Programa

¿Cuál es el valor de la documentación?

Garantizar la repetitividad y la trazabilidad Proporcionar evidencias objetivas

Evaluar el desempeño del proceso

Difusión de conocimientos

Comunicación de la información

El procedimiento NO DEBE ser un fin en sí mismo, sino un medio de describir un proceso

Características de la Documentación

Cada organización define y decide el formato y extensión de la documentación de su sistema de gestión de calidad siempre que permita garantizar que los procesos se lleven a cabo como corresponden, por lo cual van a estar condicionadas de los siguientes puntos:

Características de la Documentación

Tamaño de la organización

Tipo de actividades realizadas

Productos y/o servicios ofrecidos

Complejidad de los procesos

Interacción entre los procesos

Competencia del personal

Herramientas y tecnología disponible

Soporte de la Documentación

La documentación se puede realizar en cualquier forma o medio sustentable y perdurable en el tiempo:

Papel

Discos magnéticos, electrónicos u ópticos

Fotografías

Vídeos

Muestras patrón, etc.

Documentación

Para asegurar que el sistema de gestión de la calidad existe y está completo:

Debe ser documentado formalmente,

Debe ser aprobado por la Gerencia, y

Debe ser difundido a todos los usuarios involucrados.

Documentación

La documentación debe describir, con el detalle requerido para un adecuado control:

Las actividades,

Las responsabilidades y autoridades y

Las interrelaciones del personal.

La documentación debe definir:

Las diferentes actividades a realizar,

La documentación a utilizar como referencia y

Los controles que se deben aplicar.

Base para Documentar:

Tipos de Documentos utilizados en los SGC

Manuales de calidad: documentos que proporcionan información coherente, interna y externamente, acerca del sistema de gestión de la calidad de la organización;

Planes de calidad: documentos que describen cómo se aplica el sistema de gestión de la calidad a un producto, proyecto o contrato específico;

Especificaciones: documentos que establecen requisitos.

Directrices: documentos que establecen recomendaciones o sugerencias.

Procedimiento e instructivos: documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente.

Registros: documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados obtenidos.

Niveles de Documentos utilizados en los SGC

Manual de Gestión

Procedimientos

Instructivos

Registros

Formato Estándar

Cualquiera sea el formato, DEBE ser estándar y común:

Manual de la Calidad.

Procedimientos.

Instrucciones de Trabajo.

Ventajas:

Facilidad de lectura.

Rapidez de comprensión.

Formato Estándar

Ejemplo de elementos a considerar en el formato:

Encabezado de página:

Pie de página:

ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVAPROCEDIMIENTO

Código: Revisión:Fecha: Página:

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVAPROCEDIMIENTO

Código: Revisión:Fecha: Página:

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Documento controlado – Reproducción prohibida sin autorización Coordinador Calidad

Recomendaciones

Utilizar un lenguaje sencillo, claro y directo.

Escribir oraciones cortas, bien escritas.

Usar párrafos breves.

Preferir lo simple a lo complejo.

Desarrollar el vocabulario, pero evitar palabras innecesarias.

Utilizar bien el lenguaje, con buena ortografía, sintaxis y semántica.

Utilizar bien el tiempo de los verbos.

No ahorrar artículos ni preposiciones.

Recomendaciones

No abusar de las abreviaturas.

Tomar en cuenta la experiencia y preparación de los lectores.

Escribir con un estilo uniforme.

Escribir para expresar, no para impresionar.

No repetir información y preferir referencias.

No omitir secciones.

Número de Copias

Número finito y definido de copias.

Sólo copias controladas.

Número apropiado de copias.

Copias accesibles.

Copias actualizadas.

Número de Copias

Ejemplo de control de documentos:

Almacenamiento registros Distribución

Tipo

Document

o

Nombre Responsabl

e Código

Fecha

Aprobación Vigente Formato Lugar Tiempo Disposición Versión

Copia

entregada a: Fecha Formato

Codificación

Se deben definir los códigos de los documentos.

Ejemplo:

Tipo de documento:

P : Procedimiento

I : Instructivo

R : Registro

M : Manual

Áreas:

CA : Calidad

AF : Administración y Finanzas

PR : Producción

Número:

01 : Correlativo

Procedimiento P.CA.01 Manual M.CA.01

Registro R.CA.01/01 Instructivo I.CA.01

¿Qué entiendes por «Gestión Documental»?

Gestión documental

¿Qué es la gestión documental?

Conjunto de acciones que permite tener los documentos del sistema de gestión:

Define responsabilidades referente a la aprobación de la documentación.

Ordenados y actualizados.

Protegidos y al alcance del personal que está involucrado en el proceso.

Gestión documental

Requisito ISO 9001:2008, 4,2,3.

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión:

¿Quién debe aprobar los documentos?

Gerente de área.

Gerente General.

Directorio.

Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente:

¿Quién y cómo se actualizarán los documentos?

Cada dueño de proceso o de área.

Cada cuanto tiempo se revisa y se actualiza o

Cuando hay una mejora.

Gestión documental

Ejemplo de control de elaboración, revisión y aprobación de documentos.

<TIPO DOCUMENTO> CÓDIGO:

<NOMBRE DOCUMENTO> VERSIÓN:

FECHA:

SISTEMA DE GESTIÓN Y CALIDAD PÁGINA Página 1 de 6

Elaborado por: Cargo:

Fecha:

Revisado por: Cargo:

Fecha:

Aprobado por: Cargo:

Fecha:

Gestión documental

Requisito ISO 9001:2008, 4,2,3.

Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos.

¿Quién y como realizará la difusión?

Reuniones de área

Mail o informativos

Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso

¿Quién y cómo se realizará distribución?

¿Cuántas copias existirán?

En Servidores

En carpetas por áreas

En vehículos de terreno o áreas operativas.

Gestión documental

Requisito ISO 9001:2008, 4,2,3.

Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

¿Cómo se protegerán los documentos?

Archivadores

Carpetas digitales con clave

En formatos no modificables como PDF

Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución.

¿Cuáles son nuestros documentos externos?

¿Cómo se controlarán?

Gestión Documental

Ejemplo de control de documentos:

Almacenamiento registros Distribución

Tipo

Document

o

Nombre Responsabl

e Código

Fecha

Aprobación Vigente Formato Lugar Tiempo Disposición Versión

Copia

entregada a: Fecha Formato

Gestión documental

Requisito ISO 9001:2008, 4,2,3.

Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

¿Qué se hará con las copias obsoletas?

Eliminarlas

Guardarlas