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Distinguir entre Sistemas
de Información y Sistemas
Informáticos
Los equipos informáticos se han convertido en poderosos instrumentos de gestión de
empresas, pero se sigue generando confusiónentre los conceptos «sistema informático»
y «sistema de información». Una buena gestión empresarial implica
un enfoque de los sistemas de informaciónintegrados
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1. DISTINCIÓN ENTRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SISTEMASINFORMÁTICOS
El mundo de los ordenadores, convertidoshoy en poderosos instrumentos de ges-tión de empresas, sigue generando unaserie de malentendidos, incluso entre losprofesionales informáticos.
Nos referimos en concreto a la confusión queexiste entre los conceptos «sistema informáti-co» y «sistema de información». Es corrientereferirse al sistema informático de tal o cual em-presa o institución en lugar de llamarlo «Sistemade información», y es de suma importancia acla-rar la diferencia entre estos dos enfoques.
En realidad, el sistema informático no esmás que un subconjunto de un sistema másamplio, el sistema de información. El sistemainformático, como conjunto de tecnologías yequipos no es más que el vehículo, el instru-mento sobre el que descansa el sistema infor-mático de una empresa. La empresa no nece-sita un sistema informático, sino en la medidaen que éste es capaz de ofrecer a la dirección,a los puestos intermedios y al personal de ope-raciones, la información y los controles necesa-rios para el ejercicio de su función y el cumpli-miento de los fines y objetivos de la empresa.
La distinción tiene su importancia, porquea la hora de ponerse a trabajar, muchos infor-máticos sólo tienen en mente los equipos ylos componentes informáticos en general,
mientras que olvidan los objetivos de la em-presa o institución que se deben alcanzar conesos medios y equipos informáticos.
Para la correcta gestión de sus recursos yel control de ejecución de los procesos depar-tamentales, la empresa necesita una informa-ción exacta y actualizada. Precisamente, elenfoque de sistemas de información conside-ra la empresa en función de los procesos decreación, intercambio y modificación de infor-mación que ocurren en su interior.
1.1 ¿Qué es un sistema?
Así pues, ¿qué es un sistema de informa-ción? Lo primero será saber lo que entende-mos por sistema: Un sistema es un conjuntointegrado de componentes que interactúanentre sí con un fin determinado.
FICHA RESUMENAutor: José Javier Montero CarriónTítulo: Distinguir entre Sistemas de Información y Sistemas InformáticosFuente: Partida Doble, núm. 195, páginas 76 a 81, enero 2008Localización: PD 08.01.06Resumen: Aunque es corriente identificar el sistema informático de la empresa con el sistema deinformación. Existe una importante diferencia entre ambos conceptos. El trabajo puntualiza estostérminos. Destaca el papel crucial de los sistemas informáticos y la importancia de desarrollar unagestión empresarial con el enfoque de los sistemas de información integrados.Descriptores ICALI: Sistemas de información. Sistemas informáticos. Sistemas integrados de gestión. Tecnología.
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Director de QualityConta
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Cada componente puede tener a su vezsu propio subsistema, en los casos en losque éste alcance una determinada comple-jidad, pero cuando se considera un «siste-ma» o «subsistema», se concibe a cadauno de los componentes del mismo comouna caja cerrada, que ofrece una funciona-lidad precisa y se conecta al todo de unaforma determinada.
Por ejemplo, podemos considerar a unautomóvil como un sistema que permite eltransporte de personas o cosas. El automóvilasí considerado es un sistema integrado porcomponentes complejos (motor, transmisión,dirección, suspensión, frenos, etc.).
Normalmente, cada componente de unsistema está relacionado con los demás, aun-que no necesariamente con todos, de formamás o menos estrecha, tal como se muestraen el gráfico 1.
1.2 Qué es un Sistema de Información
Todo ello nos permite plantear las siguien-tes definiciones a tener en cuenta para enten-der el problema que estamos tratando:
El sistema de información de la empresaes el conjunto de recursos y procedimientosutilizados en el tratamiento de la información.Entendemos por «tratamiento de la informa-ción» a la recepción o captura, almacena-miento, procesamiento y distribución de dichainformación y por «Información» al conjuntode datos interrelacionados y organizados conun significado concreto y bien definido.
A su vez, el sistema informático es laparte del sistema de información basada en eluso de ordenadores y nuevas tecnologías, ycuya información está fuertemente interrela-cionada o tratada de modo homogéneo.
Las comunicaciones verbales y telefóni-cas, notas internas o reuniones que actúanen la empresa forman parte del sistema de in-formación si están sujetos a procedimientosformales, pero no forman parte del sistema in-formático propiamente dicho.
Aun así, la importancia decisiva de los or-denadores en la empresa y la integración ca-da vez mayor del procesamiento de la
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El sistema informático no es más
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información (oficina electrónica, conexión demicros a ordenadores centrales) hace que lossistemas de información se basen en lo fun-damental, en sistemas informáticos.
1.3 Componentes de un sistema de información
Los principales componentes o elemen-tos constitutivos de un sistema de informaciónse muestran en el gráfico 2.
Las líneas simples representan relacionesentre componentes, generalmente en sentidode arriba abajo, pero no siempre.
Las líneas de flechas representas relacionescon cada uno de los componentes en particular.
1.3.1 Elementos constitutivos de un sistema de información:
Los elementos que constituyen un siste-ma de información son los datos, los progra-mas, y las tecnologías, en este último se pue-den distinguir entre los equipos informáticos yel software de base.
Las bases de datos requeridos por el siste-ma de información consisten en coleccionesde tablas con los datos agrupados en colum-nas (en el caso más frecuente de bases de da-tos relacionales), claves primarias, claves aje-nas, índices, lógica asociada a datos, etc.
El programa será soporte de las aplicacio-nes de las funciones y procesos de la empresau organización. Es la conversión en programainformático de los procesos requeridos para elnormal funcionamiento de la organización.
Finalmente, en cuanto a las tecnologías po-demos decir que estos componentes tecnológi-cos permiten el funcionamiento efectivo del sis-tema de información. Las tecnologías podrándiferenciarse entre los Equipos informáticos y elSoftware de base. En cuanto al primero son losequipos servidores de datos, puestos de traba-jo, impresoras y otros periféricos, sistemas dediscos, cintas y almacenamiento masivo de da-tos, comunicaciones y redes locales o remotas.
En cuanto al segundo, incluye los siste-mas operativos, software de comunicacionesy redes, gestor de bases de datos, middlewa-re, herramientas de desarrollo, ofimática, etc.
Los procedimientos, las normas de explo-tación y mantenimiento son aplicables en ge-neral a cada uno de los componentes del sis-tema de información: equipos informáticos,software de todo tipo, bases de datos, etc. yla documentación, manuales, sistema de ayu-da también serán parte de los componentesde información.
1.4 Componentes de un sistemainformático
En el gráfico 3 (pag. sgte.) se ofrece unejemplo básico de los componentes de unsistema informático departamental. Por su-puesto, la realidad de un sistema informáti-co de una empresa es mucho más complejoy admite toda suerte de variantes, tecnolo-gías y niveles de profundidad en su repre-sentación esquemática.
2. EL PAPEL CRUCIAL DE LOSSISTEMAS INFORMÁTICOS EN LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Hoy en día somos incapaces de concebir unaempresa que funcione sin la inestimable ayu-da de la tecnología informática, y más concre-tamente, de los sistemas informáticos. Un sis-tema informático, entendido en su representa-ción más básica, sería la unión de un hardwa-re, un software y un soporte humano. De he-cho, un solo ordenador podría considerarseun sistema informático en sí mismo. Sin
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Procedi
mientos
Datos
Software de base
Equipos informáticos
ProgramasDocumentación
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embargo, actualmente este término implicaalgo mucho más complicado: la intercone-xión. Es decir, varios sistemas informáticosconectados, trabajando conjuntamente.
Las tecnologías de la información y lossistemas informáticos son la herramienta másimportante con la que cuentan las compañías,bien sean empresas familiares, pymes o mul-tinacionales, para aumentar su competitividaden el mercado y al mismo tiempo diferenciar-se de la competencia. Para ello, es conve-niente que los sistemas se renueven periódi-camente, cada tres años como mínimo.
2.1 La inversión en tecnología
La inversión en tecnología es un valor es-tratégico que las empresas deben tener encuenta en sus presupuestos, por cuantiosoque resulte el gasto. Es necesario destinar
grandes cantidades de capital a reciclarsetecnológicamente, dada la velocidad a la queevoluciona el mercado en este sentido y la in-fluencia que el uso de tecnología punta tieneen la competitividad de las empresas.
La empresa QualityConta, por ejemplo, in-virtió en 2003 un total de 30.000 euros enequipos, entre servidores, mejoras de PCs,conexión a red, seguridad y rapidez de acce-so entre los diferentes ordenadores de sobre-mesa. A ello hay que añadir otros 12.000 eu-ros destinados al mantenimiento anual de lossistemas informáticos.
A pesar de suponer un importante desem-bolso, QualityConta lo ha recuperado en tresaños, captando un 25% más de clientes queantes de realizar la inversión, ya que con lasmejoras, la consultora ha logrado simplificaren muchos aspectos el trabajo diario en laempresa.
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Ordenadorcental
Bases de Datos
5 terminales Concentrador
determinales
ETHERNETtcp/ip Impresora
Consultas a otrasBases de DatosConsulta e
informes
Impresoralocal
Pedidos
Entrada depedidos
Módemexterno
Conexión a otrasBases de Datos
Consulta
Sistema informático: Centro de control de pedidos
Versión: 2.05Fecha: 13/06/07Realizado por: H. GómezDoc: DATO4.prs
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Una empresa dotada de sistemas infor-máticos actualizados puede ahorrar en eltiempo de ejecución de determinadas activi-dades el equivalente al 50% de la jornada deun trabajador, además de ahorrarse la mitadde los costes derivados de la comunicacióncon los clientes por medio de fax, correo omensajero; todo ello gracias al correo electró-nico y las distintas soluciones para empresasque existen a este nivel.
2.2 Las ventajas de la interconexión
En la sociedad de la información y la co-municación en la que vivimos, no basta contener equipos y herramientas informáticas efi-cientes. Se hace necesario interconectar es-tos equipos a otros para obtener un sistemainformático mayor, que garantice el logro deresultados más satisfactorios.
La implementación de sistemas informáti-cos interconectados permite disponer de in-formación fiable a tiempo real para que lasempresas puedan tomar decisiones efectivasa la vez que rápidas, de manera que sean ca-paces de seguir el frenético ritmo del merca-do. Hay que tener en cuenta que en todas lasaplicaciones informáticas es de suma impor-tancia capacitar a los potenciales usuarios ymantener actualizado el sistema.
3. EL ENFOQUE DE SISTEMAS DEINFORMACIÓN INTEGRADOS
La integración constituye otro de los enfo-ques fundamentales a la hora de concebir ydesarrollar los sistemas de información.Las empresas preocupadas por un correctouso de sus ordenadores y los constructoresde software de gestión entienden los siste-mas de información integrados como elenfoque actualmente más avanzado a lahora de la concepción e implantación desus sistemas.
Un sistema de información no integradose presenta como una mera acumulaciónde aplicaciones concebidas en tiempos ycriterios dispares, con acceso a ficheros obases de datos individuales y de alta redun-dancia, y que utiliza equipos y sistemasoperativos dispares, a menudo no compati-bles entre sí. Estos sistemas primarios nointegrados causan grandes problemas en
los centros de informática, costes adiciona-les, descontento entre los usuarios y cuen-tan con pocas posibilidades de satisfacerlas necesidades y posibilidades de modifi-cación y ampliación de la estructura de in-formación de la empresa.
Los sistemas de infor-mación no integradospertenecen a la épo-ca de la introducciónde los ordenadores enla empresa. Aún así, es frecuente en-contrar hoy día este enfoque en empre-sas con fuerte herencia acumulada ensus recursos informáticos.
Un sistema de información integradose caracteriza entonces por lo siguiente:
• Interdependencia lógica elevada: Con-sidera a la empresa como un sistemacompuesto por partes bien diferenciadas,pero altamente relacionadas. Por ello, elpropio sistema de información estaráconstituido a su vez por partes diferen-ciadas, pero bien relacionadas o integra-das entre sí.
• Estandarización generalizada: En suconcepción se han aplicado unas normascomunes o al menos compatibles entre sí,en lo referente a interfase de usuario, ba-se de datos, sistema físico y sistema lógi-co utilizado.
• Redundancia de datos controlada: Losdatos no son redundantes o al menos laredundancia está controlada al mínimo.
• Desarrollo de sistemas normalizado: Laconcepción, desarrollo y mantenimientode los programas y datos responde a unenfoque unitario, integrado o al menosconsecuente y coherente con respecto alconjunto del sistema de información.
Hoy en día, la integración de los Sistemasde Información de una empresa es un objeti-vo comúnmente aceptado y perseguido. Sinembargo, en la práctica, esta integración dejade ser satisfactoria en muchos casos, o bienestá parcialmente conseguida. Ello no obs-tante, debe ser uno de los objetivos principa-les en la concepción y desarrollo de los nue-vos sistemas de información de cualquier em-presa o institución. ✽
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