dirección general de operación y control de

Dirección General de Operación y Control deAuditorías

DESARROLLO DE AUDITORIAS Y

DIAGNOSTICOS AMBIENTALES

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P R O F E P A

1. OBJETIVO

Desarrollar los trabajos de una auditoría o de un diagnóstico ambiental de conformidad con lostérminos de referencia y el plan de trabajo.

2. CAMPO DE APLICACION

Para uso y aplicación del Auditor en todas las auditorías y diagnósticos ambientales en la fasede ejecución y, elaboración y entrega del reporte de trabajo.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Además de las contenidas en la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección alAmbiente y, los Reglamentos y Normas que de ella emanan, se considerarán las siguientes:§ Auditado: Organización que se incorpora voluntariamente al Programa Nacional de Auditoría

Ambiental de PROFEPA.§ Auditor: El Auditor Coordinador.§ Delegación: La Delegación de la Procuraduría en el Estado.§ Organización: La Compañía, corporación, operación, firma, entidad, empresa, autoridad o

institución, cualquier parte o combinación de ellas, constituida o no como tal, ya sea pública oprivada que tenga funciones y administración propias.§ PNAA: El Programa Nacional de Auditoría Ambiental.§ PROFEPA o Procuraduría: La Procuraduría Federal de Protección al Ambiente.§ POA, Programa de Obras y Actividades: El documento que el Auditado conviene con la

Delegación para resolver los incumplimientos detectados en la auditoría o en el Diagnósticoambiental.§ Reporte de trabajo: El documento que contiene de manera estructurada el resultado de las

evaluaciones y análisis de la información recabada durante el desarrollo de una auditoríaambiental o de un diagnóstico ambiental.§ Reglamento (RLGEEPAMAA): El Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la

Protección al Ambiente en Materia de Auditoría Ambiental.§ Subdelegado: El Subdelegado de Auditoría Ambiental en el Estado.§ Subprocuraduría: La Subprocuraduría de Auditoría Ambiental. 4. ALCANCES Y LIMITACIONES

4.1. El plan de trabajo para realizar la auditoría o el diagnóstico ambiental será específico parala Organización y de conformidad con el RLGEEPAMAA y los términos de referencia.

4.2. Personal de la Subprocuraduría y de la Delegación podrán supervisar el desarrollo de lostrabajos de campo y, en su caso, emitir recomendaciones para su desarrollo, a fin de darcumplimiento a los términos de referencia y plan de trabajo.

4.3. Los trabajos de campo de una auditoría o de un diagnóstico ambiental se consideraránconcluidos cuando el Auditor presente a la Organización las deficiencias oincumplimientos identificados, para su reconocimiento y firma.




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5. RESPONSABILIDADES

El Auditor

6. ACTIVIDADES

6.1. Acordar con la Organización el lugar y la hora para celebrar el protocolo de inicio y firmade la minuta, una vez que la Delegación apruebe el inicio de los trabajos de campo de laauditoría o del diagnóstico ambiental.

6.2. Elaborar anticipadamente la minuta para el protocolo de inicio de la auditoría o deldiagnóstico ambiental, con los nombres de los representantes de la Organización,Delegación y el grupo auditor previsto, y con la fecha y hora fijados, (ver Formato 8 eInstructivo).

6.3. Coordinar la reunión y presentaciones.

6.4. Presentar al grupo de trabajo que realizará la auditoría o el diagnóstico ambiental.

6.4.1. Cada integrante del grupo de trabajo comentará las funciones que desempeñará,sus responsabilidades y permanencia en el centro de trabajo.

6.5. Explicar el programa de trabajo, período de actividades de campo y gabinete, sucompromiso y responsabilidades.

6.6. Dar lectura a la minuta de inicio.

6.7. Cuando por consenso de los participantes decidan incluir en la minuta acuerdos ycompromisos específicos, revisar que estos se asientan con la debida claridad y amplitudnecesaria para evitar ambigüedad o mala interpretación.

6.8. Firmar la minuta.

6.8.1. Entregar a los representes del Auditado y la Delegación una copia de la minuta o,si lo consideran, un ejemplar en original.

6.8.2. En caso de no asistir personal de la Delegación, enviar a esta un original o copiade la misma, en un término de tres días hábiles

6.9. Realizar recorrido conjunto con los participantes en la auditoría o diagnóstico ambientalpor las instalaciones.

6.10. Iniciar y coordinar el desarrollo de los trabajos de campo.

6.10.1. Si el grupo de trabajo identifica que en algún sitio o instalación existe riesgoinminente de desequilibrio ecológico o de daño o deterioro graves a los recursosnaturales, casos de contaminación con repercusiones peligrosas para losecosistemas, sus componentes o para la salud pública, informar de inmediato a laDelegación y al Auditado, para que éste aplique medidas de atención inmediata,(ver procedimiento DGO-05).

6.10.2. Dar el visto bueno a las medidas urgentes aplicadas por el Auditado, así como alprograma de atención inmediata.




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6.11. Presentar al Auditado los registros con las deficiencias o incumplimientos identificados,para su reconocimiento y firma, en el Formato 6.

6.12. Acordar con el Auditado el lugar y la hora de la reunión para la firma de la minuta decierre de los trabajos de campo.

6.12.1. Si como resultado del desarrollo de la auditoría o del diagnóstico ambiental, lafecha del cierre de actividades de campo pueda o requiera modificarse, proponeral Auditado el cambio, quien a su vez lo notificará a la Delegación.

6.13. Elaborar la minuta para el protocolo de cierre de los trabajos de campo, con los nombresde los representantes de la Organización, Delegación y el grupo auditor participanteprevisto, y con la fecha y hora aprobados por el Auditado, (ver Formato 9 e instructivo).

6.14. Coordinar la reunión y exponer a los participantes las principales actividades ydeficiencias identificadas.

6.15. Dar lectura a la minuta de cierre.

6.16. Cuando por consenso de los participantes decidan incluir en la minuta acuerdos ycompromisos específicos, incluirlos en ésta con claridad y amplitud para evitarambigüedad o mala interpretación.

6.17. Firmar la minuta.

6.18. Entregar a los representes del Auditado y la Delegación una copia de la minuta o, si loconsideran, un ejemplar en original.

6.19. Elaborar los documentos finales, de acuerdo con la guía "Requisitos Básicos para laAceptación del Reporte de las Auditorías Ambientales", o si es el caso con la guía"Informe del Diagnóstico Ambiental para la Recertificación como Industria Limpia",elaborados por la Procuraduría.

6.20. Presentar al Auditado el reporte de trabajo para su revisión y aprobación.

6.20.1. En caso de inconformidad al reporte de trabajo, aclarar o modificar el contenidode los documentos, sin convenir la omisión de deficiencias o incumplimientosidentificados, ya sea, durante los trabajos de campo o de gabinete, a menos queel Auditado demuestre la improcedencia de los mismos.

6.21. Acudir con el Auditado a la Delegación a presentar el Reporte de Trabajo, el día y la horaacordada entre el Auditado y la Delegación.

6.21.1. En caso que la Delegación objete los resultados de la auditoría o contenido delreporte de trabajo, hacer las aclaraciones y, en su caso, modificarlo, paraentregar al Auditado.




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Formato 8

PROCURADURIA FEDERAL DE PROTECCION AL AMBIENTE

SUBPROCURADURIA DE AUDITORIA AMBIENTAL

DELEGACION EN EL ESTADO DE <1>

ASUNTO: MINUTA DE INICIO DE LA (DEL) <2> A LAS INSTALACIONES DE "<3>",UBICADA EN <4>.

N° de registro: <21>

Fecha: <5>

Lugar: <6>

Hora: <7>

A S I S T E N T E S

REPRESENTANTES DEL AUDITADO

<8> <9>

REPRESENTANTES DE LA DELEGACION

<10> <11>

AUDITOR COORDINADOR Y GRUPO DETRABAJO

<12> <13>

A C U E R D O S

Los participantes en esta reunión establecen los siguientes acuerdos para dar inicio a lostrabajos de(l) <2>, cumplir con los lineamientos establecidos en los Términos de Referencia, elPlan de <14> y con las políticas y requisitos establecidos por la Procuraduría Federal deProtección al Ambiente:




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1. El inicio de los trabajos de campo tendrá lugar el día de hoy, con apego al Plan de <14> y alformato de registro <20>.

2. Si como resultado de los trabajos de campo y con acuerdo del Auditado, Delegación yAuditor Coordinador, se requiere y justifica incorporar actividades o efectuar modificacionesen el Plan de <14> estas deberán realizarse y posteriormente integrarse al mismo, como“Anexo de Modificaciones”, en tal caso, el Auditor sustituirá el disco del plan de <14>entregado previamente en la Delegación.

3. El Auditor Coordinador conservará al personal registrado en el Plan de <14> en número ycon las funciones establecidas, tanto en trabajos de campo como de gabinete, conexcepción de los siguientes casos:

3.1. Si el personal incurre en falta de observancia a lo establecido en el Plan de <14> y enlos Términos de Referencia.

3.2. Por causas de fuerza mayor.

3.3. En ambos casos, el Auditado comunicará inmediatamente y por escrito a laDelegación de los cambios acordados con el Auditor Coordinador, con la justificaciónde los motivos. Anexará el curriculum vitae del personal suplente.

4. En caso de detectarse una situación crítica de riesgo durante los trabajos de campo:

4.1. El Auditor Coordinador comunicará de inmediato al Auditado, quien a su vez aplicarámedidas de control urgentes, a fin de evitar accidentes o daños ambientales. Estecomunicará a la Delegación por escrito la situación prevaleciente, igualmente de formainmediata.

4.2. El Auditado, además de aplicar las medidas urgentes, establecerá un programacalendarizado con medidas correctivas y/o preventivas para su atención prioritaria.Presentará dicho programa al Auditor Coordinador para su visto bueno y lo entregará ala Delegación para su seguimiento.

4.3. El hallazgo se incluirá en el Plan de Acción, independientemente de que se hayaresuelto durante los trabajos de la(del) <14>.

5. Personal de la Delegación o la Subprocuraduría de Auditoría Ambiental, podrán supervisarlos trabajos de la(del) <2>, previa identificación ante el Auditado.

6. Los trabajos de campo se concluirán el día <16> <17> de <18> de <19> y se firmará laminuta correspondiente.

7. En la reunión de cierre de trabajos de campo, el Auditor Coordinador hará una presentaciónde los aspectos relevantes de la (del) <14> ambiental, así como de los principaleshallazgos.

8. Para la elaboración del informe final el Auditor deberá apegarse a los requisitos que para talefecto emita la Procuraduría.

9. El Auditado entregará a la Delegación la documentación final el día <16> <17> de <18> de<19>, <15>.




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10. Como parte de los trabajos, el Auditor Coordinador evaluará la operabilidad del Sistema deGestión Ambiental del Auditado, que en caso de no tenerlo lo incluirá como deficiencia en elReporte de Trabajo, excepto en las auditorías de cumplimiento ambiental, donde sólo seidentificará la existencia de dicho sistema.

SE FIRMA DE CONFORMIDAD

<8>

<9>

<10>

<11>

<12>

<13>

(Ver Instructivo para el llenado de la minuta de inicio de auditoría o diagnóstico ambiental)




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DELEGACION EN EL ESTADO DE (NOMBRE DEL ESTADO CORRESPONDIENTE)

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA MINUTA DE INICIO DE AUDITORÍA ODIAGNOSTICO AMBIENTAL

Este instructivo tiene como propósito orientar a los participantes de las auditorias o diagnósticosambientales en el llenado de las minutas de inicio de los trabajos de campo. El responsable deeste ejercicio deberá sustituir en la minuta los números insertos en los paréntesis <n>, columna1, por el enunciado correspondiente de la columna 2.

No. DESCRIPCION

<1> Nombre del Estado donde se ubica el Auditado.

<2> Auditoría Ambiental ó Diagnóstico Ambiental, según corresponda

<3> Nombre o razón social del Auditado. Especificar entre paréntesis si a sus instalaciones,actividades o servicios se les distingue con un nombre en particular de otros similares o,en su caso, los sitios y rutas que serán auditados.

<4> Localidad, Municipio y Estado donde se ubica el Auditado. En caso de rutas se anotaránlos datos de las oficinas del responsable directo.

<5> Fecha en la que se levanta y firma la minuta.

<6> Lugar en donde se firma la minuta.

<7> Hora en que comienza el acto de inicio de la auditoría o diagnóstico ambiental.

<8> Nombre(s) del (de los) representante(s) del Auditado.

<9> Cargo del(de los) representantes del Auditado

<10> Nombre(s) del (de los) representante(s) de la Delegación.

<11> Cargo del(de los) representante(s) de la Delegación.

<12> Nombre del Auditor Coordinador y los miembros del equipo de trabajo.

<13> Funciones que tiene cada uno de los miembros del equipo de trabajo.

<14> Auditoría o Diagnóstico, según corresponda.

<15> En caso de Auditoría: En cumplimiento a lo estipulado en el artículo 17 delReglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y Protección al Ambiente enMateria de Auditoría Ambiental.

En caso de Diagnóstico: De acuerdo al programa.

<16> Día de la semana (lunes, martes, miércoles, etc.)




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<17> Día del mes (1, 2, 3, etc.)

<18> Nombre del mes

<19> Año

<20> Formato TR-A

<21> Número de registro de la auditoría inscrita en el PNAA.

OTRAS CONSIDERACIONES

1. En caso de que la auditoría sea de cumplimiento ambiental, sólo se identificará la existenciadel sistema de gestión ambiental.

2. El tipo de letra utilizado es Arial con tamaño del Nº 11. Los cuatro márgenes son de 2 cm.

3. La minuta sólo podrá ser firmada por los asistentes al acto de inicio de trabajos de campo,en ningún caso se deberá firmar extemporáneamente.

4. En caso de que el Auditado hubiere sido inspeccionado por la autoridad ambiental, o seaque se encuentra en el supuesto del artículo séptimo del Reglamento de la Ley General delEquilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente en Materia de Auditoría Ambiental, que a laletra dice: "Cuando una empresa que pretenda ser sometida a una auditoría ambientalhubiera sido inspeccionada por la autoridad ambiental, no podrán modificarse los plazos,condiciones y medidas impuestas en las autorizaciones ambientales o aquellas que sehubieran ordenado durante el desahogo del procedimiento respectivo, salvo que dichostérminos y condiciones tengan que ajustarse para la realización de actividades queproduzcan mayores beneficios al ambiente, los ecosistemas o a la salud pública.

En todo caso se deberán observar las disposiciones legales y reglamentarias que regulanlos procedimientos administrativos de inspección que aplican las autoridades ambientales."

Se deberá incluir como punto 11 de la minuta:

<<11. Debido a que la empresa cuenta con procedimientos administrativos, no podránmodificarse los plazos, condiciones y medidas impuestas en las autorizacionesambientales o aquellas que se hubieran ordenado durante el desahogo delprocedimiento respectivo, salvo que dichos términos y condiciones tengan queajustarse para la realización de actividades que produzcan mayores beneficios alambiente, los ecosistemas o a la salud pública.>>

5. En caso de desearse se podrá modificar la palabra Auditado por el nombre o razón social deeste, siempre y cuando se realice a lo largo de toda la minuta.

6. Se podrán anexar los acuerdos que consideren las partes, siempre y cuando se incluyan alfinal de la minuta y no contravengan a los ya establecidos.

En ningún caso la fecha de entrega de los documentos finales podrá exceder el plazo de 20días hábiles después de concluir trabajos de campo, conforme a lo establecido en el artículo 17del citado Reglamento, en caso de auditoría ambiental.




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DELEGACION ESTATAL

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REGISTRO DE DEFICIENCIAS

AUDITADA: _____________________________________

_______________________________________________

No. DE REGISTRO:

AUDITOR COORDINADOR: _______________________________________________________________________

No. DE DEFICIENCIA: _________

FECHA: __________________________

DEFICIENCIA (INDICAR EVIDENCIA OBJETIVA Y REQUISITOS NO CUMPLIDOS):

OBSERVACIONES:

______________________________________________________________________________

FECHA, NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DEL AUDITADO

______________________________________________________________________________

FECHA, NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITOR QUE EMITE LA DEFICIENCIA

______________________________________________________________________________

FECHA, NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITOR COORDINADOR




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Formato 9



DELEGACION EN EL ESTADO DE <1>

ASUNTO: MINUTA DE CIERRE DE LA(DEL) <2> A LAS INSTALACIONES DE "<3>",UBICADA EN <4>.

N° de registro: <22>

Fecha: <5>

Lugar: <6>

Hora: <7>

A S I S T E N T E S

REPRESENTANTE(S) DEL AUDITADO

<8> <9>

REPRESENTANTE(S) DE LA DELEGACION

<10> <11>

AUDITOR COORDINADOR Y GRUPO DETRABAJO:

<12> <13>

La ejecución de los trabajos de campo se realizó del <14> de <15> al <16> de <17> del <18>en las instalaciones de <3>, localizadas en el Estado de <1>.

El Auditor Coordinador presentó ante los asistentes a este acto los resultados más relevantesde la(del) <2>, obtenidos hasta el momento.




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1. DECLARACIONES

1.1. EL AUDITOR COORDINADOR declara que:

1.1.1. Se realizaron todas las actividades programadas en el Plan de <2>, así como aquellasque se acordaron durante los trabajos de campo.

1.1.2. Todas las actividades desarrolladas quedaron asentadas en la bitácora correspondiente

COMPROMISOS

2.1. EL AUDITOR COORDINADOR se compromete a:2.1.1. Mantener la confidencialidad de la información recibida del Auditado, así como de los

documentos que se generen como producto de la(del) <2>.2.1.2. Continuar con la siguiente etapa de trabajo, consistente en la elaboración del informe de

<2>.

2.2. EL AUDITADO se compromete a:

2.2.1. Dar acceso e información al Auditor Coordinador en caso de requerirse, o datosadicionales, para la elaboración de los documentos finales.

2.2.2. Entregar los documentos finales a la Delegación Estatal el día <19> de <20> del <21>.

Una vez leídos los puntos de esta minuta y estando de acuerdo las partes involucradas, sefirma la presente el mismo día de su inicio, dando por concluidos los trabajos de campo a lasinstalaciones de <3>

SE FIRMA DE CONFORMIDAD

_______________________________ ______________________________

<8> Y <9> <10> Y <11>

_______________________________

<12> Y <13>




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DELEGACION EN EL ESTADO DE (NOMBRE DEL ESTADO CORRESPONDIENTE)

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA MINUTA DE CIERRE DE LOS TRABAJOS DECAMPO DE AUDITORÍA O DIAGNOSTICO AMBIENTAL.

No. DESCRIPCION

<1> Nombre del Estado

<2> Auditoría Ambiental ó Diagnóstico Ambiental, según corresponda

<3> Nombre o Razón social del Auditado

<4> Dirección del Auditado, (Calle, Número, Colonia, Delegación o Municipio y Estado)

<5> Día, mes y año

<6> Lugar específico, (sala de juntas del Auditado, Delegación de la PROFEPA en el Estadode............, etc.

<7> Hora de inicio

<8> Nombre(s) del(de los) representante(s) del Auditado

<9> Cargo que desempeñan los representantes del Auditado

<10> Nombre(s) del(de los) representante(s) de la Delegación

<11> Cargo del (de los) representante(s) de la Delegación

<12> Nombre del Auditor Coordinador y los miembros del equipo de trabajo.

<13> Funciones que tiene cada uno de los miembros del equipo de trabajo

<14> Día del mes en que se iniciaron los trabajos de campo, (1,2,3, etc.)

<15> Nombre del mes en que se iniciaron los trabajos de campo

<16> Día del mes en que se concluyeron los trabajos de campo

<17> Nombre del mes en que se concluyeron los trabajos de campo.

<18> Año en que se inician y concluyen los trabajos de campo

<19> Día del mes en que se entregan a la Delegación los documentos finales

<20> Nombre del mes en que se entregan a la Delegación los documentos finales

<21> Año en que se entregan a la Delegación los documentos finales

<22> Número de registro de la auditoría inscrita en el PNAA.

OTRAS CONSIDERACIONES




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HOJA: 14 DE 14

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P R O F E P A

1. En caso deseado se podrá modificar la palabra Auditado por el nombre o razón social deeste, siempre y cuando se realice a lo largo de toda la minuta.

2. En caso de requerirse más hojas para que firmen los asistentes, éstas deberán contener elencabezado y el asunto

3. El tipo de letra utilizado es Arial con tamaño del Nº 11. Los cuatro márgenes son de 2 cm.

4. La minuta sólo podrá ser firmada por los asistentes al acto de cierre de trabajos de campo,en ningún caso se deberá firmar extemporáneamente.

Se podrán anexar los acuerdos que consideren las partes, siempre y cuando se incluyanal final de la minuta y no contravengan a los ya establecidos.

dirección general de operación y control de

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