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Colombia diversa + Cultura para todos

ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN

Libertad y OrdenMinisterio de Cultura

República de Colombia

COLOMBIA

COMPROMISO INSTITUCIONAL

INFORME DE GESTIÓN 2009 - 2010

AUDIENCIA PÚBLICA

DE RENDICIÓN DE

CUENTAS


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PROGRAMA

10:30 am Bienvenida e

Instalación

Dr. Armando Entralgo Merchán

Director General

INTERVENCIÓN DE LA ENTIDAD

10:45 am Informe de Gestión Dr. Armando Entralgo Merchán

Director General

11:00 am Gestión Jurídico -

Administrativa


Director General

11:15 am Gestión Presupuestal y

Financiera


Director General


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INTERVENCIÓN ORGANIZACIONES SOCIALES, GREMIOS Y CIUDADANOS

11:30 am Preguntas Empresarios, Estudiantes, Participantes de los consejos

CONCLUSIONES Y CIERRE

12:00 m Conclusiones Dr. Hernando Ossa Lenis

Jefe Oficina de Control Interno

12:30 m Cierre Dr. Armando Entralgo Merchán

Director General


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CONTENIDO

• INFORME DE GESTIÓN 2009 - 2010– CUMPLIMIENTO METAS SIGOB

– LOGROS DEL PLAN DE ACCIÓN 2010• Recuperación y Conservación del Patrimonio Documental

• Modernización de los Archivos Públicos

• Fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos

• Fortalecimiento Institucional

• INFORME DE GESTIÓN JURÍDICO -ADMINISTRATIVA

• INFORME DE GESTIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERO

• CONCLUSIONES


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EJES ESTRATÉGICOS

• RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

• MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

• FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA)

• FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL


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MODERNIZACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS

SNA

EJES

RECUPERACIÓN Y

CONSERVACIÓN

DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL

FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL

PROYECTOS

1. Implantación del Sistema Nacional Archivos

2. Preservación del Patrimonio Documental

Colombiano

4. Mantenimiento y Adecuación de las

Instalaciones del AGN

5. Renovación e Implementación de

Tecnologías de la Información en el AGN

6. Mejoramiento, Dotación y Adecuación del

Inmueble para la Creación del Archivo

Intermedio de las EFPL

EJES ESTRATÉGICOS Y PROYECTOS DE

INVERSIÓN

3. Remodelación y Adquisición del Inmueble

Aledaño al Edificio


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Programa: INVESTIGACIONES EN ANTROPOLOGÍA, LINGÜÍSTICA Y ARCHIVÍSTICA

Indicador: Investigaciones en antropología, lingüística y archivística realizadas

Meta 2008: Sector 17, AGN 3

AGN – CUMPLIMIENTO METAS SIGOB

-2010

TEMA DE INVESTIGACIÓN% DE AVANCE A

NOVIEMBRE/10

1. Implementación de metodologías analíticas paracaracterización de muestras de papel. Fase II 80%

2. Efecto de la inclusión de agentes antioxidantes enla estabilización de tintas ferrogálicas 100%

3. Evaluación de la actividad microbiana del extractode Allium Sativum y su efecto sobre algunaspropiedades de fotografías en blanco y negro

95%


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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN

DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

• Restauración de 14.418 unidades de

conservación, entre folios, bulas y tomos

de Fondos relacionados con el

BICENTENARIO.


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• Descripción de 60.587 folios del AGN , del

Fondo Ministerio de Gobierno - Asuntos

Indígenas


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• Digitalización de 845.125 imágenes

relativas a los Fondos del Bicentenario.


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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS

CAPACITACIONES CANTIDAD

CURSOS BASICOS NIVELES I, II, III 7TALLERES: Microfilmación y Digitalización, Elaboración y

Aplicación de TRD, Conservación Documental, Descripción

Documental y Organización de Fondos Acumulados8

VIDEOCONFERENCIAS: Evaluación de Tablas de Retención

Documental (TRD), Socialización de la Cartilla apuntes para la

organización de historias clínicas, socialización de la cartilla

series documentales para la administración municipal, norma

NTC 15489, digitalización en archivos, pautas para la utilización,

seguridad industrial y ocupacional en el manejo de archivos,

inspección, control y vigilancia .

7

CAPACITACIÓN POR DEMANDA: La comisión de Regulación de

Agua Potable CRA, Fonproculdes, Organización Internacional

para las Migraciones, Universidad Surcolombiana, Corporación

Desarrollo para la Paz del Piedemonte Oriental- Cordepaz,

Departamento del Valle del Cauca, Instituto Nacional de

Medicina Legal y Ciencias Forenses, Proactiva (ONG), Instituto

de Medicina Legal, Cámara de Comercio de Pasto, Alcaldía de

Cali, Policía Nacional, SENA - Cúcuta, Departamento de

Amazonas

14


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SNA EN LA REGIÓN: CONSEJOS

TERRITORIALES DE ARCHIVO

-Visitas de Acompañamiento a

Gobernaciones.

- Visitas de Acompañamiento a

Alcaldías

COMITÉS TÉCNICOS DE ARCHIVO - Reuniones de Comités Técnicos


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INSPECCIÓN Y VIGILANCIAENTIDADES

VISITADAS

Inspección a Entidades reportadas por la Contraloría General de la

República por no fenecimiento de la cuenta.90

Seguimiento y Control de Ejecución de planes de mejoramiento

archivístico a entidades inspeccionadas en las vigencias 2005,

2006, 2007, 2008 y 2009.100


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.

MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

PÚBLICOS

APROBACION DE TRD RESOLUCION

Empresa Pública de Alcantarillado de Santander S.A No. 129 y 130,del 28/05/2010

Servicios Postales Nacionales 472 No. 129 y 130, del 29/05/2010

Gobernación de Antioquia No. 227, del 22/07/2010

Instituto Colombiano de Antropología e Historia No. 301, del 22/09/2010

Almagrario S.A No. 333, del 4/10/2010

Gobernación de Risaralda No. 420, del 18/11/2010


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MODERNIZACIÓN DE LOS

ARCHIVOS PÚBLICOS

APROBACIÓN DE TVD RESOLUCIÓN

Fondo Ganadero del Caquetá No. 045, del 02/03/2010

Leasing Bancoldex No. 045, del 02/03/2010

Icetex No. 045, del 02/03/2010

Telecom No. 045, del 02/03/2010

Caja Promotora de Vivienda Militar y de PolicíaNo. 334, del 04/10/2010


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DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACION

DIVISIÓN DE PROGRAMASESPECIALES

DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN

DIVISIÓN DE SERVICIOSAL PÚBLICO

CONSEJO DIRECTIVO

DIRECCIÓN GENERAL

SECRETARÍA GENERAL Y DE ASUNTOS JURÍDICOS

COMITÉ DEARCHIVOS

OFICINA DE PLANEAMIENTO

ARCHIVÍSTICO

JUNTA DE LICITACIONES Y

ADQUISICIONES

GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO

DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA

GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

GRUPO DE TALENTO HUMANO

GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA

GRUPO DE CONTABILIDAD

GRUPO DE MICROFILMACIÓNY DIGITALIZACIÓN

GRUPO DE CAPACITACIÓNY ASESORÍA DEL SNA

GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS

DEL SECTOR PÚBLICO

GRUPO DE SERVICIOS GENERALES

UNIDAD DECONTROL INTERNO

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

COMITÉEVALUADOR

DE DOCUMENTOS

NIVEL No. CARGOS

DIRECTIVO 2

ASESOR 1

EJECUTIVO 6

PROFESIONAL 32

TÉCNICO 27

ASISTENCIAL 29

TOTAL CARGOS 97

FUENTE: DECRETO 163 DE 1992REORGANIZACIÓN DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN EL AGNRESOLUCIÓN No. 297 DE NOVIEMBRE 19 DE 2009.RESOLUCIÓN No. 021 DE ENERO 27 DE 2010.RESOLUCIÓN No. 121 DE MAYO 26 DE 2010ELABORADO POR: OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICOFecha: 2010-06-03 Organigrama : V7

COMITÉDE DIRECCIÓN

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN

GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS

GRUPO DE SISTEMAS

GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS

COMITÉ DE CONTROL INTERNO

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL AGN


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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

PLAN DE RENOVACIÓN ORGANIZACIONAL

No.

RESOLUCIÓN

FECHA OBJETIVO

0046 Marzo 2 de 2010

Por la cual se conforma un grupo detrabajo para elaborar el estudiotécnico y apoyo jurídico para lamodificación de estructura, planta depersonal y Manual de Funciones y deRequisitos del AGN

•1ª vez en 6 años que se llega a la instancia del PRAP.• Estudio a “cero” costo.• 30% personal administrativo y 70% misional.• En noviembre 18 se radicó versión final del estudio para su aprobación.


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INFORME DE GESTIÓN

JURÍDICO - ADMINISTRATIVO

2009 - 2010


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CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS EN

EJECUCIÓN

CONVENIOS VALOR CONVENIO

Caja Agraria 02 – Administración Integral. 9.553.941.828

Banco Central Hipotecario – BCH en Liquidación. 1.419.012.674

Compañía de Financiamiento Comercial –

COFINPRO en Liquidación. 181.413.117

Instituto de Fomento Industrial – IFI en Liquidación. 878.776.070

Fiduciaria del Estado – FIDUESTADO en Liquidación. 409.449.793

Banco Cafetero – BANCAFE en Liquidación. 207.917.473

Banco del Estado – BANESTADO en Liquidación.66.907.037


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CONVENIOS CON OTRAS ENTIDADES

ESTABLECIDOS EN ESTAÓ VALOR CONTRATO

Y/O CONVENIO

Ministerio de Agricultura1.542.800.000

Superintendencia de Puertos y Transportes831.858.779

FES (Fundación para la educación y el desarrollo social)1.134.424.429

Ministerio de la Protección Social 57.013.405

Fondo Ganadero del Caquetá464.623.739

Justicia Penal Militar344.666.054

Ministerio del Interior y de Justicia 236.204.000

DANSOCIAL (Departamento Administrativo de Economía Solidaria) 300.000.000

Ministerio de Defensa 1.730.000.000

Ministerio de Protección Social 300.000.000

TOTAL $6.941.590.406


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CONTRATOS Y/O CONVENIOS PENDIENTES

DE SUSCRIBIR CON OTRAS ENTIDADES

DAS (Departamento Administrativo de

Seguridad).

Superintendencia de Salud.

Superintendencia de Notariado y Registro.

Defensoría del Pueblo.


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CONTRATACIÓN

CLASES DE

CONTRATOS

CANTIDAD

Consultoría 1

Suministros 2

Servicios mantenimiento 15

Compraventa 5

Arriendo 1

Seguros 1

Prestación de Servicios y

de apoyo a la gestión de la

entidad.

450

TOTAL 475


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MODALIDADES DE SELECCIÓN

MODALIDAD DE SELECCIÓN CANTIDAD

Licitación Pública 5

Selección Abreviada 44

Concurso de Méritos 4

Contratación Directa 460

TOTAL 513


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25

AVANCE MODELO ESTÁNDAR

DE CONTROL INTERNO (MECI)

ETAPA AVANCE

Planeación, diseño e implementación 92%

Diseño e implementación del Modelo 90%

Evaluación a la implementación del MECI 80%

Normograma SCI 95%

AVANCE PROMEDIO 89%

*Se realizó Preauditoría en el mes de Agosto con miras al proceso de certificación

*Certificación en NTC GP 1000 se proyecta para el 2011.


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26

ETAPA PESO TOTAL DESCRIPCIÓN AVANCE

PLANIFICACIÓN 5%Política de calidad 2.5%

5%Objetivos de calidad 2.5%

IMPLEMENTACIÓN

(Desarrollo y

Documentación)

50%

Modelo de operación por

procesos 20%

48%Manual de calidad 15%

Sensibilización y

Socialización 13%

VALIDACIÓN 45%

Auditoría Interna 17%

43%Revisión por la alta dirección

26%

100% 96%

AVANCE GESTIÓN DE CALIDAD

Nota: Esta tabla de avance está basada según directriz del

Ministerio de Cultura para reporte.


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RESPONSABILIDAD SOCIAL

TIPO

PRESENTADOS A

NOVIEMBRE RESPUESTAS

20102009 2010

DERECHOS DE PETICIÓN 92 86 83

QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 6 28 25

CONCEPTOS

CORREO POSTAL Y

ELECTRÓNICO653 655 471

PÁGINA WEB 164 127 109

TOTALES 915 896 688


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INFORME DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

Fecha de suscripción Vigencia % Avance Fecha de avance / cumplimiento

09/09/ 2009 2008 100% 01/09/ 2010

28/09/ 2010 2009 12% 06/12/2010

GESTIÓN INSTITUCIONAL

Se desarrollaron auditorias independientes y seguimientos a los procesos

de la entidad, generando Planes de Mejoramiento por procesos que se

encuentran en desarrollo según los plazos de ejecución.


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INFORME DE EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL Y

FINANCIERA

2009 - 2010


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30

CIFRAS

PRESUPUESTALES

Aportes de la Nación vs. Recursos Propios

Funcionamiento vs. Inversión

-

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000

6.000

7.000

8.000

9.000

Aportes de la Nación

Recursos Propios

-

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000

6.000

7.000

8.000

9.000

Funcionamiento

Inversión


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COLOMBIA

31

CIFRAS PRESUPUESTALES

99,97

93,79

96,2

97,68

95,68

95,45

94,63

95,29

96,31

90,62

97,46

96,02

98,66

96,4297,87

57,0770,67

98

66,8681,5

99,97

90,13

94,81

97,82

92,46

91,04

88,5

79,9

90,3

108,11

116,27

101,73

102,36116,85

101,16

66,06

54,77

89,39

77

81,5

0

50

100

150

200

250

1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

% de ejecucion sobre apropiacion inicial % de ejecucion sobre sobre apropiacion definitiva


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EJECUCIÓN PRESUPUESTAL INVERSIÓN PROYECTOS

PROYECTO DNP ASIGNADO 2010

AVANCE A

NOVIEMBRE 30

DE 2010

% AVANCE A

NOVIEMBRE

30 DE 2010

PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL COLOMBIANO1.527.006.460 1.332.326.179 87,25%

IMPLANTACIÓN SISTEMA NACIONAL DE

ARCHIVOS5.197.517.940 4.409.210.155 84,83%

RENOVACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA

NACIÓN

673.124.654 463.952.899 68,93%

REMODELACIÓN Y ADQUISICIÓN DEL

INMUEBLE ALEDAÑO AL EDIFICIO -

PREVIO CONCEPTO

165.828.802 - 0,00%

MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE

LAS INSTALACIONES DEL AGN 143.100.880 124.979.834 87,34%

MEJORAMIENTO, DOTACIÓN Y

ADECUACIÓN DEL INMUEBLE PARA LA

CREACIÓN DEL ARCHIVO INTERMEDIO

DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS

PÚBLICAS LIQUIDADAS

430.499.064 429.248.908 99,71%

TOTAL PLAN DE ACCIÓN 2010 8.137.077.800 6.759.717.975 83,07%


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EJECUCIÓN PRESUPUESTAL A NOVIEMBRE DE 2010

CONCEPTO APROPIACIÓN COMPROMISOS %

CERTIFICADO %

GASTOS DE

FUNCIONAMIENTO

5.790.801.080 4.271.273.853 73,8 4.619.915.512 79,8

GASTOS DE

INVERSIÓN

8.137.077.800 5.311.330.667 65,3 6.729.133.593 82,7

TOTAL

PRESUPUESTO

13.927.878.880 9.582.604.520 68,8 11.349.049.105 81,5


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COLOMBIA

CONCLUSIONES

2009 - 2010


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COLOMBIA

Participación del AGN en la Apertura de la Urna Centenaria

CONCLUSIONES 2009 - 2010


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Urna Centenaria



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Recuperación Archivo Histórico de Honda



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Archivo Histórico de Honda



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COLOMBIA

Medición del Impacto de la Normatividad Archivo Participativo en las regiones


Amazonas


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Archivo Participativo en las regiones


Santa Marta


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Archivo Participativo en las regiones


Caquetá


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Publicación Bicentenario: Retazos de Libertad



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COLOMBIA Presupuesto apunta ejecutar mas del 92% Plan de Desarrollo del Nuevo Gobierno Reestructuración Organizacional Certificación del Sistema de Gestión de Calidad año 2011Convenios con las Gobernaciones en desarrollo (10 equipos de videoconferencia)BICENTENARIO – Retazos de libertad



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Fomento de Proyectos - Venta de Servicios Plataforma Estratégica: Implementación –Socialización.Capacitación en la actualización de la Norma ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009

• DAFP Alta Dirección• Sena Equipo Operativo• AGN Equipo Auditor

Conceptos de infraestructura de Archivos.

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