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7/24/2019 Diapositivaconceptosdegestion - Si

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Bienvenidos al curso virtual: Conceptos de Gestin De Proyectos en el Sector Pblico. Unidad N !

deno"inada: Conceptos b#sicos y la iniciacin de proyectos.


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$n esta unidad se abordar# los conceptos b#sicos de la %estin de proyectos& revisando el conte'to donde

son reali(ados& los interesados en el proyecto y las )abilidades del e*uipo del proyecto.

+dicional"ente& se revisar# la ,or"a de iniciar adecuada"ente un proyecto con el uso de docu"entos

*ue ase%uren su e'istencia y la dele%acin de ,acultades su,icientes en el Director del proyecto.


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$n el desarrollo del curso usare"os la "ayor parte de los procesos del Pro-ect ana%e"ent /nstitute

0P/1. $ste es un instituto "undial"ente reconocido por*ue per"ite identi,icar buenas pr#cticas para la

Direccin de proyectos& las cuales est#n co"piladas en la Gu2a de 3unda"entos de la Direccin de

Proyectos 0conocidas co"o PB45& por sus si%las en in%l6s1.


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89u6 es un proyecto

Se%n el P/ un proyecto es un es,uer(o te"poral *ue se lleva a cabo para crear un producto& servicio

o resultado nico

;e"poral si%ni,ica *ue cada proyecto tiene un co"ien(o y un ,inal en el tie"po.

Productos& servicios o resultados nicos si%ni,ica *ue un proyecto crea productos entre%ables 0bienes&

servicios o resultados1 nicos y sin%ulares.


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$l PB45 de,ine la Gestin o Direccin de proyectos co"o la aplicacin de conoci"ientos&

)abilidades& )erra"ientas y t6cnicas a las actividades de un proyecto

$n la pr#ctica& la %estin de proyectos& reali(ada adecuada"ente& aporta a las or%ani(aciones la

capacidad de poder i"ple"entar sus proyectos& *ue en la pr#ctica puede si%ni,icar pasar de la idea

)acia la realidad aplicando inte%ral"ente conoci"ientos& )abilidades& )erra"ientas y t6cnicas a trav6sdel ciclo de proyectos y dentro de una triple restriccin alcance


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Co"prender y aplicar los conoci"ientos& )abilidades& )erra"ientas y t6cnicas %eneral"ente reconocidas

co"o buenas pr#cticas no es su,iciente para *ue la Direccin de proyectos sea e,ectiva. +dicional"ente&

se re*uiere *ue el e*uipo del proyecto co"prenda y use los conoci"ientos y las )abilidades

correspondientes a las si%uientes co"petencias:

3unda"entos de la Direccin de Proyectos.< 9ue es el conoci"iento de la etodolo%2a de Proyectos delP/

Conoci"iento de las nor"as y re%ulaciones.< 9ue es el "arco le%al y re%ulatorio dentro del cual se

desenvolver# el proyecto

Co"prensin del entorno del proyecto.< Se re,iere al conoci"iento del entorno social


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$n este %r#,ico se puede apreciar los 77 procesos *ue el P/ )a co"pilado en la Gu2a de 3unda"entos

de la Gestin de Proyectos 0PB45 por sus si%las en in%l6s1. $n el curso se ver# c"o aplicar los

"is"os a las ,ases de los proyectos.


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>a Gestin de proyectos e'iste en un conte'to "#s a"plio *ue incluye la Direccin de pro%ra"as& la

Gestin del porta,olio y la 4,icina de %estin de proyectos.

Un pro%ra"a es un con-unto de proyectos relacionados& cuya direccin se lleva a cabo de "anera

coordinada para obtener bene,icios y control *ue no se obtendr2an si ,ueran diri%idos de ,or"aindividual.

Un porta,olio es un con-unto de pro%ra"as& proyectos y otros traba-os& *ue son a%rupados para ,acilitar

la %estin e,ectiva& a ,in de cu"plir con ob-etivos estrat6%icos.

Una o,icina de %estin de proyectos 0P41 es una unidad de la or%ani(acin para centrali(ar y

coordinar la Direccin de proyectos a su car%o.


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>os interesados en el proyecto son personas y or%ani(aciones *ue participan de ,or"a activa en el

proyecto o cuyos intereses pueden verse a,ectados co"o resultado de la e-ecucin del proyecto o de su

conclusin y& por tanto& pueden in,luir sobre los ob-etivos y resultados del proyecto.

>os interesados "#s co"unes son:

Director del proyecto. >a persona responsable de diri%ir el proyecto.Cliente?usuario. >a persona u or%ani(acin *ue utili(ar# el producto del proyecto. Puede )aber "ltiples

niveles de clientes. Por e-e"plo& dentro de los clientes para un nuevo ca"ino pueden encontrarse los

usuarios ,inales y las entidades *ue ser#n bene,iciados con el co"ercio.

4r%ani(acin e-ecutante. >a or%ani(acin sobre la cual descansa el ob-etivo del proyecto.

ie"bros del e*uipo del proyecto. $l %rupo or%ani(ado *ue reali(a el traba-o del proyecto.

$*uipo de Direccin del proyecto. >os "ie"bros del e*uipo del proyecto *ue participan directa"ente en

las actividades de Direccin del proyecto.

Patrocinador. >a persona o el %rupo *ue proporciona los recursos ,inancieros& "onetarios o de otro tipo&

para el proyecto.

/n,luyentes. Personas o %rupos *ue no est#n directa"ente relacionados con la ad*uisicin o el uso del

producto del proyecto& pero *ue& debido a su posicin& pueden e-ercer una in,luencia positiva o ne%ativa

sobre el curso del proyecto.

P4. Si e'iste en la or%ani(acin e-ecutante& la P4 puede ser un interesado si tiene responsabilidaddirecta o indirecta sobre el resultado del proyecto.


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>os interesados pueden ser positivos o ne%ativos.

>os positivos son a*uellos *ue sienten *ue recibir#n un bene,icio co"o consecuencia de llevar a cabo el

proyecto& en tanto *ue los ne%ativos sienten *ue sus intereses pueden verse a,ectados co"o resultado de

llevar a cabo el proyecto.

$n el caso de la construccin de un ca"ino& un interesado ne%ativo podr2a ser el propietario de los

terrenos por donde pasar# el ca"ino.

$l e*uipo de Direccin del proyecto debe identi,icar a los interesados& deter"inar sus re*uisitos y

e'pectativas y& en la "edida de lo posible& %estionar su in,luencia con relacin a los re*uisitos para

ase%urar un proyecto e'itoso.


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$l ciclo de vida del proyecto de,ine las ,ases *ue conectan el inicio de un proyecto con su ,in.

;2pica"ente un proyecto tiene cinco 0@A1 ,ases: /niciacin& plani,icacin& e-ecucin& control y cierre.

$stas ,ases ,luyen una despu6s de la otra con e'cepcin del control *ue va desde la pri"era )asta la

lti"a ,ase.


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>os procesos reali(ados en una ,ase tendr#n i"pacto sobre las si%uientes ,ases& de "odo *ue el proyecto

se convierte en un todo inte%ral donde e'iste interaccin e interdependencia entre los procesos *ue lo

con,or"an. De all2 *ue el P/ asi%ne especial i"portancia a la %estin de la inte%ridad del proyecto&

entendiendo co"o %estin de la inte%ridad al "ane-o de todo el proyecto en ,or"a secuencial ordenada.


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Por otro lado& el poder *ue tienen los interesados en el proyecto para in,luir en las caracter2sticas ,inales

de los entre%ables y en el costo ,inal del proyecto es "#s alto al co"ien(o y decrece %radual"ente a

"edida *ue avan(a el proyecto.

Una de las principales causas de este ,en"eno es *ue el costo de los ca"bios y de la correccin de

errores %eneral"ente au"enta a "edida *ue avan(a el proyecto.Ntese en el %r#,ico *ue los ca"bios pueden ser aceptados durante el proyecto& pero "ientras "#s se

acerca el ,inal del "is"o& es "#s caro aceptarlos y por tanto& se pre,iere slo aceptar ca"bios )asta el

"o"ento en *ue )aya de"asiada in,luencia de los interesados en el %r#,ico es el punto de interseccin

de las dos curvas.


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$l uso de los recursos est# ,uerte"ente relacionado con la ,ase del proyecto. >o "#s probable es *ue en

las pri"eras etapas& cuando se est# clari,icando los ob-etivos del proyecto y cuando se reali(a el

planea"iento& el uso de recurso es ba-o& en tanto *ue cuando el proyecto se pone en "arc)a& el uso de

recursos crece )asta alcan(ar un pico y lue%o dis"inuye paulatina"ente )asta el cierre.


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>os proyectos son iniciados co"o conceptos. Un concepto de proyecto para crear un nuevo producto o

i"ple"entar un nuevo servicio nor"al"ente incluye una visin "#s a"plia de lo *ue es el proyecto en s2.

>a te"poralidad del proyecto per"ite *ue la visin se concrete dentro de un pla(o "#s o "enos previsto

por el iniciador del proyecto. $l iniciador del proyecto "uc)as veces es una persona de "uy alto nivel y

casi nunca acta co"o patrocinador& sino *ue con ,recuencia dele%a en una persona de "#s ba-o nivel lalabor del patrocinio.


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$l iniciador ve a los proyectos co"o una ,or"a de or%ani(ar actividades *ue no pueden ser tratadas

dentro de los l2"ites operativos nor"ales. Por lo tanto& usa proyectos co"o un "edio para obtener

lo%ros estrat6%icos& tales co"o:

Una de"anda del "ercado 0por e-e"plo& la necesidad re%ional de atender el "anteni"iento de una

carretera a solicitud de los pueblos *ue la utili(an1.Una necesidad de la or%ani(acin 0por e-e"plo& la or%ani(acin autori(a un plan de capacitacin en

%estin de proyectos para ,ortalecer a los cuadros en esta co"petencia1

Una solicitud de un cliente 0por e-e"plo& una co"pa2a el6ctrica autori(a un proyecto para construir

una nueva subestacin para abastecer a un nuevo par*ue industrial1

Un avance tecnol%ico 0por e-e"plo& una or%ani(acin autori(a la creacin de un so,tare para reali(ar

,ir"as y autori(aciones electrnicas y *ue )a%an "#s r#pido el ,lu-o de la docu"entacin1.

Un re*uisito le%al 0por e-e"plo& una or%ani(acin prepara procedi"ientos para adaptarse a un nuevo

dispositivo le%al1.


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$l +cta de constitucin del proyecto es el docu"ento *ue autori(a ,or"al"ente un proyecto y con,iere al

Gerente del proyecto la autoridad para el uso de recursos de la or%ani(acin a las actividades del

proyecto.

Un patrocinador& e'terno a la or%ani(acin del proyecto& de alto nivel y con capacidad de in,luir en el

,inancia"iento del proyecto& e"ite el +cta de constitucin del proyecto. General"ente los proyectos sonconstituidos y autori(ados ,uera de la or%ani(acin del proyecto.


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Para crear el +cta de constitucin del proyecto se debe utili(ar:

$l contrato& nor"al"ente cuando se trata de proyectos desarrollados con terceros.

$l enunciado de traba-o del proyecto& *ue contiene el ob-etivo principal del proyecto y al%unos ele"entos

clave co"o los pla(os y los roles.

>os ,actores a"bientales de la e"presa& *ue se re,ieren a todos los recursos y #reas de la e"presa *ueparticipar#n del proyecto o *ue su,rir#n ca"bios debidos al "is"o.

>os activos de los procesos de la or%ani(acin& *ue son principal"ente los procesos y procedi"ientos

or%ani(ativos y la base de conoci"iento de la or%ani(acin.


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>as )erra"ientas y t6cnicas utili(adas:

6todos de seleccin del proyecto& *ue pueden estar en ,uncin de indicadores econ"ico


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Se obtiene el docu"ento deno"inado +cta de constitucin del proyecto o Pro-ect C)arter co"o se le

conoce en in%l6s.

$ste docu"ento es la autori(acin ,or"al para el inicio del proyecto y contiene in,or"acin acerca de:

4b-etivo

FolesFesponsabilidades

+sunciones

$ntre%ables

$n,o*ue

3ir"a de los aprobadores del proyecto.

De,ine *uien ser# el Gerente de proyecto.

$s posible *ue al%unos de sus enunciados& tales co"o los re,eridos a ries%os& lo%2stica y recursos

)u"anos re*uieran arc)ivos ane'os& pero esto no altera la naturale(a del docu"ento.


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+l desarrollar el enunciado preli"inar del alcance del proyecto ser# docu"entado las caracter2sticas y

los l2"ites del proyecto& sus productos y servicios relacionados y los "6todos de aceptacin.

uc)os proyectos ,allan por docu"entar pobre"ente esta parte y no de-ar clara"ente establecidos los

l2"ites del proyecto ni la pol2tica de aprobaciones.


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>as entradas de este proceso son:

+cta de constitucin del proyecto& *ue es el docu"ento *ue autori(a ,or"al"ente el proyecto.

$l enunciado de traba-o del proyecto& *ue contiene el ob-etivo principal del proyecto y al%unos ele"entos

clave co"o los pla(os y los roles.

>os ,actores a"bientales de la e"presa& *ue se re,ieren a todos los recursos y #reas de la e"presa *ueparticipar#n del proyecto o *ue su,rir#n ca"bios debidos al "is"o.

>os activos de los procesos de la or%ani(acin& *ue son principal"ente los procesos y procedi"ientos

or%ani(ativos y la base de conoci"iento de la or%ani(acin.


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>as )erra"ientas y t6cnicas por utili(ar para la creacin de este docu"ento son:

etodolo%2a de Direccin de proyectos& *ue puede estar en ,uncin del PB45 o cual*uier otra

adoptada directa"ente por la or%ani(acin.

Siste"a de /n,or"acin de la Gestin de Proyectos& *ue puede ser una )erra"ienta& un so,tare o

si"ple"ente un arc)ivo *ue es parte de la base de conoci"iento de la or%ani(acin y se utili(a para lade,inicin de proyectos.

Euicio de e'pertos& est# en ,uncin de la e'periencia del personal e-ecutivo o especialista de la e"presa&

interno o e'terno 0asesores& consultores& etc.1


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$l $nunciado preli"inar del alcance del proyecto es un docu"ento *ue de,ine del proyecto. $ste

docu"ento contiene :

!.4b-etivos del proyecto y del producto

.Fe*uisitos y caracter2sticas del producto o servicio

H.Criterios de aceptacin del producto7.>2"ites del proyecto

A.Fe*uisitos y productos entre%ables del proyecto

I.Festricciones del proyecto

J.+sunciones del proyecto

K.4r%ani(acin inicial del proyecto

L.Fies%os iniciales de,inidos

!@.=itos del crono%ra"a

!!.$D; inicial 0opcional1

!.$sti"acin de costos en orden de "a%nitud

!H.Fe*uisitos de aprobacin


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Muy bien =a ,inali(ado el estudio de la Unidad !. >e invita"os a continuar con el estudio del

Desarrollo ;e"#tico de esta Unidad en el +ula Oirtual.

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