QP www.qualityprogress.com1

De lo bueno a lo mejorAudite la eficacia del sistema de calidad para propulsar

a su organizacin

Las auditoras de sistemas de calidad ofrecen una magnfica oportunidad a la

organizacin para reforzar sus puntos

fuertes y minimizar sus debilidades. A lo

largo de todo el proceso, los auditores

desempean el rol principal maximizando

el valor de la auditora. Los auditores que

van ms all y proporcionan evaluaciones

completas de la eficacia del sistema de

calidad son los que marcan la diferencia.

Empecemos con los conceptos bsicos

de una auditora de sistemas de calidad.

Un sistema de gestin de la calidad (SGC),

de acuerdo a la serie de normas ISO 9000,

adopta un enfoque basado en procesos.

El sistema est diseado para incorporar

diversos procesos y sub-procesos que

ofrecen soporte al proceso completo.

En su conjunto, el sistema (el proceso)

sigue el ciclo planificar-hacer-verificar-

actuar (PHVA). El bloque de verificacin

incluye diversos procesos con el objetivo

de supervisar y medir los procesos y los

productos respecto a las polticas, los

objetivos y los requisitos para el producto,

e informar sobre los resultados.1

Para lograr los objetivos del proceso de

verificacin, la norma ISO 9001 requiere

que las auditoras internas determinen:

1. Conformidad.

2. Eficacia.2

Las auditoras de conformidad verifican

el estado de la organizacin respecto a

su manual de gestin de la calidad y pro-

cedimientos, mientras que la auditora de

eficacia (tambin llamada de programas)

prueba la capacidad del sistema para

alcanzar los objetivos.

Est de ms decir que este ltimo paso

proporciona ms valor. Pero, esta es la

parte difcil. Las dificultades incluyen:

1. Conocimiento. Una auditora ori-

entada a la eficacia exige un amplio cono-

cimiento y experiencia en la industria a la

que pertenece la organizacin auditada.

Eso no debe representar un problema en

el caso de las auditoras internas. Pero

en las auditoras externas, los auditores

deben limitar sus auditoras a su campo de

conocimiento o complementar el equipo

de auditora con expertos en la materia.

2. Tiempo. Una auditora orientada a

la eficacia exige tiempo para estudiar los

procesos de la organizacin, recoger datos

y examinar la capacidad de los procesos

para alcanzar los objetivos. Para hacer

frente a esto, el auditor debe tener cui-

dado en la planificacin de sus auditoras.

En primer lugar, debe ser asignada una

cantidad de tiempo suficiente. Un plan de

auditora debe considerar el tamao y las

complejidades de la organizacin audita-

da. En segundo lugar, los auditores deben

ser prudentes con el tiempo, centrndose

en lo que es fundamental.

3. Poltica. Informar de deficiencias

en el sistema en s mismo es generalmente

ms difcil que informar de deficiencias en

el cumplimiento del sistema. La razn de

esto es que los sistemas de calidad suelen

ser desarrollados por la alta direccin.

Elementos tales como el orgullo y el ego

podran desempear un rol en forma

de presin sobre los auditores. Esto es

especialmente cierto en el caso de las

auditoras internas.

A pesar del desafo, la auditora

orientada a la eficacia proporciona a las

organizaciones una valiosa oportunidad

que no debe desaprovecharse. La mejora

continua se basa nicamente en la capaci-

dad de las organizaciones para identificar

la causa raz de los errores y corregirlos.

La auditora es uno de los procesos clave

que ayuda a las organizaciones a mejorar

y sobresalir.

Estos son algunos consejos para el es-

tablecimiento de un mejor proceso a favor

de la auditora orientada a la eficacia:

Preprese para las auditoras con un

extensa revisin de la misin y los obje-

tivos de la organizacin auditada.

Forme el equipo adecuado. El equipo

de auditora debe poseer conocimien-

tos tcnicos adecuados sobre la orga-

nizacin auditada.

Durante la reunin de apertura, comu-

nique los objetivos de la auditora con

especial nfasis en la eficacia.

Vincule todos los hallazgos a los objeti-

vos organizacionales.

Ponga ms enfsis en los procesos de

auditora interna en lugar de depender

de las auditoras externas que por lo

general estn limitadas en el tiempo.

La auditora orientada a la eficacia es la

prueba verdadera para los auditores. Los

buenos auditores hacen un gran trabajo

con la verificacin del cumplimiento. Los

auditores destacados promueven un cam-

bio ms genuino a travs de la auditora

volviendo a los fundamentos por Wail a. al-Sabbali

septiembre 2012 QP 2

orientada a la eficacia.

Estos son un par de ejemplos en los

que la eficacia fue auditada en una orga-

nizacin:

El proceso de seleccin y evaluacin de

los proveedores no pudo proporcionar

a la organizacin una fuente fiable de

materiales. Se constat que el 40% de

los proveedores evaluados y aproba-

dos haban suministrado materiales

defectuosos.

Una revisin por la direccin no logr

efectuar los cambios necesarios en el

Sistema de Gestin de la Calidad (SGC)

de la empresa. En tres registros con-

secutivos de revisin por la direccin,

la alta direccin aconsej al departa-

mento de formacin llevar a cabo un

amplio programa de formacin dirigido

a los recin contratados para capaci-

tarles en la conduccin de los equipos

comprados recientemente. Se confirm

que el departamento de formacin no

llev a cabo dicha formacin. QP

referencias1. organizacin internacional de Normalizacin, ISO

9001:2008Sistema de Gestin de la Calidad, Clusula 0.2

2. organizacin internacional de Normalizacin, ISO 9001:2008Sistema de Gestin de la Calidad, Clusula 8.2.2

WaIl a. al-SabbalI es director ejecutivo de Saudi QTech en arabia Saudita. Posee un ttulo de maestra en direccin de proyectos por la Uni-versidad King Fahd of Petroleum and Minerals en Dhahran, arabia Saudita. al-Sabbali es miembro senior de aSQ, director de calidad certificado por

aSQ y profesional de direccin de proyectos certificado por el Project Management Institute.