directiva de control inventarios

7/26/2019 Directiva de Control Inventarios

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DIRECTIVA DE NORMAS PARA EL

DEPARTAMENTO DE ALMACENES Y CONTROL

DE INVENTARIOS

CONTENIDO1. PRESENTACION 2

2. OBJETIVO 2

3. ALCANCE 24. VIGENCIA 3

5. POLITICAS GENERALES 3

6. POLITICAS ESPECFICAS 3

6.1. RECEPCIN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A

LOS ALMACENES 3

6.2. ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES 4

6.3.ENTREGA DE BIENES SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR

SU SALIDA DE LOS ALMACENES 5

6.4. DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENES 5

6.5. EMISIN DE REPORTES DE LOS ALMACENES 6

6.6.TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DE

DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES 7

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1. PRESENTACION

Por lo relevante de las funciones encomendadas a las reas de

almacenes e inventarios, en ocinas centrales y unidades forneas, es

importante que los responsales del mane!o de almacenes y control deinventarios, dispon"an de un documento prctico que los "u#e y oriente en

su que$acer diario.

%l prop&sito de la '()%*+(- '% /)0- P-)- % '%P-)+-0%+/ '%

-0-*%% */+)/ '% (%+-)(/, es el de constituir un documento

de apoyo y consulta al personal que se desempea en esta materia, ra&n

por la cual, contiene lo relativo a las normas a se"uir en cada movimiento y

las diferentes reas que participan en cada procedimiento.*ae destacar, que las normas podrn ser modicadas y

actualiadas, a n de mantener su vi"encia y aplicailidad, previa revisi&n

peri&dica y sistemtica que efecten la administraci&n, el departamento de

almacenes e inventarios y las unidades forneas.

inalmente, es de resaltar que, como documento de consulta y apoyo,

deer ser dado a conocer y permitir su lire acceso y consulta al personal

que se encuentra involucrado en su aplicaci&n, ra&n por la cual,invarialemente, permanecer en las instalaciones del departamento de

almacenes e inventarios y unidades forneas.

2. OBJETIVO

ormar e inte"rar en un documento, los procedimientos relativos al

mane!o de almacenes y control de inventarios de insumos en los almacenes

a trav8s de la distriuci&n adecuada de tareas y responsailidades entre las

reas que participan en este proceso adems de mantener el re"istro ydocumentaci&n oportuna y suciente de los movimientos que se realian

durante el proceso, asados en los preceptos aplicales de las distintas

materias !ur#dicas y apoyados con informaci&n sistematiada que coadyuve

al cumplimiento de las funciones encomendadas.

3. ALCANCE %l control de los inventarios contempla una serie de disposiciones

que incluyen desde la recepci&n de insumos por el almac8n

central pasando por el re"istro, acomodo, salva"uarda,

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conservaci&n y despac$o a las unidades en una primera etapa

como la recepci&n re"istro, acomodo, salva"uarda, conservaci&n y

despac$o a las reas usuarias de producci&n en la empresa. Por consi"uiente lo descrito en la presente directiva es de

aplicaci&n oli"atoria para todo el personal que laora en las reasoperativas de la %mpresa %l -roma de la id -)(' .-.*, as#

mismo es de estricto cumplimiento a!o responsailidad del

personal encar"ado del control de almacenes e inventarios.4. VIGENCIA

a presente 'irectiva entrara en vi"encia al d#a si"uiente de la fec$a

de la aproaci&n.

5. POLITICAS GENERALES Para la e!ecuci&n del proceso *ontrol de (nventario es necesario

el compromiso y participaci&n de las /cinas de almac8n,

/cinas *omerciales, los 'irectores de 9rea de contailidad y

administrativas. 'epartamento de almacenes e inventarios es la nica facultada

para realiar modicaciones y:o actualiaciones de los

lineamientos para el macro proceso. *orresponder al titular de la empresa ase"urarse que el

personal a su car"o implemente y den cumplimiento a lasdisposiciones dictadas.

6. POLITICAS ESPECFICAS6.1. RECEPCIN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A

LOS ALMACENESA. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#/

'epartamento de almacenes e inventarios.

B. N"+,$ 'e "!e+$-)#

%l departamento de almacenes e inventarios, tendr laresponsailidad de re"istrar, oportuna y permanentemente,

todas las entradas de ienes a los almacenes. a recepci&n de ienes deer efectuarse previa vericaci&n de

que los mismos cumplan con las caracter#sticas sealadas en

los pedidos ncados a los proveedores, tales como clase, tipo y

calidad requeridas; cantidades solicitadas, en su caso,

caducidad de los insumos, etc8tera. Posterior a la recepci&n f#sica de los ienes, el departamento de

almacenes e inventarios, proceder a elaorar el aviso de

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entrada de mercanc#a al almac8n, utiliando para tal efecto,

como documentos fuente la copia del pedido, copia de la

factura o, en su caso, de la remisi&n. %laorado el aviso de entrada, deer vericar y validar la

correcta captura de la misma, as# como que los re"istrosindividuales de los ienes, $ayan sido afectados

adecuadamente. - ms tardar al si"uiente d#a $il de la recepci&n de ienes, el

departamento de almacenes e inventarios, deer turnar el

ori"inal del aviso de entrada de mercanc#a al almac8n al

departamento de contailidad y dos copias al departamento de

adquisiciones. er responsailidad del departamento de almacenes e

inventarios, el inmediato y deido acomodo de los ienes

recepcionados, as# como de su adecuado control, "uarda,

custodia y res"uardo, $asta en tanto, dic$os ienes, no sean

entre"ados a los usuarios nales. %l departamento de almacenes e inventarios, tendr la

oli"aci&n de mantener permanentemente actualiado el

catlo"o de ienes e i"ualmente, el distriuir, oportunamente,

a las reas de la empresa que corresponda, los informes o

reportes que "enere mensual o peri&dicamente.6.2. ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENESA. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#/


B. N"+,$ 'e "!e+$-)# %l departamento de almacenes e inventarios, tendr la


catlo"o de ienes. %l !efe del departamento de almacenes e inventarios, ser la

nica persona que pueda asi"nar claves a los nuevos ienes

que lle"uen a los almacenes. a asi"naci&n de claves, para la deida identicaci&n de los

ienes, deer llevarse a cao conforme a lo enmarcado en el

catlo"o estalecido para tal n. %l acomodo de los ienes recepcionados de los proveedores, se

realiar de manera inmediata posterior a su vericaci&n f#sica

y ser efectuado, e


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er responsailidad del personal de los almacenes, cumplir,

entre otras, con las si"uientes oli"aciones= -comodar los ienes, nicamente, en los lu"ares

asi"nados y no uicarlos en reas temporales,

provisionales o en los pasillos de los almacenes. )espetar las indicaciones del faricante de los ienes,

para llevar a cao su acomodo >por e!emplo= el nmero

de ca!as por estia, evitar lu"ares demasiado $medos o

secos, etc.?. +ener, deida y permanentemente, identicados los

estantes o reas donde se acomodarn los ienes, as#

como mantenerlos en condiciones &ptimas de uso. (mpedir la entrada, a las reas restrin"idas de los

almacenes, a personas a!enas a las mismas. %l departamento de almacenes e inventarios, para el adecuado

desarrollo de sus actividades, deer instrumentar los

mecanismos que doten a los almacenes de instalaciones en

uen estado de conservaci&n y mantenimiento, as# como que

cuenten con las medidas de se"uridad, $i"iene y vi"ilancia

id&neas6.3. ENTREGA DE BIENES SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR

SU SALIDA DE LOS ALMACENESA. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#/

'epartamento de almacenes e inventarios

B. N"+,$ 'e "!e+$-)# os formatos denominados @solicitudAvale de aastecimientoB y

@orden de traa!oAaastecimientoB, nicamente se utiliaran

cuando por causas de fuera mayor el sistema de!e de

funcionar. os formatos deern estar adecuadamente

requisitados. as distintas reas de la empresa, nicamente, podrn solicitar

al departamento de almacenes e inventarios, el surtimiento de

ienes, dentro de los $orarios estalecidos. a entre"a de ienes deer efectuarse previa vericaci&n de

que los mismos cumplen y son coincidentes con las

caracter#sticas y cantidades sealadas en la solicitudAvale de

aastecimiento y:u orden de traa!oAaastecimiento, as# como

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de que en dic$os documentos, est plasmada la rma de

reciido por parte del rea usuaria.6.4. DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENESA. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#/

'epartamento de almacenes e inventarios

B. N"+,$ 'e "!e+$-)# as reas de la empresa, solamente podrn efectuar

devoluci&n de ienes a los almacenes, dentro de los cinco d#as

$iles posteriores a su retiro, situaci&n que deer ser

comproada con la solicitudAvale de aastecimiento y:o la

orden de traa!oAaastecimiento. *ae sealar que, en casos

e


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$asta en tanto, dic$os ienes, vuelvan a ser entre"ados a los

usuarios nales. %l departamento de almacenes e inventarios, tendr la


catlo"o de ienes e i"ualmente, el distriuir, oportunamente,a las reas de la empresa que corresponda, los informes o

reportes que "enere mensual o peri&dicamente.6.5. EMISIN DE REPORTES DE LOS ALMACENES

A. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#



responsailidad que, en los plaos estalecidos y de maneracorrecta, sean emitidos los reportes que son "enerados en los

almacenes, los cuales se $arn lle"ar a las reas

correspondientes, a trav8s de la sudirecci&n de recursos

materiales, previa aproaci&n de la secretar#a administrativa. er oli"aci&n del departamento de almacenes e inventarios

el respaldar, en medios ma"n8ticos, toda la informaci&n que se

"enere en los almacenes e, i"ualmente, conservar copia de los

reportes que emita. %l departamento de almacenes e inventarios, previo a la

emisi&n de reportes, deer vericar. *omproar y validar la

correcta captura de la informaci&n contenida en los

documentos fuente, as# como de que los re"istros individuales

de los ienes, $ayan sido afectados adecuadamente. %l departamento de almacenes e inventarios, deer conciliar

mensualmente, las cifras contenidas en sus re"istros contra las

que oren en el departamento de contailidad y, en su caso,aclarar las posiles diferencias que sur!an, resultado de dic$a

conciliaci&n. a sudirecci&n de recursos materiales en coordinaci&n con el

&r"ano de control interno en la empresa, peri&dicamente,

dictaminarn los ienes susceptiles a ser dados de a!a por

deterioro, rotura, mal estado, caducidad, etc8tera6.6. TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DE

DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES

A. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#/

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oli"aci&n de efectuar, por lo menos una ve al mes, prueas

selectivas de las e


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%l departamento de almacenes e inventarios, previo a la toma

del inventario, deer vericar que no e


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0aretear todos y cada uno de los ienes su!etos a

inventario, conforme se indique en las presentes normas. %laorar una c8dula de control de maretes que

conten"a, como m#nimo=o

%l total dispuesto en cada secci&n, pasillo,etc8tera, indicando el nmero de folio inicial y

nal.o %l total de los que se encuentran en lanco y

susceptiles de utiliarse en aquellos ienes que

por error u omisi&n no fueron mareteados

oportunamente, sealando sus nmeros de folio.o %spacio para anotar el total de maretes

realmente utiliados en el inventario y descritos

los nmeros de folio inicial y nal. /tener del sistema, un listado de los ienes e


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'eterminar las pare!as que llevarn a cao el se"undo

conteo, mismas que sern distintas a las que realiaron

el conteo inicial. *ontrolar, que al concluir el conteo de cada secci&n o

pasillo, la pare!a asi"nada entre"ue sus maretesdeidamente requisitados.

*omproar el nmero pro"resivo de los maretes, tanto del

primero como del se"undo conteo, vericando que los mismos,

previo requisitado, est8n encintados y, en su caso, investi"ar

y aclarar los faltantes de maretes. -l t8rmino de cada conteo, anotar la informaci&n contenida en

los maretes, en el listado otenido del sistema en la columna

que corresponda, as# como, previa vericaci&n del correctovaciado, la encintar.

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