decret - seuelectronica.diba.cat · les nece ssitats de m ig rac ió . la l lei 3 9 /20 1 5 , de...
TRANSCRIPT
Pàgina 1
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
DECRET
1. Introducció
El Catàleg de Formats de documents electrònics, tal i com s’estableix a la Política de
Gestió Documental de la Diputació aprovada mitjançant Decret núm. 6159/14 de data
14.07.2014, té com a finalitat identificar, en l’àmbit de la Diputació de Barcelona, els
formats tecnològics de document electrònic admesos per a l’emmagatzematge a llarg
termini de la documentació corporativa, amb previsió de la possible obsolescència futura i
les necessitats de migració.
La Llei 39/2015, de 2 d’octubre, de Procediment Administratiu Comú de les
Administracions Públiques, preveu a l ’art. 26 que la documentació que forma part
dels expedients administratius i que participa en l’activitat administrativa es generarà i
custodiarà en suport electrònic. La Diputació de Barcelona també ha de garantir que
la documentació que genera i gestiona, inclús aquella que no està associada
directament a un procediment administratiu, pugui gestionar-se en suport electrònic.
Actualment, qualsevol projecte associat a la gestió documental ha preveure el tractament
integral dels documents i expedients en format electrònic, de manera que es
garanteixin les especificitats associades als documents electrònics i a la seva gestió,
com són:
- La preservació del document i de la informació que conté en les fases activa,
semi activa i inactiva o històrica
- La interoperabilitat amb sistemes d’informació externs, però també interns
- La integració de sistemes i plataformes de tramitació
- La garantia de seguretat, integritat i autoria del document a llarg termini
- La interpretabilitat del contingut a la llum de les variables de l’entorn jurídic, social i administratiu
-
Per donar solució a aquestes noves especificitats, cal sistematitzar els formats
electrònics dels fitxers contenidors dels documents administratius acceptats o
promoguts a la corporació, en base als estàndards internacionals i a la normativa
aplicable. L’objectiu per tant del Catàleg és definir i mantenir una llista sistemàtica
dels formats de document electrònic acceptats per a la documentació de la Diputació
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 2
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
de Barcelona, tant nadius com resultants d’un procés de digitalització. Per elaborar
aquesta llista s’han escollit els formats que compleixen els requisits següents:
o Constar com a acceptats en el catàleg d’estàndards proposat per la
Resolució de 3 d’octubre de 2012 de la Secretaria d’Estat
d’Administracions Públiques, que aprova la Norma Tècnica
d’Interoperabilitat corresponent.
o Constar com a recomanats en els estàndards tecnològics de gestió
documental aplicables.
o Que el seu ús estigui contrastat en altres administracions.
o Que permetin conservar la informació continguda garantint la seva
integritat i disponibilitat.
o Que contribueixin a garantir l’accessibilitat de la informació, minimitzant
els conflictes derivats de la complexitat tecnològica.
o Complir amb el principi de neutralitat tecnològica; en aquest sentit, amb
caràcter general es prefereixen estàndards oberts.
o Que la seva implantació sigui econòmicament viable, és a dir, que
existeixin solucions en el mercat a un preu assumible i raonable.
A l’hora d’avaluar els formats de document electrònic a recomanar, s’han abordat
separadament les diferents necessitats en funció del tipus de contingut a
emmagatzemar. D’aquesta manera, s’identifiquen separadament propostes per a:
o Formats electrònics de document textual.
o Formats electrònics de fotografia i imatge.
o Formats electrònics d’enregistrament de so.
o Formats electrònics d’enregistrament de vídeo, amb o sense so.
o Formats electrònics d’emmagatzematge de dades complexes.
o Formats electrònics de cartografia digital.
o Formats d’emmagatzematge de correus electrònics.
Per a cadascuna d’aquestes categories de contingut s’ha determinat el següent:
• S’ha fixat una relació dels formats de document electrònic admesos. Els
documents generats o rebuts en algun dels formats proposats es podran
emmagatzemar i gestionar sense necessitat de fer cap actuació sobre el
document. Els sistemes informàtics de la Diputació no podran enviar als sistemes
de gestió documental fitxers en formats no admesos, sinó que caldrà convertir-
los, preferiblement al format recomanat.
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 3
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
• Per a cada categoria dels formats admesos, s’ha identificat un format de
document recomanat. Els nous projectes tecnològics que es despleguin hauran
d’implementar-se tenint en consideració aquest format, i serà d’ús obligatori per a
la documentació d’arxiu.
Als efectes d’una millor comprensió dels termes Conversió i Migració, amb un significat aparentment similar però no idèntic, s’incorpora tot seguit una breu descripció d’ambdós conceptes:
• Conversió és el procés a través del qual un document es transforma d’un format
a un altre. La conversió la pot aplicar un sistema de manera automàtica o una persona fent servir un software d’edició o de conversió, i es pot aplicar a documents que ja estan en el sistema o a documents que encara no s’han capturat.
• Migració és el procés a través del qual es fa una conversió massiva de
documents, a través d’un procés automatitzat que no només genera nous documents en un nou format, sinó que també genera una traçabilitat dels canvis realitzats.
D’altra banda, l’aplicació correcta dels criteris que es descriuen en el Catàleg de formats
requerirà que el sistema de tramitació administrativa i gestió documental garanteixi que
tots els objectes digitals emmagatzemats tinguin associades les metadades de format i
versió.
2. Formats admesos i recomanats
L’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI) i, en particular, la Norma Tècnica
d’Interoperabilitat de Catàleg d’estàndards, defineix una sèrie de criteris i
recomanacions en matèria de seguretat, conservació i normalització dels formats de
document electrònic, per tal que es garanteixi la seva seguretat, la interoperabilitat entre
les administracions públiques i la possibilitat d’accés a la documentació per part dels
ciutadans.
El catàleg d’estàndards proposat per l’ENI és molt extens. De cara a la seva utilització
per part de la Diputació, interessa seleccionar, d’entre els proposats, aquells que aporten
majors garanties sense introduir una excessiva complexitat en la gestió dels projectes
tecnològics.
a) Format de document de text o text que inclouen imatges
Actualment el format més estès per a la preservació digital és el PDF / A. El format PDF/A és a dia d’avui l’estàndard de facto a nivell internacional, i la definició
que en fa la ISO 19005 (2008) Format del fitxer / A-1, està orientada específicament a
garantir la seva seguretat i preservació al llarg del temps.
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 4
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
La Diputació de Barcelona crearà els documents en format PDF / A. En el cas que els
documents provinguin de l’exterior, sigui un ciutadà, una empresa o una altra
administració, només s’acceptaran aquells documents electrònics que estiguin generats
en algun dels formats admesos.
En el cas de factures electròniques el format a preservar serà XML d’acord amb el
format estàndard de factura electrònica (Factura-e).
b) Formats de fotografies i audiovisuals (documents en imatge fixa i en moviment) i so
Per imatges els formats a preservar seran, preferiblement, els següents:
• JPEG2000 (ISO / IEC 15444) • JPG (ISO / IEC 15444)
• TIFF (Tagged Image File Format - ISO 12639: 2004)
Els formats de vídeo a preservar seran contenidors MPEG-4 en tant que aquest format
està definit en un estàndard a la ISO / IEC 14496.
Per formats de so a preservar serà preferiblement el WAVE.
c) Altres formats
Un altre tipus de format comú a les administracions públiques és aquell en què es
contenen els dissenys tècnics per ordinador (CAD), així com també s’inclouen els
documents cartogràfics.
El fitxer electrònic pot guardar representacions (documents finals) d'aquesta informació
emmagatzemades en fitxers d'imatge o PDF. Aquestes representacions, si bé perden la
capacitat d'edició de la informació, i de vegades informació del contingut, són
adequades per a ser consultades independentment del sistema informàtic que les va
crear.
Per a aquests casos el format adequat és PDF/E (ISO 24517).
Pel que fa a l’emmagatzematge de dades complexes es recomana l’ús del format XML,
mentre que pel correu electrònic es recomana el format MIME i el format SMTP.
3. Conversió i migració de formats
La Diputació de Barcelona necessita restringir els formats de document electrònic d’arxiu
perquè les eines que permeten la preservació dels documents requereixen d'una relació
limitada de formats de documents electrònics per a poder garantir en tot moment la
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 5
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
conservació a llarg termini, la interoperabilitat i l’accés a la informació que contenen, així
com preveure les necessàries migracions de format.
La Diputació de Barcelona parteix d’una situació de fet on els formats amb què treballa
actualment són heterogenis. En l’anàlisi previ de la documentació existent s’ha identificat
l’ús de diversos formats que no estan a la llista d’admesos, i per als quals es requereix
una conversió, o migració, per a la seva correcta preservació.
La importància en la necessitat de fer conversió o migració de documents recau en el fet
que cal garantir la correcta i completa llegibilitat dels documents emmagatzemats, no tant
sols en el moment de la seva creació, sinó també a llarg termini, adaptant-los a l’evolució
tecnològica i als avenços de les tècniques de conservació dels documents.
4. Fonaments jurídics
El RD 4/2010, de 8 de gener, mitjançant el qual es regula l’Esquema Nacional
d’Interoperabilitat (ENI) en l’àmbit de l’administració electrònica, estableix, a la seva
disposició addicional 1a, el desenvolupament d’un conjunt de Normes Tècniques
d’Interoperabilitat (NTI) que són d’obligat compliment per a les administracions públiques,
tot això amb la finalitat de disposar de les condicions necessàries per a garantir un nivell
adequat d’interoperabilitat tècnica, semàntica i organitzativa dels sistemes i aplicacions
emprats per les administracions públiques, que permetin l’exercici dels drets i el
compliment dels deures per part dels ciutadans, empreses i altres personificacions
jurídiques en les relacions electròniques amb les administracions públiques.
La Norma tècnica d’interoperabilitat de Document electrònic aprovada mitjançant
resolució de 19.07.2011 per la Secretaria d’Estat per a la Funció Pública (BOE núm. 182
de 30.07.2011), estableix al seu apartat 6è:
“VI.1 Los ficheros de contenido de los documentos electrónicos se ajustaran a los
formatos establecidos en la NTI de Catálogo de Estándares.
VI.2 La elección del formato se realizará conforme a la naturaleza de la
información a tratar primando la finalidad para la cual fue definido cada formato.
VI.3 Se podrán utilizar otros formatos cuando existan particularidades que lo
justifiquen o sea necesario para asegurar el valor probatorio del documento
electrónico y su fiabilidad como evidencia electrónica de las actividades y
procedimientos en caso de proceder a su conversión de formato.”
Per tant, la norma de referència en aquesta matèria és el Catàleg d’Estàndards, aprovat
per la Resolució de 3 d’octubre de 2012, de la Secretaria d’Estat d’Administracions
Públiques (BOE núm. 262 de 31.10.2012). Aquesta norma estableix, en la seva secció
IV, que:
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 6
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
a) Cada Administració escollirà, de entre el catàleg, quins formats farà servir per
complir amb les seves competències.
b) Per a la interacció amb altres Administracions, caldrà atendre al que hagi decidit
l’Administració emissora del document. Això pot comportar, entre altres efectes,
que en el futur calgui estendre la llista de formats admesos per incloure-hi els
que generen altres administracions amb què la Corporació es relacioni.
c) Cada Administració publicarà quins formats admet perquè li siguin presentats pel
ciutadà.
d) Es podran fer servir formats no inclosos en el Catàleg d’Estàndards si això està
particularment justificat.
En virtut de tot això, en ús de les facultats conferides per l’art. 34 de la Llei 7/1985, de 2
d’abril, Reguladora de les Bases de Règim Local, i del previst a l’apartat 2.4.c) de la
Refosa núm. 1/2016, aprovada per Decret núm. 3048/16 de data 14.01.2016, sobre
nomenaments i delegació de competències i atribucions dels òrgans de la Diputació de
Barcelona, diferents del Ple
R E S O L C
Primer. APROVAR el Catàleg de Formats Electrònics de la Diputació de Barcelona que
tot seguit es reproduirà, com a eina que garanteix un nivell adequat d’interoperabilitat
tècnica dels sistemes i plataformes de tramitació administrativa, i alhora facilita la
conservació i accessibilitat a llarg termini dels documents administratius gestionats per
la Diputació de Barcelona en exercici de les seves competències:
“Catàleg de formats de documents electrònics de la Diputació de Barcelona
La llista de formats de documents electrònics admesos a la Diputació de Barcelona,
tant per a la producció interna, com per a la recepció de l’exterior queda configurada
en les categories que tot seguit es detallen.
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 7
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
1. Documents de text
Nom comú
Nom formal
Explicació
Extensió Versió mínima
acceptada
PDF/A
ISO 19005 – 1:2005 ISO 19005 - 2:2011. Document management – Electronic document file format for long-term preservation.
Portable Document Format (Format de Document Portàtil). És un format de fitxer desenvolupat per l’empresa Adobe com a fitxer contenidor de documents, independentment del programari, maquinari o sistema operatiu utilitzat. S’utilitza per arxivar a llarg termini
Pronom fmt/95
1a
TXT
Text pla
Els fitxers de text són la forma més bàsica d’emmagatzematge de text. Normalment contenen molts pocs elements de format, com poden ser parts en negreta o cursiva.
.txt
Pronom
fmt/111
No existeix versionat
RTF
Rich Text Format
Format de text enriquit. Es un format de fitxer informàtic desenvolupat per Microsoft per l’intercanvi de documents multiplataforma. La majoria de processadors de texte poden llegir i escriure documents RTF.
.rtf
Pronom
fmt/50 i altres
1.6
ISO 19005 – 1:2005 ISO 19005 – 2:2011 Document management – Portable document format – Part 1: PDF 1.7.
Portable Document Format (Format de Document Portàtil). És un format de fitxer desenvolupat per l’empresa Adobe com a fitxer contenidor de documents, independentment del programari, maquinari o sistema operatiu utilitzat.
Pronom fmt/18 i altres
1.4
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 8
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
Strict Open XML
ISO/IEC 29500-1:2012 Information technology -- Document description and processing languages -- Office Open XML File Formats -- Part 1: Fundamentals and Markup Language Reference - Strict
Llenguatge d’etiquetes emprat per estructurar dades, en diferents formats compatibles amb Microsoft Office
.docx Pronom fmt/412
.xlsx Pronom fmt/214
.pptx Pronom fmt/215
2012
ODF text
Open Document Format for Office Applications
Document de format obert per a aplicacions de Microsoft Office. Generalment per combinació de textos amb imatges/gràfics.
.odt Pronom fmt/136
1.1
2. Fotografies i documents d’imatge
Nom comú
Nom formal
Explicació
Extensió Versió mínima accepta
da
TIFF
ISO 12639:2004 Graphic technology - Prepress digital data exchange - Tag image file format for image technology (TIFF/IT)
Tagged Image File Format – Format
d’imatges o fitxers gràfics sense compressió.
.tiff
Pronom fmt/353
2004
PNG
ISO/IEC 15948:2004 Information technology - Computer graphics and image processing - Portable Network Graphics (PNG): Functional specification.
Portable network graphics – Format d’imatges o fitxers gràfics amb compressió sense pèrdua de dades. Substitut del format GIF.
.png Pronom fmt/11 i altres
2004
JPG
SO/IEC 15444. Information technology - JPEG 2000 image coding system.
Format de compressió amb pèrdues utilitzat Per l’emmagatzematge d’imatges digitals.
.jpg .jpeg Pronom fmt/44
2004- 2008
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 9
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
3. Documents de so
Nom comú
Nom formal
Explicació
Extensió Versió mínima
acceptada
WAVE
Waveform Audio
Format de codificació d’àudio digital sense compressió (basat en modulació linear). Màxima qualitat del contingut, però també màxima mida.
.wav
Pronom fmt/6
-
MP3
ISO/IEC 11172- 1:1993 ISO/IEC 11172-2:1993 ISO/IEC 11172- 3:1993 ISO/IEC 11172-4:1995 ISO/IEC TR 11172- 5:1998
Format de codificació d’àudio digital que empra compressió amb pèrdues. Format més extès actualment.
.mp3
Pronom fmt/134
1993-1998
OGG- Vorbis
OGG Vorbis
Format de codificació d’àudio amb pèrdues de compressió.
.ogg
.oga Pronom fmt/203
2010
4. Documents vídeo
Nom comú
Nom formal
Explicació
Extensió Versió mínima
acceptada
MPEG4
ISO/IEC 14496-14:2003 Information technology - Coding of audio-visual objects - Part 14: MP4 file format
Mètode de compressió d’imatges en moviment i audio de forma digital.
.mpeg
.mp4 Pronom fmt/199
2003
AVI1
Audio Video Interleave
Format contenidor de multimèdia introduït per Microsoft. Actualment està en procés d’abandonament
.avi
Pronom fmt/5
_
.
-----------------------------------------------
1. Aquest format està marcat a la NTI com en procés de ser abandonat
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 10
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
5. Emmagatzematge de dades complexes
Nom comú
Nom formal
Explicació
Extensió
Versió mínima
acceptada
XML
Extensible Markup Language (XML)
Llenguatge d’etiquetes que
defineix una sèrie de normes
per la codificació de documents
en un format llegible tant per
humans com per màquines.
.xml
Pronom
fmt/101
1.0
ZIP
ZIP RFC 1952
Format de compressió de
fitxers sense pèrdues.
.zip
Pronom - x-
fmt/263
-
GZIP
GNU ZIP
Format de compressió de
fitxers sense pèrdues de codi
obert.
.gz
Pronom
x-
fmt/266
RFC 1952
SHA
Secure Hash Algorithms
Familia de funcions criptogràfiques de hash
_
RFC 4634 RFC 3874
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 11
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
6. Documents cartogràfics
Nom comú
Nom formal
Explicació
Extensió Versió mínima
acceptada
PDF/E
ISO 24517- 1:2008Document management -- Engineering document format using PDF (PDF/E-1)
Format d’imatge per a l’intercanvi actiu i la creació de documents d’enginyeria i circuits de treball
Pronom fmt/493
-
SVG 1.1
Scalable Vector Graphics
Format d’imatge vectorial basada en XML per a gràfics en dues dimensions que permet interactivitat i animació.
.svg
Pronom fmt/91 i altres
1.1
GML
ISO 19136:2007 Geographic information - Geography Markup Language (GML)
Gramàtica XML definida per l’OGC (Open Geospatial Consortium) per expressar característiques geogràfiques.
.gml Pronom x- fmt/227
2010
WFS
ISO 19142:2010 Geographic information - Web Feature Service
Servei que ofereix una interfície que permet sol·licituds per a propietats geogràfiques mitjançant la web.
.gml Pronom x- fmt/227
2010
WMS
ISO 19128:2005 Geographic information - Web map server interface
Protocol estandarditzat per a distribucions d’imatges de mapes georreferenciades.
.gml Pronom x- fmt/227
2010
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 12
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
7. Correu electrònic
Nom comú
Nom formal
Explicació
Extensió Versió mínima
acceptada
MIME
Multipurpose Internet Mail Extensions
Extensió del protocol original de correu electrònic per intercanviar fitxers a través del correu electrònic.
-
RFC 2045
SMTP
Simple Mail Transfer Protocol
Estàndard d’internet per al correu electrònic.
-
RFC 5321
“
Segon.- ADEQUAR els sistemes informàtics existents per a l’ús dels formats de
document electrònic establerts en el Catàleg de Formats de la Corporació, aplicant els
criteris d’actuació següents:
A. Documents emmagatzemats a la Diputació de Barcelona. Aquests documents
seran convertits a un dels formats recomanats, d’acord amb la taula que es
presenta en l’apartat tercer.
B. Documents provinents de l’exterior:
1. Els que ingressin per un canal de tramitació en el que s’hagin
implementat controls automàtics de formats, com ara la Seu
Electrònica o altres portals de tramitació, es procedirà a rebutjar els
documents que no respectin els formats admesos aprovats en el punt
primer d’aquesta Resolució, informant l’usuari de quines són les
alternatives previstes en el Catàleg.
Tot això sens perjudici de la presentació per part d’altres
administracions i entitats del sector públic de documents amb formats
declarats interoperables per la NTI de Catàleg d’estàndards. Davant
del supòsit exposat caldrà seguir les actuacions descrites en el
Protocol d’actuació disponible a l’efecte.
2. Si els documents es reben per altres mitjans (com ara el correu
electrònic), es requerirà l’interessat per tal que aporti els documents en
algun dels formats admissibles dels que s’estableix en el Catàleg.
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 13
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
C. Documents de producció corporativa
Als efectes de garantir la conservació i accessibilitat a llarg termini dels
documents produïts en la gestió administrativa ordinària de la Corporació
caldrà que els formats utilitzats s’adeqüin a la relació establerta al punt Tercer
d’aquesta resolució. En cas de dificultats tècniques sobrevingudes, o de
necessitats pròpies de la gestió administrativa d’especial transcendència,
excepcionalment es podrà utilitzar qualsevol dels formats establerts en el punt
primer d’aquesta resolució, en el benentès que caldrà adequar amb caràcter
immediat els sistemes i procediments als efectes de fer un ús preferent dels
formats establerts en el punt següent.
Tercer.- ESTABLIR el catàleg de formats d’ús preferent en la gestió administrativa de
la Corporació, d’acord amb la taula següent:
Quart.- ESTABLIR un règim transitori d’un any a partir de l’aprovació d’aquesta
Resolució per tal d’adequar el format de documents electrònics existents a la Diputació
de Barcelona que no segueixin el Catàleg aprovat.
A la taula que tot seguit es reprodueix es detallen els formats origen i destí dels documents electrònics per a la seva conversió i/o migració:
Taula de formats preferents
Categoria de document Format de preservació
Documents de text PDF/A
Fotografies i documents d’imatge TIFF
Documents de so WAVE
Documents vídeo MPEG4
Emmagatzematge dades complexes XML
Documents cartogràfics PDF/E
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 14
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
GZIP *
RAR *
SHA PDF/A
DWG PDF/E Cinquè.- INCORPORAR la informació sobre el format del document produït o ingressat a la Corporació com a metadada del document als efectes facilitar un futur procés de migració dels documents electrònics a un altre format per a garantir la seva conservació i accés a la informació a llarg termini, adequant-los a l’evolució tecnològica i a les transformacions tècniques futures.
Sisè.- ATRIBUIR la responsabilitat de control de la vigència i actualització del Catàleg
de Formats a l’Arxiu de la Diputació de Barcelona, adscrit a la Secretaria General, per
tal que supervisi la seva aplicació i adequació a l’evolució tecnològica de la gestió
documental corporativa.
Setè.- FIXAR una revisió biennal de la vigència del Catàleg. Per a la revisió del Catàleg
es comprovarà, per a cadascun dels formats inclosos a la llista de formats admesos i
recomanats, que no estigui en risc de quedar obsolet o en desús d’acord amb les
Taula de conversions
Format de gestió Format de preservació
PNG JPG
GIF TIFF
MPEG2 MPEG4
AVI MPEG4
OGG Vorbis MP3
MIME TXT
SMTP TXT
SVG 1.1 JPG
X3D JPG
DWG Direct PDF/A
GML PDF/A
WFS PDF/A
WMS PDF/A
ODF 1.1 Strict Open Xml
Strict Open Xml Strict Open Xml
PDF PDF/A
ZIP *
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 15
Àrea de Presidència
Direcció de Serveis de Secretaria
Adjunta a la Secretaria General
prescripcions dels referents nacionals i / o internacionals que mantenen vigilància
activa en aquesta matèria.
Vuitè.- ESTABLIR la realització d’una auditoria de compliment anual per tal de
comprovar que:
I. Cap dels documents que està emmagatzemat en el sistema està creat en un
format no admès.
II. Els documents que estan en el sistema tenen correctament informada
la metadada de “format”.
Correspondrà a l’Arxiu de la Diputació de Barcelona, adscrit a la Secretaria
General, en coordinació amb la Direcció de Serveis de Tecnologies i Sistemes
Corporatius, o unitat organitzativa que la substitueixi, l’impuls i control de
l’auditoria, així com de la implementació de les mesures correctives necessàries
per a la resolució de les incidències detectades.
Novè.- APROVAR l’estudi tècnic “Catàleg de Formats Electrònics” lliurat per l’empresa
KRONOS, datat del 2.11.2017 i que s’adjunta com a Annex, com a eina d’interpretació
del previst en aquesta resolució, així com a guia per a la implementació dels
desenvolupaments tecnològics i organitzatius necessaris per a l’efectiva implantació
del Catàleg.
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 16
Metadades específiques del document
Núm. Exp. SIGC 2018/0010356Codi XGL
Promotor
Tramitador Dir. Serveis Secretaria, Adj.Secret.Gral
Codi classificació
DIR. SERVEIS SECRETARIA, ADJ.SECRET.GRAL
A0501 Reglaments
Títol Aprovació del Catàleg de Formats electrònics de la Diputació de Barcelona
Objecte Aprovació del Catàleg de Formats electrònics de la Diputació de Barcelona ide l'estudi tècnic Catàleg de Formats Electrònics lliurat per l¿empresaKRONOS com a eina d¿interpretació del previst en aquesta resolució
Destinataris - CIF/DNI
Op. Comptable - Import
Altres serveis Secretaria GeneralDir. Serveis de Secretaries DelegadesDir. Serveis Tecnologies i Sist. Corpor.CIS d'Hisenda, Servs. Grals. i RRHH.Intervenció GeneralGabinet d'Innovació Digital
Ref. Interna mcs 22248
Acte de referència VNIS
Perfil Signatari Acte Data acte
Signatures requerides
Resum de signatures i tramitació administrativa
Responsable directiu ServeiPromotor
CPISR-1 C Jose Luis Martinez-AlonsoCamps
Proposa -9af97fc57b3532db2192
15/06/2018, 09:39
Presidenta CPISR-1 C Maria Mercè Conesa Pagès Resol 18/06/2018, 13:46
Secretària General CPISR-1 C Petra Mahillo Garcia Dóna fe, als efectesde l'art. 3.2.e) delRD 128/2018
18/06/2018, 17:15
Codi Segur de Verificació (CSV): 8d0d7541307bea948d56 Adreça de validació:
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Registre de Decrets: Decret Núm. 6230 de data 18/06/2018 Secretaria general
Pàgina 1
Catàleg de formats electrònics
Barcelona, Novembre de 2017
RABIONET JANSSEN RAUL - 47645075T
Firmado digitalmente por RABIONET JANSSEN RAUL - 47645075T Fecha: 2017.11.29 10:43:24 +01'00'
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 2
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 2 de 20
ÍNDEX
1. INTRODUCCIÓ 3
1.1 FONAMENT JURÍDIC 5
2. FORMATS ADMESOS I RECOMANATS 6
3. CONVERSIÓ DE FORMATS 12
3.1 ADEQUACIÓ DE LA SITUACIÓ ACTUAL 12
3.2 CONVERSIÓ DE DOCUMENTS FUTUR 13
4. MIGRACIÓ DE FORMATS 16
5. FORMATS DE TREBALL 18
6. MANTENIMENT DEL CATÀLEG 19
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 3
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 3 de 20
1. Introducció
Aquest Catàleg de Formats de documents electrònics, tal i com s’expressa a la Política
de Gestió Documental de la Diputació aprovada el 2014, té com a finalitat identificar, en
l’àmbit de la Diputació de Barcelona, els formats tecnològics de document electrònic
admesos per a l’emmagatzemament de la documentació corporativa, amb previsió de la
possible obsolescència futura i les necessitats de migració.
La Llei 39/2015, de 2 d’octubre, de Procediment Administratiu Comú de les
Administracions Públiques, preveu (art. 26) que la documentació que forma part dels
expedients administratius i que participa en l’activitat administrativa es generi i custodiï
en suport electrònic. La Diputació de Barcelona aspira també a que la resta de la
documentació que genera i gestiona, inclús aquella que no està associada directament
a un procediment administratiu, pugui gestionar-se en suport electrònic.
Actualment, qualsevol projecte associat a la gestió documental ha d’aspirar al tractament
integral dels documents i expedients electrònics, de manera que es resolguin
complexitats associades als documents electrònics i la seva gestió, com són:
- La preservació del document i de la informació que conté
- La interoperabilitat
- La integració de sistemes
- La garantia de seguretat, integritat i autoria del document a llarg termini
- La interpretabilitat del contingut.
Per donar solució a aquestes noves característiques, cal sistematitzar els formats
acceptats o promoguts, en base als estàndards internacionals i la normativa aplicable.
L’objectiu per tant d’aquest document és definir i mantenir una llista sistemàtica dels
formats de document electrònic acceptats per a la documentació de la Diputació de
Barcelona, tant natius com resultants d’un procés de digitalització. Per elaborar aquesta
llista s’han escollit els formats que compleixen el següent:
o Constar com a acceptats en el catàleg d’estàndards proposat per la
Resolució de 3 d’octubre de 2012 de la Secretaria d’Estat
d’Administracions Públiques, que aprova la Norma Tècnica
d’Interoperabilitat corresponent.
o Constar com a recomanats en els estàndards tecnològics de gestió
documental aplicables.
o Que el seu ús estigui contrastat en altres administracions.
o Que permetin conservar la informació continguda garantint la integritat i
disponibilitat.
o Que contribueixin a garantir l’accessibilitat a la informació, minimitzant els
conflictes derivats de la complexitat tecnològica.
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 4
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 4 de 20
o Complir amb el principi de neutralitat tecnològica; en aquest sentit, amb
caràcter general es prefereixen estàndards oberts.
o Que la seva implantació sigui econòmicament viable, és a dir, que
existeixin solucions en el mercat a un preu assumible.
De cara a plantejar els formats de document electrònic a recomanar, s’han abordat
separadament les diferents necessitats, en funció del tipus de contingut a
emmagatzemar. D’aquesta manera, es plantegen separadament propostes per a:
o Formats electrònics de document textual.
o Formats electrònics de fotografia i imatge.
o Formats electrònics d’enregistrament de so.
o Formats electrònics d’enregistrament de vídeo, amb o sense so.
o Formats electrònics d’emmagatzemament de dades complexes.
o Formats electrònics de cartografia digital.
o Formats d’emmagatzemament de correu electrònics
Per a cadascuna d’aquestes tipologies de contingut es planteja el següent:
• Una relació dels formats de document electrònic admesos: Els documents que
s’hagin generat o rebut en aquests formats, es podran emmagatzemar i gestionar
sense necessitat de fer una conversió del format. Els sistemes informàtics de la
Diputació no podran enviar als sistemes de gestió documental fitxers en formats
no admesos, sinó que caldrà convertir-los, preferiblement al format recomanat
(veure apartat 3.2).
• De entre els formats admesos, la identificació del format de document
recomanat. Els nous projectes tecnològics que es despleguin preferiran aquest
format i procuraran fer-lo servir per a la documentació d’Arxiu.
En el document es fan servir els termes Conversió i Migració, que tenen un significat aparentment similar però no idèntic:
• Parlem de conversió com el procés a través del qual un document es transforma d’un format a un altre. La conversió la pot aplicar un sistema de manera automàtica o una persona fent servir un software d’edició o de conversió, i es pot aplicar a documents que ja estan en el sistema o a documents que encara no s’han capturat.
• Parlem de migració com el procés a través del qual es fa la conversió massiva de molts documents, a través d’un procés automatitzat que no només genera
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 5
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 5 de 20
els documents en el nou format sinó que genera també una traçabilitat dels canvis realitzats.
Finalment, cal tenir en compte que per poder aplicar correctament els criteris que es
descriuen en aquest document, serà necessari que el sistema garanteixi que tots els
objectes que conté tinguin associades metadades de format i versió.
1.1 Fonament jurídic
La norma de referència en aquesta matèria és el Catàleg d’Estàndards, aprovat per la
Resolució de 3 d’octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones
Públicas. Aquesta norma estableix, en la seva secció IV, que:
a) Cada Administració escollirà, de entre el catàleg, quins formats farà servir per
complir amb les seves competències (secció 2 d’aquest document).
b) Per a la interacció amb altres Administracions, caldrà atendre al que hagi decidit
l’Administració emissora del document. Això pot comportar, entre altres, coses,
que en el futur calgui estendre la llista de formats admesos per incloure-hi els
que generen altres administracions amb els que la DIBA es relaciona (a dia
d’avui no s’ha identificat cap incongruència entre el catàleg i els documents que
rep la DIBA en processos d’interoperabilitat).
c) Cada Administració publicarà quins formats admet perquè li siguin presentats pel
ciutadà (a aquests efectes s’elabora aquest catàleg).
d) Es podran fer servir formats no inclosos en el catàleg d’estàndards si això està
particularment justificat (per això s’ha inclòs la secció 5 d’aquest document).
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 6
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 6 de 20
2. Formats admesos i recomanats
El Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI) i, en particular, la Norma Tècnica
d’Interoperabilitat de Catàleg d’estàndards, defineix una sèrie de criteris i
recomanacions en matèria de seguretat, conservació i normalització dels formats de
document electrònic, per tal que es garanteixi la seva seguretat, la interoperabilitat entre
les administracions públiques i la possibilitat d’accés a la documentació per part dels
ciutadans.
El catàleg d’estàndards proposat per l’ENI és molt extens. De cara a la seva utilització
per part de la Diputació, interessa seleccionar, d’entre els proposats, aquells que aporten
majors garanties sense introduir una excessiva complexitat en la gestió dels projectes
tecnològics.
En les properes pàgines es planteja, per a cadascuna de les tipologies de contingut
cobertes per el projecte (text, fotografia i imatge, so, vídeo, emmagatzemament de
dades complexes, cartografies i correu electrònic), la llista de formats admesos, així
com el format recomanat (el primer de la llista i destacat en color).
Algunes reflexions prèvies:
Format de document de text o text que inclouen imatges
Actualment el format més estès per a la preservació digital és el PDF / A.
La Diputació de Barcelona crearà els documents, a ser possible, en format PDF / A. En
el cas que els documents provinguin d'una tercera font, sigui un ciutadà o una altra
administració, només s’acceptaran aquells que estiguin generats en algun dels formats
admesos d’acord amb les taules de la secció següent.
Es proposa aquest format ja que a dia d’avui és l’estàndard de facto a nivell
internacional, i la definició que en fa la ISO 19005 (2008) Format del fitxer / A-1, està
orientada específicament a garantir la seva seguretat i preservació al llarg del temps.
En el cas de factures electròniques el format a preservar serà XML. En aquest cas la
decisió ve motivada pel format estàndard de factura electrònica, el Factura-e, que és en
format XML. Això no impedeix, però, que es generin còpies en formats més usables per
a finalitats concretes, com ara la seva revisió i validació interna en suport PDF, mentre
es respecti el format de preservació.
Formats audiovisuals
Per imatges els formats a preservar seran, preferiblement, els següents:
• JPEG2000 (ISO / IEC 15444)
• JPG (ISO / IEC 15444)
• TIFF (Tagged Image File Format - ISO 12639: 2004)
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 7
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 7 de 20
Els formats de vídeo a preservar seran contenidors MPEG-4. Es proposa aquest format
ja que està definit en un estàndard amb una ISO, la ISO / IEC 14496. Així mateix aquest
format està contemplat com migrable en les eines d'arxiu a llarg termini identificades en
el model de preservació de documents electrònics de la Diputació de Barcelona.
Altres formats
Un altre tipus de format comú en l'Administració són els dissenys tècnics per ordinador
(CAD).
El fitxer electrònic pot guardar representacions (documents finals) d'aquesta informació
emmagatzemades en fitxers d'imatge o PDF. Aquestes representacions, si bé perden la
capacitat d'edició de la informació i -de vegades- informació del contingut, són
adequades per a ser consultades independentment del sistema informàtic que les va
crear.
Per a aquests casos el format que es preferirà és PDF/E (ISO 24517). Des d’una eina
Autocad és possible exportar la informació a PDF fent servir les opcions de publicar o
exportar a PDF, assegurant-nos que s’exporten totes les capes que són rellevants per
a aquest disseny.1
A continuació en forma de taula, es presenta l’anàlisi de tots els formats recomanats:
1. Documents de text
Nom comú Nom formal Explicació Extensi
ó
Versió mínima
acceptada
PDF/A
ISO 19005 – 1:2005 ISO 19005 -2:2011. Document management – Electronic document file format for long-term preservation.
Portable Document Format (Format de Document Portàtil). És un format de fitxer desenvolupat per l’empresa Adobe com a fitxer contenidor de documents, independentment del programari, maquinari o sistema operatiu utilitzat. S’utilitza per arxivat a llarg plaç
.pdf Pronom fmt/95
1a
TXT Text pla
Els fitxers de text són la forma més bàsica d’emmagatzematge de text. Normalment contenen molt pocs elements de format, com poden ser parts en negreta o cursiva.
.txt Pronom fmt/111
No existeix versionat
1 Amb versions d’Autocad anteriors a 2015, això pot donar lloc a documents en els que el text no és cercable, en funció del tipus de Font que s’estigués utilitzant. Amb versions anteriors a 2009 aquesta opció no és disponible.
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 8
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 8 de 20
RTF Rich Text Format
Format de text enriquit. Es un format de fitxer informàtic desenvolupat per Microsoft per l’intercanvi de documents multiplataforma. La majoria de processadors de texte poden llegir i escriure documents RTF.
.rtf Pronom fmt/50 i altres
1.6
ISO 19005 – 1:2005 ISO 19005 – 2:2011 Document management – Portable document format – Part 1: PDF 1.7.
Portable Document Format (Format de Document Portàtil). És un format de fitxer desenvolupat per l’empresa Adobe com a fitxer contenidor de documents, independentment del programari, maquinari o sistema operatiu utilitzat.
.pdf Pronom fmt/18 i altres
1.4
Strict Open XML
ISO/IEC 29500-1:2012 Information technology -- Document description and processing languages -- Office Open XML File Formats -- Part 1: Fundamentals and Markup Language Reference - Strict
Llenguatge d’etiquetes emprat per estructurar dades, en diferents formats compatibles amb Microsoft Office
.docx Pronom fmt/412 .xlsx Pronom fmt/214 .pptx Pronom fmt/215
2012
ODF text
Open Document Format for Office Applications
Document de format obert per a aplicacions de Microsoft Office. Generalment per combinació de textos amb imatges/gràfics.
.odt Pronom fmt/136
1.1
2. Fotografies i documents d’imatge
Nom comú Nom formal Explicació Extensi
ó
Versió mínima
acceptada
TIFF
ISO 12639:2004 Graphic technology - Prepress digital data
exchange - Tag image file format for image technology
(TIFF/IT)
Tagged Image File Format – Format
d’imatges o fitxers gràfics sense compressió.
.tiff
Pronom fmt/353
2004
PNG ISO/IEC 15948:2004 Information
Portable network graphics – Format
.png
2004
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 9
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 9 de 20
technology - Computer graphics and image processing - Portable Network Graphics (PNG): Functional specification.
d’imatges o fitxers gràfics amb compressió sense pèrdua de dades. Substitut del format GIF.
Pronom fmt/11 i altres
JPG
ISO/IEC 15444. Information technology - JPEG 2000 image coding system.
Format de compressió amb pèrdues utilitzat per l’emmagatzematge d’imatges digitals.
.jpg
.jpeg Pronom fmt/44
2004-2008
3. Documents de so
Nom comú Nom formal Explicació Extensi
ó
Versió mínima
acceptada
WAVE Waveform Audio
Format de codificació d’àudio digital sense compressió (basat en modulació linear). Màxima qualitat del contingut, però també màxima mida.
.wav Pronom
fmt/6 -
MP3
ISO/IEC 11172-1:1993 ISO/IEC 11172-2:1993 ISO/IEC 11172-3:1993 ISO/IEC 11172-4:1995 ISO/IEC TR 11172-5:1998
Format de codificació d’àudio digital que empra compressió amb pèrdues. Format més extès actualment.
.mp3 Pronom fmt/134
1993-1998
OGG-Vorbis
OGG Vorbis Format de codificació d’àudio amb pèrdues de compressió.
.ogg
.oga Pronom fmt/203
2010
4. Documents video
Nom comú
Nom formal Explicació Extensi
ó
Versió mínima
acceptada
MPEG4
ISO/IEC 14496-14:2003 Information technology - Coding of audio-visual objects - Part 14: MP4
file format
Mètode de compressió d’imatges en moviment i audio de forma digital.
.mpeg
.mp4 Pronom fmt/199
2003
AVI2 Audio Video Interleave Format contenidor de multimèdia introduït per Microsoft. Actualment
.avi Pronom fmt/5
-
2 Aquest format està marcat a la NTI com en procés de ser abandonat
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 10
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 10 de 20
està en procés d’abandonament.
5. Emmagatzematge de dades complexes
Nom
comú Nom formal Explicació
Extensi
ó
Versió
mínima
acceptada
XML Extensible Markup
Language (XML)
Llenguatge d’etiquetes
que defineix una sèrie
de normes per la
codificació de
documents en un format
llegible tant per humans
com per màquines.
.xml
Pronom
fmt/101
1.0
ZIP ZIP RFC 1952
Format de compressió
de fitxers sense
pèrdues.
.zip
Pronom
x-
fmt/263
-
GZIP GNU Zip
Format de compressió
de fitxers sense pèrdues
de codi obert.
.gz
Pronom
x-
fmt/266
RFC 1952
SHA Secure Hash Algorithms Família de funcions
criptogràfiques de hash. -
RFC 4634
RFC 3874
6. Documents cartogràfics
Nom comú
Nom formal Explicació Extensi
ó
Versió mínima
acceptada
PDF/E
ISO 24517-1:2008Document management -- Engineering document format using PDF (PDF/E-1)
Format d’imatge per a l’intercanvi actiu i la creació de documents d’enginyeria i circuits de treball
Pronom fmt/493
-
SVG 1.1 Scalable Vector Graphics
Format d’imatge vectorial basada en XML per a gràfics en dues dimensions que permet interactivitat i animació.
.svg Pronom fmt/91 i altres
1.1
GML
ISO 19136:2007 Geographic information - Geography Markup Language (GML)
Gramàtica XML definida per l’OGC (Open Geospatial Consortium) per expressar
.gml
2010
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 11
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 11 de 20
característiques geogràfiques.
Pronom x-fmt/227
WFS ISO 19142:2010 Geographic information - Web Feature Service
Servei que ofereix una interfície que permet sol·licituds per a propietats geogràfiques mitjançant la web.
.gml Pronom x-fmt/227
2010
WMS
ISO 19128:2005 Geographic information - Web map server interface
Protocol estandarditzat per a distribucions d’imatges de mapes georreferenciades.
.gml Pronom x-fmt/227
2010
7. Correu electrònic
Nom comú
Nom formal Explicació Extensió Versió mínima
acceptada
MIME Multipurpose Internet Mail Extensions
Extensió del protocol original de correu electrònic per intercanviar fitxers a través del correu electrònic.
- RFC 2045
SMTP Simple Mail Transfer Protocol
Estàndard d’internet per al correu electrònic.
- RFC 5321
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 12
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 12 de 20
3. Conversió de formats
3.1 Adequació de la Situació Actual
Tal com s’ha plantejat en els apartats anteriors, la Diputació de Barcelona necessita
restringir els formats de document electrònic d’arxiu, perquè les eines que permeten la
preservació dels documents3, requereixen d'una relació limitada de formats per poder
garantir en tot moment el control de la llista de formats admesos i preveure les
necessàries migracions de format.
La Diputació de Barcelona parteix d’una base on els formats amb els que treballa ara
són heterogenis i el seu control no és exhaustiu. En l’anàlisi previ que s’ha fet de la
documentació existent s’ha identificat l’ús de diversos formats que no estan a la llista
d’admesos, i per als quals es requereix una conversió per a la seva correcta preservació.
Per poder deixar enrere aquesta situació, s’ha de prendre una decisió sobre els formats
actuals que no compleixen amb el NTI o amb el conjunt de recomanacions que s’han
plasmat a l’apartat anterior.
La següent taula és una relació (no exhaustiva) dels formats que s’ha detectat que a dia
d’avui es fan servir i que no són acceptats, així com la recomanació de com resoldre-
ho:
Format existent a la DIBA
Tipus de dades Raó per la qual no s’accepta
Conversió recomanada
DOC Document text No està a la NTI
(propietari). DOCX / PDF/A
PPT Document text No està a la NTI
(propietari). PPTX o PDF/A
GIF Imatge/Fotografia No acceptat al NTI. JPEG2000/JPG/TIFF
BMP Imatge/Fotografia Massa voluminós, poc
etiquetat, no està a la NTI.
JPEG2000/JPG/TIFF
CDR Imatge/Fotografia Propietari. No està a la
NTI. JPEG2000/JPG/TIFF
EPS Imatge/Fotografia Poc estès. No està a la
NTI. JPEG2000/JPG/TIFF
AI Imatge/Fotografia No està a la NTI. JPEG2000/JPG/TIFF
FH Imatge/Fotografia No està a la NTI. JPEG2000/JPG/TIFF
DCR Imatge/Fotografia Format propietari. No està a la NTI.
JPEG2000/JPG/TIFF
RAQ Imatge/Fotografia Formats de càmera. No està a la NTI.
JPEG2000/JPG/TIFF
PCT Imatge/Fotografia No està a la NTI. JPEG2000/JPG/TIFF
3 En particular donat que la Diputació de Barcelona ha optat per una estratègia de preservació basada en la migració, com es descriu en més detall en el model de preservació de documents electrònics.
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 13
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 13 de 20
PSD Imatge/Fotografia No està a la NTI. JPEG2000/JPG/TIFF
SCI Imatge/Fotografia No està a la NTI. JPEG2000/JPG/TIFF
AIF Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
M4A Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
AAC Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
DV Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
DIVX Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
SWF Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
FLV Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
H263 Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
MOV Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
WMV Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
VOB Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
MPEG-2 Àudio/So/Vídeo No està a la NTI. MPEG-4
XLS Models de dades complexes
Propietari XLSX
MDB Models de dades complexes
No està a la NTI. XML
DGN Cartografia No està a la NTI. PDF/E
DWG Cartografia. Autocad.
Propietari. No està a la NTI.
PDF/E
SHP Cartografia No està a la NTI. PDF/E
SHX Cartografia No està a la NTI. PDF/E
DBF Cartografia No està a la NTI. PDF/E
E00 Cartografia No està a la NTI. PDF/E
TIFF (geotiff) Cartografia No està a la NTI en la versió geolocalitzada.
PDF/E
XLS/XLSX Cartografia No està a la NTI. PDF/E
MDB (geodatabase) Cartografia No està a la NTI. PDF/E
PDF (cartogràfic) Cartografia Per a fitxer permanent
recomanem PDF/E PDF/E
En tot cas, la solució que s’adopti per a cadascun d’aquests casos s’haurà de
documentar, per tal de tenir-ne traçabilitat i informar la seva eventual revisió futura.
3.2 Conversió de documents futur
Un cop feta la conversió dels documents existents, caldrà evitar que en el futur es
produeixin o rebin més documents en formats no admesos.
Els sistemes informàtics de nou desenvolupament es prepararan per fer servir els
formats de document electrònics aprovats en aquest catàleg, però poden arribar als
sistemes corporatius documents d’orígens no controlats, que caldrà convertir abans
d’enviar-los a les eines de gestió documental. En aquest sentit, es distingeixen dos
casuístiques diferents:
o Si els documents han estat produïts per la Diputació de Barcelona, aquests
documents seran convertits a un dels formats recomanats, d’acord amb la taula
que es presenta a continuació. Aquesta conversió la farà de manera manual
una persona que comprovarà el resultat abans d’emmagatzemar el document.
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 14
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 14 de 20
o Si els documents provenen de fora:
o Per un canal de tramitació en el que es puguin implementar controls
automàtics, com ara la seu electrònica o altres portals de tramitació: es
rebutjaran els documents que no respectin els formats admesos (tots
els que estan a l’apartat 2, no només els recomanats), informant a
l’usuari de quines són les alternatives4.
o Si es reben per altres mitjans (com ara el correu electrònic), es requerirà
a l’interessat per que aporti versions en formats admissibles de tots els
documents que incompleixin el que estableix aquest catàleg.
El Catàleg de metadades de la Diputació de Barcelona contempla recollir la informació
sobre el format del fitxer, com una dada clau per a la gestió futura dels documents. La
informació sobre el format es recollirà des del moment de la captura del document
electrònic, facilitant d’aquesta manera el futur procés de migració del document a un
altre format, doncs al llarg dels anys, els fitxers possiblement patiran migracions i altres
transformacions tècniques per garantir la seva permanència futura.
A continuació, es detalla en una taula la conversió dels formats:
Taula de conversions
Format de gestió Format de preservació
PNG JPG
GIF TIFF
MPEG2 MPEG4
AVI MPEG4
OGG Vorbis MP3
MIME TXT
SMTP TXT
SVG 1.1 JPG
X3D JPG
DWG Direct PDF/A
GML PDF/A
WFS PDF/A
WMS PDF/A
ODF 1.1 Strict Open Xml
Strict Open Xml Strict Open Xml
PDF PDF/A
ZIP *
4 Cal tenir en compte que el Esquema Nacional d’Interoperabilitat (RD 4/2010, de 8 de gener), en el seu Art. 11, i la Norma Tècnica de Catàleg d’estàndards (Aprovada per Resolució de 3 d’octubre de 2012 de la Secretaria d’estat d’Administracions Públiques), en la seva secció IV, estableixen que cada Administració pot escollir, de entre els estàndards proposats en el catàleg, els que preferirà per a la seva relació amb els ciutadans.
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 15
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 15 de 20
GZIP *
RAR *
SHA PDF/A
DWG PDF/E
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 16
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 16 de 20
4. Migració de formats
Tal com es dirà a l’apartat cinquè, el catàleg de formats està subjecte a canvis, fruit de
l’evolució de la tecnologia o de decisions estratègiques de la Diputació. Aquests canvis
donaran lloc a la necessitat de deixar obsolet un format de document electrònic i
substituir-lo per un de nou, i això comportarà la migració de tots els documents existents
en el sistema en el format que s’abandona.
Per procedir a executar un procés de migració de format documental, l’Arxiu,
conjuntament amb els responsables de tecnologia, hauran hagut de dictaminar quins
formats dels disponibles en el sistema de gestió documental són obsolets i per tant quins
formats s'han de migrar. Així mateix es requerirà definir un procés de migració ad hoc
per a cada necessitat de migració segons es defineix a continuació.
Procés de conversió de formats obsolets
La Diputació haurà de desenvolupar o obtenir (per exemple, en col·laboració amb el
sistema iArxiu, o el que el substitueixi en el futur) un servei que permeti la conversió de
formats obsolets. Abans de la crida a aquest servei de conversió, és imprescindible que
es planifiquin i realitzin de forma adequada els passos que es descriuen a continuació:
Planificació
• Determinar quin format és el que ha de convertir-se i quin és el format destí.
• Identificar quin tipus d'enllaços o vincles del document poden quedar
compromesos amb la conversió.
• Identificar si poden existir components en un document que han de ser convertits
al mateix temps (per exemple, documents de text amb imatges incrustades).
• Determinar quins elements de la representació del document (capes, elements
gràfics, etc.) són part fonamental dels mateixos i han de ser convertits.
Proves
• Abans de realitzar el procés de conversió s'han de realitzar les proves que
verifiquin si la conversió no produeix pèrdua d'informació o canvis no desitjats a
fi de garantir l'exactitud del contingut entre el document origen i el document
convertit.
Conversió
En el procés de conversió és aconsellable realitzar les següents activitats:
• Realitzar una còpia prèvia dels documents a migrar, de manera que en cas de
qualsevol incidència el procés sigui reversible.
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 17
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 17 de 20
• Si en el procés de conversió es detecten danys o pèrdues tolerables, documentar
les decisions preses al respecte.
Autenticació de còpia
Per avalar l'autenticitat de la còpia resultant del procés, sobre els documents convertits
s'aplicarà una signatura electrònica de segell d'òrgan de la Diputació de Barcelona per
obtenir així una còpia autèntica del document origen.
Validació
• Comprovar que el procés s'ha realitzat sense errors.
• Comprovar que en la metadada "Estat" dels fitxers convertits figura el caràcter
de còpia corresponent, és a dir, el valor "Còpia electrònica autèntica amb canvi
de format" i el vincle amb el document origen.
Comprovar que en l'auditoria del sistema queden reflectides les operacions realitzades.
Documentació
Les fases anteriors han de quedar documentades de forma sistemàtica en un informe
que ha de incloure la informació relativa a errors, comprovacions o si escau, actuacions
correctores o complementàries.
En qualsevol cas, els informes han de incloure la informació bàsica que ha de permetre
assegurar que cada fase s’ha realitzat correctament, per tant, la informació que l’informe
ha de contenir, i per tant s’ha de recollir durant les fases anteriors són:
• documentació d'accions realitzades sobre les proves i sobre els formats origen i
destinació i, si escau, sobre les actuacions correctores o complementàries
realitzades.
• l'autorització de la persona responsable en conversió de formats i data
d'autorització,
• la data de realització de la conversió, i
• els fitxers afectats per la conversió.
La dedicació de temps a l’informe ha de ser racional amb la quantitat de fitxer que es
migren, i a poder ser, que l’informe necessiti de la menor intervenció humana (en els
casos sense incidències) possible.
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 18
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 18 de 20
5. Formats de treball
En els apartats anteriors s’han fet una descripció detallada del comportament que han
de tenir els documents electrònics definitius que s’incorporen al l’expedient
administratiu i a la documentació d’arxiu. En aquests casos, el criteri que dominat ha
estat el de garantir la preservació a llarg termini de la documentació.
Malgrat tot, la Diputació també ha d’oferir als seus empleats la possibilitat de poder
treballar amb documents i fitxers electrònics associats amb aplicacions específicament
dissenyades per al desenvolupament de tasques tècniques. Aquestes aplicacions sovint
fan servir formats propietaris o que per altres motiu no són fàcils de preservar a llarg
termini, i per aquest motiu caldrà exigir que el document que s’incorpori a l’expedient
definitiu estigui en un dels formats admesos. El document de treball, però, també té
interès, per diversos motius:
o La persona que hi està treballant ha de tenir un espai segur on
emmagatzemar-lo mentre està en elaboració.
o Ha d’existir la possibilitat de compartir aquests fitxers fent servir eines
corporatives, com ara els repositoris documentals.
o És possible que en el futur sigui necessari reobrir el tema, elaborar a
partir dels documents preexistents, o d’altra manera dur a terme tasques
addicionals per a les quals serà beneficiós tenir accés al document en
format de treball.
Per tots aquests motius, en l’àmbit d’aquest Catàleg de formats es preveu també la
definició d’un llistat de “formats de treball”, que serà mantingut i actualitzat per la DSTSC.
Les següents regles aplicaran als formats de treball:
• Els documents en un format de treball seran admesos en
els espais d’emmagatzemament compartit, inclús dins
dels expedients electrònics en fase de tramitació.
• Quan es tanqui un expedient, la persona responsable
s’haurà d’assegurar que per a tots els documents
electrònics que es troben en formats de treball existeix una
còpia en un format admès dins de l’expedient, a menys
que el document sigui prescindible.
Quan una persona o departament identifiqui que treballa amb aplicacions que generen
documents en formats que no són ni admesos ni de treball, sol·licitar a la DSTSC la seva
inclusió en aquest llistat.
Quan es contracti amb un proveïdor la realització de tasques que comportin el lliurament
d’algun resultat en format electrònic, el proveïdor s’haurà d’obligar, i així ho diran els
plecs, al lliurament dels resultats tant en el format de treball emprat com en el format
admès corresponent per a la seva preservació.
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 19
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 19 de 20
6. Manteniment del catàleg
Una de les utilitats de documentar el catàleg de formats en el present document és
possibilitar el seu control i supervisió, per evitar l’obsolescència dels formats admesos.
Per tal de garantir que el catàleg es manté actualitzats, caldrà prendre les següents
mesures:
o Atribuir la responsabilitat de la vigència del catàleg. Es proposa que
sigui el servei d’Arxiu qui supervisi l’aplicació del procediment que es
descriu a continuació (amb l’excepció del llistat de formats de treball com
s’ha dit més amunt).
o Revisió mínima biennal de la vigència del catàleg: Per a la revisió del
catàleg es comprovarà, per a cadascun dels formats inclosos a la llista
d’admesos i recomanats, que no estigui en risc de quedar obsolet o en
desús. Aquesta comprovació es pot fer consultant alguns dels referents
nacionals o internacionals que mantenen vigilància activa en aquesta
matèria, com ara:
▪ Versió actualitzada del Catàleg d’estàndards de la NTI
▪ UK National Archives (servei PRONOM)
▪ Australian National Data Service
Quan s’identifiqui l’obsolescència d’un dels formats admesos, caldrà:
• Decidir en quin termini s’elimina de la llista.
• Determinar, si cal, quin format l’ha de substituir.
• Preparar els sistemes de la Diputació per a deixar de
generar documents en aquest format.
• Un cop s’hagi completat la substitució del format en relació
amb els nous documents, s’executarà la migració sobre
els documents existents.
En la revisió també caldrà incorporar nous formats admesos, o inclús
canviar el criteri sobre quin és el format recomanat. Per a la incorporació
de nous formats admesos, es tindrà en compte:
• Quins s’estan fent servir efectivament a la Diputació
(d’acord amb la llista de formats de treball).
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 20
Catàleg de formats
Catàleg de formats Data: 02/11/2017 Pàgina 20 de 20
• Quins s’han incorporat com a admissibles en el Catàleg
d’estàndards del ENI.
Tant si es produeix una actuació com si es manté el catàleg vigent,
l’execució de la revisió es registrarà en un informe que permeti preveure
quan correspon repetir-la.
o Atenció a incidències: Fora de la revisió biennal, és possible que
s’identifiquin riscos imminents en relació amb determinats formats. En
cas que un altre servei de la Diputació identifiqui un risc d’aquest tipus,
ho comunicarà al servei d’Arxiu per que es determinin les actuacions a
emprendre.
o Auditoria de compliment: A banda dels controls que s’hagin
implementat en els sistemes de generació i ingrés de documents en els
sistemes de gestió documental, es recomana executar una auditoria
periòdica (que es pot fer amb mitjans propis) per tal de comprovar que:
▪ Cap dels documents que està emmagatzemat en el sistema està
creat en un format no admès.
▪ Els documents que estan en el sistema tenen correctament
informada la metadada de “format”.
Aquesta comprovació es pot fer de manera incremental (és a dir, no
afectar als documents que no s’han modificat des de la darrera auditoria).
És important fer la verificació mitjançant la comprovació efectiva del
format del document (mitjançant una aplicació que reconegui el format de
qualsevol tipus de document), i no limitant-se a verificar el contingut de la
metadada que recull aquesta informació, ja que aquesta metadada és
també objecte de la comprovació.
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.
Pàgina 21
Metadades del document
Tipologia documental2018/0010356
Tipus documental Catàleg
Núm. expedient
Títol Catàleg de formats electrònics de la Diputació de Barcelona
Signatari Acte Data acte
Signatures
RABIONET JANSSEN RAUL Signa 29/11/2017 10:43
Responsable directiu ServeiPromotor
CPISR-1 C Jose Luis Martinez-Alonso Camps
Signa 15/06/2018 09:38
Validació Electrònica del documentCodi (CSV) Adreça de validació9af97fc57b3532db2192
QRhttps://seuelectronica.diba.cat
Codi Segur de Verificació (CSV): 9af97fc57b3532db2192 Adreça de validació: https://seuelectronica.diba.cat
Document signat electrònicament. Firmes vàlides. És còpia autèntica de l’original electrònic.