DEL AREA DE CREDITOS Y COBRANZACoordinar y supervisar el proceso de recuperacin de cuentas por cobrar, y verificar su registro.* Proponer estrategias y disear controles administrativos para la recuperacin de las cuentas por cobrar.* Disear, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables.* Supervisar y validar las notas de crdito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable.* Autorizar los crditos y ampliacin de los mismos a favor de terceros, para la enajenacin de material bibliogrfico.* Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.* Efectuar la investigacin crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de crditos.* Informar a las Gerencias de Libreras y Distribucin, as como a los departamentos adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos.* Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al Departamento.* Llevar un control documental y electrnico de los clientes acreditados y concesionarios.* Realizar las dems funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo.El Departamento de Crditos de una Empresa es el responsable de liquidar las cuentas por cobrar de sus clientes, es decir de recuperar

FUNCIONES DEL GERENTE

Produce, prepara, procesa y analiza informacin relativa a su departamento, dirige a su personal, planea y controla el desempeo y el logro de metas, se comunica y relaciona con las metas de los departamentos afines. Principalmente realiza el cierre de las operaciones importantes con los clientes. Vigila que el proceso de cierre de mes se cumpla las normas de alta gerencia.Descripcin especificaManejo de cartera con valor de cien millones aproximadamente y trescientas cuentas de clientes activos. Operacin diestra de computadoras, sistemas de redes, internet, enlaces, calculadoras financieras, habilidad en manejo de grupos y dominio de la oratoria.Especificaciones*Traza lneas de accin, prepara y cierra los contratos, garantas, descuentos, negociaciones de pago y en general asiste a todas las operaciones importantes con los clientes, apoyando y autorizando a sus supervisores y analista de crdito.*Disea y prepara los informes mensuales para la Direccin y para los usuarios explicando las variaciones contra el presupuesto anual, elaborando compromisos, estrategias y proyectos para los siguientes periodos.*Planea las metas del mes siguiente, en cuanto a parmetros de crdito y cobranza en valores y en das, depuracin de cartera, visitas y convenios con clientes.*Coordina el presupuesto anual del Departamento de Crdito y Cobranza que incluye objetivos claramente cuantificados, enlazando con otros departamentos.*Organiza, dirige y disea controles para el personal del departamento de crdito y revisando y asignando las tareas, apoyando y decidiendo o proporcionan la capacitacin necesaria.*Ejerce el control,

EXISTE GESTOR DE COBRANZA Y ANALISTA DE CREDITO

os saldos resultantes de cada mes deben ser transferidos a la tarjeta decontrolestadstico delcliente. (Anexo 2).En la actualidad todos estosregistrosson llevados a travs de unsistemacomputarizado.A travs de la tarjeta de control el acreedor puede determinar porque un clienta falla en sus pagos, esto permite escoger la mejor tcnica de cobranza. Por regla general lastcnicasse encuentran mejor desarrolladas en las grandesorganizacionespor contar con elpersonalespecializado, pero igual importancia tiene paraempresaspequeas asignar las responsabilidades y asegurarse que esta se lleve a cabo efectivamente.Una vez conocida las razones porque un cliente falla, es clasificado dentro de los siguientes diez (10)grupos: 1)Clientesque honestamente mal interpretan las condiciones de venta:Estegrupono ofrece ningn problema real de cobro. Normalmente, la casa vendedora asume laresponsabilidadde no haber explicado completamente las condiciones deventaantes de que surja la malainterpretacin. 2)Clientes que pasan por alto suscuentaspor negligencia o pormtodosdetrabajodeficientes: Un recordatorio de que la cuenta se han vencido es todo lo que se necesita para los clientes de este grupo. Si en cliente es un transgresor crnico, el acreedor debe hacer cualquier esfuerzo para hacerle notar la importancia de pagar sus cuentas sistemticamente. 3)Clientes que descuidan las fechas devencimientopor lo reducido de la cuenta: Los minoristas, particularmente, pertenecen a este grupo. Obtienen una cuenta por unos cuantos bolvares y la retienen con la intencin de incluir el monto cuando pague la siguiente mensualidad. Una amablecartaexplicando las dificultades a menudo consigue la cooperacin del cliente. Sin embargo, es difcil quitar este hbito minorista, y el departamento decrditoal detallista usualmente lo tiene presente como una de las inevitables experiencias de trabajo a crdito. 4)Clientes que temporalmente se atrasan, pero generalmente pagan atiempo: Los clientes de este grupo pagan a tiempo cuando las fechas vencidas de las cuentas del acreedor coinciden con el auge de temporada de su propio negocio, y hacer esperar al acreedor cuando estos perodos no coinciden. 5)Clientes que temporalmente se atrasan por las condiciones locales del negocio: Las condiciones locales huelgas odesastres naturales, frecuentemente reducen la cobranza del comerciante impidindole cumplir sus propiasobligaciones. En tales casos lapolticade cobro del acreedor es comparativamente indulgente, y espera hasta que el deudor tiene para sobreponerse a su capacidad temporal para pagar. 6)Clientes que siempre se atrasan: Estos son los que fuerzan demasiado susnegociospara cubrir susgastospersonales, o son compradores o cobradores deficientes, reduciendo as sucapitaloperativo disponible. Elgerentede cobranzas debe adoptar una poltica firme contra estos deudores, aun ariesgode perderlos como clientes. 7)Clientes que podran pagar puntualmente pero descuidan las fechas de vencimiento porque piensan que es ms provechoso para ellos utilizarel dinerodel acreedor que su propiodinero: El acreedor debe emplear medidas firmes contra estos deudores, aun a riesgo de contrariarlos. Frecuentemente, una poltica de alerta constante y enrgica cobranza convierte este tipo de deudores en clientes de puntualidad aceptables para pagar. 8)Clientes que se han sobre extendido a s mismos: Estos son los que ocasionan la mayor parte de losproblemasde crdito al detallista. Son honestos, pero optimistas, y hacencomprasexcesivas. Cuando tienen una emergencia, como enfermedad,muertede algn familiar, o prdida de trabajo, no pueden pagar prescindiendo de sus buenas intenciones. Estos clientes son as necesariamente por sus bajosingresos. El trmino medio de las familias estn predispuestas a gastar ms de lo que representan sus ingresos. 9)Clientes que estn al borde de la insolvencia o que son en realidad insolventes: El gerente de cobranzas no tiene otra alternativa que usar mtodos drsticos de cobranza contra la mayora de los clientes de este grupo. Si no puede cobrar mediante letra decambio, coloca la cuenta inmediatamente en manos de un abogado de cobranzas. 10)Clientes que deliberadamente cometenfraude: Un juicio contra los deudores de este grupo es difcil para cobrar, pero un abogado o agencia de cobranza puede algunas veces hacerlo a travs de mtodos enrgicos. Debe informar a las agencia de coaccin legales sobre cualquier cliente de quien se sospeche el fraude.

-------Anlisis de los problemas departamentalesSe deben realiza dos (2) estudios:a) Elanlisisfactorial y causal del departamento.b) El anlisis crtico de los procedimientos actuales.Para aspoderlocalizar y definir los problemas actuales del departamento de Cobranza, que provocan la morosidad de los clientes.Dentro de las causas del anlisis factorial podemos mencionar: Causas externas no imputables a la empresa Maladireccin. Personal deficiente Sistemas o procedimientos inadecuados. Medios fsicos inadecuados.El grado de satisfaccin que producen los elementos antes realizados pueden ser: (Anexo 3.0). a.Satisfactorio b.Limitado c.No satisfactorio d.InexistenteAl hacer el estudio del departamento se debe anotar una cruz en la columna correspondiente al grado de satisfaccin. Si la cruz se anota en la columna b), c) o d), significa que hay una deficiencia, por lo cual habr que indicar en la columna e) el nmero de la causa que origin la deficiencia. En caso de que sea dos o ms causas las que indican en la deficiencia, se anotar slo la que representa ms del 20%. Unprocedimientoms prctico consiste en anotar nicamente la causa principal. En la columna (f) se debe anotar el porcentaje de influencia limitante, por ejemplo: Un elemento analizado tiene deficiencia originada por el 30% de influencia de una mala direccin (causa 2) y por 70% de medio fsico inadecuado (causa 5). La anotacin correspondiente ser: (Anexo 3.1)