diseÑo y estructuraciÓn de la base de datos de estudiantes y
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DISEÑO Y ESTRUCTURACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE ESTUDIANTES Y
DOCENTES DEL PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA TOPOGRÁFICA
DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS VINCULADA
A UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICO
JORGE ELIECER PANTOJA IBARRA
SONIA YUREIDY PAREDES YUCUMÁ
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE
INGENIERÍA TOPOGRÁFICA
BOGOTÁ
2016
DISEÑO Y ESTRUCTURACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE ESTUDIANTES Y
DOCENTES DEL PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA TOPOGRÁFICA
DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS VINCULADA
A UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICO
JORGE ELIECER PANTOJA IBARRA
SONIA YUREIDY PAREDES YUCUMÁ
Trabajo de Grado para optar por el título de Ingeniero Topográfico
Director
ZAMIR MATURANA CÓRDOBA
MAGISTER EN TRANSPORTE
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE
INGENIERÍA TOPOGRÁFICA
BOGOTÁ
2016
3
AGRADECIMIENTOS
Gracias a Dios todo poderoso por darme salud y la sapiencia para la realización
de este paso en el proyecto de mi vida.
A mis padres, que, aunque ya no están en cuerpo, su espíritu siempre me está
acompañando en todos los procesos recorridos, dándome esa fuerza que se
necesita para no desfallecer.
A mi familia en general, pero a mi esposa e hijo en especial, por apoyarme
incondicionalmente, enseñándome a que los obstáculos que se puedan presentar,
son sencillos de superar con amor, unión y apoyo de los seres que te aman.
A Zamir Maturana Córdoba “Director de proyecto” por la confianza depositada y
orientación entregada durante la realización de este proyecto.
A todas las personas que de algún modo tuvieron que ver y me acompañaron en
el transcurso de mis estudios profesionales.
Jorge Eliecer Pantoja Ibarra
4
En primer lugar agradezco a Dios por darme la sabiduría y fortaleza para culminar
con éxito esta etapa de mi vida.
A mi hija Laura Camila, quien ha sido durante estos tres últimos años mi apoyo
incondicional y quien me motiva a comenzar cada día con nuevos retos y
esperanzas.
A mis padres, de quienes estoy altamente orgullosa, porque siempre han sido un
gran ejemplo, quienes siempre han estado a mi lado brindándome su respaldo e
impulsándome para llegar a donde estoy hoy.
A mi núcleo familiar, por respaldarme en cada momento que los necesité, sin su
ayuda todo hubiera sido más difícil.
Al Ingeniero Zamir Maturana Córdoba, por la confianza y orientación dadas
durante todo este proceso de convertirme en una profesional.
A mis compañeros, amigos y docentes, que contribuyeron a que hoy yo pueda
hacer realidad este sueño.
Sonia Yureidy Paredes Yucumá
5
CONTENIDO
RESUMEN ............................................................................................................. 13
ABSTRACT ............................................................................................................ 14
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 15
OBJETIVOS ........................................................................................................... 16
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................... 16
OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................. 16
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................. 17
1.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ................................................................ 17
1.2 JUSTIFICACIÓN ....................................................................................... 18
2. MARCO TEÓRICO ......................................................................................... 19
2.1 ANTECEDENTES ..................................................................................... 19
2.2 CARACTERÍSTICAS ................................................................................ 20
2.3 SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS (SGBD) .......................... 20
2.4 VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS ................................................. 20
2.4.1 Control sobre la redundancia de datos ............................................... 21
2.4.2 Consistencia de datos ........................................................................ 21
2.4.3 Compartir datos .................................................................................. 21
2.4.4 Mantenimiento de estándares ............................................................ 21
2.4.5 Mejora en la integridad de datos ........................................................ 22
2.4.6 Mejora en la seguridad ....................................................................... 22
2.4.7 Mejora en la accesibilidad a los datos ................................................ 22
2.4.8 Mejora en la productividad ................................................................. 22
2.4.9 Mejora en el mantenimiento ............................................................... 22
2.4.10 Aumento de la concurrencia ........................................................... 23
2.4.11 Mejora en los servicios de copias de seguridad .............................. 23
2.5 DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS .......................................... 23
6
2.5.1 Complejidad ....................................................................................... 23
2.5.2 Costo del equipamiento adicional....................................................... 24
2.5.3 Vulnerable a los fallos ........................................................................ 24
2.6 TIPOS DE CAMPOS................................................................................. 24
2.7 TIPOS DE BASE DE DATOS ................................................................... 24
2.8 MODELO ENTIDAD-RELACIÓN .............................................................. 25
2.9 CARDINALIDAD DE LAS RELACIONES ................................................. 25
2.10 ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS .......................................... 25
2.11 MODELOS DE DATOS ......................................................................... 26
2.12 ACCESS ................................................................................................ 32
2.13 PARTES DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS .............................. 33
2.13.1 Tablas ............................................................................................. 33
2.13.2 Informes .......................................................................................... 33
2.13.3 Consultas ........................................................................................ 34
2.13.4 Macros ............................................................................................ 34
2.13.5 Módulos .......................................................................................... 35
3 MATERIALES Y MÉTODOS ........................................................................... 36
3.1 MATERIALES ........................................................................................... 36
3.1.1 Archivo de Excel “Carrera” ................................................................. 36
3.1.2 Archivo de Excel “Datos” .................................................................... 36
3.1.3 Archivo de Excel “Seguimiento de Anteproyectos y Proyectos de
Grado - Ing Topo” ........................................................................................... 36
3.1.4 Archivo de Excel “Seguimiento a Estudiantes”, “Tutorías” y “Matrículas
de honor” ........................................................................................................ 36
3.1.5 Archivo de Excel “Egresados” ............................................................ 37
3.1.6 Archivo de Excel “Docentes” .............................................................. 37
3.1.7 Archivo de Excel “Correspondencia Recibida” ................................... 37
3.2 METODOLOGIA ....................................................................................... 37
3.2.1 Tipo de Investigación ......................................................................... 37
3.2.2 Diseño de Investigación ..................................................................... 38
7
3.2.3 Unidades de Análisis .......................................................................... 38
3.2.4 Técnicas e instrumentos de recolección de datos .............................. 39
3.2.5 Procedimiento de recolección de datos .............................................. 40
3.2.6 Análisis de la información ................................................................... 41
4 DESARROLLO DEL PROYECTO .................................................................. 43
4.1 CREACIÓN DE LAS BASES DE DATOS ................................................. 43
4.1.1 BASE DE DATOS DE ESTUDIANTES .............................................. 43
4.1.2 BASE DE DATOS DE DOCENTES .................................................... 58
4.2 FORMULARIOS ....................................................................................... 59
4.2.1 Formulario DATOS_BASICOS ........................................................... 60
4.2.2 Formulario FM_ECAES_OFICIALIZA_POR CODIGO ....................... 61
4.2.3 Formulario FM_ANTEPROYECTOS_ PROYECTOS ......................... 63
4.2.4 Formulario CS_EGRESADOS ........................................................... 65
4.2.5 Formulario principal de la base de datos ............................................ 67
4.2.6 Formulario OFICIALI_ECAES ............................................................ 68
4.2.7 Formulario matrícula de honor ........................................................... 69
4.2.8 Formulario de monitorias .................................................................... 71
4.2.9 Formulario Reingresos y Transferencias ............................................ 72
4.2.10 Formulario Docentes ....................................................................... 76
4.2.11 Formulario correspondencia recibida .............................................. 77
4.2.12 Formulario seguimiento validaciones y tutorías .............................. 79
4.3 COPIAS DE SEGURIDAD ........................................................................ 81
4.4 SEGURIDAD DE BASE DE DATOS ......................................................... 83
4.4.1 Acceso a la base de datos ................................................................. 83
4.4.2 Bitácora de acceso ............................................................................. 84
4.4.3 Usuarios ............................................................................................. 86
4.5 CONEXIÓN DE LA BASE DE DATOS A UN SOFTWARE DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA ................................................................... 96
4.6 MAPA CONCEPTUAL ............................................................................ 106
CONCLUSIONES ................................................................................................ 107
8
RECOMENDACIONES ........................................................................................ 108
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 109
INFOGRAFÍA ....................................................................................................... 110
GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................ 111
LISTA DE CUADROS
Cuadro 1. Ejemplo tabla de comentarios ............................................................... 26
Cuadro 2. Ejemplo tabla base de datos ................................................................. 26
Cuadro 3. Símbolos para representar relaciones entre datos ................................ 29
Cuadro 4. Creación datos básicos del estudiante .................................................. 44
Cuadro 5. Datos básicos del estudiante ................................................................ 44
Cuadro 6. Estructura tabla “OFICIALI_ECAES” ..................................................... 45
Cuadro 7. Estructura tabla “Oficiali_Ecaes” ........................................................... 46
Cuadro 8. Contenido tabla Seguimiento de Anteproyectos y Proyectos de Grado -
Ing Topo ................................................................................................................. 46
Cuadro 9. Estructura tabla Anteproyectos _Proyectos .......................................... 47
Cuadro 10. Tabla Anteproyectos _Proyectos ........................................................ 48
Cuadro 11. Estructura tabla Egresados ................................................................. 49
Cuadro 12. Tabla Egresados ................................................................................. 49
Cuadro 13. Estructura tabla matrículas de honor................................................... 50
Cuadro 14. Tabla Matr_Honor ............................................................................... 50
Cuadro 15. Estructura tabla Asignaturas ............................................................... 51
Cuadro 16. Tabla asignaturas ................................................................................ 51
9
Cuadro 17. Estructura tabla Monitorias .................................................................. 52
Cuadro 18. Tabla Monitorias .................................................................................. 53
Cuadro 19. Estructura tabla reingresos ................................................................. 53
Cuadro 20. Tabla reingresos ................................................................................. 54
Cuadro 21. Estructura tabla transferencias ............................................................ 54
Cuadro 22. Tabla Transferencias ........................................................................... 55
Cuadro 23. Estructura tabla correspondencia recibida .......................................... 56
Cuadro 24. Tabla correspondencia recibida .......................................................... 56
Cuadro 25. Campos tabla Seguimiento Validaciones y Tutorías ........................... 56
Cuadro 26. Estructura tabla Validaciones_Tutorias ............................................... 57
Cuadro 27. Tabla Validaciones_Tutorias ............................................................... 58
Cuadro 28. Estructura tabla Datos Docentes ......................................................... 58
Cuadro 29. Tabla Datos_Docentes ........................................................................ 59
Cuadro 30. Actualización tabla Oficialización ........................................................ 61
Cuadro 31. Actualización tabla Oficialización ........................................................ 62
Cuadro 32. Consulta CS_ANTEPROYECTO......................................................... 64
Cuadro 33. Relación tablas Datos_Basicos y Egresados ...................................... 65
Cuadro 34. Consulta CS_EGRESADOS ............................................................... 66
Cuadro 35. Consulta CS_ECAES_SI ..................................................................... 68
Cuadro 36. Consulta matrícula de honor ............................................................... 70
Cuadro 37. Relación tablas Datos_ Básicos y Monitorias ...................................... 71
Cuadro 38. Consulta reingresos ............................................................................ 73
Cuadro 39. Consulta Transferencias ..................................................................... 75
Cuadro 40. Consulta CS_CORRES_RECIBIDA .................................................... 78
Cuadro 41. Consulta por fecha .............................................................................. 78
Cuadro 42. Consulta CS_VALIDACIONES_TURORIAS ....................................... 80
Cuadro 43. Búsqueda por código FM_CS_VALIDACIONES_TUTORIAS ............. 80
Cuadro 44. Estructura tabla Acceso ...................................................................... 84
10
Cuadro 45. Tabla Acceso ...................................................................................... 84
Cuadro 46. Actualización tabla Oficialización ........................................................ 85
Cuadro 47. Tabla Bitácora ..................................................................................... 85
Cuadro 48. Tabla Historia Bitácora ........................................................................ 85
Cuadro 49. Estructura tabla Usuarios .................................................................... 86
Cuadro 50. Tabla Usuarios .................................................................................... 86
Cuadro 51. Coordenadas recibidas por OneDrive ................................................. 97
Cuadro 52. Coordenadas recibidas por OneDrive ................................................. 97
Cuadro 53. Estructura tabla de coordenadas ........................................................ 97
Cuadro 54. Consulta por modalidad de ingreso ................................................... 101
Cuadro 55. Listado de admitidos ......................................................................... 102
Cuadro 56. Tabla de coordenadas ....................................................................... 102
Cuadro 57. Tabla generada en el Join ................................................................. 104
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Diagrama de relaciones entre datos ................................................. 29
Ilustración 2. Diagrama de relaciones entre datos representado en tablas ........... 30
Ilustración 3. Formulario Datos_Basicos ................................................................ 60
Ilustración 4. Subformulario FM_ECAES_OFICIALIZA_POR CODIGO ................ 62
Ilustración 5. Formulario FM_ANTEPROYECTOS_ PROYECTOS ....................... 63
Ilustración 6. Formulario consulta Anteproyecto por código .................................. 65
Ilustración 7. Formulario FM_CS_EGRESADOS ................................................... 66
Ilustración 8. Formulario principal base de datos ................................................... 67
11
Ilustración 9. Formulario Oficiali_Ecaes ................................................................. 69
Ilustración 10. Formulario matrícula de honor ........................................................ 70
Ilustración 11. Formulario matrícula de honor por código ...................................... 71
Ilustración 12. Formulario FM_CS_MONITORIAS ................................................. 72
Ilustración 13. Subformulario CS_MONITORIAS ................................................... 72
Ilustración 14. Formulario Reingresos ................................................................... 73
Ilustración 15. Formulario Reingresos ................................................................... 74
Ilustración 16. Formulario Transferencias .............................................................. 75
Ilustración 17. Subformulario Transferencias ......................................................... 76
Ilustración 18. Formulario Docentes ...................................................................... 76
Ilustración 19. Formulario FM_CORRES_RECIBIDA ............................................ 77
Ilustración 20. Pestaña de acceso a Correspondencia Recibida ........................... 79
Ilustración 21. Formulario de la tabla Validaciones_Tutorias ................................. 79
Ilustración 22. Icono de ingreso a Validaciones_Tutorias ...................................... 81
Ilustración 23. Subrutina Backup ........................................................................... 82
Ilustración 24. Macro AutoExec ............................................................................. 82
Ilustración 25. Creación Backup ............................................................................ 83
Ilustración 26. Formulario Autenticación de Ingreso Usuarios ............................... 87
Ilustración 27. Menú principal de la base de datos ................................................ 87
Ilustración 28. Formulario módulo de acceso ........................................................ 88
Ilustración 29. Módulo de acceso a Usuarios ........................................................ 88
Ilustración 30. Formulario Control de Usuario ........................................................ 89
Ilustración 31. Acceso al formulario Control Usuarios ............................................ 89
Ilustración 32. Formulario FM_USUARIOS MODIFICACION ................................ 90
Ilustración 33. Acceso al formulario FM_USUARIOS MODIFICACION ................. 91
Ilustración 34. Formulario FM_USUARIOS ELIMINACIÓN ................................... 91
Ilustración 35. Formulario FM_CS_SELECCION USUARIOS ............................... 92
Ilustración 36. Icono de acceso al formulario FM_CS_SELECCION USUARIOS .. 93
12
Ilustración 37. Formulario FM_CONTROL REPORTE USUARIOS ....................... 93
Ilustración 38. Icono de ingreso a Reportes ........................................................... 94
Ilustración 39. Informe INF_REPORTE GENERAL USUARIOS ............................ 94
Ilustración 40. Formulario FM_REPORTE POR USUARIOS ................................. 95
Ilustración 41. Informe INF_REPORTE SELECCION USUARIOS POR ITEM ...... 96
Ilustración 42. Formulario coordenadas ................................................................. 98
Ilustración 43. Icono de acceso al formulario coordenadas ................................... 98
Ilustración 44. Microsoft Office 12.0 Acces Database OLE DB Provider ............... 99
Ilustración 45. Conexión en ArcCatalog a las tablas vinculadas .......................... 100
Ilustración 46. Mapa base .................................................................................... 101
Ilustración 47. Validación Join.............................................................................. 103
Ilustración 48. Mapa estudiantes con modalidad de ingreso “Admitido” .............. 104
Ilustración 49. Mapa Conceptual.......................................................................... 106
13
RESUMEN
La implementación de una base de datos para la oficina de Coordinación de la
carrera de ingeniería topográfica, se realiza con la finalidad de organizar la
información que concierne a estudiantes y docentes, facilitando el trabajo que se
lleva a diario en este proyecto educativo. Los servicios prestados por esta oficina
se acelerarán debido a la optimización de la gestión de datos.
Para diseñar la base de datos se recolectó información que se estaba almacenada
en archivos de Excel, se analizó en forma concienzuda y en equipo, lo cual
permitió crear la secuencia lógica de la interfaz presentada en esta base de datos.
Terminada la etapa de diseño, se procedió a implementar la base de datos junto
con el equipo de trabajo de la Coordinación de ingeniería topográfica mediante
series de evaluaciones de información, ya que este equipo es realmente el que va
a manipular esta base. Gracias a este proceso se detectaron errores y
necesidades, las cuales fueron corregidas y suplidas finalizando con los procesos
de capacitación del personal tanto usuarios como administrador.
Para complementar la base de datos, se decide recolectar información de la
localización geográfica del lugar de residencia de los estudiantes, con la que se
realiza un mapa SIG, donde se visualiza como están distribuidas las viviendas en
el mapa de la ciudad de Bogotá y sus alrededores, el cual tiene conexión directa
con la base de datos general.
Palabras clave: diseño, gestión, evaluación implementación, relaciones.
14
ABSTRACT
The implementation of a database for the topographical engineering coordination
has the purpose of organizing the information which will optimize the job for people
working in this area. At the same time it will increase the velocity in the offered
services that concerns to students and teachers of the Educational project for
Topographical engineering degree.
In order to design the database, the information needed was collected from Excel
files, which was analyzed conscientiously by the teamwork, it allowed us to create
the logical sequence of the interface that is presented in it.
After the design step, we proceed to implement the database with the
topographical engineering coordination together, through information assessments
series. Because they are going to manipulate the base at the end. Due to this
process, errors and needs were detected, corrected and supplemented and finally
users and administrators were trained.
For complementation of the database, we decided to collect information on the
geographical location students about their place of residence, with this we made a
GIS map, where we show how the houses are distributed around Bogotá and its
surroundings, it has direct connection to the general database.
Keywords: design, management, evaluation, implementation, relationships.
15
INTRODUCCIÓN
Desde 1963 en California, se comenzó a pronunciar las palabras bases de datos,
debido a la necesidad de organizar y estructurar información relacionada para
almacenarla con acceso directo a ella y manipulándola con un conjunto de
programas, dando vida a nuevas maneras de llevar a cabo la gestión surgiendo
grandes ideas para la administración empresarial. Este marco organizativo puso a
disponibilidad la facilidad de acceso a la información, aportando mecanismos para
la toma de decisiones y por consiguiente una nueva reorganización en los
esquemas empresariales.
Microsoft Access es un sistema de gestión de Bases de datos que sirve como
interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Creado
en la década de los 90´s y presentado en julio de 1992 como una base de datos
orientada a objetos, adquiriendo rápidamente éxito a la hora de gestionar datos
complejos en los campos donde las bases de datos relacionales no habían podido
desarrollarse de forma eficiente.
En este proyecto se presenta el diseño e implementación de una base de datos de
estudiantes y docentes que pertenecen al proyecto curricular de ingeniería
topográfica, facultad de Medio Ambiente de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas, con el fin de remplazar los archivos en formato Excel que se tenían
hasta el momento y que presentaban confusión al momento de acceder a ellos
debido a que la información se encontraba repetida numerosas veces, teniendo
como resultado una cantidad de archivos con datos no controlados.
Este trabajo es de gran importancia para la oficina coordinadora del proyecto
curricular, porque se crea una base de datos organizada que optimizará el
desempeño laboral del administrador y los usuarios ya que actualmente no cuenta
con ninguna base de datos estructurada que permita la fácil administración de la
información allí contenida.
En este proyecto se aplica investigación de campo no experimental utilizando
entrevistas y reuniones para lograr los resultados que puedan satisfacer las
necesidades de los interesados, logrando a su vez la integridad de la información.
16
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Diseñar y estructurar la base de datos de estudiantes y docentes del proyecto
curricular de ingeniería topográfica de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas vinculada a un sistema de información geográfico, con la información
existente a la fecha.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Evaluar las necesidades y recopilar la información existente en la oficina de
coordinación del proyecto curricular de Ingeniería Topográfica.
Analizar la información obtenida para su posterior organización y clasificación.
Diseñar la interfaz que utilizará el usuario final con el cuál se debe contar para
la toma de decisiones.
Presentar y verificar el diseño de la base de datos con los usuarios
interesados.
Validar el diseño final de la base de datos con los usuarios interesados.
Implementar el diseño de la base de datos en los equipos que se van a utilizar.
Desarrollar los manuales de uso de la base de datos y el manual de
procedimiento para la generación y seguimiento de consultas de datos.
17
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
Con el decreto No 2667 de 1976, se reestructuró el diseño curricular de la carrera
de tecnología en topografía con 6 semestres de estudio, esta reforma curricular
fue revisada por el Instituto de Fomento de la educación Superior ICFES, dada la
visita reglamentaria en mayo de 1978, donde se exige ajustar el plan de estudios
al sistema de ULAS, crear el Departamento de Topografía y mejorar la dotación de
equipos para prácticas, especialmente en fotogrametría e hidrología.
Este plan de estudios se ofreció hasta en segundo periodo académico de 1997,
fecha en la cual la comunidad académica de Topografía en cabeza del Ingeniero
Inocencio Bahamón Calderón, plantean realizar una reforma del plan de estudios
para darle al tecnólogo un perfil Investigativo para que este sea capaz de
responder y solucionar todas las necesidades que posee la comunidad del Distrito
y la Nación. Por lo cual se reforma el plan de estudios de Tecnología en
Topografía de tal manera que sirviera de ciclo tecnológico para la carrera
profesional ingeniería topográfica.
Actualmente el programa se encuentra en proceso de acreditación de alta calidad,
en este proceso se ha identificado la evolución, trayectoria y crecimiento del
programa, reconociendo estar a la vanguardia del conocimiento, innovación e
inclusión de las más recientes tecnologías que aportan al mejoramiento de los
procesos de enseñanza, pedagogía y aplicación de ellas en todas las áreas del
conocimiento que constituyen el fundamento académico del programa. Esta
disciplina se abre paso dentro de todas las áreas del conocimiento, haciendo
reconocer la importancia de tener esta clase de profesionales en equipos
multidisciplinarios de trabajo en especial en el manejo de información espacial. Es
pues importante aclarar que en el manejo de esta información en tiempo pasado,
presente y futuro, las bases de datos son una pieza fundamental en el desarrollo
de la sociedad.
La oficina de coordinación de Ingeniería Topográfica, viene preocupándose por
conseguir estos logros deseados de excelencia académica y ha pensado
seriamente en adoptar sistemas para llevar a cabo su gestión. El comenzar con la
implementación de sistema gestor de datos para organizar la información
acumulada durante muchos años, colocar a disposición de sus colaboradores una
18
herramienta para que organicen su trabajo, planificándolo y estandarizándolo y así
lograr poco a poco una acumulación ordenada de información para futuros
análisis, es un primer paso importante para llegar a las metas deseadas.
Se ha encontrado en la información analizada que esta tiende a repetirse
innecesariamente en varios documentos, lo que conlleva la acumulación de
información no indispensable y que a la larga causa desorden en la búsqueda de
datos específicos arrastrando consigo pérdida de tiempos de los colaboradores.
La optimización es casi nula y no existe ningún tipo de relación entre la
información a trabajar, determinando el manejo de cada tabla solo por su creador
ya que la utilización de colores y marcas personales no permiten entenderla ni
interpretarla por otro usuario.
Es clave en este asunto, concientizar al personal de apoyo que el cambio hay que
hacerlo pronto, para remediar las dificultades presentadas a la hora de realizar las
gestiones de datos. Este proceso de cambio aunque pareciera complicado, con el
paso del tiempo se podrán ver los frutos gracias a la optimización de la
información ya que actualmente no se tiene un control óptimo de datos e
información necesarios para que desempeñen sus funciones con alto estándar.
1.2 JUSTIFICACIÓN
Este proyecto obedece a la necesidad que presenta la coordinación del proyecto
curricular de Ingeniería topográfica de mantener una información ordenada que
presente fácil acceso y que supla las necesidades de gestiones dentro de su
organización general, facilitando el trabajo de sus colaboradores volviéndose más
eficiente el desarrollo de este departamento, mediante herramientas sistemáticas
de gestión de bases de datos apoyadas con un sistema SIG (Sistema de
Información Geográfica).
19
2. MARCO TEÓRICO
2.1 ANTECEDENTES
En la década de los años 50´s se da origen a las cintas magnéticas las cuales
dieron los primeros indicios de poder complacer las necesidades de las nuevas
industrias. En la década de los 60´s al mismo tiempo que los ordenadores bajaban
de precio y se hacía fácil su adquisición, comenzaron a salir las primeras
generaciones de bases de datos de red y jerárquicas.
Silberschatz, Korth y Sudarshan (2002) explica que “un sistema gestor de bases
de datos (SGBD) consiste en una colección de datos inter-relacionados y un
conjunto de programas para acceder a dichos datos”. La base de datos como tal
contiene la información importante para él usuario, pero la SGBD permite
almacenar y recuperar dicha información de manera organizada y eficaz.
El usuario es la persona encargada de manejar la base de datos, pero no
necesariamente debe preocuparse por la estructura de almacenamiento; la base
de datos se le presenta de forma organizada mediante estructuras relacionales
para que le entreguen respuestas de consultas en forma rápida.
Date, C. J (2001), nos dice que hay tres tipos de usuarios; primero se encuentran
los programadores de aplicaciones responsables de escribir los programas de
aplicación en algún lenguaje de programación. La segunda clase son los usuarios
finales quienes interactúan con el sistema desde estaciones de trabajo pudiendo o
no emitir solicitudes explícitas a la base de datos; pueden operar con formularios
con lo cual no necesitan ser experimentados en el manejo, contrario a los que
deben trabajar con interfaces controladas por comandos lo cual los obliga a tener
algún conocimientos de IT (Tecnología de la Información). El tercer tipo de usuario
es el administrador de base de datos quien es la persona que proporciona el
apoyo técnico necesario para implementar las decisiones de estrategia y política
con respecto a los datos de la empresa.
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las
bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos,
pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una
hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista
aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los
datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los
métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son
20
limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es
transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración
de bases de datos (DBMS).
Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Cada base de
datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada
tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la
información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la
tabla conforma un registro.
2.2 CARACTERÍSTICAS
Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos
mencionar:
Independencia lógica y física de los datos.
Redundancia mínima.
Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditoría.
Respaldo y recuperación.
Acceso a través de lenguajes de programación estándar.
2.3 SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS (SGBD)
Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés Data Base Management
System) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz
entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone
de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y
de un lenguaje de consulta.
2.4 VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS
21
2.4.1 Control sobre la redundancia de datos
Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en
ficheros distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento,
además de provocar la falta de consistencia de datos.
En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo
que no se almacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una
base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en
ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos.
2.4.2 Consistencia de datos
Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el
riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez,
cualquier actualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos
los usuarios inmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema conoce esta
redundancia, el propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las
copias se mantienen consistentes.
2.4.3 Compartir datos
En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los
departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base
de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios
que estén autorizados.
2.4.4 Mantenimiento de estándares
Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los
establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos
estándares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su
intercambio, pueden ser estándares de documentación, procedimientos de
actualización y también reglas de acceso.
22
2.4.5 Mejora en la integridad de datos
La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los
datos almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones
o reglas que no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los
datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de
mantenerlas.
2.4.6 Mejora en la seguridad
La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a
usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de
datos en los sistemas de bases de datos hace que éstos sean más vulnerables
que en los sistemas de ficheros.
2.4.7 Mejora en la accesibilidad a los datos
Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes
que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que
sea necesario que un programador escriba una aplicación que realice tal tarea.
2.4.8 Mejora en la productividad
El SGBD proporciona muchas de las funciones estándar que el programador
necesita escribir en un sistema de ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona
todas las rutinas de manejo de ficheros típicas de los programas de aplicación.
El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor
en la función específica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de
los detalles de implementación de bajo nivel.
2.4.9 Mejora en el mantenimiento
En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran
inmersas en los programas de aplicación que los manejan. Esto hace que los
programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio en su
23
estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere
cambios importantes en los programas cuyos datos se ven afectados.
Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las
aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la
cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de
datos.
2.4.10 Aumento de la concurrencia
En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder
simultáneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre
ellos de modo que se pierda información o se pierda la integridad. La mayoría de
los SGBD gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no
ocurran problemas de este tipo.
2.4.11 Mejora en los servicios de copias de seguridad
Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las
medidas necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las
aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada día, y si se
produce algún fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.
2.5 DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS
2.5.1 Complejidad
Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con
una gran funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para
poder realizar un buen uso de ellos.
24
2.5.2 Costo del equipamiento adicional
Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario
adquirir más espacio de almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones
deseadas, es posible que sea necesario adquirir una máquina más grande o una
máquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto hará que la implantación
de un sistema de bases de datos sea más cara.
2.5.3 Vulnerable a los fallos
El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más
vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse
copias de seguridad (Backup).
2.6 TIPOS DE CAMPOS
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares
o diferentes. Entre los más comunes podemos nombrar:
Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos
encontrar enteros “sin decimales” y reales “decimales”.
Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.
Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el
inconveniente de no poder ser indexados.
Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación.
Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o
calcular los días entre una fecha y otra.
Alfanuméricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada
(255 caracteres).
Autoincrementables: son campos numéricos enteros que incrementan en
una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta:
Servir de identificador ya que resultan exclusivos de un registro.
2.7 TIPOS DE BASE DE DATOS
Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:
25
MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se
caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes
volúmenes de datos.
PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos.
Administra muy bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas
en intranets y sistemas de gran calibre.
Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de
datos, debe ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo
.mdb con la estructura ya explicada.
Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access
desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de
informaciones.
2.8 MODELO ENTIDAD-RELACIÓN
Los diagramas o modelos entidad-relación (denominado por su siglas, ERD
“Diagram Entity Relationship”) son una herramienta para el modelado de datos de
un sistema de información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un
sistema de información, sus inter-relaciones y propiedades.
2.9 CARDINALIDAD DE LAS RELACIONES
El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la
siguiente:
Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con
una y solamente una de la entidad B.
Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona
con varias instancias de la entidad B.
Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se
relaciona con cualquier instancia de la entidad B.
2.10 ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un
orden que debe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente.
26
Cada base de datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de
contener los campos.
En el siguiente ejemplo se muestra una tabla “comentarios” que contiene 4
campos.
Cuadro 1. Ejemplo tabla de comentarios
Los datos quedarían organizados como mostramos en siguiente ejemplo:
Cuadro 2. Ejemplo tabla base de datos
Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:
Tablas
Campos
Registros
Lenguaje SQL
2.11 MODELOS DE DATOS
Un modelo de datos es entonces una serie de conceptos que puede utilizarse para
describir un conjunto de datos y las operaciones para manipularlos. Hay dos tipos
de modelos de datos: los modelos conceptuales y los modelos lógicos. Los
modelos conceptuales se utilizan para representar la realidad a un alto nivel de
abstracción.
27
Mediante los modelos conceptuales se puede construir una descripción de la
realidad fácil de entender. En los modelos lógicos, las descripciones de los datos
tienen una correspondencia sencilla con la estructura física de la base de datos.
En el diseño de bases de datos se usan primero los modelos conceptuales para
lograr una descripción de alto nivel de la realidad, y luego se transforma el
esquema conceptual en un esquema lógico. El motivo de realizar estas dos etapas
es la dificultad de abstraer la estructura de una base de datos que presente cierta
complejidad. Un esquema es un conjunto de representaciones lingüísticas o
gráficas que describen la estructura de los datos de interés.
Los modelos conceptuales deben ser buenas herramientas para representar la
realidad, por lo que deben poseer las siguientes cualidades:
Expresividad: deben tener suficientes conceptos para expresar
perfectamente la realidad.
Simplicidad: deben ser simples para que los esquemas sean fáciles de
entender.
Minimalidad: cada concepto debe tener un significado distinto.
Formalidad: todos los conceptos deben tener una interpretación única,
precisa y bien definida.
En general, un modelo no es capaz de expresar todas las propiedades de una
realidad determinada, por lo que hay que añadir aserciones que complementen el
esquema. Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos son:
Bases de datos jerárquicas
Éstas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan sus datos en
una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma
similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de datos puede tener
varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no
tienen hijos se los conoce como hojas.
Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de
aplicaciones que manejan un gran volumen de datos y datos muy compartidos
permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.
Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de
representar eficientemente la redundancia de datos.
28
Base de datos de red
Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental
es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga
varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).
Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una
solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad
que significa administrar los datos en una base de datos de red ha significado que
sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios
finales.
Base de datos relacional
Éste es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y
administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970
por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó
en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su
idea fundamental es el uso de "relaciones".
Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos
llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales
creadas por Edgar Frank Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una
manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese
una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que
representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).
En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen
relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto
tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un
usuario esporádico de la base de datos.
Los datos pueden ser recuperados o almacenada mediante "consultas" que
ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar los datos.
El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos
relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de
Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de
gestión de bases de datos relacionales.
29
Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le
conoce como normalización de una base de datos.
La representación es muy sencilla, se emplean símbolos, los cuales son:
Símbolo Representa
Entidad
Relación
Atributos
___________ Ligas
Cuadro 3. Símbolos para representar relaciones entre datos
Ilustración 1. Diagrama de relaciones entre datos
30
Ilustración 2. Diagrama de relaciones entre datos representado en tablas
Bases de datos multidimensionales
Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como
creación de Cubos OLAP. Básicamente no se diferencian demasiado de las bases
de datos relacionales (una tabla en una base de datos multidimensional podría
serlo también en una base de datos multidimensional), la diferencia está más bien
a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o
atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de
la tabla, o bien representan métricas que se desean estudiar.
Bases de datos orientadas a objetos
Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a
objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y
comportamiento).
Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos
los conceptos importantes del paradigma de objetos:
Encapsulación - Propiedad que permite ocultar los datos al resto de los objetos,
impidiendo así accesos incorrectos o conflictos.
31
Herencia - Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento
dentro de una jerarquía de clases.
Polimorfismo - Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a
distintos tipos de objetos.
En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones
sobre los datos como parte de la definición de la base de datos. Una operación
(llamada función) se especifica en dos partes. La interfaz (o signatura) de una
operación incluye el nombre de la operación y los tipos de datos de sus
argumentos (o parámetros). La implementación (o método) de la operación se
especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los
programas de aplicación de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando
a dichas operaciones a través de sus nombres y argumentos, sea cual sea la
forma en la que se han implementado. Esto podría denominarse independencia
entre programas y operaciones.
Se está trabajando en SQL3, que es el estándar de SQL92 ampliado, que
soportará los nuevos conceptos orientados a objetos y mantendría compatibilidad
con SQL92.
Bases de datos documentales
Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas
más potentes. Tesauro es un sistema de índices optimizado para este tipo de
bases de datos.
Base de datos deductivas
Un sistema de base de datos deductivos, es un sistema de base de datos pero
con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se
basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de
datos. También las bases de datos deductivas son llamadas base de datos lógica,
a raíz de que se basan en lógica matemática.
32
Bases de datos distribuida
La base de datos está almacenada en varias computadoras conectadas en red.
Surgen debido a la existencia física de organismos descentralizados. Esto les da
la capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder así a distintas
universidades, sucursales de tiendas, etcétera.
La mayoría de los modelos de datos poseen un conjunto de operaciones básicas para especificar consultas y actualizaciones de la base de datos, donde los modelos de datos pueden clasificarse en:
Modelos de datos de alto nivel o conceptuales: disponen de conceptos
cercanos a la forma en que los usuarios finales perciben una base de datos.
Modelos de datos de bajo nivel o físicos: disponen de conceptos que
describen detalles sobre el almacenamiento de los datos en la
computadora.
Modelos de datos de representación (o de implementación): disponen de
conceptos que pueden entender los usuarios finales, pero que no están
alejados de la forma en que se almacenan los datos en la computadora.
2.12 ACCESS
Microsoft Access es la aplicación de bases de datos de Microsoft Office, dirigida a
usuarios domésticos y pequeñas empresas.
Ofrece numerosas plantillas y una interfaz gráfica muy intuitiva que permite que
cualquier usuario (sin ser experto informático) pueda aprender a manejarla
rápidamente.
Esa aplicación es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por defecto
el motor de base de datos Microsoft Jet. Esto quiero decir que Access en realidad
es una interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una
base de datos Access. Los sistemas Windows disponen de ODBC, que es una
pasarela para poder acceder a cualquier base de datos. A través de ODBC se
puede conectar a cualquier base de datos utilizando un lenguaje de programación
o una aplicación como Access. Por ejemplo, se podría conectar con una base de
datos SQL Server o MySQL desde Access.
33
2.13 PARTES DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS
Las secciones siguientes son breves descripciones de las partes de una base de
datos de Access típica.
2.13.1 Tablas
Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en
cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante
fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal
diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una
base de datos es la forma en la que están organizados los datos.
Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben
organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si se
quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe
especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los
empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los
datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se
denomina normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena
información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos
equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, se puede tener una tabla
llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un
empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como
nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un
determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.
2.13.2 Informes
Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por
lo general, un informe responde a una pregunta específica. A cada informe se le
puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de
la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos,
34
pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse
como datos adjuntos en un correo electrónico.
2.13.3 Consultas
Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La
función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que
quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le
permiten verlos en una única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces
no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar
criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.
Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las
tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en
una consulta actualizable, es de tener en cuenta que los cambios se realizan en
realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de
acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a
disposición para su uso. Se puede ver los resultados de la consulta en la pantalla,
imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, se puede usar el resultado de la
consulta como un origen de registro para un formulario o un informe.
Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los
datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar
datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.
2.13.4 Macros
Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación
simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por
ejemplo, se puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario
para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros
contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una
consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de
datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de
macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho
tiempo.
35
2.13.5 Módulos
Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar
funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access
mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben
en el lenguaje de programación Visual Basic for Applications (VBA). Un módulo es
una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan
juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo
estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo
general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el
informe al que están adjuntos. Los módulos estándar contienen procedimientos
generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar
aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de
clase no.
36
3 MATERIALES Y MÉTODOS
3.1 MATERIALES
Las tablas en Excel entregadas por la oficina de Coordinación del Proyecto
Curricular de Ingeniería Topográfica, referente a los datos de estudiantes y
docentes son:
3.1.1 Archivo de Excel “Carrera”
Esta tabla contiene la información de los estudiantes relacionada con la carrera,
como lo es el código, tipo y número del documento de identidad, nombre, pensum,
acuerdo, tipo de estudiante, estado actual entre otros, con un total de 579
registros.
3.1.2 Archivo de Excel “Datos”
Esta tabla contiene la información básica de cada uno de los estudiantes, como lo
es el código, nombre, tipo y número del documento de identidad, estrato, puntaje
ICFES, promedio, correo electrónico tanto personal como institucional, dirección,
teléfonos. Esta tabla cuenta con 2191 registros de estudiantes, estos datos se
tomaron del sistema Cóndor de la Universidad Distrital y serán la base para
realizar este proyecto.
3.1.3 Archivo de Excel “Seguimiento de Anteproyectos y Proyectos de
Grado - Ing Topo”
Esta hoja contiene la información relacionada con las opciones de grado
escogidas por los estudiantes, están registradas todas la actuaciones realizadas
en el proceso de presentación de anteproyectos, aprobación de los mismos y
finalizando con la fecha de graduación.
3.1.4 Archivo de Excel “Seguimiento a Estudiantes”, “Tutorías” y
“Matrículas de honor”
Estas tablas incluyen información relacionada con la renovación de matrícula
semestre a semestre, las tutorías realizadas a los estudiantes que por algún
motivo les quedaron materias pendientes de pensum anteriores y los estudiantes
que por su rendimiento académico son merecedores de matrícula de honor.
37
3.1.5 Archivo de Excel “Egresados”
Para la coordinación del proyecto curricular de Ingeniería Topográfica es
importante tener contacto con los egresados, por este motivo se tiene esta base
de datos donde se registra el lugar donde trabajan, si formaron empresa, correos
electrónicos, teléfonos, además de otros datos relevantes.
3.1.6 Archivo de Excel “Docentes”
En esta hoja están contenidos los datos básicos de los docentes que prestan y
han prestado sus servicios en el proyecto curricular de Ingeniería Topográfica.
Dentro estos se encuentran el nombre, documento de identidad, profesión, títulos
académicos obtenidos, reconocimientos, entre otros.
3.1.7 Archivo de Excel “Correspondencia Recibida”
La información que se encontró en este archivo, como su nombre lo indica es la
trazabilidad de la correspondencia que llega a la Coordinación, desde las distintas
dependencias de la universidad, entidades externas o la correspondencia de
particulares.
3.2 METODOLOGIA
3.2.1 Tipo de Investigación
Ya que el objetivo es que la base de datos funcione adecuadamente, se debe
encontrar una solución a un problema práctico, por lo tanto se convierte esta
investigación en un proyecto factible. Según Arias, (2006), señala “Que se trata de
una propuesta de acción para resolver un problema practico o satisfacer una
necesidad. Es indispensable que dicha propuesta se acompañe de una
investigación, que demuestre su factibilidad o posibilidad de realización”
(Pág.134).
De esta forma este proyecto de investigación se convierte en un diseño e
implementación de una base de datos que permita registrar, organizar y optimizar
38
la información manejada por la oficina de coordinación del proyecto curricular de
Ingeniería Topográfica Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
3.2.2 Diseño de Investigación
De acuerdo a los objetivos, el planteamiento y dirección propuestos para la
realización de este trabajo, los datos se recolectaron de manera directa de
acuerdo a las necesidades del cliente en la oficina de coordinación del proyecto
curricular; quiere decir esto que el proyecto se encuentra dentro del marco de
diseño de campo, quedando de acuerdo con lo expuesto por Sabino (1992), “En
los diseños de campo los datos de interés se recogen en forma directa de la
realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y sus equipos. Estos datos,
obtenidos directamente de la experiencia empírica, son llamados primarios,
denominación que alude al hecho de que son datos de primera mano, originales,
producto de la investigación en curso sin intermediación de ninguna naturaleza.”,
(Pág. 68).
El diseño de esta investigación es de campo Ex Post Facto, que significa después
de ocurridos los hechos. De acuerdo con Kerlinger (1983) la investigación Ex Post
Facto es un tipo de “…investigación sistemática en la que el investigador no tiene
control sobre las variables independientes porque ya ocurrieron los hechos o
porque son intrínsecamente manipulables”, (p.269).
3.2.3 Unidades de Análisis
Población
La población según Arias (2006), la entiende como: “conjunto finito o infinito de
elementos con características comunes, para los cuales serán extensivas las
conclusiones de la investigación. Esta queda limitada por el problema y por los
objetivos del estudio". (Pág.81). Por lo tanto la población de esta investigación se
conformará por los datos de todos los estudiantes que de alguna u otra forma
participaron o fueron admitidos en la carrera de Ingeniería Topográfica al igual que
la población de docentes que han sido parte o han colaborado en la formación de
dicha población estudiantil.
39
En vista que la población se considera como de magnitud grande, se adopta una
muestra pequeña para realizar el modelo conceptual de la base de datos.
Muestra
Los datos de la muestra son reales y los suministró la oficina de coordinación del
proyecto curricular. El proceso de selección fue aleatorio, recogiendo 10 registros
de estudiantes y 5 de docentes. Para la georeferenciación de los estudiantes se
optó por escoger aleatoriamente 10 datos de coordenadas de ubicación, recogidos
directamente por medio de email o formulario enviado a ellos de manera
sistemática.
3.2.4 Técnicas e instrumentos de recolección de datos
Para recolectar la información es necesario utilizar todas las tácticas posibles
concordantes con el tema de investigación, actuando de manera directa frente a la
problemática existente y así conseguir los datos necesarios para el desarrollo del
proyecto.
Las principales técnicas e instrumentos a utilizar en este proyecto son:
Observación directa
En general se utiliza la observación directa en el método científico. Según
Fernández-Ballesteros (1980). “Observar supone una conducta deliberada del
observador, cuyos objetivos van en la línea de recoger datos en base a los cuales
poder formular o verificar hipótesis”. (Pág. 135). Al observar directamente el
proceso del tratamiento de la información en la oficina del proyecto curricular por
parte de las personas encargadas de su manipulación, se tiene una idea clara de
las necesidades del cliente.
La entrevista
La relación entre los individuos participantes, es de acercamiento mutuo, razón
por la cual el investigador aprovecha para captar opiniones, sensaciones y
estados de ánimo con los cuales se amplía el rango de la información y lo acerca
40
a la a la consecución de los objetivos propuestos. Como aseguran Bingham y
Moore (1961). “Se utiliza para recoger datos y opiniones (entrevista extensiva),
informar sobre la realidad y motivar o aconsejar influyendo en los sentimientos del
sujeto (entrevista intensiva)”.
Al utilizar esta técnico se reconoció en forma precisa las necesidades que tenía la
oficina de coordinación del proyecto curricular y se logró determinar las falencias
en cuanto a la organización y orden de la información procesada en formatos
Excel, por lo que se concluye la importancia urgente de implementar una base de
datos. También mediante esta técnica se logra obtener por parte del coordinador
de la carrera las características visuales y funcionales que son de suma
importancia en la etapa de diseño.
Revisión de la bibliografía
Es un apoyo directo al proyecto de investigación ya que se realiza una búsqueda
minuciosa de todos los escritos sobre el tema, que se determinen son importantes
para el proceso o desarrollo del trabajo. Balestrini M. (2005), denota a esta técnica
como: “Es el punto de partida en el análisis de las fuentes secundarias, mediante
la lectura general de los textos y materiales escritos que podrán ser de interés
pudiendo captar y extraer los datos bibliográficos útiles para la realización del
estudio de una investigación” (Pág. 4).
Revisión y análisis de datos disponibles
Mediante este proceso se logró identificar qué y cuantos campos serían
necesarios al momento de crear las tablas de datos para lograr la mejor
optimización de información. También fue indispensable en la búsqueda de datos
muestra para el estudio.
3.2.5 Procedimiento de recolección de datos
Elaboración de la entrevista
Se realizó escribiendo en un cuaderno o libreta las respuestas directas dadas por
el entrevistado de manera libre y anotando todos los comentarios y sugerencias
41
dadas por él para así copilar toda la información necesaria para estructurar el
diseño de la base de datos. La entrevista se aplica a las tres personas que están
encargadas del manejo y la administración de los datos en la oficina de
coordinación.
Observación de la aplicación o programa actual
Mediante la observación del programa Excel que manejan las personas
encargadas de la información en la oficina de coordinación, se logró determinar el
ambiente de operación y la gestión derivada de las labores directas de cada
usuario. Se analiza en forma minuciosa cada proceso en cada tabla para
comprender lo que realmente sucede y así poder determinar a donde se quiere
llegar con la implementación de la base de datos.
Recopilación y análisis
El proceso de la obtención de los datos fue mediante entregas periódicas de las
tablas en Excel donde el personal de coordinación del proyecto curricular,
almacena la información de estudiantes y docentes. Estos documentos se
revisaron y analizaron metódicamente con el fin de tomar decisiones con respecto
a la muestra con la que se crea del diseño de la base de datos.
3.2.6 Análisis de la información
Este paso es importante en el proceso de investigación debido a que toda la
información recopilada con las técnicas vistas anteriormente, se debe analizar en
forma conjunta y así se podrá determinar las necesidades primordiales del cliente.
En este proyecto se aplicaron las siguientes técnicas de análisis.
Análisis Cualitativo
En este análisis se parte de una realidad por descubrir y como premisa se tiene
que la realidad del fenómeno social es la mente. Los individuos construyen la
realidad dándole significados. En cuanto a los datos hay que buscar ampliarlos al
máximo basándose en el lenguaje natural, para finalmente entender el contexto o
punto de vista del actor. Para Fernández y Baptista (2003), el análisis cualitativo
42
se encuentra definido como: “un método que busca obtener información de
sujetos, comunidades, contextos, variables o situaciones en profundidad,
asumiendo una postura reflexiva y evitando a toda costa no involucrar sus
creencias o experiencia” (Pág. 52).
En esta investigación el análisis cualitativo se adapta a las entrevistas que se le
realizaron al personal de la oficina de coordinación, donde se determinan las
necesidades y falencias que deben afrontar día a día y que se espera satisfacer y
corregir mediante este proyecto.
Análisis Cuantitativo
Según, Sabino (2003), el análisis cuantitativo consiste en: “registrar
sistemáticamente comportamientos o conductas a los cuales, generalmente, se les
codifica con números para darle tratamiento estadístico.” (Pág.45). Las muestras
son analizadas con esta técnica y gracias a ella se logra determinar la clase de
tablas, campos, formularios, consultas e informes que se aplicarán a la base de
datos con el fin de optimizar la información y de satisfacer las necesidades de la
oficina de coordinación de Ingeniería Topográfica.
43
4 DESARROLLO DEL PROYECTO
4.1 CREACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
Una vez recopilada toda la información suministrada por la Coordinación, se
realizó una reunión con el coordinador, la asistente y la secretaria del proyecto
curricular, quienes son los administradores de la información, con la finalidad de
identificar las necesidades y expectativas que se tienen con respecto a las bases
de datos a crear.
4.1.1 BASE DE DATOS DE ESTUDIANTES
Tabla de datos básicos
Teniendo como insumo los archivos y requerimientos suministrados por la
Coordinación, se crea en el software Access de Microsoft Office, la base de datos
ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb y se empezó la depuración de la
información, descartando campos innecesarios, obteniendo como resultado la
primera tabla de la base de datos, la cual se denominó Datos_Básicos, con un
total de 2243 registros, como se muestra en los cuadros 4 y 5, esta tabla contiene
los datos personales y del estudiante, dirección, teléfonos, modalidad de ingreso,
pensum y correos electrónicos.
Se organiza una tabla en Excel que tenga los campos de la anterior tabla y los
datos de la información entregada por la Coordinación de carrera
C:\BASE_ESTUD_ING_TOPOGRAFICA\2016-07 - 13Datos de Ingeniería
Topográfica/Datos.xlsx. El archivo donde queda la información organizada es:
C:\BASE_ESTUD_ING_TOPOGRAFICA\2016-07 - 13Datos de Ingeniería
Topográfica/DATOS BASE ORGANIZADOS.xlsx.
44
Cuadro 4. Creación datos básicos del estudiante
Cuadro 5. Datos básicos del estudiante
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: DATOS_BASICOS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
CODIGO Texto 20 PRINCIPAL Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
NOMBRE Texto 70 NO Apellidos y nombres de cada estudiante.
SEXO Texto 3 NO Asisténte para búsqueda con valores de M y F que determinan si es masculino o femenino.
DOCUMENTO Texto 15 NO Se ingresa el número de documento de identificación de cada estudiante.
TIPO Texto 4 NOAsisténte para búsqueda con valores para el tipo de documento de identificación; CC (Cédula de
ciudadanía), TI (Tarjeta de identidad), CE (Cédula de extranjería) y P().
PENSUM Texto 5 NOEs el plan de estudios de cada estudiante. Se utiliza asisténte para búsqueda con valores de 0, 1, 5, 6,
8, 11, 10, 241 y 341 que son los números referentes al pensum designado a cada estudiante.
ACUERDO Texto 20 NOAcuerdo resolutorio con el cual el estudiante se encuentra incluido en la base. Se utiliza asisténte
para búsqueda con valores de: 027 de 1993, 007 de 2009 y 004 de 2011.
MODALIDAD_INGRESO Texto 50 NO
Se denota la manera en el tipo de inscripción con la cual es estudiante ingreso al programa educativo.
Se utiliza asisténte para búsqueda con valores de: ADMITIDO, OPCIONADO,
TRANSFERENCIA_EXTERNA (graduado en otra institución diferente a esta universidad),
TRANSFERENCIA_INTERNA (Graduado en esta universidad), ACUERDO_037_TEC_GRADUADO,
INSCRIPCION_ESPECIAL, INSCRIPCION_ESPECIAL_DESPLAZADO, INSCRIPCION_ESPECIAL_INDIGENA,
INSCRIPCION_ESPECIAL_NEGRITUDES, MEJORES_BACHILLERES_COL_DISTRITAL_OFICIAL,
PROG_PAZ_Y_DEMOCRACIA.
ESTADO Texto 50 NO
Se refiere al estado actual en el que se encuentra el estudiante dentro del proceso educativo. Se
utiliza asisténte para búsqueda con valores de: A_MATRICULADO, C_CANCELADO, D_NO REPORTO
NOTAS DE SEM ACTIVO, E_GRADUADO, K_PRUEBA ACAD NO REPORTO NOTAS DE SEM ACTIVO,
P_APLAZO SEMESTRE, R_RETIRADO, T_TERMINO MATERIAS, U_PERDIDA CALIDAD ESTUDIANTE
ACUERDO 004, W_ABANDONO, Z_NO SUPERO PRUEBA ACADEMICA.
COLEGIO Texto 4 NO
Se designa al tipo de colegio del cual vienen egresados los estudiantes en sus estudios de
bachillerato. Se utiliza asisténte para búsqueda con valores de: PV( Colegio privado) y PB (Colegio
público).
DIRECCION Texto 60 NO Se refiere a la dirección de residencia actual del estudiante.
CELULAR Texto 20 NO Se refiere al número de teléfono celular donde se pueda contactar al estudiante.
TEL_FIJO Texto 15 NO Se refiere al número de teléfonofijo donde se pueda contactar al estudiante.
LOCALIDAD Texto 20 NO
En este espacio se denota la localidad a donde pertenece actualmente el estudiante. Se utiliza
asisténte para búsqueda con valores de: NA (no aplica), 1_Usaquen, 2_Chapinero, 3_Santafe,
4_SanCristobal, 5_Usme, 6_Tunjuelito, 7_Bosa, 8_Kennedy, 9_Fontibon, 10_Engativa, 11_Suba,
12_BarriosUnidos, 13_Teusaquillo, 14_LosMartires, 15_AntonioNariño, 16_PuenteAranda,
17_Candelaria, 18_RafaelUribe, 19_CiudadBolivar, 20_Sumapaz.
MUNICIPIO Texto 15 NO
Se debe ingresar el municipio donde reside el estudiante. Se utiliza asisténte para búsqueda con
valores de: COTA, CHIA, EL ROSAL, FACATATIVA, FOMOQUE, FUNZA, FUQUENE, FUSAGASUGA,
GUASCA, LA CALERA, LA VEGA, MADRID, MOSQUERA, QUETAME, SESQUILE, SOACHA, SOPO,
SUBACHOQUE, TABIO, TENA, TENJO, TOCANCIPA, UBATE, UNE, VILLAPIZON, ZIPAQUIRA, BOGOTA.
ESTRATO Texto 4 NODesignación del estrato de cada estudiante. Se utiliza asisténte para búsqueda con valores de:
NO_REGISTRA, 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9. 99.
CORREO_INSTITUCIONAL Texto 70 NO Se requiere el correo desigando por la universidad a cada uno de los estudiantes.
CORREO_PERSONAL Texto 70 NO Se requiere el correo personal de cada uno de los estudiantes.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
45
Tabla de oficialización y ECAES
La tabla Seguimiento a Estudiantes suministrada por Coordinación, contiene
información que ya se encuentra en Datos_Básicos, la que por el proceso de
normalización de las bases de datos solo debe estas contenida en una de las
tablas de la base de datos, así también, se encuentran datos nuevos, importantes
e indispensables para el proyecto curricular. De la depuración de esta información
se obtiene una nueva tabla de Excel
C:\BASE_ESTUD_ING_TOPOGRAFICA\ARCHIVOSBASES\OFICIALIZACION_E
CAES.xlsx, que contiene la información de los períodos en los cuales los
estudiantes han oficializado matrícula y los que han presentado el Examen de
Calidad de Educación Superior - ECAES.
Así mismo, fue necesario trasladar algunos datos que se encontraba en la tabla
Seguimiento a Estudiantes y que por su naturaleza correspondían a la de Datos
Básicos, de esta manera se obtuvo la tabla OFICIALI_ECAES, que contiene los
campos CODIGO, PERIODO, ECAES y OBSERVACIONES, con la estructura que
se muestra en el cuadro 6.
Cuadro 6. Estructura tabla “OFICIALI_ECAES”
Se organiza la información teniendo en cuenta primordialmente que el campo
CODIGO aunque es llave principal, se podría repetir por cuanto un alumno puede
oficializar varios periodos académicos, para evitar la no correspondencia de datos,
se coloca el campo PERIODO como llave secundaria de tal manera que nunca se
va a repetir el CODIGO con el mismo PERIODO; esto quiere decir que estos dos
campos son obligatorios al momento de realizar un registro nuevo. Queda pues
lista la tabla llamada OFICIALI_ECAES con 6572 registros (cuadro 7).
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: OFICIALI_ECAES
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
CODIGO Texto 20 PRINCIPALLleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad. Como es
Llave PRINCIPAL, es un campo obligatorio debido a que tendrá relaciones con otras tablas.
PERIODO Texto 10 SECUNDARIA
Se introduce el período al momento de el estudiante oficializar matrícula, refrendando el carnet u
obteniendo el nuevo carnet para los recien ingresados. Es un campo obligatorio de llenado; de no
hacerlo el programa no segirá avanzando. Es clave SECUNDARIA ya que se podrán repetir los códigos
en el campo CODIGO pero nunca habra repetición de ambos campos a la vez.
ECAES Texto 4 NOSe ingresa SI cuando el estudiante presenta la documentación que demuestra que presentó el
examén de ECAES. Se utiliza asisténte para búsqueda con valores de "SI"
OBSERVACIONES Texto 200 NOLleva la observación que ingresa el usuario según el caso para cada estudiante en cada período; no es
un campo obligatorio.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
46
Cuadro 7. Estructura tabla “Oficiali_Ecaes”
Tabla de anteproyectos y proyectos
El archivo de Excel SEGUIMIENTO DE ANTEPROYECTOS Y PROYECTOS DE
GRADO - ING TOPO (cuadro 8), con el cual se hace el seguimiento al proceso de
opción de grado de los estudiantes en cada una de sus modalidades, cuenta con
información única, con un solo campo en común con las otras tablas que es el
campo CODIGO, el cual se deja como llave principal para realizar la relación entre
las tablas de la base de datos.
Cuadro 8. Contenido tabla Seguimiento de Anteproyectos y Proyectos de Grado - Ing Topo
La información contenida en esa tabla se conservó en su totalidad, pero se tuvo
que organizar dado que habían campos que debían ser separados, como el caso
de la columna de fecha de sustentación y nota y de igual manera agregar otras,
como la de ID y observación específica, la estructura final de esta tabla se puede
observar en el cuadro 9.
Una vez terminada la estructura de la tabla, se importa esta información a la base
de datos quedando una tabla con el nombre de
ANTEPROYECTOS_PROYECTOS con 651 registros (cuadro 10).
47
Cuadro 9. Estructura tabla Anteproyectos _Proyectos
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: ANTEPROYECTOS_PROYECTOS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
id Autonumérico PRINCIPAL
Se lleva un consecutivo y se creo para poder ubicar el CODIGO como clave Secundaria ya que se repite
varias veces cuando el estudiante tiene mas de dos anteproyectos o cambia de opinión con respecto
al inicial.
CODIGO Texto 20 SECUNDARIA Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
TITULO_PROYECTO MEMO NO
Lleva el titulo del anteproyecto y futuro proyecto de grado de cada estudiante. Es llave secundaria ya
que el campo CODIGO se va a repetir pero el campo TITULO_PROYECTO se repetirá también pero no
con el mismo CODIGO. Nunca deberá haber dos registros que tengasn estos dos campos iguales.
MODALIDAD_PROYECTO Texto 55 NO
Se coloca el tipo de modalidad a la que se encuentra relacionado el proyecto de cada estudiante. Se
utiliza asisténte para búsqueda con valores de: TRABAJO DE INVESTIGACION, PASANTIA, TRABAJO DE
APLICACION, MONOGRAFIA, CAMPO DE CREACION, CAMPO DEL DESARROLLO Y EMPRENDIMIENTO
EMPRESARIAL, EMPRENDIMIENTO, FORMACION AVANZADA, INVESTIGACION, TESIS DE GRADO.
DIRECTOR_INTERNO Texto 35 NO
Se ingresa el nombre del Director de proyecto interno de cada estudiante. Se utiliza asisténte para
búsqueda con valores obtenidos desde la tabla de DATOS_DOCENTES. Estas dos tablas quedan
automáticamente relacionadas aunque no tengan un campo en común; esta clase de relación se llama
RELACION INDETERMINADA.
DIRECTOR_EXTERNO Texto 35 NO
Se ingresa el nombre del Director de proyecto externo de cada estudiante. Se utiliza asisténte para
búsqueda con valores obtenidos desde la tabla de DATOS_DOCENTES. Estas dos tablas quedan
automáticamente relacionadas aunque no tengan un campo en común; esta clase de relación se llama
RELACION INDETERMINADA.
NOMBRAMIENTO_REVISORES Texto 45 NO En este campo se coloca el acta que relaciona los nombramientos de revisores del proyecto.
REVISOR_1 Texto 35 NO
Se ingresa el nombre del Revisor 1 del proyecto de cada estudiante. Se utiliza asisténte para
búsqueda con valores obtenidos desde la tabla de DATOS_DOCENTES. Estas dos tablas quedan
automáticamente relacionadas aunque no tengan un campo en común; esta clase de relación se llama
RELACION INDETERMINADA.
REVISOR_2 Texto 35 NO
Se ingresa el nombre del Revisor 2 del proyecto de cada estudiante. Se utiliza asisténte para
búsqueda con valores obtenidos desde la tabla de DATOS_DOCENTES. Estas dos tablas quedan
automáticamente relacionadas aunque no tengan un campo en común; esta clase de relación se llama
RELACION INDETERMINADA.
APROBACION_ANTEPROYECTO Texto 45 NO Se coloca el acta con la cual se aprueba el anteproyecto de cada estudiante.
PRORROGA_ACTA_APROBACION Texto 100 NOSe designa el acta con la cual se aprueba la prórroga que solicita el estudiante para poder continuar
con el trabajo del proyecto.
PRORROGA_TIEMPO_SOLICITADO Texto 110 NO Se incluye el tiempo otorgado de la prórroga
NOMBRAMIENTO_JURADOS Texto 50 NO Se ingresa el acta con la cual se nombran los jurados del proyecto.
JURADO_1 Texto 35 NO
Se ingresa el nombre del Jurado 1 del proyecto de cada estudiante. Se utiliza asisténte para búsqueda
con valores obtenidos desde la tabla de DATOS_DOCENTES. Estas dos tablas quedan automáticamente
relacionadas aunque no tengan un campo en común; esta clase de relación se llama RELACION
INDETERMINADA.
JURADO_2 Texto 35 NO
Se ingresa el nombre del Jurado 2 del proyecto de cada estudiante. Se utiliza asisténte para búsqueda
con valores obtenidos desde la tabla de DATOS_DOCENTES. Estas dos tablas quedan automáticamente
relacionadas aunque no tengan un campo en común; esta clase de relación se llama RELACION
INDETERMINADA.
FECHA_SUSTENTACION Texto 30 NO Se ingresa la fecha de sustentación del proyecto de cada estudiante.
NOTANúmero Doble
General5 NO Designa la nota final del proyecto de cada estudiante.
FECHA_TERMINACION_MATERIAS Texto 10 NO Se coloca la fecha o período en el cual el estudiante terminó materias.
FECHA_GRADO Texto 40 NO Se inserta la fecha de grado del estudiante.
OBSERVACION_ESPECIFICA Texto 100 NO
Se refiere al estado de tesis en que se encuentra el estudiante en el momento actual. Se utiliza
asisténte para búsqueda con valores: GRADUADO, CANCELO EL ANTEPROYECTO,
ANTEPROY_APROBADO_TERM_MATERIAS_MATRICULADO2014-1, INICIAN CON ANTEPROYECTO.
OBSERVACION_GRAL MEMO NO Se requiere a observaciones generales que hay en todo el proceso del proyecto.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
48
Cuadro 10. Tabla Anteproyectos _Proyectos
Tabla egresados
Dentro de la información entregada por la Coordinación se encontraba un archivo
con información referente a los egresados del proyecto curricular, en esta tabla
como en las anteriores se encontró información duplicada, es así que se procede
a realizar la normalización de esta información.
Se decide que los datos básicos de egresados se sumarán a la tabla existente
DATOS_BASICOS de estudiantes, con lo cual esta última quedaría con 2631
registros en total, dado que se encontraron egresados que ya estaban registrados
en la tabla de DATOS_BASICOS, lo que se identifica fácilmente por el código que
es la llave principal, los cuales no podrán ser vinculados ya que se rompería la
regla de integridad de no repitencia. Este procedimiento se realizó para tener en
una sola tabla todos los estudiantes que cursan y han cursado el programa de
Ingeniería Topográfica.
Dentro de la tabla de egresados se encuentra también la información relacionada
con los proyectos presentados como opción de grado, información que no se
encontraban dentro de la tabla de proyectos y anteproyectos ya creada, por lo cual
se anexaran estos registros a la tabla ANTEPROYECTOS_PROYECTOS la cual
pasa de tener 651 a 1725 registros.
Además de la información anteriormente descrita, para la Coordinación también es
importante tener los datos de laborales en donde se desempeñan cada uno de los
49
egresados, además si han obtenido algún tipo de reconocimiento, por lo cual la
tabla denominada EGRESADOS tiene la estructura que se muestra en el cuadro
11.
Cuadro 11. Estructura tabla Egresados
Una vez estructurada la tabla, se procede a importarla a la base de datos
quedando con 1072 registros.
Cuadro 12. Tabla Egresados
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: EGRESADOS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
CODIGO Texto 20 PRINCIPAL Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
EMPRESA texto 100 NOLleva el nombre de la empresa donde es Gerente, asociado, independiente o en la que se encuentra
laborando.
TELEFONOS texto 100 NO Se incluyen datos para poder ubicar al profesional.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
50
Tabla matrículas de honor
La tabla de matrículas de honor relaciona los estudiantes que por su buen
promedio académico merecen este reconocimiento cada semestre. La información
suministrada por coordinación fue un archivo de Excel llamado HISTORICO
MATRICULAS DE HONOR, el cual finalizó con la estructura que se observa en el
cuadro 13.
Cuadro 13. Estructura tabla matrículas de honor
En la tabla denominada MATR_HONOR, fue necesario colocar dos llaves, esto
con base en que un código de alumno puede estar repetido dos o más veces en la
tabla; por lo tanto a los campos CÓDIGO y PERIODO se le asignó una clave a
cada uno, logrando así que un mismo campo se pueda repetir, pero nunca se
repiten ambos campos a la vez. La tabla quedó con 123 registros.
Cuadro 14. Tabla Matr_Honor
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: MATR_HONOR
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
CODIGO Texto 20 PRIMARIA Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
PERIODO Texto 10 SECUNDARIA
Se introduce el período al momento de designar los ganadores de la Matrícula de Honor. Es un campo
obligatorio de llenado; de no hacerlo el programa no segirá avanzando. Es clave SECUNDARIA ya que
se podrán repetir los códigos en el campo CODIGO pero nunca habra repetición de ambos campos a la
vez.
PROMEDIONúmero Doble
General5 NO
Designa el promedio del periodo cursado con el cual el estudiante se hizo acreedor a la Matrícula de
Honor.
SEMESTRE_CURSADO Texto 13 NO
Se ingresa el semestre que el estudiante estaba cursando al momento de obtener la Matrícula de
Honor. Se utiliza asisténte para búsqueda con valores de: NIVELACION, PRIMERO, SEGUNDO,
TERCERO, CUARTO, QUINTO, SEXTO, SEPTIMO, OCTAVO, NOVENO y DECIMO.
PAGO Texto 25 NOSe ingresa la forma de pago del dinero que el estudiante escogió. Se utiliza asisténte para búsqueda
con valores de: EFECTIVO y EXENCION DE MATRICULA.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA HISTORICO MATRICULAS DE HONOR
51
Tabla monitorias
La información de los estudiantes que han sido monitores de las distintas
asignaturas está relacionada en otra archivo de Excel, esta información se analizó
y decidió crear una tabla de asignaturas, la cual contendrá como su nombre lo
indica, las asignaturas que se cursan en la carrera, inclusive las que en algún
momento estuvieron en el pensum y que ya no hacen parte de él, la cual servirá
como base para la creación de la tabla de MONITORIAS. La estructura de esta
tabla auxiliar es la que se muestra en el cuadro 15.
Cuadro 15. Estructura tabla Asignaturas
Las asignaturas que ya no hacen parte del pensum académico no poseen código,
por lo que se generaron unos código arbitrarios, los que son distintos a los códigos
de las materias vigentes (11111, 11112, 11113, 11114, 11115), esto fue necesario
toda vez, que este campo es llave principal y por consiguiente no debe tener
campos en blanco. Quedó así, una tabla con 81 registros (cuadro 16).
Cuadro 16. Tabla asignaturas
Teniendo la relación de asignaturas se crea la tabla MONITORIAS, en la que fue
necesario colocar un campo ID Auto numérico como llave principal y como llave
secundaria de dejó el campo CÓDIGO; esto con base en que en esta tabla un
estudiante puede tener varias monitorias en el mismo periodo académico y
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: ASIGNATURAS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
COD_ASIG Texto 10 PRINCIPAL Lleva el respectivo código de cada asignatura dada por la Universidad Distrital.
NOMBRE_ASIG Texto 100 NOLleva el nombre dado por la Universidad Distrital a cada asignatura correspondiente con el código
anterior.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
52
podrían tener el mismo nombre de asignatura y docente, solo cambiando el grupo
de la asignatura.
Lo anterior se podría solucionar dejando un registro donde el estudiante solo
puede tener un periodo académico y colocando en los campos de asignatura,
docente y grupo una entrada de datos de valores varios separados por comas; el
problema reside en que en este tipo de campos el procedimiento de unión entre
consultas y formularios puede tener inconvenientes de origen de datos en Access,
por lo que se decide separar todos los valores a registros individuales con el
campo llave principal del ID, logrando finalmente que en el formulario de consulta
aparezca todo el historial del estudiante en cuanto a Monitorias se refiere.
Al momento de diseñar la tabla MONITORIAS, en el campo asignatura, se crea un
asistente de búsqueda para relacionar ambas tablas y que al momento de ingresar
este dato lo busque en la tabla ASIGNATURAS. Este mismo proceso de realiza
con el campo docentes, el cual buscará el nombre y apellido de los docentes de
estas asignaturas en la tabla DATOS_DOCENTES.
Es importante recordar que cuando un campo almacena varios valores, este no
puede ser llave y lo más importante cuando almacena varios valores el tamaño del
campo debe ser más grande que cuando almacena un solo dato; por lo
anteriormente expuesto es necesario ampliar este tamaño tanto en el campo de
extracción de la información como en al campo a donde va a llegar la información.
Una vez organizada la información se creó la estructura de la tabla MONITORIAS
(cuadro 17) y finalmente se exporta esa estructura a Access para generar la tabla
Monitoria, la cual quedó con 293 registros (cuadro 18).
Cuadro 17. Estructura tabla Monitorias
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: MONITORIAS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
Id AutonumeraciónEntero largo
IncrementalPRINCIPAL
Lleva una numeración incremental ya que todos los demas campos se van a repetir de una u otra
forma.
CODIGO Texto 20 SECUNDARIA Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
PERIODO Texto 10 No Se asigna el período en el que va a realizar la monitoría el estudiante.
ASIGNATURA Texto 80 NO
Se escogen los nombres de las asignaturas a las que el estudiante les va a realizar la monitoría en un
período determinado. Asisténte para búsqueda vinculando los valores de la tabla ASIGNATURAS con
todos los nombres de estas; solo se puede escoger una por registro.
DOCENTE Texto 70 NO
Se refiere al nombre y apellido de los docentes a los que les pertenece esta asignatura en la cual el
estudiante va a realizar la monitoría. Se utiliza sisténte para búsqueda vinculando los valores de la
tabla DATOS_DOCENTES que se encuentra en la Base de Datos de Docentes y desde donde se extrae
solamente nombres y apellidos, pudiéndo escoger solo uno por registro.
GRUPO Texto 5 NO
Corresponde al numero de grupo al que pertenece la asignatura a la cual el estudiante le va a realizar
la monitoría. Se utiliza sisténte para búsqueda escribiendo los valores deseados para que el usuario
escoga el que necesite ingresar de: 401, 402, 403, 404, 405 y 406; pudiéndose escoger solo uno por
registro.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
53
Cuadro 18. Tabla Monitorias
Tabla reingresos y transferencias
Reingresos: se recibieron 17 carpetas dentro de las cuales se encontraban
archivos en formato Excel; todos con información sobre reingresos y
transferencias de estudiantes desde el periodo académico 2009-1 hasta el 2015-1.
Se inició organizando la tabla de reingresos, recopilando de todos estos
documentos la información necesaria, ubicándola en una sola tabla de Excel. Las
tablas originales tenían la siguiente información: nombre del estudiante, código,
promedio, observaciones, y aprobado o negado.
Del análisis de la información se obtiene la estructura para nuestra Base de datos
(cuadro 19).
Cuadro 19. Estructura tabla reingresos
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: REINGRESOS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
CODIGO Texto 20 PRINCIPAL Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
PERIODO Texto 8 SECUNDARIA Se le asignan valores del periodo en el que el estudiante se reintegra o no a la universidad
PROMEDIO Número Doble fijo NO Lleva el promedio general del estudiante con dos (2) decimales.
RESPUESTA Texto 4 NOSe coloca la respuesta dada por la universidad ante la solicitud de reintegro pedida por el estudiante.
Se utiliza asisténte para búsqueda con valores de: SI o NO limitando la lista a estos valores.
N_REINTEGROS Número Entero NO
Se ingresa la cantidad de reintegros del estudiante. El número nunca lleva decimales. Se utiliza
asisténte para búsqueda con valores de: 1, 2 ,3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10. No se limita lista de valores por si
existiera algun caso poco probable de que se reintegrara un estudiante mas de 10 ocasiones.
OBSERVACIONES MEMO NOSe debe ingresar las observaciones pertinentes y necesarias del proceso de reingreso de cada
estudiante.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
54
Al importar esta tabla al software Access, fue necesario colocar dos llaves, toda
vez que un alumno puede haber solicitado reintegro en distintos periodos
académicos; por lo tanto a los campos CÓDIGO y PERIODO se les asignó una
clave a cada uno, logrando así que un mismo campo se pueda repetir, pero nunca
ambos campos a la vez. La tabla quedo entonces con 270 registros.
Cuadro 20. Tabla reingresos
Transferencias: al igual que en el caso de reingresos, para este caso se recopiló
de todos estos los documentos de Excel la información necesaria, ubicándola en
una sola tabla de Excel. Una vez depurada la información se obtiene la estructura
final de la tabla transferencias de la Base de datos (cuadro 21).
Cuadro 21. Estructura tabla transferencias
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: TRANSFERENCIAS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
Id AutonumeraciónEntero largo
incrementalPRINCIPAL Es un numero que el programa coloca automáticamente y que se va incrementando de uno en uno.
NOMBRE_TRANSFERENCIAS Texto 70 SECUNDARIA
Lleva el nombre del solicitante, debido a que no todos estos nombres se encuentran el la tabla base
de DATOS_BASICOS, por cuanto los que se les niega la transferencia, quedarían sin Código nuevo y por
consiguiente por fuera de la Base.
CODIGO Texto 20 NO Se asigna al código del estudiante cuando es aceptado en la transferencia.
COD_ANTERIOR Texto 20 NO Es el número de código que tenía el estudiante en el momento de solicitar la transferencia.
PERIODO Texto 10 NO Corresponde al periodo para la cual el estudiante solicita la Transferencia.
NUMERO_FORMULARIO Texto 10 NOEs el número del formulario con el cual el estudiante realiza la inscripción a la universidad en
modalidad de transferencia.
ICFES Número Doble fijo NO Es el puntaje obtenido en el examen de ICFES. Se deja con 2 decimales.
PROMEDIO Número Doble fijo NOEs el promedio general con el cual el estudiante terminó su carrera anterior a la presente inscripción.
Se deja con 2 decimales.
TITULO Texto 120 NO Título obtenido anterior a esta presente inscripción a la universidad.
RESPUESTA Texto 4 NORespuesta positiva o negativa dada por la universidad al estudiante con respecto a su solicitud de
transferencia. Se utiliza asisténte para búsqueda con valores de: SI y NO.
TIPO_TRANSFERENCIA Texto 3 NO
Es el tipo de transferencia (Externa o Interna), con la cual el estudiante es aceptado. Se utiliza
asisténte para búsqueda con valores de: E e I. Estos valores quedan limitados a esta lista de
escogencia obligatoria.
OBSERVACIONES Memo NO Se debe ingresar las observaciones que el usuario necesite plasmar.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
55
Fue necesario colocar un campo ID debido a que todos los campos, a diferencia
de NOMBRE_TRANSFERENCIAS, tienen celdas en blanco, además algunos
nombres pueden llegar a repetirse. El campo Id queda entonces como llave
principal y NOMBRE_TRANSFERENCIAS como llave secundaria; el campo
NOMBRE_TRANSFERENCIAS debe ir en esta tabla porque algunos aspirantes
no se les aceptó en su solicitud de ingresar a la universidad y por consiguiente no
se encuentran registrados en la tabla DATOS_BASICOS. La tabla quedo entonces
con 414 registros.
Cuadro 22. Tabla Transferencias
Tabla correspondencia recibida
La oficina de Coordinación ve necesaria la organización de la correspondencia
recibida, para ello, entrega unas tablas en Excel con los siguientes datos: radicado
No., consecutivo, asunto, fecha, remitente, recibido y tramite.
Una vez realizado el análisis de la información, se obtiene la estructura para la
base de datos que se muestra en el cuadro 23.
Fue necesario colocar doble llave ya que el campo RADICADO y el campo
FECHA, se pueden repetir en varios registros pero nunca se repiten los dos al
mismo tiempo en dos o más registros. La tabla quedo entonces con 864 registros.
56
Cuadro 23. Estructura tabla correspondencia recibida
Cuadro 24. Tabla correspondencia recibida
Tabla seguimiento validaciones y tutorías
Dentro de los registros que lleva la oficina de coordinación se encuentra el de
SEGUIMIENTO VALIDACIONES Y TUTORIAS, en ese archivo existen dos hojas:
la primera es TUTORIAS, la segunda se llama VALIDACIONES ambas tienen los
campos que se muestran en el cuadro 25.
Cuadro 25. Campos tabla Seguimiento Validaciones y Tutorías
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: CORRESPONDECIA_RECIBIDA
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
RADICADO Texto 6 PRINCIPALSe ingresa un número de radicado dado por el usuario o personal de la oficina. Este dato se puede
repetir ya que cada año vuelve a comenzar el número de radicación.
FECHA FECHA 15 SECUNDARIALleva la fecha de radicación del documento. Es clave secundaria ya que permite que el RADICADO se
repita al igual que este FECHA pero nunca repiten los dos datos a la vez. Muestra selector de fechas
CONSECUTIVO texto 100 NO Es un número o texto designado como consecutivo al documento
ASUNTO texto 255 NO Se ingresa un pequeño resúmen de lo que trata el documento
REMITENTE texto 60 NO Corresponde a la persona o personas que estan escribiendo o enviando el documento
RECIBIO texto 25 NO Se ingresa el nombre de la persona que recibe el documento para ser radicado
TRAMITE texto 255 NOSe refiere a un comentario en el cual se menciona que tipo de trámite se le dió al documento
radicado.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
AÑO SEMESTRE CODIGO ESTUDIANTES ASIGNATURA DOCENTE ACTA No. NOTA
57
Teniendo en cuenta que ambas tienen la misma estructura, se unifican dejando
una nueva columna denominada TIPO_PRUEBA, donde se indicará si es
validación o tutoría. También se crea un campo de OBSERVACIONES donde van
todos los comentarios que están dispersos en columnas que no corresponden. El
campo de ACTA No., divide en dos: uno que lleva el número de acta y el otro la
fecha del acta; esto con el fin de darle más dinamismo a la búsqueda y consultas
en la tabla.
En el campo de ASIGNATURAS el nombre de origen será NOMBRE_ASIG, que
es el que se encuentra en la tabla de ASIGNATURAS y que es con la que se va a
relacionar, generando el listado de estas para que el usuario pueda ingresarlas de
manera fácil. Por lo anterior fue necesario revisar los nombres registrados de
asignaturas para que no quedarán incongruencias con la tabla ASIGNATURAS,
los espacios académicos que no se encontraban registrados fueron ingresados,
dándoles su correspondiente código en el campo COD_ASIG, o si no está
determinado aún ingresarles un código temporal mientras se determina el real.
La nueva tabla se denominó VALIDACIONES_TUTORIAS y su estructura es la
que se muestra en el cuatro 26, con esa información se crea la tabla en Access,
importándola desde Excel.
Cuadro 26. Estructura tabla Validaciones_Tutorias
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: VALIDACIONES_TUTORIAS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
Id AutonumeraciónEntero largo
IncrementalPRINCIPAL
Se le asigna un número incremental del 1 en adelante. Si se borra algun registro este número no se
podrá volver a utilizar.
CODIGO Texto 20 SECUNDARIA Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
PERIODO Texto 10 NO Se ingresa el periódo en el que va a presentar la validación o de tutoria.
TIPO_PRUEBA Texto 15 NOSe le asigna el tipo de exámen o prueba que el estudiante presentará. Asisténte para búsqueda con
valores de VALIDACION y TUTORIA.
ASIGNATURA Texto 80 NO Asisténte para búsqueda con valores de la tabla ASIGNATURAS del campo NOMBRE_ASIG.
DOCENTE Texto 150 NO Se ingresan los nombres y apellidos de docentes que esten evaluando o apoyando al estudiante.
ACTA Número Entero NO Es el número de Acta con el que se dictaminó sobre el proceso del estudiante.
FECHA_ACTA Fecha/Hora Fecha corta NO Corresponde a la fecha de reunión donde se realizó el Acta.
NOTA Número Doble General
decimáles 1NO Se ingresa la nota final obtenida ya sea en la validación o en la Tutoria.
OBSERVACIONES Texto 160 NO Se coloca cualquier observación necesaria en el proceso.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
58
Cuadro 27. Tabla Validaciones_Tutorias
4.1.2 BASE DE DATOS DE DOCENTES
Para la Coordinación del Proyecto Curricular de Ingeniería Topográfica es de igual
importancia la información de los estudiantes como la de los docentes, es así que
surge la necesidad de crear una base de datos de docentes denominada
ITOPOGRAFICA_DOCENTES, la cual contendrá la información relacionada con
datos básicos, la formación académica y vinculación a la Universidad de cada uno
de los docentes.
Teniendo en cuenta que la tabla ANTEPROYECTOS_PROYECTOS de la base de
datos ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES, contiene varias columnas que deben ser
diligenciadas con los nombres de docentes, se debe crear una relación que
vincule esa información, es así que se crea dentro del nuevo proyecto la tabla
DATOS_DOCENTES con la estructura que se muestra en el cuadro 28.
Cuadro 28. Estructura tabla Datos Docentes
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_DOCENTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: DATOS_DOCENTES
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
IDENTIFICACION Texto 15 NO Lleva el numero de identificación o cédula que tiene cada docente.
NOMBRE_APELLIDO Texto 40 NO Se introduce nombres y apellidos de cada docente del proyecto curricular de Ingeniería topográfica.
SEXO Texto 3 NO Se ingresa el sexo de cada docente. Se utiliza asisténte para búsqueda con valores de: M, F
FECHA_VINCULACION fecha corta NO Lleva la fecha en la cual el docente fue vinculado al programa. Formato dia/mes/año
TIPO_VINCULACION Texto 30 NO Lleva La manera o tipo de vinculación a la carrera.
CORREO_ELECTRONICO Texto 70 NO Se ingresa el correo electrónico de cada docente.
TELEFONOS Texto 50 NO Se ingresa los números de telefono y celular de que disponga el docente.
DIRECCION Texto 60 NO Lleva la dirección de residencia de cada docente.
EST_PREGRADO Texto 150 NO Estudios de pregrados realizados por el docente
EST_POSGRADO Texto 200 NO Últimos o más altos estudios de posgrado realizados por el docente
OBSERVACIONES Texto 150 NO Campo donde se colocará cualquier observación referente al docente.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
59
A la tabla Datos_Docentes no tiene llave principal, esto con base en que en el
archivo suministrado por Coordinación no posee ninguno de los registros
completamente diligenciados y por lo tanto no cumpliría con la regla de integridad
la cual dice que todo campo clave no puede ser nulo, queda así conformada la
tabla DATOS_DOCENTES con 127 registros.
Cuadro 29. Tabla Datos_Docentes
Esta tabla se vincula al proyecto ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES de tal manera
que desde cualquiera de los dos proyectos se pueda modificar su contenido,
aunque su diseño estructural solo se podrá modificar desde la tabla original en la
Base de Datos ITOPOGRAFICA_DOCENTES.
Ya teniendo este vínculo los campos que requieran de esta tabla se verán
beneficiados en el asistente de búsqueda el cual se actualizará automáticamente
cada vez que se ingresen o se eliminen docentes de la lista; pudiendo, como ya se
dijo, realizarlo desde cualquiera de las dos Bases de Datos.
4.2 FORMULARIOS
Un formulario es una interfaz (ventana) para manejo más cómodo de la
información almacenada en las tablas o información extraída en consultas. Las
filas y columnas suelen fatigar la vista del usuario después de cierto tiempo de
estar trabajando, por lo cual se diseña una ventana más amigable al operador,
dándole ventajas sobre la base, para su fácil manipulación en el proceso de
almacenamiento y consulta de datos, aun cuando el usuario no haya utilizado
Access, ya que si el formulario está correctamente creado queda en forma intuitiva
para él usuario.
60
4.2.1 Formulario DATOS_BASICOS
El primer formulario creado tiene como nombre DATOS_BASICOS, ya que se
basa en la tabla que lleva el mismo nombre. Este formulario va a quedar protegido
contra posibles intervenciones en la tabla principal, y sólo se le permitirá al usuario
trabajar desde esta interfaz sin que tenga la necesidad de observar o manipular la
base principal; para esto se desactivan los botones de cerrar y maximizar pantalla,
se convierte este formulario en modal, emergente, maximizado y se crea un menú
contextual. El usuario solo trabajará en el formulario sin tener contacto visual con
la estructura de la base de datos, evitando cualquier intención de manipularla, lo
cual podría alterar la integridad de la base.
Un factor importante en este formulario, es que cada vez que se ingrese un
estudiante nuevo, se podrá actualizar la tabla de OFICIALI_ECAES
automáticamente con solo oprimir el botón denominado “Registre para actualizar
Oficialización”.
Ilustración 3. Formulario Datos_Basicos
Para lograr esta operación, fue necesario crear una consulta de datos anexados,
con la cual se toman los códigos nuevos y se llevan a la otra tabla para rellenar
ese campo el CODIGO. A esta consulta se le dio el nombre de ANEXA CODIGO
DATOS A OFICIALIZACION.
61
Cuadro 30. Actualización tabla Oficialización
4.2.2 Formulario FM_ECAES_OFICIALIZA_POR CODIGO
Por necesidad de los usuarios de la base de datos, fue necesario crear un
formulario basado en una consulta llamada ECAES_OFICIALIZA_POR CODIGO,
como se muestra en el cuadro 31.
Para esto se relacionan las tablas DATOS_BASICOS con OFICIALI_ECAES; se
extrae de la primera tabla los campos: CODIGO, NOMBRE, DOCUMENTO,
ESTADO y de la segunda los campos PERIODO, ECAES y OBSERVACIONES.
En propiedades de combinación se da la opción 2 que incluye todos los registros
de “OFICIALI_ECAES” y solo aquellos registros de “DATOS_BASICOS” donde los
componentes sean iguales; así pues, la consulta mostrará los 6593 registros de
oficialización pero cuando el código no se encuentre en la tabla
“DATOS_BASICOS”, los campos que se traen de esta tabla se mostrarán vacíos.
62
Cuadro 31. Actualización tabla Oficialización
Con estos datos se crea el formulario FM_ECAES_OFICIALIZA_POR CODIGO, el
cual permite consultar el historial de oficializaciones y presentación de ECAES de
cualquier estudiante de la carrera de Ingeniería Topográfica, mediante un
subformulario creado dentro del anterior, basado en la consulta antes descrita.
Ilustración 4. Subformulario FM_ECAES_OFICIALIZA_POR CODIGO
63
4.2.3 Formulario FM_ANTEPROYECTOS_ PROYECTOS
Se crea el formulario de Anteproyectos FM_ANTEPROYECTOS_ PROYECTOS,
que presenta todos los campos de su estructura en la pantalla, pero además este
formulario ofrece un botón con el cual puede consultar los anteproyectos por
código, donde se muestra el historial que tiene cada estudiante desde que
presenta su primer anteproyecto (ilustración 5).
Ilustración 5. Formulario FM_ANTEPROYECTOS_ PROYECTOS
Esto se realiza mediante una consulta llamada CS_ANTEPROYECTO, la cual
relaciona las tablas DATOS_BASICOS con ANTEPROYECTOS_ PROYECTOS;
de la primera se extrae los campos NOMBRE y de la segunda extrae toda su
información (se tomó solo la información que el usuario necesitaba observar).
Se debe aclarar que cuando se realiza la consulta, en el momento en que se
ingresan las propiedades de combinación, fue necesario marcar “incluir todos los
registros de ANTEPROYECTOS_PROYECTOS” y solo aquellos registros de
“DATOS_BASICOS” donde los campos combinados sean iguales. Esto hace que
se muestren los 651 registros, pero los nombres que no se encuentran registrados
en “DATOS_BASICOS”, aparecerán en blanco o vacíos.
64
Cuadro 32. Consulta CS_ANTEPROYECTO
Se plantea por parte de la Coordinación del proyecto, la necesidad que se vea en
pantalla los días transcurridos entre la aprobación del anteproyecto y la fecha en la
que se realiza la consulta. Esto se realizó dentro de la misma consulta
CS_ANTEPROYECTO creando un nuevo campo (no en la tabla original, sino en la
consulta) llamado DIAS_APROBACION_A_HOY, donde se generó una función
que realiza el procedimiento de diferencia entre la fecha de aprobación y la fecha
actual así:
DIAS_APROBACION_A_HOY: ifFecha("d",[FECHA_APROBACION],Fecha())
Calculado este valor se procedió a crear tres cuadros de texto donde se calculará
cuantos años, mese y días han transcurrido desde que se aprobó el anteproyecto
hasta el día en el que el usuario está realizando la consulta.
Se le crea a esta consulta un formulario llamado FMCS_ANTEPROYECTOS, el
cual lleva un Sub-Formulario con el nombre de la consulta “Subformulario
CS_ANTEPROYECTOS”, donde se mostrará la información consultada por
CÓDIGO y donde se observará todo el historial del estudiante con respecto a su o
sus anteproyectos de grado, como también el tiempo transcurrido desde que se le
aprobó el anteproyecto al estudiante, con solo ingresar el CÓDIGO.
65
Ilustración 6. Formulario consulta Anteproyecto por código
4.2.4 Formulario CS_EGRESADOS
Para diligenciar la tabla Egresados es necesario crear un formulario, para lo cual
se relaciona la tabla EGRESADOS con la tabla DATOS_BASICOS por medio de la
llave principal CÓDIGO. Esta relación es uno a uno y en el tipo de combinación se
escoge la opción que incluye todos los registros de EGRESADOS y solo aquellos
registros de DATOS_BASICOS donde los campos combinados sean iguales.
Cuadro 33. Relación tablas Datos_Basicos y Egresados
66
Para poder construir el formulario de entrada de datos, se elabora una consulta de
datos con la misma relación anteriormente descrita, entre las tablas EGRESADOS
y DATOS_BASICOS, esto para tener la certeza que los datos que se van a
ingresar corresponden tanto en código como en nombre. Esta consulta es llamada
CS_EGRESADOS, con el fin de que el usuario pueda consultar con solo escribir el
código, toda la información empresarial o laboral del egresado.
Cuadro 34. Consulta CS_EGRESADOS
Una vez realizada la consulta, se genera el formulario en el cual los usuarios van a
ingresar datos nuevos o a consultar algún dato requerido, dentro de este se crea
un Subformulario CS_EGRESADOS en el cual se podrán visualizar los datos
requeridos.
Ilustración 7. Formulario FM_CS_EGRESADOS
67
4.2.5 Formulario principal de la base de datos
Debido al volumen de información (tablas, formularios, consultas), el manejo de
todos estos elementos de la base de datos se vuelve más complicado; es así que
se crea un formulario de presentación, a partir del cual se pueda manejar toda la
base de datos, permitiendo abrir tablas, formular consultas, abrir otros formularios,
etc. Esto se conoce como Panel de Control, que en este proyecto se denomina
INICIA_ING_TOPOGRAFICA:
Ilustración 8. Formulario principal base de datos
En este panel de control se crean links para acceder a cada uno de los
formularios, consultas, informes, etc, que son a su vez necesarios para el buen
funcionamiento de la base de datos, mediante botones que tienen asignado
realizar acciones como macros o procedimientos, para abrir otras pantallas de
trabajo, aumentando la eficiencia del mismo sin que el usuario tenga la necesidad
de ingresar a la base original.
Este panel de control se abrirá automáticamente después de realizar la
autenticación de ingreso a la base; esto quiere decir, que no es necesario entrar a
la base de datos desde Access directamente, sino mediante la interfaz antes
mencionada.
68
4.2.6 Formulario OFICIALI_ECAES
El segundo formulario creado se denominó OFICIALI_ECAES, ya que se basa en
la tabla que lleva el mismo nombre. Este formulario lleva las mismas protecciones
que el formulario anterior para evitar manejos inadecuados de la tabla principal. El
usuario puede ser cualquier persona que sepa o no manipular Access y solo se
debe preocupar por ingresar datos.
Además, como ya se mencionó, desde el formulario del numeral anterior se puede
actualizar la información de este; por lo que el usuario solo tendrá que entrar a él
para actualizar ECAES, para actualizar datos, o bien, para realizar alguna consulta
que necesite.
La oficina de coordinación requiere que al momento de ingresar un registro nuevo,
se busque por código en la tabla de OFICIALI_ECAES mediante el formulario del
mismo nombre y muestre si el estudiante ya presentó el examen Ecaes. Para
lograr esto se procede a realizar una nueva consulta llamada CS_ECAES_SI
donde su criterio será que el campo ECAES deberá siempre ser “SI” y que
muestre el código del estudiante y el periodo en el cual lo presentó (cuadro 35).
Ya en el diseño del formulario se crea un subformulario basado en la consulta
CS_ECAES_SI, vinculando el formulario principal al subformulario mediante el
código del estudiante, el subformulario se denominó Subformulario
CS_ECAES_SI.
Cuadro 35. Consulta CS_ECAES_SI
69
Continuado con el de la tabla de oficialización, se puede observar que apenas se
ingrese el código ya sea nuevo o buscando un antiguo para oficializar, el
subformulario presentará el dato si el estudiante ya presentó o no presentó el
examen ECAES.
Ilustración 9. Formulario Oficiali_Ecaes
En este formulario se vinculan los campos de la tabla de origen, como también, el
nombre del estudiante de la tabla de DATOS_BASICOS, evitando repetir datos ya
existentes, esto se realiza mediante una relación de estas dos tablas. Es de anotar
que el campo NOMBRE no se puede modificar desde el formulario o tabla
OFICIALI_ECAES, solamente desde su tabla de origen DATOS_BASICOS.
4.2.7 Formulario matrícula de honor
Lo primero que se realiza es la consulta por código de estudiante que han ganado
matrícula de honor; esta quedó con el nombre de CS_MATR_HONOR. Para esto
se relacionan las tablas: DATOS_BASICO, de donde se obtiene el NOMBRE del
estudiante y MATR_HONOR, de donde se obtienen todos sus campos.
70
Cuadro 36. Consulta matrícula de honor
Se diseña el formulario respectivo para esta tabla y se denomina
FM_MATR_HONOR, la cual muestra todos los campos para su correspondiente
diligenciamiento; se vincula a este formulario el nombre del estudiante, el cual
queda bloqueado y deshabilitado ya que este campo pertenece la tabla
Datos_Basicos.
Ilustración 10. Formulario matrícula de honor
De igual manera, se crea un botón de consulta por código, el cual abre el
formulario FM_CS_MATR_HONOR, y este a su vez abre un subformulario llamado
“Subformulario CS_MATR_HONOR”, el que realiza la búsqueda por código de
estudiante, del historial de matrículas de honor ganadas por él durante toda la
carrera, como se aprecia en la ilustración 11.
71
Ilustración 11. Formulario matrícula de honor por código
4.2.8 Formulario de monitorias
En primer lugar se realiza la consulta por código de estudiantes que han realizado
monitorias, esta quedó con el nombre de CS_MONITORIAS. Para esto se
relacionan por el campo CÓDIGO dos tablas: DATOS_BASICO, de donde se
obtiene el campo nombre del estudiante y la tabla MONITORIAS, de donde se
extraen todos sus campos.
Cuadro 37. Relación tablas Datos_ Básicos y Monitorias
Se diseña el formulario para la tabla Monitorias y se denomina
FM_CS_MONITORIAS, el cual muestra todos los campos para su correspondiente
diligenciamiento por parte de los usuarios; además lleva un campo con el nombre
del estudiante, el cual se bloquea y deshabilita pues este pertenece a la tabla de
DATOS_BASICOS.
72
Ilustración 12. Formulario FM_CS_MONITORIAS
Se le ingresa un Botón de consulta por código el cual abre otro formulario
FM_CS_MONITORIAS, el cual a su vez abre un subformulario llamado
Subformulario CS_MONITORIAS, el cual si se ingresa el código del estudiante,
mostrará todo el historial de las monitorias realizadas por él.
Ilustración 13. Subformulario CS_MONITORIAS
4.2.9 Formulario Reingresos y Transferencias
Formulario Reingresos: se procede a realizar la consulta por código de
estudiantes que han solicitado reingreso a la universidad, esta quedó con el
nombre de CS_REINGRESOS. Para esto se relacionan por el campo CÓDIGO
dos tablas: DATOS_BASICO, de donde se obtiene el NOMBRE del estudiante y
REINGRESOS, de donde se obtienen todos sus campos.
73
Cuadro 38. Consulta reingresos
Se diseña el formulario respectivo para esta tabla y se le bautiza con el nombre de
FM_REINGRESOS, el cual muestra todos los campos para su correspondiente
diligenciamiento por parte de los usuarios; pero además lleva un campo de guía
con el nombre del estudiante el cual se encuentra bloqueado y deshabilitado ya
que este campo pertenece a la tabla de DATOS_BASICOS.
Ilustración 14. Formulario Reingresos
Se ingresa un botón de consulta por código, el cual abre otro formulario
FM_CS_REINGRESOS, y este a su vez abre un subformulario llamado
“Subformulario CS_REINGRESOS”, en el que si se ingresa el código del
estudiante, mostrará todo su historial con respecto al proceso de reingresos del
estudiante.
74
Es importante aclarar que en esta tabla existen unos estudiantes con código de
carrera 33, y no 32 como se encuentran todos los registros de la tabla
DATOS_BASICOS; por lo tanto estos códigos no van a estar en esta última, al
igual que otros códigos que por algún motivo no están en la tabla de
DATOS_BASICOS, por consiguiente se optó por realizar la relación entre estas
dos tablas con la opción 2, que dice que se incluyen todos los registros de
REINGRESOS y solo aquellos registros de DATOS_BASICOS donde los campos
combinados sean iguales; así pues, la consulta nos traerá todos los 270 registros
de REINGRESOS con el defecto que en el campo NOMBRE, no van a aparecer
los nombres y apellidos de los estudiantes porque no están en la tabla
DATOS_BASICOS y es pues así que cuando se ingrese el código de estos
estudiantes van a aparecer todo el historial de sus reintegros, pero no su nombre a
menos que se actualice la base de datos original con sus datos correspondientes.
Ilustración 15. Formulario Reingresos
Formulario Transferencias: se procede a realizar la consulta por código de
estudiantes que han solicitado transferencia a la universidad; esta quedó con el
nombre de CS_TRANSFERENCIA. Debido a que en esta tabla fue necesario
ingresar el nombre nuevamente, se relacionaron por el campo CÓDIGO las tablas
DATOS_BASICOS, de donde se obtiene el NOMBRE del estudiante y
TRANSFERENCIAS, de donde se obtienen todos sus campos; de tal manera que
en las ocasiones donde se consulte un estudiante mediante el código y este haya
sido aceptado en transferencia, vamos a observar el nombre del estudiante en dos
casillas diferentes, con lo cual se corroborará su aceptación y cuando este
estudiante haya sido rechazado, solo se observara su nombre en una sola casilla.
Para que esto ocurra en las propiedades de combinación de campos CÓDIGO, se
le marcará la opción 2 que incluye todos los registros de “TRANSFERENCIAS” y
solo aquellos registros de “DATOS_BASICOS” donde los campos combinados
sean iguales.
75
Cuadro 39. Consulta Transferencias
Se diseña el formulario respectivo para esta tabla y se denomina
FM_TRANSFERENCIAS, el cual muestra todos los campos para su
correspondiente diligenciamiento por parte de los usuarios; pero además lleva un
campo de guía con el nombre del estudiante el cual se encuentra bloqueado y
deshabilitado ya que este campo pertenece a la tabla de DATOS_BASICOS. Este
campo es precisamente NOMBRE que como ya lo dijimos anteriormente sirve de
comparación con el campo NOMBRE_TRANSFERENCIAS.
Ilustración 16. Formulario Transferencias
Se le ingresa un botón de consulta por código el cual abre otro formulario
FM_CS_TRANSFERENCIAS, el que a su vez abre un subformulario llamado
“Subformulario CS_TRANSFERENCIAS” (ilustración 17), el cual si se ingresa el
código del estudiante que fue aceptado en transferencia, mostrará todos los datos
del estudiante.
76
Es importante aclarar que en esta tabla existen unos estudiantes con códigos
anteriores que no fueron aceptados por lo tanto en el formulario de búsqueda
Transferencias no van a aparecer, toda vez que la búsqueda se realiza por
códigos que se asignaron en la carrera de Ingeniería Topográfica. Si se quisiera
observar un listado de los alumnos que no fueron aceptados, se puede realizar
una consulta a la tabla original de TRANSFERENCIAS.
Ilustración 17. Subformulario Transferencias
4.2.10 Formulario Docentes
Se procede a crear el formulario para ingresar los datos requeridos de docentes
desde una interfaz cómoda para los usuarios.
Ilustración 18. Formulario Docentes
77
4.2.11 Formulario correspondencia recibida
Se diseña el formulario para esta tabla y se denomina FM_CORRES_RECIBIDA,
el cual muestra todos los campos para el adecuado diligenciamiento por parte de
los usuarios.
En este formulario fue necesario adicionar un botón de comando con una macro,
la cual lleva al último registro ingresado por el usuario, ya que este requiere saber
el último registro para seguir el consecutivo, es preciso aclarar que no se puede
dejar Autonumérico ya que cada año vuelve a reiniciar la numeración.
Para completar el proceso y nos muestre realmente el último registro, en este
formulario en hoja de propiedades – Datos en la fila “Ordenar por”, se coloca
[FECHA] y en la fila “Ordenar por al cargar” se selecciona Sí.
Ilustración 19. Formulario FM_CORRES_RECIBIDA
Se procede a realizar la consulta por fecha de recibido el documento. En esta
consulta se necesitan crear dos nuevos campos con los cuales se obligará al
usuario a ingresar el mes y año de consulta, con lo cual el resultado entregado
sería todos los registros de ese mes y de ese año, para lograr esto se crea un
campo nuevo llamado Mes: Mes([FECHA]) y en criterios le decimos [Ingrese el
Mes], se hace lo mismo para Año: Año: Año([FECHA]) y en criterios le decimos
[Ingrese el Año]. Esta consulta quedó con el nombre de CS_CORRES_RECIBIDA.
78
Cuadro 40. Consulta CS_CORRES_RECIBIDA
Al formulario FM_CORRES_RECIBIDA, se le ingresa un botón de consulta por
fecha, el cual abre otro formulario FM_CS_CORRES_RECIBIDA y este a su vez
abre un subformulario denominado Subformulario CS_CORRES_RECIBIDA,
donde se muestran los registros de acuerdo al mes y año ingresados por el
usuario. Dentro del formulario FM_CS_CORRES_RECIBIDA, se crea un cuadro
combinado que al picar en él, también daría la posibilidad de ingresar mes y año
solicitado.
Cuadro 41. Consulta por fecha
79
Finalmente se crea una nueva pestaña en el módulo principal llamada
CORRESP_RECIBIDA con su correspondiente icono de entrada.
Ilustración 20. Pestaña de acceso a Correspondencia Recibida
4.2.12 Formulario seguimiento validaciones y tutorías
Se diseña el formulario respectivo para esta tabla y se denomina
FM_VALIDACIONES_TUTORIAS, el cual muestra todos los campos para su
correspondiente diligenciamiento por parte de los usuarios.
Ilustración 21. Formulario de la tabla Validaciones_Tutorias
Se procede a realizar la consulta de tal forma que entregue todos los datos de la
tabla VALIADACIONES_TUTORIAS, donde el campo FECHA_ACTA y el campo
Id se ordenen de forma ascendente, de tal manera que cuando se seleccione el
botón último registro, aparezca el último registro según la fecha de acta y según
80
orden de ingreso. En esta consulta también aparecerá el nombre del estudiante
que se trae de la tabla DATOS_BASICOS, esto con el fin de corroborar que la
información sea correcta. El nombre de esta consulta es
CS_VALIDACIONES_TURORIAS.
Cuadro 42. Consulta CS_VALIDACIONES_TURORIAS
Al formulario FM_VALIDACIONES_TUTORIAS, se le ingresa un botón de consulta
por código el cual abre otro formulario FM_CS_VALIDACIONES_TUTORIAS y
este, de igual manera abre un subformulario llamado Subformulario
CS_VALIDACIONES_TURORIAS, donde se muestran los registros de acuerdo al
código ingresado por el usuario. Dentro del formulario
FM_CS_VALIDACIONES_TUTORIAS, se crea un cuadro combinado que al picar
en él, también da la posibilidad de generar la búsqueda por el código.
Cuadro 43. Búsqueda por código FM_CS_VALIDACIONES_TUTORIAS
81
Finalmente se inserta un icono nuevo de Validaciones y Tutorías en la pestaña de
ANTEPROYECTOS del formulario principal INICIA_ING_TOPOGRAFICA, desde
donde se podrá tener acceso a esta serie de formularios creados para modificar la
información o anexar la nueva.
Ilustración 22. Icono de ingreso a Validaciones_Tutorias
4.3 COPIAS DE SEGURIDAD
Debido al alto riesgo de pérdida de información, principalmente la de tablas que es
donde se encuentra la información básica de los estudiantes y docentes, es
indispensable que esta base de datos realice mínimo una vez por día una copia
automática, bien sea cuando se ingrese al programa o en el momento que el
usuario lo considere necesario. Se realiza una sub-rutina denominada Backup,
donde se crea una función (RunSub) que realice la copia automática, como se
muestra en la ilustración 23.
82
Ilustración 23. Subrutina Backup
Luego de creado este módulo, se trabaja una macro que sea autoejecutable en la
cual se le dará la orden de ejecutar el código RunSub; para este trabajo la macro
se denomina AutoExec con lo cual se ejecutará al momento de abrir la base de
datos.
Ilustración 24. Macro AutoExec
La copia queda en la misma carpeta donde se encuentra la base original y se
autonombrara con el día-mes-año y será un archivo de Access. Es importante
83
aclarar que la copia será únicamente de las tablas actualizadas al momento de
realizarla; esto para que los archivos copia no sean tan pesados como la base. Se
recomienda tener una copia de los formularios, subformularios, consultas,
informes, macros, módulos y demás objetos de la base, de tal manera que solo
sea copiar estos elementos a una nueva base de datos. Esta copia de elementos
antes mencionados, se puede realizar cada vez que se modifica alguno de estos
elementos y se puede obtener desde Windows como cualquier archivo de otro
software diferente a Access.
Al ingresar a la base de datos, esta creará automáticamente un backup de las
tablas existentes hasta ese momento, la interfaz que se presenta es la que se
muestra en la ilustración 25, finalmente se le da aceptar en la ventana emergente
para que realice la copia.
Ilustración 25. Creación Backup
Para que la carpeta no se llene con las copias generadas, se recomienda realizar
una limpieza periódica de estos cuando se esté seguro de no necesitarlos.
4.4 SEGURIDAD DE BASE DE DATOS
4.4.1 Acceso a la base de datos
Como la información que se va a llevar en la base de datos es sumamente
delicada y confidencial, es necesario crear perfiles de usuario y administrador para
las personas que van a trabajar en ella, por tal motivo se crean tablas que lleven
nombres y claves para cada uno de los perfiles.
84
Se realiza la normalización de datos; así cada tabla quedaría con pocos campos
para lograr que sean operables y manejables entre sí.
Se realiza la tabla ACCESO la cual va a llevar el tipo de acceso a la base de
datos. ACCESO tiene la siguiente estructura que se muestra en el cuadro 44, es
así que esta tabla va a llevar únicamente dos registros 1 ADMINISTRADOR y 2
USUARIO.
Cuadro 44. Estructura tabla Acceso
Cuadro 45. Tabla Acceso
4.4.2 Bitácora de acceso
Se realiza la tabla BITACORA donde quedan registradas las entradas de los
usuarios al sistema. La tabla BITACORA tiene la estructura que se muestra en el
cuadro 46.
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: ACCESO
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
Id_ACCESO AutonumeraciónEntero largo
incrementalPRINCIPAL Es un numero que el programa coloca automáticamente y que se va incrementando de uno en uno.
ACCESO Texto 15 NOLleva tipo de acceso ya sea ADMINISTRADOR o USUARIO. El formato es > para que el sistema devuelve
todo lo ingresado en Mayúscula que actúa como COMODIN.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
85
Cuadro 46. Actualización tabla Oficialización
Como se dijo anteriormente, esta tabla lleva el registro de las entradas a la base
de datos, realizada por el Administrador y Usuarios; siempre mostrará solo el
último registro de entrada ya que cuando un Usuario o el Administrador acceda a
la base, este acceso borrará el anterior para ubicarse en el primer registro.
Cuadro 47. Tabla Bitácora
Se realiza la tabla HISTORIA_BITACORA donde van todo el historial de las
entradas de los usuarios al sistema. HISTORIA_BITACORA tiene la misma de
BITACORA (cuadro 48).
Cuadro 48. Tabla Historia Bitácora
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: BITACORA
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
Id_USUARIO NúmeroEntero largo
automáticoNO
Lleva el número asignado ya sea al ADMINISTRADOR o al USUARIO dado por el Id_ACCESO de la tabla
ACCESO. Valor predeterminado es 0 y no va a ser un campo indexado por lo tanto no puede ser Llave
Principal.
FECHA_INGRESO Fecha/Hora Fecha corta NO Lleva la fecha de ingreso al sistema por parte del ususario o administrador
HORA_INGRESO Fecha/Hora Hora mediana NO Lleva la hora de ingreso al sistema por parte del ususario o administrador
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
86
4.4.3 Usuarios
Se realiza la tabla USUARIOS, la cual contiene los nombres de quienes van a
tener acceso a la base de datos, pero con una serie de restricciones, además esta
tabla contiene claves de acceso a la Base de Datos; tiene la estructura que se
muestra en el cuadro 49.
Cuadro 49. Estructura tabla Usuarios
Cuadro 50. Tabla Usuarios
Se diseña un formulario que sirve de interfaz para la autenticación de entrada a
usuarios al sistema, este controlará y llevará una bitácora de accesos a la base de
datos tanto de los usuarios como del administrador. La entrada solo se efectuará
si coincide el usuario con la contraseña, en caso contrario se saldrá del programa.
Es importante aclarar que para este formulario su origen de registros debe ser
BITACORA.
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: USUARIOS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
Id_USUARIO AutonumeraciónEntero largo
incrementalSI Lleva el número asignado automáticamente cada vez que entre un ususario.
LOGIN texto 20 NO Es el nombre que se le asigna a cada persona autorizada a entrar a la Base de Datos.
PASSWORD texto 20 NO Es la clave designada a cada persona autorizada a entrar a la Base de Datos.
Id_ACCESO NúmeroEntero largo
automáticoNO Valor predeterminado es 0. Asistente para búsqueda con valores que se escogen de la tabla ACCESO
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
87
Ilustración 26. Formulario Autenticación de Ingreso Usuarios
Luego de lograr que la autenticación, se valida la entrada y se presenta otra
interfaz de trabajo (ilustración 27), donde se encuentra el menú principal de la
base de datos para Administrador y Usuarios.
Ilustración 27. Menú principal de la base de datos
Se construye el módulo de usuarios en concordancia a las tablas anteriormente
creadas: ACCESO, BITACORA, HISTORIA_ BITACORA y USUARIOS. El primer
paso a seguir, es crear un formulario para ingreso de usuarios de tal manera que
cualquier persona pueda realizar esta tarea sin entrar a la base como tal; este
formulario queda con el nombre de FM_USUARIOS, en el cual para su correcto
88
funcionamiento, en las propiedades de este se debe colocar: “Si” en entrada de
datos, “No” en permitir eliminar, “No” en permitir ediciones, “No” en permitir filtros;
así también, en formato del formulario: en Botones de navegación se selecciona
“No” Selectores de registro “No”.
Ilustración 28. Formulario módulo de acceso
Se incorpora este formulario al módulo principal, mediante una macro que abra el
anterior formulario en vista formulario, quedando la interfaz principal en el módulo
de USUARIOS con su icono correspondiente, el cual al momento de darle clic
abrirá el formulario de ingreso a usuarios creado anteriormente.
Ilustración 29. Módulo de acceso a Usuarios
Se procede a trabajar una parte importante de la base de datos dentro del módulo
de USUARIOS, este es el control de usuarios, el cual cada vez que un usuario o
administrador entra, se carga este registro en BITACORA y para que este registro
no se pierda se almacena en HISTORIA_ BITACORA; para lograr este proceso se
89
debe crear otro sub-menú donde se trabaje estas tres acciones (actualización,
modificación y eliminación).
En actualización el registro de BITACORA pasa a HISTORIA_ BITACORA, en
modificación se obtiene el elemento y se modifica según la necesidad y en
eliminación se elimina un objeto o elemento.
Se construye otro formulario para el control de los usuarios llamado
FM_CONTROLUS, el cual tendrá un control ficha con tres pestañas
(ACTUALIZACION, MODIFICACION y ELIMINACION) cada una con un icono de
selección (ilustración 30).
Este formulario se debe unir al módulo de usuarios mediante el icono de control
usuarios, al cual se le ha cargado previamente la macro que abre el formulario
FM_CONTROLUS, de tal manera que aparezca este al momento de dar clic en
dicho icono (ilustración 31).
Ilustración 30. Formulario Control de Usuario
Ilustración 31. Acceso al formulario Control Usuarios
90
Se procede a determinar los parámetros del módulo ACTUALIZACION, al cual se
le incorpora una consulta de anexo y que se cargue cuando se da clic en el icono
denominado “haga clic aquí”. Para lograr esto se crea una consulta de datos
anexos llamada CS_ACTUALIZACION USUARIOS la cual utilizará la tabla
BITACORA y sus tres campos (ID_USUARIO, FECHA_INGRESO,
HORA_INGRESO) y se anexa a la tabla HISTORIA_ BITACORA. Esta consulta
se carga al formulario FM_CONTROLUS en el módulo de ACTUALIZACIÓN,
cargando la macro que realiza la consulta de datos anexos en el icono “haga clic
aquí”.
Para el módulo de MODIFICACIÓN que pertenece a Control de Usuarios, se le
asigna una función al botón denominado “haga clic aquí” con el que se apoya el
sistema para realizar los cambios de contraseñas o Password periódicos que
cualquier sistema requiere para garantizar la seguridad, por lo tanto en la tabla de
USUARIOS, de sus cuatro campos se dejan editables dos de ellos LOGIN y
PASSWORD que van a estar amarrados con el cuadro combinado de
Id_USUARIO que es el que los llama; el LOGIN preferiblemente no se modifica,
solamente se modificará el PASSWORD.
Se procede a crear el formulario FM_USUARIOS MODIFICACION, el cual lleva un
cuadro combinado, que al cargarse trae un asistente con tres ítems, de los cuales
se escoge el Id_USUARIO, esto para ingresar el número del usuario al que se va
a modificar su contraseña; se dejan activos LOGIN, PASSWORD y el Id_ACCESO
por si se desea cambiarlos, aunque como se dijo anteriormente este último
preferiblemente no se debe cambiar.
Ilustración 32. Formulario FM_USUARIOS MODIFICACION
91
El siguiente paso es activar el botón o icono denominado “haga clic aquí” de
MODIFCACIÓN en Control de Usuarios, generándole una macro que abra el
formulario FM_USUARIOS MODIFICACION, de tal manera que cuando se dé clic
en él se abra este formulario.
Ilustración 33. Acceso al formulario FM_USUARIOS MODIFICACION
De igual manera se hace el mismo procedimiento para la opción ELIMINACIÓN. El
formulario queda con el nombre de FM_USUARIOS ELIMINACIÓN, el cual ya no
tendrá botón de guardar registro sino de eliminar registro.
Ilustración 34. Formulario FM_USUARIOS ELIMINACIÓN
92
Seleccionada la pestaña ELIMINACIÓN en Control de Usuarios, se activa el botón
o icono denominado “haga clic aquí”, corriendo la macro que abre el formulario
FM_USUARIOS ELIMINACION.
Teniendo el módulo de control de usuarios completo, se retoma el módulo
USUARIOS para trabajar en el icono de búsqueda en HISTORIA_ BITACORA y
conocer los ingresos que ha tenido cada usuario a la base de datos; para esto se
necesita generar primero una consulta de selección, luego un formulario que
estará amarrado a un cuadro combinado, el cual, a su vez se relaciona con una
consulta, de tal manera que cuando se aplique la búsqueda por alguno de los
números Id_Usuario de la tabla USUARIOS, salgan todos los datos específicos de
ese usuario.
Para crear la consulta de selección se realiza con la tabla HISTORIA_ BITACORA
y se anexan sus tres campos (Id_USUARIO, FECHA_INGRESO y
HORA_INGRESO). Esta consulta tiene como nombre CS_SELECCION
USUARIOS.
Se crea el formulario llamado FM_CS_SELECCION USUARIOS, con su
respectivo cuadro combinado para la elección del usuario a consultar. Dentro de
este formulario se crea un subformulario llamado Subformulario CS_SELECCION
USUARIOS, el cual mostrará la cantidad de veces que ha entrado al sistema el
usuario o administrador seleccionado.
Ilustración 35. Formulario FM_CS_SELECCION USUARIOS
93
Teniendo este formulario se crea el icono de acceso a “Búsqueda de Ingreso
Usuarios” en el módulo USUARIOS, en el cual se genera la macro que abrirá el
formulario FM_CS_SELECCION USUARIOS que ya se había creado
anteriormente y el cual mostrará las entradas de cada persona al sistema.
Ilustración 36. Icono de acceso al formulario FM_CS_SELECCION USUARIOS
En este módulo de USUARIOS se configura una acción de reporte representado
mediante el icono de impresora, el cual llamará otro formulario con cuadro ficha,
con dos pestañas para dos tipos de reporte: REPORTE GENERAL y REPORTE
POR USUARIO. Este tiene como nombre FM_CONTROL REPORTE USUARIOS.
Ilustración 37. Formulario FM_CONTROL REPORTE USUARIOS
94
Este formulario lo enlazamos al módulo usuario, icono de reportes (impresora) con
una macro que lo abra al dar clic sobre él.
Ilustración 38. Icono de ingreso a Reportes
Estando en la tabla USUARIOS, se abre el asistente para informes, se eligen los
cuatro elementos del formulario, se ordena de forma ascendente por
Id_USUARIO, en distribución se selecciona Justificado debido a que son pocos
registros, cuando sean muchos es mejor con tabular; el nombre dado a este
informe es INF_REPORTE GENERAL USUARIOS.
Ilustración 39. Informe INF_REPORTE GENERAL USUARIOS
Se conecta este reporte a FM_CONTROL REPORTE USUARIOS en la pestaña
de REPORTE GENERAL, icono “haga clic aquí”, por medio de una macro que
95
llamará el informe general y el cual se podrá imprimir por medio de un botón
diseñado en el reporte. Se crea un formulario FM_REPORTE POR USUARIOS el
cual lleva un cuadro de texto (txtusuario), donde se digitará el número del usuario
del cual vamos a extraer el reporte y un icono de “haga clic aquí” que es el que
permitirá cargar el reporte.
Ilustración 40. Formulario FM_REPORTE POR USUARIOS
Este formulario se conecta a FM_CONTROL REPORTE USUARIOS en la pestaña
de REPORTE POR USUARIOS, con el icono de “haga clic aquí” mediante una
macro que llama al formulario FM_REPORTE POR USUARIOS, donde se obtiene
el informe correspondiente del usuario deseado.
Ahora se realizar la consulta de la tabla HISTORIA_ BITACORA llamada
CS_REPORTE SELECCION USUARIOS, la cual en el campo Id_USUARIOS lleva
un criterio que se realiza con el generador de expresiones, en elementos de
expresión de abre la base de datos, luego formularios y por último todos los
formularios y allí se selecciona FM_REPORTE POR USUARIOS, buscamos en
categorías de expresión txtusuario y en valores de expresión se da doble clic y
aceptar.
Estando en este reporte se realiza el informe con asistente para informes
cargando los tres elementos; en este informe se agrupa por Id_USUARIO, se
organiza ascendentemente por FECHA_INGRESO, la distribución se deja por
esquema. El nombre de este informe es INF_REPORTE SELECCION USUARIOS
POR ITEM, el cual pedirá el número de usuario a reportar.
96
Ilustración 41. Informe INF_REPORTE SELECCION USUARIOS POR ITEM
Se conecta este reporte a FM_REPORTE POR USUARIOS en el icono “haga clic
aquí”, por medio de una macro que llamará al INF_REPORTE SELECCION
USUARIOS POR ITEM y el cual se podrá imprimir por medio de un botón que
está diseñado en el reporte.
4.5 CONEXIÓN DE LA BASE DE DATOS A UN SOFTWARE DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA
Para culminar el desarrollo de este proyecto, se optó por complementar la base de
datos con un mapa interactivo que se pueda vincular mediante consultas
realizadas en la base de datos y que se muestren de manera gráfica en un
Sistema de Información Geográfico (SIG).
Para esto se creó una tabla en Access que contiene la información geográfica
necesaria, en este caso requerimos las coordenadas geográficas del sitio de
residencia de los estudiantes del proyecto curricular. Para la obtención de estas
coordenadas se realizó un formato en OneDrive por medio de un link enviado a los
estudiantes, en el cual fue necesario que llenaran los datos de código, nombre y
coordenadas geográficas en grados minutos y segundos, evitando así cualquier
inconsistencia por la utilización de otra clase de formato. Esta se recibió
directamente en un cuadro de Excel Online:
97
Cuadro 51. Coordenadas recibidas por OneDrive
Esta información se procesó para calcular los datos de tal forma que los reciba el
SIG sin ningún problema, o sea se calcularon las coordenadas en grados
decimales:
Cuadro 52. Coordenadas recibidas por OneDrive
Se obtuvieron finalmente tres campos que son los que se utilizarán en la tabla de
coordenadas de estudiantes la cual tendrá la estructura que se muestra en el
cuadro 53.
Cuadro 53. Estructura tabla de coordenadas
Luego se creó un formulario con el cual los usuarios van a ingresar las
coordenadas de futuros estudiantes y así mantener esta tabla actualizada.
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: COORDENADAS_ESTUDIANTES
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
CODIGO Texto 20 PRINCIPAL Lleva el respectivo código de cada asignatura dada por la Universidad Distrital.
LONGITUD Número Doble NO Lleva el dato de la longitud oeste o negativa que da ubicación a la residencia del estudiante
LATITUD Número Doble NO Lleva el dato de la latitud norte o positiva que da ubicación a la residencia del estudiante
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
98
Ilustración 42. Formulario coordenadas
Se procede a crear el icono de Coordenadas Estudiantes y se localiza en la
pestaña de ESTUDIANTES en el formulario principal de la base de datos, donde
con solo dar clic se abrirá el formulario para ingresar las coordenadas de
estudiantes. El formulario que abre es FM_COORDENADAS_ESTUDIANTES.
Ilustración 43. Icono de acceso al formulario coordenadas
99
Antes de comenzar a realizar esta conexión, es importante aclarar que Access
presenta inconvenientes al momento de trabajar varios usuarios una misma base
de datos, para solucionar esto, se optó por separar las tablas de la base de datos
de los demás objetos (consultas y formularios), quedando estas en una sola base
compartida llamada ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES_be, esta base es
alimentada por los usuarios desde cada uno de sus computadores, por medio de
los formularios de la base principal, estos cambios se ven reflejados
automáticamente y de esta manera el resto de usuarios verán reflejado los
cambios. Es así que el manejo de la base por multiusuarios no tendrá problemas
de funcionamiento.
Teniendo las tablas independientes se puede realizar la conexión a un SIG que
para este caso el seleccionado fue el software ArcGis.
Se debe tener en cuenta que el cambio de un sistema de Windows 32 a 64 bits o
viceversa, da como resultado conflictos que no permiten realizar la conexión entre
la base de datos y el SIG, por lo cual si se pasa de un Access en 32 bits a un
ArcGis en 64 bits, es necesario instalarle el controlador de Windows 2007
AccessDatabaseEngine, y en el caso contrario el controlador es
AccessDatabaseEngine_X64.
Para comenzar con la conexión se abre ArcCatalog, si el módulo de Add OLE DB
Connection no se encuentra disponible se debe entrar a Customize y en
Commands se pica ArcCatalog y se escoge el modulo arrastrándolo a la interfaz
que se está trabajando.
Ya teniendo el módulo activo se pica en él, en el cuadro de propiedades de vinculo
de datos se escoge Microsoft Office 12.0 Acces Database OLE DB Provider, ya
que se está trabajando con Windows 10.0
Ilustración 44. Microsoft Office 12.0 Acces Database OLE DB Provider
100
En la siguiente ventana en origen de los datos se colocó el nombre y la ruta del
archivo de la base de datos ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES_be, que es en la
que se encuentran vinculadas todas las tablas del proyecto, incluida la tabla que
tiene las coordenadas de los estudiantes.
Se realizó la prueba de conexión y luego se refrescó la interfaz con F5. A su vez
se cambió el nombre a la conexión por OLE DB BASEbe.odc y se conectó para
observar las tablas que se vincularon.
Ilustración 45. Conexión en ArcCatalog a las tablas vinculadas
Ya vinculadas, lo primero fue llevar toda la tabla de coordenadas al mapa en
ArcMap, para esto se ubicó el cursor en la tabla correspondiente y con el botón
izquierdo del mouse se escoge Create Feature Class y From XY Table; en el
cuadro de dialogo desplegado se dejó X=LONGITUD, Y=LATITUD y se escogió la
ruta donde se desea iba a guardar el archivo de puntos shape a generar.
Se crea la base del mapa mediante archivos shapes. Los archivos que se
utilizaron pertenecen a municipios, localidades y UPZ del departamento de
Cundinamarca; estos se exportaron a la plataforma de ArcGis 10.3, junto con el
archivo de puntos shape creado anteriormente, para obtener el mapa base con el
nombre de ESTUDIANTES_ING_TOPO.xmd (ilustración 46).
101
Ilustración 46. Mapa base
A continuación se mencionan algunos ejemplos de lo que se puede realizar
combinando una base de datos con un SIG:
Crear una consulta en Microsoft Access: se crea una consulta cualquiera
que en este caso se llamará COOR_ESTUD, la cual tendrá como resultados
los campos de CODIGO, LONGITUD, LATITUD, NOMBRE, DOCUMENTO,
MODALIDAD_INGRESO, ESTADO, LOCALIDAD, MUNICIPIO,
CORREO_PERSONAL. De todos estos datos vamos a suponer que solo
necesitamos los que tienen MODALIDAD_INGRESO= “ADMITIDO”; para lo
cual en este campo de la consulta en Criterios le colocamos =“ADMITIDO”.
Cuadro 54. Consulta por modalidad de ingreso
102
Al ejecutarlo entrega el listado completo de los ADMITIDOS.
Cuadro 55. Listado de admitidos
Crear una conexión a la base de datos en ArcGis: Al igual que en la anterior
conexión, se realiza esta pero la base tendrá que ser la que contenga la
consulta en este caso es ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES. Esta vez no se
podrán visualizar las tablas ya que esta base de datos las maneja de manera
vinculada desde la base ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES_be, pero las
consultas que no son paramétricas se pueden visualizar y trabajar. A esta
conexión le damos el nombre de OLE DB BASE_ESTUDIANTES.odc.
Representar espacialmente los datos almacenados en la consulta:
Ingresando a ArcMap y abriendo el archivo ESTUDIANTES_ING_TOPO.xmd
en el cual se tiene la tabla de coordenadas de los estudiantes de Ingeniería
Topográfica.
Cuadro 56. Tabla de coordenadas
103
A continuación, se incorpora la consulta realizada en Access COOR_ESTUD;
una forma de hacerlo es ubicando el cursor en la capa o layer
XYCOORDENADAS_ESTUDIANTES_2 y con el botón derecho del mouse se
da propiedades y en la pantalla desplegada se selecciona la pestaña Joins &
Relates; en la pestaña Add del sector Join se busca el archivo a agregar en el
cudro de Join Data. En el número 1 se marca el campo con el que vamos a
enlazar la información (CODIGO), en el punto 2 se da clic para buscar la tabla
o consulta a enlazar mediante la conexión creada anteriormente, se buscó la
conexión y se seleccionó la consulta COOR_ESTUD, en el punto 3 se colocó el
campo CODIGO que está en la consulta y que nos va a permitir enlazar esta
información con el archivo espacial.
El Join se puede validar con una opción donde el sistema va a revisar que los
nombres sean correctos y además, cuántos de estos registros tienen empalme
entre las tablas.
Ilustración 47. Validación Join
Se observa como hay errores de caracteres no permitidos en el campo
CORREO_PERSONAL, debido al signo @ o punto(.). Pero dice que de todas
maneras va a unir 12 datos que son los que corresponden a la consulta, dejando
los campos de errores como null al igual que los campos vacíos.
Luego de ejecutar el Join se observa como la tabla original que tenía pocas
columnas ahora contiene columnas adicionales.
104
Cuadro 57. Tabla generada en el Join
Para identificar esas 12 casas de vivienda de estudiantes cuya modalidad de
ingreso es ADMITIDO, se colocó el cursor sobre la capa
XYCOORDENADAS_ESTUDIANTES_2, con el botón derecho del mouse y se
seleccionó propiedades, en la pestaña Symbology en Categories Unique Values
en Valor de Campo MODALIDAD_INGRESO, se agregaron (Add), se eliminó lo
que los null y en ADMITIDO se cambió n el símbolo por triángulo verde para
diferenciar estos predios de los demás, quedando así el mapa final.
Ilustración 48. Mapa estudiantes con modalidad de ingreso “Admitido”
105
Este join se puede deshacer en cualquier momento según el gusto del usuario o
se puede dejar tal como está, dándole la oportunidad al proyecto de actualizarse
automáticamente; esto quiere decir que cada vez que se actualice la consulta
original de Access, automáticamente refrescando el mapa de ArcMap se
actualizará la información en él.
También se podría sacar una copia definitiva de la consulta espacial según la
necesidad del cliente; cuando esta se saca queda convertida en un shape
independiente por lo que se puede realizar limpieza de campos repetidos o
columnas no necesarias, pero ya no se actualizaría esta nueva capa al cambiar la
consulta en Access ya que sus datos ya son fijos.
106
4.6 MAPA CONCEPTUAL
Ilustración 49. Mapa Conceptual
107
CONCLUSIONES
Elaborar una base de datos a partir de información ya creada, como es el caso
de este proyecto, que se tenían un sinnúmero de tablas de Excel, es mucho
más complicado que crearla desde cero, pues la depuración y unificación de
toda esa información toma demasiado tiempo.
Si bien, Access no es el software más avanzado para crea una base de datos,
si es un programa muy dinámico, eficiente y amigable, para que cualquier
persona pueda trabajarlo, además de ser una aplicación de Microsoft Office lo
que garantiza calidad.
Las bases de datos en la actualidad, se hacen necesarias en el adecuado
manejo y gestión de los datos de una entidad o compañía, pues estas deben
cumplir con estándares de calidad, que en el caso del proyecto curricular de
Ingeniería Topográfica de la Universidad Distrital, el cual está en el proceso de
acreditación de alta calidad, el manejo de la información es un ítem importante
para lograr esta acreditación.
Un proyecto de base de datos se debe basar totalmente en las necesidades
del cliente; tratando siempre de orientarlo y apoyarlo en la toma de decisiones
con las que finalmente se establecerá la base.
Un obstáculo preocupante que se presenta en la implementación de una base
de datos, es ese temor al cambio que existe entre los usuarios ya que están
acostumbrados a manejar la información de una manera personal sin importar
su globalización.
La base de datos ofrece la posibilidad de seguir incluyendo información nueva
o actualizada según las necesidades, permitiendo crear muchos más vínculos
entre los datos.
108
RECOMENDACIONES
Capacitar debidamente el personal que queda con acceso a la base de datos,
teniendo un énfasis especial en las operaciones de consulta.
Seguir trabajando sobre las necesidades que se presenten la oficina de
coordinación de Ingeniería Topográfica, con el fin de actualizar la base creando
ya sea nuevos campos o nuevos proyectos que se puedan vincular a esta base
de datos.
Tener presente que esta base de datos tiene una capacidad de 2GB, por lo
tanto, es importante ir desechando información que no se necesite después de
realizarle su respectiva copia digital. Se puede también optimizar creando
nuevos proyectos y vincularlos a este.
Si por alguna razón el sistema presenta fallas, se recuerda que todas las tablas
se pueden convertir en archivos Excel o lo que es mejor; toda la información se
puede migrar a SQL fácilmente, sin tener la necesidad de dejar de trabajar
estos formularios.
109
BIBLIOGRAFÍA
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Bases de Datos, McGRAW-HILL/INTERAMERICANA DE ESPAÑA, S. A. U. cuarta
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DATE, C. J (2001), Introducción a los sistemas de bases de datos, PEARSON
EDUCACIÓN, México, 2001, SÉPTIMA EDICIÓN.
https://unefazuliasistemas.files.wordpress.com/2011/04/introducion-a-los-sistemas-
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científica. (5º. ed.) Caracas - Venezuela: Episteme.
Sabino, C. (1992). El proceso de la investigación. Caracas, Venezuela. Edición
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Madrid: Pirámide.
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Balestrini, M. (2005). Como se elabora el proyecto de investigación. Caracas
Venezuela. Consultores asociados- Servicio Editorial.
Sabino, C. (2003). El proceso de la investigación. Caracas, Venezuela. Edición
Panapo de Venezuela.
110
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https://support.office.com/es-es/article/Conceptos-b%C3%A1sicos-sobre-bases-
de-datos-a849ac16-07c7-4a31-9948-3c8c94a7c204
http://www.mariapinto.es/e-coms/bases-de-datos/
http://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/portalIG/home_15/recursos/01_gene
ral/09062014/n_icontec.pdf
111
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Administrador: Conocido como DBA (Database Administrator); es aquel
profesional que administra las tecnologías de la información y la comunicación,
siendo responsable de los aspectos técnicos, tecnológicos, científicos, inteligencia
de negocios y legales de bases de datos.
Aplicación: Es un programa de computadora, la cual se utiliza como herramienta
para el logro de un fin específico. La aplicación es uno de los diversos tipos de
programas de computación que actúa sobre un sistema operativo con el fin de
realizar tareas básicas de rápido y fácil uso por parte del usuario común no
avanzado.
Bitácora: Estructura ampliamente usada para grabar las modificaciones de bases
de datos o sucesos importantes durante el proceso de accesibilidad a la base.
Campo: Mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un
conjunto de ellos forman un registro.
Comando: Instrucción dirigida a una computadora que invoca la ejecución de una
secuencia de instrucciones programadas previamente.
Concurrencia: Se refiere al hecho de que los Sistemas de Administración de
Base de Datos (DBMS), permiten que muchas transacciones puedan realizarse en
una misma base de datos a la vez mediante un mecanismo de control.
Consulta: Su función principal es recuperar datos específicos de las tablas. Los
datos que se desean ver generalmente se encuentran en diferentes tablas y las
consultas permiten ver esta información en una única hoja de datos.
Índice: Identificador único de cada fila de una tabla, permitiendo un rápido acceso
a los registros de una base de datos.
Informes: Tienen como objetivo proporcionar las herramientas necesarias para
obtener una copia impresa o en cualquier otro formato de los datos existentes en
una base de datos. Habitualmente se construyen de resultados obtenidos de la
ejecución de consultas.
Integridad de Datos: Son los valores reales que se almacenan y se utilizan en las
estructuras de datos de una aplicación. La aplicación debe ejercer un control
deliberado sobre todos los procesos que utilicen los datos para garantizar la
corrección permanente de la información.
112
Macros: Serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de
forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra
forma, un macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras
instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.
Modulo: Es una porción de un programa de ordenador. De las varias tareas que
debe realizar un programa para cumplir con su función u objetivos, un módulo
realizará comúnmente, una de dichas tareas o varias según el caso.
Red: Conjunto de ordenadores conectados entre sí por medio de dispositivos
físicos que envían y reciben impulsos eléctricos, ondas electromagnéticas o
cualquier otro medio para el transporte de datos, con la finalidad de compartir
información, recursos y ofrecer servicios.
Redundancia de Datos: Almacenamiento de los mismos datos varias veces en
diferentes lugares.
Registro fila o tupla: Representa un objeto único de datos implícitamente
estructurados en una tabla. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos
relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.
SIG (Sistemas de Información Geográfica): Es un sistema para la gestión,
análisis y visualización de conocimiento geográfico que se estructura en diferentes
conjuntos de información.
Tabla: Es el tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por
un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa
de hoja de cálculo. Se utiliza para organizar y presentar información.
Usuarios: Es aquel que interactúa con el sistema a través de las interfaces que
proveen las aplicaciones estructuradas.