dirección corporativa comercial subdirección de desarrollo ... · brindar a las administraciones...

Agosto 2019

Dirección Corporativa Comercial

Subdirección de Desarrollo Comercial

Manual de Normas y Políticas Comerciales para el Depósito de Mensajería y Paquetería MEXPOST

Dirección Corporativa Comercial Hoja: 2 de 23

Subdirección de Desarrollo Comercial Código: DCC-NP-19-002 Rev. A1

SERVICIO POSTAL MEXICANO }





Contenido

1. Introducción .................................................................................................................................. 4

2. Objetivo General ........................................................................................................................... 5

3. Ámbito de Aplicación ................................................................................................................... 5

4. Marco Jurídico .............................................................................................................................. 6

5. Glosario ......................................................................................................................................... 7

6. Políticas Generales ....................................................................................................................... 9

6.1. Para Depósitos Individuales ................................................................................................. 10

6.2. Para Depósitos Corporativos ................................................................................................ 11

7. Normas y Políticas Comerciales ............................................................................................... 14

7.1. Llenado de Guías de Depósito ............................................................................................. 14

7.1.1. Depósitos Individuales .................................................................................................. 14

7.1.2. Depósitos Corporativos “Generación de Guías Bond” ................................................. 15

7.2. Recepción de Envíos ............................................................................................................ 16


7.2.2. Depósitos Corporativos ................................................................................................. 16

7.2.3. Depósitos con Guía Prepagada .................................................................................... 17

7.3. Facturación ............................................................................................................................ 17


7.3.2. Depósitos Corporativos ................................................................................................. 18

8. Anexos ......................................................................................................................................... 19

8.1. Formato Único de Registro de Usuarios Guía Bond (MEXPOST) ....................................... 19

8.2. Formato Único de Verificación Cliente Mexpost ................................................................... 21

9. Vigencia ....................................................................................................................................... 23





1. Introducción

Conforme al Acuerdo para la desregulación y simplificación de los trámites inscritos en el Registro Federal de Trámites y Servicios, y la simplificación de medidas de mejora regulatoria que beneficien a las empresas y los ciudadanos; publicado en el Diario Oficial de la Federación el 25 de junio de 2001, el Servicio Postal Mexicano realiza acciones permanentes destinadas a la simplificación administrativa y mejoramiento de la calidad de los trámites y servicios que ofrece, así como a conservar actualizada la información dispuesta en el artículo 46 de la Ley General de Mejora Regulatoria y de los formatos empleados para la gestión de sus trámites. Así como mediante la observancia en el cumplimiento de sus programas bienales de mejora regulatoria, apoya el compromiso del Gobierno Federal en la instrumentación de medidas que mejoran las regulaciones existentes y promueven la simplificación en la aplicación de los trámites y servicios que se gestionan ante los Organismos y Entidades del ejecutivo.

Derivado de lo anterior, la Dirección Corporativa Comercial a través de la Subdirección de Desarrollo Comercial en coordinación con la Subdirección de Mexpost, elaboran el presente “Manual de Normas y Políticas Comerciales para el Depósito de Mensajería y Paquetería Mexpost”, con la finalidad de brindar a las Administraciones de Correos un documento que les permita aplicar adecuadamente las Normas que habrán de regular la prestación de dicho servicio para clientes individuales y corporativos del sector público y privado, y coadyuve a impulsar el desarrollo e implementación del servicio Mexpost, así como captar ingresos para el Organismo.

Asimismo, SEPOMEX promueve la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres, mediante la institucionalización y transversalización de la perspectiva de género en las políticas y procedimientos, sin distinción o discriminación por motivo de origen étnico o nacional, sexo, edad, discapacidad, condición social o económica, condiciones de salud, embarazo, lengua, religión, opiniones, preferencias sexuales o estado civil. Por lo tanto, el lenguaje empleado en este documento normativo, no busca generar ninguna clase de discriminación1, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas de género masculino representan siempre a todas/os, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. Así como incluye un lenguaje incluyente y los principios de igualdad2.

Ahora bien, con fundamento en el artículo 1o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el presente documento, se encuentra armonizada con la Reforma Constitucional en Materia de Derechos Humanos, por lo tanto el Servicio Postal Mexicano tiene la obligación y el compromiso de promover, respetar, proteger y garantizar los Derechos Humanos de conformidad con los principios de universalidad, interdependencia, indivisibilidad y progresividad. En consecuencia, el SEPOMEX en el ámbito de sus atribuciones debe prevenir, investigar, sancionar las violaciones a los Derechos Humanos y en su caso promover la reparación del daño, en los términos que se establezca en la Ley.

En ese tenor, el SEPOMEX a través de sus Unidades Administrativas reconoce los Derechos Humanos de las personas, interpretando las normas relativas a este tema de acuerdo a la Constitución, así como en los Tratados Internacionales3 de los que el Estado Mexicano es parte, favoreciendo en todo tiempo a las personas, otorgando la protección más amplia, mediante la prohibición de todo tipo de discriminación motivada por origen étnico o nacional, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, las condiciones de salud, la religión, las opiniones, las preferencias sexuales, el estado civil o cualquier otra que atente contra la dignidad humana y que tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas.

Por lo que en cumplimiento al mandato Constitucional referido, mediante el cual se otorga a toda autoridad la facultad y obligación de la aplicación del principio “Pro Persona”; el Servicio Postal Mexicano como Organismo Descentralizado de la Administración Pública Federal a través del presente Documento

1 NMX-R-025-SCFI-2015 Norma Mexicana en Igualdad Laboral y No Discriminación, publicada en el DOF 19-10-2015. 2 NMX-R-025-SCFI-2012 Norma Mexicana para la igualdad laboral entre mujeres y hombres. 3 Suprema Corte de Justicia de la Nación.- Número de Registro 24985, Décima Época, Contradicción de Tesis 293/2011, página 5.





Normativo está comprometido en garantizar los medios para hacer valer los Derechos Humanos consagrados en Nuestra Constitución, evitando que los mismos sean violados y comprometiendo a los servidores públicos que intervienen en la aplicación del mismo, para que de acuerdo a sus atribuciones proporcione en todo momento la información y protección necesaria con el único objetivo de salvaguardar los Derechos Humanos de las personas.

Asimismo, derivado de sus actividades el SEPOMEX, tiene dentro de sus objetivos el que toda persona pueda ejercer sus derechos de manera plena, tratando de prevenir y evitar cualquier acción y omisión que obstaculicen e impidan el goce en Materia de Derechos Humanos, realizando cualquier investigación cuando sea necesaria, a fin de que se sancione al responsable y éste último realice la reparación que corresponda a la víctima.

Es de puntualizarse que el principio “Pro Persona” implica que el derecho debe interpretarse y aplicarse siempre será de la manera que más favorezca a la persona, ejerciendo sus derechos de manera plena, en atención a los principios de Universalidad, Interdependencia, Indivisibilidad y Progresividad.

2. Objetivo General

Establecer las Normas y Políticas Comerciales para la prestación del Servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost a Clientes Individuales y Corporativos del Sector Público y Privado, a través de las Administraciones de Correos.

Asimismo, las actividades que realicen dentro del presente Manual estarán a favor del principio pro persona, el cual implica que el derecho debe interpretarse y aplicarse siempre de la manera que más favorezca a la persona, en el que ejercerá sus derechos de manera plena, tomando en cuenta los principios de Universalidad, Interdependencia, Indivisibilidad y Progresividad de todos los derechos humanos y libertades fundamentales.

Por consiguiente, el Organismo tomará las medidas necesarias para garantizar la mayor seguridad posible a fin de que personas con discapacidad ejerzan sus derechos plenamente y sin discriminación alguna.

3. Ámbito de Aplicación

El contenido del presente Manual es de observancia general y obligatoria para el personal que brinda el servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost en las Administraciones de Correos y demás Servidores Públicos adscritos a la Dirección Corporativa Comercial y la Subdirección de Mexpost, involucrados con el Servicio Mexpost.

Los titulares de las Unidades Administrativas involucradas serán responsables de su observancia y difusión entre el personal bajo su cargo, a fin de que se constituya como una herramienta de trabajo eficaz.





4. Marco Jurídico

A. Legislación Nacional

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley del Servicio Postal Mexicano.

3. Ley de Vías Generales de Comunicación.

4. Ley Federal del Trabajo.

5. Ley Aduanera y su Reglamento.

6. Ley General de Responsabilidades Administrativas y su Reglamento.

7. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

8. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento.

9. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

10. Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

11. Reglamento de Ejecución del Convenio Postal Universal.

12. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano.

13. Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior.

14. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.

15. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación.

16. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano.

17. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano.

18. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.

B. Legislación Internacional

Tratados Internacionales:

1. Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos.

2. Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.

3. Convención Americana sobre Derechos Humanos.

4. Protocolo Adicional a la Convención Americana en materia de Derechos Económicos, Sociales y Culturales (Protocolo de san Salvador).

5. Actas firmadas y Decisiones del 25º. Congreso Doha 2012.

6. Reglamento de Ejecución del Convenio Postal Universal.

7. Y demás disposiciones aplicables en la materia.





5. Glosario

Administración de Correos

Administración Postal (propias, arrendadas o comodato) que proporciona servicios individuales de Correos.

Centro Operativo Mexpost (COM)

Centro de operación de envíos del servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost corporativo.

Caso Fortuito o de Fuerza Mayor

Acontecimiento fuera del dominio de la voluntad de las partes que no se puede prever o evitar.

Declaración de Aduana

Formato del trámite aduanal donde se declara el contenido de los envíos que se van a exportar.

Embalaje Caja o cubierta con que se resguardan los objetos que han de transportarse en el Servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost.

EMS Siglas en inglés (Express Mail Service) del Servicio de Mensajería de los operadores oficiales de Correos de la Unión Postal Universal.

Flejado Acción y efecto de envolver y asegurar con una tira de chapa de hierro o plástico con sello de plomo los envíos.

Guía de Depósito Formato que acompaña al envío y que permite comprobar la entrega a su destinatario de la pieza.

Mensajería y Paquetería

Servicio que consiste en recolectar, transportar y entregar documentos y mercancías.

Ocurre Modalidad de entrega de envíos (previa identificación) en ventanilla de las oficinas del Servicio Postal Mexicano.

Peso Volumétrico Resultado de la aplicación de la fórmula autorizada por la IATA.

Recolector Personal que realiza el servicio de recolección de puerta a puerta de los envíos.

Revisión Aduanal Proceso que realiza la Aduana de la S.H.C.P. en los envíos con origen y/o destino internacional.

Derechos Humanos Son aquellos en los que se reconoce el origen, el valor del ser humano y su dignidad y pueden ser generalizados de la manera siguiente:

El Derecho a la Integridad Personal, mediante el cual el Servicio Postal Mexicano deberá comprometerse en el ámbito de su competencia, que a toda persona se le respete su integridad física, psíquica y moral.

Así como la obligación de respetar los derechos y libertades reconocidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y en los Tratados Internacionales en los que México sea parte y a garantizar su libre y pleno ejercicio a toda persona con quien tenga alguna relación, sin discriminación alguna por motivo de raza, color, sexo, idioma, religión, opiniones políticas o de cualquier otra condición social.

Principio de Derechos Humanos

Es aquel que promueve, orienta y da seguimiento a las políticas públicas, relacionadas con la Reforma de Derechos Humanos, que se incorporan en las dependencias, entidades y órganos de la administración pública federal en diversos programas.





Principio de Pro Persona

Es un criterio de interpretación de derechos humanos que establece la protección más amplia a favor de la persona, ya que ante la existencia de distintas posibilidades al aplicar una norma o una interpretación normativa, obliga a elegir aquella que contenga mayor protección a la persona.

En ese sentido, frente a la existencia de diversas fuentes normativas de derechos humanos, si existiera alguna incompatibilidad entre la protección o alcance de un derecho en diferentes normas aplicables a un mismo caso, la autoridad está obligada a elegir aquella que represente una mayor protección para la persona o en su caso la que contenga una menor restricción.

Reforma Constitucional

Es aquella modificación Constitucional relevante en materia de Derechos Humanos en el que la protección de los derechos de las personas debe ser el eje rector de toda la actuación estatal en nuestro país.

Lo anterior, implica que el Organismo tiene como obligaciones fundamentales para sus estricto cumplimiento: exigir, supervisar, promover, respetar, proteger, y garantizar la aplicación de los Derechos Humanos, conforme a lo previsto en Nuestra Carta Magna; dichas obligaciones son distintas y complementarias y de ninguna manera bastará cumplir con una sola de ellas.

Ahora bien, las obligaciones descritas están vinculadas con acciones para prevenir violaciones a Derechos Humanos y son compromisos cotidianos de todos los servidores públicos que intervienen en los procesos del presente Manual, por ello cualquier actuación deberá enfocarse en tener una perspectiva en dicha materia.

Por lo tanto, dicha Reforma Constitucional tiene importantes repercusiones en el quehacer de las autoridades, incluyendo, por supuesto a la Administración Pública Federal, ya que en el Artículo 1° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos se establecen nuevas obligaciones en materia de Derechos Humanos y principios para su aplicación, que son ineludibles para todas las autoridades en el ámbito de su competencia.





6. Políticas Generales

1. La Subdirección de Desarrollo Comercial en coordinación con la Subdirección de Mexpost es responsable de revisar periódicamente este manual, para en los casos en que requiera ser modificado por la adición o adecuación de actividades, funciones o nuevas disposiciones; misma que debe solicitar la intervención del área facultada, a fin de reglamentar los cambios y mantener actualizado el presente manual.

2. Cuando existan dudas en la interpretación del procedimiento establecido en este manual, la Subdirección de Desarrollo Comercial y la Subdirección de Mexpost son responsables de aclarar las mismas.

3. La Gerencia de Organización está facultada para normar el contenido, registro y publicación del presente manual, de conformidad con los Lineamientos para la Elaboración y Control de Documentos Normativos.

4. Las Administraciones de Correos a nivel nacional y demás Áreas involucradas en el servicio de Depósito de Mensajería y Paquetería Mexpost, deben aplicar las normas y políticas señaladas en el presente manual.

5. Los casos no contemplados en el presente manual serán atendidos y resueltos por la Dirección Corporativa Comercial, y en su ausencia por la Subdirección de Desarrollo Comercial en coordinación con la Subdirección de Mexpost.

6. De acuerdo con los lineamientos de la Unión Postal Universal (UPU), Asociación Internacional de Transportadores Aéreos (IATA), Ley de Vías Generales de Comunicación, Ley del Servicio Postal Mexicano y otras leyes aplicables, queda prohibido que el cliente individual y corporativo envíe los artículos siguientes:

Animales.

Antigüedades.

Artículos de cristal, cerámica, y frágiles en general.

Artículos de procedencia extranjera, que no acrediten su legal estancia en el País.

Bebidas embriagantes.

Corrosivos, ácidos y en general todos aquellos que deterioren, dañen o destruyan cualquier tipo de material.

Drogas, enervantes y estupefacientes.

Explosivos, detonantes y armas de fuego.

Gases comprimidos inflamables o no inflamables.

Líquidos de toda índole.

Los que contengan billetes o anuncios de lotería extranjera y en general de juegos prohibidos como texto principal.

Los que sean ofensivos o denigrantes a la Nación.

Materiales magnéticos y radioactivos.

Materiales que por su texto, forma, mecanismo o aplicación sean contrarios a la ley, la moral y buenas costumbres.

Objetos de fácil descomposición.

Óxidos y peróxido orgánico.

Plantas.





Portafolios y maletas con sistemas de alarma.

Sólidos y líquidos inflamables.

Sustancias radiactivas.

Sustancias venenosas e infecciosas.

Todo tipo de grasas, aceites y lubricantes.

Valores de cualquier tipo: papel moneda, moneda metálica, joyas, metales preciosos, títulos y documentos negociables.

Cualquier otro material que ponga en peligro la integridad física de las instalaciones, de terceros y/o transportes.

7. Se les exhorta a ejercer este Protocolo como servidora o servidor público, en virtud que el contacto con la Sociedad crea una imagen y opinión sobre el Gobierno, SEPOMEX y sobre ti mismo, sin importar el medio utilizado (teléfono, correo electrónico, “cara a cara”).

Sonríe, saluda y recibe con amabilidad al cliente: bienvenido a Correos de México, buenos días (tardes o noche), lo atiende (tú nombre).

Recuerda la primera impresión es importante, usa un tono de voz cordial.

Muéstrale tu atención en todo momento. ¿En qué le podemos servir?

Trata a los clientes con delicadeza sin importar la actitud negativa o predispuesta que traiga y asesóralo en todo lo que necesite.

Ofrécele soluciones al cliente, si tienes dudas sobre algún producto o servicio, indícale, me permite un momento por favor, voy a consultar.

Un Buen Servicio, siempre hace regresar a los Clientes, despídete amablemente ¿Algo más en lo que pueda servirle? e invítalo a regresar.

8. El personal responsable de las Administraciones de Correos atenderá a la persona física o moral que solicite el servicio de Depósito de Mensajería y Paquetería Mexpost, en forma amable y cordial, aplicando permanentemente el Código de Ética y el Código de Conducta establecido y que se encuentran disponibles para su consulta en la página web de SEPOMEX.

6.1. Para Depósitos Individuales

1. El empleado de ventanilla deberá proporcionar al público usuario información referente al servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost, así como de los servicios adicionales que lo integran.

2. Para el servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost Nacional, se recibirán envíos hasta 25 kilos peso real y 40 kilos en peso volumétrico.

3. Para el servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost Internacional, se recibirán envíos hasta 20 kilos peso real y 30 kilos peso volumétrico.

4. Para determinar el peso volumétrico se debe utilizar la siguiente fórmula:

LARGO (cm) X ANCHO (cm) X ALTO (cm) = kg.

6,000

Las medidas de largo + ancho + alto no deben sumar más de 2 metros y ninguna podrá sobrepasar

individualmente los 1.05 metros (un metro con cinco centímetros).

5. Se tomará como base el peso de los envíos que resulte más alto entre el bruto (kilogramo) y el volumétrico, las fracciones en gramos se redondearán al kilogramo superior inmediato.





6. Para el cobro de peso volumétrico excedente al peso real, se hará un cargo adicional de acuerdo a lo establecido en la Tarifa Postal vigente.

7. Será responsabilidad del empleado postal de ventanilla la aplicación correcta de las tarifas autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

8. Cualquier modificación en la tarifa postal vigente autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, deberá ser difundida por la Dirección Corporativa Comercial.

9. Cualquier modificación en las disposiciones fiscales, deberá ser difundida por la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas.

10. La Tarifa Internacional está determinada en Dólares americanos (USD), y se cobrará al tipo de cambio vigente al día del depósito, por lo que el empleado de ventanilla debe identificar dicha divisa en el sistema SIO Corporativo o comunicarse a la Gerencia de Tesorería para obtener la información correspondiente.

11. Es responsabilidad del empleado postal de ventanilla solicitar el material suficiente para la operación del servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost; debiendo elaborar previamente su solicitud al Jefe de Oficina Postal, el cual consiste en el suministro de bolsas de plástico de acuerdo con el tamaño del sobre, y Guías de Depósito.

12. Los empleados de ventanilla únicamente podrán cancelar las Guías de Depósito, estampando en éstas, la palabra “CANCELADA” en sus cinco tantos y las relacionará para su posterior envío a suministros Mexpost, por las siguientes causas:

a) Exista error en los datos del remitente o destinatario;

b) El contenido sea diferente al real;

c) Exista diferencia en el peso y medidas, y

d) Por mutilación en el momento de su impresión.

13. El servicio de Depósito de Mensajería y Paquetería Mexpost se debe brindar en días y horas hábiles1 de acuerdo a los horarios establecidos en las Administraciones de Correos, Módulos o Centros de Depósito Masivo que cuente con Ventanilla Mexpost.

14. Para el depósito de envío de medicamentos con destino internacional, el empleado postal de ventanilla debe solicitar al cliente copia de la receta médica, además llenar la forma CN23 y realizar el pago de los derechos de envío correspondientes.

15. Se podrán asegurar envíos nacionales cuyo contenido sea mercancía nueva, con el pago mínimo del 1% más I.V.A. sobre el valor declarado de los envíos, comprobable mediante una copia de la factura que avale dicho valor y cuyo límite será de hasta $50,000.00 (cincuenta mil pesos 00/100 m.n.).

16. La confección de sacas para la entrega a los circuitos o recolectores está determinada por el itinerario en que estos pasen por la materia postal y aquellos envíos que se reciban posteriormente serán despachados con fecha del día siguiente. El personal de ventanilla debe resguardar en un lugar seguro los envíos Mexpost que se recibieron posteriormente a la llegada del circuito postal.

En caso de extravío o deterioro de algún envío o paquete, “El Remitente” podrá hacer su reclamación a través del portal institucional o del formato JCO-002 disponible en las Oficinas Postales, dentro de los 20 días naturales siguientes al plazo de entrega.

6.2. Para Depósitos Corporativos

1. Para la prestación del servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost a clientes corporativos, éstos deben celebrar un contrato de prestación de servicios y depositar mensualmente más de 251 envíos.





2. Los contratos que se vayan a celebrar a nivel central y nacional, serán revisados legalmente por la Subdirección Jurídica, adscrita a la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal.

3. El contrato tendrá una vigencia variable de acuerdo con las necesidades del cliente y podrá ser renovado a su término.

4. En caso de que los contratos sean de renovación automática o vigencia indefinida, esto se debe especificar puntualmente en el instrumento legal.

5. La Unidad Jurídica de cada Entidad Federativa debe tener bajo su resguardo el contrato original celebrado y la Unidad Comercial debe mantener en su poder una copia simple del contrato.

6. Únicamente se suscribirán contratos con los Representantes Legales de las Dependencias o Empresas privadas o de Gobierno, bajo la supervisión, análisis y asesoramiento de la Unidad Jurídica respectiva de cada Entidad Federativa.

7. Por parte del Servicio Postal Mexicano, el representante legal será el funcionario que cuente con el poder notarial respectivo.

8. Todos los contratos deben estar firmados y sellados con la leyenda REVISÓ LEGALMENTE, por el funcionario autorizado por la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal.

9. La Unidad Comercial Estatal a través de la Subdirección de Desarrollo Comercial, destinará a cada cliente un número de contrato, subcuenta y número de cliente SIO, que lo identificará como cliente corporativo.

10. La Subdirección de Ventas y Subdirección de Clientes Corporativos a nivel central y las Gerencias Estatales a nivel regional, tramitarán y solicitarán a la Subdirección de Desarrollo Comercial las altas de las subcuentas que se requieran para la prestación del servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost una vez formalizado el contrato, a fin de generar dicha subcuenta, así como usuario y contraseña para el uso del aplicativo que le permita generar guías en formato PDF e imprimirlas en hoja tipo bond.

Lo anterior a través del “Formato Único de Registro de Usuarios Guía Mexpost” (Anexo 8.1).

11. En caso de que las subcuentas utilizadas para la prestación del servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost se den de baja, por término de la vigencia del contrato o por terminación anticipada del mismo, la Subdirección de Ventas y Subdirección de Clientes Corporativos a nivel central y las Gerencias Estatales a nivel regional deben informar la baja a la Subdirección de Desarrollo Comercial, para desactivar y bloquear dicha subcuenta, así como inhabilitar el usuario y contraseña para el uso del aplicativo que permita generar guías en formato PDF e imprimirlas en hoja tipo bond.

Lo anterior a través del “Formato Único de Registro de Usuarios Guía Mexpost” (Anexo 8.1).

12. La tarifa postal vigente que se aplicará será de acuerdo con el origen y destino de las piezas, así como por el volumen de envíos depositados en el mes que se encuentre vigente al momento del depósito.

13. En caso de presentarse una actualización tarifaria, se deberá notificar por escrito al cliente corporativo, así como realizar el convenio modificatorio que corresponda.

14. Los envíos en medida, peso y volumen se aceptarán dentro de los contemplados en la tarifa postal vigente y conforme a la normatividad aplicable.

15. Cuando se contrate un servicio adicional, debe asentarse en el instrumento jurídico de origen o mediante convenio modificatorio.

16. En caso de que se requiera un servicio adicional que no esté estipulado en el contrato, el cliente corporativo debe solicitarlo mediante oficio dirigido al titular de la Dirección Corporativa Comercial, con el compromiso de cubrir el costo de dicho servicio, así como realizar el convenio modificatorio correspondiente.





17. El Servicio Postal Mexicano proporcionará al cliente corporativo el material necesario para la

preparación de los envíos, el cual consiste en el suministro de bolsas de plástico de acuerdo con el tamaño del sobre, para el sellado de los envíos. Así como una liga para descargar el aplicativo que le permita generar guías en formato PDF para imprimir en hoja tipo bond y colocar en el envío.

18. Al concluir la vigencia del contrato, o en caso de terminación anticipada, el cliente corporativo a través del ejecutivo de cuenta, debe entregar al Servicio Postal Mexicano el material de preparación que no haya sido utilizado al área de Suministros Mexpost. Tratándose de Guías de Depósito éstas deben devolverse con una relación en la que se indique el total en orden progresivo, de lo contrario el cliente será responsable del pago del monto que se genere por el uso de las Guías de Depósito que no sean devueltas oportunamente, así como de los suministros proporcionados en su momento.

19. Cuando el cliente requiera hacer uso del servicio en una Entidad Federativa distinta a donde se celebró el contrato, deberá realizar un convenio modificatorio al contrato principal donde relacione en detalle las ciudades, así como las personas físicas o morales autorizadas para realizar depósitos con cargo al mismo contrato. Asimismo, se debe indicar si la misma unidad brindará el material para el depósito o bien, si las oficinas en cada entidad proporcionarán el material.

20. Cuando el cliente corporativo requiera hacer depósitos sin utilizar su número de cliente, podrá realizar el depósito de sus envíos en la modalidad de servicio individual, y debe cubrir la tarifa individual vigente de los mismos, así como realizar el pago de contado.

21. Para el caso de los clientes corporativos centrales o clientes corporativos nacionales con facturación y/o cobro central, la Subdirección de Ventas y Subdirección de Clientes Corporativos deben proporcionar al área de facturación y de operación que corresponda, copia simple de los contratos celebrados, así como del número de contrato asignado a cada cliente para los trámites correspondientes. En casos en los que exista alguna regla específica para su tratamiento debe ser notificada a todos los involucrados en el servicio.

22. La Unidad Comercial Estatal debe proporcionar al área de facturación y de operación que corresponda, copia simple de los contratos celebrados, así como el número de contrato asignado a cada cliente para los trámites correspondientes. En casos en los que exista alguna regla específica para su tratamiento debe ser notificada a todos los involucrados en el servicio.

23. Para el caso de los clientes corporativos centrales o clientes corporativos nacionales con facturación y/o cobro central, la Subdirección de Ventas y Subdirección de Clientes Corporativos deben llevar el control de los expedientes de los clientes, mismos que habrán de coincidir con los datos que contenga el Sistema SIO Corporativo de cómputo. Asimismo, informarán oportunamente a su correspondiente Unidad de Recursos Financieros y Unidad de Procesos Operativos Estatales, las suspensiones, reanudaciones y/o cancelaciones para su debida difusión a todo el País.

24. Cada Unidad Comercial Estatal debe llevar un control de los expedientes de los clientes, mismos que deben coincidir con los datos que contenga el Sistema SIO Corporativo de cómputo. Asimismo, informar oportunamente a su correspondiente Unidad de Recursos Financieros y a la Dirección de Operación Regional, las suspensiones, reanudaciones y/o cancelaciones, para su debida difusión a todo el País.

25. Se podrán asegurar envíos nacionales cuyo contenido sea mercancía nueva, con el pago mínimo del 1% más I.V.A. sobre el valor declarado de los envíos, comprobable mediante una copia de la factura que avale dicho valor y cuyo límite será de hasta $50,000.00 (cincuenta mil pesos 00/100 m.n.).

26. Para los casos no previstos o especiales No descritos en el presente Manual, sólo podrán ser autorizados por el titular de la Dirección Corporativa Comercial y/o en su ausencia por la Subdirección de Clientes Corporativos a nivel central y nacional.





7. Normas y Políticas Comerciales

7.1. Llenado de Guías de Depósito

7.1.1. Depósitos Individuales

1. Es responsabilidad del personal del área de suministros Mexpost dotar a las ventanillas que prestan el servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost, previa validación y autorización del Enlace Estatal, así como la Unidad de Informática de cada Entidad debe instalar el Sistema de Llenado de Guías de Depósito, siempre y cuando cuente con el equipo de cómputo idóneo para la utilización del programa.

2. Los empleados de ventanilla deben respetar invariablemente el número consecutivo de las Guías de Depósito y/o formas continuas para facturación y cobranza que les fueron asignadas.

3. El personal de ventanilla a través del Sistema de Captura de Guías introducirá los datos siguientes:

Fecha del Depósito, Nombre de la Ventanilla de Depósito.

Datos del Remitente: o Nombre completo o Domicilio (Calle, Número, Colonia, C.P., Ciudad o Municipio y Estado) o Número Telefónico.

Datos del Destinatario: o Nombre completo o Domicilio (Calle, Número, Colonia, C.P., Ciudad o Municipio, Estado o País) o Número Telefónico.

Peso del envío en Kg., peso volumétrico del paquete.

Servicios Adicionales solicitados (Acuse de Recibo, Seguro Postal y Fleje).

4. Las ventanillas de las Administraciones de Correos que no cuenten con Sistema de Captura de Guías, la Guía se debe elaborar en forma manual con los datos que la misma indica y para determinar el importe, consultar la Tarifa de Mexpost vigente.

5. Cuando el personal cancele alguna Guía de Depósito, ésta deberá ser devuelta en todos sus tantos al área de suministros Mexpost de cada Entidad, para el trámite correspondiente.

6. Una vez impresa la Guía de Depósito, el personal de ventanilla debe entregar al cliente copia de la misma.

7. El empleado postal de ventanilla brindará al cliente, la información necesaria sobre las características del servicio, como son:

Tipo de Servicio:

o Mensajería y Paquetería Mexpost

Cobertura o Nacional o Internacional

Tipo de Entrega dentro del ámbito Nacional:

o Entrega a domicilio: el envío es entregado en el domicilio del destinatario anotado en la Guía de Depósito.

o Ocurre-Oficina: el empleado de ventanilla informa al cliente que deberá dar aviso al destinatario para que acuda a la Administración de Correos indicada en la guía a recoger su envío y anota en la guía de depósito la leyenda “SERVICIO OCURRE”, así como el domicilio de la oficina de destino.





o Lista de Correos: el empleado informa al cliente que deberá dar aviso al destinatario para que revise el listado que emite la Oficina Postal más cercana a su domicilio y anota en la Guía de Depósito el nombre del destinatario, la leyenda “LISTA DE CORREOS” así como el domicilio de la oficina de destino.

o Apartado Postal: el empleado informa al cliente que deberá dar aviso al destinatario para que acuda a la Oficina Postal de destino donde se ubica su envío y anota en la Guía de Depósito el nombre del destinatario, número de APARTADO POSTAL y el C.P. y la Ciudad o Población.

Servicios Adicionales:

o Acuse de Recibo (Exclusivo para envíos Nacionales)

o Seguro de Postal (Exclusivo para envíos Nacionales)

Forma de Encaminamiento

o Terrestre

o Aéreo

7.1.2. Depósitos Corporativos “Generación de Guías Bond”

1. Una vez que el cliente corporativo tenga instalado el aplicativo que le permita generar guías en formato PDF para imprimir en hoja tipo bond y cuente con usuario y contraseña para acceder al mismo, deberá capturar la información correspondiente a todos los envíos que realizará en un depósito (remesa) indicando la siguiente información por pieza:

a. Ingresar datos completos del destinatario:

Calle;

Número;

Colonia;

Alcaldía o Municipio;

Código Postal;

b. Peso del Envío;

c. Servicio Adicional (en caso de tenerlo contratado);

d. Código Postal de Origen.;

e. Cerrar la Remesa.

2. Una vez concluida la captura de información de la remesa, debe realizar la solicitud de recolección a

la cuenta de correo electrónico: [email protected], para coordinar la

misma.

3. Una vez realizada la recolección del envío y que éste arribe al área operativa, se debe registrar el número de remesa en Mesa de Control para cotejar el envío físico con lo registrado en el sistema. Si la información es correcta, el sistema genera un formato de recibo que avala la recepción de la remesa para proceder a su despacho.

4. El despacho del envío se ingresa al sistema Track & Trace para el seguimiento de la entrega del envío.

mailto:[email protected]





7.2. Recepción de Envíos


1. El empleado postal de ventanilla debe verificar que Mexpost cuente con la cobertura de destino del envío del cliente.

2. El empleado postal de ventanilla debe revisar la paquetería para verificar que no contenga artículos prohibidos, en caso de que el cliente presente los paquetes cerrados, se le deberá solicitar que los abra para su revisión.

3. Los paquetes deben ser debidamente embalados.

4. Para envíos internacionales, en caso de contar con Aduana, el personal de ventanilla, indica al cliente tramitar su Boleta Aduanal mediante el pago de impuestos. La Aduana es responsable de recibir el pago de los impuestos, estampar su sello en el empaque del paquete debidamente cerrado, para autorizar la aceptación y el libre tránsito del envío por la red postal.

5. El empleado postal de ventanilla Mexpost debe proporcionar al cliente para que llene las siguientes formas de acuerdo con:

Pequeños Paquetes CN 22

Paquetes CP 71 Y CN 23

En el caso de que el sello aduanal indique EXCENTO, el cliente solo requisita las formas CN22 o CP71 Y CN23 según sea el caso.

6. En Los envíos con servicio de Acuse de Recibo, el empleado postal de ventanilla debe colocar la etiqueta anaranjada o leyenda, en el tanto de la guía de acuse de recibo.

7.2.2. Depósitos Corporativos

1. La recepción en Ventanilla únicamente se realizará previa autorización de la Unidad Comercial Estatal y los envíos se depositarán debidamente embalados, flejados y con la Guía de Depósito debidamente llenada.

2. El empleado postal de ventanilla recibirá envíos depositados por los clientes corporativos con contrato, siempre y cuando la Unidad Comercial Estatal avise con oportunidad al área operativa de los clientes autorizados para ello.

3. Cuando la recepción de los envíos se realice en ventanilla, se les debe dar un tratamiento diferenciado, a efecto de que sea considerada en el área de Operación su captura en Mesa Control, para su respectiva facturación.

4. El tratamiento diferenciado al que se refiere el párrafo anterior será el que determine el área Operativa en cada Entidad.

5. De realizarse el depósito mediante el servicio de Recolección, los envíos se registrarán en Mesa de Control para su correspondiente facturación.

6. El área de Operación de cada Entidad Federativa debe realizar una inspección aleatoria para verificar que los datos contenidos en la Guía de Depósito sean los correctos.

4. Queda prohibido al cliente el depósito de los artículos que se indican en el Manual de Políticas y Lineamientos de Seguridad Institucional vigente.





7.2.3. Depósitos con Guía Prepagada

1. En cualquier Oficina Postal que cuente con una Ventanilla Mexpost, el empleado postal de ventanilla recibirá envíos depositados con Guía de Depósito Prepagada, debidamente pre llenada, validando que las guías utilizadas por el cliente se encuentren vigentes.

2. El empleado postal de Ventanilla debe revisar que los envíos no rebasen el peso amparado en la Guía de Depósito Prepagada. En caso de que el envío rebase el peso impreso en la guía se rechazará.

3. Cuando la recepción de los envíos se realice en Ventanilla, se les debe dar un tratamiento diferenciado, a efecto de que no sea considerada en el área de Operación su captura para facturación, toda vez que ya fue pagado.

4. Única y exclusivamente en el caso de aumento de tarifa, se podrán cambiar las Guías Prepagadas no utilizadas por nuevas guías, respetando el rango y peso de compra original y el importe de la nueva Guía Prepagada deberá estar impreso de acuerdo con la tarifa postal vigente. El empleado de ventanilla deberá solicitar al cliente el pago de las diferencias que surjan de este cambio y CANCELAR las Guías Prepagadas no utilizadas por el cliente para darles el trámite correspondiente.

5. Para el caso anterior, el empleado de ventanilla debe reportar diariamente las diferencias cobradas por el cambio de las Guías Prepagadas y anexar relación de las guías canceladas, así como el número de Guía con la cual se llevó a cabo el cambio y el importe.

7.3. Facturación


1. El empleado postal de Ventanilla debe registrar los servicios solicitados por el cliente para determinar el costo total del envío.

2. A petición del cliente, se le entregará el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) o Nota de Venta por el número de envíos realizados. El CFDI deberá contener el destino e importe de cada uno de los envíos realizados por el cliente o el rango de guías, previa presentación del R.F.C.

3. El cobro del I.V.A. será de acuerdo con el destino del envío, 16% para envíos nacionales y 4% para envíos internacionales.

4. El pago por la prestación del servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost podrá realizarse en efectivo, mediante cheque certificado, de caja o transferencia bancaria a nombre del Servicio Postal Mexicano.

5. El personal encargado de llevar el control contable de los ingresos por los servicios proporcionados a través de ventanilla Mexpost, deberá verificar los pagos recibidos y la documentación entregada por el empleado postal de ventanilla para integrar en la cuenta comprobada.





7.3.2. Depósitos Corporativos

1. La facturación y cobranza de los envíos depositados debe sujetarse a lo establecido en el contrato para la prestación del Servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost a nivel nacional, celebrado entre la Institución Pública o Privada y el Servicio Postal Mexicano, en apego a lo establecido en el Manual de Procedimientos de Facturación y Cobranza para la facturación de Servicios de Mensajería y Paquetería Mexpost.

2. La totalidad de los envíos recibidos del servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost en los Centros Operativos Mexpost (COM) a nivel nacional, deberán ingresarse al sistema de Mesa de Control registrando mínimo los siguientes datos: subcuenta, número de contrato, numero de guía, fecha de depósito, origen, destino, peso e importe sin IVA.

3. La facturación mensual se entregará al cliente del Sector Público o Privado acompañada de una relación de los depósitos realizados durante el mes inmediato anterior, en la que se muestra el importe total de los envíos, si así quedo formalizado en el contrato.

4. Cuando por circunstancias operativas o de corte mensual no se incluya algún depósito en la facturación que corresponda, éste se considerará en la siguiente facturación.

5. El pago por la prestación del servicio de Mensajería y Paquetería Mexpost con el sector público y privado podrá realizarse a través del Sistema Integral de Administración Financiera Federal (SIAFF), de la Tesorería de la Federación (TESOFE), cheque certificado, de caja o transferencia bancaria a nombre del Servicio Postal Mexicano.

6. El extravío o deterioro de algún envío no podrá considerarse como excusa por parte del cliente para no pagar la (s) factura (s). En este caso, cuando sea imputable al Organismo, el cliente podrá realizar su reclamación por escrito dentro de los veinte días naturales siguientes al plazo de entrega estipulado en el contrato.

7. En caso de cancelación por alguna de las partes, no se absolverá al cliente de pagar los adeudos pendientes a la fecha de terminación del contrato.





8. Anexos

8.1. Formato Único de Registro de Usuarios Guía Bond (MEXPOST)

* Contrato (Subcuenta)

Tels. & Ext/Directo/Móvil

Núm. * Nombre(s) * Apellido Paterno Apellido Materno * Servicios * Instrucciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1 1

1 2

* Ejecutivo de Cuenta

REGISTRO DE USUARIOS

DATOS DEL CLIENTE

* Núm. Cliente (SIO)

Razón Social

SERVICIOS CONTRATADOS

FORMATO ÚNICO DE REGISTRO DE USUARIOS GUÍA BOND (MEXPOST)





Instructivo del Formato Único de Registro de Usuarios Guía Bond (MEXPOST)

Instrucciones:

Todos los campos con * son obligatorios.

Apoyarse en los comentarios de cada celda.

Usar la lista desplegable de la celda para seleccionar servicios.

Indicar al menos un valor para servicios.

El usuario y la contraseña son definidos por sistemas.

No modificar las áreas en color.

El cliente solo llena nombre(s) y apellidos.

CAMPO CONTENIDO

Núm. Cliente (SIO)

Anote el Número del cliente que asignó SIO CORPORATIVO al momento de dar de alta el cliente (Dato interno). Ejemplo: 09000598. En caso de no contar con el deberá consultarlo con su ejecutivo de cuenta. En su defecto es un dato proporcionado por ejecutivo de cuenta (dato interno).

Contrato (Subcuenta)

Anote el Contrato o subcuenta asociada al cliente. Tiene la forma: XXX090001 (Donde: "XXX"=Siglas del cliente/"09"=Clave de la entidad/"0001"=Consecutivo).

Razón Social Indique la Razón Social tal y como aparece en el RFC del cliente y como se registró en SIO CORPORATIVO. Sirve para cotejar los datos con del cliente.

Ejecutivo de Cuenta

Anote Nombre del ejecutivo de cuenta (SEPOMEX) que atiende al cliente.

Tels. & Ext/Directo/Móvil

Anote Teléfonos del contacto de oficina y extensión/Teléfono directo/Red/Móvil.

Nombre(s) Anote Nombre de la persona o usuario a registrar.

Apellido Paterno Anote Apellido paterno de la persona y/o usuario a registrar.

Apellido Materno Anote Apellido materno de la persona y/o usuario a registrar.

Servicios Indicar el o los servicios a los que tiene derecho el cliente para Guía Mexpost.

Instrucciones Seleccionar la o las instrucciones a las que tiene derecho el cliente de Guía Mexpost.





8.2. Formato Único de Verificación Cliente Mexpost

No. de Cliente

SIORFC Nombre del Cliente Razón Social Subcuenta Calle

Número

Exterior

Número

InteriorColonia

Código

Postal*Tipo de Domicilio Teléfono Contacto Título Cargo Correo Electrónico

FORMATO ÚNICO DE VERIFICACIÓN CLIENTE MEXPOST





Instructivo del Formato Único de Verificación Cliente Mexpost

Instrucciones:

Todos los campos con * son obligatorios.

Apoyarse en los comentarios de cada celda.

Usar la lista desplegable de la celda para seleccionar tipo de domicilio y título.

No modificar las áreas en color.

CAMPO CONTENIDO

No. De Cliente SIO

Número del cliente que asignó SIO CORPORATIVO al momento de dar de alta el cliente (dato interno). En caso de no contar con el deberá consultarlo con su ejecutivo de cuenta.

RFC Debe incluir Homoclave. Capturarse sin espacios ni signos.

Nombre del cliente

Campo único para personal fisca con actividad empresarial.

Razón Social Razón Social, tal y como aparece en el RFC del cliente y como se registró en SIO CORPORATIVO. Sirve para cotejar los datos con del Cliente.

Subcuenta Contrato o subcuenta asociada al cliente. Tiene la forma: XXX090001 (Donde: "XXX"=Siglas del Cliente/"09"=Clave de la Entidad/"0001"=Consecutivo.

Calle Señalar el asentamiento (calle, avenida, calzada, etc.), del domicilio del cliente.

Número Exterior Número exterior del domicilio registrado por el cliente.

Número interior Número interior del domicilio registrado por el cliente.

Colonia Señalar la colonia en la que se encuentra el domicilio registrado por el cliente.

Código Postal Señalar el código postal correspondiente al domicilio registrado por el cliente.

Tipo de Domicilio Seleccionar de la lista desplegable.

Teléfono Incluir clave lada, es a 10 dígitos y sin espacios. Ejemplo: (55)5385-0717.

Contacto Señalar los datos de la(s) persona(s) que se dará(n) de alta con usuario y contraseña para la generación de Guías Bond (Mexpost).

Título Señalar el título que ostenta(n) la(s) persona(s) que generará(n) las Guías Bond (Mexpost) (C./Lic./Ing./C.P./etc.).

Cargo Señalar cargo que desempeña(n) la(s) persona(s) que generará(n) las Guías Bond (Mexpost).

Correo Electrónico

Señalar el correo electrónico de la(s) persona(s) que generará(n) las Guías Bond (Mexpost)





9. Vigencia

El Manual entrará en vigor al día siguiente de su aprobación, y con la entrada en vigor de las

presentes modificaciones.

Se deroga el “Manual de Políticas Comerciales para la Contratación del Servicio de

Mensajería y Paquetería Mexpost con el Sector Público”, quedando sin efecto cualquier

disposición, ordenamiento, lineamiento, política o procedimiento que contravengan a las

presentes.

dirección corporativa comercial subdirección de desarrollo ... · brindar a las administraciones...

Documents