CONSEJOS PARA EL CORRECTO MANTENIMIENTO DE OUTLOOK

Para evitar posibles errores de funcionamiento del gestor de correo electrónico no se debe dejar que el archivo de datos de Outlook llegue a alcanzar la capacidad máxima de almacenamiento que es 1.8 Gb. Para ello, a parte de llevar un pequeño control del archivo, podemos emplear la función de autoarchivado de correos antiguos.

Para saber cual es el tamaño de nuestro archivo de datos de Outlook basta con que vayamos a la carpeta de nombre “Outlook” que se encuentra en la partición D de nuestro PC dentro de una carpeta con nuestro nombre de usuario. El archivo tendrá el nombre del usuario. Dentro de esta carpeta podemos encontrar otro archivo con el formato “nombre_de_usuario_almacen” que será donde se vayan almacenando los correos antiguos.

Para habilitar la función de autoarchivado basta con acceder a la sección “Opciones” que encontraremos en el menú “Herramientas”

Una vez tengamos abierta la ventana de “Opciones” seleccionaremos la última pestaña “Otros” y dentro de ésta la opción “Autoarchivar”.

Nos encontraremos con una ventana como la siguiente en la que deberemos elegir las opciones del autoarchivado.

Deberemos seleccionar las opciones (marcando con un tic el checkbox que aparece a su izquierda):

“Ejecutar autoarchivar cada días” y escogeremos el número de días. 14 días es una buena opción pero podemos optar por cualquier otra dependiendo de cada caso particular.

“Eliminar elementos caducados (sólo carpetas de correo electrónico)

“Almacenar o eliminar elementos antiguos”

“Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas”. De esta forma podremos consultar de una forma fácil y sencilla los correos antiguos como si se tratara de una carpeta más de Outlook

En la opción “Eliminar elementos anteriores a” pondremos 12 meses, de esta forma contaremos con un histórico de un año en nuestro archivo de Outlook, quedando los correos anteriores archivados.

o Nota: la fecha a partir de la cual se almacenarán los correos puede variar de unos usuarios a otros dependiendo de la cantidad de información que estos manejen, pudiendo ser 6, 8, 10, … meses.

En la opción “Mover elementos antiguos a” deberemos hacer clic en el botón “Examinar” que se encuentra a la derecha y una vez que se haya abierto la ventana de navegación seleccionar el archivo de almacén que recordemos se encuentra dentro de la carpeta Outlook en la carpeta de cada usuario dentro de la partición D de nuestro PC.

Por último deberemos hacer clic en el botón “Aplicar esta configuración a todas las carpetas” para que la función de autoarchivado afecte a todos los correos almacenados en Outlook.

Una vez fijadas todas las opciones podemos hacer clic en “Aceptar” y la regla de autoguardado quedará activada. De esta manera todos los correos que sean más antiguos que el parámetro fijado pasarán a formar parte del almacén dejando espacio libre en nuestro archivo de datos.

¿QUÉ HACER EN CASO DE QUE EL TAMAÑO DEL ARCHIVO SEA CRITICO?

Como ya se ha dicho más arriba el tamaño máximo permitido para un archivo de datos de Outlook es 1.8 Gb con lo que puede que el programa empiece a dar problemas cuando el archivo se acerque peligrosamente a este tamaño.

Una buena medida para ahorrar espacio en nuestro archivo de datos de Outlook (además de utilizar la función de Autoarchivar) es guardar los elementos adjuntos de los correos en una carpeta aparte del disco duro y luego eliminarlos de Outlook.

Una buena forma de encontrar los correos que más están saturando nuestro buzón es realizar una búsqueda avanzada. Para iniciar la búsqueda, vamos al menú “Herramientas” “Buscar” y a continuación aparecerá la Barra de Búsqueda.

Hacemos clic en el botón “Opciones” a la derecha de la Barra de Búsqueda y seleccionamos la opción “Búsqueda avanzada …” Seleccionamos la segunda pestaña, “Opciones adicionales”, de la ventana que se ha abierto.

Ahora debemos seleccionar los criterios de búsqueda. Seleccionaremos la opción “mayor que” del combo “Tamaño (en kilobytes)” y en la casilla de su derecha escribiremos 1000. (De esta forma indicamos que busque todos los correos que ocupen más de 1 MB). Para que la búsqueda se realice en todo el archivo de datos de Outlook debemos hacer clic en el botón “Examinar” que encontraremos en la parte superior derecha.

Aparecerá una nueva ventana en la que deberemos seleccionar en que partes de nuestro archivo de Outlook queremos realizar la búsqueda. Debemos seleccionar nuestro archivo completo y seleccionar la opción “Buscar en subcarpetas” como se ve en la siguiente imagen.

Una vez seleccionada nuestra carpeta como lugar donde efectuar la búsqueda, podemos hacer clic en “Aceptar” y regresaremos a la pantalla anterior, para que comience la búsqueda basta con hacer clic en el botón “Buscar ahora”.

De inmediato aparecerá una nueva ventana con todos los correos que ocupen más de un mega, ahora podemos guardar, modificar o borrar estos correos para liberar algo de espacio.

Cuando hayamos finalizado la limpieza de correos pesados y obsoletos, debemos compactar el archivo de datos para que se apliquen los cambios realizados. Para ello iremos a la entrada “Opciones” del menú “Herramientas”. Seleccionaremos la segunda pestaña “Configuración de correo”

Seleccionaremos la opción “Archivos de datos …” En la nueva ventana seleccionaremos nuestro archivo personal de datos y elegiremos la opción “Configuración”

Para finalizar haremos clic en el botón “Compactar ahora” para que las eliminaciones realizadas en nuestro archivo de datos tengan efecto.