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DOCUMENTO GUÍA UTZ SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN (Versión 1.0, Agosto 2016)
Guía acerca del Sistema Interno de Gestión. Esta guía es aplicable a todos los productos UTZ. Está
relacionada con el Código de Conducta General para certificación de grupos y multi-grupos (versión
1.1).
Este documento guía es parte de una serie de documentos diseñados para ayudar con la
implementación de temas específicos dentro del Código de Conducta General UTZ. Este documento
está diseñado para que lo usen los grupos de productores y los asistentes técnicos que los apoyan en el
proceso de certificación.
Garantizar el cumplimiento del Código UTZ por los grupos.
Generar información para la toma de decisiones relacionadas a la gestión del grupo.
Demostrar mejora continua.
Evaluación de riesgos para asegurar el enfoque.
© UTZ Version 1.0 Agosto 2016 2
CONTENIDOS
SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN – INTRODUCCIÓN .................................... 3
LA ESTRUCTURA DE UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN ........................... 4
PARTE I: ESTABLECIMIENTO DE UN SIG – 10 ELEMENTOS .......................... 6
PREPARACIÓN ............................................................................................ 6
1. ASIGNAR RESPONSABILIDAD AL SIG............................................... 6
2. REALIZAR UNA EVALUACIÓN DE RIESGOS .................................... 7
3. DESARROLLAR UN PLAN DE GESTIÓN DEL GRUPO EN BUSCA DE
LA MEJORA CONTINUA ............................................................................. 7
4. DEFINIR LA NORMA INTERNA (NO ES OBLIGATORIA) .................. 8
5. PLANIFICAR Y OFRECER CAPACITACIÓN AL PERSONAL ............ 8
6. REGISTRO, FIRMA DE CONTRATOS Y MAPEO ................................ 8
7. CAPACITACIÓN A PRODUCTORES ............................................... 11
8. GARANTIZAR LA TRAZABILIDAD Y EL MANEJO TRANSPARENTE
DE LOS PAGOS Y LAS PRIMAS ................................................................ 11
9. REALIZACIÓN DE INSPECCIONES INTERNAS ................................ 12
10. REALIZACIÓN DE UNA AUTO-EVALUACIÓN ............................ 13
PARTE II –MÁS ACERCA DE LOS ELEMENTOS ........................................... 16
1. FUNCIONES Y ROLES DE LAS PERSONAS A CARGO DEL SIG .... 16
2. GESTIÓN DE RIESGOS ........................................................................... 19
3 PLAN DE GESTIÓN DEL GRUPO ........................................................... 20
4 LA NORMA INTERNA ............................................................................. 22
5 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL ......................................................... 22
6 REGISTRO, FIRMA DE CONTRATOS Y MAPEO ................................... 22
7 CAPACITACIÓN DE PRODUCTORES .................................................. 23
8. TRAZABILIDAD Y EL MANEJO TRANSPARENTE DE PAGOS Y PRIMAS
..................................................................................................................... 24
9 INSPECCIÓN INTERNA ........................................................................... 26
10 AUTO-EVALUACIÓN ............................................................................ 28
ANEXOS .......................................................................................................... 29
ANEXO 1: UN CICLO DE GESTIÓN PARA EL MEJORAMIENTO
PERMANENTE ............................................................................................. 30
ANEXO 2 – EJEMPLO DE CONTRATO ENTRE EL GRUPO Y EL
MIEMBRO DEL GRUPO ............................................................................. 31
ANEXO 3 –EJEMPLO DE UN MAPA RESUMEN ...................................... 32
ANEXO 4: DECLARACIÓN DE CONFLICTO DE INTERESES ..................... 33
ANEXO 5: RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
REQUERIDOS .............................................................................................. 34
ANEXO 6: RESUMEN DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA EL
MANEJO DE INFORMACIÓN .................................................................. 37
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
3
SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN – INTRODUCCIÓN Un SIG es un sistema de procedimientos e información documentados establecido para posibilitar la eficiente organización y gestión de un grupo de agricultores y garantizar el cumplimiento con el Código de Conducta UTZ. La información recolectada ofrece evidencia para la certificación y
ayuda a la administración a mejorar el desempeño del grupo.
El establecimiento de un SIG es un requisito obligatorio para los
grupos de productores que buscan su certificación. Un SIG bien
manejado permite al grupo organizarse, medir los resultados,
manejar procesos y lograr mejoras para los agricultores tales como
mayor productividad, agricultura sostenible y menos problemas de
salud. También permite al grupo comunicarse y negociar con los
compradores de manera efectiva y brindarles la información que
necesitan como los resultados de las inversiones (por ej. impacto de
la capacitación).
El objetivo de esta guía es:
Ofrecer un perspectiva general clara de un sistema interno de
gestión, incluyendo su contenido y estructura
Explicar los elementos necesarios para establecer un SIG
Explicar los requisitos del Código de Conducta en relación con
el SIG
Esta guía es de asesoría, no prescriptiva y un SIG puede ser
diseñado para reflejar factores como los sistemas de producción del
grupo, la cultura local y la experiencia de gestión. Sin embargo,
cada SIG debe brindar la evidencia requerida por el Código UTZ.
Esta guía aplica a todos los productos UTZ. Se refiere al Código de
Conducta General para grupos, versión 1.1.
¿Para quién es esta guía?
Está dirigida a administradores y personal a cargo de un SIG en un
grupo de agricultores. Esta guía puede usarse para prepararse para
la certificación, mejorar la gestión y mejorar el rendimiento del
grupo. Este documento también puede ser útil para los
capacitadores y asesores (consultores) de un grupo.
Esta guía consta de dos partes:
La parte I da un bosquejo de los elementos necesarios para
establecer un SIG. Se presentan los requisitos del Código y la
documentación requerida.
La parte II ofrece más detalles de los elementos claves y las
potenciales dificultades.
Es uno de una serie de documentos diseñados para apoyar a los
miembros de UTZ y a aquellas personas que buscan obtener la
certificación del Código de Conducta UTZ. A veces se hace
referencia a otros documentos guía que se pueden descargar del
sitio de Internet de UTZ.
Cualquier comentario o retroalimentación sobre este documento se
debe hacer por medio del sistema de quejas de UTZ en el sitio:
www.utz.org
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LA ESTRUCTURA DE UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
Un ciclo para la mejora continua (Anexo 1)
El SIG está estructurado de la siguiente manera:
1. El punto de inicio es el Código de Conducta UTZ (en casos de
multi-certificación, el Código UTZ se combinará con otras
normas).
2. La parte central del SIG es el plan de gestión del grupo, que
incluye la evaluación de riesgos y la inspección interna,
ambas obligatorias. A los productores se les inspecciona
anualmente, lo que genera información sobre el estatus de
los miembros del grupo y el avance del grupo dentro del
programa UTZ.
3. Se establece una base de datos para guardar información
sobre los productores y sus fincas. La información puede ser
obtenida en copias en papel, hojas electrónicas de Excel o
usando otro programa de computación.
4. Se realiza un análisis y evaluación de la información sobre el
desempeño de los productores. También se evalúan la
efectividad de la capacitación y de la mitigación de riesgos
posterior a la evaluación de riesgos.
5. El resultado de la evaluación de información se usa para
revisar cómo se está evaluando y manejando el riesgo; si la
capacitación está cumpliendo sus objetivos y si los miembros
del grupo están cumpliendo con el Código.
6. La información y las percepciones obtenidas se
retroalimentan al Sistema y el plan de gestión se actualiza
según sea necesario.
6. Revisión de riesgos, revisión
de entrenamientos, etc
1. Código General
de Conducta de UTZ
2.
2. Plan de Manejo
3. Implementación
4. Base de datos /
Información
5. Análisis de
datos y evaluación
7. Retroalimentación y ajuste de
procedimientos y plan de acción
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
5
ES BUENO SABER CUADRO 1
Sistema interno de control es el nombre utilizado anteriormente para describir un SIG. Los dos
términos se refieren a un sistema similar, no obstante, un ‘sistema interno de control’ refleja un
enfoque más cooperativo de grupo y la importancia de lograr objetivos y trabajar hacia la mejora.
GRUPOS DE PRODUCTORES
Pequeños agricultores que tienen sistemas agrícolas similares, en un medio ambiente similar. Estos
grupos pueden distinguirse por tipo:
Grupo de agricultores (por ejemplo, cooperativa o asociación), manejado por un gerente general
y su personal y junta electa. El grupo es el titular del certificado.
Grupo dirigido por comerciantes donde la empresa ha firmado acuerdos con los miembros del
grupo, maneja el SIG y es el titular del certificado.
Grupo de agricultores – vinculado a la empresa donde una cooperativa o asociación tiene una
estrecha relación de plazo más largo con una empresa comercializadora. En este caso la empresa
apoya activamente al grupo y al SIG, pero el grupo es el titular del certificado.
CERTIFICACIÓN DE GRUPO
Exigido donde los productores cultivan de forma similar en un ambiente parecido porque no es
económico para un auditor externo inspeccionar a todos los productores individualmente. Se
requiere de un SIG efectivo de buen funcionamiento para garantizar la mejora continua y que el
producto comprado sea obtenido sólo de los miembros que cumplen con la Norma.
MULTI-CERTIFICACIÓN
Muchos grupos son certificados en más de una norma. Además de la certificación en UTZ, los
grupos también pueden ser certificados en normas como la de la Rainforest Alliance, Fairtrade
(Comercio Justo) y orgánico. La mayoría de estas normas exigen que haya un SIG establecido y
todas las normas requieren que se presenten documentos e información para probar que el grupo
está manejado correctamente.
ES BUENO SABER CUADRO 2
Una persona es competente para una función si él o ella tienen el conocimiento y experiencia
correctos, domina las destrezas correctas y tiene la actitud correcta requerida para esta función.
Conflicto de intereses
La persona que realiza la inspección debe ser objetiva y neutral. Si se le pide inspeccionar la finca
de un familiar o alguien con quien tenga una relación cercana, será difícil que se mantenga neutral
– los intereses profesionales podrían entrar en conflicto con los intereses personales.
Comunicarse y seleccionar una entidad certificadora
En la fase de inicio del programa, le recomendamos contactarse con las Entidades Certificadoras
(ECs) y seleccionar la que es correcta para su grupo. Visite el sitio de UTZ para encontrar ECs que
estén activas en su región. Pregunte a la Entidad Certificadora sobre el proceso de auditoría y
certificación. Esto aclarará las expectativas y evitará malos entendidos.
La administración del grupo también debe leer y comprender el Protocolo de Certificación UTZ (el
cual se puede ver en el sitio de Internet de UTZ).
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PARTE I: ESTABLECIMIENTO DE UN SIG – 10 ELEMENTOS
Un Sistema Interno de Gestión (SIG) está conformado por diez elementos. Se brindan los enlaces para los requisitos del Código y la documentación requerida. La documentación mencionada es obligatoria del año 1 en adelante a menos que se establezca algo diferente.
En la Parte II de este documento se puede encontrar más
información sobre elementos más complejos. El orden de colocar los
elementos puede variar. Se recomienda atención detallada a todos
los elementos.
PREPARACIÓN Como preparación, usted debe leer:
El Protocolo UTZ, y el Código de Conducta General para Grupos,
versión 1.1
El Módulo del Código de Conducto correspondiente al cultivo
Este documento guía para el SIG
1. ASIGNAR RESPONSABILIDAD AL SIG
La administración del grupo debe asignar la responsabilidad de
tareas claves. Todas las responsabilidades esenciales – que el
Código exige – se describen en el punto de control G.A.7.
Para cada bloque del Código, se debe nombrar a una persona o
comité competente. Se puede asignar la responsabilidad de varios
asuntos a una persona o comité.
Documentos:
Cuadro organizativo que define las responsabilidades del
personal dentro del grupo (G.A.6)
Lista del personal indicando los nombres, la fecha de
nacimiento, las descripciones del puesto (tareas y
responsabilidades) (G.A.5)
Contratos entre el personal y el SIG con la fecha de nacimiento
y el nivel de salario pagado a cada empleado (G.A.5)
Declaración de conflicto de intereses firmada por todo el
personal del SIG (G.A.13)
Para mayor detalle: Parte II, en la página 16
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
7
2. REALIZAR UNA EVALUACIÓN DE RIESGOS La evaluación de riesgos valora la situación actual del grupo de
agricultores para identificar riesgos que podrían obstaculizar el
cumplimiento con el Código de Conducta. Identifica cualquier
problema que pueda tener un impacto negativo en la capacidad
del grupo para cumplir con las metas de UTZ de tener mejores
cultivos, mejores ingresos y mejor medio ambiente. La evaluación
de riesgos permite al grupo enfocarse en las metas más importantes
y trabajar de manera efectiva.
Se realiza una evaluación de riesgos anualmente. Al final de la
temporada se monitorean y evalúan los riesgos y el plan de gestión
se ajusta consecuentemente.
Documentos:
Documento de evaluación de riesgos (G.A.16) (Requisito del año 2)
Plan de gestión del grupo (G.A.17)
Para ver más: Parte II, Gestión de Riesgos en la página 19
3. DESARROLLAR UN PLAN DE GESTIÓN DEL GRUPO EN BUSCA DE LA MEJORA CONTINUA
El plan de gestión del grupo es un plan de tres años que reúne todas
las actividades que la evaluación de riesgos ha identificado como
prioridades, las cuales serán implementadas a la par de otras
actividades regulares. El plan es el núcleo del SIG ya que influye en
todas las actividades y en el uso de recursos financieros y otros
recursos. Se actualiza cada año.
Para ver más: Parte II, Plan de gestión del grupo en la página 20
Documentos:
Plan de gestión del grupo (G.A.17) (año 3)
LO QUE DICE EL CÓDIGO
G.A. 7
Se designa una persona o varias personas o un comité
responsable de lo siguiente:
Bloque A) Administración
Bloque B) Prácticas agrícolas
Bloque C) Condiciones laborales
Bloque D) Ambiente
La(s) persona(s) responsable(s) o el comité son competentes,
conocedores del tema y accesibles a los miembros del grupo y
al personal del grupo.
LO QUE DICE EL CÓDIGO
G.A. 17
Se prepara un plan de manejo a tres años que incluye acciones
para tratar todos los temas relevantes de la evaluación del
riesgo. Las acciones son implementadas y documentadas.
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4. DEFINIR LA NORMA INTERNA (NO ES OBLIGATORIA) La norma interna es una guía para los productores y para aquellas
personas que participan en el procesamiento mostrándoles lo que
se espera de ellos para cumplir con los criterios del Código. Se debe
informar a todos los productores sobre la norma interna y lo qué
significa. Se debe brindar en el idioma local con ilustraciones para
ayudar a los miembros que puedan ser analfabetos.
Aunque una noma interna no es obligatoria, es importante
documentar lo que espera el grupo de sus miembros para cumplir
con el código.
Para ver más: Parte II, Norma interna en la página 22
5. PLANIFICAR Y OFRECER CAPACITACIÓN AL PERSONAL El personal del grupo y el del SIG necesitan recibir capacitación
regularmente. En el Código (G.A.18) se provee un progama
detallando los temas. El personal también debe recibir
capacitación en evaluación de riesgos.
Los planes de capacitación se basan en los temas prioritarios
derivados de la evaluación de riesgos e incluídos en el plan de
gestión del grupo.
Documentos:
Plan de capacitaciones (G.A.18) – como parte del plan de
gestión del grupo
Registros de capacitación (G.A.18)
Listas de asistencia del personal (G.A.18)
6. REGISTRO, FIRMA DE CONTRATOS Y MAPEO
Registro Los productores que están interesados en la certificación se
registran (G.A.8) y reciben capacitación sobre el Código de
Conducta UTZ. En esta etapa la norma interna se puede presentar y
explicar.
LO QUE DICE EL CÓDIGO
G.A.18
Se brinda capacitación al personal del grupo sobre los temas
de los cuales son responsables (en G.A.7) en las siguientes
áreas:
Bloque A) Administración
Bloque B) Prácticas agrícolas
Bloque C) Condiciones laborales
Bloque D) Ambiente
Las capacitaciones del personal del grupo son dictadas por
personas competentes.Se llevan registros de todas las
capacitaciones y se hace un seguimiento a las
capacitaciones revisando que el contenido de la
capacitación ha sido entendido e implementado por la
persona entrenada.
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
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El registro permite al titular del certificado recabar y mantener los
detalles de los productores, manejar el grupo y evaluar los riesgos.
Se puede descargar un formato para el registro de miembros del
grupo en el sitio de Internet de UTZ.
Documentos
Registro de miembros del grupo (G.A.8)
Rendimiento estimado para el cultivo (G.A.10)
Firma del contrato Después del registro, los productores y el grupo firman un contrato.
Al firmar el contrato, el miembro del grupo y la administración del
grupo o empresa se comprometen a apegarse a los requisitos
correspondientes del Código de Conducta UTZ. El contrato estipula
los derechos y obligaciones de las dos partes. Puede ver un ejemplo
de contrato entre el grupo y el miembro en el Anexo 2.
Documento:
Contrato del miembro del grupo (G.A.9
Mapeo de las áreas de producción Las áreas de producción tienen que ser mapeadas. (G.A.1) El mapa
es una herramienta de planificación para la administración del
grupo y el auditor ya que ayuda a revelar riesgos potenciales tales
como áreas protegidas, cuerpos de agua o asentamientos
humanos. Luego estos riesgos potenciales se deben incluir en la
evaluación de riesgos.
Mapear un área también ayuda a recopilar información veraz de
tal manera que los pronósticos de producción sean confiables
(G.A.2). Vea la Guía de Estimados de Rendimiento para obtener
más información sobre cómo realizar un estimado de rendimiento
(www.utz.org). En el Anexo 3 usted puede ver un ejemplo de un
mapa general.
Documento:
Mapa general actualizado (G.A.1) (Año 2)
MOTIVACIÓN A LOS
PRODUCTORES
Un elemento fundamental
al inicio del programa es
motivar a los miembros y
sensibilizarlos acerca de la
producción sostenible y los
beneficios de la
certificación. Los miembros
necesitan comprender lo
que la certificación ofrece
y qué se les exigirá.
Construir la confianza es un
factor clave para el éxito,
pero toma tiempo.
CUADRO 3
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LO QUE DICE EL CÓDIGO
G.A.8 (obligatorio a partir del año 1)
Se mantiene un registro actualizado de los miembros del grupo. Para
cada miembro del grupo, el registro contiene en el año 1:
Nombre, género, ubicación (ej. comunidad) y número telefónico
Nombre, género, ubicación (ej. comunidad) y número
telefónico del operador de la finca (si es diferente del miembro
del grupo; ejemplo: un aparcero)
Número único de identificación del miembro
Identificación nacional de la finca (si aplica)
Producción (cosecha del año anterior y estimación de la del
presente año)
Estado de la certificación UTZ y cuál fue el primer año de la
certificación UTZ
Número de trabajadores permanentes (que trabajan todo el
año) en el cultivo
Fecha de inspección interna, y
Participación en otros programas de certificación, si aplica.
A partir del segundo año, se debe adicionar al registro lo siguiente:
Area total de la finca
Número de lotes y área total de la superficie del cultivo
certificado, y
Volumen total enviado al grupo en cada año desde que se
obtuvo la certificación.
G.A.9 Existe un contrato o un acuerdo firmado entre el grupo y cada
miembro del grupo en le cual se especifican los derechos y
obligaciones de ambas partes. Cada miembro del grupo
entiende el acuerdo. Los acuerdos son guardados en un archivo
central y se cuenta con una copia para cada miembro del
grupo.
Los aparceros tienen un acuerdo, escrito o verbal con testigos,
con el dueño del terreno. El acuerdo incluye al menos los
derechos y deberes de ambos, tales como la frecuencia del
pago.
G.A. 1
Se cuenta con un mapa general actualizado del (las) área(s) de
producción.
G.A.2 (obligatorio a partir del año 3)
El área total del cultivo certificado está determinada.
El área se determina usando métodos confiables basados en, por
ejemplo:
Mapeo por GPS
Títulos de tierras
Conteo y densidad de árboles
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
11
7. CAPACITACIÓN A PRODUCTORES La capacitación continua a los productores es una parte esencial
del SIG. Un buen plan de capacitación se debe basar en una
evaluación de necesidades de capacitación y en la evaluación de
riesgos. El plan de capacitación se actualiza cada año, con base
en los resultados del proceso de monitoreo de riesgos y la
retroalimentación de auditorías internas y externas.
La lista de temas que se tienen que cubrir, al menos dos por año, se
encuentra en el Código de Conducta (G.A.19).
Ver también el Documento Guía UTZ para capacitación y otros
documentos que se pueden descargar del sitio de Internet de UTZ.
Plan para mejora de finca Cada agricultor mantiene la asesoría que recibe individualmente en
un cuaderno como parte del plan de mejora de finca. Esto ayuda
al productor a mejorar la productividad y el cumplimiento con el
Código.
Documentos
Plan de capacitación, como parte del plan de gestión del
grupo (G.A. 17)
Registros de capacitación (G.A.19)
8. GARANTIZAR LA TRAZABILIDAD Y EL MANEJO TRANSPARENTE DE LOS PAGOS Y LAS PRIMAS
La trazabilidad, la capacidad de verificar la fuente del producto, es
esencial para la venta de producto certificado y para que los
productores obtengan un mejor precio o prima.
Se debe establecer un sistema de trazabilidad a través de la
cadena de suministro (producción, almacenamiento y ventas) para
garantizar que no haya mezcla con producto no certificado. El SIG
tiene que diseñar y documentar los procedimientos para rastrear el
producto con el fin de garantizar la fuente del producto al primer
comprador. El grupo está a cargo de la separación del producto
certificado, lo cual se debe garantizar desde la cosecha hasta las
ventas y todas las etapas intermedias (transporte, selección,
clasificación y almacenamiento).
Documentos:
LO QUE DICE EL CÓDIGO
G.A. 19
Se brinda capacitación a los miembros del grupo y los
operadores de las fincas sobre los temas importantes para ellos
en las siguientes áreas:
Bloque A) Administración
Bloque B) Prácticas agrícolas
Bloque C) Condiciones laborales
Bloque D) Ambiente
Las capacitaciones son dictadas por personas competentes e
incluyen pruebas o verificaciones de que el contenido de la
capacitación ha sido entendido. Se conservan los registros de
capacitación para cada una de ellas.
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Descripción del flujo de productos (G.A.22)
Procedimiento para comprar y vender el producto certificado,
incluyendo la trazabilidad (G.A.22)
Evidencia visual de que se mantiene separado el producto
certificado del no certificado: espacio de almacenamientos,
bolsas, pallets/paletas, etc. (G.A.23)
Registros de las facturas de todas las compras y ventas (G.A.24)
Registros de los estimados de rendimiento de los productores y
de los volúmenes de producción (en la lista de productores)
(G.A.24)
Procedimiento para el uso de la prima UTZ y registros del uso
(G.A.26)
Comunicación documentada de los precios y la prima (G.A.27)
Documentación de pagos a los productores, precio y primas
(G.A.27) (Año 2)
Certificado válido del Código de Conducta (G.A.25)
Documentación de la calibración del equipo de pesado
(G.A.29)
Para ver más: Parte II, Trazabilidad y manejo transparente de los
pagos y primas en la página 24
9. REALIZACIÓN DE INSPECCIONES INTERNAS Las inspecciones internas se usan para verificar que los miembros del
grupo individualmente están cumpliendo con el Código de
Conducta. Es una verificación formal e integral, la cual debe ser
realizada por alguien competente que pueda ser objetivo y neutral.
La inspección interna informa al grupo sobre su avance hacia la
sostenibilidad y puede señalar problemas y alertar a los agricultores
sobre áreas que necesitan mejora. Todos los agricultores deben ser
inspeccionados anualmente.
Los resultados de las inspecciones internas se documentan en
informes individuales y en un informe de resumen. Se debe agregar
la información relevante al registro de los miembros del grupo, de
preferencia en hojas electrónicas. La información generada de la
inspección interna se debe poner a disposición para fines de
manejo (interno).
Documentos:
Procedimiento de inspección interna (G.A.11)
Informe de inspección interna (G.A.11)
Declaración de conflicto de intereses (G.A.13)
Registro actualizado de los miembros del grupo (G.A.8)
Para ver más detalles sobre el procedimiento de inspección interna,
vea: Parte II, Inspección interna en la página 26
Cumplimiento del productor y cómo enfrentar los incumplimientos Antes de que se realice una auditoría externa, el grupo debe
identificar a cualquier productor que no cumpla con los requisitos
obligatorios del Código. La persona o comité a cargo de las
aprobaciones y sanciones que trabaja con el administrador del SIG
debe compilar una lista de productores listos para recibir
certificación.
Involucrar a los miembros del
grupo y comunicar los
requisitos de su programa de
sostenibilidad.
La producción, compra y
comercialización de
productos sostenibles
depende de la cooperación
y el compromiso de todos los
miembros del grupo. La
experiencia ha demostrado
que involucrar a los
productores en una etapa
temprana es clave para el
éxito.
CUADRO 4
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
13
Documentos:
Procedimiento de aprobaciones y sanciones (G.A.14)
Lista de productores sancionados (G.A.14)
Certificación del estatus de cada productor anotado en el
informe de inspección interna (o en la lista interna) (G.A.14)
Procedimiento para enviar y abordar las quejas (G.A.28) (año 2)
Para ver más: Parte II, Cumplimiento del productor y abordaje de los
incumplimientos.
10. REALIZACIÓN DE UNA AUTO-EVALUACIÓN UTZ exige que usted realice una auto-evaluación (una ‘revisión de
preparación’) antes de que haya una auditoría externa. Esto
ayudará al grupo a evitar algunos de los problemas y costos
asociados con una auditoría externa. Esta auto-evaluación se
puede combinar con la tarea de monitoreo de los riesgos
identificados en la evaluación de riesgos.
LO QUE DICE EL CÓDIGO
G.A. 11
Se cuenta con un sistema de inspección interno para
inspeccionar formalmente a los miembros del grupo sobre los
requisitos relevantes del Código de Conducta. Los resultados de
la inspección interna son documentados en un informe.
CUADRO 5 MANEJO DE DOCUMENTOS DEL SIG
Un SIG comprende una serie de documentos que incluyen
procedimientos, documentos de planificación, evaluaciones
de riesgo, registros del monitoreo, entre otros. La
documentación efectiva ayuda a garantizar la
implementación consistente de los procedimientos y la
difusión de las lecciones aprendidas de incidencias de no-
conformidades.
El SIG debe describir cómo los documentos se guardan de
manera segura estando a la vez accesibles. Se debe nombrar
a la persona a cargo de mantener y actualizar los
documentos. El SIG también debe definir como se deben
manejar los documentos. Todo el personal que los está
desarrollando y utilizando debe estar totalmente capacitado.
El SIG debe cubrir:
Quién está a cargo de elaborar y aprobar los diferentes
documentos y registros y retirar los documentos que
hayan expirado
Quién puede usar/llenar los registros y documentos
Quién debe archivarlos, dónde y por cuánto tiempo
Cómo los documentos deben ser actualizados en el caso
de que haya cambios al Código de Conducta o medidas
correctivas.
El Anexo 5 ofrece un resumen de todos los procedimientos y
registros obligatorios y recomendados.
© UTZ Version 1.0 Agosto 2016 14
La auto-evaluación se basa en: 1) el informe de la inspección
interna, incluyendo los resultados de las acciones correctivas del
monitoreo y 2) una revisión del sistema administrativo y de gestión y
los documentos que posteriormente serán revisados en la auditoría
externa. Normalmente no se requieren de visitas adicionales a las
instalaciones de los productores.
UTZ ofrece una lista de control para realizar la auto-evaluación que
se puede descargar del sitio de Internet.
Documentos:
Informe de la auto-evaluación (G.A.12)
LO QUE DICE EL CÓDIGO
G.A.12
Se realiza una autoevaluación para evaluar el cumplimiento del
Código de Conducta por parte del grupo y los subcontratistas.
La autoevaluación está disponible para el auditor externo.
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
15
CUADRO 6 REALIZAR UN ANÁLISIS DE BRECHAS
Al inicio del proceso del diseño de su SIG, es importante realizar un análisis de brechas para
saber qué establecer para obtener un SIG de buen funcionamiento. Un análisis de brechas
aclara la brecha entre el punto de inicio y la situación a la que se planea llegar.
En la práctica esto quiere decir que usted revisa las estructuras requeridas para un SIG
brindadas en este documento guía, las cuales se basan en los Puntos de Control G.A.1 – G.A.
33. Usted planifica las acciones necesarias para cumplir con estos requisitos para tener la
organización necesaria establecida, después de lo cual el SIG puede funcionar como una
herramienta para garantizar el cumplimiento con el Código General de Conducta de UTZ.
Cuando las estructuras están establecidas (por ejemplo, el personal competente establecido,
procedimientos, estructura organizativa, etc.), el SIG puede valorar y mejorar el cumplimiento
con la norma.
Preparar la
implementación del
SIG
Plan de
manejo(medidas
preventivas para
minimizar los
riesgos)
Estándares
internos
Entrenamiento
del personal
Desarrollar
procedimientos y
formatos
Concientización,
registro, contratos,
etc
Aprobación
CICLO ANUAL DE MEJORA CONTINUA
Deseo de
cumplir
con el
estándar UTZ
Análisis de
brechas
Asignar una persona
responsable del SIG Evaluación de
riesgos
Monitoreo
de riesgos
Acciones
correctivas
Auditoría externa
Acciones
correctivas
s
Auto-evaluación
Aprobación
Acciones
correctivas
Análisis de datos y
evaluación
Evaluación
de riesgos
Mejora de
procedimientos y
planificación
Inspección
Interna
Implementación:
Entrenamiento, proveer
insumos, reuniones de
productores, visitas a las
fincas, etc
Establecer el sistema de
trazabilidad
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PARTE II –MÁS ACERCA DE LOS ELEMENTOS
1. FUNCIONES Y ROLES DE LAS PERSONAS A CARGO DEL SIG
Se tiene que asignar una serie de funciones claves a personas o
comités específicos, entre ellos:
El administrador del SIG, por ejemplo, la persona a cargo de
administrar el SIG
El administrador o comité de aprobaciones y sanciones, a cargo
de aprobar nuevos miembros del grupo certificado y sancionar
a aquellos que incumplen con los requisitos del Código (G.A.11,
G.A.14)
Inspector(es) interno(s), que formalmente inspeccionan a los
miembros del grupo. Ellos podrían ser personal empleado por el
grupo o comercializador o agricultores líderes que inspeccionan
a sus colegas agricultores en áreas alejadas de sus propios
lugares (G.A.11).
Todas las responsabilidades – que el Código exige – se describen en
el punto de control G.A.7.
El comité o persona nombrada deben tener la capacidad de
demostrar que es competente para el cargo. Esto podría incluir
tener calificaciones oficiales y/o certificados de asistencia a cursos
de capacitación así como experiencia de trabajo relevante.
Todas las personas con funciones claves deben tener conocimiento
sobre los requisitos descritos en el Código General UTZ para grupos,
el proceso de certificación y los avances recientes.
Se debe tener cuidado al identificar a las personas correctas para
manejar el SIG ya que ellos son la clave para la administración
exitosa de la empresa y tienen que ser capaces y confiables.
Organigrama En la ilustración 3 se muestra un ejemplo de estructura organizativa.
Las responsabilidades asignadas a cada cargo se tienen que
indicar debajo del organigrama, como se observa en la ilustración,
y ser explicadas en el manual del SIG. Una sola persona puede
tomar varias funciones aunque las responsabilidades se mantengan
independientes.
Todas las responsabilidades mencionadas en el punto de control
G.A.7 deben ser abarcadas, pero los detalles de cómo se
distribuyen las responsabilidades varían de un grupo a otro.
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
17
Ilustración 3: Organigrama y ejemplo de asignación de
responsabilidades (G.A.7), usted puede decidir la distribución de
responsabilidades según sea más conveniente en su grupo.
El Responsable del SIG Está a cargo de la administración del SIG, incluyendo:
Manejar el proceso de establecer e implementar el sistema
interno de gestión
Organizar inspecciones internas
Coordinar, supervisar y capacitar al personal
Coordinar el comité de aprobaciones (de las personas a cargo
de las aprobaciones)
Coordinación de la gestión de riesgos e implementación del
Plan de Gestión del Grupo
Servir de punto de contacto para la entidad certificadora.
Debe tener:
Un amplio conocimiento de la Norma UTZ
Un buen conocimiento de los procedimientos y documentos del
SIG y los requisitos de la entidad externa de certificación
Buen conocimiento de las Buenas Prácticas Agrícolas
Capacidad de dirigir a un equipo y capacitar a otros
Eficiencia en tareas administrativas
Consistencia en el manejo de documentos e información
LO QUE DICE EL CÓDIGO
G.A. 6
El grupo cuenta con un organigrama que indica a todas las
personas del SIG y sus roles y que incluye a todas las personas
responsables designadas en el punto de control G.A.7.
G.A. 7
Se designa una persona o varias personas o un comité
responsable de lo siguiente:
Bloque A) Administración
Bloque B) Prácticas agrícolas
Bloque C) Condiciones laborales
Bloque D) Ambiente
Las responsabilidades son:
Gerente general:
administración general,
condiciones de trabajo,
medio ambiente
Responsable del SIG:
Administración del SIG,
capacitación, manejo de
las preguntas y quejas,
prácticas agrícolas
Administración de
compra-venta:
trazabilidad, identificación
y separación del producto
Responsable
del SIG
Gerente
General
Gerente de
Compras
Comité de
Aprobación
y sanciones
Inspectores
Internos
Asesores
técnicos Agentes
de acopio
© UTZ Version 1.0 Agosto 2016 18
Inspector interno El inspector interno constituye los ‘ojos y oídos’ del SIG. El cargo
requiere de destrezas técnicas y buenas habilidades sociales, junto
con un instinto para los detalles. Se debe dar prioridad a la
capacitación continua del inspector, la cual preferiblemente debe
ser parte teórica y parte práctica.
Realiza inspecciones internas
Llena los formularios de control interno
Garantiza que el administrador del SIG reciba los formularios
Informa a los productores sobre cualquier incumplimiento.
Participa en el proceso de la gestión de riesgo.
Debe tener:
La capacidad de leer, escribir y elaborar informes en el idioma
preferido de la entidad certificadora
Conocimiento de los sistemas agrícolas locales o regionales y de
las Buenas Prácticas Agrícolas
Comprensión técnica de los principios y prácticas requeridas a
los grupos por el Código General de UTZ
Conocimiento de los puntos de control que serán aplicables a
los miembros del grupo
Buenas habilidades de comunicación (especialmente al realizar
entrevistas), con capacidad de una actitud crítica.
Firma el formato de declaración de conflicto de interés
Asesor técnico/capacitador El asesor técnico /capacitador brinda capacitación a los
productores en buenas prácticas agrícolas y en los otros requisitos
de UTZ y ofrece asesoría.
Garantiza que los productores comprendan los puntos de
control aplicables (ver el elemento 7)
Brinda capacitación permanente a los productores
Garantiza que los productores estén mejorando sus técnicas
Coordina el uso de insumos agrícolas
Participa en el proceso de gestión de riesgos
Mantiene al administrador del SIG informado acerca del
avance.
Debe tener:
Conocimiento de los sistemas agrícolas locales o regionales y de
las Buenas Prácticas Agrícolas
Gran motivación para desplegar la agricultura sostenible
Comprensión técnica de los principios y prácticas de UTZ
Buenas habilidades de comunicación y la capacidad de dirigir
un grupo.
Administrador o comité de aprobaciones y sanciones Las inspecciones y aprobaciones deben ser realizados por diferentes
personas. Las decisiones de aprobar o sancionar a los miembros del
grupo pueden ser tomadas por una persona o un comité. La
persona o comité deben conocer la Norma UTZ y la norma interna,
estar libre de cualquier conflicto de interés y contar un prestigio tal
que se gane el respeto de los productores y el personal.
La persona a cargo de las aprobaciones y sanciones debe firmar
una declaración de ‘conflicto de intereses’.
Administrador de trazabilidad El administrador de trazabilidad tiene la responsabilidad de
garantizar que el producto sea rastreable a través del proceso,
CONFLICTO DE INTERESES
Los inspectores internos y
las personas a cargo de las
aprobaciones y sanciones
deben declarar si tienen
una relación con
cualquiera de los
productores y firmar una
declaración de ‘conflicto
de intereses’. Observe
también que las funciones
del inspector interno y del
asesor técnico deben ser
separadas. No obstante,
una persona puede realizar
las dos funciones siempre y
cuando las dos tareas se
realicen por separado en
diferentes áreas
/comunidades, asesorando
en un área e
inspeccionando en otra
(inspección cruzada).
Vea también una muestra
de declaración de
conflicto de intereses en el
Anexo 4.
CUADRO 7
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
19
desde la cosecha hasta el primer comprador. El producto debe
mantenerse identificable y separado en todo el proceso. Esta
responsabilidad también podría recaer en el administrador de
compra y venta.
Garantiza que el producto se mantenga separado a través
del flujo del producto
Controla la calidad del producto
Verifica que la cantidad de producto comprador sea
consistente con la cantidad estimada por el productor
individual
Mantiene buenos registros y rendición de cuentas.
2. GESTIÓN DE RIESGOS La gestión de riegos es un ciclo permanente. Empieza con la
evaluación de riesgos y la elaboración e implementación de
medidas preventivas contra los riesgos identificados; prosigue con el
monitoreo del efecto de las medidas preventivas y finalmente usa la
información obtenida para empezar a re-evaluar los riesgos. Al
repetir el proceso cada año, el grupo mejora sus prácticas y
resultados con el tiempo avanzando hacia las metas UTZ de
‘mejores cultivos (cantidad, calidad), mejores ingresos, mejor medio
ambiente, mejor calidad de vida’.
Para mayor información y una herramienta para la evaluación de
riesgos, remítase al Documento Guía UTZ para evaluación de
riesgos, que puede descargarse del sitio de Internet.
La gestión de riesgos es obligatoria desde el año 2 en adelante,
pero recomendamos con especial énfasis empezarla en el año 1
porque ayudará a su grupo a utilizar su tiempo y recursos de forma
eficiente. Usted puede empezar su evaluación de riesgos de los
temas que el Código cubre en el primer año.
Implementación La evaluación de riesgos comprende tres fases que conforman un
ciclo permanente:
1. Evaluación de riesgos: Existen múltiples riesgos que pueden
poner en peligro la certificación UTZ o la calidad, las dos cosas a
nivel de la finca (riesgos de salud, degradación ambiental) y a
nivel del SIG (riesgos durante la compra, calidad de controles
internos, trazabilidad).
La evaluación de riesgos incluye la calificación de los riesgos de
acuerdo con su importancia y relevancia.
Para realizar esta evaluación de riesgos, las personas a cargo de los
cuatro ‘bloques’ de actividad – las áreas definidas en G.A.7 – se
juntan, incluyendo los inspectores internos y asesores técnicos.
Recomendamos incorporar personas que conozcan bien la
comunidad. Se podrían incluir productores claves (mujeres y
varones) y líderes de grupo. Un consultor externo con conocimiento
de la evaluación de riesgos en relación con el Código de Conducta
de UTZ sería una útil incorporación.
El administrador del SIG es responsable de la evaluación de riesgos.
2. Medidas preventivas: estas medidas se elaboran y establecen
para reducir o eliminar los efectos negativos. Éstas deben
documentarse en el plan de gestión del grupo e incorporarlas
¿QUÉ ES UN ENFOQUE BASADO
EN RIESGOS?
Un enfoque basado en riesgos
es aquel donde la toma de
decisiones y la distribución de
recursos se basan en la
identificación de riesgos.
Implica:
Identificar y medir los
riesgos más altos que
podrían afectar la calidad
del producto (donde la
calidad es una parte
integral de la certificación
o la sostenibilidad)
Desarrollar estrategias para
eliminar o reducir esos
riesgos
Enfocar los recursos en
aquellas áreas que se
consideran de mayor
riesgo
Monitorear los resultados
de las estrategias.
CUADRO 8
© UTZ Version 1.0 Agosto 2016 20
en la planificación de actividades, sensibilizando a la vez sobre
temas de alto riesgo en el SIG.
3. Monitoreo de los efectos de las medidas preventivas: sean
exitosas las medidas o no, el resultado se debe transferir a la
planificación de actividades para la nueva temporada. El
monitoreo de riesgos, análisis y retroalimentación se realiza al
menos una vez al año. El SIG tiene que elaborar procedimientos
de monitoreo.
3 PLAN DE GESTIÓN DEL GRUPO El Código General de Conducta para grupos exige un plan de
gestión de grupos para el año 3 de certificación (G.A.17).
Un plan de manejo del grupo:
- Es más amplio que el SIG y ciertos temas serán enfrentados
por personas más allá del personal del SIG
- Muestra cómo el grupo maneja los riesgos con énfasis en
clasificar y priorizar los riesgos
- Ofrece un resumen de todas las actividades del grupo
- Incluye la planificación de actividades, por ejemplo los
recursos necesarios, la persona a cargo y los resultados
esperados.
Aunque el Código requiere de un plan de manejo del grupo hasta
el año 3, es recomendable empezar a planificar y desarrollar un
plan más temprano, cuando la certificación sea solicitada por
primera vez.
Qué tener establecido Un plan de manejo define los objetivos, establece la planificación
de actividades y presenta un presupuesto como se señala a
continuación.
1. Objetivos, en parte basados en la evaluación de riesgos
El plan de manejo del grupo define los objetivos para los tres años
cubiertos por el plan de manejo. Los objetivos se derivan de la
evaluación de riesgos, donde las áreas de alto riesgo han sido
identificadas mostrando dónde los productores están fallando en
cumplir con el Código UTZ y que está obstaculizando la mejoría. Se
clasifican los riesgos para ayudar a establecer los objetivos
correctos.
Las metas o aspiraciones del grupo (que no son un riesgo por sí
mismos) también pueden ser añadidas a los objetivos.
UTZ exige:
Un resumen del resultado de la evaluación de riesgos
Clasificación de los riesgos
Formulación de los objetivos de forma concreta, indicando cuál será la
situación cuando el riesgo haya sido reducido
Medidas realistas y prácticas para reducir los riesgos
2. Planificación de actividades
La planificación general de alto nivel se hace para un periodo de
tres años con planificación detallada anualmente. La
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
21
administración del grupo y la administración del SIG establecen
metas con base en la evaluación de riesgos. La planificación de
actividades debe cubrir todas las actividades requeridas por el
Código para reducir riesgos (ver el ejemplo a continuación).
La planificación de actividades incluye:
1. Ciclo de cultivo con las actividades agrícolas
2. Las actividades generales requeridas por el Código de
Conducta (por ejemplo, capacitación e inspección interna)
3. Medidas preventivas derivadas de la evaluación de riesgos
(puede haber un intervalo entre la capacitación y las
medidas preventivas)
4. Acciones correctivas derivadas de las inspecciones internas,
auto-evaluación o auditoría externa
5. Monitorear los efectos de las actividades y la evaluación,
elaborar mejoras para el año siguiente.
Punto de Control en el Código
Actividades requeridas por el Código Meses en un periodo de un año (no necesariamente un año calendario)
1 2 3 4 5 .. .. 12
Ciclo de Cultivo (poda, control de plagas y enfermedades, cosecha, etc…)
Suministro de insumos
A. 16 Realizar una evaluación de riesgos
A. 18 Capacitar al personal etc.
A. 8 &.9 Registro y contratación de agricultores
A.19 Capacitación de agricultores
A. 11 Realizar una inspección interna
Evaluación de riesgos
Medidas preventivas:
1.
2.
Etc…
Acciones correctivas
Implementar acciones correctivas derivadas de las auditorías internas y externas
1.
2.
Etc…
Necesidades del grupo
Necesidades específicas del grupo
por ej. Asamblea General
por ej. Festivo local/días de celebración
Ejemplo de actividad de planificación
3. Recursos y administración financiera
Para cada actividad, se debe establecer un presupuesto,
cubriendo los costos y recursos (personal, materiales, equipo,
tiempo). Se deben crear procedimientos para monitoreo de costos.
© UTZ Version 1.0 Agosto 2016 22
Se debe asignar autoridad para tomar decisiones sobre gastos y
responsabilidad de control financiero.
4 LA NORMA INTERNA La norma interna es una directriz para los productores y las personas
que participan en el procesamiento. Refleja los Puntos de Control
del Código que se refiere directamente a las prácticas de los
productores y a la gestión de fincas concentrándose en aquellos
donde hay un riesgo de incumplimiento. Es posible cubrir la mayoría
de los puntos de control en el Bloque B (prácticas agrícolas) y
algunas en el Bloque C (condiciones laborales) y bloque D (medio
ambiente).
El contenido y el significado de la norma interna deben ser
claramente informados a todos los productores y a los aparceros y
se tiene que incluir en la capacitación de los productores. Se debe
ofrecer en el idioma local con ilustraciones para ayudar a miembros
que podrían ser analfabetos. Puede ser parte del contrato de los
miembros del grupo o puede ser difundido por separado en
volantes o afiches en áreas públicas (esto puede ser una ventaja ya
que facilita la actualización). La participación de productores
claves ayudará en este proceso.
Aunque una auditoria interna no es obligatoria, es importante tener
un mensaje documentado claro sobre lo que el grupo espera de sus
miembros para cumplir con el código.
5 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL La capacitación del personal del SIG debe incluir:
Habilidades y procedimientos de inspección interna
Estimados de cosecha
Manejo del incumplimiento con el Código y medidas correctivas
Aprobacion y sanciones internas
Supervisión continua de los productores y monitoreo de medidas
correctivas
Supervisión de trazabilidad.
Las personas a cargo de temas específicos deben recibir
capacitación en dichos temas. La organización debe garantizar
que todo su personal tenga acceso a capacitación de forma
equitativa sin discriminación.
Para mayor información, refiérase al Documento Guía para
capacitación, la cual puede ser descargada del sitio de Internet de
UTZ.
Documentos:
Planificación de capacitación (G.A. 18)
Registros de capacitación (G.A.18)
Listas de asistencia de capacitación al personal(G.A.18)
Calificaciones de los capacitadores (G.A.18)
6 REGISTRO, FIRMA DE CONTRATOS Y MAPEO
Registro En el registro, cada miembro del grupo recibe un número único de
identificación. Los productores que están registrados y han firmado
un contrato se encuentran en el registro de los miembros del grupo.
Cada año se actualiza la información del registro. El punto de
Control G.A.8 especifica la información mínima que se debe brindar
acerca de los agricultores y la finca.
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
23
Le recomendamos recolectar información relevante a otros puntos
de control o áreas de alto riesgo (por ejemplo, el estatus de la
fertilidad del suelo o incidentes de analfabetismo en los
agricultores). Esto brinda buena información para la evaluación de
riesgos.
El formulario de registro debe estar en el idioma local para que los
agricultores comprendan qué información debe ser registrada.
Se puede usar Excel u otro programa; le recomendamos que use un
programa que soporte el análisis de información y genere
información de gestión para el administrador del SIG.
Contrato El contrato podría contener (o presentar en un anexo) una serie de
requisitos del Código que aplican a las prácticas de los productores
y que muestran un riesgo de incumplimiento (ver el elemento 7 en la
norma interna).
El miembro del grupo acepta ser inspeccionado y seguir la
capacitación y la asesoría ofrecida. La administración del grupo o
la empresa se comprometen a suministrar ciertos servicios y comprar
la cosecha certificada o la parte acordada de ella.
El contrato se debe entregar a los productores en su idioma local.
Un miembro confiable de la comunidad local debe estar presente
cuando a un productor se le solicita firmar un contrato,
especialmente en situaciones donde el analfabetismo es común. En
el Anexo 2 se presenta un contrato de muestra.
Mapeo El mapeo es una buena herramienta para la administración del
grupo y el auditor ya que ayuda a revelar los riesgos potenciales
como áreas protegidas, cuerpos de agua o asentamientos
humanos.
El mapa también puede incluir aspectos como productores que
tengan más de una parcela, distancias a su hogar y campos
vecinos o unidades que están fuera del programa UTZ.
El proceso de mapeo puede arrojar causas potenciales de efectos
negativos, los cuales luego deben ser incluidos en la evaluación de
riesgos.
Los productores deben participar en la elaboración (dibujo a mano)
del mapa o en la adición de información a un mapa existente.
Recomendamos hacer un borrador de un mapa resumen de cada
aldea y cada comunidad. El mapa no tiene que tener información
geográfica precisa. Sólo se requiere de una coordenada GPS para
la oficina administrativa del SIG (G.A.1), pero se deben asignar los
números de identificación de los miembros del grupo a las fincas en
el mapa.
Ver el Anexo 3 para un ejemplo de un mapa general.
7 CAPACITACIÓN DE PRODUCTORES La Capacitación es el núcleo del programa UTZ y es la base para el
mejoramiento continuo de la agricultura sostenible. La capacitación
del productor lleva a un mejor manejo de finca y negocios,
condiciones más seguras de trabajo y mejor protección de la
naturaleza – haciendo que la agricultura sea más económica,
social y ambientalmente más sostenible.
MOTIVACIÓN
Se debe convenir una reunión
para:
Presentar la norma interna
(elemento 4) a los
productores y discutir su
contenido
Explicar los principios que
apoyan la producción, los
beneficios y los retos para
los productores y los
requisitos del proceso de
certificación
Identificar a los productores
interesados en
capacitación y
certificación
Identificar a los productores
bien motivados que
pueden jugar un papel
fundamental en el
programa, quizás como un
agricultor líder.
Le sugerimos que involucre a
los líderes de aldeas y a otros
líderes en las rondas iniciales
de sensibilización y registro
para generar confianza.
CUADRO 9
© UTZ Version 1.0 Agosto 2016 24
El Código de Conducta UTZ exige que los grupos capaciten a sus
miembros en aspectos relevantes del Código (G.A.19). Los grupos
también deben sensibilizar a sus miembros, a los trabajadores de sus
miembros y a sus familias sobre las buenas condiciones de trabajo.
(G.A.20).
La adopción de prácticas mejoradas constituye resultados medibles
de capacitación. Al monitorear el efecto de la capacitación, se
genera información para el uso de la administración interna ya que
proporciona una guía para la planificación de la capacitación. La
capacitación tiene un costo y debe tener una retribución mediante
mayores resultados (producción mejorada o beneficios sociales o
ambientales).
La capacitación de los productores se puede hacer de diferentes
maneras. UTZ promueve una variedad de métodos de
capacitación: Ver el documento guía sobre capacitación, que
puede descargarse del sitio de Internet de UTZ.
Planificación de mejora de finca Aparte de la capacitación de grandes grupos de agricultores, UTZ
estimula un método más individual. Los asesores de finca ayudan a
planificar el desarrollo de la finca a nivel individual o en pequeños
grupos (3-5 agricultores).
Un enfoque más individual probablemente es más efectivo que
capacitar en grupos grandes. Los agricultores en pequeños grupos
también pueden experimentar juntos en prácticas mejoradas y
compartir experiencias.
Se da seguimiento a estos planes y contratos, por lo menos
anualmente.
8. TRAZABILIDAD Y EL MANEJO TRANSPARENTE DE PAGOS Y PRIMAS El sistema de trazabilidad debe al menos cubrir lo siguiente:
1. Flujo del producto (G.A.22), con una descripción del Sistema de
producción, compra, transporte y almacenamiento dentro de
cada grupo
2. Separación física e identificación visual del producto certificado
durante el almacenamiento y transporte; la identificación
(preferiblemente usando el logo de UTZ) puede estar en puertas,
etiquetas, sacos/bolsas y pallets/paletas
3. Procedimientos documentados para comprar y vender
producto certificado y no certificado, incluyendo cómo se
identifican los productores certificados, cómo el estimado de
cosecha de un productor se relaciona con la cantidad real
comprada a ese productor y los rendimientos estimados de los
productores certificados y no certificados
4. Pesas y otros equipos de control de calidad que tienen que ser
calibrados para obtener datos confiables; los productores
deben ver el pesaje
5. Registros y facturas. Los registros deben estar tanto con el grupo
como con los productores.
Los registros deben incluir:
las compras de producto certificado de cada miembro del
grupo,
las ventas de producto certificado UTZ,
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
25
las ventas de otro producto certificado o verificado,
las ventas de producto convencional (no certificado o
verificado) y
cualquier existencia remanente de producto certificado como
UTZ de años anteriores, otro producto certificado o verificado y
convencional (no certificado o verificado).
El grupo debe ser capaz de demostrar que la cantidad de producto
que sale corresponde a la cantidad de producto que ingresa al
Sistema. El grupo (o comercializador) documenta los ingresos del
producto certificado y los pagos que se harán a los productores. A
los productores se les explica el precio y la prima de manera
transparente.
Si el transporte y el manejo post-cosecha se obtiene de un
proveedor externo, se debe verificar que el subcontratista puede
garantizar la trazabilidad e identificación del producto y la
separación del producto no certificado del certificado. La
organización debe tener un contrato con el sub-contratista para
garantizar que se cumpla con el Código UTZ.
La persona a cargo de la trazabilidad debe comprender cómo
opera UTZ y su Portal Good Inside. Las ventas se anuncian en el
portal. El administrador del SIG o el gerente de compras/ventas sería
un buen candidato para este cargo y se le debe dar capacitación
total.
Pago de prima La prima UTZ la paga el primer comprador al grupo certificado de
productores. El pago de la prima es obligatorio, pero el monto
depende de la negociación entre el comprador y el grupo de
productores.
El grupo de productores distribuye la prima UTZ para:
Los costos de la administración del grupo (por ej. auditorías);
Productos y servicios utilizados para el grupo (por ej. insumos
o capacitación);
Pagos en especie o efectivo a miembros del grupo
certificado (prima del grupo).
La parte de la prima UTZ que se asigna a los miembros del grupo
certificado se llama prima de los miembros del grupo. UTZ no
prescribe cómo se debe dividir la prima entre la administración, el
grupo y los miembros del grupo. Sin embargo, el Código exige que
los miembros del grupo certificado se deben beneficiar con
claridad de la prima UTZ. Esto quiere decir que no toda la prima UTZ
se puede gastar en la administración. A los miembros del grupo se
les debe informar cómo se usa la prima para la administración, el
grupo o los miembros del grupo. El SIG debe corroborar que todos
los productores hayan recibido la prima, que es un incentivo
esencial para que los productores cultiven de manera sostenible.
A los miembros del grupo se les debe informar cómo se usa la prima
para la administración, el grupo o los miembros del grupo.
© UTZ Version 1.0 Agosto 2016 26
Para obtener más información, vea el Documento Guía para prima,
que puede ser descargada del sitio de Internet de UTZ.
9 INSPECCIÓN INTERNA Durante una inspección interna, el inspector: verificará/corregirá la
información de la finca recopilada durante el registro y corrobora
que haya cumplimiento con los requisitos relevantes del Código de
Conducta. El método recomendado es visitar las fincas y los
hogares individuales para inspeccionar el cultivo, la post-cosecha,
el almacenamiento y otras prácticas; entrevistar al agricultor, los
miembros de la familia y los trabajadores; y revisar registros a nivel
de finca.
Los inspectores deben inspeccionar a los miembros del grupo al
menos una vez al año antes de que se realice la auditoría externa.
Las inspecciones internas se pueden hacer en diferentes épocas del
año para dar un resumen balanceado de las prácticas agrícolas.
Las inspecciones internas brindan la oportunidad de evaluar el
impacto de la capacitación y ver si los productores están
implementando lo que han aprendido. Los datos son valiosos para
medir la mejora, para la gestión de riesgos y para ofrecer
retroalimentación para la capacitación y el plan de gestión del año
siguiente.
Informe de inspección interna (G.A.11) Para cada miembro del grupo, se realiza un informe sobre la
inspección interna acompañado de un resumen. Luego los informes
se llevan al gerente o comité de aprobaciones para su evaluación y
posterior acción si es necesario.
Para la entidad certificadora externa, se prepara un informe
resumen de todas las inspecciones internas. Comuníquese con su
Entidad Certificadora para saber cuál es la información requerida. El
informe de inspección interna ofrece la información requerida en el
registro de los miembros del grupo (G.A. 8).
Además debe ofrecer:
Fecha de inspección y nombre del inspector
Verificación de temas críticos para la agricultura como la
ausencia de trabajo infantil y la adopción de prácticas para
optimizar el rendimiento
No conformidades identificadas y acciones correctivas tomadas
Información sobre otras áreas de alto riesgo, derivadas de la
evaluación de riesgos.
Si se dan recomendaciones durante la visita de inspección, esto
se registra en el formulario de inspección.
Se puede utilizar inspectores internos para fines específicos de
inspección y pueden ser empleados por el titular del certificado
pueden ser productores líderes que inspeccionen a los productores
de zonas que no sean las de ellos.
Organización de una inspección El proceso de inspección empieza con el nombramiento de un
inspector interno por parte del coordinador o administrador del SIG,
quien le brinda las listas de control de todos los agricultores
(señalando todo lo que debe ser inspeccionado) y documentación
actualizada de la finca, incluyendo los resúmenes de compra del
último año. El inspector interno se prepara para la inspección
UTZ recomienda el uso de
herramientas especiales de la
Tecnología de Información que
puedan:
manejar y administrar la
información recopilada en
las fincas como los datos de
registro y datos de
inspección de la finca,
procedimientos de dirección
y procesos relacionados con
la administración del SIG.
UTZ recomienda el uso de esas
herramientas porque la
digitalización de la información
permite analizar y evaluar los
datos y diseñar intervenciones
dirigidas y capacitación. Por
ejemplo:
La capacitación proporcionada
puede ajustarse a las
necesidades de acuerdo a lo
que demuestren los datos.
Algunos agricultores podrían
necesitar capacitación en poda
mientras que otros en el manejo
de la sombra. Este método
adaptado garantiza que se
brinde el apoyo correcto.
UTZ recomienda herramientas
de Tecnología de Información
para la gestión del SIG que
como mínimo sean capaces de
manejar:
información de registro del
agricultor
información de producción
datos de transacciones
financieras
medida de área de las
parcelas mapeadas en GPS
normas múltiples (multi
certificación), por ende
mejorando la eficiencia. >>
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
27
revisando toda la documentación, después organiza la inspección.
Para grupos pequeños, el inspector puede organizar la visita de
inspección directamente con cada agricultor, pero en la mayoría
de los casos, el inspector trabaja con los líderes del grupo o el
personal del SIG (oficiales de campo). Se puede realizar
inspecciones ocasionales no anunciadas para concientizar a los
agricultores de que una visita se puede dar en cualquier momento.
Al llegar a una finca para realizar una inspección, el inspector:
1. Describe el proceso de inspección al agricultor y le muestra su
lista de control
2. Revisa la tarjeta de identificación del agricultor y el contrato de
miembro del grupo
3. Verifica que tan familiar está el productor con la norma interna
4. Inspecciona los campos de la finca, verificando que se haya
cumplido con los requisitos de la norma interna
5. Inspecciona el área de procesamiento y las bodegas, si aplica
6. Revisa documentos de la finca como recibos de ventas y
registros de la finca
7. Resume los resultados de la inspección con el agricultor
indicando cualquier problema y posibles acciones de
seguimiento
8. Firma la lista de control y pide al agricultor que también la
firme.
Cumplimiento del productor y manejo de las no-conformidades Cuando una inspección interna revela no-conformidades, la
primera acción es decidir cómo mitigar o eliminar el impacto
negativo. En segundo lugar, se establece una medida correctiva
(una medida estructural) para evitar cualquier recurrencia. El
inspector interno, junto con el administrador del SIG, establece una
fecha tope para el cumplimiento con el aspecto en cuestión. Luego
el asistente técnico ayuda al agricultor a remediar su
incumplimiento estableciendo cómo reducir/eliminar el impacto
negativo e implementar medidas correctivas. Esto es corroborado
por el inspector interno.
Cuando las medidas correctivas son aplicables a la mayoría de los
agricultores (por ejemplo, mejor programación de capacitación),
estos tipos de medidas correctivas tienen que ser incluidos en el SIG
y el plan debe ser ajustado para la siguiente temporada
consecuentemente.
El SIG debe tener procedimientos para aprobar a los productores y
así como para aplicar sanciones donde se necesiten. También se
debe establecer procedimientos para quejas.
Cuando la no-conformidad es seria y no se puede remediar (por
ejemplo la deforestación), se impone una sanción de acuerdo a la
severidad del incidente.
Aprobacion y sanción de los productores El SIG debe tener procedimientos para la aprobación de
productores que cumplan con la norma y para aplicar sanciones a
los productores que han incumplido.
Se recomienda, pero no es obligatorio, definir las sanciones en la
norma interna o en un documento separado (por ejemplo una lista
o catálogo de sanciones). En cualquier caso, las sanciones deben
ser formuladas con claridad e informadas a los productores desde el
ES BUENO SABER
UTZ cree que es mejor
continuar la cooperación con
los agricultores que han
incumplido en lugar de
excluirlos del programa. Si un
agricultor no es aprobado en
un año, el SIG debe enfocarse
en corregir las áreas de
incumplimiento y reintegrarlo al
programa el año siguiente,
ayudando a la vez a todo el
grupo a trabajar para mejorar.
No obstante, si el
incumplimiento es serio y
constante (por ejemplo,
trabajo infantil o deforestación)
y está contra la ley, se debe
tomar otra acción.
CUADRO 11
El Anexo 6 presenta una lista
de herramientas que cumplen
con esos requisitos.
Actualmente, UTZ está
trabajando en varios proyectos
en colaboración con algunas
de las partes enumeradas en el
Anexo 6. El objetivo es obtener
experiencia para la
digitalización de la
administración del SIG. Los
primeros resultados de estos
pilotos se entregarán a finales
de 2016.
CUADRO 10 (continuación)
© UTZ Version 1.0 Agosto 2016 28
momento en que deciden participar en el programa de
certificación. El sistema de sanciones debe ser coherente con las
estipulaciones contenidas en el Código de Conducta y con la
severidad del incumplimiento.
El cumplimiento a nivel de grupo se obtiene cuando todos los
miembros del grupo cumplen con todos los puntos de control
obligatorios y con un número determinado de puntos adicionales
de control por bloque. El número de estos puntos de control
adicionales se especifica para los años de cumplimiento 1 - 4 en el
texto del Código de Conducta General para grupos.
Ejemplos de sanciones No conformidad Sanción
El productor no cumple con los
requisitos obligatorios (no
cumple)
El productor puede no ser
aprobado
Su producto no se vende
como producto certificado
Las correcciones se revisan en
una visita de inspección
posterior
Fraude obvio El productor es excluído del
grupo, ya sea de manera
permanente o por cierto
periodo de tiempo
Obstrucción intencional de la
inspección
Rehusarse a implementar el
contrato, por ejemplo, negarse
a poner en práctica los
requisitos internos de la norma
La persona o comité a cargo de los aprobaciones toma una
decisión con base en la información registrada en los informes de
inspección interna. La decisión debe ser:
Claramente comunicada al productor
Documentada en los informes de inspección interna, incluyendo
la implementación subsiguiente de medidas correctivas
Comunicada a las personas encargadas de comprar y vender
el producto ya que no se les permite comprar producto de un
agricultor que haya sido sancionado. Los resultados de todos los
productores se resumen en el registro de los productores.
El SIG debe garantizar que todo productor que sea sancionado
ponga en marcha las medidas correctivas necesarias. El SIG debe
tener procedimientos que muestren cuándo los productores serán
verificados por los inspectores internos y cuándo (y en qué
condición) el productor puede reingresar al grupo. También debe
tener mecanismos para garantizar el cumplimiento durante el año.
10 AUTO-EVALUACIÓN
Ver la explicación en la Parte I.
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
29
ANEXOS
© UTZ Version 1.0 Agosto 2016 30
ANEXO 1: UN CICLO DE GESTIÓN PARA EL MEJORAMIENTO PERMANENTE
7. Retroalimentación y
ajuste de procedimientos
y plan de acción
1. Código General de Conducta de UTZ
Incluyendo:
Estructura de la organización
Roles y responsabilidades del staff
(Conflicto de intereses)
Objetivos y plan de acción (por año)
Plan de entrenamiento
Planeación de inspecciones internas
Auto-evaluación
Incluyendo:
Dato de fincas
Resultados de las
capacitaciones
Resultados de las capacitaciones
Resultados de la Auto-evaluación
Resultados del monitoreo de riesgos
Registro
Entrenamientos
Inspección interna
Auto-evaluación
Gestión del riesgo
5. Análisis de datos
y evaluación
6.
Revisión de
riesgos, revisión
de entrenamientos, etc
2. Plan de Manejo
3. Implementación
4. Base de datos / Información
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
31
ANEXO 2 – EJEMPLO DE CONTRATO ENTRE EL GRUPO Y EL MIEMBRO DEL GRUPO
Contrato entre:
La organización: ……..
Representado por: ……………..
El productor: ……………….
Código de identificación: ………………..
Dirección:……………….
La firma de este contrato obliga a las dos partes a respetar las condiciones de los requisitos de la
norma UTZ. Las dos partes aceptan las siguientes obligaciones:
1. Obligaciones de la organización:
Administrar el Sistema Interno de Gestión (SIG) y manejar su operación adecuada para lograr y mantener los requisitos
de UTZ.
Conducir un programa continuo de capacitación de forma independiente o en coordinación con expertos externos.
Promover el uso de Buenas Prácticas Agrícolas y la responsabilidad ambiental y social como se define en el programa
UTZ.
Manejar el acopio, la compra, el control de calidad, el manejo, el transporte y la comercialización de café certificado
aplicando los requisitos de trazabilidad.
Manejar información del grupo con confidencialidad, honestidad y transparencia.
Definir la Entidad Certificadora (EC) que realizará la auditoría externa.
2. Obligaciones del productor: Conocer y respetar las reglas del SIG y del grupo
Cumplir con las normas relacionadas con la producción y el manejo de la finca
Recibir capacitación continua y aplicar cualquiera de las recomendaciones técnicas dadas por el SIG
Dar información veraz a los inspectores internos y externos y permitir su acceso a la unidad de producción (finca) y
cualquier documentación.
Aceptar las sanciones internas (SIG) y externas (auditor externo) y poner en práctica las medidas correctivas.
Informar al SIG en caso de cualquier cambio o variación de las condiciones de producción en la finca.
3. Duración del contrato:
Este contrato tiene una duración de un año a partir de la fecha de firma. Se renueva automáticamente si no es terminado por
una de las partes. Puede ser anulado:
Cuando cualquiera de las dos partes incumplan las condiciones de este contrato.
Si el productor decide retirarse de forma voluntaria del SIG.
Con esta firma, cada parte acepta las condiciones del contrato.
Lugar:
Fecha:
_________ ________ __________
Representante de la organización Productor Testigo
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ANEXO 3 –EJEMPLO DE UN MAPA RESUMEN
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
33
ANEXO 4: DECLARACIÓN DE CONFLICTO DE INTERESES
Yo (nombre) evitaré cualquier conflicto de interés e informaré a la persona a cargo del SIG si se diera
el caso. No inspeccionaré ni aprobaré a ningún miembro de mi familia.
Declaro que tengo familiares o relaciones de negocio (progenitores, hermanos, hermanas, hijos,
socios comerciales, etc.) en las siguientes comunidades:
Nombre Comunidad
1. ….…………… ……………….. 2. ………………… ……………….. 3. ………………… ………………….. 4. ……………… ……………………..
No influenciaré la inspección o decisión de aprobación de los miembros de mi familia.
Informaré a la persona a cargo del SIG si se da cualquier cambio en mi estado civil o social.
Entiendo bien lo que es un conflicto de intereses y declaro que la información anterior es correcta.
Nombre del inspector o miembro del comité de aprobación:
Nombre: …………………………………………………………………….
Cargo en el SIG: ………..
Fecha: …………………………………………..
Lugar: ……….
Firma: …………………………………….
© UTZ Version 1.0 Agosto 2016 34
ANEXO 5: RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS REQUERIDOS
La siguiente tabla presenta un resumen de los procedimientos y
registros que se requieren estén establecidos y documentados y de
aquellos que se recomienda tener establecidos y documentados.
Nota: esta lista refleja lo que se menciona en el Código. Es una lista
de apoyo y no tiene estatus de documento oficial.
Punto de
control del
Código
Procedimientos que se deben documentar – obligatorio Año de
cumplimiento
Procedimientos a ser documentados – obligatorio
Bloque A
A.10 Estimado de cosecha del cultivo 1
A.11 Procedimiento de inspección interna 1
A.11/14 Procedimiento para manejar incumplimientos y medidas
correctivas, 1
A.14 Procedimientos para aprobaciones y sanciones 1
A.22 Procedimiento para comprar y vender producto certificado,
incluyendo la trazabilidad 1
A.26 Procedimiento para el uso de la prima UTZ 1
A.27 Procedimiento para la información de precios y prima 2
A.28 Procedimiento para enviar y abordar las quejas 2
Bloque B
B.62 Procedimiento para el manejo de recipientes vacíos de
pesticidas 1
B.64 Procedimiento de emergencia en caso de accidente/derrame
de pesticidas 2
B.75
Un procedimiento de muestreo para determinar los niveles
máximos de residuo en el producto, 1) Acciones a tomar si los
niveles mínimos de riesgo se sobrepasan, 2) Comunicación al
comprador si estos niveles se sobrepasan
3
Bloque C
C.78 Procedimiento de acciones y documentación para evitar,
monitorear y mejorar el trabajo infantil 2
C.79 Procedimiento para promover la asistencia obligatoria a la
escuela 3
C.96 Procedimiento para accidentes y emergencias 2
Bloque D
D.108 Procedimientos establecidos para el uso eficiente del agua en la
producción y procesamiento. 4
D.114
Procedimientos para ayudar a los miembros del grupo a
adaptarse a impactos importantes del cambio climático
identificados en la Evaluación de Riesgos.
4
Procedimientos recomendados
General Procedimiento para comunicación con los agricultores 1
A.8 & A.9 Registro de agricultores y firma de contratos 1
A.16 Procedimiento para la evaluación de riesgos 2
D.117-119 Procedimiento para el manejo de desechos 3
Registros/documentos – obligatorio
Bloque A
A.1 Mapas que muestren un resumen de las unidades de
producción de los agricultores (campos del agricultor)
2
A.5 Lista de miembros del personal, sus funciones y
responsabilidades.
1
A.6 Organigrama 1
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
35
A.8 Registro actualizado del agricultor/lista de agricultores,
incluyendo:
- Detalles personales
- Información de la finca
- Estatus de certificación
- Estimados de rendimiento
- Volúmenes de producción
1
A.9 Contratos entre los miembros del grupo y el titular del certificado
(administración del grupo o empresa)
1
A.11 Registros de inspección interna 1
A.11 Informe de inspección interna (compilación y análisis de las
inspecciones internas)
1
A.12 Informe de auto-evaluación 1
A.13 Declaración de conflicto de intereses firmada por el personal del
SIG
1
A.14 Lista de agricultores sancionados (puede obtenerse de una lista
actualizada de agricultores)
1
A.17 Plan de gestión del grupo 3
A18, 19
+20
Planificación de capacitación, listas de asistencia y registros de
asistencia
1
A.19 Calificaciones de los capacitadores 1
A.22 Descripción del flujo del producto 1
A.24 Registros y facturas de todas las compras y ventas 1
A.25 Certificado válido del Código de Conducta 1
A.26 Registros del uso de la prima UTZ 1
A.26 Información documentada de precios y prima 1
A.27 Documentación de pagos a los productores, precio y primas 2
A.29 Documentación de la calibración de las pesas 1
Registros y documentos necesarios (si aplica)
Block B
B.37 Material de siembra utilizado (variedad, número de lote,
vendedor)
3
B.38 Uso de material de siembra genéticamente modificado (si
aplica)
1
B.53 Una lista completa y actualizada de fertilizantes y pesticidas que
se pueden usar y almacenar
1
B.54 Aplicación de pesticidas y fertilizantes (fecha, producto,
cantidad)
4
B.30, B.56 Cualquier asesoría técnica recibida (de quién, cuál instituto,
fecha y asesoría)
2 / 2
B.60 Revisión de función, si se necesita, calibración del equipo
atomizador
2
B.66 Uso de agua para riego (programación) 4
B.71 Registros anuales de calibración del equipo de control de
calidad (como medidores de humedad)
2
B.74 Especificaciones del material de empaque 3
Block C
C.79 Apoyo a la escuela si no hay una disponible 3
C.84 Se registran las horas laborales por trabajador 1
C.89 Boletas de pago y registros de la planilla 1
C.90 Contratos de trabajo 1
C.94 Diplomas y certificados de capacitación en primeros auxilios 3
C.100 Chequeos médicos documentados del personal 2
Block D
D.107 Instrucciones para las personas que usan pesticidas y fertilizantes 1
© UTZ Version 1.0 Agosto 2016 36
¿CUÁL ES UN BUEN PROCEDIMIENTO? Un procedimiento sólo funcionará si está claro para las personas
involucradas y cuando calza adecuadamente con la situación local.
Un buen procedimiento es aquel que:
Explica el motivo del procedimiento (el riesgo que se debe
mitigar, por ejemplo)
Explica qué pretende lograr
Define qué acción se debe tomar, cómo y cuándo (pasos a
seguir)
Indica los nombres de las las personas (funciones) responsables
de ejecutarlo y controlarlo.
Documento Guía al Código de Conducta General para certificación de grupos
versión 1.1.
37
ANEXO 6: RESUMEN DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA EL MANEJO DE INFORMACIÓN
Herramientas
tecnológicas
para el manejo
del SIG
Descripción Contacto
TaroWorks Dentro de sus funcionalidades incluye: registro,
entrenamiento, monitoreo y evaluación,
administración de casos, transacciones y
monitoreo del desempeño.
AkvoFLOW Una herramienta multi-idiomas para recolectar,
evaluar y mostrar cualquier cantidad de datos
con referencias geográficas.
http://www.taroworks.or
g/contact/
SourceTrace Provee sistemas de soluciones de transacciones
a industrias que trabajan en sectores críticos de
economías en desarrollo, desde servicios
financieros y agricultura hasta salud y agua
limpia.
http://www.sourcetrace.
com/contact-us/request-
a-demo
Acopio Ofrece herramientas y servicios para recolectar,
administrar y compartir datos en la cadena de
valor, especialmente con productores de café
de LatinoAmerica.
Cropster Una herramienta (Cropster C-sar) que provee
soluciones a pequeños y medianos negocios en
la cadena de suministro agrícola,
principalmente café y cacao.
FarmERP Es un software de planificación de recursos
multi-usuarios, en fincas con múltiples
ubicaciones.
n
FarmForce Una plataforma móvil para apoyar la
integración de pequeños productores en
cadenas de agrícolas de valor formales.
GeoTraceability Es un innovador del mercado en el suministro de
información clave a través de sus herramientas
analíticas y programas de monitoreo para
actores de la cadena de valor.
m
Helveta La plataforma mundial Helvetas CI proporciona
la gestión de la cadena de suministro y el
seguimiento de activos (materiales o productos)
a través de una suite modular integrada de
software.
om
MuddyBoots Un sistema en línea para el registro de cultivos y
actividades de campo para administrar un
número grande de productores individuales.
SIMPATICA Facilita el registro de actividades de manejo en
los cultivos y análisis de datos para comparar
desempeños de parcelas y productores para el
aprendizaje, reporte de mejoras, e identificación
de puntos críticos que necesitan mejorar.