DEFINICIONES SOBRE LA CALIDADAdaptado del procedimiento GCB-001-N1-000 de ECOPETROL

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1.1. ProcesoEs un conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman entradas en salidas1. Se consideran dos tipos de procesos:

1.1.1. Proceso de Industria

Es aquel que tiene contacto directo con el producto que se entrega al cliente externo o a un cliente interno, en otro proceso. Ejemplos: Comercialización, transporte, logística, etc.

1.1.2. Proceso de Apoyo

Es aquel proceso de servicio y de respaldo a los procesos de industria. Ejemplos: Pedidos, nómina, compras, personal, servicios administrativos, etc.

1.2. DocumentoEs el testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se prueba, se establece o se hace constar algo. Un documento puede ser o incluir diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos, entre otros.

Un documento puede pertenecer a cualquiera de las siguientes categorías:

1.2.1. Documentos Propios del Sistema de Calidad

Son aquellos que se generan para describir el sistema de calidad. Por ejemplo, políticas, procedimientos y guias.

1.2.2. Documentos de ReferenciaSon aquellos generados por otros sistemas de calidad u otras dependencias internas o entidades externas y que pueden ser utilizados como referencias en el sitio de trabajo. Ejemplos: Manual de Normas Administrativas, Normas Técnicas Colombianas NTC, Estándares ASTM, Norma Antisimica Colombiana NSR-98 etc.

1.3. PolíticaEs el marco referencial o lineamiento general emitido por la alta dirección, que orienta para las actuaciones, conductas o funciones de empleados y dependencias. Por ejemplo: Política de Calidad, Política de Contratación, Políticas de Seguridad, etc.

1.4. EstándarEs un documento de origen internacional, nacional o de empresa, que se utiliza como referencia, comparación o consulta, para reglamentar aspectos técnicos o administrativos de los procesos, productos o servicios y que puede ser impuesto (de facto) o resultado de un estudio y/o consenso.

En general los Estándares pueden ser de cuatro tipos: Norma, Especificación, Guía y Método de Ensayo.

1.4.1. NormaEs un estándar que regula aspectos administrativos y/o relacionados con las funcionalidad de dependencias o cargos. Las Normas son de cumplimiento obligatorio. Ejemplos: Normas de Seguridad, Normas del Sistema de Calidad, Funciones del Departamento de Soporte y Servicios, Normas de Contratación, Reglamento Interno de Trabajo, Normas de Selección y Contratación de Personal.

1.4.2. EspecificaciónEs un estándar en el cual se fijan requisitos tecnológicos o técnicos de procesos, productos o servicios. Ejemplos: Especificaciones de Materias Primas, Especificaciones de calidad del ICONTEC, Estándares de Ingeniería, Especificaciones del INVIAS, Planos, Especificaciones para Transporte de Productos, etc.

1 Definición según NTC-ISO 8402

1.4.3. GuíaEs una serie de opciones o instrucciones basadas en el consenso de diferentes puntos de vista, que tiene por finalidad orientar el curso de una actividad sin establecer procedimientos fijos ni cursos específicos de acción. Ejemplo: Guía para la postulación ante el INURBE, Guía para la Inscripción en el RUP

1.4.4. Método de EnsayoES el documento que contiene procedimientos establecidos para la identificación, medición y evaluación de una o más cualidades, características o propiedades de un producto, sistema o servicio y que produce un resultado de ensayo. Ejemplo: Método de Ensayo para la Determinación de la Resistencia del concreto.

1.5. ProcedimientoEs un documento que describe la secuencia de pasos necesarios para asegurar la correcta ejecución de actividades de tipo administrativo o técnico. En general, un procedimiento define “qué se debe hacer”, "quién lo debe hacer", “cuándo” y “en dónde” se debe realizar.

1.6. InstructivoEs un documento que describe detalladamente la forma “cómo” debe ejecutarse una actividad o tarea, para asegurar su realización.

Tanto los procedimientos como los instructivos deben especificar las actividades en términos de materiales, equipos, documentos a utilizar, control de las actividades, formatos a utilizar y registros que deben originar.

1.7. MemorandoEs un documento que comunica, tanto interna como externamente, aspectos de interés relacionados con el funcionamiento y la administración del negocio de la Empresa y/o de una Dependencia en particular.

1.8. ManualEs una recopilación organizada y coherente de políticas, estándares o procedimientos que rigen una determinada actividad para que pueda ser desarrollada en forma metódica y eficiente. Los manuales pueden ser:

1.8.1. Manual de NormasEs la recopilación organizada y coherente de Normas que regulan actividades administrativas específicas de los procesos de apoyo. Ejemplo : Manual de Control Administrativo, Manual de Compras, Manual de Normas Administrativas, Manual de Contratación, etc.

1.8.2. Manual de ProcedimientosEs la Recopilación organizada y coherente de Procedimientos y/o Instructivos de trabajo afines a un proceso de industria o de apoyo. Por ejemplo: Manual de Procedimientos de Compras, Manual de Procedimientos de Contratación, Manual de Procedimientos de Laboratorio, etc.

1.8.3. Manual de OperaciónEs la recopilación organizada y coherente de documentos asociados a la operación de una planta, de un equipo o al desempeño de un proceso de industria. Ejemplo : Manual de Operación de la Planta de asfalto, Manual de Operación del Cargador Case , etc. Por lo general, un Manual de Operación debe contener las siguientes secciones, organizadas en volúmenes:

Volumen I. Información Operacional: Responsabilidades, descripción de procesos, seguridad, limites de operación, control de calidad y listado de equipos.

Volumen II. Procedimientos e Instructivos de Operación: Cómo operar en arrancadas, apagadas, operaciones normales o especiales y procedimientos generales.

Volumen III. Procedimientos e Instructivos para Atender Emergencias. Volumen IV. Procedimientos e Instructivos para Solución de Problemas.

Volumen V. Manual del Vendedor (opcional).

1.8.4. Manual de Aseguramiento de la Calidad (Caso Especial)

El Manual de Aseguramiento de Calidad2, es el documento que contiene la Política de Calidad y que describe el Sistema de Calidad en términos de la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad, de acuerdo con los requerimientos de la ISO-9000.

2 En lo sucesivo, este manual se puede referenciar con sus iniciales: MAC

Para efectos de Aseguramiento Interno de la Calidad3, los documentos que contengan la Política de Calidad y/o los que describan los procedimientos del Sistema de Calidad de una Dependencia, pueden considerarse como derivaciones del Manual de Calidad, en cuyo caso constituyen el Manual de Administración de la Calidad de dicha Dependencia4.

1.9. Desarrollo de un Documento

Es un proceso mediante el cual se crea, se aplica y se mantiene un documento. Consta de las siguientes etapas:

1.9.1. BorradorEtapa que comprende la identificación de la necesidad de un documento, la recolección y análisis de la información pertinente y la elaboración y validación del contenido por parte del personal responsable y/o autorizado.

1.9.2. EdiciónImpresión de un documento de acuerdo con la estructura establecida en la esta Norma.

1.9.3. RevisiónEtapa que comprende la verificación de que lo que está escrito corresponde con lo establecido.

1.9.4. AprobaciónEtapa que consiste en la ratificación o aceptación de que lo documentado corresponde con Políticas, Objetivos u otros documentos de la organización.

1.9.5. Divulgación o socializaciónEtapa que comprende la publicación del documento y la puesta en conocimiento de los usuarios, por cualquier medio.

1.9.6. Aplicación y Evaluación Etapa que comprende el empleo de un documento y la comprobación permanente de su vigencia.

1.10. Estado de un documento

Condición referente a la existencia del documento una vez ha sido publicado y divulgado. Los posibles estados son :

1.10.1. VigenciaCondición de un documento que indica la eficacia y la obligatoriedad de su aplicación.

1.10.2. SuspensiónCondición de un documento que indica la pérdida temporal de su vigencia.

1.10.3. AnulaciónCondición de un documento que indica la pérdida de vigencia en forma definitiva.

1.11. ActualizaciónProceso mediante el cual un documento se adecua a las condiciones o prácticas actuales, bien sea por la ocurrencia de un cambio y/o por la necesidad de verificar su validez en intervalos de tiempos definidos.

1.12. Contenido de un DocumentoComprende las secciones de un documento que en esencia son las que describen la razón de ser del mismo. Tal como se define esta Norma estos secciones son las de “Generalidades” y “Tema”.

1.13. Copia ControladaSon copias de todos aquellos documentos sujetos al control de su tenencia una vez aprobados.

1.14. Copia no ControladaSon copias de aquellos documentos que se emiten ante solicitud de una dependencia o usuario ocasional de la misma y que eximen al emisor de la responsabilidad del control de actualización.

3 Ver NTC-ISO 8402, defición de Aseguramiento de la Calidad, numeral 1, literales a y b, aseguramiento interno y

externo.4 Ver NTC-ISO 10013, DIRECTRICES PARA ELABORAR MANUALES DE CALIDAD.