diseño de puestos y perfiles
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La entrevista
Individual Grupal
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Aspectos a considerar
Objetivo Participantes Caractersticas Consistencia Ambiente Clima Instrumento de apoyo Lenguaje Tiempo Esquema
Que informar Que produce en el
entrevistado Habilidades del
entrevistador Rol del entrevistador
Garanta que da elentrevistador
Notas y recursos
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Levantamiento de informacin:Entrevista personal
ANTES DE LA ENTREVISTA Preparar entrevista: esquema,
entrevistador de mayorexperiencia.
Elegir un lugar privado (fuera delpuesto de trabajo del entrevistado)
Disposicin de los entrevistados igual jerarquia.
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Levantamiento de informacin:Entrevista personal
DURANTE LA ENTREVISTAExplicar objetivos (grabacin Nivel deconfiabilidad).Rapport (crear un clima de confianza ).
Generar una conversacin, ms que preguntasy respuestas.Incidir en problemas que se creen importantes.Escuche. No interrumpa al entrevistado, gui laconversacin.
No juzgue, no adelante juicios, muestre inters,no d la razn.No identificarse con el entrevistado.
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DESPUS DE LAENTREVISTAElabore resumen:
Discrimine lasexageraciones eidentifique aportes.Contraste hechos ysituaciones con otrasentrevistas.Concluir
Levantamiento de informacin:Entrevista personal
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Entrevista: ventajas y desventajas
Individual Grupal
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Diseo de puestos de trabajo
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
PUESTO DE TRABAJO
Alineacin estratgica del puesto
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
PUESTO DE TRABAJO
Alineacin estratgica del puesto
E
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Diseo de puestos
Gerente GeneralGerente General
Tecnologa de
la InformacinTecnologa dela Informacin
Recursos
HumanosRecursosHumanos
LogsticaLogstica ProduccinProduccin ComercialComercial FinanzasFinanzas
ESTRUCTURAFUNCIONAL
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LOGISTICA
ACT 2 ACT 5
ACT 10 ACT 18
ACT 9
ACT 28ACT 32
Un solo puesto ovarios?
Depende:
Dimensin de lasactividades.
Estrategia
Diseo de puestos
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LOGISTICAACT 2 ACT 5
ACT 10ACT 18
ACT 9
ACT 28ACT 32
Varios puestos:
Usar metodologa de dide Estructura.
Las actividades se vuelvobjetivos y estas a su vetendrn actividades.
Resultado: una estructu(organigrama) de Logs
Diseo de puestos
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LOGISTICAACT 2 ACT 5
ACT 10ACT 18
ACT 9
ACT 28ACT 32
Un puesto:El resumen de lasactividades ser la fprincipal del puesto
ACT2 Funcin 1ACT5 Funcin 2ACT9 Funcin 3ACT10 Funcin 4ACT18 Funcin 5ACT28 Funcin 6ACT32 Funcin 7
Diseo de puestos
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Elementos del diseo de puestos
Descripcindel trabajo
Ubicacinorgnica El trabajador
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Elementos del diseo de puestosUbicacinorgnica
rea/departamento/seccin/puesto Reporta a Subordinados Funciones Responsabilidades Puesto (s) que lo suceden Puesto (s) que lo anteceden Coordinacin
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Elementos del diseo de puestos
Para cambios y/o mejoras de estructura, las Funciones se definen:
Ubicacinorgnica
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Elementos del diseo de puestosPara cambios y/o mejoras de estructura, las Funciones se definen: Caso Hotel
Ubicacinorgnica
A5A2
I
II
III
A8 A1 A11
A13 A16
A6 A14
A9 A10
A3 A7A12
A4 A15A18
A17
n objetivo Actividad
4 Valor de producto El mantenimiento de las habitaciones debe ser oportuno y con calidad
15 Competencias delrecurso humano
Las camareras realizan su trabajo con eficiencia y calidad
18 Equipos contecnologas
Se mantiene la productividad en las reas de servicio
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Elementos del diseo de puestosUbicacinorgnica
Caso Hotel
Denominacin: Camarera Turno: 1 Cdigo: a514 Ubicacinorgnica
Gerencia Departamento SeccinOperaciones Alojamiento Gobernanta
Funcin: limpieza de habitaciones y reas comunes de los pisos con eficiencia y calidad.
Reporta: Gobernanta Subordinados: no tiene. Responsabilidades
1. Limpieza de habitaciones asignadas para check in y check out, como tambin aquellashabitaciones ocupadas. Incluye equipos, cama, mobiliario, baos, pisos, ventanas.
2. Reposicin de blancos, amenities y suministros de habitacin y bao.3. Limpieza de reas pblicas y ambientes utilizados por los huspedes del hotel.
4. Acopio de material de limpieza en carrito para la jornada.5. Cuidado de objetos de propiedad del cliente.6. Emisin de documentos de control.
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Elementos del diseo de puestosUbicacinorgnica Caso Hotel
Denominacin: Camarera Turno: 1 Cdigo: a514 Ubicacinorgnica
Gerencia Departamento SeccinOperaciones Alojamiento Gobernanta
Puestos que lo suceden:1. Lencera: oportunidad y cuidado en la entrega de blancos y ropa de pasajeros.2. Gobernanta: informes de control de labor.
3. Mantenimiento: reparaciones y fallas de equipos e instalaciones.Puestos que lo anteceden:1. Reservas: conocer los check in2. Recepcin: conocer llegada de pasajeros.Coordinacin:1. Lencera: entrega de ropa para y de lavandera, ropa por reposicin o cambio.2. Mantenimiento: solucin de fallas y problemas en equipos, herramientas y servicios de
las instalaciones.3. Room service: productos y servicios AyB, menaje en habitaciones.4. Reservas: cantidad y tipo de pasajeros que arribarn.5. Recepcin: servicios en habitaciones, actividades de pasajeros.
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Elementos del diseo de puestosEl trabajador
biografa
personalidad
habilidades
actitud
conocimiento
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Elementos del diseo de puestos
El trabajador biografa
El d l di d
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Elementos del diseo de puestos
El trabajador Habilidades
aptitud numrica.-comprensin verbal.-velocidad perceptiva.-razonamiento inductivo.
-razonamiento deductivo.-visualizacin espacial.-memoria.
Fortaleza: tronco, dinmica, esttica, explosiva.-Flexibilidad: extendida y dinmica.-OTROS: coordinacin, equilibrio, estaminal.
El d l di d
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Elementos del diseo de puestosEl trabajador Personalidad
Determinantes Rasgos Atributos-Herencia: factor biolgico-Ambiente: cultura, grupos-Situacin: incidentes
-Reservado/extrovertido-CI bajo/alto-Sentimental/emocional estable.-Sumiso/dominante-Responsable/despreocupado-Oportunista/escrupuloso-Tmido/osado-Obstinado/flexible-Confiado/suspicaz-Imaginativo bajo/alto-Franco/astuto-Seguro/aprensivo-Conservador/arriesgado-Dependiente/autosuficiente-Controlado bajo/alto-Relajado/tenso
-Lugar de control-Necesidad de retos-Autoritarismo-Maquiavelismo-Autoestima-Autocontrol-correr riesgos
El d l di d
-
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Elementos del diseo de puestos
El trabajador actitud
conocimiento
El t d l di d t
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Elementos del diseo de puestos
El trabajador
1- Ambiente, higiene y seguridad.
2- Determinantes del puesto.
3- Formacin bsica.
4- Cualidades psicotcnicas.
5- Personalidad.
6- Actitud social.7- Capacidad de organizacin
CASO H l PUESTO CAMARERA DE HOUSEKEEPI
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AMBIENTE, HIGIENE Y SEGURIDADCaractersticas Escala
0 1 2 3 4
- Ruido- Vibraciones- Suciedad- Posicin:
- de pie- sentado- inclinado- con desplazamiento
- manipulando equipo- empujando- Espacios (estrechos/amplios)- Temperatura (fra/acondicionada)- Accidentes
- quemaduras- cortes- cadas
- golpes- descargas
- Atmosfera- Iluminacin
- natural- Artificial
x
xx
x
x
x
xxx
x
x
x
x
x
X
XX
x
x
CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI
CASO H t l PUESTO CAMARERA DE HOUSEKEEPI
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DETERMINANTES DEL PUESTOCaractersticas Escala
0 1 2 3 4- Visin ptica y cromtica- Audicin- Olfato- Gusto- Equilibrio fsico- Control emocional- Resistencia a fatiga- Resistencia a monotona- Capacidad pulmonar y cardiovascular- Varicoceles- Sistema genitourinario- Alergias- Aparato digestivo
x
xxx
xxx
xx
x
xxx
CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI
CASO H t l PUESTO CAMARERA DE HOUSEKEEPI
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FORMACIN BSICACaractersticas Escala
0 1 2 3 4- Superior tcnico en hotelera- Estudiante universitario- Idiomas
- Ingls- Francs- Alemn- Otros
- Otros estudiosx
x
x
xx
xx
CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI
CASO Hotel PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI
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CUALIDADES PSICOTCNICASCaractersticas Escala
0 1 2 3 4- Razonamiento lgico- Clculo numrico- Concepcin espacial- Comunicacin escrita- Comunicacin oral- Memoria- Percepcin- Creatividad- Coordinacin fsica
xx
x
x
xxx
x
x
CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI
CASO Hotel PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI
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PERSONALIDADCaractersticas Escala
0 1 2 3 4-reserva/extroversin-emocional-sumiso/dominante-responsable-oportunista/escrupuloso-tmido/osado-obstinado/flexible-suspicaz/confiado-astuto/franco-aprensivo/seguro-controlado bajo/alto-conservador/arriesgado-dependiente/autosuficiente-tenso/relajado
xxx
x
x
x
x
xxx
xx
x
x
CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI
CASO Hotel PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI
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ACTITUD SOCIALCaractersticas Escala
0 1 2 3 4- Integracin a grupo- Tacto y habilidad social- Capacidad de trato con clientes
xx
x
CAPACIDAD DE ORGANIZACINCaractersticas Escala
0 1 2 3 4- Programar el trabajo
- Conservar secuencia del proceso- Tomar decisiones- Cumplir instrucciones con eficiencia
x
x
x
x
CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI
CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI
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Denominacin: Camarera Turno: 1 Cdigo: a514
Ubicacin
orgnica
Gerencia Departamento Seccin
Operaciones Alojamiento Gobernanta
Perfil de puesto1- Requisitos intelectuales:Educacin : tcnica en hoteles y en la especialidad, con dominio de ingls/francs
Experiencia: 3 a 5 aos en el puesto o similares.Aptitudes : razonamiento lgico y numrico, concepcin espacial, comunicacin, memoria,percepcin creatividad, capacidad de organizacin.2- Requisitos fsicos :Esfuerzo por posicin, por traslado, equilibrio, coordinacin, sentidos adecuados, resistencia afatiga y monotona, sistemas corporales.3- Actitud:Integracin asertiva a grupos, confiable, escrupuloso, mantiene atencin, abierto, seguro,asume riesgos, paciente.
CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI
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Medicin de carga de trabajo: Metodologa
EFICIENCIA EFICACIA
QUE ESTA HACIENDO?CUNTO TIEMPO LE TOMA?ESTA SOBRE CARGADO O NO?
LE COMPETE?PRIORIZA ACTIVIDADES?PUEDE DELEGAR ACTIVIDA
Elementos del diseo de puestos
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Elementos del diseo de puestos
Descripcindel trabajo Uso de hoja de medicin de la carga de trabajo:
1. Determinar actividades (responsabilidades)
2. Establecer nivel de relacin de actividad con lafuncin (A: fuerte, B: media, C: baja, D: S/R).
3. Determinar frecuencia por mes (diaria,interdiaria, semanal, quincenal, mensual) yconsignar las veces que se presenta la actividaden el mes ( mensual=1, quincenal= 2, semanal= 4,diaria= 26)
4. Determinar el volumen que se presenta por vez.
5. Tiempo unitario de la actividad.
Elementos del diseo de puestos
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Elementos del diseo de puestos
Descripcindel trabajo
Uso de hoja de medicin de la carga de trabajo: Caso: Hotel
Informacin personal Apellidos y Nombres:Nivel de Instruccin:Nombre del Puesto:Organizacin:
Funcin Principal:
Detalle de carga de trabajoN Actividades Tipo F Frec. Vol. t (Min) Tiempo Total1 A Diaria 26 1 5 1302 A Diaria 26 1 20 5203 A Diaria 26 15 25 97504 A Diaria 26 1 10 2605 B Diaria 26 1 45 1170
6 B Diaria 26 1 20 5207 B Diaria 26 7 5 9108 A Diaria 26 2 2 1049 A Diaria 26 1 5 13010 A Diaria 26 1 20 52011 A Diaria 26 1 10 260
efectuar conteo de material y ropa al final de turnoelaborar informa del turnoentregar el turno a la gobernanta
limpiar reas pblicas
trasladar y entregar ropa a lencerasolucionar problemas de clientesreportar objetos perdidos/olvidados
acopiar ropa sucia para lavandera
De periquito a Perico
limpieza de habitaciones y reas comunes de los pisos con eficiencia y calidad.
abastecer carro con materiales y ropalimpiar habitacin
L-S 9:00 - 13:00 y 14:00 - 18:00
recibir instrucciones de la gobernanta
Juana Prez SerTcnicoCamarera de houskeeping
Fecha:Horarios:
Horas al mes:
02/09/2007
180
Elementos del diseo de puestos
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Elementos del diseo de puestos
Descripcindel trabajo
Uso de hoja de medicin de la carga de trabajo: Caso: Hotel.
Datos:
Tiempos suplementarios: 10.00% Eficiencia Parcial: 145.4%Timpo segn horario (h): 180.00 Anlisis: 5
Tiempo_Real (h): 237.90Tiempo Real Total (h): 261.69
Actividad Tiempo (min) %
A 11674 81.79%B 2600 18.21%C 0 0.00%D 0 0.00%
REPORTE FINAL DE ANALISIS DE CARGA DE TRABAJO
5
D0%
C0%
B18%
Elementos del diseo de puestos
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p
Diseo dePuestos
ergonoma
Insumosy materiales Tecnologa
Mquinasy equipos
Infraestructuray espacios
Procesos
-distribucin-trnsito-servicios
-innovacin-calidad-eficiencia
-oportunidad-calidad
-mantenimiento-renovacin
-mtodos-procedimientos-estndares
-posicin -riesgos-esfuerzo -concentracin-traslado -ambientacin
Descripcindel trabajo
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Diseo Puesto Final
Para disear cada puesto de trabajo necesitas: Las actividades que debe realizar el puesto (las
actividades que se utiliz para disear la estructura).
Las actividades que actualmente realiza (Entrevista) La carga de trabajo de esas actividades Definir el perfil del puesto.
El conjunto de Puesto de Toda la Organizacin ser elmanual de Funciones.
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Un nuevo empleado pregunta a su supervisor:"Dnde consigo un vaso con agua,se or?"
"Deber as comenzar por buscar en el Manual
de Procedimientos, donde dice: "TienesSed", y seguir los procedimientos hasta dar con el surtidor de agua, Ah! jovencito, otravez me lo pasa por escrito, eh?".
Manuales de Organizacin y Funciones
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Tipos
Manual de organizacin Manual de Funciones
Descripciones de puestos Manual de procesos
Definicin El manual es un documento
que contiene, en formaordenada y sistemtica,informacin y/o instruccionesque una organizacinconsidera necesarios para lamejor ejecucin del trabajo.
Informacin Pblica
Informacin Interna
Manuales de Organizacin y Funciones
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Representan un medio de comunicarlas decisiones de la administracin,sobre : la organizacin polticas y procedimientos
Objetivo: Explicar las normas en trminos
accesibles a los empleados Facilitar el adiestramiento y
orientacin del personal Uniformizar los procedimientos y
control de actividades
Manuales de Organizacin y Funciones
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El uso adecuado de manuales permite: Tener una visin de conjunto de la
organizacin Precisar las funciones de cada unidad
administrativa, para especificarresponsabilidades, evitar duplicaciones ydetectar omisiones
Facilitar la ejecucin correcta de las laboresdel personal y propiciar la uniformidad deltrabajo
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos enla ejecucin del trabajo, evitando larepeticin de instrucciones y directrices
Manuales de Organizacin y Funciones
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Adems: Proporcionar informacin bsicapara la planeacin e implantacinde estrategia
Facilitar el reclutamiento yseleccin del personal
Ser de medio de integracin yorientacin al personal nuevo parafacilitar su incorporacin al trabajo.
Mejor aprovechamiento de losrecursos humanos y materiales Ser instrumento til para la
orientacin e informacin al pblico
Manuales de Organizacin y Funciones
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Expone con detalle la estructura de laorganizacin. Seala los puestos y larelacin existente entre ellos
Explica la jerarqua, los grados deautoridad y responsabilidad, las
funciones y actividades de los rganosde la empresa Pueden ser:
Generales, referidos a toda laorganizacin
Especficos, enfocados en undepartamento o unidad. .
.
.
Manuales de Organizacin y Funciones
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Es un producto final del proceso de planeacin organizativa Contenido:
1. ndice2. Introduccin3. Objetivos de la empresa (misin, visin)4. Antecedentes Histricos5. Polticas o Normas generales de la empresa6. Detalle de la Estructura. Organigrama General.
7. Detalle de Puestos por cada unidad Organizativa8. Descripcin de las relaciones, funciones, indicadores de control y
perfil de cada puesto.9. Anexos. Detalle de la formulacin de indicadores.10. Glosario de trminos
Manuales de Organizacin y Funciones
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1. ndice2. Introduccin3. Historia de la empresa : logros importantes (opcional)4. Direccin estratgica de la empresa
VisinMisinValoresObjetivos estratgicos (opcional)Polticas generales (opcional)
5. Organizacin general de la empresaDescripcin de la estructura organizacional de la empresaOrganigrama general
6. Organigrama de cada unidad organizativa7. Relacin de puestos por cada unidad organizativa8. Descripcin de puestos.9. Anexos. Detalle de la formulacin de indicadores.10. Glosario de trminos
Manual deOrganizacin
Manual deFunciones
Manuales de Organizacin y Funciones
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Elaboracin del Manual de Organizacin1. Definir el grado de detalle del
documento
2. Identificar fuentes de informacin en laempresa: documentos, personas,realidad
3. Establecer tcnicas de recojo de datos(entrevista, cuestionario, observacin
directa)4. Debe estar hecho en HTML (Intranet)
Manuales de Organizacin y Funciones
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La reglamentacin y descripcin depuestos limitan el desempeo y puedengenerar un vaco de productividad
Influencia de los sindicatos en lareglamentacin del trabajo
No se hacen: Subcontratacin, abastecimiento por
terceros o produccin externa Evaluacin del costo de hacerlos ante el
beneficio de tenerlosdesorganizacin Quedan como informacin clasificada
solo para algunos..
Peligros con los Manuales