a) Si tenemos un único bien o servicio (fila del fichero de gastos y pagos) para unmismo concepto (columna F), V será igual a K.b) Si tenemos un único bien o servicio para un mismo concepto pero hemos duplicadola fila porque tenemos 2 o más facturas para ese bien o servicio, V será distinta paracada una de las facturas, ya que GESPRO suma los importes solicitados en Z paraaquellos que tienen un nº de identificación (columna V) distinto. c) Si tenemos varios bienes o servicios para socios distintos (columna AA) dentro delmismo concepto (columna F), la aplicación no permite tener el mismo valor en V parael mismo concepto y distinto socio por lo que tendremos que poner un V distinto porcada socio que se repetirá tantas veces como ubicaciones tenga aprobadas dichosocio. d) Si en cualquiera de los casos anteriores, se ha duplicado la fila por haberse pagadouna factura con más de un justificante de pago, las consideraciones para la columna Vno cambian, siendo AT (Identificador del pago) el campo que deberá tener un valordistinto. e) Para casos en que no haya factura por tratarse de un tanto alzado, pero en los quedebemos solicitar el importe para cada bien o servicio, V será distinto para cada unode ellos. A modo de resumen, socios distintos siempre tendrán un valor en V distinto y facturasdiferentes siempre tendrán un valor en V distinto.

- Si se va a solicitar un importe que se justifica con varias facturas, a la hora detrasladar los datos al fichero de gastos y pagos, no se puede asignar el importe a unade ellas, y dejar el importe del resto a cero euros.

- Muy importante: consideraciones sobre las facturas ejecutadas en anualidadesanteriores (periodificadas):

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La aplicación se ha actualizado de manera que ya si se marca la opción “pago diferido”ya no se produce la incidencia al respecto de la fecha de la factura/pago, luego sedebe de consignar en el fichero la fecha real.

- En caso de facturas negativas, se solicitará el importe ya compensado (la diferenciaentre ellas) y se escanearán en un único documento como si se tratase de una únicafactura, explicando dicha circunstancia en el campo de observaciones.

4º) Cargar en GESPRO el fichero de gastos y pagos

5º) Subir el fichero de socios y el fichero de aportaciones

Se deben subir estos dos ficheros SIEMPRE, en todos los casos, independientemente del tipode aportaciones que tengamos (socios/OP/mixto). Si no se sube el fichero de socios, laaplicación no puede leer el de aportaciones y si no lo lee o no se ha subido este último, laaplicación calcula pago cero. Si solo tenemos aportaciones de la propia OP, se las imputaremos en dicho fichero al socio 0.

6º) Validar la solicitud

Es muy importante hacerlo antes de continuar, pues la corrección de la mayoría de incidenciasque no nos permitirán cerrar la solicitud requieren subir un nuevo fichero con las correccionesy cada vez que subimos un nuevo fichero de gastos y pagos, perdemos toda la documentaciónque hayamos subido a la aplicación GESPRO.

- Tipos de incidencias

En muchos de los casos, las incidencias que aparecen pueden ser consecuencia de otraincidencia distinta. Por lo tanto es muy importante empezar por resolver la incidenciaque está generando las demás y volver a validar:a) Grupo de incidencias 79-80-84-88: debemos empezar por resolver la 79 b) Grupo de incidencias 17-18-92: debemos empezar por resolver la 17. Si al volver avalidar sigue apareciendo la incidencia 18, estaremos seguros que no está apareciendopor el concepto sino por la ubicación y si sigue apareciendo la 92, estará apareciendopor el socio. (Para este grupo de incidencias ver punto 3º de este documento)c) Grupo de incidencias 54-57: subir el fichero de socios en la pestaña correspondientede la solicitud (no sirve con haber cargado el fichero de socios en el módulo de sociosde GESPRO), y volver a validar

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7º) Subir la documentación a la aplicación GESPRO (insistimos, no hacerlo hasta tener todas lasincidencias corregidas)

a) Generalb) Específica

Hay que subir todos los documentos relacionados en GESPRO. Si alguno de ellos no procede,se debe subir un documento explicando que no procede y el motivo.Es muy importante dar a los documentos nombres breves e intuitivos: Balances contables,Titularidad cuenta, Anejo 35, Cuenta aportaciones socios, Declaración aportaciones, Informeauditor, Anejo 29, Anejo 7 actual, Inscripción REA, Listado contribuciones socios, Extractobancario, Domiciliación bancaria, Poderes solicitante, Justificantes aportaciones, Memoriaactuación justificativa, etc.

Si queremos subir algún documento que no está relacionado en GESPRO, se debe subir a losespacios denominados “Otra documentación” que figuran para cada una de las medidas endocumentación específica.

8º) Subir las facturas (acompañadas de las tres facturas proforma ) y justificantes de pago a laaplicación GESPRO

- Las facturas (aunque sean electrónicas) deben estar invalidadas.

- Cada factura debe escanearse junto con las tres facturas proforma presentadas en fase deaprobación y lo más importante, si se ha vuelto a moderar el coste, deben escanearse lasúltimas, coincidentes con el importe aprobado finalmente para la inversión y/o concepto degasto. - Tanto las facturas como los justificantes de pago deben estar nombradas como se indica enlas guías y el nombre del pdf de las facturas y/o justificantes DEBE coincidir con elnombre dado en el fichero de Gastos y Pagos.

Es muy importante seguir la secuencia indicada en las guías a la hora de, una vez creados losdocumentos factura y justificante, comprimir la carpeta y cargarla. Se hará utilizando lasiguiente rutina: seleccionamos todas las facturas (ídem para los justificantes), botón derecho,enviar a ”carpeta comprimida (en zip)”. Cualquier otro método que se use, aunque su resultadosea una carpeta comprimida .zip no nos asegura una correcta descarga de los documentospara su visualización y/o consulta.

- Casos particulares de actuaciones que no se justifican mediante factura:

a) gastos de personal: se deben subir (tanto como factura como justificante de pago) lasnóminas (los Anejos 33, partes de trabajo y documentos SLD están relacionados y debensubirse en documentación específica)

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b) gastos generales y cualquier otra actuación que no requiere de factura para su justificación:se debe subir el justificante del cargo en la cuenta exclusiva o en el caso de informe deauditor, la página del informe que hace referencia a este aspecto (tanto como factura comojustificante de pago).

c) retiradas: no se debe subir ninguna documentación relacionada con las retiradas, ya quetoda ella debe obrar en el módulo de gestión de crisis, a excepción del Anejo 14 que estárelacionado y debe subirse en documentación específica. Recordar, que no se aprobarán losgastos de transporte de ninguna operación de retirada con destino a distribución gratuita en laque no se haya aportado la justificación de dicho gasto.



-Memoria de actuación justificativa (ver anexo II)-Informe de auditor-Facturas: no están en la aplicación GESPRO o no las encuentra (porque

no se han nombraron o comprimido como se ha indicado)-Están las facturas, pero no han escaneado las TRES proformas que las

deben acompañar-Fichero de socios y fichero de aportaciones (si no está el de socios, la aplicación no lee el de las aportaciones y si no lee el de aportaciones o

no está, la aplicación da pago cero en el cálculo de la ayuda)

Si falta cualquiera de los documentos esenciales, les serán requeridos de manerainmediata y no se procederá a la tramitación de la solicitud por parte de los SSTT hastaque la solicitud haya sido completada.

9º) En caso de solicitar conceptos de gasto incluidos en la Medida 6: únicamente se debeentrar en la pestaña “Gestión de crisis” y seleccionar las operaciones de retirada que se quieranincluir en la solicitud.

Si algún dato/importe no coincide, se sube un documento indicando dicha circunstancia queserá valorado y tenido en cuenta (en su caso) durante la tramitación de la solicitud por losSSTT.

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Si alguna operación de retirada no figura en la relación de operaciones que se pueden incluiren la solicitud, no se debe grabar/incluir manualmente, se sube un documento indicando dichacircunstancia (que se quiere solicitar la operación pero un problema de la aplicación lo impide)que será valorado y tenido en cuenta (en su caso) durante la tramitación de la solicitud por losSSTT.

En el caso que incluir todas las operaciones realizadas implique superar el importe aprobado,actuando sobre la celda de los kilogramos y no sobre ninguna otra, se debe ajustar alguna (oalgunas) de las operaciones de retirada hasta conseguir no superar ese importe límite.

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PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES DE PAGOS PARCIALES

PLAZO: hasta el 31 de octubre


El mismo que para solicitar un saldo con las siguientes consideraciones:

1) Deben haber realizado las aportaciones correspondientes a la ayuda solicitada en el pagoparcial.

2) No se deben solicitar inversiones y/o conceptos de gasto que:-correspondan a anticipos de inversiones y/o conceptos de gasto no pagados en su

totalidad-aun estando totalmente ejecutadas y pagadas, no cuenten con toda la documentación justificativa necesaria (por ejemplo licencias o inscripciones en registros oficiales)

3) Hay que tener en cuenta que cuando solicitamos un pago parcial, lo hacemos sobreinversiones y/o conceptos de gasto definitivamente aprobados. Es decir, que si por ejemplotenemos aprobada la MAC2 y solicitada la MAC3, únicamente podemos solicitar inversiones y/o conceptos de gasto de la MAC2 y no podemos solicitar ninguno de la MAC3 (ya que aunqueya esté solicitada, todavía no ha sido aprobada).

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ANEXO I

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NUEVO PROGRAMA OPERATIVO MANCO MACDOCUMENTACIÓN PO DOC ANUALIDADES DOC ANUALIDADES DOCUMENTACIÓN PO DOC ANUALIDADES

202nDOCPOGRAL 202nANEJOSANUALIDAD 202nANEJOSANUALIDAD 202nDOCGRALMACn 202nINFORMEMACnEn todos los casos: En todos los casos: En todos los casos: En todos los casos: En todos los casos:-Poderes del firmante -Anejo 3 -Anejo 3 -CertificadoaprobaciónMACn -MemoriaMACn (Anejo 31)-CIF -Anejo 4 (+difusión) (+acta) -Anejo 4 (+difusión) (+acta) (Anejo 4.1 + difusión + acta) -Anejo 24MACn-Resolución Reconocimient -Anejo 24 -Anejo 24 -CertificadodelegaciónMACn -Anejo 36MACn-Domiciliación bancaria -Anejo 36 -Anejo 36 En su caso: En su caso:

202nANEJOSPOGRAL En su caso: En su caso: -InformefinanciaciónMACn -Anejo 34MACnEn todos los casos: -Anejo 21 -Anejo 21 -InformegestiónMACn -Anejo 14.1MACn-Anejo 2 -Anejo 34 -Anejo 34 -DocnoinicioMACn

202nDOCVPC 202nDOCVPC 202nDOCESPECIFMACnEn todos los casos: En todos los casos: En su caso:-Aprobación periodo contable -Aprobación periodo contable -FacturasMACn n_n_s-Anejo 7 -Anejo 7 -DocadicionalMACn n_n_s-Balance sumas y saldos 6 y 7 -Balance sumas y saldos 6 y 7 En caso de inversión ind:-Explicación adicional Anejo 7 -Explicación adicional Anejo 7 -Anejos3.1_MACn n_n_sEn su caso: En su caso: -Anejo 39_MACn n_n_s-Anejo 7.1 -Anejo 7.1 En caso de personal:-202nDOCVPCAOP -202nDOCVPCAOP -A30 + cualif. + organig.

202nMEMORIAPROG 202nMEMORIAPROGEn todos los casos: En todos los casos:-Memoria (Anejo 31) -Memoria (Anejo 31)

202nDOCESPECIFICAn_n_n 202nDOCESPECIFICAn_n_nEn su caso: En su caso:-Facturas202n n_n_n_s -Facturas202n n_n_n_s-Docadicional202n n_n_n -Docadicional202n n_n_nEn caso de inversión individual: En caso de inversión individual: MAC RESUMEN-Anejos3.1_202n n_n_n_s -Anejos3.1_202n n_n_n_s DOC ANUALIDADES-Anejo 39_202n n_n_n_s -Anejo 39_202n n_n_n_s 202nDOCMACRESUMENEn caso de personal: En caso de personal: En su caso:-A30 + cualificación + organigrama -A30 + cualificación + organigrama -DeclaraciónMACResumen

202nDOCGESTCRISIS 202nDOCGESTCRISISEn todos los casos: En todos los casos:-Anejo 10 -Anejo 10-Anejo 14.1 -Anejo 14.1

ANEXO II

CUENTA JUSTIFICATIVA PARA PAGOS PARCIALES Y SALDOS DE LOS PROGRAMASOPERATIVOS

La cuenta justificativa tanto para pagos parciales como para saldos, estarácompuesta por dos memorias: memoria de actuación justificativa y memoriaeconómica.

I) Memoria de actuación justificativa.

Esta memoria debe justificar el cumplimiento del programa operativo ejecutado conrespecto del aprobado. Debe incluir:

a) un cuadro comparativo entre las actividades realizadas y las aprobadas

b) el informe anual establecido en el artículo 21 del Reglamento de Ejecución (UE) 2017/892 de la Comisión. El informe anual se referirá a:

• Programa operativo ejecutado durante el año por el que solicita la ayuda.

• Resumen de las principales modificaciones en la aprobación del programa.

• Diferencias entre la ayuda que estaba previsto solicitar antes de las modificaciones yla que finalmente se ha solicitado.

• Un resumen de los principales problemas encontrados en la gestión del programa yde las medidas adoptadas para garantizar la calidad y eficacia en su ejecución.

• Garantías adoptadas para proteger el medioambiente por inversiones queprobablemente incrementen la presión sobre él.

c) Además de los puntos a) y b) en el penúltimo año, un Informe (que yano se denomina INTERMEDIO en la nueva normativa), en el que se deberáindicar el grado en que se han alcanzado los objetivos, así como losfactores que hayan contribuido al éxito o fracaso de la ejecución delprograma y la forma en que dichos factores se tuvieron en cuenta en elprograma en curso o se tendrán en cuenta en el siguiente.

d) En la solicitud de saldo o ayuda total del último año de ejecución del programa se deberá incluir un informe final en el que figuren todos

los conceptos realizados a lo largo del programa y los objetivos perseguidos, reflejando la situación de la OPFH al final de su programa.

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El informe anual se deberá completar con la carga en la aplicación informática SOFYHtoda la información requerida. Esta introducción de los datos se deberá realizar entreel 1 y el 15 del mes de febrero en que termina el plazo para presentar la solicitud desaldo o ayuda total. Esta información incluye una serie de indicadores:

• Indicadores anuales: indicadores comunes de base e indicadores de recursos(los indicadores de recursos también se llaman indicadores financieros oindicadores comunes relativos a la ejecución financiera). Aquellas OPFH quepresenten sus solicitudes de ayuda por medio de la aplicación GESPRO, noestarán obligadas a introducir los indicadores de recursos en SOFYH, ambasaplicaciones compartirán esta información.

• Indicadores a rellenar los dos últimos años del programa: indicadorescomunes de ejecución, indicadores comunes de resultados e indicadorescomunes de impacto. En caso de que alguno de estos indicadores (ejecución) sebasen en los indicadores de recursos (por tanto, cuya información ya está enGESPRO), se podrán introducir en SOFYH una vez se hayan sincronizado losindicadores de recursos contenidos en GESPRO (por ahora no está aúnimplementada), incluso si esa fecha es posterior al 15 de febrero.

Para el caso de pago parcial, el contenido de la memoria de actuación justificativade las solicitudes de pago parcial tendrá un alcance limitado a la explicación de losconceptos ejecutados en comparación con los que tenía aprobados porque en muchoscasos no tendrá sentido esta comparación.

II) Memoria económica.

Sólo a los efectos de su conocimiento, esta parte de la cuenta justificativa laconstituyen los documentos y datos que se citan a continuación y que se cargan en laaplicación GESPRO, por lo que no se deberá elaborar un documento memoriaeconómica propiamente dicho.

Así, esta memoria económica la constituye:

a. Valor de la producción comercializada.

Comunicación del VPC

b. Contribuciones financieras al fondo operativo.

Comunicación relativa al fondo operativo:

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Contenido mínimo en caso de cuenta única:

• Extracto bancario

• Relación de las aportaciones al fondo operativo.

Contenido mínimo en caso de cuentas auditadas:

• Informe del auditor sobre la gestión del fondo operativo.

c. Inversiones y conceptos de gasto ejecutados.

Una relación informatizada de las inversiones o conceptos de gasto ejecutados,(esta relación corresponde con el fichero de GESPRO gastos y pagos.)

Copia de las facturas o documentos de valor probatorio equivalente (

d. Gastos relativos a la prevención y gestión de crisis.

Al utilizar GESPRO estas operaciones quedarán justificadas y disponibles paraincluir en las solicitudes de ayuda cuando se hayan terminado de tramitar en elmódulo correspondiente (estado: 4 notificación aprobada), sin necesidad de queexista dicha justificación.

e. Relación de miembros productores que se han dado de baja

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ACLARACIONES SOBRE EL TRÁMITE DE GASTOS INCLUIDOS DENTRO DE LAMEDIDA 6 DE LOS PROGRAMAS OPERATIVOS

Para el trámite de los gastos relacionados con las operaciones de gestión de crisis,incluidas en la medida 6 de su Programas Operativos, indicar que en el módulo degestión de crisis de la aplicación GESPRO por el que tramitan sus notificaciones, seestán implementando una serie de mejoras, relacionadas con la fiabilidad y seguridadde los datos que se consignan en las mismas.

Estas modificaciones afectan fundamentalmente a:

- en caso de distribución gratuita: la cifra consignada en la casilla "Media Trienal delvolumen comercializado de todos los productos reconocidos"- en caso de otros destinos distintos de la distribución gratuita: las cifras consignadasen la casilla "Media del volumen comercializado del producto en los tres añosanteriores", en la casilla "% volumen retirado año n- 1" y en la casilla "% volumenretirado año n-2".

Estas casillas, son actualmente editables, y por tanto susceptibles de modificación en laprimera y/o cada una de las operaciones de retirada notificadas, lo que conlleva esainseguridad y falta de fiabilidad anteriormente comentada.

Además, en la actualidad, la aplicación permite el cierre de una notificación sin quealguna de estas casillas esté informada. En un futuro próximo, dichas casillas ya noserán editables, y además, en su caso, la falta de datos de la Media Trienal impedirá elcierre de la notificación, es decir, la notificación efectiva de esa operación.

Mientras esa utilidad se implementa definitivamente, se debe conocer que por partedel órgano gestor, existirá un control de todas las notificaciones, de manera que si seadvierte una modificación de las cifras que obran ya en la aplicación, o la ausencia dealguna de ellas, la notificación cerrada se dará por no válida, rechazándose, y debiendopor tanto la OP, si desea efectuar la operación, volver a notificarla con los datoscorrectamente cumplimentados.

Del mismo modo, para distribución gratuita, en su caso, la ausencia de documentaciónjustificativa del gasto de transporte en el que haya incurrido la OPFH, resultará en laaprobación de la operación de retirada sin la inclusión de dicho gasto.

Recordar a estos efectos, que a pesar que la reglamentación denomina a esta media,media trienal, se debe adoptar el ejercicio contable de la OP como unidad temporal en

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la que se desarrolla el ciclo económico anual de la organización de productores, y este,podrá o no coincidir con el año natural. Para facilitar la comprensión de este concepto,se plantea el supuesto de una OP que presenta su solicitud antes del 15 de septiembredel año "n" (para la anualidad "n+1" de su PO). Si para dicho PO, el último ejerciciocontable cerrado y aprobado (el que se usa para el VPC) es su ejercicio" n-2/n-1", lostres ejercicios a considerar para la imputación de la cifra de la media trienal serán: " n-4/n-3" " n-3/n-2" " n-2/n-1". Es decir, los Kg comercializados cuyos importes de ventasfiguren en esas tres contabilidades cerradas y aprobadas, serán los que se trasladen ala casilla correspondiente. (Aunque en el pasado, para OP que a 15 de septiembretenían un ejercicio prácticamente cerrado, se aceptaba que estimaran los Kg en base aese ejercicio aún incompleto con la posibilidad de confirmarlo/modificarlo terminado elaño "n", se elimina esa opción porque en la práctica conducía a errores queperjudicaban en último término a los Kg que esa OP tenían como límite real pararetirar).La referida media trienal debe ser coincidente con la calculada y declarada en elcorrespondiente Anejo 14.1 presentado junto con su solicitud inicial y/o demodificación de su PO.

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documento Único para tramitaciÓn de los programas …

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