Diagramade Proceso y de Flujo.Losdiagramasde proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar unprocedimiento, se consideran como instrumentos de simplificacin. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver grficamente esos pasos.Lossistemasde simplificacin del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es ms clara y fcil su aplicacin. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones se emplean de manera amplia en los trabajos administrativos; y deoficinaExiste razn para lo anterior porque, como lo hace notar un tratadista, la diferencia fundamental radica en que "mientras que en el taller se procesan o transformanmaterialesen la oficina, se procesan o tramitan las formas".En el taller se toma en cuenta alpersonal, la maquinaria, el equipo y las herramientas, las condiciones del medioambiente, etc.; en la oficina se consideran los trmites, las formas dedocumentoso reportes, las formas deregistroyestadstica, el personal, el espacio, las condiciones,archivos, el equipo, los tiles, etc. Como puede advertirse, la diferencia no es esencial sino accidental, y solo requiere adaptacin de los sistemas para mejorar estos elementos comunes.Los pasos esenciales en todo proceso son cinco: operacin,transporte, inspeccin, demora yalmacenamiento.Cuando se realizan tramites administrativos existen tambin estas mismas etapas, ya que hay:1. Operaciones como son escribir documentos, hacer clculos, 'c registrar sellar, etc. Se representan con un circulo ( ).2. Transportes como llevar unacartaa un departamento, pasar un reporte, llevar alarchivociertas formas, etc. Se indican con una flecha (" ).3. Inspecciones: como revisarcuentas, analizar uninforme, revisar correspondencia antes de su firma, etc. Su smbolo es ( ).4. Demoras: comocartasdejadas en "charola de salida", documentos en espera de tramite, etc. Se simbolizan con una letra D. ,5. Almacenamiento: como documentos en el archivo. Su smbolo es un triangulo (r ) .Tiene especial importancia la revisin de los tramites administrativos, porque, independientemente de que al establecer las formas de control en la iniciacin deoperacionesno se conoca bien la realidad que por ellas iba a ser controlada, toda organizacin esdinmica, pudiendo ocurrir que los sistemas iniciales ya no respondan alvolumende trabajo actual, que solo entorpecen o dificultan como tambin que en el afn por llevar la especializacin a su mayor grado se hayan separado operaciones que podran estar juntas en una mismapersona, con resultados de mayoreficiencia, rapidez y control. No debe olvidarse que los que menos suelen ver estos defectos son quienes estn ya habituados a ellos.No esta por dems precisar que los instrumentos de simplificacin, como el Diagrama de Proceso, no sustituyen el criterio del administrador pues dicho criterio es propiamente el que pensar y surgerir los cambios que deben hacerse, sino que ese criterio tan solo cumple lafuncinde ayudar, pero dicha ayuda es devalorincalculable.Estos instrumentos hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus pasos. Adems, permiten apreciar de manera grfica esos pasos.Con estos dos auxiliares la mente puede trabajar mucho mejor, pues abarca pocas cosas a un tiempo. y por ello le cuesta trabajo hacer comparaciones de pasos sucesivos (sobre todo si son numerosos, difciles y abstractos), pensar mas detenidamente que puede mejorarse, etc.Los sistemas de simplificacin del trabajo de oficina son, pues, exclusivamente "instrumentos para ayudar a la mente a analizar losprocesos"; lo esencial es elanlisisque se haga. Por ello, no son "recetas" para corregir los defectos o mejorar los procedimientos; esto corresponde al criterio del supervisor y sus auxiliares. dotados de practica y con conocimientos de las necesidades concretas. Sin embargo, este criterio puede aprovecharse en forma incomparablemente mejor cuando cuenta con estas herramientas, al hacer un anlisis sistemtico sobregraficas, con ayuda de ciertas reglas.Tcnica del Diagrama de ProcesoLossmbolosempleados para formular el diagrama de proceso son los ya sealados; pero existe otra forma, con la sola variante de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O T I D - A, que equivalen a Operacin, Transporte, Inspeccin, Demora y Almacenamiento. Se usan estos simb0los para ejemplificar otro modo distinto de representar, y, desde luego, fcilmente recordable por la palabra "Otida".Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos:1. Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendrdatosde identificacin del proceso, tales como el nombre del mismo, departamento, seccin donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboracin, etc.2. El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los smbolos, otra paradescripcinbreve del tramite, otras dos para anotar las distancias de transporte y los minutos de demora por almacenamiento y otra para observaciones.3. Se anota, ante todo, ladescripcinde los diversos pasos que el proceso comprende, y se marcan puntos en las columnas de los smbolos Correspondientes, unindolos con una lnea perceptible.4. Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de operaciones, transportes, inspecciones y demoras, as como de los metros recorridos y el tiempo perdido en almacenamiento y demora.5. Estos torales indican ya en cierro modo el tipo de accin que conviene tomar. As, v.gr.. si se nota que los transportes y almacenamientos son exagerados sobre las operaciones 0 inspecciones, tendr que deducirse que ese proceso puede ser mejorado.6. Existe aun necesidad de hacer un anlisis ms profundo, para lo cual cabe preguntarse.

Diagramas de Flujo

Es una representacin grfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programacin, la economa, los procesos industriales y la psicologa cognitiva. Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de trmino.

Simbolos y Definiciones:

IMPORTANCIA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Los diagramas de flujo son importantes porque nos facilita la manera de representar visualmente el flujo de datos por medio de un sistema de tratamiento de informacin, en este realizamos un anlisis de los procesos o procedimientos que requerimos para realizar un programa o un objetivo. , este ya seria un proceso, luego de haber conseguido los ingredientes necesitamos realizar la masa, este seria otro proceso, luego realizamos la salsa, este seria otro procesos y finalmente unimos todo lo que hemos hecho y agregamos los complemento como el jamn, el queso, etc.

Para la realizacin de esta pizza ya contamos con 4 procesos los cual podemos desarrollar en un diagrama de flujo y unirlos en el mismo. Para as obtener un producto final que seria nuestra pizza.

Qu es un Diagrama de Flujo Gestin de ProcesosImprimirUndiagrama de flujoes una representacin grfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un smbolo diferente que contiene una breve descripcin de la etapa de proceso. Los smbolos grficos del flujo del proceso estn unidos entre s con flechas que indican la direccin de flujo del proceso.El diagrama de flujo ofrece una descripcin visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relacin secuencial ente ellas, facilitando la rpida comprensin de cada actividad y su relacin con las dems, el flujo de la informacin y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el nmero de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales Facilita tambin la seleccin de indicadores de proceso

Beneficios del Diagrama de Flujo[1] En primer lugar, facilita la obtencin de una visin transparente del proceso, mejorando su comprensin. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fcilmente discernible a priori. La diagramacin hace posible aprehender ese conjunto e ir ms all, centrndose en aspectos especficos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso as como las que se dan con otros procesos y subprocesos. Permiten definir los lmites de un proceso. A veces estos lmites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados. El diagrama de flujo facilita la identificacin de los clientes, es ms sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfaccin de sus necesidades y expectativas. Estimula el pensamiento analtico en el momento de estudiar un proceso, haciendo ms factible generar alternativas tiles. Proporciona un mtodo de comunicacin ms eficaz, al introducir un lenguaje comn, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitacin de aquellas personas que entrarn en contacto con la diagramacin. Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso. Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medicin de los procesos, as como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo. Facilita el estudio y aplicacin de acciones que redunden en la mejora de las variablestiempoycostes de actividade incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia. Constituyen el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora o reingeniera.Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo como un instrumento primordial para la correcta gestin de los procesos.La realizacin de un diagrama de flujo es una actividad ntimamente ligada al hecho de modelar un proceso, que es por s mismo un componente esencial en la gestin de procesos.Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organizacin) son difciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con mltiples puntos de contacto entre s y con un buen nmero de reas funcionales, departamentos y personas implicadas. Un modelo una representacin de una realidad compleja) puede dar la oportunidad de organizar y documentar la informacin sobre un sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye la primera actividad para modelar un proceso.Pero qu es un modelo? Un modelo es una representacin de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una descripcin lo ms exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en l.Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representacin grfica (diagrama de flujo de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, as como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora.Elaboracin del Diagrama de FlujoEl diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo ser multifuncional y multijerrquico. Determinar el proceso a diagramar. Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la informacin sobre el flujo general de actividades pricipales, o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisin. Un diagrama de flujo detallado dar la oportunidad de llevar realizar un anlisis ms exhaustivo del proceso. Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situndolos en el orden en que son llevados a cabo. Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados smbolos. Cada organizacin puede definir su propio grupo de smbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de smbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la figura Conector de proceso es frecuentemente utilizado un crculo como smbolo.Para la elaboracin de un diagrama de flujo, los smbolos estndar han sido normalizados, entro otros, elAmerican National Standars Institute (ANSI). Revisar el diagrama de flujo del proceso.}DIAGRAMAS DE FLUJO: SU DEFINICIN, OBJETIVO, VENTAJAS, ELABORACIN, FASES, REGLAS Y EJEMPLOS DE APLICACIONES.El 28 julio 2011 enEstructura Organizativa,Habilidades Directivas,Mejora Continua

NOTA.-Leer los siguientes artculos de mi nuevo blog :http://actualidadempresa.com/diagramas-de-flujo-definicion-objetivo-ventajas/1.-Definicin.-Un diagrama de flujo es la representacin grfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin, es decir , viene a ser la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.Luego,un diagrama de flujo es una representacin grfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u reas de su estructura organizativa.Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayora de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realizacion de cualquier mtodo o sistema.A continuacin se incluyen dos representacin power point , del procedimiento para organizar elevento de una boda, comoejemplo practicode la utilizacin de los diagramas de flujo en cualquier proceso o actividad.Descarga Organizacin_bodas(2)Se trata de una muy tilherramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento , y , por tanto , permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos.Son importantes los diagramas de flujo en toda organizacin y departamento, ya que permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobre cargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.Los diagramas de flujo son importantes para el diseador por que le ayudan en la definicin, formulacin, anlisis y solucin del problema. El diagrama de flujo ayuda al anlisis a comprender el sistema de informacin de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de informacin para la administracin.Para ayudar a su comprensin por cualquier persona de la organizacin ,se utilizan distintas formas de interpretacin, a travs de dibujos, de smbolos de ingeniera, de figuras geomtricas, etc. , que transmitan una indicacin de lo que se quiere representar.2.-Objetivo.-Representar grficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensin de su funcionamiento. Es til para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,representar los controles, etc.3.-Ventajas.-Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilizacin de los diagramas de flujo, las siguientes: Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que facilitaran su incorporacin a la organizacin e incluso, su colaboracin en la bsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias. Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificacin de forma clara de las mejoras a proponer. Permite que cada persona de la empresa se site dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicacin entre los departamentos y personas de la organizacin. Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboracin del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo. Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formacin y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa. Lo mas reseable es que realmente se consigue que todas las personas que estn participando en el proceso lo entendern de la misma manera, con lo que sera mas fcil lograr motivarlas a conseguir procesos mas econmicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.4.-Elaboracin.-El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se debern seguir los pasos que a continuacin se exponen:1.Se nominan los miembros del grupo de trabajo que debern elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio.Se elegirn dichas personas entre aquellas que estn participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, ademas de una persona ajena del proceso que , por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas: Que haga desaparecer la influencia decisiva de algn miembro del grupo en el resultado. Que obtenga la participacin de todos los miembros del grupo de trabajo y resuelva los conflictos que pudiera haber, actuando como moderador . Que ayude al grupo a discriminar la informacin imprescindible de la que no lo es, con objeto de aprovechar mejor el tiempo2.Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboracin de una representacin grfica del procesoen cuestin. Es importante realizar varias sesiones de trabajo , ya que as los participantes tendrn mas tiempo para obtener masinformacin acerca del proceso.3.Para realizar el diagrama,los datos son obtenidos a travs de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupoque se irn repitiendo a lo largo de todo el proceso construccin del diagrama de flujo, como son: Que paso es el primero? Que paso es el siguiente?Ademas se debern utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el diagrama en determinadas fases del proceso, a saber: De donde viene el servicio o el material? Como entra el servicio o material al proceso Quien toma la decisin Que pasa si la decisin es afirmativa SI? Que pasa si la decisin es negativa NO? Hay algo mas que se deba hacer en este momento del proceso? Donde va el producto o servicio de esta operacin? Que pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso? Que pruebas se realizan al proceso? Que pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas debern siendo representadas en hojas del tipo post-it , que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realizacion de la confeccin del diagrama ,componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones.5. Se deberconfeccionar una tabla de smbolos estndarque vayan a ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir. Como ejemplo de los mismos incorporamos una representacin power point con una relacin de los mismos.Descarga simbolos_diagramas6.Se recomiendaempezar dibujando el diagrama de flujo mas general del procesopara posteriormente ir detallando mascada uno de los diferentes pasos con aquellas caractersticas que nos interesen mas resaltar , como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentacin asociada, avisos,etc.. A vecesse suelen incorporar imgenes que ayuden a visualizarcon mas claridad lo que se propone representar. En definitiva, en el diagrama de flujo se deber poner todos aquellos elementos que nos den una mayor informacin valida para realizar un proceso.

5.-Fases.-1. Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final )2. Representar las etapas intermedias y su relacin ( proceso actual)3. Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente4. Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.5. Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones6. Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.6.-Reglas.- Utilizar una simbiologia simple y conocida por los implicados en el proceso. Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo. Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.7.-Ejemplos.-Durante mi experiencia como asesor y dirigente en diversas organizaciones empresariales pertenecientes a distintos sectores he ido diseando y desarrollando sus diagramas de flujo al realizar cambios estructurales y tratar de clarificar los procesos en las reas de desempeo , facilitando su comprensin al personal implicado en su ejecucin.Seguidamente , por medio de representaciones power point , incluyo algunas de los diagramas de flujo realizados:1.-Empezare con la representacin de dos procesos tpicos en cualquier organizacin empresarial, me refiero alos procesos de compras y preparacin de ofertas a clientes y su tramitacin.Descarga proceso_comprasDescarga proceso_ofertas2.-Un conjunto interesante de aplicacin de los diagramas de flujo es el realizado en unaempresa dedicada a la fabricacion deproductos abrasivos, donde partiendo del mas general que expresa todo el proceso de fabricacion , desde su planificacin hasta el empaquetado y transporte, visualizando la etapa del mezclado y las de prensado de las muelas de vstago y los discos de desbaste y embutidos de corte, que se representan en las correspondientes diapositivas power point , a saber:DescargaDiag._GeneralDescarga Diag._ MezcladoDescargaDiag._VstagosDescargaDiag.Discos3.-Otro ejemplo es el de un proceso de fabricacion de pernios : se representa una recopilacin de smbolos a emplear , junto a un esquema grfico del proceso de fabricacion de los mismos, desde su fundicin al empaquetado final.Descarga proceso_pernios(smbolos+pernios sencillos)Asimismo se representan los procesos de fundicinde los pernios y bisagras en otras dos diapositivas.Descarga procesos_fundicion( 2 diapositivas)4.-Como ejemplo de bastante complejidad es el de unproceso del montaje en obra de productos de carpintera de madera, que se han representado en diapositivas power point , en que una representa el flujo de todos los documentos implicados en el procedimiento de manera mas resumida, para desarrollar tres diapositivas mas en que se especifica todas las fases del proceso desde la recepcin del pedido, su preparacin, lanzamiento y ejecucin de la obra, a saber:Descarga documentos_montajeDescarga Proceso_Montaje( 3 diapositivas)5.-En el caso de unafabricacion de bienes de equipopresentamos una diapositiva power point con el procedimiento general , seguido de tres diapositivas que visualizan las fases desde la tramitacin de la consulta del cliente con la recepcin del pedido a su entrega final a pie de obra.Descarga bienes_equipoDescarga Fabricacion_equipo(3 diapositivas)6.-Asimismo incluyo una representacin power point con dos diapositivas que indica todo el proceso en 8 fases a seguir en unaempresa dedicada al diseo de planos de matricera para la industria auxiliar del automvil.Descarga proceso_diseo( 2 diapositivas)7.-Por ltimo, adjunto dosprocesos del departamento de compras y la gestin comercial de ventas en una empresa de servicios informticos.Descarga diagrama_comprasDescargadiagramas_ventas( 2 diapositivas)8.-A destacar el uso de los diagramas de flujo alestablecer la gestin del conocimiento en una empresa de consultoriadonde trabaje como asesor freelance. Recomiendo la lectura en mi blog del post tituladoLa gestin del conocimiento en consultora .En dicho articulo ,para aclarar al mximo el procedimiento a seguir para establecer la gestin del conocimiento se utilizo la tcnica de los diagramas de flujo pararepresentar grficamente el desarrollo de la metodologa a utilizar por la organizacin de la consultoria, diseando tres diagramas de flujo del desarrollo de la metodologa de una herramienta de gestin con diapositivas power point donde se representaron las fases del procedimiento con sus departamentos o personal responsables , acciones de control o ejecucin y los documentos a utilizar.

HERRAMIENTA :DIAGRAMA DE FLUJO

UTILIDAD.-Un diagrama de flujo es la representacin grfica de la secuencia ordenada de actividades y flujos que permiten que un proceso genere productos y / o servicios.

Firma de los asistentes

El diagrama de flujo es una herramienta para la gestin que se utiliza para representar grficamente la secuencia ordenada de actividades de un proceso.