decreto 2609 de 2012
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DECRETO 2609 DE 2012
LEIDY ALEXANDRA TELLEZ LINSUAY ORTEGA
FICHA: 982086PRESENTADO A: CLARA INES MUÑOZ SANCHEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
EL BORDO CAUCA 2015
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DECRETO 2609 DE 2012
Supone un significativo avance para el país en lo referente a la gestión documental, y permitirá a las entidades publicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del Estado.
Este decreto reglamenta el titulo V de la ley 594 del 2000, parcialmente los títulos 58 y 59 de la ley 1437 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del estado.
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Gestión Documental:La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros sistemas como los ERP´s ;son las siglas de “Enterprise Resource Planning”o “Planificación de Recursos Empresariales”.
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Etapas de la Gestión de los Documentos: Se deben tener en cuenta las siguientes etapas:
a.Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características. b.Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. c.Difusión: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos. d. Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier sistema de información.
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Tipos de Información a la que aplica el Decreto 2609 de 2012 ( articulo 2):Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad o que hayan sido delegados por ésta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan.
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Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). Archivos institucionales (físicos y
electrónicos).
Tipos de Información a la que aplica el Decreto 2609 de 2012
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Sistemas de Información Corporativos.
Sistemas de Trabajo Colaborativo.
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Sistemas de Administración de Documentos.
Sistemas de Mensajería Electrónica.
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Sistemas de Bases de Datos.Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.
Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
Uso de tecnologías en la nube.
Portales, Intranet y Extranet.
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Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental ( articulo 8):La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: a.El Cuadro de Clasificación Documental - CCD b.La Tabla de Retención Documental-TRD c.El Programa de Gestión Documental- PGD d.Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR e.El Inventario Documental f.Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos g.Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales h.Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos