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MANUAL DE INSTRUCCIONES DE TRABAJO

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DISPOSICIONES PARA CODIFICACIÓN Y ARCHIVO DE LOS REGISTROS DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO

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Elaboró: CCS Revisó: RD Autorizó: DG Fecha: 16/05/2011


DGPPCS

INSTRUCCIÓN:

DISPOSICIONES PARA CODIFICACIÓN Y ARCHIVO DE LOS REGISTROS DEL PROCESO DE

SEGUIMIENTO

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AUTORIZACIONES (F-OFSG-CD01)

REGISTRO DE CAMBIOS (F-OFSG-CD02)

Fecha de emisión Elaboró Revisó Autorizó

16/05/2011

Coordinación CS

Arq. Jorge Martín

Amaya Rodríguez

Representante de la Dirección

Arq. Jorge Martín

Amaya Rodríguez

Dirección General

C.P. Patricia Aguilar

Gallardo

FECHA CAMBIO DESCRIPCIÓN APROBÓ

04/05/11 Páginas 9/14, 10/14 y 11/14

Congruencia con nombres de Formatos actualizados

DG-RD

04/05/11 Páginas 7/14 y 8/14 Incluir siglas de codificación para sujetos fiscalizados: poderes, dependencias, paraestatales u organismos autónomos

DG-RD

04/05/11 Páginas 10/14 y 11/14 Incluir formatos para control de expedientes en archivos ACYS y General; y electrónico 003_PSC_E con su nombre y codificación

DG-RD

04/05/11 Páginas 5/14 a 14/14 Modificar redacción para su mejor comprensión

DG-RD

04/05/11 Página 12/14 Incluir referencias para archivar los documentos de constancia y los de no constancia de acuerdo a COAPS

DG-RD

04/05/11 Página 4/14 y 12/14 Incluir término y definición de COAPS: Criterios operativos aplicables en el proceso de seguimiento; OFS Y SGC

DG-RD


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CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESPONSABILIDADES

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

5. DESARROLLO DE LA INSTRUCCIÓN DE TRABAJO

6. REFERENCIAS

7. ANEXOS

8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS


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1. OBJETIVO

1.1 Tener documentada la manera correcta de cómo definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros relacionados con el proceso de seguimiento.

2. ALCANCE

2.1 Esta instrucción de trabajo aplica para todos los trabajadores de la coordinación de Control y Seguimiento que codifiquen y archiven registros del proceso de Seguimiento.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Es responsabilidad de los ejecutores de los procedimientos relacionados con el proceso de Seguimiento atender las disposiciones sobre el control de los registros, tanto impresos como electrónicos establecidas en la presente instrucción de trabajo.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

4.1 ACYS: Archivo de Control y Seguimiento.

4.2 CCS: Coordinación de Control y Seguimiento.

4.3 SINCYSA: Sistema Integral para el Control y Seguimiento de Auditorías

4.4 COAPS: Criterios Operativos Aplicables en el Proceso de Seguimiento

4.5 OFS: Órgano de Fiscalización Superior

4.6 SGC: Sistema de Gestión de Calidad

4.7 DGAJ: Dirección General de Asuntos Jurídicos


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(1)

(2) (3)

(4) (5) (6) (7)

(8)

5. DESARROLLO DE LA INSTRUCCIÓN DE TRABAJO

5.1 Planeación y ejecución del seguimiento

5.1.1 Archivo físico de los documentos y registros del Seguimiento

El expediente de seguimiento concentra toda la información con la que se ha elaborado un seguimiento. Dicha documentación y registros son el soporte legal de la solventación a las observaciones y atención a las recomendaciones, y del trabajo del Auditor. El Auditor debe realizar una etiqueta (IMAGEN 1) que se coloca en el lomo de una carpeta tipo Lefort o similar, dicha etiqueta será de un color específico designado para cada programa de auditoría. Acto seguido, se colocan separadores con pestaña, colocando los títulos de cada apartado que contiene el índice (formato SA_01_000_000_005_INX), al cual se integrará la documentación y registros correspondientes. Una vez integrado el expediente, se coloca en Archivo de Control y Seguimiento (ACYS) etiquetado con la leyenda de Expedientes de Seguimiento.

IMAGEN 1

Coordinación a la cual pertenece el expediente. Fuente Arial Narrow mayúsculas, formato negrita, tamaño 12. Logotipo del Órgano de Fiscalización Superior Nombre del sujeto fiscalizado al cual pertenece el seguimiento. Fuente Arial Narrow mayúscula, formato negrita, tamaño 16. Tipo de Seguimiento (Cuenta Pública, Financiera, Específica, Ramo 33). Fuente Arial Narrow mayúscula, formato negrita, tamaño 14. Periodo al que pertenece el seguimiento. Fuente Arial Narrow mayúscula, formato negrita, tamaño 12. Número de legajos que conforman el seguimiento. Fuente Arial Narrow, formato negrita, tamaño 18. Número de orden. Identificador del sujeto fiscalizado en SINCYSA. Fuente Arial Narrow mayúsculas, formato negrita, tamaño 12. Siglas de la Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento. Fuente Arial Narrow mayúsculas, formato negrita, tamaño 12.


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Los expedientes colocados en el ACYS, deben llevar un orden estrictamente alfabético. Los tipos de auditoría también serán colocados en el mismo orden, por ejemplo: Abasolo Cuenta Pública, Abasolo Específica, Abasolo Ramo 33, y así sucesivamente, comenzando siempre con los municipios, siguiendo con los poderes y finalizando con los sujetos autónomos. Ejemplo: Abasolo, Poder Judicial y Universidad de Guanajuato.

En el área ACYS se llevará un registro para la consulta de la documentación contenida en los expedientes. Para tal fin, se pondrá en un engargolado el formato de registro para la toma o consulta de la documentación contenida en expedientes llamado “Archivo de expedientes” (SA_01_000_000_024_ARCH). Siempre que alguien consulte información de cualquiera de las carpetas deberá llenar el formato de registro para la toma o consulta de la documentación contenida en expedientes.

5.1.2 Archivo electrónico de los documentos y registros del seguimiento

Cada expediente debe tener un soporte en medio magnético en la Red Institucional, específicamente en la unidad mapeada Planeación (L: /), con ruta de ubicación: Inf_Gral_DGPPCS/SEGUIMIENTOS/Seguimientos OFS 2008 (2009, 2010, 2011, etc.). Cada seguimiento deberá estar en la carpeta correspondiente de acuerdo al programa de auditoría y por sujeto fiscalizado. En la siguiente tabla se presentan algunos ejemplos:

Las carpetas electrónicas deben tener una nomenclatura, esta se estructura de la siguiente manera: sujeto_Id tipo de auditoría_periodo (letra inicial del mes inicial y del final) año (últimos dos dígitos del año), por ejemplo, el municipio de Abasolo, revisión de cuenta pública, periodo julio a diciembre del 2008, será: ABA_CPJD08. Si de un sujeto fiscalizado existen varios tipos de revisión o auditoría en el mismo programa deberán ir dentro de la misma carpeta de acuerdo al diagrama:

REVISIÓN DE AUDITORÍA PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS SEGUIMIENTOS

Julio a diciembre 2008 2009 2010

Enero a junio 2009 2009 2010

Enero a diciembre 2009 2010 2011

ABASOLO

ABA_CPJD08

ABA_R3308

ABA_SE07


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El acceso a la información almacenada en la red institucional, será limitado para el personal asignado a la Coordinación de Control y Seguimiento mediante la contraseña de usuario asignada por el área de Tecnologías de Información. Debido a la inexistencia de restricciones, los usuarios de la información tendrán sumo cuidado con el manejo de la misma, ya que la falta de pericia, podría ocasionar pérdida de información. La nomenclatura (Id) a utilizar para las carpetas electrónicas de los seguimientos, se detalla a continuación: En caso de que el sujeto fiscalizado sea un municipio:

En caso de que el sujeto fiscalizado sea alguno de los poderes, dependencias, paraestatales u organismos autónomos:

SUJETO ID SUJETO ID

Poder Legislativo PL Instituto Tecnológico Superior del Sur de Guanajuato ITSUR

Poder Ejecutivo PE Comisión Estatal de Arbitraje Médico COESAMED

Poder Judicial PJ Universidad Tecnológica del Suroeste de Guanajuato UTSOE

Gubernatura GUB Instituto de Financiamiento e Información para la Educación

EDUCAFIN

Secretaría de Gobierno SEGOB Procuraduría de Protección al Ambiente PROPAEG

Secretaría de Desarrollo Social y Humano SDSH Conalep Guanajuato CONALEP

MUNICIPIOS ID MUNICIPIOS ID

Abasolo ABA Purísima del Rincón PUR

Acámbaro ACA Romita ROM

Apaseo el Alto APA Salamanca SAL

Apaseo el Grande APG Salvatierra SLV

Atarjea ATA San Diego de la Unión SDN

Celaya CEL San Felipe SFE

Comonfort COM San Francisco del Rincón SFR

Coroneo COR San José Iturbide SJI

Cortazar CTZ San Luis de la Paz SLP

Cuerámaro CUE San Miguel de Allende SMI

Doctor Mora DMO Santa Catarina SCA

Dolores Hidalgo C.I.N. DHI Santa Cruz de Juventino Rosas SCJ

Guanajuato GTO Santiago Maravatío STM

Huanímaro HUA Silao SIL

Irapuato IRA Tarandacuao TRD

Jaral Del Progreso JAR Tarimoro TRM

Jerécuaro JER Tierra Blanca TBL

León LEO Uriangato URI

Manuel Doblado MAN Valle de Santiago VST

Moroleón MOR Victoria VIC

Ocampo OCA Villagrán VIL

Pénjamo PMO Xichú XIC

Pueblo Nuevo PUE Yuriria YUR


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SUJETO ID SUJETO ID

Secretaría de Finanzas y Administración SFA Instituto de la Mujer Guanajuatense IMUG

Secretaría de Seguridad Pública SSP Instituto de Seguridad Social del Estado de Guanajuato ISSEG

Secretaría de Desarrollo Agropecuario SDA Instituto de Acceso a la Información Pública IAIP

Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable SDES Escuela Preparatoria Regional del Rincón EPRR

Secretaría de Educación SEG Instituto de Alfabetización y Educación Básica para Adultos INAEBA

Secretaría de Salud SS Universidad Politécnica de Guanajuato UPG

Procuraduría General de Justicia PGJ Fórum Cultural Guanajuato CULTURAL

Secretaría de Obra Pública SOP Instituto Estatal de Capacitación IECA

Secretaría de Desarrollo Turístico del Estado de Guanajuato SDT Universidad Virtual del Estado de Guanajuato UVEG

Secretaría de la Gestión Pública SGP Comisión de Vivienda del Estado de Guanajuato COVEG

Comisión Estatal del Deporte y Atención a la Juventud CEDAJ Instituto de Infraestructura Física Educativa de Guanajuato INIFEG

Unidad de Televisión de Guanajuato UTEG Centro de Evaluación y Control de Confianza del Estado de Guanajuato

CECC

Sistema Estatal para el Desarrollo Integral de la Familia DIF Instituto Tecnológico Superior de Guanajuato ITESG

Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos del Estado de Guanajuato

CECYTEG Instituto Tecnológico Superior de Salvatierra ITSS

Instituto de Vivienda del Estado de Guanajuato IVEG Universidad Politécnica de Pénjamo UPPE

Universidad Tecnológica del Norte de Guanajuato UTNG Universidad Politécnica de Juventino Rosas UPJR

Museo Iconográfico del Quijote MIQ Instituto de la Juventud Guanajuatense IJUG

Comisión Estatal del Agua de Guanajuato CEAG Secretariado Ejecutivo del Sistema Estatal de Seguridad Pública

SESESP

Coordinadora de Fomento al Comercio Exterior COFOCE Universidad Politécnica del Bicentenario UPB

Instituto Estatal de la Cultura IEC Universidad Tecnológica de San Miguel de Allende UTSMA

Universidad Tecnológica de León UTL Guanajuato Puerto Interior GPI

Instituto de Ecología del Estado IEG Universidad de Guanajuato UG

Consejo de Ciencia y Tecnología del Estado de Guanajuato CONCYTEG Tribunal de lo Contencioso Administrativo TCA

Sistema Estatal de Financiamiento al Desarrollo del Estado de Guanajuato

SEFIDE Procuraduría de los Derechos Humanos PDH

Instituto Tecnológico Superior de Irapuato ITESI Tribunal Estatal Electoral TEE

Sistema Avanzado de Bachillerato y Educación Superior SABES Instituto Electoral del Estado de Guanajuato IEEG

Instituto de Salud Pública del Estado de Guanajuato ISAPEG

Para los tipos de auditoría o revisión:

TIPOS DE AUDITORÍA ID TIPOS DE AUDITORÍA ID

Ramo 33 R33 Auditoría Especial AE

Obra Pública OP Auditoría Financiera AF

Cuenta Pública CP Situaciones Excepcionales SE

Auditoría Integral AI


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Los archivos electrónicos que integran el expediente de seguimiento se almacenarán en la carpeta del seguimiento que corresponda atendiendo a la estructura siguiente: Id_documento_nomenclatura de la carpeta electrónica. Ejemplo: OI_ABA_CPJD08. Las nomenclaturas (Id) para los registros que integran los seguimientos se presenta en la tabla siguiente:

DOCUMENTOS ID DOCUMENTOS ID

Oficio de inicio y de Incorporación OI OI_I Carátula de expediente de seguimiento CAR

Acta para inicio y Parcial de seguimiento AI AP(XX) Acuerdo de constancia AC

Cédula de planeación CP Constancia de atención a observaciones y recomendaciones

CS

Reporte de situación de observaciones y recomendaciones

RS Acuerdo de no constancia ANC

Índice de expediente de seguimiento INX Tarjeta informativa TI

Estado de Seguimiento ES Acta para notificación de constancia AN

Cédula de seguimiento de control interno CCI Oficio de notificación de constancias al Congreso

OCC

Cédula de seguimiento de daños y perjuicios CDP Memorándum de remisión de documentos MRD

Cédula de seguimiento de razonamiento CA CB CR Oficio de prórroga PRG

Papel de trabajo replanteamiento PRP Acuerdo de prórroga APR

Cédula de seguimiento de responsabilidades administrativas

CRA Cédula de seguimiento de observación administrativa

CAD

Informe de seguimiento a observaciones y recomendaciones

IS Archivo de expedientes ARCH

Nota 1. El título del documento “Cédula de seguimiento de razonamiento”, comprende tres tipos de cédulas: la de Aclaración, de Baja y de Regularización, en las cuales se considerarán de manera clara y concisa los motivos y razones que llevaron al auditor a su aplicación. Nota 2. Para las actas parciales (segundo documento), las XX se sustituirán por dos dígitos, de acuerdo al número consecutivo de acta que corresponda. Ejemplo AP01, AP02, etc.

Con la finalidad de dejar evidencia de la revisión efectuada por el Auditor Encargado, Auditor Jefe de Departamento y/o Coordinador, en la carpeta de cada seguimiento se creará una carpeta denominada “Soporte_Seguimiento”, en la cual se resguardarán los borradores de los archivos. Al nombre de cada archivo se le agregará la fecha y las iniciales de la persona que revisó. Además, en la carpeta “Soporte_Seguimiento“ se resguardará el informe de resultados de auditoría, los comprobantes de los reintegros escaneados, papel de trabajo soporte de captura, hechos posteriores y toda la documentación proporcionada por el sujeto fiscalizado en medio electrónico, que no forma parte del Sistema de Gestión de Calidad. Adicional a los archivos electrónicos que forman parte integral del seguimiento, existen archivos que sirven de apoyo durante el desarrollo del proceso de Seguimiento, siendo estos:

a) Control de salidas: Registro de las fechas programadas para diligencias de seguimiento. b) Registro de constancias emitidas: Registro de las constancias emitidas por programa de auditoría y el número

de caja en el que se resguarda el expediente. c) Papel de trabajo soporte de captura: Resumen del estatus de las observaciones y recomendaciones plasmadas

en informe de resultados (para cada una de las etapas del proceso de fiscalización).


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La ubicación de los archivos de apoyo se presenta a continuación:

ARCHIVOS SIGLAS RUTA DE UBICACIÓN: Home Planeación (L:/)

Control de salidas S_E Inf_Gral_DGPPCS/ACTIV_DEL PERSONAL/salidas control y seguimiento

Registro de constancias emitidas RCE_E Inf_Gral_DGPPCS/SEGUIMIENTOS/Constancias emitidas

Papel de trabajo soporte de captura PSC_E Inf_Gral_DGPPCS/SEGUIMIENTOS/Seguimientos OFS XXXX/SujetoFiscalizado/Revisión/ Soporte_Seguimiento

Nota: Los documentos que integran el proceso de seguimiento se imprimen, los archivos electrónicos, no.

5.1.3 Codificación de los registros de seguimiento

En atención al Procedimiento de Control de los Registros (PD-OFSG-CR03) cada registro estará identificado por una codificación única e irrepetible, la cual será visible en la parte inferior izquierda. La codificación de los registros se determinó de acuerdo a lo establecido en el proyecto de homologación de criterios del Órgano de Fiscalización Superior, la cual se detalla de la siguiente forma:

Nota: Si el archivo es electrónico se agregará un _E después de la codificación del registro.

A continuación se presenta la lista de los registros del proceso de Seguimiento, cuyos formatos (documentos) estarán disponibles en SINCYSA, dentro del módulo destinado para el Sistema de Gestión de Calidad:

NÚMERO REGISTRO CODIFICACIÓN

1 Oficio de inicio y de Incorporación SA_01_000_000_001_OI

2 Acta para inicio y Parcial de seguimiento SA_01_000_000_002_AIS

3 Cédula de planeación SA_01_000_000_003_CP

4 Reporte de situación de observaciones y recomendaciones SA_01_000_000_004_RS

5 Índice de expediente de seguimiento SA_01_000_000_005_INX

6 Estado de seguimiento SA_01_000_000_006_ES

7 Cédula de seguimiento de control interno SA_01_000_ 000_007_CCI

8 Cédula de seguimiento de daños y perjuicios SA_01_000_000_008_CDP

9 Cédula de seguimiento de razonamiento SA_01_000_000_009_CABR

10 Papel de trabajo replanteamiento SA_01_000_000_010_PRP

11 Cédula de seguimiento de responsabilidades administrativas SA_01_000_000_011_CRA

12 Informe de seguimiento a observaciones y recomendaciones SA_01_000_000_012_IS

Seguimiento Guía Rubro Programa Formato Siglas del documento


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NÚMERO REGISTRO CODIFICACIÓN

13 Carátula de expediente de seguimiento SA_01_000_000_013_CAR

14 Acuerdo de constancia SA_01_000_000_014_AC

15 Constancia de atención a observaciones y recomendaciones SA_01_000_000_015_CS

16 Acuerdo de no constancia SA_01_000_000_016_ANC

17 Tarjeta informativa SA_01_000_000_017_TI

18 Acta para notificación de constancia SA_01_000_000_018_AN

19 Oficio de notificación de constancias al Congreso SA_01_000_000_019_OCC

20 Memorándum de remisión de documentos SA_01_000_000_020_MRD

21 Oficio de prórroga SA_01_000_000_021_PRG

22 Acuerdo de prórroga SA_01_000_000_022_APR

23 Cédula de seguimiento de observación administrativa SA_01_000_000_023_CAD

24 Archivo de expedientes SA_01_000_000_024_ARCH

NÚMERO ARCHIVOS ELECTRÓNICOS CODIFICACIÓN

1 Control de salidas SA_01_000_000_001_S_E

2 Registro de constancias emitidas SA_01_000_000_002_RCE_E

3 Papel de trabajo soporte de captura SA_01_000_000_003_PSC_E

Nota: Los formatos 003, 004, 006, 007, 008, 011 y 023, son documentos que serán impresos con apoyo del SINCYSA, razón por la cual, no contarán con el sello de agua mencionado en el punto 5.4.

5.2 Informe de seguimiento a observaciones y recomendaciones 5.2.1 Resguardo de los expedientes de seguimiento, concluidos en campo Una vez concluido el seguimiento, en campo, el Auditor elabora el Informe de seguimiento a observaciones y recomendaciones (SA_01_000_000_012_IS), integra el expediente, de acuerdo al índice de expediente de seguimiento (SA_01_000_000_005_INX) y lo entrega al Auditor Encargado para su revisión. A cada legajo de seguimiento se le coloca una carátula (SA_01_000_000_013_CAR) al principio, a fin de identificar el seguimiento al que corresponde. Los expedientes que se encuentran pendientes de revisión por parte del Auditor Encargado son colocados, por él mismo, en el área de “Expedientes en revisión”, que se encuentra bajo los entrepaños de Expedientes de Seguimiento en el ACYS. El siguiente entrepaño hacia abajo, denominado “Informes en Revisión”, está designado a los Informes turnados por los Auditores Encargados a los Auditores Jefes de Departamento respectivamente (Cuenta Pública y Obra Pública) colocados por estos últimos. En el entrepaño denominado “Expedientes para firma”, el Auditor Jefe de Departamento coloca los informes que se encuentren en proceso de firma del Director(a) General, esto ocurre cuando el Coordinador ya ha dado el visto bueno a los informes, procediendo mediante aprobación en tarjeta informativa (SA_01_000_000_017_TI), y espera la autorización de los documentos: acuerdo de constancia y constancia de atención a observaciones y recomendaciones (SA_01_000_000_014_AC y 015_CS) o en su caso acuerdo de no constancia (SA_01_000_000_016_ANC).


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5.2.2 Archivo General

Una vez concluido el procedimiento “Conclusión de seguimiento”, los expedientes son colocados por el auditor responsable del seguimiento en el ACYS, el área marcada con la etiqueta de “Expedientes de Seguimientos Concluidos”, separando los expedientes de acuerdo a otorgamiento de no constancia y de constancia de atención a observaciones y recomendaciones.

En caso de Constancia de atención a observaciones y recomendaciones (SA_01_000_000_015_CS), una vez notificada, es integrada al expediente de seguimiento junto con el acuerdo de constancia (SA_01_000_000_014_AC), acta para notificación de constancia (SA_01_000_000_018_AN) e informe de seguimiento a observaciones y recomendaciones (SA_01_000_000_012_IS), verificando que el orden de los documentos corresponda al índice de expediente de seguimiento (SA_01_000_000_005_INX). Respecto a los acuerdos de no constancia (SA_01_000_000_016_ANC), uno forma parte del expediente junto con el informe de seguimiento a observaciones y recomendaciones (SA_01_000_000_012_IS), de acuerdo al orden del índice de expediente de seguimiento (SA_01_000_000_005_INX), el resto de los documentos, tanto de constancia como de no constancia se distribuyen de acuerdo los criterios COAPS.

Para el resguardo de los expedientes de seguimiento concluidos e integrados en su totalidad, se designará a una persona, quién fungirá como Auditor Responsable de Archivo, quien en el Registro de constancias emitidas (SA_01_000_000_002_RCE_E) registrará los siguientes datos: número de constancia, número de acuerdo (en caso de ser no constancia, no se registra número de acuerdo), fecha del documento, auditor(es) responsable(s), sujeto fiscalizado, tipo de auditoría, ejercicio o periodo, número de caja y número de legajos de los que consta el expediente de seguimiento. Después, dichos expedientes son guardados en la caja correspondiente en orden ascendente, de acuerdo al número de constancia o no constancias.

Cuando los expedientes de seguimiento concluidos ocupen dos cajas de archivo, éstas se etiquetarán adecuando a las necesidades de la CCS, el formato de Etiqueta para caja (F-OFSG-5´S11), del SGC, en todos sus lados excepto debajo de la caja, incluyendo un listado (consecutivo de acuerdo a los números de constancias o no constancias) de los expedientes que la integran con los datos siguientes: número de constancia o no constancia, nombre del sujeto fiscalizado, tipo de auditoría y ejercicio o periodo al que corresponden. Realizada esta acción las cajas se acomodarán en el archivo general, separando constancias de no constancias.

Para el registro de entrada y salida de expedientes de las cajas del archivo general, se llenará el formato Archivo de expedientes (SA_01_000_000_024_ARCH) donde se reflejarán los mismos datos listados en las etiquetas de la caja, complementándolo con las fechas de salida y de entrada, así como la persona responsable de tomarlo.

En el caso de las cajas de expedientes que obran en el archivo general, que correspondan a ejercicios anteriores al actual (ejercicio corriente) y cuyos seguimientos hayan sido cerrados con una antigüedad superior a doce meses, serán entregados a la Dirección General de Administración para su guarda y custodia. A la misma Dirección General le corresponderá decidir su colocación física final

Antes de la entrega de la información a la mencionada Dirección General, la CCS deberá asegurarse de que ninguno de los expedientes contenidos en las cajas tenga algún asunto pendiente por atender. Una vez comprobado lo anterior, se hará un listado de las mismas, incluyendo la relación detallada del contenido de cada una de ellas y a través de un memorándum se realizará la entrega formal de las mismas, haciendo clara mención de que la información que existe en


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esas cajas es aún susceptible de consulta por personal de la Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ) o de la propia Coordinación de Control y Seguimiento.

Para la información electrónica almacenada en la red institucional, se seguirán las políticas de respaldo dictadas por el área de Tecnologías de Información del OFS, quienes serán los responsables de asegurar la integridad y disponibilidad de la información.

5.3 Hechos posteriores

Siempre que el sujeto fiscalizado o de la DGAJ, envíen documentación e información de seguimientos concluidos y archivados, se actualizará(n) la(s) cédula(s) que correspondan (SA_01_000_000_007 CCI, 008 CDP, 009_CABR, 011CRA, y/o 023_CAD), el Reporte de situación de observaciones y recomendaciones (SA_01_000_000_004_RS) y el Estado de Situación (SA_01_000_000_006_ES) y se archivarán en el expediente de seguimiento que corresponda.

La documentación enviada por el sujeto fiscalizado se archivará en un legajo adicional al del seguimiento, colocándole una carátula (SA_01_000_000_013_CAR) que identifique el seguimiento al que corresponde dicha documentación.

Los legajos de hechos posteriores deberán registrarse en el índice (SA_01_000_000_05_INX) y serán acomodados en cajas que únicamente contengan este tipo de asuntos. Las cajas se etiquetan adecuando a las necesidades de la CCS, el formato de Etiqueta para caja (F-OFSG-5´S11), en todos sus lados excepto debajo. Al igual que para el archivo de los expedientes de seguimiento, el Auditor Responsable de Archivo será la persona encargada de realizar esta actividad.

5. 4 Control de Vigencia de Formatos

Con la finalidad de tener un control de los formatos que serán utilizados en el Proceso de Seguimiento de la Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento, se ha optado por poner un sello de agua en la parte superior derecha de cada formato que se encuentre vigente, con las siguientes, figuras:

1er. Vigencia 12-oct.-2009 al 12-ene.-2010

2da. Vigencia 13-ene.-2010 al 12-abr- 2010

3er. Vigencia 13-abr-2010 al 12-oct-2010

4ta. Vigencia 13-oct.-2010 al 12-oct.-2011

5ta. Vigencia 13-oct.-2011 al 12-oct.- 2012


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Las vigencias están programadas para que se realicen las dos primeras cada tres meses, a seis meses la tercera y después, con vigencia del control a un año. Posteriormente se realizará su revisión y se emitirán nuevas figuras y vigencia. La razón de los periodos de la vigencia es para que las modificaciones sean presentadas en el transcurso de los periodos de vigencia, máximo cinco días antes de la conclusión de éstos, previo análisis y justificación. Las modificaciones se presentarán ante la Dirección General a través del Representante de la Dirección, para su autorización. Se solicitará a Tecnologías de la Información que realice los cambios en el micrositio de Calidad conforme al programa descrito. El Representante de la Dirección tiene la obligación de solicitar y enviar a Tecnologías de la Información la autorización y verificar que se realice el cambio de estos, para su uso y aplicación. Asimismo, comunicar vía correo electrónico, a los usuarios.

6. REFERENCIAS

6.1 Procedimiento de Control de documentos (PD-OFSG-CD02) 6.2 Procedimiento de Control de los registros (PD-OFSG-CR03) 6.3 Normatividad relacionada con el manejo y disposición de archivo de la Dirección General de

Administración. 6.4 Criterios Operativos Aplicables en el Proceso de Seguimiento

7. ANEXOS No aplica

8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS (F-OFSG-CD04)

CLAVE DE LA COPIA

PERSONAL RESPONSABLE A QUIEN SE LE ENTREGA EL DOCUMENTO

Controlada Departamento Nombre Firma Fecha

Original DGPPCS C.P. Patricia Aguilar Gallardo

1 Coordinación de Planeación y Programación C.P. Edgar Díaz Navarro

2 Coordinación de Control y Seguimiento Arq. Jorge Amaya Rodríguez

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disposiciones para codificaciÓn y archivo de los it … · imagen 1) que se coloca en el lomo de...

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