Desarrollo del Cronograma

Es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto. El desarrollo de un cronograma aceptable es un proceso iterativo que determina

las fechas de inicio y finalización planificadas para completar las actividades planificadas del proyecto y los hitos. La revisión y el mantenimiento de un

cronograma realista continúan a lo largo del proyecto conforme éste avanza, el plan para la dirección de proyectos cambias y la naturaleza de los elementos de

riesgo evoluciona.

Las entradas, herramientas/técnicas y salidas que se generan de éste proceso son las siguientes:

 

En cuanto a las entradas todas las listadas en el esquema han sido desarrolladas en post anteriores. Las únicas que es necesario resaltar o especificar para este proceso son: 8. Factores Ambientales, que específicamente un factor que puede afectar durante este proceso es la herramienta de planificación que cada organización posea. 9. Activos de la Organización, específicamente la metodología de administración de proyectos que utiliza la organización y el calendario propio de cada proyecto. En cuanto a las herramientas y técnicas utilizadas, encontramos que:1. Análisis de la Red del Cronograma: es una técnica utilizada para generar el

cronograma del proyecto, emplea diversas técnicas analíticas como ¿que pasa si?, nivelación de recursos para calcular las fechas de inicio y finalización tempranas y tardías para las partes no completadas de las actividades del proyecto.2. Método de Ruta Critica: calcula las fechas teóricas de inicio y finalización tempranas y tardías para todas las actividades sin considerar las limitaciones de los recursos, haciendo un análisis de adelante hacia atrás toda la red del cronograma.3. Método de la Cadena Critica, es una técnica de análisis de la red del cronograma que permite modificar el cronograma del proyecto para adaptarlo a los recursos limitados. El diagrama de red del cronograma se elabora mediante los estimados de la duración con las dependencias requeridas y las restricciones definidas como entradas. Se calcula la ruta crítica y una vez identificada se ingresa la disponibilidad de recursos y se determina los resultados del cronograma con recursos limitados. La ruta critica con restricciones de recursos se conoce como Cadena Critica y éste método agrega colchones de duración con actividades del cronograma que no requieren trabajo y que se utilizan para manejar la incertidumbre. Un colchón que se coloca al final de la cadena crítica se conoce como colchón del proyecto y protege la fecha de finalización del proyecto contra cualquier retraso en la cadena crítica.4. Nivelación de Recursos, es una técnica del análisis de red del cronograma que se aplica a un cronograma que ya ha sido analizada por medio de la ruta crítica. Puede utilizarse cuando los recursos compartidos o críticos necesarios solo están disponibles en ciertos momentos o cantidades limitadas o para mantener la utilización del recurso en un nivel constante. Es aplicable cuando los recursos han sido sobre asignados o es asignado a varias tareas en el mismo periodo. La nivelación de recursos provoca a menudo cambios en la ruta crítica.5. Análisis ¿Qué pasa si?, se realiza un análisis de red del cronograma identificando ciertos escenarios como retrasos en la entrega, prolongación en la duración de un diseño o introducción de factores externos como huelgas, cambios en el procedimiento, etc. Los resultados de este análisis pueden utilizarse para evaluar la factibilidad de un proyecto bajo condiciones adversas y para preparar planes de contingencia y respuesta para superar o mitigar el impacto de situaciones inesperadas.6. Aplicación de Adelantos y retrasos, son ajustes que se aplican durante el análisis de la red para desarrollar un cronograma viable.7. Comprensión del cronograma, reduce el calendario de trabajo sin modificar el alcance del mismo, para cumplir con las restricciones, fechas impuestas u otros objetivos del cronograma. Estas tecnicas incluyen:a. Compresión, se analizan las concesiones entre el costo y cronograma  para determinar como obtener la mayor compresión con el menor incremento en costo.b. Ejecución rápida, es una técnica en la cual las actividades planificadas en serie o secuencial se ejecutan en paralelo. La ejecución rápida puede dar como resultado un reproceso y un aumento de riesgo.

Las salidas que genera este proceso son las siguientes:a. Cronograma del proyecto, debe contener como mínimo una fecha de inicio y una fecha de finalización planificadas para cada actividad. Si la planificación de recursos se realiza en una etapa temprana entonces el cronograma mantiene su carácter preliminar hasta que se hayan confirmado los recursos asignados al proyecto. El cronograma puede presentarse en forma de resumen denominado muchas veces cronograma maestro o cronograma de hitos o también puede presentarse en forma detallada.a. Diagrama de hitos, son similares a los diagramas de barras pero solo identificaran las fechas de inicio y de finalización de los principales entregables y de las interfases externas claves.b. Diagrama de barras, muestran las fechas de inicio y finalización de las actividades así como las duraciones esperadas son relativamente fáciles de leer y se utilizan frecuentemente en presentaciones de alta dirección.c. Diagramas de red, muestran la lógica de la red del cronograma del proyecto y las actividades que se encuentran dentro de la ruta crítica del proyecto.b. Línea Base del Cronograma, es una versión específica del cronograma desarrollada a partir del análisis de la red del cronograma. El equipo de proyecto acepta y aprueba la línea base del cronograma con sus  fechas de inicio y finalización. La línea base es un componente del plan para la dirección de proyectos. c. Datos del Cronograma, abarcan los hitos, las actividades y sus atributos y la documentación de todos los supuestos y restricciones identificados.d. Actualizaciones a documentos del proyecto, los documentos que pueden actualizarse son:a. Requisitos de Recursos de cada actividadb. Atributos de las actividadesc. Calendario d. Registro de Riesgos

CRONOGRAMAS DE QUE / DONDE / COMO

Es el cronograma maestro que muestra la programación e implementación de los planes de acción.  Cada plan de acción debería ser listado en el programa maestro y en sub programas para cada una de las funciones de producto, precio, promoción o distribución.  Este cronograma indica para cada departamento y para cada miembro del equipo sus responsabilidades y tiempo de ejecución.  Puede ser presentado en forma de gráficos de tipo barra.  A continuación se presenta un ejemplo sobre la forma de presentar un Plan Maestro.

PLAN MAESTRO

Año 2002

Mes

Plan de Acción

1  2  3  4  5  6  7  8  9 10 11 12

Departamento

Persona responsable

Reestructuración                      X Ejecutivo FCO

Publicidad        X Mercadeo JLK

Precio                      X Ventas MCA

Distribución                                        X Mercadeo JLK

Análisis de Mercado

          X Mercadeo JLK

Diseño de Productos

                                       X Ingeniería PGP

El plan detallado de acciones no debería estar incluido en el texto principal, pero puede estar incluido en un apéndice.

PROMOCIONES DE VENTAS

Bajo este título, debería detallar sus planes de promoción y publicidad.  Incluye los requerimientos de personal y la promoción de ventas y publicidad.

Debe definir el mix de canales de distribución que utilizará y la estructura de su organización de ventas como parte de su plan.  Debe incluir una lista de del personal existente y adicional requerido.    Debe definir los costos y detalles de las campañas publicitarias y promociones de ventas, así como un cronograma para los próximos 12 meses.  Parte de esta información puede ser incluida en un apéndice.

PRESUPUESTOS Y ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Incluya al menos el costo total de implementación.  Debe justificar que las ganancias por obtener justificarán los gastos incurridos.  Para ello, se debe mostrar como los gastos adicionales  impactan el estado de pérdidas y ganancias.  Para ello debe presentar un estado de pérdidas y ganancias para cada área y producto