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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
TRABAJO DE GRADO
Autor: Cequea P, Edglenis A.
CIUDAD GUAYANA, JUNIO DE 2008
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
PARA LA COORDINACIÓN, PLANIFICACIÓN Y CONTROL
DE INVENTARIO ADSCRITA A LA DIVISIÓN ALMACÉN
DE CVG VENALUM
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
PARA LA COORDINACIÓN, PLANIFICACIÓN Y CONTROL
DE INVENTARIO ADSCRITA A LA DIVISIÓN ALMACÉN
DE CVG VENALUM
Trabajo presentado ante el Departamento Ingeniería Industrial de la UNEXPO Vice-Rectorado Puerto Ordaz como parte de los requisitos para
optar por el Título de Ingeniero Industrial.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
TRABAJO DE GRADO
CIUDAD GUAYANA, JUNIO 2008
Autor: Cequea P, Edglenis A.
_______________________
Ing. Jorge Cristancho
Tutor Académico
_______________________
Ing. Luis Paredes
Tutor Industrial
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
PARA LA COORDINACIÓN, PLANIFICACIÓN Y CONTROL
DE INVENTARIO ADSCRITA A LA DIVISIÓN ALMACÉN DE
CVG VENALUM
Cequea P., Edglenis A. Diseño de un Sistema de Control de Gestión para la Coordinación Planificación y Control de Inventario Adscrita a la División Almacén de CVG VENALUM. 209 Pág. Trabajo de Grado. Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre”.Vicerrectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniería Industrial.
Tutor Académico: Ing. Jorge Cristancho Tutor Industrial: Ing. Luis Paredes
Bibliografia pág.100 Capítulos: I. Planteamiento del Problema. II Generalidades de la Empresa. III. Marco Teórico. IV. Marco Metodológico. V. Situación Actual. VI. Propuesta. Conclusiones. Recomendaciones. Bibliografía. Anexos.
ACTA DE APROBACIÓN
Quienes suscriben, miembros del jurado evaluador designado por la
comisión de Trabajo de Grado del Departamento de Ingeniería Industrial de
la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre”
Vice-rectorado Puerto Ordaz, para examinar el Trabajo de Grado presentado
por la Br. Cequea Padilla Edglenis Aideline, con Cédula de Identidad Nº
17631859, titulado DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
PARA LA COORDINACIÓN, PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE
INVENTARIO ADSCRITA A LA DIVISIÓN ALMACÉN DE CVG VENALUM,
para optar por el título de Ingeniero Industrial, consideramos que dicho
Trabajo de Grado cumple con los requisitos exigidos para tal efecto y por lo
tanto lo declaramos: APROBADO.
En la ciudad de Puerto Ordaz a los trece días del mes de Junio de 2008.
________________________ _______________________ Ingeniero Jorge Cristancho Ingeniero Luis Paredes
Tutor Académico Tutor Industrial
__________________________ ___________________________
Ingeniero Iván Turmero MSc Ingeniero Andrés E. Blanco Jurado Evaluador Jurado Evaluador
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
TRABAJO DE GRADO
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DEDICATORIA
A Dios, Dueño y Señor de mi vida. Porque todo lo que existe fue creado por
medio de él y para él.
A mis amados padres Orlando Cequea y Aida Padilla, quienes han llenado
mi vida de felicidad con su amor y dedicación. Su apoyo incondicional me ha
impulsado a llegar hasta aquí.
A mi amado hermano por estar siempre a mi lado y ser ejemplo constancia y
superación.
A mis queridas primas Hilce y Cehil Muñoz porque han sido para mi ejemplo
de esfuerzo y firmeza.
A los niños de la casa, Adrian, Fabiola, Neomaris y Anthony, quienes
comienzan a tener sueños, que mañana pueden convertirse en una
realidad.
A mi familia, hermoso regalo que Dios me ha dado.
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AGRADECIMIENTO
A mi Dios, jamás tendré como pagar tanto Amor y Sacrificio. Gracias por las
fuerzas que me has dado para lograr cada meta, cada sueño. Todo lo que
soy te lo bebo a ti.
A mi Papi, Orlando Cequea y a mi Mami, Aida Padilla, porque me han
brindado su amor, amistad y confianza. Porque he dado cada paso de la
vida tomada de sus consejos y ejemplos.
A mi hermano, por estimularme a seguir siempre adelante y estar siempre
conmigo.
A mi tía Hilcia, por ser para mí una madre y por haberme enseñado mis
primeras letras.
A mis tías katy, mamá Belkis , Esther y Lucette, por estar siempre cerca y
darme amor y cuidado.
A los niños de la casa por llena de alegrías mis días.
A Juan por brindarme tu ayuda en el momento indicado, has sido de gran
bendición para mí.
A CVG VENALUM por prestar sus instalaciones para la realización de esta
Trabajo de Grado.
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A mi Tutor Académico Jorge Cristancho, por brindarme estímulo y a Luis
Paredes mi Tutor Industrial, gracias a su ayuda y apoyo se hace realidad
este proyecto.
A la UNEXPO y todo el personal que en ella labora, en especial todos los
profesores que han participado en mi formación académica.
A mis amigos y compañeros de clase por hacer tan amenos mis días de
estudio, especialmente a Karen, Sahara, Alfonso, Kelly, Paula y Joanny.
A mis compañeros de pasantía Karen, Enerlis, Edison, Jennifer, Mada, Isidro
y Orlynes por brindarme su apoyo y alegría, por los gratos momentos que
compartimos.
A todo el personal que labora en la Coordinación Planificación y Control de
Inventario, en especial a Jubert y Maritza por hacer agradable mi estadía en
planta.
A aquellas personas que me han tenido presente en sus oraciones.
A todos gracias!!!
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Cequea P, Edglenis Aideline (2008). Diseño de un Sistema de Control de Gestión para la Coordinación Planificación y Control de Inventario Adscrita a la División Almacén de CVG VENALUM. Trabajo de Grado. Departamento de Ingeniería Industrial. Vice-Rectorado Puerto Ordaz. UNEXPO. Tutor Académico: Ing. Jorge Cristancho. Tutor Industrial: Ing.Luis Paredes.
RREESSUUMMEENN
El trabajo que se presenta a continuación está orientado hacia el Diseño de un Sistema de Control de Gestión para la Coordinación Planificación y Control de Inventario. La metodología utilizada para desarrollar la investigación fue de tipo descriptiva, de campo. La elaboración del diseño se basó en el control de indicadores para lo cual se realizó un estudio de los procesos que se ejecutan en la coordinación, a través de observación directa y entrevistas no estructuradas a fin de determinar los factores fundamentales para el cumplimiento de los objetivos de la misma, lo que permitió definir indicadores útiles para evaluar y controlar dichos factores. Los indicadores fueron normalizados de acuerdo al perfil del indicador de CVG VENALUM. Para cada indicador se diseñó un sistema de evaluación y control que proporciona información estratégica para la toma de decisiones. El sistema de control de gestión propuesto da lugar a la mejora continua de la empresa.
Palabras claves: Indicadores, Proceso, Control, Gestión, Normalización,
evaluación
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ÍNDICE
Página
DEDICATORIA vi
AGRADECIMIENTOS vii
RESUMEN ix
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA 3
1.1 Planteamiento del Problema 3
1.2 Alcance 5
1.3 Limitaciones 5
1.4 Justificación 5
1.5 Objetivos 6
1.5.1 Objetivo General 6
1.5.2 Objetivos Específicos 6
CAPÍTULO II. GENERALIDADES DE LA EMPRESA 8
2.1 Nombre y Razón Social 8
2.2 Reseña histórica 8
2.3 Ubicación Geográfica 11
2.4 Espacio Físico 13
2.5 Descripción de la Empresa 14
2.5.1 Sector Productivo 14
2.5.2 Tipo de Mercado 14
2.5.3 Misión 15
2.5.4 Visión 15
2.5.5 Política de Calidad 15
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2.5.6 Objetivos Estratégicos- Estrategias 16
2.6 Funciones 18
2.7 Estructura Organizativa General 20
2.8 Proceso Productivo 25
2.8.1 Planta de Carbón 25
2.8.1.1 Molienda y Compactación 26
2.8.1.2 Hornos de Cocción 26
2.8.1.3 Sala de Envarillado 26
2.8.1.4 Estaciones de Baño 27
2.8.2 Reducción 27
2.8.3 Colada 28
2.9 Descripción de la Unidad en la cual se efectúa la pasantía 28
2.9.1.División Almacén 29
2.9.2 Misión 29
2.9.3 Coordinación Planificación y Control de Inventario 29
2.9.4 Ámbito Funcional 30
CAPÍTULO III. MARCO TEÓRICO 33
3.1Gestión de Inventarios 33
3.1.1 Otros Conceptos 33
3.1.2 Objetivo de la Gestión de Inventario 34
3.1.3 Elementos Asociados 34
3.1.4 Indicadores de Gestión para el Control de Inventarios 36
3.1.4.1 Definición de los indicadores de Gestión 36
3.1.4.1.1 Rotación 37
3.1.4.1.2 Cobertura 37
3.1.4.1.3 Nivel de Servicio 37
3.1.4.1.4Pureza del Inventario 38
3.1.4.5Obsolescencia 38
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3.1.5 Razones para Mantener un Inventario 38
3.1.6 Funciones del Inventario 39
3.1.7 Clasificación del Inventario Según su Función 40
3.1.7.1 Inventario en Transito 40
3.1.7.2 Inventario Cíclico 40
3.1.7.3 Inventario de Seguridad 40
3.1.7.4 Inventario Estacional 40
3.2 Control de Gestión 41
3.2.1 Proceso Metodológico para el Desarrollo del Sistema de
Control de Gestión 42
3.2.1.1 Diagnóstico Institucional 42
3.2.1.2 Identificación de Procesos Claves 43
3.2.1.3 Diseño de Sistema de Indicadores 43
3.2.2 Condiciones que Influyen en el Control de Gestión 43
3.3 Indicadores de Gestión 44
3.3.1 Definición de Indicadores de Gestión 44
3.3.2 Tipos de Indicadores de Control de Gestión 46
3.3.2.1 Indicadores de Eficiencia 46
3.3.2.2 Indicadores de Efectividad 46
3.3.2.3 Indicadores de Eficacia 46
3.3.2.4 Indicadores Económicos 47
3.3.2.1 Indicadores de Calidad 47
3.3.3 Beneficios de la Implantación de Indicadores de Gestión 47
3.4 Elaboración de Indicadores de Gestión 48
3.4.1 Definir las Características Importantes 48
3.4.2 Evaluar los Indicadores Propuestos 48
3.4.3 Normalización de Indicadores 49
CAPÍTULO IV. MARCO METODOLÓGICO 55
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4.1 Tipo de Estudio 55
4.1.1 Según el Nivel de Profundidad 55
4.1.2 Según la Estrategia Empleada para la Recolección de
Datos 55
4.2 Población y Muestra 56
4.3 Técnica y/o Instrumento de Recolección de Datos 56
4.3.1Entrevistas 56
4.3.2 Registro de Datos de la Empresa 57
4.4 Materiales de Recolección de Datos 57
4.5 Procedimientos de la Investigación 57
CAPÍTULO V. SITUACIÓN ACTUAL
5 Situación actual de la Coordinación Planificación y Control 60
de Inventarios
5.1 Descripción de los Procesos de la Coordinación 65
Planificación y Control de Inventarios
5.1.1 Planificar en Base a Requerimientos 65
5.1.2 Revisar y Actualizar los Niveles de Inventario 66
5.1.3Emitir Solicitudes de Pedido 66
5.1.4 Seguimiento a las Solicitudes de Pedido 67
5.1.5Planificar la Toma de Inventario 69
5.1.6 Tramitar Prestamos a Terceros 70
5.1.7 Desincorporación de Materiales 71
5.18 Inclusión de Materiales al Stock 72
5.2 Situación Actual del Sistema de Control de Gestión 73
5.2.1 Deficiencias del Informe Mensual de Desempeño 73
CAPÍTULO VI. SITUACIÓN PROPUESTA 78
6.1 Determinación de los Factores Críticos de Éxito 79
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6.2 Indicadores de Gestión Propuestos 81
6.2.1 Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes
Previsionales
82
6.2.2Efectividad de la s Solicitudes de Pedido Emitidas 82
6.2.3 Cantidad de Renglones en Stock Cero si Gestión de
Procura
82
6.2.4 Consumo del Presupuesto 82
6.2.5 Cumplimiento de la Planificación de la Toma de Inventario 83
6.3 Normalización 83
6.3.1Perfil del Indicador 83
6.3.1.1 Definición y Cálculo 84
6.3.1.2 Recolección y Procesamiento de la Información 85
6.3.1.3Periodicidad 85
6.3.1.4Niveles de Referencia y Responsabilidad 85
6.3.1.5 Consideraciones de Gestión 86
6.4 Diseño de Formulario para Captura de Datos 88
6.5 Diseño de Base de Datos 89
6.6 Diseño de reportes de Gestión 89
6.7 Elaboración del Informe de Gestión Mensual 94
6.8 Beneficios que Ofrece el Sistema de Gestión Propuestos 94
CONCLUSIÓNES 96
RECOMENDACIONES 98
BIBLIOGRAFÍA 100
APÉNDICES 101
ANEXOS 193
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ÍNDICE DE TABLAS Y FIGURAS
Tabla Página
2.1 Áreas de la Empresa 12
2.2 Objetivos Estratégicos de la Empresa 16
6.1 Perfil del Indicador 87
6.2 Formulario de Captura de Datos 89
Figuras
2.1 Ubicación Geográfica de la Empresa 13
5.1 Estructura Organizativa de la División Almacén 62
5.2 Diagrama de Caracterización de la División Almacén 63
5.3 Diagrama de Caracterización de la CPCI 64
5.4 Flujograma Planificar en Base a Requerimientos 65
5.5 Flujograma Revisar y Actualizar los Niveles de
Inventario
66
5.6 Flujograma Emitir Solicitudes de Pedido 67
57 Flujograma Seguimiento a las Solicitudes de Pedido 68
5.8 Flujograma Planificar la Toma de Inventario 69
5.9 Flujograma Tramitar Prestamos a Terceros 70
5.10 Flujograma Desincorporación de Materiales 71
5.11 Flujograma Inclusión de Materiales al Stock 72
5.11 Diagrama Causa- Efecto 75
6.1 Formato de Reporte de Gestión
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INTRODUCCIÓN
CVG VENALUM como principal industria de producción y comercialización
del aluminio en Venezuela, representa un pilar fundamental en la economía
del país, así como también un ejemplo de rentabilidad y sustentabilidad,
gracias a que se mantiene en mejoramiento continuo de sus procesos y por
ende en sus productos.
Una forma de contribuir a la mejora del proceso productivo es a través del
desarrollo de un sistema de control de gestión que permita la continua
medición y evaluación del cumplimiento de los planes operativos que
conllevan al logro de sus objetivos, ya que aunque la empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, siempre se hace importante cerciorarse de que los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
El presente trabajo enmarca el diseño de un sistema de control de gestión
para la Coordinación Planificación y Control de Inventario, orientándose
hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de
medición cualitativos y cuantitativos, ajustados a los factores que están
ligados a las estrategias que se van a desarrollar.
La importancia de esta investigación radica en la necesidad crear
indicadores o mecanismos de medición que proporcionen información
auditable y que ofrezcan información estratégica para la toma de decisiones
y permita identificar los logros institucionales a fin de optimizar la gestión de
la Coordinación Planificación y Control de Inventarios, ya que esta juega un
papel muy importante en el establecimiento de los niveles adecuados de
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inventario, facilitando el servicio a la necesidad de planta y de este modo
contribuir a la continuidad del proceso productivo de la empresa.
El diseño del sistema de control de gestión está basado en la identificación
de aquellos factores críticos de los que hay que cuidar para garantizar el
éxito en la gestión de la coordinación, para los cuales se define de manera
conceptual y matemática un indicador que permite su continuo monitoreo y
ha de ser evaluado a través de un reporte de gestión.
El informe está estructurado por VI capítulos cuyo contenido es el siguiente:
Capítulo I: Planteamiento del Problema, en este se describe el problema,
Alcance, Limitaciones, justificación y objetivos a alcanzar durante la
investigación. Capítulo II: Generalidades de la Empresa, contiene los
antecedentes históricos, misión, visión, objetivos estratégicos, entere otros
aspectos de la empresa CVG VENALUM, y la Coordinación Planificación y
Control de Inventario. Capítulo III: Marco Teórico, en este se presentan los
fundamentos teóricos que sirven de respaldo a la investigación. Capítulo IV:
Marco Metodológico, presenta el tipo de investigación, selección de la
población y muestra a estudiar, técnicas, procedimientos e instrumentos a
utilizar en la recolección de datos. Capítulo V: Situación actual, refleja las
condiciones actuales de la Coordinación Planificación y Control de
Inventarios. Capítulo VI: Situación Propuesta, donde se muestra de manera
detallada el procedimiento para la construcción del sistema de indicadores
propuestos.
En último lugar, se presentan una serie de conclusiones y recomendaciones.
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CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El presente capítulo muestra la descripción de la formulación del problema.
1.1 Planteamiento del Problema
La industria Venezolana del Aluminio CVG VENALUM, hoy convertida en un
ejemplo de rentabilidad y sustentabilidad, busca día a día la excelencia de
gestión a través de la filosofía de Mejoramiento continuo que debe ser
aplicada en todo el proceso productivo, de modo que se garantice el
incremento de la productividad y competitividad organizacional.
CVG VENALUM en su estructura cuenta con una serie de gerencias,
divisiones y coordinaciones que desempeñan importantes labores para
contribuir al logro de objetivos y metas de la empresa desarrollando
programas y proyectos, fundados en criterios de eficiencia y economía,
adecuados a la naturaleza y fines de la misma. El seguimiento mensual y
anual del cumplimiento de los planes operativos corresponde a cada
gerencia y la información derivada del mismo, es controlada por la Gerencia
de Planificación y Presupuesto, quien elabora un informe integrado de la
Gestión de la Empresa para su posterior presentación a la presidencia.
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Dentro de la Gerencia de Logística un elemento de atención permanente es
la gestión de inventario, la cual está a cargo de la Coordinación Planificación
y Control de Inventarios (unidad lineo-funcional adscrita a la División de
Almacén), encargada de definir estrategias, acciones y mecanismos
orientados al establecimiento del proceso de planificación y control de
inventario dentro de la empresa. Dicha coordinación tiene el deber de
identificar los requerimientos de materiales, equipos, repuestos e insumos,
necesarios para el cumplimiento de las operaciones en todas las áreas de la
planta y actualizar los parámetros de inventario de acuerdo a estadísticas
registradas en el sistema de información suministrada por los usuarios,
además de determinar la incorporación y desincorporación adecuada de
materiales y efectuar las tramitaciones pertinentes para la adquisición,
seguimiento y control de estos a fin de mantener los niveles de existencia
requeridos, de acuerdo con los estándares de consumo.
Otra de las funciones de la Coordinación Planificación y Control de
Inventario es la de controlar y evaluar los resultados de su gestión
suministrando información sobre el nivel de los indicadores establecidos, a
fin de tomar acciones que garanticen la estabilidad de los mismos y efectuar
los correspondientes ajustes en caso de que se presenten desviaciones
frente a lo esperado.
En la actualidad la medición y evaluación de la Gestión Control de Inventario
se efectúa en base a pocos indicadores de Gestión, lo que da lugar a que la
información obtenida no sea lo suficientemente objetiva y por ende se tomen
decisiones que no garanticen un diagnóstico 100% confiable, ya que se
están obviando ciertos parámetros como la pureza del inventario o nivel
optimo del mismo, cobertura y % exactitud de pronóstico, los cuales en
concordancia con la teoría de inventario deben ser medidos, debido a la
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relevancia de los mismos para el control de inventarios. Por tal razón se
propone el Diseño de un Sistema de Control de Gestión para la
Coordinación Planificación y Control de Inventarios, que permita medir de
manera más certera la efectividad, la eficacia y eficiencia de la misma, e
identificar las oportunidades de mejora en los factores de vital importancia
para la Gestión de Inventarios.
1.2 Alcance
El presente trabajo está orientado hacia la determinación de las variables y
factores de vital importancia para la gestión de planificación y control de
inventario, con el fin de diseñar un sistema de indicadores de gestión que
permitan el mejoramiento en la ejecución de las actividades
correspondientes a la Coordinación Planificación y Control de Inventarios de
CVG VENALUM.
1.3 Limitaciones
Dificultades en el momento de recolectar datos, debido a la falta de
disponibilidad de tiempo por parte de los trabajadores para
suministrar información.
1.4 Justificación
Para la empresa CVG VENALUM es de gran importancia contar con los
repuestos, insumos y materiales necesarios de manera oportuna para
garantizar la continuidad de su proceso productivo; por consiguiente la
implementación de un Sistema de Control de Gestión para la Coordinación
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Planificación y Control de Inventarios que abarque el monitoreo de todos los
factores fundamentales para la administración de los mismos le permitirá a
dicha coordinación disponer de una herramienta de información de gestión
apto para determinar su eficacia y eficiencia en el logro de objetivos tanto de
la coordinación en estudio como de la empresa.
1.5 Objetivos
A continuación se presentan los objetivos alcanzados en la presente
investigación:
1.5.1 Objetivo General
Diseñar un Sistema de Control de Gestión para la Coordinación
Planificación y Control de Inventarios adscrita a la División de Almacén de
CVG VENALUM.
1.5.2 Objetivos Específicos
1. Realizar un diagnóstico de la situación actual de la Coordinación,
Planificación y Control de Inventarios.
2. Analizar las funciones y procesos desarrollados en dicha
coordinación.
3. Diseñar los diagramas de caracterización y de flujo de proceso
correspondientes.
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4. Identificar los factores críticos de éxito asociados a la gestión de
control de inventario.
5. Establecer y evaluar los indicadores para cada factor crítico de éxito
determinado.
6. Normalizar los indicadores propuestos para el control de la gestión
de la Coordinación Planificación y Control de Inventarios.
7. Diseñar formulario para la captura de datos.
8. Generar el Informe de Gestión Mensual con los datos suministrados
durante un periodo seleccionado aplicando el nuevo formato.
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CAPÍTULO II
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
Este capítulo contiene los antecedentes históricos, misión, visión, objetivos
estratégicos, entre otros aspectos de la empresa CVG VENALUM y la
Coordinación Planificación y Control de Inventario.
2.1 Razón Social y Nombre Comercial
La Industria Venezolana del Aluminio, C.A. (CVG VENALUM), adscrita a la
Corporación Venezolana de Guayana (CVG), es de capital mixto y por su
condición jurídica es una Compañía Anónima.
2.2 Reseña Histórica
La Industria Venezolana de Aluminio, CA, se constituyó el 29 de Agosto de
1973, con el objeto de producir aluminio primario en diversas formas con
fines de exportación convirtiéndose en una empresa mixta, con una
capacidad de 150.000 T/Año y un capital mixto de 34.000 millones de
bolívares; donde el 80% fue suscrito por seis empresas japonesas y el 20%
restante de la Corporación Venezolana de Guayana.
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En 1974 el 80% del capital, fue representado por la Corporación Venezolana
de Guayana (CVG), y un 20% de capital extranjero, suscrito por el consorcio
japonés integrado por Showa Denko KK, Kobe Steel Company Ltd., y
Marubeni Corporation. Posteriormente la propuesta fue considerada por el
Ejecutivo Nacional, para Octubre de 1974 VENALUM amplía su capacidad a
280.000 TM/Año y se negocia con los socios japoneses, no solo el
incremento del capital social, sino también un cambio estructural que
favorece a Venezuela, tomando CVG posesión del 80% de las acciones,
mientras que la participación japonesa se reduce al 20%.
El 11 de Diciembre de 1974 el capital fue aumentado a 550.000.000
bolívares, por resolución de la Asamblea General Extraordinaria de
Accionistas. En Octubre de 1978 el capital se incrementó a 750.000.000
bolívares. Donde este aumento fue totalmente suscrito por el Fondo de
Inversiones de Venezuela (FIV). Finalmente el 12 de Diciembre de 1978 por
resolución de la Asamblea de Accionistas, el capital fue aumentado a
1000.000.000 bolívares.
Tanto la construcción, tecnología, entrenamiento del personal y la asistencia
técnica, para el arranque de la planta fue suministrada por la compañía
japonesa SHOWA DENKO. Luego, al obtener la CVG una participación
mayoritaria, se contrata a REYNOLDS INTERNATIONAL INCORPORATED
para prestar asesoramiento técnico a la construcción de una planta con una
capacidad de 280.000 T/Año.
Con la finalidad de aumentar la producción de aluminio se realizó un
proyecto de mejoras operativas y la expansión de una línea de celdas, V
Línea, que constituye el proyecto más sólido realizado por VENALUM, al
permitir la instalación de 180 celdas de reducción electrolítica.
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En cuanto a la ampliación, la planta tendría ahora cuatro líneas de reducción
de 280 celdas, cada una con un total de 720 celdas. Con la alimentación
central y un sistema de control automatizado de proceso.
En 1977 se inicia el funcionamiento de la Planta de Cátodos y el muelle de
carga y descarga sobre el margen del Río Orinoco para atracar barcos de
hasta 30.000 toneladas. El 27 de Enero de 1978 arranca la celda 302 de la
sala 3, línea II. Al día siguiente se produce aluminio por primera vez en
VENALUM.
Desde su inauguración oficial, VENALUM se ha convertido, paulatinamente
en uno de los pilares fundamentales de la economía Venezolana, siendo a
su vez en su tipo, la planta más grande de Latinoamérica, con una fuerza
laboral de 3.200 trabajadores aproximadamente y una de las instalaciones
más modernas del mundo; produciendo anualmente 440.000 T de aluminio
primario por año. Parte de este producto se integra al mercado nacional,
mientras un mayor porcentaje es destinado a la exportación, ósea el 75% de
la producción esta destinado a los mercados de los Estados Unidos, Europa
y Japón, colocándose el 25% restante en el mercado nacional.
El periodo económico fue cerrado con 400 celdas en funcionamiento y una
producción de 112.503 T de aluminio. Para 1980 se logra culminar el
proyecto al entrar en funcionamiento las 720 celdas y alcanzándose operar a
plena capacidad de producción en 1981. Para el año 1985 se comienza a
construir un complejo de reducción de aluminio que lleva por nombre V
Línea, el cual estaría formado por 180 celdas electrolíticas del tipo Niagara,
La V Línea fue terminada de construir y puesta en funcionamiento en el año
1987 y entra en plena operación en 1989, con una capacidad de producción
de 1.722 Kg. de aluminio por día.
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Para el año 1993, la industria del aluminio CVG VENALUM se une
administrativamente a CVG BAUXILUM. En 1996 por primera vez en su
historia VENALUM alcanzó su máxima capacidad de producción instalada,
430.000 T de aluminio primario, un logro sin precedentes, lo cual coloca a
esta industria como líder en el mercado internacional, especialmente como
la mayor planta productora de metal en el mundo occidental (Fuente: Manual
de Inducción y Página Web de CVG VENALUM).
La constitución de esta nueva sociedad trajo consigo complejidades e
ineficiencia en el desenvolvimiento competitivo de las Empresas del
Aluminio en los mercados, fue entonces cuando la Asamblea General de
Accionistas de la Empresa Corporación de Aluminios de Venezuela
(CAVSA) conjuntamente con el Directorio de la Corporación Venezolana de
Guayana, aprobó el 4 de Abril de 2002, la disolución de esta sociedad
obteniendo cada empresa su autonomía de gestión.
A raíz de la disolución de estas Empresas, CVG VENALUM, C.A. modificó
su estructura organizativa y teniendo ya su autonomía, decidió adecuarse a
la nueva versión de la ISO 9001:2000, la cual específica los requisitos para
los Sistema de Gestión de la Calidad aplicables a toda organización.
CVG VENALUM, CA trabajando sobre esta nueva meta, logró cumplir con
todos los requisitos exigidos por la ISO 9001:2000, implantando
satisfactoriamente el Sistema de Gestión de la Calidad, el 30 de Enero de
2004 en el proceso de Colada y toda la línea de productos, motivándose así
a continuar por el sendero de la excelencia, orientado hacia el logro del
mejoramiento continuo.
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2.3 Ubicación Geográfica
CVG VENALUM está ubicada en la Zona Industrial Matanzas en Ciudad
Guayana, urbe creada por decreto presidencial el 2 de Julio de 1961
mediante fusión de Puerto Ordaz y San Félix.(ver figura 2.1)
La escogencia de la zona de Guayana, como sede de la gran industria del
aluminio, no obedece a razones fortuitas:
Integrada por los Estados Bolívar, Delta Amacuro y Amazonas, zona
geográfica ubicada al sur del Río Orinoco y cuya porción de 448.000 km2
ocupa exactamente la mitad de Venezuela, reúne innumerables recursos
naturales.
El agua constituye el recurso básico por excelencia en la región
guayanesa, regada por los ríos más caudalosos del país, como el Orinoco,
Caroní, Paraguas y Cuyuní, entre otros.
La presa “Raúl Leoní” en Gurí, con una capacidad generadora de 10
millones de Kw., es una de las plantas hidroeléctricas de mayor potencia
instalada en el mundo, y su energía es requerida por las empresas de
Guayana, para la producción de acero, alúmina, aluminio, mineral de hierro y
ferro silicio.
La navegación a través del Río Orinoco en barcos de gran calado en
una distancia aproximada de 184 millas náuticas (314 km.) hasta el Mar
Caribe
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Figura 2.1Ubicación Geográfica de la Empresa
Fuente: Manual de Inducción de CVG VENALUM.
Todos estos privilegios y virtudes habidos en la región de Guayana,
determinan su notable independencia en materia de insumos y un alto grado
de integración vertical en el proceso de producción de aluminio.
2.4 Espacio Físico
La empresa cuenta con un área suficiente para su infraestructura actual y
para desarrollar aun más su capacidad en el futuro. ( ver tabla 2.1)
Tabla 2.1 Áreas de la Empresa
AREA TOTAL 1.455.634,78 M2
Área Techada 233.000 m2 (Edificio Industrial)
Área Construida 14.808 m2 (Edificio Administrativo)
Áreas Verdes 40 Hectáreas
Carreteras 10 Km.
Fuente: Manual de Inducción de CVG VENALUM
* ESTADO
BOLÍVAR
Venalum *
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2.5 Descripción de la Empresa
La empresa CVG VENALUM se encarga de la producción del aluminio,
utilizando como materia prima la alúmina, criolita y aditivos químicos
(fluoruro de calcio, litio y magnesio). Este proceso de producir aluminio se
realiza en celdas electrolíticas.
Dentro del proceso de producción de la planta industrial, existen
mecanismos de alimentación que desempeñan un papel fundamental en el
funcionamiento de la misma, los cuales son: la Planta de Carbón, Planta de
Colada, Planta de Reducción e instalaciones auxiliares.
2.5.1 Sector Productivo
La industria del aluminio CVG VENALUM, es una empresa de sector
productivo secundario, ya que esta se encarga de transformar la alúmina
(materia prima) en aluminio, el cual es procesado en diferentes formas:
cilindros, pailas, lingotes, etc., de acuerdo a los pedidos realizados por sus
clientes.
2.5.2 Tipo de Mercado
La estructura de mercado de esta industria es del tipo Monopolio de Estado,
por ser una de las dos (2) industrias del aluminio existentes en el país, las
cuales no compiten entre sí por pertenecer a la misma corporación.
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2.5.3 Misión
CVG VENALUM tiene por misión producir y comercializar aluminio de forma
productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y compromiso
social en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los clientes y
los proveedores para así contribuir a fomentar el desarrollo endógeno de la
República Bolivariana de Venezuela.
2.5.4 Visión
CVG VENALUM será la empresa líder en productividad y calidad en la
producción sustentable de aluminio con trabajadores formados y
capacitados en un ambiente de bienestar y compromiso social que
promuevan la diversificación productiva y la soberanía tecnológica,
fomentando el desarrollo endógeno y la economía popular de la República
Bolivariana de Venezuela.
2.5.5 Política de Calidad
CVG VENALUM tiene como Política de la Calidad producir y comercializar
aluminio, con la participación protagónica de sus trabajadores y proveedores
en un Sistema de Gestión que garantiza el mejoramiento continuo y la
sustentabilidad de sus procesos y productos, satisfaciendo los requisitos de
los clientes.
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2.5.6 Objetivos Estratégicos – Estrategias
A continuación se presentan los Objetivos y Estrategias aplicadas por CVG VENALUM.
Tabla 2.2 Objetivos Estratégicos de la Empresa
Objetivos Estrategias
1. Garantizar la rentabilidad
económica y social de la
empresa.
2. Promover el desarrollo
Impulsar el desarrollo del
Sector Transformador
Nacional.
3. Fomentar y consolidar
la soberanía tecnológica.
1. Cumplir metas de producción,
ventas, optimización de costos y
calidad.
2.1. Desarrollar asociaciones
estratégicas aguas abajo con
PyMES, Cooperativas, EPSY otras
formas asociativas.
2.2. Promoción de productos del
sector transformador.
3.1. Fomentar la sustitución de
importaciones.
3.2. Fomentar la investigación y
desarrollo.
1. Garantizar el disfrute de
los derechos sociales de los
trabajadores y familiares.
2. Fortalecer la
participación de los
trabajadores en
planificación y control de
gestión.
1. Fomentar la participación en
educación, salud, vivienda, seguridad,
alimentación, capacitación continua,
actividad cultural y deportiva.
2. Establecer e implementar los
esquemas organizativos para la
participación de los trabajadores en la
planificación y control.
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3. Impulsar la formación
de conciencia social en los
trabajadores.
4. Desarrollar políticas de
Calidad y adecuación
ambiental.
5. Fortalecer la
participación social y apoyo
a las comunidades.
3. Implantar programas de formación
social y promotores comunitarios.
4.1. Garantizar satisfacción de
clientes y asegurar el cumplimiento
de sus expectativas.
4.2. Garantizar el sistema de gestión
a través de mantenimiento y la mejora
continua.
4.3. Garantizar trabajadores
capacitados y motivados que laboren
en condiciones seguras.
4.4. Promover la consolidación de
proveedores corresponsales.
4.5. Adecuar la empresa a las
regulaciones ambientales vigentes
para contribuir a mejorar la calidad de
vida de los trabajadores y las
comunidades de su entorno.
5.1. Impulsar el voluntariado social,
convenios interinstitucionales.
5.2. Mejorar la estructura física y
social de las comunidades.
1. Facilitar la inclusión de
los trabajadores y
accionistas en los procesos
de participación ciudadana.
2. Promover y fomentar
los principios y valores.
1. Implantar programas de formación
socio-política.
2. Divulgación e institucionalización
en la documentación de la
empresa.
3. Establecer convenios y acuerdos
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3. Profundizar relaciones
interinstitucionales con el
estado.
con instituciones públicas y
privadas
1. Promover la ocupación
integral del territorio local,
Regional y nacional.
1.1 Diversificar los canales de
distribución del producto hasta llegar a
todas las áreas del país.
1.2 Contribuir a la formación y
sostenimiento de la NUDES.
1.3 Reactivación de empresas
transformadoras.
1. Promover y coordinar
nuevos mercados.
1.1 Ampliar el mercado de
proveedores de materias primas en el
Caribe, Suramérica, Europa, Asia y
África
1.2 Ampliar el mercado de venta de
productos hacia el Caribe,
Suramérica, Europa, Asia y África.
2. Promover la participación de la
empresa en cámara binacionales con
los cuales se han firmado cartas de
entendimiento.
Fuente: Manual de Inducción de CVG VENALUM
2.6 Funciones
La Industria Venezolana del Aluminio, tiene con principal función producir y
comercializar aluminio primario y sus derivados en forma rentable. Para
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cumplir con este propósito CVG VENALUM se orienta hacia aquellos
productos y mercados que resulten estratégicamente atractivos. Es una
empresa dedicada a la excelencia, a los costos más bajos posibles de la
industria y participar en aquellos negocios que ofrezcan las mayores
posibilidades de crecimientos y utilidad. Entre las funciones que conforman
la industrial del aluminio se pueden mencionar:
Producción: Alcanzar el nivel óptimo de productividad, respondiendo
a las exigencias del mercado bajo controles de calidad establecidos,
asegurando las mejores condiciones de rentabilidad y seguridad, en
concordancia con la capacidad instalada y de acuerdo a las exigencias de
los mercados internacionales con relación a calidad, costo y oportunidad
Comercialización: Optimizar la gestión de comercialización para
elevar las ventas de la empresa y cumplir oportunamente con los
requerimientos y necesidades del mercado.
Tecnología: Establecer y desarrollar la tecnología adecuada para
alcanzar una producción eficiente, que aumente la competitividad de la
industria del aluminio.
Mercado y Ventas: Maximizar los ingresos de la empresa mediante
la venta de productos, cumpliendo oportunamente con los clientes, con la
calidad requerida y a precios competitivos.
Procura: Garantizar la adquisición de materia prima, equipos,
insumos y servicios en la calidad y oportunidad requerida a costos
competitivos.
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Finanzas: Mantener una adecuada estructura financiera que
contribuya a mejorar la competitividad y el valor de la empresa.
Organización: disponer de una óptima estructura organizativa de los
sistemas de soportes que faciliten el cabal cumplimiento de los objetivos de
la empresa.
Recursos Humanos: Disponer de un recurso humano competente,
identificado con la organización de la empresa y asegurar que sea el más
efectivo y especializado.
Imagen: Proyectar a CVG VENALUM como una empresa rentable
competitiva vinculada con el desarrollo nacional y regional.
2.7 Estructura Organizativa General
La estructura organizativa de CVG VENALUM es de tipo lineal y de
asesoría, donde las líneas de autoridad y responsabilidad se encuentran
bien definidas, actualmente fue reestructurada y aprobada por la
Corporación Venezolana de Guayana el 28 de Febrero del presente año,
debido a la disolución de la Industria Aluminios de Venezuela, esta
constituida por gerencias administrativas y operativas, a continuación se
hace una breve descripción de cada una de unidades:
Junta Directiva: Ésta es la principal Unidad que conforma la
estructura de la empresa. Tiene como función dirigir los movimientos
realizados en la misma, ya que está constituida por los accionistas
japoneses y venezolanos.
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Presidencia: Es la unidad de línea adscrita directamente a la Junta
Directiva, Tiene como misión dirigir la administración y funcionamiento de la
empresa hacia el logro de los objetivos previstos y en concordancia con las
disposiciones de la Junta Directiva y de la Asamblea de Accionistas.
Además tiene como apoyo a la Consultoría Jurídica y la Gerencia de Enlace
con Accionistas.
Consultoría Jurídica: Es una unidad staff a la Presidencia. Tiene
como misión mantener las actuaciones de la empresa dentro del marco legal
vigente, orientado a la administración en la adecuada interpretación de las
Leyes, Decretos y Reglamentos Legales, Judiciales y Extrajudiciales que le
sean confiados.
Contraloría Interna: Es una unidad staff adscrita a la Presidencia.
Tiene como misión asegurar la salvaguardia de los intereses de la empresa,
velando por el cumplimiento de las disposiciones legales reglamentarias y
normativa interna vigente.
Gerencia Enlace con Accionistas: Es una unidad staff, adscrita a la
Presidencia. Su misión es promover y desarrollar las relaciones entre la
empresa y sus accionistas (propietarios de las acciones clases B, C y D),
manteniendo un flujo adecuado de información relativa a la administración
del negocio.
Gerencia Planificación y Presupuesto: Es una unidad staff adscrita
a la Presidencia. Tiene como misión controlar la situación económica y
financiera de la empresa.
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Gerencia Administración y Finanzas: Es una unidad de línea
funcional adscrita a la Presidencia. Su misión es dirigir la Gestión
Administrativa Financiero–Contable de la empresa, garantizando la
contabilización de sus operaciones presentes y futuras, dentro de la política
y estrategias aprobadas por la Alta Dirección, con apego a las leyes y
disposiciones que rigen la materia.
Gerencia Sistemas y Organización: Es una unidad de línea
funcional adscrita a la Presidencia. Una de sus misiones está dirigida a la
instalación, mantenimiento y control de los sistemas de computación y la
otra función es el diseño, organización e implementación de los procesos
administrativos de la empresa.
Gerencia Logística: Es una unidad de línea funcional adscrita
directamente a la Presidencia. Su misión es garantizar la Gestión de Procura
de Insumos, Bienes y Servicios en las mejores condiciones de oportunidad,
calidad, costos y resguardo, control y despacho de los materiales requeridos
para asegurar la continuidad de los procesos de extracción de bauxita y de
producción de alúmina y aluminio.
Gerencia Investigación y Desarrollo: Es una unidad de línea
funcional adscrita directamente a la Presidencia. Su misión es generar
innovaciones tecnológicas y determinar la factibilidad de adaptación de
nuevas tecnologías, con el fin de aumentar la rentabilidad, competitividad e
imagen de la empresa.
Gerencia Personal: Es una unidad de línea funcional adscrita
directamente a la Presidencia. Su misión es asegurar la disponibilidad de
recursos humanos cónsonos con los requerimientos de la empresa y las
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condiciones para que la actividad laboral se desarrolle en concordancia con
los parámetros de eficiencia y productividad exigidos.
Gerencia Comercialización: Es una unidad de línea funcional
adscrita a la Presidencia. Tiene como misión dirigir la actividad comercial de
la empresa para garantizar la colocación y transporte oportuno de los
productos terminados y subproductos industriales, en los mercados
nacionales e internacionales.
Gerencia General de Planta: Es una unidad de línea funcional,
adscrita a la Presidencia. Tiene como misión garantizar la producción de
aluminio primario y sus aleaciones en condiciones de eficiencia y
productividad definidas en los planes y metas propuestos.
Gerencia Reducción: Es una unidad de línea funcional adscrita la
Gerencia General de Planta. Tiene como misión garantizar la producción de
aluminio primario, a través de las celdas mediante el proceso de reducción
electrolítica que hace posible la transformación de alúmina en aluminio, de
acuerdo al plan anual de producción y en concordancia con los parámetros
de calidad, rentabilidad y seguridad.
Gerencia Colada: Es una unidad de línea funcional adscrita la
Gerencia General de Planta. Tiene como misión asegurar el cumplimiento de
las metas de producción para la obtención del producto terminado (lingotes,
cilindros, entre otros) y despachos de metal líquido de conformidad con el
plan de producción acordado, en condiciones de cantidad, calidad,
oportunidad y costos establecidos.
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Gerencia Carbón: Es una unidad de línea funcional adscrita a la
Gerencia General de Planta. Tiene como misión garantizar la producción de
ánodos envarillados y suministro de baño electrolítico, en condiciones de
calidad, cantidad y oportunidad requerida en el proceso de reducción del
aluminio.
Gerencia Mantenimiento Industrial: Es una unidad de línea
funcional adscrita la Gerencia General de Planta. Tiene como misión
conservar en óptimas condiciones el funcionamiento de las máquinas e
instalaciones de la planta, estableciendo como prácticas operativas los
mantenimientos de rutina, preventivos y correctivos.
Gerencia Suministros Industriales: Es una unidad de línea y de
servicios a las gerencias de producción, adscrita a la Gerencia General de
Planta. Tiene como misión garantizar la disponibilidad y suministro de celdas
reacondicionadas y de la materia prima para los procesos productivos de
conformidad a los requerimientos del plan de producción y en condiciones
de calidad, cantidad costo y oportunidad establecidos.
Gerencia Control de Calidad y Procesos: Es una unidad de línea
funcional adscrita a la Gerencia General de Planta. Su función es la
instalación, mantenimiento y control de los sistemas computarizados
dirigidos a los procesos de producción en planta, así como garantizar la
calidad de los productos de insumos y el producto final.
Gerencia Ingeniería Industrial: Es una unidad staff adscrita a la
Presidencia. Tiene como misión suministrar servicios de asesoría y
asistencia técnica en materia de Ingeniería de Métodos e Ingeniería
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Económica que garanticen la calidad y conlleven a la optimización en el uso
de los recursos de la empresa así como la mejora continua de sus procesos.
2.8 Proceso Productivo
A continuación se describe el desarrollo del proceso productivo de CVG VENALUM. (Ver Anexo 1)
2.8.1 Planta de Carbón
En la Planta de Carbón y sus instalaciones se fabrican los ánodos que
hacen posible el proceso electrolítico. En el Área de Molienda y
Compactación se construyen los bloques de ánodos verdes a partir de
cóque de petróleo, alquitrán y remanentes de ánodos consumidos. Los
ánodos son colocados en hornos de cocción, con la finalidad de mejorar su
dureza y conductividad eléctrica. Luego el ánodo es acoplado a una barra
conductora de electricidad en la Sala de Envarillado. La Planta de Pasta
Catódica produce la mezcla de alquitrán y antracita que sirve para revestir
las celdas, que una vez cumplida su vida útil, se limpian, se reparan y
reacondicionan con bloques de cátodos y pasta catódica.
Las instalaciones que comprenden el área de carbón son:
Molienda y Compactación.
Hornos de Cocción.
Sala de Envarillado.
Estaciones de Baño
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2.8.1.1 Molienda y Compactación
Esta Planta fue diseñada para producir aproximadamente 240.000
Toneladas de ánodos verdes por año suficientes para abastecerlas 900
celdas de los complejos I y II Y V línea. Los ánodos verdes se fabrican
mediante la trituración, mezclado en caliente y moldeados en la pasta
anódica.
2.8.1.2 Hornos de Cocción
El bloque de carbón producido en la Planta de Molienda y Compactación
requiere un proceso de cocción con el objetivo de obtener la dureza y
conductividad eléctrica requerida, además para eliminar sustancias volátiles.
Los ánodos son sometidos a un proceso de cocción en hornos especiales a
una temperatura de 1150 a 1200 °C, durante un período de 24 a 28 días
dependiendo del ciclo. La sala de cocción se compone de dos (2) naves de
cinco (5) grupos de cocción por nave, cada grupo está compuesto de
dieciséis (16) secciones, cada sección tiene cinco (5) fosas con capacidad
de dieciocho (18) bloques por fosa, para una capacidad total de 90 bloques
por sección. Actualmente esta instalación tiene una capacidad de 396.000 T
de ánodos cocidos al año con mejoras operativas.
2.8.1.3 Sala de Envarillado
En esta área se acopla la varilla y el ánodo cocido para ser debidamente
utilizado en las celdas electrolíticas, así mismo, se acondicionan barras que
han sido usadas para su posterior restauración. Los ánodos cocidos son
recibidos desde el Departamento de Hornos de Cocción y son unidos a la
varilla por medio de una fundición gris, la cual es producida en los hornos de
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inducción, después de envarillar los ánodos estos son rociados con aluminio
líquido y enviados a las celdas de reducción. Actualmente esta instalación
tiene una capacidad de 458.400 ánodos envarillados al año con mejoras
operativas.
2.8.1.4 Estaciones de Baño
Estas instalaciones tienen como finalidad remover y recuperar el material de
baño sobre los cabos y retornarlos en ciertas características de calidad y
granulometría a las líneas de producción, igualmente se utiliza para
recuperar el baño de los baskets y carretas producto del traslado de cabos
de las celdas de reducción a las Estaciones de Baños; estas instalaciones
también permiten recuperar los cabos y varillas de los ánodos consumidos.
Existen dos Estaciones de Baño, una ubicada en el Complejo 1 y la otra en
el Complejo TI, cada una de éstas estaciones tiene una capacidad nominal
de 264 T/días (11,0 t/hr).
2.8.2 Reducción
En las celdas se lleva a cabo el proceso de reducción electrolítica que hace
posible la transformación de la alúmina en aluminio. El área de Reducción
esta compuesta por Complejo I, II, y V Línea para un total de 900 celdas,
720 de tecnología Reynolds y 180 de tecnología Hydro Aluminiun.
Adicionalmente, existen cinco (5) celdas experimentales V-350, un proyecto
desarrollado por ingenieros venezolanos al servicio de la empresa. La
capacidad nominal de estas plantas es de 430.000 t/año. El funcionamiento
de las celdas electrolíticas, así como la regulación y distribución del flujo de
corriente eléctrica, son supervisados por un sistema computarizado que
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ejerce control sobre el voltaje, la rotura de costra, la alimentación de alúmina
y el estado general de las celdas.
2.8.3 Colada
La Sala de Colada VENALUM, funciona como una planta independiente, en
la cual la gerencia de colada es encargada de encargada de garantizar la
transformación de aluminio líquido en productos terminados, así como la
disponibilidad de inventario y la oportunidad en el despacho de productos,
de acuerdo con los parámetros de calidad, cantidad, rentabilidad y
seguridad.
El aluminio líquido obtenido en las salas de celdas es trasegado y trasladado
en crisoles al área de Colada, donde se elaboran los productos terminados.
El aluminio se vierte en hornos de retención y se le agregan, si es requerido
por los clientes, los aleantes que necesitan algunos productos.
Cada Horno de Retención determina la colada de una forma específica:
lingotes de 10 kg. con capacidad nominal de 20.100 t/año., lingotes de 22kg.
con capacidad de 250.000 t/año, lingotes de 680Kg. con capacidad de
100.000 t/año, cilindros con capacidad para 85.000 t/año. y metal liquido.
Concluido este proceso el aluminio esta listo para la venta a los mercados
nacionales e internacionales.
2.9 Descripción de la Unidad en la cual se Efectuó la Pasantía.
A continuación se presenta la descripción de la unidad a en la cual se realizó
la presente investigación:
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2.9.1 División Almacén
La División de Almacén, es una unidad de línea que presta servicios a todas
las unidades de la Empresa y está adscrita a la Gerencia Logística.
2.9.2 Misión
Garantizar la recepción, ubicación y despacho de los equipos, materiales,
insumos y repuestos de stock de almacén así como el establecimiento de los
niveles adecuados de inventarios, facilitando el servicio a la necesidad de
planta, a objeto de contribuir a la continuidad del proceso productivo de la
empresa.
Dentro de la filosofía de la División Almacén, comparte y practica los
principios siguientes: a) Garantizar la calidad y cantidad de los equipos,
materiales, repuestos recepcionados en el almacén, b) Optimizar los costos
de inventario y almacenamiento, c) Satisfacer en condiciones de cantidad y
oportunidad los requerimientos de los usuarios, d) Mantener un alto factor de
servicio, e) Mantener una óptima rotación de inventario f) Prestación del
servicio a satisfacción del cliente.
2.9.3 Coordinación Planificación y Control de Inventario
La Coordinación de Planificación y Control de Inventario, es una unidad
lineo-funcional que supervisar el stock y, en concreto, crear
automáticamente propuestas de pedidos para el departamento de compras y
de fabricación (órdenes provisionales, solicitudes de pedido repartos), de
acuerdo a un factor de servicio, estándares de consumo y rotación de
inventario adecuada.
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2.9.1.4 Ámbito funcional
A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Planificación y Control
de Inventario compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente:
1. Mantener custodia de la estación de servicio disponible en la
Empresa, así como también el suministro de combustible a la flota
de vehículos y equipo móvil autorizados.
2. Definir estrategias acciones y mecanismos orientados al
establecimiento del proceso de planificación y control de inventario
en la empresa.
3. Recepcionar de los entes usuarios, los requerimientos de
materiales, equipos, repuestos e insumos stock de almacén, a fin de
tramitar su adquisición, seguimiento y control ante las unidades
correspondientes.
4. Mantener niveles de existencias de repuestos, insumos y materiales
stock de almacén, de acuerdo a un factor de servicio, estándares de
consumo y rotación de inventario adecuada.
5. Emitir solicitudes de pedido según los análisis de consumo,
demanda, tiempo de reposición, modelo de inventario actual y
requerimientos extraordinarios por comunicaciones enviadas de las
áreas usuarias.
6. Actualizar los parámetros de inventario, de acuerdo a estadísticas
registradas en el sistema e información suministrada por el usuario.
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7. Determinar las inclusiones de materiales como renglón al almacén,
con la información necesaria para su adquisición a partir de las
guías enviadas por la unidad de normalización.
8. Planificar un inventario cíclico anual y el inventario general según
requerimientos, en base a una muestra de renglones seleccionados
bajo ciertos criterios establecidos en el sistema, para el logro de los
objetivos funcionales de las operaciones de la unidad a fin de
garantizar la realización de los inventarios físicos de acuerdo a las
normas y procedimientos establecidos.
9. Efectuar una vez tomados los inventarios físicos, el registro de los
conteos en el sistema control de inventario, así como realizar análisis
y tramitar ajustes si existen diferencias.
10. Garantizar la desincorporación de renglones que por obsolescencia
deban ser retirados del inventario, a fin de poner a disposición del
Departamento de Control y Disposición de Materiales para la venta
los mismos.
11. Coordinar con la División Servicios a Compras, el suministro de
información correspondiente a los renglones con demanda
constantes y los requerimientos por mantenimiento preventivo, a fin
de facilitar la elaboración del Plan Anual de Compras.
12. Planificar el presupuesto de consumo de materiales y controlar la
ejecución del mismo.
13. Mantener seguimiento de inventarios en tránsito con el área de
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compras y tráfico.
14. Coordinar la recepción de los bienes y materiales de cargo directo
así como las compras menores en función de lo establecido en la
normativa legal y procedimental vigente, a fin de asegurar la
disponibilidad de los mismos en las instalaciones de la Empresa así
como autorizar a la unidad correspondiente para su cancelación.
15. Establecer planes de mejoramiento continuo que permitan satisfacer
los requerimientos, expectativas y necesidades de sus clientes
internos, así como aplicar las medidas preventivas y correctivas ante
las desviaciones detectadas en la ejecución de los mismos.
16. Establecer planes y proyectos de mejoras de gestión ambiental,
considerando los objetivos ambientales, recursos y
responsabilidades, así como identificar y mantener la documentación
relacionada con el sistema de gestión ambiental de la Gerencia.
17. Controlar y evaluar los resultados de la gestión de la División, a fin de
tomar acciones preventivas y correctivas a las que hubiere lugar que
conlleven al logro de los objetivos establecidos por la Gerencia de
Logística.
18. Evaluar y emitir para los niveles correspondientes, información sobre
los indicadores de gestión establecidos y demás información
requerida sobre el comportamiento y resultados de la gestión.
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CAPÍTULO III
MARCO TEÓRICO
El Presente Capítulo enmarca las bases teóricas que sustentan la
investigación.
3.1 Gestión de inventarios
En términos generales, inventario es el almacenamiento de cualquier
elemento o recurso que emplea la organización.
3.1.1 Otros conceptos
Son todos los materiales adquiridos por la empresa, que se encuentran
incluidos en las cuentas de inventario y que conforman el capital de trabajo
de la misma.
Contablemente el inventario constituye toda aquella mercancía que posee
una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta,
suministro o actividades productivas.
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3.1.2 Objetivo de la gestión de inventario
Garantizar la disponibilidad de los materiales requeridos para asegurar la
continuidad operativa de la empresa. En consecuencia entre la demanda y
el inventario debe existir una relación muy estrecha.
3.1.3 Elementos asociados
El término inventario se ha asociado con las existencias en almacén y con la
responsabilidad por la custodia de los materiales. Estas consideraciones
quedan evidenciadas con las siguientes definiciones:
Existencia contable
Valor del total de los materiales que afectan las cuentas de inventario de la
empresa.
Existencia física
Totalidad de materiales y equipos incluidos en las cuentas de inventario de
la empresa.
Catalogación
Actividad que tiene por objeto identificar de una manera precisa los
materiales y equipos, asociando sus características físicas y técnicas para la
generación de un código único en el catálogo de materiales.
Estandarización
Actividad orientada a la reducción de diversidades de materiales, equipos y
sus repuestos, y en general todo aquello que comúnmente es empleado en
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las operaciones, contribuyendo a facilitar el control, aprovechar mejor los
recursos y facilitar los procesos de adquisición.
Inventario óptimo
Es el inventario que permite satisfacer la demanda de los materiales
requeridos por la empresa, en cantidad, calidad y oportunidad, con los
niveles de existencias, acorde al nivel de actividad de la empresa, de tal
manera que no habrá costos de penalización por desabastecimiento ni por
excedentes.
Indicador ABC
Un aspecto importante para el análisis y la administración de un inventario
es determinar qué artículos representan la mayor parte del valor del mismo.
Estos artículos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los
que se consumen en mayor proporción, sino aquellos cuyas valorizaciones
(precio unitario x consumo o demanda) constituyen un porcentaje elevado
dentro del valor del inventario total. Generalmente sucede que,
aproximadamente el 20% del total de los artículos, representan un 80% del
valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artículos
inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total.
El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una
herramienta que permite visualizar esta relación y Determinar, en forma
simple, cuáles artículos son de mayor valor, optimizando así la
administración de los recursos de inventario y permitiendo tomas de
decisiones más eficientes. Según este método, se clasifican los artículos en
clases, generalmente en tres (A, B o C), permitiendo dar un orden de
prioridades a los distintos productos:
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1. ARTICULOS A: Los más importantes a los efectos del control.
2. ARTICULOS B: Aquellos artículos de importancia secundaria.
3. ARTICULOS C: Los de importancia reducida.
La designación de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir cualquier
número de clases. También el porcentaje exacto de artículos de cada clase
varía de un inventario al siguiente. Los factores más importantes son los dos
extremos: unos pocos artículos significativos y un gran número de artículos
de relativa importancia. Esta relación empírica formulada por Pareto, ha
demostrado ser una herramienta muy útil y sencilla de aplicar a la gestión
empresaria. Permite concentrar la atención y los esfuerzos sobre las causas
más importantes de lo que se quiere controlar y mejorar.
El método o gráfico ABC puede ser aplicado a:
1. Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectúan las
mismas (optimización de pedidos).
2. El valor del stock y el número de ítems de los almacenes.
3. Los costos y sus componentes.
3.1.4 Indicadores de gestión para el control de inventarios
3.1.4.1 Definición de los indicadores de gestión
Otros conceptos relacionados con la gestión de inventarios son los
indicadores de control de inventarios que nos ayudan a la toma de
decisiones, estos son:
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3.1.4.1.1 Rotación: Es un indicador de movimiento de inventario e indica el
número de veces o frecuencia que se consume el inventario en un período.
Generalmente se emplea un año como período de referencia y sus
expresiones matemáticas es:
R = Consumos (últimos 12 meses)/Inventario Final.
3.1.4.1.2 Cobertura: Este indicador de movimiento se define como la
relación entre existencias y demandas periódicas. Generalmente se expresa
en meses y para calcularla se utiliza la demanda anual.
Este concepto indica el número de meses de demanda esperada que se
puede atender con las existencias del momento
C = Inventario final*12/Consumos (últimos 12 meses).
Teóricamente la rotación es el inverso de la cobertura, sin embargo en la
práctica se usan períodos de referencia diferentes, meses para cobertura y
años para la rotación, por ello a una cobertura de 6 meses se corresponde
una rotación de 2 (dos veces en el año se repone). Al interpretarse ambas
se nota una correlación inversa y por lo tanto a una cobertura alta
corresponde una rotación baja y viceversa.
3.1.4.1.3 Nivel de Servicio: Mide la capacidad para satisfacer
oportunamente la demanda de materiales con renglones de existencia y se
expresa como una relación entre los eventos exitosos y el total de eventos.
NS= Unidades despachadas oportunamente*100/Unidades demandadas
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3.1.4.1.4 Pureza de inventario: Se define como el nivel de inventario óptimo
acorde al nivel de actividad de una empresa, sin excedentes, sobrantes y
materiales obsoletos.
3.1.4.1.5 Obsolescencia: Es el proceso inevitable de envejecimiento del
inventario por desuso generando perdida contable a la empresa, surgiendo
dicho envejecimiento por tiempo sin movimiento (entradas y salidas) y la
perdida de calidad de uso (cualidad del material)
3.1.5 Razones para mantener un inventario
El inventario tiene por objeto garantizar la disponibilidad de los materiales
requeridos para asegurar la continuidad operativa de la empresa, por tanto
está orientado hacia cubrir las expectativas de requerimientos de materiales
en las operaciones de la empresa. Para poder cubrir lo anterior y ser una
garantía deben ser empleadas estrategias de control y análisis para
reposición del inventario, lo cual redundará en nuestro servicio para el
mantenimiento ordinario y los mantenimientos programados mediante la
disponibilidad de los materiales en el inventario.
Las razones expuestas para mantener un inventario son las siguientes:
1. Que no existan otras estrategias de procura que garanticen la entrega
oportuna de materiales, con la calidad requerida y al menor costo
total.
2. Imposibilidad física y/o económica de obtener el volumen adecuado
de existencias en el momento exacto para satisfacer una demanda.
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3. Dificultad en la entrega al mismo tiempo de los diferentes materiales
de diferentes proveedores destinados a la fabricación/reparación de
determinado producto.
4. Estacionalidad de la demanda, principalmente en aquellos productos
que motivados a características especiales de su adquisición deben
ser adquiridos para sostener su demanda en un determinado periodo.
5. Reducción de costos de transporte.
6. Para reducir los tiempos de entrega por espera entre adquisiciones.
7. Economías de escala por compras en grandes volúmenes.
3.1.6 Funciones del Inventario.
Los inventarios tienen diversas funciones, como son:
Garantizar la disponibilidad oportuna del producto y de los materiales.
Minimizar los costos relacionados al inventario.
El aislamiento. Son reservas de materiales y se puede usar para
amortiguar al proceso de producción.
Establecimiento de las cargas diarias y de temporadas no
establecidas.
Mantener una fuerza de trabajo relativamente constante, lo que evita
la contratación apresurada en las épocas de mucho trabajo.
Facilita las compras de artículos baratos. Los ahorros aparentes de
estas políticas de compras deben ponderarse con los costos de
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inventario por almacenamiento, manejo, depreciación y tasa de
interés.
3.1.7 Clasificación de Inventario Según su Función
3.1.7.1 Inventario en Tránsito
Son principalmente inventarios de conductos, y que existen por la necesidad
de transportar los inventarios de un punto A a un punto B. Ligando a la
compañía con sus proveedores y con sus clientes.
3.1.7.2 Inventario Cíclico
Resultan cuando se procesan, compran o transportan lotes de artículos
mayores a las cantidades pedidas buscando reducir costos. Este inventario
se requiere cuando se necesita operar dentro de la empresa con un tamaño
de lote.
3.1.7.3 Inventario de Seguridad
Se utilizan para manejar variaciones en demanda o en la operación del
sistema. Respalda la incertidumbre que surge de tanto en la demanda como
en la oferta de cierta compañía.
3.1.7.4 Inventario Estacional
Se emplean para manejar las diferencias entre la demanda y el plan de
producción.
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3.2 El control de gestión
Definir el concepto de control de gestión implica considerar el desarrollo del
mismo en su ámbito administrativo, distintos autores ha definido el concepto
de acuerdo a sus propias posiciones e interpretaciones. Sin embargo la
mayoría coincide en que es un sistema dinámico e importante para el logro
de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso
de planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo,
dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.
Dentro de la descripción y valoración del control de gestión se especifican
dos concepciones comunes aceptadas en el ámbito administrativo, por un
lado se tiene al control como necesidad inherente al proceso de dirección
(enfoque racional) y por el otro, en un paradigma mas integral vinculado no
sólo a la dirección formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno,
la estrategia, lo psicológico, lo social y la calidad, representados por los
llamados enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad.
No basta con decir claramente a donde queremos llegar con nuestros
esfuerzos y como lo vamos a realizar, es imprescindible establecer cuáles
son para la organización aquellos factores críticos que hay que cuidar para
tener éxito (FCE), muchos de los cuales están íntimamente ligados con las
estrategias que se van a desarrollar. De ahí que, si queremos tener dominio
(control) sobre lo que esta ocurriendo, el control debe estar enfocado a
evaluar el comportamiento de los factores críticos que inciden en el
cumplimiento de las estrategias. Así, el control debe ser flexible, ajustándose
permanentemente a las cambiantes estrategias de la organización.
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El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de
herramientas y técnicas de control de los procesos básicos de la
organización; entre ellas se tienen al control estadístico de procesos, control
de la calidad total y la gestión de la calidad total. Sus principios se centran
en la formación y preparación de los empleados, la unión entre directivos y
empleados para la formulación de estándares, el papel de la inspección por
parte de los propios empleados de los resultados durante el proceso
productivo y la revisión de los errores o desviaciones bajo la premisa de
mejora continua.
3.2.1 Proceso metodológico para el desarrollo del sistema de control
de gestión
Los pasos que se deben seguir para desarrollar un sistema de indicadores
son los siguientes:
3.2.1.1 Diagnóstico Institucional
Todo proceso de control de gestión comienza con el estudio propio del
sistema a controlar. El diagnóstico tiene como objetivo, según Abad ,
identificar posibles obstáculos que puedan interferir en la eficacia del
sistema, del mismo modo establecer si están dadas las condiciones para la
ejecución del sistema propuesto e identificar los procesos claves para que
el sistema opere sobre ellos y sus variables claves, a fin de garantizar en lo
posible el éxito organizacional. Generalmente los análisis institucionales se
orientan hacia el estudio estratégico de la organización, es decir
identificando fortalezas y debilidades internas con su relación al entorno
amenazante o facilitador de resultados productivos, de igual manera analiza
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normas, sistemas financieros, cultura organizacional, estructura, capacidad
estratégica, desempeño institucional de recursos humanos, entre otros.
3.2.1.2 Identificación de procesos Claves
Luego de conocer como se encuentra el sistema a controlar, es necesario
identificar los procesos claves para el éxito empresarial, el control de
gestión no actúa sobre todos los procesos internos de la organización, sino
por el contrario se centra en aquellos suficientemente importantes en el
desempeño eficaz del sistema a controlar, van desde la situación financiera,
pasando por la situación comercial, producción, productividad, personal,
servicios al cliente, relaciones con otros entes, eficacia, eficiencia, calidad,
pertenencia, entre otros.
3.2.1.2 Diseño del sistema de indicadores
De la identificación de las áreas claves, se originan los indicadores que van
a permitir medir atributos de dichos procesos y tomar las decisiones
pertinentes para su corrección. Un indicador se define como la relación
entre variables cuantitativas o cualitativas que permiten observar la situación
y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado,
respecto a los objetivos y metas previstas e influencias esperadas.
3.2.2 Condiciones que influyen en el control de gestión
El entorno: este puede ser estable o dinámico, variante cíclicamente o
completamente atípico. Una buena adaptación del entorno facilitada en
desarrollo en la empresa.
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Los objetivos de la empresa: ya sean de rentabilidad, de crecimiento,
sociales y ambientales.
La estructura de la organización: según sea, funcional o divisional,
implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de
control también distintos.
El tamaño de la empresa: esta condición está relacionada con la
centralización, mientras más grande la empresa es necesario
descentralizarla, porque afecta la toma de decisiones debido a la gran
cantidad de información que se maneja.
La cultura de la empresa: las relaciones humanas son muy importantes,
y se debe incentivar y motivar al personal que labora en la empresa.
3.3 Indicadores de Gestión
Para desarrollar un sistema de control de gestión es necesario hablar de
indicadores.
3.3.1 Definición de Indicadores de Gestión
Indicador es la expresión matemática que cuantifica el estado de la
característica o hecho que queremos controlar. El Indicador debe contemplar
la característica (el efecto) que se observará y se medirá. Si el problema se
ha definido adecuadamente, el indicador surgirá directamente de dicha
definición.
La importancia de la medición de la productividad y calidad de una empresa
por medio de indicadores, radica en que permite planificar con mayor
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certeza, distinguir con mayor precisión las oportunidades de mejoras,
analizar y explicar como han sucedido los hechos.
Los indicadores según como se hayan definido, pueden guardar relación
unos con otros y un valor desviado en uno de ellos puede afectar
directamente a otro indicador que guarde relación con este. Por esta causa
se deben tener señalados e identificados todos los indicadores que guardan
relación entre si, ya que esto nos facilitará identificar las posibles causas de
una variación o discrepancia en los objetivos preestablecidos.
Los indicadores cuantitativos y cualitativos no se contraponen, sino que se
complementan, dando luz a diferentes fenómenos. Se señala que lo
cuantitativo puede verse como una forma de orientar la reflexión y el
conocimiento del proceso; y lo cualitativo, asentándose sobre lo cuantitativo,
alimenta este proceso de tal forma que permite un conocimiento más afinado
de la gestión.
No obstante la importancia de captar la diversidad del objeto estudiado, no
se puede ir en desmejoro de la sencillez que debe tener un indicador.
Mientras mayor sea el nivel de sencillez, el indicador es más utilizable por la
población en general y su valor aumenta.
Para medir el desempeño de una empresa ya sea en calidad, productividad,
costo, seguridad, etc., es necesario disponer de un sistema de indicadores.
El estar claro y manejar el concepto y criterio presentado al principio no es
suficiente. En la práctica normalmente se cometen muchos errores, o existe
un sin número de deficiencias que son producto de la falta de rigurosidad en
el tratamiento del tema.
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3.3.2 Tipos de indicadores de control de gestión
Existen varios tipos de indicadores, a continuación se muestra la definición
de los más importantes:
3.3.2.1 Indicadores de Eficiencia: Se le utiliza para dar cuenta del uso de
los recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones la primera,
como relación entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de
recursos que se había estimado o programado utilizar; la segunda, como
grado en que se aprovechan los recursos utilizados transformándolos en
productos.
3.3.2.2 Indicadores de Efectividad: Son aquellos que permiten evaluar la
relación entre los resultados logrados y los resultados propuestos y da
cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que se han planificado.
También son llamados indicadores de carga de trabajo y permiten también
medir la magnitud de la labor realizada. A través de ellos es posible
cuantificar los recursos necesarios para cumplir con los requerimientos, una
vez que se ha determinado la capacidad de producción o de operación con
que se cuenta.
3.3.2.3 Indicadores de Eficacia: Son todos aquellos que permiten valorar el
impacto de lo que se hace, del producto o servicio que se presta. No basta
con producir con 100% de efectividad el servicio o producto que nos fijamos,
tanto en cantidad y calidad, sino que es necesario que el mismo sea el
adecuado, aquel que logrará realmente satisfacer al cliente o impactar en
nuestro mercado. Como puede deducirse la eficacia es un criterio muy
relacionado con la calidad (adecuación al uso, satisfacción del cliente), sin
embargo, considerando a ésta última en sentido amplio (calidad de
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procesos, sistemas, recursos), la eficacia debe ser utilizada en conjunción
con los dos criterios anteriores.
La eficacia es la medida de la propia contribución al objetivo de quien recibe
nuestros productos/servicios. También son llamados indicadores de servicio
y se utilizan para medir el grado en que se está cumpliendo con la función
encomendada por la organización. A través de ellos se mide la recurrencia
de eventos deseados o no deseados y/o el tiempo de respuesta para el
producto o servicio esperado de la organización.
3.3.2.4 Indicadores Económicos: Son aquellos que permiten cuantificar los
costos beneficios, en términos monetarios derivados de una actividad.
3.3.2.5 Indicadores de Calidad: Mide la concordancia de las
especificaciones de producto o servicio con las del cliente, está expresado
en el nivel de rechazo, devoluciones, quejas o reclamos. La noción de
calidad está más enfocada a evaluar el producto o servicio del sistema y de
sus partes y en qué medida se adecúa o satisface lo que se espera (el
cliente) de él.
3.3.3 Beneficios en la implantación de indicadores de gestión
La implantación de uno o de otro tipo de indicador dependerá del tipo de
actividad que se desea medir. Entre otros, los principales beneficios que
ofrece su utilización son:
Proveer de una base para establecer los objetivos y evaluar el
comportamiento registrado.
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Sirven de guía para la toma de decisiones, enfocando la atención sobre
los factores que contribuyen a alcanzar los objetivos de la empresa.
Realzan la motivación y satisfacción por el trabajo. El personal tiende a
prestar más atención a las actividades que están siendo medidas.
Constituyen una retroalimentación y una fuente para aprender y
participar.
Proporcionan reconocimiento cuando se realizan las mejoras.
Facilita el control del desarrollo de los procesos y operaciones, permite
comparar los planes y presupuesto establecidos con los resultados que
se obtienen.
3.3.4 Elaboración de indicadores de gestión
La técnica para elaborar indicadores es simple. El proceso sugerido para
hacerlo es el siguiente:
3.3.4.1 Definir las Características Importantes: Mediante el uso de un
diagrama de caracterización de proceso se obtiene el mayor número de
ideas acerca de indicadores que puedan utilizarse para medir, las
actividades o los resultados del mismo, la efectividad, eficacia y la eficiencia,
según sea el caso. Asimismo, los atributos más importantes que debe tener
el indicador. Luego, por consenso, seleccionar los más apropiados.
3.3.4.2 Evaluar los Indicadores Propuestos: Se realiza una selección, los
indicadores deben ser válidos para tomar decisiones, de tal manera que un
cambio en él, es indicativo de que se ha presentado un cambio en el
resultado o en las actividades medidas y debe tomarse acción. Asimismo, el
indicador debe ser fácil de crear, mantener y usar.
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Analizar entonces, aspectos como si los datos están disponibles y si se
encuentran en una computadora, si se posee software disponible para
extraer los datos deseados y manipularlos después de extraerlo de la base
de datos, como también si se cuenta con el conocimiento y la experiencia
para producir el análisis deseado de los datos.
Las dos características esenciales en un buen indicador, validez y
practicidad, se pueden expresar en tres criterios de evaluación ¿ el
indicador puede medirse, es entendible y controlable?. Pueden usarse
otros criterios para definir finalmente los indicadores a usar.
3.3.4.3 Normalización de indicadores
Condiciones específicas que debe cumplir un indicador
(normalización).Existen siete (7) pasos que podemos considerar para que un
indicador se encuentre Normalizado, los cuales se detallan a continuación:
1. Definición del indicador: la definición consta de dos (2) partes
La Expresión Matemática con el significado de cada uno de las
variables.
La Expresión Conceptual que describe el significado del resultado que
arroja el indicador.
2. Objetivos: El objetivo debe expresar el ¿para que? queremos generar el
indicador seleccionado. Expresa el lineamiento político, la mejora que se
busca y el sentido de esa mejora (maximizar, minimizar, eliminar, otros).
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El objetivo en consecuencia, permitirá seleccionar y combinar acciones
preventivas y correctivas en una sola dirección. Esta combinación
dependerá de la magnitud de los problemas y el momento (oportunidad) de
intervención.
El objetivo nos permitirá tener la claridad sobre lo que significa mantener un
estándar en niveles de excelencia (cero defectos que se convierten en
partes por millón, cero accidentes, cero retrasos en las entregas, etc.) y
adecuarlo permanentemente ante los diversos cambios, así como
proponerse nuevos retos.
3. Niveles de Referencia
El acto de medir se realiza a través de una comparación y esta no es posible
si no se cuenta con una referencia contra la cual contrastar el valor de un
indicador. Esa desviación es la que realmente se transforma en el reto a
resolver. Un mismo valor actual de un indicador puede señalar varios tipos
de problemas si lo comparamos contra diversos niveles de referencias.
Existen diversos niveles de referencia:
Histórico
El nivel de referencia histórico se determina a partir del análisis que
se haga de la serie de tiempo de un indicador, da la manera como ha
variado en el tiempo. Con esa información y aplicando las técnicas de
análisis y proyección adecuadas, se puede proyectar y calcular un valor
esperado para el período que se está gerenciando bajo la premisa de que
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nada cambiará. El valor histórico es clave para presupuestos y programas
sobre bases realistas y para ilustrar el logro en la evolución de los
resultados.
El valor histórico señala la variación de los resultados de la unidad de
análisis, su capacidad real, actual y probada.
El Estándar
Se calcula utilizando las técnicas de estudio de métodos y de medición del
trabajo. En general el estándar señala el potencial de un sistema
determinado, vale decir, unos equipos, insumos y mano de obra dada, con
unos métodos de trabajo dados en unas instalaciones dadas, etc.
Representa el mejor valor. En tal sentido, representa el valor lograble si se
están haciendo "bien" las tareas.
El Nivel Teórico
También llamado de diseño se utiliza fundamentalmente como referencia de
indicadores vinculados a capacidades de máquinas equipos en cuanto a
producción, consumo de materiales, fallas esperadas. El nivel teórico de
referencia es un dato que da el fabricante del equipo en un dato de diseño.
Este da la máxima capacidad del sistema con una maquinaria y equipos
determinados, cuya operación sólo puede ser superada si mejoramos,
modificamos, innovamos o sustituimos la tecnología durante el mismo.
Nivel de Requerimientos de los Usuarios
Para su cálculo, hay que hacer un detallado estudio de las necesidades que
el usuario requiere del producto. ¿Por qué compra nuestro producto?
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¿Cuáles son sus expectativas?, ¿Por qué compraría el nuestro y no el de la
competencia?, La utilización de los requerimientos del cliente como nivel de
referencia, nos señalan las pautas inmediatas de la mejora en caso que
estemos deficientes. En el caso de que las cumplamos holgadamente nos
pueden llevar a reorientar acciones frente a la competencia (por ejemplo,
Normalización Nacional) o a redefinir políticas de precios, o a incursionar en
mercados más exigentes y atractivos.
Nivel de Consideración Política
Con frecuencia, se establecen valores de referencia por razones de
prestigio, por compromisos de seguridad o por ganarse a la comunidad
circundante de una Planta, a través de la consideración de los dos niveles
anteriores se fija una política de seguir respecto a la competencia y al
usuario.
Nivel Planificado
Hemos visto diversos niveles de referencia con métodos de cálculos
científicos, los cuales tienen utilidad para establecer responsabilidad para
mejorar a diferentes niveles, o para tipificar las causas particulares.
Entre cada nivel habrá mayores o menores desviaciones a ser gerenciadas
a través de un plan de acciones específicas, por ello entre cada nivel,
tendremos niveles de referencia planificados, que no son otra cosa que los
niveles-meta que podemos y debemos alcanzar en el futuro inmediato.
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Estado del Arte
Representa el mejor nivel que puede alcanzar el indicador, si incorporamos
al proceso, la tecnología mas avanzada, el mejor método de trabajo o la
mejor calidad de materia prima.
Técnicas de Consenso
Cuando no se cuenta con sistemas de información que den cuenta de los
valores históricos de un indicador, ni se cuenta con estudios de Ingeniería
Industrial para sacar valores estándar; o de mercadeo para obtener
requerimientos del usuario o estudios sobre la competencia, una forma
rápida de obtener los niveles de referencia es acudiendo a la experiencia
acumulada del grupo involucrado.
4. Subdivisión
Es necesario identificar posibles partes o subdivisiones del indicador, en las
cuales puede haber diferencias acerca del comportamiento del mismo, lo
cual permite identificar con mayor precisión y claridad donde hacer énfasis
con base en la desviación que se presente.
La subdivisión puede ser por:
Proceso.
Producto y/o servicio.
Zona.
Cliente.
Funciones.
Etapas de proceso.
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Equipos.
Líneas de Producción.
Niveles de la organización.
5. Árbol de Factores y Responsabilidad
Los factores son aquellos que contribuyen a causar "efecto" elementos que
concurren en la producción de bienes y servicios: Capital y Trabajo. Los
factores típicos de un indicador están asociados a: Tecnología (Materiales y
Máquinas), Organización y Procesos (Métodos) y Personal (Hombre).
Analizar un indicador, exige conocer las causas especiales que pueden
influir en su comportamiento. Los factores responden a la pregunta qué
puede "mover" este indicador. La respuesta a esta pregunta, puede ser otro
indicador o un factor de muy difícil cuantificación.
6. Reporte y Consideraciones de Gestión
Se definen todos los puntos de información, control, y análisis. Los puntos
de información son reportes que utilizando semáforos en código de colores
basados en el valor y tendencia del indicador, informa a todas las personas
que lo analizan qué indicadores y en qué área no tienen un comportamiento
adecuado con lo planificado.
El punto de control detalla las causas que afectaron el indicador y en forma
genérica presenta la variación del indicador (Gráfico de los últimos datos,
causas de la variación y las acciones a tomar para corregir tal desviación).
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CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
En este capítulo se describe la metodología utilizada para el desarrollo de la
presente investigación.
4.1 Tipo de Estudio
De acuerdo a los diferentes enfoques metodológicos esta investigación
corresponde la mezcla de los siguientes tipos de estudio:
4.1.1 Según el nivel de profundidad
Investigación Descriptiva: La investigación se considera descriptiva
debido a que a través del mismo se pudo describir, registrar y analizar de
manera específica y detallada los procesos que se realizan en la
Coordinación Planificación y Control de Inventarios.
4.1.2 Según la estrategia empleada para la recolección de datos
Investigación de Campo: El estudio se considera de campo debido a
que se apoyó en información extraída de manera directa del área de estudio,
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utilizando como herramientas la observación directa y entrevistas no
estructurada.
4.2 Población y Muestra
En este Diseño de un Sistema de Control de Gestión para la Coordinación
Planificación y Control de Inventarios la población estuvo conformada por
las 8 divisiones adscritas a la Gerencia de Logística de CVG VENALUM y la
muestra fue representada por la Coordinación Planificación y Control de
Inventarios (adscrita a la División de Almacén), donde se recopiló la
información necesaria sobre los procesos que se efectúan en dicha
coordinación, a fin de diseñar los indicadores que permiten medir la gestión
de la misma.
4.3 Técnicas de Recolección de Datos
La recopilación de información necesaria para el Diseño de un Sistema de
Control de Gestión para la Coordinación Planificación y Control de
Inventarios se basó en:
4.3.1 Entrevistas
Se realizaron entrevistas no estructuradas al Jefe de División, Coordinador
del área en estudio y a los Analistas de Inventario, lo que permitió tener un
mayor conocimiento sobre los procedimientos y metodologías que se llevan
a cabo en la Coordinación Planificación y Control de Inventario, adscrita a la,
División Almacén de CVG VENALUM.
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4.3.2 Registro de Datos de la Empresa
A través de esta técnica se recopiló toda la información estadística
disponible referida a los Informes de Gestión mensual y semanal de la
coordinación en estudio. De igual modo se revisó el Manual de Indicadores,
Manual de Organización y el Manual de Procedimientos de la empresa, con
el propósito de conocer sus actividades
4.4 Materiales de Recolección de Datos
Lápiz
Papel
Calculadora
Computadora
Dispositivo de almacenamiento o memoria extraíble (Pendrive)
Paquetes computarizados para procesamiento de la información
recopilada: Microsoft Internet Explorer, Microsoft Word, Microsoft Excel.
Equipos de protección personal:
Camisa de caqui, manga larga.
Pantalón blue jeans largo.
Botas de Seguridad.
4.5 Procedimiento de la Investigación
El procedimiento utilizado para llevar a cabo la investigación fue el
siguiente:
4.5.1 Recopilación de información que guarden relación con el tema.
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4.5.2 Diagnóstico de la situación actual de la Coordinación Planificación y
Control de Inventarios.
4.5.3 Identificación de los procesos que se llevan a cabo en dicha
coordinación.
4.5.4 Diseño de los diagramas de caracterización y de flujo de proceso
correspondientes.
4.5.5 Determinación de los indicadores de gestión que se emplean en la
coordinación.
4.5.6 Diseño de metodología para la identificación de los factores críticos
de éxito asociados a la Gestión de Inventario.
4.5.7 Establecimiento de indicadores para cada factor crítico de éxito
identificado.
4.5.8 Recopilación de la información necesaria sobre las variables
asociadas a los distintos indicadores de gestión para el
establecimiento de los valores referenciales.
4.5.9 Establecimiento de los mecanismos de medición más adecuados.
4.5.10 Normalización de los Indicadores para el Control de Gestión de la
Coordinación Planificación y Control de Inventarios.
4.5.11 Diseño de formulario para la captura de datos.
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4.5.12 Generación del Informe de Gestión Mensual con los datos
suministrados durante un periodo seleccionado aplicando el nuevo
formato.
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CAPÍTULO V
SITUACIÓN ACTUAL
En el presente capitulo se describe la situación actual de la de la
Coordinación planificación y Control de Inventario y su sistema de Control de
Gestión.
5. Situación actual de la Coordinación Planificación y Control de
Inventario
La Coordinación, Planificación y Control de Inventarios es una unidad de
línea adscrita a la División Almacén (Ver Figura 5.1) y tanto su misión como
objetivos, están comprendidos en el ámbito funcional de la división expuesto
en el Manual de Organización de la misma. Razón por la cual no se ha
establecido un plan de trabajo ni objetivos estratégicos para la coordinación,
por ende se trabaja a fin de cumplir directamente los objetivos de la división,
los cuales están basados en los siguientes principios:
▪ Satisfacer en condiciones de cantidad y oportunidad los
requerimientos de los usuarios.
▪ Mantener un alto factor de servicio.
▪ Mantener una optima rotación de inventario.
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▪ Prestación del servicio a satisfacción del cliente.
Las principales funciones del la División Almacén atribuidas a la
coordinación Planificación y Control de Inventarios son las siguientes:
1. Mantener niveles de existencias de repuestos, insumos y materiales
stock de almacén, de acuerdo a un factor de servicio, estándares de
consumo y rotación de inventario adecuada.
2. Emitir solicitudes de pedido según los análisis de consumo, demanda,
tiempo de reposición, modelo de inventario actual y requerimientos
extraordinarios por comunicaciones enviadas de las áreas usuarias.
3. Actualizar los parámetros de inventario, de acuerdo a estadísticas
registradas en el sistema e información suministrada por el usuario.
4. Determinar las inclusiones de materiales como renglón de almacén, con
la información necesaria para su adquisición a partir de las guías
enviadas por la unidad de normalización.
5. Planificar un inventario cíclico anual según requerimientos, en base a
una muestra de renglones seleccionados bajo ciertos criterios
establecidos en el sistema, para el logro de los objetivos funcionales
de las operaciones de la unidad a fin de garantizar la realización de los
inventarios físicos de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidos.
6. Coordinar con la División Servicios a Compras, el suministro de
información correspondiente a los renglones con demanda constantes
y los requerimientos por mantenimiento preventivo, a fin de facilitar la
elaboración del Plan Anual de Compras.
Para el cumplimiento de sus objetivos la Coordinación Planificación y Control
de Inventarios actualmente ejecuta los siguientes procesos:
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1. Planificar los requerimientos de inventario del Almacén:
Planificar en base a requerimientos del área.
Revisar y actualizar los niveles de Inventario.
Emisión de Solicitudes de Pedidos.
Inclusión de materiales al stock almacén.
2. Controlar la reposición y existencia física de los materiales y
repuestos stock de Almacén.
Seguimiento a las Solicitudes de Pedidos.
3. Planificar la toma de inventario cíclico.
Planificar la toma de Inventarios.
Tramitar préstamos a terceros.
Desincorporación de materiales.
Fuente: Elaboración propia
A continuación se presenta los diagramas de caracterización de la División
Almacén y de la Coordinación Planificación y Control de Inventario
respectivamente:
Figura 5.1 Estructura Organizativa de la División Almacén.
División Almacén
CoordinaciónPlanificación Y Control
de InventariosRecepción de Materiales Despacho de Materiales
Secretaria
Recepción Nacional Recepción Internacional
División Almacén
CoordinaciónPlanificación Y Control
de InventariosRecepción de Materiales Despacho de Materiales
Secretaria
Recepción Nacional Recepción Internacional
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UNIDAD: División Almacén. OBJETIVO FUNCIONAL: Garantizar la recepción, ubicación y despacho de los equipos, materiales, insumos y repuestos del stock de almacén así como el establecimiento de los niveles de inventario, facilitando el servicio a la necesidad de planta, a objeto de contribuir a la continuidad del proceso productivo de la empresa.
PROCESOS
Recepcionar las partes, piezas, repuestos e insumos.
Inventariar las partes,
piezas, repuestos e insumos stock de almacén.
Preservar y ubicar las
partes, piezas, repuestos e insumos stock de almacén
Despachar de acuerdo a
los requerimientos así como también a la disponibilidad de los ítems.
Garantizar la gestión de
reabastecimiento.
PROVEEDORES
Div. Adq. Bienes y Materiales.
Todas las unidades de
la empresa. Proveedores externos. Dpto. Costos. Dpto. Control de
Calidad en Recepción. Div. Seguros. Div. Servicios a
Compras.
INSUMOS
Plan de Adquisición. Plan de Mantenimiento. Programa de Producción. Solicitudes de Materiales
o reservas. Nota de entrega. Solicitud de incorporación
o desincorporación de renglones.
Pedidos de Compras y
Documentación Relacionada.
Informe de Control de
Calidad
PRODUCTOS
Partes, piezas, repuestos e insumos despachados.
Solicitud de Pedido. Materiales
desincorporados y disponibles para la venta.
CLIENTES
Todas las unidades de la Empresa.
Div. Adquisic. Bienes y
Mat. Dpto. Control y
Disposición de Materiales.
ATRIBUTOS Oportuno Calidad Confiable
ATRIBUTOS Oportuno. Calidad. Confiable.
FIGURA 5.2 DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN DE LA DIVISIÓN ALMACÉN FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA
RECURSOS
Recurso Humano. Equipos. Infraestructura. Sistemas de Información.
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UNIDAD: Coordinación, Planificación y Control de Inventarios
OBJETIVO FUNCIONAL: Garantizar la gestión de reabastecimiento, a través del establecimiento de los niveles adecuados de inventario e inicio del
proceso de procura, facilitando el servicio a la necesidad de planta, a fin de contribuir a la continuidad operativa del proceso productivo de la Empresa.
RECURSOS
Recurso Humano. Equipos. Infraestructura. Sistemas de Información.
PROCESOS
Planificar en base a
requerimientos del área. Revisar y actualizar los
niveles de inventario. Emitir solicitudes de
Pedido según requerimiento de los usuarios.
Realizar Seguimiento y
Control de las áreas usuarias.
Planificar la toma de
Inventarios. Tramitar Préstamos. Emitir Solicitud de
Desincorporación de equipos.
Inclusión de Materiales
PROVEEDORES
Todas las unidades de la empresa.
Superintendencia de
Planificación e Ingeniería de Mantenimiento.
INSUMOS
Plan de Adquisición. Plan de Mantenimiento. Programa de Producción. Solicitud de incorporación
o desincorporación de renglones.
Pedidos de Compras y
Documentación Relacionada.
PRODUCTOS
Solicitud de Pedido. Materiales
desincorporados y disponibles para la venta.
CLIENTES
Todas las unidades de la Empresa.
ATRIBUTOS Oportuno Calidad Confiable
ATRIBUTOS Oportuno. Calidad. Confiable.
FIGURA 5.3 DIAGRAMA DE CARACTRERIZACIÓN DE LA COORDINACION PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA.
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5.1 Descripción de los Procesos Desarrollados en la Coordinación
Planificación y Control de Inventarios.
5.1.1 Planificar en base a requerimientos del área: Consiste en la
elaboración del Plan Anual de Compras, basado en el comportamiento
estadístico de los renglones con demanda constante e incluyendo los
requerimientos por mantenimiento preventivo, a fin de proyectar las
cantidades a pedir y el monto por el cual se va a solicitar. A continuación se
presenta una descripción del proceso a través del flujograma de la figura 5.4
Analiza consumo
promedio de los últimos
cuatro años según su
grupo de artículos con
transacción MC.B
Multiplica cantidad a
comprar por precio
referencial
Analista de Inventario
PROCESO: PLANIFICAR EN BASE A REQUERIMIENTOS (PLAN DE COMPRAS)
Accesa al Sap en
ZMR00810
Analiza existencia más
transito
Planifica compra de la
cantidad necesaria para
completar el consumo
de los 15 meses
¿Existencia
+Transito<15 meses
de consumo?
Si
No
No Planifica la
compra
Suma cantidad total a
comprar por grupo de
Articulo
Analiza material por
código
¿A qué Centro
pertenece?
RUTINA
Analiza Listado de
Requerimiento
suministrado por
Mantenimiento al sistema
Sap, convertidas en
ordenes previsionales
Analiza existencia más
transito
¿Existencia menor
que requerimiento ?Si No
No Planifica la
compra
Accesa al Sap en
ZMATERIALES ubica
precio referencial
Envía a analista
encargado de ensamblar
la planificación de todos
los grupos de artículos
Recibe, ensambla y envía
a Servicios a Compra
PREVENTIVO
Planifica compra de la
cantidad necesaria
Figura 5.4 Flujograma Planifican en Base Requerimientos (Plan de Compras)
Fuente: Elaboración Propia
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5.1.2 Revisar y actualizar los niveles de inventarios:
Este proceso consiste en ejecutar diariamente la adecuada rotación del
inventario según el punto de pedido. Ver descripción de proceso en el
flujograma de la Figura 5.5.
5.1.3 Emitir Solicitudes de Pedido:
Consiste en elaborar solicitudes de pedido con planes de entrega basado en
el requerimiento de materiales, atendiendo a las ordenes previsionales
propuestas por el sistema Sap. En la Figura 5.6 se presenta la descripción
del proceso.
Figura 5.4 Flujograma Revisión y Actualización de los niveles de Inventario Fuente: Elaboración Propia
Analiza consumo ZMR00810
Analista de Inventario
PROCESO: REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS NIVELES DE INVENTARIO
Accesa al Sap en
MBSB para visualizar el
consumo por periodos
Entra en ”Planificación de
Necesidades 1” y cambia
parámetros:Entorno, Stock
Maximo, Punto de Pedido.
Entra en ”Planificación de
Necesidades 1” y cambia
parámetros:Entorno, Stock
Maximo, Punto de Pedido.
Accesa a Necesidades 2
Cambia Stock de Seguridady
prasiona GRABAR.
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5.1.4 Seguimiento a las Solicitudes de Pedido:
Este proceso consiste en hacer seguimiento a la Solicitud de Pedido de
renglones Stock de Almacén desde la liberación de la misma hasta su
Figura 5.6 Flujograma proceso de Emisión de Solicitudes de Pedidos Fuente: Elaboración Propia
Sistema Sap
Genera Propuestas de Pedidos
“Ordenes Previsionales”
Analiza y Evalúa Ordenes
Previsionales
Analista de inventario
¿ Modificar ?
Convierte Orden Previsional en
Solicitud de pedido.
Si
Completa información
detallada ME52N
Imprime
Solicitud de pedido
Firma y envía al Coordinador
Coordinador
Recibe y revisa
Realiza remisión de
documento
Devuelve a analista para
corrección
Modifica Orden Previsional
MD12. Con numero de orden
¿ Solicitud
aprobada ?
Si
No
No
Firma en señal de aprobación
y envía a analista
Solicitud de pedido Aprobada
Solicitud de pedido
Analista de inventario
Analista de inventario
Solicitud de pedido
Remisión de documento
Remisión de documento
Une remisión de Documento
con Solicitud de Pedido.
Div. Servicios
a Compras
PROCESO: EMISIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO
Corrige solicitud y envía
nuevamente al coordinador
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respectiva asignación de pedido. En la Figura 5.7 se presenta una
descripción del proceso.
Figura 5.7 Flujograma Seguimiento a Emisión de Solicitudes de Pedido
Elaboración Propia
Analiza listado de renglones en
requerimiento
PROCESO: SEGUIMIENTO A SOLICITUDES DE PEDIDOS
Analista de inventario
¿ Gestión de
compra
Pendiente?
Evalúa Solicitudes en VEN
Si
Elimina S/P en VEN que no han
sido aprobadas de DATA VIEJA
Canaliza la aprobación y
liberación de se Solicitudes
de pedidos
Solicitud de pedido aprobada
Guarda copia de Solicitud de
Pedido
Vela por pronta asignación del
respectivo grupo de compra
Agiliza entrega
No
Accesa al Sap en
ZMR00810 Y el MRP
Emite solicitud de pedido
¿Data
actualizada?
No
Solicitud de pedido
Div. Servicios
a Compras
Vela por pronta asignación del
respectivo pedido de compra
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5.1.5 Planificación y toma de inventario:
Consiste en comprobar que la existencia real de los inventarios de activos y
materiales de la empresa coincidan con las cantidades registradas en el
sistema SAP con el fin detectar y corregir las desviaciones. (ver Figura 5.8)
Figura 5.8 Flujograma Planificación y toma de Inventario
Fuente: Elaboración Propia
Planifica el Programa de
Inventario Cíclico mensual
•Obtiene tres copias y envía a
instancias correspondientes
Extrae “Programa de Conteo
Físico” archivo temporal.
Analiza en conjunto con los
Supervisores Generales de
Almacén
Crea en el sistema
Sap/ R3 Documento
del Inventario (MI0)
¿Existe
diferencia?
Si
No
Coordindor PCI/ Jefe División
Almacén
Elabora Formulario
Analista de Inventario
Programa de Conteo Físico
para todo el Año T
Documento del Inventario
Realiza el Conteo
Registra el conteo
Modifica el recuento
con la transacción
(MI02)
Documento (MI11)
Realiza el 2do Conteo.
• Inicia “Análisis de
Variaciones para Ajustes”.
•Genera reporte
Contabiliza el en el
sistema
Archiva temporalmente
Programa de Conteo Físico
y hoja de 1er conteo.
Listado de Resultados
¿ Diferencia
subsanada?
Si
No
Contabiliza el en el
sistema la cantidad real
Archiva el reporte “ Listado de
Resultado” para su control
•Obtiene reporte y firma del
Supervisor General del Almacén.
•Informa a Coordinador
Planificación y Control de
Inventario.
•Solicita reunión con
representantes de la Div.
Administración/Depto. Costos y
Auditoria Interna
Verifican deferencias de los
renglones y firman “ Listado de
Resultado” para su control
“Solicitud de Ajuste al
Inventario”
Anexa documento soporte y
entrega ala Coordinador para su
conformación.
Soporte
“Solicitud de Ajuste al
Inventario”
Informe
firman en señal de conformidad y
regresa analista documentos
Analista de Inventario
Recibe documentos
aprobados Contabiliza el en el
sistema
Archiva duplicado de
documentos para su control
y envía original a
Soporte
“Solicitud de Ajuste al
Inventario”
Informe
A Departamento Costos
PROCESO: Planificación y Ejecución del Inventario
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5.1.6 Tramitar Préstamos a Terceros: Consiste en el préstamo de material
entre operadoras del sector aluminio cuando en condiciones de emergencia
no se cuente con el mismo. Ver flujograma de la Figura 5.9.
Figura 5.9 Flujograma Préstamo de Materiales
Fuente: Elaboración Propia
Comunicación Solicitud de
Préstamo de Material
Recibe Solicitud
Analista de Inventario
Realiza análisis de
solicitud en
¿Solicitud
Procedente?
Si
No
División Almacén
Recibe y Envía a la
Coordinación Planificación y
Control de Inventario
Empresa
filial
Empresa
Filial
Comunicación
inherente al rechazo.
Autorización Prestamos
Materiales
PROCESO: Préstamo de Materiales
Accesa al Sap y verifica
consumo trafico y
existencia de material
División Almacén
Recibe, evalúa y firma en
señal de Aprobación y envía
a la Coord. Planificación y
Control de Inv.
Autorización Prestamos
Materiales
Analista de Inventario
Elabora
Autorización Salida/
Traslado de Materiales
Envía a instancia
correspondiente
Autorización Préstamo
Soportes
Recibe e Informa
telefónicamente a la
empresa filial la aprobación
del préstamo y solicita
datos del transportista
Autorización
Salida/ Traslado de
Materiales
Realiza reserva de
material
Reporta en Cronológico
de Prestamos
Analista de Inventario
Entrega material
Despacho
Analista de Inventario
Archiva copia de
documentación
inherente al préstamo
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5.1.7 Desincorporación de Materiales:
Este proceso consiste en la desincorporación de los activos fijos, materiales
o repuestos stock almacén. Ver Figura 5.10
Identifica, cuantifica y valoriza
los materiales o repuestos
stock que presenten un
periodo de cinco (5) años sin
consumo
Analista de Inventario
Archiva Para su Control
A Dpto. De Costos y
Unidades Usuarias
PROCESO: DESINCORPORACIÓN DER MATERIALES
Emite listado de
“Renglones sin Consumo”
y Elabora
Depto. de Costos
Recibe y revisa información
Analista de Inventario
Archiva copia de
documentos
Comunicación
Obtiene firmas en el acta de :
•Coordinador de Planificación y
Control de Inventario.
•Jefe de División de Almacén.
•Jefe Dpto. Control y Disposición
de Materiales
•Jefe Dpto. Costos
•Jefe Dpto. Seguridad Patrimonial
Obtiene fotocopias
“Listado de Renglones
sin Consumo”
Elabora
Recibe comunicación
y listado
Unidad Usuaria
Analiza y determina los
materiales o repuestos a
desincorporar o
permanecer en stock.
Elabora y envía
Actualiza en el sistema
cuenta Provisión por
Obsolescencia de
Inventario Repuestos y
Suministros
Comunicación
Relación de
Renglones Declarados
a DesincorporarA Div. Almacén
Archiva copia de
documentos
Recibe, revisa y realiza toma
de Inventario Físico. Archiva
documento para su control
Analista de Inventario
Genera “ Reporte de
Renglones Desincorporados
a Petición de Borrado”.
Verifica que el material o
repuesto no se encuentre en
proceso de procura
Acta de Entrega de Materiales
Relación de Renglones
Declarados a Desincorporar
Entrega Material o
repuesto adjunto a
Acta de Entrega de Materiales
firmados
Relación de Renglones
Declarados a Desincorporar A Dpto. Control y
Disposición de
Materiales
Por duplicado Elabora
comunicación y adjunta a
A Normalización
Acta de Entrega de Materiales
Relación de Renglones
Declarados a Desincorporar
Comunicación Solicitud de
Desincorporación del Activo Archiva copia de
documentos
Distribuye copias al :Comité
Dispisición y Venta de Activos Fijos y
Materiales Desincorporados, Dpto.
Costos , Gerencia Auditoría Interna,
Div. Asuntos Fiscales
Figura 5.10 Flujograma Desincorporación de Materiales Fuente: Elaboración Propia
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5.1.8 Inclusión de materiales al Stock: Consiste en determinar la inclusión
de materiales como renglón de almacén, con la información necesaria para
su adquisición a partir de la guías enviadas por la unidad de normalización.
Ver flujograma de proceso en la Figura 5.11
Figura 5.11 Flujograma Inclusión de Materiales Fuente: Elaboración Propia
Llena formato de Solicitud
Maestro de Materiales
Solicitud Maestro de Materiales
Recibe y envía a la División
Almacén
Analista de Inventario
Analiza bajo Matriz de
Inclusión
Elimina Solicitud¿Procedente?
Si
No
Crea código para nuevo
material
Unidad Usuaria
Normalización
División Almacén
Envía a la Coordinación
Planificación y Control de
Inventario
Para determinar
si es procedente
Normalización
Resultado de Evaluación
A NormalizaciónComunica resultado de
evaluación
Normalización
Normalización
PROCESO: INCLUSIÓN DE MATERIALES AL STOK
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5.2 Situación actual del sistema de Control de Gestión Utilizado en la
Coordinación Planificación y Control de Inventario
La Coordinación Planificación y Control de Inventario, evalúa su gestión a
través de informes semanales que por lo general reflejan la cantidad de
materiales que poseen solicitudes de pedidos emitidas durante la semana y
su monto correspondiente; así mismo se reportan en dicho informe
eventualidades como la asistencia a reuniones extraordinarias y tramitación
de préstamos. El informe semanal es realizado por una persona, utilizando
información soportada por el reporte ZMR02100 proporcionado por el
Sistema Aplicaciones y Producto (SAP R/3).
Al mismo tiempo el control de gestión para dicha coordinación está
determinado por un Informe Mensual de Desempeño que contempla
información muy extensa reflejando las condiciones generales de la misma,
debido a que se presenta como un resumen del estatus de los recursos en
inventario, lo cual dificulta el control y seguimiento de las principales
actividades ejecutadas por la coordinación y no constituye una medición
significativa de la gestión del personal, trayendo como consecuencia que la
información no esté bien estructurada y por consiguiente el Informe de
Gestión Mensual no sea lo suficientemente objetivo. Por otro lado la
responsabilidad de elaboración del informe de gestión recae sobre una sola
persona, afectando de este modo la fiabilidad de la información, ya que se
da lugar a la existencia del error humano.
5.2.1 Deficiencias en la Estructura del Informe Mensual
El Informe mensual de Desempeño de la Coordinación Planificación y
Control de Inventario está constituido por una serie de variables que indican
74
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O
el estatus actual del inventario, sin embargo la mayoría de estas no pueden
ser controladas por la coordinación, debido a que su comportamiento no
depende directamente de las funciones que en ella se desempeñan. Por
esta razón se considera como un error definir dichas variables como
indicadores del desempeño de la gestión de esta coordinación, aunque
podrían ser de utilidad para el establecimiento de verdaderos indicadores.
Por otro lado existen indicadores como el factor de servicio que alcanza a
describir directamente la gestión de toda la División Almacén, por lo que no
puede considerarse un indicador de gestión de la Coordinación Planificación
y Control de Inventario.
Algunos de los indicadores del sistema de control actual son los siguientes:
(ver Anexo 2)
FACTOR DE SERVICIO VS
INSATISFECHOS
-20,000,00
20,0040,0060,0080,00
100,00120,00
EN
ER
O
MA
RZ
O
MA
YO
JULI
O
SE
PT
IEM
BR
E
NO
VIE
MB
RE
MESES
%
FACTOR DE
SERVICIO %
FACTOR
INSATISFECHO
DEL MES %
Gráfico 5.1 Indicador de gestión Factor de Servicio Vs Insatisfecho Fuente: Informe Mensual Octubre 2007
% DE RENGLONES EN CERO TOTAL %
0,005,00
10,0015,0020,0025,0030,00
ENER
O
MARZ
O
MAYO
JULIO
SEPT
IEMBR
E
NOVIE
MBRE
% DE
RENGLONES
EN CERO
TOTAL %
Gráfico 5.2 Indicador renglones en cero Total Fuente: Informe Mensual Octubre 2007
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O
0
500
1000
1500
2000
2500
ENE
FEBM
ARABR
MAY
JUN
JUL
AGOSEP
OC
T
SOL. PEDIDOS
GENERADOS
(MES) C/U
CANT. RENG.
SOLICITADOS
(MES) C/U
Gráfico 5.3 Renglones Solicitados Vs Sol. Pedidos Generados Fuente: Informe Mensual Octubre 2007
En su mayoría, los indicadores utilizados en la coordinación se presentan
como muestra la figura anterior, y no existen metas establecidas para ellos
ni puntos de comparación.
Por lo antes mencionado se ha considerado que la herramienta utilizada
actualmente carece de eficacia para evaluar, controlar y supervisar la
gestión de la Coordinación Planificación y Control de Inventario; aunado a
esto se encuentra la vigente necesidad de fortalecer la conducta de mejora
continua adoptada por la empresa para alcanzar un alto nivel de desempeño
en su gestión y a su vez el cumplimiento de sus objetivos.
A continuación se presenta un análisis causa- efecto de las Deficiencias del
Sistema de Control de Gestión que actualmente es utilizado en la
Coordinación Planificación y Control de Inventarios. (ver Figura 5.12)
Deficiencia del Deficiencia del
Sistema de Sistema de
Control de Control de
GestiGestióónn
METODOLOGMETODOLOGÍÍAA MATERIALESMATERIALES
MEDICIMEDICIÓÓN N
Falta DEFINICIÓN
RESPONSABILIDAD
ERROR
HUMANO
MANO DE OBRAMANO DE OBRA
POCOS INDICADORES
INFORMACIÓN
INADECUADA
FORMATOS NO
ADECUADOS
FALTA DE
OBJETIVIDAD
FALTA DE
ADIESTRAMIENTO
NO EXISTE UNA
METODOLOGÍA DEFINIDA
FALTA CLARIDAD
Figura 5.12 Diagrama Causa-Efecto de la Deficiencia del sistema de Control de gestión de la Coordinación Planificación y Control de Inventario.
76
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O
Los factores que inciden directamente sobre la deficiencia del Sistema de
Control de gestión actual para la Coordinación, Planificación y Control de
Inventario se explican de la manera siguiente:
Metodología: Según revisión y evaluación de los Informes de Gestión
Mensual del año 2007, la información presentada en el Informe
Mensual de Desempeño corresponde principalmente al estatus de
los materiales y equipos Stock de almacén, sin hacer mucho énfasis
en el análisis de la gestión realizada por el personal que labora en la
coordinación, haciendo referencia a esta como información adicional
o complementaria; esto trae como consecuencia una medición poco
objetiva en cuanto al desempeño del personal. Por otro lado no
existe una definición o procedimiento de ejecución de la misma.
Mano de obra: Basado en la observación directa de la realización del
Informe mensual de desempeño, se considera la mano de obra como
factor incidente en la deficiencia del Sistema de Control de Gestión de
la Coordinación debido a que este está bajo la responsabilidad de
una sola persona, la cual a su vez debe cumplir con múltiples
actividades, lo que da lugar a la existencia del error humano y afecta
la oportunidad de entrega del mismo. El personal designado para la
realización del Informe Mensual no esta diestro en la ubicación y
análisis de toda la información que se refleja en el mismo, por lo cual
se requiere de adiestramiento.
Materiales: No existe un formato definido para la presentación del
informe semanal y para el Informe mensual se esta utilizando un
formato anual con cortes mensuales de la información, presentando
así la información de todos los meses transcurridos en el año. Los
77
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O
formatos utilizados en lugar de reflejar el comportamiento de los
indicadores de gestión durante el mes solo presentan su estado su
estado final; además los mismos están cargados de información
innecesaria para la evaluación de los indicadores.
Medición: Este es un factor de gran influencia en la deficiencia del
Sistema de Control de Gestión debido a que en el sistema de
medición no se están utilizando los indicadores adecuados y a su vez
estos carecen de definición, presentando así errores conceptuales en
cuanto al establecimiento de metas, lo cual desvía el proceso de
evaluación y control.
La Coordinación Planificación y Control de Inventario en búsqueda de
mejorar su gestión ha decidido desarrollar un sistema de control que facilite
su análisis y evaluación, de forma estratégica, gráfica y sencilla, a través de
indicadores de los factores críticos de éxito que muestren el comportamiento
o desempeño de la gestión del personal de dicha coordinación, con la
finalidad de monitorear el logro de sus objetivos y metas internas,
manteniendo siempre la relación con los objetivos de la División.
78
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O
CAPÍTULO VI
SITUACIÓN PROPUESTA
La Coordinación Planificación y Control de Inventarios frente a la necesidad
agregar valor a su gestión en cuanto a la evaluación de desempeño y en
búsqueda de un desarrollo basado en la mejora continua, se ha propuesto la
introducción un sistema de control de gestión cimentado en el uso de
indicadores que permitan evaluar de manera estratégica el logro de su
objetivos funcionales y los de la División Almacén, y por ende los objetivos
institucionales de CVG VENALUM.
El sistema de control de gestión diseñado para la Coordinación Planificación
y Control de Inventario tiene como objeto asegurar la evaluación de su
desempeño a través de la medición del cumplimiento de aquellas funciones
que determinan el desarrollo de los principales procesos que en ella se
efectúan. De este modo la propuesta constituye una herramienta que alerta
de manera oportuna sobre la necesidad de ajustes, dando lugar a la
implementación de mejoras que le conduzcan hacia la eficacia y eficiencia
en el logro de sus metas.
El sistema de control de gestión propuesto está conformado por cinco (5)
indicadores auditables que corresponden a las acciones de impacto de los
79
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O
principales procesos desarrollados en la Coordinación Planificación y Control
de Inventarios, a fin de controlar y evaluar el desempeño de la misma a
través de la definición de variables que relacionadas con los objetivos y
metas planteadas para cada indicador permiten identificar logros
institucionales y tomar decisiones con el menor grado de incertidumbre,
garantizando la estabilidad de los proceso.
A través de este sistema se proporcionan indicadores factibles para CVG
VENALUM en las siguientes categorías:
Eficacia: Es la relación entre los resultados logrados y los resultados
propuestos y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que nos
hemos planteado.
Efectividad: Valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio
que prestamos.
Eficiencia: Es el criterio económico que revela la capacidad de la
institución para movilizar adecuadamente los recursos financieros para el
cumplimiento de sus objetivos.
Para la elaboración del sistema de control de gestión de la Coordinación
Panificación y Control de inventarios se llevaron a cabo los pasos que se
describen a continuación:
6.1 Determinación de los factores críticos de éxito
El estudio de las actividades realizadas en cada proceso desarrollado por la
Coordinación Planificación y Control de Inventario para el desarrollo de sus
objetivos funcionales, efectuado en el capítulo anterior, en conjunto con
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O
información suministrada a través la aplicación de entrevistas no
estructuradas, al personal que en ella labora, han permitido identificar las
acciones de impacto efectuadas en dichos procesos, las cuales se
consideran factores críticos de éxito ya que determinan la eficiencia,
efectividad y calidad de la gestión de la misma.
Las acciones de Impacto determinadas para cada proceso son las
siguientes:
1. Planificar los requerimientos de inventario del Almacén.
▪ Atención oportuna a las ordenes previsionales de renglones
planificables del stock almacén: el sistema Sap crea automáticamente
ordenes previsionales de aquellos renglones stock de almacén cuyas
cantidades en existencia y en gestiones de pedido, se encuentran por
debajo del Stock Medio y no posean requisición de compras, la atención
oportuna de las mismas garantiza la adecuada existencia en el
inventario de materiales, repuestos y equipos.
▪ Efectividad de la Información Detallada en las Solicitudes de
Pedido: Las solicitudes de pedido emitidas por la coordinación además
de dar respuesta a los requerimientos del área debe cumplir con una lista
de especificaciones exigidas por la División Adquisición Bienes y
Materiales, quien se encarga de aprobar dichas solicitudes, decretando
así la efectividad de las mismas.
81
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O
2. Controlar la reposición y existencia física de los materiales y
repuestos stock de Almacén.
▪ Atención al stock cero sin gestión de procura: Existe una cantidad de
renglones stock de almacén planificables que se encuentran en
existencia cero y no se ha dado inicio a su gestión de procura. La
oportuna atención de estos renglones garantiza la ejecución de los
mantenimientos rutinarios y programados de la planta.
▪ Consumo de presupuesto: A la Gerencia de Logística se le asigna
anualmente una cantidad monetaria para la adquisición de materiales y
repuestos stock de almacén, la cual debe ser bien administrada durante
el año, ya que de su utilización dependerá la satisfacción en cantidad y
oportunidad del requerimiento de los usuarios.
3. Planificar la toma de inventario cíclico.
▪ Cumplimiento de planificación de la toma de Inventario: A inicio de
cada año la coordinación elabora una planificación para la toma de
inventario cíclico o por muestra de renglones a contar mensualmente, lo
que permitirá conocer y registrar en el sistema Sap/ R3 la cantidad de
materiales y repuestos disponibles.
6.2 Indicadores de gestión propuestos para la Coordinación
Planificación y Control de Inventario.
De acuerdo a los objetivos funcionales de la Coordinación Planificación y
Control de Inventario y los factores críticos de éxito o acciones de impacto
82
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O
determinadas en cada proceso ejecutado en la misma, se definen los
siguientes indicadores para la coordinación:
6.2.1 Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes Previsionales:
Indicador que mide la eficacia en la gestión oportuna de los Renglones
Planificables Stock de Almacén cuyas cantidades en existencia y en
gestiones de pedido se encuentran por debajo del Stock Medio y no posean
requisición de compras, a fin de disminuirlos, garantizando así en
oportunidad el inventario de materiales, repuestos y equipos.
6.2.2 Efectividad de las Solicitudes de Pedido Emitidas: indicador de que
mide la efectividad de las Solicitudes de Pedidos emitidas, en cuanto a las
características de la información detallada en las mismas, para identificar los
atributos a ser mejorados y el nivel de cumplimiento con las especificaciones
del cliente.
6.2.3 Cantidad de Renglones en Stock Cero sin Gestión de Procura:
Indicador de eficacia que muestra la cantidad de renglones planificables
stock de almacén que se encuentran en existencias cero y que aun no se ha
gestionado su procura, a fin de disminuirlos y garantizar de este modo la
gestión de reabastecimiento oportuno.
6.2.4 Consumo del presupuesto: Este indicador permite medir el grado de
consumo del presupuesto con respecto al presupuesto previsto para la
adquisición de materiales y repuestos stock de almacén durante un periodo
determinado.
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6.2.5 Cumplimiento de Planificación de la Toma de Inventario: Indicador
de eficacia diseñado para medir y controlar periódicamente el cumplimiento
de la planificación de la toma de inventarios, garantizando que la existencia
real de los inventarios de activos y materiales de la empresa coincida con las
cantidades registradas en el sistema Sap.
6.3 Normalización de Indicadores
La construcción del sistema de control de gestión basado en indicadores
tiene como fundamento el Manual de Indicadores de CVG VENALUM donde
se presentan una serie de aspectos a normalizar, los cuales permiten
establecer el perfil del indicador para la empresa. A continuación se presenta
los elementos que permiten su redacción descripción y análisis.
6.3.1 Perfil del Indicador
Las condiciones específicas que cumplen los indicadores de gestión
propuestos para la coordinación Planificación y Control de Inventario
cumplen con el siguiente perfil:
Código Unidad: Código de la Gerencia Evaluada.
Fecha Inicio: Fecha en que se ha formuló el indicador
Fecha Última Modificación: Fecha en que se procedió a modificar el
indicador.
Status Actual: Muestra si el indicador se encuentra activo o inactivo.
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6.3.1.1 Definición y Cálculo
Código: Código que identifica al indicador
Titulo: Establece la identidad del indicador, en la forma más sencilla
posible y de acuerdo con la utilidad que le reporta a la gerencia.
U.M: Muestra la determinación concreta de la forma como expresar el
resultado al aplicar el indicador.
Objetivo del Indicador: Define claramente qué se pretende medir,
describe la utilidad, cuál es la finalidad del indicador, porqué hay que
medirlo y cuál es su importancia.
Nivel de Gestión: Clasifica al indicador según el diagrama de
caracterización de la unidad.
Ámbito Desempeño: Establece cual es el fin de medir el indicador de
desempeño.
Expresión Conceptual: Es la forma del cómo se meden o
compararán las variables definidas del indicador en relación con la
unidad de medida establecida. Describe la relación conceptual
numerador/denominador ante un determinado nivel de complejidad,
así como su delimitación.
Expresión Matemática: Formula o ecuación del indicador, definiendo
cada una de las variables.
Categoría de las variables: Caracterizar las variables del indicador si
son: físicas, económicas, cronológicas o una combinación de ellas.
Tipo: Está asociado con el comportamiento al cual estará sujeto el
indicador, tiene 4 opciones: suma o promedio positivo y suma o
promedio negativo. Esta relacionado con su comportamiento
Comportamiento: Es la dirección que tiene un indicador a aumentar
(maximizar), disminuir (minimizar) o mantener en un rango.
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Criterio de Integración: Modalidad de la relación Numerador/
Denominador y puede ser: índice, proporción, promedio o porcentaje.
6.3.1.2. Recolección y Procesamiento de la Información
Fuente y Procesamiento de Información: Establece la(s) fuente(s)
auditable(s) desde donde se toman los datos y el procedimiento de
cálculo, de modo que indique: fuentes de información, cómo se
procesa la información.
6.3.1.3. Periodicidad
Frecuencia de Medición: se establece la frecuencia con la que se
mide el indicador, ya sea diaria, semanal, mensual, etc.
Frecuencia de reporte: se establece la frecuencia con la que se
presenta el informe, ya sea diaria, semanal, mensual, etc.
6.3.1.4 Niveles de Referencia y Responsabilidad
Referencia: Determina el punto de referencia y su comparación con
la situación real del indicador:
Histórico: Periodos anteriores.
Planificado: Meta.
Estándar: Capacidad.
Diseño: Diseño de la planta.
Competencia: Otras Plantas.
Legal: Normas, leyes, reglamentos, disposiciones.
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Criterio Desempeño: Define el rango del indicador (Nivel de
tolerancia) y su respectiva calificación de acuerdo al criterio al que se
adapte:
Deficiente
Regular
Bueno
Excelente
Niveles de Responsabilidad: Muestra a quien le corresponde la
modificación de las diferencias entre los niveles de referencia.
6.3.1.5 Consideraciones de Gestión
Indicadores vinculados: Muestra cuales son los indicadores
cercanos a él, anterior y posterior, lo cual ayuda a tomar una decisión
amparada en un sistema de vinculaciones confiables, para
complementar la explicación de su comportamiento.
Causas que Explican el Comportamiento: A través de la utilización
de diagramas ¿Por Qué?, ¿Por Qué? Se determinan las causas que
pueden afectar el comportamiento de uno o más indicadores.
Soluciones y/o Decisiones: A través de la utilización de diagramas
¿Cómo?, ¿Cómo? Se determinan los pasos específicos que se deben
seguir para formular un plan de acción.
Todas las características antes mencionadas constituyen el perfil del
indicador para CVG VENALUM, las cuales fueron aplicadas a cada uno de
los indicadores que conforman el sistema de Control de gestión propuesto.
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A continuación se muestra el perfil del indicador para uno de los indicadores
propuestos: ( ver Tabla 6.1)
Tabla 6.1 Perfil del Indicador Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes Provisionales
Perfil del Indicador
Código/ Unidad : 50012819 – Gerencia de Logística
Fecha de inicio: 18/04/2008 Status actual: Inactivo
Definición y Cálculo
Código: GL-001
Titulo: CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES PREVISIONALES
Objetivo: Medir la eficacia en la gestión oportuna de los renglones planificables, cuya cantidad existencia y gestión están por debajo del stock medio y no poseen requisición de compras, a fin de disminuirlos, garantizando así en oportunidad el inventario de materiales, repuestos y equipos.
U.M:
CANTIDAD Nivel de Gestión:
Proceso Ámbito Desempeño:
Eficacia
Expresión Conceptual: Expresa una comparación de la cantidad de renglones con Ordenes Provisionales que no fueron atendidas Vs. El 50% del valor promedio mensual de renglones planificables con órdenes provisionales.
Expresión Matemática:
MensualPomedio Valor PO con Renglones de N %50/º
Categoría de las variables: Físicas
Comportamiento: Minimizar
Criterio de Integración: Número
Recolección y Procesamiento de Información
Fuente de Información Reporte Sap ZMR00810
Procesamiento de la Inf. Hoja de cálculo Excel Reporte de Gestión
Periodicidad
Frecuencia de Medición Mensual
Frecuencia de Reporte Mensual
Niveles de Referencia
Referencia Histórico (2007)=1313
Planificado= cantidad<657
Criterio de Desempeño Excelente: Cantidad ≤657 Bueno:657<cantidad<1313
Malo: cantidad>1313
Consideraciones de Gestión
Causas: Supervisión y Control, planificación, Herramientas
Solución: Mejorar sup. Y Control, Planificación , Solicitar Herramientas
Funte: Elaboración Propia.
Para cada uno de los indicadores de la Coordinación Planificación y Control
de Inventario se elaboró de forma individual un documento de
Normalización, donde se desarrollan cada una de las características
expuestas en la tabla 6.1. Ver Normalización en los siguientes Apéndices:
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Apéndice A: Normalización del Indicador Cantidad de Renglones
Planificables con Ordenes Provisionales.
Apéndice B: Normalización del Indicador Efectividad de la
Solicitudes de Pedido Emitidas.
Apéndice C: Normalización del Indicador Cantidad de Renglones
Cero sin Gestión de Procura.
Apéndice D: Normalización del Indicador Ejecución del Presupuesto
Apéndice E: Normalización del Indicador Cumplimiento de la
Planificación para la Toma de Inventario.
6.4 Diseño de Formulario para la Captura de Datos
El sistema de control de gestión propuesto requiere de la compilación de
toda la información necesaria para el cálculo de los indicadores, por lo que
se elaboró de forma individual un formulario de captura de datos que cumpla
con los requerimientos de cada indicador.
El formato para la captura de datos de cada indicador en conjunto con su
correspondiente instructivo de llenado se encuentra anexo a su respectivo
documento de Normalización.
A continuación se muestra el formulario para la captura de datos
correspondiente al indicador Cantidad de Renglones Planificables con
Ordenes Provisionales: (ver Tabla 6.2)
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Tabla 6.2 Formulario de captura de datos Cantidad de Renglones Planificables con Órdenes Previsionales
PERIODO UNIDAD RENGLONES CON ORDEN PREVISONAL
VB VM TOTAL
Fuente: Elaboración Propia
6.5 Diseño de la base de datos
El procesamiento de la información concerniente a cada indicador de
gestión de la Coordinación Planificación y Control de inventario fue diseñado
en una hoja de cálculo con el programa Microsoft Excel. Para ello se
realizaron las siguientes actividades:
Identificación de datos requeridos para los cálculos principales y cálculos
asociados a cada indicador.
Definición de los campos de datos y cálculos necesarios.
Creación de formatos para la carga de información.
Diseño de cálculos.
La base de datos diseñada permite la generación automática de los gráficos
correspondientes al reporte de cada indicador. El uso adecuado de esta
herramienta facilita el análisis y control de cada indicador.
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6.6 Diseño de los Reportes de Gestión
Se diseñó un formato de reporte de gestión que permite monitorear el
comportamiento de los indicadores de manera clara y sencilla, facilitando a
su vez la toma de decisiones.
La estructura de los reportes de gestión es la siguiente:
a. Encabezado:
Logos de la Corporación Venezolana de Guayana y CVG VENALUM.
Unidad organizativa emisora del reporte.
Nombre del indicador y frecuencia reportada.
Periodo reportado.
b. Niveles de tolerancia:
En el cuadro de niveles de tolerancia se describe el criterio de desempeño
utilizado para la medición del indicador, definiendo el color y el rango de
valores que determinan el estado del mismo
c. Gráficos:
El tipo de grafico utilizado en los reportes depende de las características
propias de cada indicador. En general los gráficos resumen el
comportamiento del indicador en un determinado.
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d. Datos del indicador:
Muestra los valores de las variables asociadas al indicador y el estado
actual del mismo.
e. Consideraciones de gestión:
Causas del comportamiento: Explica el motivo del comportamiento que
ha tenido el indicador, ya sea que la desviación detectada sea positiva o
negativa para la organización.
Impacto: Muestra las consecuencias que ha dejado el comportamiento
del indicador.
Acciones a tomar: Muestra las acciones que se emprenderán a objeto de
normalizar el comportamiento del indicador.
f. Pie de Página:
En el pie de página del Reporte de Gestión se muestra las siguientes
aspectos:
Elaborado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que elaboró el Reporte.
Fecha: Fecha de elaboración.
Revisado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que revisó (conformó) el
Reporte.
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Fecha: Fecha de conformación.
Aprobado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que aprobó el Reporte.
Fecha: Fecha de aprobación.
Los formatos de Reporte de Gestión para cada indicador propuesto para la
Coordinación Planificación y control de inventario están contenidos en el
documento de normalización del indicador correspondiente.
A continuación se muestra el formato de reporte de gestión diseñado para el
indicador Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes Previsionales:
(ver Figura 6.1)
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COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES PREVISIONALES
REPORTE DE GESTIÓN MENSUAL
PERIODO:ABRIL
ESTADO
UNIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
C/M 2032 1612 1488 1094
C/M 657 657 657 657
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
CAUSAS DEL COMPORTAMIENTO
DEFICIENTE
TOLERANCIA RANGO
CANTIDAD>1313
EXCELENTE CANTIDAD<657
BUENO 657≤CANTIDAD<1313
META
RENGLONES CON O/P
IMPACTO
ACCIONES A TOMAR
VARIABLE
0
500
1000
1500
2000
2500
RENGLONES
MES
CANTIDAD DE RENGLONE CON ORDEN PREVISIONAL
RENGLONES VB 2004 1604 1480 1090
RENGLONES VM 28 8 8 4
1 2 3 4
RENGLONES PLANIFICABLES CON O/P
0
500
1000
1500
2000
2500
ENE FEB MAR ABR MES
C/M
RENGLONES CON O/P C/M
META C/M
FIGURA 6.1 FORMATO DE REPORTE DE GESTIÓN PARA INDICADOR
CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES PREVISIONALES
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6.7 Elaboración del Informe de Gestión Mensual
La evaluación y control de los indicadores de gestión diseñados para la
Coordinación Planificación y Control de Inventario tiene su aplicación en la
elaboración y presentación de un Informe Mensual de Desempeño, el cual
consiste en dar cuenta a la División Almacén sobre el comportamiento y
resultados de su gestión.
Con la finalidad de brindar a la División Almacén información clara y
objetiva, se propone como estructura del informe de gestión Mensual la
presentación de los Reportes de Gestión de cada uno de los cinco (5)
indicadores de gestión propuestos. De este modo se garantiza que la
información estará basada en factores que definen la gestión de la
Coordinación Planificación y Control de Inventario.
Ver en Apéndice F el Informe de Gestión Mensual para el mes de Abril,
basado en la estructura propuesta.
6.8 Beneficios que Ofrece el Sistema de Control de Gestión
Propuesto.
Concentra un sistema de control basado en las prioridades de la
Coordinación Planificación y Control de Inventario.
Permite visualizar las debilidades y fortalezas de la gestión de la
Coordinación.
Propicia niveles superiores de eficiencia, eficacia y efectividad.
Genera mayor compromiso hacia el logro de las metas propuestas.
Incrementa la calidad de la información sobre los indicadores.
Genera reportes que facilitan el análisis de los indicadores.
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Facilita la toma de decisiones disminuyendo el grado de incertidumbre.
Clarifica las oportunidades de mejora en las actividades que presenten
comportamientos desfavorables.
Se ajusta a la Norma de Planificación, Control de Gestión y Evaluación
de Desempeño de CVG VENALUM.
Permite ser actualizado o adecuado a las necesidades futuras de forma
sencilla.
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CONCLUSIONES
Una vez diseñado el sistema de indicadores se concluye lo siguiente:
1. El Sistema de Control de Gestión actual de la Coordinación Planificación y
Control de Inventario presenta deficiencia en la definición de indicadores.
2. Los indicadores utilizados actualmente por la Coordinación no presentan
metas definidas.
3. El Sistema de Control de Gestión Propuesto esta conformado por cinco
(5) indicadores orientados hacia el control de los principales factores que
la coordinación debe cuidar para tener éxito.
4. Los indicadores propuestos no son solo datos, estos entregan información
que al ser bien utilizada revelan oportunidades de mejora para la
coordinación, agregando valor a su gestión.
5. La normalización de los indicadores permitió definir características
mínimas que debe cumplir el indicador, por lo que se hace más fácil el uso
e interpretación de los mismos.
6. La información utilizada para el control de indicadores debe ser verificada y
analizada, de esto dependerá el buen funcionamiento del sistema.
7. La normalización de los indicadores esta basada en el manual de
indicadores de CVG Venalum, por lo que representa la continuidad de un
proceso de mejora.
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8. Los formularios para la captura de datos permitirán obtener la información
que se precisa para el control de los indicadores, de manera ordenada y
entendible.
9. Los indicadores propuestos demanda dedicación y compromiso por parte
del personal.
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RECOMENDACIONES
Basados en las conclusiones resultantes de la investigación realizada se
recomienda lo siguiente:
1. Se recomienda implantar el sistema de control de gestión propuesto para
la Coordinación Planificación y Control de Inventario para medir y controlar
el desempeño de su gestión.
2. Verificar y analizar la información requerida para cada indicador.
3. Asignar el análisis de desviaciones a personal especializado en
conocimiento estadístico que este identificado con lo que se desea medir,
es decir con conocimiento sobre el control de gestión.
4. Utilizar el sistema de control propuesto como herramienta para la toma de
decisiones estratégicas.
5. Utilizar los reportes de gestión de cada indicador como estructura del
informe mensual de desempeño.
6. Convocar reuniones para analizar en conjunto el comportamiento de los
indicadores.
7. Divulgar en la coordinación el comportamiento de los indicadores de
manera que se mantenga al personal informado y de este modo adquiera
compromiso hacia la mejora del mismo.
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8. Definir como indicadores solo aquellos factores vinculados a las
estrategias de la coordinación y que necesitan ser monitoreados para
tener éxito.
9. Divulgar a la demás áreas de la división la metodología para la definición e
implementación de los indicadores, a fin de que todos cuenten con
instrumentos de medición auditables.
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BIBLIOGRAFÍA
CHANDARI, Héctor. ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE CONTROL
DE INVENTARIO DE LOS REACTIVOS EN EL LABORATORIO DE C.V.G.
ALCASA. UNEG, 2003.
DELGADO Y MANRIQUE (2005). SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN: s/e.
HAIME LEVY, Luis (2004) Reestructuración integral de empresas: Como
base de la supervivencia, México.
HERNANDEZ S, Roberto. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN, México D.F, Editorial Mc Graw Hill, Segunda edición, 1998.
HODSON K, William (1996). MAYNARD, MANUAL DEL INGENIERO
INDUSTRIAL TOMO I. México, D.F: editorial McGrawHill.
LERMA, H. (2005). METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN:
“PROPUESTA, ANTEPROYECTO Y PROYECTO”. Bogotá: Ediciones Ecoe.
3ra. Ed.
NARVÁEZ, R (1997). ORIENTACIONES PRÁCTICAS PARA LA
ELABORACIÓN DE INFORMES DE INVESTIGACIÓN. Guayana. Ediciones
Unexpo. Segunda Edición.
OMEGA, Consultores Gerenciales. CONTROL DE GESTIÓN Y
DESARROLLO DE INDICADORES PARA LA CVG. Abril 2000.
http://www.dipres.cl/control_gestion/indicadores/Guia_Indicadores_1996.pdf
101
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NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
CCAANNTTIIDDAADD DDEE RREENNGGLLOONNEESS PPLLAANNIIFFIICCAABBLLEESS
CCOONN OORRDDEENNEESS PPRREEVVIISSIIOONNAALLEESS
DDIIVV.. AALLMMAACCEENN
CCOOOORRDD.. PPLLAANNIIFFIICCAACCIIÓÓNN YY CCOONNTTRROOLL DDEE IINNVVEENNTTAARRIIOO
APÉNDICE A
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
103
INDICE
I. OBJETIVO……………………………………………………………....3
II. PERFIL DEL INDICADOR…………………………………………......3
III. REPORTE……………………………………………………………....11
IV. ANEXO………………………………………………………………....15
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
104
I. OBJETIVO
Definir las condiciones específicas del indicador Cantidad de Renglones
Planificables con Ordenes Provisionales, de acuerdo al perfil del indicador
establecido en el Manual de Indicadores de CVG Venalum sustentado en la
Norma Planificación, Control de Gestión y Evaluación de Desempeño.
II. PERFIL DEL INDICADOR
1. Código Unidad: 50012822 Gerencia Logística.
2. Fecha Inicio: 18/04/08 Fecha en la que es formulado el indicador
3. Fecha Última Modificación: 18/04/08
4. Status Actual: Inactivo
DEFINICION Y CÁLCULO
5. Código: GL-003
6. Titulo: Cantidad de Renglones Planificables con Órdenes Provisionales
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
105
7. U.M: Cantidad
8. Objetivo del Indicador:
Medir la Eficacia en la gestión oportuna de los Renglones planificables Stock
de Almacén cuyas cantidades en existencia y en gestiones de pedido se
encuentran por debajo del Stock Medio y no posean requisición de compras,
garantizando así en oportunidad el inventario de materiales, repuestos y
equipos.
9. Nivel de Gestión: Proceso
10. Ámbito Desempeño: Eficacia
11. Expresión Conceptual:
Expresa la cantidad de renglones cuya existencia y transito está por debajo del
punto de pedido y aun no se ha gestionado su procura. Esta cantidad será
comparada con el 50% del valor promedio mensual de renglones con Ordenes
previsionales.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
106
12. Expresión Matemática:
Mensual Pomedio Valor %lesPrevisionaOrdenes conRenglones de ºN 50
Donde:
Nº de renglones con Ordenes Previsionales: es ala cantidad de renglones
planificables VB y VM que al cerrar el mes quedan con ordenes previsionales.
50% Valor Promedio Mensual: Es el valor promedio de renglones planificables
que al cierre de mes quedan con ordenes previsionales
13. Categoría de las variables: Física
14. Tipo: 2
15. Comportamiento: Minimizar
16. Criterio de Integración: Número
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
107
RECOLECCIÓN Y PROCESAMIENTO
17. Fuente de Información:
La recolección de datos se realizará mediante un Formato de Captura de Datos
diseñado para el indicador (Ver Anexo). La información será tomada del siguiente
reporte:
Reporte Sap MD 16 Renglones con Ordenes Previsionales: Para ver O/P
por planificador.
Reporte Sap ZMR 00810: Para ver O/P de todos los planificadores es
necesario filtrar los renglones con O/P y con característica de planificación
VB, VM.
18. Procesamiento de la información:
La información será procesada para generar un Reporte de Gestión del
indicador Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes Provisionales a
través la utilización de una Hoja de Cálculo en Excel.(Ver Capítulo III).
PERIODICIDAD
19. Frecuencia de Medición: Mensual
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
108
20. Frecuencia de Reporte: Mensual
NIVELES DE REFERENCIA Y RESPONSABLIDAD
21. Referencia:
Los niveles de referencia se calculan de acuerdo a los criterios siguientes:
NIVEL DE REFERENCIA MÉTODO DE CÁLCULO
Histórico Corresponderá al la cantidad promedio mensual de
renglones con Ordenes Previsionales del año 2007.
Real La cantidad de Renglones con Ordenes Previsionales
del mes anterior, con respecto al mes actual.
Meta 657Cantidad
22. Criterio Desempeño:
NIVEL DE TOLERANCIA RANGO DE VALORES
Excelente 657Cantidad
Bueno 1313657 Cantidad
Deficiente 1313Cantidad
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
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23. Niveles de Responsabilidad:
A quién le corresponde la modificación de las diferencias entre los niveles de
referencia.
NIVEL DE REFERENCIA RESPONSABLE
Histórico Analista
Real Coordinador de Planificación y
Control de Inventario
Meta Jefe de División
24. Indicadores vinculados:
Cantidad de Renglones Cero sin Gestión
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES
CON ORDENES PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
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25. Causas que Explican el Comportamiento:
Deficiencias en
la Planificación
Supervisión y
Control
Falta priorizar
las actividades
Sistema de Evaluación
Multiplicidad de actividades
Falta de Planificación
Distribución de la carga de trabajo
Veracidad de
Información
Deficiencia en las Herramientas
Disponibilidad de Mobiliarios y Equipos
Disponibilidad del Sistema GESTIÓN OPORTUNA DE
LOS RENGLONES
PLANIFICABLES DEL
STOCK DE ALMACÉN
Actualización
del Sistema
Deficiencia en Ejecución
No existe una Metodología
Compromiso
Dominio del Personal
Integración y Compromiso
Imprevistos
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES
CON ORDENES PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
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26. Soluciones y/o Decisiones:
Fortalecer la
Planificación de
Actividades
Supervisión y
Control
Priorizar
las actividades
Sistema de Evaluación
Definir actividades
conforme a las necesidades
Falta de Planificación
Redistribuir la carga de trabajo
Deficiencia en las Herramientas
Garantizar la disponibilidad de
Mobiliarios y Equipos
Exigir la Disponibilidad del
Sistema
Solicitar revisión y
actualización del la
información suministrada
por el sistema
Actualizar la ejecución de
las actividades Compromiso
Dominio del Personal
Incrementar la Integración y
Compromiso
Minimizar la improvisaciones
GESTIÓN OPORTUNA DE
LOS RENGLONES
PLANIFICABLES DEL
STOCK DE ALMACÉN
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
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III. REPORTE
La estructura del reporte de gestión es la siguiente:
a. Encabezado:
Logos de la Corporación Venezolana de Guayana y CVG Venalum.
Unidad organizativa emisora del reporte: Coordinación Planificación y Control
de Inventario
Nombre del indicador: Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes
Provisionales.
Frecuencia reportada: Reporte de Gestión Mensual
Periodo reportado: Mes
c. Niveles de tolerancia:
En el cuadro de niveles de tolerancia se describe el criterio de desempeño utilizado para
la medición del indicador, definiendo el color y el rango de valores que determinan el
estado del mismo
c. Gráficos:
▪ Cantidad de Renglones con Orden Provisional: Muestra la cantidad de renglones
planificables VB, VM que a finalizar cada mes han quedado con orden provisional.
▪ Renglones Planificables con O/P: Muestra dos líneas de tendencia, una representa la
cantidad total de renglones que a fin de mes a quedado en con O/P, y la otra la meta
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
113
e. Datos del indicador:
Muestra los valores de las variables asociadas al indicador y el estado actual del mismo.
f. Consideraciones de gestión:
Causas del comportamiento: Explica el motivo del comportamiento que ha tenido el
indicador, ya sea que la desviación detectada sea positiva o negativa para la
organización.
Impacto: Muestra las consecuencias que ha dejado el comportamiento del indicador.
Acciones a tomar: Muestra las acciones que se emprenderán a objeto de normalizar
el comportamiento del indicador.
f. Pie de Página:
En el pie de página del Reporte de Gestión se muestran los siguientes aspectos:
Elaborado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que elaboró el Reporte.
Fecha: Fecha de elaboración.
Revisado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que revisó (conformó) el Reporte.
Fecha: Fecha de conformación.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
114
Aprobado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que aprobó el Reporte.
Fecha: Fecha de aprobación.
A continuación se presenta formato de Reporte de Gestión:
Formato de Reporte de Gestión
115
COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES PREVISIONALES
REPORTE DE GESTIÓN MENSUAL
PERIODO:ABRIL
ESTADO
UNIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
C/M 2032 1612 1488 1094
C/M 657 657 657 657
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
CAUSAS DEL COMPORTAMIENTO
DEFICIENTE
TOLERANCIA RANGO
CANTIDAD>1313
EXCELENTE CANTIDAD<657
BUENO 657≤CANTIDAD<1313
META
RENGLONES CON O/P
IMPACTO
ACCIONES A TOMAR
VARIABLE
0
500
1000
1500
2000
2500
RENGLONES
MES
CANTIDAD DE RENGLONE CON ORDEN PREVISIONAL
RENGLONES VB 2004 1604 1480 1090
RENGLONES VM 28 8 8 4
1 2 3 4
RENGLONES PLANIFICABLES CON O/P
0
500
1000
1500
2000
2500
ENE FEB MAR ABR MES
C/M
RENGLONES CON O/P C/M
META C/M
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
Código
116
IV. ANEXOS
Formulario e instructivo de llenado:
Renglones con Ordenes Previsionales.
FORMULARIO
Asunto CAPTURA DE DATOS
CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES CON
ORDENES PROVISIONALES
Código
DIV. ALMACÉN: COORD. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
117
a. Renglones con Ordenes Previsionales Año________
b.PERIODO c.UNIDAD RENGLONES CON ORDEN PREVISONAL
d.VB e.VM f.TOTAL
FORMULARIO
Asunto CAPTURA DE DATOS
CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES CON
ORDENES PROVISIONALES
Código
DIV. ALMACÉN: COORD. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
118
INSTRUCTUVO DE LLENADO
a. Indicar el año al cual corresponden los datos
b. Indicar el mes al cual corresponde los datos
c. Indicar la unidad de medición del indicador (C/M)
d.Indicar la cantidad de renglones VB que han que dado con ordenes previsionales a
final de mes.
e. Indicar la cantidad de renglones VM que han que dado con ordenes previsionales
a final de mes.
f. Indicar la cantidad total de renglones VB y VM que han que dado con ordenes
previsionales a final de mes.
119
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
EEFFEECCTTIIVVIIDDAADD DDEE LLAASS SSOOLLIICCIITTUUDDEESS DDEE
PPEEDDIIDDOO EEMMIITTIIDDAASS
DDIIVV.. AALLMMAACCEENN
CCOOOORRDD.. PPLLAANNIIFFIICCAACCIIÓÓNN YY CCOONNTTRROOLL DDEE IINNVVEENNTTAARRIIOO
APÉNDICE B
APÉNDICE B
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
120
INDICE
I. OBJETIVO……………………………………………………………....3
II. PERFIL DEL INDICADOR…………………………………………......3
III. REPORTE……………………………………………………………....14
IV. ANEXO………………………………………………………………....15
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
121
I. OBJETIVO
Definir las condiciones específicas del indicador Efectividad de las Solicitudes
de Pedidos Emitidas por la Coordinación Planificación y Control de Inventario,
de acuerdo al perfil del indicador establecido en el Manual de Indicadores de
CVG Venalum sustentado en la Norma Planificación, Control de Gestión y
Evaluación de Desempeño.
II. PERFIL DEL INDICADOR
1. Código Unidad: 50012822 Gerencia Logística.
2. Fecha Inicio: 18/04/08 Fecha en la que es formulado el indicador
3. Fecha Última Modificación: 18/04/08
4. Status Actual: Inactivo
DEFINICION Y CÁLCULO
5. Código: GL-002
6. Titulo: Efectividad de las Solicitudes de Pedidos Emitidas
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
122
7. U.M: Porcentaje (%)
8. Objetivo del Indicador:
Medir la efectividad de las Solicitudes de Pedidos emitidas, en cuanto a las
características de la información detallada en las mismas, para identificar los
atributos a ser mejorados y el nivel de cumplimiento con las especificaciones
del cliente.
9. Nivel de Gestión: Producto
10. Ámbito Desempeño: Efectividad
11. Expresión Conceptual:
Expresa el porcentaje de solicitudes de pedidos emitidas que son Aprobadas
pro el cliente, restando al Total de solicitudes emitidas las S/P devueltas a la
coordinación por faltas en las que incurre el personal encargado de su
elaboración.
12. Expresión Matemática:
100*% Emitidas Pedidos de es Solicitudde Total
Personal del Falla por Devueltas sSolicitudeEmitidas Pedidos de es SolicitudTotalESPE
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
123
Donde:
ESPE: Eficiencia de las Solicitudes de Pedidos Emitidas.
Total de Solicitudes de Pedidos Emitidas: Son el número total de Solicitudes
de Pedidos que han sido emitidas durante un mes.
Solicitudes devueltas por falla de personal: Son la cantidad de solicitudes que
han sido devueltas a la coordinación PCI debido a fallas que dependen del
personal encargado de su elaboración.
13. Categoría de las variables: Físicas
14. Tipo: 2
15. Comportamiento: Maximizar
16. Criterio de Integración: Porcentaje
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
124
RECOLECCIÓN Y PROCESAMIENTO
17. Fuente de Información:
La recolección de datos se realizará mediante un Formato de Captura de
Datos diseñado para el indicador (Ver Anexo). La información será tomada
de los siguientes reportes:
Reporte Sap ZMR02100 Solicitudes de Pedidos Emitidas.
Reporte Excel Control de Devoluciones de Coordinación Planificación
y Control de Inventario.
18. Procesamiento de la información:
La información será procesada para generar un Reporte de Gestión del
indicador Efectividad de las Solicitudes de Pedido Emitidas a través la
utilización de una Hoja de Calculo en Excel. (Ver Capítulo III).
PERIODICIDAD
19. Frecuencia de Medición: Mensual
20. Frecuencia de Reporte: Mensual
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
125
NIVELES DE REFERENCIA Y RESPONSABLIDAD
21. Referencia:
Los niveles de referencia se calculan de acuerdo a los criterios siguientes:
NIVEL DE REFERENCIA MÉTODO DE CÁLCULO
Histórico
Corresponderá al % de Efectividad que ha tenido la
emisión de Solicitudes de Pedido los últimos tres
meses del año 2007 y los tres meses anteriores al
periodo actual. (Información no disponible).
Real
El % de Efectividad que ha tenido la emisión de
Solicitudes de Pedido del mes anterior, con respecto
al mes actual.
Meta 100%
22. Criterio Desempeño:
Nivel de Tolerancia Rango de Valores
DEFICIENTE 0 % ≤ INDICE < 70 %
BUENO 70 % ≤ INDICE < 85 %
EXCELENTE 85 % ≤ INDICE ≤ 100 %
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
126
23. Niveles de Responsabilidad:
A quién le corresponde la modificación de las diferencias entre los niveles de
referencia.
NIVEL DE REFERENCIA RESPONSABLE
HISTÓRICO Analista
REAL Coordinador de Planificación y
Control de Inventario
Meta Jefe de División
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE
PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
127
24. Causas que Explican el Comportamiento:
Efectividad de las
solicitudes de Pedido
emitidas
Baja Confiabilidad
Deficiencia Presupuestaria
Deficiencia en el Servicio
Deficiencia de Recursos
Deficiencia en Formulación
Deficiencia en interpretación de
las Especificaciones del Cliente
Deficiencia en Formulación
Dominio de ejecución actividad
Deficiencia en la
Supervisión y Control
Deficiencia en la Información Desactualizada
Disponibilidad del sistema
Falta definir lineamientos
Falta de Comunicación
Falta normalización de
los Procedimientos
Falta de dominio
Deficiencia en Mecanismo
utilizado
Falta de Compromiso
Falta de Compromiso Falta establecimiento de prioridad
Baja Eficiencia
Deficiencia en Ejecución de
Actividades
Deficiencia de la Planificación
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE
PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
128
25. Soluciones y/o Decisiones:
Efectividad de las
solicitudes de Pedido
emitidas
Aumentar la
Confiabilidad
Aprovechamiento del Presupuesto
Mejoramiento del
Servicio
Deficiencia de Recursos
Sincerar el consumo anual para la
elaboración del presupuesto
Atender las
Especificaciones del Cliente
Planificar el consumo del
presupuesto.
Garantizar la buena ejecución
de las actividades
Fortalecer la
Supervisión y Control
Solicitar acceso a Información Solicitar
actualización
Exigir la disponibilidad del
sistema
Definir lineamientos
Formalizar acuerdos con el cliente
Solicitar normalización y
actualización de los procedimientos
Adiestramiento
Mejora Mecanismo Utilizado
Incentivar al personal
Compromiso Priorizar Actividades
Aumentar la Eficiencia
Supervisar la ejecución de
Actividades
Fortalecer la planificación y
cumplimiento de la misma
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
129
III. REPORTE
La estructura del reporte de gestión es la siguiente:
a. Encabezado:
Logos de la Corporación Venezolana de Guayana y CVG Venalum.
Unidad organizativa emisora del reporte: Coordinación Planificación y
Control de Inventario
Nombre del indicador: Efectividad de las solicitudes de Pedido emitidas
Frecuencia reportada: Reporte de Gestión Mensual
Periodo reportado: Mes
d. Niveles de tolerancia:
En el cuadro de niveles de tolerancia se describe el criterio de desempeño utilizado
para la medición del indicador, definiendo el color y el rango de valores que
determinan el estado del mismo
c. Gráficos:
▪ Efectividad de las Solicitudes de Pedido: Muestra tres líneas de tendencia que
representan el porcentaje de solicitudes d pedido que han sido efectivas, el
porcentaje de solicitudes de pedido que han sido devueltas y la meta de
efectividad.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
130
e. Datos del indicador:
Muestra los valores de las variables asociadas al indicador y el estado actual del
mismo , con respecto a la meta.
f. Consideraciones de gestión:
Causas del comportamiento: Explica el motivo del comportamiento que ha
tenido el indicador, ya sea que la desviación detectada sea positiva o negativa
para la organización.
Impacto: Muestra las consecuencias que ha dejado el comportamiento del
indicador.
Acciones a tomar: Muestra las acciones que se emprenderán a objeto de
normalizar el comportamiento del indicador.
f. Pie de Página:
En el pie de página del Reporte de Gestión se muestran los siguientes aspectos:
Elaborado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que elaboró el Reporte.
Fecha: Fecha de elaboración.
Revisado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que revisó (conformó) el Reporte.
Fecha: Fecha de conformación.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
131
Aprobado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que aprobó el Reporte.
Fecha: Fecha de aprobación.
A continuación se presenta Formato de Reporte de Gestión:
Formato de Reporte de Gestión
132
COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
REPORTE DE GESTIÓN MENSUAL
PERIODO: ABRIL
ESTADO
VARIABLE UNIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
% 1,07% 2,38% 16,55% 8,12%
% 98,93% 97,62% 83,45% 91,88%
% 100% 100% 100% 100%
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
TOLERANCIA RANGO
EXCELENTE 85%≤INDICE≤100%
CAUSAS DEL COMPORTAMIENTO
IMPACTO
ACCIONES A TOMAR
EFECTIVIDAD DE LAS S/P
META
70%≤INDICE<85%BUENO
DEFICIENTE 0≤INDICE<70%
S/P DEVUELTAS CUSA CPCI
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
120,00%
1 2 3 4
MES
S/PDEVUELTAS S/P EFECTIVAS META
NORMALIZACIÓN DEL INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
133
IV. ANEXOS
Formulario e instructivo de llenado:
Control de Solicitudes Devueltas
Efectividad de las solicitudes de pedido emitidas
Formulario
Asunto CAPTURA DE DATOS
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO
EMITIDAS
Código
DIV. ALMACÉN: COORD. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
134
CONTROL DE SOLICITUDES DEVUELTAS
a. AÑO_______
b.MES c.FECHA DE d.Nº DE e.FECHA DE
f.CAUSA DE DEVOLUCIÓN
g.ANALISTA h.FALLA DE
DEVOLUCIÓN SOLICITUD EMISIÓN S/P RESPONSABLE CPCI
Formulario
Asunto CAPTURA DE DATOS
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO
EMITIDAS
Código
DIV. ALMACÉN: COORD. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
135
INSTRUCTIVO DE LLENADO
a. Indique el año al cual corresponde la información.
b. Indique el mes al cual corresponde la información.
c. Indicar número de Solicitud.
d. Indicar fecha d emisión de la solicitud de pedido devuelta
e. Indicar causa de la devolución.
f. Indicar el nombre del analista responsable de emitir la solicitud.
g. Marque con una “X”si la causa de devolución es una falla de la Coordinación
Planificación y Control de Inventario.
Nota: Se consideran fallas del personal las deficiencias en aquellos atributos de las
solicitudes de pedido, que dependan únicamente de la participación del Analista
encargado de su Elaboración. Las fallas atribuidas al personal de la Coordinación
Planificación y Control de Inventario son las que se incurran en las siguientes
aspectos:
Liberación: La solicitud de pedido debe ser liberada antes de ser enviada.
Firmas de Aprobación: deben contener las firmas de aprobación
correspondientes.
Imputación correcta.
Formulario
Asunto CAPTURA DE DATOS
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO
EMITIDAS
Código
DIV. ALMACÉN: COORD. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
136
Requerimiento contemplado en el plan de compras: Si el requerimiento
no esta contemplado en el plan de compras debe llevar anexo
justificativo.
Plan de entrega: Si es necesario.
Planos: en caso de requerirse.
Formulario
Asunto CAPTURA DE DATOS
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO
EMITIDAS
Código
DIV. ALMACÉN: COORD. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
137
Efectividad de las solicitudes de pedido emitidas
a. Año________
b.MES c.TOTAL S/P
EMITIDAS
d. S/P DEVUELTAS POR
e.%S/P DEVUELTAS POR f. % EFECTIVIDAD S/P
CAUSA DE CPCI CUSA DE CPCI
Formulario
Asunto CAPTURA DE DATOS
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO
EMITIDAS
Código
DIV. ALMACÉN: COORD. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
138
INSTRUCTIVO DE LLENADO
a. Indique el año al cual pertenecen los datos.
b. Indique el mes al cual corresponden los datos.
c. Indique el total de solicitudes de pedido emitidas durante el mes.
d. Indique la cantidad de solicitudes que fueron devueltas por fallas de la
Coordinación Planificación y Control de Inventario.
e. Indique el porcentaje (%) de solicitudes que fueron devueltas por causa de la
CPCI.
f. Indique el porcentaje de Solicitudes que fueron efectivas durante el mes
139
APÉNDICE C
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
CCAANNTTIIDDAADD DDEE RREENNGGLLOONNEESS EENN SSTTOOCCKK CCEERROO
SSIINN GGEESSTTIIÓÓNN DDEE PPRROOCCUURRAA
DDIIVV.. AALLMMAACCEENN
CCOOOORRDD.. PPLLAANNIIFFIICCAACCIIÓÓNN YY CCOONNTTRROOLL DDEE IINNVVEENNTTAARRIIOO
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
140
INDICE
I. OBJETIVO……………………………………………………………....3
II. PERFIL DEL INDICADOR…………………………………………......3
III. REPORTE……………………………………………………………....11
IV. ANEXO………………………………………………………………....15
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
141
I. OBJETIVO
Definir las condiciones específicas del indicador Cantidad de Renglones en
Stock Cero sin Gestión de Procura, de acuerdo al perfil del indicador
establecido en el Manual de Indicadores de CVG Venalum sustentado en la
Norma Planificación, Control de Gestión y Evaluación de Desempeño.
II. NORMALIZACIÓN DEL INDICADOR
1. Código Unidad: 50012822 Gerencia Logística.
2. Fecha Inicio: 18/04/08 Fecha en la que es formulado el indicador
3. Fecha Última Modificación: 18/04/08
4. Status Actual: Inactivo
DEFINICIÓN Y CÁLCULO
5. Código: GL-002
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
142
6. Titulo: Cantidad de Renglones en Stock Cero sin Gestión de Procura.
7. U.M: Cantidad
8. Objetivo del Indicador:
Medir la cantidad de renglones planificables stock de almacén que se
encuentran en existencias cero y que aun no se ha gestionado su procura, a fin
de disminuirlos y garantizar de este modo la gestión de reabastecimiento
oportuno.
9. Nivel de Gestión: Proceso
10. Ámbito Desempeño: Eficacia
11. Expresión Conceptual:
Muestra la comparación de la cantidad de renglones planificables stock de
almacén que se encuentran en existencias cero y que aun no se ha gestionado su
procura, contra el 50 % del Valor Promedio Mensual de renglones cero sin
gestión.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
143
12. Expresión Matemática:
Mensual Pomedio Valor %Gestión sin Cero Stock enRenglones de ºN 50
13. Categoría de las variables: Física
14. Tipo: 2
15. Comportamiento: Minimizar
16. Criterio de Integración: Número
RECOLECCIÓN Y PROCESAMIENTO
17. Fuente de Información:
La recolección de datos se realizará mediante un Formato de Captura de
Datos diseñado para el indicador (Ver Anexo). La información será tomada
del siguiente reporte Sap ZMR 00810, el cual debe ser filtrado y tomar la
información de los renglones que poseen las siguientes características:
Característica de Planificación: VB, VM.
Existencia: Cero.
Documento: Orden Provisional (O/P)
Comprador: Vacío.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
144
18. Procesamiento de la información:
La información será procesada para generar un Reporte de Gestión del
indicador Cantidad de Renglones en Stock Cero sin Gestión de Procura a través
la utilización de una Hoja de Calculo en Excel. (Ver Capítulo III)
PERIODICIDAD
19. Frecuencia de Medición: Mensual
20. Frecuencia de Reporte: Mensual
NIVELES DE REFERENCIA Y RESPONSABLIDAD
21. Referencia:
Los niveles de referencia se calculan de acuerdo a los criterios siguientes:
NIVEL DE REFERENCIA MÉTODO DE CÁLCULO
Histórico Corresponderá al la cantidad promedio mensual de
renglones cero sin gestión del año 2007.(1136)
Real La cantidad de Renglones Cero sin Gestión del mes
anterior, con respecto al mes actual.
Meta 568Cantidad
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
145
22. Criterio Desempeño:
NIVEL DE TOLERANCIA RANGO DE VALORES
Excelente 568Cantidad
Bueno 1136568 Cantidad
Deficiente 1136Cantidad
23. Niveles de Responsabilidad:
A quién le corresponde la modificación de las diferencias entre los niveles de
referencia.
NIVEL DE REFERENCIA RESPONSABLE
HISTÓRICO Analista
REAL Coordinador de Planificación y
Control de Inventario
Meta Jefe de División
24. Indicadores vinculados:
Indicador Gestión Oportuna de los Renglones Planificables Stock de
Almacén.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK
CERO SIN GESTIÓN DE PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
146
25. Causas que Explican el Comportamiento:
Baja Atención
Deficiencia Presupuestaria
Deficiencia en Formulación
Deficiencia en las Herramientas
Dominio
Deficiencia en Ejecución
Deficiencia en la Metodología de Trabajo
Niveles de Inventario Mal Definidos
Disponibilidad del Sistema
Motivación
Distribución de la carga de trabajo
Priorizar Renglones
Capacitación
Falta de Compromiso
Insuficiencia en la
Supervisión y Control
Falta Metodología de Seguimiento
Cantidad de
Renglones en Stock
Cero sin Gestión de
Procura
Imprevistos
Bajo grado de Dominio del Personal
Falta Compromiso
Deficiencia en la Planificación de Actividades
Deficiencia en la Planificación
Deficiencia en Lineamiento de Programación
Falta de Compromiso
Deficiencia en Planificación de Actividades
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK
CERO SIN GESTIÓN DE PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
147
26. Soluciones y/o Decisiones:
Mejorar la Atención
Aprovechamiento del
Presupuesto
Sincerar cantidades en la Formulación del Presupuesto
Deficiencia en las Herramientas
Dominio
Deficiencia en la Metodología de Trabajo
Redefinir los Niveles de Inventario
Exigir la disponibilidad del sistema
Estimular
Redistribuir la carga de trabajo
Priorizar Renglones
Solicitar Capacitación
Fortalecer el Compromiso
Insuficiencia en la
Supervisión y Control
Hacer seguimiento al Movimiento de los Materiales
Cantidad de
Renglones en Stock
Cero sin Gestión de
Procura
Falta Compromiso
Supervisar y Controlar el Cumplimiento
de la Actividades Planificadas
Optimizar la Planificación
Motivación
Velar por la Elaboración y Cumplimiento
de La Planificación de actividades
Planificar y Controlar el Adiestramiento del Personal
Controlar el Consumo del Presupuesto
Definir lineamientos de planificación
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE
PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
148
III. REPORTE
La estructura del reporte de gestión es la siguiente:
a. Encabezado:
Logos de la Corporación Venezolana de Guayana y CVG Venalum.
Unidad organizativa emisora del reporte: Coordinación Planificación y
Control de Inventario
Nombre del indicador: Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes
Provisionales.
Frecuencia reportada: Reporte de Gestión Mensual
Periodo reportado: Mes
e. Niveles de tolerancia:
En el cuadro de niveles de tolerancia se describe el criterio de desempeño
utilizado para la medición del indicador, definiendo el color y el rango de
valores que determinan el estado del mismo
c. Gráficos:
▪ Cantidad de Renglones en stock cero sin gestión de procura: Muestra la cantidad
total de renglones con existencia cero y que aun no se ha iniciado su
correspondiente proceso de procura.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE
PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
149
▪ % de renglones Planificables cero sin gestión: Muestra la el porcentaje de
renglones planificables con existencia cero y que aun no poseen gestión de
procura.
e. Datos del indicador:
Muestra los valores de las variables asociadas al indicador y el estado actual del
mismo.
f. Consideraciones de gestión:
Causas del comportamiento: Explica el motivo del comportamiento que ha
tenido el indicador, ya sea que la desviación detectada sea positiva o negativa
para la organización.
Impacto: Muestra las consecuencias que ha dejado el comportamiento del
indicador.
Acciones a tomar: Muestra las acciones que se emprenderán a objeto de
normalizar el comportamiento del indicador.
f. Pie de Página:
En el pie de página del Reporte de Gestión se muestran los siguientes aspectos:
Elaborado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que elaboró el Reporte.
Fecha: Fecha de elaboración.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE
PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
150
Revisado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que revisó (conformó) el Reporte.
Fecha: Fecha de conformación.
Aprobado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que aprobó el Reporte.
Fecha: Fecha de aprobación.
A continuación se presenta formato de Reporte de Gestión:
Formato de Reporte de Gestión
151
COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONROL DE INVENTARIO
CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE PROCURA
REPORTE DE GESTIÓN MENSUAL
PERIODO:ABRIL 2008
ESTADO
568≤CANTIDAD<1136
VARIABLES UNIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
RENGLONES EN STOCK ACTIVO C/M 13322 13400 13262 13149
RENGLONES EN CERO SIN GESTIÓN C/M 890 649 606 563
C/M 568 568 568 568
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
CAUSAS DEL COMPORTAMIENTO
IMPACTO
ACCIONES A TOMAR
TOLERANCIA RANGO
CANTIDAD<568
CANTIDAD>1136
META
EXCELENTE
BUENO
DEFICIENTE
0
5000
10000
15000
RENGLONES
1 2 3 4 MES
Cantidad de renglones en stock cero sin gestión de
procura
RENGLONES ACTIVOS RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN META
% DE RENGOLES PLANIFICABLES CERO SIN GESTIÓN
0,00%
2,00%
4,00%
6,00%
8,00%
1 2 3 4MES
% RPCSG
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE
PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
152
V. ANEXOS
Formulario e instructivo de llenado:
Renglones Planificables en stock cero sin Gestión.
FORMULARIO
Asunto CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO SIN
GESTIÓN DE PROCURA
Código
Div. Almacén: Coordinación Planificación y Control de Inventario.
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
153
RENGLONES PLANIFICABLES VB, VM EN STOCK CERO SIN
GESTIÓN DE PROCURA.
a. Año_______
b.PERIODO
c.UNIDAD
RENGLONES STOCK ACTIVOS
RENGLONES CERO SIN GESTION
J.% DE RENGLONES
d.VB e.VM f.TOTAL g.VB h.VM i.TOTAL CERO SIN GESTION
FORMULARIO
Asunto CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO SIN
GESTIÓN DE PROCURA
Código
Div. Almacén: Coordinación Planificación y Control de Inventario.
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
154
INSTRUCTIVO DE LLENADO
a. Indique el año al cual corresponden los datos.
b. Indique el mes a cual corresponden los datos.
c. Indicar la cantidad de renglones VB que se encuentran en stock activo.
d. Indicar la cantidad de renglones VM que se encuentran en stock activo.
e. Indicar el total de renglones planificables que se encuentran en stock activo.
f. Indicar la cantidad de renglones VB que se encuentran en stock cero sin
gestión de procura.
g. Indicar la cantidad de renglones VM que se encuentran en stock cero sin
gestión de procura.
h. Indicar el total de renglones planificables que se encuentran en stock cero
sin gestión de procura.
i. Indicar el % de renglones activos planificables que se encuentran en stock cero
sin gestión de procura.
155
APÉNDICE D
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
CCoonnssuummoo ddeell PPrreessuuppuueessttoo
DDIIVV.. AALLMMAACCEENN
CCOOOORRDD.. PPLLAANNIIFFIICCAACCIIÓÓNN YY CCOONNTTRROOLL DDEE IINNVVEENNTTAARRIIOO
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CONSUMO DEL
PREUPUESTO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
156
INDICE
I. OBJETIVO……………………………………………………………....3
II. PERFIL DEL INDICADOR…………………………………………......3
III. REPORTE……………………………………………………………....11
IV. ANEXO………………………………………………………………....15
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CONSUMO DEL
PREUPUESTO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
157
I. OBJETIVO
Definir las condiciones específicas del indicador Consumo del Presupuesto, de
acuerdo al perfil del indicador establecido en el Manual de Indicadores de CVG
Venalum sustentado en la Norma Planificación, Control de Gestión y
Evaluación de Desempeño.
II. PERFIL DEL INDICADOR DEL INDICADOR
1. Código Unidad: 50012822 Gerencia Logística.
2. Fecha Inicio: 18/04/08 Fecha en la que es formulado el indicador
3. Fecha Última Modificación: 18/04/08
4. Status Actual: Inactivo
DEFINICIÓN Y CÁLCULO
5. Código: GL-004
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CONSUMO DEL
PREUPUESTO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
158
6. Titulo: Consumo del Presupuesto.
7. U.M: Porcentaje (%)
8. Objetivo del Indicador:
Medir y controlar el consumo mensual del presupuesto previsto para la
adquisición de materiales y repuestos stock de almacén.
9. Nivel de Gestión: Proceso.
10. Ámbito Desempeño: Eficiencia.
11. Expresión Conceptual:
Mide el porcentaje de consumo del presupuesto con respecto 100% asignado a
inicio del ejercicio.
12. Expresión Matemática:
100* inicial toPerusupues
Disponible oPresupuest -inicial oPresupuest%CP
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CONSUMO DEL
PREUPUESTO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
159
Donde:
▪ %CP: Es el % de Consumo del Presupuesto
▪ Presupuesto inicial: Cantidad monetaria asignada a principio de año.
▪ Presupuesto Disponible: Cantidad monetaria que no se ha consumido.
13. Categoría de las variables: Económica
14. Tipo: 1
15. Comportamiento: Mantener un rengo.
16. Criterio de Integración: Porcentaje
RECOLECCIÓN Y PROCESAMIENTO
17. Fuente de Información:
▪ La información requerida proviene del Reporte ZMR01000
del sistema Sap
18. Procesamiento de la información:
La información será procesada para generar un Reporte de Gestión del
indicador Consumo del Presupuesto a través la utilización de una Hoja de
Calculo en Excel. (Ver Capítulo III)
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CONSUMO DEL
PREUPUESTO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
160
PERIODICIDAD
19. Frecuencia de Medición: Mensual
20. Frecuencia de Reporte: Mensual
NIVELES DE REFERENCIA Y RESPONSABLIDAD
21. Referencia:
Los niveles de referencia se calculan de acuerdo a los criterios siguientes:
NIVEL DE
REFERENCIA MÉTODO DE CÁLCULO
Histórico Corresponderá al consumo de presupuesto mensual del
año 2007(Información no disponible)
Real Valor del grado de cumplimiento del mes anterior.
Meta Corresponde a un porcentaje de consumo para cada
mes.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CONSUMO DEL
PREUPUESTO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
161
Asignación de meta mensual:
Mes % Consumo
Mensual.
% Consumo
Acumulado
Enero 10 10
Febrero 25 35
Marzo 25 60
Abril 10 70
Mayo 8 78
Junio 6 84
Julio 4 88
Agosto 4 92
Septiembre 4 96
Octubre 2 98
Noviembre 2 100
Diciembre 0
22. Criterio Desempeño:
Nivel de Tolerancia Rango de Valores
DEFICIENTE %Consumo > meta
BUENO % Consumo < Meta
EXCELENTE % Consumo = meta
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CONSUMO DEL
PREUPUESTO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
162
23. Niveles de Responsabilidad:
A quién le corresponde la modificación de las diferencias entre los niveles de
referencia.
NIVEL DE REFERENCIA RESPONSABLE
HISTÓRICO Analista
REAL Coordinador de Planificación y
Control de Inventario
Meta Jefe de División
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO
SIN GESTIÓN DE PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
163
24. Causas que Explican el Comportamiento:
Baja Atención
Deficiencia Presupuestaria
Deficiencia en Formulación
Deficiencia en las Herramientas
Dominio
Deficiencia en Ejecución
Deficiencia en la Metodología de Trabajo
Niveles de Inventario Mal Definidos
Disponibilidad del Sistema
Motivación
Distribución de la carga de trabajo
Priorizar Renglones
Capacitación
Falta de Compromiso
Insuficiencia en la
Supervisión y Control
Falta Metodología de Seguimiento
Cantidad de
Renglones en Stock
Cero sin Gestión de
Procura
Imprevistos
Bajo grado de Dominio del Personal
Falta Compromiso
Deficiencia en la Planificación de Actividades
Deficiencia en la Planificación
Deficiencia en Lineamiento de Programación
Falta de Compromiso
Deficiencia en Planificación de Actividades
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO
SIN GESTIÓN DE PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
164
25. Soluciones y/o Decisiones:
Mejorar la Atención
Aprovechamiento del
Presupuesto
Sincerar cantidades en la Formulación del Presupuesto
Deficiencia en las Herramientas
Dominio
Deficiencia en la Metodología de Trabajo
Redefinir los Niveles de Inventario
Exigir la disponibilidad del sistema
Estimular
Redistribuir la carga de trabajo
Priorizar Renglones
Solicitar Capacitación
Fortalecer el Compromiso
Insuficiencia en la
Supervisión y Control
Hacer seguimiento al Movimiento de los Materiales
Cantidad de
Renglones en Stock
Cero sin Gestión de
Procura
Falta Compromiso
Supervisar y Controlar el Cumplimiento
de la Actividades Planificadas
Optimizar la Planificación
Motivación
Velar por la Elaboración y Cumplimiento
de La Planificación de actividades
Planificar y Controlar el Adiestramiento del Personal
Controlar el Consumo del Presupuesto
Definir lineamientos de planificación
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE
PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
165
IV. REPORTE
La estructura del reporte de gestión es la siguiente:
a. Encabezado:
Logos de la Corporación Venezolana de Guayana y CVG Venalum.
Unidad organizativa emisora del reporte: Coordinación Planificación y
Control de Inventario
Nombre del indicador: Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes
Provisionales.
Frecuencia reportada: Reporte de Gestión Mensual
Periodo reportado: Mes
f. Niveles de tolerancia:
En el cuadro de niveles de tolerancia se describe el criterio de desempeño utilizado
para la medición del indicador, definiendo el color y el rango de valores que
determinan el estado del mismo
c. Gráficos:
▪ Consumo mensual del presupuesto: indica el porcentaje de presupuesto que es
consumido es un mes, y su relación con respecto a la meta.
▪ Consumo del presupuesto: indica cual ha sido el consumo total del presupuesto
hasta la fecha, y su relación con la meta.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE
PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
166
e. Datos del indicador:
Muestra los valores de las variables asociadas al indicador y el estado actual del
mismo.
f. Consideraciones de gestión:
Causas del comportamiento: Explica el motivo del comportamiento que ha
tenido el indicador, ya sea que la desviación detectada sea positiva o negativa
para la organización.
Impacto: Muestra las consecuencias que ha dejado el comportamiento del
indicador.
Acciones a tomar: Muestra las acciones que se emprenderán a objeto de
normalizar el comportamiento del indicador.
f. Pie de Página:
En el pie de página del Reporte de Gestión se muestran los siguientes aspectos:
Elaborado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que elaboró el Reporte.
Fecha: Fecha de elaboración.
Revisado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que revisó (conformó) el Reporte.
Fecha: Fecha de conformación.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE
PROCURA
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
167
Aprobado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que aprobó el Reporte.
Fecha: Fecha de aprobación.
A continuación se presenta formato de Reporte de Gestión:
Formato de Reporte de Gestión
168
COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
CONSUMO DE PRESUPUESTO
REPORTE DE GESTIÓN
PERIODO:ABRIL 2008
TOLERANCIA
EXCELENTE
BUENO
DEFICIENTE
VARIABLES UNID. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
CONSUMO MENSUAL % 12,8298 22,6914 21,2068 9,0598
META % 10 25 25 10 8 6 4 4 4 2 2 0
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
CONSUMO<META
CAUSA DE COMPORTAMIENTO
IMPACTO
ACCIONES A TOMAR
ESTADO RANGO
COSUMO<META
CONSUMO= META
CONSUMO MENSUAL DEL PRESUPUESTO
0
5
10
15
20
25
30
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DICMES
%
CONSUMO MENSUAL % META %
CONSUMO
0,00
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
120,00
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12MES
%
% Consumo
Hasta la
fecha
META
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CONSUMO DEL
PRESUPUESTO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
169
VI. ANEXOS
Formulario e instructivo de llenado:
Consumo del presupuesto
FORMULARIO
Asunto CONSUMO DEL PRESUPUESTO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
170
CONSUMO DEL PRESUPUESTO
a. Año_____________
b.PERIODO c.Presupuesto
Inicial
d.P.Disponible e.Consumo f.% Consumo g.% CONSUMO MENSUAL
Hasta la fecha Hasta la fecha Hasta la fecha
FORMULARIO
Asunto CONSUMO DEL PRESUPUESTO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
171
INSTRUCTIVO DE LLENADO
a. Indique el año al cual pertenecen los datos.
b. Indique el mes al cual pertenecen los datos.
c. Indique la cantidad de presupuesto asignada inicialmente.
d. Indique la cantidad de presupuesto que se encuentra disponible a la fecha.
e. Indique la cantidad consumida hasta el mes en fecha.
f. Indique el porcentaje total de consumo hasta la fecha.
g. Indique el % de consumo mensual.
172
APÉNDICE E
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
CCuummpplliimmiieennttoo ddee llaa PPllaanniiffiiccaacciióónn ppaarraa llaa TToommaa
ddee IInnvveennttaarriioo
DDIIVV.. AALLMMAACCEENN
CCOOOORRDD.. PPLLAANNIIFFIICCAACCIIÓÓNN YY CCOONNTTRROOLL DDEE IINNVVEENNTTAARRIIOO
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE
PLANIFICACIÓN PARA LA TOMA DE INVENTARIO.
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
173
INDICE
I. OBJETIVO…………………………………………………………….....3
II. PERFIL DEL INDICADOR……………………………………………...3
III. REPORTE…………………………………………………………….....11
IV. ANEXO……………………………………………………………….....15
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE
PLANIFICACIÓN PARA LA TOMA DE INVENTARIO.
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
174
I. OBJETIVO
Definir las condiciones específicas del indicador Cumplimiento de la
Planificación para la Toma de Inventario, de acuerdo al perfil del indicador
establecido en el Manual de Indicadores de CVG Venalum sustentado en la
Norma Planificación, Control de Gestión y Evaluación de Desempeño.
II. PERFIL DEL INDICADOR
1. Código Unidad: 50012822 Gerencia Logística.
2. Fecha Inicio: 18/04/08 Fecha en la que es formulado el indicador
3. Fecha Última Modificación: 18/04/08
4. Status Actual: Inactivo
DEFINICIÓN Y CÁLCULO
5. Código: GL-005
6. Titulo: Cumplimiento de la Planificación para la Toma de Inventario.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE
PLANIFICACIÓN PARA LA TOMA DE INVENTARIO.
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
175
7. U.M: Porcentaje (%)
8. Objetivo del Indicador:
Medir y controlar periódicamente el cumplimiento de la planificación para la
toma de inventarios, garantizando que la existencia real de los inventarios de
activos y materiales de la empresa coincida con las cantidades registradas en el
sistema Sap.
9. Nivel de Gestión: Proceso.
10. Ámbito Desempeño: Eficacia.
11. Expresión Conceptual:
Mide en porcentaje (%) el cumplimiento de la planificación para la toma de
inventario.
12. Expresión Matemática:
100*CPTI% osPlanificad Renglones de Cantidada
dosInventaria osPlanificad Renglones de Cantidad
Donde:
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE
PLANIFICACIÓN PARA LA TOMA DE INVENTARIO.
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
176
▪ CPTI: Cumplimiento de la Planificación para la Toma de Inventario.
▪ Cantidad de Renglones Planificados: Cantidad de renglones planificados para
Inventariar en un (1) mes.
▪ Cantidad de Renglones Planificados Inventariados: Cantidad de renglones
planificados e inventariados durante en un (1) mes determinado.
13. Categoría de las variables: Física- Cronológica.
14. Tipo: 1
15. Comportamiento: Maximizar
16. Criterio de Integración: Porcentaje
RECOLECCIÓN Y PROCESAMIENTO
17. Fuente de Información:
La información requerida será proporcionada por el personal responsable del
inventario sustentado en:
▪ Programa Anual de Inventario Cíclico.
▪ Sistema Sap Transacción MI 24
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE
PLANIFICACIÓN PARA LA TOMA DE INVENTARIO.
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
177
18. Procesamiento de la información:
La información será procesada para generar un Reporte de Gestión del
indicador Cumplimiento de la Planificación para la Toma de Inventario a través
la utilización de una Hoja de Calculo en Excel (Ver Capítulo III).
PERIODICIDAD
19. Frecuencia de Medición: Mensual
20. Frecuencia de Reporte: Mensual
NIVELES DE REFERENCIA Y RESPONSABLIDAD
21. Referencia:
Los niveles de referencia se calculan de acuerdo a los criterios siguientes:
NIVEL DE
REFERENCIA MÉTODO DE CÁLCULO
Histórico Corresponderá al grado de cumplimiento del año
2007.(Información no disponible)
Real Valor del grado de cumplimiento del mes anterior.
Meta 100%
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE
PLANIFICACIÓN PARA LA TOMA DE INVENTARIO.
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
178
22. Criterio Desempeño:
Nivel de Tolerancia Rango de Valores
DEFICIENTE 0 % ≤ INDICE < 70 %
BUENO 70 % ≤ INDICE < 85 %
EXCELENTE 85 % ≤ INDICE ≤ 100 %
23. Niveles de Responsabilidad:
A quién le corresponde la modificación de las diferencias entre los niveles de
referencia.
NIVEL DE REFERENCIA RESPONSABLE
HISTÓRICO Analista
REAL Coordinador de Planificación y
Control de Inventario
Meta Jefe de División
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE LA
TOMA DE INVENTARIO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
179
24. Causas que Explican el Comportamiento:
Deficiencia en la
Planificación Planificación de las
Actividades del Personal
Deficiencia en la Supervisión
y Seguimiento
Factor Humano
Bajo grado de Dominio del
Personal
Deficiencia en la Metodología de
para la elaboración del Plan
No existe
No se Usa
Insuficiencia de Personal
CUMPLIMIENTO DE LA
PLANIFICACIÓN DE TOMA
DE INVENTARIO
Deficiencia en la
Ejecución del Plan
Inadecuada Distribución de la
Carga de Trabajo
Bajo Grado de Dominio del
Personal
Falta Divulgación
Deficiencia en las Herramientas
Deficiencias del Sistema
Disponibilidad del Sistema
Falta de Conocimiento
Falta de Destreza
Error Humano
Falta de Compromiso
No se Usa
Deficiencia en la Formulación de Metodología
Falta de conocimiento
Destreza
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE LA
TOMA DE INVENTARIO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
180
25. Soluciones y/o Decisiones:
Optimizar la
Planificación Planificar las Actividades del Personal
Optimizar en la Supervisión y
Seguimiento
Disminuir el Error
Humano
Mejorar el Dominio del
Personal
Mejorar la Metodología de para la
elaboración del Plan
Usar Metodología
Dotar de personal adecuado
para la labor
CUMPLIMIENTO DE LA
PLANIFICACIÓN DE TOMA
DE INVENTARIO
Perfeccionar
la Ejecución
Redistribuir la Carga de
Trabajo
Garantizar el Dominio del
Personal
Divulgar la Metodología
Solicitar Mejora en las Herramientas Solicitar Disponibilidad del
Sistema
Solicitara Adiestramiento
Motivar al personal
Motivar
Planificar en Base a las Necesidades
Solicitar Adiestramiento
Definir Metodología para
Supervisión y Seguimiento
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE
PLINIFICACIÓN PARA LA TOMA DE INVENTARIO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
181
IV. REPORTE
La estructura del reporte de gestión es la siguiente:
a. Encabezado:
Logos de la Corporación Venezolana de Guayana y CVG Venalum.
Unidad organizativa emisora del reporte: Coordinación Planificación y
Control de Inventario
Nombre del indicador: Cumplimiento de Planificación de la Toma de
Inventario
Frecuencia reportada: Reporte de Gestión Mensual
Periodo reportado: Mes
g. Niveles de tolerancia:
En el cuadro de niveles de tolerancia se describe el criterio de desempeño utilizado
para la medición del indicador, definiendo el color y el rango de valores que
determinan el estado del mismo
c. Gráficos:
▪ Cumplimiento de la planificación para la toma de inventario: Muestra el
comportamiento del grado de cumplimiento de la planificación durante los meses
transcurridos, con respecto a la meta.
▪ Planificado vs. Ejecutado. Muestra la cantidad de renglones planificados para la
toma de inventario y la cantidad de renglones inventariados.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE
PLINIFICACIÓN PARA LA TOMA DE INVENTARIO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
182
e. Datos del indicador:
Muestra los valores de las variables asociadas al indicador y el estado actual del
mismo.
f. Consideraciones de gestión:
Causas del comportamiento: Explica el motivo del comportamiento que ha
tenido el indicador, ya sea que la desviación detectada sea positiva o negativa
para la organización.
Impacto: Muestra las consecuencias que ha dejado el comportamiento del
indicador.
Acciones a tomar: Muestra las acciones que se emprenderán a objeto de
normalizar el comportamiento del indicador.
f. Pie de Página:
En el pie de página del Reporte de Gestión se muestran los siguientes aspectos:
Elaborado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que elaboró el Reporte.
Fecha: Fecha de elaboración.
Revisado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que revisó (conformó) el Reporte.
Fecha: Fecha de conformación.
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE
PLINIFICACIÓN PARA LA TOMA DE INVENTARIO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
183
Aprobado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que aprobó el Reporte.
Fecha: Fecha de aprobación.
A continuación se presenta formato de Reporte de Gestión:
Formato Reporte de Gestión
184
COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN DE LA TOMA DE INVENTARIO
REPORTE DE GESTIÓN
RERIODO: ABRIL 2008
ESTADO
UNIDAD FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
% 63,16 42,90 88,49
META % 100 100 100
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
ACCIONES A TOMAR
IMPACTO
CAUSAS DEL COMPORTAMIENTO
70%≤INDICE<85%
GRADO DE CUMPLIMIENTO DE PLANIF.
TOLERANCIA RANGO
DEFICIENTE 0% ≤INDICE70<70%
BUENO
EXCELENTE 85%≤NDICE≤100%
VARIABLES
CUMPLIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE PARA LA TOMA DE INVENTARIO
0,00
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
120,00
1 2 3 MES
%
GRADO DE
CUMPLIMIENTO DE
PLANIF. %
META %
0
100
200
300
400RENGLONES
1 2 3 4 MES
PLANIFICACIÓN Vs EJECUCIÓN
PLANIFICADOS TOTAL RENG. INVENTARIADOS
NORMALIZACIÓN DE INDICADOR
Asunto NORMALIZACIÓN DEL INDICADOR CUMPLIMIENTO
DE PLINIFICACIÓN PARA LA TOMA DE INVENTARIO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
185
VII. ANEXOS
Formulario e instructivo de llenado:
Cumplimiento de la planificación de toma de inventario.
FORMULARIO
Asunto
CUMPLIMIENTO DE PLINIFICACIÓN PARA LA TOMA DE INVENTARIO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
186
COMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN DE TOMA DE INVENTARIO.
a. AÑO_____________
b.PERIODO
c.RENGLONES PLANIFICADOS d.TOTAL RENG.
e.RENGL.PLANIF. INVNT. f.TOTAL RENG. % DE
g.CUMPLIMIENTO
CLASE A
CLASE B
CLASE C PLANIFICADOS
CLASE A CLASE B CLASE C
INVENTARIADOS DE PLANIFICACIÓN
FORMULARIO
Asunto CUMPLIMIENTO DE PLINIFICACIÓN PARA LA TOMA
DE INVENTARIO
Código
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
187
INSTRUCTIVO DE LLENADO
h. Indique el año al cual corresponden los datos.
i. Indique el mes al cual correspondan los datos.
j. Indique la cantidad de renglones planificados para ser inventariado, que
corresponda a cada clase.
k. Indique el total de renglones planificados.
l. Indique para cada clase, cantidad de renglones planificados inventariados durante
el mes.
m. Indique el total de renglones planificados e inventariados.
n. Indique el porcentaje de Cumplimiento de la planificación para la toma de
inventario.
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido Firma: Fecha:
Nombre y Apellido
Firma: Fecha:
188
CCOOOORRDDIINNAACCIIÓÓNN PPLLAANNIIFFIICCAACCIIÓÓNN YY CCOONNTTRROOLL DDEE
IINNVVEENNTTAARRIIOO
IINNFFOORRMMEE DDEE GGEESSTTIIÓÓNN MMEENNSSUUAALL
AABBRRIILL 22000088
APÉNDICE F
189
COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES PREVISIONALES
REPORTE DE GESTIÓN MENSUAL
PERIODO:ABRIL
ESTADO
UNIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
C/M 2032 1612 1488 1094
C/M 657 657 657 657
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
CAUSAS DEL COMPORTAMIENTO
DEFICIENTE
TOLERANCIA RANGO
CANTIDAD>1313
EXCELENTE CANTIDAD<657
BUENO 657≤CANTIDAD<1313
META
RENGLONES CON O/P
IMPACTO
ACCIONES A TOMAR
VARIABLE
0
500
1000
1500
2000
2500
RENGLONES
MES
CANTIDAD DE RENGLONE CON ORDEN PREVISIONAL
RENGLONES VB 2004 1604 1480 1090
RENGLONES VM 28 8 8 4
1 2 3 4
RENGLONES PLANIFICABLES CON O/P
0
500
1000
1500
2000
2500
ENE FEB MAR ABR MES
C/M
RENGLONES CON O/P C/M
META C/M
190
COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
REPORTE DE GESTIÓN MENSUAL
PERIODO: ABRIL
ESTADO
VARIABLE UNIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
% 1,07% 2,38% 16,55% 8,12%
% 98,93% 97,62% 83,45% 91,88%
% 100% 100% 100% 100%
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
EFECTIVIDAD DE LAS S/P
META
70%≤INDICE<85%BUENO
DEFICIENTE 0≤INDICE<70%
S/P DEVUELTAS CUSA CPCI
CAUSAS DEL COMPORTAMIENTO
IMPACTO
ACCIONES A TOMAR
TOLERANCIA RANGO
EXCELENTE 85%≤INDICE≤100%
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
120,00%
1 2 3 4
MES
S/PDEVUELTAS S/P EFECTIVAS META
191
COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONROL DE INVENTARIO
CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN DE PROCURA
REPORTE DE GESTIÓN MENSUAL
PERIODO:ABRIL 2008
ESTADO
568≤CANTIDAD<1136
VARIABLES UNIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
RENGLONES EN STOCK ACTIVO C/M 13322 13400 13262 13149
RENGLONES EN CERO SIN GESTIÓN C/M 890 649 606 563
C/M 568 568 568 568
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
CAUSAS DEL COMPORTAMIENTO
IMPACTO
ACCIONES A TOMAR
TOLERANCIA RANGO
CANTIDAD<568
CANTIDAD>1136
META
EXCELENTE
BUENO
DEFICIENTE
0
5000
10000
15000
RENGLONES
1 2 3 4 MES
Cantidad de renglones en stock cero sin gestión de
procura
RENGLONES ACTIVOS RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIÓN META
% DE RENGOLES PLANIFICABLES CERO SIN GESTIÓN
0,00%
2,00%
4,00%
6,00%
8,00%
1 2 3 4MES
% RPCSG
192
COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
CONSUMO DE PRESUPUESTO
REPORTE DE GESTIÓN
PERIODO:ABRIL 2008
TOLERANCIA
EXCELENTE
BUENO
DEFICIENTE
VARIABLES UNID. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
CONSUMO MENSUAL % 12,8298 22,6914 21,2068 9,0598
META % 10 25 25 10 8 6 4 4 4 2 2 0
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
CONSUMO= META
CONSUMO<META
CAUSA DE COMPORTAMIENTO
IMPACTO
ACCIONES A TOMAR
ESTADO RANGO
COSUMO<META
CONSUMO MENSUAL DEL PRESUPUESTO
0
5
10
15
20
25
30
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DICMES
%
CONSUMO MENSUAL % META %
CONSUMO
0,00
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
120,00
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
MES
%
% Consumo
Hasta la
fecha
META
193
COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO
CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN DE LA TOMA DE INVENTARIO
REPORTE DE GESTIÓN
RERIODO: ABRIL 2008
ESTADO
UNIDAD FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
% 63,16 42,90 88,49
META % 100 100 100
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
GRADO DE CUMPLIMIENTO DE PLANIF.
TOLERANCIA RANGO
DEFICIENTE 0% ≤INDICE70<70%
BUENO
EXCELENTE 85%≤NDICE≤100%
VARIABLES
ACCIONES A TOMAR
IMPACTO
CAUSAS DEL COMPORTAMIENTO
70%≤INDICE<85%
CUMPLIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE PARA LA TOMA DE INVENTARIO
0,00
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
120,00
1 2 3 MES
%
GRADO DE
CUMPLIMIENTO DE
PLANIF. %
META %
0
100
200
300
400RENGLONES
1 2 3 4 MES
PLANIFICACIÓN Vs EJECUCIÓN
PLANIFICADOS TOTAL RENG. INVENTARIADOS
194
U
N
E
XP
O
195
U
N
E
XP
O
ANEXO 1
Proceso Productivo del Aluminio
ANEXO 2
196
PLANIFICACION Y CONTROL DE INVENTARIO
DEL 01/10/2007 AL 31/10/2007
INDICADORES UNID ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
RENGLONES EN STOCK ACTIVO (VB),(V1),(VM) C/U 13.634 11.685 13.224 13.518 13.985 14.470 13.558 13.359 13.351 13.303
RENGLONES (OBS) C/U 0 0 0 0 0 0 122 8 0 0
RENGLONES EN CERO (VB) C/U 2.813 2.988 2.594 2.651 2.359 2.576 2.502 2.213 2.114 2.095
SOL. PEDIDOS GENERADOS (MES) C/U 373 516 899 511 665 446 317 201 161 175
CANT. RENG. SOLICITADOS (MES) C/U 690 750 2.138 895 1.389 794 508 229 200 227
RENGLONES EXCLUIDOS (ND) C/U 18 0 85 60 60 60 65 8 0 48
AJUSTE POR EXCESO M/BS. 0 0 0 232.036.745 232.036.745 3.027.340 22.954.684 3.306.000 192.490 90.487.386
AJUSTE POR DEFECTO M/BS. 0 0 0 34.493.251 34.493.251 1.901.675 51.270.009 11.301 4.857.916 189.673.494
TOTAL AJUSTE NETO M/BS. 0 0 0 197.543.494 197.543.494 1.125.665 28.315.325 -3.294.699 -4.665.426 99.186.108
CONSUMO INVENTARIO DEL MES MM/Bs. 5.492.352 10.332.104.570 39.389.933.851 6.097.571.142 7.955.470.427 7.123.766.923 9.393.075.705 9.719.324.843 10.821.112.928 7.860.689.708
VALOR DE INVENTARIO MM/Bs. 100.479.154.888 97.672.791.076 102.296.726.651 105.082.076.044 110.506.599.781 116.115.514.726 116.488.654.709 125.963.722.474 128.006.318.160 131.819.908.503
% DE RENGLONES EN CERO TOTAL % 33,03 25,55 19,60 19,61 16,87 17,80 18,45 16,56 15,83 15,75
FACTOR DE SERVICIO EN ATENCION A SOLICITUDES % 96,21 94,81 93,98 95,38 94,98 95,15 96,32 95,47 94,28 96,13
FACTOR INSATISFECHO DEL MES % 3,8 5,19 6,02 4,62 5,02 4,85 3,68 4,53 5,72 3,87
TOTAL DE INSATIFECHOS C/U 167 266 272 229 335 363 253 215 546 205
ITEMS SIN GESTION EN ALMACEN C/U 62 128 53 65 80 61 29 58 138 74
ITEMS SIN GESTION/COMPRAS LIBERADAS (VEN) C/U 26 38 22 22 20 14 12 8 6 8
SOLICITUD DE PEDIDOS EN GESTION DE COMPRA C/U 34 55 33 36 117 55 50 39 20 19
PEDIDOS C/U 45 91 101 62 109 82 68 82 45 101
ITEMS CON GESTION/COMPRA C/U 79 184 134 98 226 137 118 121 65 120
PEDIDOS CON - Fecha activas: C/U 0 32 32 59 33 41 39 38 20 34
PEDIDOS - Fechas de entregas vencidas C/U 44 59 69 39 76 41 29 44 25 86
ROTACIÓN DE INV. MENSUAL TIPO A FRC 1,47 2,61 2,60 2,73 1,31 1,41 2,75 3,05 2,70 2,78
ROTACIÓN DE INV. MENSUAL TIPO B FRC 3,13 1,40 1,40 1,29 3,03 3,22 1,28 1,60 1,29 1,25
ROTAC. DE INV. ANUAL, ACUM FRC 1,1 1,13 1,12 1,14 1,13 1,31 1,10 1,26 1,09 1,07
PRECOMPROMETIDO PRESUPUESTO M/BS. 8.075.160 15.258.290.022 17.751.968.181 14.692.010.989 24.828.589.594 20.696.681.367 19.971.918.698 14.725.839.307 12.620.556.321 8.217.139.227
COMPROMETIDO MM/Bs 31.827.448 31.523.761.737 33.235.318.580 39.298.928.445 38.995.459.063 45.406.106.837 49.521.452.577 51.907.851.318 54.710.366.120 53.922.314.443
Descripción Cant. En Cero
ND 4.152 2.104 Relación V01 V02 V03 V04 V05 V06 V07 V08 V09 V10 Total
RR 643 294 Solic. de Pedido 29 44 17 16 2 5 32 27 3 0 175PD Total Renglones 29 58 21 18 2 5 35 56 3 0 227
VB 13.214 2.085
VM 89 10
Total Activos 18.098
Total en Cero 4.493
OBS =
DIVISION DE ALMACEN
INFORME MENSUAL DE DESEMPEÑO AÑO 2007
OCTUBRE
ANEXO 2
197
0
2.000
4.000
6.000
8.000
10.000
12.000
14.000
16.000
C/U C/U C/U
RENGLONES EN
STOCK ACTIVO
(VB),(V1),(VM)
RENGLONES
(OBS)
RENGLONES EN
CERO (VB)
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
0
500
1000
1500
2000
2500
ENE
FEBM
ARABR
MAYJU
NJU
L
AG
OSEPO
CT
SOL. PEDIDOS
GENERADOS
(MES) C/U
CANT. RENG.
SOLICITADOS
(MES) C/U
solicitudes vs renglones
0
50
100
150
200
250
V01V02
V03V04
V05V06
V07V08
V09
V10Tota
l
analistas
cant
idad Solic. de Pedido
Total Renglones
0,00
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
120,00
ENEFEB
MAR
ABRM
AYJU
NJU
L
AGO
SEPO
CT
FACTOR DESERVI
FACTORINSATI