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DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y SEGURIDAD
INDUSTRIAL BASADO EN LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008 Y NTC OHSAS
18001:2007, PARA LA EMPRESA RAPID CARTUCHOS LTDA.
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DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y SEGURIDAD
INDUSTRIAL BASADO EN LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008 Y NTC OHSAS
18001:2007, PARA LA EMPRESA RAPID CARTUCHOS LTDA.
LENZ CUELLAR TORRES
DIEGO PAVA PIÑEROS
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD INGENIERÍA
TRABAJO DE GRADO
BOGOTÁ, 2009
DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y SEGURIDAD
INDUSTRIAL BASADO EN LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008 Y NTC OHSAS
18001:2007, PARA LA EMPRESA RAPID CARTUCHOS LTDA.
UNIVERSIDAD JAVERIANA
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AGRADECIMIENTOS
A Mabel Olano, directora del proyecto, por habernos dado la asesoría y el apoyo
necesario.
Al personal de RAPID CARTUCHOS LTDA por su gran disposición a la hora de
colaborarnos en el desarrollo del proyecto.
A nuestros padres Marleny Torres de Cuellar y Álvaro Cuellar, Laura Piñeros y
Germán Pava que nos apoyaron incondicionalmente a lo largo de la realización de
este proyecto y no solamente a lo largo del proyecto sino que también a lo largo
de este camino lleno de alegrías y dificultades. A ellos muchas gracias.
3
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 11
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................. 13
2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 15
2.1. ANÁLISIS DOFA ................................................................................................ 15
2.1.1. Fortalezas .................................................................................................... 15
2.1.2. Debilidades ................................................................................................. 15
2.1.3. Amenazas .................................................................................................... 16
2.1.4. Oportunidades ........................................................................................... 17
2.2. CRECIMIENTO ................................................................................................... 17
2.3. ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA ................................................................. 20
3. OBJETIVOS ............................................................................................................... 28
3.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................... 28
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................ 28
4. MARCO TEÓRICO ................................................................................................... 29
4.1. DEFINICIONES ................................................................................................... 29
4.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ....................................................................... 29
4.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ................................................... 30
4.3.1. Sistema de gestión de la calidad ISO 9000 ........................................ 30
4.3.2. Diferencias entre versiones 2001 y 2008 de la norma ..................... 31
4.4. SERIE OHSAS 18000 ....................................................................................... 33
4.4.1. Seguridad y salud ocupacional (S & SO) ........................................... 34
4.4.2. Aspectos generales contemplados en la norma OHSAS 1 8001 ... 34
4.4.3. Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional (SGS & SO) 36
4.4.4. Compatibilidad entre los sistemas de gestión: ISO 9000 y OHSAS 18001 37
4.5. LOS 8 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDA D O EXCELENCIA ................................................................................................................ 39
5. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA ....................................................................... 41
5.1. INFORMACIÓN GENERAL .............................................................................. 41
4
5.2. HISTORÍA DE LA COMPAÑÍA ........................................................................ 42
5.3. MODALIDADES DE NEGOCIACIÓN ............................................................. 43
5.3.1. Modalidad outsourcing ............................................................................ 43
5.3.2. Modalidad convencional ......................................................................... 44
5.4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ........................................................ 45
5.4.1. Visión ............................................................................................................ 45
5.4.2. Misión ........................................................................................................... 46
5.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .............................................................. 46
5.6. PERSONAL DE LA EMPRESA ....................................................................... 47
6. DIAGNÓSTICO GESTIÓN DE CALIDAD ............................................................. 48
6.1. DISEÑO DE LA LISTA DE CHEQUEO .......................................................... 48
6.2. IMPLEMENTACIÓN LISTA DE CHEQUEO. ................................................. 49
6.3. RESULTADOS DIAGNÓSTICO ...................................................................... 51
7. DIAGNÓSTICO SISTEMA GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. ............................................................................................................... 54
7.1. DISEÑO DE LA LISTA DE CHEQUEO .......................................................... 54
7.2. IMPLEMENTACIÓN LISTA DE CHEQUEO. ................................................. 55
7.3. RESULTADOS DIAGNÓSTICO ...................................................................... 56
8. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD .................. 58
8.1. POLÍTICA DE CALIDAD ................................................................................... 59
8.2. OBJETIVOS DE CALIDAD .............................................................................. 59
8.2.1. Indicadores de gestión de calidad ....................................................... 59
8.3. MANUAL DE CALIDAD .................................................................................... 60
8.3.1. Contenido del manual de calidad ......................................................... 61
8.3.2. Representante de la dirección ............................................................... 62
8.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ................................................................. 62
8.4.1. Contenido del manual de procedimientos ......................................... 63
8.4.1.1. Mapa de procesos ............................................................................. 63
8.4.1.2. Procesos mandatorios ..................................................................... 64
8.4.1.3. Procesos estratégicos ...................................................................... 65
8.4.1.4. Procesos operativos ......................................................................... 66
8.4.2. Documentos soporte ................................................................................ 66
5
8.5. MANUAL DE FUNCIONES .............................................................................. 69
8.5.1. Descripción y análisis de cargos .......................................................... 69
8.5.2. Levantamiento de información .............................................................. 71
8.5.3. Adición a estructura organizacional .................................................... 73
9. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ................................................................................................................ 75
9.1. IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE RIESGOS ................................ 75
9.2. METODOLOGÍA GTC 45 .................................................................................. 76
9.2.1. Valoración de factores de riesgos ........................................................ 76
9.3. POLÍTICA DE S & SO DE RAPID CARTUCHOS LTDA ............................ 80
9.4. OBJETIVOS DE S & SO DE RAPID CARTUCHOS LTDA ....................... 80
9.5. MANUAL DE S & SO ........................................................................................ 81
9.6. PROCESO PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SISTEMA D E GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (S & SO) ..................... 82
9.6.1. Desarrollo de planes de mejora de la salud y seguri dad ocupacional .............................................................................................................. 82
9.7. PLAN DE EMERGENCIA ................................................................................. 85
9.8. MATRIZ LEGAL ................................................................................................. 85
10. ANÁLISIS FINANCIERO ..................................................................................... 88
10.1. INVERSIÓN ..................................................................................................... 88
10.1.1. Inversión en Seguridad Industrial ........................................................ 88
10.1.2. Inversión en equipos ................................................................................ 89
10.1.3. Inversión en RR.HH .................................................................................. 89
10.2. BENEFICIOS ................................................................................................... 90
10.3. FLUJO DE CAJA ............................................................................................ 96
11. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ........................................................................... 99
11.1. ETAPA P: PLAN DE CHARLAS ................................................................. 99
11.1.1. Etapa P: Implementación del diseño del sistema .......................... 100
11.2. ETAPA H: IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO DEL SISTEMA ........... 101
11.3. ETAPA V: AUDITORÍAS DE CALIDAD Y DE SEGURIDAD ............... 101
11.4. ETAPA A: MEJORAMIENTO ..................................................................... 102
11.5. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN ............................................... 103
6
12. CONCLUSIONES ............................................................................................... 104
13. RECOMENDACIONES ...................................................................................... 106
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 108
7
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Histórico de ventas desde el año 2001 hasta Agosto de 2008
Tabla 2. Histórico de los crecimientos anuales en ventas desde el año 2001
Tabla 3. Crecimiento anual en el número de empleados
Tabla 4. Relación certificación de calidad ISO-9001 competencia directa.
Tabla 5 . Matriz de factores de riesgo sector comercio y financiero.
Tabla 6. Relación certificación de calidad OHSAS-18001 competencia directa
Tabla 7. Distribución del personal por áreas.
Tabla 8. Niveles de calificación NTC-ISO 9001:2008
Tabla 9. Calificación de requisitos NTC-ISO 9001:2008.
Tabla 10. Niveles de calificación NTC-OHSAS 18001:2007
Tabla 17. Calificación de requisitos NTC-OHSAS 18001:2007
Tabla 12. Indicadores
Tabla 13. Codificación Procedimientos
Tabla 14. Clasificación de riesgos
Tabla 15. GTC 45
Tabla 16. Controles y reducciones de riesgos
Tabla 17. Matríz Legal
Tabla 18. Inversión en Seguridad Industrial
Tabla 19. Inversión en equipos
Tabla 20. Inversión RR.HH
Tabla 21. Resultados trabajo de campo
Tabla 22. Comparativo
Tabla 23. % mala calidad
Tabla 24. Ahorro diario y mensual
Tabla 25. Porcentajes de incremento anual
Tabla 26 . Ahorro en gastos operacionales.
Tabla 27. Costos del proyecto durante 5 años
8
Tabla 28. Beneficios durante 5 años
Tabla 29. Flujo de caja del proyecto.
9
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Histórico en ventas desde el año 2001 al año 2007 de Rapid-
Cartuchos LTDA.
Gráfico 2. Ventas mensuales desde el año 2001 al 2008 de Rapid-Cartuchos
LTDA.
Gráfico 3. Representación gráfica enfoque basado en procesos
Grafico 4. Ubicación Rapid cartuchos Ltda
Gráfico 5. Resultado cumplimiento NTC-ISO 9001:2008
Gráfico 6. Resultado cumplimiento NTC-OHSAS 18001:2007
Gráfico 7. Estructura jerárquica de la organización
Gráfico 8. Mapa de procesos Rapid Cartuchos Ltda
Gráfico 9. Diagrama de flujo
10
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A. PLANTILLA DE CALIFICACIÓN NTC-ISO 9001-2008
ANEXO B. PLANTILLA DE CALIFICACIÓN NTC-OHSAS 18001-2007
ANEXO C. MANUAL DE CALIDAD
ANEXO D. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ANEXO E. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
ANEXO F. LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
ANEXO G. MANUAL DE FUNCIONES
ANEXO H. PANORAMA DE RIESGOS GTC 45
ANEXO I. MANUAL DE S & SO
ANEXO J. PLAN DE EMERGENCIAS
ANEXO K. ELEMENTOS DE S & SO
ANEXO L. ESTADOS FINANCIEROS RAPID CARTUCHOS LTDA
ANEXO M. CHARLAS DE S & SO
ANEXO N. DESCRIPCIÓN TÉCNICA ARCHIVADORES
11
INTRODUCCIÓN
El esquema de globalización y apertura económica ha obligado a las
organizaciones a garantizar su permanencia en el mercado mediante la aplicación
de metodologías de mejoramiento continuo, ya que el nivel de exigencia de los
clientes en cuanto al cumplimiento de los requerimientos y satisfacción en el
servicio se ha vuelto más complejo y exigente. Debido a esto las organizaciones
han identificado la necesidad de implementar en sus procesos herramientas que
mejoren y garanticen la efectividad en la gestión y en el control de las funciones,
además que permitan mejorar el campo de la seguridad industrial y la salud
ocupacional de los empleados.
Toda organización cuenta con la opción de implementar sistemas de mejoramiento
continuo, como el sistema de gestión de calidad, el sistema de seguridad industrial
y salud ocupacional. Los beneficios que traen consigo la implementación de
dichos sistemas son múltiples, entre los más importantes se encuentran la mejora
de las relaciones entre proveedor - comprador - empleado y empleador, el
aseguramiento de procesos y operaciones que cumplan con estándares de calidad
aceptados globalmente, la promoción de avances en las condiciones de seguridad
y salud ocupacional al interior de la organización, la satisfacción del cliente interno
en cuanto a las condiciones de trabajo, entre otros. Adicionalmente la
implementación de dichos sistemas brinda la posibilidad de crear, aplicar y
sostener ventajas competitivas que permitan a las organizaciones hacer frente a la
apertura de mercados y al cambio de las condiciones externas del entorno que
afecten el desempeño de la organización. También facilitan el acceso a plazas y
mercados de mayor tamaño y más sofisticado. Esto permite relacionarse con
clientes y proveedores que requieren y exigen en sus procesos aliados
estratégicos que cuenten con altos estándares de calidad. La optimización de
costos y recursos es otro elemento importante que se da como consecuencia
12
directa cuando se implementan este tipo de sistemas de gestión, ya que estos
sistemas obligan a las organizaciones a controlar y a verificar procesos y
operaciones constantemente. Esto evita reproceso en la fabricación de productos
o en la prestación de un servicio, reduciendo así los costos operacionales,
optimización de tiempos, reducción de inspecciones y reducción de riesgos.
Por esta razón y conscientes de la importancia que ha tomado el concepto de
Calidad, Seguridad industrial y Salud Ocupacional en el entorno, y en aras de
lograr una ventaja competitiva mediante la mejora continua, Rapid Cartuchos Ltda
quiere regular sus procedimientos y operaciones, implementando la teoría de
mejoramiento continuo basándose en el Sistema de Gestión Integral NTC ISO
9001:2008 y NTC OHSAS 18001: 2007.
13
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Rapid Cartuchos Ltda es una empresa del sector comercio que compite en el
mercado de distribución y comercialización de productos originales, mediante el
sistema outsourcing, de productos para oficina: papelería, útiles de escritorio,
insumos de impresión, computadores e impresoras. Este mercado es muy
competido y actualmente la empresa compite aproximadamente con 25 empresas
ubicadas en la ciudad de Bogotá, sin contar empresas ubicadas en otras ciudades
del país. Adicionalmente la entrada de productos chinos, el contrabando de
mercancía, la remanufacturación de productos y los cambios en las políticas
gubernamentales de contratación, han hecho que este mercado se vuelva aun
más complicado, obligando a las empresas del sector a realizar recortes de
personal, a reducir la utilidad en las ventas para poder conseguir clientes y peor
aun a realizar competencia desleal.
A pesar del panorama tan complicado, Rapid Cartuchos Ltda con siete años de
experiencia en el mercado, ha logrado sobrevivir de manera exitosa a todo tipo de
dificultades reflejando un crecimiento anual constante en ventas y en la capacidad
operativa. Este crecimiento que ha presentado la empresa ha hecho que esta sea
reconocida por la competencia y por los clientes del mercado como una empresa
altamente competitiva. Paradójicamente este crecimiento también puede impactar
a la empresa de manera negativa, ya que ésta desde el momento de su creación
en el año 2001 y hasta el día de hoy no ha definido la planeación estratégica, no
ha establecido manuales de funciones, perfiles de cargos y no tiene los procesos
documentados, lo que definitivamente se va a traducir en el crecimiento de una
empresa desordenada y a medida que siga creciendo y no se organicen los
procedimientos, va a ser más complicado organizar la empresa.
14
Adicionalmente el crecimiento que ha presentado la empresa ha hecho
incrementar de manera obligatoria la cantidad de cargos necesarios para operar
de manera adecuada, lo que se traduce a una cantidad más amplia de personal.
Como filosofía personal de los directivos de la empresa se procura que el talento
humano este lo más satisfecho posible con las condiciones de trabajo y procuran
que el ambiente laboral sea lo más agradable, con el fin de retener el talento
humano que permita el crecimiento de la organización. La mayoría de las
empresas del sector, competencia directa de Rapid cartuchos, creen tener
satisfechos a sus trabajadores solamente con la remuneración económica que les
brindan, pero no tienen en cuenta las demás condiciones laborales que hacen
que el trabajador se sienta a gusto con su empleo y que hagan que este tenga
sentido de pertenencia por la organización. Este tipo de condiciones hacen
relación a que los empleados sepan y sientan que los directivos de la
organización están plenamente comprometidos con la seguridad y salud de sus
empleados, y que estos van desarrollar gestiones para mitigar los accidentes de
trabajo y las enfermedades profesionales.
Actualmente para ninguna empresa del sector, incluyendo a Rapid Cartuchos
Ltda, es importante la seguridad industrial y la salud ocupacional.
¿Cómo Rapid Cartuchos Ltda puede organizar sus proc esos dadas las
circunstancias de crecimiento y a la vez ser pioner os del sector en la
prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales?
15
2. JUSTIFICACIÓN
2.1. ANÁLISIS DOFA
2.1.1. Fortalezas
• Alto compromiso de la alta gerencia.
• Crédito abierto en las cuentas de proveedores.
• Distribuidores Premium Hewlett Packard.
• Distribuidores diamante de Lexmark.
• Rapid cartuchos es reconocida por la competencia y por los clientes
finales como una empresa competitiva en el mercado de suministros de
papelería e insumos para oficina a nivel nacional.
• Precios altamente favorables y atractivos para los clientes finales.
• Alto compromiso de los empleados de la compañía.
• Las relaciones interpersonales son buenas.
• La comunicación interna y el trabajo en equipo son efectivos.
• Proveedor integral de papelería, insumos para oficina.
• Cuenta recursos físicos adecuados y apropiadas herramientas de
trabajo.
2.1.2. Debilidades
• Alta rotación en el personal de ventas.
• No se encuentran claras las funciones de cada cargo y no están
documentadas.
• Es una empresa que ataca muy tímidamente el sector privado.
16
• Un gran porcentaje de sus ventas corresponden a contratos realizados
con entidades del estado, contratos que en su mayoría tienen un término
definido de un año.
• Los procesos internos no se encuentran documentados.
• El sistema de información de la compañía presenta fallas
constantemente.
• La planeación estratégica de empresa no se encuentra definida y no ha
sido difundida a los empleados de la compañía.
• No existen perfiles de cargo para el reclutamiento de personal.
• Alta resistencia al cambio.
• La capacidad de despacho no suple las necesidades de envío.
• Problemas constantes en el control de inventarios.
• La empresa no cuenta con un sistema de control de riesgos
profesionales y un programa de salud ocupacional.
2.1.3. Amenazas
• Cambio en el precio del dólar.
• Entrada de productos remanufucturados en el mercado de tóner y
cartuchos.
• Contrabando de mercancía.
• Cambios en las políticas gubernamentales de contratación.
• Políticas de inventarios por parte de los productores y distribuidores.
• Entrada de nuevos competidores.
• Pocos proveedores en el suministro de tóner y cartuchos.
17
2.1.4. Oportunidades
• Importación directa de productos evitando un eslabón de la cadena de
abastecimiento.
• Incursionar en nuevos mercados.
• El mercado de suministro de papelería y útiles para oficina es bastante
amplio.
• Todas las empresas privadas o públicas necesitan de papelería, útiles
de escritorio e insumos para oficina.
2.2. CRECIMIENTO
Rapid Cartuchos Ltda es una empresa que cuenta con siete años de experiencia
en el mercado constituida desde el 1° de Julio del año 2001. La empresa ha
presentado un crecimiento constante a lo largo de sus 8 años de experiencia el
cual se ve reflejado en el nivel de ventas, como se muestra en las tablas 1 y 2, y
en los gráficos 1 y 2, y también en su capacidad operativa (instalaciones,
capacidad de respuesta a sus clientes y personal de trabajo) (Ver tabla 3).
TABLA 1. Histórico de ventas desde el año 2001 hast a Agosto de 2008
HISTORICO DE VENTAS RAPID CARTUCHOS LTDA
2.001 2.002 2.003 2.004 2.005 2.006 2.007 2.008
ENE
53.115.283 127.051.360 190.777.495 106.948.118 115.614.713 246.319.107 226.702.509
FEB
151.175.471 149.404.240 168.798.155 195.008.180 247.664.484 380.627.497 271.658.358
MAR
117.012.311 137.874.416 264.016.070 150.905.000 251.403.053 442.080.907 309.000.000
ABR
154.873.855 141.088.221 216.050.180 290.000.000 255.469.156 389.137.945 304.973.776
MAY
97.528.161 215.000.000 248.403.616 250.395.682 298.569.269 341.806.156 365.545.454
JUN
105.923.150 258.284.000 128.060.492 297.310.233 241.061.081 311.228.226 349.391.427
JUL 38.084.109 187.743.361 234.168.558 191.008.877 234.785.771 212.149.244 215.225.545 616.245.216
AGO 44.064.921 129.620.365 240.719.331 212.941.311 319.295.639 452.916.290 556.796.436 535.012.902
SEPT 45.169.000 156.601.209 199.937.474 223.569.718 251.507.811 404.361.293 369.872.296
18
OCT 73.447.760 167.164.560 223.738.000 254.634.220 227.750.753 355.290.746 566.740.210
NOV 94.981.858 156.573.617 183.622.199 195.932.440 272.400.000 427.182.564 552.163.343
DIC 145.181.850 177.477.348 269.428.245 439.111.501 386.814.517 327.561.675 864.967.102
TOTAL $ 440.929.498 $ 1.654.808.691 $ 2.380.316.044 $ 2.733.304.075 $ 2.983.121.704 $ 3.589.243.568 $ 5.236.964.770 $ 2.978.529.642
FUENTE: Autores
Grafica 1. Histórico en ventas desde el año 2001 al año 2007 de Rapid-Cartuchos LTDA.
FUENTE: Autores
TABLA 2. Histórico de los crecimientos anuales en ventas desde el año 2001 hasta el año 2007
CRECIMIENTO ANUAL EN VENTAS
2.001 2.002 2.003 2.004 2.005 2.006 2.007 2.008
$ $ 1.213.879.193 $ 725.507.353 $ 352.988.031 $ 249.817.629 $ 606.121.864 $ 1.647.721.202
% 275,30% 43,84% 14,83% 9,14% 20,32% 45,91%
FUENTE: Autores
HIS T OR IC O ANUAL
440929498
1654808691
2380316044
2733304075
2983121704
3589243568
5236964770
$ 0
$ 1,000,000,000
$ 2,000,000,000
$ 3,000,000,000
$ 4,000,000,000
$ 5,000,000,000
$ 6,000,000,000
2,001 2,002 2,003 2,004 2,005 2,006 2,007
AÑO
VE
NT
AS
19
Los datos de la tabla 2 ratifican el crecimiento constante de la empresa desde su
inicio hasta la fecha. La tabla nos indica que la empresa ha crecido año tras año,
teniendo como crecimiento mínimo el 9,14% presentado en el año 2005. Si
tenemos en cuenta los datos suministrados por la Tabla 1, podemos ver que el
crecimiento de la empresa con respecto al nivel de ventas, teniendo como base
las ventas del año 2001, y comparando las ventas del año 2007 la empresa creció
1.118,7%.
GRAFICO 2. Ventas mensuales desde el año 2001 al 2 008 de Rapid-Cartuchos LTDA.
FUENTE: Autores
Mediante este gráfico se puede apreciar que el crecimiento en ventas mes a mes
año por año no es constante, contrario a lo que refleja la grafica 1, en la cual
vemos que el crecimiento anual si es constante. Esto nos indica que no hay una
constante de crecimiento entre el mes de enero del 2004 y enero del 2005, y así
en muchos otros meses, lo que nos deja concluir que el crecimiento anual en el
nivel de ventas se produce gracias a un crecimiento en algunos de los meses del
año, mas no en todos.
ENER
O
FEBR
ERO
MA
RZO
ABR
IL
MAY
O
JUN
IO
JUL IO
AGO
STO
S EPTIE
MBR
E
OC
TUB
RE
NO
VIE
MB
RE
DIC
IEM
BRE
2001
2003
2005
2007
$ -
$ 100,000,000
$ 200,000,000
$ 300,000,000
$ 400,000,000
$ 500,000,000
$ 600,000,000
$ 700,000,000
$ 800,000,000
$ 900,000,000
VE NT AS ANUAL E S
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
20
TABLA 3. Crecimiento anual en el número de empleado s
AÑO NUMERO DE EMPLEADOS
2001 5
2002 9
2003 9
2004 9
2005 11
2006 13
2007 17
2008 22
FUENTE: Autores
Debido al crecimiento que ha tenido la empresa en el nivel de ventas y en la
capacidad operativa, y teniendo en cuenta el análisis DOFA que se ha presentado
anteriormente, es esencial para la empresa contar con el sistema de gestión de
calidad, ya que como lo vienen demostrando las cifras, Rapid Cartuchos Ltda está
creciendo, pero la empresa tiene problemas de estructura y organización, lo que
más adelante se puede convertir en su talón de Aquiles. Adicionalmente la
empresa cuenta con fortalezas y oportunidades que complementadas con el
sistema de gestión de calidad ISO-9001 deben generar un crecimiento más
abultado y más organizado.
2.3. ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA
El sistema de gestión de calidad se puede convertir para Rapid Cartuchos Ltda en
una ventaja competitiva frente a sus competidores directos, debido a que la
mayoría de sus competidores directos no cuentan con el sistema de gestión de
21
calidad y las entidades estatales y privadas están requiriendo actualmente
proveedores que se encuentren certificados por la norma ISO-9001. A
continuación se presenta la relación de los competidores directos de Rapid
Cartuchos Ltda frente a si tienen certificación o no.
TABLA 4. Relación certificación de calidad ISO-9001 competencia directa.
No COMPETENCIA DIRECTA ¿Cuenta con
certificación ISO-9001?
1 ASSENDA S.A. SI
2 CITIPAPER S.A. NO
3 COMERCIALIZADORA G&T NO
4 COMERCIALIZADORA
VINARTA NO
5 FERLAG SI
6 GUMAHER NO
7 INSUCOMPUTO NO
8 KEYMARKET NO
9 LUNA OFFICE LTDA NO
10 OFFICE MILENIUM NO
11 OFFIMONACO NO
12 PANAMERICANA NO
13 PAPELERIA LOS ANDES NO
14 PAPELERIA LOS LAGOS NO
15 PETROAGUAS LTDA NO
16 ROGELIO VELASQUEZ NO
17 SITEC Y CIA LTDA NO
18 SUMIMAS NO
19 TALENTO NO
22
COMERCIALIZADORA LTDA
20
COMERCIALIZADORA
INTERNACIONAL M.A.C.
LTDA
NO
21
SISTEMAS Y
DISTRIBUCIONES
FORMACON
NO
22 UNIPLES SI
FUENTE: Autores
La tabla anterior nos muestra que solamente 7,3% de la competencia directa está
certificada bajo la norma ISO-9001, 7,3% de la competencia directa que tiene una
ventaja competitiva sobre el 92,6% restante. Contar con el sistema de gestión de
calidad pondría a Rapid Cartuchos competitivamente por encima del 92,6% de sus
competidores directos.
2.4. ESTADO ACTUAL DE LA SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SAL UD
OCUPACIONAL
De acuerdo al análisis DOFA realizado, la empresa no cuenta con un sistema de
control de riesgos ni con un panorama de factores de riesgo. Este panorama
ayuda a la organización a identificar en qué áreas de la empresa se encuentran
los mayores riesgos para la salud de los trabajadores, esto con el fin de dirigir las
actividades del Programa de Salud Ocupacional hacia esas áreas o factores de
riesgo. De esta manera se concluye que para la organización no son claros los
riesgos, lo que nos indica que no saben cómo prevenirlos y mucho menos a
cuáles están expuestos y en el momento en que ocurra un accidente de trabajo o
los afecte una enfermedad no sabrán cómo reaccionar.
23
Los empleados de Rapid Cartuchos Ltda se encuentran afiliados a la ARP del
seguro social, pero para ellos no es clara la función de este organismo. En
repetidas ocasiones algunos de ellos han sufrido lesiones de trabajo debido al
desempeño de ciertas actividades como levantar cajas, mover mercancía de un
lado para otro, pero ellos nunca acuden al servicio que presta la ARP
correspondiente. Las veces que han sentido molestias por actividades laborales
acuden al médico pero por el lado de la EPS a la que se encuentran afiliados y es
por esto que no se encuentran registros en la ARP ni en la empresa de accidentes
de trabajo o enfermedades profesionales. Todo esto se da debido a una falta de
información y conocimiento acerca de este tema en la compañía.
A pesar de no ser un sector de alta accidentalidad y altos riesgos, a continuación
se presenta la matriz de riegos a los que se encuentran expuestas las empresas
que están clasificadas en el sector de comercio y financiero, sector al que
pertenece Rapid Cartuchos Ltda.
TABLA 5. Matriz de factores de riesgo sector comer cio y financiero.
Factor de
riesgo Indicador del factor Posible efecto
CARGA FÍSICA Carga dinámica por
movimientos repetitivos
Desordenes de trauma
acumulativo, lesiones del sistema
músculo esquelético. Alteraciones
en músculos y tendones como:
Síndrome del túnel del carpo,
tenosinovitis, epicondilitis etc.
CARGA FÍSICA Carga estática sentado
Fatiga, trastornos
osteomusculares por ejemplo
lumbalgia, problemas de hombro,
24
codo, cadera, rodillas o cualquier
grupo muscular.
CARGA FÍSICA Carga estática de pie
Fatiga, trastornos
osteomusculares por ejemplo
lumbalgia, problemas de hombro,
codo, cadera, rodillas o cualquier
grupo muscular.
CARGA FÍSICA Carga dinámica por
sobreesfuerzo de la voz
Disfonías y afecciones en
garganta
LOCATIVOS Pisos defectuosos
Caídas a nivel, golpes por caída
de objetos, golpes, atrapamiento
LOCATIVOS Pisos húmedos
LOCATIVOS Escaleras defectuosas
LOCATIVOS Barandas ausentes o
defectuosas
LOCATIVOS Muros defectuosos o en
mal estado
LOCATIVOS Puertas defectuosas o en
mal estado
LOCATIVOS Ventanas defectuosas o
en mal estado
LOCATIVOS Techos defectuosos o en
mal estado.
LOCATIVOS Superficie del piso
deslizante.
LOCATIVOS Superficie del piso en mal
estado
LOCATIVOS Falta de orden y aseo.
25
LOCATIVOS
Señalización y
demarcación deficiente,
inexistente o inadecuada.
FISICOQUÍMICO Sustancias Inflamables
Quemaduras, amputaciones,
alteraciones de órganos y
sentidos, muerte.
FISICOQUÍMICO Materiales Combustibles
Quemaduras, amputaciones,
alteraciones de órganos y
sentidos, muerte.
TRÁNSITO Transporte carro
Golpes, lesiones, fracturas,
contusiones, muerte
TRÁNSITO Transporte moto
Golpes, lesiones, fracturas,
contusiones, muerte
PÚBLICO Situación de atraco Shock, muerte, heridas en
múltiples partes del cuerpo
PÚBLICO Situación de robo Shock, muerte, heridas en
múltiples partes del cuerpo
PSICOSOCIAL Trabajo repetitivo
Fatiga, desconcentración,
disminución de la destreza y
precisión, cefalea, desordenes por
traumas acumulativos
BIOLÓGICO Microorganismos tipo
bacterias
Gastroenteritis, reacciones
alérgicas, intoxicaciones,
enfermedades infectocontagiosas,
alteraciones en los diferentes
sistemas, muerte
BIOLÓGICO Microorganismos Reacciones alérgicas
FUENTE: www.suratep.com. SURATEP Administradora de riesgos profesionales.
26
De esta manera podemos apreciar que el sistema de Gestión de Seguridad y
Salud Ocupacional es necesario para la empresa por una razón esencial y es que
no se conocen cuáles son los riesgos a los que los trabajadores de la empresa
están expuestos. Adicionalmente el sistema de gestión consolida la imagen de
prevención de riesgos ante colaboradores, clientes, proveedores, entidades
gubernamentales y la comunidad, da mayor poder de negociación con las
compañías aseguradoras gracias a la garantía de la gestión del riesgo de la
empresa y facilita la implementación de un Sistema Integral de Gestión.
Se presenta a continuación la tabla 6 en donde se indica si las empresas
competencia de Rapid cartuchos cuentan con la certificación OHSAS-18001.
TABLA 6. Relación certificación de calidad OHSAS-18 001 competencia directa
No COMPETENCIA DIRECTA
¿Cuenta con
certificación OHSAS-
18001?
1 ASSENDA S.A. NO
2 CITIPAPER S.A. NO
3 COMERCIALIZADORA G&T NO
4 COMERCIALIZADORA
VINARTA NO
5 FERLAG NO
6 GUMAHER NO
7 INSUCOMPUTO NO
8 KEYMARKET NO
9 LUNA OFFICE LTDA NO
10 OFFICE MILENIUM NO
11 OFFIMONACO NO
27
12 PANAMERICANA NO
13 PAPELERIA LOS ANDES NO
14 PAPELERIA LOS LAGOS NO
15 PETROAGUAS LTDA NO
16 ROGELIO VELASQUEZ NO
17 SITEC Y CIA LTDA NO
18 SUMIMAS NO
19 TALENTO
COMERCIALIZADORA LTDA NO
20
COMERCIALIZADORA
INTERNACIONAL M.A.C.
LTDA
NO
21
SISTEMAS Y
DISTRIBUCIONES
FORMACON
NO
22 UNIPLES NO
FUENTE: Autores
La tabla nos indica que la competencia directa de Rapid Cartuchos Ltda no cuenta
con la certificación OHSAS-18001, lo que se puede convertir en una ventaja
competitiva para la empresa frente a sus competidores, ya que Rapid Cartuchos
se puede convertir en una empresa más atractiva en el mercado laboral,
contrarrestando así una de sus debilidades que es la alta rotación de personal en
el departamento de ventas.
28
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar el sistema de gestión integral de calidad y seguridad industrial siguiendo
los lineamientos de las normas NTC-ISO 9001: 2008 y NTC-OHSAS 18001: 2007
para Rapid Cartuchos Ltda.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Diagnosticar el estado actual de la empresa teniendo en cuenta los
lineamientos de la norma de gestión de calidad NTC-ISO 9001: 2008.
2. Diagnosticar el estado actual de la empresa teniendo en cuenta los
lineamientos de la norma de gestión de seguridad y salud ocupacional NTC-
OHSAS 18001: 2007.
3. Elaborar la documentación requerida en la empresa teniendo en cuenta el
resultado obtenido en el diagnostico realizado basado en la norma NTC-ISO
9001: 2008.
4. Elaborar la documentación requerida en la empresa teniendo en cuenta el
resultado obtenido en el diagnostico realizado basado en la norma OHSAS-
18001: 2007.
5. Realizar el análisis financiero del proyecto, identificando la relación beneficio
costo.
29
4. MARCO TEÓRICO
4.1. DEFINICIONES
• POLÍTICA
Consiste en enunciados o criterios generales que orientan o encausan el
pensamiento en toma de decisiones.
• OBJETIVOS O METAS
Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.
• ESTRATEGIAS
Se define como la determinación de los objetivos a largo plazo de una empresa y
la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para
su cumplimiento.
4.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 1
La planeación estratégica es un proceso continuo que consiste en una evaluación
sistemática de la naturaleza del negocio (interno-externo), definición de los
objetivos a largo plazo (misión-visión), identificación de metas cuantificables y
desarrollo de estrategias para alcanzar estos objetivos, asignando recursos
adecuados para cumplir con las estrategias.2
1 Trabajo de grado, DISEÑO DE UNA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS Y LA SALUD
OCUPACIONAL EN IQA TEXTIL LTDA, MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DE LA NORMA TÉCNICA NTC ISO 9001: 2000 Y
NTC OHSAS 18001 Y 18002, MARIA ALEJANDRA PÉREZ AMARIS. ANDREA CAROLINA ROBAYO BOHÓRQUEZ. 2006.
Pág. 20-30
30
La planeación estratégica comienza al formular las siguientes preguntas:
� ¿Dónde estamos hoy?
� ¿Hacia dónde vamos?
� ¿Dónde y cómo competir?
4.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
“ Un Sistema de Gestión de la Calidad es la forma como su organización realiza la
gestión empresarial asociada con la calidad. En términos generales, consta de la
estructura organizacional junto con la documentación, procesos y recursos que
usted emplea para alcanzar sus objetivos de calidad y cumplir con los requisitos
de su cliente. Los sistemas de gestión de la calidad tienen que ver con la
evaluación de la forma como se hacen las cosas y de las razones por las cuales
se hacen, precisando por escrito la manera como se hacen las cosas y registrando
los resultados para demostrar que se hicieron. Muchas pequeñas empresas ya
estarán realizando gran parte de las operaciones que la norma específica” 2
4.3.1. Sistema de gestión de la calidad ISO 9000
“ Un Sistema de Gestión de la Calidad “ISO 9000” es el que se implementa sobre
la versión actual de la norma de requisitos, es decir, la norma ISO 9001:2008.
A partir de la actualización 2000 la serie de normas ISO 9000 consta de:
• La norma ISO 9000 que establece los conceptos, principios, fundamentos y
vocabulario de sistema de gestión de la calidad;
• La norma ISO 9001 que establece los requisitos por cumplir;
2 MANUAL PARA LAS PEQUEÑAS EMPRESAS Guía sobre la norma ISO 9001:2000 Pág. 10
31
• La norma ISO 9004 que proporciona una guía para mejorar el desempeño del
sistema de gestión de la calidad;
A pesar de que las tres normas arriba mencionadas se han actualizado
substancialmente en comparación con las versiones de 1994, y aunque existen
nuevos requisitos en la versión 2000 de la norma ISO 9001, aún así no imponen
algo del todo nuevo” 3.
4.3.2. Diferencias entre versiones 2001 y 2008 de l a norma
ISO (Organización Internacional de Normalización) y el IAF (Foro Internacional de
Acreditación) han llegado a un acuerdo en el plan de implementación para
asegurar una transición suave de la certificación acreditada a ISO 9001:2008, la
última versión de la norma más usada en el mundo para Sistemas de Gestión de
Calidad (SGC). Los detalles del plan se dan en el comunicado conjunto por las dos
organizaciones que aparece más adelante.
Como todas las más de 17000 normas de ISO, ISO 9001 es revisada
periódicamente para asegurar que se mantenga actualizada y se toma una
decisión para confirmar, retirar o revisar el documento.
Se ha reconocido que ISO 9001:2008 no introduce nuevos requisitos. ISO
9001:2008 sólo introduce aclaraciones con respecto a los requisitos existentes en
ISO 9001:2000 basado en ocho años de experiencia de implementación de la
norma a nivel mundial, con alrededor de un millón de certificados emitidos en 170
países hasta el día de hoy. También introduce cambios que pretenden mejorar la
consistencia con ISO14001:2004.
3 MANUAL PARA LAS PEQUEÑAS EMPRESAS Guía sobre la norma ISO 9001:2000 Pág. 10-11
32
El plan de implementación acordado con relación a la certificación acreditada es,
por lo tanto, el siguiente:
• La certificación acreditada a ISO 9001:2008 no debe ser otorgada hasta la
publicación de ISO 9001:2008 como una Norma Internacional.
• La certificación de conformidad con ISO 9001:2008 y/o equivalentes nacionales
sólo debe ser expedida después de la publicación oficial de ISO 9001:2008
(que debe llevarse a cabo antes de finalizar el 2008) y después de un
seguimiento de rutina o auditoría de re-certificación con respecto a ISO
9001:2008.
• Validez de las certificaciones con ISO 9001:2000.
• Un año después de la publicación de ISO 9001:2008, todas las certificaciones
acreditadas emitidas (otorgamientos o renovaciones) deben ser con la ISO
9001:2008.
• Veinticuatro meses después de la publicación por ISO, de la ISO 9001:2008,
cualquier certificación emitida con ISO 9001:2000 existente no será válida.
4.3.3. Enfoque basado en procesos
“La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la
identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión para producir
el resultado deseado, puede denominarse como “enfoque basado en procesos”4
4 NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001 PARTE ii
33
A continuación se presenta la representación grafica del proceso a seguir en la
aplicación e implementación de un enfoque basado en procesos y en la
implementación de la normatividad necesaria para el sistema de gestión de
calidad.
Gráfico 3. Representación grafica Enfoque basado en procesos
Fuente: www.gestoria-medina.com
4.4. SERIE OHSAS 18000
“ Dada la importancia y las implicaciones del tratamiento del recurso humano en
las empresas, en los 90 se creó la necesidad y el interés de emitir normalización
relacionada, tal como la existente para calidad y medio ambiente. En ese
entonces, el Instituto Británico de Normalización (BSI) presentó su propuesta de
norma conocida como serie OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment
Series). Esta guía les permite a las empresas la implementación de un sistema de
gestión, de forma voluntaria, pero sin posibilidad de certificación, y es útil como
complemento a las series ISO 9000 e ISO 14000. La necesidad del estándar hizo
34
que varios países, apoyados en la norma británica, hicieran su norma. Colombia
por su parte, a través de la Unidad Sectorial de Normalización de Salud
Ocupacional, autorizada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación (ICONTEC), ha venido trabajando en la norma (NTS 001:2000) desde
1999, respaldada por la serie OHSAS 18000, y al momento ha sido elevada a
Norma Técnica Colombiana OHSAS 18001: Sistemas de Gestión en Seguridad y
Salud Ocupacional” 5
4.4.1. Seguridad y salud ocupacional (S & SO)
Condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados,
trabajadores, temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona
en el sitio de trabajo.
4.4.2. Aspectos generales contemplados en la norma OHSAS 18001
“ La norma OHSAS 18001 busca asegurar el mejoramiento continuo en seguridad
y salud ocupacional, mediante un proceso sistemático y estructurado, que es
compatible y complementario con los sistemas de gestión de calidad y
administración del medio ambiente.
Es una guía que indica los requisitos para un sistema de gestión de seguridad y
salud ocupacional (S & SO), que permiten a una organización controlar sus
riesgos de S & SO y mejorar su desempeño.
Dentro de las ventajas de la aplicación de la norma se pueden mencionar:
5TRABAJO DE GRADO : GARZON Luisa, SARMIENTO Ángela. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO DE CALIDAD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL BAJO LAS NORMAS ISO 9001 Y OHSAS 18001 Y ANALISIS DEL PROCESO PRODUCTIVO MAS SIGNIFICATIVO EN LA EMPRESA TALLERES INDUSTRIAL SUAREZ LTDA. 2006 PAG 14.
35
• No se necesitan prerrequisitos para su aplicación.
• Es posible aplicarla a empresas de todo tipo, tamaño, actividad económica,
independientemente de su ubicación geográfica y características
socioculturales.
• Es complementaria con otros sistemas de gestión.
• Corresponde a actividades sistemáticas que aseguran mejoramiento continuo.
• Involucra a todos los actores de la prevención de riesgos profesionales.
• Asegura que la legislación vigente sea cumplida.
• Fortalecimiento de la imagen.
• Permite competitividad.
• Puede ser certificable
Teniendo en cuenta estos beneficios, esta norma es aplicable a cualquier
organización que desee:
• Establecer un sistema de administración de S&SO con objeto de eliminar o
minimizar los riesgos para los empleados y otras partes interesadas que
pueden verse expuestas a riesgos de S&SO asociados con sus actividades;
• Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de administración
de S&SO;
• Asegurar su conformidad con su política declarada de OHSAS;
• Demostrar a otros dicha conformidad;
• Buscar certificación/registro de su sistema de S&SO por una organización
externa;
36
• Hacer una autodeterminación y declaración de conformidad con esta
especificación.” 6
4.4.3. Sistema de gestión de seguridad y salud ocup acional (SGS & SO)
“ El SG S & SO es parte del sistema de gestión total, que facilita la administración
de los riesgos de S & SO asociados con el negocio de la organización. Incluye la
estructura organizacional, actividades de planificación, responsabilidades,
prácticas, procedimientos, procesos y recursos, para desarrollar, implementar,
cumplir, revisar y mantener la política y objetivos de S & SO.
En el gráfico se indican los elementos y etapas para desarrollar el sistema de
gestión de S & SO. Se nota que su principal ingrediente es el mejoramiento
continuo, que indica la búsqueda permanente hacia el mejoramiento del
desempeño en S & SO. Dentro de los demás elementos, se enuncia a
continuación una breve descripción del contenido de los mismos.
1. La política de S & SO, determina los objetivos y la dirección respecto a lo
que la empresa busca con el desarrollo del sistema de gestión, y manifiesta
el compromiso de la gerencia y de los trabajadores.
2. La planificación, se refiere a los detalles de las actividades y procedimientos
que son necesarios para la posterior implementación y mantenimiento del
sistema, teniendo en cuenta los parámetros legales colombianos. Expone
todos los medios de identificación, evaluación, prevención y control de
riesgos, así como objetivos para cada procedimiento y el programa de S &
SO.
6 TRABAJO DE GRADO : GARZON Luisa, SARMIENTO Ángela. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO DE CALIDAD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL BAJO LAS NORMAS ISO 9001 Y OHSAS 18001 Y ANALISIS DEL PROCESO PRODUCTIVO MAS SIGNIFICATIVO EN LA EMPRESA TALLERES INDUSTRIAL SUAREZ LTDA. 2006 PAG 15.
37
3. La implementación y operación, puede hacerse gracias a la identificación
de los recursos necesarios, sean humanos, económicos y de
infraestructura, y su éxito depende del grado de compromiso de todos en la
organización, y la efectiva comunicación y divulgación del sistema en los
diferentes niveles.
4. La verificación y acción correctiva, se refiere a la manera como el sistema
debe ser evaluado, y las acciones que deben tomarse para su
mejoramiento continuo y su adecuación dentro de la empresa.
5. La revisión por parte de la gerencia es importante, puesto que la gerencia
determina si la dirección del sistema es la apropiada de acuerdo a los
objetivos y políticas de la organización o si deben hacerse
modificaciones.” 7
4.4.4. Compatibilidad entre los sistemas de gestión : ISO 9000 y OHSAS
18001
“ Con la implementación de los sistemas de calidad y prevención de riesgos
laborales, es posible que las empresas consigan calidad en sus procesos, al
mismo tiempo que se interesan en la mejora de las condiciones laborales y
demuestran a los trabajadores que la calidad y la productividad no es un beneficio
aislado, sino que ellos están involucrados. Teniendo en cuenta esto, es posible
relacionar los dos sistemas considerando los siguientes aspectos:
7 TRABAJO DE GRADO : GARZON Luisa, SARMIENTO Ángela. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO DE CALIDAD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL BAJO LAS NORMAS ISO 9001 Y OHSAS 18001 Y ANALISIS DEL PROCESO PRODUCTIVO MAS SIGNIFICATIVO EN LA EMPRESA TALLERES INDUSTRIAL SUAREZ LTDA. 2006 PAG 16.
38
• Tanto la prevención como la calidad, empiezan por la dirección. Sólo si la
dirección está comprometida, y este compromiso se muestra además de con
palabras, con hechos y con el ejemplo, se lograra el éxito.
• Prevención y calidad, son un proyecto permanente. Las metas no pueden ser
estáticas, los sistemas deben estar inmersos en un proceso de mejora
continua.
• Ambas se basan fundamentalmente en la actuación preventiva y no en la
acción reparadora. Es prioritario actuar antes de que los fallos acontezcan, en
lugar de controlar los resultados, aunque también estos han de ser
considerados.
• Tanto los criterios preventivos de riesgos laborales como los de calidad han de
aplicarse en todas las fases del ciclo de vida de los productos y en todas las
etapas de los procesos productivos. Es necesario prevenir fallos tanto en las
condiciones normales como anormales que puedan acontecer.
• La salud laboral, igual que la calidad, son medibles. Sólo seremos eficaces si
somos capaces de medir y evaluar la situación en la que estamos y como
evolucionamos. En ambas áreas las técnicas de evaluación son similares, e
incluso algunas son idénticas.
• La prevención de riesgos laborales y la calidad son tarea de todos. Sólo con su
integración en la estructura de la empresa y en la actividad cotidiana serán
ambas alcanzables.
39
• El resultado óptimo de prevención de riesgos laborales y calidad se logra
mediante la formación, ésta ayuda a lograr aptitudes y actitudes que garanticen
comportamientos fiables y positivos para los sistemas.” 8
4.5. LOS 8 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE LA C ALIDAD O
EXCELENCIA9
1. Organización enfocada a los clientes
“ Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto comprender sus
necesidades presentes y futuras, cumplir con sus requisitos y esforzarse en
exceder sus expectativas” .
2. Liderazgo
“ Los líderes establecen la unidad de propósito y dirección de la organización. Ellos
deben crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a
involucrarse totalmente para lograr los objetivos de la organización” .
3. Compromiso de todo el personal
“ El personal, con independencia del nivel de al organización en el que se
encuentre, es la esencia de la organización y su total implicación posibilita que sus
capacidades sean usadas para el beneficio de la organización” .
8 TRABAJO DE GRADO : GARZON Luisa, SARMIENTO Ángela. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO DE CALIDAD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL BAJO LAS NORMAS ISO 9001 Y OHSAS 18001 Y ANALISIS DEL PROCESO PRODUCTIVO MAS SIGNIFICATIVO EN LA EMPRESA TALLERES INDUSTRIAL SUAREZ LTDA. 2006 PAG 17. 9 PAGINA WEB: www.buscaportal.com/articulos/ISO 9001
40
4. Enfoque a procesos
“ Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y
las actividades relacionadas se gestionan como un proceso”
5. Enfoque del sistema hacia la gestión
“ Un sistema de procesos interrelacionados para un objeto dado, mejora la
eficiencia y la eficiencia de una organización” .
6. La mejora continua
“ La mejora continua debería ser el objetivo permanente de la organización” .
7. Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones
“ Las decisiones efectivas se basan en el análisis de datos y en la información” .
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedo res
“ Una organización y sus proveedores son independientes y una relación
mutuamente benéfica intensifica la capacidad de ambos para crear valor y
riqueza” .
NOTA ACLARATORIA:
Para la realización del presente trabajo de grado se utilizaron textos de las
antiguas versiones de ISO 9001 y OHSAS 18001, esto debido a que se considera
que las nuevas versiones están hechas CON BASE EN LAS versiones
anteriores; PUESTO que se ha reconocido que ISO 9 001:2008 no introduce
nuevos requisitos. ISO 9001:2008 sólo introduce acl araciones con respecto a
los requisitos existentes en LA VERSION 2000.
5.1. INFORMACIÓN GENERAL
Nombre de la empresa: RAPID CARTUCHOS LTDA.
Objeto social: DISTRIBUCIÓN, PROMOCIÓN Y VENTA DE INSUMOS PARA
OFICINA, TÓNER, CARTUCHOS, HARDWARE, BAJO LA MODALIDAD DE
OUTSOURCING Y CONVENCIONAL
Dirección: CALLE 163 A No 22
Barrio: Toberín de la ciudad
Teléfono: 4872525, Fax: 6728211
Representante Legal: GERMÁN PAVA B
N.I.T: 830.087.030-
Horario de trabajo: Lunes a Viernes de 7.30 am a 6 pm.
41
5. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
INFORMACIÓN GENERAL
Nombre de la empresa: RAPID CARTUCHOS LTDA.
Objeto social: DISTRIBUCIÓN, PROMOCIÓN Y VENTA DE INSUMOS PARA
OFICINA, TÓNER, CARTUCHOS, HARDWARE, BAJO LA MODALIDAD DE
OUTSOURCING Y CONVENCIONAL.
Dirección: CALLE 163 A No 22-39
de la ciudad de Bogotá
Teléfono: 4872525, Fax: 6728211
Representante Legal: GERMÁN PAVA B
-6
Horario de trabajo: Lunes a Viernes de 7.30 am a 6 pm.
Grafico 4. Ubicación Rapid Cartuchos Ltda
Fuente: Google Earth.
INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
Objeto social: DISTRIBUCIÓN, PROMOCIÓN Y VENTA DE INSUMOS PARA
OFICINA, TÓNER, CARTUCHOS, HARDWARE, BAJO LA MODALIDAD DE
Ubicación Rapid Cartuchos Ltda
42
5.2. HISTORÍA DE LA COMPAÑÍA
RAPID CARTUCHOS LTDA identificada con NIT No: 830.087.030-6 constituida en
junio del 2001, tiene por objeto social la distribución, promoción y venta de
insumos para oficina, tóner, cartuchos, hardware, bajo la modalidad de
outsourcing y convencional.
En sus inicios contaba con una instalación pequeña, ya que solamente se
dedicaba a la distribución Toners, cartuchos y medios magnéticos con una
capacidad de personal total de siete personas: Gerente, Sub-Gerente, Digitador de
sistemas, Recepcionista y un vendedor, un contador externo, un conductor de
reparto y mensajero.
En el año 2003 se incursiono en el despacho de papelería y útiles de oficina en
general, ofreciendo así a los clientes un paquete completo de distribución;
papelería, útiles de oficina, Toner, cartuchos, medios magnéticos, cintas para
impresora, ya que la compañía se dio cuenta que los clientes estaban solicitando
proveedores de distribución integral.
Se hizo traslado de oficina a una bodega más amplia con el fin de poder mantener
el stock necesario de mercancía que permitiera cumplir con las necesidades de los
clientes.
Debido al crecimiento presentado por la empresa gracias a la ampliación de las
instalaciones y de la bodega, fue necesario incrementar el personal y se
contrataron mas vendedores, una persona especializada en licitaciones del
estado, se compraron vehículos de reparto adicionales y se aumento el personal
de despacho y entrega. Adicionalmente fue necesaria la contratación de un revisor
43
fiscal debido al aumento en el volumen de ventas, ya que es un requisito exigido
por ley.
La incursión en ventas al estado, lo que hace referencia a procesos licitatorios,
permitió que la empresa generara un mayor volumen de ventas debido a la
suscripción de contratos con entidades muy importantes del estado tales como el
Senado de la República, la Presidencia de la República, la Armada Nacional, la
Policía Nacional, la Alcaldía Mayor de Bogotá, entre otras.
El manejo de contratos tan importantes le ha permitido a la organización adquirir
una vasta experiencia, la cual ha sido reconocida por los clientes, proveedores y
por la competencia, y le ha abierto puertas en empresas nacionales,
multinacionales y extranjeras.
5.3. MODALIDADES DE NEGOCIACIÓN
5.3.1. Modalidad outsourcing
Esta forma busca que el cliente optimice costos, con la adquisición y manejo,
como consecuencia de trasladar a nuestra compañía en forma centralizada el
manejo integral y la administración de las diferentes actividades que conforman el
ciclo regular de despachos y consumo de los productos para la empresa; y en los
términos y condiciones particulares que para el efecto previamente se acuerde con
el cliente.
Los beneficios de esta modalidad de negociación son:
• Compra a precios más bajos.
44
• Servicio de entrega de urgencias sin costo adicional.
Informes y estadísticas de consumo.
• Elaboración de presupuestos.
• Garantía total de calidad, insumos originales con las características y
especificaciones técnicas exigidas.
• Disminución de sus costos en el manejo y control de suministros.
• Disponibilidad 100% de los productos requeridos por el cliente.
• Despachos por centro de costos.
• Elaboración de pedidos vía plataforma web.
• Facturación consolidada por centro de costos, con sus resúmenes de
consumo.
5.3.2. Modalidad convencional
Bajo esta forma se trabaja con todos aquellos clientes a quienes el departamento
de crédito, previo estudio les haya asignado un código interno, el cual detecta que
cupo fue asignado y cuáles son las condiciones de venta que se aceptaron.
Para las actividades de suministro y entrega, se tiene en cuenta pedidos u
órdenes de venta que estén soportadas por cotizaciones formales y vigentes.
Se brinda de igual forma el servicio de entrega de urgencia para este tipo de
negociación, sin costo adicional.
Importante tener en cuenta:
• Validez de la oferta: La validez de toda cotización y/ó oferta es de 30 días
calendario a partir de la fecha que se solicite y expida.
• Plazo de entrega: Una de las políticas de la empresa es la entrega oportuna de
nuestros pedidos, para lo cual se estipula que se efectuara dentro de los dos
45
días siguientes a la fecha en que nuestro departamento de despachos haya
recibido y aprobado las órdenes de pedido.
• Precios de venta: El precio regular de venta vigente en una fecha dada para
cada ítem es igual para todos los clientes. Se maneja un sistema de
descuentos sobre el precio neto final de acuerdo a una escala variable, que
depende del volumen de compras y de los términos de pago que garantice el
cliente. Dentro de las propuestas, cotizaciones y ofertas se indicara en pesos
colombianos los precios de venta para cada uno de los productos nacionales e
importados; caso particular el de los precios de los productos como los toners,
computadores, cartuchos y tintas originales entre otros, que se estarán
revisando mensualmente debido a los cambios diarios en la tasa representativa
(el dólar).
• Garantía de calidad: La totalidad de los productos cuentan con garantía de
calidad total otorgada por cada uno de los fabricantes.
5.4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
5.4.1. Visión
Ser la mejor empresa prestadora de servicio de insumos para oficina abarcando
totalmente el mercado nacional siendo reconocidos por los clientes y por la
competencia como una empresa que entrega productos originales con excelente
respaldo, garantía y calidad.
46
5.4.2. Misión
Satisfacer adecuada y oportunamente las necesidades de los usuarios finales, con
productos originales, de la mejor calidad, garantizados por las firmas fabricantes,
optimizando su costo de adquisición y manejo, de manera que se permita el
manejo integral y la administración de la totalidad de las diferentes actividades que
conforman el ciclo regular de abastecimiento en una organización, especialmente
el consumo de insumos para computador.
5.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Fuente: Rapid Cartuchos Ltda
47
5.6. PERSONAL DE LA EMPRESA
Actualmente RAPID CARTUCHOS LTDA cuenta con 26 empleados distribuidos
en las aéreas presentadas en la tabla 7, y ocupando los cargos plasmados en la
estructura organizacional.
Tabla 7. Distribución del personal por áreas.
AREA CANTIDAD
GERENCIA 4
COMERCIAL 8
COMPRAS 2
CONTABILIDAD Y FACTURACION
3
BODEGA Y DESPACHO 9 Fuente: Autores
Los puestos de trabajo para las personas que ocupan los cargos del área gerencia
y comercial están ubicados en el tercer piso de la planta de Rapid Cartuchos Ltda,
los puestos de trabajo de las personas que ocupan cargos de las áreas de
compras, contabilidad y facturación está ubicado en el segundo piso de la planta, y
los puestos de trabajo para los cargos de bodega y despacho se encuentran en el
primer piso de la planta. Los planos de la planta de Rapid Cartuchos Ltda se
encuentran en el ANEXO J Plan de Emergencias.
48
6. DIAGNÓSTICO GESTIÓN DE CALIDAD
Se realizó un diagnóstico para verificar el estado actual de la compañía con
relación a los requisitos exigidos por la norma NTC-ISO 9001:2008.
6.1. DISEÑO DE LA LISTA DE CHEQUEO
De acuerdo a los requerimientos exigidos por la norma NTC-ISO 9001:2008, se
diseñó la plantilla de calificación NTC-ISO 9001:2008, la cual se puede observar
en el ANEXO A. Esta plantilla se diseñó con el objetivo de calificar el estado actual
de la organización en comparación con los requisitos exigidos por la norma.
En la plantilla se encuentran en forma de lista de chequeo los requisitos exigidos
por la norma, seguidos de la casilla denominada calificación, en la cual se
asignará el valor correspondiente a la calificación dada al requisito de acuerdo con
el estado actual del requisito en la compañía. Siguiente a la casilla calificación se
encuentra la casilla justificación, en la cual se plasmara la razón del valor de la
calificación.
Para calificar el estado actual del requisito se diseño la siguiente tabla:
Tabla 8. Niveles de calificación NTC-ISO 9001:2008
CALIFICACIÓ N VALOR EXPLICACIÓN
BUENO 2 CUMPLE (definido documentado e implementado)
ACEPTABLE 1
CUMPLE PARCIALMENTE (definido o implementado o documentado)
DEFICIENTE 0 No existe
49
6.2. IMPLEMENTACIÓN LISTA DE CHEQUEO.
El valor asignado a cada requerimiento de la norma, se realizó en base al estado
actual del requerimiento en la compañía, justificando su calificación en la casilla de
justificación de la plantilla de calificación NTC-ISO 9001-2008. La calificación
asignada a la compañía se puede observar en el ANEXO A.
Realizada la calificación de los requerimientos de la norma se ponderaron los
resultados de la calificación y se obtuvo como resultado la información presentada
en la siguiente tabla:
Tabla 9. Calificación de requisitos NTC-ISO 9001:2008.
NTC - ISO 9001:2008 CALIFICACIÓN IDEAL PUNTOS
CALIFICACIÓN REAL PUNTOS
CAPÍTULO 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 46 4
4.1. REQUISITOS GENERALES 12 3
4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 34 1
4.2.1. Generalidades 8 0
4.2.2. Manual de calidad 6 0
4.2.3. Control de los documentos 14 0
4.2.4. Control de los registros 6 1
CAPÍTULO 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 66 13
5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCION 10 5
5.2. ENFOQUE AL CLIENTE 2 1
5.3. POLÍTICA DE CALIDAD 10 0
5.4. PLANIFICACIÓN 8 0
5.4.1. Objetivos de la calidad 4 0
5.4.2. Planificación del sistema de gestión de calidad. 4 0
5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 10 2
5.5.1. Responsabilidad y autoridad 2 1
5.5.2. Representante de la dirección 6 0
50
5.5.3. Comunicación interna 2 1
5.6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 26 5
5.6.1. Generalidades 6 1
5.6.2. Información de entrada para la revisión 14 2
5.6.3. Resultados de la revisión 6 2
CAPÍTULO 6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS 24 15
6.1. PROVISIÓN DE LOS RECURSOS 4 3
6.2. RECURSOS HUMANOS 12 5
6.2.1. Generalidades 2 1
6.2.2. Competencia, formación y toma de conciencia 10 4
6.3. INFRAESTRUCTURA 6 6
6.4. AMBIENTE DE TRABAJO 2 1
CAPÍTULO 7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 68 34 7.1. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 8 3
7.2. PROCESOSO RELACIONADOS CON EL CLIENTE 24 15
7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto
8 4
7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto
10 8
7.2.3. Comunicación con el cliente 6 3
7.3. DISEÑO Y DESARROLLO N/A N/A
7.3.1. Planificación del diseño y desarrollo N/A N/A
7.3.2. Elementos de entrada para el diseño y desarrollo N/A N/A
7.3.3. Resultados del diseño y desarrollo N/A N/A
7.3.4. Revisión del diseño y desarrollo N/A N/A
7.3.5. Verificación del diseño y desarrollo N/A N/A
7.3.6. Validación del diseño y desarrollo N/A N/A
7.3.7. Control de los cambios del diseño y desarrollo N/A N/A
7.4. COMPRAS 20 7
7.4.1. Proceso de compras 8 3
7.4.2. Información de las compras 8 2
7.4.3. Verificación de los productos comprados 4 2
7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 24 9
7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio
14 5
51
7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la presentación del servicio N/A N/A
7.5.3. Identificación y trazabilidad 6 0
7.5.4. Propiedad del cliente N/A N/A
7.5.5. Preservación del producto 4 4
7.6. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN N/A N/A
CAPÍTULO 8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 66 7
8.1. GENERALIDADES 6 1
8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 20 2
8.2.1. Satisfacción del cliente 4 1
8.2.2. Auditoría interna 4 0
8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 6 0
8.2.4. Seguimiento y medición del producto 6 1
8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME 8 1
8.4. ANÁLISIS DE DATOS 8 2
8.5. MEJORA 24 1
8.5.1. Mejora continua 2 0
8.5.2. Acciones correctivas 12 0
8.5.3. Acción preventiva 10 0 Fuente: Autores
6.3. RESULTADOS DIAGNÓSTICO
De acuerdo a la calificación presentada en la tabla anterior se obtienen los
porcentajes de cumplimiento de cada capítulo representados por la grafica
presentada a continuación:
Gráfico 5
El gráfico nos indica que
por parte de RAPID CARUCHOS LTDA son los capítulos correspondientes a
Gestión de los Recursos y Realización del producto. Los capítulos
correspondientes a Sistema de Gestión
dirección y Medición, Análisis y Mejora, tienen un muy bajo nivel de cumplimiento
por la compañía.
Esto nos indica que la organización
proporcionar los recursos necesario
proveer el servicio en general. Actualmente y según el diagnóstico realizado se ve
muy poca intención de la organización y específicamente de la gerencia en
comprometerse a desarrollar un direccionamiento estratégico par
que actualmente lo único que existe de la organización son la visión y la misión de
la empresa.
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
100,00%
CAPÍTULO 4
52
fico 5 . Resultado cumplimiento NTC-ISO 9001:2008
Fuente: Autores.
El gráfico nos indica que los capítulos con mayor cumplimiento de los requisitos
por parte de RAPID CARUCHOS LTDA son los capítulos correspondientes a
Gestión de los Recursos y Realización del producto. Los capítulos
correspondientes a Sistema de Gestión de Calidad, Responsabilidad de la
dirección y Medición, Análisis y Mejora, tienen un muy bajo nivel de cumplimiento
Esto nos indica que la organización en estos momentos está preocupada por
proporcionar los recursos necesarios para proveer el servicio a sus cliente y por
proveer el servicio en general. Actualmente y según el diagnóstico realizado se ve
muy poca intención de la organización y específicamente de la gerencia en
comprometerse a desarrollar un direccionamiento estratégico par
que actualmente lo único que existe de la organización son la visión y la misión de
CAPÍTULO 4 CAPÍTULO 5 CAPÍTULO 6 CAPÍTULO 7
8,70%
19,70%
62,50%
50,00%
RESULTADO NTC-ISO 9001:2008
ISO 9001:2008
con mayor cumplimiento de los requisitos
por parte de RAPID CARUCHOS LTDA son los capítulos correspondientes a
Gestión de los Recursos y Realización del producto. Los capítulos
de Calidad, Responsabilidad de la
dirección y Medición, Análisis y Mejora, tienen un muy bajo nivel de cumplimiento
en estos momentos está preocupada por
eer el servicio a sus cliente y por
proveer el servicio en general. Actualmente y según el diagnóstico realizado se ve
muy poca intención de la organización y específicamente de la gerencia en
comprometerse a desarrollar un direccionamiento estratégico para la compañía, ya
que actualmente lo único que existe de la organización son la visión y la misión de
CAPÍTULO 8
10,61%
ISO 9001:2008
53
De acuerdo al diagnóstico realizado y a los requerimientos exigidos por la norma
RAPID CARTUCHOS LTDA no cuenta con los elementos básicos requeridos para
desarrollar, mantener e implementar un sistema de gestión de calidad. Los
elementos básicos necesarios para que la organización pueda implementar un
sistema de gestión de calidad son los siguientes:
• Mapa de procesos
• Política de calidad
• Objetivos de calidad
• Manual de calidad
• Procedimientos mandatorios documentados
• Procedimiento necesarios para la prestación del ser vicio
• Manual de definición de cargos
• Indicadores de gestión
• Documentos necesarios para la implementación del si stema de
gestión de calidad y para la operación de la organi zación
• Formatos y registros necesarios para el desempeño d e operaciones
La falta de los elementos mencionados anteriormente no ha sido un impedimento
en la organización para desarrollar exitosamente sus operaciones y crecer
continuamente a través de los años, como está demostrado en el numeral 2. Sin
embargo al contar con los documentos requeridos y cumplir con los requisitos
exigidos por la norma, no solamente se va continuar con el crecimiento sino que
también se va asegurar el compromiso de los directivos de la organización, se va
asegurar el desempeño de los procesos, se van a llevar controles de los mismos,
se evaluará el rendimiento de la organización y se tendrá un direccionamiento
estratégico claro.
54
7. DIAGNÓSTICO SISTEMA GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL.
Se realizó un diagnóstico para verificar el estado actual de la compañía con
relación a los requisitos exigidos por la norma NTC-OHSAS 18001:2007.
7.1. DISEÑO DE LA LISTA DE CHEQUEO
De acuerdo a los requerimientos exigidos por la norma NTC-OHSAS 18001:2007,
se diseñó la plantilla de calificación NTC-OHSAS 18001:2007, la cual se puede
observar en el ANEXO B. Esta plantilla se diseñó con el objetivo de calificar el
estado actual de la organización en comparación con los requisitos exigidos por la
norma. En la plantilla se encuentran en forma de lista de chequeo los requisitos
exigidos por la norma, seguidos de la casilla denominada calificación, en la cual se
asignará el valor correspondiente a la calificación dada al requisito de acuerdo con
el estado actual del requisito en la compañía. Siguiente a la casilla calificación se
encuentra la casilla justificación, en la cual se plasmara la razón del valor de la
calificación.
Para calificar el estado actual del requisito se diseño la siguiente tabla:
Tabla 10. Niveles de calificación NTC-OHSAS 18001:2007
CALIFICACIÓ N VALOR EXPLICACIÓN
BUENO 2 CUMPLE (definido documentado e implementado)
ACEPTABLE 1
CUMPLE PARCIALMENTE (definido o implementado o documentado)
DEFICIENTE 0 No existe
55
7.2. IMPLEMENTACIÓN LISTA DE CHEQUEO.
El valor asignado a cada requerimiento de la norma, se realizó en base al estado
actual del requerimiento en la compañía, justificando su calificación en la casilla de
justificación de la plantilla de calificación NTC-OHSAS 18001-2007. La calificación
asignada a la compañía se puede observar en el ANEXO B.
Realizada la calificación de los requerimientos de la norma se ponderaron los
resultados de la calificación y se obtuvo como resultado la información presentada
en la siguiente tabla:
Tabla 11. Calificación de requisitos NTC-OHSAS 18001:2007
NTC - OHSAS 18001:2007 CALIFICACIÓN IDEAL PUNTOS
CALIFICACIÓN REAL PUNTOS
4.1. REQUISITOS GENERALES 10 1
4.2. POLÍTICA DE S & SO 16 0
4.3 PLANIFICACIÓN 52 4
4.3.1 Identificación de peligros, valoración de rie sgos y determinación de los controles 24 1
4.3.2 Requisitos legales y otros 10 3
4.3.3 Objetivos y programa(s) 18 0
4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 100 15
4.4.1 Recursos, funciones responsabilidad, rendició n de cuenta y autoridad 24 6
4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia 16 2
4.4.3 Comunicación, participación y consulta 20 3
4.4.3.1 Comunicación 6 2
4.4.3.2 Participación y consulta 14 1
4.4.4 Documentación 10 0
4.4.5 Control de documentos 14 2
4.4.6 Control operacional 10 2
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias 6 0
4.5 VERIFICACIÓN 20 1
4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño 4 0
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal y otros
4.5.3 Investigación de incidentes. No conformidades y acciones correctivas y preventivas
4.5.3.1 Investigación de incidentes
4.5.3.2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva
4.5.4 Control de registros
4.5.5 Auditoría interna
4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
7.3. RESULTADOS DIAGNÓSTICO
De acuerdo a la calificación presentada en la tabla anterior se obtienen los
porcentajes de cumplimiento de cada capítulo representados por la grafica
presentada a continuación:
Gráfico 6
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
CAPÍTULO
RESULTADOS NTC OHSAS 18001:2007
56
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal y otros 2
Investigación de incidentes. No conformidades y acciones correctivas y preventivas 8
4.5.3.1 Investigación de incidentes 6
4.5.3.2 No conformidad, acción correctiva y acción 2
4.5.4 Control de registros 6
4.5.5 Auditoría interna 2
4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 10 Fuente: Autores
RESULTADOS DIAGNÓSTICO
De acuerdo a la calificación presentada en la tabla anterior se obtienen los
porcentajes de cumplimiento de cada capítulo representados por la grafica
presentada a continuación:
Gráfico 6 . Resultado cumplimiento NTC-OHSAS 18001:2007
Fuente: Autores.
CAPÍTULO 4.1
CAPÍTULO 4.2
CAPÍTULO 4.3
CAPÍTULO 4.4
CAPÍTULO 4.5
10,00%0,00%
7,69%15,00%
5,00%
RESULTADOS NTC OHSAS 18001:2007
0
0
0
0
1
0
0
De acuerdo a la calificación presentada en la tabla anterior se obtienen los
porcentajes de cumplimiento de cada capítulo representados por la grafica
OHSAS 18001:2007
CAPÍTULO CAPÍTULO 4.6
0,00%
RESULTADOS NTC OHSAS 18001:2007
57
El gráfico nos indica que RAPID CARTUCHOS LTDA no da cumplimiento a la
mayoría de los requisitos exigidos por la norma.
Actualmente y según el diagnóstico realizado se ve muy poca intención de la
organización y específicamente de la gerencia en comprometerse a desarrollar un
sistema de gestión en S & SO, ya que lo único que existe actualmente es la
afiliación de los empleados a salud y a ARP por medio del Seguro Social.
Los elementos básicos necesarios para que la organización pueda implementar un
sistema de gestión en S & SO son los siguientes:
• Identificación de los riesgos
• Clasificación de los riesgos
• Valoración de los factores de riesgos
• Controles y reducción de riesgos
• Política de S & SO
• Objetivos de S & SO
• Manual de S & SO
• Programa de SO
• Indicadores de gestión
• Procedimiento necesarios para el cumplimiento de la norma
• Formatos y registros necesarios para el desempeño d e operaciones
La falta de los elementos mencionados anteriormente no ha sido un impedimento
para la organización para el desarrollar exitosamente sus operaciones y crecer
continuamente a través de los años, y hasta el momento no ha presentado ningún
inconveniente de tipo legal por la falta de requisitos en seguridad industrial y salud
ocupacional.
8. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
De acuerdo con la decisión de RAPID CARTUCHOS LTDA de querer regular sus
procesos de acuerdo a los lineamientos de la norma N
diagnóstico realizado
de Calidad estará conformada por todos aquellos documentos y registros
necesarios para la implementación de este.
La documentación del Sistema de Gestión
siguiente jerarquía documental
de Seguridad y Salud Ocupacional)
Gráfico
Siguiendo el esquema anterior se presenta a continuación la política de calidad y
los objetivos de calidad definidos para el Sistema de Gestión de Calidad de Rapid
Cartuchos Ltda.
58
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
De acuerdo con la decisión de RAPID CARTUCHOS LTDA de querer regular sus
procesos de acuerdo a los lineamientos de la norma NTC
diagnóstico realizado en el numeral 5, la documentación del Sistema de Gestión
de Calidad estará conformada por todos aquellos documentos y registros
necesarios para la implementación de este.
La documentación del Sistema de Gestión de Calidad estará definida por la
siguiente jerarquía documental (aplica también para la documentación del Sistema
de Seguridad y Salud Ocupacional).
Gráfico 7. Estructura jerárquica de la organización
Fuente: Trabajo de grado IQA Textil Ltda
Siguiendo el esquema anterior se presenta a continuación la política de calidad y
los objetivos de calidad definidos para el Sistema de Gestión de Calidad de Rapid
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
De acuerdo con la decisión de RAPID CARTUCHOS LTDA de querer regular sus
TC-ISO 9001:2008 y al
en el numeral 5, la documentación del Sistema de Gestión
de Calidad estará conformada por todos aquellos documentos y registros
de Calidad estará definida por la
(aplica también para la documentación del Sistema
Estructura jerárquica de la organización
Siguiendo el esquema anterior se presenta a continuación la política de calidad y
los objetivos de calidad definidos para el Sistema de Gestión de Calidad de Rapid
59
8.1. POLÍTICA DE CALIDAD
Rapid Cartuchos Ltda se compromete a brindar a las empresas del sector
gobierno y del sector privado el mejor servicio distribución de insumos e
implementos para oficina, ya sea por la modalidad convencional o por la
modalidad outsourcing, basado en la implementación y cumplimiento de
estándares de calidad y en el mejoramiento continuo de los procesos de la
organización, esto con el fin de que nuestros clientes perciban los valores
agregados del servicio que prestamos y nos escojan como su proveedor exclusivo
en el aprovisionamiento de insumos e implementos para oficina, destinando los
recursos económicos, técnicos y humanos para ello.
8.2. OBJETIVOS DE CALIDAD
1) Incrementar el nivel de satisfacción del cliente.
2) Asegurar el funcionamiento del sistema de gestión de calidad.
3) Reducir los costos de la no calidad.
4) Reducir el número de quejas y/o reclamos al servicio.
La política de calidad y los objetivos de calidad son los elementos más
indispensables en la implementación del Sistema de gestión de calidad, ya que
son la partida para el desarrollo estratégico y operacional de la organización, y es
de acuerdo a esto que se detecta la necesidad de documentar procedimientos, de
realizar documento, procedimientos, manuales o registros.
8.2.1. Indicadores de gestión de calidad
Con el fin de medir la gestión en el cumplimiento de los objetivos de calidad y en
esencia, medir la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, se ha
60
desarrollado un indicador de gestión para a cada objetivo, como se relacionan a
continuación:
Tabla 12. Indicadores
OBJETIVO INDICADOR 1) Incrementar el nivel de satisfacción
del cliente. Índice satisfacción del cliente
2) Asegurar el funcionamiento del
sistema de gestión de calidad. Índice de eficacia del sistema de gestión de calidad
3) Reducir los costos de la no calidad.
4) Índice de No calidad
5) Reducir el número de quejas y/o
reclamos al servicio.
Índice de quejas y reclamos
Fuente: Autores
La definición del los indicadores, el código nemotécnico del indicador, la fórmula
de cálculo y los niveles permisibles para los indicadores se encuentran en el
ANEXO C.
8.3. MANUAL DE CALIDAD
El manual de calidad corresponde al requisito 4.2.2 requerido por la norma NTC-
ISO 9001:2008. Este manual será el documento guía para que RAPID
CARTUCHOS LTDA establezca, implemente y mantenga un Sistema de Gestión
de Calidad. En este se regulan todos y cada uno de los requisitos exigidos por la
norma y se hace referencia a todos y cada uno de los documentos soporte
necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.
61
El manual está diseñado con el fin de que todos y cada uno de los miembros de la
organización, clientes y proveedores conozcan la forma en que funciona el
Sistema de Gestión de Calidad de RAPID CARTUCHOS LTDA.
8.3.1. Contenido del manual de calidad
El manual de calidad contiene la siguiente información:
Objetivo y alcance del manual
Hablan del propósito del manual y la extensión de su contenido de acuerdo a los
procedimientos que se necesiten verificar, y del usuario que quiera consultarlo.
Exclusiones de la norma NTC-ISO 9001:2007
Hace referencia cuales de los requisitos de la norma no aplican para la
organización, teniendo en cuenta que solamente se pueden presentan exclusiones
con relación al numeral 7 de la norma.
Objetivo y políticas de calidad
Las anteriormente definidas en los numeral 8.1 y 8.2, y que sirven de soporte para
establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestión de calidad
Información general de la empresa
Relaciona los productos y/o servicios ofrecidos por la organización, y establece el
objeto y estructura organizacional.
Requisitos de la norma NTC-ISO 9001-2008 .
Define la manera en que la organización cumple con cada uno de los numerales
de la norma, haciendo referencia al documento o procedimiento que corresponde
al requisito establecido y exigido para el Sistema de gestión de calidad.
62
8.3.2. Representante de la dirección
En el numeral 5.5.2 de la norma NTC-ISO 9001:2008 se requiere que la alta
dirección, designe a un miembro de la dirección, quien debe ser el encargado de
asegurar que el Sistema de Gestión de Calidad se establece, se implementa y se
mantiene. Adicionalmente esta persona debe informar a la dirección sobre el
desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y en lo referente al cumplimiento
de los requisitos del cliente.
Teniendo en cuenta este requisito exigido por la norma, se estableció que la
persona que debe ejercer las funciones requeridas por la norma NTC-ISO
9001:2008, estará representada en el cargo de Sub-Gerente de acuerdo con lo
establecido en el manual de funciones, ANEXO G.
Adicionalmente y teniendo en cuenta que lo que requiere la organización es un
Sistema de Gestión Integral de Calidad, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional,
y de acuerdo con los requerimientos exigidos por la norma NTC-OHSAS
18001:2007, el Sub-Gerente también desempeñara las funciones
correspondientes a al seguimiento, establecimiento, control e implementación del
Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
El manual de calidad de RAPID CARTUCHOS LTDA se puede observar en el
ANEXO C.
8.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientos corresponde al documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la organización para poder
63
realizar todo tipo de operaciones y funciones que permitan cumplir con los
requisitos del cliente.
En cumplimiento con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2008, que en su
numeral 4.1 exige a la organización el determinar los procesos necesarios para el
cumplimiento de la norma y de los requisitos del cliente, y que adicionalmente
exige a la organización determinar la interacción de estos procesos, se creó el
manual de procedimientos ANEXO D.
8.4.1. Contenido del manual de procedimientos
Este manual contiene todos los procedimientos y la interacción de estos, con el fin
de que RAPID CARTUCHOS LTDA cumpla con los requisitos de las normas NTC-
ISO 9001:2008 y NTC-OHSAS 18001:2007, y con los requisitos exigidos por los
clientes internos, externos y proveedores.
El manual de calidad contiene la siguiente información:
• MAPA DE PROCESOS
• PROCESOS MANDATORIOS
• PROCESOS ESTRATEGICOS
• PROCESOS OPERATIVOS
8.4.1.1. Mapa de procesos
El mapa de procesos es un gráfico que define en forma aproximada a la
organización y la interrelación de los procesos. En el mapa de procesos
presentado a continuación s
operativos y de soporte, relacionados con el único fin de
Gráfico 8
Este mapa de procesos se encuentra relacionado en el ANEXO D
Procedimientos.
8.4.1.2. Procesos mandatorios
Los procesos mandatorios están definidos por la norma y son un requisito
fundamental de esta. De acuerdo a los requerimientos de la norma los
64
presentado a continuación se define la relación entre los proceso
operativos y de soporte, relacionados con el único fin de satisfacer al cliente.
Gráfico 8 . Mapa de procesos Rapid Cartuchos Ltda
Fuente: Autores
Este mapa de procesos se encuentra relacionado en el ANEXO D
Procesos mandatorios
Los procesos mandatorios están definidos por la norma y son un requisito
fundamental de esta. De acuerdo a los requerimientos de la norma los
e define la relación entre los procesos estratégicos,
satisfacer al cliente.
Mapa de procesos Rapid Cartuchos Ltda
Este mapa de procesos se encuentra relacionado en el ANEXO D Manual de
Los procesos mandatorios están definidos por la norma y son un requisito
fundamental de esta. De acuerdo a los requerimientos de la norma los
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procedimientos mandatorios incluidos en el manual de funciones son los
siguientes:
• Acciones Correctivas
• Acciones preventivas
• Auditoría Interna
• Control de Documentos
• Control de Registros
• Manejo de No Conformes
En el manual de procedimientos se encuentra cada uno de estos procesos,
relacionando objeto y alcance del procedimiento, definiciones del procedimiento,
generalidades que dan instrucciones específicas de cada proceso, se referencian
los formatos y/o documentos soporte del procedimiento y se presenta un diagrama
de flujo del procedimiento con el fin de que sea más fácil entender la secuencia del
proceso.
Algunos de estos procesos aplican para el Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional. El alcance está definido para cada procedimiento.
8.4.1.3. Procesos estratégicos
Los procesos estratégicos corresponden a aquellos procesos que tienen
incidencia directa en el direccionamiento estratégico de la organización, tales
como la toma de decisiones presupuestales, cambios en las políticas y objetivos
de la organización y del Sistema de gestión de calidad, y cambios en el
funcionamiento de la organización.
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Los procedimientos incluidos en el manual de procedimientos de RAPID
CARTUCHOS LTDA son los siguientes:
• Planeación y revisión por la dirección
• Planeación y revisión del Sistema de Gestión de Calidad
8.4.1.4. Procesos operativos
Los procesos operativos incluidos en el manual de procedimientos, son todos
aquellos procesos que intervienen en la realización del servicio y que tienen una
incidencia directa en el cambio en los requisitos del cliente.
Los procedimientos operativos relacionados en el manual de procedimientos son
los siguientes:
• Abastecimiento
• Compra faltantes
• Despacho y entrega
• Licitaciones
• Recepción y alistamiento de pedidos
• Servicio Outsourcing
• Ventas
8.4.2. Documentos soporte
Todos los procesos relacionados en el manual de procedimientos necesitan de
documentos y registros soporte que permitan el desarrollo exitoso de las
funciones. Los documentos y/o registros se encuentran referenciados en cada
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proceso y adicionalmente se encuentran registrados en el Listado Maestro de
Documentos y Listado Maestro de registros, según sea el caso.
En el ANEXO E, Listado Maestro de Documentos, se encuentran relacionados
todos los documentos referencia de los Sistemas de Gestión de calidad,
Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
En el ANEXO F, Listado Maestro de Registros, se encuentran relacionados todos
los registros y/o formatos referencia de los Sistemas de Gestión de Calidad,
Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
Estos listados de manejo de registros y documentos, son la metodología utilizada
para cumplir con las disposiciones descritas en 4.2.3 Control de los documentos y
4.2.4. Control de los registros de la norma NTC-ISO 9001:2008, y los numerales
4.4.5 Control de Documentos y 4.5.4 Control de Registros según la norma NTC-
OHSAS 18001:2007.
Los formatos que se van a utilizar en la organización están adjuntos en el ANEXO
F.
Todos los documentos y registros están codificados, con el fin de poder
identificarlos y recuperarlos fácilmente. Adicionalmente están identificados con el
número de la versión, esto con el fin de poder identificar si es un registro o
documento obsoleto.
Al igual que los documentos y registros, los procedimientos también se encuentran
codificados de acuerdo a la siguiente tabla:
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Tabla 13. Codificación Procedimientos
PROCEDIMIENTO TIPO CÓDIGO
ACCIONES CORRECTIVAS Mandatorio PAC1
ACCIONES PREVENTIVAS Mandatorio PAP1
CONTROL DE REGISTROS Mandatorio PCR1
CONTROL DE
DOCUMENTOS Mandatorio PCD1
AUDITORÍA INTERNA Mandatorio PAI1
MANEJO NO CONFORMES Mandatorio PMNC1
PLANEACIÓN Y REVISIÓN
POR LA DIRECCIÓN Estratégico PPRD1
PLANEACIÓN Y REVISIÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD
Estratégico PPRSGC1
ABASTECIMIENTOS Operativo PA1
COMPRA FALTANTES Operativo PCF1
DESPACHO Y ENTREGA Operativo PDE1
LICITACIONES Operativo PL1
RECEPCIÓN Y
ALISTAMIENTO DE
PEDIDOS
Operativo PRAP1
SERVICIO OUTSOURCING Operativo PSO1
VENTAS Operativo PV1
Fuente: Autores
De acuerdo a la codificación asignada anteriormente se hará referencia a los
procedimientos en caso de cambios, modificaciones, exclusiones y adiciones en
estos.
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8.5. MANUAL DE FUNCIONES
El manual de funciones tiene como propósito describir las funciones generales que
corresponden a cada cargo de la organización, determinando todos los requisitos,
habilidades y condiciones de trabajo necesarias para desempeñar el cargo.
El manual de funciones de RAPID CARTUCHOS LTDA se realizo teniendo en
cuenta la estructura organizacional.
8.5.1. Descripción y análisis de cargos
Las diferentes tareas, responsabilidades, relaciones de informes y condiciones de
trabajo de un puesto son producto de un análisis de cargos, el cual consiste en un
procedimiento en donde se determinan los deberes, el origen de los puestos y los
tipos de personas, arrojando de esta manera datos sobre los requerimientos del
puesto que después se utilizaran para desarrollar las descripciones de este y las
especificaciones del mismo.
Es el proceso para determinar los elementos y las tareas que componen un puesto
dado. Evalúa la complejidad del cargo y permite conocer con cierta certeza las
características que una persona debe cumplir para desarrollarlo adecuadamente
ya que trata temas claves como el que, el cómo, el cuándo y el porqué. Estas
preguntas dan las bases de la limitación de un cargo, permiten delimitar
obligaciones y todas las tareas y atribuciones que son los elementos que
conforman un trabajo y que debe cumplir el ocupante.
El análisis de los cargos responde a una necesidad de las empresas para
organizar eficazmente los trabajos de estas, conociendo detalladamente lo que
hace cada trabajador y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Hoy en día es
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indispensable contar con esta herramienta, pues es la clave para poder organizar
un área de recursos humanos con el fin de:
1. Conocer los puestos de cada unidad de trabajo
2. Determinar los perfiles de los ocupantes
3. Seleccionar el personal
4. Orientar la capacitación
5. Realizar la evaluación de desempeño
6. Establecer un sistema de sueldos, salarios, remuneraciones y prestaciones.
Existen diferentes métodos utilizados en el análisis de cargos para la obtención de
datos, entre estos se encuentran: la entrevista directa al empleado, cuestionarios a
trabajadores y sus jefes directos, observación directa del trabajador ejecutando la
labor, método mixto y método de informes sucesivos.
Los requisitos para el análisis de un cargo se dividen en cuatro áreas: intelectual,
física, condiciones de trabajo y responsabilidades implícitas. Cada uno de estos
requisitos son esenciales para lograr un análisis del cargo de manera objetiva.
Para llevar a cargo el análisis de un cargo, en primer lugar, se debe identificar el
uso que se le dará a la información ya que eso determinara el tipo de datos que se
reunirán y la técnica que se va a utilizar para hacerlo. El segundo paso a seguir es
la recolección de datos, basada en el organigrama de la empresa ya que este
muestra la forma en que el puesto en cuestión se relaciona con otras posiciones y
cuál es su lugar en su organización. En tercer lugar, se seleccionan las posiciones
representativas para analizarlas. Esto es necesario cuando existen muchos
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puestos similares por analizar. El cuarto paso a seguir consiste en revisar la
información, determinar si es correcta, si esta completa y si es fácil de entender.
Por último, se elabora una descripción y especificación del puesto. La
especificación del puesto resume las cualidades personales, como las
características más importantes, que pueden ser condiciones de trabajo y riesgos
de seguridad.
8.5.2. Levantamiento de información
La metodología que se utilizó para el levantamiento de información fue la
metodología de entrevista directa al empleado, mediante el Formato
Levantamiento de Perfil de Cargo, en el cual se consignó información acerca de:
CARGO
• Identificación del cargo: se hace una presentación del cargo, describe el rol
genérico dentro de una estructura organizacional, y se maneja según niveles,
como son: directo, gerencial, administrativo y operativo.
• Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo
• Nombre del cargo específico: denominación propuesta de acuerdo a las
atribuciones y la naturaleza de las funciones del cargo.
• Cargo jefe inmediato: es el cargo del que ejerce la supervisión directa en cada
uno de los procesos.
• Cargo jefe siguiente nivel: es el cargo de quien ejerce la supervisión directa de
cada uno de los jefes inmediatos.
• Área: es el área a la cual pertenece.
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OBJETIVO DEL CARGO
• Identifica la razón de ser de este relacionado con lo que se espera dentro de la
organización.
• Esta información debe ir consignada bajo unos parámetros metodológicos que
permiten identificar:
• Que se hace en el cargo, comenzando la descripción de la acción principal con
un verbo en infinitivo, es decir los verbos terminados en ar, er, ir, es incorrectos
definir cargos con verbos en algún otro tiempo o forma.
• Como se hace, haciendo referencia a los parámetros utilizados.
• Para que se hace, mirando siempre el objetivo o misión del cargo – el ¿Qué?,
el ¿Cómo? Y el ¿para qué? De ese cargo que se está trabajando, permitiendo
así que quien tenga acceso a esta información, se pueda hacer una idea más
concreta de lo que en realidad es la razón de ser de cada uno de los cargos.
FUNCIONES DEL CARGO
• En términos generales las funciones del cargo se refieren a las diferentes
actividades que debe realizar la persona que desempeñe el cargo. Se trata de
definir la función bajo los mismos parámetros metodológicos utilizados en el
objetivo del cargo en cuanto a que se hace, para que se hace.
• Las funciones de cada cargo deben ir consignadas en una lista en una orden
determinada, es decir, irán primero las responsabilidades más acordes con la
misión del cargo, en el momento de encontrar dos funciones con un mismo
nivel de importancia.
• Se pasara una orden secuencial de responsabilidades. Por último al final de la
lista, deben estar las responsabilidades genéricas, es decir las más generales
a nivel de todos los cargos de la empresa.
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REQUISITOS DEL CARGO
Se pretende definir los requisitos mínimos necesarios para que una persona
pueda cumplir las funciones desempeñadas en su cargo. Se debe tener en cuenta
que estos requisitos son propios del cargo.
• Habilidades y destrezas: son los estudios (nivel académico y capacitación que
demanda el cargo), la experiencia mínima que requerida para el desarrollo de
las funciones del cargo (tiempo de trabajo en funciones similares a las del
cargo) la complejidad (exigencia de pensamiento) y la iniciativa (aptitudes y
actitudes que se deben tener a la hora de actuar bajo su propio criterio).
• Responsabilidades: son los diferentes deberes u obligaciones a cuanto
practicas técnicas y éticas de un empleado frente a su organización.
• Esfuerzos: son las actividades que exige el cargo que implique fatiga excesiva;
las cuales pueden ser: física, visual y mental.
• Condiciones de trabajo: son las diferentes condiciones ambientales y riesgos a
los que están expuestos las personas que desempeñan el cargo.
8.5.3. Adición a estructura organizacional
De acuerdo los requerimientos exigidos por la norma NTC-ISO 9001:2008, RAPID
CARTUCHOS LTDA, se ve en la necesidad de adicionar un cargo a su estructura
organizacional, el de Auditor Interno. La persona que desempeñe este cargo será
la encargada de auditar los Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad Industrial
y Salud Ocupacional. Se ha decidido que se contratara a un Auditor Interno
externo, ya que si se capacitara a alguien interno de la organización habría que
tener dos Auditores Internos, debido a que no el Auditor Interno no puede Auditar
su propio proceso.
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A continuación se presenta la estructura organizacional con la adición de cargo
necesaria para la implementación del Sistema Integral.
Gerente General
Sub-Gerente
Revisor Fiscal
Director
Comercial
Ejecutivo de
cuenta
Coordinadora
Licitaciones
Jefe de compras
Jefe de bodega y
despacho
Asistente de
bodega
Jefe de
Facturación
Asistente
Facturación
Servicio al
clienteAsesor
Soporte
tecnico
RecepcionistaConductor
Asistente
conductor MensajeroAsistente
Licictaciones
Contador
Auditor Interno
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9. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD O CUPACIONAL
Se realiza la documentación necesaria para darle cumplimiento a la norma de gestión de S & SO NTC-OHSAS
18001:2007. Identificando, clasificando, valorando y controlando los riesgos que existen en este momento en
RAPID CARTUCHOS LTDA.
9.1. IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE RIESGOS Se realizo el estudio a cada proceso, procedimiento, y puestos de trabajo, y así realizo una identificación y
clasificación de los diferentes tipos riesgos aplicados a RAPID CARTUCHOS LTDA.
Tabla 14. Clasificación de riesgos
Fuente: Autores
RIESGO DEFINICIÓN FUENTES GENERADORAS EJEMPLOS
QUÍMICO
Toda sustancia orgánica e inorgánica, natural o sintéticaque durante la fabricación, manejo, transporte,almacenamiento o uso, puede incorporarse al airecantidades que tengan probabilidad de lesionar la saludde las personas vapores con efectos irritantes, corrosivos,asfixiantes o tóxicos en ambiente en forma de polvos,humos, gases y que entran en contacto con ellas
Cartuchos de tintas y toners Gases emitidos por las tintas
ERGONÓMICOS
Se refiere a todos aquellos aspectos de la organizacióndel trabajo, de la estación o puesto y de su diseño quepuedan alterar la relación del individuo con el objetotécnico produciendo problemas en el individuo, en lasecuencia de uso o la producción, involucra aquellosagentes que tienen que ver con la adecuación del trabajodel hombre.
Diseño de puestos de trabajo,organización de secuenciaproductiva y del tiempo deltrabajo, peso y tamaño de objetos
Esfuerzos, movimientos demúsculos, malas posturas Malapostura del digitador defacturación
MECÁNICOS
Objetos, máquinas, equipos, herramientas que por suscondiciones de funcionamiento, diseño o por la forma,tamaño, ubicación y disposición tiene la capacidadpotencial de entrar en contacto con las personas yprovocar lesiones
Herramientas manuales,maquinaria, manejo deautomóviles, equipos y elementosa presión.
Manipulación de máquinas,equipos y herramientas,manejo de automóviles.
LOCATIVOS
Condiciones de las instalaciones o áreas de trabajo quebajo circunstancias no adecuadas pueden ocasionaraccidentes de trabajo o pérdidas para la empresa
Sistemas de almacenamiento,distribución de área de trabajo,orden y aseo, estructuras einstalaciones
El uso de las escaleras para elacceso al segundo piso deRAPID CARTUCHOS LTDA
PSICOLABORALES
Por una parte las Interacciones entre el trabajo, su medioambiente, la satisfacción y las condiciones de suorganización. Y por la otra las capacidades del trabajador,sus necesidades, cultura y situación personal fuera deltrabajo, todo lo cual a través de percepciones yexperiencias pueden influir en la salud, en el rendimiento yla satisfacción laboral
Evaluación de desempeño,planes de inducción,capacitación, políticas deestabilidad laboral, remuneración
Trabajo monótono y repetitivo,ambigüedad del rol, turnos,horas extra, pausas,descansos, ritmo, toma dedecisiones, trabajostemporales y remuneración
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9.2. METODOLOGÍA GTC 45
9.2.1. Valoración de factores de riesgos
La valoración de factores de riesgos se realizo acorde a un grado de peligrosidad,
determinado por una probabilidad de ocurrencia, una consecuencia y una
exposición al riesgo; el factor de ponderación de acuerdo al número de empleados
expuestos, y el grado de repercusión que es una mezcla de los dos anteriores.
Estos procedimientos se realizaron en base a la técnica GTC 45, Guía para el
diagnostico de condiciones de trabajo o panorama de factores de riesgo, su
identificación y valoración se puede observar en el ANEXO H.
El resultado de esta valoración esta se encuentra en la tabla 8 GTC 45.
De acuerdo al análisis de la valoración, se realizó la tabla 9 la cual nos da a
conocer cuáles son los controles más adecuados para prevenir los riesgos
calcificados y encontrados en RAPID CARTUCHOS LTDA.
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Tabla 15. GTC 45
Instrumento para recolección de información Diagnóstico de condiciones de trabajo o panorama de factores de riesgo
Área
Condición de trabajo factor de
riesgo
Fuente N.E ( No. Trabajadores) % T.E
Sistema control actual
C. E. P. GP INT. 1 FP GR INT.2 Observaciones C
Fuente C
Medio C Indivi
Bodega Emisión de gases
Almacenamiento de los cartuchos y toners de tinta 3 11%
8 horas
Cuarto cerrado Ninguno Ninguno 4 10 7 280 BAJO 1 280 BAJO
Despacho Emisión de gases
Almacenamiento de los cartuchos y toners de tinta 6 22%
1 horas
Cuarto cerrado Ninguno Ninguno 1 6 4 24 BAJO 2 48 BAJO
Bodega Carga dinámica
cargue de cajas y materiales 3 11%
3 horas Carretilla Ninguno Ninguno 4 10 7 280 BAJO 1 280 BAJO
Despacho Carga dinámica
cargue de cajas y materiales 6 22%
1 horas Carretilla Ninguno Ninguno 4 6 7 168 BAJO 2 336 BAJO
Facturación Carga estática
Trabajo en forma sentada 2 7%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 10 4 40 BAJO 1 40 BAJO
Contabilidad Carga estática
Trabajo en forma sentada 2 7%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 10 4 40 BAJO 1 40 BAJO
Comercial Carga estática
Trabajo en forma sentada 14 52%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 10 4 40 BAJO 3 120 BAJO
Facturación
Diseño puesto de trabajo
Sillas no ergonómicas 2 7%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 10 4 40 BAJO 1 40 BAJO
Comercial
Diseño puesto de trabajo
Sillas no ergonómicas 14 52%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 10 4 40 BAJO 3 120 BAJO
Facturación Contenido de la tarea Trabajo repetitivo 2 7%
6 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 6 7 42 BAJO 1 42 BAJO
Comercial Contenido de la tarea Trabajo repetitivo 14 52%
6 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 6 7 42 BAJO 3 126 BAJO
Despacho
Factores de riesgos mecánicos Uso de vehículos 6 22%
6 horas Ninguno Ninguno Ninguno 10 6 7 420 MEDIO 2 840 BAJO
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Bodega
Factores de riesgos mecánicos
Mala manipulación de las herramientas de trabajo 3 11%
6 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 10 4 40 BAJO 2 80 BAJO
Despacho
Factores de riesgos mecánicos
Mala manipulación de las herramientas de trabajo 6 22%
6 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 10 4 40 BAJO 2 80 BAJO
Comercial
Factores de riesgos mecánicos
Mala manipulación de las herramientas de trabajo 14 52%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 6 4 24 BAJO 2 48 BAJO
Facturación
Factores de riesgos mecánicos
Mala manipulación de las herramientas de trabajo 2 7%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 6 4 24 BAJO 2 48 BAJO
Contabilidad
Factores de riesgos mecánicos
Mala manipulación de las herramientas de trabajo 2 7%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 6 4 24 BAJO 2 48 BAJO
Comercial
Factores de riesgos físicos
Traumas psicológicos 14 52%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 10 4 40 BAJO 2 80 BAJO
Bodega
Factores de riesgos físicos Estrés 3 11%
6 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 10 4 40 BAJO 2 80 BAJO
Despacho
Factores de riesgos físicos Estrés 6 22%
6 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 10 4 40 BAJO 2 80 BAJO
Comercial
Factores de riesgos físicos Estrés 14 52%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 6 4 24 BAJO 2 48 BAJO
Facturación
Factores de riesgos físicos Estrés 2 7%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 6 4 24 BAJO 2 48 BAJO
Contabilidad
Factores de riesgos físicos Estrés 2 7%
8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 6 4 24 BAJO 2 48 BAJO
Fuente: Autores
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Tabla 16. Controles y reducciones de riesgos
Fuente : Autores
Acc
iden
tes
de
trbaj
o La mala manipulación de las herramientas de trabajo, el manejo ianadecuado de los medios de transporte
TODOS
Hacer una consientizacion del uso de las herramientas y de los medios de transporte, Programar unas seciones de sensibilizacion cada seis meses
Enf
rem
edad
es
resp
irato
rias. La bodega es un sitio en donde la
acumulación de polvo es considerable y el inventario grande de tintas suele soltar un gas que es perjudicial para la salud.
Bodega, despachoUtilizar los elementos de proteccion adecuados (tapabocas), la continua limpieza del lugar, ventilación.
Enf
rem
edad
es g
ener
ales
po
r ex
ceso
de
carg
a
En RAPID CARTUCHOS LTDA los asistentes de bodega y el personal de entrega les toca alzar cajas las cuales sobrepasan el peso poermitido por la OIT, generandoles porblemas en la columna
Bodega, despacho
Se recomienda hacer el uso de las carretillas y zorras para el traslado de material, el uso de cinturones para carga y guantes
Enf
erm
edad
es
prof
esio
nale
s po
r m
alas
po
stur
as Las sillas de los trabajadores en la gran
malloria no son ergonoimicas, esto puede causar males en la salud de los trabajadores
Bodega, despacho,comercial,facturacion, contabilidad
Adquirir sillas ergonomicas para todas aquellas personas que en su mayoria de tiempo los gastan sentados , propagar una documentación de malas posturas, gimnasia desestresante
Tra
umas
ps
icol
ogic
os
El contrato que se le hace al ejecutivo de ventas esta ceñido a sus resultados, esto puede generar que el empleado se preocupe mucho por su estabilidad, generando stress en los trabajadores
ComercialSe recomienda tener claridad en las metas y objetivos propuestos para cada vendedor a la hora de contratarlos.
psic
olab
oral
es
La presion que genera las ventas generan stréss y problemas de salud
Bodega, despacho,comercial,facturacion, contabilidad
Se recomienda generar un ambiente de confiaza y un buen entrenamiento. Realizar examenes ocupacionales
AM
EN
AZA
DECRIPCIÓN AREAS AFECTADAS CONTROLES Y RECOMENDACIONES
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9.3. POLÍTICA DE S & SO DE RAPID CARTUCHOS LTDA
RAPID CARUCHOS LTDA se compromete a generar un ambiente de trabajo
seguro que permita mantener y mejorar la salud y bienestar de sus clientes
internos y externos. Esto se hace a través de la identificación, evaluación, el
control de riesgos de S & SO, con el objetivo de mejorar sus procesos
continuamente y de prevenir la ocurrencia de lesiones y enfermedades
profesionales, apoyándose en el cumplimiento de la legislación Colombiana
vigente y su planeación estratégica, destinando los recursos económicos, técnicos
y humano para ello.
9.4. OBJETIVOS DE S & SO DE RAPID CARTUCHOS LTDA
Los objetivos planteados para el cumplimiento de la política son:
• Cumplir la norma legales colombianas vigentes en materia de salud
• Involucrar activamente a las partes interesadas en el entendimiento y
mantenimiento del sistema
• Documentar y mantener registros actualizados de incidentes y accidentes
presentados en RAPID CARTUCHOS LTDA
• Disminuir el GR de la valoración de los riesgos
• Aplicar los controles necesarios a los riesgos encontrados
• Eliminar o minimizar los riesgos para los empleados o visitantes a la planta
Estos objetivos se encuentran dentro del manual de S & SO. ANEXO I con su
respectivo control.
81
9.5. MANUAL DE S & SO
El manual de S & SO corresponde al requisito 4.1 requerido por la norma NTC-
OHSAS: 2007. Este manual será el documento guía para que RAPID
CARTUCHOS LTDA establezca, implemente y mantenga un Sistema de S & SO.
El manual se encuentra en el ANEXO I.
En este manual se encuentra la política y objetivos de S & SO, el compromiso de
la alta dirección, la estructura y los documentos asociados. El objetivo principal del
manual consiste en documentar el Sistema de S & SO, para que así la RAPID
CARTUCHOS LTDA pueda establecerlo, implementarlo y mantenerlo.
El alcance del manual de S & SO es el siguiente:
Establecer un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional con el objeto
de eliminar o minimizar los riesgos a los que se ven expuestos los empleados, los
clientes y proveedores.
El contenido del manual es el siguiente:
• Política de S & SO
• Planificación: contiene la identificación de peligros, valoración de riesgos y
determinación de los controles, los requisitos legales, objetivos y programas
• Implementación y operación: contiene recursos, funciones, responsabilidad,
rendición de cuentas y autoridad, competencia, formación, y toma de
conciencia, comunicación, participación y consulta, documentación, control
de documentos, control de documentos, preparación y respuesta ante
emergencias.
82
• Verificación: contiene la medición y el seguimiento del desempeño ,
evaluaciones y las investigaciones, auditorías internas, control de registros.
• Revisión por la dirección.
9.6. PROCESO PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SIST EMA
DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (S & SO )
9.6.1. Desarrollo de planes de mejora de la salud y seguridad ocupacional
Frente a la eliminación y control de riesgos se está seguro que aplicando la
propuesta de trabajo que a continuación explicaremos es la más adecuada para la
empresa RAPID CARTUCHOS LTDA.
Se realizara un proceso de INSPECCIONES que tienen como objeto localizar y
controlar en cada área laboral los peligros que surgen del trabajo y que pueden
causar lesiones personales y/o daños a la propiedad.
El propósito estas inspecciones es el de identificar:
• Problemas potenciales.
• Deficiencias de equipos.
• Acciones inapropiadas.
• Deficiencias de acciones correctivas.
• Efecto que producen los cambios.
• Compromiso.
• Consolidar información para la realización o actualización procedimientos.
• Eliminar causas de lesiones.
• Evitar el desperdicio de energía.
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• Mejorar la apariencia de la empresa.
• Mayor aprovechamiento del espacio.
• Estimular mejores hábitos de trabajo.
Se realizara tanto la inspección informal como la inspección planeada.
Inspección informal:
• No son periódicas
• Pueden realizarse sin ninguna guía o lista de verificación
• La responsabilidad en la ejecución puede recaer en cualquier nivel
• Requieren informe y recomendaciones
Inspección planeada:
Esta inspección permite evaluar el desempeño y compromiso de la administración
por la seguridad, la salud y el medio ambiente, con esta inspección se requiere
identificar condiciones que puedan generar incidentes o accidentes, revisar áreas,
equipos e instalaciones, identificar y controlar los peligros.
Las inspecciones planeadas le generan a RAPID CARTUCHOS LTDA varios
beneficios entre los cuales se encuentra:
• Identificación de las deficiencias
• Observación de las acciones inapropiadas
• Observación los efectos que producen los cambios
• Seguimiento y retroalimentación
En la inspección planeada se llevan las siguientes etapas:
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• Preparación
• Realización
• Evaluación
• Acción correctiva
• Acción de seguimiento
• Elaboración de un informe
Después de realizar la inspección se debe realizar un informe por escrito.
Debe contener:
• Identificar el área o el elemento
• promover todas las acciones que correspondan
• Describir la situación encontrada
• Permitir la revisión administrativa del informe
• Redactar las observaciones especificas de una tarea
• Clasificar cada factor de riesgo
• Incluir causas básicas y correctivos por riesgo
• Mantener archivos
• Asignar responsables
• Asignar fechas de cumplimiento
Se debe mantener en un archivo organizado por fechas en el archivador con
copias de estos informes, para la revisión respectiva por parte de la
administradora de riesgos profesionales y cualquier otra entidad de control que así
lo requiera.
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Se recomienda que en RAPID CARTUCHOS LTDA en cada inspección se de una
revisión a la inspección anterior, con el objetivo de verificar las conclusiones
obtenidas en la misma.
Este informe se debe dar a conocer a las personas directamente responsables de
ejecutar las acciones correctivas.
Para medir la calidad y el cumplimiento de las inspecciones se le asigna un
puntaje para poder comparar esta efectividad con la meta.
9.7. PLAN DE EMERGENCIA
El plan de emergencia corresponde al documento donde se explica la manera de
desarrollar y establecer planes adecuados para preparar al personal de la
organización en el manejo de emergencias, permitiendo a estos la respuesta
rápida y efectiva ante cualquier situación de emergencia. Este se encuentra en el
ANEXO J.
9.8. MATRIZ LEGAL
Se elaboró una matriz legal, representada en la tabla 17, en la cual se plasman los
requisitos legales a los cuales Rapid Cartuchos Ltda debe dar cumplimiento, ya
que como reza en el numeral 4.3.2. Requisitos legales y otros de la norma NTC-
OHSAS 18001:2007, Rapid Cartuchos debe establecer, implementar y mantener
unos procedimientos para la identificación y acceso a los requisitos legales que
sean aplicables a ella. La matriz legal presentada a continuación será actualizada
de acuerdo a las modificaciones hechas por la entidad pertinente y a la vigencia
de la norma.
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Tabla 17. Matriz Legal
EMITIDO POR LEGAL DESCRIPCIÓN
Ministerio de Salud LEY 9 DE A979
Normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus ocupaciones
Ministerio de trabajo y seguridad industrial
RESOLUCIÓN NÚMERO 2400 DE 1979
Disposiciones sobre Vivienda, Higiene y Seguridad Industrial en establecimientos de trabajo
Ministerio de Salud
RESOLUCIÓN 8321 DE 1983
Normas sobre la protección y conservación de la audición, de la salud y el bienestar de las personas
Ministerio de Trabajo y Seguridad social.
RESOLUCIÓN 2013 DE 1986
Reglamentación de la organización y funcionamiento de los comités de medicina, higiene y seguridad Industrial en los lugares de trabajo
Ministerio de Salud
RESOLUCIÓN 1016 DE 1989
Reglamentación de la organización y funcionamiento y forma de los programas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores del país.
Ministerio de Trabajo y Seguridad social.
RESOLUCIÓN 1792 DE 1990
Valores Límites permisibles para la exposición ocupacional al ruido
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
RESOLUCIÓN 6398 DE 1991
Procedimientos en materia de salud ocupacional (exámenes de Ingreso a la empresa).
Ministerio de Salud
RESOLUCIÓN 1075 DE 1992
Actividades en materia de salud ocupacional: incluye fármaco dependencia, alcoholismo, y tabaquismo en los P.O.S.
Ministerio de Trabajo y seguridad Social.
DECRETO 1295 DE 1994 Determina la organización y administración del sistema general de riesgos Profesionales.
Ministerio de Salud DECRETO 1772 DE 1994 Reglamenta la afiliación y las cotizaciones al
sistema general de riesgos Profesionales
Ministerio de salud. DECRETO 1832 DE 1994 Adopta la tabla de enfermedades
profesionales.
87
Ministerio de protección social
RESOLUCIÓN 4059 DE 1995
Se adopta el formato único de reporte de accidentes de trabajo y el formato único de reportes de enfermedad profesional
Dirección Técnica de Riesgos profesionales
CIRCULAR 004 DE 1997
Clasificación y pago de cotizaciones de conformidad con la tabla de clasificación de actividades económicas
Ministerio de trabajo
DECRETO 806 DE 1998
Afiliación al régimen de seguridad social en salud, prestación de los beneficios del servicio público esencial de seguridad social y como servicio de interés general en todo el territorio nacional
Dirección Técnica de Riesgos profesionales
CIRCULAR 001 DE 1998 Actividades de carnetización, divulgación, taza de accidentalidad, balance social y operativo y guías técnicas
Ministerio de Salud
RESOLUCIÓN 2569 DE 1999 Enfermedad profesional
Ministerio de protección social
CIRCULAR 008 DE 2000 Calificación de pérdida de la capacidad laboral, determinación de origen y fecha de estructuración
Presidencia/ Ministerio del Interior
DECRETO 321 Plan de Contingencias
Ministerio del Medio Ambiente
DECRETO 1703 DE 2002 Medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el sistema general de seguridad social en salud
Congreso nacional LEY 776 DE 2002 Normas sobre la organización administración y prestaciones del sistema general de riesgos profesionales
Ministerio de protección social
CIRCULAR 001 DE 2003
Vigilancia y control para la afiliación, promoción y prevención en riesgos Profesionales.
Decreto 1295 de 1994 Organización y administración del Sistema General de
Riesgos Profesionales Ministerio de Gobierno
Fuente: Autores
88
10. ANÁLISIS FINANCIERO
Para realizar la evaluación financiera y determinar si la inversión de la propuesta
es rentable para RAPID CARTUCHOS LTDA se establecieron los costos y
beneficios.
10.1. INVERSIÓN
Los costos en los que RAPID CARTUCHOS LTDA debe incurrir son:
10.1.1. Inversión en Seguridad Industrial
Al implementar un Sistema de Gestión Integral de Calidad y S & SO, es necesario
velar por la seguridad y bienestar de los empleados de RAPID CARTUCHOS
LTDA para lograr una excelente calidad, por lo cual se incurrirá en la compra
implementos de trabajo que no se encuentran disponibles en este momento en la
empresa, por esta razón se invertirá $ 2.784.300. La descripción técnica de los
elementos en los cuales se va a invertir para el Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional se puede observar en el ANEXO K.
Tabla 18. Inversión en Seguridad Industrial
IMPLEMENTOS UNIDADES VALOR
Unitario TOTAL
Tapa bocas Industriales (algodón o lino) 9 $ 200 $ 1.800
Guantes industriales Cuero tela 9 $ 7.500 $ 67.500
Sillas ergonómicas 15 $ 145.000 $ 2.175.000
Cinturones Ergonómicos 9 $ 60.000 $ 540.000
TOTAL $ 2.784.300
89
Fuente: Autores
10.1.2. Inversión en equipos
Se realiza una inversión en archivadores para dar orden a todos los documentos
de la organización y para facilitar la disposición de estos a las personas que
quieran consultarlos. La descripción técnica de los archivadores se encuentra en
el ANEXO O.
Tabla 19. Inversión en equipos
IMPLEMENTOS UNIDADES VALOR
Unitario TOTAL
Archivadores verticales 4 $ 513.090 $ 2.052.360
TOTAL $ 2.052.360
Fuente: Autores
10.1.3. Inversión en RR.HH
Para la implementación y desarrollo del Sistema Integral de Calidad y de S & SO
se le incluyen funciones al subgerente con respecto a la coordinación del sistema
de calidad y de S & SO, lo cual se le hace un incremento salarial de $500.000, Se
contrata a una persona especializada en Calidad y S & SO, realizara las
funciones de auditar los procesos de la empresa (Auditor Interno) ver manual de
funciones ANEXO G.
En papelería e insumos de oficina como soporte a la implementación y desarrollo
del sistema de gestión de calidad y de S & SO representados en formatos,
carpetas, insumos de oficina para satisfacer el sistema.
90
Tabla 20. Inversión RR.HH
IMPLEMENTOS UNIDADES VALOR Unit TOTAL anual
Incremento salarial al subgerente por coordinación de calidad y S & SO Mensual $ 2.000.000 $ 24.000.000
Contratación de Auditor interno Anual $ 2.560.000 $ 2.560.000
Papelería e insumos de oficina Mensual $ 60.000 $ 720.000
TOTAL $ 39.120.000 Fuente: Autores
La auditoría interna se realizara una vez por año, se contratará un auditor externo. De acuerdo a la
investigación en el mercado y a encuestas realizadas a auditores externos la hora en promedio
cobrada por los auditores es de $ 80.000.000 pesos. Se realizará una auditoría con una duración
de 2 días y de 8 horas por día. Es necesario realizar auditoría aparte para cada sistema, lo que
conlleva en total a 4 días de auditorías anuales.
10.2. BENEFICIOS
Se realizó un trabajo de campo durante el mes de Enero, Febrero, y Marzo en la
organización, con el fin de conocer el porcentaje de pedidos que fueron
reprocesados por no cumplir con los requisitos del cliente. El trabajo de campo
consistió en registrar diariamente cuantos pedidos eran devueltos por el cliente,
por errores en el servicio y los pedidos que no alcanzaban a ser entregados. Los
resultados del trabajo de campo se presentan a continuación:
91
Tabla 21. Resultados trabajo de campo
PE
DID
OS
E
NTR
EG
AD
OS
PE
DID
OS
D
EV
ULE
TOS
O N
O
EN
TRE
GA
DO
S
PE
DID
OS
E
NTR
EG
AD
OS
PE
DID
OS
D
EV
ULE
TOS
O N
O
EN
TRE
GA
DO
S
PE
DID
OS
E
NTR
EG
AD
OS
PE
DID
OS
D
EV
ULE
TOS
O N
O
EN
TRE
GA
DO
S
FECHA ENERO FEBRERO MARZO
1 X X DÍA NO HÁBIL DÍA NO HÁBIL
2 X X 28 4 50 7
3 X X 36 4 21 7
4 X X 58 7 56 2
5 X X 50 7 50 14
6 X X 35 6 56 6
7 X X DÍA NO HÁBIL DÍA NO HÁBIL
8 X X DÍA NO HÁBIL DÍA NO HÁBIL
9 X X 48 6 48 5
10 X X 46 5 47 5
11 X X 46 6 58 7
12 X X 48 6 51 7
13 36 5 50 7 50 9
14 44 3 DÍA NO HÁBIL DÍA NO HÁBIL
15 50 7 DÍA NO HÁBIL DÍA NO HÁBIL
16 38 7 30 3 50 2
17 DÍA NO HÁBIL 45 7 46 10
18 DÍA NO HÁBIL 48 6 46 7
19 45 2 48 5 51 8
20 36 4 42 6 49 6
21 37 7 DÍA NO HÁBIL DÍA NO HÁBIL
22 36 7 DÍA NO HÁBIL DÍA NO HÁBIL
23 50 1 56 3 DÍA NO HÁBIL
24 DÍA NO HÁBIL 58 0 57 7
25 DÍA NO HÁBIL 50 7 54 7
26 51 4 51 7 44 4
27 44 4 33 9 50 12
92
28 50 6 DÍA NO HÁBIL DÍA NO HÁBIL
29 21 6 X X DÍA NO HÁBIL
30 21 5 X X 58 4
31 DÍA NO HÁBIL X X 58 4
PROM DIARIO 40 5 45 6 50 7
% DE INCUMPLIMIENTO
12% 12% 14%
Fuente: Autores
El porcentaje de pedidos entregados de acuerdo a los requerimientos del cliente
se relaciona en la tabla14. Los valores ahí reflejados indican que el porcentaje de
la no calidad va a ser la diferencia entre el 100% y el porcentaje de calidad, la
diferencia es el porcentaje de de mala calidad.
Tabla 22. Comparativo
Fuente: Autores
De acuerdo al trabajo de campo, RAPID CARTUCHOS LTDA gasta en promedio 1
hora en reprocesar ese porcentaje de pedidos de mala calidad.
TABLA 23. % mala calidad
Fuente: Autores
PEDIDOS
ENTREGADOS
PEDIDOS
DEVULETOS O NO
ENTREGADOS
%
CALIDAD
PEDIDOS
ENTREGADOS
PEDIDOS
DEVULETOS O NO
ENTREGADOS
%
CALIDAD
PEDIDOS
ENTREGADOS
PEDIDOS
DEVULETOS O NO
ENTREGADOS
%
CALIDAD
PROM DIARIO 40 5 88% 46 6 88% 50 7 86%
ENERO FEBREO MARZO
12% 12% 14%
% MALA CALIDAD
93
A medida que los pedidos van aumentando el porcentaje de Mala calidad también
aumenta, por esta razón es indispensable la implementación del Sistema de
Gestión de Calidad.
Cuando en RAPID CARTUCHOS LTDA existe reproceso de pedidos, intervienen
las siguientes personas:
• Conductor (3) y auxiliar(2)
• Ejecutivo de cuenta (1)
• Jefe de despacho y bodega (1)
• Asistente de bodega (1)
• Facturación (1)
Se relaciona la hora hombre de cada uno para saber el ahorro mensual que se
tendría al momento de reducir el porcentaje de mala calidad.
Se utiliza la formula de hora hombre para hallar cuánto cuesta la hora de cada una
de las personas que participa en el reproceso:
H/H = mestrabajadasHoras
alprestacionacSB
__
_arg_%*
Implementando el Sistema de Gestión de Calidad no se tendrá que gastar la hora
diaria en reproceso, esto implica un ahorro mensual de $ 848.179 como se aprecia
en la siguiente tabla:
94
Tabla 24. Ahorro diario y mensual
Fuente: Autores
Para sacar estos porcentajes se tuvo en cuenta la variación anual de los IPC de
los últimos cinco años10.
Tabla 25. Porcentajes de incremento anual
Fuente: www.bancolombia.com
De acuerdo a esto el impacto en la partida de Gastos Operacionales del Estado de
resultados de la organización, seria;
Tabla 26 . Ahorro en gastos operacionales.
Fuente: Autores
Todavía existe capacidad para abrir nuevos mercados, por lo que se da el
supuesto, sin basarse en ningún estudio de mercados, que se podrían aumentar
10 http://www.banrep.gov.co/series-estadisticas/see_precios.htm
CARGO No de trabajadores SB H/H TOTALConductor y Auxiliar 5 $ 496.900 $ 3.965 $ 19.826
Ejecutivo de cuenta 1 $ 700.000 $ 5.586 $ 5.586
Jefe de despacho y bodega 1 $ 550.000 $ 4.389 $ 4.389
Asistente de bodega 1 $ 496.900 $ 3.965 $ 3.965
Facturación 1 $ 600.000 $ 4.788 $ 4.788
DIA $ 38.554
MES $ 848.179
AÑO $ 10.178.149
AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
7,13 5 3,77 3,89 4,18
AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
IPC 7,1% 5,0% 3,8% 3,9% 4,2%
GASTOS OPERACIONALES $ 10.178.149 $ 10.903.851 $ 11.449.044 $ 11.880.673 $ 12.340.455 $ 12.856.286
95
las ventas, con una buena gestión comercial y basándose en la implementación
del Sistema de Gestión Integral, en un 1%.
El incremento en ventas ha ido creciendo en los últimos años, se proyecta para el
2009 un crecimiento igual al del 2008, lo que corresponde a más el 1% de
incremento en ventas.
Los beneficios cualitativos obtenidos con la inversión en el Sistema de Gestión
Integral son el cumplimiento de las expectativas de los clientes y otras como:
• Mejora en el desempeño, coordinación y productividad.
• Mayor orientación hacia los objetivos empresariales y hacia las expectativas de
los clientes.
• Logro y mantenimiento de la calidad del servicio con el fin de satisfacer la
necesidades de los clientes
• Logro de la satisfacción del cliente
• Confianza por parte de la dirección en el logro y mantenimiento de la calidad
deseada.
• Evidencia de las capacidades de la compañía frente a los clientes fijos.
• Apertura de nuevas oportunidades de mercado
• Oportunidades de competir sobre la misma base que las organizaciones más
grandes.
• Mayor seguridad y bienestar para los empleados.
• Creación de una cultura organizacional.
2008 20096.276.628.596$ 7.146.990.520$
13% 14%
96
10.3. FLUJO DE CAJA
A continuación se presenta el flujo de caja del proyecto con los costos proyectados
a cinco años de acuerdo a la variación anual calculada del IPC.
Los beneficio para el flujo de caja corresponden a las utilidades y al aumento de
estas a través de los años teniendo en cuenta que estas deben aumentar como
mínimo el incremente del IPC. El ANEXO M demuestra que el aumento de las
utilidades de la compañía ha sido mucho más grande que las variaciones anuales
del IPC.
Los costos del proyecto son los siguientes:
Tabla 27. Costos del proyecto durante 5 años
Fuente: Autores
Los beneficios son los siguientes
COSTOS AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Tapa bocas industriales 1.800$
Guantes industriales cuero tela 67.500$
Sillas ergonómicas 2.175.000$
Cinturones ergonómicos 540.000$
Archivadores verticales 2.052.360$
Incremento salarial Subgerente 24.000.000$ 25.711.200$ 27.544.409$ 29.508.325$ 31.612.268$ 33.866.223$
Sueldo para el auditor 2.560.000$ 2.742.528$ 2.938.070$ 3.147.555$ 3.371.975$ 3.612.397$
Papeleria e insumos de oficina 720.000$ 771.336$ 826.332$ 885.250$ 948.368$ 1.015.987$
TOTAL COSTOS 32.116.660$ 29.225.064$ 31.308.811$ 33.541.129$ 35.932.612$ 38.494.607$
IPC 7,1% 5,0% 3,8% 3,9% 4,2%
97
Tabla 28. Beneficios durante 5 años
Fuente: Autores
El flujo de correspondiente:
Tabla 29. Flujo de caja del proyecto.
INVERSIÓN AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
-$ 25.956.660 $ 9.577.138 $ 2.479.579 $ 13.069.780 -$ 6.845.868 -$ 2.439.129
Fuente: Autores
Gráfico 9. Diagrama de flujo
Fuente: Autores
BENEFICIOS AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Ahorro en Gastos operacionales $ 10.178.149 $ 10.903.851 $ 11.449.044 $ 11.880.673 $ 12.340.455 $ 12.856.286
IPC + 1% 7,13% + 1% 5% + 1% 3,77% + 1% 4,87% + 1% 4,18% + 1%
UTILIDAD $ 344.424.082 $ 372.322.433 $ 394.661.779 $ 429.392.015 $ 446.138.304 $ 469.337.495
AUMENTO EN UTILIDAD $ 27.898.351 $ 22.339.346 $ 34.730.237 $ 16.746.289 $ 23.199.192
TOTAL BENEFICIOS $ 38.802.202 $ 33.788.390 $ 46.610.909 $ 29.086.744 $ 36.055.478
98
En conclusión, la TIR del proyecto es de 0,4%, y se recupera la inversión a los tres
años de estar implementando el programa. Esto frente a una tasa de oportunidad
igual al DTF 7.09% (E.A.)11, resulta ser una excelente inversión .
11 http://www.grupobancolombia.com/conoceBancolombia/index.asp
99
11. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
El éxito del Sistema de Gestión de Calidad en una compañía depende de cómo se
realice su implementación. Con un buen diseño pueden lograrse grandes
resultados pero siempre y cuando los empleados sepan cómo utilizarlo y hacia
qué punto dirigirlo. Por esta razón es necesario diseñar un plan de implementación
del Sistema de Gestión Integral de Calidad y S & SO.
El plan de implementación sigue el ciclo PHVA, en el cual existen cuatro etapas
principales las cuales son: planear, hacer, verificar y actuar. La metodología de
implementación de RAPID CARTUCHOS LTDA estará basada en este método, ya
pretende realizar planes propuestos, llevarlos a cabo, probarlos, al final revisarlos
y arreglar los problemas encontrados. Las cuatro etapas que se deben realizar
para la implementación del Sistema de Gestión Integral son las siguientes:
• Etapa P: Plan de charlas
• Etapa H: Implementación del diseño del sistema
• Etapa V: Auditoría de calidad y seguridad
• Etapa A: Mejoramiento
11.1. ETAPA P: PLAN DE CHARLAS
El propósito de las charlas es dar a conocer el Sistema de Gestión Integral a los
miembros de RAPID CARTUCHOS LTDA para que de esta manera comprendan
los temas relacionados con éste y pongan en práctica cada una de las actividades
que se deben llevar a cabo de acuerdo a la información suministrada.
La metodología utilizada consiste en dar a conocer por medio de charlas, folletos y
boletines electrónicos, el funcionamiento del Sistema de Gestión Integral con el fin
100
de que los empleados aprendan acerca de los temas relacionados,
comprendiendo en un 100% su implementación y aplicación a la organización.
Las charlas, folletos y boletines electrónicos enmarcan la importancia que tienen
los empleados en la formación del sistema haciéndoles ver la gran importancia
que cada uno de los miembros de la organización realice sus actividades de la
mejor manera posible, para que se vea reflejado en los procesos y productos
finales que serán entregados a los clientes internos y externos. Las charlas y
actividades se realizaran entre semana en el horario estipulado por la gerencia.
Los temas que se van a tratar en las charlas se encuentran en ANEXO N.
11.1.1. Etapa P: Implementación del diseño del sist ema
En la etapa P se diseña el Sistema de Gestión Integral de Calidad y de S & SO,
donde se establecen las directrices principales de éste, se determinan cuales son
las políticas y objetivos del sistema y cuál es el compromiso de la alta dirección
para el cumplimiento e implementación de éste.
Este sistema es conformado por el Sistema de Gestión de Calidad que se
encuentra documentado en el manual de calidad ANEXO C y es revisado
anualmente según el procedimiento planeación y revisión por la dirección del
Sistema de Gestión de Calidad, el cual se encuentra en el manual de
procedimientos ANEXO D, y el Sistema de Gestión de S & SO, definido en el
manual de S & SO, ANEXO I, el cual es revisado anualmente mediante el
procedimiento planeación y revisión por la dirección el cual se encuentra en el
manual de procedimientos ANEXO D.
101
La persona o cargo encargado de llevar a cabo las funciones relacionadas con el
control, implementación y seguimiento del Sistema de gestión Integral será el
subgerente de RAPID CARTUCHOS LTDA.
11.2. ETAPA H: IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO DEL SISTEM A La implementación del Sistema de Gestión integral se basa en llevar a cabo lo
diseñado en la etapa P.
En primer lugar, se debe realizar el plan de trabajo para implementar en la
compañía el Sistema de Gestión Integral. Esta implementación debe hacerse por
cada área, siguiendo el orden del mapa de procesos que se encuentra en el
ANEXO D, comenzando por los estratégicos, después los operativos y finalmente
los de apoyo. Los directores y gerentes de RAPID CARTUCHOS LTDA, deben
establecer los objetivos de la implementación, las fechas y responsables de cada
área, asignar los recursos humanos e infraestructura y realizar los cambios
necesarios en la estructura de la compañía. Para esto deben realizar un
cronograma en el que se establezcan las fechas límites.
Por último se hace el despliegue del sistema para cada una de las áreas.
11.3. ETAPA V: AUDITORÍAS DE CALIDAD Y DE SEGURIDAD
La evaluación del sistema corresponde a las auditorías internas, las cuales se
realizan después de haber implementado el sistema en cada área, para verificar
que se cumple con lo que se documentó y se planeó. Con este resultado se sabe
cuál es el compromiso de la gerencia y se establece el inicio de las acciones
necesarias para solucionar las no conformidades encontradas, por lo que se
realiza el mejoramiento al sistema. Para esto se han establecido los
102
procedimientos de acciones correctivas y preventivas los cuales se encuentran en
el manual de procedimientos ANEXO D.
11.4. ETAPA A: MEJORAMIENTO
Es necesario para esta etapa conocer los resultados de las auditorías, para que se
proceda a la realización de cambios en el sistema, si es necesaria o no, la
creación de nuevos procesos o cargos para la delegación de funciones. En este
punto es necesaria la utilización de los procedimientos de acciones correctivas y
de acciones preventivas, logrando que de esta manera exista un mejoramiento
continúo.
103
11.5. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN Se planteó un cronograma de implementación del Sistema de Gestión Integral, con el fin de que Rapid
Cartuchos Ltda fije metas en el horizonte para implementar dicho sistema que traerá beneficios a la
organización.
104
12. CONCLUSIONES
• De acuerdo al diagnóstico establecido para NTC-ISO 9001:2008, los
numerales 4, Generalidades del Sistema de Gestión de Calidad, 5
Responsabilidades de la dirección y 8 Medición, Análisis y Mejora, son los
más críticos, ya que se refleja un nivel de cumplimiento por debajo del 20%.
• De acuerdo al diagnóstico establecido para NTC-OHSAS 18001:2007,
ningún numeral cumple con más del 15 % de cumplimiento.
• De acuerdo al diagnóstico de la norma NTC-ISO 9001:2008 el numeral 6
GESTIÓN DE LOS RECURSOS es el que se le da mayor cumplimiento con
un 62,5%.
• De acuerdo al diagnóstico de la norma NTC-OHSAS 18001:2007 no se le
da cumplimiento a los numerales 4.2 y 4.6 (0%).
• En el diagnostico realizado a RAPID CARTUCHOS LTDA se observa que
sus riesgos son bajos.
• Se desarrolló el manual de calidad en el cual se establecieron los principios
básicos a seguir para mejorar el cumplimiento de los requisitos legales
referentes a calidad y a la norma NTC-ISO 9001:2008.
• Se desarrolló el manual de S & SO en el cual se establecieron los principios
básicos a seguir para mejorar el cumplimiento de los requisitos legales
referentes a S & SO y a la norma NTC-OHSAS 18001:2007.
• Con este trabajo se definieron y documentaron los requisitos de los
procedimientos exigidos por la norma NTC-ISO 9001:2008 y la NTC-
105
OHSAS 18001:2007, esto con el fin de implementar un Sistema de Gestión
Integral que funcione adecuadamente.
• El plan propuesto de implementación está constituido por cuatro etapas que
se basan en el ciclo PHVA, en el cual se plantea una etapa de charlas las
cuales serán de gran importancia para la comprensión y aplicación del
Sistema de Gestión Integral.
• El proyecto resulta ser una excelente inversión la TIR del proyecto es de
0,4%, y se recupera la inversión a los tres años de estar implementando el
programa. Esto frente a una tasa de oportunidad igual al DTF 7.09%
(E.A.)12.
12 http://www.grupobancolombia.com/conoceBancolombia/index.asp
106
13. RECOMENDACIONES
• Es necesario que la alta gerencia se comprometa plenamente con la
implementación del Sistema de Gestión Integral, ya que sin el esfuerzo y
trabajo de ellos no es posible su desarrollo ni el cumplimiento de las metas
de la compañía.
• Es necesario que la alta gerencia desarrolle la conciencia en RAPID
CARTUCHOS LTDA sobre el trabajo en equipo y con esto determinar la
necesidad de trabajar con un enfoque en el cliente. Todos los empleados
deben ser conscientes de la importancia que implican sus actividades para
la satisfacción del cliente y que con esto no obtiene beneficios únicamente
la compañía, sino que ellos mejoran sus condiciones de trabajo a medida
que la empresa mejora.
• Generar la sensibilización en los trabajadores de la empresa en el tema de
calidad y S & SO. Generando entre ellos una integración como empresa la
cual ayuda a que se trabaje en equipo y se sientan participes de lo
implementado en la empresa.
• En cuanto a los clientes es necesario que se instaure dentro de RAPID
CARTUCHOS LTDA una conciencia en que no se busque únicamente la
satisfacción del cliente externo, sino que se debe reconocer la existencia y
satisfacción del cliente interno, las herramientas se deben entregar en
excelente condiciones para que ellos puedan realizar su actividad en las
condiciones adecuadas y entreguen un servicio de excelente calidad.
• Se recomienda que RAPID CARTUCHOS LTDA se ponga en contacto con
la ARP a la cual tiene a la mayoría de sus empleados afiliados y organice
107
una visita con una persona especializada en planes de evacuación,
señalización, etc.
• Se recomienda la compra de los elementos de S & SO y para que el
funcionamiento de la empresa mejore.
• Se recomienda la organización de documentos obsoletos y la colocación de
un sello para la identificación de los mismos.
108
BIBLIOGRAFÍA
• BELTRÁN Alexandra, BERNAL María del Carmen, GARCÍA Solón. La norma OHSAS 18001 y su implementación.; ICONTEC 2006, Pág. 7-25,
• ICONTEC, Sistema de gestión en S & SO y otros docum entos complementarios; 2004, pág. 133 -223.
• POVEDA Orjuela, PEDRO Pablo, Herramientas para implementar un sistema de gestión de calidad basado en la familia de norma ISO 9001, ICONTEC, 2006.
• Manual para las pequeñas empresas . Guía sobre la norma ISO 9001:2000. ICONTEC 2001, Pág. 10-13.
• TRABAJO DE GRADO : GARZON Luisa, SARMIENTO Ángela. DISEÑO
DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO DE CALIDAD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL BAJO LAS NORMAS ISO 9001 Y OHSAS 18001 Y ANALISIS DEL PROCESO PRODUCTIVO MAS SIGNIFICATIVO EN LA EMPRESA TALLERES INDUSTRIAL SUAREZ LTDA. 2006 PAG 14.
• TRABAJO DE GRADO : HERNANDEZ Francisco, VEGA Sergio. DISEÑO DE LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CON BASE EN LA NORMA ISO 9001:2000 PARA LA EDITORIAL LECAT Y REORGANIZACIÓN DE LA PLANTA. 2007.
• TRABAJO DE GRADO: PÉREZ Alejandra. ROBAYO Carolina. DISEÑO DE UNA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS Y LA SALUD OCUPACIONAL EN IQA TEXTIL LTDA, MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DE LA NORNA TÉCNICA NTC-ISO 9001:2000 Y NTC-OHSAS 18001 Y 18002.
• PAGINA WEB : http://www.icontec.org.co/ntciso9000/ntciso9000.htm
• NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001 Tercera actua lización. 2008-11-14.
• NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001 Primera actualización. 2007-10-24
109
• VELEZ P. Ignacio. Decisiones de inversión enfocada a la valoración de
empresas. Tercera edición.
• OIT, Introducción al estudio del trabajo; 4ª edición 2005.
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