1. DIRECTRICES PARAP R OY E C TO S D ED I G I TA L I Z A C I N de colecciones y fondos de dominio pblico, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos

2. DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINde colecciones y fondos de dominio pblico,en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivosMarzo de 2002Estas directrices son el resultado del trabajo de un grupo de expertos de IFLA eICA (International Council on Archives) invitados a elaborarlas por la UNESCOLos miembros del grupo de trabajo fueron:John MacIlwaine (IFLA, Presidente)Jean-Marc Comment (ICA)Clemens de Wolf (IFLA)Dale Peters (IFLA)Borje Justrell (ICA)John MacIlwaine (IFLA)Marie-Thrse Varlamoff (IFLA)Sjoerd Koopman (IFLA, Secretario)Traducidas por el Grupo de Trabajo de Colecciones Digitales de las ComunidadesAutnomas y el Ministerio de Cultura:Laura Cerezo (Andaluca)Ana Isabel Cmara (Asturias)Alejandro Carrin (Castilla y Len)Elvira Permanyer (Catalua)Beln Daz (Extremadura)Jos Luis Gonzlez (Galicia)Carmen Jimnez (La Rioja)Jos Luis Magro (La Rioja)Mara de la Villa (Madrid)ngel Pealver (Murcia)Juan Francisco Elizari (Navarra)Jaime Chiner (Valencia)Elena Garca-Puente (Ministerio de Cultura)Mara Luisa Martnez-Conde (Ministerio de Cultura). Coordinadora del grupoDIRECCIN GENERALDEL LIBRO,ARCHIVOSY BIBLIOTECASMINISTERIODE CULTURASUBDIRECCIN GENERALDE COORDINACINBIBLIOTECARIA 3. MINISTERIO DE CULTURAEdita: SECRETARA GENERAL TCNICASubdireccin Generalde Publicaciones, Informacin y DocumentacinNIPO: 551-05-121-6ISBN: 84-8181-271-4Depsito legal: M-48.715-2005Imprime: OMAGRAF, S.L. 4. MINISTERIODE CULTURACarmen Calvo PoyatoMinistra de CulturaAntonio Hidalgo LpezSubsecretario de CulturaRogelio Blanco MartnezDirector General del Libro, Archivos y Bibliotecas 5. International Federation of Library Associations and InstitutionsFdration Internationale des Associations de Bibliothcaires et des BibliothquesInternationaler Verband der Bibliothekarischen Vereine und InstitionenFederacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas 6. I FLA 2002 International Federation of Library Associations and InstitutionsLa Haya, Holanda 7. Una de las actividades biblioteconmicas ms importantes que seestan llevando a cabo en la actualidad en Espaa es la digitalizacin de losfondos bibliogrficos que se encuentran depositados y se gestionan en todotipo de bibliotecas.Dada la importancia de los proyectos, el esfuerzo presupuestario y depersonal para llevar a cabo la tarea emprendida y por las repercusiones queha de generar en la difusin del patrimonio y de la informacin bibliogrfica, un proceso de esa importancia ha de estar sujeto a una serie de recomendaciones, directrices o pautas que ayuden al profesional a planificar correctamente estos proyectos con el objetivo de optimizar los recursos existentes,lograr la mxima visibilidad de la informacin digitalizada a travs de inter-net y permitir el intercambio de dicha informacin y el trabajo cooperativo.A la vista de esta necesidad, el Grupo de Colecciones Digitales de lasComunidades Autnomas y el Ministerio de Cultura, creado en las VIIJornadas de Cooperacin Bibliotecaria, celebradas en Toledo en 2003, decidi llevar a cabo la traduccin de las Directrices para proyectos de digitalizacin de colecciones y fondos de dominio pblico, en particular paraaquellos custodiados en bibliotecas y archivos elaboradas por IFLA(International Federation of Library Associations and Institutions) e ICA(International Council on Archives) a peticin de la UNESCO. La Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas que, a travsde la Subdireccin General de Coordinacin Bibliotecaria, tambin ha participado en la traduccin de estas directrices, las edita y da a conocer de laforma ms amplia, tanto impresas en papel como a travs de Internet. Elobjetivo es poner al alcance de todos los profesionales los instrumentos quefaciliten sus tareas y, a su vez, la generalizacin de la sociedad de la informacin. Rogelio Blanco MartnezDirector General del Libro, Archivos y Bibliotecas 8. Contenidos Prlogo .................................................................................. 17 Introduccin...........................................................................211. SELECCIN 1.1.Principales razones para la digitalizacin................ 32 1.1.1.Para mejorar el acceso ............................................. 32 1.1.2.Para facilitar nuevas formas de acceso y uso ..........33 1.1.3.Para la preservacin ................................................. 33 1.2.Criterios de seleccin...............................................35 1.2.1.Contenido .................................................................36 1.2.2.Demanda .................................................................. 37 1.2.3.Estado fsico............................................................. 382. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 2.1.Conversin ............................................................... 43 2.1.1.Los atributos de los documentos .............................44 2.1.2.Calidad de la imagen ............................................... 45 2.1.2.1.Resolucin................................................................ 46 2.1.2.2.Profundidad del bit .................................................. 46 2.1.2.3.Procesos de optimizacin de la imagen................... 47 2.1.2.4.Compresin ..............................................................47 2.1.2.5.El equipo utilizado y su funcionamiento .................48 2.1.2.6.Criterio y cuidado del tcnico.................................. 48 9. 12 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN2.2. Control de calidad.................................................... 512.2.1. Principios bsicos de un programa de control decalidad ...................................................................... 512.2.1.1. Objetivo.................................................................... 512.2.1.2. Mtodos....................................................................522.2.2. Control de calidad del escner.................................532.2.2.1. Resolucin espacial..................................................532.2.2.2. Reproduccin tonal ..................................................552.2.2.3. Reproduccin del color............................................ 562.2.2.4. Ruido........................................................................582.2.2.5. Objetos .....................................................................582.2.3. Control de calidad del monitor ................................582.2.3.1. Condiciones de visualizacin ..................................592.3. Gestin de la coleccin............................................612.3.1. Organizacin de las imgenes ................................. 612.3.2. Nombres de las imgenes ........................................ 622.3.3. Descripcin de las imgenes....................................632.3.4. Uso de los metadatos ............................................... 632.3.4.1. Tcnicas de gestin de datos ................................... 642.3.4.2. Codificacin del documento ....................................653.ASPECTOS LEGALES3.1.Derechos de autor .................................................... 733.2.Autenticidad ............................................................. 743.3.Gestin de la propiedad intelectual .........................763.4.Depsito legal ..........................................................77 10. CONTENIDOS134.PRESUPUESTO4.1.Recuperacin de los costes ...................................... 814.2.reas de gasto..........................................................824.2.1.Formacin del personal............................................824.2.2.Gestin de las instalaciones .....................................834.2.3. Gastos operativos ..................................................... 844.2.3.1. Seleccin y preparacin de los materiales originalespara la digitalizacin ................................................ 854.2.3.2. Conversin digital....................................................864.2.3.3. Captura de los metadatos .........................................874.2.3.4. Gestin de los datos .................................................884.2.4. Gestin de almacenamiento y sistemas de entrega . 885. PLANIFICACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS5.1. Gestin del cambio .................................................. 935.2. Formacin de la capacidad ......................................945.3. El compromiso social .............................................. 976. DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE LASINTERFACES WEB6.1.Desarrollo del contenido digital ..............................1006.2.Formacin de un equipo web ..................................1006.3.Creacin y gestin de la web...................................1016.3.1.Directrices para la produccin de la web ................1016.3.1.1.Estructura de los ficheros y carpetas .......................1026.3.1.2.Convenciones para nombrar ficheros ......................102 11. 14 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN6.3.1.3. Disposicin y diseo de la pgina ...........................1036.3.1.4. Grficos adaptados a la web .................................... 1036.3.1.5. Requisitos mnimos.................................................. 1036.3.1.6. Mantenimiento de la web ........................................ 1046.4. Introduccin de servicios basados en la web........... 1046.4.1. Indizacin del contenido digital ..............................1046.4.2. Gestin del acceso ................................................... 1057.PRESERVACIN DEL CONTENIDO DIGITAL7.1.Retos de la preservacin ..........................................1107.1.1.Apoyo tcnico .......................................................... 1107.1.2. Obsolescencia tecnolgica .......................................1107.2. Desarrollo de la poltica desde el punto de vista dela captura.................................................................. 1117.3. Normas internacionales............................................ 1117.4. Modelos no propietarios .......................................... 1127.5. Gestin de un fichero consolidado .......................... 1127.6. Repositorio digital fiable ......................................... 1138.GESTIN DEL PROYECTO8.1.Redaccin de la propuesta .......................................1178.1.1.Introduccin ............................................................. 1188.1.2.Visin y misin ........................................................ 1188.1.3.Evaluacin de necesidades ...................................... 1188.1.4.Actividades .............................................................. 1198.1.5.Indicadores de rendimiento...................................... 1198.1.6.Personal responsable................................................ 1208.1.7.Calendario ................................................................120 12. CONTENIDOS15 8.2. Estimacin de costes................................................ 121 8.2.1. Costes operativos .....................................................121 8.2.2. Costes organizativos ................................................122 8.2.3. Costes de personal ................................................... 122 8.3. Gestin del ciclo de digitalizacin .......................... 123 8.3.1. Material original ...................................................... 124 8.3.2. Gestin de datos.......................................................124 8.3.3. Estndares de imgenes ........................................... 124 8.3.4. Alcance de los metadatos ........................................124 8.3.5. Nuevo formato como publicacin ........................... 125 8.3.6. Sistemas de presentacin ......................................... 125 8.4. Gestin de los flujos de actividad............................ 125APNDICES A. Bibliografa ..............................................................131 B. Organizaciones significativas relacionadas con la normativa y las buenas prcticas ............................. 143 C. Ejemplos de proyectos digitales existentes ............. 146 D. Glosario de trminos y abreviaturas ........................ 150APNDICES A LA TRADUCCIN ESPAOLA A. Borrador de pliego de prescripciones tcnicas para la digitalizacin de colecciones de patrimonio bibliogrfico .............................................................161 B. Borrador de pliego de prescripciones tcnicas para la digitalizacin de prensa histrica......................... 165 C. Borrador de pliego de prescripciones tcnicas para la digitalizacin de prensa moderna ........................ 167 D. Ejemplos de proyectos de digitalizacin existentes en Espaa .................................................................169 13. PrlogoEstas pautas han sido elaboradas por un grupo de trabajo que representa a IFLA e ICA al que la UNESCO encarg establecer unas directricespara programas de digitalizacin de colecciones y fondos de dominio pblico. El contrato especificaba que las directrices deberan ser, en la medida delo posible, especialmente aplicables por las instituciones de los pases envas de desarrollo. Los miembros del grupo fueron designados por IFLA eICA y sus actividades fueron coordinadas por Sjoerd Koopman,Coordinador de Actividades Profesionales de IFLA.El grupo fue consciente desde el principio de que ya existen muchaspublicaciones y sitios web que ofrecen informacin y recomendaciones enel campo de la digitalizacin. Los han producido instituciones pblicas yprivadas o de forma cooperativa, bibliotecas, archivos, organismos de normalizacin, fabricantes comerciales, etc. Algunos son de carcter general encuanto a sus objetivos, otros consisten bsicamente en una relacin de lasdecisiones tomadas por una institucin determinada as como de los programas seguidos por dicha institucin. Son pocos los que han surgido en lospases en vas de desarrollo, o los que prestan mayor atencin a las cuestiones especficas de dichos pases.La lgica seguida por el grupo de trabajo fue la de no duplicar los textos existentes, sino ms bien ofrecer una sntesis de la informacin disponible, basndose tanto en las fuentes publicadas como en las actuaciones deproyectos especficos, avalados por la experiencia personal de los miembrosdel grupo por su implicacin en dichos proyectos. Se trata de un resumen delos mejores conocimientos y prcticas existentes a nivel internacional.Por lo tanto, estas directrices identifican y discuten las cuestionesclave relativas a la conceptualizacin, planificacin e implementacin de un 14. 18 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINproyecto de digitalizacin, con recomendaciones de buenas prcticas quedeben seguirse en cada una de las etapas del proceso. Se ha hecho un esfuerzo especial para tomar en consideracin las circunstancias especficas de lospases en vas de desarrollo. Cada una de las ocho secciones comprende unaintroduccin que presenta el contexto e identifica las cuestiones relevantes,seguido de un texto que discute con ms detalle las cuestiones y actuaciones que deben llevarse a cabo y termina con una o ms secciones de textoen un recuadro que incluye un resumen de las principales recomendaciones.Como se indica en la introduccin, su alcance solo se refiere al patrimoniodocumental basado en papel, esto es, manuscritos, libros impresos y fotografas. No incluye las cuestiones especiales relativas a los registros sonoros o pelculas, que se tratarn en otro conjunto de directrices patrocinadaspor el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO.Desde luego el grupo reconoce que es posible que ningn conjuntonico de recomendaciones sea capaz de satisfacer plenamente las necesidades y circunstancias especficas de cada institucin. Es tambin muy consciente de que se trata de un campo que cambia muy rpidamente por losnuevos desarrollos que experimentan constantemente las tecnologascorrespondientes y por la consiguiente respuesta de los profesionales adichos desarrollos. Por consiguiente, el grupo espera que estas directrices nose consideren simplemente como un compartimento estanco sino que representan una pasarela a informacin complementaria. En cada seccin se proporcionan extensas listas de referencias que se consolidan en una lista msamplia en los Apndices, junto con URLs de listas de discusin abiertas yotras fuentes de informacin actualizada. Hay tambin URLs de instituciones relevantes en los campos de las bibliotecas, de los archivos, de lascomunicaciones y de la normalizacin y de proyectos actuales de digitalizacin. 15. PRLOGO19Los miembros del grupo de trabajo fueron1:Jean-Marc CommentClemente de WolfDale PetersBorje JustrellJohn McIlwaineMarie-Thrse VarlamoffJohn McIlwaine, Presidente, marzo de 2002.1. Aunque no coincide la relacin de autores con la de la portada, se respeta tal y como aparece en el original. 16. IntroduccinLa tecnologa digital abre una perspectiva totalmente nueva. La wwwmantiene millones de sitios web e Internet es el lugar de mercado para lainvestigacin, la enseanza, la expresin, la publicacin y la comunicacinde la informacin. Las bibliotecas y los archivos son proveedores de informacin primaria para la sociedad y fueron usuarios de la nueva tecnologadigital primero en relacin con la catalogacin y la gestin de los procesos,y ms tarde para proporcionar informacin sobre sus colecciones a la comunidad de la www. Adems de preservar y proporcionar acceso al materialnacido digital, en la actualidad un gran nmero de archivos y bibliotecashan iniciado tambin la creacin de copias digitales de sus recursos ya existentes. Para dichas bibliotecas y archivos se han redactado estas directrices.DefinicinEstas son directrices para emprender proyectos de digitalizacin decolecciones y fondos de dominio pblico, en particular para aquellas colecciones custodiadas en bibliotecas y archivos. Tratan del patrimonio documental en papel, manuscritos, libros impresos y fotografas, y no de registros sonoros ni de pelculas, objetos o monumentos. Hacen referencia a laplanificacin y establecimiento de proyectos, es decir, a la seleccin, gestin y procesos de produccin implicados en dichos proyectos en actividades bien definidas, financiadas independientemente y que se llevan a cabonormalmente a corto plazo, y no a programas que forman parte de la misino estrategia de una institucin. 17. 22 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINPor qu unas directrices?Muchas bibliotecas y archivos desearan planificar proyectos de digitalizacin pero carecen de experiencia.Es necesaria una gua prctica como herramienta de trabajo para laplanificacin de proyectos de digitalizacin.Esta necesidad es particularmente importante en los pases en vas dedesarrollo.UNESCO Estas directrices se enmarcan en la estrategia de la UNESCO delconocimiento para todos. Tambin tienen una estrecha relacin con elPrograma Memoria del Mundo de la UNESCO cuyo objetivo es la salvaguarda del patrimonio documental internacional, el acceso democrtico adicho patrimonio, el conocimiento creciente de su significado y la necesidad de preservarlo.Pblico objetivoEstas directrices se dirigen a quienes toman decisiones, a los gestoresde bibliotecas y archivos, conservadores y personal tcnico, en particular aaquellos de las instituciones de los pases en vas de desarrollo.Por qu digitalizar? La razn de la implementacin de un proyecto de digitalizacin, oms exactamente de la conversin digital de documentos originales no digi 18. INTRODUCCIN 23tales son variadas y pueden solaparse. La decisin de digitalizar puedetomarse con objeto de:Incrementar el acceso: esta es razn principal y la ms obvia, cuandose sabe que hay una alta demanda por parte de los usuarios y la biblioteca o el archivo desean mejorar el acceso a una determinada coleccin.Mejorar los servicios para un grupo creciente de usuarios proporcionando un acceso de mayor calidad a los recursos de la institucin enrelacin con la educacin y la formacin continua.Reducir la manipulacin y el uso de materiales originales frgiles outilizados intensivamente y crear una copia de seguridad para elmaterial deteriorado como libros o documentos quebradizos.Ofrecer a la institucin oportunidades para el desarrollo de su infraestructura tcnica y para la formacin tcnica de su personal.Impulsar el desarrollo de recursos cooperativos, compartiendo intereses comunes con otras instituciones para crear colecciones virtuales eincrementar el acceso a nivel internacional.Buscar intereses comunes con otras instituciones para rentabilizar lasventajas econmicas de un enfoque compartido.Aprovechar las oportunidades financieras, como, por ejemplo, la posibilidad de asegurar una inversin para implementar un programa, o unproyecto concreto capaz de generar un beneficio significativo.Debe estar claro por qu se embarca uno en un proyecto de digitalizacin: el objetivo determinar el proceso y los costes. Puesto que la digitalizacin supone un trabajo intenso y caro (vase el captulo 4) es importantecapturar una imagen de modo que sea posible utilizarla para satisfacer diferentes necesidades. 19. 24DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN Antes de empezar, pregntese Est el proyecto?Dirigido por el usuario: alta demanda de acceso (mejorado)Dirigido por la oportunidad: dinero disponible y por tantopuede llevarse a caboDirigido por la preservacin: alta demanda de materiales frgilesDirigido por los beneficios: podemos obtener dinero de l Tenemos?El dineroLas herramientasLa capacidadLa infraestructura tcnica Lleve a caboUn estudio de rendimiento Un estudio de los derechos de propiedad intelectualUn estudio de viabilidadUn estudio tcnico piloto Elementos Los elementos clave de un proyecto de digitalizacin son: Poltica de seleccin Conversin 20. INTRODUCCIN 25Programa de control de calidadGestin de la coleccinPresentacinMantenimiento del acceso a largo plazo Todos estos elementos tienen la misma importancia -la cadena no esms fuerte que su eslabn ms dbil.Tomar la decisinLas tecnologas digitales estn sometidas a un rpido y continuo desarrollo y muchas cuestiones no estn resueltas suscitando una engaosa confianza en el enfoque esperar y mirar. La base para emprender la digitalizacin es el reconocimiento de que la tecnologa cambiar y que cambiarcon frecuencia. Por lo tanto, la decisin crucial no tiene que ver con cuando comenzar o si comenzar. Ms bien es cuestin de si la institucinpuede permitirse despreciar la oportunidad de conseguir una ms ampliaaudiencia en una comunidad global, de la manera que permite la tecnologapara mejorar el acceso y la preservacin de los recursos culturales y deinvestigacin.La digitalizacin ser una tarea costosa, que requiere una planificacin detallada y el establecimiento de una infraestructura que asegure elacceso continuo a los ficheros digitalizados. En especial las instituciones delos pases en vas de desarrollo tendrn que considerar si el coste y el tiempo invertido se compensarn con los beneficios. Dichas instituciones deberan estar preparadas, por ejemplo, para oponerse al apoyo de la implementacin de un proyecto de digitalizacin por parte de organismos donantesexternos, cuando los anlisis muestren, por ejemplo, que el uso del microfilm podra ser adecuado, incluso preferible. 21. 26 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINUsuarios Obviamente el usuario juega un papel importante en la decisin deponer en marcha un proyecto, pero con mucha frecuencia es difcil definircul es ese papel. De hecho las necesidades especficas de los usuarios pueden ser difciles de conocer. En la mayora de los casos existe un supuestogrupo de usuarios, y el objetivo de la institucin es incrementar sus servicios y extender su enfoque e influencia. El grupo de usuarios puede diferir,dependiendo del tipo de institucin y de la misin de la organizacin. Lasinstituciones de educacin superior satisfacen las necesidades de su personal docente y de los estudiantes. Las instituciones pblicas y nacionalesdeben satisfacer a una poblacin mayor y ms diversificada. Esto influye noslo en la seleccin sino tambin en las formas de presentacin y acceso (lainterfaz del usuario).PreservacinDigitalizacin no es lo mismo que preservacin: la digitalizacin noes ms barata, ms segura, ni ms fiable que la microfilmacin. A diferencia de un fotograma de un microfilm de alta calidad, una imagen digital noes un master de preservacin. La nica manera en la que la conversin digital contribuye positivamente a la preservacin es cuando la copia digitalreduce el desgaste y la rotura del original, o cuando los ficheros estn escritos como salida de ordenador en microfilm, que cumple los estndares depreservacin de calidad y perdurabilidad. Por lo tanto, un proyecto de digitalizacin no sustituye a un programa de preservacin basado en la conversin a microfilm (o de desacidificacin, de un tratamiento de conservacino de mejora de las condiciones de almacenamiento). En general todo ello es cierto. Pero puede haber circunstancias especficas, por ejemplo en los pases en vas de desarrollo, que pueden cambiarla base de este planteamiento. Si una institucin sin ninguna experiencia nifacilidad para la conservacin quiere preservar una determinada coleccin, 22. INTRODUCCIN 27puede decidir invertir en equipos de digitalizacin en lugar de en equipos demicrofilmacin, evitando de este modo el elevado gasto en cmaras y procesadores de microfilmacin y reconociendo que este equipamiento digitaly el desarrollo de los conocimientos de su personal satisfarn igualmenteotros objetivos. Este cambio de la microfilmacin como mtodo generalmente recomendado de preservacin por el de la digitalizacin con sus riesgos a largo plazo no es quizs la solucin ideal para el problema de la descomposicin del papel de los siglos XIX y XX, pero puede servir como unmodo prctico de proporcionar proteccin a ciertos documentos.Las tecnologas digitales ofrecen un nuevo paradigma de preservacin. Ofrecen la oportunidad de preservar el original proporcionando acceso a la copia digital; de separar el contenido informativo de la degradacindel soporte fsico. Adems las tecnologas digitales liberan la gestin de lapreservacin de las limitaciones de las precarias condiciones medioambientales de almacenamiento tpicas de los climas tropicales y subtropicales enlos que se sitan muchos pases en vas de desarrollo. Ahorrar costesLa digitalizacin no produce un ahorro del coste de la gestin de lacoleccin. Una copia digital nunca puede sustituir al documento u objetooriginal. Si una institucin quiere ahorrar espacio no permitiendo el accesoa la prensa deteriorada, hara mejor creando una copia en microfilm queimgenes digitales (e incluso mejor no desechando nunca las copias de laprensa microfilmada).El proceso completo, seleccin, escaneo, creacin de registros, etc.requiere una gran inversin y el mantenimiento a largo plazo de los equiposdigitales tiene sus propios altos costes. Una institucin puede desear investigar las posibilidades de recuperar la inversin realizada mediante lacomercializacin de las copias digitales (vanse las Secciones 3 y 4). 23. 28 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINUrgencia de construir depsitos digitalesLa conservacin de la informacin digital es indudablemente cara yrequiere un gran equipo tcnico de profesionales y equipamiento.Las bibliotecas que se embarcan en solitario en proyectos de digitalizacin deberan buscar la cooperacin mediante acuerdos regionales, nacionales e internacionales y deberan concertar acuerdos con depsitos adecuados (vase la Seccin 7).Otras decisiones a tener en cuentaSi se utiliza un procedimiento de digitalizacin que reproduzca laimagen o se utiliza OCR (reconocimiento ptico de caracteres) o se tecleael texto original. Es probable que los usuarios quieran textos recuperables,y esto significa OCR o tecleado (en la mayora de los casos lo segundo serms barato que lo primero, pero no hay ninguna regla fija y puede ser adecuada la combinacin de ambos mtodos). Por otro lado, dependiendo deltipo de usuarios y del tipo de texto muchos usuarios querrn tambin ver lasimgenes de la pgina, y la experiencia del aspecto del original. Esto puedellevarnos a la conclusin de usar ambos mtodos aunque en la mayora delos casos eso puede suponer un coste prohibitivo. As, la mejor solucin eselegir las imgenes de la pgina.Si se producen ficheros digitales capaces de llevar a cabo el trabajoque realizaban tradicionalmente los servicios convencionales de fotografa(como por ejemplo imgenes para publicaciones profesionales, muestraspara exposiciones, etc.)Si se digitaliza desde el original o desde el microfilm. La segundaopcin representa el llamado sistema hbrido investigado particularmentepor la Universidad de Cornell y por el proyecto Open Book de la Universidad de Yale. 24. INTRODUCCIN 29 Lecturas recomendadasCOMMISSION ON PRESERVATION AND ACCESS. Digiting imaging and preservation microfilm: the future of the hybrid approach for thepreservation of the books. Washington, DC, 1999.http://www.clir.org/pubs/archives/hybridintro.htmlCOUNCIL ON LIBRARY & INFORMATION RESOURCES (2001).Building and sustaining digital collections: models for libraries andmuseums. Washington, DC. (Publication 100)http://www.clir.org/pubs/reports/pub103/contents.html COUNCIL ON LIBRARY & INFORMATION RESOURCES (2001).The evidence in hand: Report of the Task Force on the Artifact in LibraryCollections. Washington, DC. (Publication 103) http://www.clir.org/pubs/reports/pub103/contents.htmlKENNEY, A. R. & RIEGER, O. (2000). Moving theory into practice :digital imaging for libraries and archives. Mountain View, VA, ResearchLibraries Group (RLG) SMITH, Abby (2001). Strategies for building digitized collections.Washington, DC, Council on Library & Information Resources (Publication101) http://www.clir.org/pubs/reports/pub101/contents.htmlSMITH, Abby (1999). Why digitise?. Washington, DC, Council onLibrary & Information Resources (Publication 80)http://www.clir.org/pubs/reports/pub80-smith/pub80.html Recursos relacionados British Library, U.K. Objectives of digitisation http://www.bl.uk/about/policies/digital.html 25. 30 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINCORNELL UNIVERSITY. DEPARTMENT OF PRESERVATION &CONSERVATION. Moving theory into practice: Digital Imaging Tutorialhttp://www.library.cornell.edu/preservation/publications.html (Toaccompany KENNEY, A. R. & RIEGER, O. (2000). Moving theory intopractice : digital imaging for libraries and archives. Mountain View, VA,Research Libraries Group (RLG) vase ms arriba)DIGITAL LIBRARY FEDERATION. Digital Library Standards andPracticeshttp://www.diglib.org/standardspv.htmLibrary of Congress. American Memory una pasarela a materialesoriginales primarios relativos a la historia y a la cultura de los EstadosUnidos. El sitio ofrece ms de 7 millones de documentos digitales de msde 100 colecciones histricas. http://memory.loc.govMemoria del Mundo de la UNESCOhttp://www.unesco.org/webworld/mdm/index2.htmlMemoria Virtual del Mundo de la UNESCOhttp://www.unesco.org/webworld/en/memoire.html 26. 1 SeleccinAntecedentes Es importante entender la digitalizacin como una serie de opcionesen las que concurren demandas y requisitos que deben equilibrarse.Cuando se seleccionan materiales originales para su digitalizacin se presentan tres cuestiones bsicas: si el material originalNecesita convertirseDebe convertirsePuede convertirsePor lo tanto, la seleccin tiene que orientarse de modo que se asegure que no solo se consideren cuestiones como el valor del material seleccionado y el inters de su contenido, sino tambin cuestiones relacionadas conla viabilidad tcnica, los aspectos legales y las circunstancias de las instituciones.Las cuestiones implicadas en la seleccin de los materiales que se vana digitalizar se examinarn desde dos puntos de vista:Principales razones para digitalizar (para mejorar el acceso y/o lapreservacin)Criterios de seleccin (basados en el contenido o en las demandas) 27. 32 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN1.1. Principales razones para la digitalizacin1.1.1. Para mejorar el accesoComo se ha indicado en la Introduccin puede haber varias razonespara incrementar el acceso: La mejora del acceso a un fondo concreto de material de investiga cin. La creacin de un nico punto de acceso a documentos de distintas instituciones que se refieren a una determinada materia. La implementacin de una reunificacin virtual de colecciones y fondos de procedencia nica, pero que en la actualidad se encuentran muy dispersos (vase tambin, ms abajo, Colecciones virtuales). El apoyo a consideraciones democrticas mediante la creacin de registros pblicos ms ampliamente accesibles. La ampliacin de la disponibilidad de los materiales como apoyo a la educacin y a otros proyectos de investigacin.La clave est en evaluar qu puede aportar un acceso generalizado auna comunidad de usuarios concretos. Si la institucin que planifica un proyecto de digitalizacin es privada, es normal que lo enfoque a sus necesidades especficas y al grupo de usuarios que es su objetivo. Sin embargo, si setrata de una institucin pblica deber satisfacer a una poblacin mayor ydemandas ms diversificadas.La manera en que se pretenda utilizar la digitalizacin es de vitalimportancia para la determinacin de los requisitos tcnicos. Por ejemplo,la cantidad de informacin capturada en la conversion digital limitar lausabilidad de las imgenes digitales (vase la Seccin 2). 28. SELECCIN 331.1.2. Para facilitar nuevas formas de acceso y uso El propsito principal en este caso es posibilitar el uso de materiales(manuscritos y archivos, mapas, objetos musesticos, libros raros originales, etc.): Cuyos originales solo pueden consultarse visitando sus depsitosespecficos. que se han deteriorado y necesitan apoyo tecnolgico para mostrarsu contenido o forma (recuperacin de datos). de un modo ms fcil y productivo que utilizando herramientasavanzadas de ordenador como OCR (Reconocimiento ptico deCaracteres) o codificacin del texto para textos convertidos. En estos casos el inters debe centrarse principalmente en como aadir valor al material original y no en la digitalizacin como tal. A veces loscostes y las limitaciones tcnicas facilitarn la utilizacin de soluciones distintas a la digitalizacin o soluciones hbridas en las que intervengan ambas,la digitalizacin y la microfilmacin.1.1.3. Para la preservacin Si se trata de la conversin digital de materiales que estn en peligroo daados, el objetivo es, en primer lugar, la creacin de reproduccionesexactas de estos originales en un soporte de larga duracin y no la seleccinde materiales de acuerdo con la demanda. Estas reproducciones deben satisfacer tanto a los usuarios actuales como a los potenciales usuarios del futuro y, por tanto, deben ser de una gran calidad y poseer una gran estabilidadfsica de modo que puedan mantenerse a lo largo del tiempo:Un mtodo de seleccin de materiales originales para su preservacines clasificarlos en tres categoras: Documentos raros, nicos o frgiles, archivos y otros objetos devalor material que necesiten conservarse en su forma original: La 29. 34 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN conversin digital puede crear copias de gran calidad con un acce so rpido y amplio que en muchos casos proteger estos materiales de la manipulacin. Esto puede ser difcil de conseguir utilizando determinados tipos de microforma. Materiales originales con un importante valor intelectual, pero con un valor material relativamente bajo, utilizados intensivamente y daados o frgiles: Las imgenes digitalizadas son normalmente una buena alternativa para satisfacer las demandas inmediatas. Si los materiales originales estn deteriorados, y, por tanto, necesitan ser sustituidos permanentemente, los archivos y las bibliotecas a veces prefieren utilizar el microfilm para fines de preservacin y las copias digitales para el acceso (solucin hbrida). Materiales originales muy deteriorados de un alto valor intelectual, pero de un bajo valor material y con un bajo nivel de uso: Este no es un material que interese digitalizar en primer lugar. Si es un material deteriorado que se necesita sustituir por copias que permi tan su uso, el microfilm sigue siendo todava la opcin habitual en muchos pases, por ser estable, barata y fcil de almacenar (aunque hay que tener en cuenta los comentarios sobre la situacin en algu nos pases en vas de desarrollo tal y como se ha expresado ms arri ba, en la Introduccin). En el futuro, cuando los investigadores descubran estos materiales originales microfilmados y quizs los utilicen con ms frecuencia, siempre existir la posibilidad de digi talizar el microfilm. Muchas instituciones no han aceptado todava que la tecnologa digital es suficientemente estable para la preservacin a largo plazo. Con frecuencia las razones son que sienten el peligro de la obsolescencia tcnicadel medio digital e incertidumbre tanto sobre el estatus legal de los documentos electrnicos como sobre los futuros costes de la preservacin de estetipo de documentos (vanse las Secciones 3 y 7). A la espera de que seresuelva el problema de la longevidad digital, muchas instituciones estncreando archivos de imgenes (vese ms arriba) que pueden considerarsecon suficiente calidad de preservacin. Esto significa que: 30. SELECCIN 35 pueden utilizarse para diferentes fines se crean con un nivel de calidad que reducir las necesidades de unnuevo escaneo (vese la Seccin 2) El hecho de que se haya creado una copia ciertamente no es suficiente para justificar la eliminacin del original. Incluso para que el lector acepte la copia digital como texto preferible al original, las imgenes digitalesdeben: tener una autenticidad garantizada (vase Seccin 3) formar parte de un plan de preservacin (vase Seccin 8) La eliminacin de los documentos originales despus de la conversindigital se utiliza a veces en programas de gestin de archivos, pero solo paraaquellos documentos que se han evaluado previamente y cuya eliminacinestaba prevista y que se han digitalizado para facilitar un uso masivo durante su tiempo de vida.1.2. Criterios de seleccinCuando se planifica un proyecto de digitalizacin es til tener encuenta las polticas establecidas por otras instituciones para sus propios proyectos. Muchos de estos proyectos estn actualmente disponibles para suconsulta en la Web. Un ejemplo es el de la Universidad de Columbia que hadesarrollado un conjunto de criterios de seleccin para la digitalizacin deimgenes dividido en seis categoras: desarrollo de la coleccin, valor aadido, derechos de propiedad intelectual, preservacin, viabilidad tcnica ycontrol intelectual. Otro ejemplo es la Biblioteca del Congreso donde laseleccin para la preservacin de la reconversin digital se basa en el valor,el uso, las caractersticas del documento original y la conveniencia de lareproduccin digital para el uso y el acceso. (Vese Lecturas recomendadas al final de esta Seccin para referencias sobre estos y otros programasestablecidos). 31. 36 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN1.2.1. ContenidoCualquiera que sea el objetivo de la implementacin de un proyectode digitalizacin, la seleccin de los materiales originales se basar siempre,en mayor o menor medida, en el contenido. De hecho el valor intelectual esla cuestin bsica en toda clase de seleccin: justifica el contenido de estedocumento (su valor para el posible lector) todos los esfuerzos, costes yotros recursos que sern necesarios?. Por lo tanto, todo proyecto o programa de digitalizacin debera tener sus propios principios de valor basadosen los objetivos que intenta conseguir. Colecciones virtualesDurante los diez ltimos aos los investigadores han comenzado acrear colecciones virtuales de documentos, libros, objetos musesticos, etc.escaneados. La seleccin se basa normalmente en el contenido intelectualdel material, pero podra basarse tambin en el aspecto fsico o en otros factores como la antigedad, etc. Los objetivos de la creacin de coleccionesvirtuales pueden ser diferentes. Un motivo puede ser, por ejemplo, la reunificacin de colecciones y fondos dispersos (vase ms arriba) o la mejora dela investigacin mediante la integracin de diferentes materiales originalesque de otro modo habran quedado como documentos aislados, localizadosen diferentes partes del mundo. En este sentido las posibilidades de accesogeneralizado a travs de Internet juegan un papel fundamental. Reunir una masa crtica de informacinLlevar a cabo un proyecto de digitalizacin que merezca la penarequiere contar con un volumen mnimo de informacin. De no ser as suvalor para la investigacin ser demasiado bajo para atraer lo suficiente ausuarios reales o potenciales. Por lo tanto, una cuestin importante si laseleccin se basa en el contenido es si debera incluirse la coleccin completa o solo una parte de la misma. Normalmente, el valor de los documentos de archivos, colecciones fotogrficas, etc. es mayor en su conjunto quecomo partes individuales sacadas del contexto, aunque si los objetos o documentos individuales tienen un valor significativo para la investigacin, 32. SELECCIN 37incluso una parte pequea de ellos pueden constituir una masa crtica deinformacin.1.2.2. DemandaEl nivel de demanda es, por supuesto, de gran inters en el proceso deseleccin de los materiales para la digitalizacin. Si el objetivo prioritarioes mejorar el acceso, el proceso de seleccin se regir seguramente por lasprobabilidades de uso del contenido del material digitalizado. Por tanto, laimplicacin de los especialistas y otros investigadores en la toma de decisiones es una metodologa tradicional de seleccin.Sin embargo, hay una cuestin bsica y es con qu tipo de usuariosquiere interactuar la institucin que digitaliza o, al menos, a qu usuariosquiere dar prioridad. La respuesta depende de la misin de la institucin encuestin, aunque a veces tambin depende de objetivos polticos y de lo quela sociedad espera de sus instituciones culturales. A veces, un activo grupo de usuarios de un determinado tipo de materiales pueden encontrarse dispersos por todo el mundo y precisamente poresto puede ser difcil de definir o identificar. Los documentos incluidos encolecciones especiales corren el riesgo de que se consideren como documentos de bajo uso, lo cual no es necesariamente cierto puesto que unpequeo grupo de especialistas puede generar una importante investigacin. Para equilibrar las demandas de los diferentes grupos de usuariosmuchas instituciones disponen de equipos de especialistas y otros investigadores que les ayudan a seleccionar aquel material que es prioritario digitalizar. Cuando las actividades de digitalizacin de instituciones se desarrollan desde objetivos generales hacia proyectos concretos que cubren colecciones completas o tipos de documentos u objetos, estos equipos asesorespueden ser estratgicamente importantes.Para instituciones culturales que comienzan su primer proyecto dedigitalizacin, un buen mtodo de trabajo es seleccionar las partes ms 33. 38 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINintensamente utilizadas de sus colecciones a las que, por lo general, darnel mayor valor aadido porque satisfarn las necesidades de la mayora delas personas a las que quieren servir.1.2.3. Estado fsicoLa seleccin del material que se va a digitalizar se ver afectada tantopor el estado fsico del material como por la calidad de las descripcionesbibliogrficas existentes sobre el mismo. El material que es frgil, estdaado o en condiciones precarias puede presentar demasiados riesgos dedaarse todava ms a causa de su manipulacin si se permite su escaneo sinun especial cuidado o sin un tratamiento bsico de conservacin. Esto implica costes adicionales, y la institucin tendr que considerar si debe dar prioridad a otras colecciones en mejor estado, o si el coste de la preparacin yconservacin debera incluirse en el coste total del proyecto de digitalizacin (Vase la discusin ms adelante en la Seccin 4, Presupuestos).De forma similar, si el material que se ha considerado candidato para ladigitalizacin tiene lagunas en su catalogacin o en la descripcin de susdatos, es fundamental para el futuro acceso a dichos materiales crear esosdatos, y, por tanto, ser necesario considerar si los costes adicionales de estetrabajo pueden incluirse en el presupuesto total del proyecto de digitalizacin. 34. SELECCIN39 Recomendaciones Formule una poltica de seleccin del material que se va a digitali zar como primera etapa del proyecto. Identifique las principales razones que animan el proyecto. Se trata de mejorar el acceso, de apoyar la preservacin o de ambas?. Las decisiones sobre los requisitos tcnicos, la indizacin y la bs queda y la preservacin de los ficheros digitales que se creen, depen den del planteamiento del proyecto. Cree un conjunto de criterios de seleccin. Considere la creacin de un equipo asesor de especialistas y otros investigadores que representen a usuarios potenciales de estos archi vos digitales y que ayuden a seleccionar lo que es prioritario digita lizar. Capture la imagen de modo que sea posible utilizarla para satisfacer distintas necesidades y almacenarla como una imagen de archivo off line en un soporte de almacenamiento barato y seguro (copia maes tra). Las copias sustitutas de esta imagen se pueden utilizar para el acceso (ficheros de acceso). A veces las copias de seguridad se hacen con una mayor compresin y se usan solo como imgenes de mues treo para dar una idea del contenido (archivos de miniaturas).Lecturas recomendadasAYRIS, P. (1998). Guidance for selecting material for digitization, inNATIONAL PRESERVATION OFFICE/RESEARCH LIBRARIESGROUP (1998). Guidelines for digital imaging: papers given at the jointNPO/RLG Preservation Conference, 1998. Londonhttp://www.rlg.org/preserv/joint/ayris.html 35. 40 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINCOLUMBIA UNIVERSITY LIBRARIES. Selection criteria for digital imaginghttp://www.columbia.edu/cu/lweb/projects/digital/criteria.htmlCOMMISSION ON PRESERVATION ACCESS (1999). Digital imaging and preservation microfilm: the future of the hybrid approach for thepreservation of books. Washington, DC.http://www.clir.org/pubs/archives/hybridintro.htmlDe STEFANO, R. (2000). Selection for digital conversion in KENNEY, A.R. & RIEGER, O. Moving theory into practice: digital imaging forlibraries and archives. Mountain View, VA, Research Libraries Group(RLG) GERTZ, J. (1998). Selecting guidelines for preservation in NATIONAL PRESERVATION OFFICE/RESEARCH LIBRARIES GROUP(1998). Guidelines for digital imaging: papers given at the joint NPO/RLGPreservation Conference, 1998. London http://www.rlg.org/preserv/joint/gertz.htmlHARVARD UNIVERSITY LIBRARY. Selection for digitization. Adecision-making matrixhttp://preserve.harvard.edu/bibliographies/matrix.pdfHAZEN, D. et al. (1998). Selecting research collections for digitization. Washington, DC, Council on Library & Information Resources.(Publication 74)http://www.clir.org/pubs/abstract/pub74.htmlKENNEY, A.R. & RIEGER, O. (2000). Moving theory into practice:digital imaging for libraries and archives. Mountain View, VA, ResearchLibraries Group (RLG)MENNE-HARITZ, A. & BRBACH, N. (1997). The intrinsic valueof archive and library material: list of criteria for imaging and textual conversion for preservation. Marburg, Archivschule.http://www.uni-marburg.de/archivschule/intrinsengl.html 36. SELECCIN 41 NATIONAL PRESERVATION OFFICE (1997). Preservation anddigitisation: principles, practices and policies: papers given at the NPO1996 Annual Conference. London http://www.rlg.org/preserv/joint SMITH, Abby (2001). Strategies for building digitized collections.Washington, DC, Council on Library & Information Resources (Publication 101) http://www.clir.org/pubs/reports/pub101/contents.htmlUNIVERSITY OF CALIFORNIA (UCLA) LIBRARY. Digital projects. Guidelines and standards. http://www.digital.library.ucla.edu (enparticular Guidelines for Choosing Metadata y Standards ReferenceGuide)WEBER, H, & DRR, M. (1997). Digitisation as a method of preservation? Amsterdam, European Council on Preservation & Accesshttp://www.clir.org/pubs/reports/digpres/digpres.html 37. 2 Requisitos tcnicos eimplementacin2.1.ConversinUna imagen digital es una fotografa electrnica convertida en unconjunto de elementos pictricos (pxels) y ordenada de acuerdo con unarelacin predefinida de columnas y filas. El nmero de pxels en una tabladada define la resolucin de la imagen. Cada pxel tiene un determinadovalor tonal que depende de la intensidad de la luz reflejada desde el documento original al dispositivo de carga acoplado (CCD) mediante diodossensibles a la luz. Cuando los documentos se exponen a la luz crean unacarga elctrica proporcional, que genera, a travs de una conversin anal-gica/digital, una serie de seales digitales representadas por un cdigo binario. La unidad ms pequea de informacin almacenada en un ordenador sedenomina bit (acrnimo de binary digit). El nmero de bits utilizados pararepresentar cada pxel en una imagen determina el nmero de colores oescala de grises que se pueden representar en una imagen digital. Esto sellama profundidad del bit.Las imgenes digitales se conocen tambin como imgenes representadas por bits o imgenes raster para diferenciarlas de otros tipos de ficheros electrnicos como los ficheros vectoriales en los que la informacin grfica se codifica mediante frmulas matemticas que representan lneas ycurvas.Los documentos originales se transforman en imgenes convertidasen bits por medio de un escner o cmara digital. Durante la captura de laimagen dichos documentos se leen o escanean a una resolucin y a una 38. 44 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINprofundidad predefinidas. Los ficheros digitales resultantes que incluyen losbits para cada pxel, se formatean y etiquetan de manera que se facilite a unordenador su almacenamiento y recuperacin. A partir de estos ficheros elordenador puede realizar representaciones analgicas para su visualizacinen pantalla o impresin. Debido a que los ficheros con imgenes de altaresolucin son muy grandes, puede ser necesario reducir el tamao de losarchivos (compresin) para hacerlos ms manejables tanto para el ordenador como para el usuario.Cuando un documento fuente se ha escaneado, todos los datos se convierten a un determinado formato de fichero para su almacenamiento. Existeuna variedad de formatos de imgenes ampliamente utilizados en el mercado. Algunos de ellos estn pensados tanto para el almacenamiento comopara la compresin. Los ficheros de imgenes tambin incluyen informacin tcnica que se almacena en el rea del fichero llamada cabecera dela imagen.El objetivo de cualquier programa de digitalizacin debera ser capturar y presentar en formatos digitales el contenido informativo ms significativo de un nico documento original o de una coleccin de tales documentos. Para capturar las partes significativas, las valoraciones de la calidad delas imgenes digitales deben basarse en la comparacin entre esas imgenesdigitales y los documentos originales que se van a convertir, y no en algnconcepto vagamente definido acerca de lo que bastara para satisfacer lasnecesidades inmediatas. Sin embargo, la solucin no es capturar una imagencon la mayor calidad posible, sino comparar el proceso de conversin conel contenido informativo del original ni ms ni menos. Esto plantea doscuestiones: las caractersticas de los documentos originales que se van adigitalizar y la calidad de la imagen.2.1.1. Los atributos de los documentos originalesAl capturar, se deben tomar en consideracin tanto los procesos tcnicos implicados en la digitalizacin como los atributos de los documentosoriginales. Estos atributos pueden ser las distintas dimensiones y nivel tonal 39. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 45(color o blanco y negro). Los documentos originales tambin pueden caracterizarse por el modo en que se han producido: a mano (tinta), mecanografiados o impresos, o por mtodos fotogrficos o electrnicos.La condicin fsica de los documentos originales puede influir dediferentes maneras en la conversin. Los textos descoloridos, las manchasde tinta, las pginas quemadas y otro tipo de daos, a veces destruyen elcontenido informativo, pero de forma ms frecuente imponen limitacionesfsicas a las posibilidades de capturar informacin durante el escaneo. Portanto, se debe identificar la posible necesidad de un tratamiento previo delos documentos originales antes de escanearlos. Despreciar esta cuestinpuede ser no slo una amenaza para los propios documentos sino que tambin puede limitar los beneficios y resultados de la digitalizacin e incrementar el coste. Los pasos ms comunes para prevenir este problema son,por ejemplo, llevar a cabo tratamientos bsicos de conservacin previos yusar atriles para los volmenes encuadernados, y rutinas para controlar laluz y otras condiciones ambientales durante el escaneo . Si los documentosoriginales tiene un valor material necesitarn, por lo general, que los examine un conservador antes de escanearlos.Cuando los riesgos de dao de los documentos originales sean altos ylos documentos tengan un valor especial o estn en malas condiciones, aveces puede ser mejor escanear a partir de ficheros intermedios de microfilm y no a partir de los documentos originales, si se dispone de dichosmicrofilms.2.1.2. Calidad de la imagenLa calidad de la imagen durante la captura depende de la suma deresultados de la resolucin aplicada al escaneo, la profundidad del bit de laimagen escaneada, los procesos de mejora y el nivel de compresin aplicada, el dispositivo de escaneo utilizado o tcnicas usadas, y la preparacindel operador del escner. 40. 46 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN2.1.2.1. ResolucinLa resolucin viene determinada por el nmero de pxels utilizadospara presentar la imagen, expresada en puntos por pulgada (ppp) o pxelspor pulgada (ppi). La diferencia entre ppp y ppi se describe a continuacinen la Seccin 2.2.Aumentar el nmero de pxels utilizados para captar una imagen darcomo resultado una resolucin ms alta y una mayor capacidad para definirlos detalles ms precisos, pero continuar incrementando la resolucin noproporcionar una mejor calidad, nicamente ficheros de tamao mayor. Lacuestin clave es determinar el nivel de resolucin suficiente para capturartodos los detalles significativos del documento original.El tamao fsico del documento original es importante a la hora dedeterminar la resolucin. Cuanto ms grande es un documento mayor serel nmero de pxels que se necesitan para captar los detalles requeridos dela imagen, as como el tamao del fichero. Los ficheros muy grandes pueden causar problemas a los usuarios al visualizar las imgenes en pantalla oal enviarlas a travs de las redes, debido a que el tamao del fichero tieneuna importante incidencia en el tiempo que se tarda en mostrar una imagen.Una manera de disminuir el tamao del fichero es disminuir la resolucin.Esta es una decisin crtica, especialmente si el documento original tienetanto un gran tamao fsico como un alto nivel de detalle, como puede serel caso de los dibujos y los mapas de gran tamao.2.1.2.2. Profundidad del bitLa profundidad del bit es la medida del nmero de bits utilizados paradefinir cada pxel. A mayor profundidad del bit, pueden representarse mayornmero de tonos en grises y color. Existen tres modos: escaneo binario, utilizando un bit por pxel para representar el blan co o el negro escaneo en escala de grises, utilizando mltiples bits por pxel para 41. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 47 representar las escalas de grises. El mejor nivel de escala de grises es de ocho bits por pxel, y en este nivel la imagen que se muestra puede seleccionar hasta 256 diferentes niveles de grises escaneo en color utilizando mltiples bits por pxel para representar el color; se considera un buen nivel de color 24 bits por pxel y per- mite una seleccin de hasta 16.7 millones de colores.La eleccin de la profundidad de los bits afecta a las posibilidades decaptura, tanto de la apariencia fsica del documento original como de sucontenido informativo. De esto modo, las decisiones sobre la profundidadde los bits deben tener en cuenta si el aspecto fsico del documento, o de suspartes, tienen un valor informativo aadido que es necesario reflejar. Estepuede ser el caso de los proyectos de digitalizacin que tienen como objetivo la realizacin de facsmiles de los documentos originales.2.1.2.3. Procesos de optimizacin de la imagenLos procesos de optimizacin de la imagen se pueden aplicar paramodificar o mejorar la imagen captada, cambiando el tamao, el color, elcontraste y el brillo, o para comparar y analizar imgenes con caractersticas que el ojo humano no puede percibir. Esto ha abierto muchos camposnuevos de aplicaciones para el proceso de la imagen, pero el uso de este tipode procesos plantea cuestiones sobre la fidelidad y autenticidad respecto aloriginal. Las caractersticas del proceso de la imagen incluyen, por ejemplo,el uso de filtros, curvas de reproduccin tonal y herramientas para el tratamiento del color.2.1.2.4. CompresinLa compresin se utiliza normalmente para reducir el tamao delfichero con el fin de procesar, almacenar y transmitir las imgenes digitales.Los mtodos utilizados son, por ejemplo, la eliminacin de informacinrepetida o la de difcil visin para el ojo humano. De este modo la calidadde una imagen puede verse afectada por las tcnicas de compresin utiliza 42. 48 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINdas y por el nivel de compresin aplicado. Las tcnicas de compresin pueden ser tanto sin prdida, lo que significa que una imagen descomprimida ser idntica a su estado original debido a que no se ha perdido ningunainformacin cuando se ha reducido el tamao del fichero, como con prdida cuando la informacin menos significativa se reduce o desecha en esteproceso.En general, la compresin sin perdida se utiliza para los ficherosmaestros y las tcnicas de compresin con prdida para los archivos deacceso. Es importante tener en cuenta que las imgenes pueden responder ala compresin de diferentes modos. Algunos tipos concretos de caractersticas visuales como leves variaciones de tono pueden producir efectos visuales no deseados.Las imgenes digitales reproducidas a partir de formatos fotogrficosque tienen un amplio nivel tonal, normalmente dan lugar a grandes ficheros.Otra tcnica, adems de la compresin, que se puede usar para reducir eltamao del fichero es reducir la dimensin espacial de la imagen digital(para la resolucin espacial, ver Seccin 2.2). Esto puede llevarse a cabocuando se pretende que la imagen sea una reproduccin de archivo ms queun facsmil que sustituya al original.2.1.2.5. El equipo utilizado y su funcionamiento El equipo utilizado y su funcionamiento tiene un importante impactoen la calidad de la imagen. Equipos de diferentes fabricantes pueden funcionar de modo diferente, incluso si ofrecen las mismas capacidades tcnicas.2.1.2.6. Criterio y cuidado del tcnicoEl criterio y cuidado del tcnico siempre tiene un considerable impacto sobre la calidad de la imagen. En definitiva son las decisiones tomadaspor las personas las que determinan la calidad que se consiga. 43. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 49Recomendaciones para la conversinGua de diez pasos para asegurar un buen proceso de conversin1. Utilice escneres que puedan adecuarse a : las dimensiones fsicas de los documentos originales el tipo de soporte implicado (transparente o reflectante) el nivel de los detalles, tonos y colores presentes en los documentos el estado fsico de los documentos.2. Examine cuidadosamente si existe algn requisito para una mani pulacin concreta o de conservacin de los documentos originales antes de escanearlos.3. Elija una resolucin que sea suficiente para capturar los ms suti les detalles requeridos por el grupo de documentos originales que se van a escanear. Compruebe que la resolucin no limitar el uso que se pretende conseguir para las imgenes digitales. Establezca la resolucin en el nivel elegido para todo el grupo de documen tos originales con el objetivo de evitar la revisin de documento por documento.4. Elija una profundidad de bit que est en consonancia con las caractersticas de los documentos originales y con el nivel necesa rio para transferir el contenido informativo: escaneo binario para documentos textuales que consistan en imgenes en negro sobre papel blanco; escaneo en escala de grises (8 bits) para documen tos que contengan informacin significativa en escala de grises (incluidas las anotaciones a lpiz en el texto) y para materiales fotogrficos; escaneo en color para documentos que contengan informacin en color, especialmente cuando se necesiten copias facsmiles de gran calidad. 44. 50DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN 5. Utilice los procedimientos de optimizacin de las imgenes y losdocumentos cuidadosamente siempre que este tipo de procesos selleven a cabo. 6. Utilice las tcnicas de compresin normalizadas sin prdidapara los ficheros de conservacin y seguridad (maestros) y paralos ficheros de acceso cuando sea necesario. Esto significa, porejemplo: para la compresin: ITU grupo 3 o 4 y JBIG (imgenes bina rias), JPEG/JPEG 2000 or LZW (imgenes multi-bit ) sin prdi da para el intercambio: JPEG/JPEG 2000 sin prdida, TIFF 5 o versiones superiores 7. Lleve a cabo cuidadosamente ensayos de acceso a los ficheros conel fin de encontrar un equilibrio entre una calidad visual aceptablepara el usuario y el tamao del fichero de modo que el ordenadorpueda acceder al mismo en un tiempo aceptable. 8. Para obtener un buen rendimiento de los equipos utilizados, investigue cuidadosamente las declaraciones de los fabricantes acercade las potencialidades del sistema y confrmelas mediante pruebasy referencias. 9. Utilice estndares para la evaluacin de calidad de la imagen digital (ver a continuacin 2.2. Control de calidad). 10. Desarrolle un programa continuo de control de calidad para veri ficar la consistencia de la produccin de los distintos tcnicos durante el proceso del escaneo (ver a continuacin 2.2. Control de calidad). 45. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 512.2. Control de calidadEl control de calidad es un elemento importante en cada una de lasetapas de un proyecto de digitalizacin. Sin este trabajo no ser posiblegarantizar la integridad y consistencia de los ficheros de imgenes.Deben tomarse medidas para minimizar las variaciones entre los diferentes operadores as como entre los distintos escneres que se utilicen. Losescners deben, adems, revisarse regularmente para verificar su precisiny la calidad.Es necesario un programa de control de la calidad tanto para proyectos propios como para aquellos, o parte de los mismos, que se contratanexternamente. Una diferencia importante es que en un proyecto contratadoexternamente de forma total o parcial los requisitos de calidad a menudo tienen que formularse antes de la firma del contrato, debido a su naturalezalegal vinculante. En los proyectos propios se pueden ir creando poco a pocolos programas de control de calidad como parte de las tareas del proyecto.Aunque el control de calidad es un factor crucial para asegurar losmejores resultados no existe un modo normalizado para asegurar una determinada calidad de la imagen durante su captura. Los diferentes documentosoriginales requieren diferentes procesos de escaneo, lo que debe tenerse encuenta cuando se desarrollan programas de control de calidad.2.2.1. Principios bsicos de un programa de control de calidad2.2.1.1. ObjetivoUna cuestin importante en un programa de control de calidad es siincluir: la coleccin completa de imgenes o una muestra? todo tipo de ficheros (ficheros de conservacin, ficheros de acceso, ficheros de miniaturas)? 46. 52 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN otros productos intermedios como facsmiles en papel y microfor mas?La respuesta depende del objetivo del proyecto de digitalizacin, delos productos requeridos y de los niveles de calidad y puntos de referenciaelegidos. Si el programa de digitalizacin es muy limitado o los requisitosde calidad son extraordinariamente altos, tendr ms sentido examinar lacoleccin completa imagen por imagen. Sin embargo, en la mayora de losprogramas es suficiente con establecer un plan de muestreo que cubra porejemplo el 10% de las imgenes producidas por cada dispositivo de escnerdurante un determinado periodo de tiempo (un da, una semana, un mes). Siun porcentaje previamente especificado de las imgenes elegidas es incorrecto, entonces deber revisarse el grupo completo de imgenes. Un programa de control de calidad siempre incluye los ficheros deconservacin que se producen y en la mayora de los casos tambin tendren cuenta otros productos como los ficheros de acceso, microformas ycopias en papel.2.2.1.2. MtodosLas herramientas automticas de evaluacin de la imagen de las quedisponemos actualmente no son, por lo general, suficientes para materialesque se requieren para fines culturales y cientficos. Por lo tanto, la evaluacin de la calidad visual debe llevarse a cabo: o desde la pantalla o en los productos impresos basada en una mezcla de evaluacin en pantalla y en los productos impresos (pelculas o impresiones)Deben tenerse en cuenta las limitaciones tcnicas que pueden afectara la evaluacin, comenzando con las posibilidades de conseguir una buenacalidad de las copias impresas de las imgenes en escala de grises y en color.Los mtodos recomendados son: 47. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 53 para la evaluacin en pantalla visualizacin de las imgenes escaneadas a 1:1 (ampliados al100%) uso de objetivos para evaluar la reproduccin en escala de grisesy color uso de objetivos de resolucin e histogramas para evaluar la resolucin espacial y la reproduccin tonal. utilizacin de mtodos para la medida del ruido y herramientasde deteccin de objetos para la evaluacin de los productos impresos examinar por medio del ojo humano las copias creadas a partir delas imgenes para comprobar si se ajustan a los requisitos de calidad. comparar los productos impresos con los documentos originales.2.2.2. Control de calidad del escnerAntes de comprar un escner, se debera exigir a los vendedores quepresenten resultados digitales evaluables por medio de tests de evaluacinde la calidad de imgenes digitales relevantes. Cuando un proyecto de digitalizacin est en marcha, deben establecerse medidas de control de calidaddel escaneado que permitan a los operadores estar seguros de que los dispositivos de escaneo estn operando dentro de los parmetros previstos. Lascuestiones que ms conciernen a los resultados son: resolucin espacial,reproduccin tonal, reproduccin del color, ruido y deteccin de objetos. Enlos proyectos en los que se digitalizan materiales de gran formato, comomapas y planos, la precisin geomtrica es tambin un factor importante.2.2.2.1. Resolucin espacialUna definicin muy comn de resolucin espacial es la capacidad decapturar y reproducir detalles espaciales. Esto se refiere tanto a los disposi 48. 54 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINtivos de entrada como de salida y esta es probablemente la nica razn porla que el concepto de resolucin es una de las especificaciones tcnicas peorcomprendidas y utilizadas en relacin con los equipos de digitalizacin. Laresolucin se define a menudo en trminos de ppp (puntos por pulgada). Sinembargo, los ppp deberan usarse normalmente solo para las impresoraspuesto que p se refiere siempre a puntos impresos (por ejemplo, impresoras de chorro de tinta e impresoras lser). Para la resolucin en la entrada dedatos (es decir, escneres y cmaras digitales) y para la resolucin en pantalla (es decir, monitores) suele usarse normalmente la relacin pxels porpulgada (ppi). En general, un pxel es una unidad fsica mucho ms pequea que un punto.Cuando se dice que un escner tiene una resolucin mxima de porejemplo 600 ppp, significa en la prctica que el escner muestra ptimamente un mximo de 600 pxels por pulgada (ppi). Pero la proporcin demuestreo ptico de un escner slo define la resolucin ptica mxima posible en el sentido de la capacidad de la unidad CCD. Esto no garantiza queel escner en realidad pueda resolver espacialmente detalles en el mismogrado que supondra el nivel de muestreo ptico. El motivo es que la proporcin de muestreo ptico de un dispositivo de entrada es slo uno de loscomponentes del concepto de resolucin. Otros componentes de importancia son por ejemplo la calidad, el nivel del enfoque y la estabilidad mecnica del sistema ptico (lentes, espejos y filtros, el nmero de bits de los datosde entrada y de los productos, las variaciones del documento original y elCCD y el nivel de proceso de las imgenes aplicado a la imagen.Existen varios mtodos para evaluar la resolucin. Los ms comunesson los siguientes: Modelos de resolucin, que nacieron originalmente para su uso en las industrias microgrficas y fotogrficas. Se usan normalmente para medir la reproduccin de los detalles, para la uniformidad de la captura de las diferentes partes de un documento fuente, para la niti dez de la imagen, etc. A veces los resultados pueden no ser total mente fidedignos, pero los modelos de resolucin siguen siendo todava herramientas prcticas para utilizar especialmente en la con versin binaria. 49. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 55 La funcin de la modulacin de la transferencia (MTF), donde semide la intensidad de la luz en el proceso de la imagen (calibracinde la luz). Este es un mtodo ms fiable y objetivo para evaluar elmodo en el que se preservan los detalles y cuales son los sistemasde escala de grises y color ms apropiados. Respuesta de la frecuencia espacial (SFR), que significa la capacidad del escner para transmitir informacin de alta frecuencia pormedio de una funcin especfica de transmisin (en la prctica equivalente a MTF) Ejemplos de modelos que se utilizan para la resolucin son: Test de prueba de facsmil normalizado del IEE (Institute ofElectrical and Electronic Engineers) Test de prueba n. 2 para escneres de AIIM Modelo de resolucin PM-189 (A&P International) Modelo de escner SFR y OECF n. 2 (Applied Image Inc) La norma para la evaluacin de la resolucin es la ISO 12233 deFotografa, Cmaras de fotos electrnicas, medidas de resolucin.2.2.2.2. Reproduccin tonalLa reproduccin tonal es el ms importante de todos los indicadoresde calidad de la imagen, porque nos da la pauta para la evaluacin de otrosparmetros de calidad de dicha imagen. De hecho, la efectividad de estosparmetros implica una satisfactoria reproduccin tonal. En la prctica lareproduccin tonal determina el grado de oscuridad o claridad de una imagen as como su contraste.Debido a los diversos ruidos electrnicos en el escner siempre habrprdidas en la profundidad del bit durante el proceso del escaneado. Por estoes importante capturar la imagen con una resolucin mayor de la necesaria 50. 56 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINpara el producto digital final, por ejemplo, al menos entre 12 y 14 nivelesde canal por bit para conseguir una resolucin de salida de 8 (en escala degrises).La reproduccin tonal se evala mediante una curva de reproduccinde tono que relaciona la densidad ptica de un documento en papel o unareproduccin de microfilm con el correspondiente valor digital (valor tonal)en la reproduccin digital. En los sistemas digitales esta curva se llamaFuncin de conversin opto-electrnica (OECF).Los valores tonales tambin pueden evaluarse por medio de un histograma que muestra en modo grfico la distribucin de los tonos en una imagen as como el grado tonal de la misma. La disminucin en la claridad uoscuridad comparados con los valores tonales del documento original pueden indicar que hay limitaciones en el nivel de fuerza del equipo del escner. El nivel de fuerza puede definirse como el grado de diferencia tonalentre la claridad y la oscuridad ms intensas y su valor muestra de estemodo la capacidad del escner para distinguir las variaciones extremas en laintensidad. Normalmente, el nivel de fuerza de un escner debera conseguiro superar los extremos de intensidad de los documentos originales.Es importante que no se efecte ninguna compresin tonal en la captura de la imagen escaneada. Si efectuamos una compresin tonal en estemomento del proceso de conversin, nunca podremos restaurar de nuevo laimagen a su valor tonal completo. As, la gama de valores del escner (elparmetro de brillo) siempre debera establecerse en 1.0 en el programa delescner. Esto se define a menudo como reproduccin tonal.2.2.2.3. Reproduccin del color El mayor desafo de la digitalizacin de documentos originales encolor es su reproduccin manteniendo la representacin del color en la pantalla y en las impresiones. El principal problema es que tanto los monitorescomo los sistemas operativos y el sistema de aplicaciones representan el 51. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 57color de diferentes modos. La percepcin humana del color tambin difiereentre las distintas personas. Existen varios modelos de color para definir las propiedades de lagama de colores. Los ms usados son: RGB y CMYK. RGB son las siglas en ingls de rojo, verde y azul y es el modelo quese utiliza en monitores y escneres. Se trata de simular una amplia gama decolores mediante la combinacin de diferentes cantidades de luz roja, verdey azul. Cada uno de estos tres colores se define como un canal de color ysobre un monitor de 24-bit, cada canal tiene 8 bits que representan 256 tonalidades. En 1996 se cre un estndar especial de RGB para Internet, llama-do sRGB y es el que se utiliza a menudo tanto para los monitores como paralos escneres, cmaras digitales e impresoras. Si embargo, se ha criticadoque sea un sistema demasiado limitado y que no pueda reproducir todos loscolores. Por esto, es importante antes de adquirir un sistema de reproduccin digital (cmara o escner) tener en cuenta si esta limitacin es de vitalimportancia en relacin con los resultados que queremos obtener en el proyecto de digitalizacin.El modelo CMYK se basa en los colores cin, magenta, amarillo ynegro. Se basa en el principio de que todos los objetos absorben una ciertalongitud de onda a partir del espectro de la luz y que siempre reflejan unalongitud de onda opuesta. Los sistemas de impresin y fotografa se basanen el modelo CMYK que tambin se conoce como sustractivo.A principios de los aos 90 un consorcio de empresas crearon el ICC(Consorcio Internacional del Color) con el objetivo de desarrollar sistemasde gestin del color consensuado y normalizado. El perfil normalizado delICC se puede utilizar con diferentes sistemas operativos e implementarse enimgenes de color. Sin embargo, no todos los sistemas de gestin de imgenes de color soportan el sistema de implementacin de ICC.Ejemplos de modelos en uso para la reproduccin en color y escala degrises: 52. 58 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN Kodak Color Separation Guide and Gray Scale (Q13 an Q 14) Kodak Q-60 Color input Target (IT8) RIT Process Ink Garmut Chart2.2.2.4. Ruido En el contexto que nos ocupa el ruido puede asemejarse a las fluctuaciones de la intensidad de la luz en una imagen que no se encuentran en eldocumento fuente. En los sistemas de digitalizacin el ruido, a menudo,tiene su origen en la unidad de CCD y en los componentes electrnicos asociados. El ruido se mide normalmente calculando la desviacin normal delos valores del nmero de pxels sobre cierta parte del documento como unaratio del nivel de ruido. El aumento de la desviacin y el aumento del ruidoreduce la calidad de la imagen. En la actualidad existen programas de gestin de la imagen que miden el ruido.2.2.2.5. ObjetosEl polvo, los rayajos y las manchas constituyen ejemplos de elementos que pueden tener un impacto en la calidad de una imagen. Todos elloscrean una visible fluctuacin no aleatoria en la intensidad de la luz, aunqueel modo en el que esto afecta a la calidad de la imagen difiere dependiendodel resultado que se quiera obtener. En la mayora de los casos es suficiente con usar programas que detectan estos elementos, aunque a veces esnecesario examinarlos visualmente.2.2.3. Control de la calidad del monitorExisten muchos elementos particulares que pueden influir en la calidad de la imagen cuando esta se visualiza. En primer lugar, la pureza delcolor y el brillo varan entre el centro y las esquinas de la pantalla. Ensegundo lugar, la eleccin de una pantalla LCD (pantalla de cristal lquido)o CRT (tubo de rayos catdicos) puede tener sus efectos; esta ltima se con 53. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 59sidera todava la mejor cuando visualizamos la imagen. En tercer lugar, lagestin del color necesita una regulacin continua del monitor de acuerdocon algn estandar (el perfil normalizado ICC, vase ms arriba). Las herramientas de calibrado estn a menudo incluidas en los programas de aplicacin. Calibrar un monitor significa ajustar dos valores: la intensidad de laluz del monitor (gama) y el llamado punto blanco (cuando los tres canalesde color rojo, verde y azul estn iluminados). El valor de la gama debe ajustarse en 1.8-2.2 y el punto blanco (temperatura color) ser un blanco fro(5000 kelvin). Deberamos tener en cuenta que el ajuste de los citados valores, que son los ideales para la evaluacin de la calidad de la imagen, quizs no sean los ptimos para la visualizacin por parte de los usuarios.2.2.3.1. Condiciones de visualizacinLa evaluacin de las imgenes siempre necesita un sistema de control.Tambin es importante adaptar este sistema a los requisitos de visualizacin, que difieren entre las necesidades del monitor y de los documentosoriginales. Los monitores se ven mejor con una luz tenue, aunque no enhabitaciones oscuras, y los documentos originales con una luz ms intensa.Los efectos adicionales como los reflejos pueden afectar a la evaluacin ypor consiguiente deben ser minimizados, por ejemplo utilizando un fondoneutro (gris) y colores neutros (gris, negro, blanco) en la vestimenta de losoperadores. 54. 60DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN Recomendaciones para el control de calidad Las condiciones para la calidad de la imagen digital se pueden des cribir en tres etapas: Identificacin de los productos finales deseados y de los propiosfines de la digitalizacin. Decida qu es lo que quiere producir ycundo Establecimiento de normas. Defina niveles aceptables de calidadde las imgenes digitales basados tanto en las caractersticas delos documentos originales como en las prestaciones del sistema dedigitalizacin de imgenes que se vaya a utilizar. Decisin sobre los puntos de referencia. Decida con qu se van acomparar los productos de salida del proceso de digitalizacin Dependiendo de estas decisiones, hay que seleccionar lo que deber an incluir los programas de control de calidad (imgenes aisladas o la coleccin completa de imgenes; todo tipo de ficheros; facsmiles en papel, otros productos intermedios). Decida sobre los mtodos de evaluacin de los productos digitales que se obtengan, utilizando tanto la evaluacin en pantalla como en los productos impresos y empleando los modelos de referencia dispo nibles para el color y la escala de grises, la resolucin, los modelos para la evaluacin del ruido y los sistemas de deteccin de objetos. Calibre regularmente los monitores sobre los que se va a llevar a cabo la evaluacin y minimice los efectos adicionales en el entorno de visualizacin. 55. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 612.3. Gestin de la coleccinLa posibilidad de poder utilizar una coleccin de imgenes digitalesde la manera prevista no solo depende de las normas de conversin y de loscontroles de calidad sino tambin de cmo se gestione la coleccin. Si elobjetivo no es solo satisfacer las necesidades a corto plazo sino ademsproporcionar acceso a lo largo del tiempo, deben tomarse medidas parasatisfacer tanto el uso actual como las expectativas de los futuros usuarios. Deben hacerse planes, por ejemplo, para: escanear las imgenes de la manera adecuada para el ltimo usoprevisto actualizar la distribucin de imgenes y la funcionalidad de lainterfaz de usuario transferir las imgenes a nuevas plataformas tcnicas para conseguir una capacidad de procesamiento y manejo creciente de lainformacin digital migrar las imgenes digitales a nuevos formatos de fichero o a nuevos soportes fsicos para asegurar el acceso a largo plazo. Para que puedan utilizarse las imgenes escaneadas debe prestarsemucha atencin a su almacenamiento. Todos los ficheros de imgenes producidos como resultado de un proyecto de digitalizacin deben organizarse,nombrarse y describirse de manera adecuada a los objetivos del proyecto.2.3.1. Organizacin de las imgenesAntes de tomar en consideracin un nombre y una descripcin de unfichero de imagen debe decidirse cmo va a almacenarse. Por lo general, losdocumentos originales que se escanean, se organizan fsicamente de acuerdo con principios de ordenacin archivstica o bibliotecaria. Los fondos de 56. 62 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACINlos documentos se suelen dividir en series, volmenes y publicaciones y lascolecciones de manuscritos y las fotografas estn numeradas.La manera ms fcil de manejar esta cuestin es trasladar los principios fundamentales de la organizacin fsica de los documentos originales auna jerarqua lgica del disco del ordenador. Esto deber llevarse a cabohasta donde sea posible de acuerdo con los sistemas normalizados existentes. Es importante asegurar que las estructuras de los nombres de los ficheros de las diferentes plataformas tcnicas sean compatibles. Tambin ha deser posible el crecimiento de la coleccin de los ficheros de imgenes y, adems, la manera de organizarlos debe ser escalable.2.3.2. Nombres de las imgenesLos ordenadores no son capaces por s solos de interpretar las relaciones lgicas de una coleccin de documentos originales como, por ejemplo,las secuencias de las carpetas y de las pginas. Por tanto, debe reflejarse elmodo por el que se nombran los ficheros de las imgenes escaneadas.Existen dos procedimientos para ello: (1) utilizar un esquema de numeracin que refleje los nmeros que se hayan usado en un sistema de catalogacin previo, o (2) utilizar nombres de ficheros significativos. Ambos procedimientos son vlidos y debe elegirse el que mejor convenga a una coleccin o grupo determinado de documentos originales.Un proyecto de digitalizacin tambin debe adoptar convencionespara los nombres, para las tablas de signos y para las reglas relativas, porejemplo, a la puntuacin y al uso de letras maysculas. Es importante queestas convenciones sean uniformes. Un vocabulario normalizado es una delas piedras angulares de la gestin de una coleccin de imgenes digitales. Cuando se nombran los ficheros de imgenes tambin son importantes las extensiones del fichero. Muchas de ellas tienen significados normalizados y su uso se encuentra generalizado, pero debe tenerse cuidado si setrata de extensiones no normalizadas. Puede encontrarse una lista de lasextensiones ms comunes en Webopedia, una enciclopedia en lnea relacionada con la tecnologa informtica. http://webopedia.internet.com/TERM/f/file_extension.html 57. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 632.3.3. Descripcin de las imgenes Para describir imgenes digitales son necesarios lo metadatos que sondatos estructurados acerca de los datos. Los metadatos tambin pueden definirse como datos que facilitan la gestin y el uso de otros datos. Esto no esalgo nuevo para archiveros y bibliotecarios. El uso de metadatos se encuentra estrechamente relacionado con las reglas de descripcin y catalogacinde publicaciones impresas, documentos de archivos y objetos. La diferenciaes que en el mundo digital se necesitan categoras adicionales de metadatospara soportar la navegacin y la gestin de los ficheros de datos. Los metadatos para la descripcin de imgenes digitales pueden incluir distintos tiposde informacin. El proyecto Making of America II de la Biblioteca delCongreso identificaba en 1998 tres categoras de metadatos: Metadatos descriptivos para la descripcin e identificacin de los recursos de informacin. Metadatos estructurales para la navegacin y la presentacin. Metadatos administrativos para la gestin y el proceso.Estas categoras no siempre tienen lmites claramente definidos y confrecuencia se solapan. La Universidad de Cornell en su tutorial de imgenesdigitales Moving theory into practice presenta para cada categora objetivossumarios, elementos y ejemplos que aparecen en un ndice que ofrece unabuena visin del concepto de metadatos. Vase en:http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/metadata/metadata-01.htmlNo obstante, cada proyecto de digitalizacin debe elegir una solucinde metadatos basada en sus propios objetivos.2.3.4. Uso de los metadatosDos son los principales procedimientos para las soluciones de metadatos: las tcnicas de gestin de datos y la codificacin del documento. 58. 64 DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN2.3.4.1. Tcnicas de gestin de datosEl nivel de los metadatos descriptivos determina siempre el nivel o lasposibilidades de recuperacin. Adems, tiene una importancia crucial desdeel mismo momento en que se inicia un proyecto de digitalizacin decidir elnivel ms profundo al que podrn buscarse las imgenes digitales. Adems,deben tenerse en cuenta los metadatos existentes como instrumentos de bsqueda, ndices, etc. y, si se considera conveniente, deben vincularse a losficheros de imgenes. Tambin debe considerarse si se pueden adaptar los metadatos genera-dos en el proceso de conversin digital y cmo. Actualmente, el formato TIFF(Tagged image file format) es el formato de fichero ms comn para almacenar los master de las imgenes digitales. En TIFF, y tambin en otros formatos grficos como GIF, el software utilizado por el escner genera de maneraautomtica unas etiquetas con informacin tcnica y administrativa que seregistra en la cabecera del fichero o, dicho en otros trminos, directamente enel propio fichero. La informacin de la cabecera TIFF se almacena en forma-to ASCII y, en este sentido, constituye una plataforma independiente.La prctica de registrar los metadatos en la cabecera del formato TIFFse encuentra muy extendida y sus ventajas son obvias: asegura una estrecharelacin entre el documento original, el proceso de conversin y el ficherode la imagen resultante de la conversin.La construccin de colecciones de imgenes digitales significa igualmente que debe llevarse a cabo un esfuerzo para hacerlas accesibles a losusuarios. Las bibliotecas de todo el mundo han utilizado durante dcadas elformato MARC (Machine Readable Cataloging) como un estndar de metadatos, pero otros sectores culturales no lo han adoptado. La Dublin CoreMetadata Initiative present, a principios de los aos 90, un conjunto de 15elementos de metadatos descriptivos para satisfacer las nuevas demandas derecuperacin, inicialmente para la Web. Se pretende que estos elementossean simples, internacionales e intersectoriales. Dublin Core es actualmente uno de los estndares de metadatos ms ampliamente aceptados en elmundo. 59. REQUISITOS TCNICOS E IMPLEMENTACIN 652.3.4.2. Codificacin del documentoActualmente muchos proyectos y programas digitales utilizan SGML(Standard Generalized Markup Language) o partes de SGML como XML(eXtensible Markup Language). El objetivo es agrupar las imgenes y proporcionar acceso a elementos estructurales de objetos individuales o decolecciones completas. La codificacin de documentos tambin puede utilizarse en aquellos sistemas en los que los datos se toman de bases de datosde menor nivel y se transforman en representaciones normalizadas para elintercambio.SGML presenta algunas desventajas. Por ejemplo, muchas aplicaciones de software no lo soportan y XML se utiliza cada vez ms como lenguaje de marcado. Una iniciativa bien conocida que utiliza SGML es TEI (TextEncoding Initiative) que ha desarrollado DTDs (Document TypeDefinitions) para codificar textos individuales en el campo de las humanidades. La iniciativa Encoded Archival Description (EAD) ha desarrolladouna DTD para codificar instrumentos de bsqueda que permiten codificarcolecciones de archivo completas o ejemplares. Recomendaciones para la gestin de la coleccin Organice jerrquicamente los ficheros de las imgenes escaneadas en un disco que corresponda lgicamente a la organizacin fsica de los documentos. Nombre los ficheros escaneados de una manera estrictamente con trolada que refleje sus relaciones lgicas. Describa los ficheros de las imgenes escaneadas internamente (uti lizando la imagen de la cabecera del fichero) y externamente (utili zando ficheros de metadatos descriptivos vinculados). 60. 66DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIN Construccin de un entorno de trabajo para un proyecto de digi talizacin Llevar a cabo un proyecto de digitalizacin significa establecer un equilibrio entre las necesidades de los usuarios reales y potenciales, la infraestructura tecnolgica utilizada por el proyecto y los recursos financieros y humanos disponibles. Adems, las posibilidades tecno lgicas de las estaciones de trabajo y dispositivos de captura de im genes (escneres o cmaras digitales, sistemas operativos, memoria interna, almacenamiento, calidad de visualizacin, capacidad de las redes y velocidad) deben estar claras antes de iniciar el proyecto as como los medios para presentar los datos de las imgenes a los usua rios. El anlisis de las necesidades tcnicas de un proyecto de digitaliza cin se lleva a cabo por lo general en el marco de un proyecto piloto o estudio. Este proporciona al proyecto la posibilidad de investigar a pequea escala la viabilidad de 1) realizar sus planes y 2) introducir la tecnologa digital en una biblioteca o en un archivo si se trata del primer proyecto de digitalizacin de la institucin. Las necesidades tcnicas se centran fundamentalmente en el hardwa re y en el software, factores ambos dinmicos en el desarrollo del futuro previsible. Aunque cualquier lista de requisitos m