decreto de alcaldia 001-2009-mdp -...

JR. MANCO CAPAC Nº 45 – TELEFAX – 523101 PACASMAYO – LA LIBERTAD

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DECRETO DE ALCALDIA N°001-2009-MDP/A

Pacasmayo, 05 de Enero del año 2009

EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PACASMAYO

Visto, el Informe Nº 032-2008-MDP/ALE de Asesoría Legal Externa, mediante el cual propone el Proyecto de “DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, APROBACION Y EJECUCION DE EXPEDIENTES TECNICOS Y EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS”;y,

CONSIDERANDO;

Que, el Articulo 194º de la Constitución Política del Estado establece que las Municipalidades Distritales son los órganos de gobierno local que tienen autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia, en concordancia con el Artículo II del Título Preliminar de la Ley Orgánica de Municipalidades, Ley Nº 27972.

Conforme al art. 79° numeral 4.1. de la Ley Orgánica de Municipalidades, constituye competencia y función municipal compartida la de ejecutar directamente o proveer la ejecución de las obras de infraestructura urbana o rural que sean indispensables para el desenvolvimiento de la vida del vecindario, la producción, el comercio, el transporte y la comunicación en el distrito, tales como pistas o calzadas, vías, puentes, parques, mercados, canales de irrigación, locales comunales, y obras similares, en coordinación con la municipalidad provincial respectiva.

Que, dichas ejecuciones que incluyen los estudios en sus diversos niveles, están regulados por la R.C. N° 195-88-CG Normas que Regulan la ejecución de obras públicas por administración directa y por los DD.SS. N° 083-2004 PCM y 084-2004 PCM que aprueba el Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, para casos de ejecución de obras por contrata; además de las normas del Sistema Nacional de Control entre otras.

Que, es necesario contar con un documento de gestión actualizado que permita fijar normas en el proceso de elaboración por la Modalidad de Administración Directa y/o Contrata, de los estudios de pre-inversión o proyectos de inversión en sus diversos niveles y/o expedientes técnicos así como la ejecución de obras que son financiadas por la Municipalidad Distrital de PACASMAYO; asimismo mantener con criterio y técnico y operativo los procedimientos para la formulación de expedientes técnicos y la adecuada ejecución de obras públicas bajo las modalidades a determinarse.

Conforme lo prescribe el art. 42° de la LOM, mediante Decretos de Alcaldía se establecen normas reglamentarias y de aplicación de las ordenanzas, sancionan los



procedimientos necesarios para la correcta y eficiente administración municipal y resuelven o regulan asuntos de orden general y de interés para el vecindario, que no sean de competencia del concejo municipal.

Estando a lo expuesto y en uso de las facultades otorgadas en el inciso 6, artículo 20º de la Ley Orgánica de Municipalidades, Ley Nº 27972;

SE RESUELVE:

Artículo Primero.- Aprobar la Directiva Nº 001-2009-MDP “DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, APROBACION Y EJECUCION DE EXPEDIENTES TECNICOS Y EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS”, que forma parte integrante del presente Decreto.

Artículo Segundo.- Encargar a la Gerencia Municipal y el División de Inversiones y Desarrollo Urbano; así como la Oficina de Administración y Planificación y Presupuesto, según corresponda, el cumplimiento de la presente Directiva.

REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.



MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PACASMAYO

DIRECTIVA N° 001- 2009 - MDG

DIRECTIVA PARA LA ELABORACION, APROBACION Y EJECUCION DE EXPEDIENTES TECNICOS Y EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS

I OBJETIVO

1.1 Normar el proceso de la elaboración por la Modalidad de Administración Directa y/o Contrata, de los estudios de pre-inversión o proyectos de inversión en sus diversos niveles y/o expedientes técnicos así como la ejecución de obras que son financiadas por la Municipalidad Distrital de PACASMAYO.

1.2 Mantener con criterio y técnico y operativo los procedimientos para la formulación de expedientes técnicos y la adecuada ejecución de obras públicas bajo las modalidades a determinarse.

II FINALIDAD

2.1 Establecer criterios y procedimientos para elaborar los estudios y/o expedientes técnicos por administración directa normando su elaboración, contenido, aprobación, presentación y autorización de su ejecución.

2.2 Lograr que las obras del distrito a ejecutarse, por cualquier modalidad cuenten con un documento técnico oficial aprobado por Resolución de Alcaldía, de acuerdo a las normas básicas vigentes.

2.3 Utilizar al máximo los recursos humanos y físicos de la Municipalidad Distrital de PACASMAYO a través de la Departamento de Obras y Proyectos

2.4 Garantizar la calidad de ejecución de una obra o proyecto de inversión en una buena elaboración de estudios o expedientes.

2.5 Mantener debidamente sustentada y documentada la elaboración de expedientes técnicos, así como la ejecución de obras públicas bajo sus diversas modalidades.

2.6 Contar con un documento técnico normativo para dirigir y supervisar la ejecución de estudios y obras que realicen la Municipalidad por las diferentes modalidades.



III BASE LEGAL

• Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades y su Modificatoria.

• Ley N° 26850 de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, su reglamentación y modificatorias

• R.C. N° 195-88-CG Normas que Regulan la ejecución de obras públicas por administración directa

• Reglamento Nacional de Construcciones

• Ley N° 29142 Ley Anual del Presupuesto para el Sector Público 2008.

• D.S. N° 083-2004 PCM y 084-2004 PCM que aprueba el Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento

• Estructura Orgánica y Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Distrital de PACASMAYO

IV ALCANCE

El presente directiva es de la aplicación obligatoria por parte de las Gerencias, Unidades y Divisiones de la Municipalidad Distrital de PACASMAYO, mediante los órganos competentes e involucrados en el proceso de elaboración de estudios.

V GLOSARIO DE TERMINOS

5.1 Estudios para la ejecución de obras: Son los estudios en sus diversos niveles como un perfil, estudio preliminar, estudio de prefactibilidad, estudio de factibilidad, estudio básico, estudio de mercado o servicio, estudio técnico de ingeniería, estudios financieros de costos y rentabilidad, estudio definitivo de cualquier denominación acorde al requerimiento de una necesidad o proyecto que debe plasmarse en un estudio completo a nivel de construcción para la ejecución de toda obra pública.

5.2 Ficha básica: Son documentos resumidos del Estudio completo a nivel de construcción o como se denomine y que en todo caso debe contar con los documentos técnicos básicos y mínimos para la ejecución de una obra por cualquier modalidad.

5.3 Perfil: Es la descripción breve, concisa y referencial de una necesidad y objetivo, proyecto u obra.

5.4 Estudio Preliminar: Es la priorización de costos cualitativos del estudio. Mediante un estudio socio - económico y un diseño simple que haga conocer los aspectos básicos del proyecto para la toma de decisiones y asignación de presupuesto.

5.5 Estudio de Factibilidad: Viene a ser el estudio que determina un proyecto es necesario concretizarlo para lo cual cuenta con los estudios económicos y técnicos básicamente que sustentan la asignación de recursos para la etapa de inversión. Los



estudios preliminares Pre – factibilidad y factibilidad corresponden a la etapa de Pre –Inversión.

5.6 Estudio básico de Mercadeo o Servicios, Estudio Técnico de Ingeniería, Estudio Financiero de Costos y Rentabilidad: Viene a ser el estudio definitivo, estos estudios corresponden a la etapa de Inversión. Los estudios de Pre – inversión o de inversión considera a todos los estudios descritos en un programa o proyecto.

5.7 Expediente Técnico: Viene a ser el documento técnico oficial aprobado para los efectos de la ejecución de un proyecto de inversión u obra que debe contener los requisitos mínimos debidamente justificados. En la actualidad este concepto de expediente técnico abarca el estudio definitivo, pues es el documento final para plasmar en obra, una necesidad.

5.8 Proyecto: Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un producto final (metas presupuestarias), que concurre a la expansión de la acción de gobierno. Representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción de los bienes y servicios, implicando la variación sustancial o el cambio de procesos y/o tecnología utilizado por la entidad luego de su culminación generalmente se integra o da origen a una actividad. En consecuencia siempre nos referimos en todos los casos con el término expediente técnico al documento con el que se ejecuta una obra y que se entendería ha pasado por las etapas de pre-inversión y de inversión y cuente con los documentos mínimos establecidos; no obstante, esto último se aplicará sólo en casos que así lo ameriten en razón que nuestra municipalidad aún no tiene oficina OPI ni se encuentra obligado a las metodologías que exige el SNIP.

VI MECANICA OPERATIVA DE PROYECTOS

6.1 Para los proyectos de pequeña y mediana envergadura, se realizarán los estudios de preinversión a nivel de perfil, y en su caso de pre-factibilidad y factibilidad, dependiendo del riesgo y el monto de inversión y el estudio definitivo.

6.2 Se podrá esquematizar tipo o diseños típicos para los diversos proyectos como escuelas, centros de salud, canales de irrigación, puentes, escaleras, etc., que sirvan de paso para estudio respectivo.

6.3 Los estudios se efectuarán por Administración Directa siempre y cuando existan las condiciones de capacidad operativa y logística en la Municipalidad Distrital de PACASMAYO o en su defecto se pueda implementar a la brevedad con equipos y recursos a un estudio determinado.

6.4 El costo o inversión total para elaborar un estudio o Expediente Técnico definitivo, por Administración Directa, deberá considerarse en el Presupuesto Institucional correspondiente al Ejercicio Fiscal pertinente al proyecto a ejecutarse.



VII CONTENIDO DEL EXPEDIENTE TECNICO

7.1 Como documento imprescindible e ineludible para la ejecución de obras, el Expediente Técnico debe contener las partes siguientes:

1ra PARTE1. Indice del contenido2. Memoria Descriptiva3. Ingeniería del Proyecto4. Estudio de Suelos5. Evaluación Impacto Ambiental6. Especificaciones Técnicas7. Metrados de Obra (explanaciones)8. Análisis de Costos Unitarios9. Presupuesto de Obra10. Análisis de Costos Unitarios por partida específica.11. Cronograma de Ejecución de Obra12. Hoja de análisis y cálculos de costo, horas – hombre en los jornales vigentes del Régimen

de Construcción Civil (sí la obra es por contrata).13. Hoja de desconsolidado de los porcentajes de gastos generales y utilidad (sí fuese el

caso, y sí la obra es por contrata).14. Listado de cotizaciones de precios puestos en obra(sí fuese el caso, y sí la obra fuere

por contrata)15. Cronograma de adquisiciones de materiales16. Cronograma de adquisiciones de herramientas (sí fuere el caso)17. Cronograma de utilización de equipo y maquinaria (sí fuere el caso)18. Cronograma de gastos mensuales previstos presupuestalmente (sí fuere el caso)19. Relación de materiales (para obra por administración directa)20. Relación de herramientas (para obra por administración directa)21. Relación de equipo y maquinaria propio y/o alquilado (para obra por administración

directa)22. Relación de personal a ser contratado (para obra por administración directa)23. Estudio de suelos, geológico, hidrológico, etc. (sí fuere el caso).24. Anexos (Acta de donación de terreno, Título de Propiedad, u otro documento que

garantice la propiedad del terreno para la ejecución del proyecto).2DA. PARTE1. Indice de Planos2. Juego de Planos: estructurales, arquitectónicos, eléctricos, sanitarios.3RA. PARTE

1. Presupuesto Analítico por Objeto de Gasto.



2. Resumen y desagregado (si fuese el caso), previa coordinación entre la División de Infraestructura y Desarrollo Urbano y el Departamento de Obras y Proyectos, si la obra a ejecutarse fuese por Administración Directa.4TA. PARTE

1. Copia de Título de propiedad o similar (edificaciones)2. Autorización de uso de tierras o aguas (carreteras, irrigaciones, canales)

5TA. PARTE1. Maqueta Volumétrica2. Perspectiva (en ambos casos sí fuese necesario) El contenido del expediente técnico

será acorde al tipo, especialidad, envergadura e importancia de la obra o proyecto de inversión.7.2 El estudio definitivo debe contener las partes siguientes:

1. Estudio de Ingeniería (Expediente Técnico)2. Estudio Económico (organización y modalidad empresarial o útil puesto en marcha del

capital de trabajo, estabilidad, periodo de recuperación, etc.).

VIII. AUTORIZACION PARA LA ELABORACION Y FORMULACION DE EXPEDIENTES TECNICOS

8.1 La Municipalidad Distrital de PACASMAYO, a través de la División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, la Oficina de Planificación y Presupuesto, el Departamento de Obras y Proyectos y otros órganos deberán formular y justificar, se considere en el Presupuesto Anual de Inversiones un paquete de proyectos de estudios y/o Expedientes Técnicos provenientes de perfiles, estudios preliminares, solicitudes o petitorios priorizados como Resultado del Proceso del Presupuesto Participativo debidamente validado por el Concejo Municipal.8.2 La Municipalidad Distrital de PACASMAYO, a través de la División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, deberá ejecutar por administración directa los estudios y/o expedientes técnicos determinados para lo cual debe constantemente dotar e implementar con los recursos necesarios (personal, logístico, etc).8.3 El Departamento de Obras y Proyectos debe formular y presentar un plan de trabajo a la División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, conteniendo lo siguiente:

Nombre de la obra o proyectoDotar de estructura presupuestariaFundamentaciónProgramación de actividadesProgramación de meta costoPresupuesto analítico por objeto del gasto (referido al estudio sí fuese el caso)Cuadro de necesidades



Cronograma de ejecución en función a meta costo8.4 El profesional o encargado presentará también al Jefe de la División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, para su aprobación

Esquema del proyectoTérminos de referencia

En los cuales se enmarcará la elaboración de lo recomendado.8.5 El expediente y/o estudio luego de haberse terminado y aprobado o paralelamente, debe ser reproducido en fotocopiado o mimeografiado para su adecuada y oportuna presentación a los órganos correspondientes, siendo su distribución a los siguientes

Original en el archivo de la División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, de la Municipalidad Distrital de PACASMAYO.

1ra. Copia al órgano ejecutor2da. Copia al Residente de obra3ra. Copia al Supervisor de obra4ta. Copia a la Administración (sí fuese el caso)5ta. Copia al futuro usuario o beneficiario (si fuese el caso) En resumen serian

necesario seis (6) ejemplares.

IX CULMINACION Y APROBACION

9.1 Una vez concluido el estudio o expediente técnico el profesional responsable o encargado elaborará y presentará a la División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, el informe final que contenga en resumen los informes finales, cumplimiento de metas físicas, financieras y la relación de documentos ejecutados.9.2 El División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, elevará el Expediente Técnico y/o estudio debidamente revisado y aprobado técnicamente a la Secretaria General e Imagen Institucional.9.3 Asimismo la oficina de Asesoría Jurídica a solicitud de la Oficina de Planificación y Presupuesto, el Departamento de Obras y Proyectos en coordinación, al respecto informará a la División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, que el terreno donde se ejecutará la obra esta disponible y es propiedad de la Municipalidad Distrital de PACASMAYO, Entidad o del Beneficiario a la cual se transferirá la obra una vez concluida.9.4 La Municipalidad Distrital de PACASMAYO, a través de su autoridad Edil con todos los argumentos del caso procederá a la aprobación del Expediente Técnico y a la autorización de la ejecución de la obra, mediante Acto Resolutivo, en coordinación con la División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, la Oficina de Planificación y Presupuesto, el Departamento de Obras y Proyectos, la Oficina de Asesoría Jurídica, la de Secretaria General e Imagen Institucional y la Gerencia Municipal.



X DETERMINACION PARA LA MODALIDAD DE EJECUCION10.1 La modalidad de Ejecución de una obra será coordinada previamente en la formulación del Plan Anual de Inversiones, y podrá ser cambiada de modalidad con la justificación del caso.10.2 Ninguna obra puede iniciarse sin expediente técnico aprobado por el nivel competente.

XI PROCEDIMIENTOS PARA LA AUTORIZACION DE APERTURA PRESUPUESTAL EN LA EJECUCION DE OBRAS

Para la autorización de la apertura presupuestal de gastos de inversión o de obras públicas se debe tener presente que la obra debe estar considerada dentro del plan de inversiones (Presupuesto Institucional Aprobado) debidamente aprobado, contar con el informe de la División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, el Departamento de Obras y Proyectos, el Residente Responsable de la ejecución de la obra.Para la ejecución de gastos de inversión o de obras públicas se debe contar previamente con la autorización de apertura presupuestal realizado por la la Oficina de Planificación y Presupuesto, para dicho acto se debe contar con la documentación siguiente:

A. Obras por Administración DirectaFicha BásicaPresupuesto AnalíticoPresupuesto Analítico DesagregadoCuadro de requerimientos de materialesCronograma de ejecución de obraCronograma de meta-costoResolución de Aprobación de Expediente Técnico

B. Obras por Convenio o ContratoFicha BásicaPresupuesto AnalíticoPresupuesto Analítico DesagregadoCuadro de requerimientos de materialesCronograma de ejecución de obraCronograma de meta-costoResolución de Aprobación de Expediente TécnicoCopia de convenio o contrato debidamente suscrito.

C. Obras de Emergencia o Apoyo Coyuntural



Ficha BásicaPresupuesto Analítico por Objeto de GastoPresupuesto Analítico DesagregadoCuadro de requerimientos de materialesCronograma de ejecución de obraCronograma de meta-costoResolución de Aprobación de Expediente TécnicoSolicitud de los interesados, adjuntando memorialInforme de Inspección Técnica de la Subgerencia de Obras PúblicasDe ser el caso Resolución de Defensa Civil declarando en emergenciaConvenio debidamente firmado para verificación de la disponibilidad presupuestal y

financiera.

La autorización de apertura presupuestal es comunicada a la Oficina de Administración con copia a sus unidades orgánicas del sistema administrativo y a los interesados que lo solicitaron. A partir de esta autorización recién se podrán comprometer los gastos, siempre verificando la previsión presupuestal y la disponibilidad financiera en ningún caso, se podrá comprometer gastos, si no cuenta con la previsión presupuestal, asumiendo responsabilidad quien lo genere.Las unidades ejecutoras o responsables de la ejecución de un estudio o expediente técnico u obras, podrán solicitar la respectiva modificación presupuestal debidamente sustentada técnicamente. Estos aspectos deben realizarse previa coordinación, verificación con la oficina de Contabilidad.Las unidades ejecutoras de estudios y obras, deberán informar permanentemente del avance físico y financiero meta-costo, con la finalidad de realizar la evaluación pertinente a través de la Oficina de Planificación y Presupuesto.

XII PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS

12.1 EXPEDIENTE TECNICOEs requisito indispensable para toda ejecución de obra contar con el Expediente Técnico debidamente aprobado mediante Acto Resolutivo el mismo que comprenderá básicamente lo siguiente:

Memoria descriptiva.Ingeniería del Proyecto (Cálculo sustentatorio)Especificaciones técnicas.Evaluación de Impacto AmbientalEstudio de suelos.Metrados.Análisis de costos unitarios.



Presupuesto base.Consolidado de recursos.Fórmula polinómica.Cronograma de ejecución de obra y planos de obra.

El expediente técnico antes de ser aprobado, debe estar visado en todas sus páginas por los profesionales responsables de su elaboración y por el Área especializada responsable de su revisión.Las modificaciones sustanciales y la subsanación de errores y omisiones en el Expediente Técnico, durante el proceso de ejecución de la obra, deben contar con la opinión y autorización del Proyectista.12.2 RESIDENCIA DE OBRAToda obra contará de modo permanente y directo con un Residente de Obra el cual será un Ingeniero Colegiado Habilitado o Arquitecto Colegiado Habilitado en función de la naturaleza de la obra.a. En obras por administración directa o Convenio para el control y la ejecución de la obra es responsable técnico y deberá contar con el Contrato respectivo a través de la Unidad de Logística estableciendo cláusulas de obligaciones y responsabilidades en observancia a Normas Técnicas en ingeniería y dispositivos legales vigentes, que garanticen el cumplimiento de los objetivos institucionales y la aplicación de la Resolución de Contraloría N° 195-88-CG- “Normas que regulan la Ejecución de Obras por Administración Directa”.b. En obras por contrata contará con un Residente de Obra designado por el Contratista, con no menos de 03 años de ejercicio profesional, quien garantizará el cumplimiento de la Ley Nº 26850 y DECRETO SUPREMO Nº 083-2004-PCM sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado.12.3 SUPERVISION E INSPECCION DE OBRASA. En obras por Administración Directa o Convenio la Municipalidad Distrital de PACASMAYO supervisará directamente la obra designando para el efecto un Supervisor de Obra el cual será un Ingeniero Colegiado Habilitado o Arquitecto Colegiado Habilitado que dependiendo de la magnitud de la obra puede ser a dedicación exclusiva o tiempo parcial.B. En obras por Contrata contará de modo permanente y directo con un Inspector de Obra siendo Ingeniero o Arquitecto Colegiado, contratado por la Unidad de Logística.La Municipalidad controlará los trabajos efectuados por el Contratista a través del Inspector, quien será el responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra y del cumplimiento del contrato, están facultados para ordenar el retiro de cualquier sub-contratista o trabajador por incapacidad o incorrecciones que a su juicio perjudiquen la buena marcha de la obra, para rechazar y



ordenar el retiro de materiales y equipos por mala calidad o incumplimiento de las especificaciones técnicas y para disponer cualquier medida urgente en la obra.Asimismo tiene como función controlar la ejecución de la obra y absolver las consultas que le formule el Contratista.

12.4 CUADERNO DE OBRA

Es el documento debidamente foliado y legalizado en todas sus páginas debe abrirse al inicio de una determinada obra, el cuál debe estar suscrito el Acta de Apertura firmado en la página primera después del legalizado por el División de Desarrollo Territorial y Medio Ambiente y el Departamento de Obras y Proyectos en el cual el Residente así como su supervisor anotarán cada uno de sus respectivas atribuciones, obligatoriamente todas las ocurrencias, órdenes y consultas respecto a la obra. El Inspector o Supervisor y el Residente de Obra son los únicos autorizados para hacer anotaciones en el Cuaderno de Obra.

El Cuaderno de Obra deberá tener originales con 03 copias desglosables correspondiendo una de ellas a la Municipalidad, la otra al Contratista y la tercera al Inspector o Supervisor, el original de dicho Cuaderno debe permanecer en obra bajo custodia del Contratista o Residente de Obra, concluida la ejecución de la obra el original quedará bajo custodia de la Municipalidad.

El Cuaderno de Obra deberá contener cada una y toda la información necesaria para proceder a liquidar la obra.

A. ANOTACIONES EN EL CUADERNO DE OBRA

• En obras por Administración Directa y Convenio se anotará la fecha de inicio y termino de los trabajos, las modificaciones debidamente autorizadas, los avances mensuales, los controles diarios de ingreso y salida de materiales, las horas de trabajo de los equipos así como los problemas que viene afectando el cumplimiento de los cronogramas establecidos y las constancias de sus supervisiones de obra.

• En obras por Contrata se anotarán las ocurrencias de obra, las solicitudes a la Entidad que se realizan como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el Cuaderno de Obra se harán directamente a la Municipalidad por medio de comunicación que deje constancia de dicha solicitud. Así mismo deben estar inscritos cada uno de los detalles del proceso de ejecución de obra y del proceso de pagos.

Paralelamente se deberá anotar todos los eventos del proceso constructivo las consultas del Residente de Obra y las absoluciones del Inspector, los metrados detallados de los avances mensuales de obra debidamente aprobados por el Inspector y el Residente.

B. CONSULTAS

Las consultas se formulan en el Cuaderno de Obra y son absueltas por el Inspector en el plazo máximo de 05 días calendario de anotada estas. De no ser absueltas, el Contratista acudirá a la Municipalidad, la cual deberá resolver en idéntico plazo desde la recepción



de la comunicación del Contratista. En el caso que vencidos estos plazos no se absuelva la consulta, el Contratista tendrá el derecho a solicitar prorroga del plazo por el tiempo correspondiente a la demora, computado a partir de la fecha de la presentación de la consulta al Inspector.

12.5 ADELANTOSDe acuerdo a las normas y reglamentos vigentes para la ejecución de las obras por contrata se podrán otorgar dos tipos de adelantos: adelanto en efectivo hasta un máximo del 20% del monto del contrato vigente, adelanto específico para materiales hasta un máximo del 40% del monto del contrato vigente. Dichos adelantos deberán ser solicitados, previo a la presentación de las cartas fianza vigente por un plazo mínimo de 90 días renovados trimestralmente por los Contratistas.Todo lo relacionado a este aspecto y que no se encuentre contemplado en el párrafo precedente, será resuelto por Unidad de Logística, de acuerdo a las normas y reglamentos vigentes del País.12.6 VALORIZACIONES Y METRADOSValorización de obra es el documento que registra la cuantificación del avance físico efectuado en un determinado periodo. Los avances físicos son reflejados en una valorización periódica a través del cual se precisa la inversión efectuada en determinado tiempo.A. En obras por Administración Directa o Convenio el Residente presentará mensualmente la valorización de la obra en forma quincenal o mensual, precisando los aspectos limitantes y las recomendaciones para superarlos, debiendo la Municipalidad disponer las medidas respectivas, estas valorizaciones deberán estar con visto bueno del Supervisor. Dichas valorizaciones son referenciales por cuanto no son documentos de pago sirviendo sólo para estudio económico de avances y gastos y determinar porcentajes de cobro de supervisión de ser el caso.B. En obras por Contrata las valorizaciones tendrán el carácter de pagos a cuenta y serán elaboradas por el Inspector y el Contratista en función de los metrados ejecutados con los precios unitarios del valor referencial agregando separadamente los montos proporcionales de gastos generales y utilidad. El sub total así obtenido se multiplicará por el factor de relación, calculando hasta la quinta cifra decimal. El Inspector deberá revisar los metrados durante el periodo de aprobación de la misma.12.7 AMPLIACION DE PLAZOPara que proceda una ampliación de plazo el Residente deberá anotar en el Cuaderno de Obra las circunstancias que a su criterio ameriten ampliación de plazo, dentro de los 10 días calendario de concluido el hecho invocado, el Residente solicitará, cuantificará y sustentará su petición de prorroga ante el Inspector.Dentro de los 05 días calendario siguiente el Supervisor emitirá un informe sobre la solicitud de ampliación de plazo y lo remitirá a la Municipalidad. La Entidad resolverá



sobre dicha ampliación en un plazo máximo de 10 días calendario contados desde la recepción del indicado informe. De no emitirse pronunciamiento alguno se considerara ampliado el plazo, bajo responsabilidad de la máxima autoridad administrativa.La ejecución de obras adicionales será causal de ampliación de plazo sólo si estas conllevan la modificación del calendario de avance de obra.La ampliación de plazo obligará al contratista a presentar al Inspector o Supervisor un calendario de obra actualizado en un plazo que no excederá de 05 días calendario de aprobada ésta.12.8 OBRAS ADICIONALESSe denomina Obra Adicional, la no considerada en el Expediente Técnico aprobado por la Municipalidad, cuya realización resulta indispensable y/o necesaria para el cumplimiento de la meta prevista.Las resoluciones que emita la Municipalidad aprobando determinado presupuesto adicional, deben precisar en sus considerandos la causal que genera dicho adicional, el cual antes deberá ser sustentado y justificado con un expedientillo, incluyendo anotaciones en cuaderno de obra, consultas y respuestas efectuadas.En el caso de obras por administración directa o convenio si bien en caso de ejecutar obras no contempladas en el expediente original no se tiene que acudir a la Contraloría General para su aprobación de pago en caso supere el 19% del presupuesto base, se indica que el presupuesto debe guardar equilibrio, es decir que se gaste lo que se presupuesta y se llegue a la meta prevista. Para su ejecución deben contar con la aprobación con Resolución de Alcaldía previa la disponibilidad presupuestaria y financiera.12.9 REDUCCION DE OBRAToda reducción de obra debe ser aprobada mediante Resolución de Alcaldía de la Municipalidad, previa sustentación con los informes técnicos y legales que el caso requiera. Los presupuestos por la reducción de obra no deben ser materia de compensación, para la generación de mayores costos en otras partidas, este requerimiento lo solicitará al División de Desarrollo Territorial y Medio Ambiente y el Departamento de Obras y Proyectos mediante informe técnico debidamente sustentado.12.10 CERTIFICADOS DE CONTROLES DE CALIDAD EN OBRALa Municipalidad deberá cautelar que en toda obra en ejecución bajo cualquier modalidad, se apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza de la obra, cuyos resultados sean registrados y archivados en formatos pre-diseñados y consignados en un informe especial que debe emitir la supervisión o inspección en cada valorización de obra tramitada. Los controles de calidad son pruebas técnicas que garantizan la correcta utilización de los insumos requeridos para la ejecución de las partidas materia de control y el cumplimiento de las especificaciones técnicas.12.11 REGISTROS AUXILIARES



Los desembolsos efectuados por la Entidad por gastos de mano de obra, materiales, equipos y otros empleados en la ejecución de obras por administración directa serán registrados a través de Registros Auxiliares debidamente respaldados con copia de la documentación sustentadora por cada obra a efectos de conocer y evaluar larazonabilidad de dichos gastos con relación a lo previsto en el Expediente Técnico correspondiente y evitar ampliaciones presupuestarias sin sustento técnico.

Dicha documentación consiste en:

Cronograma de adquisición de materiales, herramientas y otros

Cronograma de utilización de maquinaria.Cuaderno de Almacén (ingreso y salida de materiales)

Cuaderno de tareajes

A parte de la mano de obra, considerar en forma independiente el rubro de gastos generales en el cual se incluya el costo de personal administrativo, secretaria, choferes, controlador de máquina, almacenero de obra y otro personal vinculado indirectamente en la obra a ejecutarse.

Kardex de ingreso y salida de materiales

Control visible de materiales y herramientas

Resumen mensual y final de mano de obra

Resumen mensual y final de utilización de materiales con su costo.

Resumen mensual y final de control de combustible con las maquinarias de la Municipalidad Distrital de PACASMAYO.

Copias de notas de pedido y PECOSAS (diferenciar materiales, herramientas, combustible, alquiler de maquinarias, etc)

Informe de relación de materiales a saldo con entrada de Almacén General y visto bueno del Jefe.

Informe final de obra.

12.12 RECEPCION DE OBRA

Para la recepción de Obras se conformará una comisión especial mediante Resolución de Alcaldía. Los miembros de la comisión designada para la recepción de obra, deben participar directamente en el acto de recepción, bajo responsabilidad, a fin de tomar conocimiento y analizar las observaciones que hubiere durante el desarrollo de dicho evento. La recepción de obra es un acto por la que se da conformidad a los trabajos ejecutados por el Residente, firmándose en señal de aceptación, el acta respectiva a partir de la cual la Municipalidad asume la administración y operación de todas sus instalaciones.

Estas Comisiones de Recepción de Obra serán nombradas mediante Acto Resolutivo por cada vez que se concluya su ejecución dentro de los plazos previstos la que será



conformada por funcionarios y servidores de la especialidad de Ingeniería o Arquitectura que no participaron en la ejecución de obras incluyendo a un profesional de Contabilidad o Administración. En obras por administración directa, el Residente de Obra solicitará a través del Cuaderno de Obra la recepción de la obra para lo cual presentará la documentación técnica de la ejecución de la obra. La Municipalidad designará una Comisión para que formule el Acta de Recepción de los trabajos, en caso se encuentre observaciones, ante dicha eventualidad no se firma el Acta de Recepción de Obra, se procederá a firmar un Acta de Verificación de Trabajos consignando en él un pliego de observaciones. Ante ello el Residente deberá subsanar las observaciones o presentar los descargos técnicos, administrativos y contables.

La misma Comisión revisará la Memoria Descriptiva elaborada por el Residente o Supervisor de la obra, que servirá de base para la tramitación de la Declaratoria de Fábrica por parte de la Municipalidad, de ser el caso.En obras por contrata, el Contratista mediante comunicación escrita solicitará a la Municipalidad la recepción de la obra indicándole la fecha de culminación, en un plazo de 05 días calendario de recibida la comunicación, la Municipalidad procederá a designar la Comisión de Recepción, integrándose el Inspector en el caso de obras por contrata. La Comisión de Recepción junto al Contratista procederá a verificar el fiel cumplimiento de lo establecido en los planos y especificaciones técnicas y efectuara las pruebas que sean necesarias para comprobar el funcionamiento de las instalaciones y equipos en un plazo no mayor de 20 días calendarios de realizada su designación.Culminada la verificación se levantará un acta que será suscrita por los miembros de la Comisión de Recepción, el Inspector, el Contratista o el Residente. En el acta se incluirán las observaciones si las hubiera.De no existir observaciones se procederá a la recepción de la obra, teniéndose por concluida en la fecha indicada por el contratista, de existir observaciones, estas se consignaran en un acta y no se recibirá la obra, el contratista dispondrá de un 1/10 del plazo de ejecución del contrato para subsanarlas, el cual se computara desde el día siguiente de la suscripción del Acta.Subsanada las observaciones el Contratista solicitará la recepción de la obra en el Cuaderno de Obra.La comprobación que realizará la Comisión de Recepción se limitará a verificar la subsanación de las observaciones formuladas en el Acta, no pudiéndose formular nuevas observaciones.12.13 LIQUIDACION DE OBRA Y CONTRATOEn obras por administración directa la Comisión de Recepción de Obra encargará la liquidación técnica y financiera en un plazo de 30 días de suscrita la referida acta, posteriormente a la liquidación se procederá a la entrega de la obra a la Entidad respectiva o Unidad Orgánica especializada, la cual se encargará de su operación y mantenimiento, asegurando el adecuado funcionamiento de las instalaciones.



En obras por Contrata el Contratista presentará la liquidación debidamente sustentada con la documentación y cálculos detallados, en un plazo equivalente a 30 días ó 1/10 del plazo de ejecución de la obra, el que resulte más corto contados desde el día siguiente de la recepción de obra, con la liquidación se entregará a la Entidad la Minuta de Declaratoria de Fabrica ó la Memoria Descriptiva Valorizada, según sea el caso, en igual plazo la Entidad deberá pronunciarse respecto a la liquidación presentada.En caso la Entidad no estuviera conforme con la liquidación del Contratista, practicará otra. Esta última con su documentación sustentatoria y cálculos detallados será notificada al Contratista. De no practicar la Entidad la liquidación en el plazo de 10 días contados desde el vencimiento del plazo que tenía parapronunciarse la liquidación del contratista se tendrá por aprobada para todos los efectos legales.Si el Contratista no entrega la liquidación en el plazo previsto será responsabilidad exclusiva de la Entidad su elaboración en idéntico plazo, siendo de cargo del Contratista los gastos en que incurra la Entidad para su elaboración.En los casos en que la Entidad practique la liquidación y el Contratista no la observe en el plazo de 15 días de notificada, esta quedará consentida.Toda discrepancia respecto a la liquidación se resuelve según las disposiciones previstas para la solución de controversias establecidas en la Ley y el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

XIII DISPOSICIONES FINALESa) La División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, es el órgano encargado de absolver sobre las consultas respectivas en el proceso de elaboración del Expediente Técnico o ejecución de la obra siendo su opinión técnica definitiva.b) Son responsables el Gerente Municipal y jefes de Unidad o División que por funciones tienen injerencia en los procedimientos, así como los Técnicos del Departamento de Obras y Proyectos en el estricto cumplimiento de la presente Directiva.c) Aspectos no contemplado en la presente Directiva “Para la Elaboración, Aprobación y Ejecución de Expedientes Técnicos y Ejecución de las Obras Públicas”, será contemplados o resueltos por la División de Infraestructura y Desarrollo Urbano, en coordinación con el responsable o Unidad Orgánica solicitante, basado a la modificación ó de la normatividad legal vigente.

decreto de alcaldia 001-2009-mdp -...

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