documentacion y sustento rio

INFORMATIVOCABALLERO BUSTAMANTE

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El flujo documentario y su participación en el debido sustento contable y tributario

En las áreas vinculadas a Ventas, Créditos y Cobranzas y Tesorería

1. Introducción

Las empresas en el tiempo, se van constituyendo en entes generadores de información de diversa índole y grado de importancia; sea la magnitud de su patrimo-nio, el nivel de desarrollo de su estructura organizacional o la complejidad de las tran-sacciones comerciales que realicen cada una de sus áreas o departamentos.

De otra parte, se ha podido constatar en procesos de auditoria financiera, evaluacio-nes tributarias de carácter preventivo y en procesos de fiscalización efectuadas por la Administración Tributaria, que en la mayoría de los casos, salvo determinadas excepcio-nes, han existido deficiencias en cuanto al cumplimiento de los requerimientos así como en el debido sustento del recono-cimiento de los ingresos, costos y gastos para efectos contables y tributarios de con-formidad con las Normas Internacionales de Contabilidad y la legislación del Impuesto a la Renta, respectivamente.

Es a consecuencia de ello, que si bien las empresas en el desarrollo de sus opera-ciones comerciales poseen información do-cumentaria y no documentaria que pudiese acreditar en el tiempo el contexto respecto del cual estas se desarrollaron, en la prác-tica, la información carece del valor que le correspondiese en el futuro, por cuanto se ha visto en procesos de fiscalización que impor-tantes sumas de dinero han sido giradas en Resoluciones de Determinación y de Multa por el hecho de no exhibir documentación probatoria que acredite la vinculación del gasto con el mantenimiento de la fuente o la generación de la renta gravada.

A merito de ello, procedemos a desarro-llar la importancia del flujo documentario con una orientación al debido sustento contable y tributario en el plano económico de la empresa.

2. El flujo documentario

Si bien la información fluye a través de diversos canales o medios de comuni-cación, sean estos escritos o verbales, se puede observar que la información posee en la empresa una dirección definida y or-ganizada y que en su transcurso recibe una serie de aprobaciones, desaprobaciones, restricciones, así como políticas internas que van constituyéndose y aplicándose en cada operación comercial o hecho interno. Un aspecto que resulta importante señalar aquí, lo constituye la característica de la información y por ende su importancia en el sustento contable y tributario, la información, sea el área que la pudiese ge-nerar, permite evidenciar en la realidad un hecho o una operación comercial acaecida en el tiempo. Cabe señalar, que si bien la información pudiese tener muchos refle-jos documentarios en la empresa, resulta importante identificar aquella que pudiese, en el futuro, “reconstruir” la operación en el tiempo, la misma que para tales efectos deberá encontrarse; identificada, ordenada, referenciada y documentada.

3. Importancia del sustento en la in-formación contable y tributaria en la deducibilidad de los gastos

Un hecho palpable y que hasta se podría asegurar que en cierta medida sucederá en muchas empresas, se encuentra vinculado con el supuesto que ante un proceso de fiscalización éstas se encontrarían descu-biertas respecto del sustento de los reque-rimientos efectuados por la Administración Tributaria, por cuanto tales requerimientos tienden a trasladar la carga de la prueba al contribuyente. Es así que por ejemplo en diversos procesos de fiscalización se ha podido evidenciar como tenores en los re-

querimientos de la Administración Tributaria los siguientes:

• Aplicable a la prestación de servicios

de personas jurídicas o perceptores de rentas de cuarta categoría, domi-ciliados o no.

Explicar por escrito, con la base legal y documentación probatoria, sobre la naturaleza de los servicios y/o honorarios facturados y su relación con la genera-ción de la renta gravada (el beneficio que la empresa obtiene por dichos ser-vicios). Asimismo exhibir los contratos, documentación interna de la empresa (informes, recomendaciones finales, correspondencias, etc.) donde se pueda determinar el tipo de trabajo realizado.

• Aplicable a la entrega de bienes con fines promocionales, muestras, obsequios a clientes, entre otros aplicables.

Presentar por escrito, tratamiento conta-ble y tributario (base legal) y documenta-ción sustentatoria relacionado a la entre-ga de bienes indicando los beneficiarios del mismo y los comprobantes de pago que sustentan su registro.

• Aplicable a eventos, conferencias, entre otras realizadas por la em-presa.

Presentar por escrito, tratamiento con-table y tributario (base legal) y docu-mentación sustentatoria que acredite su respuesta respecto al uso de los gastos, la naturaleza y la causalidad del gasto en relación a la generación de renta gravada y/o necesario para el mantenimiento de la fuente productora

Como se puede apreciar, si quisiéramos cubrir alguno de estos requerimientos, en

ECB Empresarial



principio, efectuaríamos mentalmente un repaso de cómo se han ido generando tales gastos, las áreas involucradas, la documentación que a la fecha existe y las personas que podrían colaborar a elaborar el requerimiento. El problema que surgiría posterior a tal visualización, es que si bien podríamos haber evaluado rápidamente un actuar, tomaríamos conciencia que la fisca-lización corresponde a un ejercicio anterior o próximo a prescribir, en el cual muchas de las personas a la fecha ya no se encontrarían laborando y lo que es peor, en ese ejercicio no hayamos estado a cargo del área conta-ble y no tengamos pleno conocimiento de la identificación de la información.

Es debido a ello, la importancia de la información documentaria dentro de la em-presa por cuanto al no mantener elementos que permitieran “reconstruir” en el tiempo operaciones y acreditar el principio de cau-salidad que recayó sobre ellas en la fecha en que se materializaron, solo a la fecha nos encontraríamos con comprobantes de pago y reportes mensuales analíticos del libro mayor a nivel de sub. cuentas que no per-mitirían hacer frente a una fiscalización.

4. Principales puntos de control y su

implicancia contable y tributaria en las áreas vinculadas a ventas, créditos y cobranzas y tesorería

A continuación procedemos a desarrollar algunos comentarios relacionados con de-terminados flujos documentarios:

4.1. Ventas - Reconocimiento de in-gresos

Una de las operaciones que ha con-llevado a las empresas a encontrarse inmersas en procesos contenciosos, se encuentra relacionado con la falta de una debida acreditación del no cumplimiento de los supuestos concurrentes que condicionan el re-conocimiento de los ingresos. Es así, que en determinados casos, como por ejemplo en la venta de bienes, si bien las empresas no transfirieron al comprador los riesgos y ventajas, de tipo significativo, derivados de la propiedad de los bienes; conserva-ron para sí implicación en la gestión corriente de los bienes vendidos, en el grado usualmente asociado con la propiedad; tuvieron el control efectivo sobre los mismos; el importe de los in-gresos ordinarios no pudo ser medido con fiabilidad; no fue probable que la entidad reciba los beneficios econó-micos asociados con la transacción; y finalmente los costos incurridos, o por incurrir, en relación con la tran-sacción no pudieron ser medidos con fiabilidad, todos ellos supuestos que no permiten el reconocimiento de los

ingresos para el caso de la venta de bienes, al no acreditar fehacientemen-te tales hechos se vieron cuestionados por el diferimiento de los ingresos y sus respectivos costos por parte de la Administración Tributaria, generándo-se un reparo indebido. Cabe mencio-nar aquí, que si bien en la práctica, uno de los elementos que permitirían evaluar el no cumplimiento concu-rrente de los supuestos vinculados al reconocimiento de los ingresos se encontraría en los contratos de venta y en las cláusulas contractuales, no todas las operaciones de venta tienen

tal formalidad en las empresas, en cuyo caso la existencia de políticas de venta resultarían en primer grado importantes. Cabe señalar que infor-mación como cotizaciones, correos, entre otra información, permitirán acreditar que a una fecha una opera-ción de venta, por ejemplo, no habría satisfecho los supuestos concurrentes señalados en la Norma Internacional de Contabilidad Nº 18 la cual es apli-cable para efectos del Reconocimiento de los ingresos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 57º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta.

4.2. Créditos y cobranza - Provisiones sobre cuentas incobrables

Otro de los aspectos que resulta im-portante señalar, es la implicancia de la documentación sustentatoria y su rela-ción directa en la oportunidad en que se constituye una provisión sobre cuentas incobrables como tal para efectos del Impuesto a la Renta, por cuanto si bien existen requisitos de carácter sustancial y formal señalados en los incisos i) y f) del articulo 37º y 21º de la Ley y del Reglamento del Impuesto a la Renta, respectivamente, podemos señalar que el elemento probatorio se constituye en un elemento sustancial para efecto de la acreditación de supuestos tales como; que la deuda se encuentre ven-cida y se demuestre la existencia de dificultades financieras del deudor que hagan previsible el riesgo de incobra-bilidad, mediante análisis periódicos de los créditos concedidos o por otros medios, o se demuestre la morosidad del deudor mediante la documentación que evidencie las gestiones de cobro

luego del vencimiento de la deuda, o el protesto de documentos, o el inicio de procedimientos judiciales de cobranza, o que hayan transcurrido más de doce (12) meses desde la fecha de vencimiento de la obligación sin que ésta haya sido satisfecha, supuestos señalados en el literal a) del numeral 1 del inciso f) del articulo 21º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta. Es a conse-cuencia de ello que resulta importante en principio identificar el flujo de la información principal, tal es el caso de documentación emitida por el área de créditos y cobranzas respecto de deter-minadas cuentas por cobrar que reflejan un atraso en el cobro, documento o reporte que se constituirá en el punto de inicio referencial, por cuanto posterior a ello deberán identificarse información importante como por ejemplo; correos, documentos de cobranza, notificaciones notariales, entre otros documentos inter-nos los cuales generarán posteriormente el file de provisiones sobre cuentas de cobranza dudosa.

FLUJO DOCUMENTARIO: RECONOCIMIENTO DE INGRESOS

Políticas de ventaVenta sujeta a confor-midad del cliente, re-cepción de un porcen-taje cómo adelanto, venta con entrega en almacenes.

Determinación de la Utilidad o Perdida Contable del ejercicio y el Impuesto a la Renta o la pérdida tri-butaria del ejercicio

Contratos, correos, actas de conformi-dad, políticas de venta, etc.

Departamentode ventas Cliente

ContabilidadEvaluación del cum-plimiento de los su-puestos concurrentes vinculados con el re-conocimiento de los ingresos.

Reconocimiento

No reconocimiento

EstadosFinancieros



Informe Especial

4.3. Tesorería - Gastos de viajes y viá-ticos, planilla de movilidad

En cuanto al presente punto de control, resulta claro que; dependiendo del sec-tor económico en que se desenvuelva la empresa, los diversos departamentos de la misma y las sub. áreas que pudie-sen existir dentro de cada una de ellas, la empresa deberá identificar el flujo de cada uno de sus operaciones, así como evaluar la formalización de la documen-tación que exista, y la referenciación que deberá consignarse entre ellas y que resulte importante a efecto que en el futuro esta permita “reconstruir” tales operaciones. A manera de ejemplo podemos señalar lo siguiente:

Planilla de gastos de movilidad En principio, como suele suceder en las

empresas, el área de tesorería efectúa la entrega de los fondos de caja chica a las diversas áreas especificas de cada departamento, posterior a ello, una vez que se genere en cada departamento la necesidad de incurrir en tales gastos, así como se obtengan las respectivas aprobaciones, se procederá a realizar los desembolsos en calidad de entre-gas a rendir. Cabe señalar que en esa oportunidad el encargado del área de caja chica de cada departamento proporcionará, previa formalización de documentos internos, un formato de registro preliminar de gastos de mo-vilidad en la cual éste último realizará la anotación de manera preliminar de la información vinculada con su ges-tión (fecha, motivo, Nº de liquidación de gastos, especificaciones, cliente, dirección), asimismo, efectuará la re-ferencia de los gastos sustentados en comprobantes de pago con el número de entrega a rendir. Es importante señalar que el registro preliminar de gastos de movilidad servirá para la

Gastos de viaje y viáticos Una vez efectuada la recepción de la entre-

ga a rendir por parte de las personas que incurrirán en los gastos de la referencia y previa acreditación de la aprobación de tales desembolsos en un documento interno que a su vez refleje la naturaleza y la necesidad de los gastos, el personal que requiera la entrega a rendir deberá realizar el llenado del formato de viajes, el cual permitirá reunir la información diaria de los gastos involucrados. Asimismo en la oportunidad de la liquidación de gastos, el personal que realice la gestión efectuara la entrega de la documentación referenciada con el número de entrega a rendir, la que posteriormente formará parte del file de gastos de viaje y viáticos.

Cabe señalar aquí, que en ambos casos, en el tiempo, el registro de gastos de movili-dad y los files de liquidaciones de gastos de viajes y viáticos, permitirán sustentar la naturaleza del desembolso y su relación con la generación de rentas gravadas o con el mantenimiento de la fuente.

FLUJO DOCUMENTARIO: PROVISIONES SOBRE CUENTAS INCOBRABLES

Problemas vincula-dos con la efectivi-dad del cobro.

Créditos y cobranza

Cumplimiento de requisitos sustanciales y

formales

Otorgamiento del crédito

Documentos de cobran-za, correos, reportes de deudas por periodos de atraso, cartas notariales, acreditación de la incobra-bilidad en la oportunidad de la provisión

Transferencia al área legal de la empresa

Departamento contable

evalúa la oportunidad de la provisión sobre cuentas incobrables

posterior elaboración del registro de gastos de movilidad o en todo caso para su archivo como parte confor-mante del referido registro.

FLUJO DOCUMENTARIO: GASTOS DE MOVILIDAD Y GASTOS DE VIAJE Y VIÁTICOS

Gastos de viajes y viáticos, gastos de

movilidad incurridos por las diversas

áreas

Ventas

Tesorería

Ejercicio 2005

File con documenta-ción sustentatoria

Ejercicio 2006

Ejercicio 2007

Comprobantes de pago, documentación interna; correos, informes, cartas, contratos, requerimientos internos, informes sobre los resultados obtenidos, agendas de viaje, registro de gastos de movilidad.

Créditos yCobranzas

RecursosHumanos

Almacenes

Contabilidad

C. Chica

C. Chica

C. Chica

C. Chica

C. Chica

5. Atribución de responsabilidades para efecto del cumplimiento de la salvaguarda de información contable y tributaria

Finalmente, uno de los aspectos de mayor importancia a cautelar en lo concerniente a los flujos documentarios y en cuanto a la custodia de la información, lo constituyen las “interfe-rencias”, por denominarlo de alguna forma, a la pérdida en el tiempo del grado de identificación de la información con el reflejo contable, el cual aunado a la carencia de políticas internas de custodia de información y una falta de homogenización en los criterios del personal

de las diversas áreas, genera un alto nivel de pérdida de horas laborales, las cuales en cierta medida no lograrían en cierto grado cumplir los requerimientos del ente fiscalizador. Es por ello, que resulta imprescindible detenerse aquí a efecto de realizar una atribución de responsabilidades al personal de las diversas áreas involucradas, en cuanto a la documenta-ción sustentatoria que deberá contener como mínimo las principales operaciones internas o de carácter comercial que se encuentren a su cargo a efecto de su sustentación en ejerci-cios comerciales futuros y su identificación y acreditación del cumplimiento del principio de causalidad en el tiempo. n

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