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DISEÑO DE MAPA DE PROCESOS Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS A LA
FUNDACIÓN POR LA DIGNIDAD DE LOS HÉROES DE COLOMBIA FUNDIHECO
Modalidad de grado- Práctica social, empresarial y solidaria
Autores:
Julieth Lorena González Rodríguez, Edith Johana Hernández Díaz, Santiago Melo Moreno
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
Programa de Administración de Empresas
Bogotá, noviembre de 2021
DISEÑO DE MAPA DE PROCESOS Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS A LA
FUNDACIÓN POR LA DIGNIDAD DE LOS HÉROES DE COLOMBIA FUNDIHECO
Modalidad de grado- Práctica profesional
Autores:
Julieth Lorena González Rodríguez, Edith Johana Hernández Díaz, Santiago Melo Moreno
Trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de:
Administración de empresas
Docente:
Edelmira Prieto Pinzón
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
Programa de Administración de Empresas
Bogotá, noviembre de 2021
Agradecimientos
Después de un intenso período de cuatro meses, hoy es el día: escribimos este apartado de
agradecimientos para finalizar nuestro trabajo de fin de opción de grado. Ha sido un período de
aprendizaje intenso, no solo en el campo académico, sino también a nivel personal. Escribir este
trabajo ha tenido un gran impacto en nosotros y es por eso por lo que nos gustaría agradecer a
todas aquellas personas que nos han ayudado y apoyado durante este proceso.
Primero que todo, agradecer por el impecable trabajo en equipo y apoyo mutuo e
incondicional por parte de cada uno de los integrantes Johana Hernández Díaz, Julieth Lorena
González y Santiago Melo, agradecemos a la profesora Edelmira Prieto Pinzón por su gran
disposición, profesionalismo y acompañamiento durante el proceso el cual hizo posible la
ejecución impecable del presente trabajo.
Agradecer de manera atenta a los representantes de la Fundación por la Dignidad de los
Héroes de Colombia FUNDIHECO El Sargento Mayor Orlando Lennis y el Capitán Héctor
Rodríguez los cuales nos acompañaron, instruyeron y guiaron para poder aportar de manera
profesional en el presente documento y nos abrieron las puertas de la organización para cumplir
con nuestro trabajo de apoyo administrativo y resaltar su gran labor con la comunidad.
Por último y como agradecimiento especial a cada una de nuestras familias, padres,
hermanos, compañeros y demás personas que, con su apoyo incondicional, consejos y
comprensión hacen que las experiencias de crecimiento profesional puedan estar soportadas por
la motivación de mejorar no solo nuestra calidad de vida personal sino las de ellos, siendo un
pilar fundamental para todo el trabajo.
¡Muchas gracias a todos! Equipo de Trabajo FUNDIHECO 2021 II
Tabla de contenido
Agradecimientos 3
Título y Tema 9
Titulo 9
Temas 9
Introducción 10
Justificación 11
Fundación FUNDIHECO 12
Visión 12
Misión 12
Influencia Social 13
Tipo de actividad 13
Estructura de la Entidad FUNDIHECO 14
Servicios ofrecidos 14
Planteamiento del problema 16
Objetivo General 16
Objetivos específicos 16
Presupuesto 17
Diagnóstico organización y/o comunidad 18
Metodología de Diagnóstico utilizada 18
Antecedentes 19
Análisis del entorno de la organización y/o comunidad 20
Variables del microentorno 20
Análisis Interno organización y/o comunidad 22
Variables áreas funcionales 22
Recursos 23
Humanos 23
Materiales 23
Financieros 23
Tecnológicos 24
Infraestructura 24
Seguridad 24
Fundamento Teórico 24
Marco conceptual 25
Marco Normativo 26
Propuesta Organigrama FUNDIHECO 28
Descripcion de cargos 29
Identificación de procesos 30
Procesos estratégicos, operativos y de apoyo 31
Proceso de trabajo de campo y ejecucion de la practica 36
Plan de trabajo 38
Cronograma 39
Descripcion de resultados 40
Logros 41
Identificación de cumplimiento de los objetivos planteados 42
Conclusiones 43
Recomendaciones 44
Bibliografía 45
Lista de ilustraciones
Ilustración 1 Presupuesto de implementación 17
Ilustración 2 Reunión visita de campo FUNDIHECO 18
Ilustración 3 Propuesta Mapa de procesos FUNDIHECO 35
Ilustración 4 Cronograma 40
Ilustración 5 Identificación de cumplimiento de objetivos 42
Lista de figuras
Figura 1 Propuesta de organigrama 28
Lista de anexos
Anexo A. Fundiheco-Caracterizacion de procesos
Anexo B. Manual de procedimientos-Alianzas estrategicas - Proceso de identificacion de
nesesidad
Anexo C. Manual de procedimientos-Propuesta - Proceso de identificacion de problematica-
Asesoria en salud
Anexo D. Manual de procedimientos-Salud-Atencion a PQR
Anexo E. Manual de procedimientos-Asesoria juridica-Analisis de los casos
Anexo F. Manual de procedimientos-Victimas-Enseñanza de proceso de victimas
Anexo G. Manual de procedimientos - Trabajo social - Proceso de busqueda de recursos
Anexo H. Manual de procedimientos - Contabilidad - Proceso de organizacion de pagos
pendientes
Título y Tema
Titulo
Diseño de mapa de procesos y manual de procedimientos a la Fundación por la dignidad de
los héroes de Colombia-FUNDIHECO
Temas
Continuar con el proyecto de mejoras y desarrollo basado en el diagnóstico entregado por
nuestros predecesores practicantes.
Apoyar las ramas de crecimiento y desarrollo principales de la entidad según lo requiera:
1. Fortalecimiento de unidades productivas
2. Consecución de recursos
3. Visibilidad y reconocimiento
4. Acompañamiento y seguimiento a las principales debilidades evidenciadas en el
diagnóstico entregado por la docente
Introducción
En el siguiente documento se expone el proyecto que se realizará a la fundación por la
dignidad de los héroes de Colombia-FUNDIHECO para llevar a cabo la opción de grado
correspondiente al año 2021 - 2. Se tienen en cuenta las necesidades de la fundación con base
al trabajo del semestre pasado y a las diferentes reuniones de socialización con el
representante de la fundación, en las cuales se validan los aspectos primordiales y las posibles
falencias que puedan presentar con el fin de diseñar propuestas y crear estrategias que
beneficien y aporten a la comunidad.
Justificación
El presente trabajo se desarrolló con la finalidad de seguir mejorando la estructura y
calidad organizacional de la Fundación por la dignidad de los héroes de Colombia-
FUNDIHECO y de esta manera dar continuidad a la gestión realizada por estudiantes
predecesores y aportar de tal manera que se pueda implementar una dinámica de mejora
continua.
Dentro de las múltiples recomendaciones y problemáticas encontradas en el diagnóstico
estratégico realizado previamente se aborda la necesidad de implementar un manual de
procesos y la estructuración de un organigrama basado en los lineamientos legales y que se
acoplan a la estructura de las fundaciones según la cámara de comercio de Bogotá y los
fundamentos teóricos de varios autores.
La ausencia de un organigrama claro ocasiona que las personas que pertenezcan a la
organización no tengan claridad en cuanto a su rol en la entidad y sobre todo el impacto de sus
funciones en la misma, a su vez se identifica que la ausencia del manual de procedimientos
vulnera a la organización frente a diferentes problemáticas que se pueden ver reflejadas en
reprocesos, falta de veracidad y asertividad en los diferentes servicios, afectando así la imagen
y reconocimiento de la fundación.
Fundación FUNDIHECO
La entidad es una fundación conformada por un grupo de militares retirados y ciudadanos
del común los cuales a través de la fundación velan por los derechos y necesidades de
militares, policías y sus familias los cuales a través del tiempo se han entregado al servicio
público y la seguridad de los ciudadanos, trabajando para poder brindarles una calidad de vida
optima velando por la promoción y protección de los derechos humanos de las víctimas que
individual o colectivamente hayan sufrido a raíz del conflicto armado.
Visión
Para el 2025 se logrará ampliar la cobertura del portafolio de servicios ofrecidos
extendiendo los beneficios a los veteranos de la fuerza pública y sus familias mediante la
implementación de los procesos necesarios para el desarrollo y consolidación de una atención
integral, personalizada y de calidad. (GONZALEZ PEREZ, BENAVIDES CEPEDA, &
RAMIREZ CORTES, 2021)
Misión
Somos una fundación sin ánimo de lucro creada para brindar acompañamiento, veeduría,
apoyo y asesoría de tipo social, administrativo, legal, económico y político a los veteranos de
la fuerza pública y sus familias, siendo la voz que los representa con servicios dirigidos a
mejorar su calidad de vida, respetando sus Derechos Humanos, garantizando la reparación,
inclusión e igualdad de oportunidades dentro de la sociedad. (GONZALEZ PEREZ,
BENAVIDES CEPEDA, & RAMIREZ CORTES, 2021)
Influencia Social
La Fundación promueve la convivencia y el mejoramiento de las relaciones interpersonales
y el bienestar de una comunidad la cual se encuentra en un estado de vulneración, por medio
de una buena comunicación, sobre todo el apoyo administrativo y acompañamiento
empresarial se genere visibilidad y reconocimiento a esta comunidad, mejorando su calidad de
vida.
Tipo de actividad
Organización sin ánimo de lucro cuyo principal objeto es procurar la unión de los
integrantes de la Reserva Activa de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional incluido el
personal no uniformado y civiles del Ministerio de Defensa Nacional y sus beneficiarios, para
luchar por el respeto de sus derechos constitucionales, sus garantías sociales y sus libertades
públicas, para asegurar una mejor calidad de vida haciendo énfasis en la defensa, el
reconocimiento, la promoción y protección de los derechos humanos de las víctimas que
individual o colectivamente hayan sufrido daños en los términos establecidos en el artículo 3
de la Ley 1448 de 2011 teniendo como blanco audiencia a los policías y militares víctimas del
conflicto. (FUNDIHECO , s.f.)
Estructura de la Entidad FUNDIHECO
De acuerdo con el informe la entidad carece de estructura organizacional, sin embargo, los
roles de trabajo en la entidad están definidos de la siguiente manera, cuenta con los siguientes
miembros:
• Luis Orlando Lennis Ariza: Presidente
• Héctor Antonio Rodríguez Fernández: Director de proyectos
• Camilo Gómez: Contador
• Glacier Llorente: Secretaria
• Patricia Riveros: Atención de victimas
• Consejo Directivo: Cinco directivos
Servicios ofrecidos
Servicios
1. Militares y policías víctimas y sus familias
Inclusión social y laboral
1.1. Acompañamiento integral
1.2. Atención a sus familias
1.3. Proyectos académicos
1.4. Proyectos económicos y de emprendimiento
2. Consultorio jurídico
2.1. Derecho administrativo
2.2. Derecho de familia
2.3. Derecho de seguros
2.4. Derecho laboral
3. Veedurías en salud
3.1. Campañas permanentes para solucionar problemas de urgencia.
3.2. Asesoría jurídica para la defensa de los derechos de los usuarios.
3.3. Campañas sobre la salud ocupacional y atención primaria.
4. Bienestar social
4.1. Reconocimiento integral de derechos
4.2. Trabajo coordinado con el Círculo de Suboficiales de las FF.MM.
4.3. Gestión y trabajo coordinado con la Unidad para las Victimas en pro de las víctimas de las
Fuerza Pública y sus familias.
4.4. Gestión para donación de elementos básicos de la recuperación
4.5. Bolsa de empleo para discapacitados y capacitación técnica.
5. Trabajo político
5.1. Participación permanente en reuniones con el gobierno nacional y el Congreso de la
república.
5.2. Gestión de reconocimientos a los veteranos antes las diferentes instancias del gobierno
nacional y el Congreso de la república.
Planteamiento del problema
Basados en el análisis entregado por el equipo anterior se evidencia una oportunidad de
mejora para FUNDIHECO en el ámbito administrativo, se observa que por falta de un manual
de procesos no se está aprovechando la capacidad productiva de los funcionarios de una
manera efectiva.
En la fundación el organigrama no está estructurado, por lo cual se considera de gran
importancia implementarlo ya que permite dar claridad a cada funcionario sobre su rol y sus
funciones a desarrollar y de esta manera agilizar los procesos.
Objetivo General
Diseñar el mapa de procesos y el manual de procedimientos que permitan cumplir con el
objeto social de la fundación de manera efectiva, optimizando procesos y aumentando la
productividad de los empleados.
Objetivos específicos
✓ Realizar un diagnóstico del estado actual de la fundación.
✓ Elaborar el organigrama con el fin de estructurar las responsabilidades y relaciones de
los funcionarios en la fundación.
✓ Identificar cuáles son los procesos estratégicos, operativos y de apoyo.
✓ Diseñar el mapa de procesos.
✓ Documentar el proceso: Manual de procedimientos y flujogramas
Presupuesto
Ilustración 1 Presupuesto de implementación
Concepto Descripcion Costo Total Publicidad en redes sociales 835.000,00
Instagram,visitas al sitio web (Durante 7 dias) 350.000,00Facebook,direccionamiento por anuncios (Durante 7dias) 380.000,00Youtube, direccionamiento por anuncios (Durante 3 dias) 105.000,00
Contratacion de personal 1.527.642Personal general Salario minimo 908.526Auxilio de transporte 106.454Salud 77.224,71Pension 109.023ARL 4.743Parafiscales 81.767Prima 84.578Cesantias 84.578Intereses de cesantias 10.149Vacaciones 37.886Dotacion 22.713
Honorarios por asesoria 1.950.000Johana Hernandez (Semanal) 50.000Santiago Melo (Semanal) 50.000Julieth Gonzalez (Semanal) 50.000
4.312.642,32
Presupuesto implementacion mapa de procesos
FUNDIHECO
TOTAL PRESUPUESTO 2021-2
Diagnóstico organización y/o comunidad
Metodología de Diagnóstico utilizada
Para tener claridad y una amplia visión de las necesidades de la fundación, se realiza una
visita de campo a la oficina de FUNDIHECO para profundizar en el diagnóstico realizado por
los practicantes del semestre anterior, con el fin de implementar las mejoras propuestas
teniendo en cuenta el estado actual de la fundación y la importancia de la elaboración y los
mapas de procesos para la optimizacion de tiempos y el conocimiento interno de la fundación.
Para esto, fue fundamental la explicación por parte del Sargento Lennis y el Capitán
Rodríguez en la cual se enfatizaron en mostrar desde el inicio de la fundación como se han
realizado los procesos, quien dirige cada uno y adicional lo que se ha logrado en el transcurso
de los años.
Ilustración 2 Reunión visita de campo FUNDIHECO
Adicionalmente se revisa el diagnóstico aplicado por nuestros predecesores practicantes,
donde se evidencian la generación de matrices como la DOFA que muestra las características
internas y externas de la fundación, el diagrama de Ishikawa o espina de pescado, donde se
establecieron algunas posibles causas de la problemática existente, y las matrices MEFE y
MEFI que permitieron generar estrategias y soluciones, para finalizar se evidencia el mapa de
problemas y soluciones, gracias a esto se pudieron determinar los problemas más relevantes
dentro de los cuales está la poca organización de las funciones, se contruye una estratégia que
permita a la fundación llevar un control y un orden de manera adecuada, logrando asi
optimizar tiempos, asignar tareas a quien corresponda y generar mayor efectividad en los
procesos, la estrategia que diseñas como equipo de monitores solidarios es generar un
organigrama donde se evidencie la representación gráfica de la estructura y con base a esta,
FUNDIHECO pueda analizar de manera ordenada cada uno de los cargos que la componen en
su totalidad y la relación entre los niveles de jerarquía. Adicionalmente se diseñará la
propuesta de mapas de procesos, documentando cada uno con fichas, flujogramas y
descripciones de los procedimientos.
Antecedentes
Esta opción de practica inicia aproximadamente el año 2018 con la Universidad
Cooperativa de Colombia, con el apoyo de alumnos y docentes se realizan asesorias
empresariales a los policias y militares víctimas. Se realizó un trabajo con la facultad de
Ingeniería de sistemas para el proyecto tabletas para educar donde se entregaron 50 tablets a
los hijos de los uniformados.Tambien se han realizado cursos de emprendimiento.
El trabajo con los monitores solitarios lleva un largo proceso respecto al año anterior, se han
realizado practicas de monitores solidarios en la cual se realizó el diagnóstico general de la
fundación implementando diferentes matrices para conocer el estado y los problemas más
importantes que está tenía y a raiz de estos análisis implementaron estrategias como propuesta
de misión y visión, actualización de la página web y propuesta de portafolio de servicios y
como recomendaciones indicaron que a través del organigrama se debian controlar las
actividades de acuerdo a cada rol e implementar los mapas de procesos para la tener una
perspectiva global de cada proceso de la fundación y aplicar formatos para manejo interno.
En este punto se tomó como referencia estas recomendaciones teniendo en cuenta la
importancia para la fundación y las mejoras que puede tener con esto como optimización de
tiempos y organización general de los procesos.
Actualmente la fundación está realizando una alianza con la Universidad para otorgrar
descuentos en las matriculas de pregrados y postgrados para los policias, militares y familiares
victimas.
Análisis del entorno de la organización y/o comunidad
Variables del microentorno
Condiciones Económicas: Se evidencia en la fundación que sus condiciones economicas
son limitadas, reciben recursos unicamente por parte de acuerdos comerciales en los cuales
realizan el pago por ejemplo del arriendo de la oficina y adicional el pago del cargo de
secretaria.
Condiciones Políticas: La fundación ha optado por realizar alianzas con partidos politicos
y con funcionarios de entidades públicas, con el fin de poder involucrarse en reuniones del
gobierno y llevar a la mesa propuestas para beneficiar a los policias y militares impulsando
por ejemplo la ley del veterano.
Condiciones Sociales: Todo su enfoque se centra en beneficiar con el portafolio de
servicios a las víctimas del conflicto, con el fin de mejorar su calidad de vida y dar soporte a
las necesidades que se presenten por parte de ellos.
Condiciones Tecnológicas: Cuentan con una página web rediseñada por los monitores del
semestre pasado donde muestran todo su portafolio de servicios, su misión, visión y objeto
social, las lineas de atención y proyectos en los que trabajan actualmente, tales como las
tabletas digitales y la escuela de football. Adicionalmente cuentan con redes sociales como
Facebook y YouTube donde muestran toda la gestión que han realizado y sus logros.
Condiciones Educativas: Se evidencia que el personal está muy bien formado y
capacitado para realizar las funciones que les corresponden y reciben apoyo por ejemplo el de
los monitores solidarios de la Universidad Cooperativa de Colombia que cuentan con gran
trayectoria y conocimientos en el sector.
Condiciones Culturales: Se han realizado eventos de integración como la escuela de
football donde se aprovechan los espacios deportivos para los hijos de los héroes de Colombia,
generando alianzas para llevar a cabo esta labor.
Condiciones Mercado: Abarcan una gran parte del mercado de militares y policias, sin
embargo se evidencia que existen más fundaciones con este mismo objeto social el cual es
apoyarlos mediante los recursos propios o ayudas por parte de donaciones o alianzas.
Condiciones Ambientales: Actualmente por el tema de la pandemia, se evidencia que no
va todo el personal a la oficina a laborar, realizan el trabajo desde casa y esto conlleva a un
ahorro de los servicios públicos. En la visita de campo se evidencia que no hay agentes fisicos
como el ruido muy alto dado a que la oficina está separada de los demás espacios y no se
encuentra en una vía muy concurrida que ocasione ruidos externos como de vehiculos y
demás.
Análisis Interno organización y/o comunidad
Variables áreas funcionales
Producción y operatividad: Fundiheco enfoca su operatividad con un portafolio de varios
servicios en los cuales apoya a los militares y policias con sus necesidades, prestando un
servicio eficaz a esta comunidad todos los días a traves de sus lineas de atención tales como el
whatsapp, la jefe de oficina de desarrollo social es la encargada de responder estas preguntas y
atender al personal en todas sus solicitudes. Su portafolio de servicios esta dividido en 4
partes:
• Salud: En este punto gestionan todo el tema de quejas con radicados de la eps, tramites
de afiliaciones y respuestas a solicitudes, guia de apoyo para consulta de los canales de
atención y visitas a unidades donde se coordina todo para traer insumos a Bogotá para
solucionar los problemas que se presenten.
• Procesos: En esta parte se encuentran las veedurias en salud, las asesorias, el plan
exequial, y trabajo social
• Propuestas: Se reciben estas y se realiza un estudio y verificación de las diferentes
variables, institucionales y sociedad y contrucción del documento para tener mejores
cosas que ofrecer, por ejemplo la ley del veterano que actualmente la gestionan.
• Asesoria Juridica: Ofrecen propuestas de escucha, de análisis jurídico donde interviene
un abogado y posterior a un análisis se determina si se debe entender directamente con
la persona que lo requiere y buscar soluciones. Proximamente se espera que ingrese el
consultorio jurídico de la universidad cooperativa de colombia a apoyar a la fundación
con el asesoramiento de los casos.
Comercializacion y ventas: Su enfoque es la prestación de servicios, en estos apoyan a los
militares, policias y familiares de ellos de acuerdo a lo que requieran y a sus necesidades,
ofrecen sus servicios en pro de apoyar a la comunidad y generar alianzas que aporten y
contribuyan con el crecimiento de la fundación, del portafolio de servicios, generando así más
recursos para llegar a una mayor población y obtener mayor reconocimiento a nivel nacional.
Recursos
Humanos
Tienen un equipo de trabajo de 6 personas los cuales son, el Sargento Lenis quien es el
director de la fundación, el capitan Rodriguez, su cargo es director de proyectos, Camilo
Gomez, director financiero, Patricia Riveros directora de derechos humanos y Glacier Llorente
quien es la jefe de oficina de desarrollo social, y actualmente del equipo de monitores
solidarios de la carrera de administración de empresas de la Universidad Cooperativa de
Colombia y sus integrantes son Johana Hernandez Diaz, Julieth Lorena Gonzalez y Santiago
Melo Moreno.
Materiales
La oficina cuenta con mesa para reuniones, papeleria para impresiones de documentos y
cafetera para tinto o agua. No permanecen tanto tiempo en la oficina por el tema de la pandemia
entonces no se necesitan tantos recursos materiales para su funcionamiento.
Financieros
Cuentan con efectivo por parte de la gestión que se realiza con la asesoria jurídica, para
cubrir los diferentes gastos que se generan mensualmente, reciben apoyo por parte de
empresas para el pago del sueldo de la secretaria y para el pago del arriendo de la oficina que
tienen actualmente, el director financiero se encarga de llevar la contabilidad y de realizar el
pago de los servicios públicos y demás cosas que se requieran.
Tecnológicos
Cuentan con aparatos electrónicos tales como celulares para gestionar el tema de la
prestación de servicios y respuesta oportuna a los requerimientos, equipos de computo para
llevar a cabo el orden y seguimiento de los procesos.
Infraestructura
La fundaciòn tiene una sede ubicada en la carrera 15 # 28ª – 35 localidad de Teusaquillo en
la ciudad de Bogotá donde centralizan todas las reuniones y eventos que se requieran realizar,
cuenta con su espacio para cumplir con las labores diarias, iluminación, servicios públicos que
le permiten realizar sus funciones.
Seguridad
Al ingresar a la oficina de la fundación se evidencia que cuentan con un sistema de
seguridad de alarma que se desactiva con un código, beneficiando así la custodia de la
información y diferentes papeles que requieran seguridad y protección.
Fundamento Teórico
El origen de las fundaciones: Dentro del Derecho Romano, y por la influencia del
cristianismo, se concedió personalidad jurídica bajo esta denominación a este tipo de
instituciones que cuyo fin era el desarrollo de obras benéficas a favor de pobres, enfermos,
ancianos e hijos abandonados. A finales de la Edad Media la actividad fundacional empezó a
ser desarrollada por cuerpos seculares, y a raíz de ello surgieron las denominadas fundations in
free towns, caracterizadas por ser operadas a través de ciudadanos laicos independientes de la
Iglesia. (Central Fiduciaria, 2017)
Una fundación es una persona jurídica sin ánimo de lucro que nace de la voluntad de una o
varias personas naturales o jurídicas y cuyo objetivo es propender por el bienestar común, bien
sea a un sector determinado de la sociedad o a toda la población en general.
La fundación surge de la destinación que haga su fundador o sus fundadores, de unos
bienes o dineros preexistentes para la realización de unas actividades que, según su sentir,
puedan generar bienestar social. (Oscar Manuel Gaitan, s.f.)
Marco conceptual
De acuerdo al diagnostico realizado a la fundación se considera de suma importancia la
elaboración del organigrama teniendo en cuanta los lineamientos que estipula la cámara de
comercio para las entidades sin animo de lucro, teniendo en cuenta lo anterior (Luna
Gonzalez, 2015) afirma que “un organigrama es una representación básica que muestra la
estructura básica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles
de jerarquía y las principales funciones que desarrollan”. (pág. 86).
Según su clasificación se diseña una propuesta de organigrama de presentación vertical
teniendo en cuenta los roles del personal en la fundación, en estos la jerarquía suprema se
ubica en la parte superior, unidas por lineas que representan la comunicación de autoridad y
responsabilidad a las demás jerarquías que se colocan hacia abajo a medida que decrece su
importancia. (Luna Gonzalez, 2015).
Teniendo claridad con las reponsabilidades de cada uno, se identifican los principales
procesos de la fundación relacionados con su objeto social, entre ellos los servicios que
ofrecen a los policias, militares y sus familias. Por lo tanto se procede a la elaboración de un
mapa de procesos para ello se debe determinar una tipologia de procesos (por
ejemplo,procesos estratégicos, procesos operativos y procesos auxiliares) y representarla
utilizando los niveles de despliegue (niveles de detalle) necesarios. (Pardo, 2013).
Finalizando se considera de suma importancia elaborar un manual de procesos y
procedimientos que permiten a la fundación una documentación adecuada donde se establecen
polìticas, normas y reglamentos para la gestión en las diferentes áreas con el propósito de
optimizar el tiempo y el direccionado a la mejora continua.
Marco Normativo
Estas organizaciones se rigen por el artículo 24 de la Constitución Política de Colombia, la
Ley 22 de 1987, el Decreto 1318 de 1988, el artículo 633 del Código Civil, el Decreto 2150 de
1995, el Decreto 427 de 1996, el Decreto 1529 de 1990, el Decreto Distrital 059 de 1991 y el
Decreto 535 de 1990 (Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, s.f.)
Ley 22 de 1987: Secretaria jurídica distrital expedida por el congreso de la republica,
autoriza al Presidente de la República, para delegar en los Gobernadores de los Departamentos
y en el Alcalde Mayor del Distrito Especial de Bogotá, la función de Inspección y Vigilancia
sobre las Instituciones de Utilidad Común. (Secretaria Juridica Distrital, 1987)
Decreto 059 de 1991: Por el cual se dictan normas sobre trámites y actuaciones
relacionados con la personería jurídica de entidades sin ánimo de lucro y con el cumplimiento
de las funciones de inspección y vigilancia sobre instituciones de utilidad común. (Régimen
legal de Bogotá D.C, s.f.)
Decreto 019 de 2012: Expedido por el Gobierno Nacional en el cual se obliga a partir del
año 2013 a todas las Entidades Sin Ánimo de Lucro inscritas en las cámaras de comercio a
realizar la renovación de la inscripción anualmente dentro de los tres primeros meses de cada
año de acuerdo con las Tarifas de Registros Públicos 2021. (Cámara de Comercio de Bogotá,
s.f.)
Decreto 1318 de 1988: Que la honorable Corte Suprema de Justicia, en sentencia proferida
el 18 de febrero de 1988, confirmó la viabilidad jurídica de esta delegación, facultando a los
Gobernadores de los Departamentos y al Alcalde Mayor del Distrito Especial de Bogotá, para
ejercer la función de Inspección y Vigilancia sobre las Instituciones de Utilidad Común.
(Sistema Unico de Información Normativa, 1988)
Decreto 535 de 1990: Por el cual se reglamenta el reconocimiento y cancelación de
personerías jurídicas de asociaciones o corporaciones y fundaciones o instituciones de utilidad
común, en los departamentos. (Funcion Publica, s.f.)
Decreto 1529 de 1990: por el cual se reglamenta el reconocimiento y cancelación de
personerías jurídicas de asociaciones o corporaciones y fundaciones o instituciones de utilidad
común, en los departamentos. (Funcion Publica, s.f.)
Decreto 2150 de 1995: Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o
trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. (Funcion Publica, s.f.)
Propuesta Organigrama FUNDIHECO
Figura 1 Propuesta de organigrama
De acuerdo con la información recolectada por medio de reuniones virtuales y visita de
campo se realiza el siguiente planteamiento de organigrama teniendo en cuenta que es la
representación gráfica de la estructura de una organización, en este caso de la fundación,
ordenada de acuerdo con sus niveles de jerarquía.
La asamblea general o también llamada consejo de fundadores, es la máxima autoridad.
(Camara de Comercio Bogota) Según los datos recolectados lo tienen implementado como
consejo directivo, pero según las indagaciones en la cámara de comercio de Bogotá debe
quedar conformada como consejo de fundadores.
Consejo de fundadores
5 Directivos
Junta directiva
Por definir
Direccion Ejecutiva
Luis Orlando Lennis
Direccion de proyectos
Hector Rodriguez
Direccion financiera
Camilo Gomez
Direccion de derechos humanos
Patricia Riveros
Jefe de oficina de desarrollo social
Glacier Llorente
La junta directiva no está constituida formalmente pero se considera de suma importancia,
es un órgano de administración elegido por la asamblea general para un periodo y se manejan
los siguientes cargos presidente, secretario, tesorero y revisor fiscal quien cumple un papel
importante en la inspección y vigilancia de los recursos, sin embargo, en el caso de la
fundación no aplica ya que los activos no superan los 300 SMMLV, sin embargo serán
solicitados los estados financieros de la fundación.
Descripcion de cargos
Director ejecutivo: Es el líder de la fundación y su represéntate legal. Encargado de
representar, liderar y tomar las decisiones finales. Es el encargado de revisar y gestionar los
proyectos y revisar la viabilidad de estos en conjunto con el director.
Consejo de fundadores: Se reúne una vez al año donde se muestran los informes y gestión
del año anterior por exigencia de la alcaldía de Bogotá y se encarga de aprobar el informe
financiero y aprobar el plan de trabajo del año que se inicia. Se muestran las metas que se
tienen y deciden si aprueban o no aprueban.
Director proyectos: Soporta lo que tiene que ver con la creación de los proyectos, toma
cada idea, presenta las posibles variables, la organiza, y la desarrolla completamente para
saber si es posible conseguir los recursos para llevarla a cabo, y en caso de que no, sirve como
base para mostrar avances y trabajo realizado. También desarrolla planes como: proyectos con
la Universidad Cooperativa de Colombia y bolsa de empleo, programas de apoyo solidario
donde se incluyen proyectos como las tabletas para educar y proyectos productivos.
Director financiero: Estructuralmente es el encargado de organizar toda la parte contable
y financiera de la fundación para no tener inconvenientes, recoge recibos, valida el flujo de
caja, realiza pagos y tiene control y seguimiento de los ingresos y egresos de efectivo.
Director de derechos humanos: Encargada exclusivamente del manejo integral de
atención de víctimas, pertenece a la mesa nacional de víctimas como asesora especial y trabaja
con el director de proyectos.
Jefe de oficina de desarrollo social - secretaria: Se encarga del 80% de los procesos de la
fundación, responde las llamadas, los mensajes, prepara las respuestas, hace la parte
administrativa y maneja agenda, programas, contactos y escalamientos de las solicitudes.
Identificación de procesos
Mapa de procesos: Es una representación global de los procesos de una organización que
muestra la secuencia e interacción de ellos. Para configurar un mapa de procesos deberemos
determinar una tipología de procesos (por ejemplo, procesos estratégicos, procesos operativos
y procesos auxiliares). (Pardo, 2013)
De acuerdo con la definición anterior los mapas de procesos muestran las actividades que
una organización realiza de forma sistemática, para cumplir el objeto social. Detalla los
procesos relacionados directamente con su actividad económica bien sea la comercialización o
prestación de servicios, adicionalmente se ven implicados los procesos de apoyo para tal fin.
Todo esto direccionado con la planeación estratégica y el cumplimiento de objetivos.
Procesos estratégicos, operativos y de apoyo
Procesos estratégicos: También denominados procesos de dirección, pues en ellos la
dirección tiene un papel relevante. Suelen estar relacionados con la estrategia y su evolución, y
con el control global de la organización. (Pardo, 2013)
Son aquellas actividades que están relacionadas con la consecución de objetivos y metas,
orientados al cumplimiento y operatividad efectiva, en la fundación fueron encontrados dos
procesos los cuales son:
• Gestión de alianzas estratégicas: Relacionamiento con universidades, empresas y
entidades gubernamentales, para el logro de objetivos comunes.
• Propuestas póliticas, gremiales y sociales: Generación de propuestas y
recomendaciones basadas en información y el ideal para obtener mejoras como la
propuesta de la ley del veterano y la propuesta por la reforma del sistema de salud.
Para realizar dichas propuestas existen tres factores importantes los cuales son, estudiar
el problema, verificar las variables y defender la propuesta.
De acuerdo al diagnóstico realizado en esta etapa se puede evidenciar que la fundación
no cuenta con los siguientes procesos los cuales son fundamentales para su funcionamiento
y cumplimiento su objeto social.
• Planeacion estrategica: Es de vital importancia que la fundación cuente con un plan
donde establezca los objetivos a seguir en un periodo y asi mismo plantee estategias de
seguimiento y cumplimiento.
• Gestión de implementación tecnológica: Este es un factor ausente y de gran ayuda al
momento de implementar mejoras en los sistemas de manejo de información, gestión
de beneficiarios y sobretodo visibilidad de la fundación ejemplo: Sistemas de
autogestión y solución automatica que permitan filtrar el volumen de beneficiarios
permitiendo así clasificar y priorizar las solicitudes, facilitando el acceso a los
servicios de la fundación.
Procesos operativos: Mediante estos procesos la organización genera los productos y
servicios que entrega a sus clientes. Su conjunto constituye la cadena de valor de la
organización, lo que significa que un desajuste en los mismos puede tener repercusiones
importantes en los resultados de la misma. Conforman el núcleo central del negocio y por ello
también reciben otros nombres como procesos nucleares, procesos específicos.
(Pardo, 2013)
Según esta informacion podemos afirmar que son los procesos clave, donde se desarrolla la
actividad principal de la organización, por lo tanto esta directamente relacionada con el cliente
o beneficiario en el caso de la fundación y su misión es suplir una necesidad o un
requerimiento. La operación de FUNDIHECO es de prestacion de servicios y se divide en
cuatro campos de acción:
1. Sector Salud:
1.1. Desarrollo social y bienestar
1.2. Atención a los requerimientos y dudas respecto a tramites a quejas relacionadas al mal
servicio de la entidad prestadora de salud, como: La mala atención por parte de los
funcionarios, maltrato verbal y deficiencia en la priorizacion de urgencias. Como
requisito indispensable se debe realizar la radicación de la queja ante la EPS y
posteriormente presentarla ante la fundación para realizar seguimiento y gestión
dando solución o informando el proceso adecuado para esta.
1.3. Se realizan visitas a los establecimientos de sanidad militar y hospital militar: Se
realiza la intermediación solucionando los casos prioritarios y direccionando los casos
de menor complejidad, aquí intervienen los veedores de salud los cuales 130 son
reconocidos por la fundación.
1.4. Trámites: Asociados a las dudas e información requerida sobre el proceso de
afiliación, acceso a recursos, Caja Promotora de Vivienda Militar y Policia, CREMIL
y servicios funerarios, tambien control y acompañamiento a las respuestas de casos
que presenten demoras.
2. Sector Jurídico: Esta constituida por tres partes importantes.
- Escuchar al cliente y asesorarlo
- Análisis jurídico
- Negociación entre cliente y abogado
Actualmente la fundación cuenta con dos abogados fijos y una firma de abogados llamada
indemnizaciones paz, es importante tener en cuenta que los casos más importantes son
tomados por la firma de abogados y si se cierra el caso el 5% sobre el 30% de los abogados es
asignado a la fundación. El 80% son procesos administrativos sin solución, el 10% son de
casos personales, el 5% por la salud, por derechos de petición y tutelas y el 5% liquidación de
pensión errada, recuperacion de pensión, casos de derechos humanos.
3. Atención de víctimas: Asesoría de acuerdo con la ley de víctimas, si en algún caso han
sido vulderados sus derechos y tambien con las inquietudes que se presenten al respecto
por ejemplo la gestión efectuada a favor de la Policia frente a la Corte Interamericana de
Derechos Humanos, debido a las fuertes agresiones recibidas contra los uniformados por
parte de los manifestantes en el Paro Nacional.
4. Trabajo social: Informar a los familiares y uniformados en cuanto a los proyectos de ley y
darles los intructivos para que puedan acceder a educacion, subsidios y beneficios
ofrecidos por el Estado.
Teniendo en cuenta la importancia de los procesos operativos para el funcionamiento ideal
de las fundaciones, se evidencia que FUNDIHECO no tiene implementados el siguiente
proceso:
• Gestión Comercial: Corresponde a todas las actividades que favorecen la visibilidad y
reconocimiento de los servicios y beneficios que se obtienen al donar recursos, es de
gran importancia contar con un colaborador que ayude a implementar estrategias de
atraccion de donantes, mejora en los canales de contacto para los interesados en
adquirir los servicios.
Procesos de apoyo: Se los designa también como procesos de soporte, de ayuda o de
apoyo. Estos procesos dan apoyo a los estratégicos, a los específicos o a otros de soporte. En
numerosas ocasiones están relacionados con el suministro o mantenimiento de los recursos
necesarios para el funcionamiento de la organización. (Pardo, 2013)
Con respecto a dicha definición los procesos de apoyo dan soporte a las actividades
principales de la organización y permiten dar cumplimiento a las mismas, en FUNDIHECO se
contro el proceso de:
Contabilidad: En este proceso se organiza la parte contable y financiera donde se registran
los ingresos y egresos de dinero con el fin de tener control y se verifica el flujo de caja.
De acuerdo a la informacion recolectada se evidencia que la fundación cuenta con un solo
proceso de apoyo el cual no es suficiente para abarcar todas las necesidades de la entidad, para
lo cual se recomienda implementar:
• Gestion del Talento Humano: Se puede observar que la fundación requiere personal
capacitado que apoye los procesos de atención a los beneficiarios, solicitud , tramites y
demás funciones que se requieran para optimizar tiempos y ajustar procesos para la
mejora continua.
Ilustración 3 Propuesta Mapa de procesos FUNDIHECO
Proceso de trabajo de campo y ejecucion de la practica
Para la ejecución de la práctica se realizó un análisis del trabajo del equipo anterior, donde
se evidenciaban varias matrices que finalmente determinaron que la fundación presentaba
algunos problemas con el tema de la documentación de los procesos, no se evidenciaba un
orden y esto podría impactar directamente en la posible duplicidad de funciones y reprocesos
de tareas.
Para poder cumplir con los objetivos propuestos y con el plan de acción del trabajo se
desarrollaron las siguientes etapas:
Primera etapa: Diagnostico: De acuerdo con la información recopilada en el trabajo del
equipo anterior y con el fin de seguir con las recomendaciones y gestión del proyecto para
FUNDIHECO se tomó la decisión de continuar con la documentación de los mapas de
procesos y procedimientos y la generación de la propuesta del organigrama con todos los
cargos y su debida jerarquía, para tener claridad de esto, se propuso una sesión presencial en la
oficina de la fundación con el Sargento mayor Orlando Lennis y el capitán Héctor Rodríguez
para interactuar y conocer todo el proceso que se ha llevado a cabo en FUNDIHECO para el
desarrollo de su objeto social, en esta etapa se pudo determinar los cargos con las personas
correspondientes a cada uno y sus funciones tanto principales como secundarias y todo lo que
realizan en su día a día.
Adicionalmente se realizaron sesiones semanales con el fin de continuar identificando las
posibles falencias o debilidades que tiene la fundación y seguirle dando el enfoque que se
requeria, apoyados del conocimiento del capitan Héctor y de sus recomendaciones o ajustes.
Segunda etapa: Planificacion: En esta etapa se recolecta toda la información dada por el
sargento y el capitán y se procede a diseñar el mapa de procesos que se divide en tres,
procesos estrategicos, operativos y de apoyo, identificando con que procesos no cuenta la
fundación que de acuerdo a nuestra investigación son primordiales y necesarios para la gestión
diaria. En esta parte se analiza y se decide cual es el procedimiento más importante de cada
proceso para realizar el manual de procedimiento con su correspondiente estructura y
flujograma.
Tercera etapa: Desarrollo: En esta última etapa se procede con la ejecución y desarrollo
de la propuesta de manuales de procesos y procedimientos, se diseñan de acuerdo al análisis
realizado anteriormente y se exponen ante el representante de la fundación, obteniendo
correcciones necesarias y comentarios o sugerencias de ajustes o mejoras, de esta manera se
logra finalizar con el objetivo, teniendo en cuenta a todas las personas involucradas en este y
cumpliendo con los tiempos pactados inicialmente, logrando asi satisfacer las espectativas y
estandares de calidad que se requieren.
Plan de trabajo
De acuerdo con el trabajo desarrollado por los compañeros del semestre anterior, se
procede a tener en cuenta las recomendaciones encontradas según el diagnóstico realizado. Por
lo tanto, se considera de suma importancia elaborar el organigrama y los mapas de procesos de
la fundación, para ello se requieren información detallada de cada una de las actividades de los
funcionarios.
Con esta información y las recomendaciones que puedan ser relevantes se iniciará el
proceso de construcción de la propuesta de organigrama según la información encontrada en la
cámara de comercio que estipula los parámetros que deben tener en cuenta las fundaciones,
adicionalmente la elaboración del mapa de procesos con los ya existentes y el planteamiento
de procesos que se consideran primordiales, esto será presentado al cuerpo directivo con el fin
de realizar las respectivas correcciones o modificaciones según sus requerimientos.
Una vez finalizada esta etapa, se presentará la propuesta de los manuales de procedimientos
de los procesos más importantes identificados con su respectivo flujograma.
Cronograma
Ilustración 4 Cronograma
Descripcion de resultados
El trabajo desarrollado en la fundación consistió en la propuesta del organigrama, mapa de
procesos y manuales de procedimientos los cuales fueron elaborados de acuerdo con los
conceptos y practicas desarrolladas durante el curso del programa académico Administración
de Empresas en la Universidad Cooperativa de Colombia.
Inicialmente se revisa el trabajo del equipo anterior donde se tienen en cuenta las
recomendaciones planteadas para dar continuidad con la gestión en FUNDIHECO. Se realiza
un diagnóstico de acuerdo con la información brinda por el Capitán Héctor Rodríguez y el
Sargento Orlando Lennis donde se elabora la propuesta de organigrama con ayuda de los datos
encontrados y las directrices dadas por la cámara de comercio según la normatividad que
deben tener en cuenta las fundaciones en Colombia. (Véase en la Figura 2 Propuesta
Organigrama FUNDIHECO)
Posterior a ello se realiza una visita de campo en las instalaciones de la fundación ubicada
en Teusaquillo carrera 15 # 28ª 35 donde se profundiza acerca de las funciones de cada uno de
los miembros de FUNDIHECO y las actividades desarrolladas por la fundación. Con dicha
información se realiza la identificación de procesos estratégicos, operativos y de soporte que
tiene la fundación y se plantea una propuesta de los que se consideran importantes y no están
implementados.
Se realiza la construcción de la caracterización de los procesos realizados en la fundación,
donde se tiene en cuenta el objetivo del proceso, alcance, responsable y las siguientes etapas
de las actividades: P: Planear H: Hacer V: Verificar A: Actuar. (Véase en el Anexo A.
Fundiheco-Caracterización de procesos)
Finalmente se realiza un manual de procedimientos por cada proceso de la fundación donde
se identifica el objetivo del procedimiento, alcance, líder, definiciones y su respectivo
flujograma con la descripción y el responsable. (Véase en los anexos Anexo B, Anexo C,
Anexo D, Anexo E, Anexo F, Anexo G). Los documentos fueros elaborados con la
información y verificación del Capitán Héctor Rodríguez.
Logros
En el transcurso del trabajo que se ha realizado con la fundación se han evidenciado varios
logros dentro de los cuales está la oportunidad de conocer presencialmente la instalación de la
fundación y saber la historia desde el día 1 hasta hoy de cómo ha ido evolucionando y
creciendo esta gran fundación ayudando a las personas que más lo necesitan y atendiendo de
primera mano, con su personal capacitado las dudas que se generen y la orientación que se
requiera.
A nivel profesional uno de los logros más importantes ha sido la ejecución de un proyecto
tan importante como la generación de los manuales de procesos y procedimientos, aportando
todos los conocimientos adquiridos durante la carrera y poniendo en práctica lo aprendido,
desarrollando estrategias que aporten una mejora continua a los procesos de la fundación.
Semanalmente se llevaron a cabo sesiones de seguimiento donde se exponían las
propuestas validadas y las recomendaciones que se consideraban muy importantes tenerlas en
cuenta y claramente las propuestas para llevar el orden de los procedimientos y lograr
organizar de una mejor manera los tiempos ejecutados y las funciones de cada colaborador.
Finalmente, el logro más grande a nivel personal fue conocer a personas tan nobles como el
capitán Héctor Rodríguez quien siempre estuvo dispuesto a ayudar, guiar y aclarar cualquier
duda que requeríamos y muy comprometido con la revisión de los avances, envío de
documentación solicitada y sesiones que se agendaban, cada uno de estos puntos ayudaron al
buen desarrollo del proyecto y a finalizar de gran manera los objetivos propuestos
inicialmente.
Identificación de cumplimiento de los objetivos planteados
Se realizó una reunión de presentación con la FUNDIHECO donde se muestra el plan de
trabajo a desarrollar con sus respectivos objetivos, a continuación, se mencionarán con su
porcentaje de cumplimiento.
Ilustración 5 Identificación de cumplimiento de objetivos
Conclusiones
Se realizó un diagnostico preliminar a la realización del trabajo para identificar la situación
actual y las posibles líneas de acción frente las problemáticas vigentes. Se elaboró una
propuesta de organigrama basado en los lineamientos y parámetros estándar aplicables según
los manuales de constitución de fundaciones proporcionados por la cámara de comercio,
estructurando así las diferentes responsabilidades y dando claridad para las futuras relaciones
organizacionales de los funcionarios en la fundación.
Se desarrolló una propuesta de mapa de procesos donde se resalta cuáles son los procesos
vigentes y se enlazan con una serie de procesos hipotéticos que podrían ser aplicados para la
optimización del proceso general.
Se documenta de manera detallada y especifica los procesos que corresponden a:
estratégicos, operativos y de apoyo a través de fichas de procesos, flujogramas
correspondientes y descripción de procedimientos.
Se implementó en el desarrollo de este documento toda la capacidad profesional y
habilidades adquiridas durante el transcurso del pregrado.
Recomendaciones
Luego de la elaboración de la propuesta de organigrama se propone nombrar los cargos
como quedan definidos en la estructura según el rol de cada integrante de la fundación, es
importante nombrar los miembros de la junta directiva donde se encuentra el cargo de
presidente, secretario y tesorero.
De acuerdo a la caracterización elaborada cada proceso estratégico, operativo y de soporte
tiene cuatro actividades necesarias para cumplir con su objetivo, y por cada una debe
realizarse un manual de procedimientos donde se identifique el paso a paso de cada actividad,
en el presente trabajo se elabora un manual por la actividad mas importante por lo cual se
recomienda seguir con la construcción de los manuales faltantes de las actividades secundaras.
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