diagrama de bloques pepsu

Diagrama de Bloques PEPSU

Mapa General de Procesos (PEPSU)

• El Mapa General de Procesos (PEPSU) es producto del

diagnóstico y del análisis de la unidad administrativa, en donde se identifica con claridad, el producto final de trabajo, el proceso respectivo como punto de partida para la integración del procedimiento correspondiente.

• Es una imagen sencilla de cómo opera el proceso de relación con sus proveedores (P); entradas, (E); proceso, (P); salidas, (S) y usuarios (U).

Componentes

• Proveedores. Son entidades o personas que proporcionan las entradas, tales como: materiales, información y otros insumos. Pueden ser uno o varios proveedores en un proceso, ya sean internos o externos.

• Entradas. Son los materiales, información y otros insumos necesarios para operar los procesos, en donde invariablemente las entradas deben ser medibles, con la finalidad de establecer si satisfacen los requerimientos del proceso y pueden ser una o varias entradas.

• Proceso. Es el conjunto de sistemas y procedimientos, materiales, máquinas, personas, ambiente laboral y mediciones empleadas para producir bienes o servicios. Es donde se convierten las entradas en salidas.

• Salidas. Son los bienes o servicios resultantes de un proceso; por lo tanto, deben ser medibles a fin de identificar si satisfacen las necesidades de los usuarios. Hay procesos que tienen una salida para cada usuario y otros que tienen una salida que está orientada a varios usuarios.

• Usuarios. Son las personas o entidades que se benefician con las salidas

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

Organizaciones o personas que reciben un producto.

El usuario (o cliente), puede ser interno o externo a la organización.

Una salida es el producto resultado de un proceso.

Los productos pueden ser bienes o servicios.

Los requisitos de las salidas deben estar definidos (necesidades de los usuarios, estándares definidos por la institución, normatividad vigente, etc.)

Entidades

Personas

-Materiales.

-Información .

-Otros insumos necesarios para operar los procesos.

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan

Consideraciones Recomendaciones

• El análisis del proceso considera la revisión del mismo en sentido inverso a la presentación del diagrama PEPSU.

• Enlistar a los usuarios actuales y verificar si son los que reciben el trabajo o servicio.

• Checar si no hay usuarios que no han sido considerados.

• Análisis de procesos dando respuestas a las preguntas que se formulen para cada aspecto.



• ¿Se conocen realmente las necesidades del usuario? • ¿Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? • ¿Las necesidades o expectativas son satisfechas? • ¿Ha preguntado al usuario sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora) • ¿Sabe realmente lo que quiere el usuario? • ¿Tienen todos los usuarios del proceso las mismas necesidades? • ¿Cuál es el impacto por el incumplimiento de las características del servicio?



•¿Existen salidas que no tienen razón de ser? • ¿Existen especificaciones o salidas para los requerimientos? • ¿Está usted conforme con la calidad de la salida? • ¿Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a través de una salida?



• ¿Cómo produce sus salidas? ¿Puede hacer un diagrama del proceso? ¿Existe otra forma de hacer el trabajo? • ¿Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera? ¿Puede ser simplificado? • ¿Sabe si está realizando un buen trabajo? ¿Qué es capaz de aportar en el proceso? • ¿Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? ¿Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?



• La Gestión por procesos es la generalización de la gestión de un proceso y se aplica a una organización en su conjunto. •Se marcan objetivos, logros y actividades.

•Los objetivos deben ser cuantificables (mejora de indicadores)

•Se coordinan esfuerzos parciales e interrelacionados

•Una organización se visualiza como un conjunto de flujos de producto y/o servicio •Los flujos están constituidos por todas las secuencias de actividades que se producen en la organización



• Gestionar una organización supone Gestionar •Los clientes y sus expectativas.

•Las salidas.

•Las actividades internas que aportan valor.

•Las entradas



• La dirección gestiona su organización: 1.- Estabilizando y desarrollando su concepto de organización (Misión, Visión y Valores).

2.- Definiendo su red de procesos en general y más en concreto sus procesos clave y prioritarios. 3.- Estableciendo mecanismos de medición (Sistemas de indicadores) 4.- Estableciendo planes de actuación a largo, medio y corto plazo



Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos . El resultado de la mejora puede manifestarse en: • Incremento de su efectividad y eficiencia,. • Eliminación de errores. • Reducción de los tiempos de producción y entrega del producto o servicio (ciclo del proceso). • Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos y externos. • Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades cambiantes de los usuarios y el entorno. • Consistencia de su desempeño. Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnología, personas, dinero), métodos y controles (mediciones).



Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos. El resultado de la mejora puede manifestarse en: • Incremento de su efectividad y eficiencia. • Eliminación de errores. • Reducción de los tiempos de producción y entrega del producto o servicio (ciclo del proceso). • Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos y externos. • Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades cambiantes de los usuarios y el entorno. • Consistencia de su desempeño. Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnología, personas, dinero), métodos y controles (mediciones).



•Elementos que permiten describir un proceso:

•Salida y flujo de salida del proceso •Tornillos, 10, 000 año.

•Destinatarios del flujo de salida •Los intervinientes del proceso •Secuencia de actividades del proceso •Recursos •Indicadores

•Eficacia % de tornillos fuera de tolerancia •Eficiencia Toneladas de acero/ toneladas de tornillos



• ¿Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?; en su caso: ¿Conoce el proveedor éstas deficiencias? • ¿Existen insumos que no tienen razón de ser? • ¿Las especificaciones o medidas de los requerimientos están bien definidas y actualizadas? ¿Existen requerimientos que no han sido atendidos? • ¿Está conforme con la calidad de los insumos? • ¿Ha negociado su requerimiento con el proveedor?

¿Se va a transformar (a agregar valor) ese elemento?



•Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos •Enliste sus proveedores actuales •Separe los internos de los externos . • Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. • Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.



•Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos •Enliste sus proveedores actuales •Separe los internos de los externos. • Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. • Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.



•Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos •Enliste sus proveedores actuales •Separe los internos de los externos y • Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. • Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.

• ¿Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?; en su caso: ¿Conoce el proveedor éstas deficiencias? • ¿Existen insumos que no tienen razón de ser? • ¿Las especificaciones o medidas de los requerimientos están bien definidas y actualizadas? ¿Existen requerimientos que no han sido atendidos? • ¿Está conforme con la calidad de los insumos? • ¿Ha negociado su requerimiento con el proveedor?

• ¿Cómo produce sus salidas? ¿Puede hacer un diagrama del proceso? ¿Existe otra forma de hacer el trabajo? • ¿Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera? ¿Puede ser simplificado? • ¿Sabe si está realizando un buen trabajo? ¿Qué es capaz de aportar en el proceso? • ¿Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? ¿Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?

•¿Existen salidas que no tienen razón de ser? • ¿Existen especificaciones o salidas para los requerimientos? • ¿Está usted conforme con la calidad de la salida? • ¿Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a través de una salida?

• ¿Se conocen realmente las necesidades del usuario? • ¿Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? • ¿Las necesidades o expectativas son satisfechas? • ¿Ha preguntado al usuario sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora) • ¿Sabe realmente lo que quiere el usuario? • ¿Tienen todos los usuarios del proceso las mismas necesidades? • ¿Cuál es el impacto por el incumplimiento de las características del servicio?

Preguntas para llenar el PEPSU

• ¿Quién recibe las entradas? • ¿Qué es lo primero que se hace con la entrada? • ¿Qué se produce o realiza con las entradas? • ¿Qué sucede después?

• ¿Cuáles son las salidas resultantes de lo que se

produce?

Preguntas para llenar el PEPSU

• ¿Requieren algunas etapas (o subprocesos) del proceso entradas que actualmente no se muestran?

• ¿Están mostrándose todos los flujos de trabajo en los

procesos de entradas y salidas? • ¿Muestra el PEPSU la naturaleza consecutiva y paralela de

las etapas o subprocesos? • ¿Cuáles son las expectativas de los clientes? • ¿Cuentan con estándares de servicio?

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