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DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
Organismo Judicial
Agosto 2013
DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - i - -
ÍÍNNDDIICCEE
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS DEL MANUAL 4
OBJETIVO GENERAL 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4
CAMPO DE APLICACIÓN 5
NORMAS GENERALES DEL MANUAL 5
DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS 6
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS 6
OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS 7
OBJETIVO GENERAL 7
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 7
BASE LEGAL 8
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS 9
POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS 10
ESQUEMAS GRÁFICOS 12
ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA DE ALMACENES 13
INGRESO Y EGRESO DE BIENES Y/O SUMINISTROS 14
TRABAJOS DE IMPRENTA DEL ORGANISMO JUDICIAL 17
RECLAMOS Y DEVOLUCIONES DE BIENES Y SUMINISTROS 19
BIENES Y/O SUMINISTROS ADQUIRIDOS CON CARGO A FONDOS
ROTATIVOS 21
CONTROL DE COMBUSTIBLES DEL ORGANISMO JUDICIAL 23
CONTROL GENERAL DE ALMACÉN 26
RESPONSABLES 28
SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN LA DIAGRAMACIÓN 30
LISTA DE PROCEDIMIENTOS 33
1.00 RECEPCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS. 35
1.01 INGRESO DE BIENES Y/O SUMINISTROS POR ORDEN DE COMPRA. 36 1.02 INGRESO DE BIENES Y/O SUMINISTROS POR DONACIÓN O COMISO. 41 1.03 INGRESO DE BIENES Y/O SUMINISTROS POR FONDO ROTATIVO. 45
2.00 RECEPCIÓN DE REQUISICIONES. 49
2.01 RECEPCIÓN DE REQUISICIONES AL ALMACÉN. 51
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - ii - -
3.00 RECEPCIÓN DE RECLAMOS Y/O DEVOLUCIONES. 53
3.01 RECEPCIÓN DE RECLAMOS Y/O DEVOLUCIONES. 54
4.00 REGISTRO DE KARDEX. 58
4.01 REGISTRO DE EGRESOS EN EL SISTEMA DE CONTROL KARDEX. 60 4.02 VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS. 64
5.00 GESTIÓN DE CONTROL DE COMBUSTIBLE. 68
5.01 PLANIFICACIÓN ANUAL DE LA COMPRA DE COMBUSTIBLE. 69 5.02 INGRESO DE CUPONES DE COMBUSTIBLE. 72 5.03 EGRESO DE CUPONES DE COMBUSTIBLE. 75 5.04 INHABILITACIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE. 80 5.05 LIQUIDACIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE. 82
6.00 GESTIÓN DE TRABAJOS DE IMPRENTA. 85
6.01 SOLICITUD DE TRABAJOS DE IMPRENTA A REQUERIMIENTO DE
DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO JUDICIAL. 86
7.00 TRÁMITE DE RECLAMOS DE DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO JUDICIAL. 90
7.01 TRÁMITE DE RECLAMOS DE DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO JUDICIAL. 91
8.00 GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN. 94
8.01 RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA. 95 8.02 CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA. 98
9.00 DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES Y/O SUMINISTROS. 101
9.01 PREPARACIÓN Y ENVÍO DE BIENES Y/O SUMINISTROS. 102 9.02 ENTREGA DE PAPELERÍA RESTRINGIDA. 106
PROCEDIMIENTOS QUE PASAN A FORMAR PARTE DEL PRESENTE MANUAL, A PARTIR DEL
VEINTISÉIS DE FEBRERO DE DOS MIL DIECISÉIS. 110
AJUSTE AL INVENTARIO 110 INGRESO DE PRODUCTO POR DEVOLUCIÓN 110 TRASLADO DE PRODUCTOS POR OBSOLESCENCIA O DETERIORO 110 BAJA DE PRODUCTOS POR OBSOLESCENCIAS O DETERIORO 110 ELABORACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO 110
GLOSARIO 124
ANEXOS 129
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
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Introducción
omo parte del proyecto de Reforma Judicial de Guatemala, el Organismo Judicial
emprendió un Plan de Modernización, orientado -entre otras cosas- al
fortalecimiento de la gestión institucional.
La Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, mediante el
acuerdo 5/001 estableció la separación de la función de compras de la de suministros; en
virtud de lo cual el Departamento de Suministros y la Unidad de Modernización,
realizaron una nueva definición de los procesos de administración, recepción, despacho y
distribución de bienes y/o suministros, con el objeto de agilizar los trámites de requisición
y despacho de bienes, así como dar transparencia a los procesos, lo cual implica una
mejora en los sistemas de control del almacén.
De conformidad con el acuerdo 82/005 de fecha 15 de noviembre de 2005, el
Departamento de Suministros depende de la Coordinación Administrativa de la Gerencia
Administrativa del Organismo Judicial.
El presente Manual contiene los procedimientos que regularán de manera eficiente las
operaciones y actividades dentro del área de Suministros del Organismo Judicial.
C
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
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Objetivos del Manual
Objetivo General Servir de soporte documental para la ejecución de los procesos de administración,
recepción, despacho y distribución de bienes y/o suministros.
Objetivos Específicos
1. Establecer los responsables de las actividades que requiere la ejecución de los
diferentes procesos de administración, recepción, despacho y distribución de
bienes y/o suministros.
2. Describir las operaciones plasmadas en los diagramas de flujo, detallando los
documentos requeridos para efectuarlas, y los controles que deben realizarse o
verificarse.
3. Promover que los procedimientos de administración, recepción, despacho y
distribución de bienes y/o suministros, se realicen de acuerdo a los lineamientos
aprobados por la Presidencia del Organismo Judicial.
4. Identificar el flujo de información y documentos dentro de los procesos de
administración, recepción, despacho y distribución de bienes y/o suministros.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
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Campo de Aplicación El presente Manual se restringe al Departamento de Suministros, de la Coordinación Administrativa, de la Gerencia Administrativa y al personal que conforma dicho departamento. Las funciones de cada puesto que conforma el Departamento de Suministros, están restringidas por el Manual de Puestos y Funciones del Organismo Judicial, por lo que el presente se delimita a procesos y procedimientos.
Normas Generales del Manual
Debe observarse para todos los procesos de recepción, control, almacenamiento, despacho y distribución de bienes y servicios que realice el Departamento de Suministros, para lo cual deberá observarse su aplicación en forma obligatoria.
Proporcionar una copia a cada trabajador del Departamento de Suministros para que sea conocido y aplicado por todos, sirviendo como guía al momento de ejecutar sus actividades.
Deberá hacerse una revisión del contenido del manual periódicamente de acuerdo a las atribuciones del Departamento, para mantenerlo actualizado con relación a los cambios que se presenten e informar a los empleados sobre el fiel cumplimiento de los procedimientos que se establecen.
Deberá emplearse como herramienta de control y supervisión de las actividades que se realizan.
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Descripción del Departamento de Suministros
El Departamento de Suministros es una dependencia con relación directa de la Coordinación Administrativa, de la Gerencia Administrativa, encargada coordinar y dirigir las gestiones para la recepción, control, almacenamiento y distribución de bienes y suministros para el Organismo Judicial.
Funciones del Departamento de Suministros Entre las principales funciones del Departamento de Suministros, se encuentran las siguientes:
1. Realizar las gestiones oportunamente de acuerdo a lo planificado, para mantener las existencias de bienes y/o suministros para atender los requerimientos de las dependencias del Organismo Judicial.
2. Ejercer el registro y control adecuado en la recepción, almacenamiento y
distribución, de los bienes adquiridos por el Organismo Judicial, para lo cual debe observar que los bienes se reciban conforme al precio, la calidad, el plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan al Organismo Judicial, así como transparentar todos los procedimientos de recepción de compras.
3. Recibir y atender pertinentemente las solicitudes de los bienes y/o suministros
requeridos por las dependencias jurisdiccionales y administrativas del Organismo Judicial.
4. Establecer los niveles de mínimos y máximos de existencias de bienes y/o
suministros.
5. Realizar inventarios parciales y finales para constatar la existencia de los bienes
y/o suministros en resguardo del Departamento de Suministros.
6. Elaborar y rendir informes que le sean requeridos o que deban presentarse
conforme disposiciones legales vigentes.
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- - 7 - -
Objetivos del Departamento de Suministros
Objetivo General Velar por el abastecimiento y distribución de los bienes y/o suministros para atender los requerimientos de las dependencias del Organismo Judicial.
Objetivos Específicos
Velar porque la recepción y distribución de los bienes y/o suministros se realice de una manera eficaz.
Resguardar, custodiar y conservar los materiales e insumos almacenados.
Distribuir oportunamente los bienes y/o suministros que se requieran por las dependencias jurisdiccionales y administrativas.
Promover que los procedimientos de recepción, almacenamiento, control y distribución de bienes y/o suministros se realicen de acuerdo a los lineamientos aprobados y legislación vigente.
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- - 8 - -
Base Legal
Acuerdo 24/998 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se aprueba la reorganización del área administrativa del Organismo Judicial.
Acuerdo 13/999 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, que aprueba la estructura propuesta del Modelo Gerencial y Organizacional del Organismo Judicial contenida en el Acuerdo 24/998.
Acuerdo 82/005 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, Artículo 8; por medio del cual se determinan las funciones de la Coordinación Administrativa, las cuales serán desarrolladas a través de tres departamentos y una Unidad.
Acuerdo No. 46/2011, de Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se aprueba la normativa de entrega, recepción y liquidación de cupones de combustible.
Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92.
Reglamento de Ley de Contrataciones del Estado Acuerdo Gubernativo 1056-92
Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas
Ley contra la Corrupción Decreto 31-2012 del Congreso de la República.
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Organigrama del Departamento de Suministros
GERENCIA GENERAL
GERENCIA ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN
DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
SUB JEFATURA
DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
APOYO
ADMINISTRATIVO
ÁREA DE BODEGA
ÁREA DE IMPRENTA
ÁREA DE
COMBUSTIBLE
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Políticas del Departamento de Suministros
El Departamento de Suministros es el responsable de corroborar las existencias de bienes y suministros en los registros informáticos y auxiliares del Departamento de Suministros.
Corresponde al Departamento de Suministros, proponer ante Gerencia General
las actualizaciones o modificaciones al presente Manual.
El Departamento de Suministros debe atender y brindar el apoyo logístico al personal designado para integrar las juntas de recepción y liquidación, conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
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EESSQQUUEEMMAASS
GGRRÁÁFFIICCOOSS
Capítulo
1
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Esquemas gráficos
En este capítulo, se muestran las diferentes áreas de competencia del Departamento de Suministros del Organismo Judicial, por medio de gráficos que permiten identificar su rol como la dependencia responsable del ingreso, custodia y distribución de los bienes y/o suministros, adquiridos por el Organismo Judicial.
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ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA DE ALMACENES
GESTIÓN DEL ALMACEN DE
SUMINISTROS
4.01. Registro de egresos en el sistema de control Kardex
4.02. Verificación de existencias
REGISTRO
KARDEX 4
5.01. Planificación anual de la compra de combustible 5.02. Ingreso de cupones de combustible 5.03. Egreso de cupones de combustible 5.04. Inhabilitación de cupones de combustible 5.05. Liquidación de cupones de combustible
GESTION DE CONTROL DE
COMBUSTIBLE 5
6.01. Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de dependencias del Organismo Judicial
GESTION DE TRABAJOS DE
IMPRENTA 6
7.01. Trámite de reclamos de dependencias del
Organismo Judicial
GESTION DE
RECLAMOS 7
9.01. Preparación y envío de bienes y/o
Suministros
DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE
BIENES Y/O SUMINISTROS
(Existencias –Compras con destino específico)
(Existencias)
9
1.01 Ingreso de bienes y/o suministros por orden de compra
1.02 Ingreso de bienes y/o suministros por donación o comiso
1.03 Ingreso de bienes y/o suministros
por fondo rotativo
RECEPCIÓN DE
BIENES Y
SUMINISTROS
1
2.01. Recepción de Requisiciones al
Almacén (bienes, suministros, trabajos de imprenta, papelería controlada,
combustible)
RECEPCIÓN DE
REQUISICIONES 2
3.01. Recepción de reclamos y/o
devoluciones
RECEPCIÓN
RECLAMOS Y/O
DEVOLUCIONES
3
8.01 Recepción de Correspondencia 8.02 Control de Correspondencia enviada
GESTION DE
DOCUMENTACION 8
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INGRESO Y EGRESO DE BIENES Y/O SUMINISTROS
Procedimientos: Compras,
donaciones y/o comisos
Ingresan al almacén
1.01. Ingreso de bienes y/o
suministros por orden de compra
1.02. Ingreso de bienes y/o suministros por donación o comiso
1.03. Ingreso de bienes y/o suministros por Fondo
Rotativo
Se registran en el sistema de control
kardex
Bienes y/o suministros en existencia en el
Almacén de Suministros
Se recibe una requisición
2.01. Recepción de Requisiciones al Almacén (bienes, suministros, trabajos de imprenta, papelería controlada, combustible)
Se verifican existencias
(4.02. Verificación de
existencias)
Se registra el egreso y elabora la salida de
almacén
4.01 Registro de egresos en el sistema de control Kardex
Se realiza el envío
9.01 Preparación y envío de bienes y/o suministros
SUFICIENTES
EXISTENCIAS
Se autoriza el despacho de una
cantidad diferente a la solicitada
EXISTENCIAS
INSUFICIENTES
Se envía al Departamento de
Compras para iniciar el proceso de compra
NO HAY
EXISTENCIAS
Si se trata de un bien, se prepara información para el registro de bienes en
inventarios
Recepción de requisiciones
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Ingreso y egreso de bienes y/o suministros adquiridos por el Organismo Judicial Los bienes y/o suministros adquiridos por el Organismo Judicial, pasan por un proceso desde su adquisición hasta su entrega al requeriente. Los bienes y/o suministros ingresan al almacén, por varias razones:
1. Compra de bienes y/o suministros Una vez comprados los bienes, el proveedor se presenta al almacén con la factura original para entregar los bienes y/o suministros, donde el auxiliar de kardex, verifica cantidades y características de lo adquirido, para poder dar ingreso a los bienes al almacén. A la vez, corrobora con registros internos (Ordenes de Compra, Bases de Licitación o Cotización, Actas de adjudicación, Contrato y otros documentos dentro del expediente de compra), las cantidades y el detalle de los bienes adquiridos. Después de recibidos los bienes, se ubica físicamente en un área de la bodega y se registra en el sistema de control de kardex. Los bienes quedan almacenados para su posterior distribución y despacho.
2. Donaciones o comisos derivados del ejercicio jurisdiccional del Organismo Judicial. Los bienes y/o suministros entregados al almacén por donaciones o comisos, son recibidos de acuerdo a Resoluciones emitidas por la Presidencia del Organismo Judicial. Las donaciones y/o comisos se recibirán debidamente valuados, para poder dar ingreso de los bienes y/o suministros al almacén. Después de recibido el bien, se ubica físicamente en un área de la bodega y se registra en el sistema de control de kardex. Para el despacho del bien y/o suministro ingresado, se recibe una requisición (forma F-56) con el detalle del bien y/o suministro requerido por parte de cualquier órgano jurisdiccional o dependencia del Organismo Judicial. Esta requisición se transfiere al Encargado de Kardex, para que se inicie con la verificación de existencias y así proceder al despacho de los bienes y/o suministros posteriormente, emitiendo la forma F-57 de egreso de bodega.
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
En la actividad de verificación de existencias, se distinguen tres casos: 1. Si las existencias son suficientes, se registra el egreso y se elabora la salida de
almacén (F-57). 2. Si las existencias son insuficientes, se autoriza el despacho de una cantidad menor
a la solicitada, registrando el egreso y elaborando la salida de almacén (F-57). 3. Si no hay existencias, se inicia un proceso de compra.
Con la verificación de existencias concluida, se inicia la preparación de los bienes y/o suministros requeridos, los cuales son empaquetados y enviados hacia el requeriente. Los envíos se realizarán por medio de la Unidad de Transportes del Organismo Judicial o por servicio de courier en el caso de pedidos cuyo destino sea en el interior del país; con recursos propios del Departamento de Suministros en caso de pedidos cuyo destino sea en el área metropolitana y municipios del Departamento de Guatemala, o se entrega a los solicitantes que lleguen a recogerlos directamente al Almacén de Suministros. En los casos anteriores, el requirente debe devolver la Forma 57 con el nombre, cargo, número de gafete, firma de quien recibe y con el sello de la Dependencia solicitante, al Departamento de Suministros, para su registro y control. Una vez que los bienes han sido recibidos por el Departamento de Suministros, el auxiliar de kardex prepara la información y documentación necesaria para el registro de bienes en inventarios (forma 1-H, fotocopia de factura, fotocopia de forma F-57 y otros documentos).
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- - 17 - -
TRABAJOS DE IMPRENTA DEL ORGANISMO JUDICIAL
Requisición de Trabajos de
Imprenta
SUBCONTRATACIÓN
Se subcontrata a través de un proceso
de Compra
6.01 Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de dependencias del Organismo Judicial
HAY EXISTENCIAS
IMPRENTA O.J. Se elabora orden de trabajo de imprenta
IMPRENTA O.J. Realiza trabajo de
imprenta
Entrega de Productos
Terminados
Se registran en el sistema de control
kardex
Bienes y/o suministros en existencia en el
Almacén de Suministros
Se verifican existencias
(4.02 Verificación de
existencias)
NO HAY EXISTENCIAS
Se subcontrata o se solicita trabajo a
imprenta del Organismo Judicial
Se registra el egreso y elabora la salida de
almacén 4.01 Registro de Egresos
en el sistema de control
kardex
Se realiza el envío
9.01 Preparación y envío de
bienes y/o Suministros
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
TTRRAABBAAJJOOSS DDEE IIMMPPRREENNTTAA DDEELL
OORRGGAANNIISSMMOO JJUUDDIICCIIAALL Todos los trabajos de imprenta realizados interna o externamente, se inician con una requisición enviada por los órganos jurisdiccionales o dependencias del Organismo Judicial. Previo a generar una orden de trabajo se verifican existencias en el almacén. En el caso de no tener existencias en el almacén de suministros, los trabajos de imprenta se pueden efectuar de dos formas: 1. Trabajos realizados en la imprenta del Organismo Judicial En la imprenta del Organismo Judicial se procesan trabajos específicos y papelería que es solicitada por las distintas dependencias, la cual es utilizada para el trabajo de índole jurisdiccional y administrativo. Los trabajos son realizados utilizando materia prima proporcionada por la Dependencia solicitante o del stock de almacén; realizando los registros correspondientes. Para iniciar el proceso de elaboración es necesario generar una orden de trabajo en la cual se describen las características de los trabajos que deben realizarse en la imprenta, así como la cantidad a entregar a bodega de suministros. El producto terminado es registrado en el sistema de control de kardex, incluyendo el cálculo de costos de la transformación de la materia prima. 2. Trabajos realizados en imprentas externas Los trabajos realizados en imprentas externas se efectúan cuando no hay existencias en el Departamento de Suministros o cuando el trabajo no puede ser realizado en la imprenta del Organismo Judicial. El servicio externo es contratado a través de un proceso de compra.
El producto entregado por la imprenta externa es registrado en el kardex de suministros e ingresado a bodega para su almacenamiento y posterior distribución.
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- - 19 - -
RECLAMOS Y DEVOLUCIONES DE BIENES Y SUMINISTROS
Reclamos y /o Devoluciones
Registro de devolución
(3.01. Recepción de
Reclamos y/o devoluciones
Se ingresa la
devolución en el sistema de kardex
Ingreso a existencias en bodega
Se gestiona el
reclamo
(7.01 Trámite de reclamos de dependencias del Organismo
Judicial)
Se registra el egreso y elabora la salida de
almacén
(4.01 Registro de Egresos en
el sistema de control kardex)
Se realiza el
despacho
9.01 Preparación y envío de bienes y/o suministros
Registro de reclamo
(3.01. Recepción de
Reclamos y/o devoluciones)
Se mantiene en custodia
Se ingresa el reclamo
en el sistema de kardex
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Reclamos y devoluciones de bienes y suministros En el Departamento de Suministros se reciben reclamos y devoluciones de bienes y suministros los cuales son tramitados de la siguiente forma:
1. Devolución de bienes y/o suministros:
Los bienes (mobiliario, equipo, etc) y/o suministros que son devueltos al almacén del Departamento de Suministros, se reciben acompañados de una nota de envío, oficio, memorando, etc. El auxiliar de kardex verifica las cantidades y características de los artículos devueltos, contra lo detallado en el documento de envío para poder recibirlos, los traslada y registra la devolución en el sistema de control de kardex. En el caso que los bienes y/o suministros devueltos estén en mal estado, vencidos o ya no son solicitados por las Dependencias de la Institución, se registrarán como artículos obsoletos o en desuso, para posteriormente realizar el proceso de destrucción correspondiente.
2. Reclamos
En el Departamento de Suministros se reciben reclamos a través de una nota de envío, oficio, memorando, etc., los cuales son registrados y recibidos para su trámite respectivo. Los motivos de reclamos pueden ser:
artículos defectuosos para cambio por faltantes Otros
Dentro de los reclamos que se tramitan por el departamento de Compras están las devoluciones por concepto de garantías o cambios de bienes y/o suministros. El Departamento de Suministros da seguimiento al trámite de solución de reclamos que realiza el Departamento de Compras, para posteriormente, enviar a los órganos Jurisdiccionales y/o dependencias, aquellos bienes que han sido reparados o sustituidos por el proveedor y una vez que han sido recibidos, se prepara la información y documentación necesaria para el registro de bienes en inventarios, en aquellos casos en que aplique. Dentro de los reclamos que se tramitan por el departamento de Suministros se encuentran los faltantes, cambios u otros. Determinan la problemática y solucionan el reclamo presentado, para posteriormente enviar a los órganos jurisdiccionales y/o dependencias los bienes y/o suministros faltantes o que han sido cambiados.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 21 - -
BIENES Y/O SUMINISTROS ADQUIRIDOS CON CARGO A FONDOS ROTATIVOS
Si se recibe papelería y
bienes
Si se recibe sólo papelería
Compras realizadas con cargo a Fondos
Rotativos
Se reciben los comprobantes de las
compras
Se registran en el sistema de control
kardex
Si se trata de un bien se prepara información para el registro de bienes en
inventarios
Se reciben y revisan los documentos
Se registra el egreso y elabora la salida de
almacén
(4.01 Registro de egresos en
el sistema de control kardex)
Se realiza el despacho en el caso
de recepción de bienes y/o suministros
9.01 Preparación y envío de bienes y/o suministros
Se reciben bienes y /o suministros y
comprobantes que amparan la compra
Se reciben y revisan los bienes y documentos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
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Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Bienes y/o Suministros adquiridos con cargo a fondos rotativos En el Departamento de Suministros se registran los bienes y/o suministros adquiridos por medio del fondo rotativo de Gerencia Administrativa. En algunos casos dichos bienes y/o suministros se reciben en el Departamento de Suministros para su registro y distribución y en otros casos, solamente documentos para el registro respectivo. La documentación de las compras realizadas por el fondo rotativo es trasladada al Encargado de kardex para su revisión, registros y archivo. En los casos que el Departamento de Suministros recibe los bienes y/o suministros procede al despacho correspondiente.
Cuando se trata de un bien inventariable, se prepara la documentación necesaria para el registro de bienes en inventarios y se traslada al Departamento de Inventarios.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 23 - -
CONTROL DE COMBUSTIBLES DEL ORGANISMO JUDICIAL
Requisición de Combustibles
HAY EXISTENCIAS
Entrega de Cupones de combustible al
almacén
Se registran en el sistema de control
kardex
(5.02 Ingreso de
cupones de combustible)
Cupones de combustible en custodia en el Almacén de Suministros
Se verifican existencias
(4.02 Verificación de
existencias)
NO HAY EXISTENCIAS
Se solicita compra de combustible a través
de un proceso de compra
5.01 Planificación anual de la compra de combustible
Verificación de disponibilidad y preparación de papelería para
entrega 5.03 Egreso de cupones de
combustible.
Se realiza la entrega
de cupones de combustible a dependencias
Liquidación de cupones de combustible
5.05 Liquidación de cupones de combustible
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
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Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Control de combustible del Organismo Judicial En el Departamento de Suministros se lleva el control de entrega de cupones de combustible, los cuales son entregados de acuerdo a cuotas fijas y libres asignadas a las distintas dependencias y funcionarios del Organismo Judicial. A través de una planificación anual, se realiza un evento de compra para abastecimiento de combustible a través del uso de cupones, los cuales son custodiados por el Departamento de Suministros. Los cupones son ingresados al sistema de kardex para su control y posterior distribución. La entrega de cupones de combustible a las distintas dependencias y funcionarios, se realiza con base a la cuota autorizada mediante Acuerdos y Resoluciones de Presidencia que se reciben en el Departamento de Suministros, llevando un control de la cantidad de cupones entregados, incluyendo sus denominaciones y el responsable que recibió los mismos. El egreso de cupones es registrado en el sistema de kardex y el control de la entrega de los mismos, se realiza a través del uso de recibos y tarjetas individuales de control de combustible. Posteriormente, se debe generar el cierre contable mensual y anual, así como la liquidación de cuotas libres de combustible.
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Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS
Capítulo
2
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDeeppaarrttaammeennttoo ddee SSuummiinniissttrrooss
OOrrggaanniissmmoo JJuuddiicciiaall
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Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
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CONTROL GENERAL DE ALMACÉN
Comprende las gestiones administrativas y organizativas del almacén, y consiste en:
la preparación de información para realizar la planificación anual de pedidos para mantener niveles óptimos de existencias,
clasificación, distribución y control de bienes, suministros, mobiliario y equipo,
realización de inventarios selectivos y anuales, entre otros.
Participan en estas actividades: el Director, personal del almacén y Auditoría Interna.
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1. Los bienes, suministros, mobiliario y equipo que ingresen al almacén deberán ubicarse dentro del área asignada, según el plano de distribución física de materiales, el cual será modificado de conformidad a las necesidades de almacenamiento. Para facilitar el despacho, volúmenes pequeños de los bienes y/o suministros adquiridos en gran volumen se trasladan al área destinada como de alta rotación.
2. El Departamento de Suministros debe contar con datos de los volúmenes
máximos y mínimos por artículo, con el propósito de tomar las acciones pertinentes para el reabastecimiento de existencias de bienes y/o suministros.
3. El Departamento de Suministros, debe generar con la periodicidad requerida
los reportes que permitan evaluar su gestión, tales como: Requisiciones recibidas Existencias Máximos y mínimos de existencias Consumo por dependencia
4. El Director del Departamento de Suministros debe verificar periódicamente el
ordenamiento de la bodega y ajustar su distribución de conformidad a las necesidades de almacenamiento.
5. El Departamento de Suministros, deberá realizar inventarios selectivos de
bienes y/o suministros, para lo cual debe apoyarse en los reportes de existencias por artículo y ubicación física de los mismos. De estos inventarios, deberá elaborarse un informe detallando los resultados de los mismos, así como las acciones correctivas a seguir.
6. El Departamento de Suministros, debe realizar como mínimo un inventario
general anualmente (preferentemente en el mes de diciembre), del cual deberá elaborarse un informe y entregarse a la Gerencia Administrativa.
7. El Departamento de Suministros, con base en los registros históricos y los
consumos estimados por tipo de dependencia, conjuntamente con el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y la Secretaria de Planificación y Desarrollo Institucional, elaborarán el Plan Anual de Adquisiciones.
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Responsables Las unidades involucradas con la aplicación del presente manual, se detallan a continuación:
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS Unidad responsable de tramitar y administrar los procesos de compra del Organismo Judicial, así como de gestionar reclamos con proveedores.
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS
Unidad responsable de controlar, registrar e informar sobre los bienes de inventario general del Organismo Judicial, que constituye parte importante del patrimonio del mismo.
DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS Unidad responsable de recibir, almacenar, custodiar, controlar y distribuir los bienes y suministros adquiridos por el Organismo Judicial.
DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO JUDICIAL Son todas las dependencias del Organismo Judicial (jurisdiccionales y administrativas), que en un momento determinado se constituyen como solicitantes de bienes, suministros, mobiliario y equipo.
DONANTES Son entidades nacionales o internacionales que cooperan con el Organismo Judicial mediante aportes materiales.
GERENCIA ADMINISTRATIVA Apoya y coordina la labor del Departamento de Suministros, a fin de garantizar un adecuado aprovisionamiento y distribución de bienes y suministros.
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SECCIÓN DE REPRODUCCIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL (IMPRENTA) Se encarga de realizar trabajos de imprenta: impresiones, cortes, empastados, reproducciones, etc. Esta unidad depende jerárquicamente del Departamento de Suministros.
PROVEEDORES ADJUDICADOS Son todos aquellos oferentes que participan en eventos de compra promovidos por el Organismo Judicial y que resultan seleccionados luego de un proceso de análisis, evaluación y clasificación, con los cuales el Organismo Judicial adquiere compromisos de compra o contratación.
SERVICIO DE COURIER Son empresas contratadas por el Organismo Judicial, con el propósito de trasladar correspondencia, así como pedidos de bienes y suministros a los diferentes órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial.
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Simbología utilizada en la diagramación
Los procedimientos se representan gráficamente por medio de diagramas de flujo, los cuales permiten visualizar cada una de las actividades o decisiones que integran un procedimiento. Los diagramas de flujo o flujogramas, son herramientas de mucha utilidad, pues permiten obtener una visión integral del procedimiento, conocer la distribución del trabajo, la forma en que se moviliza la información, los resultados que se generan en la ejecución del procedimiento, así como las personas y unidades que participan en su ejecución.
SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO:
NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
INICIO
Prepara documentos
1
DEPENDENCIA INTERESADA
¿Compra
menor a 10K?
2
¿Asignada a
UDAF?
3
SIProcedimiento:
Compra directaNO
Procedimiento:
Compra por
fondo rotativo
SI
Solicita autorización
4
NO
Corrige documentos
para cotización
9
Procedimiento:
Compra por
cotización
FIN A
A
COMPRAS UDAF
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Los diagramas de flujo utilizan la siguiente simbología:
INICIO
Prepara
documentos
¿Compra
menor a
10K?
Procedimiento:
Compra directa
A
B
La ELIPSE, puede ser utilizada indistintamente para señalar el
inicio o fin de un flujo. Basta colocar en su interior la palabra
“inicio” o “fin”, según corresponda. En un mismo flujograma,
es común encontrar varias elipses indicando el “fin” del
procedimiento.
El RECTÁNGULO, es el símbolo que se utiliza para representar
las actividades. Dentro de él, se describe en forma concreta y
clara la especificación de la actividad que pertenece al
procedimiento.
El PENTÁGONO, se utiliza como conector entre páginas.
Cuando un diagrama consta de más de una página, el final de
la primera y el inicio de la siguiente, se conectan por medio de
esta figura. Al igual que los círculos, se utilizan por pares
identificados con el mismo número.
La FLECHA, se utiliza para conectar actividades, señala la
secuencia de las mismas, el orden en que éstas se ejecutan, y
la forma en que fluyen la información y los documentos.
El ROMBO, es la figura que se utiliza para mostrar las
actividades de decisión que se ejecutan como parte del
procedimiento. De igual forma, se utiliza para mostrar más de
una alternativa de acción. En su interior, se describe de forma
concreta y clara la decisión que debe desarrollarse, asimismo en
sus salidas, debe indicarse con un “Si” o un “No” la acción a
seguir.
El RECTÁNGULO CON BARRAS, es el símbolo que se utiliza
para hacer referencia a otros diagramas de flujo. Cuando el flujo
de actividades llega a esta figura, inicia la ejecución de otro
procedimiento.
El CIRCULO, se utiliza para conectar actividades dentro de un
mismo diagrama, cuando por razones de espacio, se torna muy
complicado conectar dichas actividades por medio de una
flecha. En su interior se coloca un número con fines de
identificación. Los círculos se utilizan en pares identificados con
el mismo número, uno saliendo de una actividad y otro entrando
a otra actividad.
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Versión 1.0
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
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PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
Capítulo
3
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Lista de Procedimientos En este apartado, se presentan los procedimientos elaborados para la administración de bienes y/o suministros del Organismo Judicial.
Los procedimientos desarrollados son:
1. RECEPCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS 1.01. Ingreso de bienes y suministros por orden de compra. 1.02. Ingreso de bienes y/o suministros por donación o comiso. 1.03. Ingreso de bienes y/o suministros por fondo rotativo.
2. RECEPCIÓN DE REQUISICIONES
2.01. Recepción de Requisiciones al almacén.
3. RECEPCIÓN DE RECLAMOS Y DEVOLUCIONES 3.01. Registro y recepción de reclamos y/o devoluciones.
4. REGISTRO DE KARDEX
4.01. Registro de Egresos del control de kardex. 4.02. Verificación de Existencias.
5. GESTIÓN DE CONTROL DE COMBUSTIBLE
5.01. Planificación anual de la compra de combustible. 5.02. Ingreso de cupones de combustible. 5.03. Egreso de cupones de combustible. 5.04. Inhabilitación de cupones de combustible. 5.05. Liquidación de cupones de combustible.
6. GESTIÓN DE TRABAJOS DE IMPRESIÓN
6.01. Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de dependencias del Organismo Judicial.
7. GESTION DE RECLAMOS
7.01. Trámite de reclamos de dependencias del Organismo Judicial.
8. GESTION DE DOCUMENTACIÓN 8.01. Recepción de correspondencia. 8.02. Control de correspondencia enviada.
9. DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS
9.01. Preparación y envío de bienes y/o suministros.
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Para cada uno de estos procedimientos se presenta un diagrama de flujo, con el que se ilustran las actividades, secuencias, requerimientos y controles; así como una descripción literal de los mismos, en la que se precisan:
No. OPERACIÓN Se indica el número correlativo y secuencial de la actividad o decisión.
RESPONSABLE Se especifica el nombre de la entidad, departamento o puesto responsable de desarrollar las actividades. Es el actor que aparece consignado en el diagrama de flujo, en la parte superior de la columna donde se ubica la actividad.
DESCRIPCIÓN Se explican en forma detallada los pasos que conforman las actividades, así como sus entradas y salidas, documentos requeridos, información generada, etc.
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1.00 Recepción de bienes y suministros.
Consiste en el ingreso de los bienes y suministros al almacén, la inspección y verificación de las características físicas de lo que se recibe, contra lo detallado en los documentos que amparan la recepción (factura, nota de envío, orden de compra, contrato, orden de trabajo, fondo rotativo, etc.). La recepción puede realizarse por bienes y/o suministros adquiridos a través de un proceso de compra, donación, comiso y por fondo rotativo. Participan en esta gestión: el proveedor adjudicado, Auxiliar de Kardex, agente de seguridad, secretaria recepcionista, Director de Suministros, encargado de área a la que corresponda la recepción del bien, encargado de almacén y Encargado de Kardex.
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1.01 Ingreso de bienes y/o suministros por orden de compra.
1. Los bienes y/o suministros adquiridos por el Organismo Judicial deben ser entregados al Departamento de Suministros, salvo en aquellos casos en que en los términos de referencia, bases de licitación u otros se indique al proveedor otro lugar para la entrega de los mismos, dejando claramente establecidos los días y horarios para la recepción de bienes. Es importante que en el momento de la recepción se verifiquen números de serie, marcas, modelo u otros datos que permitan identificar los bienes.
2. Para recibir bienes y/o suministros adquiridos por el Organismo Judicial, el encargado de la recepción ó comisión de recepción exigirá al proveedor la presentación de la Orden de Compra que le fue entregada por el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios, así como los documentos que el proceso de compra establezca (factura, fianzas, otros)
3. El Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios deberá remitir al Departamento de Suministros copia del expediente en el cual consta la adjudicación de la compra.
4. El expediente de compra deberá contener los documentos del proceso,
conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y lo estipulado por las bases de cotización, licitación y/o términos de referencia.
5. El encargado de almacén o auxiliar de kardex verificará la fecha de entrega
consignada en la Orden de Compra presentada por el proveedor, y una vez recibidos los bienes y/o suministros, estampará en el reverso de la factura firma y sello de recibido del producto y de la factura.
6. En los casos en que la entrega de bienes se realice en un lugar diferente al
Departamento de Suministros, el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios solicitará al Departamento de Suministros la delegación de la responsabilidad de recepción en una o varias personas a fin de que estos delegados se presenten junto a la comisión de recepción (si fuera el caso) y el proveedor, a recibir en la Dependencia solicitante. El auxiliar de kardex dará ingreso al sistema en la fecha igual o posterior a la recepción de la factura.
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7. El Sello de “Registro de Ingreso a Almacén en sistema kardex” (Ver Anexos) que se estampe en la factura original, deberá contener como mínimo:
Número de forma 56 de la Dependencia solicitante
Nombre de la Dependencia solicitante
Nombre y firma de la persona encargada del trámite del expediente en Suministros
Fecha de ingreso al sistema kardex
Visto bueno de Guardalmacén
8. El Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios, remitirá al Departamento de Suministros, previo a la recepción, las muestras de los bienes y/o suministros adjudicados (en los casos que aplique).
9. Al momento de realizar la recepción de los bienes y/o suministros, el encargado
de la misma, debe verificar que los artículos que está recibiendo cumplan con las especificaciones detalladas en la Orden de Compra y/o documentos del expediente de compra, así como la cantidad y calidad. En los casos en que se haya proporcionado una muestra del producto solicitado, debe verificarse que la calidad del bien y/o suministro, sea la misma.
10. Si los bienes y/o suministros presentan daños y/o no cumplen con las
características indicadas en la Orden de Compra y/o documentos del expediente de compra, serán rechazados por el auxiliar de kardex en el Departamento de Suministros y elaborarán un documento detallando las razones por las cuales no se reciben los productos.
11. Se aceptarán “Entregas Parciales” de bienes y/o suministros, en aquellos casos en que se haya establecido esa condición en los Términos de Referencia, Bases de Licitación o al momento de formalizar la compra, para lo cual la Orden de Compra deberá ir debidamente razonada. Adicionalmente, podrán aceptarse entregas parciales según convenga al Organismo Judicial, pero el trámite de pago se iniciará hasta que se haya completado todas las entregas.
12. El Departamento de Suministros, deberá recibir copias de las Ordenes de Compra de bienes y/o suministros adquiridos por el Organismo Judicial, así como de las requisiciones o pedidos de los mismos a fin de garantizar que la calidad de los artículos que se reciben, cumplan con todas las características de los artículos adjudicados.
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SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1 1.01 Ingreso de Bienes y/o Suministros por Orden de Compra
PROVEEDOR
ADJUDICADOAUXILIAR DE BODEGA
ENCARGADO DE
BODEGAAUXILIAR DE KARDEX
INICIO
Entrega los
productos que
le han sido
adjudicados
1
Recibe Orden de Compra del
Proveedor y compara contra
expediente que le remitió el
Depto. De Adquisiciones de
Bienes y Servicios
2
¿Información
correcta?
3
Informa al proveedor las
discrepancias
detectadas y devuelve
documentación
17
NO
Recibe verificando que
el proveedor cumpla
con las características
de los productos
4
SI
¿Cumple
con los requisitos?
5
Informa al proveedor
que no puede recibir
los productos y le
devuelve documentos
18
NO
Recibe el producto, lo
traslada a bodega y
entrega para su
posterior distribución
6
SI
Realiza los registros
correspondientes y
registra el ingreso en el
control de kardex (1)
7
Recibe los productos y
copia de factura,
asigna espacio físico
dentro de la bodega,
prepara su despacho
y distribución
8
Revisa registro y
documentos
9
¿Correcto?
10
Estampa sello de
revisado y
traslada
11
SI
Corrige y/o gestiona
anulación y devuelve
expediente
19
NO
Verifica tipo de producto
12¿Inventariables?
13
Elabora forma 1H
obtiene firmas y remite
a inventarios con
documentación de
soporte
14
SI
Arma expediente y devuelve
documentación original al
Departamento de
Adquisiciones de Bienes y
Servicios y una copia al
Auxiliar de kardex
15
NO
Verifica y archiva
expediente
16
FIN A
A
(1) Realiza los registros correspondientes de ingreso a Almacén e Inventarios si fuera el caso en el sistema de Suministros.
1
1
RECEPCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS
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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Proveedor adjudicado DESCRIPCIÓN : Se presenta al almacén de Suministros del Organismo Judicial para entregar los
productos que le han sido adjudicados.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Recibe Orden de Compra del proveedor y compara contra el expediente que le
fue remitido por el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si la información es correcta continúa en operación 4 si la información no es
correcta, continúa en operación 17.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Procede a la recepción verificando que los productos que el proveedor está
entregando cumplan con las características y demás condiciones ofrecidas en la cotización, así como el buen estado de los productos.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si cumple con los requisitos continúa con la operación No. 6. Si no cumple con
los requisitos, continúa con la operación No. 18.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Recibe el producto al proveedor, lo traslada a bodega y entrega al Encargado de
Bodega para su resguardo y posterior distribución.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Realiza los registros correspondientes y registra el ingreso en el control de
kardex y el sistema del Almacén de Suministros, e Inventarios si fuera el caso.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCION : Recibe los productos y copia de factura, asigna espacio físico dentro de la
bodega, prepara su despacho y distribución.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Revisa registro y documentos.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Si todo está correcto continúa en operación 11, si no está correcto devuelve al
Auxiliar de Bodega y continúa en operación 19.
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No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Estampa sello de revisado y traslada.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Verifica tipo de producto.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si son inventariables continúa en operación 14, si no son inventariables continúa
en operación 15.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Elabora forma 1H obtiene firmas y remite a inventarios con documentación de
soporte, continúa en operación 16.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Arma expediente y devuelve documentación original al Departamento de
Adquisiciones de Bienes y Servicios y una copia al Auxiliar de kardex.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Verifica y archiva expediente, finalizando el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Informa al proveedor las discrepancias detectadas y las devuelve para que
corrija la documentación, finalizando el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Informa al proveedor que no puede recibir los productos que entrega porque no
cumplen con lo ofertado y/o con las condiciones físicas de entrega y devuelve documentos que corresponden al proveedor, finalizando el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Corrige y/o gestiona anulación y devuelve expediente, continúa en operación
número 7.
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1.02 Ingreso de bienes y/o suministros por donación o comiso.
1. Todos los bienes o suministros que sean donados al Organismo Judicial
deben ser entregados al Departamento de Suministros acompañando la documentación donde conste las características de los bienes o suministros donados.
2. En los casos especiales donde la entrega de los bienes donados se realice en
un lugar diferente al Departamento de Suministros, el Director del Departamento enviará delegado(s) para que se presenten en el lugar para recibir los bienes. Es importante que en el momento de la recepción, se verifiquen números de serie u otros códigos y características que permitan identificar el bien.
3. El Sello de “Registro de Ingreso a Almacén” (Ver Anexos) deberá estamparse
en el documento de envío, el cual, deberá contener como mínimo:
Número de resolución o documento que autoriza la recepción de la donación
Nombre y firma de la persona encargada del trámite del expediente en Suministros
Fecha de ingreso al sistema kardex
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SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
Recibe y registra
documentación
1
SECRETARIA /
RECEPCIONISTA
Analiza Resolución
de la donación o
comiso
2
DIRECTOR
SUMINISTROS
GERENCIA
ADMINISTRATIVA
¿Expediente
completo?
3
SI
Verifica estado físico
de la donación o
comiso y emite informe
5
Elabora oficio
solicitando
información
19
NO
¿Inventariables?
16
Elabora forma 1H
obtiene firmas
traslada a
inventario
17
SI
Prepara
expediente y
archiva
18
NO
Recibe expediente,
verifica y recibe los
productos
9
FIN
INICIO
1.02 Ingreso de bienes y/o suministros por donación o comiso
1
1
ENCARGADO DE
ALMACÉN
Recibe expediente
de la donación o
comiso
4
AUXILIAR DE BODEGA
Obtiene información
faltante y completa
expediente
20
Recibe informe sobre
la valuación de bienes
o suministros
6
Recibe informe de
estado físico y de la
valuación y elabora
acta
7
Recibe instrucciones
para la recepción
8
Estampa sello de
ingreso a almacén
y anexa al acta
10
Registra en
kardex y solicita
firma
11
Coordina ingreso al
kardex
12
¿Correcto?
13
Corrige y/o gestiona
anulación con Vo. Bo.
De Director o Sub Jefe
21
NO
Firma de
conformidad
14
SI
Verifica tipo
de insumo
15
RECEPCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS
DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 43 - -
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Secretaria / Recepcionista DESCRIPCIÓN : Recibe y registra documentación.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Director Suministros DESCRIPCION : Analiza Resolución de la donación o comiso.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Director Suministros DESCRIPCION : Si el expediente está completo, continúa en operación número 4, si no está
completo, continúa en operación número 19.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Recibe expediente de la donación o comiso.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Verifica estado físico de la donación o comiso y emite informe.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Recibe informe sobre la valuación de bienes o suministros.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Director Suministros DESCRIPCION : Recibe informe de estado físico y de la valuación y elabora acta.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Recibe instrucciones para la recepción.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Recibe expediente, verifica y recibe los productos.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Estampa sello de ingreso a almacén y anexa al acta.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Registra en kardex y solicita firma.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Coordina ingreso al kardex. No. OPERACIÓN : 13
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 44 - -
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Si la información está correcta, continúa en operación número 14, si no está
correcta, continúan con operación número 21.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Firma de conformidad.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Verifica tipo de insumo.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si son inventariables, continúa en operación número 17, si no son
inventariables, continúa en operación número 18.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Elabora forma 1H obtiene firmas traslada a inventario.
No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Prepara expediente y archiva, finalizando el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : Secretaria / Recepcionista DESCRIPCION : Elabora oficio solicitando información.
No. OPERACIÓN : 20 RESPONSABLE : Gerencia Administrativa DESCRIPCION : Obtiene información faltante y completa expediente, continúa en operación
número 1.
No. OPERACIÓN : 21 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Corrige y/o gestiona anulación con Vo. Bo. De Director o Sub Jefe, continúa en
operación número 11.
DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 45 - -
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
1.03 Ingreso de bienes y/o suministros por fondo rotativo.
1. La información de todos los bienes que sean adquiridos a través de fondos rotativos debe ser remitida al Departamento de Suministros para su control, la cual deberá acompañarse de la factura y documentos del fondo rotativo con el que se realizó la adquisición.
2. El Sello de “Registro de Ingreso a Almacén en sistema kardex” (Ver Anexos) que se estampe en la factura original, deberá contener como mínimo:
Número de forma 56 de la Dependencia solicitante
Nombre de la Dependencia solicitante
Nombre y firma de la persona encargada del trámite del expediente en Suministros
Fecha de ingreso al sistema kardex
Visto bueno de Guardalmacén
DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 46 - -
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
Envía documentación
y/o insumos de fondo
rotativo
1
UDAF DE GERENCIA
ADMINISTRATIVA
Recibe oficio, registra
en control interno y
traslada documentos
2
SECRETARIA DE
SUMINISTROS
Recibe documentos
y asigna auxiliar
para la recepción
3
AUXILIAR DE KARDEX
FONDO ROTATIVO AUXILIAR DE BODEGA
Revisa insumos y facturas
con documentación de
respaldo
4
¿Correcto?
5
SI
Revisa estado físico y
cantidad de los insumos
comparado con la solicitud
7
Elabora oficio y
devuelve
20
NO
Constata que contenga la
firma y sello del responsable
de la recepción del insumo
en factura u oficio de
conformidad adjunto
8
¿Están
insumos
fisicamente?
6
NO
SI
Realiza registros en
kardex y estampa sellos
correspondientes
9
¿Inventariables?
14
Elabora forma 1H obtiene
firmas y remite a inventarios
con documentación de
soporte
15
SI
Arma expediente
16
NO
Revisa registro y
documentos
10
¿Correcto?
11
Estampa sello de
revisado y traslada
12
SI
Corrige y/o gestiona
anulación y
devuelve expediente
21
NO
Verifica tipo de
insumo
13
Elabora Forma 57,
distribuye insumos y archiva
copia de expediente
18
Devuelve documentación
original a UDAF
17
Realiza registros
correspondientes
19
FIN
INICIO
1.03 Ingreso de bienes y/o suministros por fondo rotativo
1
1
RECEPCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS
DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 47 - -
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : UDAF de Gerencia Administrativa DESCRIPCIÓN : Envía documentación y/o insumos de fondo rotativo.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria de Suministros DESCRIPCION : Recibe oficio, registra en control interno y traslada documentos.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex / Fondo Rotativo DESCRIPCION : Recibe documentos y asigna auxiliar para la recepción.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Revisa insumos y facturas con documentación de respaldo.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si están correctos, continúa en operación número 6, si no están correctos,
continúa en operación número 20.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si están los insumos físicamente, continúa en operación número 7, si no están,
continúa en operación número 8.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Revisa estado físico y cantidad de los insumos comparado con la solicitud y
continúa en operación número 9.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Constata que contenga la firma y sello del responsable de la recepción del
insumo en factura u oficio de conformidad adjunto.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Realiza registros en kardex y estampa sellos correspondientes.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex / Fondo Rotativo DESCRIPCION : Revisa registro y documentos.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex / Fondo Rotativo DESCRIPCION : Si están correctos, continúa con operación número 12, si no están correctos,
continúa en operación número 21.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 48 - -
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex / Fondo Rotativo DESCRIPCION : Estampa sello de revisado y traslada.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Verifica tipo de insumo.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si son inventariables, continúa en operación número 15 si no son inventariables,
continúa en operación número 16.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Elabora forma 1H obtiene firmas y remite a inventarios con documentación de
soporte.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Arma expediente.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Devuelve documentación original a Unidad de Administración Financiera
–UDAF-, continúa en operaciones 18 y 19.
No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Elabora Forma 57, distribuye insumos y archiva copia de expediente y finaliza el
procedimiento.
No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : UDAF de Gerencia Administrativa DESCRIPCION : Realiza registros correspondientes y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 20 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Elabora oficio y devuelve, continúa en operación número 1.
No. OPERACIÓN : 21 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Corrige y/o gestiona anulación y devuelve expediente, continúa en operación
número 10.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 49 - -
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
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Versión 1.0
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Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
2.00 Recepción de Requisiciones.
Consiste en la recepción y registro de las requisiciones en el almacén del Departamento de Suministros. Las requisiciones que presentan los diferentes órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas del Organismo Judicial pueden ser solicitando:
Bienes Suministros Trabajos de imprenta Papelería Controlada Combustibles
Participan en esta gestión: la dependencia solicitante, Secretaria Recepcionista, Encargado de Almacén, encargado de área a quien corresponda el trámite y Encargado de Kardex.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 50 - -
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
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Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
1. Los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas para realizar una requisición deben remitir sus requisiciones al Departamento de Suministros para que les provean de bienes, suministros, trabajos de imprenta, papelería controlada y combustible.
2. La Secretaria recepcionista del Departamento de Suministros será responsable de
recibir y distribuir toda requisición que ingrese al Departamento. 3. Toda requisición que se reciba en el Departamento de Suministros debe
registrarse en el sistema de control correspondiente, en donde se le asignará un número de control.
4. El Departamento de Suministros analizará las requisiciones y las trasladará a las
personas responsables de realizar los diferentes procesos, quienes tendrán a cargo su custodia hasta el momento del despacho.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 51 - -
Fecha: 3 de agosto de 2001
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Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
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Versión 1.0
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Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
2.01 Recepción de Requisiciones al Almacén.
SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1 2.01 – Recepción de Requisiciones al Almacén
RECEPCIÓN DE REQUISICIONES
RECEPCIÓN DE REQUISICIONES
INICIO
Recibe, registra y
analiza solicitud
1
Recibe requisición y
verifica la existencia de
bienes, suministros,
papelería controlada o
trabajos de imprenta
3
NO
FIN
AUXILIAR DE BODEGA ENCARGADO DE ALMACÉN
1
1
¿Solicitan
combustible?
2
Procedimiento:
5.03 Egreso de
cupones de
combustibles
SI
DEPENDENCIA SOLICITANTE
Recibe requisición con
informe de Auxiliar de
Bodega, analiza
documentación y traslada
para despacho
4
¿Solicitan
trabajos de imprenta?
5
Procedimiento:
6.01 Solicitud de trabajos
de imprenta a requerimiento
de dependencias del
Organismo Judicial
SI
¿Hay existencias
en Almacén?
6
NO
Devuelve a
dependencia
solicitante
8
NO
Recibe requisición con
sello del Almacén de
Suministros indicando que
no hay existencias
9
Recibe asignación del
trabajo para su
despacho
7
SI
A
A
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 52 - -
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Versión 1.0
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Versión 1.0
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Versión 1.0 Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0 Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Recepción de requisiciones DESCRIPCION : Recibe, registra y analiza solicitud.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Recepción de requisiciones DESCRIPCION : Si la requisición es de combustible, se realiza el procedimiento “5.03 Egreso de
cupones de combustibles” y finaliza el procedimiento. Si se trata de bienes, suministros, papelería controlada o trabajos de imprenta; continua con la operación 3.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Recibe requisición y verifica la existencia de bienes, suministros, papelería
controlada o trabajos de imprenta. Traslada al Encargado de Almacén para el análisis respectivo.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Recibe requisición con informe de Auxiliar de Bodega, analiza la documentación
y traslada para despacho.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Si lo que solicitan son trabajos de imprenta continúa con el procedimiento “6.01
Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de dependencias del Organismo Judicial” y finaliza el procedimiento. Si no son trabajos de imprenta continúa con la operación 6.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Si de lo solicitado por los órganos jurisdiccionales o dependencias
administrativas, hay existencia en el Almacén continúa en operación 7. Si de lo solicitado por los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas, no hay existencia en Almacén, continúa en operación número 8.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Recibe asignación del trabajo para su despacho y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Devuelve a dependencia solicitante.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Dependencia Solicitante DESCRIPCION : Recibe requisición con sello del Almacén de Suministros de que no hay
existencias para iniciar su solicitud de compra ante el Departamento de Compras del Organismo Judicial y finaliza el procedimiento.
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- - 53 - -
Fecha: 3 de agosto de 2001
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Versión 1.0 Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
3.00 Recepción de Reclamos y/o devoluciones.
Recepción de Reclamos: Consiste en la recepción de reclamos (por garantías, faltantes, otros) por órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial, dar trámite e investigación a los mismos y solucionar los inconvenientes descritos en el reclamo. Recepción de Devoluciones: Consiste en el ingreso de bienes y/o suministros al almacén por devolución, verificando las características físicas de lo que se recibe contra los documentos que amparan la recepción. Participan en esta gestión: la dependencia que reclama o devuelve el bien y/o suministro, agente de seguridad, Secretaria Recepcionista, Director, encargado de área a quien corresponda el trámite, Encargado de Almacén y Encargado de Kardex.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
- - 54 - -
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Versión 1.0 Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0 Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
3.01 Recepción de Reclamos y/o devoluciones.
1. Todo reclamo o devolución que se realice al Departamento de Suministros deberá acompañarse de un documento donde se detallen las características de los bienes y/o suministros que sean reclamados o devueltos.
2. Para recibir bienes reclamados o devueltos al Organismo Judicial, el
encargado de la recepción de los mismos exigirá el documento descrito en el numeral anterior.
3. El Sello de “Ingreso a almacén” deberá estamparse en el documento de envío,
el cual, deberá contener como mínimo:
Fecha y hora de recepción de los bienes devueltos,
Nombre y firma de la persona que recibe,
Visto bueno del Encargado de Almacén.
4. Para todo reclamo que se reciba en el Departamento de Suministros generará una nota detallando la resolución que se le dio al reclamo presentado.
5. El Departamento de Suministros llevará un control específico de los reclamos
recibidos con el propósito de mejorar la atención al público (Ver Anexos)
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1 3.01 Registro y recepción de reclamos y devoluciones
1
1
DEPENDENCIA
INICIO
Se presenta a
entregar los bienes
a devolver
1
SECRETARIA
RECEPCIONISTA
Recibe
documentación de
devolución y solicita
documento de envío
2
DIRECTOR DE
SUMINISTROS
Recibe
documentación de
reclamo o devolución
3
¿Se
realiza el trámite
en Suministros?
4
Asigna Auxiliar de
Kardex que
realizará el trámite
5
SI
Devuelve para
continuar trámite
14
NO
Elabora
documentación de
traslado para realizar
el trámite del reclamo
15
AUXILIAR DE KARDEX
¿Incluye
bienes o suministros
en el reclamo?
6
Verifica los números de serie
u otros códigos y recibe los
bienes devueltos. Estampa
sello y firma de recibido en la
copia del documento de envío
y entrega al representante de
la dependencia
7
SI
Actualiza sus controles de
Kardex. Estampa sello de
ingreso a almacén en el
documento de envío y
traslada para verificación al
encargado de Kardex.
8
AUXILIAR DE KARDEX
Recibe documentos
y verifica en kardex
9
¿Correcto?
10
Archiva expediente
concluido
11
SI
Corrige el control de
kardex
12
NO
Realiza la gestión
que corresponda de
acuerdo al tipo de
reclamo
13
NO
FIN
A
A
A
RECEPCIÓN DE RECLAMOS Y DEVOLUCIONES
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Fecha: 3 de agosto de 2001
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Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0
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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Dependencia DESCRIPCIÓN : Se presenta al Almacén de Suministros del Organismo Judicial para entregar los
bienes a devolver.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Recibe documento al representante de la dependencia y solicita documento de
envío: Oficio, memorando, circular, etc. y lo traslada al Director.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Recibe documentación del reclamo o devolución.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Determina si la investigación del reclamo debe ser resuelto por el Departamento
de Suministros o el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios. Si el trámite lo realiza Suministros continúa con la operación No. 5. Si el trámite no lo realiza Suministros continúa con la operación No. 14.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Asigna al Auxiliar de Kardex que realizará el trámite.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Evalúa si la documentación está acompañada de bienes o suministros para
ingresar. Si tiene adjuntos bienes o suministros por ingresar, continua con la operación 7. Si recibe solo documentación de reclamo, continua con la operación 13.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Verifica los números de serie u otros códigos y recibe los bienes devueltos.
Estampa sello y firma de recibido en la copia del documento de envío y entrega al representante de la dependencia.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Actualiza sus controles de Kardex. Estampa sello de ingreso a almacén en el
documento de envío y traslada para verificación al encargado de Kardex.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Recibe documentos, verifica en kardex.
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No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Si lo operado está correcto, continúa en la operación 11. Si no está correcto
continúa en el operación No. 12. No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Archiva expediente concluido y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Realiza las correcciones al control de Kardex, posteriormente de haberlo
consultado con el Director de Suministros o Sub Jefe para contar con su visto bueno y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Recibe documentación con el reclamo asignado y procede a realizar la gestión
que corresponda de acuerdo al tipo de reclamo y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Devuelve a Secretaria para que lo remita al Departamento de Adquisiciones de
Bienes y Servicios. No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Elabora documentación de traslado al Departamento de Adquisiciones de
Bienes y Servicios para que realicen el trámite del reclamo y finaliza el procedimiento.
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4.00 Registro de Kardex.
Consiste en registrar en el sistema de kardex, todos los ingresos y egresos de bienes, suministros, mobiliario y equipo al almacén (compras, donaciones, devoluciones, despachos, etc.); con el propósito de mantener un control de las existencias y de los movimientos, por medio del sistema informático y un archivo físico con la documentación de soporte.
Participan en esta gestión: el Encargado de área a quien corresponda la gestión, secretaria recepcionista, Auxiliar de Kardex, encargado de trabajos de impresión, encargado de fondo rotativo y despachadores.
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1. Todos los bienes que ingresen al Almacén del Departamento de Suministros del Organismo Judicial (Compras, donaciones, devoluciones, trabajos de imprenta, etc.) deben ser registrados en el sistema de control kardex.
2. Para realizar el registro de ingreso de los bienes en el sistema de control
kardex, se requerirá que la factura original o el documento de envío vayan acompañadas de la documentación siguiente:
Fotocopia del Formulario F-56 Fotocopia de la Orden de Compra / Contrato
3. La Sección de Kardex, deberá llevar controles auxiliares al sistema, con el
propósito de garantizar el ingreso y resguardo de bienes. De la misma forma, los encargados de región, deberán llevar un control de todos los ingresos que les corresponden.
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4.01 Registro de Egresos en el sistema de control Kardex. 1. Todos los bienes que salen del Almacén del Departamento de Suministros del
Organismo Judicial deben ser registrados en el sistema de control kardex, por medio del cual se genera un documento de egreso de almacén (F-57).
2. Para realizar el registro de egreso de los bienes en el sistema de control kardex, será necesario contar con una requisición debidamente autorizada por el jefe de la dependencia solicitante (F-56).
3. El Departamento de Suministros, deberá llevar controles auxiliares al sistema, con el
propósito de garantizar el egreso y resguardo de bienes. De la misma forma, los encargados de región, deberán llevar un control de todos los egresos que les corresponden.
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SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
AUXILIAR DE KARDEX
INICIO
Recibe, revisa
expediente y confirma
recepción en el sistema
1
Busca código de la
dependencia, lo ingresa y
obtiene número correlativo
de requisición o reclamo
2
Registra en el sistema de
kardex el egreso del bien
por grupo y renglón de
gasto e imprime Forma 57
3
Archiva copia y envía
copia para realizar la
entrega y distribución
correspondiente
4
4.01 Registro de Egresos en el sistema de control Kardex
1
1
¿Inventariables?
5
Envía documentación al
Departamento de
Inventarios para su
registro
6
SI
Revisa los egresos
operados de cada uno de
los ítems por grupo y
renglón de gasto
7
NO
Procedimiento:
9.01 Preparación y
envío de bienes y/o
suministros
¿Operaciones
correctas?
8
Informa al Director de
Suministros y solicita
autorización para
correcciones
9
NO
Revisa reporte
sobre ajustes
10
Realiza los ajustes al
sistema de control de
kardex e imprime
reporte
12
Genera los reportes
respectivos
13
Autoriza los
ajustes
necesarios
11
DIRECTORENCARGADO DE KARDEX
FIN
SI
REGISTRO DE KARDEX
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Recibe y revisa expediente y confirma la recepción en el sistema.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Busca código de la dependencia que solicita el bien o suministro, ingresa código
y obtiene número correlativo de requisición o reclamo.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Registra en el sistema de kardex el egreso del bien o suministro por grupo y
renglón de gasto e imprime la constancia de egreso (Forma 57).
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Archiva su copia y envía copia al encargado de envíos para realizar la entrega y
distribución correspondiente. Se realiza el procedimiento “9.01 Preparación y envío de bienes y/o suministros”. Y continúa en operación número 5.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Si son bienes inventariables los que fueron egresados del sistema de kardex,
continúa en operación número 6; si no son bienes inventariables los que fueron egresados del sistema de kardex, continúa en operación número 7.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Envía documentación al Departamento de Inventarios para su registro. Se
realiza registro y codificación de bienes.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de kardex DESCRIPCIÓN : Revisa los egresos operados de cada uno de los ítems por grupo y renglón de
gasto, según lo operado por el Auxiliar de Kardex.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de kardex DESCRIPCION : Si las operaciones ingresadas al sistema son correctas continúa en operación
número 13, si no son correctas, continúa en operación número 9.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de kardex DESCRIPCIÓN : Informa al Director de Suministros sobre las correcciones que hay que realizar
en el sistema de control de kardex por operaciones incorrectas. Solicita autorización para realizar los ajustes respectivos.
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No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCIÓN : Revisa el reporte recibido por el encargado de kardex sobre ajustes a realizar
al sistema.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCIÓN : Autoriza los ajustes necesarios.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de kardex DESCRIPCIÓN : Realiza los ajustes al sistema de control de kardex, imprime el reporte
respectivo de los cambios efectuados.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Encargado de kardex DESCRIPCIÓN : Genera los reportes respectivos, realiza las actualizaciones al sistema y
archiva expediente , finalizando el procedimiento.
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
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4.02 Verificación de Existencias.
1. El Departamento de Suministros mantendrá existencias de bienes y/o suministros, los cuales serán custodiados, controlados rigurosamente y distribuidos a las dependencias solicitantes.
2. El Departamento de Suministros realizará una verificación de las existencias
por todos los requerimientos de bienes y/o suministros que realicen los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas, previo a su despacho.
3. Cuando las existencias sean insuficientes, el departamento de Suministros, a
través de las personas responsables del Despacho, podrán autorizar un despacho menor a la cantidad solicitada por la dependencia.
4. El Departamento de Suministros deberá definir niveles mínimos de existencias
por artículo, para garantizar el adecuado manejo del almacén.
5. En los casos en que determinen la necesidad de reabastecer el almacén, respecto de algunos bienes y/o suministros, elabora la documentación respectiva y solicita al Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios, la realización de una compra global.
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SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
SOLICITANTE
INICIO
Envía pedido o
requisición para
verificación de
existencias
1
Recibe el pedido o
la requisición
2
Realiza verificación
sobre la existencia de
bienes y/o suministros
solicitados
3
¿Hay
existencias?
4
ENCARGADO DE KARDEXAUXILIAR DE KARDEX
¿Hay
limitantes?
5
SI
Estampa sello de
no existencias y
remite (1)
11
NO
Registra despacho
parcial y traslada
para verificación
6
SI
¿Registros
correctos?
7
NO
Da Vo. Bo. Para
elaboración de la
Forma 57
8
SI
Elabora e imprime
Forma 57
9
Autoriza Forma 57
10
Procedimiento:
9.01 Preparación
y envío de
Bienes y/o
Suministros
4.02 Verificación de existencias
ENCARGADO DE
ALMACÉN
FIN
(1) Según el monto, al Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y/o al Fondo Rotativo de la Gerencia Administrativa.
1
1
NO
A
A
REGISTRO DE KARDEX
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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Solicitante DESCRIPCIÓN : Envía pedido o requisición para la verificación de existencias en el almacén
del Departamento de Suministros.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCIÓN : Recibe el pedido o la requisición.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Realiza una verificación sobre existencias de los bienes y/o suministros
solicitados.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : De acuerdo a la verificación realizada establece: si hay existencias continúa
con la operación No. 5. Si no hay existencias se continúa en la operación número 11.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Si hay limitantes para atender la requisición continúa en la operación número
6. Si no hay limitantes para atender la requisición, continúa en la operación número 10.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Registra despacho parcial y traslada para verificación.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Recibe expediente, verifica registros del despacho si los registros están
correctos continúa en operación número 8, si los registros no están correctos, vuelve a operación número 6.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Da visto bueno para la elaboración de la Forma 57 y traslada al Auxiliar de
Kardex.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Elabora e imprime Forma 57 y traslada al Encargado de Almacén.
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No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Autoriza Forma 57 y continúa en el procedimiento “9.01 Preparación y envío
de Bienes y Suministros” y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Estampa el sello de que no hay existencias en el almacén de Suministros y
remite, según el monto, al Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y/o al Fondo Rotativo de la Gerencia Administrativa y finaliza el procedimiento.
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5.00 Gestión de Control de Combustible.
Consiste en llevar un registro y control de toda la gestión que se realiza para un efectivo control de combustible, desde su adquisición, hasta su despacho y liquidación.
Dentro de las principales actividades que se realizan dentro del control de combustible se encuentran:
Planificación de la compra anual de combustibles Ingreso de cupones de combustible Egreso y liquidación de cupones de combustible Resguardo y custodia de las Tarjetas de Control de
Suministros de Combustible, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.
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5.01 Planificación anual de la compra de combustible.
El proceso de compra de combustible se realiza una vez al año y opera de la forma siguiente:
a) Con base en los consumos históricos y cuotas autorizadas por la Presidencia del Organismo Judicial, el Almacén de Suministros prepara una proyección de consumo anual, con lo cual se solicita iniciar un evento de compra.
b) Para solicitar los cupones de combustible parciales se debe considerar las fluctuaciones en
el precio de los diferentes tipos de combustible y las variaciones en los consumos de las cuotas.
c) Aunque la compra de los cupones de combustible se contrata en forma anual,
trimestralmente se realiza un requerimiento al Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios para que realice el trámite de entrega de cupones de combustible ante el proveedor, adjuntando el listado de las entregas extraordinarias realizadas que requieren afectación de presupuesto de otras dependencias.
d) El Departamento de Suministros debe establecer las cantidades de los cupones de las
diferentes denominaciones que requiere, para atender sus consumos mensuales.
e) Para garantizar el abastecimiento de las cuotas de cupones de combustible correspondiente, es necesario que el Departamento de Suministros a través del área de Combustible, solicitará por medio de Forma 56 al Departamento de Adquisiciones la adquisición o la compra del total programado más un diez por ciento (10%) de incremento por el precio del combustible, las cuales serán entregadas de acuerdo a la programación realizada por el área de Combustible y/o necesidades del Organismo Judicial.
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SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
ENCARGADO DE COMBUSTIBLE
5.01 Planificación anual de la compra de combustible
1
1
INICIO
Consulta Acuerdos por medio de
los que se autorizaron las cuotas
ordinarias y extraordinarias
1
Prepara la planificación anual de
consumo de combustible y pedido
(F-56) y traslada
2
Recibe y revisa la planificación y
el pedido (F-56)
3
¿Información
correcta?
4
Realiza las correcciones indicadas
6NO
Autoriza la planificación y
pedido (F-56) para solicitar la
compra y traslada a Gerencia
Administrativa para el trámite
de compra
5
SI
DIRECTOR
FIN
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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Consulta los acuerdos de la Presidencia del Organismo Judicial por medio de
los cuales se autorizan la cuotas ordinarias y extraordinarias de combustible para preparar la planificación anual.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Prepara la planificación anual de consumo de combustible y pedido (Forma
56) y lo traslada al Director de Suministros para su revisión y autorización.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Recibe y revisa la planificación de combustible y el pedido (Forma 56).
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Evalúa y determina si toda la información está correcta. Si está correcta
continúa en la operación número. 5. Si no está correcta continúa en la operación número 6.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Autoriza la planificación y pedido (Forma 56) para solicitar la compra anual de
combustible, traslada a la Gerencia Administrativa para el trámite de compra y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Realiza las correcciones indicadas por el Director de Suministros y traslada
para autorización. Continúa en operación número 3.
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5.02 Ingreso de cupones de combustible.
1. El Departamento de Suministros solicita a la Coordinación Administrativa de la Gerencia Administrativa, que organice con la Dirección de Seguridad del Organismo Judicial, el traslado de los cupones de combustible desde la empresa proveedora hacia las instalaciones del Departamento de Suministros, solicitando que el servicio requerido tenga en cuenta las condiciones mínimas de seguridad requeridas, debido al volumen monetario que el traslado representa, que va de un millón de quetzales en adelante.
2. El Departamento de Suministros recibe de la empresa proveedora los
cupones de combustible para la distribución, los cuales serán revisados y confrontados contra lo solicitado, lo contratado y la factura respectiva.
3. Los cupones serán registrados en el sistema creado para el registro de
combustible, por denominación y llevando un control de los números de serie de los mismos.
4. El Departamento de Suministros custodiará y controlará los cupones de
combustible ingresados.
5. El Departamento de Suministros velará por que se cuente siempre con el abastecimiento necesario de cupones de diferentes denominaciones para su distribución efectiva.
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SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
1
1
5.02 Ingreso de cupones de combustible
ENCARGADO DE COMBUSTIBLE
INICIO
Recibe la factura y orden de compra del
Departamento de Adquisiciones de Bienes
y Servicios de la entrega parcial para
registrar el ingreso en el sistema kardex
1
DIRECTOR
Nombra Comisión interna para la
recepción de cupones de combustible y
solicita a la Coordinación Administrativa
que organice el traslado de los cupones
2
COMISIÓN NOMBRADA
Recibe, revisa y cuenta cupones
de combustible (1) elabora
informe circunstanciado y
suscribe acta de lo actuado
3
(1) Considerando numeración, valor y número correlativo
¿Correcto?
4
Traslada informe circunstanciado a la
Gerencia Financiera
5
SI
Informa a la Coordinación Administrativa lo
informado por la Comisión con copia a la
Gerencia Administrativa para que proceda
como corresponda y traslada informe
circunstanciado a Gerencia Financiera
8
NO
Recibe, revisa e ingresa al sistema de
control de combustible los cupones
recibidos por parte de la Comisión
nombrada, para su guarda, custodia y
posterior distribución
6
Entrega factura a los encargados de
compra directa del Departamento de
Suministros para su ingreso y liquidación
7
FIN
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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Recibe del Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios, la factura y
la orden de compra de la entrega parcial, para registrar el ingreso en el sistema kardex.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Nombra Comisión con personal del Departamento de Suministros para la
recepción de cupones de combustible y solicita a la Coordinación Administrativa de la Gerencia Administrativa, que organice con la Dirección de Seguridad Institucional del Organismo Judicial y/o empresa particular, el traslado de los cupones de combustible desde la empresa proveedora hacia las instalaciones del Departamento de Suministros, solicitando que el servicio requerido tenga en cuenta las condiciones mínimas de seguridad requeridas, debido al volumen monetario que el traslado representa, que va de un millón de quetzales en adelante.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Comisión nombrada DESCRIPCION : Recibe, revisa y cuenta cupones de combustible, considerando numeración,
valor y número correlativo, elabora informe circunstanciado, suscribe acta de lo actuado y traslada al Director de Suministros.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Si todo está correcto, continúa en operación número 5. Si la comisión informa
sobre anomalías detectadas, continúa en operación número 8. No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Traslada informe circunstanciado a la Gerencia Financiera. No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Recibe, revisa e ingresa al sistema de control de combustible, los cupones
recibidos por parte de la Comisión nombrada para su guarda, custodia y posterior distribución.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Entrega factura a los encargados de compra directa del Departamento de
Suministros para ingreso y liquidación, finalizando el procedimiento. No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Informa a la Coordinación Administrativa, con copia a la Gerencia
Administrativa sobre lo informado por la comisión para que proceda como corresponda, y traslada el informe circunstanciado a la Gerencia Financiera, finalizando el procedimiento.
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5.03 Egreso de cupones de combustible. Consiste en preparar los cupones de combustible con base en los Acuerdos de Presidencia y solicitud del Jefe de la dependencia, verificando la disponibilidad en la cuota de combustible asignada a la Dependencia o Funcionario y se entregan los mismos al solicitante. Participan en esta gestión: Encargado y Auxiliares del área de combustible, Director, órganos jurisdiccionales, dependencias y funcionarios del Organismo Judicial.
1. El Departamento de Suministros entregará los cupones de combustible de acuerdo a la cuota establecida según Acuerdos y Resoluciones de Presidencia, para cada órgano jurisdiccional, dependencia administrativa o funcionario.
2. Las Dependencias del Organismo Judicial deben elaborar una liquidación
mensual previa a la entrega de la cuota del mes siguiente, en la que se desglosen las actividades, comisiones, vehículos, kilometraje y cantidad de galones y cupones que fueron utilizados, los cupones no utilizados deben ser devueltos, no serán acumulables a la cuota siguiente y una vez devueltos, serán reasignados.
3. En el caso de las comisiones oficiales autorizadas, cuando una comisión sea
suspendida, los cupones de combustible recibidos para su realización, deberán devolverse al Departamento de Suministros en un máximo de ocho días hábiles a partir de la fecha de suspensión de la comisión; y cuando se realiza la comisión y hay excedente de cupones, se devolverán de forma inmediata, para su posterior ingreso al sistema y reasignación.
4. Algunas Dependencias del Organismo Judicial por razones del servicio que
prestan a la institución cuentan con asignación de una cuota libre de combustible la cual debe ser solicitada, autorizada y controlada por los funcionarios designados para el efecto por la Presidencia del Organismo Judicial.
5. Con el propósito de llevar un control adecuado sobre su uso, debe realizarse
la liquidación de consumo de combustible en forma mensual de acuerdo a la normativa vigente (Acuerdo de Presidencia del Organismo Judicial No. 46/2011).
6. El área de Combustible deberá registrar la entrega de cupones en el sistema,
dejando como respaldo la Tarjeta de Control de Combustible (Kardex) autorizada por Contraloría General de Cuentas, debidamente firmada y sellada por el funcionario autorizado que recibe.
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7. Las dependencias que tienen asignada cuota fija o libre, deben presentar una
liquidación del consumo, en forma mensual. La presentación de dicha liquidación debe ser realizada durante los primeros 5 días hábiles del mes, de acuerdo a la normativa vigente para lo cual el área de Combustible, del Departamento de Suministros, registrará la devolución en el sistema de control de cupones de combustible para su posterior redistribución (Acuerdo de Presidencia del Organismo Judicial No. 46/2011) y será requisito indispensable para poder requerir la nueva cuota.
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SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
1
1
5.03 Egreso de cupones de combustible
DEPENDENCIA, FUNCIONARIO
Y/O MENSAJERO
INICIO
Presenta solicitud de
combustible
1
AUXILIAR DEL ÁREA DE COMBUSTIBLE
Recibe solicitud de
entrega de cupones de
combustible
2
¿Solicita
el titular?
3
Recibe oficio de la persona
designada para recoger los
cupones de combustible, que
debe contener firma y sello del
titular
5
NO
SI
Revisa las firmas y sellos
de la solicitud
4
ENCARGADO DE COMBUSTIBLE
¿Información,
firmas y sellos correctos?
6
SI
¿Tiene
cuota autorizada y
presentó liquidación del
mes en curso?
7
Autoriza la entrega de cupones
de combustible al solicitante
8
SI
Recibe informe sobre
negativa de su
solicitud (1)
13
NO
NO
Registra en el sistema el
egreso de cupones
9
A
Emite el recibo de
cupones para firma del
solicitante, prepara recibo
y tarjeta kardex
10
Firma documentación
de recibido
11
Archiva documentación
12
FIN
(1) Por estar incorrecta, por no contar con disponibilidad de cupones que tienen asignados, por no ser la cuota correspondiente al mes en curso o por no haber
entregado liquidación
A
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Dependencia, Funcionario y/o Mensajero DESCRIPCION : Presenta solicitud de combustible.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Recibe solicitud de entrega de cupones de combustible.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Si el solicitante es el titular, continúa con la operación número 4. Si no es el
titular, continúa con la operación número 5.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Revisa las firmas y sellos de la solicitud y continúa con la operación número 6.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Recibe oficio de la persona designada para recoger los cupones de
combustible que debe contener firma y sello del titular.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Analiza que la información, firmas y sellos estén correctos. Si la solicitud está
correcta, continúa con la operación número 7. Si la solicitud no esta correcta, continua en operación número 13.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Verifica si tiene cuota autorizada, y si presentó liquidación y que corresponda
al mes en curso. Si está correcto, continúa en operación 8, si no está correcto, continúa en operación 13.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Autoriza la entrega de cupones de combustible al solicitante.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustibles DESCRIPCION : Registra en el sistema el egreso de cupones.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustibles DESCRIPCION : Emite el recibo de cupones para firma del solicitante, prepara el recibo y
tarjeta kardex.
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No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Dependencia/ Funcionario DESCRIPCION : Firma documentación de recibido y entrega al Auxiliar del área de
combustible.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustibles DESCRIPCION : Archiva la documentación firmada y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Dependencia, Funcionario y/o Mensajero DESCRIPCION : Recibe informe sobre negativa de su solicitud por estar incorrecta, por no
contar con disponibilidad de cupones que tienen asignados, por no ser la cuota correspondiente al mes en curso o por no haber entregado liquidación y finaliza el procedimiento.
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5.04 Inhabilitación de cupones de combustible.
SISTEMA:
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
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1
1
5.04 Inhabilitación de cupones de combustible
AUXILIAR DEL ÁREA DE COMBUSTIBLE
INICIO
Recibe oficio donde informan
la pérdida, destrucción,
vencimiento, deterioro o robo
de cupones de combustible
1
¿Causa?
2
Recibe, revisa y
confirma numeración,
estado y valor de los
cupones detallados en el
oficio
3
Vencimiento
o deterioro
Robo,
pérdida
o destrucción ¿Es por
destrucción?
4
Prepara oficio para remitir al
Director de Suministros e
inhabilita los cupones
estampándoles un sello que
indique “ANULADO”
5
SI
ENCARGADO DEL ÁREA DE
COMBUSTIBLEDIRECTOR
Emite oficio solicitando el
reintegro de los cupones
robados o perdidos a la
Dependencia o Funcionario
responsable y envía copia del
mismo a la Gerencia
Administrativa
7
NO
Prepara oficio para remitir a
Gerencia Administrativa para
el trámite correspondiente de
reposición ante el proveedor
6
FIN
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Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Recibe oficio donde informa la pérdida, destrucción, vencimiento, deterioro o
robo de cupones de combustible.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Si es por vencimiento o deterioro continúan en operación número 3, si es por
robo, pérdida o destrucción, continúa en operación número 4.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de área de Combustible DESCRIPCION : Recibe, revisa y confirma numeración, estado y valor de los cupones
detallados en el oficio y continúa en operación número 5.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Si es por destrucción, continúa en operación número 5, es por robo o pérdida
continúa en operación número 7.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado del área de Combustible DESCRIPCION : Recibe y prepara oficio para remitir al Director de Suministros e inhabilita los
cupones, estampándoles un sello que indique “ANULADO”
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Recibe y prepara oficio para remitir a Gerencia Administrativa para el trámite
correspondiente de reposición ante el proveedor y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Emite oficio solicitando el reintegro de los cupones robados o perdidos a la
Dependencia o Funcionario responsable y envía copia del mismo a la Gerencia Administrativa y finaliza el procedimiento.
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Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
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5.05 Liquidación de cupones de combustible.
SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1 5.05 Liquidación de cupones de combustible
DEPENDENCIA AUTORIZADA PARA RECIBIR CUPONES DE COMBUSTIBLE
INICIO
Presenta liquidación de cuota de
combustible del mes anterior, al
Departamento de Suministros,
dentro de los primeros 5 días
hábiles del mes en la hoja de
liquidación de combustible
proporcionada por el Departamento
de Suministros
2
ENCARGADO DE COMBUSTIBLE / DEPARTAMENTO DE
SUMINISTROS
Recibe liquidación y
verifica que el formulario
contenga todos los
datos
3
¿Correcto?
4
Acepta liquidación y entrega
la cuota que le corresponde
a la dependencia según
Acuerdo
7
SI
Rechaza
formulario y no
entrega cupones
10
NO
(1) En caso de que por desperfectos del vehículo no se pueda incluir en el formato el kilometraje, se deben adjuntar los documentos que comprueben las
comisiones realizadas.
Recibe cupones y copia
de la liquidación sellada
por el Departamento de
Suministros
8
Elabora la liquidación de conformidad
con la documentación que respalda
las comisiones efectuadas durante el
mes en el formato proporcionado por
el Departamento de Suministros y
archiva documentación de soporte en
archivo específico para liquidaciones
de combustible (1)
1
Archiva copia de
liquidación adjuntando la
documentación de soporte
que respalda la liquidación
9
FIN
GESTIÓN DE CONTROL DE COMBUSTIBLE
¿Fueron
devueltos cupones no
utilizados?
5
SI
NO
Procedimiento:
5.02 Ingreso
de cupones de
combustible
A
A
Actualiza controles
en el sistema para
reasignación
6
SI
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Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Dependencia autorizada para recibir cupones de combustible DESCRIPCION : Elabora la liquidación de conformidad con la documentación que respalda las
comisiones efectuadas durante el mes en el formato proporcionado por el Departamento de Suministros y archiva documentación de soporte en archivo específico para liquidaciones de combustible. En caso de que por desperfectos del vehículo no se pueda incluir en el formato el kilometraje, se deben adjuntar los documentos que comprueben las comisiones realizadas.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Dependencia autorizada para recibir cupones de combustible DESCRIPCION : Presenta liquidación de cuota de combustible del mes anterior, al
Departamento de Suministros, dentro de los primeros 5 días hábiles del mes en la hoja de liquidación de combustible proporcionada por el Departamento de Suministros.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Recibe liquidación y verifica que el formulario contenga todos los datos.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Si está correcto el formulario de liquidación, continúa en operación número 5,
si no está correcto el formulario de liquidación, continúa en operación número 10.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Si fueron devueltos cupones de combustible no utilizados, continúa en
operación número 6, si no fueron devueltos cupones de combustible no utilizados, continúa en operación número 7.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Actualiza controles en el sistema para reasignación de los cupones de
combustible no utilizados. Continúa con el Procedimiento: 5.02 Ingreso de cupones de combustible y luego con la operación número 7.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Acepta liquidación y entrega la cuota que le corresponde a la dependencia
según Acuerdo.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Dependencia autorizada para recibir cupones de combustible DESCRIPCION : Recibe cupones y copia de la liquidación sellada por el Departamento de
Suministros.
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No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Dependencia autorizada para recibir cupones de combustible DESCRIPCION : Archiva copia de liquidación adjuntando la documentación de soporte que
respalda la liquidación y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Rechaza formulario y no entrega cupones, finalizando el procedimiento.
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6.00 Gestión de trabajos de imprenta.
Consiste en gestionar los trabajos de imprenta, ya sea por medio de una imprenta externa o la imprenta del Organismo Judicial, con el objetivo de proveer a los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas, de la papelería solicitada y para mantener existencias en el almacén.
Participan en esta gestión: el Departamento de Compras, Director, Secretaria Recepcionista, Encargado de Almacén, encargado de imprenta, operarios de imprenta, Encargado de Kardex, piloto y Encargado de envíos.
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6.01 Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de dependencias del Organismo Judicial.
1. Cuando las diferentes dependencias del Organismo Judicial y el Departamento de Suministros requieran la impresión de formas u otros trabajos de imprenta (Formas impresas para existencia), se realizará por medio de pedido (Forma 56).
2. Para todo trabajo de imprenta, el Encargado de Almacén deberá elaborar una
Orden de Trabajo de Imprenta, la cual debe ser autorizada por el Director del Departamento de Suministros.
3. Los trabajos de imprenta requeridos por el Organismo Judicial, se realizarán en
primera instancia por la imprenta de la institución, pero si en función de su capacidad instalada no puede atender el volumen de trabajos solicitados, se podrá contratar el servicio requerido con una imprenta externa. Dicha decisión recaerá en el Director del Departamento.
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
1
1
RECEPCIONISTA
INICIO
Recibe las solicitudes
o requerimientos de
impresión, de trabajos
de imprenta
1
ENCARGADO DE
ÓRDENES DE
IMPRESIÓN
Elabora la orden de
impresión y traslada
para autorización
2
DIRECTOR
Revisa documentos
que respaldan la
solicitud para su
traslado al Encargado
de Imprenta
3
¿Autoriza?
4
ENCARGADO DE IMPRENTA
Revisa y recibe la orden de
impresión y documentos
adjuntos
5
SI
Verifica si el material será
proporcionado por la dependencia
o despachado por la bodega
central y asigna operadores para
la elaboración del trabajo
6
OPERARIOS DE
IMPRENTA
Procesan el trabajo
solicitado y lo
preparan para
despacho
7
¿Corresponde al
Depto de Suministros?
8
Elabora nota de envío
al área de kardex para
ingreso al sistema
9
SI
Elabora nota de envío al área
de kardex para ingreso al
sistema y elaboración de F-57
para enviar los trabajos
10
NO
FIN
Emite informe con el Visto Bueno
del Director detallando las razones
por las cuales no se realizará la
impresión solicitada
11
NO
6.01 Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de
dependencias del Organismo Judicial
A
A
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCIÓN : Recibe las solicitudes o requerimientos de impresión de trabajos de imprenta,
de las diferentes dependencias del Organismo Judicial.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Encargado de Órdenes de Impresión DESCRIPCIÓN : Elabora la orden de impresión y traslada al Director para autorización.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Director DESCRIPCIÓN : Revisa documentos que respaldan la misma para su traslado al Encargado de
Imprenta.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Director DESCRIPCIÓN : Si autoriza, continúa en operación número 5, si no autoriza, continúa en
operación número 11.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Imprenta DESCRIPCIÓN : Revisa y recibe la Orden de Impresión y los documentos adjuntos.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de imprenta DESCRIPCIÓN : Verifica si el material será proporcionado por la dependencia o despachado
por la bodega central y asigna a operadores para la elaboración del trabajo.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Operarios de imprenta DESCRIPCIÓN : Con el material recibido procesan el trabajo solicitado y lo preparan para
despacho.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de imprenta DESCRIPCIÓN : Si el trabajo corresponde al Departamento de Suministros, continúa en
operación número 9. Si el trabajo corresponde a alguna dependencia, continúa en operación número 10.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de imprenta DESCRIPCIÓN : Elabora Nota de Envío al área de Kárdex para ingreso al sistema y finaliza el
procedimiento.
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Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de imprenta DESCRIPCIÓN : Elabora Nota de Envío al área de Kárdex para ingreso al sistema y
elaboración de Forma 57 para que los trabajos sean enviados dentro de la ruta autorizada a la dependencia solicitante y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de imprenta DESCRIPCIÓN : Emite informe con el Visto Bueno del Director, donde detalla las razones por
las cuales no se realizará la impresión solicitada y finaliza el procedimiento.
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Versión 1.0
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Versión 1.0
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Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
7.00 Trámite de reclamos de dependencias del Organismo Judicial.
Consiste en dar trámite e investigar los reclamos presentados por los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas del Organismo Judicial y dar solución a los inconvenientes descritos en los mismos. Participan en esta gestión: el Director, Secretaria Recepcionista, Encargado de Almacén y Auxiliar de Kardex y encargado del área a quien corresponda.
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Fecha: 3 de agosto de 2001
Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
7.01 Trámite de reclamos de dependencias del Organismo Judicial.
1. El Departamento de Suministros recibirá reclamos por medio escrito de las diferentes dependencias del Organismo Judicial, debiendo analizar el Director de Suministros, a qué dependencia le corresponde resolver.
2. El Departamento de Suministros llevará un control específico de los reclamos
recibidos con el propósito de mejorar la atención al público (Ver Anexos).
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
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SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
1
1
7.01 Trámite de reclamos de dependencias del Organismo
Judicial
DIRECTOR
INICIO
Revisa y analiza los documentos
del reclamo
1
¿Corresponde a
Suministros?
2
Asigna al Encargado de Almacén
responsable
3
SI
Recibe notificación del
reclamo y coordina las
actividades a desarrollar
4
Realiza la investigación e
informa
5
Analiza información y en
coordinación con los responsables
gestiona la solución viable
6
Soluciona el reclamo de la
dependencia dejando constancia
por escrito de las actuaciones
7
Notifica a la dependencia de las
actuaciones realizadas
8
FIN
Elabora oficio y adjunta
documentos de respaldo para
informar a quien corresponda
9
NO
ENCARGADO DE ALMACÉN
A
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GESTIÓN DE RECLAMOS
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Revisa y analiza los documentos de reclamo.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Si el reclamo le corresponde al Departamento de Suministros continúa en
operación número 3, si el reclamo no le corresponde al Departamento de Suministros continúa en operación número 9.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Asigna al Encargado de Almacén que será responsable de dar seguimiento al
trámite que se realice en el Departamento de Suministros.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Recibe notificación del reclamo asignado y coordina las actividades a
desarrollar.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Realiza la investigación e informa al Director.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Analiza información presentada por el Encargado de Almacén y en
coordinación con los responsables, gestiona la solución viable.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Procede a solucionar el reclamo de la dependencia dejando constancia por
escrito de las actuaciones.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Notifica a la dependencia de las actuaciones realizadas para solucionar su
reclamo y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Elabora oficio y adjunta documentos de respaldo para informar a quien
corresponda y finaliza el procedimiento.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
8.00 Gestión de Documentación.
Consiste en llevar un registro y control de correspondencia recibida y enviada, así como la distribución a sus destinatarios. La documentación recibida/enviada de los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial, se deberá registrar en el sistema de control, se revisa y sella de recibido, para posteriormente distribuirla al destinatario correspondiente, previo a su revisión por parte del Director o Sub-Director de Suministros. Participan en esta actividad: Mensajero, Secretaria Recepcionista y Recepcionista de Forma-56, personal de las distintas áreas del Departamento de Suministros, Director y Sub-Director de Suministros.
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8.01 Recepción de correspondencia.
1. La Secretaria Recepcionista del Departamento de Suministros, será responsable de recibir, controlar y trasladar al Director del Departamento de Suministros, toda la correspondencia que ingresa al Departamento previo control en el sistema.
2. Al momento de recibir un documento, la Secretaria Recepcionista deberá sellar
de recibido con la fecha de la recepción, asimismo deberá colocar su firma y la hora de la recepción.
3. Al momento de entregar la documentación recibida, la Secretaria
Recepcionista deberá actualizar en su control, el nombre de la persona a quien se le traslada la documentación.
4. Las órdenes de compra, los listados y facturas de compras realizadas por
fondos rotativos, son recibidos directamente por los encargados de las distintas áreas, quienes son los responsables de su registro, custodia y distribución.
5. Toda la correspondencia que se recibe en el Departamento de Suministros con
excepción de las requisiciones y expedientes de compra y/o listados de compras realizadas por fondos rotativos, debe ser remitida al Director de Suministros.
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
1
1
INICIO
Recibe correspondencia
1
SECRETARIA RECEPCIONISTA
¿Completa? (1)
2
Devuelve papelería
7NO
¿Correspondencia
general?
3
SI
DIRECTOR
Estampa sello de recibido
y registra en el sistema de
control de
correspondencia
4
SI
Revisa la
correspondencia,
margina y devuelve para
distribución
5
Recibe documentación y
distribuye como
corresponda
6
FIN
A
A
8.01 Recepción de correspondencia
(1) Se revisa si la papelería esta firmada, sellada, foliada y que contenga la documentación que indica
NO
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Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Recibe correspondencia dirigida al Departamento de Suministros.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Si la documentación está completa, firmada, sellada, foliada y que contenga la
documentación que indica, continúa en operación número 3, si no está completa, continúa en operación número 7.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Si la documentación es correspondencia general continúa en operación
número 4, si la documentación enviada corresponde a requisiciones, órdenes de compra y listados de facturas de fondo rotativo, continúa en operación número 6.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Estampa sello de recibido y registra en el sistema de control de
correspondencia y traslada al Director de Suministros.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Revisa la correspondencia, margina y devuelve a Secretaria Recepcionista
para que distribuya al responsable del área que corresponda.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Recibe documentación y distribuye como corresponda y finaliza el
procedimiento.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Devuelve papelería al Mensajero y finaliza el procedimiento.
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
8.02 Control de correspondencia enviada.
1. La Secretaria Recepcionista del Departamento de Suministros, serán responsables de controlar y enviar toda la correspondencia que se genera en el Departamento hacia otras unidades.
2. Todos los documentos que salen del Departamento de Suministros, deben
registrarse en el sistema de control que se lleve para tal efecto, en donde se le asignará un número de control a cada documento.
3. Al momento de enviar correspondencia, la Secretaria Recepcionista deberá
enviar dos copias del documento de envío para que le firmen de recibido. Una de estas copias queda en su archivo, la otra se queda en el archivo del remitente.
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
1
1
8.02 Control de correspondencia enviada
PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE
SUMINISTROS
INICIO
Solicita número de
referencia para la
documentación
1
Verifica en su sistema de
control, asigna número de
referencia e informa
2
Prepara documentos y
coloca el número de
referencia asignado
3
Recibe la correspondencia y
verifica que el número este
correcto
4
Agrupa documentación y
entrega
5
Entrega documentos al
Mensajero y le indica las
rutas (1)
6
CONSERJE / MENSAJERO / COURIERSECRETARIA
Distribuye la correspondencia
7
Recibe copias firmadas,
actualiza control, guarda
copia y entrega otra copia a
quien envió
8
Recibe copia con firma y
sello de recibido y archiva
9
FIN
(1) En caso de entregar documentación vía Courier, entrega las guías correspondientes.
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Personal del Departamento de Suministros DESCRIPCION : Solicita número de referencia para la documentación a la Secretaria
Recepcionista.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Verifica en su sistema de control ,asigna número de referencia e informa al
solicitante.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Personal del Departamento de Suministros DESCRIPCION : Prepara documentos y coloca el número de referencia asignado.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Recibe la correspondencia y verifica que el número de referencia esté
correcto.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Agrupa toda la documentación que debe ser enviada y entrega documentos al
mensajero.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Entrega documentos al mensajero y le indica las rutas. En caso de entregar
documentación vía Courier, entrega las guías correspondientes.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Conserje/ Mensajero/courier DESCRIPCION : Distribuye la correspondencia.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Recibe del mensajero las copias firmadas en señal de recibido, actualiza su
control de correspondencia (Ver Anexos), guarda su copia y entrega la otra copia a la persona que envió la documentación.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Personal del Departamento de Suministros DESCRIPCION : Recibe copia con firma y sello de recibido y archiva en su control personal y
finaliza el procedimiento.
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Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
9.00 Despacho y distribución de bienes y/o suministros.
Consiste en preparar los pedidos con base en las requisiciones recibidas, para lo cual se verifican existencias y se envían los bienes y suministros al solicitante. El envío se realiza utilizando vehículos propiedad del Organismo Judicial y son entregados a las dependencias solicitantes, por las personas designadas por el Departamento de Suministros. Participan en esta gestión: Piloto y Auxiliar de Bodega, Encargado de bodega y Encargado de Almacén.
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Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
9.01 Preparación y envío de bienes y/o suministros.
1. El Departamento de Suministros preparará los pedidos para su entrega y distribución.
2. La distribución de bienes y/o suministros de las dependencias del Organismo
Judicial, será realizada por el Departamento de Suministros. Asimismo, se entregarán los bienes y/o suministros directamente a los interesados.
3. El área de Archivo, llevará un control de todos los pedidos entregados a través
de las Formas 57 verificando sellos y firmas de la dependencia.
4. El Departamento de Suministros verificará que sean entregados a los solicitantes los bienes descritos en el forma 57.
5. El Área de Kardex, será responsable de llevar un control de las requisiciones
por medio de forma 56 en la recepción de documentos y realización de la forma 57 para su preparación.
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SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1
1
1
9.01 Preparación y envío de bienes y/o suministros
ENCARGADO DE BODEGA
INICIO
Recibe los egresos de
almacén (F-57) y
prepara pedido
1
Distribuye las F-57a
los Auxiliares de
Bodega y prepara
despacho
2
Entrega las F-57 con
los suministros
preparados para el
despacho
3
Prepara “Salida de
Almacén” con listado
detallado de pedidos
para revisión ya
autorización
4
Devuelve
listado
revisado y con
autorización
de salida
5
¿Destino?
6
Programa fecha, piloto
y copiloto, ruta,
vehículo, gestiona
viáticos y combustible
7
Dependencias
departamentales
Programa fecha,
pilotos, ruta y
vehículo
8
Dependencias
metropolitanas
ENCARGADO DE ENVÍOS
Organiza y
coordina la carga
de vehículos
9
Informa al agente de
seguridad y al Encargado
de Almacén que se
estibarán los suministros
descritos en la Salida de
Almacén
10
Revisa,
confirma el
listado de
pedidos,
firma y sella
la salida
11
Verifica los
pedidos que
se cargarán,
firma y sella
la salida
12
Cargan en el
vehículo los
pedidos a
distribuir
13
PILOTO Y
COPILOTO
ENCARGADO
DE ALMACÉN
AGENTE DE
SEGURIDAD
FIN
DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCION : Recibe los egresos de almacén (F-57), y prepara el pedido correspondiente.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCION : Distribuye las Formas 57 a los Auxiliares de Bodega y prepara despacho,
debidamente escaneado, revisado y empacado.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCION : Entrega las Formas 57 con los suministros preparados para el despacho al
Encargado de Envíos para su distribución.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Prepara “Salida de Almacén” con listado detallado de los pedidos al
Encargado de Almacén para revisión y autorización de despacho.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Devuelve listado revisado y con autorización de salida al Encargado de
Envíos.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Si el despacho es para dependencias departamentales, continúa en operación
número 7, si el despacho es para dependencias metropolitanas, continúa en operación número 8.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Programa fecha, piloto y copiloto, ruta, vehículo, gestiona viáticos y
combustible.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Programa fecha, pilotos, ruta y vehículo.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Organiza y coordina la carga de los vehículos. Esta labor la realiza en
conjunto con el piloto y copiloto.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Informa al agente de seguridad de turno y al Encargado de Almacén que se
estibará en los vehículos asignados los suministros descritos en las “Salidas de Almacén”.
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Agente de Seguridad DESCRIPCION : Revisa, confirma el listado de los pedidos que se cargan en el vehículo y firma
y sella la salida.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Se presenta a verificar los pedidos que se cargarán, firma y sella la salida.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Piloto y Copiloto DESCRIPCION : Cargan en el vehículo los pedidos a distribuir y se dirigen a las rutas
programadas para el despacho, solicitando firma, sello, nombre completo, fecha, hora y número de gafete de la persona que recibe, contra entrega en cada una de las Formas 57 de las dependencias solicitantes, finalizando el procedimiento.
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
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9.02 Entrega de papelería restringida.
1. Para la entrega de papelería de uso restringido se entregará solamente en el Departamento de Suministros a los representantes de los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas que estén autorizados para recibirlas, quienes deberán identificarse plenamente con el carné (gafete) de trabajador del Organismo Judicial, cédula de vecindad y un oficio de autorización del Jefe inmediato superior con firma y sello de testigo de asistencia, además de la confirmación de alta, emitida por la Gerencia de Recursos Humanos.
2. Se denomina papelería restringida a los siguientes formularios:
a. Formularios OJ RGP (Organismo Judicial-Registro General de la
Propiedad); b. Formularios Impresos de Ordenes de Libertad;
c. Formulario Impresos de forma 47 (Orden de entrega y recibo de depósitos
judiciales); Formularios Impresos de Devolución de Vehículos.
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
SISTEMA:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MODIFICACIÓN:
Agosto 2013
PAGINA:
DE:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE
PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:
Suministros
ORIGINAL:
Octubre 2005
1 9.02 Entrega de papelería restringida
RECEPCIONISTA
INICIO
Recibe la solicitud de
papelería restringida
(F-56)
1
Registra en el sistema
la solicitud
asignándole un
número correlativo
5
¿Adjunta
oficio de
autorización de
Juez? (1)
2
(1) El oficio de autorización deberá venir sellado con sello del juzgado y debidamente firmado por el juez y secretario del juzgado y/o testigo de asistencia, si el
juez es suplente o interino presentar nombramiento de presidencia.
(2) El expediente está conformado por solicitud en F-56, oficio de solicitud del juzgado, copia del DPI, copia del gafete, de la persona encargada de recoger la
papelería, forma impresa de la F-57, confirmación de estar laborando en el Organismo Judicial bajo el renglón 011, enviada por la Sección de Archivo de
Personal de la Gerencia de Recursos Humanos.
¿Papelería
completa?
4
SI
A
NO
NO
Solicita gafete,
DPI y sello del
juzgado
3
SI
ENCARGADO DEL DESPACHO DE LA PAPELERÍA
RESTRINGIDA
Evalúa la cantidad
solicitada
6
Asigna la cantidad a
despachar y remitirá el
dato escrito en la F-56
al área de Kardex
7
Descargará del
sistema la cantidad
asignada
8
ENCARGADO DEL
ÁREA DE KARDEX
Emite F-57
9
Solicita al Archivo de RRHH,
vía correo los datos de los
solicitantes y de quien recoge
la papelería
10
¿Expediente
completo? (2)
11
Firma F-57
12
SI
Deniega la
entrega de la
papelería
17
NO
Entrega lo solicitado,
requiriendo a quien recibe,
nombre, firma, número de
gafete y fecha en la F-57
14
Entrega copia rosada y
se queda con la copia
celeste como constancia
de recibido
15
Envía expediente
al archivo para
resguardo
16
FIN
DIRECTOR
Firma F-57
13
A
Se denomina papelería restringida a los siguientes formularios: Formularios OJ RGP (Organismo Judicial-Registro General de la Propiedad); Formularios
Impresos de Ordenes de Libertad; Formulario Impresos de forma 47 (Orden de entrega y recibo de depósitos judiciales); Formularios Impresos de Devolución
de Vehículos.
1
1
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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCION : Recibe la solicitud de papelería restringida (F-56).
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCION : Si la solicitud (F-56) trae adjunto el oficio de autorización de Juez, continúa en
operación número 3. Si la solicitud (F-56 no trae adjunto el oficio de autorización de Juez, finaliza el procedimiento. El oficio de autorización deberá venir sellado con sello del juzgado y debidamente firmado por el juez y secretario del juzgado y/o testigo de asistencia, si el juez es suplente o interino presentar nombramiento de presidencia.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCION : Solicita gafete, Documento Personal de Identificación –DPI- y sello del
juzgado.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCION : Si la papelería está completa, continúa en operación número 5, si la papelería
no está completa, finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCION : Registra en el sistema la solicitud asignándole un número correlativo.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado del despacho de papelería restringida DESCRIPCION : Evalúa la cantidad solicitada.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado del despacho de papelería restringida DESCRIPCION : Asigna la cantidad a despachar y remitirá el dato escrito en la F-56 al área de
kardex.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado del área de kardex DESCRIPCION : Descargará del sistema la cantidad asignada.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado del área de kardex DESCRIPCION : Emite la F-57.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Solicita a la Sección de Archivo de Personal de la Gerencia de Recursos
Humanos, vía correo electrónico interno, los datos de los solicitantes y de quien recoge la papelería.
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No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Si el expediente está completo, continúa en operación número 12. Si el
expediente no está completo, continúa en operación número 17. El expediente está conformado por solicitud en F-56, oficio de solicitud del juzgado, copia del Documento Personal de Identificación –DPI-, copia del gafete, de la persona encargada de recoger la papelería, forma impresa de la F-57, confirmación de estar laborando en el Organismo Judicial, bajo el renglón presupuestario 011, enviada por la Sección de Archivo de Personal de la Gerencia de Recursos Humanos.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Firma la Forma 57 (F-57).
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Firma la Forma 57 (F-57).
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Entrega lo solicitado, requiriendo a quien recibe, nombre, firma, número de
gafete y fecha en la Forma 57 (F-57).
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Entrega copia rosada y se queda con la copia celeste como constancia de
recibido.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Envía expediente al archivo para resguardo y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Deniega la entrega de la papelería y finaliza el procedimiento.
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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0
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Procedimientos que pasan a formar parte del presente manual, a partir del veintiséis de febrero de dos mil dieciséis.
Ajuste al Inventario
Ingreso de Producto por Devolución
Traslado de Productos por Obsolescencia o Deterioro
Baja de Productos por Obsolescencias o Deterioro
Elaboración de Inventario Físico
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Glosario ALMACÉN DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS Es la bodega donde se guardan, custodian y desde donde se distribuyen a los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas, los bienes y suministros adquiridos por el Organismo Judicial. BIEN Se considera como bien, a todo el mobiliario y equipo, útiles de limpieza, papelería, útiles de oficina, etc., adquirido por el Organismo Judicial, a través de los diferentes mecanismos de compra establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado. BIEN DECOMISADO (COMISO) Son bienes incautados que provienen de delitos o faltas, los cuales según lo establece el Código Penal y el Código Procesal Penal, pueden ser utilizados por la Corte Suprema de Justicia en cualquiera de sus dependencias, o pueden ser rematados o vendidos, y los valores obtenidos se constituyen como fondos privativos del Organismo Judicial ( Art. 60,
Código Penal y Art. 201, Código Procesal Penal). BIENES INVENTARIABLES Son todos aquellos bienes (especialmente mobiliario y equipo) que han sido adquiridos por el Organismo Judicial, los cuales deben ser ingresados al inventario, como bienes del Estado, tal y como lo dispone la Contraloría General de Cuentas. BIENES NO INVENTARIABLES (SUMINISTROS) Se consideran como suministros todos aquellos productos de carácter fungible que son requeridos por los órganos jurisdiccionales y dependencias del Organismo Judicial, los cuales son despachados por el Departamento de Suministros. Estos suministros son elementos básicos para el funcionamiento de los juzgados en el ejercicio jurisdiccional, así como también de las dependencias administrativas del Organismo Judicial.
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COMISIÓN DE RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN (Art. 55 Ley de Contrataciones del Estado) Conjunto de personas facultadas para recibir los bienes o suministros adquiridos por el Organismo Judicial y para liquidar el proceso de adquisición, quienes son nombradas por la Autoridad Administrativa Superior. DEPENDENCIAS METROPOLITANAS Se consideran como dependencias metropolitanas a todos los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial, que se encuentran dentro del perímetro capitalino. DEVOLUCIÓN Son todos aquellos bienes devueltos por los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas, ya sea porque los bienes despachados no cumplen con los requerimientos del bien solicitado, por encontrarse en mal estado o por desuso. DONACIÓN Son todos aquellos bienes que han sido transferidos sin costo alguno al Organismo Judicial por instituciones nacionales e internacionales sin que exista contrapartida por parte de la institución, y son almacenados y registrados en el Departamento de Suministros. EXPEDIENTE DE COMPRA Es la documentación que el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y la Unidad de Administración Financiera de la Gerencia Administrativa, remiten al Departamento de Suministros para registro y trámite de todos aquellos bienes y suministros que adquiere el Organismo Judicial. FORMA 1-H Es el formulario que se utiliza en todas las dependencias del Estado, emitido y autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para registro de los bienes inventariables adquiridos por los diferentes mecanismos de compra. La forma 1-H es una constancia de ingreso al almacén y al inventario.
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FORMULARIO DE PEDIDO Es el documento a través del cual los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial utilizan para realizar sus requerimientos al Departamento de Suministros, Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y Fondos Rotativos (forma 56 o pedido interno) FORMA 56 Es el formulario a través del cual los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial utilizan para hacer los requerimientos de bienes y suministros al Departamento de Suministros, Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y Fondos Rotativos. FORMA 57 Es el formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas, en el que consta la salida del almacén y la recepción de los bienes y suministros en los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial. FORMULARIO DE USO RESTRINGIDO Son los formularios que utilizan los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas (orden de libertad, devolución de vehículos, OJ-RGP, Forma 47 “Orden de entrega y recibo de depósitos judiciales” y cupones de combustible), los cuales son entregados personalmente a delegados autorizados por los funcionarios judiciales o jefes de dependencias. GRUPO DE GASTO Es la clasificación utilizada dentro del sistema de clasificaciones presupuestarias, la cual constituye una ordenación sistemática y homogénea de los bienes y servicios, transferencias y variaciones de activos y pasivos de todas los órganos jurisdiccionales y dependencias del Organismo Judicial. El Departamento de Suministros, custodia los bienes adquiridos por: el grupo de gasto 2 (materiales y suministros) y grupo de gasto 3 (propiedad planta y equipo).
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INGRESO A ALMACÉN Es toda acción de recepción, registro y almacenamiento de todos los bienes y suministros que físicamente ingresan al almacén de conformidad con la factura presentada por el proveedor y el expediente de compra. En los casos de compras por fondo rotativo, el ingreso se realiza presentando la documentación de soporte para su registro. ORDEN DE TRABAJO DE IMPRENTA Es la orden a través de la cual, se describen y autorizan todos los trabajos de imprenta que se realizan en la Sección de Reproducción del Organismo Judicial (por ejemplo la transformación de papel, en: papel español, papel membretado, forma 56 y carátulas de los diferentes ramos, etc.) PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Es el reporte en el que se detallan las proyecciones de consumo y estimaciones presupuestarias, las cuales se basan en la estadística de consumo por producto. RENGLÓN DE GASTO El renglón de gasto se deriva del grupo de gasto, el cual identifica el concepto de la compra, servicio, transacción, etc., que se realiza dentro del grupo de gasto. Por ejemplo, el grupo de gasto 2 (materiales y suministros) tiene como uno de sus renglones de gasto el 241, cuyo concepto es papel de escritorio. REQUISICIÓN (PEDIDO) Es el pedido realizado por los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas del Organismo Judicial al Departamento de Suministros, donde se describen todos los productos, unidades de medida y cantidades solicitadas. REQUISITOS DE CALIDAD Son los estándares de calidad que deben cumplirse al momento de recibir los bienes y/o suministros en el almacén, los cuales fueron detallados en los términos de referencia, bases de licitación, actas de adjudicación, contratos o en las ordenes de compra.
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SALIDA DE ALMACÉN Es el proceso que sigue todo bien y suministro, para darle egreso del almacén, disminuyendo las existencias físicas y del sistema de kardex. La forma 57 es el documento que comprueba las salidas de almacén. SISTEMA DE CONTROL KARDEX Es el sistema de control del Departamento de Suministros, en el cual se operan todos los ingresos, salidas y devoluciones de los bienes y suministros del Organismo Judicial. VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS Es una actividad realizada por el personal del Departamento de Suministros, en el cual se verifica la disponibilidad de existencias cuando se solicita la entrega de un bien por los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas del Organismo Judicial.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS
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