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Avenida 2, calle 1 y 3 diagonal al Teatro Nacional. San José, Costa Rica.- Tel:(506) 22845239 - www.hacienda.go.cr

Contenido1. Referencia a la labor sustantiva institucional o de la unidad a cargo........................................................52. Cambios en el entorno durante la gestión, incluyendo los principales cambios en el ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional o de la unidad........................................................................63. Estado de la autoevaluación del sistema de control interno institucional o de la unidad al inicio y al final de su gestión..................................................................................................................................................64. Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional o de la unidad, al menos durante el último año.........................................................................65. Principales logros alcanzados durante la gestión de conformidad con la planificación institucional o de la unidad.........................................................................................................................................................66. Estado de los proyectos más relevantes en el ámbito institucional o de la unidad, existentes al inicio de la gestión y los que quedan pendientes de concluir......................................................................................86-1 Unificación de instalaciones del Ministerio de Hacienda (Infraestructura física).....................................86-2 Instauración de la Contraloría de Servicios...........................................................................................296-3 Evaluaciones de satisfacción del cliente interno y externo...................................................................306-4 Consolidación del Archivo Central Institucional del Ministerio de Hacienda.........................................31Tabla actualizada al 19 de abril del 2018....................................................................................................416-5 Implementación del Departamento de Salud Ocupacional...................................................................416-6 Proyecto de Gestión Ambiental del Ministerio de Hacienda.................................................................476-7 Proyectos relacionados con la dimensión aprendizaje y conocimiento................................................586-7-1 Evaluaciones de desempeño orientados a la innovación en la eficiencia y eficacia.........................586-8-1 Sistema de RRHH con base en competencias laborales...................................................................606-8 Otros proyectos o gestiones desarrolladas...........................................................................................626-8-1 Logros y proyectos del Departamento de Gestión de Potencial Humano.........................................626-8-2 Seguimiento a la acumulación de vacaciones legales de todas las Dependencias del Ministerio de Hacienda......................................................................................................................................................666-8-3 Proyectos en el ámbito de comunicación y tecnologías impulsados por medio de la Gestoría respectiva.....................................................................................................................................................676-8-4 Actualización de terrenos por Zonas Homogéneas...........................................................................676-8-5 Centro de procesamiento de datos....................................................................................................686-8-6 Logros del Departamento de Proveeduría Institucional.....................................................................696-8-7 Participación en Comisiones Especiales............................................................................................706-8-8 Otros logros alcanzados.....................................................................................................................736-8-9 Acciones realizadas por esta Dirección para implementar las Políticas de Seguridad de la Información..................................................................................................................................................756-8-10 Giras realizadas a las Aduanas y otras Dependencias....................................................................776-8-11 Proyecto consultorios médicos en Oficinas Regionales...................................................................816-8-12 Logros alcanzados en la atención de informes de los Órganos Fiscalizadores..............................846-8-13 Salas de lactancia en oficinas y dependencias del Ministerio.........................................................867. Sugerencias para la buena marcha de la institución o de la unidad, si se estima necesario..................878. Observaciones sobre otros asuntos de actualidad que a criterio del funcionario que rinde el informe, la instancia correspondiente enfrenta o debería aprovechar, si lo estima necesario......................................879. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República...........................................................................................................8810. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad propia de cada administración.. 8811. Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna.....................................................................................................................88

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INFORME DE FIN DE GESTIÓN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Por este medio se procede a rendir el informe correspondiente al periodo comprendido entre el 08 de mayo del 2014 al 7 de mayo del 2018, periodo en que fungí como Directora Administrativa y Financiera.

A manera de introducción, se detallan las funciones que según el Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda N°33208, le corresponde realizar al Director, lo anterior de acuerdo al Artículo 4º;

4.1) Emitir, en coordinación con los responsables de los Departamentos que conforman la Dirección Administrativa y Financiera las políticas, planes y programas de dotación de recursos humanos, financieros, materiales y de servicios para todo el Ministerio.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 35564 del 1 de setiembre de 2009)

4.2) Velar por el cumplimiento de metas y objetivos de la Dirección, en materia de su competencia.

4.3) Proponer a las autoridades superiores, en conjunto con el (la) responsable del Departamento de Recursos Financieros, los proyectos de presupuesto ordinario y extraordinario del Ministerio.

4.4) Rendir informe sobre el cumplimiento de objetivos y metas de la Dirección al superior jerárquico.

4.5) Autorizar con su firma, los gastos en que incurra el programa presupuestario a su cargo.

4.6) Formular en coordinación con los (las) Directores (as) de Programa, los planes de compra para el Ministerio, proponerlos al Ministro de Hacienda en conjunto con el (la) Proveedor(a) Institucional y ponerlos en ejecución una vez aprobados.

4.7) Proponer a las autoridades superiores en conjunto con los responsables de los Departamentos que conforman la Dirección, los procedimientos de formulación y ejecución presupuestaria, de dotación de servicios, de recursos humanos, de recursos financieros, de recursos materiales y ponerlos en ejecución una vez aprobados. Todo lo anterior de conformidad con los lineamientos técnicos emitidos por los órganos rectores en las materias indicadas.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 11° del decreto ejecutivo N° 35305 del 29 de mayo del 2009).

4.8) Asesorar a las autoridades superiores en materia de su competencia.

4.9) Definir los lineamientos para tomar medidas correctivas en la consecución de objetivos y metas en materia de su competencia.

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4.10) Velar porque se cumplan las políticas emanadas por la Autoridad Presupuestaria y Presupuesto Nacional, en materia de gasto.

4.11) Velar por el cumplimiento de las políticas y directrices emanadas por las autoridades Ministeriales, en concordancia con lo dispuesto por la Autoridad Presupuestaria, Presupuesto Nacional, y la Dirección General de Servicio Civil en materia de salarios, nivel ocupacional y recursos humanos.

4.12) Velar por el cumplimiento de las metas de dotación de servicios médicos y desarrollo de recursos humanos.

4.13) Velar por el cumplimiento de los lineamientos generales, emitidos por las autoridades superiores en materia administrativa.

4.14) Autorizar con su firma por delegación del Ministro: las acciones de personal de los funcionarios; las gestiones ante el Instituto Nacional de Seguros tendentes a hacer efectivas las pólizas de seguros de los vehículos y propiedades del Ministerio así como la firma de finiquitos con esa Institución; las solicitudes de inscripción y des-inscripción de vehículos ante el Registro Nacional; las solicitudes de exoneración relacionadas con bienes adquiridos para el Ministerio; la salida del país de los vehículos propiedad del Ministerio; los documentos de ejecución presupuestaria del programa presupuestario Administración Superior; los cheques, mancomunadamente con el Departamento de Recursos Financieros; los contratos de dedicación exclusiva de los funcionarios; los actos finales de los procedimientos de licitaciones públicas y abreviadas promovidas por el Ministerio y las contrataciones directas que sean sometidas, por el Proveedor Institucional, a consideración de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones; las formalizaciones contractuales, los trámites de resolución y rescisión contractual y las cesiones contractuales originadas en procedimientos de contratación administrativa promovidas por el Ministerio; los contratos y demás trámites relacionados con la instalación, conexión, desconexión, traslado y cualquier otra gestión relacionada con servicios públicos.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 38707 del 21 de agosto del 2014)

4.15) Velar por la adecuada formulación, y ejecución de proyectos para la construcción y remodelación de las edificaciones del Ministerio.

4.16) Garantizar el buen estado y mantenimiento de las instalaciones físicas del Ministerio.

4.17) Garantizar el apropiado uso y mantenimiento de las unidades de transporte del

Ministerio.

4.18) Garantizar los mecanismos de seguridad y vigilancia necesarios para las instalaciones, el personal y los recursos del Ministerio.

4.19) (Derogado por el inciso 1) del artículo 5° del decreto ejecutivo N° 35564 del 1 de setiembre del 2009)

4.20) (Derogado por el artículo 13° del decreto ejecutivo N° 35305 del 29 de mayo del 2009).

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4.21) (Derogado por el artículo 13° del decreto ejecutivo N° 35305 del 29 de mayo del

2009). 4.22) Garantizar el pago oportuno de los salarios a los funcionarios.

4.23) Establecer las directrices requeridas para la adecuada ejecución de las actividades relacionadas con los procedimientos administrativos originados en asuntos disciplinarios y cobro de sumas pagadas demás a funcionarios del Ministerio, en coordinación con la Asesoría Jurídica del Ministerio. Todo lo anterior de acuerdo con lo establecido en la Ley General de Administración Pública, el Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento y el Reglamento Autónomo de Servicios de la Institución, así como cualquier otra normativa conexa.

4.24) Apoyar en la atención de los recursos de revocatoria que se presenten, contra cualquier acto relacionado con las actividades de los Departamentos que conforman la Dirección Administrativa y Financiera, y preparar los documentos para elevar el asunto ante el Ministro (a), cuando deba atenderse la apelación en subsidio.

4.25) Velar por la correcta aplicación en todas las Dependencias del Ministerio de la normativa vigente en materia de competencia de la Dirección Administrativa y Financiera.

4.26) Apoyar en la realización de investigaciones preliminares relacionadas con las faltas cometidas por los funcionarios de la Dirección Administrativa y Financiera y de las demás Dependencias del Ministerio.

4.27) Brindar la asesoría legal necesaria a los Departamentos que conforman la Dirección Administrativa y Financiera, a los Directores de Dependencia y a los funcionarios del Ministerio en materia propia de su competencia.

4.28) Contestar mandamientos judiciales y recursos de amparo relacionados con materia de su competencia.

4.29) Emitir directrices en materia de su competencia y velar por su cumplimiento.

4.30) Realizar los estudios para el otorgamiento de derechos solicitados por los funcionarios del Ministerio, tales como licencias, permisos hasta por un mes y prepararlas para la firma de la autoridad competente.

4.31) Emitir criterios que se soliciten por cualquiera de las Dependencias y funcionarios del Ministerio, relacionados con materia de su competencia.

4.32) Llevar a cabo estudios legales relacionados con los procesos de contratación y adquisición de bienes y servicios del Ministerio.

4.33) Velar por la adecuada ejecución de las políticas y procedimientos de contratación establecidos.

4.34) Preparar para la firma del jerarca, los Contratos originados en procesos licitatorios.

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4.35) Dar curso a los procedimientos sancionatorios o resarcitorios que procedan con motivo de incumplimientos contractuales por parte de los contratistas.

4.36) Preparar resoluciones de respuesta a recursos de revocatoria, presentados por los proveedores, en procesos de compra, ante la Proveeduría Institucional.

4.37) Cualquier otra función relacionada con la materia de su competencia.

1. Referencia a la labor sustantiva institucional o de la unidad a cargo.

La Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda (en adelante DAF), tiene como misión servir de soporte a la producción eficiente y eficaz del Ministerio, mediante la adecuada y oportuna dotación, gestión y control de los recursos humanos, financieros, materiales y de servicio bajo los principios de transparencia y legalidad, además de lo anterior tiene a cargo la gestión presupuestaria, la gestión de los servicios generales, la infraestructura física y la gestión ambiental. Por disposición del Ministro de este periodo, se cumple además con la misión de mejorar el servicio al usuario interno y externo por medio de la Contraloría de Servicios y de reducir los riesgos inherentes al trabajo y salud mental por medio del Departamento de Salud Ocupacional.

Esta Dirección realiza sus funciones, mediante las competencias asignadas a sus Departamentos de Recursos Financieros, Proveeduría Institucional, Gestión del Potencial Humano, los cuales reciben lineamientos rectores de las Direcciones de Presupuesto Nacional, Tesorería Nacional, Administración de Bienes y Contratación Administrativa y Servicio Civil, respectivamente, las cuales ejercen autoridad funcional sobre estos Departamentos.

Dado el tamaño y distribución del Ministerio en todo el país, la ejecución y acompañamiento de estas tareas para cada una de las Direcciones Generales del Ministerio se realiza operativamente por medio de las Gestorías Administrativas y Financieras, las que a su vez reciben procedimientos y control de uniformidad por parte de los Departamentos citados. Además de lo anterior, los servicios generales de todo el Ministerio se desarrollan en la DAF por medio del Departamento de Servicios, Arquitectura y Servicios Médicos.

Los esfuerzos de esta Dirección en estos cuatro años, se orientaron al cumplimiento del Plan Estratégico Institucional 2015-2018 (PEI), elaborado a partir del Plan Nacional de Desarrollo (PND) “Alberto Cañas Escalante”, (objetivo 1.1.1 del PND ligado al sector Hacienda Pública, Monetario y Supervisión Financiera que indica “Reducir el déficit primario del Gobierno Central y aumentar los ingresos tributarios.”). Esta Dirección al cumplir con su misión de ser soporte a la producción eficiente y eficaz del Ministerio, mediante la adecuada y oportuna dotación, gestión y control de los recursos humanos, financieros, materiales y de servicio bajo los principios de transparencia y legalidad, brindando esos servicios a todos los programas y subprogramas del Ministerio, coadyuvó al logro del objetivo del PEI: “Optimizar los niveles de los servicios corporativos brindados al Ministerio mediante el fortalecimiento de las capacidades orientadas a favorecer la calidad del trabajo, la productividad y la satisfacción de los clientes internos, externos y el logro de los objetivos institucionales.”

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2. Cambios en el entorno durante la gestión, incluyendo los principales cambios en el ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional o de la unidad.

A través de este periodo, se han cumplido las políticas intensivas de restricción presupuestaria en el marco de la situación fiscal, mediante disposiciones establecidas en la Directriz Presidencial Nº 009-H, publicada en La Gaceta Nº 137 de 17 de julio de 2014, así como en su modificación a la Directriz N° 14, publicada en el Alcance Digital N° 47 a La Gaceta N° 175 del jueves 11 de setiembre del 2014 y en la Directriz N° 17-P, publicada en La Gaceta N° 235 del viernes 5 de diciembre del 2014, en la Directriz Nº 023-H del 20 de abril de 2015 publicada en La Gaceta Nº 75 de 20 de abril del 2015 y en la Directriz Nº 053-H del 09 de setiembre de 2016 publicada en La Gaceta Nº 174.

Sobresale en este periodo la Directriz Nº 053-H, que indicaba que solo se puede hacer uso de un 15% de las plazas que se encuentren vacantes, las restantes automáticamente quedaban congeladas.

En fecha 30 de Marzo del 2017, se deroga la Directriz Presidencial N°023-H y N°053-H por medio de la Directriz N°070-H, está última dispone que se puede utilizar el 50% de las plazas vacantes que se generen en forma trimestral, la vigencia de esta Directriz fue hasta el 31 de diciembre del 2017.

A partir del 11 de enero del 2018, se publica la Directriz N°98 Dirigida al Sector Público, está directriz exceptúa a la Dirección Administrativa y Financiera del uso del 50% de plazas vacantes, permitiéndole contar con una mayor asignación de recurso humano para una mayor consecución de sus objetivos, vigente hasta la fecha.

3. Estado de la autoevaluación del sistema de control interno institucional o de la unidad al inicio y al final de su gestión.

Ver Anexo 1. (Inicio de gestión). Ver Anexo 2. (Fin de gestión).

4. Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional o de la unidad, al menos durante el último año.

Ver Anexo 2: (Matriz de Mejora; Columna “Justificación”).

5. Principales logros alcanzados durante la gestión de conformidad con la planificación institucional o de la unidad.

El trabajo de la DAF durante esta gestión, se concentró en programas y proyectos orientados al cumplimiento de las metas relacionadas en el Plan Estratégico Institucional del Ministerio de Hacienda 2015- 2018 (PEI), además de lo anterior se realizaron otras tareas y acciones que se

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detallarán en adelante, las cuales fortalecieron aún más el correcto y eficiente uso del recurso humano y financiero disponible.

El análisis FODA del PEI, indica como debilidades en el Ministerio de Hacienda las siguientes:

Falta de integración de las distintas áreas del Ministerio. Falta de continuidad de negocio del área informática. Pésimas condiciones de infraestructura en algunas Aduanas, puestos fronterizos y otras

oficinas del Gran Área Metropolitana. Dispersión física de las dependencias. Falta de instalaciones propias. Lentitud de respuesta ante la consulta de usuarios internos y externos. Inadecuada estructura organizativa y funcional del MH. Distribución inadecuada de personal.

Los lineamientos estratégicos proponen que el Ministerio de Hacienda sea el mejor centro de trabajo del país para lo cual debe mejorarse la infraestructura física, la salud ocupacional y la evaluación del desempeño.

Entre las estrategias institucionales se establece:

Optimizar los niveles de los servicios corporativos brindados al Ministerio mediante el fortalecimiento de las capacidades orientadas a favorecer la calidad del trabajo, la productividad y la satisfacción de los clientes internos, externos y el logro de los objetivos institucionales

El mapa estratégico, especifica los siguientes proyectos:

Dimensión Cliente:

1. Unificación instalaciones del Ministerio de Hacienda2. Instituir la Contraloría de Servicios.3. Evaluaciones de satisfacción del cliente interno y externo.

Dimensión Procesos Internos:

1. Archivo Institucional.2. PMO (oficina de proyectos) Institucional.3. Implementar el área de salud ocupacional.4. Sistema de gestión documental de correspondencia.5. Implementación de un modelo de vigilancia tecnológica.6. Bandera azul.7. Sistema informático de planificación y administración de proyectos.

Dimensión Aprendizaje y Crecimiento

1. Evaluaciones de desempeño orientado a la innovación en la eficiencia y eficacia.2. Sistema de RRHH con base en competencias laborales.

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a. Manual institucional de RRHHb. Cuadros de remplazoc. Formación para cierre de brecha entre perfil del puesto y competencias del colaborador.

3. Innovación y gestión del conocimiento.4. Implementar manual de ética.

Esta Dirección participó activamente en la gran mayoría de los proyectos citados; esto evidencia el esfuerzo no solo de la parte gerencial sino de todos sus funcionarios; que en equipo trabajaron por la consecución de los objetivos propuestos. La descripción de las características y resultados de esos proyectos (relacionados con el PEI) así como otros propios del quehacer de la DAF, se presentan a continuación.

6. Estado de los proyectos más relevantes en el ámbito institucional o de la unidad, existentes al inicio de la gestión y los que quedan pendientes de concluir.

En este apartado se describen los proyectos llevados a cabo, la gestión realizada y el estado final del mismo, iniciando con los detallados en el PEI, para mostrar posteriormente otros que han surgido en la marcha de estos cuatro años.

6-1 Unificación de instalaciones del Ministerio de Hacienda (Infraestructura física).

Al inicio de esta gestión existían edificaciones en condiciones aceptables; que cumplían razonablemente condiciones básicas de salud ocupacional pero requerían inversiones para optimizar ese cumplimiento. Otras presentaban problemas significativos que no las hacían aptas para su ocupación, situación que se agrava con volúmenes medianos o altos de funcionarios, algunos de ellos no cumplían siquiera con las condiciones básicas de salud ocupacional y requerían de grandes inversiones para alcanzar un nivel razonable de cumplimiento. A continuación se detallan los logros alcanzados así como el estado de gestiones en trámite o pendientes.

Oficinas de la Dirección General de Tributación:

Es importante mencionar que una gran mayoría de las oficinas que ocupan las Administraciones Tributarias son alquiladas, únicamente el edificio de la Administración Tributaria Alajuela es propio, otro caso particular es la Administración Tributaria de Limón, que está ubicada en un terreno en calidad de préstamo.

Los principales logros en cuanto a la infraestructura física de las administraciones tributarias que integran la Dirección General de Tributación son los siguientes:

Administración Tributaria San José Oeste.

A partir del mes de noviembre 2017, la Administración Tributaria San José Oeste se traslada a un nuevo edificio que cumple los estándares de la “Ley 7600 de Igualdad de oportunidades para las personas con discapacidad”, además de cumplir con ciertas medidas de seguridad de información y una sala de lactancia.En este mismo edificio, se ubicó a la Dirección Regional Norte,

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Dirección de Valoraciones Administrativas y Tributarias, Dirección de Tributación Internacional, Cobro Judicial y el Proyecto del Estudio Económico a Empresas.Dicho alquiler le genera al Estado Costarricense un ahorro superior a los ¢356 millones al año en comparación con el alquiler anterior del edificio Centro Corporativo Internacional, Torre B.Estado: concluido.

Administración Tributaria de Cartago.

Desde el año 2014, se realizaron grandes esfuerzos en el edificio alquilado para esa administración tributaria, sin embargo eran paliativos ya que el edificio no permitía cumplir con toda la normativa aplicable. Para los efectos de cumplir con una serie de disposiciones del Ministerio de Salud, en el periodo 2017 se gestiona la reubicación de la Administración Tributaria de Cartago; a partir del 01 de agosto de ese mismo año, se traslada esta Administración a un nuevo edificio arrendado, de mayor tamaño y en mejores condiciones de infraestructura.Estado: concluido.

Administración Tributaria de Alajuela.

En setiembre del 2016, se concreta una nueva etapa en la remodelación del edificio de la Administración Tributaria de Alajuela, con la cual se logra mantener en mejores condiciones físicas dicho activo, el cual como se apuntó anteriormente es propiedad del Ministerio de Hacienda. De igual forma se logra la instalación de un sistema de alarma contra incendio en dicha edificación, resguardando la vida humana y la seguridad de la información.Se concluye la remodelación del sistema de iluminación que incluye el cambio total del sistema de luminarias y cableado de todo el edificio, incluyendo tableros y circuitos, todo en acatamiento a la Directriz 011-MINAE “Adquisición de Equipos eficientes amigables con el ozono y el cambio climático”. Estado: concluido.En el periodo 2017, se realizó la compra del elevador para este edificio.

Administración Tributaria de Limón.

La Administración Tributaria de Limón, fue remodelada según contratación No. 2017CD-000001-0009100001, se recibe a conformidad por el Departamento de Arquitectura mediante oficio No. ARQ.702-2017.Se remodela el segundo piso de esta edificación. Estado: concluido.

Administración Tributaria Zona Sur.

El Departamento de Arquitectura realizó en el año 2017 un estudio de mercado, para determinar posibles arrendamientos para albergar esta administración tributaria, con la finalidad de contar con un edificio que reúna las condiciones acorde con la ley 7600.En el mes de enero del 2017, se continúa con la definición del proceso que se llevará a cabo, ya que no existen inmuebles que

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cumplan con las características y necesidades requeridas.En el mes de Febrero del 2018, el Departamento de Arquitectura confeccionó el cartel para la Contratación Directa, por Materia Excepcionada (Art. 139 J RLCA) de “Alquiler de edificio para ubicar las oficinas del Ministerio de Hacienda de la Administración Tributaria Zona Sur en la ciudad de Pérez Zeledón centro”.Estado: en proceso.

Administración Guanacaste.

Tributaria En el año 2016 se suscribió un nuevo contrato de arrendamiento del edificio para albergar a la Administración Tributaria de Guanacaste, en el cual se contrata un anexo al edificio, para solventar la necesidad de espacio y reubicar a la Dirección Regional Pacífico.Estado: concluido.

Administración Zona Norte.

Tributaria En el año 2017, se suscribió un nuevo contrato para arrendar nuevamente el edificio de esta Administración Tributaria; ya que en la zona no se cuenta con edificios que cumplan con la ley 7600, basado en el Manual de requerimientos físicos y estandarización de espacios de oficina por orden funcional, generando un ahorro de ¢ 90.449.609,52 anualmente.Estado: concluido.

Administración Puntarenas.

Tributaria En el año 2017, se suscribió un nuevo contrato para arrendar nuevamente el edificio de esta Administración Tributaria; ya que en la zona no se cuenta con edificios que cumplan con la ley 7600, basado en el Manual de requerimientos físicos y estandarización de espacios de oficina por orden funcional, generando un ahorro de ¢82.151.890,20 anualmente.Estado: concluido.

Documentación y Archivo de la Dirección General deTributación.

En aras de la economía de los recursos y la buena gestión, se concretó una reducción del espacio físico en donde se ubicaesta Área.

Administración Tributaria de Heredia.

En el mes de febrero del 2018, el Departamento de Arquitectura confecciona el cartel “Alquiler de edificio para ubicar las oficinas del Ministerio de Hacienda de la Administración Tributaria en la ciudad de Heredia centro”.Estado: En proceso.

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Oficinas de la Dirección General de Aduanas: se muestra en este apartado la gestión realizada para dotar de infraestructura a las aduanas del país y puestos fronterizos, además del detalle de logros alcanzados para mejora del servicio tanto al usuario interno como externo.

Año 2014:

No. trámite Detalle2014CD-000301-13403Orden de Compra 4500174867 del 19/9/2014.

Remodelación de la casa de funcionarios de la Aduana de Paso Canoas.Cambio de cubierta de techo de la casa de funcionarios y cambio de instalación eléctrica.

2013LA-000034-13403/ Ordende Compra 4500165728 / 07/01/2014

Remodelación Aduana de Limón:1: Cambio de cubierta de techo del área de archivo 2: Cambio de cubierta de techo área de oficinas3: Cambio de cubierta de techo caseta de vigilancia

2013LA-000021-13403/Orden de Compra 4500174731 del 16/9/2014

Remodelación Aduana Central: Demoliciones y obras temporales / Fachadas Cielo raso/ Techo/ Paredes a construir Puertas/ Rodapié/Piso/ Servicios sanitariosComedor/ Pintura interna de las instalaciones de la Aduana Reacondicionamiento eléctricoTechado del parqueo para vehículos oficialesDemolición parcial de la antigua batería de servicios sanitarios/ Iluminación perimetralReacondicionamiento del cableado estructurado Inicio de la remodelación 1/10/2014Fotografías:

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Puesto Aduanero de Sabalito Con fecha 23 de junio del 2014, fue firmado el Convenio de Cooperación Interinstitucional para la construcción y donación de edificio para el Puesto Aduanero de Sabalito.

Mediante trámite 2013LA-000012-01 y con fondos de la Municipalidad de Coto Brus fue construido el Puesto Aduanero de Sabalito por la empresa BARCOR del Sur S.A, con fecha 25/7/2014 según placa colocada en el edificio.

El día 1/8/2014 funcionarios de la Dirección Administrativa y Financiera, participaron en la recepción del Puesto Aduanero de Sabalito.

Fotografías de segunda planta, mueble de cocina dentro de la habitación.

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Año 2015:

No. tramite Detalle2013LA-000039-13403Orden de Compra 4500166965 28/2/2014

Remodelación de la Aduana SantamaríaEn el año 2015, se realiza una remodelación que incluyó la modificación de todas las puertas internas de la Aduana Santamaría para cumplir en todas sus dimensiones con los estándares establecidos en la Ley 7600 y contar con un ascensor para discapacidad motora (tipo Plataforma).

Aduana de Paso Canoas Colocación de lastre compactado, construcción de drenajes y caños y construcción de tapia prefabricada con recursos provenientes de la Ley 9154. Además de lo anterior se instalaron barreras automáticas para regular el paso de camiones.

Puesto Fronterizo de Peñas Blancas

Reparación de la malla que rodea la zona estéril del Puesto Fronterizo de Peñas Blancas, con recursos provenientes de laLey 9154.

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No. tramite Detalle

Servicio Nacional de AduanasCompra e instalación de rótulos internos y externos, en el Servicio Nacional de Aduanas, de acuerdo con el sistemaseñalética de comunicación visual (SSCV).

Puesto Fronterizo Las Tablillas

Diseño y construcción de la estructura del arco de aspersión del Puesto Fronterizo Las Tablillas.Operación, mantenimiento permanente y correctivo de la planta de tratamiento de aguas residuales de tipo ordinario del Puesto Fronterizo las Tablillas.

Aduana Santamaría

Remodelación menor de la Aduana SantamaríaSustitución de puertas de vidrio/ colocación de pasamanos en escaleras y rampas/ colocación de barras en serviciosanitario/ colocación de alarma en salida de emergencia

Puesto Fronterizo Sabalito Instalación de una planta de emergencia e instalación deUPC.

Laboratorio Aduanero Instalación de una planta de emergencia e instalación de UPC.

Puesto Fronterizo Las Tablillas

Mediante el Convenio específico de cooperación entre el Instituto Costarricense de Electricidad, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Comercio Exterior No. CON-190- 2014 se realizó la construcción del Puesto Fronterizo Las Tablillas, por el monto de ¢1.889.662.157.05.

Contrato No. 2014000136, por servicios de Construcción de la Red de Distribución eléctrica para el Puesto Fronterizo de Las Tablillas por el monto ¢182.593.500.00

Contrato No. 2014000137, por servicios telecomunicaciones del Puesto Fronterizo Las Tablillas por un monto de¢112.496.873.31.

Por parte de la Gestoría Administrativa y Financiera del SNA y PCF, se brindó colaboración con trámites para la construcción, (permiso del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica) contratación de los servicios de limpieza, jardinería, servicios públicos, mantenimiento de aires acondicionados, tramite de pago de las facturas al ICE yservicios públicos.

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No. tramite Detalle

Año 2016:

TRAMITE DETALLE

2016CD-000153-0009100001 Remodelación del Laboratorio Aduanero, solicitud de28/9/2016/ Inicio 1/2/2017.

2016CD-000138-0009100001 Complejo Fronterizo de Peñas BlancasConstrucción de cubierta de techo metálica en medio de las dos naves industriales prefabricadas en concreto.

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2016CD-000110-0009100001Aduana de LimónConstrucción de cubierta de techo y pintura de muro y malla.

2016LA-000007-0009100001Remodelación de Viviendas de Oficiales de Seguridad Aduana de Peña Blancas.

2016LA-000005-0009100001

Remodelación del Puesto Aduanero de Sabalito: Reforzamiento del muro de contención de la parte posterior del edificio/ reparación de malla puesta a tierra/ impermeabilización de tanque de agua potable/ reparación del parqueo interno y accesos/ cambio de puertas/ cerramiento del pasillo en el segundo piso/ cerramientos perimetrales/ iluminación exterior/ accesorios.4 de octubre de 2016 orden de inicio.

2016LA-000002-0009100001Aduana de Paso CanoasDemolición y limpieza de bodega / 10/8/2016 orden de inicio.

Construcción de dos naves industriales para albergar al Complejo Fronterizo Peñas Blancas:

Mediante el informe técnico ARQ-056-2013 y 417-2016 el Departamento de Arquitectura del Ministerio de Hacienda, determina que esta edificación tenía grandes problemas estructurales que ponían en riesgo la integridad física de los usuarios internos y externos, por lo que era urgente la construcción de un nuevo edificio.

Por lo anterior, dentro de las competencias y funciones de esta Dirección, se logra dotar a la Dirección General de Aduanas y al Gobierno en general de dos naves industriales para las instituciones que se encuentran en la zona de Peñas Blancas a saber; una nave de 457m²; para albergar al Ministerio de Agricultura y Ganadería, Consejo Nacional de Producción, Promotora de Comercio Exterior y otra nave de 863 m² que albergar a la Dirección General de Aduanas de Peñas Blancas.

Este complejo fronterizo se traduce en infraestructura segura, eficiente y acorde con los procedimientos y normativa vigentes, brindando así mayor agilidad a los trámites de ingreso y salida de mercadería y pasajeros.

Se cumple con la asignación de servicios públicos; medidor de agua y servicio eléctrico para cada uno de los módulos, traslado de teléfonos, se cuenta con la colaboración del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) para la poda de árboles del nuevo edificio de Peñas Blancas.

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Fotografías que demuestran el cumplimiento de esta meta:

Antes: Después:

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Además de lo anterior se instalaron barreras automáticas para regular el paso de camiones.

Estado del Proyecto: Concluido.

Año 2017:

Aduana de Paso Canoas Se realiza la adjudicación de la remodelación de la Aduana de Paso Canoas, por unmonto de ¢211.981.669.18.

Año 2018:

Mejoras en el Puesto Aduanero de Golfito.

En el periodo 2018, se logra contar con un mobiliario más moderno, lo cual contribuye a un mayor aprovechamiento del espacio físico, orden, motivación, mejores condiciones ambientales, ergonómicas y áreas más idóneas para una eventual evacuación. A continuación se muestra de dicha mejora;

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Aduana de Caldera El departamento de Arquitectura en febrero del 2018, realizo el levantamiento de los requerimientos para contratar los servicios de alquiler de un edificio para albergar estaaduana.

Mejoras en otros edificios e infraestructuras:

Edificio Central delMinisterio de Hacienda

En el 2015, se realizó un proceso de sustitución de la ventanearía de la fachada oeste deledificio central del MH.

Archivo Institucional En el 2015, se realizó una remodelación en esta oficina que incluyo Instalación eléctricadel segundo piso, cambio de cielo raso, cambio de piso en atención al público, construcción de servicios sanitario para cumplir con la Ley 7600.

A continuación se detallan aquellos edificios o infraestructuras que requieren mejoras o tienen estado crítico, además de los proyectos implementados por la Dirección General de Aduanas, la cual por medio de la Gestoría Administrativa y Financiera, proyectan ejecutar en el periodo 2018:

Edificios o Infraestructuras con deficiencias Proyecto a realizar en el 2018La oficina actual del Puesto Fronterizo de Los Chiles está en muy mal estado y las habitaciones son insuficientes para el personal que brinda servicio tanto en Los Chiles como en Las Tablillas, las habitaciones en todos los recintos aduaneros presentan serios problemas en materia eléctrica, serviciossanitarios, deterioro de la infraestructura.

Remodelación y ampliación del Puesto Fronterizo de Los Chiles, incluyendo oficinas y habitaciones.

El techo entre las dos naves industriales de Peñas Blancas, se construyó parcialmente, se estaría completando para proteger tanto el edificio como a los usuarios, de lasinclemencias del tiempo.

Construcción de techo entre los dos edificios del Complejo Fronterizo Interinstitucional (Naves A y B) de Peñas Blancas y de un área parqueo.

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Actualmente las bombas de agua de Peñas Blancas están en mal estado por lo que es preciso cambiarlas para garantizar elsuministro de agua a esas casetas.

Compra de bombas de agua para las casetas de exportación de Peñas Blancas.

Las puertas del edificio de Peñas Blancas son de vidrio y se abren constantemente para el ingreso de usuarios, lo que provoca que el aire acondicionado del edificio no se aproveche almáximo y se desgaste más rápido.

Adquisición de tres cortinas de aire para los edificios de la Aduana de Peñas Blancas.

Las puertas de vidrio edificio de Peñas Blancas se desgastan y se desmontan fácilmente, por lo que se estaría cambiando el sistema de apertura de las mismas.

Compra e instalación de puerta corrediza para la Nave A, del Complejo Fronterizo de Peñas Blancas, a fin de sustituir las actuales y dar mejor aprovechamiento al sistema de aireacondicionado.

Las barreras que se instalaron en el edificio de Peñas Blancas están deterioradas por los constantes golpes que han recibido de los usuarios, especialmente los transportistas, por lo que amerita su sustitución. Además debenagregarse otras en otros puntos.

Compra de barreras automatizadas de Paso Canoas y Peñas Blancas.

Los aires acondicionados de la Aduana de Peñas Blancas ya llegaron a su vida útil y el mantenimiento es muy costoso.

Adquisición de aires acondicionados para las casetas de exportación de Peñas Blancas, enlas oficinas de las aduanas y puestos fronterizos.

Se instaló un sistema de agua en el edificio dePeñas Blancas que requiere mantenimiento.

Mantenimiento del sistema de agua potable dela Aduana Peñas Blancas.

Se instaló un sistema de incendios en eledificio de Peñas Blancas que requiere mantenimiento.

Mantenimiento del sistema de detección de incendios de la Aduana Peñas Blancas.

El Laboratorio Aduanero requiere de una remodelación integral para aprovechar mejorlos espacios.

Ampliación de las instalaciones del Laboratorio Aduanero.

La casa de Barrio Escalante fue desocupada por la Policía de Control Fiscal (PCF) debido al alto deterioro que tenía y al aumento de personal en ese cuerpo policial, sin embargo, posteriormente la PCF solicito se permitiera volver a utilizarla con un grupo de funcionarios, por lo que requiere suremodelación.

Remodelación de la casa de barrio Escalante, para uso de la PCF.

Las constantes lluvias provocan inundaciones en la Aduana de Calle Blancos, debido al desnivel existente entre calle pública y la propiedad institucional, por lo que es preciso construir la tubería pluvial para evitar lasmismas y a la vez proteger la infraestructura.

Construcción de una tubería pluvial en la Aduana Central, Calle Blancos.

La Aduana de Paso Canoas presenta serios Remodelación de la Aduana de Paso Canoas.

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problemas en materia eléctrica, techos, cielos y algunas paredes.

A continuación el detalle de actividades pendientes y que es necesario resolver en el mediano plazo, por lo que se recomendó que se incluyan en el Anteproyecto Presupuestario 2019;

Debido a que a la Aduana de Limón, desde el año 2014, no se le ha realizado ningún mantenimiento, es necesario llevar a cabo el mismo; el mismo se recomienda debe incluir pintura, cambio de accesorios de baño, cambio de cartón de cielo raso, así como la construcción de una caseta de planta, además la reparación de las paredes de la bodega, cambio de cielo raso de aleros, remodelación de la caseta de vigilancia, reparación de muro frontal y colocación de portones.

En la Aduana de Golfito, es preciso colocar un banco de transformadores, poste y planta eléctrica para solucionar el problema eléctrico.

En la Aduana de Paso Canos, es necesario realizar lo siguiente:

- Acondicionar el patio en la instalación I-022, lastre completo del patio al igual que se realizó en el P013, remodelación bodega P013.

- Colocación de cielo raso, ventanería, reparación de piso, construcción de 100m² bodega de archivo y zona de revisión de pasajeros, iluminación de los dos patios. Reparación de casetas de vigilancia, P013 y I022.

- Construcción de casetas nuevas con techo para proteger de las inclemencias del tiempo a los funcionarios del Unidad de Seguridad Institucional.

- Construcción de nueva bodega para depósito de mercancías I-022 de 100 m2. y construcción de techo para revisión de 6 furgones.

- Vivienda de técnicos requiere reparación de cielo raso, ventanearía, sistema eléctrico, pintura total, cambio de canoas, cambio de pila, construcción de rampa ley 7600. Se incluye cambio de luminarias e iluminación exterior.

Nota. Se estarían considerando recursos en el Anteproyecto de Presupuesto para el 2019. Aunque está por definirse el destino que tomaran las instalaciones en Paso Canoas, con la ejecución del Proyecto BID.

El Puesto El Brujo requiere de remodelación, dado el deterioro que ha sufrido debido a que se encuentra sin uso, sin embargo desde Mayo del 2014 se instruyo al Departamento de Arquitectura dar mantenimiento a la infraestructura existente, pese al evidente deterioro con el objeto de mantener y/o mejorar de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.

La Casa de Barrio Escalante se estaría interviniendo en el 2018, sin embargo requiere también de la compra e instalación de aires acondicionados, mejoramiento del techo y sistemas de voz y datos.

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Situación del edificio que alberga el Departamento de Gestión de Exenciones.

El día 15 de marzo de 2017, la Unidad de Gestión Ambiental procedió a realizar una visita al edificio que alberga al Departamento de Gestión de Exenciones, en dicha visita se determina lo siguiente;

1. Existen situaciones que ponen en riesgo la salud de los funcionarios, el edificio visiblemente se ve antiguo, hay gran cantidad de palomas y se presentan condiciones en algunos casos ruinosas, por ejemplo el estado de una pila de lavado y las condiciones del tanque de almacenamiento de agua potable no es el adecuado.

2. Se detectó un manejo inadecuado de los residuos ya que se encontraron algunas llantas, sillas y fluorescentes, residuos de cocos o pipas, entre otros expuestos a la intemperie.

3. Se encontró que se utilizan aun fluorescentes T 12, los cuales están prohibidos por la Directriz – 11 MINAE.

A continuación se presentan las fotografías:

Fig. 1. Pila en mal estado. Fig. 2 Condiciones ruinosas del tanque de almacenamiento de agua potable

Fig. 3. Inadecuado manejo de residuos.

Por lo anterior, el informe correspondiente se trasladó a la Directora General de Hacienda la señora Priscilla Piedra Campos, por medio del DAF-338-2018, para la urgente toma de decisiones.

Solicitud de Permisos de funcionamiento: Por medio de la gestoría de la Aduana se han gestionado los siguientes permisos de funcionamiento:

Aduana No. permisoFecha deemisión

Fechavencimiento

Aduana de Limón HC-ARS-L-2016-108 24/02/2016 24/02/2021Puesto Aduanero

de SabalitoRB-ARS-CB-126-2016 19/04/2016 18/04/2021

Aduana de Limón HC-ARS-L-2016-108 24/02/2016 24/02/2021Puesto Aduanero deSabalito RB-ARS-CB-126-2016 19/04/2016 18/04/2021

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Trámite de seguro de edificios: Por medio de la gestoría de la Aduana se han gestionado los siguientes trámites de seguro para los edificios:

Edificios Detalle

Aduana de Limón Cuenta con la póliza contra incendios No. 01 01 INC 0732351 00 con vigencia desde el 19/2/2016 hasta el 19/2/2017

Aduana Central Cuenta con póliza contra incendios 0101 INC 0693479 06, oficio DS-SSP-1231-2016 SEC-3376-2016, vigencia del 23/7/2016 al 23/7/2017

Aduana de Peñas Blancas/ casetas de exportación Cuenta con póliza contra incendios No. 01-01-INC-693479-06 con vigencia del 23/7/2016

al 23/7/2017

Aduana de Peñas Blancas/ casas de guardas, casa archivo, casa Big Brother y casa de Subgerencia

Cuenta con póliza contra incendios No. 01-01-INC-693479-06, vigencia del 23/7/2016 al 23/7/2017

Nuevo edificio de Peñas Blancas

Cuenta con la póliza contra incendios No. 01-01-INC-693479-06, vigencia del 13/12/2016 al 23/7/2017

Aduana de Paso CanoasCuenta con póliza contra incendios No. 01-01-INC-693479-06, SEC-22711-2016 del 2/9/2016, vigencia del 23/7/2016 al 23/7/2017

Aduana de Paso Canoas (Cholo mar)

Cuenta con póliza contra incendios No. 01-01-INC-693479-06, vigencia del 23/7/2016 al 23/7/2017

Puesto Aduanero de GolfitoCuenta con póliza contra incendios No. 01-01-INC-693479-06 con vigencia del 23/7/2016 al 23/7/2017

Puesto Aduanero de Sabalito

Cuenta con póliza contra incendios No. 01-01-INC-693479-06, SEC-22711-2016 del 2/9/2016, vigencia del 23/7/2016 al 23/7/2017

Además de lo anterior, es necesario reconocer el gran esfuerzo realizado por el Departamento de Servicios, ya que gracias a eso, el Ministerio de Hacienda recibió un reconocimiento del Programa de Administración de Riesgos, del Instituto Nacional de Seguros, por realizar una excelente gestión de riesgos y administración de pólizas de seguros, durante los últimos años.

El Departamento de Servicio ha realizado una ardua labor, al poner en práctica procesos de administración efectiva de las pólizas de seguros, que abarcan procesos como la efectiva adquisición, actualización de valores y bienes asegurados; revisión de condiciones; seguimiento de ejecuciones de póliza y efectiva gestión de pago, al tramitar positivamente los procesos de pago que se adeudaban al INS desde el 2011. Además, desde el 2016, se ha implementado sistemas de inspección y revisión de pólizas de seguro relacionadas con inmuebles, tanto en el edificio central como en diferentes recintos aduaneros, donde se han

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coordinado esfuerzos entre las diferentes áreas involucradas, para lograr administrar efectivamente los riesgos relacionados con la infraestructura, así como disminuir los de los colaboradores y usuarios, aspectos que mejoran todo el proceso relacionado con la gestión de aseguramiento institucional.

Entre los beneficios que se han obtenido hasta ahora están las siguientes:

Mejoras en opciones para futuros aseguramientos. Mejoras en coberturas y tarifas aplicables, tanto en las pólizas suscritas como en

futuras suscripciones. Ahorros por un monto de ¢14.941.259, en las renovaciones que se han realizado. Disminución de riesgos que eventualmente pueden generar un perjuicio para la

Administración y medidas efectivas de traslado de los riesgos, al contar con pólizas de seguro debidamente administradas que respalden al Ministerio en caso de sinestro.

Lo anterior apegado con las políticas de contención del gasto y eficiencia en la gestión que promovió esta Administración, demostrando que es posible maximizar los recursos en procura del beneficio para el Ministerio y el presupuesto público.

Manual de requerimientos físicos y estandarización de espacios de oficina para edificios administrativos:

En aras de beneficiar a la administración pública en general y con el objetivo de optimizar los espacios y lograr una reducción en las inversiones en alquiler de edificios, durante el periodo 2017 el Departamento de Ingeniería y Arquitectura, realizó la actualización del “Manual de requerimientos físicos y estandarización de espacios de oficina para edificios administrativos”. El cual fue elaborado en enero del periodo 2015, este manual es un instrumento de normalización de las áreas de trabajo, además de un marco orientador en materia de alquileres de edificios.

Este documento establece los requisitos para garantizar la seguridad, calidad, eficiencia y comodidad necesaria para los usuarios de las edificaciones en las que se encuentran ubicadas las dependencias, cuenten con el debido cumplimiento de las normativas vigentes. Esta actualización del Manual incluye mejoras en varios ámbitos, uno de ellos es el aumento en las áreas mínimas de la mayoría de las oficinas y cubículos de trabajo. Además, se incorporan algunas especificaciones relacionadas con necesidades de seguridad de la información y de los funcionarios que ocupan el edificio, como lo son sistemas de acceso, llavines de seguridad para archivos, separaciones de vidrio en las ventanillas de atención al público, visibilidad entre las jefaturas y sus colaboradores, entre otras. También se incluyeron algunas recomendaciones realizadas por parte de la Comisión institucional de prevención, atención y mitigación de Emergencias del Ministerio de Hacienda y el Departamento de Salud Ocupacional.

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Proyectos y/o Propuestas para mejorar el problema existente de los altos costos de alquileres y la falta de integración física de las distintas Direcciones del Ministerio de Hacienda.

Proyecto “Unificación Hacendaria”.

El Plan estratégico institucional planteaba como debilidad que existían instalaciones no aptas para laborar, además de lo anterior existe un alto costo de alquileres, para contrarrestar esta situación esta Dirección en el año 2014, definió un equipo interdisciplinario (ingeniería civil, industrial y electromecánica, arquitectura y administración empresas, contabilidad y gestión y finanzas públicas) e impulso un proyecto que pretendía realizar un análisis integral del espacio actual de los edificios propios y alquilados del Ministerio, ubicados en el casco central de San José, con el fin de determinar la opción más viable para la racionalización del gasto público y optimización del espacio.

Es por lo anterior que se solicitó a la Contraloría General de la Republica, autorización para realizar el trámite de contratación directa con oferente determinado para la compra del edificio del Centro Corporativo El Tobogán, para ubicar las instalaciones del Ministerio de Hacienda, la compra de ese edificio permitía direccionar el gasto por alquileres de los edificios del casco central de San José al pago de una cuota por la adquisición de un edificio propio, en el marco de la política de austeridad, para reducir el impacto de los crecientes costos adicionales que generan las edificaciones actuales, tanto las propias como las arrendadas, en sus condiciones de infraestructuras antiguas en algunos casos y las exigencias de los diseños modernos, generándose una brecha que no ofrece las mejores condiciones financieras y espaciales para el Ministerio. Sin embargo lo anterior dicho trámite no fue aprobado por ese el Contralor.

Véase el anexo N° 5 con el detalle de este trámite.

Participación del Ministerio de Hacienda en el Proyecto Ciudad Gobierno:

El Proyecto Ciudad Gobierno tiene su base legal en el decreto Nº 39330-MOPT-H-PLAN-MIVAH, este proyecto descansa en la necesidad de buscar alternativas de inversión racional de los recursos públicos, mediante la propuesta de soluciones novedosas y eficientes en materia de infraestructura pública, por lo anterior el diseño de este novedoso proyecto se refiere a el desarrollo arquitectónico de un conjunto de edificios, donde se instalen ministerios e instituciones cuyas funciones sean relacionadas, con lo cual se mejore sensiblemente el servicio que presta el Estado a los administrados, se pretende con este proyecto cubrir las necesidades de espacio institucional para varias instituciones y con ello minimizar los costos de los servicios que presta la Administración y maximizar la agilidad en la prestación de los mismos.

Este proyecto está compuesto de dos etapas, correspondiendo la primera etapa a la construcción del edificio del Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT), mientras que la segunda etapa está constituida para albergar a varios ministerios, incluyendo el Ministerio de Hacienda.

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Por mandado del señor Ministro, esta Dirección a participado activamente dentro de este Proyecto, asistiendo a las reuniones a las cuales se nos ha convocado y realizando las siguientes gestiones con un grupo interdisciplinario de esta Dirección.

Año Actividad realizadaAño 2015 Elaboración del Perfil y Requerimientos para

la construcción de Ciudad Gobierno Liberia (MOPT está gestionando la donación del lote).

Año 2015 Levantamientos de requerimientos técnicos para la instalación de una AdministraciónTributaria en Garabito (Proyecto Ciudad Gobierno). Proyecto de largo plazo.

Año 2015 Entrega del perfil para adjuntarlo al documento completo de la Etapa N°2 de CiudadGobierno, y matricular el proyecto en MIDEPLAN.

Año 2016 Entrega del 100% de la información del perfil del proyecto de Ciudad Gobierno para incorporarla a la Etapa N°2, donde se proyecta la construcción del edificio que albergará al Ministerio de Hacienda en SanJosé.

Año 2016 Finiquitando detalles en cuanto a ubicación, donación de terrenos y financiamiento de los proyectos Ciudad Gobierno de Liberia yGarabito.

Año 2016 Se realiza entrega a la Dirección de Edificaciones Nacionales del MOPT de lasestimaciones del área para el nuevo edificio del Ministerio de Hacienda.

Año 2016 Se entrega el perfil completo del proyecto parapresentación ante el MIDEPLAN, para incorporarla en el paquete de la Etapa N°2.

Mediante oficio DCA-941 de fecha 10 de mayo del 2017, la Contraloría General de la Republica deniega refrendo al memorando de acuerdo suscrito entre el MOPT, el Ministerio de Hacienda y la UNOPS para la ejecución de proyecto denominado “Servicios de implementación para el Centro de Datos y las oficinas centrales del Ministerio de Obras Públicas y Transportes de Costa Rica”.

La última reunión efectuada se lleva a cabo el 20 de diciembre del 2017, con la finalidad de dar seguimiento a la situación de dicho proyecto y analizar la solicitud del Ministerio de Relaciones Exteriores para formar parte del Proyecto Ciudad Gobierno. En esta reunión se toma la decisión de incorporar al Ministerio citado, en el proyecto asignándole el terreno donde se ubica el antiguo edificio de licencias del MOPT, para llevar a cabo dicha gestión, los respectivos Ministros deberán firmar un acuerdo.

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Estado del Proyecto: Pendiente. (No se ha iniciado la II etapa del proyecto).

Solicitud ante el Despacho del Ministro sobre gestión de donación de terreno para albergar la Aduana y la Administración Tributaria de Limón:

Mediante oficios DAF-0263-2017, DAF-0348-2017 y DAF-0460-2017, se realizó la petición al Despacho del Señor Ministro de realizar las gestiones necesarias ante INCOFER para la adquisición en donación de un inmueble ubicado en la Provincia de Limón, con la finalidad de instalar en forma definitiva las oficinas de la Administración Tributaria y de Aduanas de Limón, con grandes ventajas de ubicación. Lo anterior porque el contrato actual de préstamo del terreno donde se ubican estas oficinas se podrá revocar en cualquier momento por parte de INCOFER y JAPDEVA.

Estado del Proyecto: Elevado a la Oficina del Viceministro de Ingresos de ese entonces señor Fernando Rodríguez Garro.

Pretensión de aadquisición del edificio central del Banco Crédito Agrícola de Cartago (Bancrédito):

Mediante oficio GG-022-2017, el Gerente de Bancrédito propone oferta de venta del Edificio ubicado en San Jose centro, al Ministerio de Hacienda. A raíz de esta propuesta esta Dirección procede a mantener reuniones con el Gerente de dicha institución, y analizar la oferta. De adquirir el edificio esto representaría una oportunidad para integrar varias Dependencias, así como solventar la situación relacionada con altos costos por alquiler de edificios en los que incurre este Ministerio.

Las Dependencias que se beneficiarían de tal adquisición son las siguientes:

Departamento de Exenciones. Dirección General de Tributación (Grandes Contribuyentes y ONT) Dirección General de Crédito Público Dirección de Contabilidad Nacional Tribunal Fiscal Administrativo Dirección General de Auditoría Interna Centro de Investigación y Formación Hacendaria Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa Policía de Control Fiscal Tribunal Aduanero Nacional

Sin embargo lo anterior, deben de considerarse elementos importantes para tomar esta decisión, como por ejemplo remodelaciones necesarias para cumplir con los estándares que indica el “Manual de requerimientos físicos y estandarización de espacios de oficina por orden funcional, para edificios del Ministerio de Hacienda”, así como el cumplimiento de leyes que rigen esta materia.

En fecha 03 de julio del 2017, por medio del oficio DM-1274-2017 se da respuesta a la propuesta de Bancrédito, en dicho documento, se indicó entre otras cosas, que la posibilidad para el

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Ministerio de adquirir este terreno e infraestructura, era viable siempre y cuando Bancrédito realizará y concluyera el proceso de reestructuración y remodelación.

Se recibe en fecha 14 de julio del 2017, el oficio GG-255-2017, en el cual el señor Gerardo Porras Sanabria, indica que lamentablemente dadas las circunstancias actuales del Banco, no era posible realizar inversiones de reestructuración y remodelación, ni esperar el plazo que conlleva dicho proceso, la venta de la propiedad se realizara en las condiciones actuales en que se encuentra el edificio.

Posterior a esa fecha, se recibe invitación de Bancrédito, para participar en el remate de propiedades a realizarse en el Club Unión el día 17 de agosto, a ese remate asiste en representación de la DAF la señora Patricia Navarro Vargas Subdirectora Administrativa y Financiera y Carmen Lia Chaves Ramirez Jefe del Departamento de Arquitectura.

Posterior a esa actividad, se gira la instrucción a la señora Chaves Ramirez, de realizar una visita técnica a la propiedad de Bancrédito ubicada en Cartago, ubicado en avenida 1 y 2, calle 5, diagonal a la Catedral de Cartago, dicho informe técnico fue traslado al Despacho en fecha 29 de agosto de los corrientes, con la finalidad de hacerlo del conocimiento del señor Ministro.

El último comunicado de Bancrédito, indica que el Remate Público que realizaron resultó infructuoso y mencionan que en caso de tener algún interés en alguna de sus propiedades se debía presentar una oferta económica formal.

En diciembre del 2017, se remite el oficio DAF-0852-2017 al Despacho con los antecedentes de este caso.

Por medio del oficio DOM-0233-2017, de fecha 21 de diciembre del 2017, el Oficial Mayor y Gerente del Despacho solicita información adicional sobre esta posibilidad de compra, dicha información es aportada por medio del oficio DAF-199-2018 de fecha 09 de abril de los corrientes.

Estado del Proyecto: Pendiente en el Despacho.

Alquileres Ministerio de Hacienda.

En el anexo N°6 se visualiza el detalle de los alquileres de edificios que mantiene el Ministerio de Hacienda al 31 de Marzo del 2018.

6-2 Instauración de la Contraloría de Servicios.

Durante esta Administración se logra exitosamente instaurar la Contraloría de Servicios, la cual está amparada en la Ley N° 9158 “Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios”; y el “Decreto Ejecutivo N° 8220 “Protección al Ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos”, respaldada en los Oficios DM-052-10 de MIDEPLAN y DM-142-2010 y 143-2010 del Ministerio de Hacienda.

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Por medio del Oficio DM-2258-2014 del 04 de diciembre del 2014, suscrito por el Despacho del Ministerio de Hacienda, se solicita la correspondiente inscripción del Contralor de Servicios ante la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Servicio, de acuerdo a lo señalado en el artículo 9 del Decreto N°34587-PLAN.

Como parte de las funciones encomendadas por el Despacho, esta Dirección ha liderado la puesta en marcha de la Contraloría de Servicios, vigilante de los requerimientos materiales, de información y demás insumos que esta oficina requiere para brindar eficaz y eficientemente un servicio al ciudadano, conformando así los medios físicos y electrónicos para que los ciudadanos interpongan denuncias, inconformidades o sugerencias sobre los distintos servicios que brinda el Ministerio de Hacienda.

La puesta en marcha de esta oficina se da a partir de enero del 2015, para lo cual se apoyaron e impulsaron las siguientes tareas

Elaboración de formularios impresos, para que los usuarios que no disponen o no tienen acceso inmediato a medios electrónicos, puedan interponer sus inconformidades, sugerencias, consultas, denuncias y felicitaciones, referentes al trato recibido en la tramitación de sus gestiones en las oficinas de las diferentes dependencias del Ministerio.

Facilitación de un formulario electrónico en la Web, para aquellos usuarios que tienen acceso a los medios electrónicos, puedan interponer sus inconformidades y demás gestiones, relacionadas al trato recibido en cualquier oficina de la institución.

Instalación de Buzones de Sugerencias en las dependencias para la recepción de los formularios impresos en que los usuarios plantean sus gestiones.

Facilitación de un formulario electrónico en la Web, denominado “Denuncie Ya”, para que los ciudadanos puedan interponer denuncias relativas a temas como evasión fiscal, contrabando e incumplimiento de deberes formales y materiales por parte de los contribuyentes y de ciudadanos que no están a derecho.

Creación de una cuenta de correo electrónico atinente a la Contraloría de Servicios.

Estado del Proyecto: Concluido

6-3 Evaluaciones de satisfacción del cliente interno y externo.

Como parte de las tareas a realizar durante esta administración, está el conocer el criterio que tiene el cliente interno y externo, de los servicios que se brindan por parte de la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección General de Tributación, para ello se llevaron a cabo dos encuestas:

1- Encuesta de Satisfacción de Usuarios Internos:

En el periodo 2015 se diseñó una encuesta para valorar la satisfacción de servicios corporativos a nivel institucional, dicha herramienta se colocó en la intranet de la Contraloría de Servicios y se

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aplicó en el mes de octubre del 2015, del total de la población hacendaria (3173 funcionarios) participaron 509 funcionarios.

A raíz de la aplicación de esta encuesta, se logra conocer la percepción del usuario en los distintos servicios que brinda la DAF, con lo cual se logran establecer mejoras en los diferentes departamentos que componen esta Dirección.


2-Encuesta de satisfacción de Servicios Corporativos:

En coordinación con la Dirección General de Tributación, se elaboraron encuestas de servicio para el usuario externo, las cuales se aplicación en los meses de julio y setiembre del 2016, en las Administraciones Tributarias de San José Este y Oeste, por tratarse de las dos oficinas que más afluencia de usuarios reciben.


6-4 Consolidación del Archivo Central Institucional del Ministerio de Hacienda.

A través de la Sección del Archivo Central, se han realizado grandes esfuerzos para atender las disposiciones en materia archivística establecidas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 y la Dirección General de Archivo Nacional, lo anterior por medio del proyecto de acondicionamiento del Archivo Central Institucional.

Se pretende implementar procesos de Gestión Documental Institucional basados en el Manual Institucional de Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda, el cual fue publicado en el año 2015 y tiene como objetivo que los funcionarios responsables de los archivos de gestión de las diferentes oficinas del Ministerio de Hacienda organicen y normalicen los procedimientos de archivo, contando así como una única forma de organización documental.

Las actividades a realizar y/o pendientes, son las siguientes:

1-Mejoramiento de las condiciones físicas de la actual infraestructura de la Sección de Archivo Central Institucional, en apego a los requerimientos técnicos contemplados en la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

No existen avances por las limitaciones presupuestarias existentes.Sin embargo se han realizado algunas mejoras de las condiciones físicas por ejemplo la habilitación de un segundo portón del Archivo Central para la recepción de transferencias y cotejo de ladocumentación.

2-Coordinar con las Dependencias del Ministerio para la elaboración de las tablas de plazos.

Al 31 de diciembre del 2017existe un avance del 20%; se continúa coordinando con las

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dependencias la elaboración de las tablas de plazos.

3- Coadyuvar con el diseño y desarrollo de un sistema de información para la gestión documental institucional.

Con respecto a esta actividad el mismo fue retirado del portafolio de Proyectos Estratégicos Institucionales.(Ver anexo N°7).

4-Solicitud de creación de tres plazas con especialidad archivística.

No existen avances por las limitaciones presupuestariasexistentes.

Estado del Proyecto: se está previendo en el anteproyecto de presupuesto 2019, pero en el extralimite el monto requerido, lo anterior debido a que el limite se encuentra completamente ajustado, corresponderá a las nuevas autoridades la aprobación del anteproyecto que a la fecha queda en proceso.

Además de lo anterior, en materia de archivo, a través de este periodo, con el apoyo de esta Dirección y gracias a los grandes esfuerzos de los funcionarios de esa Unidad se han realizado las siguientes gestiones:

Objetivo Logros y estado de las gestionesAsesorar y colaborar a los funcionarios del Despacho del Ministro y oficina de prensa en la Transferencia Documental al Archivo Nacional periodo 2014-2017, por medio de visitas y reuniones para velar por el cumplimiento de las políticas y lineamientos del Archivo Nacional.

Se realiza la Transferencia al Archivo Nacional exitosamente.

Establecer las políticas y procedimientos Archivísticos a nivel Ministerial en los Archivos de gestión y Especializados.

Elaboración y aprobación del Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos para elMinisterio de Hacienda; él cual se oficializa y publica el 20 de abril del 2015.

Capacitar a los funcionarios del Ministerio de Hacienda sobre la implementación de los procedimientos archivísticos en los Archivos de Gestión (Contemplados en el Manual) mediante charlas teóricas para que los funcionarios tengan los conocimientosnecesarios para organizar adecuadamente la documentación de sus dependencias.

La Unidad de Archivo brinda capacitación mediante charlas a los funcionarios de la mayoría de las dependencias.

Capacitar a los funcionarios sobre las Directrices en materia Archivística que emite la Dirección General del Archivo Nacional mediante charlas teóricas para que cuentencon los conocimientos necesarios de dichas directrices y su aplicación.

Se capacita a los funcionarios de las siguientes Dependencias: Administración Tributaria Zona Norte, Administración Tributaria de Alajuela, Administración Tributaria de Heredia, TesoreríaNacional, Tribunal Fiscal, Tribunal Aduanero, Contabilidad Nacional y Dirección de Crédito

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Público. Todas las capacitaciones se brindaronen 2017. Total de personas capacitadas: 34

Asesorar y colaborar en la implementación de los procedimientos archivísticos de las unidades administrativas por medio de visitas y reuniones para velar por el cumplimiento de las políticas y lineamientos archivísticos.

Se realizaron varias asesorías presenciales y personalizadas a los funcionarios sobre temas relacionados con implementación del cuadro de clasificación documental normalizado, organización de documentos electrónicos, transferencias documentales, ordenación y foliación de expedientes. Como resultado de las visitas las siguientes dependencias implementaron el cuadro de clasificación normalizado: -DTIC ( Dirección)

-Despacho del Ministro, Viceministros y Oficial Mayor.-Departamento de Servicios y sus secciones-Departamento de Recursos Financieros-Unidad de Proyectos DTIC-Control y Aseguramiento DTIC y sus unidades-Departamento de Servicios DTIC-Departamento de Proveeduría Institucional-Gestoría del Servicio Nacional de Aduanas y sus unidades-Dirección dependencias

de Tributación y algunas

-Gerencia de la ATSE.-Administración Tributaria Zona Norte y sus dependencias.

Visitas y su respectivo informe de seguimiento archivístico con el fin de constatar el cumplimiento de las políticas y lineamientos archivísticos establecidos en el “Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del MH”.

Se realizaron varias visitas para darle seguimiento al cumplimiento de los lineamientos archivísticos, se elaboraron y enviaron los siguientes informes:-Despacho del Ministro-Despacho del Viceministro de Ingresos-Despacho del Viceministro de Egresos-Oficial Mayor-STAP-Auditoria Interna-Asesoría Legal de la DAF-Área de Relaciones y Asuntos Externos de la DGA

-Departamento de Servicios Generales y sus dependencias.

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-Departamento de Recursos Financieros-Departamento de Proveeduría Institucional-Gestoría del Servicio Nacional de AduanasGestoría de las Actividades Centrales

Emitir criterios archivísticos con el fin de brindar el apoyo necesario a las dependencias del Ministerio para facilitar y mejorar los sistemas de información, mediante el análisis de artículos, revistas, reglamentos, leyes y todo material bibliográfico que sirva de base para el criterio solicitado.

Se elaboraron 3 criterios archivísticos:

1- Relacionado con confidencialidad de los documentos, solicitado por la Auditoria Interna.

2-Relacionado con el procedimiento de transferencia de documentos de las dependencias de la DGA a la bodega administrada por la Gestoría Administrativa y Financiera se elaboró en conjunto un instructivo.

3-Se colaboró con la creación del “Procedimiento para la Eliminación de Documentos Aduaneros” publicado en la Gaceta N°241 – 15 diciembre 2014, se trabajó en conjunto con personal deAduanas.

Conservar, custodiar y preservar el acervo documental que se produce y se almacena en el depósito del Archivo Central, para garantizar el acceso a la información y la transparencia administrativa, por medio de la implementación de los lineamientos archivísticos establecidos tanto por el Archivo Nacional como por el Archivo Central del Ministerio de Hacienda.

Se clasificaron, ordenaron y describieron 130.2 metros lineales de documentos (217 cajas) correspondientes a la transferencia recibida en el año 2016 de documentos del Programa de Regularización del Catastro y Registro.

Pendiente: Queda pendiente de dar tratamiento archivístico a 23 cajas grandes y 28 pequeñas.

Préstamos de documentos.

Se han realizado varias búsquedas exhaustivas para realizar préstamos documentales internos, la mayoría de documentos del Programa de Regularización del Catastro y Registro.

Asesorar y colaborar en la eliminación documental de las unidades administrativas por medio de visitas para realizar el procedimiento de acuerdo a los lineamientos archivísticos.

Con la aprobación de las tablas de plazos y valoraciones parciales, se inició la eliminación masiva de documentos con vigencias vencidas de las siguientes dependencias (Todas cuentan con acta de eliminación).

-Gestoría de Aduanas ( documentos en casilleros)-Gestoría de Tributación

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-Aduana de Limón-Declaraciones de Importación en definitiva de varias Aduanas(eliminados en Calle Blancos)

-Puesto Aduanero de Golfito (Tarjetas de Autorización de Compras TACS)

- Aduana Santamaría-Despacho del Ministro-Despacho Viceministro de Egresos-Oficial Mayor-Auditoria Interna: Al mes de abril del 2018, el Acta de destrucción de documentos se encuentra debidamente suscrita por las partes interesadas y, por lo tanto, está finiquitada la eliminación enapego a lo consignado en la Tabla de Plazos de la DGAI.

Asesorar y colaborar en los procesos de transferencia documental de las unidades administrativas por medio de visitas para realizar el procedimiento de acuerdo a los lineamientos archivísticos.

Se concretaron las siguientes transferencias:

T01-2014 Unidad de Reclutamiento y Selección, Departamento de Recursos Humanos.

T-01-2017 Viceministro de EgresosT-02-2017 Viceministro de Ingresos (también colaboró la técnico en Archivo)

T-03-2017 Despacho del MinistroT-04-2017 Auditoría Interna

Velar por la integridad, organización y conservación de los documentos producidos y recibidos por todas las dependencias del Ministerio de Hacienda

Se realizaron 3 inspecciones Archivísticas: a la STAP, a la Aduana Central y a la Subdirección de Recaudación Control y Servicios Tributarios.

Nota: A diferencia de las asesorías, las inspecciones se realizan cuando la documentación permanece en sitios inadecuados, esté desorganizada, cuando se conozca que la documentación se elimina sin la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y cuando por el valor de la documentación se juzgue necesario.

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Tabla de Plazos de las Aduanas: Después deuna ardua labor para recolectar la información delos documentos que producen en todas lasAduanas, ya que se tuvo que visitar cada una delas mismas, se pudo concluir en el año 2017 lasTablas de las Aduanas son 6 en Total: -TPGerencia de todas las Aduanas-TPDepartamento Normativo de todas las Aduanas-TP Departamento Técnico de todas las Aduanas-TP Sección Técnico Operativo de todas lasAduanas-TP Sección de Deposito de todas lasAduanas-TP Puestos Aduaneros de todas lasAduanas. Actualmente se encuentran en laDirección Normativa para asignar la propuesta devigencias a los documentos.El CISED ha revisado, 5 de las 7 Tablas dePlazos de la DGA. El día 23 de marzo del 2018fueron invitadas a la sesión del CISED dos

Asesorar y colaborar en la implementación de los procedimientos archivísticos de las unidades administrativas por medio de visitas y reuniones para la elaboración de las tablas de plazo de conservación documental y valoraciones parciales de documentos. (Se colaboró en la revisión de los documentos en bodegas y espacios donde las dependencias mantienen los documentos)

funcionarias, una de la Dirección de Normativa de la DGA y otra del Departamento de Procesos Aduaneros de la DGA, con la finalidad de analizar inquietudes de los integrantes del CISED y atender consultas con respecto al proceso de elaboración de las Tablas de Plazos. El CISED (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos) está a la espera de las respuestas a las observaciones planteadas a cada una de las 5 Tablas revisadas.

Tabla de Plazos Despacho del Ministro,Aprobada por CNSED Sesión No. 27 de fecha 05de noviembre del 2015.

Tabla de Plazos Despacho Viceministro deEgresos Aprobada por CNSED Sesión No 13-2016 de fecha 29 de abril de 2016.

Tabla de Plazos Despacho Viceministro deIngresos Aprobada por CNSED Sesión No 13-2016 de fecha 29 de abril de 2016

Tabla de Plazos Auditoría Interna Aprobada porCNSED Sesión No. 27 de fecha 05 de noviembredel 2015

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Tabla de Plazos Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria: Se continua a la espera que la STAP remita al CISED nuevamente la Tabla de Plazos con las observacionesanalizadas en sesión. Contacto. Harry Campos Granados.

Tabla de Plazos de la Dirección Administrativa y Financiera:

El día 26 de enero del 2018, en sesión de la CISED, se tomó el Acuerdo No. 4 que aprueba la Tabla de Plazos de la DAF; no declaran ninguna serie documental con valor científico-cultural.

Tabla de Plazos de la Asesoría Legal de la DAF: se está a la espera que la Asesora Legal Marianella Hernández Campos, remita al CISEDla Tabla de Plazos para el análisis correspondiente.

Tabla de Plazos del Departamento de Servicios: Las Tablas de Plazos del Departamento de Servicios no han sido revisadas por parte del CISED, ya que, había solicitudes presentadas con anterioridad. Adicionalmente, dicho Comité tomó el acuerdo de priorizar las Tablas de Plazos de la DGA debido a la situación archivística que presenta el Servicio Nacional de Aduanas.

Tabla de Plazos Sección de Información y Correspondencia: Concluida se encuentra en el CISED.

Tabla de Plazos Servicios Públicos: Concluida se encuentra en el CISED.

Tabla de Plazos Gestoría de Tributación: Concluida se envió al CISED.

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Tabla de Plazos Gestoría de las AdministraciónSuperior: No se ha concluido solo la Sección dePotencial Humano envió para revisión, la cual fuedevuelta con correcciones; pero aún no harespondido. Al mes de Abril del 2018 se continúaa la espera de la información sobre el avance enla Tabla de Plazos de la Gestoría de laAdministración Superior y Área de Egresos.

Tabla de Plazos Gestoría de Aduanas: La Tablade Plazos de la Gestoría del Servicio Nacional deAduanas y Policía de Control Fiscal ya fuepresentada al CISED. Se valorará al finalizar larevisión de la Tablas de la DGA.

Tabla de Plazos Gestoría de DTIC: Se inició conla recolección de la información, se hizo enconjunto con el Técnico en Archivo en el año2016. Al mes de Abril del 2018 se continua a laespera de la información sobre el avance en laTabla de Plazos de la Gestoría de la DTIC, CIFH,TFA y TAN.

Tabla de Plazos de Proveeduría Institucional: Secontinúa a la espera que remitan las aclaracionesen relación con las últimas observacionesrealizadas por el CISED.

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Tabla de Plazos Departamento de Recursos Financieros: El Departamento Financiera remitió las aclaraciones en relación con las consultas técnicas hechas por la Unidad de Archivo Institucional.

Tabla de Plazos Dirección de Contabilidad Nacional: Al mes de Abril del 2018, la Tabla de Plazos de la Dirección de Contabilidad Nacional se encuentra en análisis por parte del Área Legal de dicha Dirección, para la definición de las propuestas de vigencia administrativa y legal delos documentos.

Tabla de Plazos de la Dirección de Fiscalización de Aduanas y sus Dependencias, en total fueron6 Tablas de Plazo: Se concluyeron y se encuentran en el CISED. Ha abril del 2018 seencuentran pendientes de revisión.

Tablas de Plazos Administración Tributaria San Jose Este: En total son 13 Tablas de cada una de las unidades administrativas, las tablas se concluyeron, sin embargo aún no han sido remitidas al CISED.

Tablas de Plazos Administración Tributaria San Jose Este: Se recolecto la información para las Tablas y se pasaron a la encargada del Archivo.

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Administración Tributaria de Alajuela: Secoordinó una visita de seguimiento para el díamarte 24 de abril del 2018 con la finalidad deverificar el nivel del avance así como solventardudas que tengan al respecto.

Tablas de Plazos Administración Tributaria ZonaNorte: En proceso de recolección de informaciónpor parte de los funcionarios, se ha coordinadovía telefónica, aún no han enviado borradorespara revisión.

Dirección de Tecnologías de Información yComunicación: Se inició con la recolección de laInformación, se revisaron y las compañerasestán pendientes de enviarlas con lasobservaciones del caso.

Valoración Parcial Gestoría de Aduanas, Área deServicios: Se elaboró con el personal de estaárea una valoración para eliminar los documentosde los Casilleros que no fueron retirados por losagentes aduanales, la CISED la aprobó y fueaplicada.

Valoración Parcial Gestoría de Tributación: Seelaboró con el personal de esta área unavaloración para eliminar los documentos másantiguos, la CISED la aprobó y fue aplicada.

Valoración Parcial de Aduanas Limón,Santamaría, Central, Puesto Aduanero de Golfito.La CISED la aprobó y fue aplicada.Valoración Parcial Avalúos de Tributación: laCISED la aprobó y aún no ha sido aplicada, losdocumentos están en el depósito del ArchivoCentral en espera de que el coordinador resuelvala manera de eliminación de estos documentos.Al mes de Abril del 2018, se está a la espera queel Depto. de Arquitectura defina técnicamente eltema del convertidor de electricidad para asíinstalarlo en la trituradora de papel y poderlatrasladar al Archivo Institucional.

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Valoración Parcial formularios de venta y renta de la Dirección General de Tributación: Se remite un formulario de Valoración Parcial de Documentos a la CISED para análisis.

Tabla actualizada al 19 de abril del 2018.

6-5 Implementación del Departamento de Salud Ocupacional.

El Departamento de Salud Ocupacional, se oficializa ante el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica mediante oficio DM-1125-2005, asimismo en el Código de Trabajo, Ley N°2 del 27 de agosto de 1943 y en el Decreto Ejecutivo N° 13466 del 24/03/1982 denominado Reglamento General de los Riesgos de Trabajo.

Según el artículo 2 del Reglamento N°27434-MTSS sobre las oficinas o departamento de salud ocupacional, este departamento se dedica a la organización de la prevención, cuya finalidad es promover y mantener el más alto nivel de bienestar físico, mental y social de los trabajadores.

Pero es hasta el 2015, cuando se logra echar a andar este departamento, lo cual por mandato del señor Ministro, ha estado bajo la tutela de esta Dirección, quien ha realizado los esfuerzos necesarios para dotarla tanto de recurso humano como de los requerimientos necesarios para el buen y correcto funcionamiento.

Las acciones realizadas en los últimos tres años y cuatro meses, relacionadas con este departamento se detallan a continuación:

Año 2015:

Se asignó un espacio físico para este Departamento, el cual en el año 2018, se traslada físicamente al primer piso de las Oficinas Centrales.

Se reciben capacitaciones para el personal. Se realizaron cuatro estudios de puestos. Colaboración en la instalación de la sala de lactancia en el Edificio Central. Atención a denuncia en Juzgado de Trabajo sobre el edificio de la Aduana Central Atención a denuncia de Juzgado de Trabajo sobre el edificio de Administración Tributaria

de Cartago. Atención al estudio de Benemérito Cuerpo de Bomberos en el Edificio de Administración

Tributaria de Zona Sur. Creación de comisiones de salud ocupacional en Aduana Central y Dirección Tributaria

de Cartago.

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Año 2016:

Las labores del Departamento de Salud Ocupacional durante el año 2016 se orientaron al cumplimiento de la Ley de Riesgos del Trabajo No. 6727, canalizando los esfuerzos en mantener y prevenir todo daño causado a la salud de los funcionarios causados por condiciones en el trabajo.

Se brinda seguimiento a la conformación de las Comisiones de Salud Ocupacional en diversas dependencias del Ministerio, se realizan las gestiones necesarias para capacitar las mismas.

A continuación se citan las dependencias y las oficinas capacitadas:

Aduana de Peñas Blancas. Se verifican las condiciones de Salud Ocupacional del antiguo edificio, se realizan las coordinaciones necesarias para la conformación de la Comisión de Salud Ocupacional, además se inspeccionaron las nuevas edificaciones. Se da seguimiento a la orden sanitaria emitida por el Ministerio de Salud respecto al tanque séptico contiguo a la aguja sur y su respectivofuncionamiento.

Aduana de Paso Canoas y Sabalito.

En las visitas realizadas se analizan las condiciones de los puestos de trabajo, el estado de las bodegas y las habitaciones de los funcionarios.Se brinda seguimiento a las gestiones para el tema de las aguas servidas, con la participación del Área Rectora de Salud de Corredores y la Municipalidad, con esta acción se logra determinar los inmuebles aledaños que están vertiendo sus aguas servidas y la emisión de la respectiva orden sanitaria porparte del Ministerio de Salud.

Aduana y Administración Tributaria de Limón.

Estas dos direcciones están albergadas en un solo edificio, severifican las condiciones de salud ocupacional y se gestiona la conformación de la comisión.

Puesto de Sixaola. Revisión de las condiciones físicas y ambientales, ladistribución de planta física.

Aduana Santamaría. La visita a esta oficina se realiza con la finalidad de evaluar las condiciones laborales de los funcionarios, tanto en las oficinas administrativas como en el puesto de revisión de equipaje delAeropuerto Juan Santamaría, además de la reunión con la gerencia para la respectiva conformación de la comisión.

Administración Tributaria deAlajuela.

Esta dependencia se visita con el fin de conformar la Comisiónde la Salud Ocupacional.

En el periodo 2016, se logran constituir las siguientes Comisiones de la Salud Ocupacional, ante el Consejo de Salud Ocupacional:

Laboratorio Aduanero Aduanas Peñas Blancas Administración Tributaria de Liberia

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Administración Tributaria Zona Norte Aduana Paso Canoas Centro de Información y Formación Hacendaria Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación Administración Tributaria y Aduana de Limón Aduana Santamaría

Se realizan estudios técnicos, sustentados en problemas médicos debidamente documentados de los funcionarios, estos estudios dan pie a recomendaciones que son direccionadas a la Dirección correspondiente, con ello se logra acondicionar puestos de trabajo y establecer condiciones laborales idóneas según el padecimiento del funcionario. Se recibieron y atendieron 19 casos en el 2016.

En cuanto a los requerimientos de protección a la vida humana, se lleva a cabo en coordinación con la Comisión de Emergencia de este Ministerio, un levantamiento de necesidades para la instalación de un sistema de detección y supresión de incendios en el Edificio Central.

Con apoyo del CIFH y la Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de Justicia (CONAMAJ) del Poder Judicial, se coordinaron reuniones para incorporar en las prácticas de manejo de conflictos, el programa de capacitación en técnicas efectivas y alternativas de resolución de conflictos denominadas Círculos de Paz, como una forma positiva, saludable, integradora y democrática de fortalecer las relaciones sociales y la eventual resolución de conflictivos que puedan surgir de las mismas.

Se diseña un instrumento para normalizar él envió de información y generación de base de datos sobre los reportes de accidentes y enfermedades laborales, la cual permitirá realizar el levantamiento de datos para conformar el informe al Consejo de Salud Ocupacional y a las Comisiones de Salud Ocupacional de cada edificio, así oficializado mediante circular DM-0001- 2017.

Se brinda apoyo al Despacho de Señor Ministro en la tramitación, documentación y seguimiento al premio de prácticas promisorias, relacionado al “Manual de requerimientos físicos y estandarización de espacios de oficina por orden funcional, para edificios del Ministerio de Hacienda, 2015”, del cual se obtuvo un reconocimiento por parte de la comisión evaluadora.

Año 2017:

Para un mejor entender, los logros alcanzados en el primer semestre del 2017, son los siguientes:

Visita a la Aduana y Administración Tributaria de Limón.

Se verificaron las condiciones de salud ocupacional y se gestionó la conformación de la Comisión de Salud Ocupacional.

Visita a la Aduana Paso Canoas y los puestosSabalito, Golfito y el Brujo.

En las visitas realizadas se analizaron lascondiciones de puestos de trabajo y estado de

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las bodegas de estas instalaciones, así como, el de las habitaciones de los funcionarios, se llevó a cabo un seguimiento al caso de lasaguas servidas.

Puesto de El Brujo. Se interpuso denuncia ante el Ministerio de Salud, al constatarse que las aguas vecinales estaban siendo vertidas en la finca delMinisterio de Hacienda.

Aduana Santamaría, Aduana Central, Aduana de Limón, Sixaola y Zona Sur.

Se realizaron visitas para verificar el estado de los extintores y su posible redistribución en los puestos aduaneros.

Inscripción y actualización de las siguientes Comisiones de la Salud Ocupacional ante el Consejo de Salud Ocupacional:

Administración Tributaria de Alajuela (inscripción) Administración Tributaria de San José- Este (inscripción) Laboratorio Aduanero (actualización) Aduana Paso Canoas (actualización) Aduana Central (actualización)

Del 24 al 28 de abril 2017, por primera vez, se conmemoró la Semana de Salud Ocupacional, contando con el respaldo de las comisiones de las diferentes instancias del Ministerio y las capacitaciones que se realizaron en el Edificio Central.

Los logros del segundo semestre del año 2017, son los siguientes.

Registro y actualización de Comisiones de Salud Ocupacional:

Comisión Edificio Central (Actualización) Administración Tributaria de Cartago (Actualización) Administración Tributaria Zona Norte (Actualización) Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa (Actualización) Dirección de Tecnología Información y Comunicación. (Actualización) Administración Tributaria Heredia (Registro) Administración Tributaria Puntarenas (Registro) Administración San José Oeste (Registro) Administración Zona Sur (Registro) Aduana de Caldera (Registro) Dirección General de Presupuesto Nacional y Secretaría Técnica (Registro) Edificio Esquíes (Al mes de abril del 2018, queda pendiente la notificación por escrito de

los datos de los integrantes para ser el registro ante el Consejo de Salud Ocupacional

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Al 19 de abril del 2018, quedan pendientes:

Edificio Mira Edificio Llacuna Edificio Fischel Puesto Aduanero de Golfito

Reuniones de sensibilización y capacitación:

Se impartieron reuniones de sensibilización y capacitación en Heredia, Cartago y Zona Sur.

Se actualizó el Departamento de Salud Ocupacional ante el Consejo de Salud Ocupacional por medio del N° de registro 99.

Se realizaron las siguientes evaluaciones de edificios:

Aduana de Paso Canoas: se valoraron aspectos de salud ocupacional y seguridad humana.

Puesto Aduanero de Golfito: se valoraron aspectos relacionados con Salud Ocupacional y Seguridad Humana, se emitieron conclusiones y recomendaciones mediante el informe técnico MH-DSO-HFT-JFRS-005-2017.

Puesto de la Aduana Postal: se evaluaron condiciones de Salud Ocupacional y Seguridad Humana, se emitieron las conclusiones y recomendaciones por un caso presentado, lo anterior se expuso en reunión al Director General de Aduanas, además se recopilo información para elaborar el Plan de Salud Ocupacional.

Aduana Central: se realizó una visita a petición de la Comisión de Salud Ocupacional de dicho edificio para atender las condiciones de salud ocupacional y seguridad humana en el centro de trabajo, valorar las instalaciones de las Bodegas de Calle Blancos para acondicionar un espacio de canchas para ser utilizado por los funcionarios después de la jornada laboral. Además, se valoró un espacio para ser utilizado de esparcimiento para los funcionarios de la Aduana.

Almacén Fiscal las Brisas: Ha petición de un caso expuesto por un funcionario de la Aduana Postal, se emite el informe técnico MH-DSO-HFT-JRS-011-2017.

Aduana de Peñas Blancas, Aduana de Limón y Puesto de Sixaola: se realiza una evaluación que permitió evidenciar algunos problemas de condiciones físico- sanitario, salud ocupacional y seguridad humana.

Edificio Esquíes; se realizó una valoración de las condiciones físico-sanitarias, salud ocupacional y seguridad humana, informe técnico MH-DSO-074-2017.

Evaluación de la Gestoría de Administración Tributaria: se rinde informe MH-DSO-067-2017.

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Además se realizaron evaluaciones en Administración Tributaria de Cartago, Administración Tributaria San José Oeste y Servicios Médicos del Edificio Central.

Casos atendidos:

Se atendieron tres casos en coordinación con el Departamento de Potencial Humano. Se gestionaron 50 casos nuevos del 2017. Se atendieron 2 casos de expedientes 2016 como reincidentes. Se brindó seguimiento de los casos atendidos.

Capacitaciones realizadas:

Se brindó una capacitación en coordinación con el INS a las Comisiones de Salud Ocupacional sobre la aplicación de la metodología del Evaluación de Riesgo Individual ERIN.

A las Comisiones de Salud Ocupacional en coordinación con Ministerio de Trabajo en Pausas Activas.

Capacitación dirigida a los Comités de Emergencias sobre Primeros Auxilios Psicológicos.

Elaboración de Cápsulas Informativas:

Pausas activas. Accidentes de recorrido.

Elaboración de protocolo de atención:

Se elaboró el Protocolo de atención de casos en Salud Ocupacional, el cual incluye los instrumentos de evaluación utilizados.

Elaboración de Planes de Salud Ocupacional:

La elaboración del Programa de Salud Ocupacional de la Aduana Postal, se encuentra en revisión y ajuste.

Elaboración del Plan de Prevención de Emergencias:

Elaboración del Plan de Prevención de Emergencias del Edificio Central, se encuentra en revisión y ajuste.

Criterios emitidos:

Uso de un espacio para oficina en Golfito solicitado por el Departamento de Arquitectura a la Dirección Administrativa y Financiera.

Ergonomía en el uso de computadoras portátiles. Características que debe tener una silla ergonómica.

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Instalación de una puerta en la Dirección General de Hacienda solicitado por el Departamento de Arquitectura.

Cumplimiento de la Ley 7600 en Servicios Médicos, Edificio Administración San José Oeste, Administración Tributaria de Cartago.

Diversos criterios en materia de salud ocupacional a los funcionarios vía correo electrónico y mediante la vía telefónica en atención a consultas.

Semana de Salud Ocupacional 2018:

La semana de salud ocupacional se llevó a cabo del 24 al 27 de abril del 2018, con la finalidad brindar charlas a toda la población hacendaria, con el propósito de resguardar la salud física, se trataron temas como espacios libres de humo de tabaco, pausas activas, riesgos de trayecto, seguridad humana y prevención en los ambientes laborales, a la fecha de este informe.

6-6 Proyecto de Gestión Ambiental del Ministerio de Hacienda.

El Proyecto Institucional de Gestión Ambiental fue creado en el año 2013, dentro de las acciones realizadas en esta Administración se desarrollaron importantes gestiones para participar en el Programa de Bandera Azul Ecológica, Categoría Cambio Climático.

A partir del mes de abril del año 2015, el Proyecto de Gestión Ambiental Institucional, se destaca de forma permanente en la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio, convirtiéndose en un Proyecto estratégico, se incluye en la Matriz Estratégica Ministerial 2015-2018. Esta Dirección, por disposición del señor Ministro lideró este proyecto, realizando las acciones necesarias para dotarlo de personal e instrumentos, con la finalidad de alcanzar las metas propuestas.

Es importante mencionar que lo que inicia como un proyecto se logra consolidar en el periodo 2017 como una Unidad, ya que mediante el oficio DIPI-186-2017 del 01 de noviembre del 2017, la Dirección de Planificación Institucional del Ministerio de Hacienda comunica la aprobación parcial de la reorganización de esta Dirección, en la cual se establece la Unidad de Gestión Ambiental como una unidad operativa dentro de esta Dirección.

Circulares emitidas:

Circular DAF-008-2014: Comunicación de la Política Ambiental Institucional al Ministerio de Hacienda.

Circular DAF-006-2015: Información de interés acerca del manejo de cajas para la recolección de papel y puntos ecológicos.

Circular DAF-016-2015: Uso eficiente del Recurso Energético en las oficinas. Circular DAF-019-2015: Uso eficiente del Recurso Hídrico en las oficinas. Circular DM-002-2017: Disposiciones sobre el uso de poliestireno expandido conocido

en Costa Rica como “estereofón” y otros materiales. Circular DM-004-2018: Prohibición para el uso de plástico de un solo uso. Circular DAF-004-2018: Uso eficiente para Ahorro de Papel.

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Acciones realizadas en el periodo 2015:

Se realizan los informes semestrales del Programa de Gestión Ambiental Institucional (en adelante PGAI) en el Edificio Central y de la Administración Tributaria de Alajuela, el objetivo es responder al reto ambiental para contribuir con eficacia a mejorar el ambiente, además de cumplir y vincular la legislación, las políticas, los medios de control y las decisiones que el gobierno adopte con relación al medio ambiente para el cumplimiento de la meta Carbono Neutral 2021.

Visitas al Puesto Fronterizo de Paso Canoas, Peñas Blancas, Las Tablillas, Administraciones Tributarias de Heredia, Alajuela, Cartago y Pérez Zeledón con el fin de concientizar y promulgar el PGAI.

Inscripción en el programa Bandera Azul Ecológica, nuevamente del Edificio Central del Ministerio de Hacienda.

Se inscribe por primera vez el edificio de la sede de la Administración Tributaria de Alajuela en el programa Bandera Azul Ecológica.

Se enviaron a la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA), dos avances semestrales del edificio central 2015 y el primer avance semestral de la Administración Tributaria de Alajuela.

Se realizaron diagnósticos de varias dependencias en cuanto a la implementación del PGAI.

Se logró por medio del INA, dar charlas de conducción eficiente y manejo de residuos a varios funcionarios a nivel institucional.

Se coordinaron con otros programas la adquisición de contenedores para separar los residuos que se generan en las dependencias del Ministerio.

Campañas de sensibilización en cuanto a un uso eficiente del papel.

Mejoras en las prácticas de uso de puntos ecológicos en cada uno de los pisos del edificio Central del Ministerio de Hacienda y de otras dependencias.

Charlas de sensibilización dirigidas a los funcionarios del ministerio, con el propósito de incentivar la elaboración de PGAI en varios edificios en un plazo menor a 3 años.

Se realiza el inventario de todos los aires acondicionados del Edificio Central, con el objetivo de verificar el buen funcionamiento de los mismos e identificar los equipos que ya están obsoletos, para recomendar su cambio por tecnologías más amigables con el ambiente, así reducir la contaminación atmosférica, el consumo de energía eléctrica, también reubicarlos de tal forma que su uso sea más eficiente, se recomiendan mantener oficinas más ventiladas e iluminadas.

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Inventario de aires acondicionados y de vehículos en la Administración Tributaria de Alajuela.

Charlas sobre el ahorro energético, con personeros de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz.

Charlas sobre el uso y el ahorro hídrico, con personeros del A y A.

Campañas para la concientización del medio ambiente, además de la siembra de árboles en coordinación con la Municipalidad de San Rafael de Heredia, con la participación de funcionarios de Hacienda.

Campaña de limpieza de la playa Baja Mar en coordinación con CoopeHacienda y varias instituciones, donde se participó con varios funcionarios del Ministerio de Hacienda y sus familiares, con motivo de mitigación y compensación en la parte ambiental institucional.

Se brinda seguimiento a la gestión del Laboratorio Aduanero y la Universidad de Costa Rica, para realizar el convenio de ayuda en cuanto a la valorización de los residuos químicos y así cumplir con la normativa vigente.

Asesorar a las diferentes dependencias en las que se ha estado trabajando sobre el PGAI para la valorización de los residuos sólidos, en cuanto al trámite administrativo para la gestión de desechos se ha brindado acompañamiento a las gestorías correspondientes para gestionar un convenio marco para dicho fin.

Acciones realizadas en el periodo 2016:

Se obtiene el Galardón de Bandera Azul, categoría cambio climático en el Edificio Central y en la Administración Tributaria de Alajuela. Estos dos galardones son producto del esfuerzos realizado para dar cumplimiento a las normas ambientales vigentes, con el cual se logra se parte de las instituciones del Estado que obtienen el reconocimiento de Bandera Azul, lo anterior, por la implementación de la Política Ambiental Institucional, lo cual reduce los consumos de electricidad, agua, combustible y papel en procura de reducir la Huella Carbono.

Se realizaron visitas a los Puestos Fronterizos de Paso Canoas, Peñas Blancas, Las Tablillas y la Anexión en Liberia, Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa y a la Policía de Control Fiscal; se realizaron diagnósticos a las necesidades de esas dependencias.

Se brindaron charlas de sensibilización y capacitación, con el propósito de concientizar a los funcionarios del Ministerio, en el tema de valorización de los residuos, ahorro de agua y combustible, ahorros energéticos en cumplimento de la Directriz 011- MINAE del 2014 y la Ley GIR 8839.

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Por medio del correo institucional de este Ministerio, se promueve la implementación y cumplimiento de la Política de Gestión Ambiental Institucional (Reciclaje, uso eficiente del agua y uso eficiente de la energía).

Se realizan visitas a las Aduanas y Administraciones Tributarias en las sedes de Limón y Puntarenas, en las cuales se realizaron los diagnósticos iniciales por medio de los protocolos del plan de gestión ambiental.

La implementación del programa de gestión ambiental en el Puesto Fronterizo de Peñas Blancas llevo a cabo dentro de sus actividades medulares, la jornada de limpieza, en conjunto con las instituciones que conforman el Puesto Fronterizo. Se realizó el diagnóstico inicial por medio de Protocolos, además, se implementaron criterios ambientales en la construcción del nuevo edifico que alberga las instalaciones de la Aduana de Peñas Blancas.

Se realizó un proyecto en la Aduana de Peñas Blancas, con el objetivo de contar con un plan de gestión integral de residuos e implementar la Política de Gestión Ambiental Institucional, por medio de este proyecto se construyen centros de acopio temporal y se organizó por medio de la Municipalidad de la Cruz la recolección de los residuos sólidos valorizables.

Se efectuó la siembra de 50 árboles donados por el Instituto Costarricense de Electricidad, en las nuevas instalaciones de la Aduana de Peñas Blancas, como medida de mitigación del cambio climático.

Se realiza el primer diagnóstico del edificio de la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa.

Semanalmente, se comunica a los funcionarios del Ministerio por medio del correo institucional, a través del Departamento de Comunicación Institucional, cápsulas informativas en materia de gestión ambiental.

Se han publicado directrices a los funcionarios sobre el ahorro del agua, electricidad, papel, combustible (mejores prácticas).

Como resultado del acompañamiento y asesoría por parte de los funcionarios del Proyecto de Gestión Ambiental Institucional se implementaron criterios sustentables en los carteles para la adquisición de bienes y servicios del Ministerio, elaborados por la Proveeduría Institucional. La Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa adjudicó un nuevo contrato marco para el Poder Ejecutivo en materia de limpieza de oficinas y sanitarios con criterios sustentables y certificados por la empresa adjudicada.

Inscripción del Edificio Central y Administración Tributaria de Alajuela en el Programa Bandera Azul Ecológica, Categoría Cambio Climático 2016.

Capacitaciones en temas ambientales como conducción eficiente y ecológica en convenio con el INA.

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Se ha logrado avanzar en el semáforo de medición institucional de amarillo a verde, así comunicado al Ministro mediante oficio DIGECA-508-2015, de fecha 21 de octubre de 2015, con la finalidad de que toda la institución cumpla con el PGAI y lograr la meta País de ser Carbono Neutro 2021, situación que se mantiene a diciembre 2016. El “Semáforo” hace referencia al estado de cumplimiento de la Institución en relación al PGAI evaluado por el DIGECA. Mediante esta evaluación se busca mostrar públicamente el nivel de cumplimiento de las instituciones del sector público. La evaluación se realiza según el análisis anual de la institución.

Campaña de limpieza del Río María Aguilar, en coordinación con la Dirección de Calidad Ambiental, la Municipalidad de San José, además participaron los miembros del Proyecto de Gestión Ambiental Institucional.

Se mantiene una comunicación sobre el tema de la valorización de los residuos y los ahorros en agua, energéticos y combustible, en cada dependencia, con el objetivo de lograr gestiones ambientales más eficientes.

La constante comunicación a los funcionarios del Ministerio, acerca de la importancia de implementar la Política Ambiental Institucional, ha redundado en una mayor concientización en temas ambientales a nivel institucional.

Año 2017:

Se continúa con la gestión de elaborar un convenio interinstitucional de cooperación con la Universidad de Costa Rica, para la recolección de los residuos químicos generados por el Laboratorio Aduanero, con la Escuela de Química de la UCR, el cual está en proceso de revisión. El convenio incluye la recolección de los residuos y el tratamiento conforme a la legislación vigente, también capacitaciones al personal del Laboratorio Aduanero. Este trámite se encuentra en proceso.

Se obtuvo el Tercer Galardón Bandera Azul, Categoría Cambio Climático 2016, para el Edificio Central.

Se obtuvo el segundo Galardón Bandera Azul, Categoría Cambio Climático 2016, para la Administración Tributaria de Alajuela.

Se inscribe por primera vez el edificio del Puesto Aduanero de Peñas Blancas en el programa Bandera Azul Ecológica.

Comunicaciones a los funcionarios del Ministerio por medio del correo institucional, a través del Departamento de Comunicación Institucional, cápsulas informativas en materia de gestión ambiental.

Se implementaron criterios sustentables en los carteles para la adquisición de bienes y servicios del Ministerio, elaborados por la Proveeduría Institucional, como resultado del

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acompañamiento y asesoría por parte de los funcionarios de Gestión Ambiental Institucional.

Se enviaron a DIGECA, los registros semestrales de consumo de papel, combustibles, recurso hídrico, recurso energético 14 dependencias hasta el periodo 2016 y datos de generación de residuos sólidos. Actualmente se trabaja en la recopilación de información para los registros de consumos de un aproximado de 24 dependencias.

Se incluyó en el Programa de Gestión Ambiental Institucional a un profesional en Gestión Ambiental para dar soporte y mayor criterio a las acciones realizadas por el Ministerio de Hacienda en cumplimiento del PGAI y el PBAE.

Charlas de sensibilización dirigidas a los funcionarios de otros edificios del ministerio con el fin de fomentar el cumplimiento de la Política Ambiental Institucional. Con este mismo objetivo promover la implementación de comisiones ambientales en cada dependencia conforme lo solicita DIGECA.

Se realizó una siembra de árboles en coordinación con la Municipalidad de Belén, donde participaron funcionarios del Ministerio de Hacienda en la actividad llevada a cabo en el Parque Ambiental de la Asunción de Belén, en conmemoración del día del Árbol y como parte del proyecto de Municipal de protección de la Naciente San Antonio.

Campaña de limpieza de la Bodega L del Ministerio de Hacienda en Calle Blancos, donde participaron funcionarios del Ministerio de Hacienda en la separación y recolección de los residuos, en conmemoración del Día Internacional del Reciclaje, dicha actividad se coordinó con la Municipalidad de Goicochea para la disposición adecuada de los residuos.

Campaña de limpieza y recolección de residuos en la zona fronteriza de Peñas Blancas

Se mantiene una comunicación sobre el tema de la valorización de los residuos y los ahorros energéticos en cada dependencia, con el objetivo de lograr gestiones ambientales más eficientes.

Visitas al Puesto Fronterizo de Paso Canoas, Puesto San Marcos de Sabalito y Puesto Golfito para verificar las condiciones físico sanitarias y ambientales de los edificios.

Visita de seguimiento para la Aduana de Peñas Blancas, para establecer el plan de acción para el cumplimiento del Programa de Bandera Azul Ecológica,

Participación en la reunión de la Comisión Fronteriza Interinstitucional en la Aduana de Peñas Blancas con el fin de concientizar y promulgar el PGAI.

Acciones de concientización y compensación realizadas:

Como parte de las acciones realizadas, se ha logrado incorporar a distintos funcionarios del Ministerio de Hacienda en actividades de compensación ambiental, como son la siembra de

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árboles y recolección de residuos; donde además de dar un aporte hacia lo externo del Ministerio, también se logra concientizar a los compañeros participantes de la importancia de la gestión ambiental.

Fig.1 Jornada de limpieza en Bodega L, Calle Blancos, conmemoración del “Día internacionaldel Reciclaje”.

Fig.2. Siembra de árboles, en La Asunción de Belén, en conmemoración del “Día del Árbol”.

Reconocimiento por compromiso con eficiencia energética.

En mes de diciembre del 2017, el Ministerio recibió un reconocimiento de parte de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) por el uso eficiente de la energía. Este reconocimiento se otorga por las actividades de motivación y sensibilización ambiental realizadas a lo interno y externo de la institución, con el objetivo de generar conciencia sobre el impacto que producimos en el planeta con nuestras acciones.

Consumo de servicios públicos.

Una de las metas de la Unidad de Gestión Ambiental, es promover la concientización del uso racional de los servicios públicos, gracias a ello, se muestran a continuación los logros alcanzados en el Edificio Central del Ministerio de Hacienda, en cuanto a los consumos de agua, electricidad, y combustible:

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Gráfico N°1ANÁLISIS COMPARATIVO DEL AGUA

2014-2017

En términos monetarios, se ha logrado disminuir el monto que se paga por consumo de agua anual, pasando de ₵7.941.783,00 en el 2014 a ₵7.118.048,00 en el año 2017. En metros cúbicos el gasto de agua en el 2014 fue de 3835 y en el 2017 de 3252.

Gráfico N°2ANÁLISIS COMPARATIVO ENERGIA ELECTRICA

2014-2017

Según el grafico anterior, se puede observar cómo ha aumentado el consumo de energía eléctrica en el edificio central, lo cual ese necesario mejorar y dar continuidad a las charlas de concientización ambiental y de ahorro de recursos, así como a la inclusión de nuevas tecnologías que permitan disminuir el desperdicio de energía, además, de verificar los límites establecidos para no sobrepasar las demandas máximas de consumo.

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Sin embargo lo anterior el monto en colones pagado en el 2014 por ese servicio público ascendió a ₡94.965.045,00 y en el 2017 ₡93.173.736,00, se presenta una disminución importante.

Gráfico N°3ANÁLISIS COMPARATIVO COMBUSTIBLE

2014-2017

En cuanto al consumo de combustible, se ha logrado disminuir el consumo por hidrocarburos desde el 2014, lo que refleja que la capacitación en conducción eficiente en las personas a calado y se ha logrado aplicar buenas prácticas ambientales que han permitido la reducción del consumo, por otro lado, es necesario valorar la incorporación de tecnologías que permitan mejorar la eficiencia de la conducción y reducir el consumo de combustibles.

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Gráfico N°4ANÁLISIS COMPARATIVO PAPEL

2014-2017

En el gráfico anterior se puede notar como se ha disminuido en gran medida el consumo de resmas de papel desde el 2014 al 2017; sin embargo se muestra que el año 2016 se mantuvo entre los niveles más bajos de consumo, esto demuestra que las iniciativas y directrices de reutilizar papel, impresión por ambas caras y firma digital ha fortalecido la reducción del consumo de papel; por lo tanto, se debe mantener las acciones de capacitación y buenas prácticas ambientales para evitar el desperdicio de los recursos.

Año 2018

Cápsulas informativas:

En el mes de febrero del 2018, se da a conocer a toda la población hacendaria “La estrategia nacional para la sustitución de plásticos”, la cual pretende sustituir el consumo de plástico de un solo uso por alternativas renovables y compostables, es decir, materiales de origen biológico, generalmente a base de fibras naturales como caña, banano, remolacha, bambú, entre otros, que permiten reducir el impacto de la huella de carbono y que se biodegradan en poco tiempo.

En el mes de marzo del 2018, se comunica el detalle de cuáles son los plásticos que se pueden reciclar, con la finalidad de educar al personal hacendario sobre ese tema.

Mediante capsulas informativas de fechas 12 y 19 de enero, 09 de marzo del 2018 se comunica al Ministerio de Hacienda información sobre la Estrategia Nacional para la Sustitución de Plásticos, así como cuál es el concepto de plásticos de un solo uso, y el detalle de cuánta agua consumió el Ministerio de Hacienda en el 2017.

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Acciones de concientización y compensación realizadas:

El 20 de abril del 2018, se lleva a cabo la “Conmemoración del día Mundial de La Tierra”, como parte de las acciones de concientización y compensación, impulsadas por la Dirección y el Despacho del Ministro a través de la Unidad de Gestión Ambiental.

Se adjuntan fotos:

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6-7 Proyectos relacionados con la dimensión aprendizaje y conocimiento.

Estos proyectos están a cargo del Departamento de Potencial Humano, departamento que forma parte de esta Dirección y al cual se le ha brindado el apoyo en cuanto a recurso humano e instrumentos necesarios para la consecución de sus objetivos, a continuación un detalle de los proyectos más relevantes.

6-7-1 Evaluaciones de desempeño orientados a la innovación en la eficiencia y eficacia.

Se pretendía establecer un nuevo modelo de Evaluación del Desempeño Institucional, basado en la productividad, para lo cual se crea un plan piloto del modelo de evaluación, con las siguientes etapas:

1. Brindar inducción a las Coordinadoras de Unidades y a la Jefatura del Departamento de Gestión del Potencial Humano, que forman parte del plan piloto.

2. Definir las metas de desempeño consideradas en el PAO, a efecto de tomarlas como base para la aplicación del Plan Piloto.

3. Aplicar el Modelo de Evaluación del Desempeño propuesto considerando indicadores definidos en el PAO.

4. Realizar sesión de trabajo con el equipo de Coordinadoras de Unidad y el Jefe del Departamento de Gestión de Potencial Humano, de análisis y retroalimentación de la aplicación del instrumento de Evaluación del Desempeño en el periodo determinado.

5. Elaboración del informe de resultados y propuesta de ajustes al Modelo de Evaluación del Desempeño variado en el plan piloto, aprovechando las oportunidades de mejora derivadas de la etapa anterior.

6. Presentación de los resultados de la aplicación del Plan Piloto.

7. Trabajo de revisión y ajustes recomendados por parte de la DAF en el Modelo de Evaluación del Desempeño.

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8. Presentación del Modelo de Evaluación del Desempeño ante la Dirección General de Servicio Civil. (DGSC)

9. Aprobación del Modelo de Evaluación del Desempeño por parte de la DGSC.

10. Presentación del Modelo de Evaluación del Desempeño institucional aprobado a los /las Directores y Subdirectores de Programa del Ministerio.

Avance del proyecto a Diciembre del 2016:

Se realizó un 50% del proyecto, se expuso el modelo propuesto y se les explicó la dinámica del plan piloto a los coordinadores de unidad, para que evaluaran el mismo.

Se aplicó la prueba piloto del Modelo de Evaluación por productividad en el Departamento de Gestión del Potencial Humano de la DAF. Dando cumpliendo hasta la cuarta etapa.

Avance del proyecto a Diciembre del 2017:

Se cumplió con un 10% de avance desde el cumplimiento del año 2016. En esta fecha se encontraba en la etapa N°6.

Estado a Abril del 2018:

Se sustituye el Modelo de Evaluación del Desempeño por Productividad, en su lugar se propone trabajar en un programa de sensibilización y capacitación para la calidad y para el mejoramiento del trabajo, de acuerdo a la siguiente justificación del Departamento de Potencial Humano;

“Este proyecto fue planteado en el marco del plan estratégico del Ministerio de Hacienda, no obstante en razón de que dicho proyecto ya se había iniciado en el marco del Proyecto de Excelencia y se había logrado detectar una situación que significaba contraindicación para su ejecución completa pues no existían indicadores del desempeño que permitieran la puesta en marcha de un modelo orientado a evaluar la productividad, se decidió que sería procedente además de considerar dicha debilidad para el inicio confirmar si los instrumentos propuestos para aplicar la evaluación podrían funcionar, se propuso aprovechar la experiencia que tenía la DAF en la definición de indicadores y realizar en el Departamento de Gestión del Potencial Humano un Plan Piloto que permitiera confirmar la viabilidad de dicho modelo. Así las cosas, se dispuso para el segundo semestre del 2016 la ejecución de un Plan Piloto. Dicho Plan se realizó y para Diciembre del 2017 y se aplicó a todas las unidades que componen el Departamento de Gestión del Potencial Humano, se propuso la aplicación de una evaluación utilizando los formularios propuestos, se les dio una inducción a los coordinadores sobre la metodología y los instrumentos y se le aplicó a los compañeros mediante sesiones de trabajo en los cuales los funcionarios colaboradores también pudieron opinar y retroalimentar la experiencia, de dicha experiencia se recogieron todos los aportes brindados permitiendo la

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elaboración de una valoración y conclusión de este ejercicio. Mediante el DGPH-054-2017 se propuso entre otras conclusiones de forma, abandonar la idea de implementar a corto plazo un modelo de evaluación del desempeño por productividad, en su lugar se propone trabajar en un programa de sensibilización y capacitación para la calidad y para el mejoramiento del trabajo, además de que resulta necesario capacitación para adquirir destrezas y conocimientos en materia de definición de indicadores, de productividad y de control de tiempos y productos. La experiencia fue un ejercicio valioso y permitió demostrar formalmente algunas debilidades importantes que es necesario atender en materia de evaluación del desempeño orientada a la productividad. Con la conclusiones expuestas se justifica excluir este proyecto del plano estratégico y posponerlo para incluirlo en un Plan operativo en el momento en que las labores y prioridades del Departamento y de la Unidad de gestión de empleo, lo permitan”

Estado: En proceso.

6-8-1 Sistema de RRHH con base en competencias laborales.

Las siguientes son las actividades incluidas en esta acción:

Actualizar cargos:

1- Revisar los Cargos que se deben actualizar 2- Actualizar los cargos3- Revisar las actualizaciones realizadas de los cargos 4-Aprobar la nueva versión de los cargos5-Integrar dichos cargos al manual de cargos existente 6- Divulgar el cargo modificado

Diseño del Manual de Cargos:

1- Definición del equipo de trabajo2- Definición de los cargos conforme a la clase de puesto donde se ubicarán 3- Diseño y elaboración de los cargos4- Revisión de los cargos5- Aprobación de los Cargos6- Divulgación del Manual de Cargos aprobado

Se presenta una propuesta ante la Dirección General de Servicio Civil de la descripción de especialidades y atinencias propias del Ministerio de Hacienda (Gestión Aduanera, Administración Tributaria y Valuación Tributaria), actualizada de conformidad con las necesidades de la institución, de manera que agilice y simplifique los procesos de gestión de recursos humanos.

La primera etapa de este proceso conlleva la elaboración de la propuesta de modificación de las especialidades y atinencias utilizadas propiamente para los puestos del Ministerio de Hacienda.

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La segunda etapa consiste en la presentación de esta propuesta ante la Dirección General de Servicio Civil para su aprobación, lo que conllevó a realizar sesiones de trabajo para lograr este fin.

Avance a Diciembre 2016:

Se cumplió con 100% de la meta, se asignó la subespecialidad relacionada con la gestión aduanera a los puestos con titular. Para los puestos vacantes puras o con interino, de común acuerdo con el ente rector se procederá a asignarles la subespecialidad hasta que haya concluido el concurso interno y los puestos sean ocupados en propiedad.

Respecto a la especialidad Administración Tributaria está pendiente que la Dirección General de Servicio Civil avale la misma y se procederá de igual forma que con Gestión Aduanera.

Avance a Diciembre 2017:

El Departamento de Potencial Humano realizó reuniones de trabajo con los enlaces de las Dependencias para explicarles la diferenciación de las clases de puestos, mismas que determinan la complejidad del cargo y se retomó con los Directores de dependencias la revisión de los cargos, asimismo, se solicitó al Director del Centro de Investigación y Formación Hacendaria información sobre planes de capacitación como un insumo para la definición de cargos.

Para el año 2018 se tiene programada la revisión de cargos de aquellas dependencias en donde sea viable la elaboración del Manual, ya que algunas están en proceso de reorganización administrativa lo que afecta la definición y descripción del cargo.

Avance al 20 de abril del 2018 :

Se logra la modificación de la Especialidad Administración Tributaria en un 95% y la Especialidad Valuación Tributaria en un 100% a los puestos de la Dirección General de Tributación, además de la comunicación del oficio a cada titular del puesto afectado; lo anterior en acatamiento a recomendación emitida por la Contraloría General de la Republica de conformidad con el Informe N° DFOE-SAF-IF-04-2015 de fecha 17 de noviembre del 2015. La aplicación de esta recomendación permite el reclutamiento y selección de personal de la Dirección General de Tributación con los conocimientos y competencias que más se ajusten a los requerimientos para cada puesto de esa dependencia.

Estado: En proceso.

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6-8 Otros proyectos o gestiones desarrolladas.

6-8-1 Logros y proyectos del Departamento de Gestión de Potencial Humano.

Unidad de Gestión de la Organización del Trabajo: Estos son los logros más relevantes en esta Unidad en el periodo comprendido del año 2017 a febrero 2018;

Se completó un 98% de los estudios de puestos, cuyo resultado fue una reasignación, lo anterior avalado por el Despacho del señor Ministro, esto da como resultado el cumplimiento de los artículos 109 y 118 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil; que establece que las oficinas de recursos humanos de los ministerios e instituciones cubiertas por el Régimen de Servicio Civil deben estar atentas a los cambios a que se ven sometidos los puestos y proceder a su actualización siguiendo la normativa establecida, cambios que deben estar avalados por el jerarca o jefe autorizado.

La aplicación del artículo 118 del citado Reglamento se vio reflejada en una disminución del gasto por concepto de reasignaciones, ya que las mismas debían estar previamente avaladas por el Despacho del señor Ministro. Por medio de la circular DM-0019-2015, el señor Ministro a. i gira instrucciones a los Jefes autorizados de no proceder con ningún cambio de tareas de puestos que supongan eventualmente una reasignación de los puestos. Siendo así, que dicha recae únicamente en el señor Ministro.

Se atendió en un 100% los pagos de recargo de funciones de puestos de mayor categoría que exceden el mes a los funcionarios que asumieron los mismos, remunerándoles las diferencias salariales por las funciones de mayor nivel de complejidad y responsabilidad.

Unidad de Incentivos y Beneficios: Estos son los logros más relevantes en esta Unidad en el periodo comprendido del año 2017 a Marzo 2018;

1- El principal logro de esta Unidad, es cumplir en tiempo y con la calidad requerida la confección de 1167 Expedientes de Carrera Profesional, en atención a la recomendación de la Contraloria General de la República, que indica que cada beneficiario debe poseer un expediente propio, debido a que en el Departamento de Gestión del Potencial Humano, se resguardaba el Expediente de Carrera Profesional unificado con el Expediente Personal del funcionario.

Asimismo, se atendió la separación de dichos expediente en acatamiento a lo estipulado en la Resolución DG-064-2008, en su "... Capítulo VI, Organismos ejecutores, artículo 18: El estudio y resolución de las solicitudes de ingreso o ajuste del incentivo de Carrera Profesional estará a cargo de la Oficina de Recursos Humanos de cada Institución, la cual deberá: c) llevar el archivo de expedientes de los beneficiarios de la Carrera profesional...".

Para el año 2018 se pretende completar la confección de 1500 expedientes de carrera profesional, de los funcionarios que disfrutan de ese incentivo.

Cabe aclarar que los funcionarios que se les ha otorgado el incentivo desde el año 2016 cuentan con dicho expediente.

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2- Se realiza el pago oportuno de los incentivos salariales; aumentos anuales, carrera profesional, prohibición, zonaje, incentivos policiales (quinquenio, carrera policial, entre otros), el cual se aplica, previa revisión, confección, aplicación y pago, mediante el Sistema Integra. Mediante este sistema, se genera el trámite de aumentos anuales de los funcionarios, asimismo, semestralmente se corre masivamente el otorgamiento de puntos de carrera profesional, además de la revaloración que se realiza masivamente del porcentaje de zonaje otorgado a los funcionarios que corresponden.

Para el año 2018 se tiene proyectado finalizar la elaboración de la propuesta de modificación del Reglamento de Zonaje.

Así como completar la digitalización de los expedientes de carrera profesional en una base de datos que fue creada para incluir todos los reconocimientos otorgados a los funcionarios que disfrutan del incentivo de carrera policial, con el fin de mantenerlos actualizados.

Unidad de Gestión del Empleo: Estos son los logros más relevantes en esta Unidad en el periodo comprendido del año 2017 a febrero 2018;

1- Se recibieron, distribuyeron, revisaron y despacharon el 100% de los pedimentos de personal y nóminas remitidas por la Dirección General de Servicio Civil, para satisfacer puestos vacantes en la Institución, lo cual contribuye a que la organización mantenga el recurso humano idóneo para la gestión.

Se tramitan 97 nóminas en el año 2017, desglosadas de la siguiente manera:

71 enviadas por el Servicio Civil de las cuales 53 fueron resueltas y 18 fueron devueltas sin resolver.

15 del Artículo 15 del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil y de las cuales 10 fueron Resueltas y 5 sin resolver.

11 de concurso interno las cuales todas fueron resueltas.

2- Se inicia el Concurso Interno 01-2017; la ejecución de este concurso resuelve un tema de interés nacional que fue pactado por la administración durante estos cuatro años, a saber la definición de la situación laboral de un porcentaje alto de personas en condición de interinos.

A continuación el estado actual de el puesto 01-2017.

Total depersonas

participando

Puestos en concurso

Puestos resueltos

Puestos Clases resueltas

Clases en trámite

4229 271 22 249 11 62

Datos actualizados al 30 de abril del 2018. (Véase Anexo N°8).

3- Al mes de abril del 2018, se está a la espera de que se publique en la Gaceta la normativa para el Concurso de Antecedentes de la Policía de Control Fiscal, para lo cual se preparó un

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cronograma, además de la planificación de dicho concurso para realizarse posteriormente a dicha publicación.

4- Se atendieron un total de 236 solicitudes para pasantías, sea por prácticas académicas o por trabajo honoren, lo cual contribuye a que los estudiantes de colegio, culminen con su formación académica y profesional y a la vez colaboran con las necesidades que tienen las distintas dependencias de la Institución. La Unidad de Gestión del Empleo no solo orienta el ingreso de dichos pasantes, sino que brinda seguimiento y emite certificaciones de dicha práctica cuando así lo requieren.

Esta dinámica permite al Ministerio de Hacienda ser partícipe de un programa con responsabilidad social, que permite a muchos jóvenes el aprendizaje y la socialización previa a su formal ingreso al mercado laboral.

5- Se atendieron un total 117 solicitudes de licencias para situaciones excepcionales conforme al artículo 56, inciso a), párrafo tercero, del Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Hacienda, en cuyo caso se contribuyó a la atención de las necesidades familiares urgentes de los funcionarios, lo que sin duda ayuda a una mejor calidad de vida de los mismos.

6- Se diseñan y se aprueban los procedimientos relativos a la conformación de Registro de Elegibles para los puestos de nuevo ingreso de la Policía de Control Fiscal y el Procedimiento para el Concurso de Antecedentes para atender los puestos no iniciales de la Policía de Control Fiscal. Lo anterior avalado por el Consejo de Personal. Se publica en la página web del Ministerio de Hacienda, para conocimiento de la ciudadanía en general, en cumplimiento de la transparencia hacendaria.

Unidad de Gestión de la Compensación: Estos son los logros más relevantes en esta Unidad en el periodo comprendido del año 2017 a febrero 2018;

1- En relación con la resolución DG-078-89, la cual ordena el pago de las diferencias salariales que se generaron desde que se derogó la fórmula hasta la fecha, se ha mantenido un esfuerzo en ir definiendo y desarrollando las diversas etapas que se deben efectuar para dar cumplimiento a los mandatos judiciales, se ha trabajado en el cambio de escala salarial de los puestos, cálculos de diferencias salariales, la generación de insumos para el cálculo de intereses y se están generando los insumos para la solicitud de planillas adicionales ante la C.C.S:S.

2- Se atendió la totalidad de consultas relacionadas con salario, aguinaldo, salario escolar, impuesto al salario, constancias salariales entre otras. Se entregó la totalidad de informes solicitados por la Tesorería Nacional y la Contabilidad Nacional de acreditaciones salariales que no corresponden y se creó un nuevo reporte para transparencia que contiene la información de todos los pluses salariales de los puestos activos y la información de los puestos vacantes.

Unidad de Documentación y Archivo. (Logros alcanzados año 2017).

1- Se logra resguardar en cajas especiales los expedientes de exfuncionarios con el fin de que los mismos no sufrieran deterioro físico, ya que las mismas son de un material más resistente con lo que se garantiza su integridad.

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Además, una vez identificados los mismos se archivaron en estantes metálicos, en forma alfabética y se levantó un listado de la totalidad y se ingresó en una base de datos de Excel, a la cual tienen acceso los funcionarios de la Unidad de Documentación y Archivo, con el fin de un mayor control y accesibilidad.

Lo anterior permite su accesibilidad de forma expedita, cuando así lo requieran los funcionarios autorizados a revisar expedientes personales, tanto del DGPH, Unidades del DGPH, así como entes rectores y fiscalizadores.

2- Se logra atender en totalidad todas las solicitudes de constancias y certificaciones, al Departamento de Gestión del Potencial Humano, por los funcionarios, exfuncionarios, entes rectores, fiscalizadores y otros entes gubernamentales, tales como la Contraloría General de la República, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Procuraduría General de la República, entre otras.

3- Durante el año 2017, se tramitaron certificaciones particulares como las relativas a la Resolución DG-078-89, las cuales fueron solicitadas por el Juzgado de Trabajo de San José, con el fin de corroborar si los funcionarios o exfuncionarios contaban con los requisitos al momento de la emisión de dicha resolución, así como, la comprobación de los salarios devengados por los mismos en el período comprendido de enero de 1993 a la fecha de emisión de las certificaciones.

Con la atención de la totalidad de las diferentes solicitudes de constancias o certificaciones, se está garantizando el buen uso de los recursos disponibles, así como también la satisfacción de los usuarios tanto internos como externos, producto de la emisión de las mismas en forma oportuna.

4- Se actualizó en un 100% los Expedientes Personales de los funcionarios y exfuncionarios del Ministerio de Hacienda, lo que garantiza lo estipulado en el artículo 45 del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil. Dicha labor permite a los funcionarios y exfuncionarios del Ministerio de Hacienda y demás usuarios autorizados al acceso de los expedientes personales y contar con la información requerida de forma ágil y veraz, además esto contribuye a que estos sean uno de los principales insumos para el desarrollo de la Gestión de RRHH.

Unidad de Gestión de Planificación y Control de Recursos Humanos: (Del periodo 2017 a marzo 2018).

1- Uno de los logros principales de la Unidad de Gestión de la Planificación y Control de Recursos Humanos es tramitar a tiempo todas las solicitudes de los perfiles y claves de acceso para el uso del Sistema Integra por parte de los Usuarios de RRHH y los Usuarios Finales, anualmente se tramitan alrededor 300 (datos del 2017) y en el I trimestre del 2018 se han tramitado 80.

Parte de los logros y las actividades realizadas con éxito es la atención y el descargo de las recomendaciones dictadas por los Entes Rectores y Fiscalizadores, a saber: Dirección General

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de Auditoria Interna, Dirección General de Servicio Civil y Contraloria General de la Republica, entre otros, lo cual conlleva la mejora continua en la Gestión de RRHH.

2- Se logró hacer una revisión integral de los perfiles de acceso para el uso del Sistema Integra de los funcionarios del Ministerio de Hacienda, lo que implicó la revisión de 15.000 registros de la base de datos de perfiles suministrado por la DTIC, a efecto de responder a la Auditoria Interna el estado de los mismos, asimismo se revisó la Base de Datos de exfuncionarios del Ministerio de Hacienda que consta de 5.000 registros, en cuyo caso se verificó que efectivamente se habían realizado las exclusiones de dichos perfiles.

Previo a la revisión precitada se atendió el “Informe de Control Interno sobre la revisión de Remuneraciones en el Sistema Integra, DGAI-INF-020-2016, realizado por la Auditoría Interna, en la cual se solicitó establecer y documentar la aplicación de controles para el otorgamiento a los usuarios de perfiles excluyentes en el sistema INTEGRA, lo cual implicó una revisión total de los perfiles autorizados a los funcionarios del DGPH y de las Unidades de Gestión de Potencial Humano y se procedió a la exclusión de los mismos.

El citado estudio generó la depuración de los controles establecidos en materia de perfiles y accesos a las aplicaciones, módulos y subsistemas del Sistema Integrado de Pagos, Planillas y Gestión de Recursos Humanos (Sistema Integra), en cuyo caso se busca a nivel de control interno evitar el conflicto en el uso de perfiles excluyentes, provocando una mejora en la gestión de recursos humanos y una disminución en la posibilidad de materialización de riesgos en el uso de la herramienta informática, conforme las recomendaciones de la Auditoria Interna.

6-8-2 Seguimiento a la acumulación de vacaciones legales de todas las Dependencias del Ministerio de Hacienda.

En el año 2016, en cumplimiento de instrucción girada por parte del Despacho del Ministro, se solicitó al Departamento de Potencial Humano, el listado general de todos aquellos funcionarios con más de 30 días de vacaciones acumuladas y próximos a pensionarse.

Con esta información se confeccionaron diversos oficios, dirigidos a los Directores de todas las dependencias, con la finalidad de que no permitan la acumulación de vacaciones, en cumplimiento de la normativa vigente.

Con esta actividad se logra evidenciar, que existen debilidades en el control interno sobre el tema de acumulación y es un llamado de atención para corregir esta mala praxis.

Se detectaron una gran cantidad de funcionarios de todas las Direcciones con más de 30 días de vacaciones acumuladas, evidenciando la debilidad existente en cuanto al acatamiento de la normativa relacionada. Por instrucción del Despacho este seguimiento se re-direcciona al Departamento de Potencial Humano, por medio del oficio DAF-0674-2017, de fecha 04 de setiembre del 2017.

Estado: Concluido

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6-8-3 Proyectos en el ámbito de comunicación y tecnologías impulsados por medio de la Gestoría respectiva.

La Gestoría Administrativa y Financiera DTIC-CIFH-TAN-TFA, realizó las gestiones correspondientes que permitieron llevar a cabo el Contrato de Cooperación Técnica SIGADE con la Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Comercio y el Desarrollo, con este convenio se logró migrar a una nueva versión la licencia que permite llevar el control de los diferentes créditos que suscribe el Ministerio Hacienda.

En el año 2016 se logra concretar el servicio en la nube de análisis predictivos y proactivos de información fiscal bajo el modelo SaaS (Software as a Service), lo que permite a la Administración realizar comparativos de los diferentes comportamientos de los contribuyentes, detectando anomalías que sirven como base para la detección de posibles evasiones al fisco.

La Gestoría realizó la gestión del trámite de contratación para contar con un sistema de comprobantes electrónicos, que coadyuve a la gestión de ingresos, siendo el primer sistema de este tipo que se implementa en el país. Es así como el Ministerio de Hacienda pone a disposición a partir del jueves 11 de enero del 2018, el software Facturador Electrónico Gratuito, l cual deberá ser utilizado por aquellos contribuyentes definidos por la DGT en la elaboración de los comprobantes electrónicos.

En el año 2017, se realizó la disminución de la contratación N° 2016LN-00007-0009100001 denominada “Implementación de un servicio de mensajería y herramientas colaborativas bajo demanda en la nube” se trata de una disminución del contrato de un 7.81 %, dado que las cuentas iniciales indicadas en dicho contrato, resultaron ser menores a lo estimado.

En el periodo 2017, se logró la autorización por parte de la Contraloría General de la República para realizar una contratación directa concursada para la Renovación del software Microsoft Assurance, dicha contratación fue autorizada por un plazo de tres (3) años por un monto máximo anual de $ 1.774.877.94. El Ministerio siendo administrador de la Hacienda Pública y teniendo un modelo de gestión que nos obliga a ser respetuosos de los derechos de propiedad así como el contar con un contrato de mantenimiento para la plataforma de productos Microsoft, que es uno de los proveedores de licenciamiento con mayor alcance dentro del Ministerio de Hacienda, aproximadamente un 80% de los productos instalados en la plataforma tecnológica, la Administración reduce el riesgo inherente a la obsolescencia tecnológica, especialmente para sus sistemas de misión crítica.

6-8-4 Actualización de terrenos por Zonas Homogéneas:

Se llevó a cabo un proceso de contratación administrativa, el cual permite al Órgano de Normalización Técnica (ONT) de la DGT, la ejecución contractual para la actualización de las plataformas de valores de terrenos por Zonas Homogéneas, logrando la actualización de los diferentes valores de los terrenos a nivel nacional, para efectos fiscales.

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6-8-5 Centro de procesamiento de datos:

Un centro de procesamiento de datos es un espacio acondicionado especialmente para contener todos los equipos y sistemas de Tecnología de Información. Dentro de los proyectos de esta Administración estuvo la construcción de un Data Center propio para el Ministerio, mismo que nunca logro obtener los recursos necesarios para poder culminar la fase de construcción, ya que todas las fases previas concluyeron con éxito.

Posteriormente con el proyecto “Ciudad Gobierno” impulsado por el MOPT, se logra incluir no solo el edificio del Ministerio de Hacienda sino también el DATA CENTER, realizando para ello un convenio con el MOPT que permitía trasladar las fases de la licitación para que el MOPT y este así lograra ejecutar la última etapa que era la construcción del citado DATA CENTER.

Posteriormente el MOPT acuerda continuar el proyecto de Ciudad Gobierno a través de la Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOUPS). Dicho proyecto pretendía además de la construcción de los edificios continuar con la construcción del Data Center tal y como se venía gestando el proyecto inicialmente, con la pretensión de que este pasara a ser el DATA CENTER primario del Ministerio de Hacienda y acogiera las otras instituciones del proyecto Ciudad Gobierno. Sin embargo se presentaron problemas para la firma del contrato, en la Contraloría General de la Republica.

Se concretó en el 2016, la autorización de la Contraloría General de la República, para contar con el servicio de un centro de procesamiento de datos y equipamiento hasta el 31 de diciembre del 2017, con la empresa Ideas Gloris S.A; dando así tiempo para gestionar lo correspondiente al traslado de equipos e información al Centro de datos secundario (Guatuso), el cual se fijó en el año 2017 con una contratación con el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) para el traslado de su centro de datos, ubicado en Guatuso de San Isidro de El Guarco, en Cartago. Al lograr finiquitar este trámite de contratación con el ICE se le proporciona a la Administración la seguridad requerida a nivel internacional el contar con mayor espacio de almacenamiento de datos así como equipos de comunicación con tecnología de punta.

El ICE brindará este servicio por medio de un arrendamiento durante tres años, prorrogables por uno más, lo que se formalizó mediante una contratación directa por materia excepcionada. Este contrato incluye el alquiler del centro, equipamiento y componentes tecnológicos, así como equipamiento por demanda de acuerdo a los requerimientos del Ministerio y de su Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC). El costo mensual del alquiler es de$551.898.

Hacienda es el responsable de administrar los servicios tecnológicos del Gobierno Central en temas críticos tales como el pago de salarios de los funcionarios de los ministerios, Asamblea Legislativa y Tribunal Supremo de Elecciones; transferencias de dineros a los pensionados; pago puntual de las deducciones de las cuotas patronales a la Caja Costarricense de Seguro Social; ejecución presupuestaria del Gobierno; pago a proveedores, declaraciones de aduanas; recaudación de impuestos; registro de las importaciones y de las exportaciones; y la transferencia de fondos a las municipalidades, entidades del gobierno central y entidades descentralizadas; entre otros, de ahí la importancia de construcción de un Data-Center.

Los beneficios del centro de datos son los siguientes:

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Cuenta con siete niveles de seguridad que protegen el hardware y el software ante posibles ataques

Cumple con las regulaciones del Sistema Financiero Nacional

Planes de continuidad del negocio

Redundancia en infraestructura electromecánica y TI , y conectividad

Modelo operativo basado en ITIL v3.

Infraestructura construida para minimizar riesgos por inundaciones y acumulaciones de ceniza en caso de erupciones volcánicas

Recuperación de datos antes desastres de su sitio principal

Soporte las veinticuatro horas, siete días y trescientos sesenta y cinco días.

Excelente ubicación geográfica ya que se encuentra menos expuesto al alto tránsito vehicular y protegido ante eventuales ataques de terceros

Respaldo del ICE.

En el año 2017, debido a que los procesos de migración de los sistemas actuales al centro de datos secundario ubicado en Guatuso, estaba atrasado, fue necesario aplicar el artículo 208 o 209 del Reglamento de la LGCA de manera que se extendiera el plazo hasta por nueves meses y veinte días, de forma, que los equipos que se encuentran custodiados y funcionando en CODISA, se mantengan, mientras se migran a Guatuso, esto dio pie a que se suscribiera el Adendum Nº 1 a la Formalización Contractual MH-DAF-001-2016 0432016000100020-00 SICOP con la empresa IDEAS GLORIAS.

En el último trimestre del año 2017, se solicitó a la Contraloría General de la República, autorización para la aplicación del artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa para el contrato suscrito con el Instituto Costarricense de Electricidad, para el Arrendamiento de un Centro de Datos Secundario para el Ministerio de Hacienda, en el 2017 se atendieron varias consultas realizadas por el ente Contralor, quedando su aprobación para el año 2018. Por ejecutarse en el mes de mayo del 2018.

Estado del Proyecto: La construcción de un Data Center propio para el Ministerio se encuentra pendiente.

6-8-6 Logros del Departamento de Proveeduría Institucional

A continuación se detallan los mayores logros alcanzados por el Departamento de Proveeduría en el año 2017, relacionado con la administración de activos y otras gestiones.

Se logró dar de baja los activos en desuso para un mejor aprovechamiento de los mismos por parte de otras instituciones.

Se inician el 100% de las solicitudes de compras que ingresaron a tiempo para los procedimientos de compras correspondientes.

Se actualizan 34 procedimientos de las diferentes unidades del departamento.

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Se atienden todas las vulnerabilidades demostradas del Informe de la CGR DFOE-SAF- IF-22-2016.

Se actualiza el Manual de lineamientos para la gestión de procedimientos ante el Departamento.

Se realiza el inventario de suministros selectivos de los Programas.

Esta Dirección adjudica las licitaciones públicas, licitaciones abreviadas y las contrataciones por materia excepcionada que superan el límite de las contrataciones de escasa cuantía. (Ver anexo N°9).

Proyectos del Departamento de Proveeduría en el corto plazo:

Continuar con la actualización y oficialización de los procedimientos y la elaboración de los que aún no existen.

Mejorar las condiciones de infraestructura del almacén de suministros que se ubica en Calle Blancos.

Realizar planes de fiscalización para las unidades de Almacén y Contrataciones, para determinar si existen vulnerabilidades y corregir las mismas.

Cambiar el método contable del inventario pasar del promedio ponderado a PEPS.

6-8-7 Participación en Comisiones Especiales.

A continuación se detalla la participación en comisiones o proyectos especiales.

Consejo Institucional de Tecnología de Información del Ministerio de Hacienda.(CITI).

Mediante el decreto Nº 40060-H del 4 de noviembre del 2016, se emite el Reglamento de Creación del Consejo Institucional de Tecnología de Información del Ministerio de Hacienda (en adelante CITI), al CITI le corresponde emitir las directrices estratégicas para el desarrollo de las tecnologías de información y comunicación del Ministerio de Hacienda, para mantener la concordancia con la estrategia institucional, establecer las prioridades de los proyectos de tecnologías de información y lograr un equilibrio en la asignación de recursos para alcanzar la atención adecuada de los requerimientos de las unidades de la Administración.

En estos cuatro años, fungí como miembro permanente y activo del CITI, realizando las siguientes funciones en conjunto con los demás miembros:

a) Emitir lineamientos estratégicos para el desarrollo de las Tecnologías de información y comunicación, a fin de adaptarlas y adoptarlas de acuerdo a las necesidades del MH.

b)Emitir directrices para la formulación, aprobación y seguimiento del PETIC en concordancia con el PEI.

c) Revisar anualmente el estado de situación del PETIC.

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d) Emitir directrices para los programas de proyectos, el Portafolio de Proyectos Tecnológicos, proyectos e iniciativas de proyecto.

e) Definir prioridades de los proyectos incluidos en el Portafolio de Proyectos Tecnológicos.

f) Aprobar iniciativas de proyectos y proyectos de naturaleza tecnológica.

g) Aprobar cambios críticos en los proyectos de naturaleza tecnológica.

h) Conocer cambios moderados y menores en proyectos de naturaleza tecnológica.

i) Dar seguimiento a la gestión del Portafolio de Proyectos Tecnológicos.

j) Revisar semestralmente el estado de situación del Portafolio de Proyectos Tecnológicos.

k) Analizar y aprobar el anteproyecto de presupuesto anual de la DTIC.

l) Asegurar que existan las condiciones necesarias para una efectiva gestión de las tecnologías de información y comunicación en el MH.

Además de lo anterior correspondió estudiar y analizar la información recibida previa a las sesiones y velar por el cumplimiento de las funciones del CITI.

Comité Directivo Implementación de Políticas de Seguridad de la Información.

Como parte de la implementación de las políticas, por instrucción del Despacho, forme parte del Comité Directivo Implementación de Políticas de Seguridad de la Información.

La “Política General para la Seguridad de la Información”, fue actualizada y oficializada por el Consejo Institucional de Tecnologías de Información CITI en concordancia con un nuevo enfoque de la Gestión de la Seguridad de la Información del Ministerio de Hacienda y para dar cumplimiento a las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE) emitidas por la Contraloría General de la República.

Esta normativa del Ente Contralor se relaciona con la protección de la información y con la implementación de sistemas de gestión de la información para el Ministerio, siguiendo los lineamientos de estándares internacionales, en particular la norma ISO 27001. La “Política General para la Seguridad de la Información” promulga lineamientos y principios de alto nivel para regir las actividades de seguridad de la información en el Ministerio y a su vez definir objetivos y responsabilidades de los diferentes actores que participan en su proceso de gestión.

La Política busca desarrollar una cultura de seguridad de la información y se constituye en marco para desarrollar normativa interna y procedimientos de seguridad de la información a efecto de proteger los activos de información y asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma en cumplimiento de su misión y objetivos. La aprobación de este documento por parte de la alta dirección asegura un compromiso del Ministerio con la seguridad de la información y

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que trascienda hacia todos los niveles organizacionales.

Objetivos generales de la Política

• Establecer lineamientos para la gestión de la seguridad de la información mediante declaraciones de Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información, SGSI. Estos sistemas definen la conformación del Comité de Seguridad de la información y sus responsabilidades, el Oficial de Seguridad de la Información, roles y responsabilidades para la coordinación de la seguridad de la información en el Ministerio de Hacienda.

• Establecer requerimientos para regir la seguridad de la información. Estos requerimientos se distribuyen en treinta y tres apartados de carácter general y proporcionan la base para la definición posterior de controles y responsabilidades a aplicarse.

Como parte de su misión y visión, el Ministerio de Hacienda necesita la “Política General para la Seguridad de la Información” para brindar servicios de calidad a la ciudadanía. En este quehacer el insumo básico es la información que se obtiene, utiliza, procesa, almacena y distribuye como parte de sus labores. Esta información puede estar expuesta a amenazas internas y externas, tanto ambientales como dentro de los procesos mismos del Ministerio, las cuales la hacen susceptible de pérdida de su integridad, divulgación y accesos no autorizados y, además, pudiera no estar disponible en el momento requerido. El conjunto de estas amenazas pueden dar origen a la materialización de riesgos institucionales, provocar una no continuidad de los servicios, pérdida de la confidencialidad, integridad e incumplimiento de la normativa por lo que es necesario proteger a la información.

Comisión Reguladora de Turismo.

La Comisión Reguladora de Turismo, fue creada mediante artículo 4º de la Ley Nº 6990 del 5 de julio de 1985, Ley de Incentivos para el Desarrollo Turístico, es importante mencionar que durante la Administración Solis se reactivó dicha comisión a partir del año 2014.

Las atribuciones y deberes de la Comisión Reguladora de Turismo son las siguientes:

a) Definir la periodicidad de las sesiones que debe realizar de acuerdo con la ley y el Reglamento a la misma y en atención a la cantidad y urgencia de los asuntos que atender y las necesidades institucionales, debiendo reunirse ordinariamente como mínimo dos veces al mes y extraordinariamente cuando fuere necesario.

b) Conocer las solicitudes de contratos y aprobar aquellas que reúnan los requisitos establecidos en la legislación vigente. Si la resolución de la Comisión fuere negativa, ésta deberá indicar, las razones y pruebas en que fundamenta su denegatoria. En este caso, el acuerdo debe ser notificado a la empresa respectiva por los medios señalados en la Ley General de la Administración Pública una vez adquirida su firmeza.

c) Fijar los plazos de vigencia de los contratos turísticos. d) Recomendar al Ministerio de Hacienda las exoneraciones que considere procedentes de conformidad con la Ley a menos que delegue su recomendación en la Secretaría.

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e) Conocer de todas aquellas gestiones relacionadas con el otorgamiento de los contratos turísticos, o aquellos que expresamente asigne la Ley o este Reglamento, sin perjuicio de aquellas funciones que por acuerdo de la Comisión se asigne a otros órganos técnicos. f) Establecer sus propias normas de funcionamiento dentro del marco legal vigente. g) Informar a la Dirección o al Instituto de los casos en que la Comisión conozca del uso incorrecto de los bienes exonerados.

h) Recomendar el inicio de los procedimientos administrativos para determinar incumplimientos al contrato turístico y recomendar asimismo la eventual cancelación del mismo una vez efectuado el respectivo procedimiento.

i) Las demás que le asigne la Ley y los reglamentos.

6-8-8 Otros logros alcanzados.

Reorganización parcial de la Dirección Administrativa y Financiera.

De conformidad con los “Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas emitido por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, actualizado a enero 2013”, se establece en el apartado E2 punto 8, que la determinación de la estructura interna de la institución deberá ser el resultado de un proceso de diseño y/o rediseño de los procesos de trabajo de la institución. Por su parte, se establece que la Dirección de Planificación Institucional acompañará todo el proceso de reorganización administrativa, de acuerdo con el Decreto Nº 26893-MTSS-PLAN del 6 de enero de 1998, reformado por Decreto Nº 33713 P-MIDEPLAN- MTSS, publicado en La Gaceta Nº 73 del 17 de abril del 2007, en su artículo 3.

Considerando las funciones altamente especializadas que desarrolla la Dirección Administrativa y Financiera, que son fundamentales para cumplir con los objetivos institucionales y para la mejora continua, se determinó la necesidad de ajustar la estructura organizativa actual, concretamente la estructura interna del Departamento de Gestión del Potencial Humano, Departamento de Servicios, Departamento de Proveeduría Institucional, Departamento de Recursos Financieros y Departamento de Arquitectura, así como de las Gestorías, que al final repercutirá en el logro de metas y objetivos de la DAF, alineados con los objetivos estratégicos del Ministerio de Hacienda.

Mediante el oficio DIPI-186-2017 del 01 de noviembre del 2017, la Dirección de Planificación Institucional del Ministerio de Hacienda comunica la aprobación parcial de la reorganización de esta Dirección, quedando como sigue (lo indicado en negrita forma parte de la reorganización):

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6-8-9 Acciones realizadas por esta Dirección para implementar las Políticas de Seguridad de la Información.

Como parte de la adhesión de Costa Rica al Comité de Asuntos Fiscales de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE), se han aprobado las siguientes políticas de información;

Política de seguridad física y ambiental.

• El Departamento de Servicios, llevo a cabo una encuesta por medio de la Intranet para todos los enlaces ubicados en cada uno de los edificios o instalaciones del Ministerio.

• Además de lo anterior, se realizó un diagnóstico de las condiciones de acceso y seguridad en todos los Edificios del Ministerio de Hacienda.

• El diagnostico permitió recabar información sobre las principales debilidades y fortalezas, así como emitir una serie de recomendaciones relacionadas con el control de acceso físico a los edificios y protección de la información.

• Se emite en el mes octubre 2017, el protocolo “Control de ingreso, permanencia y salida a las instalaciones del Ministerio de Hacienda código PT-DAF-DS-01”

Política para la finalización de relaciones laborales o cambio de funciones o dependencia.

• En octubre del 2017 se establece la “Política de Seguridad para el ingreso o finalización de las relaciones laborales o cambio de funciones o dependencia”.

• La finalidad de la política es asegurar la confidencialidad de la información, la devolución completa del activo asignado y la remoción de todos los accesos materiales o informativos que ha sido entregados al funcionario en el ejercicio de su labor en caso de un cambio laboral.

• Esta política muestra puntualmente las responsabilidades de cada departamento, jefatura o funcionario, en caso de ingreso o finalización de una relación laboral.

Política pantalla y escritorio limpio.

• El Departamento de Arquitectura fue designado para realizar un diagnóstico para cumplir con la implementacion de la Política Pantalla y Escritorio Limpio.

• El manual de requerimientos físicos y estandarización de espacios de oficina por orden funcional para el Ministerio de Hacienda, coadyuva al logro de los objetivos de esta política.

• Se realizó un inventario de edificaciones y se aplicó una encuesta, la cual se convirtió en un insumo para determinar la ubicación de los escritorios así como la protección a las impresoras.

• Con base en los elementos analizados se determinan las debilidades que son necesarias de subsanar para el cumplimiento de esta política.

Con base en los elementos analizados se determinan las debilidades que son necesarias de subsanar para el cumplimiento de esta política.

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Política de manejo y destrucción de medios de almacenamiento de datos.

• La Unidad de Gestión Ambiental, Departamento de Servicios, Proveeduría, Archivo Institucional y la DTIC participaron en la elaboración del procedimiento institucional para el cumplimiento de esta política.

• En setiembre 2017, se oficializa el procedimiento “Gestión de residuos electrónicos no patrimoniales” (Código MH-DAF-PGAI-P-02), con la finalidad de instaurar las pautas a seguir en el manejo adecuado de estos residuos.

• Además de lo anterior en octubre del 2017, se emite la circular DAF-007-2017 el cual determina el procedimiento a seguir para la asignación, devolución, traslado de residuos de bienes electrónico no patrimonial así como la gestión de residuos de los mismos.

• Esta circular está dirigida a todo el Ministerio de Hacienda y muestra todo el proceso desde la asignación hasta la destrucción.

Elaboración y aprobación de acuerdos de confidencialidad para funcionarios y proveedores.

• La Asesoría Legal, la Gestoría de Tributación, el Departamento de Proveeduría Institucional y el Departamento de Potencial Humano asumieron la tarea de revisar la normativa relacionada.

• Se establecieron las regulaciones con base en la normativa.• Para el caso de los proveedores, se formaliza la cláusula dentro de los contratos.• Con respecto a los funcionarios; se emite el documento “Compromiso de

Confidencialidad” el cual deberá suscribirse por los funcionarios de nuevo ingreso a este Ministerio.

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6-8-10 Giras realizadas a las Aduanas y otras Dependencias.

Como parte del seguimiento y control que corresponde a esta Dirección, así como constatar en sitio aquellas situaciones que afectan el servicio brindado tanto a los usuarios internos como externos, a través de estos cuatro años se han realizado diversas giras a los puestos fronterizos, aduanas, administraciones tributarias y otras edificaciones, un ejemplo de las labores que impulso esta Dirección se puede observar en el siguiente cuadro;

2015

Viáticos Resultado y LogrosLugar

visitado

¢115,600,00

Revisión de condiciones de infraestructura, físicas y aspectos de seguridad de las Aduanas en coordinación con el Departamento de Arquitectura, Departamento de Servicios y Gestoría de Aduanas. Los logros alcanzados son: 1- Aduana de Paso Canoas: Colocación de lastre compactado, construcción de drenajes y caños, y construcción de tapia prefabricada con recursos provenientes de la Ley 9154. Además de lo anterior se instalaron barreras automáticas para regular el paso de camiones. 2- Puesto Fronterizo de Sabalito: Instalación de una planta de emergencia e instalación de UPC.Se realiza la comunicación al jerarca de las situaciones encontradas y sus resultados.

Puesto Fronterizo de Paso Canoas, Aduana

de Golfito Y

Sabalito.

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¢13,500,00

Revisión de condiciones de infraestructura, físicas y aspectos de seguridad del Puesto Fronterizo en coordinación con los Departamento de Arquitectura y Gestoría de Aduanas. Comunicación al jerarca de las situaciones encontradas. Los logros realizados son: Diseño y Construcción de la Estructura del Arco de Aspersión. Seguimiento del sistema de tratamiento de aguas residuales de Tablillas por la Unidad de Mantenimiento. Se dispone de un contrato continuado con una empresa que brinda mantenimiento preventivo y correctivo en la planta de tratamiento de aguas residuales de Las Tablillas. Operación, mantenimiento permanente y correctivo de la planta de tratamiento de aguas residuales de tipo ordinario del Puesto Fronterizo las Tablillas. Mediante el Convenio Específico de Cooperación entre el Instituto Costarricense de Electricidad, El Ministerio de Hacienda y El Ministerio de Comercio Exterior No. CON-190-2014 se realizó la construcción del Puesto Fronterizo Las Tablillas, por el monto de ¢1.889.662.157.05. Contrato No. 2014000136, por servicios de Construcción de la Red de Distribución eléctrica para el Puesto Fronterizo de Las Tablillas por el monto ¢182.593.500.00. Contrato No. 2014000137, por servicios telecomunicaciones del Puesto Fronterizo Las Tablillas por un monto de ¢112.496.873.31.

Puesto Fronterizo

de Las Tablillas.

2016


visitado

¢41,550,00

Revisión de las necesidades de personal y vehículos para los puestos de control de la Policía de Control Fiscal; en conjunto con el Director de la Policía de Control Fiscal. Logros obtenidos: Se planteó ante el Despacho del Señor Ministro las necesidades de personal para hacerle frente a la demanda de por evasión fiscal por contrabando de mercancías o robo de mercancías. Así como, la necesidad de vehículos para los operativos policiales y su importancia de contar con los mismos. Se logró parcialmente, debido a la situación fiscal del país. Comunicación a los jerarcas institucionales sobre las situaciones encontradas y necesidades pendientes de solventar.

Aduana de Limón y Sixaola.

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¢130,700,00

Durante este año se dio la construcción de las Dos Naves Industriales para albergar al Complejo Fronterizo Peñas Blancas: Dentro de las competencias y funciones de esta Dirección, se logra dotar a la Dirección General de Aduanas y al Gobierno en general de dos naves industriales para las instituciones que se encuentran en la zona de Peñas Blancas a saber; una nave de 457m²; para albergar al Ministerio de Agricultura y Ganadería, Consejo Nacional de Producción, Promotora de Comercio Exterior y otra nave de 863 m² que albergar a la Dirección General de Aduanas. Este complejo fronterizo se traduce en infraestructura segura, eficiente y acorde con los procedimientos y normativa vigentes, brindando así mayor agilidad a los trámites de ingreso y salida de mercadería y pasajeros. Se cumple con la asignación de servicios públicos; medidor de agua y servicio eléctrico para cada uno de los módulos, traslado de teléfonos, se cuenta con la colaboración del ICE para la poda de árboles del nuevo edificio de Peñas Blancas. Así como donación de árboles de la zona para el nuevo complejo fronterizo. Se dota a la Aduana de dos puntos ecológicos para la separación de residuos sólidos. Se remodela las habitaciones de los oficiales de seguridad además.

Puesto Fronterizo de Peñas Blancas y Aduana de La

Anexión.

¢37,150,00

Se realizaron reuniones de coordinación con la Municipalidad de Corredores, con la finalidad de comunicar aspectos concernientes a la administración del Baño Público para los usuarios, aspectos ambientales y de organización en conjunto con el Director de Aduanas y el Director de Tecnología de la Información. Remodelación del Puesto Aduanero de Sabalito: Reforzamiento del muro de contención de la parte posterior del edificio/ reparación de malla puesta a tierra/ impermeabilización de tanque de agua potable/ reparación del parqueo interno y accesos/ cambio de puertas/ cerramiento del pasillo en el segundo piso/ cerramientos perimetrales/ iluminación exterior/ accesorios. 4 de octubre de 2016 orden de inicio.

Puesto El Brujo,

Aduana de Paso Canoas y Sabalito.

2017


visitado

80


¢134,350,00

Se realizaron reuniones de coordinación con las autoridades aduaneras de Panamá, en conjunto con los Directores de Aduanas y Tecnologías de la Información, para valorar la logística y necesidades del Puesto Aduanero de Sixaola. Además de reuniones en conjunto con el Gerente de la Aduana de Limón para valorar temas de asistencia de funcionarios, disponibilidad de parqueos y aspectos de seguridad de la Aduana de Limón y el puesto fronterizo de Sixaola. Otro aspecto importante a rescatar es que se han logrado solventar las necesidades imperantes de agua potable a través de la coordinación que se realizó con el despacho del señor Ministro de Hacienda y el Presidente Ejecutivo de Acueductos y Alcantarillados para proveer de agua al puesto de Sixaola. Además, de realzar los mantenimientos y reparaciones en los tanques de distribución de agua en la Aduana y las habitaciones en Sixaola.

Aduana de Limón y Sixaola.

¢81,450,00

Se realizan reuniones con los gerentes del Puesto Fronterizo de Peñas Blancas, para la valoración de nuevas necesidades en los puestos fronterizos de Peñas Blancas y Las Tablillas, las cuales se levantarán por medio de un requerimiento para contratar ante la gestoría para una posible contratación en el año 2018. Se valoran aspectos de tabla de plazos y documentos que se les debe dar el trámite ante el Archivo Institucional para posteriormente darle la disposición final a esos residuos.

Puesto Fronterizo de Peñas Blancas y

La Aduana

La Anexión.

¢65,550,00

Se realiza la adjudicación de la remodelación de la Aduana de Paso Canoas, por un monto de ¢211.981.669.18. Se realiza denuncia ante el Ministerio de Salud, por aguas hervidas vertidas en el Puesto El Brujo, por parte del colindante de la propiedad del Ministerio de Hacienda. Se realizan reunión con el gerente y subgerente de la Aduana de Paso Canoas, para realizar la valoración de las necesidades de la aduana que no se contemplaron en la remodelación.

Puesto Fronterizo de Paso Canoas,

Sabalito y Aduana

de Golfito y Puesto El Brujo.

2018

Viáticos* Resultado y LogrosLugar

visitado

81


¢69,350,00

Revisión de especificaciones técnicas de las remodelaciones a realizar en la Aduana de Peñas Blancas y Los Chiles en conjunto con la Gerencia y Subgerencia de la Aduana de Peñas Blancas, revisión de las instalaciones del Puesto de Las Tablillas y Los Chiles. Revisión en sitio de avances en conjunto con los Directores de Aduanas y Tecnologías de Información y Comunicación y funcionarios de la Policía de Control Fiscal. Además, con la gestoría de Aduanas, Departamento de Servicios y la Unidad de Gestión Ambiental. Todas las acciones fueron de conocimiento de los jerarcas institucionales.

Puesto Fronterizo

Las Tablillas, Aduana

de Peñas Blancas y Aduana

La Anexión.

¢73,900,00

Se realiza una vez más denuncia ante el Ministerio de Salud, por aguas vertidas en el Puesto del Brujo por parte del colindante. Seguimiento al Programa de manejo de residuos sólidos, elaborado ante solicitud del Ministerio de Hacienda, por la Orden Sanitaria girada a la bodega de la Aduana de Paso Canoas. Se realiza visita al Puesto Aduanero de Golfito el cual cuenta ahora con mobiliario más moderno, lo cual contribuye a un mayor aprovechamiento del espacio físico, orden, motivación, mejores condiciones ambientales y ergonómicas, y áreas más idóneas para una eventual evacuación.Todas las acciones y logros alcanzados fueron de conocimiento de los jerarcas institucionales.

Puesto Fronterizo de Paso Canoas, Puesto

de Sabalito y Aduana

de Golfito.

Puesto El Brujo.

En el anexo N° 4 se visualiza un detalle amplio de las giras realizadas por toda la Dirección Administrativa y Financiera.

6-8-11 Proyecto consultorios médicos en Oficinas Regionales.

Con la finalidad de llevar los recursos que posee este Ministerio en cuanto a los servicios de salud de medicina general, psicología y nutrición, se impulsó durante este periodo, la puesta en marcha de Consultorios Médicos en Oficinas Regionales, debido a lo anterior se cumple exitosamente con la habilitación de los consultorios médicos en la Administración Tributaria de Puntarenas y la Aduana de Paso Canoas.

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Se realizaron las siguientes gestiones y/o actividades:

Al inicio de esta gestión, se pretendía llevar los servicios médicos por medio de un EBAIS móvil convirtiendo el tecno bus propiedad de este Ministerio en una herramienta que facilitara dicha movilización, y siendo que estaba sin uso desde hacía muchos años, sin embargo lo anterior, no se logro concretar debido a que el se corría el riesgo de requerirlo como un instrumento tecnológico a suplir una necesidad ante una catástrofe en una administración tributaria o una aduana. En el 2016, se gira la instrucción al Doctor Ignacio Ballestero Solano para que realice una investigación para determinar la viabilidad de establecer Consultorios Médicos en Oficinas Regionales.

Se determina impulsar la puesta en marcha del consultorio en la Administración Tributaria de Puntarenas y la Aduana de Paso Canoas, ya que son las edificaciones que en ese momento presentaban las características idóneas.

En el año 2017 se logra adquirir el material y el equipo necesario para tales efectos.

Una vez adquiridos los insumos se realizan las gestiones correspondientes ante el Ministerio de Salud, la Caja costarricense de Seguro Social, y a nivel administrativo, logrando la habilitación del consultorio de Paso Canoas por el Ministerio de Salud el 23 de marzo del 2018 (vence al 23 de marzo del 2023) y el de la Administración Tributaria Puntarenas el cual fue otorgado 09 abril 2018 (vence el 09 de abril 2023).

Con lo anterior se logra eliminar las brechas entre los funcionarios ubicados en oficinas regionales y los del área metropolitana, además de evitar pérdida de tiempo laboral para asistir a consultas médicas en el EBAIS para sus tratamientos, la cantidad de funcionarios que se verán beneficiados son los siguientes:

Aduana Caldera 34Administración Tributaria Puntarenas 38Aduana Paso Canoas 51Golfito 21Sabalito 1Totales 145

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Fotos.

Estado del proyecto: Pendiente impulsar la creación los demás consultorios regionales, al cierre del mes de Abril del 2018 se están realizando las gestiones necesarias para valorar la posibilidad de la apertura en la Administración Tributaria de Liberia para lo cual se entregaron los documentos de solicitud ante el Ministerio de Salud, además la Gerencia de la Aduana de Peñas

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Blancas y la Administración Tributaria de Alajuela solicitaron a esta Dirección estudiar la posibilidad de habilitación.

Mediante oficio DAF-327-2018 se instruye al Jefe de Servicios Médicos el doctor Roberto Iturrino Audrain realizar las programaciones de las giras correspondientes en los consultorios ya habilitados.

6-8-12 Logros alcanzados en la atención de informes de los Órganos Fiscalizadores.

A continuación se muestra, el detalle de los informes de entes fiscalizadores atendidos y en proceso , es importante menciona r que a través de estos cuatro años se gestionó la conformación de un equipo de Apoyo y Seguimiento a la Dirección, con el cual se logra atender en tiempo y forma dichos informes, así como lo relacionado con control interno.

Estado de acatamiento o ejecución de las recomendaciones emitidas por órganos de control Periodo: 8 de mayo 2014 al 8 de mayo 2018

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6-8-13 Salas de lactancia en oficinas y dependencias del Ministerio.

En los edificios alquilados y propios del Ministerio, se ha impulsado la constitución de salas de lactancia materna, actualmente se dispone de esta facilidad para las madres lactantes, en los siguientes edificios:

DTIC, edificio Sigma. AT San José Oeste, edificio 2x1. AT Cartago, edificio el Molino. AT Guanacaste y DRP, Mall Plaza Liberia. AT Zona Norte, está en proceso de acondicionamiento la sala de lactancia. Oficinas Centrales el Ministerio de Hacienda.

Es importante mencionar que para las nuevos arrendamientos de edificios que se tramiten, este es un requisito de carácter obligatorio, el cual está constituido dentro de los requerimientos de Manual de requerimientos físicos y estandarización de espacios de oficina para edificios administrativos.

1. Administración de los recursos financieros asignados durante su gestión a la institución o a la unidad.

Presupuesto asignado al programa presupuestario 132-000 Administración Superior durante esta Administración:Periodo Monto asignado Monto ejecutado % ejecutado2014 (II,III y IV Trimestre) ₵ 13.814.751.367 ₵11.541.269.560 84%2015 ₵ 18.672.998.219.00 ₵14.9616.230.114.49 78%2016 ₵ 17.036.981.456 ₵ 15.704.246.631 92%2017 ₵ 14.467.470.637 ₵ 12.607.859.413 87%

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7. Sugerencias para la buena marcha de la institución o de la unidad, si se estima necesario.

Debido a la cantidad de trabajo que realizan los diversos Departamentos de la DAF, se sugiere realizar una evaluación de cargas de trabajo; de manera que se pueda atender en menor tiempo y forma las necesidades de las dependencias del Ministerio, además de fortalecer un ambiente de trabajo con niveles de presión y estrés adecuados, que permita la reducción de errores en los procesos que se atienden y en procura de una adecuada salud ocupacional. Para atender lo anterior, mediante el oficio DAF-143-2018, se giró la instrucción al Departamento de Gestión de Potencial Humano, de realizar los estudios de cargas de trabajo requeridas por las instancias ministeriales.

Darle prioridad a los procedimientos de las Gestorías Administrativas y Financieras para que las cuatro trabajen bajo los mismos lineamientos.

Mantener estrecha relación con la Dirección General de Aduanas con el objeto de apoyar y asesorar de acuerdo a la competencia de esta Dirección en lo referente al Contrato de Préstamo Nº 3488/OC-CR, suscrito con el Banco Interamericano de Desarrollo para financiar el programa de integración fronteriza de Costa Rica N° 9451.

8. Observaciones sobre otros asuntos de actualidad que a criterio del funcionario que rinde el informe, la instancia correspondiente enfrenta o debería aprovechar, si lo estima necesario.

El Departamento de Potencial Humano se enfrenta a situaciones de inconsistencias y actualización del Sistema Integrado de Recursos Humanos Integra 1, así como falta de interconexión entre ese sistema y otros como por ejemplo el Sistema de Formulación Presupuestaria, la atención de lo anterior es sumamente importante para dar curso en forma rápida de las solicitudes de diversa índole.

El sistema de consulta sobre la situación tributaria de los oferentes, que se realiza mediante la página del Ministerio de Hacienda; no se encuentra actualizado al día; esto genera un atraso en las contrataciones, además de presentar un riesgo para los procesos llevados a cabo en el Departamento de Proveeduría, al no contar con información fidedigna.

Parte de la gestión que realizan las gestorías se ve afectada por que los programas o subprogramas que atienden, presentan en forma tardía ciertos documentos; ocasionando que no se cumplan con las fechas establecidas por el Departamento Financiero y Proveeduría.

En la parte de infraestructura de Edificios, las habitaciones propias en todos los recintos aduaneros presentan serios problemas en materia eléctrica, servicios sanitarios y

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deterioro de la infraestructura; se espera que el Proyecto BID contemple las habitaciones que requieren los puestos Fronterizos.

Existe al cierre de esta gestión un gran problema con el faltante de agua potable en Sixaola y Sabalito, ya que se depende del agua que suministra el A y A por medio de camiones cisterna, pese a las múltiples solicitudes realizadas por esta Administración al A y A.

9. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República.

Ver Anexo 3

10. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad propia de cada administración.

Ver Anexo 3

11. Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna.

Ver Anexo 3.

Acompaño CD con los anexos anteriormente señalados.

Atentamente,

Dina Viquez Esquivel Directora

Administrativa y Financiera

CC.Señora. Patricia Navarro Vargas, Subdirectora Administrativa y FinancieraSeñor. Wilbert Cordero Fernandez; Jefe Departamento Gestión Potencial Humano

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