diseÑo del sistema de gestiÓn de calidad iso 9001:2015
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DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 PARA LA
EMPRESA CONSTRUCTORA NOVAOBRAS S.A.S DE LA CIUDAD DE
MONTERIA
ALEXANDRA BEGAMBRE PEREIRA
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRAL
MONTERÍA - CÓRDOBA
2020
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DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 PARA LA
EMPRESA CONSTRUCTORA NOVAOBRAS S.A.S DE LA CIUDAD DE
MONTERIA
PROYECTO DE GRADO EN LA OPCIÓN DE PRÁCTICA PROFESIONAL
PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL
ALEXANDRA BEGAMBRE PEREIRA
TUTOR DOCENTE:
Ing. YINA ANDREA GOMEZ
TUTOR EMPRESA:
Ing. WENDY MARTINEZ ARROYO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRAL
MONTERÍA - CÓRDOBA
2020
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 6
2. MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................ 7
a. ¿Qué es Calidad? ................................................................................................................. 10
b. Normalización y estandarización ....................................................................................... 11
c. Sistema de gestión de calidad ............................................................................................. 12
d. Glosario ................................................................................................................................ 13
3. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA ................................................................................... 18
3.1. RESEÑA HISTORICA NOVAOBRAS S.A.S. ............................................................. 18
3.2. DATOS DE LA EMPRESA ........................................................................................... 20
3.3. LOGO ............................................................................................................................... 21
3.4. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ...................................................................... 21
3.4.1. MISION .................................................................................................................... 21
3.4.2. VISION ..................................................................................................................... 21
3.4.3. POLÍTICA DE CALIDAD ..................................................................................... 22
3.4.4. ORGANIGRAMA ................................................................................................... 23
4. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................... 24
5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................................. 25
6. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA................................................................................... 26
7. OBJETIVOS ............................................................................................................................ 27
7.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................. 27
7.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................ 27
8. METODOLOGÍA ................................................................................................................... 27
8.1. Tipo de Estudio ................................................................................................................ 28
8.2. Método de investigación .................................................................................................. 28
8.3. Recolección de información ............................................................................................ 29
8.3.1. Fuentes Primarias. .................................................................................................. 29
8.3.2. Fuentes Secundarias ................................................................................................ 29
8.4. Tratamiento de la información ...................................................................................... 29
9. RESULTADOS ESPERADOS ............................................................................................... 30
10. DIAGNÓSTICO .................................................................................................................. 30
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10.1. Actividad 1. Diagnóstico de la situación actual de la empresa frente a la norma
ISO 9001: 2015. ............................................................................................................................ 31
10.2. Actividad 2. Análisis DOFA (matriz) ........................................................................ 32
11. ACTIVIDADES PROGRAMADAS .................................................................................. 35
11.1. Realizar diagnóstico inicial de la empresa con respecto a los requisitos de la
norma. 35
11.2. Redacción de la Misión, Visión, organigrama, política de calidad y Objetivos de la
calidad. 35
11.3. Realizar Mapa y caracterización de procesos ........................................................... 36
11.4. Redacción del documento manual de responsabilidades y competencias laborales.
36
11.5. Actualización y creación de todos los formatos relacionados a cada procesos,
procedimientos y necesidades de la empresa. ........................................................................... 36
11.6. Realización de mapa de riesgos por procesos. .......................................................... 37
11.7. Comunicación del SGC a los empleados. .................................................................. 37
12. ACTIVIDADES DESARROLLADAS .............................................................................. 38
12.1. Realización del diagnóstico inicial de la empresa con respecto a los requisitos de la
norma. 38
12.2. Redacción de la Misión, Visión, organigrama, política de calidad y Objetivos de la
calidad. 39
12.2.1. Misión ....................................................................................................................... 39
12.2.2. Visión ........................................................................................................................ 39
12.2.3. Política de calidad .................................................................................................... 40
12.2.4. Objetivos de calidad ................................................................................................ 40
12.3.5. Organigrama................................................................................................................ 42
12.4. Realizar Mapa y caracterización de procesos .................................................................. 43
12.5. Redacción del documento manual de responsabilidades y competencias laborales ..... 45
12.7. Realización de mapa de riesgos por procesos. ................................................................. 49
12.9. Comunicación del SGC a los empleados. ......................................................................... 53
13. APORTES DEL ESTUDIANTE A LA EMPRESA ......................................................... 54
14. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 55
15. RECOMENDACIONES ..................................................................................................... 56
16. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .............................................................................. 57
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LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Datos de la empresa ................................................................................................ 20
Tabla 2. Resultado de diagnóstico. Fuente: elaboración propia. ......................................... 31
Tabla 4. Nivel de probabilidad ............................................................................................. 51
Tabla 5. Nivel de deficiencia ................................................................................................ 51
Tabla 6. Nivel de riesgo ........................................................................................................ 52
Tabla 7. Aceptabilidad del Riesgo ........................................................................................ 52
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Ciclo PHVA. Datos obtenidos de ISO/TC 176/SC 2/N 544R ............................... 8
Figura 2. Logo NOVAOBRAS S.A.S. Fuente: NOVAOBRAS S.A.S ............................... 21
Figura 3. Organigrama NOVAOBRAS S.A.S. Fuente: elaboración propia........................ 23
Figura 4. Organigrama NOVAOBRAS S.A.S. Fuente: elaboración propia........................ 42
Figura 5. Mapa de procesos NOVAOBRAS S.A.S. Fuente: elaboración propia ............... 45
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1. Evaluación cuantitativa. ..................................................................................................... 58
Anexo 4. Caracterización de procesos formato general .......................................................................
Anexo 5. Formato descripción de procedimientos formato general ................................................ 72
Anexo 6. Formato descripción funciones y competencias laborales ........................................... 86
Anexo 7. formatos asociados a los procesos .................................................................................... 93
Anexo 8. Formato matriz de riesgos ............................................................................................... 100
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1. INTRODUCCIÓN
La calidad se ha convertido para las empresas, en una necesidad para permanecer en el
mercado; los sistemas de gestión de la calidad basados en las normas ISO 9001, han ganado
tanta renombre que muchas organizaciones han decidido implementarlo, con el fin de
mejorar su procesos y sobresalir en el mercado en que se encuentran, con la globalización y
los avances científicos las empresas se han preocupado por hacer cambios que favorezcan
sus organizaciones, por esta razón el papel de la Calidad se ha considerado como factor
determinante en los procesos de la producción y los servicios.
Cada día surgen nuevas empresas, que comienzan su camino para establecerse en el mercado,
las cuales requieren de una guía que las ayude a desarrollarse, considerando que son un
segmento que necesita de ayuda profesional con el fin de lograr ese objetivo y mejorar las
falencias y problemas que pueden tener al comenzar un nuevo proyecto y que pueden
presentar a través del tiempo como una mala administración, falta formación integral y
profesional, enfoque al cliente, falta de capital, entre otros .
Particularmente en esta empresa y teniendo en cuenta que es una empresa que lleva en el
mercado 5 años y que se considera como nueva, el Diseño del Sistema de Gestión de Calidad
en la constructora “NOVAOBRAS S.A.S.”, sería importante puesto que al realizarlo se
podrán determinar las ventajas y el potencial que tiene como empresa, mejorando todos los
procesos y procedimientos para así lograr un estándar que contribuya a optimizar el resultado
de su producto final y de rendimiento como empresa.
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Con este trabajo se pretende dar una orientación clara y práctica, que facilite la
implementación de un Sistema de Gestión de Calidad conforme a las necesidades de la
empresa, haciéndolo ver como una herramienta eficaz y productiva que ayuda a los directivos
y en general a cualquier persona que desarrolle actividades de gestión, producción y brinde
un servicio dentro de la empresa.
2. MARCO CONCEPTUAL
La Serie de Normas Internacionales ISO 9000 surgieron a partir de 2 acontecimientos
principales: durante la 2° Guerra Mundial y la ausencia de controles y productos en el Reino
Unido detonó la implantación y adopción de normatividades creándose en 1979 la norma BS
5750, precursora de la ISO 9000. (Direccion general de aeronautica civil, 2016)
La ISO 9000 comienza; para evitar desastres como en el caso de detonaciones que se dieron
en el Reino Unido, se comenzó a exigir a los fabricantes que mantuvieran por escrito todos
los procedimientos, para que estos fueran luego aprobados. A partir de 1959 en los Estados
Unidos se utilizó un programa de requerimientos de calidad para los suministros militares.
En 1968 la OTAN especificó la AQAP (Allied Quality Assurance Procedures o
aseguramiento de calidad para los procedimientos de los aliados) para aplicarla a los insumos
militares de la alianza. Con el tiempo y la presión de los compradores de insumos, la idea de
la estandarización fue más allá del ámbito militar. (CETYS U. , 2016)
La historia de los sistemas de gestión de calidad y de los estándares asociados ha significado
que hasta hace poco tiempo había un considerable énfasis en la documentación. Aunque sea
acertado en muchos la producción y los ambientes de la línea de montaje, muchas otras
organizaciones encontraran el énfasis en la documentación detraída de lo que intentaba
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alcanzar el SGC. Es muy fácil concentrar simplemente en el detalle del proceso de la
documentación. El sistema de gestión de calidad tiene un foco de organización en sus metas,
un mejor servicio a los clientes, reducción de los desperdicios, ayudando en todas las áreas
con la “mejora continua”. Esto ha sido reconocido por los estándares de ISO, y los objetivos
que reflejan en la nueva edición del estándar del ISO 9000.
Ciclo P.H.V.A. El “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar” fue desarrollado inicialmente en la
década de 1920 por Walter Shewhart, y fue popularizado luego por W. Edwards Deming.
Por esa razón es frecuentemente conocido como “Ciclo de Deming”. (Villa, 2007)
El concepto de PHVA es algo que está presente tanto en los procesos como en la vida
profesional y personal, y se utiliza continuamente, tanto formalmente como de manera
informal, consciente o subconscientemente, en todo lo que hacemos. Cada actividad, no
importa lo simple o compleja que sea, se enmarca en este ciclo interminable:
Figura 1. Ciclo PHVA. Datos obtenidos de ISO/TC 176/SC 2/N 544R
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Dentro del contexto de un sistema de gestión de la calidad, el PHVA es un ciclo dinámico
que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la organización, y en el sistema de
procesos como un todo. Está íntimamente asociado con la planificación, implementación,
control y mejora continua, tanto en la realización del producto como en otros procesos del
sistema de gestión de la calidad.
El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del proceso pueden lograrse aplicando
el concepto de PHVA en todos los niveles dentro de la organización. Esto aplica por igual a
los procesos estratégicos de alto nivel, tales como la planificación de los sistemas de gestión
de la calidad o la revisión por la dirección, y a las actividades operacionales simples llevadas
a cabo como una parte de los procesos de realización del producto. (Villa, 2007)
Planear (P): Consiste en: Establecer metas para los indicadores de resultado y establecer la
manera (el camino, el método) para alcanzar las metas propuestas. (Ishikawa, 2005)
Hacer (H): Ejecución de las tareas exactamente de la forma prevista en el plan y en la
recolección de datos para la verificación del proceso. En esta etapa es esencial el
entrenamiento en el trabajo resultante de la fase de planeamiento.
Verificar (V): Tomando como base los datos recolectados durante la ejecución, se compara
el resultado obtenido con la meta planificada.
Actuar (A): Esta es la etapa en la cual el usuario detectó desvíos y actuará de modo que el 18
problema no se repita nunca más.
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a. ¿Qué es Calidad?
Según la Real Academia de la Lengua, la calidad es el conjunto de propiedades inherentes a
algo que permite juzgar su valor. Estos atributos están relacionados con la forma en que un
producto o servicio, satisface las necesidades implícitas o explícitas de una persona. En el
momento en que involucramos a las personas, es necesario aclarar que la calidad está
relacionada a la percepción que el cliente tenga del servicio o producto. El doctor Joseph
Juran (1990-1992), enfatiza en la responsabilidad de la administración para mejorar el
cumplimiento de las necesidades de los clientes, mediante la trilogía de la calidad, un
esquema de administración funcional cruzada que se compone de tres procesos:
planificación, control y mejora.
Otros autores, como Kaouro Ishikawa, miran a la calidad como una nueva filosofía. Ishikawa
determinó que el Control Total de Calidad (CTC) debe convertirse en uno de los principales
objetivos de la compañía. Philip Crosby apunta a promover “cero defectos”, haciendo el
trabajo “bien a la primera”, enfocándose en la motivación y expectativas.
Una de las principales tareas fue la de reducir la variación mediante la aplicación de cartas
de 13 control y con el uso de lo que Deming denominó, el ciclo PHVA1 (Planear, Hacer,
Verificar y Actuar). Este ciclo permite aprender a realizar mejoras. La empresa busca que la
experiencia del cliente, es decir sus percepciones al momento de recibir el servicio, superen
las expectativas que tenía antes del momento del uso del mismo.
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b. Normalización y estandarización
La Asociación Estadounidense para Pruebas de Materiales define a la normalización como
la aplicación de reglas que permiten llegar a una actividad ordenada para el beneficio de
todos los involucrados. En este trabajo se busca mostrar el interés de una multinacional para
aplicar una estandarización en su sistema de gestión de calidad.
ISO 9001-2015. Las organizaciones adoptan un sistema de gestión de calidad basado en la
norma ISO 9001-2015 como una decisión estratégica, con el fin de mejorar su desempeño
global y sentar una base sólida, que le permita desarrollar iniciativas de crecimiento
sostenible. Los potenciales beneficios que una empresa puede obtener al implementar un
SGC basado en la norma ISO son:
• Tener la capacidad de ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades de
los clientes de manera regular, así como también cumplir los requerimientos legales
aplicables.
• Brindar al cliente la capacidad de aumentar su satisfacción.
La versión 2015, permite abordar las oportunidades, pero también los riesgos relacionados
a los objetivos y su contexto y la capacidad de evidenciar la conformidad con los requisitos
del SGC.
Esta norma se basa en el ciclo PHVA, que se describió en el concepto de calidad; este permite
a la empresa, asegurar los recursos para sus procesos, y que estos se gestionen
adecuadamente, así se puede lograr que las oportunidades de mejora se determinen y se actúe
en consecuencia.
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La norma ISO 9001-2015 se aplica a los sistemas de gestión de calidad de empresas privadas
y públicas, cualquiera sea su tamaño o actividad. Se trata de un 1 Calidad Total y
Productividad, Humberto Gutiérrez Pulido, pp13 14 método de trabajo que tiene como fin,
mejorar la calidad de los productos y servicios, así como la satisfacción del cliente.
c. Sistema de gestión de calidad
Un sistema de gestión de calidad, es el respaldo que tiene la compañía para asegurar o
demostrar que tiene la capacidad para ofrecer regularmente productos que satisfagan las
expectativas del cliente, así como también los requisitos legales y reglamentarios que aplican
en el país. Este sistema debe tener los siguientes principios: enfoque al cliente, liderazgo,
participación del personal, enfoque basado en procesos, enfoque de sistema para la gestión,
mejora continua, enfoque basado en hechos para la toma de decisiones y relaciones
mutuamente beneficiosas con el proveedor.3 Con este respaldo, la compañía busca
incrementar la satisfacción del cliente a través de una correcta aplicación del sistema,
incluyendo un adecuado diseño de procesos para la mejora continua del sistema, asegurando
que al oír la voz del cliente, pueda cumplir con los requisitos del mismo. La norma ISO 9001-
2015, indica que los principios de gestión de calidad en los cuales se basa, deben incluir una
declaración de cada principio, una base racional de la importancia de cada principio para la
organización y ejemplos de los beneficios y acciones típicas para mejorar el desempeño de
la organización. Estos principios son:
• Enfoque al cliente
• Liderazgo
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• Compromiso con las personas
• Enfoque a los procesos
• Mejora
• Toma de decisiones basada en la evidencia
• Gestión de las relaciones control documental, análisis de mejora e infraestructura
d. Glosario
Para sensibilizar a la compañía con los términos pertinentes a la norma a continuación los
términos con su respectiva definición. (TUVERAS, 2015)
• Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada
u otra situación indeseable.
• Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
u otra situación potencialmente indeseable.
• Alta dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
organización.
• Aseguramiento de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada a Proporcionar
confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.
• Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
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• Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
• Capacidad: aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que
cumple los requisitos para ese producto.
• Característica: rasgo diferenciador.
• Característica de la calidad: característica inherente de un producto, proceso o sistema
relacionada con un requisito.
• Clase: categoría o rango dado a diferentes requisitos de la calidad para productos, procesos
o sistemas que tienen el mismo uso funcional.
• Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
• Defecto: incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
• Diseño y desarrollo: conjunto de procesos que transforma los requisitos en características
especificadas o en la especificación de un producto, proceso o sistema.
• Documento: información y su medio de soporte.
• Eficacia: extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
• Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
• Especificación: documento que establece requisitos. Una especificación puede estar
relacionada a actividades (por ejemplo, procedimiento documentado, especificación de
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proceso y especificación de ensayo/prueba, o a productos (por ejemplo, una especificación
de producto, una especificación de desempeño y un plano).
• Estructura de la organización: disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones
entre el personal.
• Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
• Gestión de la calidad: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización
en lo relativo a la calidad.
• Infraestructura: (organización) sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios
para el funcionamiento de una organización.
• Manual de la calidad: documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de
una organización. Los manuales de la calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato
para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular.
• Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
• Mejora de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad
de cumplir con los requisitos de la calidad.
• Cliente: organización o persona que recibe un producto. El cliente puede ser interno o
externo a la organización.
• Conformidad: cumplimiento de un requisito.
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• Control de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los
requisitos de la calidad.
• No conformidad: incumplimiento de un requisito. (Icontec, 2015)
• Organización: conjunto de personas e instalaciones con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
• Plan de la calidad: documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso,
producto o contrato específico.
• Política de la calidad: intenciones globales y orientación de una organización relativas a
la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
• Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
• Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
• Producto: resultado de un proceso.
• Proveedor: organización o persona que proporciona un producto.
• Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
• Reproceso: acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los
requisitos.
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• Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos.
• Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.
• Sistema de gestión: sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos
objetivos. Un sistema de gestión de una organización podría incluir diferentes sistemas de
gestión, tales como un sistema de gestión de la calidad, un sistema de gestión financiera o un
sistema de gestión ambiental.
• Sistema de gestión de la calidad: sistema de gestión para dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad.
• Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo
aquello que está bajo consideración.
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3. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
3.1.RESEÑA HISTORICA NOVAOBRAS S.A.S.
NOVAOBRAS S.A.S. Nació el 14 de febrero de 2015, la cual surge como respuesta al auge
constructivo del país y la notable escases de mano de obra capacitada en el sector de la
construcción, queriendo brindar soluciones en el campo de la ingeniería y arquitectura se
constituye la empresa. Desde entonces realiza obras de construcción de diferentes niveles de
complejidad siempre exigiendo en sus productos terminados calidad, cumpliendo con las
necesidades de los clientes.
NOVAOBRAS S.A.S es una entidad privada que se constituyó mediante acta N° 01 de junta
de socios de Montería con fecha del 14 de febrero de 2015 e inscrita en la Cámara de
Comercio de Montería el 10 de marzo de 2015 del mismo año bajo el N° 139599.
NOVAOBRAS S.A.S. Tiene más 5 años de trabajo y en ese tiempo se han realizado todo
tipo de proyectos por la cual fue creada, facilitando el desarrollo de la industria de la región,
generando empleo en distintos puntos del departamento de Córdoba; todo ello gracias a las
personas que idearon esto que hoy es una realidad, sus fundadores, el Arquitecto Danis
Castaño Márquez e Ingeniera Wendy Martínez Arroyo quienes con esfuerzo, dedicación y
entusiasmo concretaron la conformación de la empresa NOVAOBRAS S.A.S, apoyados en
un grupo integral de profesionales de las diversas áreas de la construcción con personal
capacitado al colocar mano de obra en diferentes tareas de las construcciones que lo requieran
siendo todos conscientes de su responsabilidad y compromiso logrando la satisfacción de
nuestros clientes en cuanto a términos de calidad y cumplimientos en los requerimientos
técnicos y de tiempo
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Los tiempos han cambiado y por lo tanto los métodos de solución a los problemas también,
NOVAOBRAS ha crecido, fortaleciendo sus procesos, se han emprendido caminos para
enfrentar nuevos retos, y continuar fortaleciendo el imaginario de sus gestores y caminar
seguros con el deseo de alcanzar nuevos reconocimientos, al igual que lograr que todos los
clientes internos y externos se beneficien de esta empresa.
NOVAOBRAS S.A.S se renueva constantemente, su compromiso de ofrecer soluciones
inmobiliarias y presentación de servicios de mano de obra con valor agregado en proyectos
urbanos, reformas y construcciones define los principios compartidos, que se han acordado,
participativa y colectivamente en el marco del crecimiento y desarrollo como organización:
Responsabilidad, Economía, Eficiencia, Eficacia, Calidad, Integridad y Trabajo en Equipo.
NOVAOBRAS está inmersa en un sector amplio, diverso y complejo; con mayores y
continuas exigencias, pero convencidos que nuestra labor es de satisfacción para nuestros
clientes y de los que se benefician con estos, que el mejoramiento de la calidad de vida de las
personas compensa en gran medida el deseo triunfante de crecer, aportar y ofrecer un mejor
producto cada día.
Todos los miembros de la empresa NOVAOBRAS conocen que el cliente es lo más
importante y por eso todos nuestros esfuerzos van encaminados a que sus necesidades sean
satisfechas y superadas sus expectativas, en sus inicios, NOVAOBRAS emprendió
proyectos de baja complejidad como la construcción de apartamentos, casas familiares,
adecuación y rehabilitación de escuelas entre otras, de esta forma se fue adquiriendo
experiencia y conocimiento en campo que fueron de mucha importancia puesto que en poco
tiempo se iniciaron proyectos de construcción de mayor complejidad entre estos
rehabilitaciones de vías, construcciones de puentes, construcciones de escuelas,
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construcciones de polideportivos entre estas obras podemos destacar la construcción de la
ronda norte en la ciudad de montería.
NOVAOBRAS, perseverante en su crecimiento y desarrollo pretende responder con mayor
logro a las exigencias de nuestras partes interesadas. El crecimiento cuantitativo y cualitativo
de las actividades, nos obliga a mejorar permanentemente nuestros productos ofrecidos y así
asegurar que el cliente se sienta satisfecho; todo ello gracias al trabajo de todos nuestros
colaboradores en cabeza de los directivos los cuales día a día trabajan con mayor esfuerzo y
dedicación en pro de la mejora continua, una importante fortaleza que nos distingue.
3.2.DATOS DE LA EMPRESA
RAZÓN SOCIAL NOVAOBRAS S.A.S
NOMBRE COMERCIAL NOVAOBRAS
NIT 900.828.936-8
DIRECCIÓN Cr 3 N° 26-43
CIUDAD Montería
TELÉFONO (4) 782 6457
CORREO ELECTRÓNICO [email protected]
Tabla 1. Datos de la empresa
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3.3.LOGO
Figura 2. Logo NOVAOBRAS S.A.S. Fuente: NOVAOBRAS S.A.S
3.4.GENERALIDADES DE LA EMPRESA
3.4.1. MISION
Somos una empresa dedicada a la formulación, diseño y construcción de proyectos de
arquitectura y obra civil en el ámbito público y privado, comprometida a satisfacer y superar
los requerimientos de nuestros clientes, cumpliendo estándares de productividad, calidad y
plazos establecidos al contar con un equipo de trabajo comprometido en la búsqueda del
mejoramiento continuo y el compromiso social.
3.4.2. VISION
Para el año 2025 ser una empresa constructora reconocida en el mercado a nivel regional,
con proyecciones en el desarrollo de proyectos que cumplan con todas las exigencias técnicas
y de calidad, innovando en los procesos y procedimientos con el fin de crear valor sobre el
cliente y dar respuesta a las necesidades sociales.
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3.4.3. POLÍTICA DE CALIDAD
NOVAOBRAS S.A.S. asegura la calidad en sus operaciones al contar con un personal
capacitado que se preocupa por realizar una excelente labor en el desarrollo de los proyectos,
comprometido, motivado y con sentido de pertenencia que fomentan un ambiente laboral en
el cual se dan oportunidades de crecer en lo personal y desarrollar habilidades, con el fin de
generar estímulos para lograr el mejoramiento continuo en todas las actividades a realizar,
estos esfuerzo están orientados a optimizar los servicios que ofrecemos, enfocados a una
eficiente atención a nuestros clientes.
El conocimiento, las oportunidades y el manejo óptimo de los recursos significan eficiencia
y rentabilidad en el capital invertido. Como profesionales de la construcción, ofrecemos
alternativas y todo el apoyo que el cliente requiere.
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3.4.4. ORGANIGRAMA
Figura 3. Organigrama NOVAOBRAS S.A.S. Fuente: elaboración propia
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4. JUSTIFICACIÓN
Hoy en día para las empresas es fundamental generar estrategias competitivas para lograr el
desempeño esperado y el alcance de los objetivos propuestos, ya que los mercados son mucho
más exigentes y competitivos, por esto es importante ofrecer calidad en todos los procesos lo
que lleva a brindar un buen servicio y como resultado la fidelización de los clientes. A medida
que avanza el mercado también surgen nuevas ideas en el campo estratégico, por lo cual las
empresas se deben concientizar de esta situación y realizar actividades en todas las áreas de
la organización que permitan conseguir resultados y mejoramiento continuo. Al observar las
actividades realizadas por la constructora NOVAOBRAS S.A.S se puede visualizar la
necesidad de organizar una nueva estructura interna, la cual puede ser modificada para
cumplir con los requerimientos ISO 9001:2015. De allí surgió la idea de fortalecer, y motivar
la mejora continua, a través de herramientas de evaluación de un nuevo sistema de gestión
de calidad. Este cambio organizacional demanda una elevada participación de todo el recurso
humano, quienes son los agentes del cambio y pieza fundamental para el éxito del proyecto.
Sin embargo, para lograr encaminar a la constructora NOVAOBRAS S.A.S al logro de sus
objetivos, es necesario relacionarla con su entorno competitivo, por medio de un análisis
obtenido del diagnóstico, y establecer su perspectiva en el mercado y así crear estrategias que
permitan garantizar el alcance de sus objetivos y el éxito en el futuro. Para llevar a cabo todos
estos cambios y estructurar mejor la estrategia de la empresa es necesario elaborar un
diagnóstico del sistema de gestión de calidad, basados en la norma ISO 9001-2015 que
permita tomar acciones estratégicas con el fin de aumentar la eficiencia de los recursos, la
productividad y efectividad para así lograr el éxito esperado. Con la generación de una
25
herramienta en Word se evalúa, el estado que se encuentra la compañía, y con el
acompañamiento por parte del grupo, buscando generar la confianza del trabajador en su
nuevo entorno. Adicionalmente el hecho de que la constructora NOVAOBRAS S.A.S
empiece a efectuar todos sus procesos bajo la norma ISO 9001:2015 permitirá una mejora
continua dentro de la empresa y el beneficio de minimizar los costos de errores que
comúnmente se cometen en empresas que hasta ahora están empezando a incursionar en
mercados de alta competitividad.
5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La gestión de calidad resulta hoy día una estrategia para impulsar la competitividad
empresarial que permite, desde una perspectiva integral, observar la organización como un
conjunto de procesos interrelacionados cuyo fin último es, entre otros, lograr la satisfacción
del cliente. (Hernández Palma Hugo, 2018). Es por esto que las empresas tienen el reto de
transformar su gestión en busca no solo de una mayor rentabilidad patrimonial, sino de
calidad en la satisfacción de sus clientes. Considerando que operan en un entorno que se
transforma aceleradamente y deben estar preparadas para enfrentarse a los cambios, sin que
se afecte la calidad de sus productos o servicios, insertar lineamientos de calidad se hace
oportuno. (Botje et al., 2014)
El sector de la construcción hoy en día se ha convertido en unos de los pilares de la economía
en nuestro país, en los últimos años este sector ha tenido un gran avance, el cual se ve
reflejado en las inversiones que realizan cada año la mayoría de los empresarios, personas
particulares y el estado, teniendo en cuenta la rentabilidad que tiene a largo plazo este sector.
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La exigencias que tiene el desarrollo de una obra de construcción son muchas, puesto que
estamos hablando de proyectos grandes que necesitan estándares de calidad en todo los
aspectos y su desarrollo, desde la formulación, diseño de proyecto, pasando por su planeación
y elaboración, hasta el acabo final, todas estas etapas tienen que ser debidamente realizadas
bajos estándares de calidad y dependiendo de todas las partes involucradas, comenzando
desde el material que se utiliza, las herramientas, máquinas y la mano de obra, etc. son
muchos factores que intervienen en la elaboración de un proyecto de obra.
Por tal razón para la empresa NOVAOBRAS S.A.S la calidad debería ser uno de los factores
importantes para el desarrollo de sus actividades, ya que su implementación trae consigo
grandes beneficios y para mantenerse en el mercado que cada día se hace más competitivo,
se ve obligada a adaptarse a la normativa que contribuyan a su crecimiento. En estos
momentos la empresa NOVAOBRAS S.A.S no cuenta con un sistema de gestión de calidad
que le permita estandarizar y mejorar su procesos, controlar las actividades de los proyectos,
proveedores y clientes de la manera adecuada, esto conlleva a perdidas, desperdicios de
materiales, malas contratación de proveedores y personal en general, atraso en las entregas,
entre otros aspectos importantes, es por esto que NOVAOBRAS S.A.S ha tenido la iniciativa
de llevar a cabo el diseño del sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO
9001:2015 para su posterior implementación, teniendo conocimiento de los beneficios que
trae su implementación para la empresa y considerando la importancia para el desarrollo en
sus procesos y mejora continua de los mismos, con el fin de poder lograr posicionamiento en
el mercado.
6. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
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¿Mediante el diseño del sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2015
para la constructora NOVAOBRAS S.A.S se pueden mejorar los procesos que se
desarrollan?
7. OBJETIVOS
7.1.OBJETIVO GENERAL
Diseñar el sistema de gestión de calidad ISO 9001:2015 para la empresa constructora
NOVAOBRAS S.A.S.
7.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Realizar un análisis de la situación que presenta la empresa en cuanto a los requisitos de
la norma ISO 9001:2015.
• Definir la política de calidad de la empresa de acuerdo con la norma ISO 9001:2015.
• Construir el mapa de procesos en NOVAOBRAS S.A.S para establecer una mejora
continua en los procesos de entrada y salida de la constructora.
• Caracterizar los procesos y procedimientos por medio de un trabajo de campo en
NOVAOBRAS S.A.S.
• Elaborar la documentación del sistema de gestión de calidad bajo los requerimientos de
la norma ISO 9001:2015 para su posterior implementación.
8. METODOLOGÍA
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Se plantea una metodología para el diseño del sistema de gestión de calidad según la norma
ISO 9001:2015 descritas a continuación:
8.1.Tipo de Estudio
El estudio será de tipo descriptivo y cuantitativo, ya que la información requerida para este
caso se obtendrá por medio de evaluaciones, encuestas al personal y observación directa de
los procesos de la empresa. Esto proporcionará el diagnóstico que permitirá identificar la
situación de la empresa frente a los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2015
8.2.Método de investigación
El método de estudio es deductivo, ya que partirá de una caracterización general de los
requerimientos que plantea el entorno empresarial en cuanto a satisfacción al cliente vía
Sistemas de Gestión de Calidad representados en normas de estandarización internacional,
para diseñar el Sistema de Gestión de Calidad para la Empresa constructora NOVAOBRAS
S.A.S, apoyando el estudio en evaluaciones, encuestas y observación directa de los procesos
de la empresa y su Talento Humano, verificando cada ítem de la Norma NTC ISO 9001:2015
para obtener así, un diagnóstico interno con la finalidad de identificar debilidades y
fortalezas, y formular posteriormente estrategias y planes de acción.
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8.3.Recolección de información
8.3.1. Fuentes Primarias.
Para obtener la información, se utilizará la técnica de la observación de los procesos
existentes dentro de la organización y se entrevistará al personal de todas las áreas que
conforman la empresa, las cuales tienen conocimientos específicos de los procesos, como lo
son contratación de personal, formulación de proyectos, compras, control de inventario,
logística, ejecución de obra, almacenamiento, transporte de materiales a obra, gestión
financiera, licitaciones, entre otros procesos propios de la constructora ; por medio de un
cuestionario que mostrará la situación actual de NOVAOBRAS S.A.S. de acuerdo a los
requisitos exigidos por la Norma NTC ISO 9001:2015; con la participación y compromiso
de la dirección.
8.3.2. Fuentes Secundarias
El diseño del Sistema de Gestión de la Calidad se hará utilizando como referencia la Norma
ISO 9001:2015, resolución 060 de la Universidad de Córdoba, para presentación de informes
de grado, la información suministrada a través de Internet, especialmente la página web
www. monografías.com, textos de teorías administrativas, artículos científicos y textos guías.
8.4.Tratamiento de la información
Una vez obtenida la información de las diferentes entrevistas al personal escogido en cada
área, se procederá a realizar el diagnóstico con base en el cual se desarrollará un plan de
acción estratégico para el diseño del sistema de gestión de la calidad de acuerdo a la norma
NTC ISO 9001:2015.
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9. RESULTADOS ESPERADOS
Una vez culminada la investigación, se tendrá el diseño del sistema de gestión de calidad
basado en la norma ISO 9001:2015 elaborada con el fin de aportar a la empresa
NOVAOBRAS S.A.S. un documento clave de consulta, de todos los procesos y
procedimientos realizados dentro de la empresa. De esta manera, la empresa tendrá
conocimiento de todos sus procesos, buscando mejorar el funcionamiento dentro de la
organización y brindara la certeza al cliente que los servicios ofrecidos son realizados bajo
estándares de calidad.
10. DIAGNÓSTICO
El diagnóstico inicial fue realizado a través de dos actividades claves, en la primera actividad
se realizó una evaluación en formato Word, en donde se establecieron los requisitos de la
norma y teniendo en cuenta una calificación cuantitativa se realizó la evaluación del estado
actual de la empresa con respecto a la norma ISO 9001: 2015, así mismo se realizó un análisis
DOFA para determinar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de manera
general de la empresa, todos estas actividades fueron clave para determinar las falencias que
tenía la empresa y a partir ese diagnóstico determinar las soluciones necesarias para mejorar
con respecto a los requisitos de la norma.
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10.1. Actividad 1. Diagnóstico de la situación actual de la empresa frente a la norma
ISO 9001: 2015.
En la primera actividad, correspondiente a la elaboración del diagnóstico de la empresa,
se realizó tanto frente a la norma, como frente a la cultura y el clima organizacional; es
decir que se tuvo en cuenta la valoración a la cultura de la calidad y compromiso de la
dirección con respecto al tema de gestión de calidad. Para evaluar la situación de la
empresa frente a la norma, se empleó el formato de Diagnostico de Evaluación Sistema
de Gestión de Calidad Según la NTC ISO 9001-2015 (ver anexo 1), y los resultados se
presentan a continuación en la tabla 1. De acuerdo con los resultados del proceso de
diagnóstico, los hallazgos por cada aspecto se resumen en la tabla 1.
Resumen de la situación de la empresa en cuanto a los requisitos de la norma:
Numeral de la |norma
% obtenido de
implementación
Acciones por realizar
4. Contexto de la organización 25% Implementar
5. Liderazgo 72% Mejorar
6. Planificación 42% Implementar
7. Apoyo 37% Implementar
8. Operación 69% Mejorar
9. Evaluación del desempeño 17% Implementar
10. Mejora 33% Implementar
Total resultado de implementación 42%
Tabla 2. Resultado de diagnóstico. Fuente: elaboración propia.
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La calificación global es baja (42%) donde la constructora NOVAOBRAS S.A.S. muestra
comparativamente el desempeño en cada área.
Como lo muestra la tabla 1, el aspecto que mejor nivel presenta es el de liderazgo, con el
72%, mientras que el aspecto de evaluación de desempeño obtuvo 17% de calificación,
siendo el más bajo de todos, se puede evidenciar que con respecto a los numerales de la
norma la empresa tiene un cumplimiento con respecto al diagnóstico del cumplimiento de la
norma. Aun así, es evidente que en el momento de la realización del presente diagnostico
existe un gran porcentaje faltante para alcanzar el 100% del cumplimiento de los requisitos
de la norma, lo cual se puede sustentar con el alcance del presente proyecto el cual contempla
únicamente la documentación y parte de la implementación representada por el seguimiento
al desarrollo de esta etapa.
10.2. Actividad 2. Análisis DOFA (matriz)
10.2.1. Análisis interno – MATRIZ MEFI
1.0 - 1.99 Las estrategias de la empresa no están capitalizando las fortalezas
2.0 - 2.99 La empresa competitivamente se mantiene
3.0 – 4.0 Se aprovechan las fortalezas
(Fuente propia de los autores)
Matriz MEFI
FACTORES CLAVES INTERNOS PESO CLASIFICACION PUNTUACION
FORTALEZAS
1.Equipo de trabajo comprometido y alineado con
la estrategias y metas de la empresa
0.15 3 0.45
2.Respaldo financiero 0.08 4 0.32
3.Reconocimiento en el sector de la construcción 0.1 4 0.4
4.Empresa atractiva para el mercado laboral 0.08 4 0.32
5.Cumplimiento de los requisitos legales. 0.08 4 0.32
0.49
DEBILIDADES
1.Procesos de control ineficientes 0.1 2 0.2
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2.Falta de experiencia comercial (publicidad). 0.08 2 0.16
3.Altos costos de algunos materiales necesarios
para llevar a cabo las obras.
0.08 1 0.08
4.Alta rotación de personal operativo 0.05 1 0.05
5.Perfiles no adecuados en los mandos medios. 0.2 1 0.2
0.51
TOTALES 1.00 2.5
La ponderación del resultado da un total de 2.5 lo cual indica que la empresa
competitivamente se mantiene, las estrategias utilizadas hasta el momento han mantenido las
necesidades de la organización, teniendo en cuenta esto, es necesario que haya mejoras para
mantener este nivel y reducir las debilidades para tener un mayor aprovechamiento de las
fortalezas y de los recursos para obtener un excelente resultado.
10.2.2. Análisis externo – MATRIZ MEFE
MATRIZ MEFE
1.0 - 1.99 La empresa no está aprovechando las oportunidades
2.0 - 2.99 Le falta estrategia a la oportunidad
3.0 – 4.0 Utilizo las oportunidades para ser competitivo
(Fuente propia de los autores)
FACTORES CLAVES EXTERNOS PESO CLASIFICACION PUNTUACION
OPORTUNIDADES
1.Tamaño del mercado 0.08 3 0.24
2.Expectativas de crecimiento 0.1 3 0.3
3.Deficit de infraestructura 0.08 3 0.24
4.Situacion financiera de la competencia 0.01 4 0.4
5.Reconocimiento en el mercado 0.08 4 0.32
0.44
AMENAZAS
1. Altos impuestos (Pro desarrollo departamental,
Bienestar del adulto mayor, Pro desarrollo
Universidad de Córdoba, Pro cultura).
0.20 1 0.2
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El total ponderado de 2.24 indica que la empresa está justo por debajo de la media en su
esfuerzo por seguir estrategias que capitalicen las oportunidades externas y eviten las
amenazas.
10.2.3. Matriz MIME Con el resultado de las ponderaciones de las matrices MEFE Y
MIFE se presenta la matriz MIME.
2. No hay diferencias entre el servicio prestado y la
competencia
0.1 2 0.2
3. Retrasos que se pueden presentar en las obras
por el mal estado del clima.
0.08 1 0.08
4.Falta de control de calidad sobre los proveedores 0.1 1 0.1
5. Cambios en la legislación laboral 0.08 2 0.16
0.56
TOTALES 1.00 2.24
MEFE
MEFI
Fuerte Promedio Débil
Alto
I
II
III
Medio
IV
V
VI
Bajo
VII
VIII
IX
4 3 2 1
3
2
1
2.5
2.24
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Se ubica la empresa NOVAOBRAS S.A.S. en el bloque V, por lo cual la estrategia a plantear
se basará en diseñar el sistema de gestión de calidad, mejorando la planeación estratégica,
implementando la evaluación de riesgos y reestructurando la documentación de los procesos,
con el fin de mantener y mejorar los procesos.
11. ACTIVIDADES PROGRAMADAS
Para dar cumplimiento a los objetivos establecidos al inicio de este proyecto se programaron
las siguientes actividades según su relevancia y los recursos con los que contaba la empresa
en su momento.
11.1. Realizar diagnóstico inicial de la empresa con respecto a los requisitos de la
norma.
Se llevará a cabo dos actividades, una evaluación cuantitativa con respecto a los requisitos
de la norma y un análisis DOFA, para determinar el estado de la empresa con respecto a los
requisitos de la norma ISO 9001:2015.
11.2. Redacción de la Misión, Visión, organigrama, política de calidad y Objetivos de
la calidad.
Se programó la redacción de la misión, visión, organigrama, políticas y objetivos de calidad
de la empresa, teniendo en cuenta que los documentos debían ser actualizados conforme al
nuevo propósito de la empresa, nuevos cargos, objetivos, etc. se pretende socializar lo
propuesto con el gerente general, teniendo en cuenta su opinión con respecto a lo redactado.
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11.3. Realizar Mapa y caracterización de procesos
Después del diagnóstico realizado y al identificar los procesos que se realizan en la empresa,
con la ayuda de la documentación del mapa de procesos y caracterización con la que ya
contaba la empresa, se hará el mapa de procesos de la empresa y la caracterización nueva de
cada uno de los procesos específicos identificados que se realizan, teniendo en cuenta que ya
contaban con una base del sistema de gestión de calidad antiguo, pero conociendo que el
propósito de la empresa es diferente, donde existen nuevos procesos y otros que ya no se
realizan, esto quedara plasmado en un documento manual de procesos y procedimientos.
11.4. Redacción del documento manual de responsabilidades y competencias
laborales.
Teniendo en cuenta que el manual de funciones anterior no se ajusta al propósito actual y las
necesidades de la empresa en este momento, se realizara un nuevo manual de funciones que
soporte las funciones a realizar de cada cargo de la empresa, al definir nuevos cargos y
funciones que en la actualidad se llevan a cabo, se realizara la redacción y creación del
documento manual de responsabilidades y competencias laborales de la empresa
NOVAOBRAS S.A.S.
11.5. Actualización y creación de todos los formatos relacionados a cada procesos,
procedimientos y necesidades de la empresa.
Contando con una base de formatos ya existentes relacionados a cada proceso de la empresa,
Se realizará la actualización y creación de los formatos necesarios para llevar un orden dentro
de la empresa y mejorar los procesos, todo esto conforme a cada procesos y necesidad de la
empresa.
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11.6. Realización de mapa de riesgos por procesos.
Conociendo que la norma ISO 9001:2015 es una norma basada en el riesgo, Se identificarán
y definirán los riesgos asociados a los procesos más importantes que realiza la constructora
y posteriormente se realizara el mapa de riesgo.
11.7. Comunicación del SGC a los empleados.
Para garantizar el sostenimiento del diseño del sistema de gestión de calidad es necesario
dar a conocer: cómo funciona, las herramientas, la documentación. Divulgándolo,
impulsándolo con los empleados de la organización y haciendo seguimiento a la aplicación
de procesos, procedimientos, guías diseñados para su operación.
Para eso se realizarán charlas de sensibilización con los empleados donde a través de
diapositivas, documentos y carteles ilustrativos, se les explicará todo lo relacionado con el
sistema de gestión de calidad y su compromiso, esta divulgación estará a cargo de la auxiliar
de calidad y la ingeniera jefe, con el objetivo de impulsar el sistema con los empleados de la
organización y haciendo seguimiento a la aplicación de procesos, procedimientos, guías
diseñados para su operación.
PROGRAMACIÓN
LUGAR FECHA RECURSOS PERSONA ENCARGADA
Oficina administrativa 15/01/2020 Diapositivas, documentos,
entre otras
Wendy Martínez arroyo
(Ingeniera jefe) y Alexandra
Begambre Pereira (auxiliar de
calidad).
Proyecto los córdobas 27/01/2020 Carteleras informativas y
documentos
Wendy Martínez arroyo
(Ingeniera jefe) y Alexandra
Begambre Pereira (auxiliar de
calidad).
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Proyecto Buenavista 20/02/2020 Carteleras informativas y
documentos
Wendy Martínez arroyo
(Ingeniera jefe) y Alexandra
Begambre Pereira (auxiliar de
calidad).
12. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Dando cumplimiento a las actividades que se programaron para llevar a cabo en la empresa
NOVAOBRAS S.AS. se muestran las actividades desarrolladas.
12.1. Realización del diagnóstico inicial de la empresa con respecto a los requisitos
de la norma.
Se desarrollaron las dos actividades programadas para llevar acabo el diagnóstico inicial de
la empresa con respecto a su estado frente a la norma ISO 9001:2105, En la primera actividad,
correspondiente a la elaboración del diagnóstico de la empresa, se realizó tanto frente a la
norma, como frente a la cultura y el clima organizacional; es decir que se tuvo en cuenta la
valoración a la cultura de la calidad y compromiso de la dirección con respecto al tema de
gestión de calidad. Para evaluar la situación de la empresa frente a la norma, se empleó el
formato de Diagnostico de Evaluación Sistema de Gestión de Calidad Según la NTC ISO
9001-2015 (ver anexo 1), en la segunda actividad se realizó un análisis DOFA, de acuerdo
al análisis organizacional y al contexto de la organización de la constructora NOVAOBRAS
S.A.S., se evidencia una posición fuerte tanto con los factores internos como los externos, tal
como se observa en el numeral 10.2. Actividad 2. Análisis DOFA (Matriz), donde se puedo
concluir que la empresa competitivamente se mantiene, las estrategias utilizadas hasta el
momento han mantenido las necesidades de la organización, teniendo en cuenta esto, es
necesario que haya mejoras para mantener este nivel y reducir las debilidades para tener un
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mayor aprovechamiento de las fortalezas y de los recursos para obtener un excelente
resultado.
12.2. Redacción de la Misión, Visión, organigrama, política de calidad y Objetivos de
la calidad.
Se realizó la redacción de la misión, visión, organigrama, políticas y objetivos de calidad de
la empresa, teniendo en cuenta que no contaban con ninguno de estos documentos, una vez
realizada la redacción se socializo lo propuesto con el gerente general, teniendo en cuenta su
opinión y se estableció la documentación respectiva para que quedara plasmada, así mismo
se socializo con todo el personal para que tengan conocimiento acerca de la misión, visión,
organigrama, la política y los objetivos de calidad que se crearon para empresa
NOVAOBRAS S.A.S.
12.2.1. Misión
Somos una empresa dedicada a la formulación, diseño y construcción de proyectos de
arquitectura y obra civil en el ámbito público y privado, comprometida a satisfacer y superar
los requerimientos de nuestros clientes, cumpliendo estándares de productividad, calidad y
plazos establecidos al contar con un equipo de trabajo comprometido en la búsqueda del
mejoramiento continuo y el compromiso social.
12.2.2. Visión
Para el año 2025 ser una empresa constructora reconocida en el mercado a nivel regional,
con proyecciones en el desarrollo de proyectos que cumplan con todas las exigencias técnicas
40
y de calidad, innovando en los procesos y procedimientos con el fin de crear valor sobre el
cliente y dar respuesta a las necesidades sociales.
12.2.3. Política de calidad
NOVAOBRAS S.A.S. asegura la calidad en sus operaciones al contar con un personal
capacitado que se preocupa por realizar una excelente labor en el desarrollo de los proyectos,
comprometido, motivado y con sentido de pertenencia que fomentan un ambiente laboral en
el cual se dan oportunidades de crecer en lo personal y desarrollar habilidades, con el fin de
generar estímulos para lograr el mejoramiento continuo en todas las actividades a realizar,
estos esfuerzo están orientados a optimizar los servicios que ofrecemos, enfocados a una
eficiente atención a nuestros clientes.
El conocimiento, las oportunidades y el manejo óptimo de los recursos significan eficiencia
y rentabilidad en el capital invertido. Como profesionales de la construcción, ofrecemos
alternativas y todo el apoyo que el cliente requiere.
12.2.4. Objetivos de calidad
• Mejorar continuamente nuestros procesos teniendo en cuenta el desarrollo e
implementación de las mejores prácticas, la innovación y el cumplimiento de los
requisitos aplicables.
• Garantizar las entregas de proyectos y servicios a tiempo, de acuerdo a los requerimientos
del cliente.
• Proporcionar capacitación y entrenamiento del personal para el desarrollo integral del
personal con el fin de reforzar el compromiso y desarrollar las competencias de los
integrantes de la organización.
41
• Mantener una comunicación de transparencia con nuestros clientes, proveedores y
aliados de negocios.
• Asegurar el crecimiento de la organización a partir de la planificación de los negocios,
las inversiones y el mejoramiento de la eficacia en el desarrollo y utilización de los
recursos e infraestructura para el cumplimiento de los proyectos.
42
12.3.5. Organigrama
A continuación, se presenta el organigrama de la constructora NOVAOBRAS S.A.S
Figura 4. Organigrama NOVAOBRAS S.A.S. Fuente: elaboración propia
43
12.3. Realizar Mapa y caracterización de procesos
Después del diagnóstico realizado y con un trabajo de campo, con la ayuda del personal de
la empresa se identificaron cada uno de los procesos que se realizan, luego de recolectar toda
la información, se realizó un formato de manual de procesos y procedimientos general para
para las áreas de la organización definiendo nombre del proceso, los proceso de los diferentes
cargos que integran el organigrama de la empresa, con el fin de sistematizar las principales
actividades y hacer un seguimiento adecuado de estas para el cumplimiento de los procesos,
esta información quedo plasmada en un documento llamando manual de procesos y
procedimiento.
La caracterización de los procesos, se realiza en forma independiente para cada proceso
definido en el mapa de procesos, para su desarrollo se utilizó el formato Caracterización de
procesos y descripción de procedimientos que se desarrollan en la empresa (ver anexo 3 y
anexo 4), el cual incluye los siguientes aspectos para su diligenciamiento:
• Proceso: Nombre del proceso
• Responsable: encargado de su diligenciamiento y actualización.
• Objetivo: Definición del objetivo del proceso dentro del SGI.
• Alcance: Condiciones en las que aplica y actividades que abarca.
• Requisitos: aplicables de la NTC - ISO 9001: 2015.
• Diagrama: diagrama de flujo del proceso.
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• Proveedor: Encargado de suministrar una entrada al proceso.
• Entradas: Documentos, actividades o insumos que ingresan para ser procesadas.
• Actividades (PHVA): Lo que se lleva a cabo dentro del proceso.
• Salidas: Resultado del proceso
• Clientes: Persona que recibe el resultado del proceso.
• Recursos Requeridos: Infraestructura, personal o ambiente de trabajo requerido para la
ejecución del proceso.
• Indicadores de gestión: Aspectos que deban ser objeto de medición con relación a su
desempeño, así como la manera para realizar la medición.
• Documentos asociados: Documentos soporte requeridos en o que guardan relación con el
proceso.
45
12.4. Redacción del documento manual de responsabilidades y competencias
laborales
Teniendo en cuenta que no existía un documento que soportara las funciones a realizar de
cada cargo de la empresa, se realizó la redacción de cada una de las funciones de los cargos
en la empresa, basado en un trabajo de campo y con la ayuda del personal, esta información
quedo plasmada en un documento llamado manual de responsabilidades y competencias
laborales de la empresa NOVAOBRAS S.A.S.
Figura 5. Mapa de procesos NOVAOBRAS S.A.S. Fuente: elaboración propia
46
La descripción de cada función, se realiza en forma independiente para cada cargo, para su
desarrollo se utilizó un formato general (ver anexo 5), el cual incluye los siguientes aspectos
para su diligenciamiento:
•Nombre del cargo: Nombre que se le asigna al cargo dentro de la empresa según estatutos
de la alta dirección.
•Dependencia: Es el ordenamiento establecido para los diferentes cargos tomando como
base dos áreas generales establecidas en la organización: área operativa y área administrativa.
•Número de cargos: Se refiere al número de cargos que puede estar realizando una misma
persona dentro de la organización.
•Reporta a (nombre del cargo): Hace referencia al cargo de la persona a la cual se debe
rendir cuentas de las labores realizadas en el puesto de trabajo.
•Cargos a los que supervisa: En el contexto del manual se refiere a las decisiones que
puede tomar sin consultar a su jefe inmediato.
•Responsabilidad: La responsabilidad es un valor que está en la conciencia de la persona,
que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos,
siempre en el plano de lo moral. La persona responsable en el marco del manual de funciones
es aquel que cumple con sus obligaciones o que pone cuidado y atención en lo que hace o
decide.
•Funciones: Son las actividades y tareas generales y específicas realizadas por el trabajador
en el ejercicio del cargo.
•Educación: Corresponde al nivel de estudio y especificidad requerida para el desempeño
del cargo.
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•Experiencia: Es una forma de conocimiento o habilidad derivados de la observación, de la
vivencia de un evento o proveniente de las cosas que suceden en la vida. La experiencia en
el campo laboral es la acumulación de conocimientos que una persona o empresa logra en el
transcurso del tiempo.
•Formación: Todos aquellos estudios y aprendizajes encaminados a la inserción, reinserción
y actualización laboral, cuyo objetivo principal es aumentar y adecuar el conocimiento y
habilidades de los actuales y futuros trabajadores a lo largo de toda la vida.
•Habilidad: Hace referencia a la maña, la pericia o la aptitud para desarrollar alguna tarea.
La habilidad es la aptitud innata, talento, destreza o capacidad que ostenta una persona para
llevar a cabo y por supuesto con éxito, determinada actividad, trabajo u oficio.
•Supervisar: Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan conforme a las normas
preestablecidas y en el tiempo y lugar determinados.
•Peligros: Propiedad intrínseca a un agente físico, biológico, químico que no puede ser
cambiada sin cambiar la naturaleza del agente. Es decir, es aquello que puede ocasionar un
daño o mal.
IDENTIFICACIÓN DE LAS ÁREAS
Área administrativa:
Área dentro de la organización encargada de gestionar todos los recursos que están
implicados en su estructura y por ende en su funcionamiento.
1. Junta directiva
2. Gerente general
3. Contador
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4. Licitador
5. Dirección administrativa y financiera
6. Dirección de proyectos y obras
7. Dirección operativa
8. Coordinación técnica de proyectos y obras
9. Coordinación de programación, costo y presupuesto
10. Coordinación administrativa y de compras
11. Auxiliar administrativo
Área operativa:
Área dentro de una organización pública o privada encargada de las operaciones que van en
pro de la prestación del servicio o producto al cliente.
1. Residente de obra
2. Subcontratistas
3. Auxiliar SISO
4. Social
5. Topógrafo
6. Maestro de obra
7. Oficiales
8. Obreros
9. Almacenista
10. Conductor
49
12.6.Creación de todos los formatos relacionados a cada procesos, procedimientos y
necesidades de la empresa.
Se realizó la creación y actualización de todos los formatos, conformes a cada procesos y
necesidades de la empresa.
Teniendo en cuenta que ya existían formatos que estaban implementados en cada proceso,
por ejemplo, en procesos como ejecución de obra, el proceso de compras e inventario, gestión
humana, proceso de calibración y mantenimiento de equipos, entre otros, se vio en la
necesidad de actualizar la mayoría, debido a que estaban ya viejos y necesitaban ser ajustados
a las necesidades de cada proceso que se desarrollan en la actualidad en la empresa. En el
anexo 6 se muestran alguno de los formatos que se actualizaron y realizaron.
12.7. Realización de mapa de riesgos por procesos.
Teniendo en cuenta que la norma ISO 9001: 2015 es una norma basada en el riesgo, Se
identificaron y se definieron los riesgos los cuales están asociados a cada proceso que realiza
la constructora, esta información quedo plasmado en un documento llamado mapa de riesgo.
En cuanto al análisis de Gestión del Riesgo (ver anexo 7), consistió en una serie de
actividades diseñadas para reducir las pérdidas de tiempos y/o reducción de los posibles
riesgos identificados en los procesos. Se identificaron y definieron los riesgos los cuales están
asociados con la misión de la constructora
Se tuvieron en cuenta los criterios del riesgo los factores que se deben considerar los cuales
son:
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1. Identifique el evento en que se puede presentar el riesgo
2. Determine sus causas
3. La fuente de procedencia del riesgo
4. Determine sus posibles consecuencias
5. Establezca como se va a definir su probabilidad
6. Como se va a determinar el impacto y su nivel de riesgo
7. Determine las escalas de evaluación del impacto de la probabilidad de
ocurrencia del evento
8. Valoración del riesgo incluye la identificación del riesgo, análisis del riesgo y
evaluación del riesgo.
8.1. Identificación del riesgo: Genere una lista detallada de los riesgos
teniendo en cuenta aquellos eventos que pueden aumentar, impactar el logro de los
objetivos de calidad de su proceso.
8.2. Análisis del riesgo involucra el desarrollo y la comprensión del riesgo,
siendo el punto de partida para la evaluación del riesgo y la toma de decisiones para su
tratamiento. Esto hace referencia a las causas y las fuentes de riesgo, sus consecuencias
positivas o negativas y la probabilidad que dichas consecuencias puedan ocurrir.
8.3. Evaluación del riesgo: tiene como objeto la toma de decisiones basada
en una priorización de los resultados obtenidos en el análisis de riesgo determinando
cuales riesgos necesitan tratamiento y su prioridad para intervención.
51
Nivel de deficiencia Valor Significado
Muy Alto (MA) 3
Se detectan riesgos que generan consecuencias
significativas y las acciones preventivas o correctivas
son nulas o no existen.
Alto (A) 2
Se generan riesgos con consecuencias importantes, o la
compañía cuenta con medidas preventivas o correctivas
con una eficacia baja.
Medio (M) 1
Se detectan riesgos con consecuencias poco
significativas o de bajo impacto para la organización o
las medidas preventivas tomadas su eficacia es
moderada.
Bajo (B) No se asigna valorNo se detectan consecuencias. El riesgo está
controlado.
Tabla No. 1 Determinación del impacto
Nivel de probabilidad Significado Valor
Muy Alto (MA) Normalmente la materialización del
riesgo ocurre con frecuencia3
Alto (A)
La materialización del riesgo es posible
que suceda varias veces en la vida
laboral.
2
Medio (M). Es posible que suceda el daño alguna
vez.1
Bajo (B) No es esperable que se materialice el
riesgo, aunque puede ser concebible.No se asigna valor
Tabla No. 2 Significado de los diferentes niveles de probabilidad
Tabla 4. Nivel de deficiencia
Tabla 3. Nivel de probabilidad
52
Tabla 6. Aceptabilidad del Riesgo
El tratamiento del riesgo es un proceso cíclico que incluye la selección de una o varias
opciones para modificar los riesgos siendo este un tratamiento de forma continua. Lo cual
implica:
• Valoración del tratamiento del riesgo
• Toma de decisión sobre sus niveles de riesgo, si son aceptables o no.
• Si no son aceptables, generar un nuevo tratamiento para dicho riesgo
• Valoración de la eficacia de dicho tratamiento
Se puede implementar varios tratamientos para eliminar o modificar las causas de un riesgo.
Algunas opciones para dicho tratamiento son:
• Modificar o eliminar actividades que con lleven a la eliminación del riesgo
• Retirar la fuente de riesgo
• Cambiar la probabilidad de ocurrencia
• Cambiar las consecuencias
Nivel de riesgo Significado
I No aceptable
II No aceptable o aceptable con control específico
III Aceptable
IV Aceptable
Tabla No.4 Aceptabilidad del riesgo
Nivel de riesgo Intervalos Significado
I 9-7
II 7-5
III 5-3
IV 3-1
Tabla No. 3 Nivel de riesgo
Tabla 5. Nivel de riesgo
53
12.9. Comunicación del SGC a los empleados.
Para garantizar el sostenimiento del diseño del sistema de gestión de calidad es necesario
darlo a conocer a los empleados, por tal razón una vez se tuvo el diseño del sistema, se realizó
la divulgación según la programación establecida, sobre cómo funciona, las herramientas y
la documentación, por medio de una reunión en el área administrativa y en las obras, la cual
se expuso a través de diapositivas, documentos y carteles ilustrativos, esta divulgación estuvo
a cargo de la auxiliar de calidad y la ingeniera jefe, con el objetivo de impulsar el sistema
con los empleados de la organización y hacer seguimiento a la aplicación de procesos,
procedimientos, guías diseñados para su operación. (Ver anexo 2).
54
13. APORTES DEL ESTUDIANTE A LA EMPRESA
Una vez logrados los objetivos que se diseñaron al inicio de la práctica, se procede a hacer
un recuento de cada uno de los aportes hechos en el desarrollo de la práctica empresarial a la
empresa NOVAOBRAS S.AS. los cuales se muestran a continuación:
1. Misión de la empresa
2. Visión de la empresa.
3. Política y objetivos de calidad de la empresa
4. Organigrama
5. Reseña histórica de la empresa
6. Mapa de procesos
7. Manual de funciones y competencia laborales
8. Manual de procesos y procedimientos
9. Formatos relacionados a cada proceso
10. Mapa de riesgos
11. Planes asociados a cada procedimiento
12. Documentación del sistema de gestión de calidad
55
13. CONCLUSIONES
La ISO 9001: 2015 está estructurada de forma que pequeñas empresas puedan implementar
SGC bajo los principios y normas que esta demanda y así de esta manera las mismas puedan
acceder a los beneficios que otorga. El desarrollo del proyecto y los resultados que se
obtuvieron por medio de las actividades que se llevaron a cabo, los procedimientos
establecidos y la metodología utilizada podemos concluir lo siguiente:
Se puede ver como la implementación de la norma ofrece múltiples beneficios en cuanto a la
eficiencia y eficacia de los procesos, así como en el recurso humano, dentro de esta
investigación se puede evidenciar previa a la implementación de la norma.
Las actividades desarrolladas lograron promover el compromiso laboral por parte de los
empleados los cuales desarrollan sus actividades de forma diferente, con mayor eficiencia y
disminuyendo los reprocesos en cada una de ellas. han logrado concientizar al grupo de
colaboradores de la empresa, evidenciado así un mejoramiento en el ambiente laboral y un
incremento en la satisfacción de los mismos.
El compromiso obtenido por la alta gerencia para promover e incentivar el desarrollo de SGC
en la empresa, ha incrementado el liderazgo de la misma y ha logrado que esta se incentive
y se encamine con mayor disposición al buen funcionamiento de las actividades del a misma.
La documentación de los procesos permite a los colaboradores tener una perspectiva clara
acerca de las tareas que le corresponde a cada uno, lo cual permite tener un mayor control y
orden en la empresa.
56
Identificar los riesgos asociados a la empresa y establecer medidas necesarias para cada uno
de ellos, permitió identificar las oportunidades y amenazas que esta tiene actualmente.
El personal tanto administrativo como operativo vinculado al sistema de gestión de calidad
es el principal factor a tener en cuenta al momento de su implementación, un buen programa
de gestión del cambio y divulgación de estrategias y resultados resulta de gran apoyo para la
consecución de los resultados esperados. Se prevé que la herramienta de gestión desarrollada,
contara con la posibilidad de tomar decisiones con un mayor grado de precisión dado a que
cuentan con un mayor control de sus procesos internos, lo anterior se dará en la medida en
que se realice un mantenimiento apropiado al sistema y se planifiquen estrategias alrededor
del mismo.
14. RECOMENDACIONES
Teniendo en cuenta la importancia de este proyecto y deseando que haya una mejora continua
de este proceso tan importante dentro de la empresa, para futuros profesionales que deseen
encaminarse en este procesos del sistema de gestión de calidad dentro de la empresa se
recomienda seguir mejorando e implementando nuevos métodos para facilitar el
cumplimientos de los requisitos de la norma, innovando en nuevos procesos e incluyendo a
todo el personal, es importante que este sistema de gestión de calidad no solo quede escrito
y en documentos, sino que se lleve a la práctica, a su implementación, considerando que este
proyecto se hizo con este fin, mejorar los procesos, el ambiente laboral y contribuir a la
eficacia y eficiencia con que se desarrollan las actividades.
57
15. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
CETYS, U. (2016). SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9000. REDALYC, SCIELO, 33.
DGAC. (2016).Direccion general de aeronautica civil. (2016). antecedentes del sistema de gestion de
calidad. cuenta publica, 46.
González González, A., & González Rodríguez, R. A. (2018). DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD CON UN ENFOQUE DE INGENIERÍA DE. Ingenieria industrial, 7.
Hernández Palma Hugo, B. P. (2018). Gestión de la calidad: elemento clave para el desarrollo de las
organizaciones. Criterio libre vol.16, 17.
ISHIKAWA. (2005).Ishikawa, K. (2005). Gerencia de la calidad - Gerencia de procesos.
herramientas para la meejora de la calidad, 17.
DGAC. (2016). Antecedentes de los sistemas de calidad. Obtenido de
http://cursobasicoivaa.weebly.com/mensaje-de-la-direccioacuten-del-ciaac.html
Palma, R. J. (2017). Sistema de gestión y control de la calidad: Norma ISO 9001:2015. RECIMUNDO
revista cientifica mundo de la investigacion y el conocimiento, 20.PEREZ. (2007).
TUVERAS, M. (2015). ISO 9000:2000. Sistema de la Gestión de la Calidad - Fundamentos y
vocabulario. Norma ISO 9000:2000, 42.
Villa, E. P. (2007). Reflexiones para implementar un sistema de gestión de calidad (ISO 9001: 2000)
en cooperativas y empresas de economía solidaria. Universidad cooperativa de colombia, 37.
PORTAL NORMAS ISO. ¿Cómo se pueden beneficiar las empresas de construcción de la norma ISO
9001? en línea. Bogotá: La Empresa citado 15 febrero, 2017. Disponible en Internet: URL:
http://www.nueva-iso-9001- 2015.com/2016/06/empresas-construccion-iso-9001/
IRURITA ALZUETA, Julen y VILLANUEVA ROLDÁN, Pedro María. Sistemas de gestión de la calidad
en línea. Pamplona: Escuela Técnica Superior de Ingenieros Técnicos citado 20 febrero, 2017.
Disponible en Internet: URL: academica-e.unavarra.es/bitstream/handle/2454
/5409/577761.pdf?sequence=1
ISO. (2015). Organización Internacional de Normalización. Norma ISO 9000. Obtenido de
https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9000:ed-4:v1:es
Icontec. (2015). Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Sistema de Gestión de
calidad ISO 9001:2015. Bogota: Icontec.
58
16. ANEXOS
Para el diligenciamiento de esa tabla, los criterios de calificación empleados fueron los
siguientes:
A. Cumple completamente con el criterio enunciado (10 puntos). Se establece, se implementa
y se mantiene; corresponde a las fases de Verificar y Actuar para la Mejora del sistema.
B. Cumple parcialmente con el criterio enunciado (5 puntos). Se establece, se implementa,
no se mantiene; corresponde a la fase del Hacer del sistema.
C. Cumple con el mínimo del criterio enunciado (3 puntos). Se establece, no se implementa,
no se mantiene; corresponde a las fases de Identificación y Planeación del sistema.
D. No cumple con el criterio enunciado (0 puntos). No se establece, no se implementa, no se
mantiene N/S).
Formato del diagnóstico de la situación actual de la empresa NOVAOBRAS S.A.S. frente al
sistema de gestión de calidad
Anexo 1. Evaluación cuantitativa.
N°
NUMERALES
CRITERIO DE CALIFICACIÓN
A-V A
H B
P C
N/S
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO
10 5 3 0
1 Se determinan las cuestiones externas e internas que son pertinentes para el propósito y dirección estratégica de la organización.
5
2 Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas.
0
4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
3 Se ha determinado las partes interesadas y los requisitos de estas partes interesadas para el sistema de gestión de Calidad.
3
4 Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos.
3
4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
5 El alcance del SGC, se ha determinado según: Procesos operativos, productos y servicios, instalaciones físicas, ubicación geográfica
3
6 El alcance del SGC se ha determinado teniendo en cuenta los problemas externos e internos, las partes interesadas y sus productos y servicios
3
7 Se tiene disponible y documentado el alcance del Sistema de Gestión. 0
8 Se tiene justificado y/o documentado los requisitos (exclusiones) que no son aplicables para el Sistema de Gestión?
0
4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS
59
9 Se tienen identificados los procesos necesarios para el sistema de gestión de la organización
5
10 Se tienen establecidos los criterios para la gestión de los procesos teniendo en cuenta las responsabilidades, procedimientos, medidas de control e indicadores de desempeño necesarios que permitan la efectiva operación y control de los mismos.
3
11 Se mantiene y conserva información documentada que permita apoyar la operación de estos procesos.
3
SUBTOTAL 10 18
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 25%
5. LIDERAZGO 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO
1 Se demuestra responsabilidad por parte de la alta dirección para la eficacia del SGC.
5
5.1.2 Enfoque al cliente
2 La gerencia garantiza que los requisitos de los clientes de determinan y se cumplen.
10
3 Se determinan y consideran los riesgos y oportunidades que puedan afectar a la conformidad de los productos y servicios y a la capacidad de aumentar la satisfacción del cliente.
10
5.2 POLÍTICA 5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad
4 La política de calidad con la que cuenta actualmente la organización está acorde con los propósitos establecidos.
5
5.2.2 Comunicación de la política de la calidad
5 Se tiene disponible a las partes interesadas, se ha comunicado dentro de la organización.
3
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN
6 Se han establecido y comunicado las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes en toda la organización.
10
SUBTOTAL 30 10 3
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 72%
6. PLANIFICACIÓN 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
1 Se han establecido los riesgos y oportunidades que deben ser abordados para asegurar que el SGC logre los resultados esperados.
5
2 La organización ha previsto las acciones necesarias para abordar estos riesgos y oportunidades y los ha integrado en los procesos del sistema.
5
6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS
3 Que acciones se han planificado para el logro de los objetivos del SIG-HSQ, programas de gestión
5
4 Que acciones se han planificado para el logro de los objetivos del SIG-HSQ, programas de gestión
3
6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
5 Existe un proceso definido para determinar la necesidad de cambios en el SGC y la gestión de su implementación
3
SUBTOTAL 15 6
60
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 42%
7. APOYO 7.1 RECURSOS
1 La organización ha determinado y proporcionado los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del SGC (incluidos los requisitos de las personas, medioambientales y de infraestructura)
3
7.1.5 Recursos de seguimiento y medición
2 En caso de que el monitoreo o medición se utilice para pruebas de conformidad de productos y servicios a los requisitos especificados, ¿se han determinado los recursos necesarios para garantizar un seguimiento válido y fiable, así como la medición de los resultados?
5
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones
3 Dispone de métodos eficaces para garantizar la trazabilidad durante el proceso operacional.
3
7.1.6 Conocimientos de la organización
4 Ha determinado la organización los conocimientos necesarios para el funcionamiento de sus procesos y el logro de la conformidad de los productos y servicios y, ha implementado un proceso de experiencias adquiridas.
3
7.2 COMPETENCIA
5 La organización se ha asegurado de que las personas que puedan afectar al rendimiento del SGC son competentes en cuestión de una adecuada educación, formación y experiencia, ha adoptado las medidas necesarias para asegurar que puedan adquirir la competencia necesaria.
10
7.3 TOMA DE CONCIENCIA
6 Existe una metodología definida para la evaluación de la eficacia de las acciones formativas emprendidas.
10
7.4 COMUNICACIÓN
7 Se tiene definido un procedimiento para las comunicaciones internas y externas del SIG dentro de la organización.
3
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
8 Se ha establecido la información documentada requerida por la norma y necesaria para la implementación y funcionamiento eficaces del SGC.
0
7.5.2 Creación y actualización
9 Existe una metodología documentada adecuada para la revisión y actualización de documentos.
0
7.5.3 Control de la información documentada
10 Se tiene un procedimiento para el control de la información documentada requerida por el SGC.
0
SUBTOTAL 20 5 12
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 37%
8. OPERACIÓN 8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL
1 Se planifican, implementan y controlan los procesos necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de servicios.
10
61
2 La salida de esta planificación es adecuada para las operaciones de la organización.
5
3 Se asegura que los procesos contratados externamente estén controlados. 3
4 Se revisan las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso.
10
8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 8.2.1 Comunicación con el cliente
5 La comunicación con los clientes incluye información relativa a los productos y servicios.
10
6 Se obtiene la retroalimentación de los clientes relativa a los productos y servicios, incluyendo las quejas.
5
7 Se establecen los requisitos específicos para las acciones de contingencia, cuando sea pertinente.
3
8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios
8 Se determinan los requisitos legales y reglamentarios para los productos y servicios que se ofrecen y aquellos considerados necesarios para la organización.
10
8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios
9 La organización se asegura que tiene la capacidad de cumplir los requisitos de los productos y servicios ofrecidos.
5
10 La organización revisa los requisitos del cliente antes de comprometerse a suministrar productos y servicios a este
10
11 Se confirma los requisitos del cliente antes de la aceptación por parte de estos, cuando no se ha proporcionado información documentada al respecto.
5
12 Se asegura que se resuelvan las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente.
5
13 Se conserva la información documentada, sobre cualquier requisito nuevo para los servicios.
10
14 Las personas son conscientes de los cambios en los requisitos de los productos y servicios, se modifica la información documentada pertinente a estos cambios.
10
8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
15 Se establece, implementa y mantiene un proceso de diseño y desarrollo que sea adecuado para asegurar la posterior provisión de los servicios.
5
8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo
16 La organización determina todas las etapas y controles necesarios para el diseño y desarrollo de productos y servicios.
10
8.3.3 Entradas para el diseño y desarrollo
17 Al determinar los requisitos esenciales para los tipos específicos de productos y servicios a desarrollar, se consideran los requisitos funcionales y de desempeño, los requisitos legales y reglamentarios.
10
18 Se resuelven las entradas del diseño y desarrollo que son contradictorias. 10
19 Se conserva información documentada sobre las entradas del diseño y desarrollo.
10
8.3.4 Controles del diseño y desarrollo
62
20 Se aplican los controles al proceso de diseño y desarrollo, se definen los resultados a lograr.
10
21 Se realizan las revisiones para evaluar la capacidad de los resultados del diseño y desarrollo para cumplir los requisitos.
5
22 Se realizan actividades de verificación para asegurar que las salidas del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de las entradas.
10
23 Se aplican controles al proceso de diseño y desarrollo para asegurar que: se toma cualquier acción necesaria sobre los problemas determinados durante las revisiones, o las actividades de verificación y validación
5
24 Se conserva información documentada sobre las acciones tomadas. 5
8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo
25 Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: cumplen los requisitos de las entradas
10
26 Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: son adecuadas para los procesos posteriores para la provisión de productos y servicios
5
27 Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: incluyen o hacen referencia a los requisitos de seguimiento y medición, cuando sea apropiado, y a los criterios de aceptación
5
28 Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: especifican las características de los productos y servicios, que son esenciales para su propósito previsto y su provisión segura y correcta.
5
29 Se conserva información documentada sobre las salidas del diseño y desarrollo.
10
8.3.6 Cambios del diseño y desarrollo
30 Se identifican, revisan y controlan los cambios hechos durante el diseño y desarrollo de los productos y servicios
10
31 Se conserva la información documentada sobre los cambios del diseño y desarrollo, los resultados de las revisiones, la autorización de los cambios, las acciones tomadas para prevenir los impactos adversos.
10
8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE
32 La organización asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente son conforme a los requisitos.
5
33 Se determina los controles a aplicar a los procesos, productos y servicios suministrados externamente.
3
34 Se determina y aplica criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos.
3
35 Se conserva información documentada de estas actividades 3
8.4.2 Tipo y alcance del control
36 La organización se asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organización de entregar productos y servicios, conformes de manera coherente a sus clientes.
3
37 Se definen los controles a aplicar a un proveedor externo y las salidas resultantes.
3
63
38 Considera el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en la capacidad de la organización de cumplir los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables.
3
39 Se asegura que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de su sistema de gestión de la calidad
5
40 Se determina la verificación o actividades necesarias para asegurar que los procesos, productos y servicios cumplen con los requisitos.
10
8.4.3 Información para los proveedores externos
41 La organización comunica a los proveedores externos sus requisitos para los procesos, productos y servicios.
3
42 Se comunica la aprobación de productos servicios, métodos, procesos y equipos, la liberación de productos y servicios.
3
43 Se comunica la competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las personas.
0
44 Se comunica las interacciones del proveedor externo con la organización. 3
45 Se comunica el control y seguimiento del desempeño del proveedor externo aplicado por la organización.
3
8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio
46 Se implementa la producción y provisión del servicio bajo condiciones controladas
5
47 Dispone de información documentada que defina las características de los productos a producir, servicios a prestar, o las actividades a desempeñar.
10
48 Dispone de información documentada que defina los resultados a alcanzar. 10
49 Se controla la disponibilidad y el uso de recursos de seguimiento y medición adecuados
5
50 Se controla la implementación de actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas.
3
51 Se controla el uso de la infraestructura y el entorno adecuado para la operación de los procesos.
5
52 Se controla la designación de personas competentes. 5
53 Se controla la validación y revalidación periódica de la capacidad para alcanzar los resultados planificados.
3
54 Se controla la implementación de acciones para prevenir los errores humanos.
3
55 Se controla la implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega.
5
8.5.2 Identificación y trazabilidad
56 La organización utiliza medios apropiados para identificar las salidas de los productos y servicios.
5
57 Identifica el estado de las salidas con respecto a los requisitos. 5
58 Se conserva información documentada para permitir la trazabilidad. 5
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos
59 La organización cuida la propiedad de los clientes o proveedores externos mientras esta bajo el control de la organización o siendo utilizada por la misma.
10
64
60 Se Identifica, verifica, protege y salvaguarda la propiedad de los clientes o de los proveedores externos suministrada para su utilización o incorporación en los productos y servicios.
10
61 Se informa al cliente o proveedor externo, cuando su propiedad se pierda, deteriora o de algún otro modo se considere inadecuada para el uso y se conserva la información documentada sobre lo ocurrido.
10
8.5.4 Preservación
62 La organización preserva las salidas en la producción y prestación del servicio, en la medida necesaria para asegurar la conformidad con los requisitos.
5
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega
63 Se cumplen los requisitos para las actividades posteriores a la entrega asociadas con los productos y servicios.
10
64 Al determinar el alcance de las actividades posteriores a la entrega la organización considero los requisitos legales y reglamentarios.
10
65 Se consideran las consecuencias potenciales no deseadas asociadas a sus productos y servicios.
10
66 Se considera la naturaleza, el uso y la vida útil prevista de sus productos y servicios.
10
67 Considera los requisitos del cliente. 10
68 Considera la retroalimentación del cliente. 10
8.5.6 Control de los cambios
69 La organización revisa y controla los cambios en la producción o la prestación del servicio para asegurar la conformidad con los requisitos.
10
70 Se conserva información documentada que describa la revisión de los cambios, las personas que autorizan o cualquier acción que surja de la revisión.
10
8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
71 La organización implementa las disposiciones planificadas para verificar que se cumplen los requisitos de los productos y servicios.
5
72 Se conserva la información documentada sobre la liberación de los productos y servicios.
10
73 Existe evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. 10
74 Existe trazabilidad a las personas que autorizan la liberación. 10
8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES
75 La organización se asegura que las salidas no conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega.
10
76 La organización toma las acciones adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la no conformidad y su efecto sobre la conformidad de los productos y servicios.
10
77 Se verifica la conformidad con los requisitos cuando se corrigen las salidas no conformes.
10
78 La organización trata las salidas no conformes de una o más maneras 5
79 La organización conserva información documentada que describa la no conformidad, las acciones tomadas, las concesiones obtenidas e identifique la autoridad que decide la acción con respecto a la no conformidad.
10
SUBTOTAL 380 125 45
65
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 69%
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
1 La organización determina que necesita seguimiento y medición. 10
2 Determina los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación para asegurar resultados válidos.
5
3 Determina cuando se lleva a cabo el seguimiento y la medición. 5
4 Determina cuando analizar y evaluar los resultados del seguimiento y medición.
5
5 Evalúa el desempeño y la eficacia del SGC. 0
6 Conserva información documentada como evidencia de los resultados. 5
9.1.2 Satisfacción del cliente
7 La organización realiza seguimiento de las percepciones de los clientes del grado en que se cumplen sus necesidades y expectativas.
5
8 Determina los métodos para obtener, realizar el seguimiento y revisar la información.
5
9.1.3 Análisis y evaluación
9 La organización analiza y evalúa los datos y la información que surgen del seguimiento y la medición.
3
9.2 AUDITORÍA INTERNA
10 La organización lleva a cabo auditorías internas a intervalos planificados. 0
11 Las auditorías proporcionan información sobre el SGC conforme con los requisitos propios de la organización y los requisitos de la NTC ISO 9001:2015.
0
12 La organización planifica, establece, implementa y mantiene uno o varios programas de auditoría.
0
13 Define los criterios de auditoría y el alcance para cada una. 0
14 Selecciona los auditores y lleva a cabo auditorías para asegurar la objetividad y la imparcialidad del proceso.
0
15 Asegura que los resultados de las auditorias se informan a la dirección. 0
16 Realiza las correcciones y toma las acciones correctivas adecuadas. 0
17 Conserva información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y los resultados.
0
9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
18 La alta dirección revisa el SGC a intervalos planificados, para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua con la estrategia de la organización.
0
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección
19 La alta dirección planifica y lleva a cabo la revisión incluyendo consideraciones sobre el estado de las acciones de las revisiones previas.
3
20 Considera los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al SGC.
0
21 Considera la información sobre el desempeño y la eficiencia del SGC. 0
22 Considera los resultados de las auditorías. 0
23 Considera el desempeño de los proveedores externos. 0
24 Considera la adecuación de los recursos. 3
66
25 Considera la eficiencia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades.
0
26 Se considera las oportunidades de mejora. 3
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección
27 Las salidas de la revisión incluyen decisiones y acciones relacionadas con oportunidades de mejora.
0
28 Incluyen cualquier necesidad de cambio en el SGC. 0
29 Incluye las necesidades de recursos. 0
30 Se conserva información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones.
0
SUBTOTAL 10 30 12
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 17%
10. MEJORA 10.1 GENERALIDADES
1 La organización ha determinado y seleccionado las oportunidades de mejora e implementado las acciones necesarias para cumplir con los requisitos del cliente y mejorar su satisfacción.
5
10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA
2 La organización reacciona ante la no conformidad, toma acciones para controlarla y corregirla.
10
3 Evalúa la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad.
5
4 Implementa cualquier acción necesaria, ante una no conformidad. 5
5 Revisa la eficacia de cualquier acción correctiva tomada. 3
6 Actualiza los riesgos y oportunidades de ser necesario. 0
7 Hace cambios al SGC si fuera necesario. 0
8 Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
3
9 Se conserva información documentada como evidencia de la naturaleza de las no conformidades, cualquier acción tomada y los resultados de la acción correctiva.
3
10.3 MEJORA CONTINUA
10 La organización mejora continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del SGC.
0
11 Considera los resultados del análisis y evaluación, las salidas de la revisión por la dirección, para determinar si hay necesidades u oportunidades de mejora.
3
SUBTOTAL 10 15 12
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 33%
67
Registro fotográfico reunión sensibilización del sistema de gestión de calidad en la
oficina.
Registro fotográfico sensibilización sobre el sistema de gestión de calidad en la obra.
Anexo 2. Divulgación
68
69
Código: E-GE1
Versión: 02
Proveedor Entrada Responsable Diagrama PHVA Descripción Cliente Salida Registro
Mercado,
Entidades
Públicas y
privadas,
comunidad,
Procesos internos
Información del
entorno en el marco
del diseño y la
construcción de obras
civiles y
arquitectonicas,
normatividad vigente
Gerente
generalP
Se recopila y analiza la
información del entorno
externo e interno y se definen
las políticas, normas,
estrategias y objetivo de cada
uno de los procesos de la
organización.
Misión, Visión,
objetivos,
planes
estratégicos,
normas,
reglamentos,
metas, políticas
Misión y visión,
objetivos,
políticas, normas
y reglamentos
documentados
Estrategias y
objetivos de cada
proceso, diagnóstico
de los procesos
P Se elabora el plan de acción Plan de AcciónDocumento plan
de acción
Plan de acción,
Necesidades y
requerimiento de
recursos
p
Se planifica la forma de
adquisición de los recursos y
gestión de los recursos
necesarios para ejecutar plan
de acción de los procesos
Gestión de
recursos
Gestión y
administración
de recursos
Mercado, Gestión
financiera
Recursos necesarios
para la ejecución de
los procesos
Gerente
general,
Director
administrativo
y financiero
H
Se identifica si son suficientes
los recursos y se administra
asignando a cada área los
recursos necesarios para la
ejecución de las actividades
Recursos
Administración
de los recursos
obtenidos
Todos los
procesos
Plan de acción
Recursos, políticas,
planes, normas
Gerente
general, Líder
de cada
proceso
V
Se ejecutan plan de acción en
cada proceso y se realiza
seguimiento a los objetivos
formulados para identificación
de estrategias y acciones de
mejora a implementar
Cumplimiento
de los planes
de acción y
políticas
establecidas
Informe de
resultados
Todos los
procesos
Información de
cumplimiento de las
metas y estrategias
planteadas
Gerente
general, Líder
de cada
proceso
A
Se formulan las acciones de
mejoramiento y se
implementan verificando que
promuevan el crecimiento y
desarrollo continuo de la
organización
Acciones de
mejora a
implementar
Registro de
seguimiento
Indicadores Recusos
1. índice de
acciones de
mejora por
periodo
2. Porcentaje
cumplimiento en
metas por
periodo
Humanos, tecnologicos
(hardware, software),
financieros y de
infraestructura (equipos de
computo y comunicaciones,
instalaciones fisicas), etc.
Todos los
procesos
Todos los
procesos
Fecha
Emisión:12/09/2019
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Fórmula Documentos asociados
1. N° de acciones de mejora
ejecutadas por periodo/N° de
acciones planificadas por periodo
2. N° de metas alcanzadas por
periodo/N° de metas planificadas por
periodo
Informe de resultados
Plan estratégico
Reglamentos
Normas
Políticas
Estado de avance de las estrategias
Gerente
general
Mecanismos de Control
Verificar cumplimiento de planes de acción
Verificar ejecución y cumplimiento de estrategias y acciones de
mejora.
Estado de avance de los planes de acción establecidos.
Informe de resultados
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Responsable: Gerente general
OBJETIVO: Analizar, diseñar y ejecutar planes dirigidos al cumplimiento de las metas relacionadas con la visión, misión, políticas y objetivos , que permitan el crecimiento y desarrollo de la
organización
ALCANCE: Aplica desde el diagnostico del entorno interno y externo, la definición de los planes, políticas, objetivos, lineamientos y estrategias hasta la revisión de los procesos de la
organización
PROCESO: Gestion estratégica
Inicio
Recopilar y analizar la información de entrada
Definición de políticas, objetivos, estrategias
Elaborar plan de Acción
Ejecutar plan de acción
Suficientes
recursos
Administrar y asignar recursos
Seguimiento periódico a la ejecución de los planes establecidos
Planificar recursos
Gestionar recursos
no
Formular e implementar estrategias y acciones de mejora en los procesos
Seguimiento al cumplimiento de acciones formuladas
Eficaces
Fin
no
Anexo 3. Caracterización de procesos formato general
70
Código: A-CI3
Versión: 02
Proveedor Entrada Responsable PHVA Descripción Cliente Salida Registro
Todos los prodesos
Identificación de las necesidades de
bienes y servicios a comprar, solicitud de
compra, solicitudes de materiales
Líder de cada proceso P
Se identifican las necesidades de
bienes y servicios para el desempeño
eficaz de los procesos
Listado de
necesidades
Formato de pedido de
materiales y
herramientas
Proveedores
Información de cotizaciones historicas de
productos y/o servicios, calidad servicio
prestado por proveedor, garantías,
tiempo de respuesta
Coordinador y gestor
de comprasP
Evaluación y selección de proveedores
de acuerdo a los criterios establecidos
Proveedores
seleccionados
Base de datos
proveedores
Gestión financiera,
Gestion compras e
inventarios
Base de datos proveedores, información
presupuestal
Coordinador y gestor
de comprasH
Se solicitan cotizaciones y se aprueban
proveedores, se realizan
negociaciones de compra, se elabora la
orden de compra y/o servicio y se hace
registro presupuestal
Proveedores
Proveedores
aprobados, orden de
compra y/o servicio,
información
presupuestal de las
compras,
cotizaciones
Orden de compra,
orden de
servicio(contrato)
Proveedor Bienes y servicios
Coordinador y gestor
de compras,
almacenista
H
Se reciben los productos comprados y
se verifica la calidad de los mismos y
las especificaciones requeridas, se
realiza seguimiento a la ejecución de la
orden de servicio
Información de no
conformidades,
recibo a satisfacción
---
Gestion compras e
inventarios,
Proveedores
Recibo a satisfacción, Productos
Coordinador y gestor
de compras,
almacenista
H
Se procede almacenar los productos
adquiridos llevando control de los
inventarios, se genera orden de pago
al proveedor del Producto y/o servicio,
facturas correspondientes y
documentos anexos
Orden de pago y
documentos anexos
Facturas, recibido a
satisfacción(remisión
firmada por
almacenista)
Gestion compras e
inventarios
Información de la disponibilidad de
material, herramienta y/o equipo
requerido para obras
H
Programar cargue y ruta de los
vehículos de carga para suministro de
material, herramienta y/o equipo
requerido en la obra
Ruta operativa del
vehículo, material
cargado
Ruta operativa de
vehículo, formato
entrega de material y
herramienta
Todos los procesos,
compras
Información de no conformidades de
productos adquiridosH
Revaluaciones de proveedores,
seguimiento y control del proceso,
revisión de inventario de materiales,
maquinaria y equipos
Gestion compras e
inventarios
Reestructuración
base de datos de
proveedores
Base de datos
proveedores
Gestion compras e
inventariosInformación de la carga de los vehículos
Coordinador y gestor
de compras,
almacenista,
conductor
HSe envía el material, herramienta y/o
equipo a la obra requeridaEjecucion de obra
Material en lugar de
la obra
Entrega de materiales,
equipos y
herramientas
Gestion compras e
inventariosTodos los documentos relacionados
Gestion compras e
inventariosV
Se realiza un seguimiento y se evaluan
todos los procesos de gestion
financiera con el fin de realizar
acciones de mejora.
Gestión financiera,
partes interesadas
Evaluacion de
procesosInforme de resultados
Todos los procesosInformacion de cumplimiento de los
requisitos establecidos
Gestion compras e
inventariosA
Realizar las acciones correctivas y/o
preventivas para mejorar las fallas
presentadas en el incumplimiento del
tiempo inicialmente pactado y
programado para el desarrollo y
elaboración del proyecto.
Todos los procesosAcciones de mejora a
implementar
Registro de
seguimiento
Indicadores Mecanismos de control Requisitos
1. Tiempo de ciclo
de compras
2. Porcentaje de
material entregado
por encima del
presupuesto de
obra
3. Diferencia
porcentual entre
las estimaciones
de consumo y el
consumo real
4. Plazo de entrega
del pedido
Verificación de las especificaciones de productos
adquiridos y/o servicios contratados
Revisar nivel de inventario de materiales,
maquinaria y equipos
Análisis informe de resultados
Controlar stock de seguridad
Seguimiento a indicadores
seguimiento a la selección y evaluación de
proveedores
Ley 1480 de 2011 -Estatuto del
consumidor
Decreto 624 de 1989-Estatuto tributario
Ley 1607 de 2012-Normas en materia
tributaria
Reglamento colombiano de
construcciones sismoresistentes NSR-
10
Resolución 2400 de 1979-Vivienda,
higiene y seguridad en los
establecimientos de trabajo
Gestion Compras e
inventarios
OBJETIVO: Asegurar la gestión de suministro oportuno de materiales, insumos y servicios necesarios para llevar a cabo los proyectos de la empresa, garantizando proveedores calificados y verificando el cumplimiento de los estándares de calidad.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Fórmula Documentos asociados
Coordinador de
compras y logística
Gestion compras e
inventarios
1. Tiempo de ciclo de compras= Tiempo que transcurre entre que
se solicita la compra de un bien y que este es recibido en
almacen
2. Porcentaje de material entregado por encima del presupuesto
de obra=(Cantidad material enviado en exceso por ítem/Total
material presupuestado por ítem) x 100
3. Diferencia porcentual entre las estimaciones de consumo y el
consumo real=(|consumo estimado-consumo real|/consumo
real)x100
4. Plazo de entrega del pedido=Número de días que toma
procesar el pedido
Facturas
Orden de compra
Orden de servicio
Ruta operativa vehículo
Formato pedido de materiales y herramientas
Formato pedido general de obra
Formato entrega de material y herramienta
12/09/2019
ALCANCE: Aplica a las adquisiciones de bienes y servicios, asignación y distribución de los mismos para el desempeño normal de los procesos
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOSFecha Emisión:
Responsable: Coordinador y gestor de comprasPROCESO: Gestion compras e inventarios
Recursos
Humanos, tecnologicos
(hardware, software),
financieros y de
infraestructura (equipos
de computo y
comunicaciones,
instalaciones fisicas), etc.
Diagrama
Inicio
Identificar necesidades de adquisición de bienes y servicios
Evaluación y selección de proveedores
Aprobar proveedores
Almacenar y controlar inventarios de productos adquiridos
Elaborar orden de compra y/o servicio
Recibir productos comprados y/o vigilar la ejecución de la orden de servicio
solicitar cotizaciones
Realizar interventoría a orden de servicio
Generar orden de pago a proveedor, facturas y documentos anexos a orden de pago
Realizar revaluación de proveedores de productos y hacer seguimiento y control del
proceso
Alistar pedido de materiales y herramientas, programar ruta de vehículo
Envío de material, equipo y/o herramienta a la obra que lo requiere
Seguimiento periódico a la ejecución de los planes establecidos
Formular e implementar estrategias y acciones de mejora en los procesos
Seguimiento al cumplimiento de acciones formuladas
Eficaces
Fin
no
71
Código: M-FP3
Versión: 02
Proveedor Entrada Responsable Diagrama PHVA Descripción Cliente Salida Registro
Gestion de mercado Contrato Director operativo P
Una vez teniendo la adjudicacion del
proyecto, se procede a realizar la
planeacion para la posterior formulacion y
diseño.
Gestion de mercado Contrato Contrato firmado
Cliente, Gestión humana,
Gestión financiera
Descripción del trabajo, pliego de
condiciones, Información
disponibilidad de tiempo y recursos
para realizar trabajo
Director de coste y
presupuesto,
coordinador y gestor
de compras.
P
Se reciben los requerimientos de diseño del
cliente o en el caso de entidad publica el
pliego de condiciones y se procede a
elaborar la planeacion de la formulacion del
proyecto
Gestion de mercado
Gestion financiera
Gestion de calidad,
Gestion estrategica
Orden de servicio para
elaborar el trabajo
que requiere el cliente
Cronograma de
trabajo
Orden de servicio
Cronograma de
trabajo
Gestion Compras e
inventarioOrden de servicio Gerente general H
Se elabora la cotización de las actividades
que se van a desarrollar Cliente
Cotización de
actividadesCotización
Formulacion de proyectos Cronograma de trabajo Director de proyecto,
coste y presupuestoH
Se ejecutan las actividades planeadas para
cumplir con el plazo establecido y los
requerimientos del cliente.
Formulacion de
proyectosTrabajo realizado
Trabajo de
consultoría
Formulacion de proyectos
Gestion financiera
Contratación
Mejora contínua
Trabajo entregado según
requerimientos
Director de proyecto,
coste y presupuesto,
Gerente general
H
Se verifica que lo entregado sea lo
requerido por el cliente, si se requieren
ajustes se realizan de inmediato
Formulacion de
proyectos
Trabajo realizado y
verificado
Trabajo de
consultoría aprobado
Formulacion de proyectosTrabajo entregado según
requerimientosGerente general H
Se informa al cliente de la culminación del
trabajo solicitado, para que lo revise y se
haga el posterior cobro.
Cliente
Información de la
culminación del
trabajo solicitado
---
Formulacion de proyectos Orden de cobroDirector administrativo
y financieroH
Se emite orden de cobro y se realiza la
factura y/o cuenta de cobroCliente Factura Factura
Gestion financiera Información de pago de facturaDirector administrativo
y financieroH
Se cobra la factura por el servicio prestado y
se hace entrega del trabajo al clienteCliente Trabajo realizado
Ficha de trabajos de
consultoría
Formulacion de proyectos Todos los documentos relacionados Director de proyecto,
coste y presupuestoV
Se realiza un seguimiento y se evaluan todos
los procesos de gestion financiera con el fin
de realizar acciones de mejora.
Formulacion de
proyectos, partes
interesadas
Evaluacion de
procesos
Informe de
resultados
Todos los procesosInformacion de cumplimiento de los
requisitos establecidos
Director de proyecto,
coste y presupuestoA
Realizar las acciones correctivas y/o
preventivas para mejorar las fallas
presentadas en el incumplimiento del
tiempo inicialmente pactado y programado
para el desarrollo y elaboración del
proyecto.
Todos los procesosAcciones de mejora a
implementar
Registro de
seguimiento
Indicadores Mecanismos de control
1. Índice de trabajos de
formulacion
2. Entregas a tiempo
3. Costo de tabajos de
formulacion
Verificar que los documentos entregados sean los
requeridos por el cliente.
Seguimiento a las fechas establecidas de entrega
Verificar el cumplimiento del cronograma de trabajo.
Seguimiento a los requisitos del cliente, teniendo un
acompañamiento constante por parte de este.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Fórmula Documentos asociados
1. N° de trabajos de formulacion entregados /semestre
2. N° de trabajos entregados a tiempo/N° total de trabajos
solicitados
3. Costo de los trabajos de formulacion solicitados
Documento de trabajo requerido por el cliente
Factura
Ficha de trabajos de formulacion de proyecto
Recuros
Humanos, tecnologicos (hardware, software),
financieros y de infraestructura (equipos de computo
y comunicaciones, instalaciones fisicas), etc.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Responsable: Director de proyecto, coste y presupuesto
OBJETIVO: Elaborar diseños, presupuestos y programación de obra de proyectos de arquitectura e ingeniería cumpliendo las necesidades del cliente
ALCANCE: Comprende los requerimientos del cliente que pueden ser la elaboración de planos arquitectónicos, estructurales, eléctricos e hidrosanitarios, presupuestos, APU, programación de obra y lo relacionado con pliego de condiciones
Fecha Emisión: 12/09/2019
PROCESO: Formulacion de proyectos
Inicio
Se reciben los requerimiento diseño del cliente
Ejecucion de las las actividades a desarollar
Informar de culminación de trabajo al cliente
Elaborar cotización por el trabajo a realizar
Elaboración de la factura
Cobro de la factura y entrega del trabajo al cliente
Planeacion para la posterior formulacion del diseño.
Verificar trabajo y hacer ajustes si se requieren
Seguimiento periódico a la ejecución de los procesos establecidos.
Formular e implementar estrategias y acciones de mejora en los procesos
Seguimiento al cumplimiento de acciones formuladas
Eficaces
Fin
no
72
Anexo 4. Formato descripción de procedimientos formato general
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE MATERIALES, HERRAMIENTAS,
EQUIPOS Y SERVICIOS
OBJETIVO
Describir el mecanismo para la solicitud de materiales, herramientas, equipos y servicios
necesarios para la correcta ejecución de los procesos de la organización.
ALCANCE
Inicia desde la identificación de las necesidades de bienes y servicios, hasta la solicitud de
los mismos.
DEFINICIONES
Solicitud: Comunicación, aviso y/o documento para la requisición de bienes y servicios que debe
realizar el proceso de compras, documento en el que los usuarios o áreas solicitantes, especifican
los artículos o servicios que requieren.
Bienes: Son aquellos que se consiguen previo pago de un precio en el mercado en el cual se los
comercializa. Es decir, los materiales e inmateriales que poseen valor económico y por ende
susceptible de ser valuados en términos monetarios, los bienes son mercancías que se obtienen
para obtener un beneficio de ellos.
Insumos: Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso productivo y que con el trabajo de
los obreros y empleados y el uso de las máquinas, son transformados en otros bienes o servicios
con un valor agregado mayor.
Residente de obra: Es el profesional designado por la gerencia para ser representante en la obra
para cumplir con los términos y condiciones pactadas en el contrato, en lo relacionado con la
ejecución de los trabajos.
Maestro de obra: Persona que tiene conocimientos en construcción, encargado de coordinar a los
obreros para la ejecución de las actividades encomendadas por residente de obra.
PROCEDIMIENTOS COMPRAS E INVENTARIOS
Código: PRO-CI2D1
Versión: 01
Fecha emisión: 02/09/2019
Página 72 de 101
73
ACTIVIDADES
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
El presente procedimiento de solicitud de materiales, herramientas, equipos y servicios define las
acciones necesarias para la adecuada solicitud de los bienes y servicios requeridos por los distintos
procesos de la empresa NOVAOBRAS S.A.S; este parte de la determinación de necesidades de
materiales, herramientas, y/o equipos necesarios para llevar a cabo normalmente las obras de
construcción, obras de mantenimiento y las labores de oficina, seguidamente se realiza la solicitud
ante el cargo responsable.
DESARROLLO
Determinación de necesidades de bienes y servicios
Preliminar al inicio de una obra de construcción el residente de la misma identifica las necesidades
de materiales, herramientas, y/o equipos que serán requeridos en la ejecución de la obra, de
acuerdo al presupuesto del proyecto el residente realiza una estimación de los recursos de
materiales a consumir.
El responsable del mantenimiento de los equipos, maquinaria y herramientas que son usados en las
obras de construcción debe identificar cuáles son los materiales, herramientas, repuestos e insumos
necesarios para mantener en correcto funcionamiento estos ítems.
El personal de oficina en la ejecución de sus labores identifica cuáles son los requerimientos para el
normal desarrollo de sus funciones y debe ser notificado a su jefe inmediato para que este realice
solicitud ante el cargo responsable de las compras.
Diligenciamiento solicitud
Una vez se han identificado las necesidades de material, herramienta y/o equipo para las obras, el
residente de obra (persona encargada de determinar las cantidades de materiales a consumir en
obra) debe diligenciar formato “Pedido general de obra A-CI3F1” en donde lista de acuerdo al
presupuesto de obra los materiales y herramientas que serán utilizadas en la misma. Para las
solicitudes parciales (de acuerdo al avance de obra), el residente y/o maestro de obra realiza la
solicitud a través del formato “Pedido de materiales y herramientas A-CI3F2” listando en ella los
ítems en forma clara y completa (especificaciones de material, herramienta y/o insumo) donde una
vez se diligencie el formato se hace entrega al coordinador de compras y logística. Si por dificultad
en la entrega física del formato A-CI3F2 debido a la ubicación de la obra, se puede hacer solicitud a
través de línea telefónica a la oficina de la persona responsable de la compra, el cual debe anotar
en el formato en mención el listado con las cantidades que sean requeridas por el maestro o
residente de obra.
74
Para las solicitudes de material, herramienta, repuestos e insumos de mantenimiento y calibración
se diligencia el formato A-CI3F2 y se entrega al coordinador de compras y logística.
Para los requerimientos de oficina (servicios y/o materiales), cada personal comunica a su jefe
inmediato las necesidades en su puesto de trabajo para que este último a través de comunicación
interna informe al coordinador de compras y logística las necesidades.
Todas las necesidades de servicio externo deben ser informadas a través de comunicación interna.
RESPONSABILIDADES Y DOCUMENTOS ASOCIADOS
Responsable Actividades Documentos asociados
Residente de obra Maestro de obra Responsable mantenimiento Personal de oficina
Determinación de necesidades de bienes y servicios
No Aplica
Residente de obra Maestro de obra Responsable mantenimiento Personal de oficina
Diligenciamiento solicitud Formato pedido general de obra A-CI3F1 Formato pedido material y herramientas A-CI3F2 Comunicación interna
CONTROL DE CAMBIOS
Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de documento
obsoleto.
REV. Apartado Modificado Descripción Fecha
001 Todas las páginas Creación del Documento 02/09/2019
75
PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME
Código: PRO-HSQ2D3
Versión: 01
Fecha emisión: 02/09/2019
Página 75 de 7
OBJETIVO
Establecer los alineamientos a seguir, por parte de la organización, para asegurar
que el producto que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para
prevenir su uso o entrega no intencional.
ALCANCE
Aplicar a todos los productos que no sean conformes con los requisitos especificados por
la organización o partes interesadas.
DEFINICIONES
• Acción correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación potencial no deseable.
• Acción preventiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situación potencial no deseable.
• Concesión. Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con
los requisitos especificados.
• Conformidad. Cumplimiento de un requisito.
• Corrección. Acción tomada para eliminar una No Conformidad detectada.
• Desecho. Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso
inicialmente previsto.
• No conformidad. Incumplimiento de un requisito.
• Permiso de Desviación. Autorización para apartarse de los requisitos originalmente
especificados de un producto, antes de su realización.
• Producto no Conforme. Producto o servicio que no es conforme con los requisitos.
• Reclasificación. Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que
sea conforme con requisitos que-difieren de los iniciales.
• Reparación. Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en
aceptable para la utilización prevista.
• Reproceso. Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con
los requisitos.
76
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
GENERALIDADES
El control del producto no conforme es el medio por el cual la organización registra cada
uno de los problemas presentados durante el desarrollo de los proyectos, con el fin de
verificar si estos se relacionan con el incumplimiento de uno o de varios de los requisitos
especificados, respecto a las características de los productos o servicios ofertados por la
organización. Al incumplimiento de uno o de varios de los requisitos especificados, se le
denomina producto no conforme.
La organización debe separar e identificar aquellos productos (materiales, informes, planos,
etc) que no son conformes con los criterios de aceptación planificados, por ejemplo, la
existencia en un proyecto de un material granular que no cumple con los requisitos
especificados o un plano que no cumple con los requisitos y las necesidades del cliente, se
denominan productos no conforme.
Es factible que en todos los procesos de la organizac10n se evidencie el incumplimiento de
uno o de varios requisitos especificados por esta, por el cliente y/o por Ley, ya sea por:
• La evaluación de gestión mensual de los procesos,
• Evaluación del producto, o
• Evaluación de la satisfacción del cliente.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Para la identificación de las situaciones más frecuentes que afectan la prestación del
servicio se pueden utilizar, entre otras, las siguientes:
• La medición y control de los procesos.
• Análisis de los resultados de los indicadores de gestión.
• La verificación de los insumos o servicios comprados.
• Las quejas y reclamos que se deriven de los productos no conformes.
Cuando la organización evidencia o detecta un producto no conforme, luego la entrega del
proyecto a l cliente, ya sea a través de quejas o seguimiento realizado por la esta, se debe
proceder a tomar acciones con respecto a los problemas existentes que determinaron la
clasificación como producto no conforme. Así mismo, la organización deberá tomar
acciones con respecto a los efectos reales o potenciales a los cuales se ve evocada la
organización como consecuencia de la no conformidad; el método utilizado para cumplir los
requisitos de identificación y trazabilidad puede servir para controlar los productos no
conformes. Es el caso, por ejemplo, de una mezcla asfáltica que, de acuerdo con los
ensayos realizados, resulta de mala calidad, y es utilizada en varios proyectos; la
77
organización debe tomar acciones pertinentes con respecto a los efectos ocasionados,
tratar correctamente el problema y no ocultar o negar lo que ocurre, ni esperar que la falla
sea evidente y los hechos salgan a la luz pública.
DETERMINACIÓN DEL PRODUCTO NO CONFORME
Los productos no conformes se presentan en los procesos de forma inesperada, ya sea por
la mala planificación o por falta de control en algunas acciones tomadas. Por esta razón, la
organización debe tomar acciones para atacar cada evento no conforme que se presente
en la organización.
• El seguimiento realizado al producto,
• El seguimiento realizado al proceso,
• Mediante la realización de auditorías internas de calidad, o
• A través de las quejas de los clientes
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO
Personal de la
Organización
Persona que Detectó
el Producto No
Conforme
Cliente del proceso /
responsable del
proceso
Responsable del
Control del producto
No Conforme
Identificación del
producto no conforme
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Norma NTC-ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y
vocabulario.
• Norma NTC-ISO 9001:2015. Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos.
INICIO
Identificación Producto No
Conforme
Registrar y Análisis
Tratamiento Producto No
Conforme
Desviación
Permitida?
Autorizar Entrega
FIN
No
Si Autorizar Entrega
Se Permite
Concesión?
78
ANEXOS
• Identificación del producto no conforme.
CONTROL DE CAMBIOS
Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de
documento obsoleto.
REV. Apartado Modificado Descripción Fecha
001 Todas las páginas Creación del Documento 02/09/2019
79
Formato procedimientos del proceso de gestión financiera
Código: E-GF2PRO3
Versión: 02
Fecha emisión:
18/09/2019
Diagrama de flujo
Se reporta a gerencia nómina de obreros para su aprobación y
generación de pagoAuxiliar administrativo Nómina
Una vez se cuenta con la aprobación de gerencia para realizar
pago denómina se procede al pago de los salarios y
honorarios respectivos
Auxiliar administrativoComprobante de
contabilidad
Una vez se tinen todas las planillas se organizan por obra para
la programación de pago, así mismo para las cuentas de cobro
del personal de oficina
Auxiliar administrativoCuenta de cobro
Planilla asistencia personal
Se elabora nómina para obreros y nómina para personal de
oficina, haciendo los cálculos pertinentes de acuerdo a los
días trabajados para el pago de los obreros se usa formato
pago mano de obra A-GH1F2
Auxiliar administrativo Nómina
Actividad Responsable Documento asociado
Recepcion de las cuentas de cobro de personal laborando en
la empresa, para la nómina de obreros se recepciona formato
de planilla asistencia personal A-GH3F1 firmado por cada
obrero
Auxiliar administrativoCuenta de cobro
Planilla asistencia personal
Objetivo: Describir los pasos requeridos para la liquidación de la nómina de trabajadores
Procedimiento: Liquidación de nómina
PROCEDIMIENTO LIQUIDACION DE NOMINA
Inicio
Recepción cuentas de cobro,
planilla asistencia personal
Organizar planillas y cuentas de cobro para liquidación nómina
80
Elaborado por:
________________________________________________
Cargo:
Aprobado por:
_____________________________________________________
Cargo:
Pago y l iquidación de nómina
Elaboración nómina
Reporte a gerencia
Fin
A
A
81
Formato procedimientos del proceso gestión humana
Código: GH1-1
Versión: 02
Fecha emisión:
18/09/2019
Procedimiento: Vinculación de personal
Manual de funciones y
competencias
laborales
PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE
PERSONAL
Una vez estén definidos los cargos a cubrir, el lider de gestión
humana debera escoger la fuente de reclutamiento para la selección
del personal, si es interna, se verfica si existe el personal con los
requisitos y características específicas, se escoge, y se procede a
realizar los respectivos ajustes en el contrato de trabajo. Si la fuente
de reclutamiento es externa, el lider de gestión humana abre
convocatoria en la cual puede hacer uso de publicaciones, donde se
define el contenido del anuncio, estableciendo los requisitos para
aplicar al cargo, esto debe contar con visto bueno de la dirección
Líder gestión humana Aviso de convocatoria
Objetivo:Describir el mecanismo de reclutamiento, selección y vinculación de personal para cubrir las vacantes
de los distintos puestos de trabajo de la empresa cumpliendo el perfil establecido
Documento asociadoResponsableActividad
El responsable del proceso de gestión humana se encarga de recibir
las solicitudes de incorporación de personal debido a cargos nuevos o
vacantes
Líder gestión humana N/A
Evaluación de hojas de vida de candidatos, verificando que se cubran
los requisitos para ocupar cargo, como son :
-Formación academica
-Experiencia laboral
-Habilidades
-Edad
Líder gestión humanaHojas de vida y anexos
con observaciones
Informar a los candidatos seleccionados en la etapa anterior para
entrevistaLíder gestión humana
Listado de
seleccionados
Se reciben hojas de vida con los anexos de los aspirantes Líder gestión humana Hojas de vida y anexos
Si es un cargo nuevo se verifica la existencia de los perfiles del cargo.
Si no existe se estructura el perfil con sus funciones y
responsabilidades
Líder gestión humana
Seleccionar hojas de vida de los candidatos que cubren en mayoría los
requisitos establecidos para el cargoLíder gestión humana
Hojas de vida
seleccionadas
Informar al(los) candidato(s) seleccionado(s) de su vinculación a la
empresa e informa fecha de presentación a las instalaciones de la
empresa para formalizar la contratación, asi mismo se informa a los
que no fueron seleccionados que el proceso de selección finalizó y
que no cubrieron los requisitos exigidos sin embargo se tendran en
cuenta si el candidato seleccionado no aprueba el periodo de prueba
Lider gestión humana N/A
Realizar entrevista a los candidatos, para lo cual el líder de gestión
humana programa en fechas y horarios diferentes para cada candidatoLíder gestión humana
Anotaciones de
entrevistas
Selección de personal a contratar de acuerdo a los resultados de la
entrevista y las comparaciones que realiza lider de gestión humana
para cada uno de los aspirantes según anotaciones de entrevistas,
esta selección debe contar con visto bueno de la gerencia
Líder gestión humana
GerenciaN/A
82
Diagrama de flujo
Una vez se esogió el personal a vincular a la empresa se realiza el tipo
de contrato según lo que se requiere y es conveniente para las dos
partes interesadas, teniendo en cuenta los requisitos legales.
Líder gestión humana Contrato de trabajo
Archivo de contrato, hojas de vida y anexos Líder gestión humana Archivo
Se firma el contrato por el trabajador con el fin de legalizarlo y se
archiva en carpeta de contratos de personal dependiendo si es para
archivar en carpeta de licitaciones o de oficina en la empresa, de
acuerdo a esto variará el nombre de la carpeta
Líder gestión humanaContrato de trabajo
firmado por trabajador
Luego de ingresar el nuevo personal al cargo se realiza inducción y se
establece periodo de prueba, si el personal no aprueba este periodo,
corre el riesgo de no ser elegido por lo que se procede a escoger el
segundo en la lista de seleccionados, en caso contrario el
representante legal firma contrato elaborado
Líder gestion humanaContrato de trabajo
firmado y legalizado
Inicio
Sol icitud de personal
Exis ten los
perfi les del cargo
Estabecer perfiles del cargo
Si
Personal interno cumple
requisitos del cargo Si
Abri r convocatoria
Recepción hojas de vida de aspirantes
Evaluación y selección hojas de
A
A
B
B
83
Elaborado por:
________________________________________________
Cargo:
Aprobado por:
_____________________________________________________
Cargo:
Evaluación y selección hojas de vida
Realizar entrevista
Seleccionar personal a contratar
Elaborar y a justar contrato
Firma del contratoArchivo contrato hoja
de vida
Inducción a personal
Aprueba inducción
Informar su abandono del cargo
Si
Firma representante legal contrato elaborado
Archivo contrato de trabajo legalizado
Fin
84
Código: GH1-2
Versión: 02
Fecha emisión:
18/09/2019
Objetivo:Lograr que el nuevo empleado identifique la empresa NOVAOBRAS S.A.S como un sistema basado en
procesos; en las que un buen desempeño por parte de este, incidirá directamente sobre el logro de
la misión de la organización
Procedimiento: Inducción de personal
PROCEDIMIENTO INDUCCIÓN DE PERSONAL
Actividad Responsable Documento asociado
Selección de los capacitadores de inducción general y especifica Líder gestión humana N/A
Brindar inducción general al trabajador en la cual se informa:
-Misión y visión de la organización
-Principios
-Reglamento interno de trabajo
-Políticas de la organización
-Organigrama
-Manual de funciones del cargo a desempeñar
-Proceso estrategicos, misionales y de apoyo
Se indica la forma de identificarse ante personal interno y externo a
la organización, el manejo de información de uso confidencial y por
medios magnéticos
Capacitador general
Plataforma estrategica
Manual de funciones y
competencias
laborales
procesos estrategicos,
misionales y de apoyo
Brindar inducción especifica en la cual el capacitador enseña el
puesto de trabajo del nuevo trabajador, sus herramientas de trabajo,
presenta a los demás compañeros de trabajo con los que va a
interactuar y como lo va hacer, los riesgos a los que se expone,
explicar con más detenimiento las funciones del cargo, le explica lo
que la organización espera de él
Capacitador especifico
Manual de funciones y
competencias
laborales
organigrama
Diagrama de flujo
Establecer periodo de prueba para el trabajador Líder gestión humana N/A
Evaluación de inducción donde se identifica si el nuevo trabajador le
quedó claro todos los aspectos de la inducción brindada por el
capacitador general y específico, además se determina si el nuevo
empleado aprueba el periodo de prueba
Líder gestión humana
Evidencias de su
trabajo realizado
correctamente
Inicio
Selección capacitadores
85
Elaborado por:
________________________________________________
Cargo:
Aprobado por:
_____________________________________________________
Cargo:
Inducción general
Inducción especifica y
es tablecimiento periodo de
prueba
Evaluación de la inducción
Aprueba
inducción
Legalizar contrato
Fin
SiReportar a gerencia
A
A
86
Anexo 5. Formato descripción funciones y competencias laborales
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
Código: SGC-MF2
Versión: 02
Fecha emisión: 02/09/2019
Página de
87
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Gerente general
DEPENDENCIA: Área administrativa
NUMERO DE CARGOS: 2
REPORTA A (NOMBRE DEL CARGO): N/A
CARGOS A LOS QUE SUPERVISA: -Dirección administrativa y financiera - Dirección operativa -Licitador -Dirección de proyectos y obras -Coordinación técnica de proyectos y obra -Coordinación de programación, costo y prepuesto -Coordinación administrativa y de compras
TIPO DE VINCULACIÓN: Planta
JORNADA: Tiempo completo
REQUISITOS MÍNIMOS
EDUCACIÓN: Título en administración de empresas, Arquitectura o Ingeniería.
FORMACIÓN: Tener conocimientos en el área administrativa con capacidad de dirigir y evaluar proyectos de obra civil y arquitectura.
EXPERIENCIA: Mínimo dos (2) años de experiencia laboral.
HABILIDADES Y DESTREZAS
-Trabajo en equipo -Buena comunicación -Orden y calidad -Habilidades gerenciales y administrativas -Actitud crítica -Liderazgo -Trabajo bajo presión -Manejo de programas informáticos
OBJETIVO PRINCIPAL
Planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar todas las operaciones relacionadas con la administración, proyección y funcionamiento de la empresa.
FUNCIONES ESCENCIALES
88
• Gestionar los proyectos que permitan el crecimientos y sostenimiento a corto y largo plazo de la
organización.
• Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo. • Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los cargos. • Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta. • Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones o
diferencias. • Coordinar con el director administrativo y financiero soluciones sobre las reparaciones o
desperfectos en la empresa. • Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo. • Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable
entre otros. • Verificar y aprobar los estados financieros de la empresa, con el propósito de evaluar resultados y
trazar estrategias. • Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos, metas y planes de la organización. • Establecer un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos de trabajo
en el alcance de los objetivos trazados. • Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora en todos los procesos de la empresa, cuando
se presente una no conformidad. • Medir continuamente los planes en ejecución y comparar resultados reales con los resultados
esperados.
OTRAS ACTIVIDADES
• Estar siempre actualizado en los temas del sector de la construcción.
• Autorizar contratación y despido de personal.
• Eventualmente tener contacto con proveedores en busca de nuevas tecnologías, materias primas, insumos y productos requeridos.
RESPONSABILIDAD EN DOCUMENTACIÓN
• Documentos planeación estratégica (Misión, Visión, Valores corporativos, políticas, entre otros.)
RIESGOS LABORALES
FACTOR CONDICIONES
Físico • Debe tener atención auditiva, visual, exposición a la iluminación, en general estar sentado, caminar y expuesto a la luz del computador dentro de la oficina para trabajos de la jornada diaria.
Ergonómicos • Movimientos repetitivos de muñecas y dedos, Postura prolongada durante el día.
Psicosociales • Trabajo con jornadas extendidas, Trabajo bajo presión con urgencia de tiempo, Estrés laboral, fatiga mental.
Mecánicos • Caídas a un mismo nivel debido a pisos y escaleras húmedos y resbaladizos, irregularidades, objetos fijos, sillas en mal estado, entre otros.
Ambientales • El trabajo se realiza en una oficina, con temperatura adecuada, humedad ambiental natural, características de higiene normales, iluminación apta y una buena estructura.
89
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Residente de obra
DEPENDENCIA: Área operativa
NUMERO DE CARGOS: 1
REPORTA A (NOMBRE DEL CARGO) Director de proyectos y obras
CARGOS A LOS QUE SUPERVISA: -Maestro de obra -Oficiales -Obreros
TIPO DE VINCULACIÓN: Planta
JORNADA: Tiempo completo
REQUISITOS MÍNIMOS
EDUCACIÓN: Título de ingeniero civil o Arquitecto.
FORMACIÓN: Tener conocimientos en el área de la construcción, evaluación y realización de proyectos de arquitectura y obra civil, manejo de personal e interpretación de planos.
EXPERIENCIA: Mínimo dos (2) años de experiencia laboral.
HABILIDADES Y DESTREZAS
-Trabajo en equipo -Buena comunicación -Orden y compromiso -Manejo de programas (AutoCAD – Sketchup) -Interpretación de planos -Trabajo bajo presión
OBJETIVO PRINCIPAL
Dirigir y controlar todas las actividades relacionadas en la ejecución de la obra, asignado por la dirección de proyectos y obras.
FUNCIONES ESCENCIALES
• Realizar pedido de material general de la obra al área de compras por medio de formato de pedido general de obra.
• Programar las actividades a realizar semanalmente en la obra.
• Supervisar la calidad de los trabajos realizados por los maestros de obra, oficiales y obreros, verificando que se cumplan con los requerimientos de calidad del proyecto.
• Visitar diariamente las obras en ejecución para verificar los trabajos.
• Asistir a maestro de obra en la ejecución de actividades que requieran de sus conocimientos profesionales.
• Velar por el orden, uso de los elementos de protección personal de los maestros de obra y obreros así como la limpieza de la obra.
• Verificar el suministro de materiales, herramientas, equipo y/o maquinaria al lugar de la obra.
• Verificar el cumplimiento de la programación de las actividades a ejecutar en la obra en tiempo y costo.
• Verificar y cuantificar el avance de obra en coordinación con director de proyectos.
• Reporte y apoyo en la toma de acciones correctivas necesarias para eliminar las no conformidades en las obras.
• Revisar presupuestos y planos de obra para verificar cantidades, valores y calidad de los trabajos que se están ejecutando.
• Verificar que las pruebas de control, materiales, concreto, mezclas, estén de acuerdo a las normas establecidas y a las indicaciones de su jefe inmediato.
90
• Velar por la adecuada utilización de los materiales, herramientas y equipos.
• Llevar una bitácora de los sucesos y actividades que ocurren diariamente en obra.
• Las demás que le asigne el superior inmediato y que sean de la competencia y naturaleza del cargo.
• Vigilar el adecuado mantenimiento de archivos y documentos que son de propiedad y uso de la organización.
OTRAS ACTIVIDADES
• Apoyo al área de proyectos en la elaboración de informes de avance de obra.
• Tomar fotografías de las actividades de obra para entrega al área de proyectos con el fin de generar informes.
• Participar en las reuniones de comité de obras para tratar los temas de avance de obras
RESPONSABILIDAD EN DOCUMENTACIÓN
• Documentos solicitados a la organización para la ejecución de sus funciones (Libros, manuales, normas
técnicas, u otro documento).
• Formato avance semanal de obra.
• Formato control de novedades, formato estado del clima.
• Planilla de asistencia de personal
• Fotografías de evidencia hasta entrega al área de proyectos.
• Bitácora de actividades y sucesos diarios.
• Planos y presupuestos que son de propiedad y uso exclusivo de la empresa.
• Formato de solicitud de pedido de material hasta la entrega al área de Compras.
RIESGOS LABORALES
FACTOR CONDICIONES
Físico • Constante exposición al ruido, vibraciones, temperaturas extremas, presión atmosférica, radiaciones Ionizantes, radiaciones NO Ionizantes, exposición a riesgo eléctrico directa o indirectamente.
Ergonómicos • Movimientos repetitivos de muñecas y dedos, Postura prolongada durante el día.
Psicosociales • Trabajo con jornadas extendida, trabajo bajo presión con urgencia de tiempo, estrés laboral, fatiga mental.
Mecánicos • Caídas a nivel debido a estructuras altas, escaleras y resbaladizos, irregularidades, objetos atravesados, estructuras en mal estado, entre otros.
Ambientales • El trabajo se realiza al aire libre, con temperatura irregular, humedad ambiental natural, características de higienes no adecuadas, exposición solar.
Químicos • Polvos orgánicos, fibras, Líquidos (nieblas y rocíos), gases y vapores, humos Metálicos, no metálicos, material Particulado.
Biológicos • Constante exposición a virus, bacterias, Hongos ricketsias, parásitos, picaduras, mordeduras, Fluidos o Excrementos.
91
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar SISO
DEPENDENCIA: Área operativa
NUMERO DE CARGOS: 1
REPORTA A (NOMBRE DEL CARGO): Residente de obra
CARGOS A LOS QUE SUPERVISA: -Maestro de obra -Oficiales -Obreros
TIPO DE VINCULACIÓN: Planta
JORNADA: Tiempo completo
REQUISITOS MÍNIMOS
EDUCACIÓN: Título de técnico en seguridad y salud en el trabajo
FORMACIÓN: Tener conocimientos en seguridad y salud en el trabajo e higiene industrial en el área de la construcción.
EXPERIENCIA: Mínimo un (1) año de experiencia laboral.
HABILIDADES Y DESTREZAS
-Trabajo en equipo -Buena comunicación -Orden y calidad -Habilidades contables -Actitud crítica -Liderazgo -Trabajo bajo presión -Compromiso y confianza -Manejo de programas informáticos
OBJETIVO PRINCIPAL Dirigir y controlar el cumplimiento de las medidas preventivas y detectar situaciones de riesgo en el área de
trabajo, así mismo velar por la seguridad de los trabajadores en el desarrollo de su labor.
FUNCIONES ESCENCIALES
• Velar por el orden, uso de los elementos de protección personal (cascos, gafas, tapones para los oídos, ropa adecuada, guantes, etc.,) de los maestros de obra, oficiales y obreros, así como la limpieza de la obra.
• Realizar las respectivas notificaciones de riesgos a los trabajadores.
• Realizar reportes de accidentes en caso de que se presenten.
• Incentivar la cultura preventiva entre los empleados
• Difundir las medidas de emergencia contempladas en el plan de emergencia de la organización
• Tomar las acciones correctivas necesarias para eliminar las no conformidades en las obras.
• Velar por la adecuada utilización de los materiales, herramientas y equipos.
• Verificar el contenido del botiquín de primeros auxilios.
• Revisar la correcta ubicación de los equipos de extinción de incendios.
• Las demás que le asigne el superior inmediato y que sean de la competencia y naturaleza del cargo.
• Vigilar el adecuado mantenimiento de archivos y documentos que son de propiedad y uso de la organización.
OTRAS ACTIVIDADES
92
• Apoyo al área de proyectos en la elaboración de informes de avance de obra.
• Tomar fotografías de las actividades de obra para entrega al área de proyectos con el fin de generar informes.
• Realizar reportes de ingreso de trabajadores, registrando sus datos (afiliaciones), así mismo cuando el trabajador se retira.
• Entrega de planilla de asistencia de personal en la obra al área de contabilidad para generar pago a obreros.
RESPONSABILIDAD EN DOCUMENTACIÓN
• Documentos solicitados a la organización para la ejecución de sus funciones (Libros, manuales, normas
técnicas, u otro documento).
• Planilla de asistencia de personal entregadas por el maestro de obra hasta su entrega en Contabilidad.
• Fotografías de evidencia hasta entrega al área de proyectos.
• Carpeta de afiliaciones
• Planilla de personal (fecha entrada – fecha salida)
RIESGOS LABORALES
FACTOR CONDICIONES
Físico • Constante exposición al ruido, vibraciones, temperaturas extremas, presión atmosférica, radiaciones Ionizantes, radiaciones NO Ionizantes, exposición a riesgo eléctrico directa o indirectamente.
Ergonómicos • Movimientos repetitivos de muñecas y dedos, Postura prolongada durante el día.
Psicosociales • Trabajo con jornadas extendida, trabajo bajo presión con urgencia de tiempo, estrés laboral, fatiga mental.
Mecánicos • Caídas a nivel debido a estructuras altas, escaleras y resbaladizos, irregularidades, objetos atravesados, estructuras en mal estado, entre otros.
Ambientales • El trabajo se realiza al aire libre, con temperatura irregular, humedad ambiental natural, características de higienes no adecuadas, exposición solar.
Químicos • Polvos orgánicos, fibras, Líquidos (nieblas y rocíos), gases y vapores, humos Metálicos, no metálicos, material Particulado.
Biológicos • Constante exposición a virus, bacterias, Hongos ricketsias, parásitos, picaduras, mordeduras, Fluidos o Excrementos.
93
Formato planilla de asistencia personal
Código: A-GH1F1
Versión: 02
Fecha
emisión:11/09/2019
Firma FirmaNombre: Nombre: Cargo: Residente de Obra Cargo: Residente de interventoría
Identificación: Identificación:
Código: A-GH1F1
Versión: 02
Fecha
emisión:11/09/2019
Firma FirmaNombre: Nombre: Cargo: Residente de Obra Cargo: Residente de interventoría
Identificación: Identificación:
PLANILLA ASISTENCIA PERSONAL
NOMBRE: C.C. No.
FECHA (dd/mm/aaaa) OBSERVACIONHORA DE
ENTRADAFIRMA
HORA DE
SALIDAFIRMA
N° DE HORAS
ADICIONALES
SEMANA 1
SEMANA 2
PLANILLA ASISTENCIA PERSONAL
NOMBRE: C.C. No.
FECHA (dd/mm/aaaa) OBSERVACIONHORA DE
ENTRADAFIRMA
HORA DE
SALIDAFIRMA
N° DE HORAS
ADICIONALES
SEMANA 1
SEMANA 2
Anexo 6. formatos asociados a los procesos
94
Formato entrega de materiales y herramientas
Código: A-CI2F3
Versión: 2
Fecha emisión: 11/09/2019
Fecha:
Referencia: P -
Solicitado
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
ENTREGA DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS
Obra o proyecto:
Persona encargada:
N° CONCEPTO UNIDADCANTIDAD
Entregado
Solicitado Compras Entrega Almacenista Recibido a satisfacción
95
Formato bitacora de obra
FECHA
ACTIVIDADES EJECUTADAS HOJA DE
Firma
Cargo: Residente de Obra
Identificación:
VISITAS
PERSONAL EN OBRA
MATERIALES EMPLEADOS
IMPREVISTOS
BITACORA DE OBRACódigo: O-EO3F1
Versión: 2
Fecha emisión: 11/09/2019
Obra o proyecto:
Persona encargada:
Hora inicio
actividades:
Hora fin
actividades:Observación
96
Formato orden de compra
Nombre: Nombre:
Teléfono: Dirección: Dirección:
Ciudad: Depto: Ciudad: Nit:
Nit: Fecha: Teléfono e-mail:
Cantidad
$0,00
$0,00
iva 16%
TOTAL $0
Subtotal $0
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
TotalValor unitarioObraDescripciónTipo de unidad
Danis Horacio Castaño Marquez
Car 3 N° 26-43
Montería
7826457 [email protected]
CLIENTE
REVISADO POR
DEISSY MARTINEZ ARROYO
APROBADO POR
FORMA DE PAGO
OBSERVACIONES
FECHA DE ENTREGA
CONTADOCREDITOOTRO
PEDIDO N° 000ORDEN DE COMPRA
FACTURAR A
97
Formato acta de recibido a subcontratistas
Código: A-EO4F13
Versión: 1
Fecha emisión: 11/09/2019
CONTRATANTE: OBJETO:
CONTRATISTA:
ITEMS UN. CANTIDAD CALIDAD
CALIDAD
BUENO: Obra recibida a satifaccion
MALO: Se requieren ajustes o modificaciones para su aceptacion
FECHA:
En las instalaciones de la obra se reunieron el señor(a) _________________________________________quien obra en representación
del contratante y el señor(a)__________________________________ quien obra en representación del contratista, para dar entrega y
recibo de las actividades contratadas, según el siguiente detalle.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
OBSERVACIONES Y/O COMPROMISOS
QUIEN ENTREGA: QUIEN RECIBE:
___________________________
___
______________________________
ACTA DE RECIBIDO A SUBCONTRATISTAS POR
CORTE DE OBRA
98
Formato orden de servicio
Codigo: O-EO3F11
Version: 1
Fecha de emision: 19/09/2019
Fecha: Hora:
Nombre: Nit:
Direccion: Telefono:
Ciudad: Regimen:
Fecha de inicio:
Fecha de Culminacion:
AUTORIZADO POR CONTRATISTA
CONSORCIO NOMBRE
NIT: NIT:
DANIS HORACIO CASTAÑO MARQUEZ
CONDICIONES ADICIONALES
1. El personal uti l i zado para estas funciones correra por cuenta y riesgo del fi rmante contratis ta , quien se encargara de los sueldos ,
afi l iaciones , A.R.P y demas prestaciones socia les vigentes a las que tenga derecho. 2. El contratante podra imponer a l contratis ta multas por
incumpl imieno parcia l de las obl igaciones de la presente orden, hasta la suma correspondiente a l 5% del va lor tota l del contrato.en
consecuencia , la impos icion de la multa no l iberara a l contratis ta de la obl igacion de cumpl i r a cabal idad la presente orden. 3. Se rea l i zara
retencion de garantia del 10% por un mes sobre el va lor del contrato que incluye, sanciones por incumpl imiento en el tiempo, perdidas de
materia l y daños a la obra.
Valor total
Nota: la presente Orden solo es va l ida con el tota l de los fi rmas di l igenciadas ; Además para su pago tota l o parcia l debe estar acompañada de
una factura o cuenta de cobro y un vis to bueno tanto del Gerente como del Sol ici tante o Responsable del trabajo.
ESPECIFICACIONES DEL CONTRATO
SALDO PENDIENTE
ORDEN DE SERVICIO
DATOS DEL CONTRATISTA
OBJETO DEL CONTRATO:
Forma de pago
Valor en letras
CONDICIONES DEL CONTRATO
Plazo de entrega:
-$
99
Formato entrega de herramientas y equipos
Código: O-EO3F10
Versión: 1Fecha
emisión:11/09/2019
ENTREGA REINTEGRO ENTREGA REINTEGRO
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
ENTREGA REINTEGRO ENTREGA REINTEGRO
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
ENTREGA REINTEGRO ENTREGA REINTEGRO
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
ENTREGA REINTEGRO ENTREGA REINTEGRO
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
ENTREGA REINTEGRO ENTREGA REINTEGRO
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7
8 8
9 9
10 10
CANTIDAD No HERRAMIENTA Y/O EQUIPO
CANTIDAD
ENTREGA DE HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
Obra o proyecto: FECHA:
Persona encargada:
NOMBRE: NOMBRE:
No HERRAMIENTA Y/O EQUIPO
HERRAMIENTA Y/O EQUIPOCANTIDAD
No
NOMBRE: NOMBRE:
No HERRAMIENTA Y/O EQUIPOCANTIDAD
No HERRAMIENTA Y/O EQUIPO
CANTIDAD
CANTIDAD
NOMBRE: NOMBRE:
No HERRAMIENTA Y/O EQUIPOCANTIDAD
No HERRAMIENTA Y/O EQUIPOCANTIDAD
HERRAMIENTA Y/O EQUIPOCANTIDAD
NOMBRE: NOMBRE:
No
NOMBRE:
No HERRAMIENTA Y/O EQUIPOCANTIDAD
NOMBRE:
No HERRAMIENTA Y/O EQUIPO
100
Codigo: E-GE2Version: 1
Fecha emision: 10/15/2019
PROCESO:
OBJETIVO:
CAUSAS EFECTOS VALOR PROBABILIDAD VALORIMPACT
O
ZONA DE
RIESGO
NATURALEZ
A DEL CONTROL REGISTRO RESPONSABLE EVIDENCIA
• Poca efectividad de la Planificación.
• No entrega oportuna de la documentación respaldo de las
obligaciones, incumplimiento calendarios.
• Falta de liquidez.
• Deficiencias en la gestión de cobro de los recursos provenientes
de convenios.
• Falta mayor autonomía en materia presupuestal y financiera.
• Procesos Jurídicos de cobro, Demandas
• Pago de intereses generados por
incumplimientos o reconocimiento de
obligaciones.
• Sanciones
2 Alto 2 Alto 4 PreventivoInformes mensuales
de flujos de caja.
Informes de registro
de seguimientoGestion financiera
Registros de
implementacio
n del control
• Nombramientos o cargos de personal que no cumple el perfil
para las funciones del cargo
• Falta de inducción y entrenamiento
• Falta de capacitación
• Deficiencias en la infraestructura física y tecnológica
• Deficiencias en las adecuaciones de puestos de trabajo
(Ambiente laboral).
• Pérdida de la eficiencia y productividad
• Reprocesos
• Deterioro del clima laboral
• Procesos disciplinarios
1 Medio 1 Medio 1 PreventivoManual de politicas
contables
Evidencia y registro
de comunicacion de
manual.
Gestion financiera
Registros de
implementacio
n del control
• Desactualización Software
• Deficiencias en el software
• Deficiencia en el control documental por incumplimiento de las
normas archivísticas.
• Resistencia de algunos funcionarios frente al manejo
documental.
• Pérdida de la eficiencia y productividad.
• Reprocesos
• Falta de soportes que respaldan los
registros, demandas y reclamaciones
• Estado Financieros inciertos.
2 Alto 1 Medio 2 PreventivoConciliacion de la
informacionInformes de
consolidacion Gestion financiera
Registros de
implementacio
n del control
Pérdida de informaciónRevision mensual del manejo de la
informacion
RIESGO MEDICIÓN
Incumplimiento pago de obligaciones financieras
Establecer políticas claras y
definidas sobre el control de la
ejecución de las finanzas para cada
dependencia.
Deficiencia de la calidad en las actividades
realizadas
Programacion de plan de
capacitaciones.
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO CALIFICACIÓN DEL RIESGO CONTROLES EXISTENTES SEGUIMIENTO
MATRIZ DE RIESGOSGestión financiera
Planificar, organizar, distribuir y supervisar de manera eficiente los recursos financieros de la organización con el fin de brindar apoyo a la correcta ejecución de los proyectos, planes y programas para cada uno de los procesos.
Anexo 7. Formato matriz de riesgos