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Diseño del proceso de facturación en la IPS SINAPSIS. Bucaramanga 2016
Investigador principal:
LAURA C. JARAMILLO DIAZ
Código: 15732005
Docente:
EFRAIN HERNANDO PINZON REYES
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE INSTITUCIONES DE SALUD
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMCAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
Bucaramanga
2016
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Tabla de Contenido
Pág.
Introducción 8
1. Planteamiento y formulación del problema 10
1.1. Planteamiento del problema 10
1.2. Pregunta de investigación 10
2. Justificación 11
3. Objetivos 13
3.1. Objetivo general 13
3.2. Objetivos específicos 13
4. Marco Referencia 14
4.1. Marco contextual 14
4.2 Marco teórico 17
4.3. Marco Legal 33
5. Metodología 36
5.1. Recolección de la Información 36
5.2. Análisis de Resultados 36
6. Presentación de Resultados 38
6.1. Descripción de las actividades del proceso de facturación que deben
sistematizarse en la IPS SINAPSIS 38
6.2. Establecimiento de criterios de validación y depuración de los soportes
exigidos para la prestación del servicio por parte de la IPS SINAPSIS 44
6
6.3. Análisis del flujo de información en el proceso de facturación en la
IPS SINAPSIS 53
7. Discusión 58
8. Conclusiones 61
9. Recomendaciones 62
10. Referencias Bibliográficas 63
7
Lista de Figuras
Pág.
Figura 1. Cruz de Malta- Metodología de Wilson. 57
8
Lista de Anexos
Pág.
Anexo 1. Mecanismos para facturar, imprimir la factura y generar el RIPS
por factura a través del sistema Medisoft. 65
Anexo 2. Consentimiento informado 84
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RESUMEN
TITULO: Diseño del proceso de facturación en la IPS SINAPSIS. Bucaramanga 2016
AUTORES: JARAMILLO DÍAZ, Laura Celmira1
PALABRAS CLAVE: IPS, facturación, sistema Medisoft, aseguradoras, soportes, criterios de
validación y depuración.
La IPS SINAPSIS es una entidad hospitalaria residenciada en la ciudad de Bucaramanga que
realiza el sistema de facturación mediante un proceso descentralizado que no cuenta con un
soporte de sistemas y software especializado. Por tal razón dicha IPS necesita realizar en forma
ágil, oportuna, completa, clara y correcta la liquidación de las cuentas de cada uno de los usuarios
que asisten a la institución con el fin de cobrar y recaudar el valor de los servicios prestados y de
esta forma garantizar los ingresos que le permitan la supervivencia, crecimiento y desarrollo de la
IPS. Objetivo: Diseñar el proceso de facturación de la IPS SINAPSIS, que involucre desde la
recepción de los soportes exigidos para la prestación del servicio, hasta la redacción de las
facturas en las aseguradoras y/o clientes. Metodología: Para la recolección de la información
primaria se utilizó como técnica la entrevista no estructurada, que fue aplicada a los funcionarios
encargados del proceso de facturación de la IPS SINAPSIS y para la recolección de la información
secundaria se hizo una revisión de documentos, estudios y artículos relacionados con el tema.
Resultados: Los criterios de validación y depuración de los soportes exigidos para la prestación
del servicio, permiten hacer un seguimiento de cada una de las fases, y monitorear el
cumplimiento de los diferentes requisitos y exigencias del sistema general de salud y el proceso
que permite a los funcionarios de la IPS SINAPSIS la revisión, radicación, e ingreso al sistema
de las facturas a través del sistema Medisoft, es una herramienta para la formación de dichos
funcionarios y para generar una experticia que permita optimizar el proceso de facturación de
dicha entidad.
1 Administradora Empresas. Estudiante Especialización Gerencia de Instituciones de Salud. Universidad de Santander UDES.
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ABSTRACT
TITLE: Billing process design in SINAPSIS IPS, Bucaramanga 2016
AUTHOR: JARAMILLO DIAZ, Laura Celmira2
KEYWORDS: IPS, billing, Medisoft system, insurance, media, validation criteria and
debugging.
The IPS is a hospital entity SINAPSIS impeached in the city of Bucaramanga that
performs the billing system through a decentralized process that does not have support systems
and specialized software. For this reason that IPS needs do in a quick, timely, complete, clear and
correct the clearance of accounts of each of the users attending the institution to collect and raise
the value of services rendered and this thus ensure income that allow survival, growth and
development of the IPS. Objective: To improve this process was raised as an objective of the
research design process billing IPS SINAPSIS, involving from receipt of the supports required
for the service until the drafting of bills in insurance and / or customers. Methodology: To collect
primary information was used as a technique unstructured interview, which was applied to
officials in charge of the billing process of the IPS SINAPSIS and for collecting secondary
information was a review of documents, studies and articles with the theme. Results: Among the
results of the research have criteria validation and debugging of the supports required for the
service, let you keep track of each of the phases, and monitor compliance with the various
requirements and demands of the general health system and the process that allows officials IPS
SINAPSIS review, establishment, and entry to the system of bills through Medisoft system is a
tool for training of officials and to generate an expertise that will optimize the process billing of
such entity.
2 Administradora Empresas. Estudiante Especialización Gerencia de Instituciones de Salud. Universidad de Santander UDES.
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Introducción
La facturación es uno de los procesos fundamentales para el desarrollo de las instituciones
prestadoras de salud en Colombia, ya que de su agilidad y cobro dependen sus finanzas y una
adecuada prestación del servicio.
Por ello para la IPS SINAPSIS de Bucaramanga, que no cuenta con un proceso de
facturación sistematizado se plantea una propuesta que tiene como propósito implementar el
software medisoft para sistematizar el proceso de facturación de los servicios prestados por la IPS
SINAPSIS y agilizar dicho proceso desde la recepción de los soportes exigidos para la prestación
del servicio, hasta la radicación de las facturas en las aseguradoras y/o clientes, con el fin de
agilizar, mejorar y optimizar dicho proceso.
Para tal fin se desarrollará una investigación exploratoria, que utilizará los métodos
descriptivo y deductivo, para generar la información y los fundamentos que permitan conseguir
dichos objetivos.
Se espera Identificar las fases del proceso de facturación que deben sistematizarse en la
IPS SINAPSIS, establecer criterios de validación y depuración de los soportes exigidos para la
prestación del servicio y obtener como resultados la formulación de mecanismos que permitan
facturar, imprimir la factura y generar el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud-
RIPS- por factura a través del sistema Medisoft y establecer un proceso que permita a los
funcionarios de la IPS SINAPSIS la revisión, radicación, e ingreso al sistema de las facturas a
través de dicho software.
Desarrollando dichas herramientas se espera que en un entorno general en el que las EPS
e IPS han sistematizado sus procesos de facturación en Colombia, la IPS SINAPSIS desarrolle
dicho proceso para proporcionar información y herramientas para el proceso de cobro de los
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servicios prestados y obtener detalle de los ingresos para analizar la rentabilidad de los servicios,
con el fin de mantener una estabilidad financiera y por lo tanto en la prestación de sus servicios.
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1. Planteamiento y formulación del problema
1.1. Planteamiento del problema
La IPS SINAPSIS es una entidad hospitalaria residenciada en la ciudad de Bucaramanga que
ofrece servicios de cardiología, dermatología, neuropediatría, medicina interna y un programa
especial para el control y tratamiento de la hemofilia
En esta IPS, el sistema de facturación se realiza mediante un proceso descentralizado que no
cuenta con un soporte de sistemas y software especializado.
Tareas como la facturación, la revisión de las facturas, la validación y depuración de los
soportes exigidos para la prestación del servicio se realizan sin el uso de metodologías de
sistemas que permitan agilizar dichas tareas, ejercer un mayor control y contar con un registro
protegido de las mismas,
Por tales razones dicha IPS no realiza en forma ágil, oportuna, completa, clara y correcta la
liquidación de las cuentas de cada uno de los usuarios que asisten a la institución con el fin de
cobrar y recaudar el valor de los servicios prestados y de esta forma garantizar los ingresos que le
permitan la supervivencia, crecimiento y desarrollo de la IPS.
Es una problemática que le impide contar con mecanismos de control en las diferentes etapas
del proceso, establecer responsables del suministro, captura y cruce de información dentro del
proceso de facturación, realizar el análisis de la participación de cada una de las áreas dentro del
proceso de facturación y presupuesto de la IPS y suministrar información estadística y contable
como documento de análisis y soporte del área financiera y administrativa.
1.2. Pregunta de investigación
¿Cómo debe ser el diseño del proceso de facturación en la IPS SINAPSIS. Bucaramanga 2016?
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2. Justificación
El presente proyecto se orienta a desarrollar una propuesta de implementación
del software Medisoft en el proceso de facturación en la IPS SINAPSIS y tiene como propósito
ofrecer a dicha entidad un instrumento que le permita mejorar los procedimientos de facturación,
facilite la comunicación, los procesos de transferencia de datos y la revisión de cuentas, que en la
actualidad sufren retardos hasta de un mes y presentan incongruencias en el 10% de las cuentas
facturadas.
La propuesta a formular se ajusta a la necesidad de contar con un software que sistematice el
proceso de facturación en la IPS SINAPSIS, y es la respuesta a un entorno que exige operaciones
y procesos ágiles y sistematizados.
Para el desarrollo del estudio se utilizarán los medios tecnológicos e informáticos con los que
cuenta dicha IPS, se profundizará en el conocimiento legal, teórico y práctico sobre los procesos
de facturación en el sistema de salud, para generar procesos que aumenten la eficacia de la
entidad y sus funcionarios en materia de facturación oportuna y eficaz.
La propuesta generará un impacto en la cultura y desarrollo social de los empleados de la
empresa, estableciendo una nueva forma de facturar e incidiendo sobre su desarrollo e inmersión
en procesos de sistematización y utilización de las tecnologías de la información y la
comunicación.
Desde la perspectiva económica la sistematización de la facturación agilizará los procesos de
cobro, permitirá una mayor liquidez de la empresa, prevendrá el riesgo de una cartera alta,
facilitará un mayor flujo financiero a la empresa y le permitirá contar con información
actualizada que facilite la toma de decisiones financiera, de manejo de clientes, cartera, entre
otros aspectos fundamentales que mejorarán su situación financiera.
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De esta forma se le brindará a la IPS SINAPSIS una herramienta que beneficiará a las
aseguradoras y clientes con los que tiene contrato, porque le permitirá mejorar la calidad del
proceso de facturación y el uso óptimo de los equipos y personal que se utilizan para tal fin,
generando una mayor eficiencia y oportunidad
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3. Objetivos
3.1. Objetivo general
Diseñar el proceso de facturación de la IPS SINAPSIS, que involucre desde la recepción de
los soportes exigidos para la prestación del servicio, hasta la redacción de las facturas en las
aseguradoras y/o clientes
5.2. Objetivos específicos
Describir las actividades necesarias para realizar el proceso de facturación en la IPS
SINAPSIS
Establecer criterios de validación y depuración de los soportes exigidos para la prestación del
servicio
Analizar el flujo de información en el proceso de facturación en la IPS SINAPSIS y la
pertinencia de la implementación del software medisoft.
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4. Marco Referencia
4.1. Marco contextual
La IPS SINAPSIS S. A es una institución prestadora de servicios de salud ubicada en la
ciudad de Bucaramanga en la Calle 53 # 34-31 del barrio Cabecera del Llano.
Misión
El Centro Médico SINAPSIS S.A., es una institución prestadora de servicios de salud
debidamente habilitada por los entes nacionales de salud, buscando satisfacer las necesidades de
nuestros usuarios a través de servicios humanos e integrales, con talento humano calificado,
comprometido, con actitud de servicio e infraestructura adecuada, que contribuyen al
mejoramiento continuo de las condiciones de salud de nuestros usuarios y su entorno familiar.
Visión:
El Centro Médico SINAPSIS S.A., se proyecta para el año 2020, como institución prestadora
integral de servicios de salud con sedes en diferentes ciudades del país, reconocida como líder
en el área de la salud, reflejado en la calidad de su servicio, excelente atención, satisfacción de
los usuarios y calidez humana, en la búsqueda de un reconocimiento por su permanente
innovación tecnológica y de servicios
Política:
EL CENTRO MEDICO SINAPSIS IPS S.A es una Institución Prestadora de Servicios de
Salud comprometida con la calidad de su servicio. Para ello cuenta con recurso humano
competente e infraestructura necesaria con el fin de brindar servicios de salud conformes a las
necesidades de nuestros pacientes. Nuestro compromiso se fundamenta en la mejora continua y
en la eficacia de los servicios prestados y así contribuir con el crecimiento de la organización.
Objetivos corporativos:
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Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros pacientes a través de la prestación de
servicios oportunos y de calidad
Garantizar personal competente en sus labores mediante un adecuado proceso de selección
para prestar un trato correcto y oportuno a los pacientes.
Contar con infraestructura física y tecnológica acorde a las necesidades y servicios ofrecidos
por el Centro Médico Sinapsis.
Garantizar el mejoramiento continuo en el desarrollo de las labores de la organización
mediante la evaluación permanente de los procesos y la ejecución de acciones encaminadas a
satisfacer las necesidades de los pacientes.
Aumentar la rentabilidad financiera mediante el manejo eficiente de los recursos y la calidad
del servicio prestado.
Valores:
Conocimiento Científico
Compromiso con el Cliente
Ética
Calidad
Innovación
Seguridad
Responsabilidad
Profesionalismo
Respeto
Servicios:
Consulta especializada:
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Cardiología
Cirugía General
Dermatología
Fisiatría
Hematología
Medicina Interna
Neurología
Neuropediatría
Neuropsicología
Oftalmología
Ortopedia
Pediatría
Perinatología
Psicología
Psiquiatría
Psiquiatría Infantil
Reumatología
Programa de hemofilia
Procedimientos neurofisiológicos
Procedimientos neurológicos
Procedimientos dermatológicos
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4.2 Marco teórico
El proceso de facturación se define como el conjunto de actividades que permiten liquidar y
cuantificar la prestación de servicios de salud producto de la atención al usuario. (Contaduría
General de la Nación, 2000)
Las IPS, como cualquier otra empresa productora de bienes o servicios, deben garantizar su
subsistencia mediante la venta de servicios asistenciales. Dadas las características del SGSSS, la
IPS debe realizar un registro sistemático e individual de los procedimientos realizados y servicios
prestados a cada usuario, liquidarlos a las tarifas establecidas o pactadas y realizar el cobro a las
instancias pertinentes. (Contaduría General de la Nación, 2000)
El objetivo general del proceso es facturar el total de las actividades, procedimientos e
intervenciones prestados a los usuarios atendidos de acuerdo con un Manual de Procedimientos y
tarifas establecidos en las relaciones contractuales por la Institución. Además producir
información para toma de decisiones tanto para el nivel gerencial como operativo de la empresa.
(Contaduría General de la Nación, 2000)
Los objetivos específicos son: a) Colaborar en el desarrollo e implementación del nuevo
esquema de Seguridad Social en Salud. b) Garantizar a sus clientes, tanto internos como externos,
información oportuna y veraz sobre los servicios prestados a un usuario y los costos de la
atención. c) Dotar de herramientas efectivas que permitan dar a conocer la realidad económica
del Sistema y orientar a los gerentes en la toma de decisiones oportunas y acertadas. d)
Retroalimentar con información a las diferentes dependencias que participan en el proceso de
facturación en la Institución. e) Diseñar e implementar los instrumentos básicos para la captura de
información de los diferentes servicios, suficiente para permitir la elaboración de una factura,
producto de la atención brindada. f) Dar herramientas que permitan crear mecanismos de control
en las diferentes etapas del proceso de prestación de servicios y cruces de información con las
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demás dependencias de la Institución. g) Efectuar el análisis de la participación y colaboración de
cada una de las áreas dentro del proceso de facturación. h) Suministrar información estadística y
contable como documentos de análisis y soporte de las áreas financieras y asistencial, lo cual
apoyará la toma de decisiones de la alta gerencia. i) La cuantificación y participación de las
Unidades de Producción en los ingresos de la Institución por venta de servicios. j) Colaborar en la
determinación del estado de cartera por servicios prestados a la dependencia de Cartera. k)
Liquidar los servicios prestados y generar facturas. (Contaduría General de la Nación, 2000)
Los Insumos y Productos del Proceso de Facturación son los siguientes:
Entradas:
a. Un contrato o convenio y un manual de tarifas, Varios contratos pueden utilizar un mismo
manual de tarifas. (Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT, ISS).
b. Soportes o documentos que deben llegar del área de admisiones del hospital o IPS, donde
indiquen los ingresos (hoja de admisión) de los pacientes, los traslados de camas y pabellones, los
egresos (salidas) de los mismos.
c. Otros soportes o documentos de apoyo que envían los distintos servicios médicos del
hospital en que informan los procedimientos, exámenes y suministros que fueron realizados o
aplicados a un paciente. (Registro individual de Prestación de Servicios – RIPS). (Contaduría
General de la Nación, 2000)
Salidas:
a. La principal salida de un área de facturación es la factura individual por paciente por
concepto de servicios prestados al mismo. Esta debe cumplir estrictamente los requisitos legales
y contractuales en cuanto a presentación, soportes, fechas, liquidación y formatos, entre otros.
b. También una IPS requiere internamente información que se genera en facturación y que
debe ser distribuida bajo unos requisitos precisos. Esta información está compuesta de reportes a
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la gerencia, a las áreas administrativas y a las áreas médicas. (Contaduría General de la Nación,
2000)
Tipos de Contratos:
Contratos de capitación: Contrato celebrado entre las instituciones prestadoras de servicios de
salud y las entidades administradoras de los recursos del sistema, el cual consiste en que por una
suma fija predeterminada que paga la administradora, el prestador se obliga a efectuar a su cargo
los servicios, independientemente de su frecuencia o demanda. Estos contratos pueden pactarse
con pago vencido o anticipado. Con la característica de que el prestador asume el riesgo, pero el
asegurador continúa con la responsabilidad (Contaduría General de la Nación, 2000)
Contratos por Evento: Contrato celebrado entre las instituciones prestadoras de servicios de
salud y las entidades administradoras de los recursos del sistema, el cual consiste en que la IPS
factura los servicios prestados a los usuarios, de acuerdo con los términos contractuales y la
administradora asume el pago de dicha prestación. Estos contratos pueden pactarse con pago
vencido o anticipado. En esta modalidad del contrato el asegurador asume el riesgo y la
responsabilidad. (Contaduría General de la Nación, 2000)
Contratos Mixtos: Contrato celebrado entre las instituciones prestadoras de servicios de salud
y las entidades administradoras de los recursos del sistema, el cual consiste en una combinación
de los dos anteriores. Se pueden establecer otras modalidades de contratos tales como los
conjuntos de atención integral, por número de estancias a demanda, por guías integrales de
atención, pagos integrales por diagnósticos de atención en salud, PIDAS, o por algún otro método
que se establezca y que las partes acuerden. (Contaduría General de la Nación, 2000)
Tipos de Usuarios en el Sistema:
Usuarios que realizan pagos en las IPS:
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Los vinculados que pagan las cuotas de recuperación definidas de acuerdo con el proceso
de estratificación y negociación, determinados al interior de cada institución; los particulares que
pagan la totalidad de los servicios recibidos; los afiliados al régimen contributivo que cancelan
las cuotas moderadoras y copagos, cuando en el contrato celebrado entre IPS y EPS se definen su
recaudo por parte de la IPS; los afiliados al régimen subsidiado que cancelan los copagos de
acuerdo al nivel de pobreza en el cual está clasificado el usuario en las ARS. (Contaduría General
de la Nación, 2000)
Usuarios que no realizan pagos en la IPS por la atención en Salud:
Población víctima de accidentes de tránsito, población víctima de eventos catastróficos y
terroristas, población que recibe los servicios del PAB, población usuaria de servicios de atención
inicial de urgencias, población de mujeres en embarazo, de niños menores de un año, indígena e
indigente, cualquiera que fuese su tipo de vinculación al sistema de seguridad social en salud.
(Contaduría General de la Nación, 2000)
De acuerdo con lo anterior y por norma legal, toda IPS pública debe facturar y liquidar los
servicios de salud prestados a todos los usuarios y generar un documento soporte para el cobro y
recaudo posterior. (Contaduría General de la Nación, 2000)
El área de Facturación está relacionada con el proceso de admisiones; su objetivo básico
es realizar el seguimiento al paciente desde su ingreso a la institución hasta el egreso de la
misma, al mismo tiempo realizar un registro sistemático de cada uno de los servicios prestados
durante la estancia del paciente, para finalmente producir un documento equivalente de cobro o
factura de venta de servicios. (Coral y Otero, 2008, p 25)
Esta área debe enviar hacia contabilidad, como mínimo, los siguientes documentos con
sus respectivos atributos: factura o documento equivalente de venta por prestación de servicios,
nota débito o nota crédito si hubiere a lugar. (Coral y Otero, 2008, p 25)
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Cuando una persona o entidad presta servicios que involucran valores que deben ser
girados a terceros, es evidente que estos no pueden tomarse como ingresos propios, pero esta no
es razón suficiente para que tales valores deban excluirse de la factura expedida al cliente, puesto
que para el dicho documento se constituye en prueba de lo efectivamente pagado y le es
indiferente la distribución que el prestador del servicio haga del valor cobrado. (Coral y Otero,
2008, p 30)
El hecho de que las cuotas moderadoras y copagos no tengan origen contractual sino
legal, no es una razón válida para considerar que no deben incluirse en la factura. Téngase en
cuenta que la obligación de facturar es legal, independiente del origen de la relación que origina
el pago por los servicios prestados en este caso, acorde con lo dispuesto por el artículo 615
ibídem. (Coral y Otero, 2008, p 30)
Por otra parte, las IPS, al actuar como entidades recaudadoras de las cuotas 31
moderadoras y copagos en virtud de convenios con las EPS, es decir, que obran por cuenta de un
tercero, deben tener presente el artículo 3° del Decreto 1514 de 1998, que trata de la facturación
en los contratos de mandato en los siguientes términos: (Coral y Otero, 2008, p 31)
En los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por el
mandatario. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las
facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del
mandante. (Coral y Otero, 2008, p 31)
Por ello se establece que todas las instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS),
deben expedir factura por las cuotas moderadoras y copagos que recauden a nombre de las
entidades promotoras de salud (EPS), al igual que deben hacerlo estas últimas cuando recauden
directamente los pagos por tales conceptos, independiente de la modalidad de contratos,
capitación eventos y mixtos. (Coral y Otero, 2008, p 31)
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Formulación de un proceso para la revisión, radicación, e ingreso al sistema de las
facturas.
Procesos administrativos que sirven de apoyo a una correcta Facturación:
El proceso de facturación en una IPS, definido como aquella actividad en la cual
intervienen personas jurídicas o naturales, que mediante una negociación se contrata un producto
o un servicio, valorizándolo con el objeto de convertirlo en dinero, debe activarse al momento de
un usuario solicitar un servicio, seguir con su atención y finalizar con el egreso de la institución.
(Corrales M; Corrales M.M; Gómez I; Hincapié, L. 2013, 19).
Para una correcta facturación se tiene como apoyo la norma y los servicios que se pactan
en la contratación y acuerdo con la entidad responsable de pago y la institución. En el Sistema
General de Seguridad Social en Salud, los manuales tarifarios se han basado según el decreto
2423 de 1996, el cual cada año se van actualizando y son los llamados manuales tarifarios SOAT;
por su parte, el Instituto de Seguros Sociales en el año 1999 creó el Manual Tarifario ISS el cual
también ha servido de referencia para las relaciones contractuales entre Prestadores de Servicios
y Entidades Responsables de Pago. (Corrales M, Et Al, 2013, p 19 ).
Para facturar según la norma y como está pactado en cada uno de los contratos de la
institución son:
Manual tarifario ISS 2000 acuerdo número 209 de 1999 (28 de abril) por el cual se
aprueba el “manual de tarifas”, para la compra y venta de servicios de salud. Con el manual
tarifario ISS 2000 se factura teniendo en cuenta las respectivas UVR (unidad de valor relativo),
mediante las cuales se obtienen los valores de los servicios profesionales del cirujano, el
anestesiólogo y el ayudante, y los demás ítems a tener en cuenta en un servicio hospitalario o
ambulatorio. ·
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Manual tarifario SOAT (decreto 2923 de 1996), por el cual se determina la nomenclatura
y clasificación de los procedimientos médicos, quirúrgicos y hospitalarios del manual tarifario y
se dictan otras disposiciones. El manual tarifario SOAT es una clasificación en donde se
contemplan el factor de cotización de distintas prestaciones derivadas de acciones y
procedimientos. Se utiliza con fines para ver procedimientos y actividades que se necesitan
liquidar en el área de facturación de acuerdo al SMDLV. (Corrales M, Et Al, 2013, p 19).
Clasificación por tipo de afiliación al SGSSS
A. POBLACION AL REGIMEN CONTRIBUTIVO: Población cotizante o beneficiaria
Población en regímenes especiales de excepción entidades excluidas Población usuaria planes
adicionales en Salud (PAS)
B. POBLACION ASEGURADA AL REGIMEN SUBSIDIADO Población del régimen
subsidiado usuaria de servicios no POS-S Población del régimen subsidiado, usuaria de POS-S
C. POBLACION NO ASEGURADA EN CONDICIONES DE POBREZA O
VINCULADOS. Población pobre-vinculada SISBEN 1-2-3 P
Población pobre- vinculada sin clasificación del SISBEN
Población pobre-vinculada usuaria de programas especiales: desplazados, IVA social.
D. POBLACION NO ASEGURADA CON CAPACIDAD DE PAGO Población
particular o privada que se hace responsable por su atención. (Corrales M, Et Al, 2013, p 20).
Modalidades de las Contrataciones ·
EVENTO: Es decir hay un pago por servicio o actividad que presta la IPS
CAPITACION: Es un pago que se realiza anticipado y que corresponde a una suma fija
por persona durante un periodo de tiempo, a partir de un grupo de servicios preestablecidos. La
unidad de pago tiene una tarifa antes pactada empleada en función de las personas que necesitan
la atención.
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P.F.G.P.A.: Pago fijo global prospectivo por paciente atendido en actividades finales.
Requerimientos de la factura · Información de la entidad o institución que expide la
factura. Razón social; NIT, dirección, teléfono, fecha, número del consecutivo. · Información del
paciente. · Descripción detallada de servicios prestados · Firmas (Corrales M, Et Al, 2013, p 21).
Cuentas médicas
Proceso enfocado a realizar una evaluación sistemática, continua e integral de las cuentas
médicas, desde el punto de vista administrativo, financiero y de pertinencia médica, según la
normatividad vigente y los parámetros contractuales definidos por las partes. (Corrales M, Et Al,
2013, p 21).
Soportes de la factura
Según el procedimiento ejecutado por el prestador, se debe anexar: Remisión, Referencia,
Autorización de Servicios, fotocopia del carnet y cedula, epicrisis, RIPS, hojas de descripción de
procedimientos quirúrgicos, hojas de medicamentos, hojas de administración de líquidos, hoja de
evolución de Enfermería, informe de procedimientos de apoyo diagnostico como imagenología,
laboratorios; entre otros.
Listados estándares de soportes de facturas (Resolución 3047 De 2008): (Corrales M, Et
Al, 2013, p 21).
Listado estándar de soportes de las facturas para el mecanismo de pago por caso, conjunto
integral de atenciones, paquete o grupo relacionado por diagnóstico:
a. Factura o documento equivalente.
b. Autorización.
c. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con
lo establecido en el acuerdo de voluntades.
d. Resumen de atención o epicrisis.
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e. Descripción quirúrgica. Si aplica.
f. Registro de anestesia. Si aplica.
g. Comprobante de recibido del usuario.
h. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del
pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
i. Informe patronal de accidente de trabajo (IPAT), o reporte del accidente por el
trabajador o por quien lo represente. (Corrales M, Et Al, 2013, p 22).
Listado Estándar de soportes de las facturas para el mecanismo de pago por capitación:
a. Factura o documento equivalente.
b. Evidencia del cumplimiento de las metas de cobertura, resolutividad y Oportunidad
definida en el acuerdo de voluntades. (Corrales M, Et Al, 2013, p 22).
En el caso de recobros por parte de las entidades promotoras de salud del régimen
contributivo, los soportes de las facturas por parte del prestador de servicios serán:
1. Medicamentos no POS autorizados por Comité técnico científico:
a. Factura o documento equivalente.
b. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
c. Comprobante de recibido del usuario, si se trata de medicamentos ambulatorios.
d. Fotocopia de la hoja de administración de medicamentos, si se trata de medicamentos
hospitalarios.
e. Original de la orden y/o fórmula médica.
f. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del
pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
g. Autorización del Comité Técnico Científico.
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h. En el caso de medicamentos para pacientes hospitalizados cuando el prestador no haya
recibido respuesta de la solicitud antes del egreso del paciente, debe anexar la copia de la
solicitud y la prueba de envío de la misma a la entidad responsable del pago. (Corrales M, Et Al,
2013, p 22).
Proceso de revisión a la factura ·
Aspectos técnico científicos historia clínica:
Completa: entendida como la que refleja claramente el proceso de atención. Incompleta:
aquella que no cumple con todos los parámetros de atención. Inadecuada: es la que presenta
inconsistencias en la atención, incoherencia, no hay letra legible, y al final no deja llegar a un
proceso claro de atención. (Corrales M, Et Al, 2013, p 23). ·
Aspectos de auditoría médica admisión:
Necesaria, De urgencia, Por remisión ESTANCIA: Adecuada, Insuficiente, Excesiva
Tratamiento: Adecuado, Inadecuado, Insuficiente, Excesivo, Inapropiado.
Apoyo de imagenología y laboratorio: Adecuados, Insuficientes, Excesivos;
Inapropiados. (Corrales M, Et Al, 2013, p 23).
Tipos de auditoria a realizar en la IPS SINAPSIS·
Auditoria Medica:
Es un proceso para el análisis crítico de la práctica médica, cuyo propósito es mejorar la
calidad de la atención médica de rutina que se ofrece a los pacientes.
Está directamente relacionada con la evaluación y cambios de la práctica médica de rutina
para mejorar los estándares. (Corrales M, Et Al, 2013, p 23).
30
Auditoria Clínica:
Es un proceso de evaluación retrospectivo que cubre la totalidad de la prestación de un
servicio de salud en sus tres componentes: estructura, proceso y resultado. (Corrales M, Et Al,
2013, p 23).·
Auditoría de Cuentas Médicas:
Es el proceso enfocado a realizar una evaluación sistemática, continua e integral de las
cuentas médicas, desde el punto de vista administrativo, financiero y de pertinencia médica,
según la normatividad vigente y los parámetros contractuales definidos por las partes. (Corrales
M, Et Al, 2013, p 23).
Auditoria Administrativa:
Esta auditoría puede pertenecer al nivel estratégico o de generación de políticas, del nivel
táctico o de definición de lo métodos, o a nivel operacional o de aplicación de recursos. (Corrales
M, Et Al, 2013, p 24).
Auditoria Operativa:
Determina la eficiencia de controles de operación, emite informes diagnósticos, presenta
recomendaciones a la administración, preferiblemente conformada por un equipo
multidisciplinario, presenta informes con hallazgos, problemas y recomendaciones. Puede ser
interna o externa.· (Corrales M, Et Al, 2013, p 24).
Auditoría Financiera:
Es el examen objetivo sistemático de los estados financieros básicos tales como:
1. Balance general.
2. Estado de resultados
3. Estado de utilidades
4. Estado por flujo efectivo. (Corrales M, Et Al, 2013, p 24).·
31
Auditoria interna:
Es aquella realizada por el personal que tiene dependencia laboral con la institución o
empresa (hospital, EPS, ARS, Municipios). · (Corrales M, Et Al, 2013, p 24).
Auditoria externa:
Es la efectuada por profesionales independientes de la empresa o entidad. (CorraleS M, Et
Al, 2013, p 24).
Glosas
Según la Resolución 3047 de 2008, una glosa es una no conformidad que afecta en forma
parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad
responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador
de servicios de salud; mientras que una devolución es una no conformidad que afecta en forma
total la factura por prestación de servicios de salud encontrada por la entidad responsable del
pago durante la revisión preliminar y que impide dar por presentada la factura. (CORRALES M,
Et Al, 2013, p 24).
Las causales de devolución son taxativas y se refieren a falta de competencia para el pago,
falta de autorización, falta de epicrisis, hoja de atención de urgencias u odontograma, factura o
documento equivalente que no cumple requisitos legales, servicio electivo no autorizado y
servicio ya cancelado. (Corrales M, Et Al, 2013, p 24).
Las causas de mayor presentación de glosas ante una factura son:
Documentos sin diligenciar o mal diligenciados
Documentos enmendados
Inconsistencias en los soportes anexos
Cobros sin la comprobación de los derechos de usuario, como lo son los documentos
tarjeta, cédula
32
Errores en los cobros facturados ante lo pactado en el contrato como tarifas mal aplicadas,
sumas mal realizadas
Falta de la relación de pacientes
Falta de documentos
Prestación de servicios por fuera del POS sin realizaciones de CTC.
Falta de pertinencia técnico científica entre diagnóstico y procedimientos realizados y/o
servicios prestados. (Corrales M, Et Al, 2013, p 25).
Presentación de glosas:
Ante la presentación de una glosa se debe tener una adecuada gestión y manejo de las
glosas, por lo tanto es necesario que en el contrato que se haya estipulado con la empresa
contratante de prestación de servicios se establezcan, claramente, los requisitos y plazos para su
presentación, por parte de la entidad contratante. (CORRALES M, Et Al, 2013, p 25).
En caso de no pactarse el plazo, se adopta el estipulado en la normatividad vigente como
lo está en el Decreto 4747 del 2007. La glosa debe contener la relación de facturas o documentos
equivalentes glosados, donde se especifique: número del documento, nombre del usuario,
concepto glosado y causa de la glosa. (Corrales M, Et Al, 2013, p 25).
Adicionalmente, debe traer anexas las facturas o documentos equivalentes y los soportes
presentados por dichos servicios. La IPS SINAPSIS debe presentar un adecuado procedimiento
para la recepción y trámite de las glosas, en el que se considere la verificación del cumplimiento
de los requisitos acordados para su presentación y las acciones a seguir, en caso de
incumplimiento. (Corrales M, Et Al, 2013, p 25).
Para establecer claramente la fecha de recepción de la glosa por parte de la IPS, el
funcionario encargado de esta labor, debe dejar constancia en el original, consignando su nombre,
firma, fecha y hora de recibo. (Corrales M, Et Al, 2013, p 25).
33
El proceso de este debe ser complementario y llevar un registro consecutivo de cuentas de
cobro presentadas. (Corrales M, Et Al, 2013, p 25).
Corrección o aclaración de glosas:
En el momento que se reciben las glosas y son registradas, se procede a hacer un análisis
para verificar las causas, con el fin de determinar a qué áreas, unidades o funcionarios deben
remitirse para su solución y corrección o si se puede realizar la corrección dentro de la misma
área de cartera. (Corrales M, Et Al, 2013, p 26).
La distribución de la documentación aportada en la glosa, debe realizarse de manera
inmediata, para que los diferentes responsables, cuenten con el tiempo necesario para el análisis y
la realización del trámite requerido, garantizando el oportuno recaudo de la cartera. Estos deben
ser reportados a la oficina de contabilidad quien efectuara su registro. Las glosas deben
registrarse en cuentas de orden deudora de control, en el momento en que se presentan,
independientemente que sean o no, subsanable. (Corrales M, Et Al, 2013, p 26).
Evaluación de las glosas:
Los funcionarios que se estipulen para el análisis y la realización del trámite de las glosas,
deben evaluar si la glosa es o no pertinente. Glosa pertinente: Corresponde a aquélla que es
adecuadamente justificada por la entidad contratante. En este evento se procede a verificar si la
causa de la glosa es o no subsanable. Subsanable: Se enmienda completando la documentación o
información requerida por parte de la entidad contratante, realizando las correcciones necesarias
o formulando las aclaraciones del caso. (Corrales M, Et Al, 2013, p 26).
No subsanable: Se informa a la entidad contratante, su aceptación. Glosa no pertinente:
Corresponde a aquélla que no se encuentra adecuadamente justificada por la entidad contratante.
En este evento, se formula la respuesta sustentando el rechazo. Las diferentes correcciones,
aclaraciones, complementaciones o aceptaciones realizadas de éstas deben ser informadas,
34
documentadas y entregadas a la unidad encargada de dar respuesta a la entidad contratante, la
cual consolida la información recibida de las diferentes unidades y formula la respuesta formal de
la institución. (Corrales M, Et Al, 2013, p 26).
Siempre hay que tener en cuenta llevar un registro minucioso de las causas de glosas y
hacer evaluaciones periódicas del mismo, con su respectivo plan de mejora y hacer partícipe de
estos a todo el equipo de trabajo. Esto nos permite identificar: la calidad o deficiencia, en
algunos de los productos del área asistencial y de las unidades de facturación y cartera; fallas en
los procesos técnico administrativos y técnico científicos que pueden ser susceptibles de
mejoramiento; funcionarios, procesos y áreas críticas para la gestión de la empresa. (CORRALES
M, Et Al, 2013, p 26).
Registro contable de las glosas no pertinentes y subsanables:
Cuando la entidad contratante acepta la respuesta de rechazo de la glosa por no ser
pertinente o, siendo pertinente, la IPS da respuesta oportuna a las objeciones u observaciones.
Omisión en la facturación de servicios. (Corrales M, Et Al, 2013, p 27).
Cuando la institución omite facturar servicios prestados que se encuentren dentro de lo
establecido en el contrato, debe proceder a hacer el reconocimiento y cobro correspondientes
Por tratarse de un reconocimiento, el registro afecta el ingreso por la prestación de
servicios de salud, independientemente del período contable en que se haya presentado la
omisión. (Corrales M, Et Al, 2013, p 27).
Respuesta a glosas:
Todas las glosas generadas por las entidades contratantes, deben ser respondidas por la
IPS, independientemente que sean o no subsanables. La omisión en la respuesta a las glosas
presentadas, además de causar las sanciones previstas legalmente, evidencian una deficiencia
administrativa que puede ocasionar detrimento del equilibrio económico y de la gestión de la
35
institución. Ante las respuestas realizadas a las diferentes glosas debe relacionarse, las glosas
aceptadas, el número de la factura o documento equivalente afectado, el valor y la denominación
del servicio descontado; cuando haya lugar a correcciones o aclaraciones, deben anexarse los
soportes pertinentes. (Corrales M, Et Al, 2013, p 27).
Las glosas no aceptadas deben detallarse con sus respectivas explicaciones. Es necesario
dejar constancia de la fecha de entrega de la respuesta a las glosas, para certificar su presentación
dentro de los términos establecidos. (Corrales M, Et Al, 2013, p 27).
Aplicaciones Informáticas para la Facturación:
Los sistemas aparecen en las empresas como un solución a problemas específicos de tipo
operacional permitiendo el tratamiento repetitivo de grandes masas de datos, su uso cada vez
aumenta gracias a la disminución de los costos, no obstante paralelamente se produce un aumento
de los costos de personal. (Coral y Otero, 2008, p 32)
Dentro de una empresa, un departamento de sistemas se compone básicamente de dos
componentes; uno de desarrollo y otro de explotación de estos sistemas. El desarrollo hace
referencia a la planeación, viabilidad, diseño y realización de software de acuerdo a las
necesidades de la institución, la actualidad normativa y de la operación y la explotación hace
referencia a la al manejo del aplicativo y la ejecución de los trabajos relacionados con el área por
parte de los funcionarios (Coral y Otero, 2008, p 32)
Para monitorear el grado de desarrollo del aplicativo informático y definir su nivel de
explotación, se hace necesaria la intervención de un profesional o técnico en sistemas a quien en
este documento le estamos llamando auditor computacional. (Coral y Otero, 2008, p 32)
Niveles de los Sistemas de Información:
Nivel gerencial, llamado nivel estratégico, con información más elaboradas, con pequeños
volúmenes de información, pocos datos pero muy elaborados. (Coral y Otero, 2008, p 32)
36
Nivel Ejecutivo, Llamado táctico, traduce en tácticas los objetivos, políticas, misiones que
le han sido fijadas a nivel gerencial, empleando información elaborada, interesándole más que el
saldo de una cuenta, le interesa el saldo medio de la cuenta de un colectivo determinado. (Coral y
Otero, 2008, p 33)
Nivel Operacional, ejecuta las ordenes que le han entregado el nivel ejecutivo, manejando
información elemental, no integrada, como puede ser el saldo de una cuenta. Se caracteriza por
manejar un elevado volumen de información, realizando la parte del proceso más simple,
rutinaria, previsible, cuenta con extensos archivos, y su ejecución en las actualizaciones en un
tiempo rápido. (Coral y Otero, 2008, p 33)
El sistema de información en general eficiente es aquel que le proporciona información a
los niveles gerencial, ejecutivo y operacional. (Coral y Otero, 2008, p 33)
El sistema medisoft, es un software Medico que le permite a las instituciones de la salud
gestionar de manera integral la atención de sus pacientes en consulta externa. Dicho software de
fácil uso, diseño agradable completamente en la nube de internet, le permite a dichas entidades
acceder a su información de historias clínicas y pacientes desde cualquier sitio con conexión a
internet, así como desde cualquier dispositivo gracias a su diseño adaptable. Permite la
facturación y la generación de RIPS. (Medisoft, 2016)
4.3. Marco Legal
La Constitución Nacional de 1991, En el Artículo 48 se definió la Seguridad Social en la
siguiente forma: “La seguridad social es un servicio público de carácter obligatorio que se
prestará bajo la dirección, coordinación y control del Estado, en sujeción a los principios de
eficiencia, universalidad y solidaridad en los términos que establezca la ley”.
Ley 100 de 1993: Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan
otras disposiciones. La Seguridad Social Integral es el conjunto de instituciones, normas y
37
procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida,
mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad
desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente las que
menoscaban la salud y la capacidad económica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin
de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad, basado en seis principios:
eficiencia, universalidad, solidaridad, integralidad, unidad y participación.
Decreto 806 DE 1998: por el cual se reglamenta la afiliación al Régimen de Seguridad
Social en Salud y la prestación de los beneficios del servicio público esencial de Seguridad Social
en Salud y como servicio de interés general, en todo el territorio nacional.
Ley 1122 de 2007: su objetivo según se señala en su artículo primero fue: "...realizar
ajustes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, teniendo como prioridad el
mejoramiento en la prestación de los servicios a los usuarios. Con este fin se hacen reformas en
los aspectos de dirección, universalización, financiación, equilibrio entre los actores del sistema,
racionalización, y mejoramiento en la prestación de servicios de salud, fortalecimiento en los
programas de salud pública y de las funciones de, inspección, vigilancia y control y la
organización y funcionamiento de redes para la prestación de servicios de salud"
Acuerdo 415 de 2009: La forma y las condiciones de operación del régimen subsidiado lo
que corresponde específicamente a la aplicación de afiliaciones, novedades y conformación de las
bases de datos de la BDUA está regulado por la Resolución 1344 del 4 de junio de 2012.
Decreto Ley 1281 de 2002: Por el cual se expiden las normas que regulan los flujos de
caja y la utilización oportuna y eficiente de los recursos del sector salud y la su utilización en la
prestación.
Decreto 4747 de 2007: Define soportes de facturas
38
Decreto 132 de 2010 Por el cual se establecen mecanismos para administrar y optimizar
el flujo de recursos que financian el Régimen Subsidiado de Salud del Sistema General de
Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
Decreto 415 de 2011: Por el cual se modifica el Decreto 1965 de 2010 (por el cual se
dictan disposiciones para asegurar el flujo ágil y efectivo de los recursos que financian y
cofinancian el Régimen Subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud) y se
dictan otras disposiciones.
Ley 1608 de 2013: Por medio de la cual se adoptan medidas para mejorar la liquidez y el
uso de algunos recursos del Sector Salud y se establecen mecanismos para mejorar el flujo de
recursos y la liquidez del Sector Salud a través del uso de recursos que corresponden a saldos o
excedentes de cuentas maestras del Régimen Subsidiado de Salud, aportes patronales y rentas
cedidas, y definir mecanismos para el financiamiento de las deudas reconocidas del Régimen
Subsidiado de Salud por las entidades territoriales en el marco de lo señalado en el
artículo 275 de la Ley 1450 de 2011.
Decreto 347 de 2013: Por el cual se reglamentó la Ley 1608 de 2013, el Gobierno, y
estableció un procedimiento sobre las glosas administrativas en materia de recobros de
medicamentos y prestaciones de servicios de salud no contenidas en el plan obligatorio de salud,
como también de las reclamaciones presentadas por las instituciones prestadoras de salud, con
cargo a las los recursos de la cuenta de riesgo catastrófico y accidente de tránsito del Fosyga.
39
5. Metodología
5.1. Recolección de la Información
Para recolección de la información primaria se utilizó como técnica la entrevista no estructurada,
que fue aplicada a los funcionarios encargados del proceso de facturación de la IPS SINAPSIS y
para la recolección de la información secundaria se realizó una revisión de documentos, estudios y
artículos relacionados con el tema, como instrumento para estudiar la implementación del
software Medisoft en el proceso de facturación de la IPS SINAPSIS
5.2. Análisis de Resultados
La información de carácter secundario se recopiló a través de una búsqueda en documentos,
revistas y textos en bibliotecas y en la red. Esta información básicamente consistió en normas,
leyes y procedimientos de facturación y glosas que realizan las IPS en Colombia.
La información secundaria recopilada se clasificó, analizó y utilizó para sustentar la parte
teórica y práctica de la investigación.
La información primaria se recopiló a través de un conservatorio con los funcionarios del área
de facturación de la IPS SINAPSIS. Este conservatorio se basó en cuatro aspectos: cuales son las
actividades necesarias para realizar el proceso de facturación en la IPS SINAPSIS, que criterios
de validación y depuración de los soportes exigidos para la prestación del servicio se requieren
establecer en el proceso de facturación de la IPS SINAPSIS, como es el flujo del proceso de
facturación en la IPS SINAPSIS y que tan pertinente es la implementación del software medisoft
en dicha entidad.
Durante dos horas, media hora para cada pregunta, se escuchó a los funcionarios de
facturación de la IPS SINAPSIS y se hizo el registro por escrito de los aspectos e ideas más
importantes de dicho conservatorio.
40
Con dicha información, se inició el proceso de elaboración del documento. Para dicho
propósito la información recopilada en el conservatorio y la información proveniente de fuentes
primarias se analizó para desarrollar las siguientes actividades que permitieron el cumplimiento
de los objetivos propuestos:
La descripción de las actividades necesarias para realizar el proceso de facturación en la IPS
SINAPSIS
El establecimiento de criterios de validación y depuración de los soportes exigidos para la
prestación del servicio
El análisis del flujo de información en el proceso de facturación en la IPS SINAPSIS
utilizando la metodología de la cruz de Malta.
Los resultados de dichas actividades se registraron y con dicha información se elaboró el
capítulo seis: presentación de resultados.
Finalmente, y teniendo en cuenta el desarrollo de la investigación, se procedió a concluir y
recomendar.
41
6. Presentación de Resultados
6.1. Descripción de las actividades del proceso de facturación que deben
sistematizarse en la IPS SINAPSIS
El proceso de facturación tiene las siguientes actividades: ver cuadro y flujograma, que
deben sistematizarse.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
1. Recolección de Documentos
La oficina de facturación recibe el Listado de
citas por aseguradora y por día, el reporte de
procedimientos, Autorizaciones, fotocopia de la
cedula y fotocopia del Carnet del usuario y
demás documentos que exija la aseguradora.
2. Verificación de Documentos
En Facturación se verifica que la documentación
recibida se encuentre completa, bien diligenciada
y acorde al listado de citas por aseguradora y por
día.
3. Paquetes por Paciente
Se realiza separación de consulta y
procedimientos a fin de realizar un paquete para
cada paciente.
4. Facturar
Se realiza en orden de fecha de ejecución y de
acuerdo a lo exigido por la aseguradora y/o
42
cliente.
5. RIPS por Factura
Se realiza el RIP para cada una de las facturas
generadas
6. Impresión de la Factura
Se imprime la factura con el listado de pacientes
respectivo o de manera individual según las
condiciones establecidas por cada aseguradora.
7. Escáner de Autorizaciones
Antes de organizar los paquetes para cada
aseguradora se escanean las autorizaciones de
cada paciente a fin de mantener una copia de
cada una de ellas ya que las originales se
entregan a cada aseguradora.
8. Anexar Factura
A cada paquete por paciente y/o consolidado de
pacientes se le anexan tres copias de la factura
las cuales en su parte inferior se encuentran
marcadas así: Original. Copia y Contabilidad; las
dos primeras se quedan en la aseguradora a la
hora de la entrega y la tercera se archiva con
firma de recibido en la oficina de Facturación.
9. RIPS Mes Facturado
Terminada la facturación se deben generar los
RIPS del mes facturado, los cuales se guardan en
una carpeta determinada para su posterior uso.
10. Envió de RIPS
Para el envío de los RIPS se pasan por un
validador (Este Validador es suministrado por el
43
Ministerio de salud o para el caso de algunas
aseguradoras ellas suministran el que consideren
pertinente, cada validador viene con su
respectivo instructivo).
Luego de esto se hacen llegar a las aseguradoras
de acuerdo a lo especificado por ellas, esto se
realiza por medio de un CD.
11. Revisión de Facturas
Antes de enviar a las aseguradoras los RIPS y
demás documentación se debe revisar que todo
se encuentre en orden y sin algún error para
aprobar el respectivo envío.
En caso de que se encuentre algún error se
deberá corregir inmediatamente tanto en el
sistema como en las facturas ya impresas.
12. Paquetes a Radicar
Para radicar la facturación a las aseguradoras
respectivas se arman paquetes que contengan.
-Facturas (Original, Copia y Contabilidad)
-Autorizaciones
-Pago de Parafiscales
-Copia de Contrato
-RIPS (En CD si la aseguradora así lo solicita)
-Paz y Salvo
-Entre otros
44
13. Radicación de Facturas
Cuando los paquetes se encuentran listos se
llevan a cada aseguradora, toda la
documentación se entrega y el recibido se firma
en la factura marcada en la parte inferior como
contabilidad, la cual es entregada a la oficina de
facturación.
14. Glosas
Luego de Radicada la facturación, si hay alguna
devolución por parte de la aseguradora se
considera que hay una glosa.
15. Ingreso de Recibido al
Sistema
Luego de que las Facturas con la firma de
recibido llegan a la oficina de Facturación se
debe hacer el ingreso de la fecha de recibido.
16. Archivo
Finalizado el proceso, se procede a archivar cada
factura teniendo en cuenta el consecutivo de
cada una, en un orden de menor a mayor.
45
24”
Secretaria clínica Auxiliar de facturación Asistente administrativo Jefe de facturación Mensajero INICIO
1 Recolección de documentos
2 Verificación de documentos
3
13
3
11
5
4 Facturación
Impresión de la factura
Establecimiento de la información por paciente
RIPS por factura
RIPS mes facturado
6
7
8
10
9
Escaneo de autorizaciones
Anexión de e la factura
Envío de RIPS
11 Revisión de facturas
12 Paquetes a radicar
Radicación de la factura
46
Secretaria clínica Auxiliar de facturación Asistente administrativo Jefe de facturación Mensajero
15
43
15
3 Ingreso de recibido al sistema
14
3
Elaboración de glosas
Archivo
47
6.2. Establecimiento de criterios de validación y depuración de los soportes exigidos
para la prestación del servicio por parte de la IPS SINAPSIS
Los criterios de criterios de validación y depuración de los soportes exigidos para la
prestación del servicio por parte de la IPS SINAPSIS, son por fase los siguientes, teniendo en
cuenta el uso del sistema MEDISOFT:
ACTIVIDAD
CRITERIOS DE
VALIDACION
CRITERIOS DE
DEPURACION
1. Recolección de Documentos
El Listado de citas por
aseguradora y por día, debe
incluir Reporte de
Procedimientos,
autorizaciones debidamente
firmadas, Fotocopia de la
Cedula, Fotocopia del Carnet
y demás documentos que
exija la aseguradora.
Los reportes que no
contengan la documentación
completa y debidamente
diligenciada se devuelven
para su ajuste
2. Verificación de Documentos
La documentación recibida
debe estar completa, bien
diligenciada y acorde al
listado de citas por
aseguradora y por día.
La documentación
incompleta, mal diligenciada
y que no esté acorde al listado
de citas por aseguradora y por
día, se devuelve para sus
ajustes respectivos.
48
ACTIVIDAD
CRITERIOS DE
VALIDACION
CRITERIOS DE
DEPURACION
3. Paquetes por Paciente
La consulta y los
procedimientos deben estar
debidamente separado
La Historia clínica del
Sistema Medisoft se imprime
para los paquetes de consulta
debidamente diligenciados.
Los soportes deben revisarse
por la persona encargada de
dicho proceso antes de pasar
a la oficina de facturación.
Se rechaza la historia clínica:
Incompleta que es: aquella
que no cumple con todos los
parámetros de atención.
Inadecuada: es la que
presenta inconsistencias en la
atención, incoherencia, no
hay letra legible, y al final no
deja llegar a un proceso claro
de atención.
4. Facturar
La facturación debe realizar
en orden de fecha de
ejecución y de acuerdo a lo
exigido por la aseguradora
y/o cliente.
Se rechaza la factura cuando
no cualquiera de los
siguientes documentos:
remisión, referencia,
autorización de Servicios,
fotocopia del carnet y cedula,
eEpicrisis, hojas de
descripción de
procedimientos quirúrgicos,
hojas de medicamentos, hojas
49
ACTIVIDAD
CRITERIOS DE
VALIDACION
CRITERIOS DE
DEPURACION
de administración de líquidos,
hoja de evolución de
Enfermería, informe de
procedimientos de apoyo
diagnostico como
imagenología, laboratorios;
entre otros, que deben
soportarlas no están o están
incompletos.
5. RIPS por Factura
Cada factura debe generar su
respectivo RIP p
6. Impresión de la Factura
Si la factura se imprime
manera individual debe
cumplir con todas las
condiciones establecidas por
cada aseguradora.
Si la factura se imprime en
forma colectiva, debe
acompañarse del listado de
pacientes respectivo
50
ACTIVIDAD
CRITERIOS DE
VALIDACION
CRITERIOS DE
DEPURACION
7. Escáner de Autorizaciones
Se debe constatar que los
paquetes para cada
aseguradora, cuenten con las
respectivas autorizaciones
escaneadas y que se archiva
dicha copia.
8. Anexar Factura
Debe constatarse que en cada
paquete por paciente y/o
consolidado de pacientes se
encuentren tres copias de la
factura.
Las facturas en su parte
inferior deben encontrarse
marcadas de la siguiente
forma: Original. Copia y
Contabilidad;
9. RIPS Mes Facturado
Se constata que terminada la
facturación mediante el
Sistema Medisoft se generen
los RIPS del mes facturado, y
que estos se guardan
debidamente en una carpeta
para su posterior uso.
Se establece que se generaron
los RIPS pertinentes y que se
hayan guardado en la
respectiva carpeta, en caso
contrario se da la orden de
completar debidamente el
proceso
10. Envió de RIPS
Los RIPS descargados del
sistema se deben pasan por el
validador suministrado por el
Los RIPS que no sean
validados se rechazan y se
pide que se genere dicha
51
ACTIVIDAD
CRITERIOS DE
VALIDACION
CRITERIOS DE
DEPURACION
Ministerio de salud o para el
caso de algunas aseguradoras
por el validador que ellas
suministran
validación.
11. Revisión de Facturas
Las facturas, RIPS y demás
documentación soporte debe
estar debidamente revisada,
en orden y sin ningún error
para aprobar el respectivo
envío.
Debe darse un visto bueno
por parte del jefe de
facturación a la revisión. Si
este visto bueno no se
aprueba el respectivo envío.
En caso de que se encuentre
algún error se deberá corregir
inmediatamente tanto en el
sistema como en las facturas
ya impresas y someterse de
nuevo a la revisión para
aprobar su envío.
12. Paquetes a Radicar
La radicación de la
facturación a las aseguradoras
debe realizarse si los paquetes
para tal fin contienen: las
Debe darse un visto bueno
por parte del jefe de
facturación a los paquetes.
Cualquier omisión, mal
52
ACTIVIDAD
CRITERIOS DE
VALIDACION
CRITERIOS DE
DEPURACION
facturas propiamente dichas
(Original, Copia y
Contabilidad), las
autorizaciones, el pago de
autorizaciones, el pago de
Parafiscales, la copia del
respectivo contrato, el o los
RIPS (En CD si la
aseguradora así lo solicita) y
paz y salvo.
NOTA: Lo anteriormente
expresado puede variar
dependiendo del tipo de
aseguradora ya que cada una
específica estas
características de envió en el
Formato Requisitos para
Facturar (F-FC03)
diligenciamiento implica
devolución para su respectivo
ajuste, por parte de dicho
funcionario.
13. Radicación de Facturas
Cuando los paquetes se
encuentran listos se llevan a
cada aseguradora, toda la
Es necesario dar el visto
bueno previo a la radicación
de factura que debe cumplir
53
ACTIVIDAD
CRITERIOS DE
VALIDACION
CRITERIOS DE
DEPURACION
documentación se entrega y
el recibido se firma en la
factura marcada en la parte
inferior como contabilidad, la
cual es entregada a la oficina
de facturación.
con el requisito de recibido
por contabilidad.
14. Ingreso de Recibido al Sistema
Luego de que las Facturas
con la firma de recibido
llegan a la oficina de
Facturación se debe hacer el
ingreso de la fecha de
recibido al sistema
Es necesario registrar en un
libro de actas de recibidos
que efectivamente se hizo el
ingreso al sistema,
15. Archivo
Finalizado el ingreso al
sistema, se procede a archivar
cada factura teniendo en
cuenta el consecutivo de cada
una, en un orden de menor a
mayor.
Se revisa el libro de actas de
recibidos y se establece si las
facturas se archivaron
teniendo en cuenta el
consecutivo de cada una, en
un orden de menor a mayor y
se da el visto bueno a dicho
proceso por parte del jefe de
facturación. En caso contrario
54
ACTIVIDAD
CRITERIOS DE
VALIDACION
CRITERIOS DE
DEPURACION
se rechaza el proceso para su
ajuste..
16. Glosas
Luego de Radicada la
facturación, si hay alguna
devolución por parte de la
aseguradora se considera que
hay una glosa. Según la
Resolución 3047 de 2008,
una glosa es una no
conformidad que afecta en
forma parcial o total el valor
de la factura por prestación de
servicios de salud, encontrada
por la entidad responsable del
pago durante la revisión
integral, que requiere ser
resuelta por parte del
prestador de servicios de
salud; mientras que una
devolución es una no
conformidad que afecta en
Ante la presentación de una
glosa se debe tener una
adecuada gestión y manejo de
las glosas, por lo tanto es
necesario que en el contrato
que se haya estipulado con la
empresa contratante de
prestación de servicios se
establezcan, claramente, los
requisitos y plazos para su
presentación, por parte de la
entidad contratante. En caso
de no pactarse el plazo, se
adopta el estipulado en la
normatividad vigente como lo
está en el Decreto 4747 del
2007.
La glosa debe contener la
relación de facturas o
55
ACTIVIDAD
CRITERIOS DE
VALIDACION
CRITERIOS DE
DEPURACION
forma total la factura por
prestación de servicios de
salud encontrada por la
entidad responsable del pago
durante la revisión preliminar
y que impide dar por
presentada la factura. Las
causales de devolución son
taxativas y se refieren a falta
de competencia para el pago,
falta de autorización, falta de
epicrisis, hoja de atención de
urgencias u odontograma,
factura o documento
equivalente que no cumple
requisitos legales, servicio
electivo no autorizado y
servicio ya cancelado. Las
causas de mayor presentación
de glosas ante una factura
son: ¸ Documentos sin
documentos equivalentes
glosados, donde se
especifique: número del
documento, nombre del
usuario, concepto glosado y
causa de la glosa.
Adicionalmente, debe traer
anexas las facturas o
documentos equivalentes y
los soportes presentados por
dichos servicios.
La empresa prestadora del
servicio debe presentar un
adecuado procedimiento para
la recepción y trámite de las
glosas, en el que se considere
la verificación del
cumplimiento de los
requisitos acordados para su
presentación y las acciones a
seguir, en caso de
56
ACTIVIDAD
CRITERIOS DE
VALIDACION
CRITERIOS DE
DEPURACION
diligenciar o mal
diligenciados ¸ Documentos
enmendados 25 ¸
Inconsistencias en los
soportes anexos ¸ Cobros sin
la comprobación de los
derechos de usuario, como lo
son los documentos tarjeta,
cédula ¸ Errores en los cobros
facturados ante lo pactado en
el contrato como tarifas mal
aplicadas, sumas mal
realizadas ¸ Falta de la
relación de pacientes ¸ Falta
de documentos ¸ Prestación
de servicios por fuera del
POS sin realizaciones de
CTC. ¸ Falta de pertinencia
técnico científica entre
diagnóstico y procedimientos
realizados y/o servicios
incumplimiento. Para
establecer claramente la fecha
de recepción de la glosa por
parte de la IPS, el funcionario
encargado de esta labor, debe
dejar constancia en el
original, consignando su
nombre, firma, fecha y hora
de recibo. El proceso de este
debe ser complementario y
llevar un registro consecutivo
de cuentas de cobro
presentadas.
57
ACTIVIDAD
CRITERIOS DE
VALIDACION
CRITERIOS DE
DEPURACION
prestados.
6.3. Análisis del flujo de información en el proceso de facturación en la IPS
SINAPSIS
En el presente numeral se realizará el análisis del flujo de información en el proceso de
facturación en la IPS SINAPSIS y se estudiará la pertinencia de la implementación del
software Medisoft, utilizando como instrumento a la metodología de Wilson y la cruz de
Malta que es un instrumento de gran utilidad tanto para la fase de análisis como para la de
diseño de sistemas de información. Su empleo está en completa interrelación con la
metodología de Wilson, de manera que para usarla adecuadamente hay que seguir dicha
metodología.
La Cruz de Malta está conformada por cuatro cuadrantes: noroeste, noreste, suroeste y
sureste. Ver figura 1. De la elaboración de dichos cuadrantes y su confrontación se podrá
establecer como es el flujo de información de la facturación y la pertinencia del uso del
sistema Medisoft como herramienta para tal propósito,
El análisis de los resultados consignados en la figura 1, permite establecer lo siguiente:
Cuadrante noroeste vs noreste
Las necesidades presentes y futuras de la entidad, de acuerdo con la figura están
orientadas a generar las facturas y RIPS, sustentados y debidamente diligenciados; solo el
58
sistema Medisoft, permite cumplir con dichos requerimientos. Manualmente no se pueden
generar los documentos que apoyan el proceso, únicamente se puede sustentar debidamente
las entradas. Igualmente el sistema Medisoft evita la duplicidad y permite mantener
actualizada la información que requiere el sistema de facturación de SINAPSIS.
Cuadrante suroeste vs sureste
Al confrontar el cuadrante suroeste con el sureste se observa que hay más información de
entrada que de salida, no obstante esta asimetría no se genera por procedimientos inadecuados o
por tramites inoficiosos, este mayor flujo de entradas responde a las necesidades de sustento de
información, que de acuerdo con las exigencias legales, se deben cumplir para sustentar
debidamente los procesos de facturación de las IPS en Colombia.
El sistema Medisoft permite que no existan datos duplicados y que los datos estén
debidamente actualizados.
Cuadrante noroeste vs suroeste
Los datos que se requieren actualmente, superan en forma considerable los que se
requieren futuro, gracias a que el sistema Medisoft permite simplificar las entradas sin
que ello implica que se contravengan normas o disposiciones del sistema de salud.
Cuadrante noreste vs sureste
La información actual se generara con actividades futuras, que permitirán concentrar los
esfuerzos del proceso de facturación en generación de facturas, generación y validación de RIPS,
59
revisión de documentos, sustento de la factura y control de glosas, que son procesos
fundamentales para generar la información que se requiere para el cumplimiento de los requisitos
y generar los tramites en los que sustenta el proceso de facturación y de flujo de las cuentas
pertinentes.
Cuadrante noroeste vs sureste
Los datos que se generan en la actualidad van a disminuirse gracias al sistema Medisoft,
sin que ello implique incumplimiento de normas o requisitos exigidos por el sistema de salud.
Ello significara para la IPS SINAPSIS un menor esfuerzo a futuro para generar los datos
que en la actualidad produce con el consiguiente ahorro en tiempo y dinero invertidos en el
proceso de facturación.
Cuadrante noreste vs suroeste
A futuro se requiere una información más depurada, pero al mismo tiempo más
sustentada, validada y depurada.
Del análisis anterior se despende la importancia, pertinencia y trascendencia del uso y
puesta en marcha del sistema Medisoft, como instrumento para mejorar la calidad de los
procesos y la información necesaria para sustentar un adecuado proceso de facturación en la
IPS SINAPSIS.
CRUZ DE MALTA
A continuación se presenta la representación grafica del resultado mediante la cruz de malta.
60
X X X X 1. Recolección de Documentos
X X X X 2. Verificación de Documentos
X X 3. Paquetes por Paciente X
X X X X 4. Facturar X
X 5. RIPS por Factura X
X 6. Impresión de la Factura X
X 7. Escáner de Autorizaciones
X 8. Anexar Factura X
X 9. RIPS Mes Facturado X
X 10. Envió de RIPS X
X 11. Revisión de Facturas X
X X X X X X X 12. Paquetes a Radicar X X X
X X X X X X X 13. Radicación de Facturas X
X X X X X X X X X X X 14. Glosas
X X 15. Ingreso de Recibido al Sistema
X
X 16. Archivo X
61
1.F
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X 1. Generación de facturas X X
X X 2. Generación de RIPS X
X 3. Validación de RIPS X
X X X X X X X 4. Revisión de documentos sustento de la factura
X
X X X X X X X X X X 5. Control de glosas X
Figura 1. Cruz de Malta- Metodología de Wilson.
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E O
62
7. Discusión
La tesis titulada: “Propuesta para el mejoramiento de la calidad en el área de facturación de
la ESECAMU San Rafael de Sahagún, en el primer semestre del año 2009” presentada por Olga
Patricia de la Ossa Romero, Enalys Margoth Jiménez Vega y Mayra Alejandra Vargas Arcia a la
universidad de Córdoba en el año 2009, se orientó a optimizar el desempeño laboral y el
desarrollo de las actividades de facturación en dicha entidad. Entre los principales aportes se
tiene que esta propuesta se convierte en un agente importante y completo, en la estructuración y
ejecución de los procesos y actividades desarrolladas en el área de facturación, teniendo en
cuenta las normas para el mejoramiento de la calidad del servicio y que contribuye con el
desempeño laboral y facilita a la ESE posibles soluciones a problemas que se están
presentando en el área de facturación, convirtiéndose en un instrumento practico para
mejorar la calidad del servicio.
Si se contrasta esta tesis con la investigación realizada es evidente que como en el caso de
la ESECAMU San Rafael de Sahagún, en la IPS SINAPSIS el proceso de facturación a través del
sistema de MEDISOFT en dicha entidad se convierte en un importante instrumento para
solucionar problemas en el proceso de facturación, para un flujo de ingresos oportunos y de esta
forma generar la liquidez necesaria para una mejor prestación del servicio de la salud.
El estudio titulado: “Diseño del proceso de facturación en salud de la Clínica Infantil
Santa Ana” presentado por Sandra Catalina Salinas Marín, a la Universidad CES de Medellín en
el año 2010 se orientó a identificar estrategias para la sistematización del proceso de facturación
de la Clínica Infantil Santa Ana, mediante un análisis situacional y estructuración recomendada
del proceso, para generar una empresa auto sostenible, permitiendo dar continuidad a la misión y
63
cumplimiento a la visión institucional: ser una clínica pediátrica reconocida en el medio y con
capacidad técnico científica adecuada. (AU) – es
Como ocurre en la Clínica Infantil Santa Ana, en la IPS SINAPSIS, la investigación
propuesta permite mejorar y estructurar el proceso de facturación a través del sistema
MEDISOFT, y consecuentemente mejorar los flujos de ingresos en forma oportuna, lo que le
permitirá a la empresa contar con los recursos necesarios para mejorar como en el caso de la
entidad referenciadas con una capacidad técnico científica adecuada.
La tesis titulada: “Evaluación de la facturación en consulta médica, ESE Mercaderes
Cauca” presentado por Clara Inés Tobar Tenjo, Carmen Mendoza Llerena y Karen Dineth.
Gaviria López, a la Universidad del Cauca en el año 2009 tuvo como fin la evaluación integral
del proceso de facturación de la consulta médica asistencial del punto de atención Mercaderes
(Cauca-Colombia) perteneciente a la Empresa Social del Estado (ESE) Sur Occidente, durante el
primer semestre del año 2008. La investigación fue de tipo explorativo y descriptivo, se realizó
un trabajo de campo (a través de encuestas), una revisión bibliográfica sobre la auditoria interna y
externa y se analizó la información obtenida a través de los instrumentos de recolección de
información, además se identificaron los factores críticos para la elaboración de un plan de
acción.
Se encontró que el nivel de satisfacción de los clientes internos con el proceso de
facturación fue del 61,80%, calificado como Regular, por deficiencias en infraestructura, talento
humano, el cumplimiento de la normatividad y a deficiencias en la facturación extramural,
además el grado de satisfacción de los usuarios o clientes externos con el servicio de facturación,
fue del 66,64%, calificado como Regular, lo que indica que el servicio presenta deficiencias
graves que conllevan a la institución a una posible iliquidez.
64
Tal como ocurre en la ESE Mercaderes Cauca, en la IPS SINAPSIS, se genera una
facturación que no satisface las necesidades de los clientes internos de la empresa: la misma área
de facturación, el área de contabilidad y las áreas financiera y administrativas de la entidad. Con
la propuesta de utilizar el sistema MEDISOFT en el proceso de facturación de la IPS SINAPSIS
el grado de satisfacción de dichos clientes internos va a mejorar debido a una mayor agilidad,
pertinencia, control y regulación que se obtiene al sistematizar el proceso de facturación.
65
8. Conclusiones
Las fases del proceso de facturación en la IPS SINAPSIS: recolección de documentos,
verificación de documentos, paquetes por paciente, facturar, RIPS por factura, impresión
de la factura, escáner de autorizaciones, anexar factura, RIPS mes facturado, envió de
RIPS, revisión de facturas, paquetes a radicar, radicación de facturas, ingreso de recibido
al sistema, archivo y glosas
Los criterios de validación y depuración de los soportes exigidos para la prestación del
servicio, permiten hacer un seguimiento de cada una de las fases, y monitorear el
cumplimiento de los diferentes requisitos y exigencias del sistema general de salud.
Los mecanismos que permitan facturar, imprimir la factura y generar el RIPS por factura a
través del sistema Medisoft, son instrumentos para mejorar y refinar el proceso de
facturación y por consiguiente de cobre de las IPS SINAPSIS.
De acuerdo con la metodología de Wilson y la cruz de Malta, es importante tener en
cuenta la importancia, pertinencia y trascendencia del uso y puesta en marcha del sistema
Medisoft, como instrumento para mejorar la calidad de los procesos y la información
necesaria para sustentar un adecuado proceso de facturación en la IPS SINAPSIS.
66
9. Recomendaciones
Es necesario que las fases del proceso de facturación en la IPS SINAPSIS: propuesta:
recolección de documentos, verificación de documentos, paquetes por paciente, facturar,
RIPS por factura, impresión de la factura, escáner de autorizaciones, anexar factura, RIPS
mes facturado, envió de RIPS, revisión de facturas, paquetes a radicar, radicación de facturas,
ingreso de recibido al sistema, archivo y glosas, deben desarrollarse en forma consecutiva y
en su totalidad para el cumplimiento de los requisitos de ley y una correcta facturación.
Los criterios de validación y depuración de los soportes exigidos para la prestación del
servicio propuesto, se deben convertir en validores y generadores de un control y supervisión del
proceso de facturación.
Los mecanismos que permitan facturar, imprimir la factura y generar el RIPS por factura a
través del sistema Medisoft, se deben divulgar y estandarizar entre todos los funcionarios de la
IPS SINAPSIS
La revisión, radicación, e ingreso al sistema de las facturas a través del sistema Medisoft,
deben convertirse en instrumentos para el control, supervisión y optimización del proceso de
facturación de la IPS SINAPSIS
67
10. Referencias Bibliográficas
CORRALES GALLEGO, Maritza; CORRALES RODRÍGUEZ, Margarita María;
GÓMEZ RODRÍGUEZ. Isabel Cristina; HINCAPIÉ DÍAZ, Luisa Fernanda. (2013). Auditoría al
Proceso de Facturación del Servicio de Hospitalización del Hospital Manuel Uribe Ángel de
Envigado, Antioquia. Medellín: Universidad CES Grupo de Investigación Observatorio de la
Salud Pública Línea Auditoría y Calidad en Salud Especialización en Auditoría en Salud.
GRENABUENA, S. (2008). Factura Electrónica. Buenos Aires: Editorial Aplicación
Tributaria.
GUTIÉRREZ C., MOLINA C, WULNER A. (1995). Las formas de contratación entre
prestadoras y administradoras de salud. Estudio elaborado para el programa para el mejoramiento
de la gestión hospitalaria, GEHOS y para la función social, Santafé de Bogotá: Fedesarrollo.
MUÑOZ O. Disciplina financiera causa inequidades y millonarias pérdidas en red
hospitalaria de Bogotá. Periódico el Pulso. Nº 1.
OROZCO J. (2006). Por qué Reformar la Reforma. EUMED.COM. Obra de 1 Tomo.
Torres S., García.
QUINTANA S. (2004). El acceso a los servicios de salud en Colombia. Medico sin
Fronteras. España.
QUINTERO J. (2007). Costos de Transacción y Formas de Gobernación de los Servicios
de Consulta en Colombia. En: Cuadernos de Economía, Vol. 44 (Noviembre), p. 233-262.
SPINA, C; SCALETTA, R; GIMÉNEZ, E. (2008). Factura Electrónica. Buenos Aires:
Editorial Buyatti.
68
TAFUR C., L.A. (1996). El sistema de salud de Colombia, después de la Ley 100. Cali:
Colombia Médica. Vol.27. N°1. p. 44-7
69
Anexo 1. Mecanismos para facturar, imprimir la factura y generar el RIPS por
factura a través del sistema Medisoft.
A continuación se presenta el proceso de facturar, imprimir la factura y generar el RIPS
por factura a través del sistema Medisoft.
Hay que tener en cuenta los siguientes iconos:
1. el ingreso a la Opción Historias Clínicas:
2. Sistema:
70
3. Facturación Crédito:
Teniendo en cuenta lo anterior se ingresan los datos solicitados:
71
Para finalizar se selecciona la opción registrar ubicada en la parte superior izquierda:
Al hacer el registro, arroja el número de consecutivo de la factura:
Elaboración de RIPS
Luego de obtener el consecutivo de la factura se debe dirigir al campo RIPS: se hace clic en el
botón generar ubicado en la parte inferior izquierda y se da si en el cuadro de dialogo que
aparece:
72
Se cliquea en el botón generar ubicado en la parte inferior izquierda:
Se selecciona la opción SI en el cuadro de dialogo que aparece:
73
Se verifica y/o diligencian los campos de Entidad, Autorización y Valor tanto para consultas
como para procedimientos, según el servicio facturado:
NOTA: Según las indicaciones de las aseguradoras o clientes este proceso se realiza tanto para
facturas que contengan uno o varios tipos de servicios.
Finalmente se guarda el RIP generado.
74
Generación de RIPS
Para generar los RIPS Hay que tener en cuenta los siguientes iconos:
1. Ingreso a la Opción Historias Clínicas:
2. Sistema:
75
3. Consultas:
4. RIPS:
76
Se diligencia el rango de la fecha que se requiere y la empresa, para luego cliquear en
consultar:
Al consultar arroja el listado de todos los RIPS elaborados en el periodo seleccionado,
podemos escoger algunos o todo en la parte inferior izquierda. Luego de esto se cliquea en
generar RIPS:
77
Al cliquear en generar RIPS el sistema pide el nombre del contrato para el cual se está RIPS, lo
se diligencia y se selecciona aceptar:
Luego de esto, el sistema pide seleccionar o crear la carpeta en la cual se van a archivar los
RIPS y se cliquea en aceptar:
78
Finalmente, se espera a que aparezca el siguiente cuadro de dialogo y se cliquea en aceptar:
Se verifica en la carpeta seleccionada la existencia de los RIPS los cuales deben aparecer así:
De esta manera, se utilizan en el validador de RIPS.
79
Ingreso fecha de recibido
Se deben tener en cuenta los siguientes íconos:
1. Ingreso a la Opción Cuentas por Cobrar:
2. Sistema:
80
3. Consultas:
4. Cartera por edades:
81
Se selecciona en tipo de movimiento, Factura venta crédito:
Se busca en la casilla de tercero la empresa para la cual vamos a ingresar la fecha de radicado:
Se digita: nombre de la empresa, se selecciona y cliequea en aceptar:
82
Se cliquea en consultar:
En la columna Radicación, se verifican que facturas no tienen la fecha y se ingresan dichas
fechas; finalmente se cierra el sistema ya que automáticamente esta fecha se guarda:
83
84
Nota Crédito para Glosas 1. Ingreso a la Opción Cuentas por Cobrar:
2. Sistema, Nota crédito:
3. Buscamos la fecha en la que se hizo la factura, seleccionamos el tercero y vamos a la opción Aplicar a:
4. Luego de seleccionar Aplicar a la muestra un listado de facturas en el cual buscamos la requerida para aplicar la glosa:
85
5. Seleccionamos la factura y le damos la opción pagar:
6. Enseguida vamos a la opción cuentas, con F4 seleccionamos la cuenta 41750104 Instituciones prestadoras de servicio:
86
7. Diligenciamos los campos Debito (el valor de la glosa), Observaciones (la justificación de la glosa) y el centro de costos encargado de realizar este pago.
8. Finalmente le damos registrar si el proceso quedo terminado, pero si aún queda algo pendiente seleccionamos guardar:
87
Anexo 2. Consentimiento informado
88
CARTA DE CONSENTIMIENTO INFORMADO
Por la presente yo, ___________________________________________________, ubicado
en_________________________________________________________________________,
con matricula o número de identificación institucional _______________________ Gerente de la
IPS SINAPSIS, autorizo y acepto participar en el proyecto intitulado “Diseño del proceso de
facturación en la IPS SINAPSIS. Bucaramanga 2016”. Formando parte de dicha investigación.
La investigadora Laura Jaramillo me ha explicado que este proyecto piloto es fundamental para
mejorar los procesos de facturación de la IPS. Estoy enterado y acepto que los datos sobre el
proceso de facturación de la entidad sean analizados, discutidos y autorizo sean utilizados para su
publicación en revistas científicas internacionales y en textos especializados.
Con el conocimiento de que nunca seré identificado y siempre se mantendrá el anonimato y
confidencialidad de mi identidad personal. Los resultados se analizarán como grupo y mi nombre
no aparecerá en la publicación.
Estoy enterado(a) que este estudio es confidencial y libre de costo.
ATENTAMENTE
________________________________________ ____________________ _______________
Nombre Firma Teléfono