dirección nacional de administración y finanzas · sometidas a detención preventiva; brindar...
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Manual de Organización y Funciones 1
REPÚBLICA DE PANAMA MINISTERIO DE GOBIERNO
SERVICIO NACIONAL PENITENCIARIO DIRECCIÓN NACIONAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Manual de Organización y Funciones 2
DOCUMENTO PRESENTADO POR
Comisionado ALVARO ALVARADO BARROSO SUB-DIRECTOR DEL SISTEMA PENITENCIARIO
AGOSTO DEL 2013
ELBORADO POR:
Capitán 10362 ELIECER HERNANDEZ
Manual de Organización y Funciones 3
ÍNDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN................................................................................... .4 I. ANTECEDENTES……………........................................................6 II. BASE LEGAL.................................................................................8 III. ATRIBUCIONES............................................................................9 IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA.........................................................13 V. ORGANIGRAMA..........................................................................16 VI. FUNCIONES GENERALES.........................................................17 VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS.........................................................69 DESCRIPCION DEL PUESTO...............................................................76
Manual de Organización y Funciones 4
INTRODUCCIÓN La finalidad de este manual es contar con una herramienta administrativa
fundamentada legalmente que defina los procedimientos que se desarrollan en las
diferentes áreas que conforman la Dirección Nacional de Administración y
Finanzas, a efecto de obtener una norma en la ejecución del presupuesto a
administrar, con una mayor eficiencia en su desarrollo, esto es con el fin de
cumplir los objetivos institucionales, pero debemos estar claros en los
procedimientos que regulan la administración de los bienes del Estado.
El cumplimiento de la misión encomendada a la Dirección Nacional de
Administración y Finanzas, implica la ejecución de una diversidad de funciones,
actividades y tareas, las cuales deben realizarse de la mejor manera posible para
lograr los resultados esperados y contribuir con ello a alcanzar las metas
institucionales; en tal sentido se ha elaborado la presente herramienta
administrativa en la que se especifican los procedimientos correspondientes a
cada una de las áreas que conforman la DINAF.
Este Manual servirá de guía para quienes por primera vez deban ejecutar algunos
de los procesos detallados; así como será de gran utilidad para la inducción de las
personas que se incorporan a la Dirección de Administración y Finanzas.
La estructura de la Dirección Nacional de Administración y Finanzas debe ser
compleja en base al volumen de operaciones, recursos, demanda y servicios por
parte de nuestros clientes o usuarios, la tecnología avanzada es una herramienta
que no podemos dejar de atender ya que en forma adecuada, sincronizada y
eficaz nos llevara a una mejor dinámica organizacional.
Manual de Organización y Funciones 5
Es fundamental dentro de toda Organización el compromiso de Administrar
presupuesto del estado asignado, siendo imprescindible que dentro de las tareas
cotidianas mantengamos una excelente comunicación, coordinación, dirección y
evaluación de los procesos.
Asimismo, se abordan los aspectos metodológicos básicos para su diseño,
elaboración y presentación como la Base legal y las Atribuciones que cubre la
organización los cuales se detallan en los puntos II y III sucesivamente. Ver ley
En los puntos IV y V anotados en el índice de este documento y que se desarrolla
en líneas seguidas se determina una estructura orgánica de la Dirección antes
descrita y también su forma gráfica (organigrama) abarcando las funciones de
cada unidad administrativa de esta dependencia como son: Los Departamentos
de Logística, Compras, Finanzas y Servicios Múltiples.
Para que el Manual cumpla con la función de orientar al personal debe ser
revisado y actualizado cuando existan cambios en: la normativa legal, las políticas
de trabajo institucionales o en las actividades desarrolladas; en tal sentido la
Dirección Nacional de Administración y Finanzas tendrá la responsabilidad de
desarrollar dicha tarea, así como de hacerlo llegar a las instancias
correspondientes para su aprobación.
Para finalizar cerramos el contenido de este manual desarrollando un glosario de
términos que sirve para un mejor entendimiento del lector y una descripción del
puesto utilizados en la confección de este documento.
Manual de Organización y Funciones 6
I. ANTECEDENTES
El sistema penitenciario panameño es el conjunto organizado, funcional y
estructurado de elementos normativos, técnicos y científicos que definen la
naturaleza de los centros penitenciarios, tiene sus orígenes en el Decreto No 467
de 22 de Julio de 1942, que creó el Departamento de corrección, como parte del
Ministerio de Gobierno y Justicia, cuyos objetivos principales son lograr la
resocialización del privado o la privada de libertad sobre la base de un adecuado
tratamiento penitenciario, el trabajo, la capacitación, la educación y la práctica de
valores morales; luego mediante decreto Ejecutivo No 139 del 16 de junio de 1999
se modifica dicho decreto para crear la Dirección General del Sistema
Penitenciario.
Durante el Gobierno de la Presidenta Mireya Moscoso sanciono la Ley No 55 de
30 de julio del 2003, que reorganiza el Sistema Penitenciario Nacional sobre la
base del respeto a los derechos humanos y los lineamientos científicos y
modernos en materia criminológica penitenciaria de seguridad administrativa,
mantener recluidas a las personas que se encuentran cumpliendo sanciones
administrativas, de carácter penal y medidas de seguridad, garantizándoles el
respeto de los derechos humanos; servir de custodia y seguridad de las personas
sometidas a detención preventiva; brindar ayuda y labor asistencial a los privados
o las privadas de libertad y a los liberados o liberadas, de modo que puedan
reincorporarse útilmente a la sociedad, y ejecutar las sentencias emitidas por los
tribunales de justicia y las resoluciones de las autoridades administrativas de
policía.
La Población penal en la Republica de Panamáestá distribuida en 08 centros
Penitenciarios y 15 cárceles públicas, los másgrandes y con mayor población
penal son la Joyita y La Joya, ambos forman parte delComplejo Penitenciario la
Joya.
Manual de Organización y Funciones 7
El sistema penitenciario Nacional realiza varios programas de resocialización entre
ellos podemos mencionar los talleres de costura y sastrería, artesanías y tallados,
agropecuarios y educativos en conjunto con el Ministerio de Educación y el
INADEH.
II. BASE LEGAL
Constitución Política de Panamá, Artículo 280, numeral 2.
Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la. Ley Orgánica
de la Contraloría General Artículo 11, numeral 2 y 36.
Ley N 22 de 27 de junio de 2006 que regula la contratación Pública y dicta
otras disposiciones
Ley N 41 de 10 de julio de 2008, que reforma la ley 22 de 2006, que regula
la contratación Pública y dicta otras disposiciones
Ley ----- del----- de ------- del--------, Orgánica del Servicio Nacional
Penitenciario, Capitulo 1, Articulo 1, Articulo 30, Articulo 40.
Código Fiscal.
Decreto Ejecutivo Nº 34 de 1985.
Decreto Ejecutivo Nº 52 de 1999.
Decreto Ejecutivo 294-2011-DMySC, de 17 de junio de 2011.
Decreto número 171-2007-DMySC , de 22 de mayo de 2007.
Manual del Usuario del Sistema Integrado de Administración Financiera de
Panamá. (Decreto Ejecutivo Nº 28 del 04 de febrero del 2000)
Plan Contable de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad,
Contraloría General de la República.
Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de los Fondos de la Cajas
Menuda en las Entidades Públicas Quinta Versión.
Decreto de Gabinete Nº 48 de 1991.
Manual de Organización y Funciones 8
III.ATRIBUCIONES
Las siguientes disposiciones Jurídicas fundamentan las facultades conferidas a la
Dirección de Administración y Finanzas por Ley, a continuación las detallamos:
Constitución de la República de Panamá.
En su Título IX, artículos 254, 255, 256, 257 al hablar de los bienes Nacionales.
Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá,
establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y
regular, mediante el control previo y posterior, todos los actos de manejo de
fondos y otros bienes públicos, a fin que se realicen con trasparencia,
probidad y corrección, según lo establecido en la ley.
Artículo 11, numeral 2 y 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984,
por la cual se adopta la ley orgánica de la Contraloría General de la
república, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución
fiscalizara, regulara y controlara todos los actos de manejo de fondos y
bienes públicos, a fin que tales actos se realicen con corrección y según lo
establecido en las normas jurídicas respectivas.
Artículo 36, de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984
Dispone que la Contraloría General de la Republica dictara reglamentos
que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas
que manejan fondos o bienes públicos.
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Decreto Ejecutivo 294-2011-DMySC, de 17 de junio de 2011.
Por el cual se aprueba el documento titulado “Manual General de
Procedimientos para el despacho, consumo, Control y Pagode
Combustibles de Uso Gubernamental Gestionado a través de tarjeta flota”.
Ley del de Agosto del 2013, Orgánica del Servicio Nacional
Penitenciario, Capítulo 1, Artículo 1, Titulo II Capitulo 1, Artículo 30.
o Capítulo 1, Artículo 1. La presente Ley crea el Servicio Nacional
Penitenciario, como la institución encargada de la atención
especializada, tratamiento, rehabilitación, resocialización y
reinserción a la sociedad, de las personas que cumplen pena
privativa de libertad; así como la custodia y atención de aquellas que
se encuentran sometidas a un proceso legal y a órdenes de
autoridad competente, adscrito al Ministerio de Gobierno; se funda
en principios de seguridad, rehabilitación y de defensa social como lo
contempla la Constitución Política de la República de Panamá en su
artículo 28 y se constituirá en un cuerpo especializado, de naturaleza
civil, cuyo jefe máximo es el Presidente de la Republica.
o Titulo II Capitulo 1, Artículo 30. La presente Ley determinará la
estructura organizativa y funcional, con las unidades administrativas,
necesarias para lograr los objetivos y fines institucionales.
La Dirección General elaborará y desarrollará el organigrama de la
Institución, en cumplimiento del Artículo anterior y basado en las
Políticas institucionales necesarias y funcionales que resulten para
lograr los objetivos del Servicio Nacional Penitenciario.
Los cambios, adiciones y modificaciones que se introduzcan a la
estructura organizativa serán propuestos por la Dirección General,
debidamente refrendados por el Ministro de Gobierno y aprobados
por resolución del Órgano Ejecutivo.
Manual de Organización y Funciones 10
El Servicio Nacional Penitenciario contará con la siguiente estructura
administrativa:
1. Dirección General
2. Sub-Dirección General
3. Secretaría General
4. Directores de Centros Penitenciarios
5. Junta Disciplinaria Superior
6. Asesoría Legal
7. Relaciones Públicas
8. Dirección de Responsabilidad Profesional
9. Inspectoría General
10. Auditoría Interna
11. Control Fiscal
12. Dirección Nacional de Seguridad Penitenciaria
13. Dirección Nacional de Administración y Finanzas
14. Dirección Nacional de Telemática
15. Dirección Nacional de Régimen Penitenciario
16. Dirección Nacional de Recursos Humanos
17. Dirección Nacional de Ingeniería y Arquitectura
18. Dirección Nacional de Docencia
19. Dirección Nacional de Salud Penitenciaria
20. Dirección Nacional de Planificación y Desarrollo Penitenciario
Las direcciones y departamentos que conforman el Servicio Nacional
Penitenciario, se encargarán de ejecutar las políticas penitenciarias,
según sea su respectiva área de competencia, las cuales serán
reglamentadas por el Órgano Ejecutivo.
o Artículo 40 . Dirección Nacional de Administración y Finanzas, es la
encargada de planificar, coordinar, gestionar, administrar, regular,
fiscalizar y controlar el manejo de los recursos financieros y
Manual de Organización y Funciones 11
presupuestarios del Servicio Nacional Penitenciario, a fin de
garantizar la consecución de los requerimientos necesarios para
lograr los objetivos institucionales, de acuerdo con las leyes, los
decretos, las normas y las reglamentaciones que rigen la
administración de los bienes y fondos públicos.
CODIGO FISCALEl Código en su Capítulo Primero del Título Primero,
Artículos 8 al 14.
La administración de los bienes nacionales corresponde al Ministerio
de Economía y Finanza.
Cada Ministerio, entidad descentralizada o empresa estatal
mantendrá un inventario actualizado de los bienes muebles e
inmuebles de su propiedad o administración.
DECRETO EJECUTIVO Nº 34 DE 1985- MODIF. POR 478 DEL 2011.
Este Decreto crea en el Ministerio de Hacienda y Tesoro la Dirección de
Bienes Patrimoniales del Estado, hoy la Dirección de Catastro y Bienes
Patrimoniales.
Su propósito de registrar, custodiar, controlar y vigilar las existencias,
conservación y destino de los Bienes Patrimoniales del Estado.
DECRETO EJECUTIVO Nº 52 DE 1999.
Este Decreto establece la estructura organizativa del Ministerio de
Economía y Finanza, Se crea la nueva Dirección de Catastro y Bienes
Patrimoniales. (DCBP).
DECRETO DE GABINETE Nº 48 DE 1991.
Este Decreto establece la obligación que tienen todas las instituciones de
presentar al Ministerio de Economía y Finanza los inventarios de sus
instituciones.
Manual de Organización y Funciones 12
Ordena a las Instituciones a mantener un inventario de los bienes muebles
e inmuebles bajo su administración.
El Ministerio de Economía y Finanza y la Contraloría General de la
República, verificarán y examinarán el inventario, a efecto de que éste
refleje la realidad patrimonial.
IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIRECCION NACIONAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS
Para el desarrollo de sus funciones, la Dirección estará conformada por la
siguiente estructura:
1. Director Nacional de Administración y Finanzas
1.1.2 Subdirector Nacional de Administración y Finanzas
1.1.2.1.1. Secretaria Técnica Administrativa 1.1.2.1.1.1. Recursos Humanos
1.1.3. Departamento de Finanzas 1.1.3.1. Sección de Presupuesto 1.1.3.2. Sección de Contabilidad 1.1.3.3. Sección de Tesorería 1.1.3.4. Sección FOGECEP 1.1.3.5. Sección de Bienes Patrimoniales
1.1.4. Departamento de Compras 1.1.4.1.1. Contrataciones Menores 1.1.4.1.2. Convenio Marco 1.1.4.1.3. Licitación Publica
1.1.4.1.3.1. Asesoría legal
1.1.5. Departamento de Servicio Múltiples 1.1.5.1. Sección de Transporte 1.1.5.2. Comedor 1.1.5.3. Sección de Archivo, Copiadora
1.1.6 Departamento de Logística
1.1.6.1. Planeamiento Logístico
Manual de Organización y Funciones 13
1.1.6.2 Sección de Uniforme 1.1.6.3. Sección de Combustible y lubricante 1.1.6.4. Sección Repuestos 1.1.6.5. Almacén Regional
NIVELES ESTRUCTURALES
NIVEL POLITICO DIRECTIVO En este nivel se exige el cumplimiento de los objetivos para el desarrollo de los planes, programas utilizando las estrategias y políticas de calidad, apegados al cumplimiento de las leyes de la entidad y del Estado, se ejerce la orientación de la misma a través de una conformación jurídica, está compuesto por el Director Nacional de Administración y Finanzas. NIVEL ASESOR Es aquel que dentro de un campo específico aconseja, propone, recomienda u orienta a cada unidad administrativa a fin de desarrollar los objetivos Institucionales de los cuales corresponde ser ejecutados por la Dirección de Administración y Finanzas. NIVEL COORDINADOR Es aquel que dentro de la Dirección de Administración y Finanzas pone en ejecución la relación de labores y actividades dadas con el fin de lograr los objetivos institucionales. NIVEL AUXILIAR DE APOYO Está compuesto por los Departamentos de Compras y Finanzas este nivel opera como segmento de apoyo de la institución en la prestación de aquéllos servicios indispensables para la buena marcha de los programas de desarrollo y su ejecución, asigna actividades a las unidades administrativas correspondientes en materia de administración y finanzas, con el objetivo de cumplir con los planes de desarrollo de la Institución en lo que refiere a la administración de los recursos económicos. NIVEL OPERATIVO
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Toda actividad del manejo de recursos económicos, financieros presupuestarios requiere de un ente responsable para dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los programas y actividades de la Dirección de Administración y Finanzas. Sub Nivel Ejecutivo Conformado por el Departamento de Logística será el responsable directo ante el nivel político directivo de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades a fin de cumplir con los objetivos de la Dirección de Administración de Finanzas. Sub Nivel Ejecutor Compuesto por el Departamento de Servicios Múltiples, es el nivel más amplio e importante de la Dirección. En este se identifican las unidades responsables del logro o no de los objetivos de la Dirección.
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V.ORGANIGRAMA
NIVEL DIRECTIVO-----------------------------
NIVEL DE ASESORIA-----------------------------
NIVEL COORDINADOR----------------
NIVEL DE APOYO-----------------
DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL
PENITENCIARIO
DIRECCION NACIONAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS
RECURSOS HUMANOS
SEC. TECNICA ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
PRESUPUESTO
FOGECEP
LICITACION PÚBLICA
CONTRATACIONES MENORES
CONVENIO MARCO
Asesoría legal
Manual de Organización y Funciones 16
NIVEL OPERATIVO--------------------
ORGANIGRAMA GENERAL
DIRECCION NACIONAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS MULTIPLES
DEPARTAMENTO
DE LOGISTICA
BIENES PATRIMONIALES
CONTABILIDAD
TESORERIA
COMEDOR
TRANSPORTE
ALMACEN
COMBUSTIBLE
PLANEAMIENTO LOGISTICO
UTILES DE ASEO Y OFIC.
ALMACEN
Departamento de Logística
Secretaria Técnica
Administrativa
Manual de Organización y Funciones 17
VI. FUNCIONES GENERALES
DIRECCION NACIONAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
Administrar los recursos financieros de la Institución, apegados al
presupuesto autorizado por Ministerio de Economía y Finanzas.
Vigilar los costos operativos de la institución.
Mantener actualizado el análisis de la información financiera de la
institución, brindado así un mejor asesoramiento a la dirección General.
Departamento de
Compras
Director
delDINAF
Departamento de
Finanzas
Departamento de Servicios
Recursos
Humanos
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Lograr la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la Dirección del
Servicio Nacional Penitenciario, en Coordinación con todos sus
departamentos.
Controlar la ejecución del presupuesto de inversión de los programas de la
Dirección General, para mantener la información oportuna y veraz.
Programar, ejecutar, supervisar y dar seguimiento a los trámites
administrativos correspondientes a la ejecución de los planes y programas
que desarrolla la Dirección General.
Preparar informes de rendimiento de cuentas de las actividades ejecutadas
por la dirección de manera trimestral.
Brindar información útil y oportuna a los niveles decisorios de la
organización, sobre la situación financiera y presupuestaria de la institución
a nivel nacional.
NIVEL DIRECTIVO
DIRECCION NACIONAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
Unidad Administrativa de quien depende:Director General del Servicio Nacional
Penitenciario.
Supervisa a: Jefe de Departamento de Finanzas, Jefe del Departamento de
Servicio Múltiples, Jefe del Departamento de compra y Jefe del Departamento de
logística.
OBJETIVO
Alcanzar mediante una eficiente planificación y efectiva administración
que los recursos asignados al Servicio Nacional Penitenciario sean
utilizados en desarrollo de los programas de inversión y manejo
presupuestario y financiero, así como la reducción de trámites y
Manual de Organización y Funciones 19
procesos institucionales utilizando los adecuados sistemas de control y
normas establecidas para el desarrollo de la gestión administrativa.
FUNCIONES DEL JEFE DE ESTA DIRECCION
Dirigir las finanzas y acciones presupuestarias institucionales,
mediante la adecuada utilización de los recursos con los controles
establecidos a través de las instancias administrativas.
Transformar, conocer y calcular conjuntamente con las direcciones
operativas,los recursos presupuestarios dentro de la vigencia fiscal, para
desarrollar la estructura de la Dirección.
Gestionar la adquisición de los recursos materiales y servicios
necesarios para el óptimo funcionamiento de la institución.
Reorganizar y dar lineamientos técnicos para la formulación del
presupuesto anual del Servicio Nacional Penitenciario.
Documentar la formulación y evaluación del presupuesto de
funcionamiento y de inversiones del Servicio Nacional Penitenciario.
Brindar la Orientación y el asesoramiento necesario a los funcionarios
de nivel superior y al resto de las dependencias administrativas, con el
fin de la correcta aplicación y alcance de las normas internas; al igual
que la reglamentación presupuestaria y fiscal emitida por Entidad
competente.
Presentar alternativas de solución a situaciones o problemas de la
Organización y de sistemas administrativos y financieros, emitiendo los
informes según le sean solicitados por el nivel superior.
Verificar cheques u otros documentos que requieran de su firma para la
aprobación.
Levantar informes técnicos de las actividades relevantes ejecutados por
la Dirección.
Manual de Organización y Funciones 20
Sostener adecuadas relaciones de comunicación y coordinar con las
dependencias del Ministerio de Gobierno, en materia de aspectos
financieros.
Planear, administrar, coordinar y controlar los sistemas de
administración financiera más complejos que se desarrollen a nivel
centralizado o descentralizado.
Cualquier otra función que el Director General le asigne.
NIVEL COORDINADOR
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
SECCION TECNICA
ADMINISTRATIVA
SECRETARIA
DEL DIRECTOR
MENSAJERIA RECEPCION DE DOCUMENTOS
Manual de Organización y Funciones 21
SECRETARIA TECNICA ADMINISTRATIVA Unidad Administrativa de quien depende:Director de Administración y Finanzas. Supervisa a: Recepción de Documento, Secretaria y mensajería. OBJETIVO Recepcionar, organizar, planificar y distribuir toda documentación interna y externa que se tramita en esta Dirección. FUNCIONES
Organizar, distribuir y comprobar el destino de toda documentación que se
recepciona y tramita en este despacho.
Tramitar y dirigir el sistema de distribución de la documentación.
Conservar y manejar un adecuado sistema de archivos para el control de la
documentación que se gestionan en la dirección.
Asignar el talento humano a las unidades administrativas de la Dirección para el
trámite de la mensajería interna.
Reciben todas las requisiciones para firma y tramitación de las diferentes
unidades administrativa a nivel nacional.
Distribución de notas a las diversas unidades administrativas.
Recibir notas para firma urgente del director administrativo.
Coordinar y llevar Registro de la agenda de trabajo del director.
Recibo y tramitación de cheques de viáticos Nacionales e internacionales
Mantener el registro y control de la mensajería externa a otra dependencia e
instituciones.
Recibir y dar copia a diversas unidades administrativas.
Brindar el adecuado asesoramiento al director para agilizar documentación.
Cualquiera otra que se le asigne.
Manual de Organización y Funciones 22
NIVEL ASESOR
RECURSO HUMANOS Unidad Administrativa de quien depende: Director de Administración de
Finanzas.
ANALISTAS DE
PERSONAL
RECURSOS
HUMANOS
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
SECRETARIA
Manual de Organización y Funciones 23
OBJETIVO Efectuara un sistema acorde a la tecnología en el cual mantenga el control de las acciones del personal, llevando un registro actualizado de las ausencias, tardanzas, evaluando el desempeño del talento humano tanto los uniformados como PNJ, orientado con esmero en busca de levantar una base de datos con las destrezas y habilidades de cada unidad dentro de los campos de trabajo que se desarrollan en esta Dirección. FUNCIONES
Llevara un registro actualizado de los funcionarios en base a registro de
control en sus expedientes de vacaciones, evaluaciones, incapacidades,
tardanzas, gravidez, enfermedad, ascenso, traslado, estudios, bonos,
permisos, otros.
Mantendrá Actualizada la base de datos del sistema y la estructura del
personal de esta Dirección.
Estará pendiente de las acciones y tramites de recurso humanos, así como
tramitar las vacaciones de las unidades adecuadamente según rool anual.
Llevar el control diariamente la asistencia del personal
Confeccionar memorándum y circulares dictados por el Director DINAF.
Tramitar, Registrar y Archivar resoluciones ya sea de duelo o nacimiento
de las unidades que requieran de la misma.
Verificar que las unidades mantengan su carnet laboral, reportar pérdida o
deterioro.
Gestionar un sistema de control laboral mediante el Bio clock de huella del
personal de esta dirección.
Dirigir la formación de las unidades, verificar y elaborar los partes diarios.
Brindar asesoramiento al Director Administrativo.
Confeccionar mensualmente un informe de gestión.
Planificar y Organizar las capacitaciones en la dirección.
Cualquier otra que se le asigne
Manual de Organización y Funciones 24
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS
SECCION DE PRESUPUESTO
SECCION DE BIENES PATRIMONIALES
FOGECEP
SECCION DE CONTABILIDAD
SECCION DE TESORERIA
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Manual de Organización y Funciones 25
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
Unidad Administrativa de quien depende: Director Nacional de Administración y
Finanzas. Supervisa a: Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Bienes Patrimoniales y FOGECEP. OBJETIVO Elaborar los informes Financieros de la Institución, analizando la situación económica
actual, proyectándose a la futura en la ejecución del Presupuesto asignado.
FUNCIONES DEL JEFE DE FINANZAS
Brindar el asesoramiento adecuado al Director del DINAF y a las distintas
áreas en materia económica financiera.
Planificar, controlar, administrar y fiscalizar la ejecución presupuestaria usando
los recursos tecnológicos con el propósito de brindar información oportuna y
confiable, para la toma de decisiones por parte de la Dirección.
Planificar, Ejecutar y Administrar el presupuesto económico y financiero de la
institución.
Fiscalizar la administración de los procesos y registros contables de las
operaciones financieras.
Elaborar perfiles de proyecto, en los aspectos financieros, y emitir opinión o
dictámenes sobre las inversiones.
Administrar, autorizar y fiscalizar la administración correcta de la puesta en
ejecución de los presupuestos planificados para los servicios policiales.
Administrar la Tesorería de la Institución.
Presentar informe de gestión financiera mensualmente.
Cualquier otra que se le asigne
Manual de Organización y Funciones 26
SECCION DE PRESUPUESTO. Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas. OBJETIVO GENERAL
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS
ANALISTAS DE PRESUPUESTO
RECEPCION
JEFE DE PRESUPUESTO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Manual de Organización y Funciones 27
Supervisar el logro de los objetivos y metas de la institución de acuerdo a la planificación presupuestaria. FUNCIONES Ejecutar el presupuesto asignado a la Institución a fin que las necesidades solicitadas anualmente por cada Dirección y Unidad administrativa se suplan. JEFE DE LA SECCION DE PRESUPUESTO
Planificación y presentación del anteproyecto del presupuesto de la institución,
para el periodo de vigencia fiscal correspondiente.
Participar en reuniones de trabajo a nivel interinstitucional para favorecer la
dinámica Institucional.
Coordinar con otras direcciones o unidades administrativas actividades que
impliquen incidencias en el uso de recursos presupuestarios.
Resolver consultas de documentos en trámite y sobre viabilidad de gestiones
indispensables
Elaborar, presentar y sustentar solicitudes de modificación al presupuesto tales
como, traslado de partidas, redistribuciones, etc.
Ejecutar todo lo estipulado en relación a la ejecución del presupuesto, de
acuerdo a la planificación de los diversos programas y proyectos contemplados
en la vigencia fiscal.
Presentar informe mensual de gestión al jefe inmediato.
Cualquier otra que se le asigne
PROGRAMA SIAFPA, SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE PANAMA.
Supervisar, Revisar, fiscalizar y analizar toda documentación sobre gestión de
compra iniciadas.
Analizar reportes presupuestarios, su interpretación e informar a los niveles
superiores para discusión y curso de acción.
Manual de Organización y Funciones 28
Formular, aprobar y ejecutar acciones presupuestarias, que modifiquen las
asignaciones por partida, elevarlas a la aprobación del Ministerio de Economía
y Finanzas.
ANALISTAS DE PRESUPUESTO
Inicio y cierre del proceso mensual del gasto en el sistema.
Revisar y analizar la documentación sobre gestiones de compra iniciadas
Bloquear partidas presupuestarias sobre transacciones de compras, viáticos,
contratos y cuenta directas.
Registro de actualización de documento por partida.
Preparar reporte mensuales de gastos, para revisión y análisis de su
comportamiento.
Participar del desarrollo, control de diversas fases del proceso presupuestario
de la institución.
Confecciones de reportes periódicas sobre la ejecución presupuestaria.
Coordinar el proceso de reembolso de caja menuda.
RECEPCION
Registro de los documentos que lleguen a la sección; manteniendo un control
de sus entrada y salida.
Registra el Control de ingresos y salidas de las transacciones emitidas del
departamento de compra.
Archivar la documentación debidamente registrada manualmente y utilizando
los medios tecnológicos.
Cualquier otra cosa que se le asigne.
Manual de Organización y Funciones 29
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS
RECEPCION,
CORRESPONDENCIA,
MENSAJERIA
CONTROL DE
GASTO DE
CAJA
MENUDA
CONFECCION
DE CHEQUES UNIDAD DE
CONTROL DE
INGRESO
UNIDAD DE
PRESUPUESTO
UNIDAD DE
TESORERIA UNIDAD
DE
CONTABILIDAD
JEFE DEL FOGECEP
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINAZAS
Manual de Organización y Funciones 30
SECCION DE FOGECEP. Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas OBJETIVO GENERAL:
Optimizar la utilización de los fondos del FOGECEP ya que estos son una herramienta
financiera valiosísima que utilizada en tiempo oportuno desde la solicitud planificada
hasta el momento de la post compra junto a la remisión de documentos, (facturas,
actas de entrega entre otros), dará una eficaz respuesta que reanudara en beneficio
de nuestra institución, para ello es necesario crear conciencia de su utilización a nivel
institucional (Directorio, Jefes Administrativos, personal de manejo y colaboradores en
general).
FUNCIONES Implementar una herramienta financiera que sea capaz de afrontar situaciones
imprevistas y de suma urgencia en la que los otros recursos presupuestarios de la
Institución resulten insuficientes para la pronta respuesta a la necesidad del accionar
Penitenciario, con este sistema buscaremos alcanzar los objetivos Institucionales que
emanan de la ley.
JEFE DE LA SECCION
Supervisar todas las áreas administrativas del FOGECEP, instruyendo a los
custodios de caja a nivel Institucional de la normativa de administrar este
recurso.
Presentar informe de gestión mensualmente al director, especificando las
proyecciones de ingresos y gastos para solicitar la aprobación del presupuesto
del FOGECEP.
Participar en las giras de fiscalización a nivel nacional, organizadas por
Inspectoría General o cualquier ente fiscalizador interno o externo.
Cualquier otra que se le asigne.
Manual de Organización y Funciones 31
UNIDAD DE CONTABILIDAD
Hacer los registros contables a través del sistema Rahman, del SIAFPA.
Confecciona los reembolsos de caja menuda, viáticos y devoluciones.
Preparar, revisar, confeccionar y sustentar informes contables de Estados
Financieros.
Asistir en los registros de contabilidad General Autorizada y encargada ante
el banco para solicitar estados de cuenta, información sobre notas de
Crédito y notas de Debito.
Mediante autorización del Director solicitar la confección de cheques
nuevos.
Realizar los registros diarios en Libro de Banco.
Confección mensual del informe de resultados y la conciliación bancaria.
Participar en las giras de fiscalización a nivel nacional.
UNIDAD DE PRESUPUESTO FUNCIONES
Codificación Presupuestaria de las Requisiciones asignado la partida
presupuestaria a la misma, determinando la liquidez, para hacer efectiva la
orden de compra o confección de cheques.
Órdenes de Compras y los Cheques.
Preparar informes de presupuesto.
Instructor de gestiones del FOGECEP a nivel institucional.
UNIDAD DE TESORERIA FUNCIONES
Confeccionar y entrega de Cheques, de las Órdenes de Compra al
Contado y Crédito.
Mantener el registro y archivo de los expedientes, las órdenes de compra,
los contratos y apoyo económico.
Coordinar la devolución de documentos que sustenten la adquisición de
bienes y servicios.
Manual de Organización y Funciones 32
Calcular y confeccionar formato de multas a proveedores que incumplan
con la entrega de bienes adquiridos mediante orden de compra.
Supervisa la gestión y documentos de compras menores.
Verifica y registra las entradas de los ingresos al FOGECEP.
Confeccionar informes de rendición de cuentas para la Contraloría General
de la República avalado por el Director del DINAF.
Prepara informe de ingresos.
UNIDAD DE RECEPCION, CORRESPONDENCIA Y MENSAJERIA FUNCIONES
Recibe, distribuye y controla la documentación que ingresa al departamento
Utilizando el sistema manual y tecnológico.
Realizar funciones de secretaría a la vez distribuye la correspondencia
externa.
Revisar, registrar y llevar el control Caja Menuda del FOGECEP a nivel
nacional.
Elaborar estadísticas de los reembolsos de las cajas menudas, respecto a
la rotación y frecuencia, determinar la descripción y valores mensuales por
Unidad Administrativa.
Confección y trámite de notas a la Contraloría para solicitud de probidad.
Colaborar en la confección de Informes de rendición de cuentas para la
Contraloría General de la República.
Manual de Organización y Funciones 33
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
SECRETARIA
SECCION DE
CONTABILIDAD
VIATICOS
INTERNOS
VIATICO EXTERNO
ANALISTAS
CONTABLE
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Manual de Organización y Funciones 34
SECCION DE CONTABILIDAD Unidad Administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas. OBJETIVO: Registrar toda la información de la gestión financiera de la institución, de forma actualizada y confiable, con la que mantendrá informado al Director del DINAF. FUNCIONES DE LA JEFATURA.
Coordinar, distribuir y supervisar el trabajo que se realizan las unidades en la sección.
Elaborar informe mensuales de gestión.
Confeccionar los informes mensuales que se remitirán al departamento de contabilidad del Ministerio de Gobierno.
Coordinar con el jefe de sección de los otros departamentos de finanzas para que la documentación que tenga o conlleve VoBo, firmas o apreciación financiera y técnica sea agilizada lo más rápido posible.
Supervisar y apoyar en los registros contables de todo tipo de documentación que se tramita en la sección.
Supervisar que la informacio0n contables que se maneja dentro de la Institución este debidamente actualizada y verificada.
ANALISTA CONTABLE
Mantendrá al día el registro de las órdenes de compra, recepciones, cheques, envíos al tesoro nacional y pagos a los proveedores.
Efectuar el registro del fondo rotativo y caja menuda.
Efectuara el Registro de conciliaciones bancarias.
Llevara un registro actualizado y confeccionara los informes de cuentas por pagar.
Mantendrá el registro actualizado de los contrato de obras, bienes y servicios.
Mantendrá el registro actualizado de la planilla de salario, gastos de representación y otros.
VIATICOS
Manual de Organización y Funciones 35
Efectuar el cálculo del monto a pagar a las unidades de acuerdo a la información de la hoja de solicitud del viatico.
Efectuar el registro en el sistema de los datos de las unidades, los montos y toda información referente al viatico a pagar.
Mantendrá al día el registro de asiento devengado de la solicitud de viáticos.
Efectuara el registro de los cheques o envió al tesoro nacional de las unidades que aparecen en la solicitud de viatico.
BIENES PATRIMONIALES
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
SECC. BIENES PATRIMONIALES
SECRETARIA
DONACIONES Y
DESCARTES
ACTIVOS
FIJOS
DEPARTAMENTO
DE FINANZAS
BIENES PATRIMONIALES
PERMUTA E
INVENTARIOS
Manual de Organización y Funciones 36
Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas. OBJETIVO Velara por la fiscalización en las Direcciones y Unidades Administrativas de los bienes patrimoniales entendiéndose que este término está conformado por el activo fijo y los bienes no depreciables, levantara un inventario manualy tecnológico en el cual exista la información permanente y precisa donde conste cantidad, valor, estado de conservación, ubicación geográfica y destino. FUNCIONES.
Controlar los bienes de la institución, debidamente inventariados detallados según la plantilla.
Recibir del Almacén y Contabilidad los comprobantes de recepción de equipo así como los bienes no depreciables.
Verificar el movimiento de incorporar y desincorporar mediante el descartelos bienes.
Identificar los bienes con una placa o etiqueta visible con secuencias diseñadas para la toma de inventario, empleando documentos de registro y control, colocando el número de inventario con un marcador permanente a un costado del marbete.
Certificar la pérdida o daño de activos a fin de determinar responsabilidades y poder realizar trámites de descarte Circular 102-02-764-DVMF y la Circular 91-2005-DCDFG.
Emplear documentos, estructura y placas o secuencias diseñadas para la toma de inventario, colocando el número de inventario con un marcador a un costado del marbete.
Presentar informes mensuales de gestión.
Participar con el Departamento de Contabilidad en el balance contable de los activos fijos.
Participar con funcionarios del Ministerio de Economía y Finanzas y Contraloría General de la República en los actos relacionados a descartes, avalúos, permuta, donaciones, acopio de chatarra.
Acopiar la documentación para registrar los valores de los bienes donados, revertidos y elaborados internamente.
Documentar un inventario descriptivo de los bienes que conforman el patrimonio de la Institución; como lo indica el Ministerio de Economía y Finanzas, este deberá estar actualizado y en orden.
Enviar al Ministerio de Economía y Finanzas información de los bienes de la Institución.
Coordinar con el Ministerio de Economía y Finanzas los mecanismos tendientes a crear políticas de conservación, actualización de inventario uso adecuado y recuperación útil de los bienes del estado.
Manual de Organización y Funciones 37
Evaluar los bienes de cualquier clase que el Estado vaya a comprar, permutar, arrendar, o enajenar, conforme a lo establecido en la Ley 22 de 27 de junio de 2006 y normas conexas.
Vigilar el destino final de los bienes del estado en uso de la Institución. UNIDAD DE PERMUTA
Ejecutara el tramite y realizara los procedimientos adecuados para con los bienes de la institución involucrados en permuta.
Recepción la documentación, elaborael acta y asigna los bienes permutados dentro de las direcciones o unidades administrativas de la Institución.
Solicita criterio técnico a transporte, si el bien a permutar pertenece a esta Dirección.
Elaboran documentación de avalúo del bien al Ministerio de Economía y Finanzas y Contraloría General de la República.
Verifica bien con entidades como contraloría y Ministerio de Economía y Finanzas
Archiva documentación CAMBIOS DE PIEZAS
Coordina con auditoria los cambios de piezas.
Verificar que la parte tenga las piezas dañadas
Tomar fotografía a las piezas.
Confección de actas de piezas. DONACIONES
Verificar que exista nota del donante con visto bueno del señor Director
Confirmar que las notas mantenga facturas, fotos y otros bienes a donar, a la vez verificar que el donante no tenga reconocida mala fama.
El Ministerio de Economía y Finanzas evalúa los bienes.
Auditoria recepción a los bienes.
Confección de actas de donación. DESCARTES
Descarte de los bienes de consumo.
Descarte de los activos fijos.
Mantener en los equipos informáticos y refrigeración un criterio. técnico para descarte.
Confección de acta de descartes.
Manual de Organización y Funciones 38
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
Los registros de bienes se llevaran en una base de datos utilizando el programa de inventarios RAMAN, a la vez se mantendrá un archivo de documentos en los almacenes o Oficina Responsable donde reposaran las actas de entrega, donación, rotación del bien y descarte.
Registro en el programa de inventario RAMAN.
Mantener un archivo actualizado de las Acta de donación, Acta de descartes, Rotación del bien, Documentos de almacén.
Confecciona depreciación mensual del RAMAN.
Remite informe al Ministerio de Economía y Finanzas, Ministerio de Seguridad Pública, Trimestralmente.
INVENTARIOS
Realiza inventarios en todas las direcciones, unidades administrativas de la Institución.
Controla el movimiento de los bienes entre dependencia. SECRETARIA
Recibe notas de diferentes Direcciones y Unidades administrativa.
Confecciona notas y oficios requeridas por los encargados de los bienes patrimoniales
Archivan documentación.
Cualquiera otra que se le asigne
Manual de Organización y Funciones 39
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
SECRETARIA
SECCION DE
CONTABILIDAD
VIATICOS
INTERNOS
VIATICO
EXTERNO ANALISTAS
CONTABLE
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Manual de Organización y Funciones 40
SECCION DE CONTABILIDAD Unidad Administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas OBJETIVO:Registrar toda la información de la gestión financiera de la institución,
de forma actualizada y confiable, con la que mantendrá informado al Director del DINAF.
FUNCIONES DE LA JEFATURA.
Coordinar, distribuir y supervisar el trabajo que se realizan las unidades en la sección.
Elaborar informe mensuales de gestión.
Confeccionar los informes mensuales que se remitirán al departamento de contabilidad del Ministerio de Gobierno.
Coordinar con el jefe de sección de los otros departamentos de finanzas para que la documentación que tenga o conlleve VoBo, firmas o apreciación financiera y técnica sea agilizada lo más rápido posible.
Supervisar y apoyar en los registros contables de todo tipo de documentación que se tramita en la sección.
Supervisar que la información contables que se maneja dentro de la Institución este debidamente actualizada y verificada.
ANALISTA CONTABLE
Mantendrá al día el registro de las órdenes de compra, recepciones, cheques, envíos al tesoro nacional y pagos a los proveedores.
Efectuar el registro del fondo rotativo y caja menuda.
Efectuara el Registro de conciliaciones bancarias.
Llevara un registro actualizado y confeccionara los informes de cuentas por pagar.
Mantendrá el registro actualizado de los contrato de obras, bienes y servicios.
Mantendrá el registro actualizado de la planilla de salario, gastos de representación y otros.
VIATICOS
Efectuar el cálculo del monto a pagar a las unidades de acuerdo a la información de la hoja de solicitud del viatico.
Efectuar el registro en el sistema de los datos de las unidades, los montos y toda información referente al viatico a pagar.
Mantendrá al día el registro de asiento devengado de la solicitud de viáticos.
Manual de Organización y Funciones 41
Efectuara el registro de los cheques o envió al tesoro nacional de las unidades que aparecen en la solicitud de viatico.
SECCION DE TESORERIA
SECCION DE
TESORERIA
ENTREGA DE CHEQUES
FONDO DE FUNCIONAMIENTO
CUENTASPOR
PAGAR
CAJA
MENUDA
FONDO ROTATIVO
DIRECCION NACIONAL DE
ADMINISTRACION
FINANZAS
SECCION DE TESORERIA
Manual de Organización y Funciones 42
Unidad Administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas FUNCIONES DE LA JEFATURA
Verificar las gestiones de cobros, cheques de viáticos al exterior, cheques de fondo de viáticos, cheques de fondo rotativo, gestiones de cobros de las cuentas directas de servicios y los reembolso de caja menuda de las diferentes Direcciones o unidades administrativas.
Tramitar los viáticos y órdenes de compra autorizadas por el director del DINAF.
Supervisar las actividades de manejo y distribución de los fondos de la institución.
Verificar los saldos del fondo rotativo y fondos de viáticos diariamente.
Maneja el control de las operaciones de caja menuda de la institución.
Verifica que las acciones que se manejan en esta sección sea con transparencia.
Evalúa desempeño del personal a su mando.
Supervisa que las diferentes cuentas de los proveedores se tramiten de forma precisa y objetiva logrando así una efectiva ejecución del presupuesto.
Elabora la recarga de caja, después de cada cierre mensual por parte del Ministerio de Economía y Finanzas, en coordinación con presupuesto.
Realiza anulaciones de cheques de viáticos. FONDOSDE FUNCIONAMIENTOS
Llevan registros de los libros del fondo.
Elaborar Trimestralmente los reembolsos a la dirección de investigación judicial.
Reembolsan la caja menuda FONDO ROTATIVO
Tramita el pago de las órdenes de compra al contado.
Confecciona cheque de órdenes de compra al crédito y al contado menores de B/ 1,000.00 (mil balboas).
Reintegro de cheques de viatico nacionales, al exterior y órdenes de compra.
CUENTAS POR COBRAR /GESTIONES DE COBRO (CREDITO)
Recibir las prestaciones de cuentas por pagar al crédito a nivel nacional.
Confeccionar el recibo de la gestión de cobro.
Confecciona multas
Manual de Organización y Funciones 43
Confecciona la boleta de recaudación no tributaria de la Dirección General de Ingreso
Subsanaciones de diferentes cuentas
Localizan a los proveedores para la corrección de documentos.
Tramitan el pago de servicios básicos de la institución. CAJA MENUDA
Son regulados mediante decreto 455-2010-DMYSC/14 DE DIC/2010.
Recibir requisiciones de las diferentes Direcciones o unidades administrativas para trámite.
Realizan los cambios de cheques de reembolso del fondo.
Elaborar los reembolsos que se generan de cada uno de los fondos.
Planillas que reflejaran los pagos a diferentes Direcciones o unidades administrativas las cuales serán sustentadas por las relaciones de viáticos ingresados.
ENTREGA DE CHEQUES
Custodian cheques listos para entregar a proveedores.
Registran cheques en libro y sistemas.
Llaman a proveedores constantemente.
Entregan cheques de fondo rotativo.
Entregan cheques de viaje al exterior.
Pago de las caja menudas de las diferentes zonas.
Elaboran notas de anulación de cheques.
Brindan seguimiento a las órdenes de compra entregadas a las dependencias.
Elaboran lista de expedientes para reembolsar.
Elaboran listado de expediente para enviar a archivo.
Cualquiera otra que se le asigne.
Manual de Organización y Funciones 44
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Unidad Administrativa de quien depende: Dirección Nacional de Administración
y Finanzas. Supervisa a: Convenio marco, Licitación Pública, Contratación menor. OBJETIVO
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
SECRETARIA
ADMINISTRATIVA
LICITACION PÚBLICA
CONTRATACION MENOR
CONVENIO MARCO
ASESORIA LEGAL
COMPRAS MENORES
DIRECCION NACIONAL DE
ADMINISTRACION FINANZAS
Manual de Organización y Funciones 45
Procurar los bienes y servicios que requiera la organización para el cumplimiento de sus funciones FUNCIONES DE LA JEFATURA
Tramitar solicitudes de adquisición de bienes y servicios mediante compra al crédito, contado, contratos y caja menuda.
Determinar los procedimientos de selección de contratista de acuerdo a la ley N. 22 de 27 de junio de 2006 y el Decreto Ejecutivo N. 366 de 28 de diciembre de 2006.
Registrar solicitudes de bienes y servicios en el Sistema de Administración Financiera (SIAFPA) y el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “Panamá Compra”.
Elaborar los objetivos estratégicos del departamento alineados con el modelo de la dirección, en busca del cumplir con las metas Institucionales.
Asegurar el cumplimiento de las normas legales y administrativas. Firmar las órdenes de compras según el procedimiento establecido.
Establecer y mantener relaciones técnico administrativas con los niveles superiores para asegurar el flujo de la información y el cumplimiento de los objetivos.
Participar en la gestión de adquisiciones de bienes y servicio de acuerdo a la norma institucional.
Elaborar informe mensuales de gestión
Cualquier otra que se le asigne. SECRETARIA ADMINISTRATIVA
Elaborar base de datos de proveedores calificados y mantenerla actualizada.
Elaborar los informes diarios de recepción de documentos.
Ordenar los registros de convocatoria en el sistema panamá compras.
Programas las reuniones de homologación previas al acto público y participar en ellas para garantizar el cumplimiento de la norma.
Programar la convocatoria de actos públicos.
Recibir las propuestas que son enviadas vía fax mediante sistema de acceso restringido.
ASESORIAL LEGAL
Solicitudes de Procedimientos Excepcionales de Contratación, ante el Ministerio de Economía y Finanzas o el Consejo Económico Nacional, dependiendo la cuantía.
Solicitudes de Autorización para contratar bajo la condición de Seguridad Ciudadana, Presidencial y del Estado.
Manual de Organización y Funciones 46
Confección de contrato producto de actos de selección de contratistas, procedimientos Excepcionales de Contratación y autorización bajo la condición de Seguridad Ciudadana, Presidencial y del Estado.
Verificación de pliegos de cargos, resolución de comisión verificadora, resolución de adjudicación y resolución de desierto.
Registro de contratación directa en el portal electrónico de “Panamá Compra”.
Tramite de solicitudes de cartas de créditos comerciales ante el Banco Nacional de Panamá.
Confección de adendas.
Contestación de solicitudes de prorroga a las Ordenes de Compras.
Contestar acciones de reclamos ante la Dirección de Contrataciones Públicas.
Contestar recursos de impugnación ante el Tribunal de Contrataciones Públicas.
Criterios jurídicos sobre consultas realizadas por distintas secciones de esta Dirección.
Solicitud de avalúos ante el Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República.
Asistencia a actos públicos para verificación de documentos presentados por los proponentes.
Confección de Resoluciones Administrativas de contratos y órdenes de compras.
Tramites de Cesión de Créditos de Contratos.
Seguimientos de los tramites ante distintas instancias tales como Ministerio de Economía y Finanzas, Ministerio de la Presidencia, Ministerio de Gobierno, Contraloría General de la República.
El procedimiento y fundamento legal lo constituye el texto Único de la Ley 22 del 2006 de contrataciones públicas y el Decreto Ejecutivo No.366 de 28 de diciembre de 2006 que reglamenta Panamá Compra.
CONVENIO MARCO
Proceden a seleccionar el contratista
Proceden a elaborar orden de compra de productos y servicio en determinado convenio, descripción detallada, precio y tiempo de entrega.
Establecen términos y condiciones adicionales. LICITACIÓN PÚBLICA
Seleccionan al contratista en base al precio, que es el factor determinante, siempre que se cumpla con todos los requisitos y aspectos técnicos exigidos en pliego de cargos.
Manual de Organización y Funciones 47
Se realiza cuando el monto de la contratación es superior a los treinta mil balboas.
Los proponentes deben entregar u oferta incluyendo su precio ofertado, la fianza de propuesta y la propuesta técnica ajustada a las exigencias del pliego de cargos.
Hay una comisión que evalúa la propuesta. CONTRATACION MENOR
Procedimiento utilizado para la adquisición de bienes, obras servicios que no excedan de treinta mil (30,000 USD).
En este tipo de contratación no se exige fianza de propuesta ni fianza de cumplimiento, salvo que la entidad contratante lo considere necesario.
Para poder realizar la contratación a través de este procedimiento, las entidades contratantes deben contar con una partida presupuestaria disponible y verificar, antes de publicar el aviso, que el objeto de contrato no esté incluido en el catalogo electrónico de productos y servicios.
Es obligatorio usar el formulario para que la propuesta sea considerada en el acto público en cuestión.
NIVEL OPERATIVO
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
SECC. PLANEAMIENTO
LOGISTICO
SECC. UTILES DE OFIC. Y
ASEO
SECC.COMB. Y
LUBRICANTES
SECRETARIA
Manual de Organización y Funciones 48
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA Unidad administrativa de quien depende: Dirección Nacional de
Administración y Finanzas. Supervisa a: Combustible, Útiles de Oficina y Aseo, Planeamiento logístico, almacenes. OBJETIVO GENERAL:
Se encargara de preveer, calcular y satisfacer los requerimientos de bienes y servicios con el enfoque de calidad, efectividad de costos, así como mejorar la distribución de bienes de gestión de inventarios y planeación de la producción mediante la especialización del personal, todos estos procedimientos a fin de garantizar el logro de los objetivos institucionales. FUNCIONES
Asegurar el flujo continuo de suministro requeridos por las diferentes Direcciones y unidades administrativas: como también el uso adecuado de los recursos.
supervisar el cumplimiento de normas, controles y disposiciones legales para uso eficiente de los recursos.
Liderar y supervisar los planes y programas que deben ejecutarse durante el año para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Velar por el buen uso de los recursos económicos y financieros, bienes y servicios asignados a la Institución.
Supervisar las actividades administrativas y de logística que garanticen el buen desempeño de la labor penitenciaria.
Participar en formulación de políticas y estrategias administrativas que promuevan el mejor funcionamiento de la institución a nivel nacional.
Elaborar informe de gestión mensualmente.
Cualquier otra función que se le asigne.
RECEPCION ALMACENAR Y DISTRIBUCION
ALMACEN
GENERAL
VESTUARIO.
EQUIPO
Manual de Organización y Funciones 49
SECCION DE PLANEAMIENTO LOGISTICO Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Logística.
Programar la adquisición anual de los suministro de acuerdo a la
demanda, los recursos financieros y respondiendo a las políticas y
programas institucionales.
Dirigir, coordinar y supervisar las operaciones de abastecimiento a nivel
nacional.
Coordinar con los proveedores y almacén las entregas urgentes y
órdenes de compra pendiente.
Diseñar programas de contingencia que garanticen la continuidad del
abastecimiento.
Verificar los saldos en órdenes de compra y la presentación de cuenta a
los proveedores.
Proponer controles internos y procedimientos que aseguren el uso
eficiente de los recursos y el cumplimiento de la ley.
Identificar fuentes de suministro, alternativas y localizar nuevos
productos, materiales y proveedores de servicios.
Participar en la actualización de las directivas de la dirección.
Ejecutar políticas de control interno mediante la adecuación de la ley,
las normas y procedimientos internos establecidos con miras a lograr la
eficiencia y agilidad de las operaciones.
Manual de Organización y Funciones 50
Registrar las solicitudes, facturas, órdenes de compras, entregas
parciales y el consumo de todas las zonas, áreas y dependencias
policiales.
Registrar las solicitudes, facturas, órdenes de compras, entregas
parciales y el consumo de todas las Direcciones, unidades
administrativas del Servicio Nacional Penitenciario.
Confeccionar informes mensuales y cuadros estadísticos de pedidos de
consumo de las diferentes unidades administrativas.
Supervisar y controlar la distribución de alimentos, accesorios,
vestuarios, equipo, combustible y lubricantes en coordinación con las
Direcciones y unidades administrativas.
Monitorear los costos, consumos y demanda en cada clase de
abastecimiento para emitir informes de comportamiento.
Supervisar todas las clases que componen este departamento.
Cualquier otra asignación que se le designe
CONTROL DE
SUMINISTRO
UTILES OFICINAS Y ASEO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
Manual de Organización y Funciones 51
SECCION DE UTILES Y EQUIPOS DE OFICINA Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Logística
OBJETIVO GENERAL:
Asegurar el flujo continuo de los suministros de aseo, oficina, papeles, insumos de
impresión y almacenamiento informático, requeridos por las diferentes Direcciones
y unidades administrativas de la institución.
FUNCIONES
Programar la adquisición anual de los suministros de aseo, oficina, tintas,
tóner y papelería, de acuerdo a la demanda a nivel nacional.
Diseñar programas de contingencia que garanticen la continuidad de
abastecimiento
Identificar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos insumos
de los equipos adquiridos.
Mantener al jefe inmediato de toda la tramitación de pedido, compras y
distribución de suministro
Participar en las precalificaciones y evaluaciones de suministro de oficina,
aseo, tintas, y demás equipos.
Manual de Organización y Funciones 52
Velar por la conservación de los archivos, uso y seguridad de los
documentos y la información que reside el computador.
Monitorear el status de requerimientos y órdenes de compra.
Programar el control de entrega de insumos a las diferentes dependencias.
Presentar informe de gestión mensualmente
Cualquier otra asignación que se le designe.
COMBUSTIBLE Y
LUBRICANTES
DEPARTAMENTO DE
LOGISTICA
SECRETARIA DE
CUENTAS
ESTACIONES PARTICULARES
SUPERVISORES
DIRECCION DE
ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Manual de Organización y Funciones 53
SECCION COMBUSTIBLES Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Logística OBJETIVO GENERAL:
Mantener una relación con las bombas de combustibles particulares que
abastecen la institución mediante el sistema de Tarjeta flota Vehicular a fin de
mantener un abastecimiento continuo de combustible, para las Direcciones y
unidades administrativas del Servicio Nacional Penitenciario.
FUNCIONES Garantizar el cumplimiento de las normas, regulaciones y procedimientos de
administración de combustible y lubricantes establecidos institucionalmente y
a nivel gubernamental, a fin de asegurar la ejecución transparente y oportuna
de los procesos de registro, manejo y control del consumo del combustible y
lubricantes en la institución.
JEFE DE LA SECCION DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES
Planifica, organiza, dirige, coordina y supervisa las labores desarrolladas
por el personal a su cargo, señalando los lineamientos a seguir de
acuerdo a las normas gubernamentales, políticas institucionales.
Manual de Organización y Funciones 54
Por resolución de designación de responsabilidad, “Es el responsable de
implantar el uso del sistema de tarjeta de flota vehicular, el control y
administración del suministro de combustible, así como ser el
representante, por parte de la institución ante la Dirección General de
Contrataciones Públicas todo lo relacionado con el convenio marco de
combustible” (responsable institucional de combustible (ric)).
Elabora y establece programaciones en un periodo de tiempo
determinado, para dar un suministro planificado y equivalente de acuerdo
a las necesidades y los recursos financieros.
Realiza los cálculos matemáticos para el requerimiento anual de
combustible para Servicio Nacional Penitenciario de acuerdo a la
disponibilidad presupuestaria.
Realiza cálculos para el requerimiento de lubricantes para el suministro a
nivel nacional de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.
Elabora los cuadros para la adquisición de combustible por Dirección o
unidad administrativa, tipo de combustible, de lubricantes los solicita a
compras.
Elabora informe de gestión mensualmente.
Mantiene registro y control de las facturaciones y la data de consumos en
estaciones de la petrolera vía internet.
Verifica que las presentaciones de cuenta de combustible de la petrolera
sean consumo realmente por la institución.
Establece mecanismos que permitan mejores controles en la
administración de combustible y lubricantes.
Informa toda novedad que se detecte en el manejo de combustible.
Coordina con las petroleras y/o con las estaciones de combustible a nivel
nacional cualquier anomalía reportada, suministro de combustible, y todo
lo relacionado con el abastecimiento de combustible.
Cumplir con las responsabilidades establecidas por la Contraloría General
de la República para el responsable institucional del combustible.
Manual de Organización y Funciones 55
Disponer de información y estadísticas actualizadas para la toma de
decisiones en administración de combustible.
cualquier otra función que se designe.
SECRETARIA -CONTABLE
Recibir y registrar las presentaciones de cuenta de las petroleras.
Verificar la data de estaciones particulares desglosándolas por
dependencia y tipo de combustible consumido y la coteja con la
presentación de cuenta de la petrolera efectuada cada 15 días.
Elaborar actas de recepción final de cada presentación de cuenta de
estación oficial y estaciones de la petrolera, luego de la verificación
correspondiente.
Recibir y registrar la correspondencia enviada a combustible y lubricantes.
Elaborar memorandos, informes, notas y otros.
Control de archivo de notas enviadas y recibidas.
SUPERVISOR DE COMBUSTIBLE (FISCALIZADOR)
Informar verbal y por escrito cualquier irregularidad detectada en cuanto
a los consumos de combustible y/o saldos lubricantes.
Vverificar que los estados de cuenta presentados por la petrolera
concuerden con los registros de consumo de la Direcciones o unidades
administrativas.
Presentar un informe mensual del estado del movimiento de combustible
Mantener y presentar estadísticas de consumo de combustible por mes.
Cualquier otra función que permita mejores controles en los consumos de
cada dependencia.
Manual de Organización y Funciones 56
ALMACEN
DEPARTAMENTO DE
LOGISTICA
ALMACEN
RECEPCION
DESPACHO CUSTODIA REGISTRO
SECRETARIA
DIRECCION DE
ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Manual de Organización y Funciones 57
Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Logística OBJETIVO GENERAL:
Establecer mecanismo administrativo para recibir, verificar, conservar y custodiar
la mercancía entregada para atender las necesidades de Servicio Nacional
Penitenciario de Panamá.
FUNCIONES Establecer controles para mantener las instalaciones físicas en buen
funcionamiento así como las condiciones de seguridad que deben existir en los
almacenes para garantizar el manejo de sus inventarios.
JEFE DEL ALMACEN
Planear, dirigir y controlar las operaciones de almacenamiento,
aprovechando la capacidad del personal, el espacio físico y los equipos
disponibles.
Preparar informes sobre las actividades realizadas
Vigilar que se cumplan las disposiciones legales y administrativas
correspondientes.
Coordinar constantemente con el departamento de logística y la sección de
contabilidad sobre la recepción de bienes, saldos de inventarios.
Mantener la conservación y el buen estado de los locales destinados al
almacenamiento.
Realizar inventario periódicamente a fin de mantener el control sobre los
materiales y equipos que se encuentre obsoletos.
Vigilar que se cumplan con las medidas de seguridad y protección, que
libren los bienes y al personal del almacén de accidentes.
Cualquier otra asignación que se designe.
Elabora informe de gestión mensualmente.
RECEPCION DE ALMACEN:
Manual de Organización y Funciones 58
Controla la entrada de los bienes adquiridos por la entidad, buscando la mayor
eficacia de los métodos de descarga, inspección y verificación.
Velar por el cumplimiento de las disposiciones y normas legales, así como la
verificación de los instrumentos utilizados por el almacén, para medir, pesar y
contar.
Solicitar la intervención de técnicos o usuarios cuando se trate de bienes que
por su naturaleza requieran verificaciones, como equipo de informática y otros
que deban ser adquiridos previo criterio técnico.
Informar diariamente a la jefatura acerca de los bienes recibidos y rechazados
así como de cualquier informe que se considere necesario.
DESPACHO DE ALMACEN:
Dirigir y controlar las operaciones de despacho de los bienes a las diferentes
unidades administrativas de la entidad.
Programar la entrega de bienes solicitados, observando las disposiciones
administrativas.
Comprobar que la cantidad, calidad y características de los bienes a entregar
Cumplan con los requisitos de lo solicitado.
Empacar y rotular los bienes de acuerdo a su destino.
Supervisar que el equipo a su disposición se encuentre en buen estado de
servicio.
REGISTRO DE ALMACEN:
Controlar los sistemas y mantener actualizado los registros, con el fin de
mantener al día la información acerca de la recepción, despacho, existencia,
costo y localización de los bienes, tanto en los sistemas manuales como en el
sistema informático.
Cualquier otra designación que asigne el jefe
Manual de Organización y Funciones 59
DEPARTAMENTODE SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS MULTIPLES Unidad administrativa de quien depende: Dirección Nacional de
Administración y Finanzas
DEPARTAMENTO DE
SERVICIO MULTIPLES MULTIPLES SECRETARIA
COMEDOR
TRANSPORTE
ALIMENTOS
ARCHIVO Y COPIADORA
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
SERVICIO BASICOS
Manual de Organización y Funciones 60
OBJETIVO GENERAL:
Mantener dotado al Almacén , Direcciones y unidades administrativas a nivel
nacional de Logística (Insumos), Gas, Equipo de cocina, copiadora y demás
materiales.
FUNCIONES
Confeccionar Requisiciones para dotar al almacén de insumos, productos
cárnicos, gas y el alquiler de copiadoras
Llevar el registro y control del consumo de gas a nivel metropolitano
Confeccionar requisición para la preparación de los Contratos de alquiler de
copiadoras a nivel nacional.
Preparar informes mensuales de:Consumo de Gas Consumo de Insumos
en los comedores.
Archivar documentación por año de la dirección.
Brindar servicio de copiado a las diferentes unidades administrativas.
DEPARTAMENTO DE
SERVICIO MULTIPLES
DEPARTAMENTO DE
SERVICIO MULTIPLES
SECCION DE
TRANSPORTE
SALA DE GUARDIA
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZA
Manual de Organización y Funciones 61
SECCION DE TRANSPORTE Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Servicio Múltiples.
OBJETIVO GENERAL:
Ofrecer el servicio de traslado de personas, bienes, documentación y comedores a
las diferentes unidades administrativas de la institución.
FUNCIONES
Administrar la flota vehicular de la dirección de finanzas y velar por su buen
estado.
Mantener un programa permanente de mantenimiento preventivo de la flota
vehicular
Revisar, dentro del periodo establecido el equipo rodante de acuerdo con
las disposiciones de la DNTT.
Administrar las pólizas de seguro vehicular contra accidentes en
coordinación con su autoridad superior.
Presentar periódicamente los requerimientos de materiales de repuesto
para la presentación eficiente del servicio de transporte.
Presentar informe sobre la situación del uso del combustible de los
vehículos.
Dirigir, planificar, y organizar el suministro de transporte a todo el
departamento que componen esta dirección.
SECRETARIA
CONDUCTORES DE 48 X 48
CONDUCTORES DE PLANTA
CONDUCTORES ASIGNADOS
Manual de Organización y Funciones 62
Elaborar informe de gestión mensualmente
Cualquier otra designación que asigne el jefe
ALIMENTOS Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Servicio
Múltiples.
COMEDOR
ALIMENTOS
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS MULTIPLES
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Manual de Organización y Funciones 63
OBJETIVO GENERAL:
Satisfacer los requerimientos de bienes y servicios con el enfoque de calidad,
efectividad de costos, flexibilidad y continuidad a todas las unidades
administrativas que requieran abastecimiento.
FUNCIONES
Asegurar el flujo continuo de suministro requeridos por las diferentes
Unidades Administrativas.
Supervisar el cumplimiento de normas, controles y disposiciones legales
para el uso eficiente de los recursos.
Liderar y supervisar los planes y programas que deben ejecutarse durante
el año.
Crear condiciones para impulsar la innovación en el mejoramiento de los
servicio de abastecimiento.
Coordinar con las unidades administrativas, dependencias y departamento
de apoyo institucional en el cumplimiento de los objetivos
Coordinar con los organismo de seguridad nacional en operativos o
situaciones de emergencia nacional.
Formular el plan anual de adquisiciones y contrataciones de comida seca.
Coordinar todo los procesos de pedido, recepción, conservación y envió de
suministro en cuanto alimentación.
Mantener el aprovisionamiento de insumos necesarios para la atención
oportuna y eficiente de nuestra Institución.
Cualquier otra designación que asignen el jefe
SECCION DE COMEDORES Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Servicio Múltiples.
Manual de Organización y Funciones 64
OBJETIVO GENERAL:
Brindar una alimentación sana y balanceada a los miembros a los estudiantes,
funcionarios de la institución.
FUNCIONES
Ejecutar el servicio de adquisición, manipulación y preparación de los
alimentos según el menú aprobado para cada día de la cocina y comedor.
Mantener el aseo general a las instalaciones donde funciona esta unidad,
con el fin de mantener las áreas de la cocina y comedor en perfecto orden y
limpieza.
Cumplir con las normas higiénicas en la conservación, preparación y
manipulación de los alimentos y recomendaciones del Ministerio de Salud.
Preparar los alimentos asegurando que sean fresco y cumplir con las
normas dietéticas mínimas.
Capacitar al personal responsable de la preparación, manipulación y
distribución sobre las medidas de seguridad, presentación de estos y otros
temas de interés para lograr un buen servicio.
Elaborar estadística mensual de los consumos generales en los diferentes
comedores.
Cualquier otra asignación que designe.
SERVICIOS BASICOS Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Servicio Múltiples.
FUNCIONES
Inspeccionar, revisar, actualizar y Verificar las cuentas de la luz, agua y
aseo a nivel nacional.
Coordinar la instalación y eliminación de medidores con las empresas.
Manual de Organización y Funciones 65
Presentar reclamos a la empresa que suministra estos servicios a la
institución.
Solicitar nuevos medidores a la empresa.
Prepara los informes de gestión y consumo a nivel nacional.
Cualquier otra que se le asigne.
VIII. GLOSARIO DE TERMINOS
A Acto de homologación:
Aquel mediante el cual los aspirantes a participar en un procedimiento de
selección de contratista, expresan su conformidad y aceptación, sin reservas, de
los documentos de la contratación, luego de confrontados y puesto en relación de
igualdad.
Acto Público
Procedimiento administrativo por el cual el Estado, previa convocatoria pública,
selecciona entre varios proponentes, ya sean personas naturales o jurídicas y en
igualdad de oportunidades, la propuesta o las propuestas que reúnen los
requisitos que señalan esta ley, los reglamentos y pliego de cargos.
Aviso de Convocatoria
Información concreta que debe incluir, como mínimo, la descripción del acto
público y la identificación de la entidad licitante, la dirección electrónica o la oficina
donde puede examinarse u obtenerse el pliego de cargos; el lugar, el día y la hora
de inicio del acto público, reunión previa y homologación cuando proceda, una
breve descripción del objeto contractual.
Arrendamiento
Manual de Organización y Funciones 66
Es un contrato mediante el cual, el arrendador traspasa el derecho a usar un bien
a un arrendatario, a cambio del pago de rentas de arrendamiento durante un plazo
determinado, al término del cual el arrendatario tiene la opción de comprar el bien
arrendado pagando un precio determinado, devolverlo o renovar el contrato.
Arbitraje
Forma de arreglar un conflicto cuando las dos partes en pugna consienten en
someterse a la decisión de una tercera persona ajena a tal conflicto.
Atribuciones:
Trascripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de
acuerdo a las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este
efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o
inciso.
B Base Legal
Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que
norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan las
atribuciones o facultades.
C Contratación Menor
Procedimiento que permitirá, de manera expedita, la adquisición de bienes, obras
y servicio que no excedan los treinta mil balboas (B/30,000), cumpliéndose con un
mínimo de formalidades y con sujeción a los principios de contratación que
dispone la presente Ley. Este procedimiento será debidamente reglamentado por
la Dirección General de Contrataciones Públicas.
Contrato Público
Manual de Organización y Funciones 67
El contrato público es un tipo de contrato en el que al menos una de las partes
es una Administración Pública cuando actúa como tal, y en el que está sometido a
un régimen jurídico que coloca al contratante en una situación de subordinación
jurídica frente a la Administración.
El concepto de contrato público, a primera vista, no difiere del concepto de
contrato en el Derecho privado, pero al ser el Estado (o una de sus
Administraciones) una de las partes del mismo, tiene características propias.
Puede definirse el contrato administrativo como aquel en que la Administración
ejerce determinadas prerrogativas en cuanto a su interpretación, ejecución y
extinción, cuidando de no alterar la ecuación financiera del mismo.
CCM: Contrato de Convenio Marco de Combustible
Contrato publico entre la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP) y
el proveedor adjudicado para la adquisición de combustible de consumo masivo y
cotidiano, del cual surgen derechos y obligaciones, cuya finalidad es de carácter
público, en el cual por su naturaleza no se establecen precios determinados
durante el tiempo definido en el mismo.
Convenio Marco.
Aquel en que se establecen precios y condiciones determinados durante un
periodo de tiempo definido.
D
Departamento
Son unidades de organización establecidas para asumir y cuidar de la
responsabilidad de una actividad específica o de una zona física de orden
funcional.
Decreto Ejecutivo
Manual de Organización y Funciones 68
Resolución del presidencial hecho público de acuerdo con las formas prescritas.
Edicto, resolución, medida, ordenanza, precepto, etc.
Dirección
Son las unidades administrativas más importantes en las instituciones,
especialmente las sustantivas, ya que son la razón de ser de las mismas.
E Eficacia
Capacidad de una organización para alcanzar los objetivos propuestos.
Eficiencia
Uso más adecuado de los medios con que se cuenta para alcanzar los objetivos
predeterminados. Realizar correctamente y con menor costo posible las funciones
de la organización.
Equipo Interdisciplinario
Grupos de personas con diferentes especialidades que trabajan conjuntamente en
un programa, proyecto o empresa.
Estructura Administrativa
Distintos niveles de autoridad y responsabilidad comprendidos dentro de una
organización.
F
Funciones
Actividad o servicio propio de un cargo u oficio. Puesto, cargo, ocupación, oficio,
trabajo, actividad, empleo, plaza, etc.
G
Gestión
Hacer los trámites necesarios para el logro de un fin de algo. Acción, encargo,
asunto, misión, negocio, mandato, diligencia, tramite, actividad, manejo, etc.
Gestión de Cobro GC
Manual de Organización y Funciones 69
Documento único por medio del cual el proveedor debe solicitar el pago de
combustible suministrado mensualmente. Cuando a la entidad se le suministre
combustible a través de tarjetas flotas (TF) y enEADE o calderas, el proveedor
debe presentar dos formularios GC aun cuando los suministros corresponda al
mismo periodo, ya que el suministro por TF debe registrarse como gasto y el
suministro EADE debe registrase como inventario lo cual no puede darse con una
sola GC, ya que las cuentas y asientos contables que deben registrar son
diferentes.
J
Jerarquía
Orden de precedencia establecida entre los integrantes de una organización. Nivel
organizacional derivado de la distribución de autoridad y responsabilidad en una
estructura orgánica.
L
Licitación Pública
Procedimiento de selección de contratista en el que el precio es el factor
determinante, siempre que se cumpla con todos los requisitos y aspectos técnicos
exigidos en el pliego de cargos. Este procedimiento se utilizara cuando el monto
de la contratación sea superior a los treinta mil balboas (B/ 30,000.00).
M
Manual
Documento que contiene en forma ordenada y sistemática información e
instrucciones referentes a una institución.
N
Niveles Jerárquicos
Son diversos escalones o posiciones que ocupan en la estructura organizacional
los cargos o personas que la ejercen y que tienen suficiente autoridad y
responsabilidad para dirigir o controlar una o más unidades administrativas.
Manual de Organización y Funciones 70
O
Objetivo
Es una situación futura definida como deseable en función de cuyo logro se
orienta la acción.
Organigrama
Representación grafica simplificada de la estructura orgánica de una institución o
de una de sus áreas o unidades administrativas.
Orden de Compra
Documento que utilizan de manera eventual, las entidades estatales, contratantes,
mediante el cual se formaliza la relación contractual de un acto de selección de
contratista o el correspondiente excepción, que no exceda de doscientos
cincuenta mil balboas, (/250,000.00). En el caso de las órdenes de compra
amparadas por un convenio marco, estas no contarán con ningún tipo de
restricción con respecto al monto.
P
Pliego de cargos
Conjunto de requisitos exigidos unilateralmente por la entidad licitante en los
procedimientos de selección de contratista para el suministro de bienes, la
construcción de obras públicas o la prestación de servicios, incluyendo los
términos y las condiciones del contrato que va a celebrarse, los derechos y las
obligaciones del contratista y el procedimiento que se va a seguir en la
formalización y ejecución del contrato. En consecuencia, incluirá reglas, objetivos,
partes claras y completas que permitan la mayor participación de los interesados
en igualdad de condiciones.
Planes
Son las decisiones específicas acerca de las acciones que se realizaran en los
medios que se utilizan para lograr los objetivos.
Procedimiento
Manual de Organización y Funciones 71
Técnica administrativa mediante la cual una organización controla y coordina
actividades. Descripción de cada una de las operaciones o pasos en que se
descompone una labor.
S
Sección
Se ubican las unidades administrativas con menores responsabilidades dentro de
la estructura organizativa de la organización.
Sistema Administrativo
Compras, inventarios, pagos, cobranzas
Sistema de Control
Contabilidad, control de inventarios, control de gestión, control de presupuesto.
Subcontratista
Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, domiciliada dentro o fuera del
territorio de la República, que goce de plena capacidad jurídica, vinculada por un
contrato con el contratista principal del Estado.
U
Unidad Administrativa Término genérico que se utiliza para identificar todos los segmentos estructurales
que componen una institución. (Ej.: Dirección, Departamento, Sección, Unidad,
Oficina, etc).
Unidad
Aquella célula administrativa que por si misma puede realizar los fines que
persigue y que no puede dividirse. Por lo general, no depende de otras.
Manual de Organización y Funciones 72
MINISTERIO DE GOBIERNO
SERVICIO NACIONAL PENITENCIARIO
DIRECCION NACIONALDE ADMINISTRACION Y FINANZAS
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DESCRIPCION DEL PUESTO
Identificación y Relaciones
A) Identificación.
1. Nombre del Puesto
DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
2. Numero de Plaza
Actualmente contamos con (CANTIDAD) unidades.
3. Clave
Manual de Organización (01)
4. Ubicación
Corregimiento de Ancón, edificio 37.
5. Tipo de Contratación
PERMANENTE
6. Ámbito de Operación
A nivel Nacional
Manual de Organización y Funciones 73
B) Relaciones de Autoridad
7. Jefe Inmediato
DIRECTOR DEL SERVICIO NACIONAL PENITENCIARIO
8. Subordinados directos
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
DEPARTAMENTO DE SERVICIO MULTIPLES
9. Dependencia Funcional
Ministerio de Gobierno.
10. Propósito del Puesto
Administra los Recursos Financieros de la institución.
11. Funciones Generales
Tiene como finalidadelaborar del anteproyecto de presupuesto del
Servicio Nacional Penitenciario.
Programar y dar seguimiento a los trámites administrativos
inherentes a la ejecución de los planes y programas que desarrolla la
Dirección General.
12. Responsabilidad
Manejar y supervisar el Presupuesto General del Servicio Nacional Penitenciario.
13. COMUNICACIÓN
o Ascendente: Director General del Servicio Nacional Penitenciario.
o Horizontal: Diversas Direcciones Nacionales de la institución.
Manual de Organización y Funciones 74
o Descendente: Departamento de finanzas, Departamento de logística, Departamento de compras y Departamento de Servicios múltiples.
o Externa: Contraloría General, Ministerio de Economía y finanzas,
Ministerio de Gobierno, Ministerio de Seguridad Publica, Policía Nacional, Servicio Nacional de frontera, Servicio Aero-Naval y empresas privadas.
Especificaciones del Puesto
Conocimiento:
en Administración, Contabilidad, Presupuesto, Finanzas, Recursos
Humanos y Computadoras.
Experiencia:
Más de 10 años de ser administrador en el Sector Público o Privado.
Iniciativa:
Líder, Emprendedor y modelo a seguir.
Personalidad:
Debe ser una persona con madurez mental y capaz de mantener armonía
y unión de grupo.
Adicional tener mano dura durante sus acciones./con temple
HONESTO
Mediador, Conciliador y Armonioso
Auto critico
ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES /DINAF.
Manual de Organización y Funciones 75
CAPITAN: ELIECER O. HERNANDEZ S. /JEFE DEL P-1/ DINAF POSICION 10362
Agosto 2013. TEL: 6750-3098