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Autores: Lic. Luisa María Morell González (UNAH) Dr C. Lázaro J. Blanco Encinosa (UH)
Lic. Roberto Díaz Pérez (CGR)
DISEÑO DE SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA EN LAS ORGANIZACIONES
Línea de Investigación: Papel del auditor en la formación de una cultura de control y prevención
El auditor interno en la formación de una cultura de control y prevención.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA I TALLER INTERNACIONAL DE AUDITORÍA, SUPERVISIÓN Y CONTROL
Cuba, 2014
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Se funda en 1941 en Nueva York el Instituto Internacional de AI (IIA)
Hasta 1978 se define la Auditoría Interna como un Servicio a la Dirección
Se conceptualiza como un servicio a toda la organización (IIA, 1978)
Actividad concebida para “Agregar Valor" desde 1999
E. Política
Antecedentes y evolución conceptual de la auditoría interna en el ámbito internacional
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Antecedentes de la AI en Cuba
En el año 1997 se derogó la Res. 23/91 del extinto CEF y se promulga la 2/97 de la extinta ONA con las normas de auditoría, quedando en ellas incluida la auditoría interna.
En el año 2004, el extinto MAC emite la Res.100 donde presenta normas específicas para la auditoría interna y un nuevo concepto.
El extinto MAC modifica las normas de auditoría interna a través de la Res. 350 en el año 2007.
Situación Problémica
Falta de elementos indispensables y distintivos de la actividad, necesarios para tributar a agregar valor.
La gestión de la AI no se ha llevado a cabo de forma sistémica al no existir el nexo indispensable entre las variables que intervienen.
AUDITORÍA INTERNAAGREGANDO
VALOR
La ausencia de un sistema de gestión con un enfoque sistémico, holístico e integrador ha limitado el funcionamiento efectivo y eficiente de la AI.
ESTABLECIMIENTO DE UN NUEVO PARADIGMA
Inexistencia de herramientas que proporcionen los recursos metodológicos para la gestión de los procesos de creación de valor.
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Normas Cubanas de Auditoría (NCA) Resolución 340/12 de la CGRC, unifica el marco legal en una norma única
“Las NCA tienen como objetivo establecer conceptos, técnicas y herramientas para que sean utilizadas por el auditor en el proceso de las auditorías, que contribuyan a su calidad”
Normas Cubanas de Auditoría (NCA) Resolución 340/12 de la CGRC, unifica el marco legal en una norma única
“Las NCA tienen como objetivo establecer conceptos, técnicas y herramientas para que sean utilizadas por el auditor en el proceso de las auditorías, que contribuyan a su calidad”
Reglamento de la Ley 107 de la CGRC, establece el concepto de Auditoría Interna: Reafirma como una decisión estatal que la Auditoría Interna en Cuba:
“(…) funciona como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización”
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Problema de Investigación
¿Cómo lograr que el funcionamiento de la
actividad de auditoría interna agregue
valor a las organizaciones?
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Objeto de la investigación
La actividad de auditoría interna
Campo de acción
El funcionamiento de los procesos de la actividad de auditoría interna
Unidad de análisis
Los auditores internos y supervisores de la provincia Mayabeque
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Idea Hipotética
La gestión de la auditoría interna con un
enfoque sistémico, a partir de las relaciones
existentes entre los subsistemas, podrían
transformar su funcionamiento en una
actividad que agregue valor a las
organizaciones.
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Objetivo General
Diseñar un sistema de gestión que
propicie la transformación del
funcionamiento de la auditoría interna en
una actividad que agrega valor a las
organizaciones.
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Objetivos Específicos
Analizar los fundamentos teóricos, legales y metodológicos sobre la actividad de auditoría interna y su gestión.
Diagnosticar el estado actual de la actividad de auditoría interna en la provincia Mayabeque, como representación del país.
Proponer el sistema de gestión para la actividad de auditoría interna, considerando los datos fácticos, teóricos y tendenciales obtenidos en la investigación.
Validar el sistema de gestión diseñado para la actividad de auditoría interna.
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Análisis y síntesis
Lógico – Histórico
Análisis documental
Entrevistas
Encuestas
Dinámica Grupal
Sistémico estructural funcional
Inducción-deducción
Transito de lo abstracto a lo concreto
Holístico dialéctico
Métodos Estadísticos
Métodos Teóricos Métodos Empíricos
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El enfoque sistémico aplicado a la Auditoría Interna
5 Plan de acción y remediación
1 Elaboración del mapa de
riesgos 2
Plan anual de
auditoría
3Ejecución
de la auditoría
4 Detección
de observaciones
Auditoría interna
Macagno y Campo, 2009
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Conjunto integrado por los subsistemas funcionales
especializados: gestión y prevención de riesgos, planificación anual, proceso auditor y seguimientos que se encuentran interconectados e interdependientes, mediante una dinámica de interacción directa y recíproca de naturaleza circular y para su funcionamiento utilizan los subsistemas de apoyo:
organizativo, informativo, planeación, control y el legal-normativo.Actúan de forma coordinada, transformando el funcionamiento
de la auditoría interna en una actividad que agrega valor, mejora las operaciones y contribuye al cumplimiento de los objetivos.
SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA AUDITORÍA INTERNA (SGAI)
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1Gestión y
Prevención de Riesgos
2Planificación
Anual
3Proceso Auditor
4Seguimientos
Auditoría InternaAuditoría Interna
SISTEMA DE GESTIÓN CUBA
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0Sistema de gestión
para la auditoría interna
ContraloríaGeneral de la República de
Cuba
UCAIUAI
Órganos organismos
organizaciones entidades
ContraloríaGeneral de la República de
Cuba
UCAIUAI
Órganosorganismos
organizaciones entidades
Diagrama de contexto del sistema de gestión para la auditoría interna
Fuente: Elaboración propia
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Sistema de Auditoría Interna
SGAI
SUBSISTEMAS
El SGAI se encuentra situado al interior del sistema de auditoría interna, a su vez contiene en sí a otros subsistemas de menor alcance
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Subsistemas Especializados
Funcionales
•Gestión y Prevención de Riesgos
•Planificación Anual •Proceso Auditor•Seguimientos
SGAI Subsistemas deApoyo
Organizativo: incluye los procedimientosInformativo: documentos de trabajoPlaneación: plan anual para acciones de controlControl: indicadores generales. Legal-normativo: instrumentos legales y normativos.
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Relaciones Relaciones entre los entre los
componentescomponentes
Solidarias: el cambio en un componente significa necesariamente que le antecede, acompaña o sucede el cambio de otro u otros componentes y viceversa.
Causales: el cambio de un componente significa necesariamente que le antecede, acompaña o sucede el cambio en otro u otros componentes, pero no a la inversa. Específicas: el cambio en un componente pudiera provocar cambios en otros componentes, pero no necesariamente, y viceversa.
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1 Contribuir a la
eficacia del proceso Gestión y Prevención
de Riesgos
2 Organizar la
Planificación Anual de las Auditorías
Internas
Planes e Informes
3 Evaluar los controles según las fases del
Proceso Auditor
4 Generar la mejora
continua a través de los Seguimientos
Órganosorganismos
organizaciones entidades
CGRC
UCAIUAI
Expedientes
Órganosorganismos
organizaciones entidades
CGRC
UCAIUAI
Expedientes
Relaciones causalesRelaciones solidarias Relaciones específicas
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OBJETIVO DEL SGAI
Propiciar la transformación del funcionamiento de la auditoría interna en una actividad que agrega valor y por consiguiente, mejora las operaciones y contribuye al cumplimiento de los objetivos de las organizaciones.
Resultado de la integración de los elementos componentes del sistema y las relaciones que entre estos se establecen y
determinan su estructura.
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Contribuir a la eficacia del proceso colaborando en la organización y documentación eficaz. En la evaluación preliminar y al realizar las AI y seguimientos determinando su eficacia y permitiendo su retroalimentación y la mejora continua.
Organizar el proceso de elaboración, conciliación y aprobación del plan anual para asegurar que se consideren la totalidad de insumos que tributan a su eficacia y que el proceso de control de su cumplimiento y los ajustes o cambios sean adecuados.
Evaluar los controles con la calidad requerida para determinar si se encuentran operando de manera efectiva y eficiente, en consecuencia con las fases establecidas para el proceso auditor (planeación, ejecución, informe y seguimiento), en cumplimiento de las NCA.
Generar un proceso de mejora continua a través de los seguimientos al comprobar la situación que presentan las medidas adoptadas para erradicar las deficiencias detectadas en el proceso auditor.
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FUNCIONES DEL SGAI EN RELACIÓN CON LA ESTRUCTURA
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REGULARIDADES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SGAI
ALCANCE
Es un requisito para que el SGAI pueda operar la presencia de la actividad de auditoría interna, materializada en la existencia de auditores internos de cualquiera de las categorías reconocidas en el Reglamento de la Ley 107 de la CGRC.
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REGULARIDADES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SGAI
SINERGIA INTERNA DEL SGAI
Para lograr el desempeño eficaz de la AI y su funcionamiento como una actividad que agrega valor se precisa del accionar de cada subsistema en interacción dinámica, como un todo integrado e indivisible, actuando con una misma orientación para satisfacer un objetivo común diferente a la naturaleza y a la suma de los subsistemas, por lo que no son suficientes sus efectos individuales para alcanzar el objetivo del sistema.
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REGULARIDADES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SGAI
Actualización y mejora continua del SGAI
Por el grado de determinación sobre las acciones del SGAI que ejerce la CGRC le corresponde establecer las políticas operativas y metodologías que propendan por el mantenimiento del sistema, unido de la fomentación en los auditores internos y directivos de una cultura orientada hacia la calidad que alienten por el mejoramiento continuo de cada uno de los subsistemas del SGAI.
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REGULARIDADES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SGAI
Implementación del SGAI
Le corresponde a la CGRC la definición de las actividades para llevar a cabo el proceso de desarrollo e implementación del sistema, la asignación de responsabilidades, la definición de cronogramas, establecimiento de los recursos y la organización del proceso de capacitación a los auditores internos. Se considera que la capacitación constituye el elemento esencial para garantizar el futuro funcionamiento del SGAI.
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REGULARIDADES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SGAI
El SGAI puede ser operado de forma manual, pero al ser altamente recomendado el uso de la informática como herramienta de trabajo para aumentar la eficacia y la eficiencia del trabajo y la calidad de la actividad de auditoría interna se proyecta el diseño de una hipermedia que describe el SGAI y facilitará su implementación y utilización por los auditores internos, así como el futuro proceso de actualización hacia versiones más avanzadas.
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AportesAportes
TeóricoTeórico
Práctico Práctico MetodológicoMetodológico
Conceptualización del sistema de gestión para la actividad de auditoría interna, la estructura, relaciones y funciones definidas.
Descripción del sistema de gestión con los subsistemas funcionales, que se materializan y operacionalizan a través de las distintas herramientas incluidas en los de apoyo. Así como, las regularidades establecidas para su funcionamiento y el curso de capacitación: “La gestión de la auditoría interna con enfoque sistémico en el marco de las Normas Cubanas de Auditoría”.
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Novedad Científica
Se demuestra al revelar el carácter sistémico que emerge de las relaciones existentes entre los subsistemas funcionales del sistema, materializadas a través de los subsistemas de apoyo, presentadas en una propuesta de actuación contextualizada al entorno cubano, como vía para propiciar la transformación del funcionamiento de la auditoría interna en una actividad que agrega valor a las organizaciones.
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Validación
El SGAI fue presentado a un total de 44 auditores internos (8 de UCAI, 21 de UAI y 15 AI), mediante la impartición del curso en el centro de capacitación de occidente en dos ocasiones (enero y abril 2014).
Responden a 11 organismos u órganos (MINDUS, CITMA, INDER,
MITRANS, MINJUST, MES, MINCOM, MINEM, MINCEX, CGR y MINTUR) y 12 entidades subordinadas (GESIME, MELIAHABANALIBRE, ECASA, CUBANA DE AVIACION, GEMPIL, INCA, Unión de Integración Poligráfica, Correos de Cuba, Suchel Regalo. UNE, Clínica “Cira García”, ETECSA y HAVANATUR CELIMAR)
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Validación
Los resultados de las evaluaciones manifiesta la posibilidad de aplicar a corto plazo lo aprendido, por su utilidad práctica en el cumplimiento de sus funciones y la necesidad del dominio de este conocimiento para todos los auditores internos en sentido general.
El SGAI se recibió con gran aceptación por los participantes, debido a la calidad de la impartición, lo novedoso del tema y la utilidad práctica para los auditores internos en estos momentos donde se precisa fortalecer la actividad de auditoría interna en las organizaciones cubanas, lo cual se avala por la Contraloría General de la República.
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Lineamiento 7 se plantea como prioridad “lograr que el sistema empresarial del país esté constituido por empresas eficientes, bien
organizadas y eficaces(…)”,
Sistema de Gestión para la AI (SGAI)
Herramienta práctica que facilita a los AI agregar valor y contribuye a la implementación de los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución
Lineamiento 12 se expone que “la elevación de la responsabilidad y facultades hace imprescindible exigir la actuación ética de las entidades y sus jefes, así como fortalecer su SCI para lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de su plan con eficiencia, orden, disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad”
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Conclusiones
El análisis de los fundamentos teóricos, legales y metodológicos sobre la AI y su gestión contribuyeron a revelar las limitaciones teóricas que afectan el desarrollo de la actividad y el otorgamiento de valor agregado.
El diagnóstico realizado permitió determinar el estado actual de la actividad de AI en la provincia Mayabeque, como representación del país y tributó a la focalización de las mayores dificultades y a la determinación de los elementos fundamentales a considerar en el diseño de un sistema de gestión.
Se propuso un sistema de gestión para la AI que propicia la transformación de su funcionamiento en una actividad que agrega valor y por consiguiente, mejora las operaciones y contribuye al cumplimiento de los objetivos de las organizaciones.
Los resultados de la presentación del SGAI a 44 AI del SNA demostró la utilidad práctica del mismo en estos momentos donde se precisa fortalecer la actividad de auditoría interna en las organizaciones cubanas.
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CONCEPTO ACTUAL
Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una organización.
Ayuda a la organización a cumplir sus
objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno (IIA, 1999).
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Subsistema Funcional Gestión y Prevención de Riesgos
Primer subsistema implicado como pilar fundamental para añadir valor, participación proactiva del auditor interno.
Insumo vital para elaborar el plan de auditoría interna.
Estrecha relación con el entorno exterior (con las organizaciones positiva y recíproca).
En el marco legal vigente sobre control interno queda establecido
el papel del auditor interno en el proceso y en las NCA se fijan las pautas para dar respuesta a los riesgos identificados al evaluar el SCI.
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Subsistema Funcional Planificación Anual
Segundo subsistema implicado en respuesta a la importancia de su existencia para el funcionamiento de la AI y agregar valor.
Se utiliza como principal insumo la documentación proveniente del subsistema Gestión y Prevención de Riesgos (Mapa de Riesgos).
Recibe influencias directas y recíprocas del entorno exterior con los insumos para la elaboración del plan y las informaciones que se derivan del mismo, quedando regulado el proceso por la normativa emitida por la CGR.
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Subsistema Funcional Proceso Auditor
Tercer subsistema funcional implicado condicionado por la existencia del plan anual. La evaluación de los controles se encuentra dentro de los pilares fundamentales de la AI para agregar valor.
El reconocimiento de que en este proceso intervienen cuatro fases con múltiples acciones lo convierten en el subsistema de mayor complejidad.
Relación directa y recíproca con las organizaciones, la CGR ejerce sobre él una notoria influencia dada por la emisión de las NCA que regulan el funcionamiento del proceso.
Si el resultado de la auditoría fuera desfavorable es indispensable el seguimiento posterior a las medidas adoptadas.
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Subsistema Funcional Seguimientos
Cuarto subsistema funcional implicado considerado primordial para la gestión de la AI y el logro de sus objetivos, atendiendo a que las revisiones posteriores y la detección de riesgos antes los incumplimientos generan un proceso de mejora continua.
Permanente interacción con las organizaciones como entorno en que se desarrollan.
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RELACIONES SOLIDARIAS
Seguimientos y Planificación Anual
Los resultados expresados en los informes de seguimientos, en los casos desfavorables, el AI propone a la máxima dirección que se consideren como insumos en la etapa de recopilación de información para la confección del plan anual. A su vez, en el plan anual quedarán incluidas las actividades de seguimientos que deberán realizarse.
Proceso Auditor y Planificación Anual
La inclusión de las auditorías en el plan anual, condiciona su realización. A su vez, al concluir el proceso auditor se emite la propuesta de plan de seguimiento por los supervisores a partir de los resultados de los informes de supervisión, el cual se convierte en insumo para la elaboración del plan anual.
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RELACIONES CAUSALES
Gestión y Prevención de Riesgos y Planificación Anual
La documentación proveniente del proceso de gestión y prevención de riesgos con el universo auditable y sus riesgos, constituye un insumo vital en la etapa de recopilación de información para la confección del plan anual de auditorías internas.
Proceso Auditor y Gestión y Prevención de Riesgos
Al constituir una salida hacia este subsistema, el informe de auditoría con los resultados de la revisión del SCI y las deficiencias importantes en el diseño u operación del sistema que signifiquen exposiciones al riesgo significativas para la organización.
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RELACIONES ESPECÍFICAS
Seguimientos y Gestión y Prevención de Riesgos
De realizarse el seguimiento a los planes de medidas y el resultado ser desfavorable, el AI propone a la máxima dirección la consideración de estos resultados en el proceso de gestión de riesgos, constituyendo el informe del seguimiento un insumo para este subsistema.
Proceso Auditor y Seguimientos
Al concluir el Proceso Auditor queda elaborado el expediente de la auditoría que incluye el plan de medidas, si el resultado fuera desfavorable, este se convierte en el insumo que se utiliza para realizar los seguimientos.
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Subsistema de Apoyo Organizativo
1. Procedimiento metodológico para contribuir a la eficacia del proceso de gestión y prevención de riesgos en las organizaciones .
2. Procedimiento metodológico para la planificación anual de las auditorías internas
3. Procedimiento metodológico para la calidad del proceso auditor
3. A . Procedimiento metodológico para confeccionar programas de auditoría
3. B. Procedimiento metodológico para la evaluación cuantitativa del sistema de control interno
3.C. Procedimiento metodológico para la evaluación de los riesgos de auditoría
4. Procedimiento metodológico para realizar seguimientos a los planes de medidas
Contiene los procedimientos metodológicos diseñados para orientar las secuencias de las operaciones y operacionalizar las actividades de los procesos definidos en casa subsistema funcional.
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Subsistema de Apoyo Control
Está conformado por indicadores como elementos de control necesarios para la evaluación de la gestión y para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos que se llevan a cabo en los subsistemas funcionales del SGAI requeridos para el logro del objetivo general del sistema.
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Subsistema de Apoyo Informativo
La secuencia de actividades que conforman los procedimientos metodológicos, se visualizan de forma gráfica con los diagramas de flujos de datos de nivel “uno” y “dos” que detallan las operaciones en un sentido estructurado de lo general a lo particular.
Estos diagramas permiten identificar los documentos de trabajo que el auditor utiliza y elabora y se convierten en archivos necesarios o reportes.
Amplían la capacidad de análisis y comprensión sobre los procesos, validan el flujo de información y constituyen un medio ágil para detectar dificultades de operación y establecer posibles soluciones en forma proactiva.
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Subsistema de Apoyo Planeación
Se compone por los planes anuales de auditoría, supervisión y control, en dependencia del nivel de subordinación del auditor interno (UCAI, UAI, AI) para el año en curso, archivados para su control y posterior elaboración de los informes de cumplimiento, según establece la normativa.
Contiene además los planes anuales correspondientes al IV trimestre con el cierre de la información por un período de cinco años, al constituir el registro anual de acciones de control.
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Subsistema de Apoyo Legal Normativo
Incluye las disposiciones jurídicas y normas de carácter metodológico dictadas por la CGRC, las políticas, estrategias y orientaciones metodológicas emitidas por las UAI o UCAI, en dependencia del nivel de subordinación y las disposiciones jurídicas formuladas por los órganos, organismos, organizaciones y entidades que impacten en cada subsistema funcional del SGAI.
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+
*órganos,
organismos,organizaciones,
entidades
1.2.1 Evaluar preliminarmente el
proceso de gestión y prevención de riesgos
1.2.2 Evaluar la gestión y prevención
de Riesgos
Informe sobre el proceso de gestión y prevención de riesgos preliminar
órganos,organismos,
organizaciones,entidades
Informes de evaluación de la
eficacia del proceso
Subsistema Planificación Anual
Subsistema Seguimientos
Subsistema Proceso Auditor
Documentación del proceso:•Objetivos anuales•Metodología•Actas