MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE P IURA

lftJDECRETO DE ALCALDÍA

-2012-AlMPP

San Miguel de Piura, 23 de octubre de 2012.

Visto, el Informe W236-20l2-0yM-GTySIIMPP, de fecha 04 de Octubre de2012, presentado por la Oficina de Organización y Métodos de Información,y;

CONSIDERANDO:

SE DECRETA:

Que, en mérito a las consideraciones expuestas, de conformidad con elproveído de Gerencia Municipal, de fecha 10 de Octubre de 2012, y en uso de lasatribuciones conferidas por el artículo 20° inciso 6) de la Ley Orgánica deMunicipalidades, Ley N° 27972;

9 CViNe.d' ~i ,"ADE ~~ S ~F:TAP.IAi3 t<ErlJ'L 'l!J , • •'\:í, v u. ~t:: ARTICULO PRIMERO.- APROBAR el Manual de Procedimientos de la~~.. Oficina de Margesí de Bienes, el cual consta de 11 páginas que forman parte integrante

del presente Decreto.

Que, mediante el Informe del visto, la Oficina de Organización y Métodos deInformación a través del Informe N°120-20I2-JEBC-OyM-GTySIIMPP, de fecha 04 deSeptiembre de 2012, señala que remite para su aprobación el "Manual de Procedimientos

,¡>o'.~<,¡, e la Oficina de Margesí de Bienes, teniendo en cuenta las 'Normas para la Formulaciónff o los Manuales de Procedimientos" aprobados por Resolución Jefatural N°002-77-

AP IDNR, los lineamientos de la Directiva N°009-2009/MPP-OyM "Normas para la~d';laboración de Manuales de Procedimientos en la Municipalidad Provincial de Piura",

Z MUll aprobado con Decreto de Alcaldía N°06-2009:A/MPP de fecha 07 de Abril de 2009, y la"""''' información proporcionada por la Oficina de Margesí de Bienes a través de los Informes

,¡ro" l.~~N°338-2012-0MB/MPP y N°344-201 2-0MB/MPP, de fechas 06 de Junio y 04 de Mayo~, •••••,',. ~ de 2012; por lo que sugiere su aprobación con Decreto de Alcaldia;~ 'i .~,~~ ,,\01

v.~o

ARTÍCULO SEGUNDO.- DAR cuenta a la Gerencia Municipal, Gerenciade Tecnologías y Sistemas de Información, Gerencia de Planificación y Desarrollo,Oficina de Margesí de Bienes, Oficina de Organización y Métodos de Información, paralos fines consiguientes.

REGÍSTRESE, PÚBLIQUESE, CÚMPLASE y ARCHÍVESE.

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MUNICIPALIDAD PROVINCIALDE PIURA

GERENCIA DE ADMINISTRACiÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAOFICINA DE MARGESÍ DE BIENES

Piura, Septiembre 2012

I. INTRODUCCIÓN

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..•~...' - '",

La Municipalidad Provincial de Piura como parte integral del proceso de modernizaciónde la gestión del Estado debe promover, establecer y cautelar adecuados niveles deeficiencia, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando yoptimizando el uso de los recursos públicos, flexibilidad en sus procedimientosadministrativos y calidad en los servicios que presta.

La Oficina de Margesi de Bienes es responsable, entre otras cosas, de planificar, dirigir ysupervisar el proceso de toma de inventario, registro y control de los bienes de propiedadmunicipal; tramitar la incorporación y/o dar de baja a los bienes patrimoniales; establecerla responsabilidad de uso o custodia a cada usuario de los bienes asignados y planificar yorganizar las subastas de bienes municipales,

En el Manual se detallan los procedimientos más frecuentes que realiza la Oficina deMargesí de Bienes dependiente de la Gerencia de Administración en materia de inventarioy transferencia de bienes patrimoniales; realizándose la descripción detallada y secuencialde las etapas y tiempo de duración, buscando una comprensión clara y rápida de losmismos, sirviendo de apoyo al funcionamiento institucional.

El presente Manual ha sido elaborado en el marco del Sistema Nacional deRacionalización conforme a lo establecido en las "Normas para la Formulación de losManuales de Procedimientos" aprobadas por Resolución Jefatural N° 002-77-INAPIDNRY los lineamientos de la Directiva N° 009-2009/MPP-OyM "Normas para la Elaboraciónde Manuales de Procedimientos en la Municipalidad Provincial del Piura", aprobada conDecreto de Alcaldía N° 06-2009-A/MPP de fecha 07 de abril de 2009.

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11. ÍNDICE

I. INTRODUCCIÓNn. ÍNDICEIII. DATOS GENERALES

3. I. Objetivo3.2. Alcance3.3. Aprobación y Actualización

IV. DATOS DE LOS PROCEDIMIENTOS4.1. Inventario Físico / Contable de Bienes Patrimoniales4.2. Transferencia de Bienes Muebles e Inmuebles

V. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Pág.

020304

040404

040507

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Página 3

IIJ. DATOS GENERALES ¡...•,.

3.1. ObjetivosLa elaboración del presente Manual persigue los siguientes objetivos:a) Presentar en forma clara, concisa y funcional los procedimientos de la Oficina

de Margesi de Bienes de la Municipalidad Provincial de Piura.b) Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que

correspondan, incluyendo los puestos que intervienen durante su ejecución,definiendo responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas ydireccionar su ejecución.

c) Coadyuvar a la planificación y supervisión de los procesos técnicos de toma deinventario, registro y control de los bienes patrimoniales de la Municipalidad.

d) Un mejor control de los recursos económicos.

3.2. AlcanceEl presente Manual de Procedimientos es de cumplimiento obligatorio de todo elpersonal que interviene en la tramitación y aprobación de los procedimientos acargo de la Oficina de Margesi de Bienes.

3.3. Aprobación y ActualizaciónEl presente Manual será aprobado, modificado y/o actualizado mediante Decreto deAlcaldía.

IV. DATOS DE LOS PROCEDIMIENTOSA continuación se detallan los procedimientos de la Oficina de Margesi de Bienes de laMunicipalidad Provincial de Piura.

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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PlURAGERENCIA DE TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACiÓNOficina de Organización y Métodos de Información

l':! )\rllJW'DE!1"IlRO<lEDlMIENTOINVENTARIO FISICO/CONTABLEPATRIMONIALES,~,U1'lIDAri;QRG,AN1C'I'1NA:r;ID~D~'1j~El Procedimiento tiene por finalidad:

Registrar, controlar y constatar la existencia fisiea de los bienes muebles, inmuebles y bienes culturales de propiedad municipal ysu conciliación con la Oficina de Contabilidad.

,)lÁSE¡CEGAU.~ . ., ¥.", "'1l,1li'.•1Illlj 1'~.Ley N° 27972 - Ley Orgánica de Municipalidades.Ley N° 29151 - Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.Decreto Supremo N° 007~2008- VIVIENDA - aprueba el Reglamento de la Ley 29151.Resolución N° 147-2009/SBN - aprueba Directiva N° 005-2009/SBN, Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal.Resolución N° 158-97/SBN y sus Modificatorias Resolución N° OI6-2007~SBN y Resolución N° 009-2008-SBN, Compendio delCatálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.Decreto de Alcaldía N° 24-2011-AlMPP, aprueba Directiva N° 022-2011~OyM-GTySIlMPP "Procedimientos para toma deInventario Físico de Bienes y Existencias de la Municipalidad Provincial de Piura".

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03

04

10

. {í:Duración #e Días 1101-1'< Minutos02

Informes

Registro de identificación 15

04

Etiqueta de identificación 03

Acta de verificación física O,de bienes

Sistema Infonnático d, 60Mar es! de Bienes

05

Infonne Final 06

Inventario 01Institucional

Resolución de Alcaldía

Documéntó o Formato ~,~ cneriidJJ.."Jo~mléadoPlan de Trabajo

Jefe de Oficina de Margesi deBienesTécniCo Administrativo deOficina de Mar esí de BienesMiembros de Comisión ySubcomisión de InventarioMiembros de Comisión ySubcomisión de InventarioMiembros de Comisión ySubcomisión de InventarioMiembros de Comisión ySubcomisión de Inventario y.funcionario de Unidad OrgánicainventariadaTécnico Admínistrativo deOficina de Mar esi de BienesJefe de Oficina de Margesí deBienes y Jefe de la Oficina deContabilidadJefe de Oficina de Margesí deBienes

Jefe de Oficina de MargeslBienesAlcalde

Gerente de Administración

Elaborar informe final de Inventario FísicoGeneral y derivar a Gerencia deAdministraciónRemitir a SBN, Inventario Físico General

Firmar acta parcial de verificación fisica debienes

Procesar infonnación de Inventario en elSistema de Mar esí de BienesConciliar cuentas contables patrimoniales

Realizar verificación fisica por UnidadOr anicaCatalogar y pegar etiqueta

ACtitidad4

Elaboraci6n de Plan de Trabajo de InventarioInstitucionalAprobar Plan de Trabajo y designar Comisi6nSubcomisiones de InventarioComunicar inmovilización de bienes mueblesdurante eríodo de verificaci6n fisicaPreparar e identificar los registrosinformación fuente ara inventarioIdentificar responsable del bien

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12

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u1SlIOS ~" "»::&~,,, líil\ '';¡¡X ,;:~r~.¡'¡¡' ," ': '", \f :¡«"Plan de Trabajo: Cronograma de Inventario, personas responsables por dependencia y recomendaciones.Comisión de Inventario designada por Resolución de Alcaldía.Valorización de bienes muebles.

'E.rA.pA'SDE'PROCEDIMIENTOi.> .~

Página 5

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURAGERENCIA DE TECNOLOoiAS y SISTEMAS DE INFORMACiÓNOficina de Organización y Mélodos de InfoWlación

Jefe de Oficina preparaPlan de Trabajo

Jefe comunica a UnidadesOrgánicas inmovilizaciónde bienes muebles dw-ante

verificación

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'NOMBRE'l>EUPROCEDlMIENTO .UNIDADORGA'NICA¡¡¡" ~~~"CODIGO~~ cv¿w':•. ,,- .""',_ '7.¿"'l.

Alcalde aprueba Plan deTrabajo y designa

Comisión y Subcomisionesde Inventario

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Miembros de ComisiÓn ySubcomisión identificanresponsable del bien

"mMiembros de Comisión ySubcomisión realizanverificación fisica porUnidad OrJ:ánica

Gerente de Administraciónremite a SNB informaciónde Inventario Físico

General

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Técnico Administrativoprepara e identifica

registros e informaciónfuente para inventario

Técnico Administrativoprocesa información deinventario en Sistema deMargesi de Bienes

""Jefe de Oficina en

coordinación con Jefe deContabilidad conciliancuentas patrimoniales

o'"Jefe de Oficina e1aoora

Informe Final de inventarioFisico y deriva a Gerencia

de Administración

.~OBSERVACIONES:';,p4

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Miembros de Comisión ySubcomisión catalogan ypegllfl etiqueta en bien

verificado

""Miembros de Comisión ySubcomisión y funcionariode Unidad Orgánica firmanacta parcial de verificación

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.DURACI N AP.ROXIMAOA: 03 MESES

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURAGERENCIA DE TECNOLOGIAS y SISTEMAS DE INFORMACiÓNOficina de Organización y Métodos de lnfonnación

,BASE'l!EOÍ\Ü M~'" ,;~~,~":,~~.t ' .".,Ley N° 27972 - Ley Orgánica de Municipalidades.Ley N° 29151 - Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.Decreto Supremo N° 007-2008- VIVIENDA - aprueba el Reglamento de la Ley 29151.Resolución N° 022.2002/SBN - aprueba Directiva N° 005-2002lSBN. Procedimientos para la afectación en uso y desafectaciónde predios del Estado.Resolución N° 031-2002/SBN _ aprueba Directiva N° 009-2002/SBN, Procedimiento para la donación de bienes muebles dadosde baja por las Entidades Públicas y aceptación de donación de bienes muebles a favor del Estado.Resolución N° 018-2007/SBN - aprueba Directiva W' OOI~2007/SBN,Procedimientos para la aprobación de la Venta de Prediosdel Dominio Privado del Estado de Libre Disponibilidad.Resoluciones N° 023-2007/SBN y N° 025-2007-SBN que modifican Resolución N° 023-2007-SBN.Resolución N° 032-2007/SBN - aprueba Directiva N° 006-2007/SBN, Procedimiento para el Arrendamiento de predios dedominio privado del Estado de libre disponibilidad.Resolución N° I02-20tO/SBN - aprueba Directiva N° 002-20tO/SBN, Procedimientos para la venta mediante Subasta Pública depredios de dominio privado del Estado de Libre Disponibilidad.Resolución N° 020~201l/SBN _ aprueba Directiva N° 003-2011/SBN, Procedimientos para la aprobación de venta directa porcausal de predios de dominio privado de Libre Disponibilidad.Resolución N° 050-20 tl/SBN _ aprueba Directiva N° 005-20111SBN, Procedimientos para la afectación en uso, extinción de laafectación en uso de predios de Libre Disponibilidad. 'Ordenanza Municipal N° 014-2003-C/CPP, aprueba Reglamento de Venta de Inmuebles de propiedad de la MunicipalidadProvincial de hura; y modificatoria Ordenanza Municipal N° 031-2004-C/CPP.Ordenanza Municipal ND 64-00~CN1PP, aprueba Reglamento de Altas, Bajas y Enajenaciones de los Bienes Muebles de laMunicipalidad Provincial de Piura.

RE viSiTOa) DONACI N

a.1) Donación PredialL Solicitud de donación (Entidades Públicas).2. Cnpia de Partida Registral del predio.3. Plano Perimétrico de Ubicación y Memoria Descriptiva del predio cuya donación se solicitó.4. Informe Técnico - Legal, sustentado por los respectivos profesionales.

3.2) Donación de Bienes Muebles .1. Solicitud de donación (Entidades Públicas o Privadas), en donde se sustenta la necesidad de uso de losbienes muebles.

2. Copia del DNI del titular o del representante de la entidad solicitante.3. Los poderes respectivos y sus correspondientes Certificados de Vigencia de los representantes, en el caso depersona jurídica.

4. Resolución de Alcaldía que aprobó la baja de los bienes muebles a donar.5. Informe Técnico de la Oficina de Margesí de Bienes.

PERMUTA PREDlAL1. Solicitud presentada por Entidad Pública o persona de derecho privado.2. Certificado Registral inmobiliario o en su defecto, copia literal de dominio; y certificado de gravámenes delpredio que se pretende permutar, con una antigüedad no mayor de 30 días contados a partir de la fecha deexpedición.

3. Plano Perimétrico de Ubicación y Memoria Descriptiva del predio cuya permuta se solicitó.4. Tasación del valor comercial de los predios.5. Informe Técnico de la Oficina de Mar esÍ de Bienes.

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b)

el ADJUDICACION DE VENTA DIRECTA1. Tasación comercial.2. Copia de Partida Registral del predio.3. Plano Perimétrico, de Ubicación y Memoria Descriptiva del (de los) predio(s) cuya venta directa se solicita.4. Informe Técnico de la Oficina de Margesí de Bienes.5. Aprobación de venta directa de los predios a través de Acuerdo !vfunicipal.

d) SUBASTA PÚBLICAd.l) Subasta Pública de Propiedad Predial

1. Tasación Comercial2, Copia de Partida Registral del predio.3. Plano Perimétrico, Ubicación y Memoria Descriptiva de los predios cuya autorización se solicita para

subastar.4. Informe Técnico de la Oficina de Margesí de Bienes.5. Aprobación de venta para la subasta pública de los predios a través de Acuerdo Municipal.

d.2) Subasta Pública de Bienes Muebles1. Resolución de Alcaldía que aprobó la baja de los bienes muebles.2. Informe de Tasación, elaborado de acuerdo al Reglamento Nacional de Tasaciones, donde se detallan los

procedimientos y fórmulas aplicadas para la obtención del precio base de los bienes.3. Relación lotizada de los bienes muebles, que debe especificar el código patrimonial, la denominación, el

detalle técnico, el estado de conservación, la ubicación y el precio base de cada lote.4. Informe Técnico de la Oficina de Margesí de Bienes.5. Recibo de ingreso por el depósito del 6% de garantía del precio base.

el SUBASTA PÚBLICA RESTRINGIDA (BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA)1. Relación de lotes de bienes muebles cuyo valor comercial total sea inferior a tres (03) unidades impositivas

tributarias.2. Relación de los bienes no adjudicados en la subasta pública previamente convocada, en este caso el precio base

será el precio de la subasta pública con la deducción del 20%.3, Relación lotizada de Jos bienes muebles, que debe especificar el código patrimonial, la denominación, el detalle

técnico, el estado de conservación y la ubicación de cada bien.4, Para el caso de aquello bienes declarados desiertos y/o abandonados en una subasta pública anterior, también

deberá adjuntarse la Resolución que autorizó la venta por Subasta Pública y Acta de Subasta Pública.5. Informe de Tasación, donde se detallen los procedimientos y fórmulas utilizados para la obtención de tos precios

bases de los bienes y/o la deducción efectuada (si provienen de una subasta pública previa).6. Informe Técnico de la Oficina de Margesí de Bienes.

f) TRANSFERENCIA PATRIMONIAL PREDlAL INTERESTATAL1. Solicitud, precisando ubicando del predio y consignación de número de la Partida Registral, con sus respectivos

planos perimétricos y de ubicación, así como Memoria Descriptiva.

g) ARRENDAMIENTOg.l) Arrendamiento de Terreno o Inmueble

1. Solicitud presentada por Entidad Pública o Privada.2. Copia del documento de identidad, en caso que el solicitante sea una persona natural.3. En caso se trate de una persona jurídica, copia de documento de constitución y vigencia de poder del

representado.4. Declaración Jurada, en la que el solicitante expresa que no se encuentra impedido de contratar con el

Estado.5. Copia de la partida registral del predio y la libre disponibilidad de predio.6. Objeto social o giro de la actividad del arrendatario, si se trata de una persona jurídica.7. Dirección domiciliaria del arrendatario.8. Informe Técnico Legal.9. Contrato de Arrendamiento.

g.2) Arrendamiento de Bienes Muebles1. Solicitud presentad por Entidad Pública o Privada,2. Copia del documento de identidad, en caso que el solicitante sea una persona natural.3. En caso se trate de persona jurídica, copia de documento de constitución y viQencia de noder del

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representado.4. Objeto social o giro de la actividad del arrendatario, si se trata de una persona jurídica.5. Declaración Jurada en la que el solicitante expresa que no se encuentra impedido de contratar con el Estado.6. Dirección domiciliaria del arrendatario.7. Informe Técnico de la Oficina de Margesí de Bienes,8. Contrato de Arrendamiento.

h) AFECTACIÓN EN USOl. Solicitud presentada por la Entidad Pública.2. Plano Perimétrico, Ubicación y Memoria Descriptiva del predio cuya afectación de uso se solicita.3. Copia de Partida Registral del predio.4. Anteproyecto de la Obra.5, Factibilidad Económica.6. Certificado de Zonificación y Compatibilidad de Uso.7. Informe Técnico de la Oficina de Margesí de Bienes.

i) CESIÓN EN USOi.l) Cesión en Uso de Terreno o Inmueble

l. Solicitud presentada por Entidad Pública o Privada.2. Copia del documento de identidad, en caso que el solicitante sea una persona natural.3. En caso se trate de persona jurídica, copia de documento de constitución y vigencia de poder del

representado.4. Copia de Expediente Técnico.5. Copia de Planos: Ubicación, Localización, Perimétrico y de Obra.6. Financiamiento de Obra.7. Informe Técnico de la Oficina de'Margesí de Bienes.

i.2) Cesión en Uso de Bienes Muebles1. Libre disponibilidad.2. Solicitud de Cesión en Uso (Entidad Privada).3. Copia de documento de constitución y vigencia de poder del representado.4. Informe Técnico de la Oficina de Margesí de Bienes.

DllraCión ',~,nóras, . Minutos04

02

'Dias~

07

0304

03

02

07de 01

Infonne Le alDictamen

Infoone Técnico

Proveido

InfonnesCopia certificadaAcuerdo Municipal

Jefe de Oficina de SecretariaGeneralConce'o Munici alJefe de Oficina de SecretariaGeneral

'."M ',' 1:Responsable.

-id:t,Terminalista de UnidadAtención al CiudadanoJefe de Oficina de Margesi deBienesGerente de Asesorla JurídicaPresidente de Comisión deEconomia y Administración oDesarrollo UrbanoAlcalde

Emitir Acuerdo Munici alDeriva copia certificada de Acuerdo Municipala Unidad de Atención al Ciudadano paranotificaciónNotificar al Administrado

Evaluar emitir Informe Le alEmitir Dictamen según competencia

Evaluar viabilidad y emitir Informe Técnico

Autorizar inclusión en Agenda de Sesión deConce'oIncluir en Agenda de Sesión de Concejo06

0708

05

02

o,

0304

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MUNICIPALIDAD FROVINCIAL DE FIURAGERENCIA DE TECNOLOGiAS y SISTEMAS DE INfORMACiÓNOficina de OrganiZ3ción y Métodos de Infonnación

TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES E INMUEBLESOFICINA DE MARGESI DE BIENESGA-OMB-002

m,

Emite AcuerdoMunicipal

Jefe de OficinaIncluye en Agendade Sesión deeonceio

Alcalde autorizainclusión en

Agenda de Sesiónde Concejo

Emite Dictamen

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Gerente evalúa yemite Infonne

Legal

Jefc dc Oficinaevaliia viabilidad yemite Infonne

Tenninalistarccepcionaexpediente

Inido

Auxiliar noúfiea alAdministrado

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Jefe de Oficinaderiva copiacertificada de

Acuerdo Municipal

Fin

DURAGl N: PROX I OJ MES

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V. GLOSARIO DE TÉRMINOS

1. Bienes: Aquellos que poseen valor o mérito, destinados directamente alcumplimiento de los fines o prestación de servicios públicos y administrativos.

2. Bienes Incorporados: Son aquellos que han sido incorporados al patrimonioinstitucional, siguiendo el procedimiento establecido.

3. Bienes Muebles Compuestos: Son aquellos cuya composlclOn se encuentraintegrada por varias partes y cuya codificación se realiza de manera independiente.

4. Inventario Físico General: Es la relación de bienes debidamente valorizados conque cuenta la entidad y que se encuentran en uso. Se realiza anualmente, para suconsolidación en los Estados Financieros al final del al1o.Comprende:• Inventario de Activo Fijo.• Inventario de Existencias.• Inventario de Bienes No Depreciables.

5. Patrimonio Mobiliario del Estado: Constituido por los bienes que, de acuerdo ala normatividad competente, son adquiridos por las entidades públicas.

6. Pedido Comprobante de Salida (PECOSA).- Formato utilizado por el almacén,para retirar del mismo, los bienes que de acuerdo a la respectiva programaciónanual, elaborada y aprobada oportunamente, requeridos para uso o consumoinmediato, por las diversas dependencias de la Municipalidad.

7. Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN): Organismo encargado deadministrar, registrar, controlar, cautelar, y fiscalizar el patrimonio mobiliario delEstado.

8. Toma de Inventarios: Proceso de verificación in situ de los bienes de laMunicipalidad Provincial de Piura, que permita asegurar su existencia real ypermita mantener un registro de información actualizado.

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