desconcentración del sistema contable institucional - inicio€¦ · que el sistema contable...

Desconcentración del Sistema Contable Institucional

21 de agosto de 2009


Avances de la comisión

Desagregación de responsables del gasto por comprobar

SIIAU Web 2005

Listado de nuevos desarrollos

Requerimientos pendientes

Contenido

Con procedimientos complejos, largos, llenos de firmas y papel.

Concentra la validación del ejercicio y la comprobación.

Con tecnología y sistemas deficientes, lentos y de poca accesibilidad y usabilidad.

Como un proceso aislado de la presupuestación, programación, ejercicio y fiscalización

de los recursos.

Existe la percepción generalizada de que la administración general, dadas sus

atribuciones en materia de revisión, supervisión, validación y resguardo de los

documentos contables, es la responsable principal del retraso y complejidad de los

procesos de contabilidad.

¿Cómo se percibe el funcionamiento del Sistema Contable Institucional y lacomprobación de recursos?


1. Planteamiento del problema

Que el Sistema Contable Institucional surge con el Reglamento del Sistema de

Contabilidad el 13 de septiembre de 2005, y a partir de entonces se ha desconcentrado

gradualmente.

Que el Sistema Contable Institucional opera con alto grado de desconcentración en lo

referente a los procesos de presupuestación, programación, ejercicio, registro contable y

patrimonial y comprobación:

Ejercicio de los recursos a través de aproximadamente 532 chequeras.

Programación y presupuestación a través del sistema en línea P3e.

Desconcentración para transferencia de recursos.

Registro patrimonial electrónico (PATME).

Todas las dependencias están conectadas a la red y cuentan con un gran número de

terminales en línea disponibles para los usuarios del sistema de información.


2. Diagnóstico

Que el Sistema Contable Institucional forma parte del modelo de gestión financiera dela universidad y está interrelacionado con otros módulos del SIIAU:

Recursos Humanos.

Control Escolar.

PATME.

P3e.

Transparencia.

Que también tiene relación con procesos como control y registro de bienes, estadísticay rendición de cuentas.

Que genera información que es insumo para:

La gestión de recursos financieros con los gobiernos estatal y federal.

Las auditorías externas.

Las conciliaciones.

La información estadística requerida por instituciones externas como SEP y ANUIES.


…Diagnóstico


…Diagnóstico

Que el SIIAU ya cuenta con altos grados de desarrollo que han cristalizado ladesconcentración a través de los siguientes módulos y funciones:

Módulo P3e: validación automática a partir de autorizaciones electrónicas tales como cierrede proyectos para el ejercicio .

PATME: emisión de notas de débito, previa autorización electrónica de la CoordinaciónGeneral de Patrimonio.

Que desde 1991 se han utilizado y desarrollado 16 diferentes sistemas informáticospara la gestión de recursos que interactúan para las operaciones contables (OM,Nómina, Tesorito, Web nómina, Web finanzas, Bancos, Contpac, Banner, SIIAU Fin,SIIAU Win, Shake 7, SIIAU Web, SIIAU Web 2005, P3e, PATME y Compra UdG).

Sistemas informáticos SIIAU


…Diagnóstico

Que el sistema de información universitaria se compone de diversos sistemasdesarrollados por la Red con poca o nula compatibilidad con los 16 anteriormentemencionados; por lo que el sistema no es integral ni único.

Que la información del SIIAU no interactúa con el portal universitario de la UDG.

Que la estructura de la CGTI no responde a las necesidades institucionales para laevolución de los sistemas informáticos.

Que lo que ahora se llama ‘SIIAU’ nació hace 18 años y que hoy, al ser mayor de edad,requiere renovarse, ya que el entorno y las necesidades han cambiado y el número deusuarios ha crecido considerablemente.


…Diagnóstico

Que las principales causas por las que existen saldos por comprobar son:

Los deudores de las dependencias.

Los comprobantes que requieren una autorización adicional y extraordinaria de lacomisión de hacienda y contraloría.

Que hasta noviembre de 2008, de un total de 36 dependencias de la RedUniversitaria, 16 habían realizado sus comprobaciones y 20 mantenían saldo porcomprobar.

En noviembre de 2008 la Dirección de Finanzas entrevistó a los Coordinadores deFinanzas de las dependencias para conocer la situación de sus saldos por comprobar,encontrando lo siguiente:


…Diagnóstico

Los principales problemas del Sistema Contable Institucional se manifiestan en la etapade la comprobación. Lo anterior deriva de:

Falta de integralidad de los sistemas

Problemas en el proceso de planeación, programación y presupuestación

Heterogeneidad en la estructura organizacional de las coordinaciones de Finanzas

Las plataformas tecnológicas no están estandarizadas

La norma y los procedimientos no están estudiados para su simplificación

El Sistema de Contabilidad Institucional está desconcentrado. Se requiere establecermecanismos para la simplificación y automatización de los procesos, así como concluir eldesarrollo de todos los módulos .

Es necesario llevar a cabo un proceso de innovación del SIIAU para mejorar el Sistema deContabilidad Institucional y por lo tanto el proceso de comprobación.


…Diagnóstico

Observaciones generales


Módulo “Gastos por comprobar”

Reporte Descripción Rol de acceso

Por auxiliarReporte individual. Presenta el detalle de la póliza y

cheque con la que se entregó el recurso

•Finanzas Entidad Presupuestal

•Unidad Responsable

•Finanzas Contabilidad

Auxiliares / Unidad Responsable

Presenta la relación de personas que adeudan a una

unidad responsable describiendo el saldo, abono y el

saldo pendiente por comprobar individual y total


•Unidad Responsable


Auxiliares / Entidad PresupuestalPresenta la relación de personas que tienen adeudos

en la entidad presupuestal



Unidades Responsables / Entidad

Presupuestal

Despliega la relación de Unidades Responsables y el

monto en gastos por comprobar de cada una de ellas



Auxiliares / Entidad Presupuestal

(todas)

Presenta la relación de personas que deben a la

Universidad de Guadalajara mostrando la unidad

presupuestal a la que están cargadas


Unidades Responsables / Entidad

Presupuestal (todas)

Presenta la relación de todas las unidades responsables

y su saldo pendiente de comprobar que tienen con la

Universidad de Guadalajara


Todas Entidades Presupuestales

(Nivel Universitario)

Reporte concentrado de gasto por comprobar por

Entidad Presupuestal•Finanzas Contabilidad

Nota: Se pueden generar por el periodo en el que se requiera

Reportes_presentacion principal.pptx

Universidad de GuadalajaraDirección de FinanzasSistema Contable Institucional

Reporte del al01/01/2009 30/06/2009

Auxiliar 2500067 PEREZ ROBLES JOSE ANTONIO

REPORTE DE GASTOS POR COMPROBAR

Por Auxiliar

FECHA CHEQUE POLIZA EGR PROGRAMACLAVE PRE FONDO(S) PROYECTO REFERENCIA CARGO ABONO SALDO DESCRIPCION

1/22/09 1684 455895 290000 1101 0101 10005 379702 $150.00 $0.00 $150.00 VIATICOS PARA LA REUNIONESDE TRABAJO PARA ATENDEREL PROYECTO DEINVESTIGACIÓN FON PROJAL.

Gastos operativos

1/22/09 1681 455878 290000 1101 0101 10005 379688 $450.00 $0.00 $450.00 SUELDOS DE TRABAJADORESPARA LOS MESES DE ENEROY FEBRERO.

Gastos operativos

6/10/09 1793 527082 290000 1101 0104 90871 424183 $200.00 $0.00 $200.00 ORGANIZACION DE CONGRESOANUAL SOBRE EL ESTUDIO DELA CONDUCTA HUMANA EN ELSIGLO XX

Administracion y gestión

6/23/09 1809 537322 290000 1101 0101 90775 430690 $50.00 $0.00 $50.00 ASISTENCIA A CURSO DECAPACITACION SEIS SIGMA ENPUERTO VALLARTA, JALISCO

Desarrollo de personal

$850.00 $0.00 $850.00TOTALES

Página 1Generado por: 9202846 18/08/2009 11:14:47 AM


Reporte del al01/01/2009 30/06/2009

Unidad Responsable 2B4000 SECRETARIA ADMINISTRATIVA


Auxiliares / Unidad Responsable

CODIGO NOMBRE AUXILIAR ABONOCARGOSALDO A

COMPROBAR

2500067 JOSE ANTONIO PEREZ ROBLES $850.00 $0.00 $850.00

TOTALES $850.00 $0.00 $850.00




Reporte del al01/01/2009 30/06/2009

Entidad Presupuestal: 2B0000 CENTRO UNIVERSITARIO COSTA SUR



COMPROBARUNIDAD RESP

2508845 OSCAR BECERRA VILLALOBOS $917.00 $0.00 $917.002B5000

2500067 JOSE ANTONIO PEREZ ROBLES $850.00 $0.00 $850.002B4000

2233397 MAYRA PATRICIA HERNANDEZ RUEDA $300.00 $0.00 $300.002B3000

2407779 ALEJANDRO DEL TORO CAMARENA $485.00 $0.00 $485.002B6000

2617226 GUADALUPE SANTANA RUIZ $468.00 $0.00 $468.002B2100

TOTALES $3,020.00 $0.00 $3,020.00




Reporte del al01/01/2009 30/06/2009

Entidad Presupuestal: Todas



COMPROBARUNIDAD RESP

2007243 PAULINA GALINDO PATIÑO $520.00 $0.00 $520.0014D000

2009951 JAVIER VARGAS AGUAYO $1,030.00 $0.00 $1,030.00

2012859 BRENDA SALTILLO GOMEZ $2,000.00 $0.00 $2,000.00215000


2508845 OSCAR BECERRA VILLALOBOS $917.00 $0.00 $917.002B5000

2500067 JOSE ANTONIO PEREZ ROBLES $850.00 $0.00 $850.002B4000

2233397 MAYRA PATRICIA HERNANDEZ RUEDA $300.00 $0.00 $300.002B3000

2407779 ALEJANDRO DEL TORO CAMARENA $485.00 $0.00 $485.002B6000

2617226 GUADALUPE SANTANA RUIZ $468.00 $0.00 $468.002B2100

TOTALES $7,200.00 $0.00 $7,200.00

2700079 JULIETA RIVAS CONDE $630.00 $0.00 $630.00

131030

226006



Reporte del al01/01/2009 30/06/2009

Nivel Universitario

CLAVE PRESUPUESTAL NOMBRE ENTIDAD ABONOCARGOSALDO A

COMPROBAR

2B0000 $3,020.00 $0.00 $3,020.00

14D000 CTAG $520.00 $0.00 $520.00

131000 CGACA $1,030.00 $0.00 $1,030.00

CUCSUR

210000 CUCEA $2,000.00 $0.00 $2,000.00

220000 CUCEI $630.00 $0.00 $630.00

TOTALES $7,200.00 $0.00 $7,200.00


Saldo en Reporte de Gasto por comprobar

(Entidad Presupuestal)

Comprobaciones de pago a proveedores y

pago efectivo no presentadas a la Dirección de

Finanzas

Saldo en bancos

Para que los reportes sean confiables se deberá realizar en el SIIAU Web 2005 la operación en el siguiente

orden:

1. Solicitud del recursos

2. Elaboración del cheque en físico

3. Comprobación del recurso (inmediato a que se tenga o se conozca)

4. Realizar la conciliación bancaria(módulo por liberar)

Saldo por comprobar

Reporte SIIAU Web 2005

…Módulo “Gastos por comprobar”


Reporte Tesorito

SIIAU Web 2005


Desarrollos liberados por la CGTI

Rol Asunto Funcionalidad

Finanzas Egresos Filtro por proyectoQue el rol depósitos concentradora permita filtrar la

información por proyecto.

Contabilidad Reporte Gastos por

comprobar

Agregar al sistema reporte de gastos por comprobar con el fin

de conocer al interior de las dependencias los deudores así

como de la red universitaria para la toma de decisiones

Contabilidad Comprobación de

efectivo/pago proveedor

Captura del número de póliza y fecha de aplicación contable

del sistema tesorito en el momento de procesar la información

en Siiau en comprobaciones de efectivo o pago a proveedor

Finanzas Egresos Pagos Directos

Incluir la opción para que la Unidad de egresos de la Dirección

de Finanzas pueda realizar Pagos a proveedores con cargo al

techo presupuestal de la dependencia solicitante así como la

opción de cancelar estos cheques y que la solicitud se regrese al

estatus de "autorizada"

Coordinación General

AcadémicaTecho Fip´s

Dar de alta la tabla de los Fondos institucionales participables a

operar en el presupuesto 2009

Entidad presupuestal y

Unidades Responsables

Pago a proveedor y

comprobación de efectivo

Realizar los cambios necesarios para que el sistema permita

utilizar las cuentas del capitulo 718 para recursos materiales

pertenecientes a los titulo 71 y 75


Cambios liberados por la CGTI

Rol Módulo Funcionalidad

Egresos Depósitos por recursoAñadir columna “cuenta contable” al módulo “depósitos por

recursos”

Egresos Depósitos concentradora y

ejecutora

Añadir columna "Núm. De proyecto" en los módulos de

"Depósito concentradora y ejecutora".

Finanzas Contabilidad Pago a proveedor y


Incluir campos de información para la fecha en que se procesa

la información en la Dirección de Finanzas

Responsable EjecutoraPago a proveedor y pago

efectivoAgregar la columna de Entidad Presupuestal


Solicitudes

Rol Módulo Descripción

Finanzas Salarios Solicitud ContratosPagos de servicios personales a la Red Universitaria (Liberacion el

módulo desarrollado)

Finanzas Salarios Cálculo, emisión y registro de

nómina

Pago a la red universitaria, conforme a la base de datos de la

CGRH

Solicitud reintegro rm no ejercido

Sol. Depósitos concentradora

Pago proveedor

Pago efectivo

Finanzas Egresos Chequera(s) de cuentas generales

Emisión e impresión de cheques, Incluir los datos del Cash, y SiiauFin,

respecto a la emisión de Transferencias y/o Cheques liga de

sistemas: Siiau, Cash Windows y Siiaufin

Finanzas Egresos Descripción de quincenaIdentificar en sistema la quincena en la cual se van a entregar

recursos a la red universitaria

Se solicita la generación del vale correspondiente como soporte de

la transferencia. Pendiente la validación de la Vicerrectoría sobre el

procedimiento así como análisis en cuanto al uso de firmas

digitalizadas o electrónicas

Finanzas Egresos


…Solicitudes


Finanzas Ingresos Consulta de cobros del banco Que las dependencias de la red universitaria puedan realizar

consultas diarias de los depositos bancarios

Finanzas Ingresos Acumulado de ingresos

autogenerados

Criterios y lineamientos para la devolución de ingresos

autogenerados

Finanzas Ingresos I.V.A. Identificación y separación del impuesto al valor agregado de los

ingresos autogenerados

Finanzas Ingresos

Migración de funciones del

modulo SIIAUn-Finanzas-ingresos a

SIIAU-web

Acumulados de CIVES, cuotas, REVOE, CxC; clientes, cobros del

banco, comisiones e IVA, conceptos de ingresos, cortes del banco,

cuantas por cobrar, cuotas, cuotas escolares, Cxc/pagos alumnos,

layouts bancos, pagos escolares, pagos cuotas, pagos escuelas

incorporadas , cobros del banco por dependencias

Acumulado esc incorporadas

Acumulado cursos de verano

Acumulado cuentas por pagar

Acumulado cuotas

Finanzas Ingresos

Descargas de los acumulados correspondientes, por las solicitudes

hechas por las dependencias al fondo 1102. La propuesta es que las

dependencias hagan sus descargas y si el recursos esta disponible

se puede generar la solicitud correspondiente (Similar a contratos)


…Solicitudes


Control de bancos

Reg. Instrucción de inversión diaria

Reporte devolución de productos financieros

Reportes por entidad presupuestal

Reg. De solicitud de baja, alta o modificación de cuentas

bancarias.

Reg. De recepción de recursos

Reporte de productos financieros acumulados

Finanzas Contabilidad Estados financieros Emisión de Estados financieros

Finanzas Contabilidad Conciliación bancariaElaboración de la conciliación bancaria para cuentas ejecutoras

del gasto

Finanzas Contabilidad Estado de cuenta de bancos Impresión y consulta de los estados de cuenta de bancos.

Inversiones Bancarias Finanzas Contabilidad


…Solicitudes


Finanzas Contabilidad Consecutivo cheque

Módulo en el cual el sistema nos genere un reporte donde

podamos ver Los cheques emitidos por las cuentas ejecutoras del

gasto en manera consecutiva (pago proveedor, pago efectivo,

cheques inutilizados, cheques cancelados) Y EL ESTATUS DE ESTOS, se

anexa ejemplo. (Esta información ligara con las conciliaciones

bancarias).

Finanzas Contabilidad Devolución de documentos

comprobatorios

Devolución de documentos comprobatorios pertenecientes a

comprobación de efectivo o pago a proveedor y aplicación de

comprobaciones parciales

Finanzas Contabilidad SuperusuarioCambios en los registros independientemente del estatus en el que

se encuentren sin necesidad de cancelar el pago

Finanzas Contabilidad Consulta de información

contable en registros realizados

Que el sistema muestre la información completa de todos los

registros realizados (similar a lo que presenta SIIAUFin en el módulo

"transacción detalle".

Finanzas Contabilidad Captura, consulta e impresión de

pólizas

Módulo de captura y consulta de pólizas contables (Diario, ingresos

y egresos)


…Solicitudes


Finanzas

Contabilidad/Entidad

Presupuestal

Fondos Externos DeterminadosRecepción, disperción y comprobación de los recursos

correspondientes a los fondos externos determinados

Finanzas Control

Interno DIOT

Elaboración de la declaración informativa de operaciones con

terceros

Finanzas Control

Interno Impuestos Registro y control de los impuestos.

Toda la red Reporteador

Entidad Presupuestal Comprobación de efectivo/pago

proveedor

Relación de comprobaciones de efectivo o pago a proveedor a

enviarse a la Dirección de Finanzas

Entidad Presupuestal Comprobación de efectivo/pago

proveedorEmisión de los formatos de viáticos

Finanzas Contabilidad Pago a proveedor y


Que el usuario con este rol asignado pueda modificar la

codificación contable dentro del mismo titulo de gasto (en apego

a las normas establecidas)

Cambios


Cambios

Rol Asunto Descripción

Finanzas Ingresos Póliza reintegro efectivo y

proveedor

Agregar en la póliza de reintegro de efectivo, la columna “recurso

material”

Finanzas Contabilidad Factura

Agregar módulo “Documentos comprobatorios” al rol Finanzas

contabilidad. Añadir campo de: Número de pago, comprobación

y cheque

Finanzas Contabilidad Recursos comprobadosIncluir información referente al pago proveedor en los módulos

“Recursos comprobados”

Entidad presupuestal Cambios varios Solicitudes realizadas por la Red Universitaria


Unidades Responsables Referencia

Agregar columna de “referencia” en el listado de recursos

disponibles


Unidades Responsables

Comprobación de efectivo y

pago a proveedor

Para presupuesto 2008 y anteriores que el monto correspondiente al

IVA lo contabilice a la cuenta 41101

Guadalajara, Jal. México, 21 de agosto de 2009

desconcentración del sistema contable institucional - inicio€¦ · que el sistema contable...

Documents