definiciones - minciencias · 2017-09-15 · definiciones tipo de activo de informaciÓn tipo de...
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Recursos de
información:
Bases de datos y archivos, documentación de sistemas, manuales de usuario, material de
capacitación, procedimientos operativos o de soporte, planes de continuidad y contingencia,
información archivada, etc.
Recursos de
software:
Software de aplicaciones, sistemas operativos, herramientas de desarrollo y publicación de
contenidos, utilitarios, etc.
Activos físicos:
Equipamiento informático (procesadores, monitores, computadoras portátiles, módems),
equipos de comunicaciones (routers, PABXs, máquinas de fax, contestadores automáticos,
switches de datos, etc.), medios magnéticos (cintas, discos, dispositivos móviles de
almacenamiento de datos – pen drives, discos externos, etc.-), otros equipos técnicos
(relacionados con el suministro eléctrico, unidades de aire acondicionado, controles
automatizados de acceso, etc.), mobiliario, lugares de emplazamiento, etc.
Servicios:Servicios informáticos y de comunicaciones, utilitarios generales (calefacción, iluminación,
energía eléctrica, etc.).
Otros activos de información que no corresponden a ninguno de los tipos descritos anteriormente.
Dato Público
Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al
estado civil de las personas;
Dato Semiprivado
Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo
conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo
de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad
comercial o de servicios.
Dato Privado Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Propietario
Corresponde a una parte designada de la institución, un cargo, proceso, o grupo de trabajo
que tiene la responsabilidad de definir:
• Quiénes tienen acceso y qué pueden hacer con la información (modificar, leer, procesar,
entre otros).
• Cuáles son los requisitos para que la información se salvaguarde ante accesos no
autorizados, modificación, pérdida de la confidencialidad o destrucción deliberada.
• Qué se hace con la información una vez ya no sea requerida.
Custodio
Es una parte designada de la entidad, un cargo, proceso, o grupo de trabajo encargado de
administrar los componentes tecnológicos donde se encuentra la información; además se
encarga de hacer efectivos los controles de seguridad administrativos que el propietario de
la información haya definido, tales como el manejo de archivos, el uso de copias y la
eliminación.
DEFINICIONES
TIPO DE ACTIVO DE INFORMACIÓN
TIPO DE DATOS PERSONALES
PROPIEDAD
Información:
Hardware:
Software:
Servicio:
Persona:
Criterio Descripción Explicación
A Alto El conocimiento o divulgación no autorizada de la información que gestiona este
activo impacta negativamente la imagen y el personal de la ANSPE.
M Medio El conocimiento o divulgación no autorizada de la información que gestiona este
activo impacta negativamente la misión y objetivos institucionales de la ANSPE.
B Bajo El conocimiento o divulgación no autorizada de la información que gestiona este
activo impacta negativamente la misión y los objetivos institucionales.
Persona:
Criterio Descripción Explicación
A Alto La pérdida de exactitud y estado completo del activo impacta negativamente la
prestación del servicio de la ANSPE.
M Medio La pérdida de exactitud y estado completo del activo impacta negativamente no
sólo a la misión, si no los objetivos institucionalesde la ANSPE.
B Bajo La pérdida de exactitud y estado completo del activo impacta negativamente la
misión y los objetivos institucionales.
Información:
Hardware:
Software:
Servicio:
Persona:
Criterio Descripción Explicación
A Alto La falta o no disponibilidad del activo de información impacta negativamente la
prestación del servicio e impacta negativamente a la ANSPE.
M Medio La falta o no disponibilidad del activo de información impacta negativamente los
procesos de la ANSPE.
B Bajo La falta o no disponibilidad del activo de información impacta negativamente la
ejecución de los procesos de la ANSPE.
Se hace uso inadecuado de la información privilegiada a la cual se tiene acceso por cargo o función que desempeña.
Confidencialidad
Individuo, entidad o proceso no autorizado accede al activo de información.
Alguien conoce que existe el elemento o su configuración o accede al activo sin autorización.
Individuo, entidad o proceso no autorizado conoce la existencia o parametrización del activo.
Alguien conoce su existencia o configuración o hace uso no autorizado del activo.
Integridad
Información: Se pierde la completitud, exactitud o precisión del activo de información.
Ejemplo: Errores de procesamiento de los sistemas.
Hardware: El activo no efectúa las actividades de procesamiento o su función correctamente o es alterada su configuración indebidamente.
Ejemplo: cuando se daña un elemento o parte del activo o funciona inadecuadamente.
Software: Se valora la completitud, exactitud o precisión de la parametrización del activo.
Ejemplo: modificación la configuración del software lo que puede llevar a errores en la información a procesar.
Servicio: Se valora la completitud, exactitud o precisión del servicio.
Ejemplo: Que el servicio se presta en las condiciones óptimas y acordadas.
La persona no se encuentra disponible para el proceso.
La persona produce datos errados o incompletos o de acuerdo con su rol toma decisiones equivocadas, por capacidades o aptitudes
inadecuadas para desempeñar el rol o función.
Disponibilidad
No se puede acceder al activo de información por el personal que está autorizado.
No se puede acceder al activo de información por el personal que está autorizado.
No se puede acceder al activo de información por el personal que está autorizado.
No se puede acceder al activo de información por el personal que está autorizado.
Físico Digital SI NO
1 ACTASActas Comités
Técnicos ConveniosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Físico -
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X X
Digital: Waira O:\DTIyC\PACTO
POR LA INNOVACION
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EQUIPO PACTOS POR LA
INNOVACIÓNN/A GESTOR DE LA DDTI GESTOR DE LA DDTI 21/02/2017 Uso Interno
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InformaciónMedio Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
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EXTERNAS
Cartas de Inicio N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
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InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
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COMUNICACIONES
OFICIALES
EXTERNAS
Respuestas a
SolicitudesN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
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INTERNAS
Memorando de
Solicitud de CDRN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
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InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
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COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Memorando de
Solicitud de
Elabración
Contrato/Convenio
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InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
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COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Memorando de
Solicitud de
Desembolso
Contrato/Convenio
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InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
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COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Memorando de
Solicitud de
Liquidación
Contrato/Convenio
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InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
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COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Memorando de
Solicitud de Otrosí
Contrato/Convenio
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5 EVALUACIÓN
Concepto de
Evaluación Informe
Técnico de avance
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InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
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4 EVALUACIÓN
Concepto de
Evaluación Informe
Financiero de Avance
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InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
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INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
CategoriaPlatafor
ma
Proceso que produce
la informaciónLugar de consulta
Forma de
Consulta o
AccesoFormato
Medio de
conservación y/o
soporte:
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Nombre del
Activo de
Información
ID CantidadLugar de
almacenamientoPeriodicidad
Tipo de
Backup
¿Se
realiza
backup?Observaciones
Valor de
criticidad
del activo
IntegridadDisponibili
dad
Confidencia
lidadIdioma
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
SerialModeloMarca
Descripción
del Activo de
Información
Clasifición
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Responsable de la
Información o custodio
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Frecuencia
de
actualización
Pág 3 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
CategoriaPlatafor
ma
Proceso que produce
la informaciónLugar de consulta
Forma de
Consulta o
AccesoFormato
Medio de
conservación y/o
soporte:
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Nombre del
Activo de
Información
ID CantidadLugar de
almacenamientoPeriodicidad
Tipo de
Backup
¿Se
realiza
backup?Observaciones
Valor de
criticidad
del activo
IntegridadDisponibili
dad
Confidencia
lidadIdioma
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
SerialModeloMarca
Descripción
del Activo de
Información
Clasifición
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Responsable de la
Información o custodio
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Frecuencia
de
actualización
5 EVALUACIÓN
Concepto de
Evaluación Informe
Técnico de ejecuión
Final
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Digital:Waira O:\DTIyC\PACTO
POR LA INNOVACION
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InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
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6 EVALUACIÓN
Concepto de
Evaluación Informe
Financiero Final
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textox x
Digital:Waira O:\DTIyC\PACTO
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INNOVACIÓNN/A GESTOR DE LA DDTI GESTOR DE LA DDTI 21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
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expediente virtual
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N/A N/A N/A N/A N/A
5BASES DE DATOS
(REPORTE)
Base de Datos
Organizaciones
Firmantes Pacto por
la Innovación
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Digital:Waira O:\DTIyC\PACTO
POR LA INNOVACION
Físico: Gestión documental - Área
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EQUIPO PACTOS POR LA
INNOVACIÓNMensual GESTOR DE LA DDTI GESTOR DE LA DDTI 21/02/2017
Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónMedio Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
6PLANES
OPERATIVOS
Planes Operativos
ConveniosN/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Hoja de cálculo x
Digital:Waira O:\DTIyC\PACTO
POR LA INNOVACION\PLANES
OPERATIVOS PACTO
Fisico: N/A
EQUIPO PACTOS POR LA
INNOVACIÓNN/A GESTOR DE LA DDTI GESTOR DE LA DDTI 21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
7 ACTAS
Actas del Consejo
del Programa
Nacional de CTeI en
Biotecnología
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
XDigital: Waira (O)-Biotecnología -
Actas del Consejo
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo X Electrónico Mensual PC
6 ACTAS
Actas de reuniones
del Programa
Nacional de CTeI en
Biotecnología
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalDocumento de
textox
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Actas del Programa
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
7 ACTAS
Actas de
seguimiento a
interventoría de
contratos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Actas de seguimiento a
interventoría Físico: Gestión
documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
8 ACTAS
Actas de comités
técnicos de
seguimiento a
convenios
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
actas de comité técnico de
seguimiento a convenios Físico:
Gestión documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
7 ACTAS
Actas de
seguimiento a
proyectos de
investigación
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
actas de seguimiento a proyectos
de investigación Físico: Gestión
documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
8 ACTAS
Actas de paneles de
evaluación de
convocatorias
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Convocatorias Físico: Gestión
documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
9 MEMORANDOS Memorandos de elaboración de contratoN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Seguimiento
proyectos/proyectos/proyecto
Físico: Gestión documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
8 OFICIOS Carta de inicio de los proyectosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Seguimiento
proyectos/proyectos/proyecto
Físico: Gestión documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
9CONCEPTOS DE
EVALUACIÓNConceptos de evaluación de proyectosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Seguimiento
proyectos/proyectos/proyecto
Físico: Gestión documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
10 INFORMES
Informes de
supervisión de
contratos y
convenios
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Seguimiento proyectos/Beneficios
tributarios Físico: Gestión
documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
9CONCEPTOS DE
EVALUACIÓN
Conceptos sobre
Beneficios TributariosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Seguimiento
proyectos/proyectos/proyecto
Físico: Gestión documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
10 OFICIOS Oficios de respuesta N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Seguimiento
proyectos/proyectos/proyecto
Físico: Gestión documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
11 MEMORANDOSMemorandos
internosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Seguimiento
proyectos/proyectos/proyecto
Físico: Gestión documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
10 INFORMES Informes de viajes N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Seguimiento
proyectos/proyectos/proyecto
Físico: Gestión documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
11 INFORMESInformes de visitas a
proyectosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira (O)-Biotecnología -
Seguimiento
proyectos/proyectos/proyecto
Físico: Gestión documental
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
Pág 4 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
CategoriaPlatafor
ma
Proceso que produce
la informaciónLugar de consulta
Forma de
Consulta o
AccesoFormato
Medio de
conservación y/o
soporte:
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Nombre del
Activo de
Información
ID CantidadLugar de
almacenamientoPeriodicidad
Tipo de
Backup
¿Se
realiza
backup?Observaciones
Valor de
criticidad
del activo
IntegridadDisponibili
dad
Confidencia
lidadIdioma
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
SerialModeloMarca
Descripción
del Activo de
Información
Clasifición
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Responsable de la
Información o custodio
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Frecuencia
de
actualización
12 BASES DE DATOS
Base de datos de
seguimiento a
contratos
(proyectos) y
convenios del
Programa Nacional
de CTeI en
Biotecnología
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Hoja de cálculo xDigital: Google Drive/BD
Proyectos PNB
PROGRAMA NACIONAL
de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
N/A
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
GESTOR DEL PROGRAMA
NACIONAL de CTeI en
BIOTECNOLOGÍA
21/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo x Electrónico Mensual PC
11 ACTAS Actas de comité de
conveniosN/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
XDigital: Expedientes convenios en
Orfeo
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INNOVACIÓN
PROFESIONAL -
PROGRAMA ALIANZAS21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
Para los convenios
con confecámaras,
se comparte la
información solo
con esa Entidad.
Los documentos en
físico, se
encuentran en el
respectivo
expediente de
cada convenio,
bajo gustodia de
Gestión
documental.
N/A N/A N/A N/A N/A
12PLANES
OPERATIVOS
Planes operativos de
los conveniosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textox x
Digital: GINA- M303M02AN01
(convenio -confecámaras).
Carpeta:
D:\colciencias\dpsandoval\instituci
onales\GINA 2016\Planes
operativos
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PROGRAMA ALIANZAS21/02/2017
Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónBajo Medio Medio Bajo
Los planes
operativos se
encuentran en los
expedientes de
cada uno de los
convenios en
gustodia de
gestión
documental.
Para el caso del
Convenio 291-
2016, tambien se
puede encontrar
en GINA con el
código
M303M02AN01
N/A N/A N/A N/A N/A
13 BASES DE DATOSSeguimiento a
ConveniosN/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Hoja de cálculo x
Digital Convenios:
C:\Users\dpsandoval\Dropbox\Ali
anzas para la Innovación\Control
de Convenios
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InnovaciónSemanal
LIDER PROGRAMA
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PROGRAMA ALIANZAS21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
12 BASES DE DATOS
Empresas
Beneficiadas del
programa alianza
para la innovación
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Hoja de cálculo x
Digital empresas:
D:\colciencias\dpsandoval\instituci
onales\GINA 2016
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InnovaciónTrimestral
LIDER PROGRAMA
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PROGRAMA ALIANZAS21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
13
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Solicitud elaboración
Convenio N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textox x
Digital: Expediente virtual del
Convenio Orfeo
Físico: Gestión documental
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PROGRAMA ALIANZAS21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
La documentació
física reposa en el
el sistema de
Gestión
documental, en los
expedientes
correspondientes a
cada uno de los
convenios del
Programa.
N/A N/A N/A N/A N/A
14
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Solicitud Prórroga
Convenio N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textox x
Digital: Expediente virtual del
Convenio
Físico: Gestión documental
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Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
La documentació
física reposa en el
el sistema de
Gestión
documental, en los
expedientes
correspondientes a
cada uno de los
convenios del
Programa.
N/A N/A N/A N/A N/A
13
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Solicitud Otrosi
Convenio N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textox x
Digital: Expediente virtual del
Convenio
Físico: Gestión documental
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PROGRAMA ALIANZAS21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
La documentació
física reposa en el
el sistema de
Gestión
documental, en los
expedientes
correspondientes a
cada uno de los
convenios del
Programa.
N/A N/A N/A N/A N/A
14
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Solicitud desembolso
ConveniosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textox x
Digital: Expediente virtual del
Convenio
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Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
La documentació
física reposa en el
el sistema de
Gestión
documental, en los
expedientes
correspondientes a
cada uno de los
convenios del
Programa.
N/A N/A N/A N/A N/A
15
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Solictud CDR
convenioN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textox x
Digital: Expediente virtual del
Convenio
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Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
La documentació
física reposa en el
el sistema de
Gestión
documental, en los
expedientes
correspondientes a
cada uno de los
convenios del
Programa.
N/A N/A N/A N/A N/A
14
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Solicitud Liquidación
conveniosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textox x
Digital: Expediente virtual del
Convenio
Físico: Gestión documental
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PROGRAMA ALIANZAS21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
La documentació
física reposa en el
el sistema de
Gestión
documental, en los
expedientes
correspondientes a
cada uno de los
convenios del
Programa.
N/A N/A N/A N/A N/A
15
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Respuesta a
Solicitudes N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textox x
Digital: Expediente virtual del
Convenio
Físico: Gestión documental
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PROGRAMA ALIANZAS21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
La documentació
física reposa en el
el sistema de
Gestión
documental, en los
expedientes
correspondientes a
cada uno de los
convenios del
Programa.
N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 5 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
CategoriaPlatafor
ma
Proceso que produce
la informaciónLugar de consulta
Forma de
Consulta o
AccesoFormato
Medio de
conservación y/o
soporte:
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Nombre del
Activo de
Información
ID CantidadLugar de
almacenamientoPeriodicidad
Tipo de
Backup
¿Se
realiza
backup?Observaciones
Valor de
criticidad
del activo
IntegridadDisponibili
dad
Confidencia
lidadIdioma
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
SerialModeloMarca
Descripción
del Activo de
Información
Clasifición
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Responsable de la
Información o custodio
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Frecuencia
de
actualización
16
COMUNICACIONES
OFICIALES
EXTERNAS
Respuesta a
Solicitudes N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textoX X
Digital: Expediente virtual del
Convenio
Físico: Gestión documental
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INNOVACIÓN
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PROGRAMA ALIANZAS21/02/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
15EVALUACIÓN
INFORMES
Concepto informe de
avanceN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textox x
Digital: Expediente virtual del
Convenio
Físico: Gestión documental
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PROGRAMA ALIANZAS21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Bajo Medio Bajo
La documentació
física reposa en el
el sistema de
Gestión
documental, en los
expedientes
correspondientes a
cada uno de los
convenios del
Programa.
N/A N/A N/A N/A N/A
16EVALUACIÓN
INFORMES
Concepto informe
finalN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textox x
Digital: Expediente virtual del
Convenio
Físico: Gestión documental
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PROGRAMA ALIANZAS21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Bajo Medio Bajo
La documentació
física reposa en el
el sistema de
Gestión
documental, en los
expedientes
correspondientes a
cada uno de los
convenios del
Programa.
N/A N/A N/A N/A N/A
17 ACUERDOS
Acuerdos del Conejo
Nacional de
Beneficios Tributario -
CNBT
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
X X
Físico: Secretaria técnica del CNBT
- DDTI
Digital:
O:\Estimulos\CNBT\Acuerdos
No se esta enviando a Gestion
Documental, van a revisar para
enviar a Gestion Documental
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
Los acuerdos se
publican en la
pagina web de
Colciencias.
N/A N/A N/A N/A N/A
16 Base de datos
Base de datos con
expedientes de
proyectos que se
postulan para
acceder a beneficios
tributarios en CTeI
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Hoja de cálculo x
Digital: waira:
O:\Estimulos\Deducciones
Tributarias
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
Se tiene una base
de datos con los
expedientes con
toda la información
de la solicitud
presentada por el
usuario del
instrumento.
N/A N/A N/A N/A N/A
17 Base de datos
Bases de datos en
Access para
proyectos
presentados hasta el
año 2015.
N/A N/A N/A N/A Español 1 DigitalMicrosoft
Accessx Digital: waira: O:\Estimulos Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Medio Bajo
Es información
historicaN/A N/A N/A N/A N/A
18 Base de datos
Base de datos en
excel para los años
2015 y 2016
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Hoja de cálculo xDigital: waira: O:\Estimulos\Cupos
oficialesBeneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Medio Bajo
Un año despues de
la consolidación
queda como
historica la
información.
N/A N/A N/A N/A N/A
17Comunicaciones
oficiales externas
Respuesta solicitudes
de Beneficios
tributarios
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual: O:\Estimulos\Deducciones
Tributarias
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
18Comunicaciones
oficiales externas
Solicitud de informes
de evaluación
Técnica y Financiera
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual: O:\Estimulos\Deducciones
Tributarias
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
19Comunicaciones
oficiales externas
Oficio de remisión de
informes de avance
o final de proyectos
para evaluación por
parte del evaluador
externo
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual:
O:\Estimulos\TERCERIZACIÒN
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
18Comunicaciones
oficiales externas
Oficio de remisión de
proyectos para
evaluación por parte
del evaluador
externo
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual:
O:\Estimulos\TERCERIZACIÒN
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
19Comunicaciones
oficiales internas
Memorando de
solicitud de
elaboración de
concepto para
proyectos de
beneficios tributarios
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual: O:\Estimulos\Deducciones
Tributarias
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
20Comunicaciones
oficiales internas
Memorando de
solicitud de
elaboración de
resolución para
proyectos de
Beneficios Tributarios
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textox x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Archivo
Virtual: O:\Estimulos\Deducciones
Tributarias
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
19Comunicaciones
oficiales internas
Memorando de
solicitud de
elaboración de
contrato de CTeI por
el FFJC
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textox x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual:
O:\Estimulos\TERCERIZACIÒN
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
20Comunicaciones
oficiales internas
Memorando de
remisión de
respuesta de
Recursos de
Reposición a SEGEL
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textox x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual: O:\Estimulos\Deducciones
Tributarias
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
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Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
CategoriaPlatafor
ma
Proceso que produce
la informaciónLugar de consulta
Forma de
Consulta o
AccesoFormato
Medio de
conservación y/o
soporte:
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Nombre del
Activo de
Información
ID CantidadLugar de
almacenamientoPeriodicidad
Tipo de
Backup
¿Se
realiza
backup?Observaciones
Valor de
criticidad
del activo
IntegridadDisponibili
dad
Confidencia
lidadIdioma
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
SerialModeloMarca
Descripción
del Activo de
Información
Clasifición
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Responsable de la
Información o custodio
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Frecuencia
de
actualización
21Comunicaciones
oficiales internas
Memorando de
solicitud de concepto
a distintas
dependencias de los
Términos de
referencia de una
convocatoria
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textox x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual:
O:\Estimulos\Convocatorias
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
20Comunicaciones
oficiales internas
Memorando de
solicitud de Adenda
remitido a Segel
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textox x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual:
O:\Estimulos\Convocatorias
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
21Comunicaciones
oficiales internas
Memorando de
solicitud de
desembolso
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textox x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual:
O:\Estimulos\TERCERIZACIÒN
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
22Comunicaciones
oficiales internas
Memorando de
solicitud de
elaboración de
resolución de
apertura de
conovcatoria
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textox x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual:
O:\Estimulos\Convocatorias
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
21Comunicaciones
oficiales internas
Memorando de
solicitud de
publicación de
listados de
resultados de una
convocatoria
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textox x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual:
O:\Estimulos\Convocatorias
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
22Comunicaciones
oficiales internas
Memorando de
solicitud de un Otrosí
para un
Contrato/Convenio
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textox x
Físico: Expediente en fisico bajo
custodia de Gestión Documental
Virtual:
O:\Estimulos\TERCERIZACIÒN
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
23Documentos
Técnicos
Documento de
Tipologia de
Proyectos de
carácter Científico,
Tecnológico y de
Innovación
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x
Digital: Página web
http://www.colciencias.gov.co/por
tafolio/innovacion/beneficios_tribu
tarios/tipologia-proyectos
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
22 Guías
Guía para la
elaboración de
acuerdos de
confidencialidad y de
delimitación de la
propiedad intelectual
entre instituciones
de educación
superior, centros de
desarrollo
tecnológico, centros
de investigación y
contribuyentes de
renta en el marco de
las deducciones
tributarias para
I+D+I
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x
Digital: Página web
http://www.colciencias.gov.co/por
tafolio/innovacion/beneficios_tribu
tarios/tipologia-proyectos
Beneficios Tributarios N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE BENEFICIOS
TRIBUTARIOS - DDTI
SECRETARÍA TÉCNICA
DEL CNBT21/02/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
23 Actas
Documentos de
cierre o liquidación
de contratos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
X
Digital: Orfeo o Orion en el
número del contrato, en waira
M:\ETI\ACTAS LIQUIDACION
Programa Nacional de
CTeI en TICN/A
GESTOR PROGRAMA
NACIONAL DE CTeI EN TIC
SECRETARIA DEL
PROGRAMA NACIONAL DE
CTI EN TIC
21/02/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónMedio Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
24Memorandos
Institucionales
Documentos de
archivo, trámites
internos y oficios
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textox x
Digital: Computador Daniela
D:\ASISTENTE
ADMINISTRATIVA\Memorandos
Físico: Gestión documental
Programa Nacional de
CTeI en TICDiaria
GESTOR PROGRAMA
NACIONAL DE CTeI EN TIC
SECRETARIA DEL
PROGRAMA NACIONAL DE
CTI EN TIC
21/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
23 Bases de datos
Cuadros en Excel
con información de
seguimiento y
liquidaciones de los
contratos y
convenios
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Hoja de cálculo x
Digital: Computador Daniela
D:\ASISTENTE
ADMINISTRATIVA\Bases
Programa TIC
Programa Nacional de
CTeI en TICN/A
GESTOR PROGRAMA
NACIONAL DE CTeI EN TIC
SECRETARIA DEL
PROGRAMA NACIONAL DE
CTI EN TIC
21/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Medio Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
24
COMUNICACIONES
OFICIALES
EXTERNAS
Cambio en el Plan
OperativoN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondiente
Transferencia de
Conocimiento y
Tecnología
N/A GESTOR DE LA DDTIPROFESIONAL DE
SEGUIMIENTO21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
25
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Solicitud de
Concepto JurídicoN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondiente
Transferencia de
Conocimiento y
Tecnología
N/A GESTOR DE LA DDTIPROFESIONAL DE
SEGUIMIENTO21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
24
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Memorando de
Solicitud de
Liquidación
Contrato/Convenio
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondiente
Transferencia de
Conocimiento y
Tecnología
N/A GESTOR DE LA DDTIPROFESIONAL DE
SEGUIMIENTO21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
25
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Informe de Visita N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondiente
Transferencia de
Conocimiento y
Tecnología
N/A GESTOR DE LA DDTIPROFESIONAL DE
SEGUIMIENTO21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
26
COMUNICACIONES
OFICIALES
ENVIADAS
Solicitud de Prórroga N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondiente
Transferencia de
Conocimiento y
Tecnología
N/A GESTOR DE LA DDTIPROFESIONAL DE
SEGUIMIENTO21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
25
COMUNICACIONES
OFICIALES
ENVIADAS
Respuesta a Solicitud
Cambio de PersonalN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondiente
Transferencia de
Conocimiento y
Tecnología
N/A GESTOR DE LA DDTIPROFESIONAL DE
SEGUIMIENTO21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
26
COMUNICACIONES
OFICIALES
ENVIADAS
Respuesta a Solicitud
Cambio de RubroN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondiente
Transferencia de
Conocimiento y
Tecnología
N/A GESTOR DE LA DDTIPROFESIONAL DE
SEGUIMIENTO21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
27
COMUNICACIONES
OFICIALES
EXTERNAS
Solicitud de
Modificación
Contrato/Convenio
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondiente
Transferencia de
Conocimiento y
Tecnología
N/A GESTOR DE LA DDTIPROFESIONAL DE
SEGUIMIENTO21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
26
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Memorando SolicItud
de Elaboración
Contrato/Convenio
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondiente
Transferencia de
Conocimiento y
Tecnología
N/A GESTOR DE LA DDTIPROFESIONAL DE
SEGUIMIENTO21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 7 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
CategoriaPlatafor
ma
Proceso que produce
la informaciónLugar de consulta
Forma de
Consulta o
AccesoFormato
Medio de
conservación y/o
soporte:
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Nombre del
Activo de
Información
ID CantidadLugar de
almacenamientoPeriodicidad
Tipo de
Backup
¿Se
realiza
backup?Observaciones
Valor de
criticidad
del activo
IntegridadDisponibili
dad
Confidencia
lidadIdioma
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
SerialModeloMarca
Descripción
del Activo de
Información
Clasifición
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Responsable de la
Información o custodio
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Frecuencia
de
actualización
27 ACTASActas de comité de
conveniosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondienteSistemas de Innovación N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE SISTEMAS DE
INNOVACIÓN
EQUIPO SISTEMAS DE
INNOVACIÓN21/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
28 EVALUACIÓN
Concepto de Informe
técnico de avance o
final de contratos
y/o convenios
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondienteSistemas de Innovación N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE SISTEMAS DE
INNOVACIÓN
EQUIPO SISTEMAS DE
INNOVACIÓN21/02/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónMedio Bajo Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
27 EVALUACIÓN
Concepto de Informe
financiero de avance
o final de contratos
y/o convenios
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento de
textoX X
Sistema ORFEO y archivo fisico
correspondienteSistemas de Innovación N/A
LIDER DE LA ESTRATEGIA
DE SISTEMAS DE
INNOVACIÓN
EQUIPO SISTEMAS DE
INNOVACIÓN21/02/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónMedio Bajo Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
28
BASES DE DATOS
CONTROL DEL
RUBRO
Base de datos
contienen datos de
control de ejecución
del rubro, al detalle
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Hoja de cálculo X
Digital:
INSTITUCIONALES/MILENA2017/
GERENCIA2017
Gerencia de Rubro Por demanda DIRECTOR DE LA DDTI GERENTE DE RUBRO 5/06/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónMedio Bajo Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
29
BASE DE DATOS
CONTROL DE
LIQUIDACIONES
DDTI
Base de datos
contienen datos de
control de ejecución
del rubro, al detalle
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Hoja de cálculo X
Digital:
INSTITUCIONALES/MILENA2017/S
EGUIMIENTO LIQUIDACIONES
2017
Gerencia de Rubro Mensual DIRECTOR DE LA DDTI GERENTE DE RUBRO 5/06/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónMedio Bajo Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
28 ACTASActas comité interno
DDTIN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textoX X
Digital: Waira O:\DDTI
Puesto de trabajo contratista
asignada
Lina Rueda
DDTI N/A DIRECTOR DE LA DDTIContratista asignado para
la función5/06/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
29 ACTAS Actas de comité
técnico conveniosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento de
textox x
Digital: Waira O DDTI /SENA
Físico: Secretaría DDTI y en el
expediente en Gestión
Documental
DDTI N/A DIRECTOR DE LA DDTI
SECRETARÍA DE LA
DIRECCIÓN DDTI
Se incluyen en el
expediente y se envía a
Gestión Documental
anualmente.
5/06/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónMedio Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
30 CELULAR
Equipo Movil
asigando al director
de la DDTI
iPhone Iphone 5
IMEI
0134350
053597
IOS Español 1 Físico Físico x N/A DDTI N/A DIRECTOR DE LA DDTI DIRECTOR DE LA DDTI 5/06/2017 Uso Interno Activos Físicos Medio Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
29
COMUNICACIONES
OFICIALES
ENVIADAS
Oficios y
memorandosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x xDigital: Waira O DDTI. Físico:
Gestión Documental ArchivoDDTI N/A DIRECTOR DE LA DDTI
SECRETARÍA DE LA
DIRECCIÓN DDTI5/06/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Bajo Bajo Bajo
Los fisicos de las
comunicaciones se
encuentran en
custodia de
Gestión
documental área
de archivo, asi
mismo las copias
digitales se pueden
consultar a través
del expediente
virtual de ORFEO
N/A N/A N/A N/A N/A
30 BASES DE DATOS
Base de datos
expedientes virtuales
creados por la DDTI
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Hoja de cálculo x xDigital: Waira O / Base de datos
expedientes virtuales en OrfeoDDTI Por demanda DIRECTOR DE LA DDTI
SECRETARÍA DE LA
DIRECCIÓN DDTI5/06/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
31 ACTAS
Actas de reuniones
del Programa
Nacional de
Desarrollo
Tecnológico e
Innovación Industrial
(en liquidación)
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
xDigital: Waira O:\DTIyC\Consejo
PDTIC
PROGRAMA NACIONAL
DE DESARROLLO
TECNOLÓGICO E
INNOVACIÓN
INDUSTRIAL (EN
LIQUIDACIÓN)
N/A GESTOR DE LA DDTI
SECRETARIA DEL
PROGRAMA NACIONAL DE
DESARROLLO
TECNOLOGICO E
INNOVACIÓN INDUSTRIAL
5/06/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
30
COMUNICACIONES
OFICIALES
EXTERNAS
Oficios de respuesta
a solicitudesN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira O:\DTIyC\BASE DE
DATOS PROYECTOS
PDTIC\PROYECTOS Físico: Gestión
Documental Archivo
PROGRAMA NACIONAL
DE DESARROLLO
TECNOLÓGICO E
INNOVACIÓN
INDUSTRIAL (EN
LIQUIDACIÓN)
N/A GESTOR DE LA DDTI
EQUIPO DE TRABAJO DEL
PROGRAMA NACIONAL DE
DESARROLLO
TECNOLOGICO E
INNOVACIÓN INDUSTRIAL
5/06/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónMedio Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
31
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Memorando solicitud
de DesembolsoN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira O:\DTIyC\BASE DE
DATOS PROYECTOS
PDTIC\PROYECTOS Físico: Gestión
Documental Archivo
PROGRAMA NACIONAL
DE DESARROLLO
TECNOLÓGICO E
INNOVACIÓN
INDUSTRIAL (EN
LIQUIDACIÓN)
N/A GESTOR DE LA DDTI
EQUIPO DE TRABAJO DEL
PROGRAMA NACIONAL DE
DESARROLLO
TECNOLOGICO E
INNOVACIÓN INDUSTRIAL
5/06/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónMedio Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
32
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
Memorando solicitud
de LiquidaciónN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
PDF (Formato
documento
portátil)
x x
Digital: Waira O:\DTIyC\BASE DE
DATOS PROYECTOS
PDTIC\PROYECTOS Físico: Gestión
Documental Archivo
PROGRAMA NACIONAL
DE DESARROLLO
TECNOLÓGICO E
INNOVACIÓN
INDUSTRIAL (EN
LIQUIDACIÓN)
N/A GESTOR DE LA DDTI
EQUIPO DE TRABAJO DEL
PROGRAMA NACIONAL DE
DESARROLLO
TECNOLOGICO E
INNOVACIÓN INDUSTRIAL
5/06/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónMedio Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
31 BASES DE DATOS
Base de datos de
seguimiento
proyectos del
Programa Nacional
de Desarrollo
Tecnológico e
Innovación Industrial
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Hoja de cálculo x
Digital: O:\DTIyC\BASE DE DATOS
PROYECTOS
PDTIC\PERMANENTES
PROGRAMA NACIONAL
DE DESARROLLO
TECNOLÓGICO E
INNOVACIÓN
INDUSTRIAL (EN
LIQUIDACIÓN)
Por demanda GESTOR DE LA DDTI
EQUIPO DE TRABAJO DEL
PROGRAMA NACIONAL DE
DESARROLLO
TECNOLOGICO E
INNOVACIÓN INDUSTRIAL
5/06/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
32 BASES DE DATOS
Base de datos de
expedientes virtuales
del Programa
Nacional de
Desarrollo
Tecnológico e
Innovación Industrial
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Hoja de cálculo x
Digital: Waira O:\DTIyC\BASE DE
DATOS PROYECTOS
PDTIC\INVENTARIO EXPEDIENTES
PROGRAMA NACIONAL
DE DESARROLLO
TECNOLÓGICO E
INNOVACIÓN
INDUSTRIAL (EN
LIQUIDACIÓN)
Por demanda GESTOR DE LA DDTI
EQUIPO DE TRABAJO DEL
PROGRAMA NACIONAL DE
DESARROLLO
TECNOLOGICO E
INNOVACIÓN INDUSTRIAL
5/06/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 8 de 45
Físico Digital SI NO
1 Informes Informes de Gestión N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Físico -
Document
o de Texto
X XFísico: Gestión Documental
Digital: Orfeo
Directora Administrativa y
FinancieraN/A
Directora Administrativa y
FinancieraGestión Documental 16/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo 1 1 1 Bajo N/A N/A N/A N/A
Gestion Documental-
Expediente asignado
2 InformesInformes a Entes de
controlN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X XFísico: Gestión Documental
Digital: Orfeo
Directora Administrativa y
FinancieraN/A
Directora Administrativa y
FinancieraGestión Documental 17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo 1 1 1 Bajo N/A N/A N/A N/A
Gestion Documental-
Expediente asignado
3 FormatoFormato de asistencia a
reunionesN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
(Formato
document
o portátil)
XFísico: Archivo de Gestion,
puesto secretaria
Directora Administrativa y
FinancieraN/A
Directora Administrativa y
Financiera
Direccion Administrativa
y Financiera17/02/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo 1 1 1 Bajo N/A N/A N/A N/A Puesto Secretaria DAF
4 OficiosComunicaciones a
entidades externas N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
(Formato
document
o portátil)
XFísico: Archivo de Gestion,
puesto secretaria
Directora Administrativa y
FinancieraN/A
Directora Administrativa y
Financiera
Direccion Administrativa
y Financiera17/02/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo 1 1 1 Bajo N/A N/A N/A N/A Puesto Secretaria DAF
5 ActasActas Comité de
Saneamiento ContableN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Fisico: En Financiera puesto
de la secretaria del grupo y
luego pasa a Gestión
Documental
Digital: Gestion Documental
en expediente asignado
Gestion de Recurso
FinancieroN/A
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Direccion Administrativa
y Financiera-
Coordinadora Grupo
Financiera /
Gestión Documental
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto 1 1 5 Bajo N/A N/A N/A N/A
6 Ordenes de Pago Ordenes de pago N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Fisico: Un mes en Financiera
en el puesto de tesorera y
luego pasa a Gestión
Documental
Digital: Orfeo en cada uno de
los expedientes de cada
contrato.
Gestion de Recurso
FinancieroMENSUAL
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Direccion Administrativa
y Financiera
Coordinadora Grupo
Financiera por un mes y
Gestión Documental en
adelante.
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo 1 1 1 Bajo N/A N/A N/A N/A Web SIIF
7
Orden de pago
reembolso Caja
Menor diligenciado
Reembolsos Caja Menor
Viaticos
Codigo del formato.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Fisico: Area Financiera-
Tesoreria en el puesto de la
Tesorera y se tiene durante
un mes, luego se traslada a
Gestión Documental.
Digital: Gestión Documental
en Orfeo en el expediente
asignado.
Gestion de Recurso
FinancieroMENSUAL
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Direccion Administrativa
y Financiera por un mes
en el puesto de la
Tesoreray Gestión
Documental en adelante.
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto 1 1 5 Bajo N/A N/A N/A N/A
Gestion Documental-
Expediente asignado
8Giro recursos Caja
Menor diligenciado
Giro Recursos Caja
Menor ViaticosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Fisico: Un mes en Area
Financiera-Tesoreria en el
puesto de la Tesorera y se
tiene durante un mes, luego
se traslada a Gestión
Documental.
Digital: Gestión Documental
en Orfeo en el expediente
asignado.
Gestion de Recurso
FinancieroMENSUAL
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Direccion Administrativa
y Financiera por un mes
en el puesto de la
Tesoreray Gestión
Documental en adelante.
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto 1 1 5 Bajo N/A N/A N/A N/A
Gestion Documental-
Expediente asignado
9
Formato
A102PR18F01
diligenciado
Autorización gastos
de desplazamiento
Autorizacion del gasto
de viaticos y gastos de
desplazamiento
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Fisico: Un mes en Area
Financiera-Tesoreria en el
puesto del profesional de
apoyo durante un mes, luego
se traslada a Gestión
Documental.
Digital: Gestión Documental
en Orfeo en el expediente
asignado.
Gestion de Recurso
FinancieroMENSUAL
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Direccion Administrativa
y Financiera en el puesto
del profesional de apoyo
de la Tesoreria por un
mes y Gestión
Documental en adelante.
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto 1 1 5 Bajo N/A N/A N/A N/A
Gestion Documental-
Expediente asignado
10
Formato diligenciado
de Certificaciones de
Recursos
Certificaciones de
recursosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Fisico: Area Financiera en el
puesto del responsable de la
expedición de las
certificaciones una vez
expedida se envia al
solicitante
Digital: Orfeo en el
expediente correspondiente al
contrato
Gestion de Recurso
FinancieroN/A
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Direccion Administrativa
y Financiera-Tesoreria en
el puesto del profesional
de apoyo durante un
mes, luego se traslada a
Gestión Documental
Gestión Documental
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto 1 1 5 Bajo N/A N/A N/A N/A
Gestion Documental-
Expediente asignado
11
Formato diligenciado
codigo A102PR09F01
Formato PAZ Y
SALVO
Paz y salvos N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Fisico: Expedicion diaria,
orginal va a la entidad
solicitante
Digital: en Gestión
Documental cada expediente
Gestion de Recurso
FinancieroN/A
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Direccion Administrativa
y Financiera-
Coordinadora Grupo
Financiera /
Gestión Documental
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Medio 1 1 3 Bajo N/A N/A N/A N/A
Gestion Documental-
Expediente asignado
12
Formato codigo
A102PR01F07
diligenciado del
Boletin diario
Boletin diario consiste
en generar un resumen
de todos los pagos que
se realizan diariamente.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
(Formato
document
o portátil)
X
Fisico: Grupo Apoyo
Financiero - Tesoreria por un
mes. Reposa en el puesto de
la tesoreria
Digital: Gestión Documental
en el expediente asignado.
Gestion de Recurso
FinancieroN/A
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Direccion Administrativa
y Financiera-puesto de la
Tesoreria por un mes.
Gestión Documental en
adelante.
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo 1 1 1 Bajo N/A N/A N/A N/A
13
Resolucion de
Modificaciones
Presupuestales
Modificaciones
PresupuestalesN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Fisico: Grupo Apoyo
Financiero y Presupuestal-en
el puesto de la Coordinadora
Financiera
Digital:
http://www.colciencias.gov.c
o/transparencia-
accesoainformacionpublica
Gestion de Recurso
FinancieroMENSUAL
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Direccion Administrativa
y Financiera-
Coordinadora Grupo
Financiera /
Pagina WEB Colciencias.
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto 1 1 5 Bajo N/A N/A N/A N/A
14Resolución de
Vigencias FuturasVigencias futuras N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Fisico:Grupo Apoyo
Financiero y Presupuestal-
puesto de la coordinadora
Financiera
Digital: Gestion Documental
Expedientes Digital:
http://www.colciencias.gov.c
o/transparencia-
accesoainformacionpublica
Gestion de Recurso
FinancieroMENSUAL
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Direccion Administrativa
y Financiera-
Coordinadora Grupo
Financiera /
Pagina WEB Colciencias.
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto 1 1 5 Bajo N/A N/A N/A N/A
15Acta de Reservas
PresupuestalesReservas presupuestales N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Fisico: Grupo Apoyo
Financiero - en el puesto de
la secretaria del grupo.
Digital: Gestión Documental -
Expedientes de cada uno de
los contratos.
Gestion de Recurso
FinancieroN/A
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Direccion Administrativa
y Financiera-
Coordinadora Grupo
Financiera / secretaria del
grupo
Gestión Documental en
adelante.
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto 1 1 5 Bajo N/A N/A N/A N/A
16
Memorandos y oficios
a Requerimientos y
respuestas a Entes de
Control
Requerimientos y
respuestas a Entes de
control
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Fisico: Queda en cada entidad
o la Oficina de Control
Interno que lo solicita.
Digital: Orfeo en el
expediente asignado, el cual
se nombra como respuestas a
entes de control.
Orfeo N/A
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Coordinadora del Grupo
Interno de trabajo de
apoyo financiero y
presupuestal
Gestión Documental en
adelante.
17/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto 1 1 5 Bajo N/A N/A N/A N/A
Gestion Documental-
Expediente asignado
17
Base de datos de
revisión de
propuestas
Base de datos de
revisión de propuestas
de
Oficina_Registro_Proyec
tos_v2.6.7
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Web x
Red de computación
institucional interna, ruta:
O:\DGRL\Oficina de Proyectos
Se maneja en el sistema de
información SIGP
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo registro de
proyectos
Permanente
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo registro de
proyectos
Coordinador del grupo
registro de proyectos17/02/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo 1 1 1 Bajo SI
Red de computación
institucional interna,
ruta: O:\DGRL\Oficina
de Proyectos
18
Base de datos de
seguimiento a la
actualización de
proyectos en SIGP
Base de datos de
seguimiento a la
actualización de
proyectos en SIGP
Seguimiento_SIGP_v3.2
.0
N/A N/A N/A N/A Español 1 DigitalHoja de
cálculo x
Red de computación
institucional interna, ruta:
O:\DGRL\Oficina de Proyectos
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo registro de
proyectos
Semestral
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Coordinador del grupo
registro de proyectos17/02/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo 1 1 1 Bajo SI
Red de computación
institucional interna,
ruta: O:\DGRL\Oficina
de Proyectos
19 Informes Informes de Gestión
mensualN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X
Físico y Digital (Expediente):
Gestión Documental DAF Mensual
Direccion Administrativa y
Financiera / Grupo Interno
de trabajo de apoyo
financiero y presupuestal
Gestión Documental 16/02/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo 1 1 1 Bajo N/A N/A N/A N/A
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo
de Información
Descripción
del Activo de
Información
Marca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
Responsable de la
Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Forma de
Consulta o
Acceso
Lugar de consultaProceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
DIntegridad CLugar de
almacenamiento
Valor de
criticidad del
activo
Observaciones
¿Se realiza backup?
Tipo de
Backup
Periodicid
adI
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidencialid
ad
Disponibilida
d
Pág 9 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo
de Información
Descripción
del Activo de
Información
Marca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
Responsable de la
Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Forma de
Consulta o
Acceso
Lugar de consultaProceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
DIntegridad CLugar de
almacenamiento
Valor de
criticidad del
activo
Observaciones
¿Se realiza backup?
Tipo de
Backup
Periodicid
adI
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidencialid
ad
Disponibilida
d
Pág 10 de 45
Físico Digital SI NO
1
Caracterización del Proceso
Gestión Otientación y
Planeación Institucional
Fijar las directrices y orientación
institucional, planificando los recursos
financieros requeridos para el
cumplimiento de las metas institucionales
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
2
Manuales del Proceso
Gestión Otientación y
Planeación Institucional
Desarrollar criterios generales para fijar
las directrices y orientación institucional,
planificando los recursos financieros
requeridos para el cumplimiento de las
metas institucionales
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
3
Procedimientos del Proceso
Gestión Otientación y
Planeación Institucional
Definir las actividades y metodologías para
fijar las directrices y orientación
institucional, planificando los recursos
financieros requeridos para el
cumplimiento de las metas institucionales
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
4
Guías del Proceso Gestión
Otientación y Planeación
Institucional
Sugerir orientaciones para el ejercicio de
la planeación institucional.N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
5
Instructivos del Proceso
Gestión Otientación y
Planeación Institucional
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la
planeación institucional.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
6
Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Otientación y
Planeación Institucional
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso Gestión y Planeación Institucional
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
7
Formatos y modelos del
Proceso Gestión Otientación y
Planeación Institucional
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalSegún necesidad
Responsable proceso Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
8
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Orientación y Planeación
Institucional
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalSegún necesidad
Responsable proceso Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
9
Indicadores de gestión del
proceso Orientación y
Planeación Institucional
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación y
Planeación Institucional
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
10
Mapa de Riesgos del proceso
Orientación y Planeación
Institucional
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalCada tres meses
Responsable proceso Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
11Caracterización del Proceso
Gestión de Procesos
Establecer una estructura de procesos,
bajo un enfoque de mejoramiento
continuo, que permita elevar los niveles de
madurez del Sistema de Gestión de la
Calidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
12Manuales del Proceso
Gestión de Procesos
Desarrollar criterios generales para
establecer una estructura de procesos,
bajo un enfoque de mejoramiento
continuo, que permita elevar los niveles de
madurez del Sistema de Gestión de la
Calidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
13Procedimientos del Proceso
Gestión de Procesos
Definir las actividades y metodologías para
establecer una estructura de procesos,
bajo un enfoque de mejoramiento
continuo, que permita elevar los niveles de
madurez del Sistema de Gestión de la
Calidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
14Guías del Proceso Gestión de
Procesos
Sugerir orientaciones para establecer una
estructura de procesos, bajo un enfoque
de mejoramiento continuo, que permita
elevar los niveles de madurez del Sistema
de Gestión de la Calidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
15Instructivos del Proceso
Gestión de Procesos
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la
implementación, sostenimiento y mejora
del SGC.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
16Anexos Técnicos del Proceso
Gestión de Procesos
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso Gestión de Procesos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
17Formatos y modelos del
Proceso Gestión de Procesos
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos Según necesidadResponsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
18
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión de Procesos
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos Según necesidadResponsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
19Indicadores de gestión del
Proceso Gestión de Procesos
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
20Mapa de Riesgos del Proceso
Gestión de Procesos
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos Cada tres mesesResponsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
21
Caracterización del Proceso
Gestión de Cooperación
Internacional
Establecer alianzas estratégicas
internacionales en términos de recursos y
de capital política, que permitan apalancar
los recursos requeridos para promover los
programas institucionales.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Cooperación
InternacionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Pág 11 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
22
Manuales del Proceso
Gestión de Cooperación
Internacional
Desarrollar criterios generales para
establecer alianzas estratégicas
internacionales en términos de recursos y
de capital política, que permitan apalancar
los recursos requeridos para promover los
programas institucionales.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Cooperación
InternacionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
23
Procedimientos del Proceso
Gestión de Cooperación
Internacional
Definir las actividades y metodologías para
establecer alianzas estratégicas
internacionales en términos de recursos y
de capital política, que permitan apalancar
los recursos requeridos para promover los
programas institucionales.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Cooperación
InternacionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
24Guías del Proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Sugerir orientaciones para establecer
alianzas estratégicas internacionales en
términos de recursos y de capital política,
que permitan apalancar los recursos
requeridos para promover los programas
institucionales.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Cooperación
InternacionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
25
Instructivos del Proceso
Gestión de Cooperación
Internacional
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para establecer alianzas
estratégicas internacionales en términos
de recursos y de capital política, que
permitan apalancar los recursos requeridos
para promover los programas
institucionales.planeación institucional.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Cooperación
InternacionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
26
Anexos Técnicos del Proceso
Gestión de Cooperación
Internacional
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso Gestión Cooperación
Internacional.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Cooperación
InternacionalCada 2 años
Responsable proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
27
Formatos y modelos del
Proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Cooperación
InternacionalSegún necesidad
Responsable proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
28
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión de Cooperación
Internacional
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Cooperación
InternacionalSegún necesidad
Responsable proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
29
Indicadores de gestión del
proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Cooperación
Internacional
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
30
Mapa de Riesgos del proceso
Gestión de Cooperación
Internacional
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Cooperación
InternacionalCada tres meses
Responsable proceso Gestión de
Cooperación Internacional
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
31Caracterización del Proceso
Gestión de la información
Liderar la gestión estratégica de las
tecnologías de la información y las
comunicaciones de Colciencias, bajo
parámetros de eficiencia, para apoyar el
desarrollo de las actividades misionales y
contribuir en el logro de una Entidad
moderna.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Información Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Información
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
32Manuales del Proceso
Gestión de la información
Desarrollar criterios generales para liderar
la gestión estratégica de las tecnologías de
la información y las comunicaciones de
Colciencias, bajo parámetros de eficiencia,
para apoyar el desarrollo de las actividades
misionales y contribuir en el logro de una
Entidad moderna.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Información Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Información
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
33Procedimientos del Proceso
Gestión de la información
Definir las actividades y metodologías para
liderar la gestión estratégica de las
tecnologías de la información y las
comunicaciones de Colciencias, bajo
parámetros de eficiencia, para apoyar el
desarrollo de las actividades misionales y
contribuir en el logro de una Entidad
moderna.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Información Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Información
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
34Guías del Proceso Gestión de
la información
Sugerir orientaciones para liderar la
gestión estratégica de las tecnologías de la
información y las comunicaciones de
Colciencias, bajo parámetros de eficiencia,
para apoyar el desarrollo de las actividades
misionales y contribuir en el logro de una
Entidad moderna.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Información Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Información
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
35Instructivos del Proceso
Gestión de la información
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para liderar la gestión
estratégica de las tecnologías de la
información y las comunicaciones de
Colciencias, bajo parámetros de eficiencia,
para apoyar el desarrollo de las actividades
misionales y contribuir en el logro de una
Entidad moderna.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Información Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Información
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
36Anexos Técnicos del Proceso
Gestión de la información
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso Gestión de la Información.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Información Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Información
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
37
Formatos y modelos del
Proceso Gestión de la
información
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Información Según necesidadResponsable proceso Gestión de la
Información
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
38
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión de la información
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Información Según necesidadResponsable proceso Gestión de la
Información
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
39
Indicadores de gestión del
proceso Gestión de la
información
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Información
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión de la
Información
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
40Mapa de Riesgos del proceso
Gestión de la información
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Información Cada tres mesesResponsable proceso Gestión de la
Información
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 12 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
41Caracterización del Proceso
Gestión Comunicaciones
Divulgar las estrategias institucionales
desarrollando actividades que permitan
posicionar la imagen de Colciencias como
ente rector de la política de CTeI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Comunicaciones Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Comunicaciones
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
42Manuales del Proceso
Gestión Comunicaciones
Desarrollar criterios generales para
divulgar las estrategias institucionales
desarrollando actividades que permitan
posicionar la imagen de Colciencias como
ente rector de la política de CTeI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Comunicaciones Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Comunicaciones
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
43Procedimientos del Proceso
Gestión Comunicaciones
Definir las actividades y metodologías para
divulgar las estrategias institucionales
desarrollando actividades que permitan
posicionar la imagen de Colciencias como
ente rector de la política de CTeI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Comunicaciones Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Comunicaciones
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
44Guías del Proceso Gestión
Comunicaciones
Sugerir orientaciones para divulgar las
estrategias institucionales desarrollando
actividades que permitan posicionar la
imagen de Colciencias como ente rector de
la política de CTeI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Comunicaciones Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Comunicaciones
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
45Instructivos del Proceso
Gestión Comunicaciones
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para divulgar las estrategias
institucionales desarrollando actividades
que permitan posicionar la imagen de
Colciencias como ente rector de la política
de CTeI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Comunicaciones Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Comunicaciones
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
46Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Comunicaciones
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso Gestión Comunicaciones.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Comunicaciones Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Comunicaciones
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
47
Formatos y modelos del
Proceso Gestión
Comunicaciones
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Comunicaciones Según necesidadResponsable proceso Gestión de
Comunicaciones
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
48
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Comunicaciones
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Comunicaciones Según necesidadResponsable proceso Gestión de
Comunicaciones
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
49
Indicadores de gestión del
proceso Gestión
Comunicaciones
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Comunicaciones
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión de
Comunicaciones
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
50Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Comunicaciones
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Comunicaciones Cada tres mesesResponsable proceso Gestión de
Comunicaciones
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
51
Caracterización del Proceso
Gestión Orientación del
SNCTI.
Diseñar documentos de política,
desarrollando acciones para fortalecer
capacidades de diseño y evaluación en la
materia, que permitan definir el marco de
política pública en CTeI de manera
conjunta con los actores del SNCTI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación del
SNCTICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación del SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
52
Manuales del Proceso
Gestión Orientación del
SNCTI.
Desarrollar criterios generales para diseñar
documentos de política, desarrollando
acciones para fortalecer capacidades de
diseño y evaluación en la materia, que
permitan definir el marco de política
pública en CTeI de manera conjunta con
los actores del SNCTI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación del
SNCTICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación del SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
53
Procedimientos del Proceso
Gestión Orientación del
SNCTI.
Definir las actividades y metodologías para
diseñar documentos de política,
desarrollando acciones para fortalecer
capacidades de diseño y evaluación en la
materia, que permitan definir el marco de
política pública en CTeI de manera
conjunta con los actores del SNCTI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación del
SNCTICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación del SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
54Guías del Proceso Gestión
Orientación del SNCTI.
Sugerir orientaciones para diseñar
documentos de política, desarrollando
acciones para fortalecer capacidades de
diseño y evaluación en la materia, que
permitan definir el marco de política
pública en CTeI de manera conjunta con
los actores del SNCTI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación del
SNCTICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación del SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
55
Instructivos del Proceso
Gestión Orientación del
SNCTI.
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para diseñar documentos de
política, desarrollando acciones para
fortalecer capacidades de diseño y
evaluación en la materia, que permitan
definir el marco de política pública en CTeI
de manera conjunta con los actores del
SNCTI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación del
SNCTICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación del SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
56
Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Orientación del
SNCTI.
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación del
SNCTICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Orientación del SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
57
Formatos y modelos del
Proceso Gestión Orientación
del SNCTI.
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación del
SNCTISegún necesidad
Responsable proceso Gestión
Orientación del SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
58
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Orientación del
SNCTI.
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación del
SNCTISegún necesidad
Responsable proceso Gestión
Orientación del SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
59
Indicadores de gestión del
proceso Gestión Orientación
del SNCTI.
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación del
SNCTI
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión
Orientación del SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 13 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
60
Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Orientación del
SNCTI.
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Orientación del
SNCTICada tres meses
Responsable proceso Gestión
Orientación del SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
61
Caracterización del Proceso
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la CTeI
Diseñar instrumentos y mecanismos de
CTeI, gestionando los recursos financieros
requeridos, que permitan establecer las
bases para medir el impacto de los
mismos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la
CTeI
Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos para el
Desarrollo de la CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
62
Manuales del Proceso
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la CTeI
Desarrollar criterios generales para diseñar
instrumentos y mecanismos de CTeI,
gestionando los recursos financieros
requeridos, que permitan establecer las
bases para medir el impacto de los
mismos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la
CTeI
Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos para el
Desarrollo de la CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
63
Procedimientos del Proceso
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la CTeI
Definir las actividades y metodologías para
diseñar instrumentos y mecanismos de
CTeI, gestionando los recursos financieros
requeridos, que permitan establecer las
bases para medir el impacto de los
mismos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la
CTeI
Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos para el
Desarrollo de la CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
64
Guías del Proceso Gestión
Diseño de Instrumentos y
Mecanismos para el
Desarrollo de la CTeI
Sugerir orientaciones para diseñar
instrumentos y mecanismos de CTeI,
gestionando los recursos financieros
requeridos, que permitan establecer las
bases para medir el impacto de los
mismos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la
CTeI
Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos para el
Desarrollo de la CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
65
Instructivos del Proceso
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la CTeI
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para diseñar instrumentos y
mecanismos de CTeI, gestionando los
recursos financieros requeridos, que
permitan establecer las bases para medir
el impacto de los mismos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la
CTeI
Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos para el
Desarrollo de la CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
66
Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la CTeI
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la
CTeI
Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos para el
Desarrollo de la CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
67
Formatos y modelos del
Proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la CTeI
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la
CTeI
Según necesidad
Responsable proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos para el
Desarrollo de la CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
68
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la CTeI
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la
CTeI
Según necesidad
Responsable proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos para el
Desarrollo de la CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
69
Indicadores de gestión del
proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la CTeI
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la
CTeI
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos para el
Desarrollo de la CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
70
Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la CTeI
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
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ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos
para el Desarrollo de la
CTeI
Cada tres meses
Responsable proceso Gestión Diseño de
Instrumentos y Mecanismos para el
Desarrollo de la CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
71
Caracterización del Proceso
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI.
Apoyar la consolidación y fortalecimiento
de las capacidades científico tecnológicas
del país, mediante un adecuado uso de
recursos, para promover la generación de
conocimiento con visibilidad e impacto.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Fortalecimiento de Infraestructura para
la CTeI.
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
72
Manuales del Proceso
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI.
Desarrollar criterios generales para apoyar
la consolidación y fortalecimiento de las
capacidades científico tecnológicas del
país, mediante un adecuado uso de
recursos, para promover la generación de
conocimiento con visibilidad e impacto.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
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lang=es
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Fortalecimiento de Infraestructura para
la CTeI.
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
73
Procedimientos del Proceso
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI.
Definir las actividades y metodologías para
apoyar la consolidación y fortalecimiento
de las capacidades científico tecnológicas
del país, mediante un adecuado uso de
recursos, para promover la generación de
conocimiento con visibilidad e impacto.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Fortalecimiento de Infraestructura para
la CTeI.
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
74
Guías del Proceso Gestión
Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI.
Sugerir orientaciones para apoyar la
consolidación y fortalecimiento de las
capacidades científico tecnológicas del
país, mediante un adecuado uso de
recursos, para promover la generación de
conocimiento con visibilidad e impacto.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Fortalecimiento de Infraestructura para
la CTeI.
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
75
Instructivos del Proceso
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI.
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para apoyar la consolidación y
fortalecimiento de las capacidades
científico tecnológicas del país, mediante
un adecuado uso de recursos, para
promover la generación de conocimiento
con visibilidad e impacto.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Fortalecimiento de Infraestructura para
la CTeI.
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
76
Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI.
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeICada 2 años
Responsable proceso Gestión
Fortalecimiento de Infraestructura para
la CTeI.
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
77
Formatos y modelos del
Proceso Gestión
Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI.
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeISegún necesidad
Responsable proceso Gestión
Fortalecimiento de Infraestructura para
la CTeI.
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 14 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
78
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI.
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeISegún necesidad
Responsable proceso Gestión
Fortalecimiento de Infraestructura para
la CTeI.
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
79
Indicadores de gestión del
proceso Gestión
Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI.
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión
Fortalecimiento de Infraestructura para
la CTeI.
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
80
Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI.
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeICada tres meses
Responsable proceso Gestión
Fortalecimiento de Infraestructura para
la CTeI.
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
81
Caracterización del Proceso
Gestión Capital Humano en
CTeI
Fortalecer las competencias del capital
humano para la CTeI, mediante el uso
adecuado de recursos financieros para
favorecer la articulación de la oferta y
demanda de recurso humano de alto nivel.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Capital Humano en
CTeI Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
82
Manuales del Proceso
Gestión Capital Humano en
CTeI
Desarrollar criterios generales para
fortalecer las competencias del capital
humano para la CTeI, mediante el uso
adecuado de recursos financieros para
favorecer la articulación de la oferta y
demanda de recurso humano de alto nivel.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Capital Humano en
CTeI Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
83
Procedimientos del Proceso
Gestión Capital Humano en
CTeI
Definir las actividades y metodologías para
fortalecer las competencias del capital
humano para la CTeI, mediante el uso
adecuado de recursos financieros para
favorecer la articulación de la oferta y
demanda de recurso humano de alto nivel.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Capital Humano en
CTeI Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
84Guías del Proceso Gestión
Capital Humano en CTeI
Sugerir orientaciones para fortalecer las
competencias del capital humano para la
CTeI, mediante el uso adecuado de
recursos financieros para favorecer la
articulación de la oferta y demanda de
recurso humano de alto nivel.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Capital Humano en
CTeI Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
85
Instructivos del Proceso
Gestión Capital Humano en
CTeI
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para fortalecer las competencias
del capital humano para la CTeI, mediante
el uso adecuado de recursos financieros
para favorecer la articulación de la oferta y
demanda de recurso humano de alto nivel.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Capital Humano en
CTeI Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
86
Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Capital Humano en
CTeI
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Capital Humano en
CTeI Cada 2 años
Responsable proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
87
Formatos y modelos del
Proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Capital Humano en
CTeI Según necesidad
Responsable proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
88
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Capital Humano en
CTeI
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Capital Humano en
CTeI Según necesidad
Responsable proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
89
Indicadores de gestión del
proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Capital Humano en
CTeI
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
90
Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Capital Humano en
CTeI
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Capital Humano en
CTeI Cada tres meses
Responsable proceso Gestión Capital
Humano en CTeI
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
91Caracterización del Proceso
Gestión de la Innovación.
Apoyar procesos de innovación, mediante
el uso adecuado de recursos financieros,
para lograr un crecimiento empresarial y
de emprendimiento basado en la
innovación.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Innovación. Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Innovación.
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
92Manuales del Proceso
Gestión de la Innovación.
Desarrollar criterios generales para
apoyar procesos de innovación, mediante
el uso adecuado de recursos financieros,
para lograr un crecimiento empresarial y
de emprendimiento basado en la
innovación.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Innovación. Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Innovación.
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
93Procedimientos del Proceso
Gestión de la Innovación.
Definir las actividades y metodologías para
apoyar procesos de innovación, mediante
el uso adecuado de recursos financieros,
para lograr un crecimiento empresarial y
de emprendimiento basado en la
innovación.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Innovación. Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Innovación.
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
94Guías del Proceso Gestión de
la Innovación.
Sugerir orientaciones para apoyar
procesos de innovación, mediante el uso
adecuado de recursos financieros, para
lograr un crecimiento empresarial y de
emprendimiento basado en la innovación.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Innovación. Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Innovación.
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
95
Instructivos del Proceso
Gestión Fortalecimiento de
Infraestructura para la CTeI.
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para apoyar procesos de
innovación, mediante el uso adecuado de
recursos financieros, para lograr un
crecimiento empresarial y de
emprendimiento basado en la innovación.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Innovación. Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Innovación.
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 15 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
96Anexos Técnicos del Proceso
Gestión de la Innovación.
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Innovación. Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de la
Innovación.
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
97
Formatos y modelos del
Proceso Gestión de la
Innovación.
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Innovación. Según necesidadResponsable proceso Gestión de la
Innovación.
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
98
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión de la Innovación.
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Innovación. Según necesidadResponsable proceso Gestión de la
Innovación.
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
99
Indicadores de gestión del
proceso Gestión de la
Innovación.
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Innovación.
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión de la
Innovación.
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
100Mapa de Riesgos del proceso
Gestión de la Innovación.
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de la Innovación. Cada tres mesesResponsable proceso Gestión de la
Innovación.
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
101Caracterización del Proceso
Gestión Territorial
Concertar, suscribir y sostener planes y
acuerdos estratégicos departamentales en
CTeI fortaleciendo la viabilización y
aprobación de proyectos formulados para
ser financiados por el FCTeI del SGR, que
permita una articulación entre el Gobierno
Nacional, los departamentos y otros
actores para promover la CTeI en las
regiones.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Territorial Cada 2 años Responsable proceso Gestión TerritorialResponsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
102Manuales del Proceso
Gestión Territorial
Desarrollar criterios generales para
concertar, suscribir y sostener planes y
acuerdos estratégicos departamentales en
CTeI fortaleciendo la viabilización y
aprobación de proyectos formulados para
ser financiados por el FCTeI del SGR, que
permita una articulación entre el Gobierno
Nacional, los departamentos y otros
actores para promover la CTeI en las
regiones.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Territorial Cada 2 años Responsable proceso Gestión TerritorialResponsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
103Procedimientos del Proceso
Gestión Territorial
Definir las actividades y metodologías para
concertar, suscribir y sostener planes y
acuerdos estratégicos departamentales en
CTeI fortaleciendo la viabilización y
aprobación de proyectos formulados para
ser financiados por el FCTeI del SGR, que
permita una articulación entre el Gobierno
Nacional, los departamentos y otros
actores para promover la CTeI en las
regiones.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Territorial Cada 2 años Responsable proceso Gestión TerritorialResponsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
104Guías del Proceso Gestión
Territorial
Sugerir orientaciones para concertar,
suscribir y sostener planes y acuerdos
estratégicos departamentales en CTeI
fortaleciendo la viabilización y aprobación
de proyectos formulados para ser
financiados por el FCTeI del SGR, que
permita una articulación entre el Gobierno
Nacional, los departamentos y otros
actores para promover la CTeI en las
regiones.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Territorial Cada 2 años Responsable proceso Gestión TerritorialResponsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
105Instructivos del Proceso
Gestión Territorial
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para concertar, suscribir y
sostener planes y acuerdos estratégicos
departamentales en CTeI fortaleciendo la
viabilización y aprobación de proyectos
formulados para ser financiados por el
FCTeI del SGR, que permita una
articulación entre el Gobierno Nacional, los
departamentos y otros actores para
promover la CTeI en las regiones.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Territorial Cada 2 años Responsable proceso Gestión TerritorialResponsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
106Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Territorial
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Territorial Cada 2 años Responsable proceso Gestión TerritorialResponsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
107Formatos y modelos del
Proceso Gestión Territorial
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Territorial Según necesidad Responsable proceso Gestión TerritorialResponsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
108
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Territorial
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Territorial Según necesidad Responsable proceso Gestión TerritorialResponsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
109Indicadores de gestión del
proceso Gestión Territorial
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Territorial
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión TerritorialResponsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
110Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Territorial
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Territorial Cada tres meses Responsable proceso Gestión TerritorialResponsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
111Caracterización del Proceso
Gestión Mentalidad y Cultura
Promover el uso, apropiación y utilidad de
la CTeI y apoyar procesos de vocación
científica y tecnológica, mediante el uso
adecuado de recursos financieros, que
permita generar una cultura que valore y
gestione el conocimiento
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Mentalidad y
Cultura Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Mentalidad y Cultura
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 16 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
112Manuales del Proceso
Gestión Mentalidad y Cultura
Desarrollar criterios generales para
promover el uso, apropiación y utilidad de
la CTeI y apoyar procesos de vocación
científica y tecnológica, mediante el uso
adecuado de recursos financieros, que
permita generar una cultura que valore y
gestione el conocimiento
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Mentalidad y
Cultura Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Mentalidad y Cultura
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
113Procedimientos del Proceso
Gestión Mentalidad y Cultura
Definir las actividades y metodologías para
promover el uso, apropiación y utilidad de
la CTeI y apoyar procesos de vocación
científica y tecnológica, mediante el uso
adecuado de recursos financieros, que
permita generar una cultura que valore y
gestione el conocimiento
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Mentalidad y
Cultura Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Mentalidad y Cultura
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
114Guías del Proceso Gestión
Mentalidad y Cultura
Sugerir orientaciones para promover el
uso, apropiación y utilidad de la CTeI y
apoyar procesos de vocación científica y
tecnológica, mediante el uso adecuado de
recursos financieros, que permita generar
una cultura que valore y gestione el
conocimiento
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Mentalidad y
Cultura Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Mentalidad y Cultura
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
115Instructivos del Proceso
Gestión Mentalidad y Cultura
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para promover el uso,
apropiación y utilidad de la CTeI y apoyar
procesos de vocación científica y
tecnológica, mediante el uso adecuado de
recursos financieros, que permita generar
una cultura que valore y gestione el
conocimiento
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Mentalidad y
Cultura Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Mentalidad y Cultura
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
116Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Mentalidad y Cultura
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Mentalidad y
Cultura Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Mentalidad y Cultura
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
117
Formatos y modelos del
Proceso Gestión Mentalidad y
Cultura
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Mentalidad y
Cultura Según necesidad
Responsable proceso Gestión
Mentalidad y Cultura
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
118
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Mentalidad y Cultura
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Mentalidad y
Cultura Según necesidad
Responsable proceso Gestión
Mentalidad y Cultura
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
119
Indicadores de gestión del
proceso Gestión Mentalidad
y Cultura
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Mentalidad y
Cultura
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión
Mentalidad y Cultura
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
120Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Mentalidad y Cultura
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Mentalidad y
Cultura Cada tres meses
Responsable proceso Gestión
Mentalidad y Cultura
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
121Caracterización del Proceso
Gestión de Convocatorias
Realizar convocatorias públicas, mediante
el uso adecuado de recursos financieros,
para financiar proyectos de CTeI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Convocatorias Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Convocatorias
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
122Manuales del Proceso
Gestión de Convocatorias
Desarrollar criterios generales para
realizar convocatorias públicas, mediante
el uso adecuado de recursos financieros,
para financiar proyectos de CTeI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Convocatorias Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Convocatorias
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
123Procedimientos del Proceso
Gestión de Convocatorias
Definir las actividades y metodologías para
realizar convocatorias públicas, mediante
el uso adecuado de recursos financieros,
para financiar proyectos de CTeI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Convocatorias Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Convocatorias
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
124Guías del Proceso Gestión de
Convocatorias
Sugerir orientaciones para realizar
convocatorias públicas, mediante el uso
adecuado de recursos financieros, para
financiar proyectos de CTeI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Convocatorias Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Convocatorias
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
125Instructivos del Proceso
Gestión de Convocatorias
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para realizar convocatorias
públicas, mediante el uso adecuado de
recursos financieros, para financiar
proyectos de CTeI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Convocatorias Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Convocatorias
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
126Anexos Técnicos del Proceso
Gestión de Convocatorias
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Convocatorias Cada 2 añosResponsable proceso Gestión de
Convocatorias
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 17 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
127
Formatos y modelos del
Proceso Gestión de
Convocatorias
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Convocatorias Según necesidadResponsable proceso Gestión de
Convocatorias
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
128
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión de Convocatorias
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Convocatorias Según necesidadResponsable proceso Gestión de
Convocatorias
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
129
Indicadores de gestión del
proceso Gestión de
Convocatorias
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Convocatorias
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión de
Convocatorias
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
130Mapa de Riesgos del proceso
Gestión de Convocatorias
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Convocatorias Cada tres mesesResponsable proceso Gestión de
Convocatorias
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
131Caracterización del Proceso
Gestión Servicios al SNCTI
Atender los requerimientos de los
ciudadanos con oportunidad
incrementando la satisfacción de los
usuarios con respecto al servicio prestado
por Colciencias
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Servicios al SNCTI Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Servicios
al SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
132Manuales del Proceso
Gestión Servicios al SNCTI
Desarrollar criterios generales para
atender los requerimientos de los
ciudadanos con oportunidad
incrementando la satisfacción de los
usuarios con respecto al servicio prestado
por Colciencias
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Servicios al SNCTI Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Servicios
al SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
133Procedimientos del Proceso
Gestión Servicios al SNCTI
Definir las actividades y metodologías para
atender los requerimientos de los
ciudadanos con oportunidad
incrementando la satisfacción de los
usuarios con respecto al servicio prestado
por Colciencias
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Servicios al SNCTI Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Servicios
al SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
134Guías del Proceso Gestión
Servicios al SNCTI
Sugerir orientaciones para atender los
requerimientos de los ciudadanos con
oportunidad incrementando la satisfacción
de los usuarios con respecto al servicio
prestado por Colciencias
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Servicios al SNCTI Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Servicios
al SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
135Instructivos del Proceso
Gestión Servicios al SNCTI
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para atender los requerimientos
de los ciudadanos con oportunidad
incrementando la satisfacción de los
usuarios con respecto al servicio prestado
por Colciencias
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Servicios al SNCTI Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Servicios
al SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
136Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Servicios al SNCTI
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Servicios al SNCTI Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Servicios
al SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
137Formatos y modelos del
Proceso Servicios al SNCTI
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Servicios al SNCTI Según necesidadResponsable proceso Gestión Servicios
al SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
138
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Servicios al SNCTI
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Servicios al SNCTI Según necesidadResponsable proceso Gestión Servicios
al SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
139
Indicadores de gestión del
proceso Gestión Servicios al
SNCTI
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Servicios al SNCTI
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión Servicios
al SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
140Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Servicios al SNCTI
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Servicios al SNCTI Cada tres mesesResponsable proceso Gestión Servicios
al SNCTI
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
141Caracterización del Proceso
Gestión Jurídica
Establecer un marco jurídico para la
operación de la Entidad, atendiendo de
manera oportuna las consultas, procesos
judiciales y requerimientos en la materia
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Jurídica Cada 2 años Responsable proceso Gestión JurídicaResponsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
142Manuales del Proceso
Gestión Jurídica
Desarrollar criterios generales para
establecer un marco jurídico para la
operación de la Entidad, atendiendo de
manera oportuna las consultas, procesos
judiciales y requerimientos en la materia
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Jurídica Cada 2 años Responsable proceso Gestión JurídicaResponsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
143Procedimientos del Proceso
Gestión Jurídica
Definir las actividades y metodologías para
establecer un marco jurídico para la
operación de la Entidad, atendiendo de
manera oportuna las consultas, procesos
judiciales y requerimientos en la materia
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Jurídica Cada 2 años Responsable proceso Gestión JurídicaResponsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
144Guías del Proceso Gestión
Jurídica
Sugerir orientaciones para establecer un
marco jurídico para la operación de la
Entidad, atendiendo de manera oportuna
las consultas, procesos judiciales y
requerimientos en la materia
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
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lang=es
Gestión Jurídica Cada 2 años Responsable proceso Gestión JurídicaResponsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 18 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
145Instructivos del Proceso
Gestión Jurídica
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para establecer un marco
jurídico para la operación de la Entidad,
atendiendo de manera oportuna las
consultas, procesos judiciales y
requerimientos en la materia
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
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Gestión Jurídica Cada 2 años Responsable proceso Gestión JurídicaResponsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
146Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Jurídica
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
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lang=es
Gestión Jurídica Cada 2 años Responsable proceso Gestión JurídicaResponsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
147Formatos y modelos del
Proceso Gestión Jurídica
Establecer los lineamientos de contenido
para producir los registros qe evidencien la
ejecución de las actividades del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Jurídica Según necesidad Responsable proceso Gestión JurídicaResponsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
148
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Jurídica
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
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Gestión Jurídica Según necesidad Responsable proceso Gestión JurídicaResponsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
149Indicadores de gestión del
proceso Gestión Jurídica
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
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lang=es
Gestión Jurídica
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión JurídicaResponsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
150Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Jurídica
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
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Gestión Jurídica Cada tres meses Responsable proceso Gestión JurídicaResponsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
151Caracterización del Proceso
Gestión Contractual
Apoyar el desarrollo de los procesos de
contratación de la Entidad con
oportunidad, favoreciendo la transparencia
en la información pública relacionada con
dichos procesos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
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lang=es
Gestión Contractual Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Contractual
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
152Manuales del Proceso
Gestión Contractual
Desarrollar criterios generales para
apoyar el desarrollo de los procesos de
contratación de la Entidad con
oportunidad, favoreciendo la transparencia
en la información pública relacionada con
dichos procesos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
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ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Contractual Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Contractual
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
153Procedimientos del Proceso
Gestión Contractual
Definir las actividades y metodologías para
apoyar el desarrollo de los procesos de
contratación de la Entidad con
oportunidad, favoreciendo la transparencia
en la información pública relacionada con
dichos procesos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
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http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Contractual Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Contractual
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
154Guías del Proceso Gestión
Contractual
Sugerir orientaciones para apoyar el
desarrollo de los procesos de contratación
de la Entidad con oportunidad,
favoreciendo la transparencia en la
información pública relacionada con dichos
procesos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
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http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Contractual Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Contractual
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
155Instructivos del Proceso
Gestión Contractual
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para la contratación de bienes y
servicios que soporten la operación de la
Entidad, favoreciendo la transparencia en
la información pública relacionada con
dichos procesos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
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ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Contractual Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Contractual
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
156Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Contractual
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Contractual Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Contractual
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
157Formatos y modelos del
Proceso Gestión Contractual
Establecer los lineamientos de contenido
para apoyar el desarrollo de los procesos
de contratación de la Entidad con
oportunidad, favoreciendo la transparencia
en la información pública relacionada con
dichos procesos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Contractual Según necesidadResponsable proceso Gestión
Contractual
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
158
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Contractual
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Contractual Según necesidadResponsable proceso Gestión
Contractual
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
159Indicadores de gestión del
proceso Gestión Contractual
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Contractual
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión
Contractual
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
160Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Contractual
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Contractual Cada tres mesesResponsable proceso Gestión
Contractual
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
161
Caracterización del Proceso
Gestión Administración de
Bienes y Servicios
Proveer y controlar los bienes y servicios
requeridos para la operación de la Entidad
atendiendo de manera oportuna los
requerimientos solicitados incidendo en la
satisfacción de los usuarios internos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Administración de
Bienes y ServiciosCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Administración de Bienes y Servicios
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
162
Manuales del Proceso
Gestión Administración de
Bienes y Servicios
Desarrollar criterios generales para
proveer y controlar los bienes y servicios
requeridos para la operación de la Entidad
atendiendo de manera oportuna los
requerimientos solicitados incidendo en la
satisfacción de los usuarios internos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Administración de
Bienes y ServiciosCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Administración de Bienes y Servicios
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 19 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
163
Procedimientos del Proceso
Gestión Administración de
Bienes y Servicios
Definir las actividades y metodologías para
proveer y controlar los bienes y servicios
requeridos para la operación de la Entidad
atendiendo de manera oportuna los
requerimientos solicitados incidendo en la
satisfacción de los usuarios internos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Administración de
Bienes y ServiciosCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Administración de Bienes y Servicios
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
164
Guías del Proceso Gestión
Administración de Bienes y
Servicios
Sugerir orientaciones para proveer y
controlar los bienes y servicios requeridos
para la operación de la Entidad atendiendo
de manera oportuna los requerimientos
solicitados incidendo en la satisfacción de
los usuarios internos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Administración de
Bienes y ServiciosCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Administración de Bienes y Servicios
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
165
Instructivos del Proceso
Gestión Administración de
Bienes y Servicios
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para proveer y controlar los
bienes y servicios requeridos para la
operación de la Entidad atendiendo de
manera oportuna los requerimientos
solicitados incidendo en la satisfacción de
los usuarios internos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Administración de
Bienes y ServiciosCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Administración de Bienes y Servicios
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
166
Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Administración de
Bienes y Servicios
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Administración de
Bienes y ServiciosCada 2 años
Responsable proceso Gestión
Administración de Bienes y Servicios
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
167
Formatos y modelos del
Proceso Gestión
Administración de Bienes y
Servicios
Establecer los lineamientos de contenido
para proveer y controlar los bienes y
servicios requeridos para la operación de
la Entidad atendiendo de manera oportuna
los requerimientos solicitados incidendo en
la satisfacción de los usuarios internos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Administración de
Bienes y ServiciosSegún necesidad
Responsable proceso Gestión
Administración de Bienes y Servicios
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
168
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Administración de
Bienes y Servicios
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Administración de
Bienes y ServiciosSegún necesidad
Responsable proceso Gestión
Administración de Bienes y Servicios
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
169
Indicadores de gestión del
proceso Gestión
Administración de Bienes y
Servicios
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Administración de
Bienes y Servicios
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión
Administración de Bienes y Servicios
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
170
Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Administración de
Bienes y Servicios
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Administración de
Bienes y ServiciosCada tres meses
Responsable proceso Gestión
Administración de Bienes y Servicios
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
171Caracterización del Proceso
Gestión Documental
Implementar el Sistema de Gestión
Documental de la Entidad, atendiendo de
manera oportuna los requerimientos
relacionados con la administración de
expedientes
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Documental Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Documental
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
172Manuales del Proceso
Gestión Documental
Desarrollar criterios generales para
implementar el Sistema de Gestión
Documental de la Entidad, atendiendo de
manera oportuna los requerimientos
relacionados con la administración de
expedientes
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Documental Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Documental
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
173Procedimientos del Proceso
Gestión Documental
Definir las actividades y metodologías para
implementar el Sistema de Gestión
Documental de la Entidad, atendiendo de
manera oportuna los requerimientos
relacionados con la administración de
expedientes
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Documental Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Documental
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
174Guías del Proceso Gestión
Documental
Sugerir orientaciones para implementar el
Sistema de Gestión Documental de la
Entidad, atendiendo de manera oportuna
los requerimientos relacionados con la
administración de expedientes
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Documental Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Documental
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
175Instructivos del Proceso
Gestión Documental
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
documental para apoyar la operación de la
Entidad, atendiendo de manera oportuna
los requerimientos relacionados con la
administración de expedientes
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Documental Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Documental
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
176Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Documental
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Documental Cada 2 añosResponsable proceso Gestión
Documental
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
177Formatos y modelos del
Proceso Gestión Documental
Establecer los lineamientos de contenido
para implementar el Sistema de Gestión
Documental de la Entidad, atendiendo de
manera oportuna los requerimientos
relacionados con la administración de
expedientes
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Documental Según necesidadResponsable proceso Gestión
Documental
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
178
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Documental
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Documental Según necesidadResponsable proceso Gestión
Documental
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
179Indicadores de gestión del
proceso Gestión Documental
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Documental
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión
Documental
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 20 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
180Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Documental
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
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lang=es
Gestión Documental Cada tres mesesResponsable proceso Gestión
Documental
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
181Caracterización del Proceso
Gestión Talento Humano
Administrar el talento humano de la
Entidad, ejecutando los planes y recursos
requeridos, favoreciendo un adecuado
desempeño laboral.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
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Gestión Talento Humano Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Talento
Humano
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
182Manuales del Proceso
Gestión Talento Humano
Desarrollar criterios generales para
administrar el talento humano de la
Entidad, ejecutando los planes y recursos
requeridos, favoreciendo un adecuado
desempeño laboral.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Talento Humano Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Talento
Humano
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
183Procedimientos del Proceso
Gestión Talento Humano
Definir las actividades y metodologías para
administrar el talento humano de la
Entidad, ejecutando los planes y recursos
requeridos, favoreciendo un adecuado
desempeño laboral.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
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lang=es
Gestión Talento Humano Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Talento
Humano
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
184Guías del Proceso Gestión
Talento Humano
Sugerir orientaciones para administrar el
talento humano de la Entidad, ejecutando
los planes y recursos requeridos,
favoreciendo un adecuado desempeño
laboral.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
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Gestión Talento Humano Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Talento
Humano
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
185Instructivos del Proceso
Gestión Talento Humano
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para administrar el talento
humano de la Entidad, ejecutando los
planes y recursos requeridos, favoreciendo
un adecuado desempeño laboral.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Talento Humano Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Talento
Humano
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
186Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Talento Humano
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Talento Humano Cada 2 añosResponsable proceso Gestión Talento
Humano
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
187
Formatos y modelos del
Proceso Gestión Talento
Humano
Establecer los lineamientos de contenido
para administrar el talento humano de la
Entidad, ejecutando los planes y recursos
requeridos, favoreciendo un adecuado
desempeño laboral.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
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lang=es
Gestión Talento Humano Según necesidadResponsable proceso Gestión Talento
Humano
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
188
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Talento Humano
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
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Gestión Talento Humano Según necesidadResponsable proceso Gestión Talento
Humano
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
189
Indicadores de gestión del
proceso Gestión Talento
Humano
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
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http://awa/gina/b
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Gestión Talento Humano
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión Talento
Humano
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
190Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Talento Humano
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
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lang=es
Gestión Talento Humano Cada tres mesesResponsable proceso Gestión Talento
Humano
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
191Caracterización del Proceso
Gestión Recursos Financieros
Administrar los recursos financieros de la
Entidad para la vigencia fiscal, gestionando
el pago de compromisos de manera
oportuna y ejecutando los recursos
aportados al SNCTI por otras entidades,
permitiendo un cumplimiento de la
ejecución financiera institucional.
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Gestión Recursos
FinancierosCada 2 años
Responsable proceso Gestión Recursos
Financieros
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
192Manuales del Proceso
Gestión Recursos Financieros
Desarrollar criterios generales para
administrar los recursos financieros de la
Entidad para la vigencia fiscal, gestionando
el pago de compromisos de manera
oportuna y ejecutando los recursos
aportados al SNCTI por otras entidades,
permitiendo un cumplimiento de la
ejecución financiera institucional.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
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lang=es
Gestión Recursos
FinancierosCada 2 años
Responsable proceso Gestión Recursos
Financieros
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
193Procedimientos del Proceso
Gestión Recursos Financieros
Definir las actividades y metodologías para
administrar los recursos financieros de la
Entidad para la vigencia fiscal, gestionando
el pago de compromisos de manera
oportuna y ejecutando los recursos
aportados al SNCTI por otras entidades,
permitiendo un cumplimiento de la
ejecución financiera institucional.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
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lang=es
Gestión Recursos
FinancierosCada 2 años
Responsable proceso Gestión Recursos
Financieros
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
194Guías del Proceso Gestión
Recursos Financieros
Sugerir orientaciones para administrar los
recursos financieros de la Entidad para la
vigencia fiscal, gestionando el pago de
compromisos de manera oportuna y
ejecutando los recursos aportados al
SNCTI por otras entidades, permitiendo un
cumplimiento de la ejecución financiera
institucional.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
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lang=es
Gestión Recursos
FinancierosCada 2 años
Responsable proceso Gestión Recursos
Financieros
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
195Instructivos del Proceso
Gestión Recursos Financieros
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
financiera para la operación de la Entidad,
permitiendo un cumplimiento de la
ejecución financiera institucional.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
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documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
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lang=es
Gestión Recursos
FinancierosCada 2 años
Responsable proceso Gestión Recursos
Financieros
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
196Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Recursos Financieros
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Recursos
FinancierosCada 2 años
Responsable proceso Gestión Recursos
Financieros
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 21 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
197Formatos y modelos del
Proceso Recursos Financieros
Establecer los lineamientos de contenido
para implementar el Sistema de Gestión
Documental de la Entidad, atendiendo de
manera oportuna los requerimientos
relacionados con la administración de
expedientes
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Recursos
FinancierosSegún necesidad
Responsable proceso Gestión Recursos
Financieros
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
198
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Recursos Financieros
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Recursos
FinancierosSegún necesidad
Responsable proceso Gestión Recursos
Financieros
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
199
Indicadores de gestión del
proceso Gestión Recursos
Financieros
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Recursos
Financieros
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión Recursos
Financieros
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
200Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Recursos Financieros
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Recursos
FinancierosCada tres meses
Responsable proceso Gestión Recursos
Financieros
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
201Caracterización del Proceso
Gestión Evaluación y Control
Evaluar de manera independiente el
cumplimiento del Sistema de Control
Interno, propendiendo por una cultura del
autocontrol.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Evaluación y
Control Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Evaluación y Control
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
202Manuales del Proceso
Gestión Evaluación y Control
Desarrollar criterios generales para
evaluar de manera independiente el
cumplimiento del Sistema de Control
Interno, propendiendo por una cultura del
autocontrol.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Evaluación y
Control Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Evaluación y Control
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
203Procedimientos del Proceso
Gestión Evaluación y Control
Definir las actividades y metodologías para
evaluar de manera independiente el
cumplimiento del Sistema de Control
Interno, propendiendo por una cultura del
autocontrol.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Evaluación y
Control Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Evaluación y Control
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
204Guías del Proceso Gestión
Evaluación y Control
Sugerir orientaciones para evaluar de
manera independiente el cumplimiento del
Sistema de Control Interno, propendiendo
por una cultura del autocontrol.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Evaluación y
Control Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Evaluación y Control
Responsable sistema
gestión de la calidad17/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
205Instructivos del Proceso
Gestión Evaluación y Control
Describir al detalle una actividad
específica, que forma parte de la gestión
requerida para evaluar de manera
independiente el cumplimiento del Sistema
de Control Interno, propendiendo por una
cultura del autocontrol.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Evaluación y
Control Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Evaluación y Control
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
206Anexos Técnicos del Proceso
Gestión Evaluación y Control
Complementar técnicamente los manuales,
procedimientos, instructivos o guías del
Proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Evaluación y
Control Cada 2 años
Responsable proceso Gestión
Evaluación y Control
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
207
Formatos y modelos del
Proceso Gestión Evaluación y
Control
Establecer los lineamientos de contenido
para evaluar de manera independiente el
cumplimiento del Sistema de Control
Interno, propendiendo por una cultura del
autocontrol.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Evaluación y
Control Según necesidad
Responsable proceso Gestión
Evaluación y Control
Responsable sistema
gestión de la calidad15/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
208
Acciones correctivas y
preventivas del Proceso
Gestión Evaluación y Control
Establecer las acciones correctivas y
preventivas que ataquen la causa raíz de
las fallas reales o potenciales identificadas
en el proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Evaluación y
Control Según necesidad
Responsable proceso Gestión
Evaluación y Control
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
209
Indicadores de gestión del
proceso Gestión Evaluación
y Control
Desarrollar el análisis de los datos que
permite medir el cumplimiento del objetivo
del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Evaluación y
Control
Según ficha
técnica del
indicador
Responsable proceso Gestión
Evaluación y Control
Responsable sistema
gestión de la calidad17/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
210Mapa de Riesgos del proceso
Gestión Evaluación y Control
Determinar el plan de manejo que permita
prevenir la ocurrencia o materialización de
situaciones que pongan en riesgo el
cumplimiento de los objetivos del proceso.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión Evaluación y
Control Cada tres meses
Responsable proceso Gestión
Evaluación y Control
Responsable sistema
gestión de la calidad16/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
211Certificados Sistema de
Gestión de la Calidad
Documento emitido por el ente
certificador, donde se determina la
certificación del Sistema de Gestión de la
Calidad de Colciencias y su alcance.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Web X
Oficina Asesora de
Planeación/Puesto
de trabajo Equipo
Calidad
Gestión de Procesos Anual Responsable sistema gestión de la
calidad
Responsable sistema
gestión de la calidad27/03/2017 Pública Activos Físicos Bajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
212Plan de auditorias de
certificación
Documento emitido por el ente
certificador, donde se muestra la agenda
de auditoria de seguimiento y certificación
de Colciencias.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
xWaira/Planeación/
ICONTECGestión de Procesos Anual
Responsable sistema gestión de la
calidad
Responsable sistema
gestión de la calidad27/03/2017 Pública Activos Físicos Bajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
213Informe de auditoria de
seguimiento o certificación
Documento que contiene los resultados de
la auditoria de seguimiento o certificación
al SGC, realizada por el Ente certificador.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
xWaira/Planeación/
ICONTECGestión de Procesos Anual
Responsable sistema gestión de la
calidad
Responsable sistema
gestión de la calidad27/03/2017 Pública Activos Físicos Bajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
214
Informe de seguimiento al
Plan de Racionalización de
Trámites
Efectuar el segumiento a la ejecución del
Plan de Racionalización de la vigencia N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
Hoja de
cálculo x
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos Anual Responsable sistema gestión de la
calidad
Responsable sistema
gestión de la calidad27/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
215
Registro de los trámites en la
plataforma virtual Sistema
Unico de Información de
Trámites y Servicios SUIT
Describir los pasos y requisitos para
acceder a los trámites y servicios de
Colciencias
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web xhttp://www.suit.g
ov.co/inicioGestión de Procesos Trimestral
Responsable sistema gestión de la
calidad
Responsable sistema
gestión de la calidad27/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
216Lista de asistencia a
reuniones y capacitaciones
Evidenciar el desarrollo de reuniones y
capacitaciones programadas por el Equipo
Calidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textoX
Oficina Asesora de
Planeación/Puesto
de trabajo Equipo
Calidad
Gestión de Procesos DiarioResponsable sistema gestión de la
calidad
Responsable sistema
gestión de la calidad27/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
217Listado Maestro de
Documentos
Consolidar la identificación de los
documentos vigentes en GINAN/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos DiarioResponsable sistema gestión de la
calidad
Responsable sistema
gestión de la calidad27/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
218 NormogramaConsolidar la identificación de las normas
vigentes en GINA N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Web X
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos DiarioResponsable sistema gestión de la
calidad
Responsable sistema
gestión de la calidad27/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 22 de 45
Físico Digital SI NO
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca
Model
oSerial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Confid
enciali
dad
Disponi
bilidad
Integri
dad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observacion
es
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodicid
ad
219Informe de conformidad del
productoN/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
x
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos SemestralResponsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad27/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
220Informe de Revisión por la
DirecciónN/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
Documento
de textox
http://awa/gina/b
ase/client?soa=4&
lang=es
Gestión de Procesos Anual Responsable proceso Gestión de
Procesos
Responsable sistema
gestión de la calidad27/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
221ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Definir las secuencias de actividades
necesarias para llevar a cabo la proyección
presupuestal y definir el marco de gasto
para los próximos cuatro años de cada una
de las Direcciones Técnicas y áreas de
Colciencias, identificando los mejores usos
posibles para los recursos existentes.
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x
Oficina Asesora de
Planeación/Puesto
de trabajo Equipo
Planeación
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalAnual
Responsable proceso de Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable Gestión
Orientación y Planeación
Institucional
30/03/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
222Anexos del anteproyecto de
presupuesto
Archivos complementarios que sirven de
apoyo de información o como insumos que
se consideraron para el planteamiento del
anteproyecto de presupuesto.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
x
Oficina Asesora de
Planeación/Puesto
de trabajo Equipo
Planeación
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalAnual
Responsable proceso de Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable Gestión
Orientación y Planeación
Institucional
30/03/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
223 Plan Estratégico Institucional
Es el instrumento que orienta y organiza
estratégicamente las acciones de la
entidad en un plazo de 4 años, para
alcanzar objetivos acordes con su misión y
con el Plan Nacional de Desarrollo
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x
Oficina Asesora de
Planeación/Puesto
de trabajo Equipo
Planeación
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalAnual
Responsable proceso de Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable Gestión
Orientación y Planeación
Institucional
30/03/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
224Anexos del Plan Estratégico
Institucional
Archivos complementarios que sirven de
apoyo de información o como insumos que
se consideraron para el planteamiento del
Plan Estratégico Institucional.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
x
Oficina Asesora de
Planeación/Puesto
de trabajo Equipo
Planeación
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalAnual
Responsable proceso de Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable Gestión
Orientación y Planeación
Institucional
30/03/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
225 Plan de Acción Institucional
Es la programación anual de las
actividades, programas y recursos que va
a desarrollar en la vigencia de cada área
de la entidad y articulado con el Plan
Esrtatégico Sectorial e Institucional.
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x
Oficina Asesora de
Planeación/Puesto
de trabajo Equipo
Planeación
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalSegún necesidad
Responsable proceso de Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable Gestión
Orientación y Planeación
Institucional
30/03/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
226Anexos del Plan de Acción
Institucional
Archivos complementarios que sirven de
apoyo de información o como insumos que
se consideraron para el planteamiento del
Plan de Acción Institucional.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
x
Oficina Asesora de
Planeación/Puesto
de trabajo Equipo
Planeación
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalSegún necesidad
Responsable proceso de Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable Gestión
Orientación y Planeación
Institucional
30/03/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
227Plan de Acción por
Dependencia
Es la programación anual de las
actividades, programas y recursos que va
a desarrollar cada dependencia en la
vigencia de cada área de la entidad y
articulado con el Plan Esrtatégico Sectorial
e Institucional.
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x
Oficina Asesora de
Planeación/Puesto
de trabajo Equipo
Planeación
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalSegún necesidad
Responsable proceso de Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable Gestión
Orientación y Planeación
Institucional
30/03/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
228Anexos del Plan de Acción por
dependencia
Archivos complementarios que sirven de
apoyo de información o como insumos que
se consideraron para el planteamiento del
Plan de Acción por dependencia
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
x
Oficina Asesora de
Planeación/Puesto
de trabajo Equipo
Planeación
Gestión Orientación y
Planeación InstitucionalSegún necesidad
Responsable proceso de Gestión
Orientación y Planeación Institucional
Responsable Gestión
Orientación y Planeación
Institucional
30/03/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
229
Plan Anual para la
actualización de la
información de Gestión de
Colciencias
El procedimiento describe los pasos
generales a seguir por la Oficina Asesora
de Planeación para determinar qué
información es necesaria recoger,
registrar, analizar, divulgar, y gestionar los
datos e información estadística de
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
x
http://awa/gina/d
oc/usrdoc?soa=12
&mdl=doc&_sveVr
s=78f774a966f3b
f7efe06790e7a28f
4dea4a584d8&do
Gestión de la Información -
OAPTrimestral
Responsable Procedimiento Gestión de
la Información OAP
Responsable
Procedimiento Gestión
de la Información OAP
30/03/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
230 Tabla de datos de proyectos
La tabla de datos de proyectos es una
base de datos consolidada de la OAP
alimentada por cada indicador con su
respectivo formato
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x
O:\Planeacion\6.
INDICADORES\IN
FORMACION
ESTADISTICA\Bas
es de
Datos\BD_Proyect
os
Gestión de la Información -
OAPTrimestral
Responsable Procedimiento Gestión de
la Información OAP
Responsable
Procedimiento Gestión
de la Información OAP
30/03/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
231
Comunicación Oficial de
respuesta a solicitudes,
comentarios u obsevaciones
Repositorio con las bases de datos y
respuestas a las solicitudes y
requerimientos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalDocumento
de textox
O:\Planeacion\25.
DATOS
ESTADISTICAS-
Gestión de la Información -
OAPN.A.
Responsable Procedimiento Gestión de
la Información OAP
Responsable
Procedimiento Gestión
de la Información OAP
30/03/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
232 Boletín Estadístico
El Boletín Estadístico da cuenta de las
acciones que realiza Colciencias como ente
rector del SNCTeI por medio de tablas,
gráficas y mapas.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
documento
portátil)
x
http://www.colcie
ncias.gov.co/sites/
default/files/boleti
n2016/index.html
#
Gestión de la Información -
OAPAnual
Responsable Procedimiento Gestión de
la Información OAP
Responsable
Procedimiento Gestión
de la Información OAP
30/03/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 23 de 45
Físico Digital SI NO
1 Actas de cesión
Acta
Documento en donde consta la
voluntad de las partes de ceder una
posición contractual a solicitud del
contratista.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Físico -
Document
o de
Texto
x X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaría General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017Pública
Clasificada
Recursos
de
Informaci
ón
Alto Medio Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
2 RESOLUCIONES
Documento que contiene una
declaración de voluntad de Colciencias,
la cual puede crear, modificar, extinguir
o reconocer una situación jurídica
Documento que soporta una actuación
en un proceso contractual
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
Físico: Gestión
Documental
Gestión Jurídica
Gestión ContractualN/A Secretaría General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
3 Comunicados
Documento emitido al interior de la
entidad que contiene información y/o
instrucción para sus empleados y
colaboradores
Necesidad de transmitir una
información
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Físico -
Document
o de
Texto
x X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
Físico: Gestión
Documental
Gestión Jurídica N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017Uso
Interno
Recursos
de
Informaci
ón
Alto Medio Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
4Comisiones servidores
públicos
Documento que contiene un permiso
viaje y/o estudio.
Solicitud del servidor público
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Físico -
Document
o de
Texto
x X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
Físico: Gestión
Documental
Gestión Jurídica N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Medio Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
5 Conceptos Juridicos
Documento que contiene el criterio y/o
punto de vista de Secretaria General
sobre un determinado tema
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico x X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos y
externos
Físico: Gestión
Gestión Jurídica N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Medio Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
6
Contrato de
financiamiento
Recuperación
Contingente RC
Contiene todos los documentos
originados en un proceso de
contratación para otorgar apoyo
economico a una entidad, incluye
desde CDP hasta la liquidación del
contrato
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico x X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
7 Contrato de Administración de Proyectos
Contiene todos los documentos
originados en un proceso de
contratación cuyo objeto es otorgar a
una entidad la administración de un
proyecto
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico x X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
8
Contrato de prestación
de servicios
profesionales y de
apoyo a la gestión
Contiene todos los documentos
originados en un proceso de
contratación de profesionales y
personal de apoyo, incluye desde CDP
hasta la liquidación del contrato
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico x X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
9 Contrato de suministros
Contiene todos los documentos
originados en un proceso de
contratación para el suministro de
bienes y servicios, incluye desde CDP
hasta la liquidación del contrato
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico x X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
10 Contrato de arrendamiento
Contiene todos los documentos
originados en un proceso de
contratación para el arrendamiento de
inmueble, incluye desde CDP hasta la
liquidación del contrato
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico x X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
11 Contrato de obra
Contiene todos los documentos
originados en un proceso de
contratación para ejecutar una obra,
incluye desde CDP hasta la liquidación
del contrato
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico x X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
12 Contrato de compraventa
Contiene todos los documentos
derivados de un proceso contractual
para la compraventa de bienes, incluye
desde CDP hasta la liquidación del
contrato
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico x X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
13 Convenio de aporteContiene todos los documentos
originados en un acuerdo de
voluntades
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
14 Convenio MarcoContiene todos los documentos
originados en un acuerdo de
voluntades
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
15 Convenio interadministrativoContiene todos los documentos
originados en un acuerdo de
voluntades
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
16 Convenio especial de cooperaciónContiene todos los documentos
originados en un acuerdo de
voluntades
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
17 Cuenta de cobro contratistasDocumento que contiene el valor a
cobrar por parte de los contratistas N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017Uso
Interno
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
18
Contrato de prestación
de servicios
profesionales y de
apoyo a la gestión
Documento que justifica la necesidad
de elaborar un contrato de prestación
de servicios profesionales o de apoyo a
la gestión
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
19 Procesos de selección
Documento que justifica la necesidad
de iniciar un proceso de selección
mediante cualquiera de las modalidades
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
20 Contratos y convenios
Documento que justifica la necesidad
de iniciar un proceso de contrataación
mediante cualquiera de las modalidades
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Contractual N/A Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017 Pública
Recursos
de
Informaci
ón
Bajo Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
21 Informes de gestiónInforme que da cuenta del resultado y
la gestión desarrollada por SEGEL.N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X
Digital: Orfeo o en
los DD del
colaborador Segel
internos
Físico: Gestión
Documental
Gestión Jurídica
Gestión ContractualPor demanda Secretaria General
Secretaria General -
Archivo de gestión y
luego pasa a
Gestión documental
9/05/2017Uso
Interno
Recursos
de
Informaci
ón
Alto Alto Alto Alto
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
Forma de
Consulta o
Acceso
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
FormatoPeriodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
Integrida
d
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
¿Se realiza backup?Tipo de
Backup
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifició
nCategoria
Confiden
cialidad
Disponibi
lidad
Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Pág 24 de 45
Físico Digital SI NO
1 Actas apertura buzonesFormato diligenciado al momento de la
apertura de los mismosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento
de textoX X
AÑO EN CURSO ÁREA
AÑOS ATRÁS ARCHIVO
Correo electronico etiqueta buzones mlarenas@
Centro de
ContactoN/A Centro de Contacto
Centro de
Contacto17/04/2017
Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónAlto Bajo Alto Medio X
2 Asistencia a reuniones Evidencia de asistencia a reuniones N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textoX X
AÑO EN CURSO ÁREA
AÑOS ATRÁS ARCHIVOCentro de
ContactoN/A Centro de Contacto
Centro de
Contacto17/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio X
3 Informe mensual de PQRDS
Total, canales de recpción, tipologias,
frecuencia y oportunidad de la
respuesta de las PQRDS del periodo
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo X
D:\COLCIENCIAS\spaguilar\institucionales\CAR
PETA COLCIENCIAS\COLCIENCIAS\Estadisticas
Atencion al Ciudadano
D:\COLCIENCIAS\mlarenas\documentos\estadi
sticas\estadisticas mensuales
Centro de
ContactoPor demanda Centro de Contacto
Centro de
Contacto17/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio X
4 Informe trimestral de PQRDS
Total, canales de recpción, tipologias,
frecuencia y oportunidad de la
respuesta de las PQRDS del periodo
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo X
D:\COLCIENCIAS\spaguilar\institucionales\CAR
PETA COLCIENCIAS\COLCIENCIAS\Estadisticas
Atencion al Ciudadano
D:\COLCIENCIAS\mlarenas\documentos\estadi
sticas\estadisticas trimestrales
Centro de
ContactoPor demanda Centro de Contacto
Centro de
Contacto17/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio X
5 Informe Semestral de PQRDS
Total, canales de recpción, tipologias,
frecuencia y oportunidad de la
respuesta de las PQRDS del periodo
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo X
D:\COLCIENCIAS\spaguilar\institucionales\CAR
PETA COLCIENCIAS\COLCIENCIAS\Estadisticas
Atencion al Ciudadano
D:\COLCIENCIAS\mlarenas\documentos\estadi
sticas\estadisticas semestrales
Centro de
ContactoPor demanda Centro de Contacto
Centro de
Contacto17/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio X
6 Informe Anual de PQRDS
Total, canales de recpción, tipologias,
frecuencia y oportunidad de la
respuesta de las PQRDS del periodo
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo X
D:\COLCIENCIAS\spaguilar\institucionales\CAR
PETA COLCIENCIAS\COLCIENCIAS\Estadisticas
Atencion al Ciudadano
D:\COLCIENCIAS\mlarenas\documentos\estadi
sticas\estadisticas semestrales
Centro de
ContactoPor demanda Centro de Contacto
Centro de
Contacto17/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio X
7 Informe mensual de atención presencial
Total de atenciones, nivel de
satisfacción, sugerencias y evaluación
de la persona que atiende
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo X
D:\COLCIENCIAS\spaguilar\institucionales\CAR
PETA COLCIENCIAS\COLCIENCIAS\Estadisticas
Atencion al Ciudadano
D:\COLCIENCIAS\mlarenas\documentos\estadi
sticas\Encuesta presencial
Centro de
ContactoPor demanda Centro de Contacto
Centro de
Contacto17/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio X
8 Informe mensual de desempeño telefónico
Total llamadas, llamadas exitosas,
llamadas perdidas,llamadas registradas
en acces
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo X
D:\COLCIENCIAS\spaguilar\institucionales\CAR
PETA COLCIENCIAS\COLCIENCIAS\Estadisticas
Atencion al Ciudadano
D:\COLCIENCIAS\mlarenas\documentos\estadi
sticas\estadisticas IP
Centro de
ContactoPor demanda Centro de Contacto
Centro de
Contacto17/04/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio X
9 Informe semestral satisfacción del servicio
Identificar el servico de la entidad
durante el periodo, Necesidades en
servcio y canales de atención
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo X
D:\COLCIENCIAS\spaguilar\institucionales\CAR
PETA COLCIENCIAS\COLCIENCIAS\Estadisticas
Atencion al Ciudadano
D:\COLCIENCIAS\mlarenas\documentos\estadi
sticas\encuesta de opinión
Centro de
ContactoPor demanda Centro de Contacto
Centro de
Contacto17/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio X
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
ID Nombre del Activo de InformaciónDescripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
Forma de
Consulta o
Acceso Lugar de consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Responsable
de la
Información
o custodio
Fecha de
calificació
n del nivel
de
protección
Clasifición CategoriaConfidenci
alidad
Disponibili
dadIntegridad
¿Se realiza
backup?Tipo
de
Backu
p
Period
icidad
Lugar
de
almac
enami
ento
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Pág 25 de 45
Físico Digital SI NO
1 Actas Actas de comité de subdirección N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Físico -
Document
o de
Texto
X X
Digital: Waira
Fisico: Gestión
Documental
Subdirección
GeneralN/A
Subdirector
General
Colaborador
asignado16/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
2 Sim Card Sim Card 8957123111401340351. Español 1 Físico Audio x SubdirectorSubdireccion
GenealN/A
Subdirector
General
Colaborador
asignado3/04/2017
Pública
ReservadaActivos Físicos Alto Bajo Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
3 Informes Informes Comisiones
InternacionalesN/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
x x
Digital: Archivo
Natalia Amaya y
Secretaria
General
Subdireccion
GenealN/A
Subdirector
General
Colaborador
asignado3/04/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónMedio Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
4Documentos de Política version
preliminarDocumentos N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
Document
o de textox
Digital: Archivos
integrantes UDEPUDEP
UDEP/Subdirecci
ón General
Colaborador
asignado3/04/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Medio Medio
Estos
documentos se
están
construyendo en
este momento y
hacen referencia
a distintos temas
N/A N/A N/A N/A N/A
5Documento Política de Actores
del SNTteIDocumentos N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
XPagina Web de
Colciencias UDEP N/A
UDEP/Subdirecci
ón General
Colaborador
asignado3/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
6
Política para mejorar el
impacto de las publicaciones
cientificas nacionales
Documentos N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
XPagina Web de
Colciencias UDEP N/A
UDEP/Subdirecci
ón General
Colaborador
asignado3/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
7Informes de evaluación de
programas y proyectosInformes N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
x x
Fisico: Gstión
Documental
Digital:
Waira/Unidad de
Política
UDEP N/AUDEP/Subdirecci
ón General
Colaborador
asignado3/04/2017
Pública
ClasificadaActivos Físicos Medio Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
8
Cartilla experiencias en
evaluacion de ciencia
tencologia e innovacion
Cartilla N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocument
o de textox x
Físico: Entidad
Digital: Página
Web
UDEP N/AUDEP/Subdirecci
ón General
Colaborador
asignado3/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
9
Maco de evaluacion de la
politica de ciencia tecnologia e
innovacion (construcción)
Documento N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalDocument
o de textox
Archivos de los
integrantes de la
UDEP
UDEP N/AUDEP/Subdirecci
ón General
Colaborador
asignado3/04/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónAlto Bajo Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial/IMEI Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Forma de
Consulta o
AccesoLugar de
consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable
de la
Producción de
la Información
o Propietario
Responsable de
la Información o
custodio
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidencial
idad
Disponibilid
adIntegridad
¿Se realiza
backup?
Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Pág 26 de 45
Físico Digital SI NO
1 Actas
Acta de comité dirección
técnica (acta, listado de
asistencia y anexos)
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Físico: Puesto de la Secretaria de
la DMC por 3 meses, despues se
envían a Gestión Documental.
Digital: Expediente actas Orfeo
Gestión Mentalidad y
CulturaN/A
Director de Mentalidad y
Cultura
Secretaria de DMC por 3
meses y despues
Gestión Documental
6/03/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónMedio Medio Medio Medio
Reviste valor par la Entidad
porque contine las decisiones
que se toman al interior de la
DMC.
N/A N/A N/A N/A N/A
2 Convocatorias
Convocatorias Jovenes
investigadores e
innovadores (documentos
del proceso y resultados)
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
xwww.colciencias.gov.co/convocato
rias
Gestión Mentalidad y
CulturaN/A
Líder del grupo Jóvenes
Investigadores
Oficina de Comunicación
institucional6/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio
Reviste valor para la Entidad
poque es el repositorio de
todas las convocatorias de JI
realizadas. La oficina de
comunicaciones es la única
área que puede acceder a
moficar información
N/A N/A N/A N/A N/A
3 Programa
Programa Jóvenes
investigadores e
innovadores (Documento
conceptual, lineamientos y
estudios)
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
N:\DRC\PROGRAMAS
DMC\Jovenes Investigadores e
Innovadores
Gestión Mentalidad y
CulturaPor demanda
Líder del grupo Jóvenes
Investigadores
Mario Sanchez
Líder del grupo Jóvenes
Investigadores6/03/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónAlto Medio Alto Medio
Documentos que soportan el
programa JI: conceptual,
estudio de impacto,
N/A N/A N/A N/A N/A
4 EstrategiaNexo global (estructura y
operación)N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
Colciencias_2(\\Waira)(N):\DRC\P
ROGRAMAS DMC\Nexo_Global
Gestión Mentalidad y
CulturaN/A
Líder del grupo Jóvenes
Investigadores
Líder del grupo Jóvenes
Investigadores6/03/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónAlto Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
5 videosvideos de la fase piloto del
programa Nexo GlobalN/A N/A N/A N/A Español Digital Otro X
En computadores personales, en
youtube y en Facebook:
https://www.facebook.com/NexoG
lobal/
Gestión Mentalidad y
CulturaN/A
Líder del grupo Jóvenes
Investigadores
Diana Paola Joya
Oficina de Comunicación
institucional/ Maria
Claudia Coral y Diana
Paola Joya- Contratistas
6/03/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
Los videos se llaman: cumple
tu sueño académico y de
investigación en el exterior.
Nexo Global paso a paso para
inscripción. Momentos (en
computador personal
asignado)
N/A N/A N/A N/A N/A
6 MaterialesMaterial promocional del
programa Nexo - USBN/A N/A N/A N/A Español 300 Físico Otro X DMC-NEXO
Gestión Mentalidad y
CulturaN/A
Líder del grupo Jóvenes
Investigadores
Maria Claudia Coral-
Contratista6/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
7 Materiales
Material promocional del
programa Nexo material
impreso, stikers
N/A N/A N/A N/A Español 600 Físico Otro X DMC-NEXOGestión Mentalidad y
CulturaN/A
Líder del grupo Jóvenes
Investigadores
Maria Claudia Coral-
Contratista6/03/2017 Pública
Activos
FísicosBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
8contratos y
convenios
Expedientes que contienen
información
precontractual, el
contrato, ejecución,
seguimiento y supervisión
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico\Digital
Físico -
Document
o de
Texto
X XFísico: Gestión Documental
Digital: Expediente de Orfeo
Gestión Mentalidad y
CulturaN/A
Supervisores de contratos
y conveniosGestión Documental 6/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónMedio Bajo Alto Medio
Valioso para la Entidad porque
da cuentna de la asignación
de recursos y el debido control
de los mismos.
N/A N/A N/A N/A N/A
9 Programa
Programa Ondas
(Documento conceptual y
los lineamientos
pedagógicos y
metodológicos del
programa ondas)
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X
http://colciencias.gov.co/portafolio
/mentalidad-
cultura/vocacion/programas-
ondas y en el CENDOC(repositorio
digital de Colciencias)
Gestión Mentalidad y
CulturaPor demanda
Lídel del Programa Ondas
Nury Perez
Oficina de comunciación
institucional6/03/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónAlto Medio Alto Medio
Estos documentos de
actualizan entre cada dos a
cinco años.
N/A N/A N/A N/A N/A
10
Procedimientos
de programa
Ondas
Programa Ondas
(manuales de operación y
procedimientos del
programa ondas)
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
x
GINA
Computador asignado a Nury
Pérez
Gestión Mentalidad y
Cultura2 y 5 Años Líder del Programa Ondas
Oficina Asesora de
Planeción y Nury Pérez6/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
Estos documentos de
actualizan entre cada dos a
cinco años. En el computador
de Nury Pérez se encuentra
información histórica del
programa Ondas.
N/A N/A N/A N/A N/A
11 VideosVideos del programa
OndasN/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro x
Canal youtube de Colciencias:
videoshttps://www.youtube.com/
user/ProgramaOndas y en el
facebook de Ondas:
@programaondascolciencias
Gestión Mentalidad y
CulturaN/A Líder del Programa Ondas
Oficina de comunicación
institucional6/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
12 Estrategia
Difusión (documentos
técnicos de la estrategia
de difusión, mapa de
navegación de la
plataforma todo es ciencia,
un formato de operación
de ruta de la ciencia,
documento del proyecto
RoboTICos y documento
de científico por un dia -
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro x
Computadores asignados a Juan
Fernando López y Natalia Suarez
y en:
www.http://colciencias.gov.co/por
tafolio/mentalidad-
cultura/difusion/formulas-cambio
Gestión Mentalidad y
CulturaN/A
Líder del área de Difusión
Juan Fernando López
Líder del área de
Difusión y Oficina de
comunicación
institucional
6/03/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónAlto Medio Alto Medio
En el computador personal de
Natalia SuárezN/A N/A N/A N/A N/A
13
Caja útiles
Rizoma -
productos CT-
322-2016
Cajade útiles (1usb, 1cd y
1 memoria SD) de madera
con el repositorio de
contenidos que fueron
realizados en el marco del
ct-322-2016 con el objeto
de los reconocimientos
N/A N/A N/A N/A N/A N/A Físico Físico DMC-DifusiónGestión Mentalidad y
CulturaN/A Líder del área de Difusión
Natalia Suárez-
contratista 6/03/2017
Pública
Clasificada
Activos
FísicosBajo Bajo Bajo Bajo
Es el producto de un contrato
y es único para colciencias y
no tiene duplicado.
N/A N/A N/A N/A N/A
14 Programa
Programa ASC (Atévete)
(Documento conceptual y
Estrategia de apropiación
social)
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro
http://colciencias.gov.co/portafolio
/mentalidad-cultura/apropiacion-
social
Gestión Mentalidad y
CulturaN/A
Líder área Apropiación
Social
Oficina de comunicación
institucional6/03/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónAlto Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
15Manuales de
Programa ASC
Programa ASC (manuales
de operación y
procedimientos del
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
X
GINA:
http://awa/gina/base/client?soa=
4&lang=es
Gestión Mentalidad y
CulturaPor demanda
Líder área Apropiación
Social
Oficina Asesora de
Planeación6/03/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
16 Estrategia
Centros de Ciencia:
Documentos de
lineamientos, Guía de
formulación de proyectos
de CC, herramienta para
la sostenibilidad (software
en Excel), Modelo de
reconocimiento de CC y
herramienta (Excel) para
autoevaluación.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
XComputadores personales-Maritza
Ayure y Manuel Camperos
Gestión Mentalidad y
CulturaPor demanda
Líder área Apropiación
Social
Maritza Ayure -
Contratista
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónAlto Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
17Agenda
ciudadana
AGENDA CIUDADANA.
Documentos con temas
prioritarios para el pais, en
los cuales que puede
intervenir la CTeI.
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital Otro XComputador personal- Angela
Patricia Bonilla
Gestión Mentalidad y
CulturaPor demanda
Líder área Apropiación
Social
Angela Patricia Bonilla -
Contratista
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónMedio Medio Medio Medio N/A N/A N/A N/A N/A
18Documentos y
libros
Inventario bibliográfico-
CENDOC (Publicaciones de
Colciencias y publicaciones
financiadas por
Colciencias)
Revistas, informes,
publicaciones, videos,
audios
NA N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X CENDOC/Gestión DocumentalGestión Mentalidad y
CulturaPor demanda
Líder área Apropiación
Social
Ricardo Triana -
ContratistaPública
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
De un total mayor a 20.000
ejemplares, únicamente están
registrados contablemente u
total de 3.800 documentos
(libros, revistas y
documentos) Es de consulta
pública mas no de
reproducción en lo que tiene
que ver con informes de
N/A N/A N/A N/A N/A
19 Documentos
Documentos relacionados
con el
Redimensionamiento del
CENDOC
NA N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X OrfeoGestión Mentalidad y
Cultura
cada que se
generen
documentos
Líder área Apropiación
Social
Gestión Documental
Carlos Alberto NuñezUso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
Diagnóstico y analisis
prospectivo y de
redisemencionamiento del
CENDOC (nueva arquitectura
de servicios a futuro) a partir
del elemento misional de
N/A N/A N/A N/A N/A
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
ID
Nombre del
Activo de
Información
Descripción
del Activo de
Información
Marca Modelo Serial Observaciones
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidencial
idad
Disponibilid
ad
¿Se realiza
backup?Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
Integridad
Valor de
criticidad
del activo
Lugar de consultaPlatafor
maIdioma
Cantida
d
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
Forma de
Consulta o
Acceso Proceso que produce
la información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Pág 27 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
ID
Nombre del
Activo de
Información
Descripción
del Activo de
Información
Marca Modelo Serial Observaciones
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidencial
idad
Disponibilid
ad
¿Se realiza
backup?Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
Integridad
Valor de
criticidad
del activo
Lugar de consultaPlatafor
maIdioma
Cantida
d
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
Forma de
Consulta o
Acceso Proceso que produce
la información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
20 DocumentosManuales de usuario
CENDOCNA N/A N/A N/A Español N/A Digital Otro X GINA
Gestión Mentalidad y
Cultura
cada 6 meses
o un año
Líder área Apropiación
Social
Oficiana Asesora de
Planeación
Carlos Alberto Nuñez
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
Manual de consulta para los
diferentes usuarios externos
de Colciencias.
N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 28 de 45
Físico Digital SI NO
1 ACTAS
Reuniones: equipo de
Internacionalización, Iberoamérica,
Europa Bilateral, Europa Multilateral,
EEUU, OCDE, Asia, África y Oceanía.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Físico -
Document
o de
Texto
X X
Archivo
oficina/Equipo de
cómputo
profesional
Internacionalización N/AJEFE DE OFICINA
INTERNACIONALIZACIÓNAPOYO TÉCNICO 14/02/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
2 COMUNICACIONES OFICIALES
Documentos generados por los
servidores de Internacionalización para
clientes externos e internos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Archivo
oficina/Equipo de
cómputo
profesional
Internacionalización N/AJEFE DE OFICINA
INTERNACIONALIZACIÓN
PROFESIONALES
INTERNACIONALIZACI
ÓN
23/02/2016 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
3ACUERDOS/CONVENIOS
INTERNACIONALES
Documentos generados por los
servidores de Internacionalización para
establecer relaciones de cooperación
formales con otros países y/u
organismos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Archivo
oficina/Equipo de
cómputo
profesional
Internacionalización N/AJEFE DE OFICINA
INTERNACIONALIZACIÓN
PROFESIONALES
INTERNACIONALIZACI
ÓN
23/02/2016 PúblicaRecursos de
InformaciónMedio Medio Medio Medio N/A N/A N/A N/A N/A
4MEMORANDOS DE
ENTENDIMIENTO
Documentos generados por los
servidores de Internacionalización para
establecer relaciones de cooperación
formales con otros países y/u
organismos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Archivo
oficina/Equipo de
cómputo
profesional
Internacionalización N/AJEFE DE OFICINA
INTERNACIONALIZACIÓN
PROFESIONALES
INTERNACIONALIZACI
ÓN
23/02/2016 PúblicaRecursos de
InformaciónMedio Medio Medio Medio N/A N/A N/A N/A N/A
5CONVENIOS
INTERADMINISTRATIVOS
Documentos suscritos entre
Internacionalización y las partes para la
obtención de objetivos comunes.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Archivo
oficina/Equipo de
cómputo
profesional
Internacionalización N/AJEFE DE OFICINA
INTERNACIONALIZACIÓN
PROFESIONALES
INTERNACIONALIZACI
ÓN
23/02/2016 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
6CONTRATOS
INTERADMINISTRATIVOS
Documentos suscritos entre
Internacionalización y las partes para la
obtención de objetivos comunes.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Archivo
oficina/Equipo de
cómputo
profesional
Internacionalización N/AJEFE DE OFICINA
INTERNACIONALIZACIÓN
PROFESIONALES
INTERNACIONALIZACI
ÓN
23/02/2016 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Bajo Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
7 RESOLUCIONES
Documentos oficiales desde donde se
manifiestan directrices de la Entidad
que competen a Internacionalización.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Archivo
oficina/Equipo de
cómputo
profesional
Internacionalización N/AJEFE DE OFICINA
INTERNACIONALIZACIÓN
PROFESIONALES
INTERNACIONALIZACI
ÓN
23/02/2016 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Bajo Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
8 CONVOCATORIAS
Documentos con directrices para
acceder a la oferta de
Internacionalización.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Archivo
oficina/Equipo de
cómputo
profesional
Internacionalización N/AJEFE DE OFICINA
INTERNACIONALIZACIÓN
PROFESIONALES
INTERNACIONALIZACI
ÓN
23/02/2016 PúblicaRecursos de
InformaciónMedio Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
Forma de
Consulta o Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfiden
cialidad
Disponib
ilidadIntegridad
¿Se realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodic
idad
Lugar
de
almacen
amiento
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Pág 29 de 45
Físico Digital SI NO
1 Minuta construcción PAED Minuta suscrita como resultado
del ejercicioN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Document
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
2 Informe jornada de construcciónResumen de las actividades de
construcción del PAEDN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Document
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
3
Participantes mesa de trabajo -
Apuesta país: Producción
científica
Listado de proyectos inscritos
con asistentes a la mesa
correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
4
Participantes mesa de trabajo -
Apuesta país: Empresas más
sofisticadas e innovadoras
Listado de proyectos inscritos
con asistentes a la mesa
correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
5
Participantes mesa de trabajo -
Apuesta país: Cultura que valora
el conocimiento
Listado de proyectos inscritos
con asistentes a la mesa
correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
6Participantes mesa de trabajo -
Fortalecimiento institucional
Listado de proyectos inscritos
con asistentes a la mesa
correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
7Proyectos priorizados - Apuesta
país: Producción científica
Listado de proyectos
priorizados con asistentes a la
mesa correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
8
Proyectos priorizados - Apuesta
país: Empresas más sofisticadas e
innovadoras
Listado de proyectos
priorizados con asistentes a la
mesa correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
9
Proyectos priorizados - Apuesta
país: Cultura que valora el
conocimiento
Listado de proyectos
priorizados con asistentes a la
mesa correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
10Proyectos priorizados -
Fortalecimiento institucional
Listado de proyectos
priorizados con asistentes a la
mesa correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
11 Mesa negociación visiónVisión definitiva con listado de
asistentesN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Document
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
12 Mesas propuesta de visiónVisión propuesta con listado de
asistentesN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Document
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
Forma de
Consulta o
Acceso Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifició
nCategoria
Confidencialida
dDisponibilidad
Integrida
d
¿Se realiza
backup?Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Pág 30 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
Forma de
Consulta o
Acceso Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifició
nCategoria
Confidencialida
dDisponibilidad
Integrida
d
¿Se realiza
backup?Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
13Momento estratégico - Apuesta
país: Producción científica
Listado de objetivos definidos
por línea programática con
asistentes a la mesa
correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
14
Momento estratégico - Apuesta
país: Empresas más sofisticadas e
innovadoras
Listado de objetivos definidos
por línea programática con
asistentes a la mesa
correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
15
Momento estratégico - Apuesta
país: Cultura que valora el
conocimiento
Listado de objetivos definidos
por línea programática con
asistentes a la mesa
correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
16Momento estratégico -
Fortalecimiento institucional
Listado de objetivos definidos
por línea programática con
asistentes a la mesa
correspondiente
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
17 Listados de asistenciaFormatod de Colciencias con
asistnetes a la jornadaN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Document
o de textoX Archivo Regalias N/A SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
18 Ficha de proyectosDescripción del proyecto
inscrito en el PAEDN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Document
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
19 Soportes proyectos
Cartas de participación y
contrapartida en los poryectos,
MGA, documento técnico y
cartas de delegación
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
20Ayuda de memoria de la
avanzada
Formato de Colciencias con los
principales acuerdos previosa
a la jornada
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
21Acta de mesas de socialización e
información
Resumen de la jornada de
socialización de los proyectos
previos a la actualización
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias N/A SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
22 Acta del Comité de seguimiento
Decisión del Comité sobre la
actualización propuesta al
PAED
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias N/A SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
23 Minuta de ratificación
Documento suscriot por el
Departamento y Colciencias
ratifiacando lo sucrito con la
administración departamental
anterior.
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias Por demanda SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
24Oficio de notificación de resultado
de verificación
Oficio al cual se anexan las
fichas de verificación de
requisitos y presupuesto.
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias N/A SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 31 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
Forma de
Consulta o
Acceso Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifició
nCategoria
Confidencialida
dDisponibilidad
Integrida
d
¿Se realiza
backup?Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
25
Memorando de remisión para
solicitud de concepto proyectos
oferta colciencias
Memorando para solicitar a
área tecnica correspondiente
de Colciencias, concepto de
ajuste de un proyecto a los
lineamientos de proyectos
oferta Colciencias.
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias N/A SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
26Solicitud de concepto a comité
consultivo.
Oficio mediante el cual se
solicita al comité consultivo de
cada Departamento, concepto
sobre la oportudidad,
conveniencia y solidez técnica,
financiera y ambiental de un
proyecto a financiarse con
recursos del FCTeI que haya
cumplido requisitos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias N/A SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 8/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
27Certificado de requisitos previos a
la ejecucuión.
Certificado expedido por la
Secretaría Técnia del FCTeI,
donde consta que la entidad
ejecutora de un proyecto
aprobado por el OCAD del
FCTeI cumple con los requisitos
establecidos por la norma
previos a la apertura de un
proceso de selección.
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocument
o de textoX Archivo Regalias N/A SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA TÉCNICA 9/03/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 32 de 45
Físico Digital SI NO
1 Informes de seguimiento
Informes generados de los
seguimientos a proccesos de
la entidad.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
Colaborador OCI.
Físico: Gestión
Documental
Evalulación y Control N/AJefe de Oficina de Control
Interno
Colaborador OCI
Gestión Documental20/02/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
2
Formato de seguimiento al
plan de mejoras de
auditorías
Realizar seguimiento a las
auditorias.N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
Colaborador OCI.
Físico: Gestión
Documental
Evalulación y Control N/AJefe de Oficina de Control
Interno
Colaborador OCI
Gestión Documental20/02/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
3Papeles de trabajo de
auditorías
Documentos soporte de las
auditorias realizadas.N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
Colaborador OCI.
Físico: Gestión
Documental
Evalulación y Control N/AJefe de Oficina de Control
Interno
Colaborador OCI
Gestión Documental20/02/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
4 Informes de auditoria
Informes generados de las
auditorias programadas por la
OCI.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
(Formato
document
o portátil)
X X
Digital: Orfeo o en
los DD del
Colaborador OCI.
Físico: Gestión
Documental
Evalulación y Control N/AJefe de Oficina de Control
Interno
Colaborador OCI
Gestión Documental20/02/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
¿Se realiza backup?
Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidencialid
ad
Responsable de la
Información o
custodio
IntegridadDisponibilidad
Forma de
Consulta o
AccesoLugar de
consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o Propietario
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Pág 33 de 45
Físico Digital SI NO
1 Acta comité de compras
Registro de reuniones donde se
estipulan necesidades de adquisición,
se presentan, evaluan, comparan y
califican propuestas por miembros del
comité
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias: 2 años
Archivo Central: 18
años
Gestión Logistica N/AGrupo Logístico y
Documental
Archivo de gestión
centralizado18/04/2016 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
2
Acta recibo y/o entrega
por donación, reposición
o ajustes, destrucción,
remate de elementos,
equipo o bienes
Registra en detalle el recibo o entrega
de elementos, equipos o bienesN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Documento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias: 2 años
Archivo Central: 18
años
Gestión Logistica N/AGrupo Logístico y
Documental
Archivo de gestión
centralizado18/04/2016 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo
3 Asistencia técnica
Documentos que soportan el
acompañamiento técnico archivistico a
las dependencias que conforman la
entidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental Según necesidadGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2016 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
4Historial de bienes
inmuebles
Toda la información que prueba el titulo
y la tradición del bien inmuebleN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Documento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias: 2 años
Archivo Central: 18
años
Gestión Logistica Según necesidadGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública Activos Físicos Bajo Alto Alto Medio
5
Consecutivo de
comuniciones oficiales
enviadas
Carta, oficio, comunicación escrita
enviada independientemente del medio.N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Documento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental Diario día hábil Grupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
6
Consecutivo de
comunicación oficial
interna
Circular, oficio, memorando; son
comunicaciones escritas que van
dirigidas a las dependencias y al
funcionario o contratista.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental Diario día hábil Grupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
7
Consecutivo de
comunicación oficial
recibida
Carta, oficio; comunicación escrita
recibida independientemente del medio.N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / Digital
Documento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental Diario día hábil Grupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
8Cuenta mensual de
almacen
Expediente que soporta y controla el
egreso e ingreso de bienes y/o
elementos de consumo que se
encuentran registrados a nombre de la
entidad, dependencias o funcionarios.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
9 Historia del vehiculo
Es una serie documental donde se
conservan cronológicamente todos los
documentos de carácter administrativo
relacionados con el vehículo
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
10 Informe de gestión
Documento elaborado que consolida
resultados obtenidos en un periodo
especifico.
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental MensualGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
11Informe de gestión para
liquidación o cierre
Informe de gestión para liquidación o
cierreN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Documento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
12
Informe de auditoria,
seguimiento y
evaluación
Documento que contiene información
de actividades, procedimientos y
aspectos relacionados con la gestión
según el periodo evaluado
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
¿Se realiza
backup?Tipo de
Backup
Periodici
dad
Lugar de
almacenam
iento
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidenciali
dad
Responsable de la
Información o
custodio
IntegridadDisponibilida
d
Forma de
Consulta o
AccesoLugar de consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
Pág 34 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
¿Se realiza
backup?Tipo de
Backup
Periodici
dad
Lugar de
almacenam
iento
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidenciali
dad
Responsable de la
Información o
custodio
IntegridadDisponibilida
d
Forma de
Consulta o
AccesoLugar de consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
13
Control planilla de
registro de ingreso de
funcionarios
Documentación con sus respectivos
formatos donde se plasma o autoriza el
ingreso del personal a la Entidad para
su control y seguimiento
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
14
Control planilla de
registro de ingreso y
salida de elementos
Documentación con sus respectivos
formatos donde se diligencia el ingreso
y salida de elementos a la Entidad para
su control y seguimiento
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
15
Control planilla de
registro de ingreso y
salida de vehiculos
Documentación con sus respectivos
formatos donde se registran el
movimiento de los vehiculos dispuestos
para tal fin según fecha, y se hace
seguimiento al kilometraje que cada
vehículo consume.
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
16Control registro de video
de camaras de seguridad
Contiene el Back up de las capturas de
las cámaras de seguridad instaladas en
la entidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital Magnetico x Camaras Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017
Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
17Inventario de archivo de
gestión
Contiene el formato FUID diligenciado
que es una herramienta en el que se
describe y recupera información de las
series, subseries o asuntos custodiados
por cada dependencia.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental AnualGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
Copia de
seguridad
espejo
Semestral
Disco C PC /
Drive
Correo
institucional
18Inventario de archivo de
gestión centralizado
Expediente en el que reposa la
descripción de las series, subseries o
asuntos para facilitar su consulta y que
estan administrados por el grupo de
Gestión Documental.
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental EventualGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
Copia de
seguridad
espejo
Trimestral
Disco C PC /
Drive
Correo
institucional
/ CD
19Inventario de
eliminación documental
Subserie en la que se consolida los
documentos que sustentan las
desiciones de eliminar expedientes que
hayan perdido sus valores primarios
(administrativo, contable, fiscal, legal,
jurídico, técnico) de acuerdo a
normatividad vigente.
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión DocumentalNo se ha
elaborado
Grupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
20 Inventario de bienes
Instrumento o formato en el que se relaciona
información de los bienes administrados por
la entidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
21
Inventario de
transferencias
documentales
Contiene comunicaciones oficiales
remitiendo los FUID diligenciados de la
documentación a transladar de acuerdo
a su tiempo de retención y a cada fase
del archivo (gestión, central e histórico)
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental AnualGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
Copia de
seguridad
diferencial
Semestral
Disco C PC /
Drive
Correo
institucional
22
Libro banco de caja
menor de gastos
generales
Expediente en el que se consolida
información de los gastos generales de
la caja menor en un periodo
determinado
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017
Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
23 Logística de eventosDatos y cifras de eventos preparados
por la entidadN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Documento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
24
Mantenimiento y
seguimiento prestación
de servicios
Documentación agrupada que
testimonia el diagnostico,
mantenimiento correctivo o preventivo
realizado por cada uno de los
proveedores
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
Pág 35 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
¿Se realiza
backup?Tipo de
Backup
Periodici
dad
Lugar de
almacenam
iento
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidenciali
dad
Responsable de la
Información o
custodio
IntegridadDisponibilida
d
Forma de
Consulta o
AccesoLugar de consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
25 Orden de suministro
Expediente en el que se agrupa
documentación que surge del proceso
de proveer insumos o elementos
especificos que requiera la entidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
26 Orden de trabajo
Documentos que detallan por cliente
información del número de orden, tipo
de trabajo, fecha de entrega, precio,
etc.
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
27Pago de servicios
públicos
Documentación que soporta las
actividades gestionadas para el pago de
los servicios públicos
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
28 Plan de capacitación
Contiene información y soportes de las
actividades realizadas tendientes a
sensibilizar la entidad en temas de
gestión documental
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalPresentacion
esx x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental AnualGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
29Plan institucional de
archivos PINAR
Documento de planeación archivistica
que se articula con los demás planes y
proyectos estrategicos propuestos por
la entidad (proceso en contratación
para su elaboración)
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x Gestión Documental
No se ha
elaborado
Grupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
30Plan de mejoramiento
archivistico PMA
Documento en el que se estipula las
acciones de mejora, tiempos de
ejecución, productos a entregar,
recurso humano necesario para
avanzar, de acuerdo a hallazgos
evidenciados por el ente rector.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental AnualGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
31 Polizas de seguros
Expedientes que soportan la proteccion legal del
patrimonio de la entidad respecto a riesgos y
perdidas o posibles perjuicios por el
incumplimiento de contratistas
N/A N/A N/A N/A Español N/A FísicoDocumento
de textox
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental N/AGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
32Programa de gestión
documental PGD
Documento en el que se establecen
políticas, estrategias, metodos,
recursos tecnicos, fisicos y humanos
para la administración eficiente de los
procesos de gestión documental en la
entidad, acorde con lanormatividad
archivistica vigente.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión DocumentalCuando se
requiera
Grupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
33
Programa sistema
integrado de
conservación para
documentos de archivo
Documentos en el que se establecen
planes, proyectos, programas,
estrategias, procesos o procedimientos
de conservación y preservación
documental independientemente del
soporte o medio que gestione la
entidad (en proceso en contratación
para su elaboración)
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x Gestión Documental
No se ha
elaborado
Grupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio
34 Registro y control
Expedientes con sus respectivos
formatos en los que se registran en
detalle los servicios que presta gestion
documental y la ventanilla de
correspondencia (prestamos de
expedientes, mensajeria enviada,
cominicaciones oficiales tramitadas) con
el fin de tener una trazabilidad de los
mismos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental Diario día hábilGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
35Proceso gestión
documental
Documentación que contiene
procedimientos, instructivos, manuales
y guías en materia archivística y
política documental que se implementa
en la entidad.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental PermanenteGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
Copia de
seguridad
increment
al
Cada vez
que se
actualiza
cada
document
o
Disco C PC /
Drive
Correo
institucional
36Transferencia
documental primaria
Contiene el cronograma de
trasnferencias y el FUID diligenciado de
la documentación que gestionan las
dependencias y que transladan al
archivo central, acorde con el tiempo
de retención que estipula la TRD y la
valoración documental preestablecida.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental
Según
cronograma de
transferencias
Grupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
Copia de
seguridad
espejo
Anual
Disco C PC /
Drive
Correo
institucional
Pág 36 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
¿Se realiza
backup?Tipo de
Backup
Periodici
dad
Lugar de
almacenam
iento
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Fecha de
calificación
del nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidenciali
dad
Responsable de la
Información o
custodio
IntegridadDisponibilida
d
Forma de
Consulta o
AccesoLugar de consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
37Transferencia
documental secundaria
Contiene el cronograma de
trasnferencias y el FUID diligenciado de
documentación administrada por el
archivo central para soportar el
translado al archivo historico, acorde
con el tiempo de retención que se
estipula en la TRD y la valoración
documental dada según normativa.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental
Una vez
aprobadas las
TRD
Grupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
38Tablas de retención
documental
Instrumento archivístico que define las
series y subseries de cada dependencia
que conforma la entidad de acuerdo a
sus funciones y a las cuales se le
asigna una valoración documental un
tiempo de retención en cada fase del
archivo (gestión, central e histórico)
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental
Según cambios
organico-
funcionales
Grupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
Copia de
seguridad
increment
al
En el
momento
que se
actualiza
el
document
o
Disco C PC /
Drive
Correo
institucional
39Tablas de valoración
documental
Instrumento archivístico que estipula la
valoración de series o asuntos
producidos según el periodo historico o
cambios organico-funcionales que la
entidad haya tenido y que determina la
disposición final de los mismos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico / DigitalDocumento
de textox x
Archivo de gestión
centralizado de
Colciencias
Gestión Documental PermanenteGrupo Logístico y
DocumentalGestión Documental 18/04/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
Copia de
seguridad
increment
al
En el
momento
que se
actualiza
el
document
o
Disco C PC /
Drive
Correo
institucional
Pág 37 de 45
Físico Digital SI NO
1 Pagina web
Portal instirucional de la
Entidad.
Www.colciencias.gov.co
N/A N/A N/A Drupal 7 Español 1 Digital Web Xwww.colciencias.gov
.coGestión de Comunicaciones Por demanda Jefe de Comunicaciones
Administrador página
web31/08/2017 Pública
Recursos de
SoftwareAlto Alto Alto Alto X
2 IntranetPortal institucional de
comunicación internaN/A N/A N/A Google sites Español 1 Digital Web x
https://sites.google.c
om/colciencias.gov.c
o/intranet/inicio
Gestión de Comunicaciones Por demanda Jefe de Comunicaciones Comunicación interna 31/08/2017 Uso InternoRecursos de
SoftwareBajo Medio Alto Medio X
3 Cámara Equipo de fotografìa NIKON D5200 6224 N/A Español 1 Físico Físico x
Lockers asignados a
la Oficina de
Comunicaciones
Gestión de Comunicaciones N/A Jefe de Comunicaciones Comunicación interna 31/08/2017 PúblicaActivos
FísicosBajo Bajo Medio Bajo x
4 Cámara Equipo de fotografìa Canon 60D
6650
N/A Español 1 Físico Físico X
Lockers asignados a
la Oficina de
Comunicaciones
Gestión de Comunicaciones N/A Jefe de Comunicaciones Productor 31/08/2017 PúblicaActivos
FísicosBajo Bajo Medio Bajo x
5 Cámara Equipo de fotografìa Sony NX5
6644
N/A Español 1 Físico Físico X
Lockers asignados a
la Oficina de
Comunicaciones
Gestión de Comunicaciones N/A Jefe de Comunicaciones Productor 31/08/2017 PúblicaActivos
FísicosBajo Bajo Medio Bajo X
6 Cámara Equipo de fotografìa canon 6D
5141
N/A Español 1 Físico Físico X
Lockers asignados a
la Oficina de
Comunicaciones
Gestión de Comunicaciones N/A Jefe de Comunicaciones Productor 31/08/2017 PúblicaActivos
FísicosBajo Bajo Medio Bajo X
7 GrabadorasEquipos de grabación
(audio)SONY 6220 N/A Español 2 Físico Físico X Gestión de Comunicaciones Jefe de Comunicaciones Contratista 31/08/2017 Uso Interno
Activos
FísicosAlto Medio Alto Medio x
8 Memorandos
Documentos internos y
externos que produce
la Oficina.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
xWaira /
ComunicacionesGestión de Comunicaciones Por demanda Jefe de Comunicaciones Personal Administrativo 31/08/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto x
9 Informes
Documentos en word
sobre gestión de
contratos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
xWaira /
ComunicacionesGestión de Comunicaciones Por demanda Jefe de Comunicaciones Personal Administrativo 31/08/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto x
10 Actas
Documentos en word
sobre gestión de
contratos
N/A N/A N/A N/A Español Digital
(Formato
document
o portátil)
xWaira /
ComunicacionesGestión de Comunicaciones Quincenal Jefe de Comunicaciones Articuladora 31/08/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio x
11 Estrategias
Documentos sobre
estrategia de
comunicación
institucional
N/A N/A N/A N/A Español DigitalPresentaci
onesX
Waira /
ComunicacionesGestión de Comunicaciones Por demanda Jefe de Comunicaciones Articuladora 31/08/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio x
12 Piezas gráficasMaterial gráfico de
comunicaciónN/A N/A N/A N/A Español Digital Imágenes x
Equipos de
diseñadoresGestión de Comunicaciones Por demanda Jefe de Comunicaciones Diseñador 31/08/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio x
13 VideosMaterial audiovisual de
comunicaciónN/A N/A N/A N/A Español Digital Magnetico x
Equipos de
productoresGestión de Comunicaciones Por demanda Jefe de Comunicaciones Productor 31/08/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Medio Medio Bajo X
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
¿Se realiza
backup?
Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
Integridad
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Responsable de la
Información o
custodio
Disponibilida
d
Fecha de calificación del
nivel de protección Clasifición Categoria
Confidenciali
dad
Forma de
Consulta o
Acceso
Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
ID
Nombre del
Activo de
Información
Descripción
del Activo de
Información
Marca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
Pág 38 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
¿Se realiza
backup?
Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
Integridad
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Responsable de la
Información o
custodio
Disponibilida
d
Fecha de calificación del
nivel de protección Clasifición Categoria
Confidenciali
dad
Forma de
Consulta o
Acceso
Lugar de
consulta
Proceso que produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
ID
Nombre del
Activo de
Información
Descripción
del Activo de
Información
Marca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación y/o
soporte:
Formato
14Material
audiovisual interno
Material audiovisual de
comunicación internaN/A N/A N/A N/A Español Digital Magnetico x
Equipo del
responsable de las
comunicaciones
internas
Gestión de Comunicaciones Por demanda Jefe de Comunicaciones Comunicación interna 31/08/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Medio Alto Medio
15 Redes socialesCanal de información
institucionalN/A N/A N/A
Facebook,
twitter y
youtube
Español Digital Otro x
Cuentas oficiales
de facebook,
twitter y youtube
Gestión de Comunicaciones Por demanda Jefe de Comunicaciones Community Manager 31/08/2017 Pública Servicios Alto Alto Alto Alto x
Pág 39 de 45
Físico Digital SI NO
1 Historias Laborales
Recopilación de la documentaciòn que
se requiere para la contrataciòn,
permanencia y retiro de un servidor
público.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X
Archivo de gestión de
Talento Humano durante 2
años y despues se envían
a Gestión Documental,
para el caso de los
retirados, los activos
permanecen en el archico
de Talento Humano hasta
que se retiren de la
Entidad.
Historias
LaboralesPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
2Formato de verificación de estudios y
experiencia
Se verifica si cumple con los requisitos
exigidos por el cargoN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X Historia laboralHistorias
LaboralesPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónAlto Medio Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
3 Formato de documentos para posesiónSe hace el check list de los
documentos requeridosN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X Historia laboralHistorias
LaboralesPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
4Lista de chequeo entrega de bienes y
documentos para retiro de personal
El funcionario debe diligenciar este
formato para paz y salvo con la
entidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X Historia laboralHistorias
LaboralesPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónMedio Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
5 Acta de entrega inventario
El funcionario debe diligenciar este
formato para paz y salvo con la
entidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X Historia laboralHistorias
LaboralesPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónMedio Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
6Informe de entrega de puesto de trabajo
para los servidores publicos
El funcionario debe diligenciar este
formato y presentar el informe de su
gestión en la entidad.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X Historia laboralHistorias
LaboralesPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónMedio Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
7 Acta de reunión
Se dejan los puntos mas importantes
de las reuniones, acuerdos y
compromisos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X
Archivo de gestión de
Talento Humano de
acuerdo al proceso
capacitación, nómina,
bienestar, SSGTS.
Talento
HumanoPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
8
FORMATO DE EVALUACION DE
DESEMPEÑO DE LA CNSC PARA
SERVIDORES PUBLICOS
Son los formatos de la CNSC
adoptados por la entidad, para realizar
la Evaluacion de Desempeño Laboral
de los servidores publicos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X
Una vez se registra en la
Matriz, se archiva en las
historias laborales
Capacitación SemestralSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
9FORMATOS DE ACUERDOS DE GESTION
PARA GERENTES PUBLICOS
Es donde se realicionan los acuerdos
de los gerentes publicos durante su
gestion
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X
Una vez se registra en la
Matriz, se archiva en las
historias laborales
Capacitación SemestralSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
10Formato de evaluación Parcial eventual
para servidores publicos.
Recopila la información de la gestión
de los servidores y el cumplimiento de
sus compromisos en la Entidad de
igual forma la calificación adquirida en
cada uno de ellos
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X
Una vez se registra en la
Matriz, se archiva en las
historias laborales
Capacitación Por demandaSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
11
FORMATO DE EVALUCION DE
DESEMPEÑO PARA NOMBRAMIENTOS
PROVISIONALES
Es un formato propio donde se realiza
la evalucion de los servidores publicos
nombrados en provisionalidad
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X
Una vez se registra en la
Matriz, se archiva en las
historias laborales
Capacitación Por demandaSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
12 Informe de resultados de evaluación
Es donde se consolida los resultados
tanto semestrales como anuales de
las EDL
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo X
Estan publicados en la
Página Web de la Entidad y
se archivan en fisico en
una carpeta del archivo de
gestión de talento humano
Capacitación Por demandaSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónMedio Medio Medio Medio N/A N/A N/A N/A N/A
13 Matriz de registro y seguimiento
evaluación de desempeño
Es donde se registra la entrega de la
ED y acuerdos de gestion de gerentes
publicos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo X X
Estan en digital en un
archivo que se almacena
en el equipo del
profesional que lo maneja,
se imprime y se archiva en
fisico en el archivo de
talento humano.
Capacitación Por demandaSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónBajo Medio Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
14Formato evaluación eventos de
capacitación
Los servidores allí evaluan la
capacitación recibida y de allí se
obtiene la medición de para próximas
actividades
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X
Archivo de gestión de
Talento Humano carpetas
de Capacitación
Capacitación Por demandaSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Medio Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
16Formato evaluación eficacia de la
capacitaciónEs un formato que se aplica despues de una
capacitación para evidenciar si los
conocimientos impartidos cumplieron el
objetivo deseado
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X
Archivo de gestión de
Talento Humano carpetas
de Capacitación
Capacitación Por demandaSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
17Formato de Evaluacion de Induccion y
Reinducción
Es una encuesta de percepcion, pero
esta en ajustes en la actualidad.N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X
Se archiva en fisico en una
carpeta del archivo de
gestión del área de Th
Capacitación Por demandaSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
18Formato de evaluación de induccion en el
puesto de trabajo.
Es un formato donde se evidencia que
el servidor recibe la induccion en el
puesto de trabajo.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X
Se archiva en fisico en una
carpeta del archivo de
gestión del área de Th y se
archiva en la Historia
Laboral
Capacitación Por demandaSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
19 Formato evaluación eficacia de InducciónEs una encuesta de percepcion, pero
esta en ajustes en la actualidad.N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X X
Se archivan en fisico en
una carpeta del archivo de
gestión del área de Th
Capacitación Por demandaSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
ID Nombre del Activo de InformaciónDescripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Responsab
le de la
Informació
n o
custodio
Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservació
n y/o
soporte:
Formato
Forma de
Consulta o
Acceso Lugar de consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de
la Producción de
la Información o
Propietario
Valor de
criticidad
del activo
Confidenciali
dad
Disponibilida
dIntegridad Observaciones
¿Se realiza backup?Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
Pág 40 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
ID Nombre del Activo de InformaciónDescripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Responsab
le de la
Informació
n o
custodio
Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservació
n y/o
soporte:
Formato
Forma de
Consulta o
Acceso Lugar de consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de
la Producción de
la Información o
Propietario
Valor de
criticidad
del activo
Confidenciali
dad
Disponibilida
dIntegridad Observaciones
¿Se realiza backup?Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
20Formato identificación de necesidades de
capacitación
Es una matriz donde se condensan las
diferentes necesidades de
capacitación por ára
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico x
Se archivan en fisico en
una carpeta del archivo de
gestión del área de Th
Capacitación Por demandaSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017Pública
Clasificada
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
21Formato entrevista para selección de
personal
Es el formato que se utiliza para los
procesos de selecciónN/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X
se anexan en fisico en el
archivo de gestión en las
carpetas del proceso de
selección.
Capacitación Por demandaSecretaria
General
Funcionario
de planta
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
22 Sistema de web safi
Es el sistema para manejar toda la
nomina de los funcionarios de planta
de la entidad
N/A N/A N/A Web Español N/A Digital Web X
Equipos de computo
asignados a los
contratistas Olga Isabel
Alfonso y Mateo Ahumada
Nómina Por demandaSecretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
SoftwareAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
23Formato solicitud de permisos y
compensatorios
Cada funcionario diligencia el permiso
con firma y autorización del jefe
inmediato
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X Historia laboral Nómina Por demandaSecretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónMedio Medio Medio Medio N/A N/A N/A N/A N/A
24Formato Inscripción eventos recreativos,
deportivos y culturales
Se registran las personas que
participaran en cada uno de los
eventos relacionados en el
cronograma proyectado para la
vigencia
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico XCarpeta en físico en el
archivo de gestión de T.H.
Bienestar
SocialPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
25Formato solicitud de crédito educativo
para funcionarios
Cada Servidor Público debe diligenciar
este formato para solicitar este apoyo.
Es un insumo para la verificación de
requisitos.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X Financiero/historia laboralBienestar
SocialPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
26Formato solicitud de auxilio educativo
para hijos de funcionarios
Cada Servidor Público debe diligenciar
este formato para solicita el apoyo
especificando los datos de los hijos y
se registra el nivel academico para el
cual estan solicitando el apoyo
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico
Físico -
Document
o de
Texto
X Financiero/historia laboralBienestar
SocialPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
27Evaluación de satisfacción actividades
Programa de Bienestar e Incentivos
Este formato se aplica una vez finaliza
cada actividad enmarcada dentro del
plan de bienestar, donde los
participantes califican el nivel de
satisfacción y cumplimiento de las
expectativas de las mismas. Es el
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico XCarpeta en físico en el
archivo de gestión de TH
Bienestar
SocialPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
28Ficha técnica para estudiar solicitud de
crédito educativo condonable
En esta ficha se realiza el estudio de
la solicitud para determinar que los
objetivos qiue presenta de los
estudios sea clara. Permite estudiar
que porcentaje es aporobado de
acuerdo a los estudios cursados y
formación académica. Indica el
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X Financiero/historia laboralBienestar
SocialPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
29
Ficha técnica para estudiar solicitud de
apoyo educativo para hijos de
funcionarios
Nos permite verificar que los
solicitantes entregen toda la
información requerida y los solortes
correspondientes.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Físico Físico X Financiero/historia laboral Bienestar
SocialPor demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
30Manual del Sistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo
El manual del SGSST se encuentra ya
aprobado y se realizara su cargue a
la plataforma GINA en el trasncurso
de la semana.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
X PLATAFORMA GINA SGSST Por demandaSecretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
31Políticas de Seguridad y Salud en el
Trabajo
La politica de seguridad y salud en el
trabajo se adopto mediante resolucion
0450 de 2017
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
X PLATAFORMA GINA SGSST Por demandaSecretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
32Reglamentos de Seguridad y Salud en el
Trabajo
El reglamento de Higiene y seguridad
industrial se adopto mediante la
resolucion 0541 de 2017
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
X PLATAFORMA GINA SGSST Por demandaSecretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
33Objetivos de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Los objetivos y la politica de
seguridad y salud en el trabajo se
adopto mediante resolucion 0450 de
2017
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
X PLATAFORMA GINA SGSST Por demandaSecretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Alto Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
34Matriz Legal de Seguridad y Salud en el
Trabajo
La matriz legal se encuentra en
proceso de actualizacion para realizar
cargue en GINA , Actualmente se
encuentran cargados en la plataforma
A101PR09F01 y A101PR09 el
procedimiento y formato de
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
X PLATAFORMA GINA SGSST Por demandaSecretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
35Cronogramas anuales de Seguridad y
Salud en el Trabajo
El plan de trabajo del sistema de
gestion de seguridad y salud en el
trabajo se encuentra estructurado y
contiene la relacion de actividades que
a durante el 2017 seran ejecutadas.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
X PLATAFORMA GINA SGSST Por demandaSecretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónMedio Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
36Matriz de Identificación de Peligros y
Valoración de Riesgos
La matriz de identificacion , valoracion
y evaluacion de los riesgos y peligros
ess una archivo digital en donde se
encuentra ek inventario de los riesgos
de la sede de la entidad.
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
X PLATAFORMA GINA SGSST Por demandaSecretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Medio Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
37Entrega de elementos de protección
personal
En la plataforma GINA se encuentra
cargado los formatos de entrega e
inspeccion de elementos de proteccion
personal con los codigos:
A101PR10F03-A101PR07F05
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x PLATAFORMA GINA SGSST Por demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
38Solicitud de exámenes médicos para
ingreso y retiro
En la plataforma GINa se encuentra
cargado el formato mediante el cual
se solicitan los examenes medicos
para el personal de planta de la
entidad con codigo A101PR07F06
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x PLATAFORMA GINA SGSST Por demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
39
Matriz de identificación, actualización y
verificación de requisitos legales en el
trabajo
La matriz legal se encuentra en
proceso de actualizacion para realizar
cargue en GINA , Actualmente se
encuentran cargados en la plataforma
A101PR09F01 y A101PR09 el
procedimiento y formato de
N/A N/A N/A N/A Español N/A Digital
(Formato
document
o portátil)
X PLATAFORMA GINA SGSST Por demandaSecretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 41 de 45
Físico Digital SI NO
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
ID Nombre del Activo de InformaciónDescripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición Categoria
Responsab
le de la
Informació
n o
custodio
Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservació
n y/o
soporte:
Formato
Forma de
Consulta o
Acceso Lugar de consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de
la Producción de
la Información o
Propietario
Valor de
criticidad
del activo
Confidenciali
dad
Disponibilida
dIntegridad Observaciones
¿Se realiza backup?Tipo de
Backup
Periodicid
ad
Lugar de
almacena
miento
40 Formato de Inspecciones de seguridad
En el aplicativo GINA se encuentra
cargado el procedimiento de
inspeccion de seguridad.
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x PLATAFORMA GINA SGSST Por demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Alto Medio Medio N/A N/A N/A N/A N/A
41 Formato de Inspección de extintores
En la plataforma GINA se encuentra
cargado el procedimiento de
inspeccion tanto fisica como tecnica
de extintores con su respectivo
instructivo.
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x PLATAFORMA GINA SGSST Por demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
42Reporte de incidentes de trabajo, actos y
condiciones inseguras
En la plataforma GINA se encuentra
cargado el formato y procedimiento
de reporte e investigacion de
incidentes ya accidentes de trabajo
con los codigos A101PR11 -
A101PR11F01
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x PAGINA ARL POSITIVA SGSST Por demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
43Formato de Investigación de accidentes e
incidentes de trabajo
En la plataforma GINA se encuentra
cargado el formato y procedimiento
de reporte e investigacion de
incidentes ya accidentes de trabajo
con los codigos A101PR11 -
A101PR11F01 no existe un formato
N/A N/A N/A N/A Español N/A DigitalHoja de
cálculo x PLATAFORMA GINA SGSST Por demanda
Secretaria
General
Colaborador
asignado
para el
desempeño
de la
función
6/07/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio N/A N/A N/A N/A N/A
Pág 42 de 45
Físico Digital SI NO
1 Seguimiento plan institucional
Registro de los avances en las distintas iniciativas
a cargo de la oficna TIC en plan estrategico
institucional
N/A N/A N/A N/A ESPAÑOL 1 Digital Hoja de cálculo XGINA/PORTAL
INSTITUCIOANLOTIC TRIMESTRALES OTIC OAP 30/08/2017 Pública
Recursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio X
2Seguimiento al plan anual de
adquisiciones
Registro de avances y ajustes a las adquisiciones
SEGÚN LEY 80 programadas de la oficina TICN/A N/A N/A N/A ESPAÑOL 1 Digital Hoja de cálculo X
PORTAL
INSTITUCIONAL/COLO
MBIA COMPRA
EFICIENTE
OTIC MENSUAL OTIC OAP 30/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio X
3Seguimimiento al plan anual
de inversion
Registro de avances en los programas y proyectos
financiados con el proyecto de inversion a cargo
de la oficina TIC
N/A N/A N/A N/A ESPAÑOL 1 Digital Hoja de cálculo X
PORTAL
INSTITUCIONAL/WAIR
A
OTIC MENSUAL OTIC OAP 30/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio X
4Resumen ejecutivo de
proyecto de inversion
Informe que contiene un resumen de los
componentes y logros dl proyecto de inversion de
la oficina TIC
N/A N/A N/A N/A ESPAÑOL 1 Digital Hoja de cálculo X SPI.DNP.GOV.CO OTIC MENSUAL OTIC OAP 30/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio X
5Avance del proyecto de
inversion
Resumen que contiene los avances en el proyecto
de inversion según cadena de valor definida para
el proyecto
N/A N/A N/A N/A ESPAÑOL 1 Digital Hoja de cálculo X SPI.DNP.GOV.CO OTIC MENSUAL OTIC OAP 30/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio X
6
Formato de soporte al
indicador programatico de
gobierno en linea
Matriz que contiene el resumen de los criterios de
cumplimiento de los diferentes dominios de la
estrategia de gobierno en linea, a acargo de la
oficna TIC
N/A N/A N/A N/A ESPAÑOL 1 Digital Hoja de cálculo X GINA OTIC TRIMESTRALES OTIC OAP 30/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio X
7
Formato de soporte al
indicador programatico de
GELITEP
Matriz que contiene el resumen de los criterios de
cumplimiento de los diferentes dominios de la
estrategia de gobierno en linea, a acargo de la
oficna TIC
N/A N/A N/A N/A ESPAÑOL 1 Digital Hoja de cálculo X GINA OTIC TRIMESTRALES OTIC OAP 30/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónBajo Alto Alto Medio X
8Justificacion tecnicoeconomica
vigencia futura
Documento que sustenta desde el punto de vista
tecnico y financiero un proyectoN/A N/A N/A N/A ESPAÑOL 1 Digital Hoja de cálculo X SUIFP.DNP.GOV.CO OTIC OCASIONAL OTIC OAP 30/08/2017
Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónMedio Alto Alto Medio X
9Justificacion tecnicoeconomica
traslado presupuestal
Documento que justifica el traslados de fondos
entre proyectos de un mismo programaN/A N/A N/A N/A ESPAÑOL 1 Digital Hoja de cálculo X SUIFP.DNP.GOV.CO OTIC OCASIONAL OTIC OAP 30/08/2017
Pública
Reservada
Recursos de
InformaciónMedio Alto Alto Medio X
10 Pantalla Pantalla SamsungS22F350HLXZLZZ8NH4LF500200X N/A Ingles 1 Físico Físico X Centro de datos Oficina TIC Por demanda Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
11 Puerto Replicador Puerto Replicador Dell K09A3108856460047D083BN/A Ingles 1 Físico Físico X Centro de datos Oficina TIC Por demanda Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
12 Monitor Monitor Samsung S20AV8CAHVRBB00034E N/A Ingles 1 Físico Físico X Centro de datos Oficina TIC Por demanda Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
13Planilla Préstamo de elementos informáticosPlanilla Préstamo de elementos informáticos N/A N/A N/A N/A Ingles N/A Digital
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X Waira Infraestructura Por demanda Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Medio Medio Alto Medio X
14Traslado o devolución de elementos informáticos Traslado o devolución de elementos informáticos N/A N/A N/A N/A Ingles N/A Digital
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portátil)
X Waira Infraestructura Por demanda Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Medio Medio Alto Medio X
15
Anexo técnico 1 Pasos para
reportar incidente
requerimiento Mesa Servicios
TICs
Anexo técnico 1 Pasos para reportar incidente
requerimiento Mesa Servicios TICsN/A N/A N/A N/A Ingles N/A Digital
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X Waira Infraestructura Por demanda Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Medio Medio Alto Medio X
16Procedimientos Mesa de servicios de TICsProcedimientos Mesa de servicios de TICs N/A N/A N/A N/A Ingles N/A Digital
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X Waira Infraestructura Por demanda Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Medio Medio Alto Medio X
17Formato entrega de equipos
(Checklist de configuracion)
Formato entrega de equipos (Checklist de
configuracion)N/A N/A N/A N/A Ingles N/A Digital
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X Waira Infraestructura Por demanda Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Medio Medio Alto Medio X
18 Aplicación a Ciencia Cierta
A Ciencia Cierta es un concurso diseñado y
liderado por el Departamento Administrativo de
Ciencia, Tecnología e Innovación - COLCIENCIAS,
que reconoce las mejores experiencias
desarrolladas por las comunidades haciendo uso
de recursos científicos o tecnológicos, para dar
N/A N/A N/A Linux Ingles N/A Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
19 Aplicación Todo es Ciencia
TODO ES CIENCIA es la estrategia de la Dirección
de Mentalidad y Cultura deColciencias para
reconocer la ciencia en todas partes y de todas las
formas
N/A N/A N/A Linux Ingles N/A Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
20 Aplicación Ideas para el cambio
Ideas para el cambio, es un programa de
COLCIENCIAS en el marco de la Estrategia
Nacional de Apropiación Social de la Ciencia, la
Tecnología y la Innovación, que tiene como
objetivo propiciar procesos experimentales y
focalizados para la apropiación social de la CTeI, a
N/A N/A N/A Linux Ingles N/A Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Lugar de consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Plataform
aIdioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Observacion
es
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidencialid
adDisponibilidad Integridad
Valor de
criticidad
del activo
Formato
Forma de
Consulta o
Acceso
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial
¿Se
realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodic
idad
Lugar
de
almace
namient
o
Pág 43 de 45
Físico Digital SI NO
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Lugar de consulta
Proceso que
produce la
información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
Responsable de la
Información o
custodio
Plataform
aIdioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Observacion
es
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidencialid
adDisponibilidad Integridad
Valor de
criticidad
del activo
Formato
Forma de
Consulta o
Acceso
REGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo de
Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial
¿Se
realiza
backup? Tipo de
Backup
Periodic
idad
Lugar
de
almace
namient
o
21 Sistema de Información ORFEO Sistema de gestion documental N/A N/A N/A Linux Ingles N/A Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
22 Sistema de Información MGI Sistema de información de financiera N/A N/A N/A Windows Ingles N/A Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
23 Sistema de Información GINA Sistema de información de planeación N/A N/A N/A Windows Ingles N/A Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
24 Sistema de Información WEBSAFI Sistema de información de cartera N/A N/A N/A Linux Ingles N/A Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
25 Sistema de Información TABLU Sistema de información de BI N/A N/A N/A Windows Ingles N/A Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
26 Aplicación PURE Aplicación de proyectos N/A N/A N/A Linux Ingles N/A Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
27 Aplicación METASPACE Aplicación de mentalidad y cultura N/A N/A N/A Linux Ingles N/A Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
28 Aplicación Ciencia Cotidiana
Ciencia Cotidiana es una herramienta de
reconocimiento y validación de la importancia y
presencia cotidiana de la ciencia, la tecnología y la
innovación.
N/A N/A N/A Linux Ingles N/A Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 PúblicaRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
29 Plataforma VIA Plataforma de E-Learning Linux Ingles Digital Web X Web Misional Diaria Misional Infraestructura 31/08/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónAlto Alto Alto Alto X
30 Atkaa Pruebas auditoria DACluster-
Vmware
Windows
Server
Datacenter
2012 R2
Ingles 1 Digital Otro X Plataforma Virtual Infraestructura Diaria Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
31 Cofan-pruebas MGI -pruebasCluster-
Vmware
Windows
Server
Datacenter
2012 R2
Ingles 1 Digital Otro X Plataforma Virtual Infraestructura Diaria Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
32 Firemon Prueba concepto FiremonCluster-
Vmware
Windows
Server
Datacenter
2012 R2
Ingles 1 Digital Otro X Plataforma Virtual Infraestructura Diaria Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
33 Hadoop-oracle Servidor prubas oracleCluster-
Vmware
Windows
Server
Datacenter
2012 R2
Ingles 1 Digital Otro X Plataforma Virtual Infraestructura Diaria Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
34 Inga Base de datos Oracle-pruebasCluster-
Vmware
Windows
Server
Datacenter
2012 R2
Ingles 1 Digital Otro X Plataforma Virtual Infraestructura Diaria Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
35 Jaiba Base oracle -pruebasCluster-
Vmware
Windows
Server
Datacenter
2012 R2
Ingles 1 Digital Otro X Plataforma Virtual Infraestructura Diaria Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
36 JeyutkatNDiag Scienti PruebasCluster-
Vmware
Windows
Server
Datacenter
2012 R2
Ingles 1 Digital Otro X Plataforma Virtual Infraestructura Diaria Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
37 Kali Pruebas seguridad -SIICluster-
Vmware
Windows
Server
Datacenter
2012 R2
Ingles 1 Digital Otro X Plataforma Virtual Infraestructura Diaria Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
38 Orfeo-desarrollo Orfeo desarrolloCluster-
Vmware
Windows
Server
Datacenter
2012 R2
Ingles 1 Digital Otro X Plataforma Virtual Infraestructura Diaria Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
39 vcenter 6.0 Vcenter -pruebasCluster-
Vmware
Windows
Server
Datacenter
2012 R2
Ingles 1 Digital Otro X Plataforma Virtual Infraestructura Diaria Infraestructura Infraestructura 31/08/2017 Uso Interno Activos Físicos Bajo Bajo Bajo Bajo X
Activo virtual
Activo virtual
Activo virtual
Activo virtual
Activo virtual
Activo virtual
Activo virtual
Activo virtual
Activo virtual
Activo virtual
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Físico Digital SI NO
1Tarjetas de
proximidad
Permite el acceso a las
instalaciones de Colciencias y de
la copropiedad.
HID N/A N/A Español 545 Físico Físico X
Puesto de trabajo de
Jessica Espinosa.
Cada uno de los
colaboradores de
Colciencias.
Gestión de
Administración de
Bienes y Servicios
Cuando hay
cambio de
usuario
Coordinadora del Grupo de
Apoyo Logistico y
Documental
Colaborador designado
(Jessica Espinosa)
Cada uno de los
colaboradores de
Colciencias
1/09/2017Pública
ClasificadaActivos Físicos Alto Alto Alto Alto N/A N/A N/A N/A N/A
2
Manual de uso
caracteristicas
técnicas nueva sede
Proporciona informaciòn sobre la
infraestructura fìsica de la
Entidad con especificaciones, uso,
prohibciones y mantenimiento.
N/A N/A N/A N/A Español 1 Digital
(Formato
document
o portátil)
XHerraminenta
GINA
Gestión de
Administración de
Bienes y Servicios
N/A
Coordinadora del Grupo de
Apoyo Logistico y
Documental
Oficina Asesora de
Planeación - Grupo
Calidad
1/09/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónMedio Medio Medio Medio N/A N/A N/A N/A N/A
3Base de datos
parqueaderos
Permite identificar la localización
de los parqueaderos y la
ubicación correspondiente a cada
servidor publico o contratistas y
visitantes permanentes.
N/A N/A N/A N/A Español 1 Magnético Otro X
Waira/DGRL
Colaborador
designado (Herica
Meneses)
Gestión de
Administración de
Bienes y Servicios
Cada tres
meses - Sorteo
de
parqueaderos
Coordinadora del Grupo de
Apoyo Logistico y
Documental y colaborador
designado (Herica
Meneses)
Colaborador designado
(Herica Meneses y
Sergio Suarez)
1/09/2017 Uso InternoRecursos de
InformaciónMedio Medio Medio Medio
Adicionalmente, se
tienen planos de
DWG los cuales se
actualizan en cada
sorteo.
N/A N/A N/A N/A N/A
4Planos de localización
de puestos de trabajo
Planos que permiten identificar la
ubicación de de las áreas de
Entidad y sus respectivos
colaboradores.
N/A N/A N/A N/A Ingles 5 Magnético
(Formato
document
o portátil)
X
Waira/DGRL
Colaborador
designado (Herica
Meneses)
Gestión de
Administración de
Bienes y Servicios
Cada vez que
el coordinador
realiza un
cambio de
puestos.
Coordinadora del Grupo de
Apoyo Logistico y
Documental
Colaborador designado
(Herica Meneses)1/09/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónBajo Bajo Bajo Bajo N/A N/A N/A N/A N/A
5Cronograma de
mantenimiento
Se relaciona cada elemento
instalado de la Entidad, lo que
comprende Obra civil, dotación,
señáletica, mobiliario, avisos,
carnetizadora; con el fin de
verificar las garantías y solicitar
sus respectivos mantenimientos.
N/A N/A N/A N/A Español 1 MagnéticoHoja de
cálculo X
Waira/DGRL
Colaborador
designado (Herica
Meneses)
Gestión de
Administración de
Bienes y Servicios
Cada vez que
se requiera
Coordinadora del Grupo de
Apoyo Logistico y
Documental y colaborador
designado (Herica
Meneses)
Colaborador designado
(Herica Meneses)1/09/2017 Uso Interno
Recursos de
InformaciónMedio Medio Medio Medio N/A N/A N/A N/A N/A
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIAS
Código: G104M02F01
Versión:01
Fecha: 2017-09-04
¿Se realiza
backup?
Tipo de
Backup
Periodi
cidad
Lugar
de
almace
namien
to
Integridad
Valor de
criticidad
del activo
Observaciones
Responsable de la
Información o
custodio
Disponibilid
ad
Fecha de
calificación del
nivel de
protección
Clasifición CategoriaConfidenciali
dad
Forma de
Consulta o
Acceso
Lugar de
consulta
Proceso que produce
la información
Frecuencia
de
actualización
Responsable de la
Producción de la
Información o
Propietario
INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN - COLCIENCIASREGISTRO DE ACTIVOS NIVEL DE PROTECCIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (ISO 27001:2013)
IDNombre del Activo
de Información
Descripción
del Activo de InformaciónMarca Modelo Serial Plataforma Idioma Cantidad
Medio de
conservación
y/o soporte:
Formato
Pág 45 de 45