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PROTOCOLO DE USO Y PUBLICACIÓN EN SITIO WEB Y REDES SOCIALES INSTITUCIONALES

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES

PROTOCOLO DE USO Y PUBLICACIÓN EN SITIO WEB Y REDES SOCIALES

INSTITUCIONALES


Junio de 2018

PROTOCOLO DE USO Y PUBLICACIÓN EN SITIO WEB Y REDES SOCIALES INSTITUCIONALES 3

TEMARIO

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................5

2. SITIO WEB CORPORATIVO ..................................................................................5

2.1 Publicaciones en Sitio Web ............................................................................6

3. REDES SOCIALES CORPORATIVAS ....................................................................6

3.1 Uso y publicación en Redes Sociales ............................................................7

3.2 Facebook .......................................................................................................8

3.3 Twitter .............................................................................................................9

3.4 Instagram .......................................................................................................9

3.5 Youtube ........................................................................................................10

3.6 Linkedin ........................................................................................................10

4. CÓMO HABLAMOS EN REDES SOCIALES .......................................................10

5. USO DE IMÁGENES EN SITIO WEB Y REDES SOCIALES ................................11

6. ANEXOS ..............................................................................................................12

6.1 Algunas definiciones ....................................................................................12

6.2 Limitaciones en el uso y publicación ...........................................................13

6.3 Ejemplos de publicaciones en Redes Sociales ...........................................13



PROTOCOLO DE USO Y PUBLICACIÓN EN SITIO WEBY REDES SOCIALES INSTITUCIONALES

1. INTRODUCCIÓNEste protocolo tiene como objetivo normar la creación, mantención y vigencia de la información presente en el sitio de la Universidad Católica Silva Henríquez y en los sub sitios que estén ligados a www.ucsh.cl.

Del mismo modo, entrega consejos y consideraciones para elaborar contenidos en redes sociales y homologar el uso de la imagen corporativa en dichas plataformas, contribuyendo a potenciar el mensaje y los objetivos de la institución.

2. SITIO WEB CORPORATIVOEl sitio corporativo de la UCSH es administrado por la Dirección de Comunicaciones y a través de sus contenidos busca presentar y compartir, entre sus diferentes grupos de interés, el proyecto educativo de la Universidad Católica Silva Henríquez, su misión, su quehacer y su identidad corporativa, en sintonía con la Política Institucional de Comunicaciones.

Con ese fin, posee una arquitectura de información que permite al visitante navegar por las grandes áreas que componen una institución de educación superior, así como aquellas que dan cuenta de su particular visión educativa. Del mismo modo, permite conocer las actividades que desarrolla la Universidad, en sus diferentes ámbitos de conocimiento y áreas de acción, así como acceder a algunas plataformas necesarias para la gestión interna de la institución.

El sitio posee subsitios de unidades académicas, administrativas y de algunas áreas que califican para ello según la necesidad institucional. Asimismo, de forma excepcional existen algunos sitios desarrollados y administrados por externos para algunas unidades específicas, dada la naturaleza del servicio que prestan, como es el caso de Biblioteca, CES y Cultura.

Estos sitios “externos” están vinculados a la web institucional y cuentan con un enlace al home del sitio corporativo UCSH.

2.1 Publicaciones en Sitio Web Las publicaciones contenidas en el sitio web corporativo de la UCSH son desarrolladas, administradas y gestionadas por la Dirección de Comunicaciones, tanto en los espacios generales, como en los subsitios anteriormente mencionados, con excepción de los sitios vinculados que han sido desarrollados externamente. En dicho caso, la administración es responsabilidad de la unidad específica, no obstante poseen una imagen corporativa proporcionada y regulada por la Dirección de Comunicaciones.

3. REDES SOCIALES CORPORATIVASLas redes sociales institucionales pertenecientes a la Universidad Católica Silva Henríquez y sus distintas unidades, tendrán como objetivo:

- Difundir información y noticias que hagan referencia a temas de actualidad de carácter académico y cultural.

- Promover el conocimiento y los servicios que ofrece la UCSH para los públicos tanto internos como externos que la conforman.

- Interactuar de forma neutral con los usuarios que hacen parte de las diferentes comunidades de las redes sociales en las que se tenga presencia.

- Visibilizar de forma global a la UCSH como un centro de estudios superiores importante para el país.

- Formar comunidad digital entre la Universidad y sus distintos públicos.

Actualmente, las principales redes sociales que funcionan en la Universidad son:

Facebook:- “UCSH oficial”, administrada por la Dirección de Comunicaciones- “Admisión UCSH”, administrada por la Dirección de Admisión- “DAE UCSH”, administrada por la Dirección de Asuntos Estudiantiles- “UCSH Dirección Relaciones Internacionales”, administrada por la Dirección de

Relaciones Internacionales y Segundos Idiomas.

Twitter:- “@UCSH_oficial”, administrada por la Dirección de Comunicaciones- “@Admisión_UCSH”, administrada por la Dirección de Admisión - “@Bibliotecaucsh”, administrada por la Dirección de Bibliotecas y Recursos de

Información.

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Instagram:- “@admision_ucsh”, administrada por la Dirección de Admisión- “@Bibliotecaucsh”, administrada por la Dirección de Bibliotecas y Recursos de

Información- “@pace.ucsh”, administrada por el Programa de Acompañamiento y Acceso

Efectivo a la Educación Superior (PACE).

Youtube:- “Universidad Católica Silva Henríquez”, administrada por la Dirección de

Comunicaciones.

LinkedIn:- “Universidad Católica Silva Henríquez – Empleos”, administrada por la Dirección

de Gestión de Personas.

3.1 Uso y publicación en Redes SocialesLas unidades que requieran abrir cuentas en redes sociales o que actualmente posean una que no ha sido informada a la Dirección de Comunicaciones, deben enviar la siguiente información al correo [email protected], para que sean revisadas y aprobadas, indicando los siguientes datos:

- Nombre de la Dirección, unidad o área etc.- Nombre y apellidos del (los) responsable (s) de la cuenta.- Redes sociales en las que se tiene actualmente la cuenta o en las que se quiere

abrir una.- Nombre de la cuenta.- Breve resumen de los objetivos y del contenido.- Enlace de la cuenta existente.

Las cuentas creadas bajo el nombre de la Universidad, deben ser creadas con el correo institucional de quien administra dicha cuenta. Asimismo, todas las cuentas que se abran o ya estén establecidas deberán llevar el nombre de la Universidad e incluir el enlace al sitio oficial institucional www.ucsh.cl.

También, deberán respetar las siguientes indicaciones:

- Las publicaciones deberán ajustarse a la Guía de Estilo de la DDC.- El tono de conversación que se utilice debe ser cordial y orientado hacia la

comunidad. Se debe escuchar a los usuarios y dar las respuestas adecuadas hacia los interrogantes que estos manifiesten, siempre dentro de lo posible y teniendo en cuenta no dar respuestas u opiniones de carácter personal.


- Se debe evitar participar en acciones o movimientos que puedan afectar la reputación de la UCSH.

- Se recomienda actuar de forma transparente y respetando la legislación.- No se publicarán comentarios despectivos ni ofensivos en Internet.- La Dirección de Comunicaciones debe aprobar previamente el uso de imágenes

de perfil, portada y fondo que se vayan a utilizar, ya que éstas deben incluir el logo de la UCSH. Esto con el fin de homologación y buen uso de la imagen corporativa de la Universidad.

NOTA: Recuerde que cualquier actividad en la red queda registrada indefinidamente y es accesible para todos los usuarios.

3.2 FacebookFacebook ofrece diferentes opciones dependiendo si el usuario se representa a sí mismo, una institución, una empresa o un negocio, o un grupo de gente. Así pues, se puede crear un perfil, una página (oficial o de comunidad) o un grupo, según cuáles sean los objetivos en esta red social. Facebook se reserva la potestad de ordenar (y en algunos casos cerrar) estas soluciones si no se ciñen a los criterios por ellos establecidos.

Las páginas o más conocidas como “Fan Page”, son óptimas para instituciones. Las gestionan uno o varios perfiles. Permiten crear su espacio oficial en Facebook y así poder comunicarse con sus seguidores.

Cabe destacar que las páginas tienen una serie de características que permiten monitorear lo que sucede en la red. Disponen de estadísticas completas de los usuarios que se asocian, con información de edad, sexo, idioma, país, etc. Esto permite crear estrategias comunicacionales efectivas y conocer el parecer de los usuarios acerca de nuestra marca y su mensaje.

Por lo mismo, desde la vigencia de este protocolo, la Dirección de Comunicaciones UCSH solo autorizará la publicación de Fan Pages institucionales y Grupos, no así de perfiles, para asegurarse de que tanto los usuarios como el o los administradores tengan las mejores opciones y experiencias.

Para solicitar la autorización de un Fan Page o Grupo de Facebook se deberá enviar un correo con los siguientes datos:

- Nombre del responsable, quien administrará dicha red social.- Nombre del nuevo canal.- Objetivo: Explicitar la necesidad de crear la página.


Además, cada página de Facebook institucional autorizada deberá considerar las siguientes recomendaciones a la hora de gestionar sus contenidos y comentarios:

- No publicar muchas entradas diarias en Facebook. Una media entre 2 y 3 es el número habitual dependiendo del tipo de actividad de la cuenta.

- Publicar en Facebook informaciones procedentes de fuentes propias de la Universidad, o de instituciones relacionadas directamente, ya sea en formato de noticias, videos, fotos, presentaciones, novedades de la web etc.

- Evitar la publicación automática de tweets en Facebook, ya que la redacción de las dos herramientas es diferente.

- En cuanto a los horarios, se sugiere revisar las estadísticas que presente la página, para considerar el horario donde más usuarios interactúan.

- Se recomienda que sea sólo el administrador quien pueda escribir en el muro. Para ello, en el apartado Configuración, opción “General”, se debe “Desactivar las publicaciones de otras personas en la página”.

- Se sugiere configurar un filtro de groserías “elevado” en la opción “General” de Configuración.

- En caso de determinadas circunstancias que lo requieran se pueden desactivar los comentarios de las entradas del muro en Configuración.

- Si el comentario es inapropiado o impertinente, habrá que buscar la manera adecuada de responder al usuario educadamente, enlazando información o redirigir a otras webs que puedan ofrecer una respuesta, si procede. De igual forma, si no procede, se recomienda “ocultar el comentario” en la opción que entrega Facebook.

- Es importante responder corporativamente, es decir, en nombre de la página y no del perfil de administrador (hay que vigilar, porque es fácil confundirse en Facebook).

3.3 TwitterAl ser una red social de micro blog, Twitter permite difundir informaciones que están ocurriendo en el minuto o van a ocurrir, en una extensión de 140 caracteres.

Para solicitar la apertura de una cuenta de Twitter se deberá enviar una solicitud como se indica en el apartado de “Uso y publicación en redes sociales” y deberá considerar como recomendación que la red deberá tener al menos dos o tres publicaciones diarias, de lunes a viernes, para garantizar que sirva a los propósitos para lo que fue creada.

3.4 InstagramAl ser una red social que considera el uso de imágenes, las cuentas institucionales existentes en Instagram y las que se deseen crear, deben asegurar que las


publicaciones no pasen a llevar a las personas presentes en las fotografías, siempre procurando contar con la autorización de ellas y no infringir ninguna ley.

Al igual que en Twitter, se recomienda realizar de 3 a 4 publicaciones a la semana en la cuenta, para que se mantenga activa. O del mismo modo, utilizar las “historias” mínimo 2 a 3 veces a la semana.

3.5 YoutubeYouTube es un sitio web dedicado a compartir y visualizar videos, ya sean en calidad de clips de películas, programas de televisión, videos musicales, videoblogs u otros. Esta plataforma se enfoca en reproducir vía online videos sin la necesidad de descargar los archivos en la computadora y cuenta con un “contador de visitas” personalizado para cada vídeo, lo que permite llevar un registro del alcance de la publicación.

En esta red social se recomienda tener un producción audiovisual de al menos un video por mes.

3.6 LinkedinLinkedin es una red social orientada a las empresas, a los negocios y el empleo. Su principal uso está orientado relevar la experiencia laboral y las destrezas que se poseen. Es una plataforma formal y óptima para poner contacto a empresas y empleados.

4. CÓMO HABLAMOS EN REDES SOCIALESAl escribir en redes sociales hablamos en representación de la Universidad Católica Silva Henríquez, por tanto, si bien estas plataformas permiten un lenguaje más cercano, en el caso de las cuentas corporativas el lenguaje nunca debe perder formalidad y siempre debe cuidar la ortografía.

La construcción de una publicación o post debe considerar lo siguiente:

- Saludo, información que se requiere entregar, llamada a la acción (Inscríbete aquí, infórmate aquí, participa etc.) y despedida. Sumado a esto un link, foto o video alusivo al tema.

- Ser formal, no significa ser “plano” o poco creativo, no obstante, siempre se debe hacer buen uso del lenguaje.

- Se deben omitir las abreviaciones o expresiones típicas del lenguaje digital, como por ejemplo: SIP, YAP, BKN, OKIS


- Dado que las redes sociales podrían ser leídas por extranjeros, se debe omitir el uso de modismos locales para no confundir.

- Debemos referirinos al “estudiante” no al “alumno” (en consonancia con el Reglamento del Estudiante).

- Omitir mensajes con letras mayúsculas, pues resultan visualmente molestos y en lenguaje digital es similar a “levantar la voz”.

- Interactúe con sus seguidores y responda sus consultas- Los posteos deben ser cortos, con no más de 150 caracteres.- Si fuese necesario acorte las URLS en el siguiente link: https://bitly.com/

5. USO DE IMÁGENES EN SITIO WEB Y REDES SOCIALESLas imágenes que se publicarán tanto en el sitio web como en las cuentas de redes sociales, deben seguir las pautas de imágenes institucionales, las que deben solicitarse a la Dirección de Comunicaciones. En el caso de disponer de un banco de imágenes propio, éstas deben ser aprobadas previamente por la Dirección de Comunicaciones, respecto de su pertinencia, contenido, tamaño y resolución.

Asimismo, se consideran ciertos criterios de diseño en la publicación de zonas como los encabezados del sitio web corporativo:

Banner principal web:El tamaño será de 1900x459 pixeles, con una resolución de 72 ppi (modo RGB, formato JPG para web). El diseño considera una fotografía de fondo, con temas genéricos de la Universidad: lugares, el mundo académico, estudiantil e institucional. Las fotos de un tema específico, si están disponibles, también serán consideradas. En el banner se ubicará un texto descriptivo breve, con los datos principales de la actividad, usando tipografía “Roboto”o “Helvética”. De preferencia el bloque de texto deberá estar posicionado al lado derecho.


En la publicación de banner, la Dirección de Comunicaciones regulará:

- Exceso de textos, imágenes y colores- Multitud de logos- Reiteración del logo institucional- Publicación de afiches

Asimismo, las imágenes de invitaciones y publicaciones de redes sociales deberán mantener una línea similar a los de los banners de la web y para su mejor visualización en los distintos dispositivos las medidas a utilizar, en píxeles, deberán ser las siguientes:

Facebook- Foto de portada: 851 x 315- Foto de perfil: 180 x 180- Foto de publicación: 1200 x 900- Foto de enlace: 1200 x 627

Twitter- Foto de fondo: 1280 x 1024- Foto de encabezado: 1500 x 500- Foto de perfil: 400 x 400- Foto de publicación: 440 x 220

6. ANEXOS

6.1 Algunas Definiciones

Espacio virtual: Es un conjunto de contenidos agrupados bajo el mismo nombre, enlazados a través de un hipervínculo presente en el sitio web UCSH. Un sitio no se considerará publicado mientras no esté enlazado a la web institucional, por ende, se excluye cualquier blog o sitio creado de forma independiente o externo.

Administrador de contenidos: La web UCSH está fundamentada, esencialmente, en un sistema de manejo de contenidos o “Administrador”. Los espacios virtuales se administran y controlan a través de “cuentas de usuario específicos”, que permiten a quienes administran una sección, manipular los textos, imágenes y estructuras en los espacios de los cuales son responsables.

En el caso del sitio web corporativo, sólo la Dirección de Comunicaciones tiene acceso al “Administrador” para modificar o actualizar las secciones autoadministrables del


sitio. El resto de los cambios deben canalizarse directamente con la Dirección de Comunicaciones.

Responsable: Es la persona designada para manejar los contenidos del espacio virtual y que será el encargado de mantener el contacto con la Dirección de Comunicaciones.

6.2 Limitaciones en el uso y publicación No se permite la publicación de toda información prohibida por leyes y decretos civiles del Estado de Chile y por el Derecho Internacional, en particular en lo referido a: violación de derechos de autor, publicación de información privada o secreta, calumnias, injurias o difamaciones.

El encargado del sitio será responsable de evitar la publicación de información que pueda dañar la imagen de la Universidad Católica Silva Henríquez.

El uso y publicaciones en los servicios web y redes sociales corporativas deben ceñirse a la política y reglamentación que posee cada red social.

6.3 Ejemplos de publicaciones en redes sociales

Ejemplos enFacebookDifusión:



Respuestas apreguntas:

Informaciones:

Invitaciones:


Ejemplos en TwitterDifusión:

Actividades en curso:

Publicación coloquial:


Ejemplos enInstagramVista de perfil:

Publicación:

Historia:

Casa CentralGeneral Jofré 462, SantiagoTeléfono: (56-2) 2 460 1100

Edificio de DeportesCarmen 350, Santiago

Teléfono: (56-2) 2 477 8100

Centro de Extensión y ServiciosSan Isidro 182, Santiago

Teléfono: (56-2) 2 477 8154

Casona San IsidroSan Isidro 560, Santiago

Teléfonos: (56-2) 2 222 6074 -2 222 9024 -2 222 7963

Campus Lo CañasLo Cañas 3636, La Florida

Teléfonos: (56-2) 2 285 4911- 2 286 5953 -2 286 7927

Edificio TocornalTocornal 303, Santiago

Teléfono: (56-2) 2 443 1488

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