documentación de los sistemas de información
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Documentación de los Sistemas de Información
Facilitadora: Ing. Karina Hernández
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Contenido
Estandarización de la Documentación
Tipos de Documentación de los SI
Importancia de la Documentación de los SI
Documentación de los SI
Contenido de los Manuales de Usuarios
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Documentación
La documentación es un conjunto de elementos registrados sobre cualquier soporte que permita instruir o informar acerca de algo, en función de las necesidades específicas de aquellos que la utilizan.
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Documentación de los SI
Es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.
La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema.
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Importancia de la documentación en los SI
Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.
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Importancia de la documentación en los SI
•Constituye el respaldo formal de la información
•Es el elemento integrador que permite la apreciación unitaria
y conjunta del sistema.
•Facilita el conocimiento, interpretación, comprensión y
divulgación del sistema.
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Importancia de la documentación en los SI
•Constituye un elemento imprescindible para el control interno en general y del sistema en particular; provee los
antecedentes que permiten conocer como se ha diseñado el sistema y como debería estar operando, o sea facilita el
parámetro de referencia contra el cual se analizará y/o enjuiciará su comportamiento real.
•Sirve de base para auditar los sistemas de información.
•Elimina los riesgos de dependencia con respecto a determinados individuos
que conocen el sistema.
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Importancia de la documentación en los SI
•Es un elemento fundamental para la adecuada capacitación de los usuarios del sistema y facilita la comunicación con los mismos.
•Provee antecedentes esenciales, concretos y permanentes para evaluar eventuales modificaciones a sistemas en su funcionamiento y/o para decidir la sustitución de los mismos.
•Constituye el único medio idóneo de consulta general para poder tomar conocimiento actualizado de los sistemas en funcionamiento en la organización.
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Importancia de la documentación en los SI
•Aumenta la seguridad y eficiencia en el
mantenimiento de los sistemas y reduce su costo.
•Para obtener resultados prácticos, la documentación vigente debe mantener su utilidad en el tiempo y no solo en un momento determinado. No
se concibe un sistema que no esté documentado.
•Resulta imprescindible como elemento de juicio para la evaluación de sistemas
stándars o programas producto susceptible de ser adquiridos.
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Tipos de documentación de los SI
•La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos.
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Tipos de documentación de los SI
•Para usuarios, en forma general explica la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.
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Contenido de los Manuales de Usuarios
Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento:
1. Procedimientos para instalar el
sistema de información.
3. Procedimientos para mantener el sistema
de información.
2. Procedimientos para operar el
sistema de información.
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Contenido de los Manuales de Usuarios
1. Portada: Nombre del documento y quién lo elaboro.
2. Introducción: Describe el uso del documento, para qué sirve y de qué trata.
3. Análisis y requerimientos del sistema: Qué se necesita para poder instalarlo y usarlo. (Requerimientos técnicos y habilidades).
4. Explicación del funcionamiento: Mapa de navegación y descripción de las pantallas bien explicadas. Se explican todas las opciones que puede desarrollar el usuario del sistema.
5. Preguntas frecuentes (Opcional).
6. Glosario.
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Estandarización de la Documentación
Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.
Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.
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Estandarización de la Documentación
•Debe ser escrito de tal manera, que cualquier persona pueda entenderlo con la menor dificultad posible. •Es recomendable, detallar todos aquellos pasos que se llevan a cabo para usar el programa.
ConsideracionesConsideracionesGeneralesGenerales
•Especificar los alcances y las limitaciones que tiene el programa. •Imaginarse que las personas que lo van a leer no tienen el mas mínimo conocimiento sobre computadores.•Usar una narrativa breve y clara.
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