Diagramas de CoveyDiagramas de Covey

Ferramenta de xestión do tempo para clasificar tarefas

Criterio de clasificaciónCriterio de clasificaciónTemos dous eixos:

● Eixo da urxencia: situacións que teñen control sobre nós, esixen acción inmediata e deternos noutras actividades. Exemplos: unha chamada telefónica, un extenso traballo sen facer con data de entrega mañá...

● Eixo da importancia: relativo aos resultados, unha tarefa é importante se o seu cumprimento aporta algo á nosa misión, aos nosos valores ou metas. Exemplo: un exame final, unha entrevista de traballo, etc...

Combinando ámbolos dous, temos catro cadrantes, ímolos ver un a un.

Cuadrante 1 – Importante e urxenteCuadrante 1 – Importante e urxente● Crises, problemas e imprevistos que impiden continuar con normalidade as nosas tarefas.

● Traballos feitos a última hora.

● Problemas graves.

Este tipo de situacións agotan e e consumen a moitas persoas. É coma enfrontarse ao oleaxe, non hai xeito de vencer. Vivir neste cuadrante xera estrés e a longo prazo empeora a calidade das nosas solucións e confúndenos.

Cuadrante II – Importante e non urxente

Cuadrante II – Importante e non urxente

● Prevención e planificación.

● Construción de relacións sociais.

● Recoñecer novas oportunidades.

Canto máis sexamos capaces de situarnos no noso día a día neste cuadrante, máis metas veranse cumpridas, sen estrés e realizarémonos coma persoas. Estamos a falar de accións relativas a obxectivos a medio e longo prazo que nos benefician. Exercicio físico, relacións sociais, planificación de traballo, etc... todo o que sabemos que “se ten que facer”, pero que se pospón a miúdo pola falta de urxencia.

Cuadrante III – Non importante e urxente

Cuadrante III – Non importante e urxente

● Chamadas, interrupcións, correos, reunións...

● Peticións doutras persoas cuxo cumprimento non nos beneficia directamente.

O interesado adoita ser un terceiro ou varios que pretenden que deixemos a un carón os nosos plans para dedicarnos a satisfacer unha necesidade que non ten necesariamente que ser nosa.

Sempre que sexa posible, hai que delegar (isto é, encargar a outra persoa unha tarefa) nalgunha persoa máis capacitada ou que teña máis interese pola actividade.

Cuadrante IV – Non importante e non urxente

Cuadrante IV – Non importante e non urxente

● “Perder o tempo, desconectar”.

● Algunhas chamadas telefónicas, cartas, correos.

● Actividades agradables.

Se ben disfrutamos ao facer este tipo de actividades, nos relaxamos, etc... temos que ter en conta que durante este tempo non estamos a ser productivos. Cómpre non excederse ou, por unha parte non cumpriremos os nosos obxectivos ou, por outra, acumularemos tarefas urxentes que puideron non selo.

4 cuadrantes para clasificar4 cuadrantes para clasificar

Exercicio propostoExercicio proposto

Clasifica as seguintes tarefas por cuadrantes:● Pasóusenos facer a declaración da renta e temos que pedir cita o antes

posible, pois o prazo vai pechar en breves.

● Xogar a un videoxogo ou ver unha película, voluntariamente.

● Estudiar inglés en vías de obter un título acreditativo.

● Imprimirlle un papel ao teu xefe.

● Explicarlle a un compañeiro o que vai caer no exame de mañá porque faltou a clase.

● Planificar un horario de estudo e realización de exercicios dunha materia complicada.

● Evacuar un edifico por risco de incendio.

● “Whatsappear”.

Solución do exercicio:Solución do exercicio:

● Cuadrante I: renta e incendio.

● Cuadrante II: inglés e horario de estudo.

● Cuadrante III: xefe e compañeiro.

● Cuadrante IV: videoxogo/peli e Whatsapp.

VídeoVídeo

● http://www.youtube.com/watch?v=ODyG5lKbH08

Como se di ao final do vídeo, “converte o importante e non urxente en urxente”, mediante a planificación e o establecemento dunha data máxima para o cumprimento dunha tarefa.

ReferenciasReferencias

● Covey, S. R. “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” 1989