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DE LA ESTANTERÍA AL CATÁLOGOOrganización y gestión de la biblioteca escolar

Margarita Bartolomé

Julio Moreno

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Gobierno de Aragón

Departamento de Educación, Cultura y Deporte

Fraga, noviembre 2009

Imprime: Imprenta Coso, s.l.

DL: HU.363-2009

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De la estantería al catálogo

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El Departamento de Educación, Cultura y Deporte del Gobierno de Aragón está plenamente comprometido con el impulso de las Bibliotecas Escolares, afirmándose en la importancia que les otorga la Ley Orgánica de Educación.

Las bibliotecas escolares, en la actual sociedad del conocimiento y la información, han de ser consideradas como centros de recursos y documentación para el desarrollo del currículo, la adquisición de las competencias y la actividad docente en general. Además son espacios idóneos para desarrollar la innovación, la creatividad y la imaginación.

Un sistema educativo moderno debe proporcionar los recursos que posibiliten y garanticen una formación acorde a las necesidades de nuestro tiempo. Por esta razón las bibliotecas de los centros educativos de Aragón han de ser espacios en los que el acceso a la información en todos los formatos sea habitual combinando los soportes tradicionales y las nuevas tecnologías. El convenio para la mejora de las bibliotecas escolares suscrito por el Ministerio de Educación y Ciencia y el Departamento de Educación, Cultura y Deporte asegura los medios para alcanzar el objetivo que perseguimos: la integración plena del uso de la biblioteca escolar en la práctica cotidiana de los centros.

Por todo ello se hace necesario poner a disposición de toda la comunidad educativa las herramientas necesarias así como la formación adecuada. Las propuestas que contiene la publicación que ahora presentamos, De la estantería al catálogo: organización y gestión de la biblioteca escolar, recoge la experiencia de trabajo en más de cien centros aragoneses que a lo largo de ocho años han participado en los planes de bibliotecas promovidos desde este Departamento. Es por lo tanto y ante todo un documento práctico y útil para todas las personas que dedican tiempo y cariño a la gestión y dinamización de las bibliotecas escolares.

Deseamos que este material, al que también se puede acceder desde la página web de Bibliotecas Escolares de Aragón, sea un recurso que contribuya a tener personas encargadas y usuarios todavía más competentes en nuestras bibliotecas y redunde en beneficio de nuestro sistema educativo.

María Victoria Broto CosculluelaConsejera del Departamento de Educación, Cultura y Deporte

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Contenido

Parte I

Pasos a seguir en el proceso de organización de la biblioteca escolarMargarita Bartolomé .....................................................p. 7

Parte II

Sobre Abies 2Julio Moreno ................................................................ p. 93

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Referencia del programa Abies:

ABIES v 2.0. Gestión de Bibliotecas/, [aplicación para la gestión de bibliotecas escolares disponible en CD-ROM]. Madrid: Ministerio de Educación. Instituto de Tecnologías Educativas (ITE). Disponible en: http://www.abies.es/

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Pasos a seguir en el proceso de organización de la

biblioteca escolar

Margarita Bartolomé(Bibliotecaria)

Con la colaboración de Julio Moreno

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Sumario

Presentación

1. La organización del espacio y la creación de zonas1.1 Expurgo1.2 El fondo de la biblioteca: Biblioteca central y biblioteca de aula1.3 La creación de zonas según el material

2. Preclasificación de los documentos2.1. Ordenar los libros de información según la CDU (Zona documental)2.2. Ordenar las enciclopedias y diccionarios generales (Zona de consulta)2.3. Ordenar los libros de ficción (Zona de lectura) 2.4. Ordenar el material audiovisual (Zona de audiovisuales)2.5. Ordenar las publicaciones periódicas (Hemeroteca)

3. Clasificación, tejuelado provisional y señalización de los documentos3.1. Libros de información 3.2. Libros de ficción3.3. Material audiovisual3.4. Revistas

4. Catalogación4.1 Catalogación informatizada con Abies 2. Pantallas y campos.4.2 Catalogación del material audiovisual 4.3 Ejemplos de catalogación

5. Señalización general de la biblioteca

AnexoSeñalización general. Infantil y Primaria

Cartel de organización general “Cómo está organizada la biblioteca”· Modelo de señalización vertical, Grupo 3 de la CDU· Modelo de señalización horizontal, varias entradas·

Señalización general. SecundariaCartel de organización general “Cómo está organizada la biblioteca”· Modelo de señalización vertical, Grupo 6 de la CDU· Modelo de señalización horizontal, varias entradas·

CDU con dos dígitos

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PresentaciónEl objetivo de esta guía es describir el orden en que debe llevarse a cabo la organización de la biblioteca escolar, las tareas que deben realizarse en cada fase del proceso y la metodología a utilizar, que puede resumirse diciendo que se propone seguir un proceso inverso, yendo de la estantería al catálogo.

Su contenido es el resultado de años de experiencia profesional y de su aplicación en bibliotecas escolares y se ha concebido como material de apoyo directo al profesorado encargado de organizar la biblioteca, tarea que siempre ha de hacerse con la participación de todo el Grupo de Biblioteca.

Se propone organizar la biblioteca en cuatro fases:

1. Organización del espacio y creación de zonas

2. Preclasificación de los documentos

3. Clasificación, tejuelado provisional y señalización de los documentos

4. Catalogación

5. Señalización general de la biblioteca

En todo el proceso se seguirán las normativas vigentes, que se detallarán cuando corresponda, así cómo los cambios introducidos, necesarios para la biblioteca escolar.

El contenido de la guía está coordinado con la formación en Abies que ofrece el Plan de Bibliotecas Escolares.

Si bien en el texto únicamente se hace referencia a bibliotecas tipo de Infantil y Primaria y de Secundaria, las propuestas que contiene la guía pueden servir de referencia para la organización de la biblioteca escolar de centros con características particulares. Los centros de Adultos pueden seguir directamente el modelo de Secundaria aquí propuesto.

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1. Organización del espacio y creación de zonas Hay que tener una visión general del local y del fondo que se quiera que constituya la biblioteca centralizada como fuente de recursos para el profesorado y el alumnado.

Se parte del cartel general de señalización, (ver en Anexo: Cartel de organización general “Cómo está organizada la biblioteca”) para tener una idea gráfica de qué biblioteca que se va a formar y la tipología documental que ha de componerla.

Los primeros pasos son:

1.1 Expurgo

Consiste en separar los documentos en mal estado, obsoletos o que no sean adecuados para una biblioteca escolar. Generalmente hay documentos con cierto interés pero que no son útiles para la función, los objetivos y uso de la biblioteca escolar. El expurgo es una de las tareas más delicadas y difíciles, por lo que debe hacerse en fases y valorar los documentos uno por uno. Hay que mostrar la selección al resto del profesorado para que también participen y conozcan los criterios

Ventajas: Ofrecer una imagen de biblioteca actualizada, seleccionada y atractiva• Ganar espacio para diferenciar bien los fondos• Evitar trabajo innecesario•

El expurgo es necesario ya que el fondo disponible es el recurso más importante para hacer y fidelizar lectores.

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1.2 El fondo de la biblioteca: Biblioteca central y biblioteca de aula.

Es conveniente establecer las funciones de la biblioteca escolar y saber el fondo que ha de componerla. En algunos centros hay bibliotecas de aula con materiales que son utilizados por el grupo asignado a esa clase y que incluso se consideran que son propiedad de cada Ciclo, Nivel o Departamento. Este tipo de utilización de los materiales puede seguir funcionando a través del préstamo colectivo a las aulas, en el tiempo y la cantidad necesarios, pero es importante que se consideren parte de la biblioteca central y se depositen en esta para su tratamiento, control y conocimiento del resto del profesorado. Ello permite la renovación e intercambio y evita duplicados.

1.3 La creación de zonas según el material

La organización del espacio debe tener en cuenta la diferente tipología documental, por lo que debe agrupar los materiales de las mismas características formando zonas delimitadas según el soporte y el tipo de información que contiene, a la vez que el uso que se hace de ellos.

Las diferentes zonas aparecen reflejadas en el cartel de organización general y son las siguientes:

Zona de consulta: Está formada por diccionarios y enciclopedias • generales. Es conveniente utilizar muebles bajos y situarlos en un lugar accesible desde diferentes puntos. Si no se puede dedicar espacio propio, se colocan al principio de los libros de información.

Zona documental: Constituida por los libros de información (llamados • de conocimientos en Infantil y Primaria). Se recomienda situarla al fondo de la sala, y colocar aquí las mesas.

Zona de lectura: Está formada por los libros de ficción (llamados de • imaginación en Infantil y Primaria). Se aconseja situarla cerca de la entrada. Es conveniente crear un Rincón para lectura relajada.

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Zona de publicaciones periódicas. Es la Zona donde se colocan las • revistas y los periódicos. Por sus características, es interesante que destaque como Zona y se reúnan aquí estos materiales y no dispersos por la sala. Constituye la Hemeroteca. Son necesarios expositores para las publicaciones del año en curso y archivadores para años anteriores.

Zona de audiovisuales: Formada por VHSs, DVDs, CDs, CD-ROMs, • disquetes... Es necesario un espacio más protegido, por ser material delicado. Pueden estar en armarios cerrados, pero con cristales para que se vea el material.

Fondo profesional del profesorado y fondo de adultos: un espacio • más retirado.

Hay que utilizar mobiliario adecuado que no obstaculice el acceso a los documentos: sin cristales ni armarios cerrados que no sean estrictamente necesarios. También es muy importante que las estanterías no sean más altas de 1’50 metros en Infantil y Primaria y 1’70 metros en Secundaria para que los documentos estén a la altura de los ojos y al alcance de la mano.

No se aborda en esta guía el tratamiento de otros tipos de materiales distintos de los citados que pueda haber en la biblioteca: carteles, fotografías, mapas…, que Abies agrupa como documentos gráficos.

Primera fase: Colocar en la pared el cartel de organización general “Cómo • está organizada la biblioteca”.Los documentos se colocan en las zonas correspondientes, • pero no se ordenan todavía bajo ningún criterio (ni materias, ni géneros, ni edades,…). Sólo se está organizando el espacio y delimitando zonas.

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2. Preclasificación de los documentosUna vez delimitadas las Zonas, se pasa a la Clasificación provisional de los documentos. Consiste en ir profundizando en la agrupación de documentos, lo que permite conocer el fondo y facilitará después la clasificación definitiva. De momento no se señaliza nada ni se coloca ningún tejuelo. Se hará por Zonas, de la siguiente manera:

2.1 Ordenar los libros de información según la CDU (Zona documental)

(Llamados de conocimientos en Infantil y Primaria)

Clasificar los libros solamente según el primer dígito de cada Grupo de la • CDU. (Ver las Tablas de la CDU con dos dígitos en el Anexo, para conocer mejor el contenido de cada Grupo).

0. Obras generales (Ver el apartado 2.2, sobre diccionarios y enciclopedias)1. Filosofía. Psicología. Ética2. Religión. Mitología 3. Ciencias sociales4. Vacío5. Ciencias puras6. Ciencias aplicadas7. Arte. Juegos. Deportes8. Lengua. Literatura (Excepto las obras de creación literaria)9. Geografía. Biografías. Historia

Señalizar los estantes provisionalmente con el número principal de • cada grupo y el texto del contenido para facilitar la ordenación, por ejemplo: 5. Ciencias puras.

Dejar espacio en los estantes entre cada grupo en previsión del • crecimiento del fondo. Las estanterías no deben estar cargadas más de un 80%. Además, es necesario también para que pueda señalizarse con claridad, mostrando la diversidad de la colección.

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Fondo de Aragón: Hay una tendencia general a colocar los documentos sobre Aragón en una sección propia, que no es recomendable porque supone hacer una doble clasificación, lo que es fondo general y lo que es de Aragón, y presenta algunos inconvenientes. Se propone intercalarlo en el fondo general y poner un distintivo visual en la parte superior del lomo con la bandera de Aragón.

Fondo Local: Se considera Fondo Local toda la documentación relativa a la localidad y, como extensión a la comarca a la que pertenece. Se ha de tratar como el Fondo de Aragón, al que a su vez pertenece. En este caso al distintivo visual de Aragón colocado en el lomo se le puede añadir, por ejemplo, una raya en diagonal.

Lectura Fácil: De forma especial en las CEPA, se recomienda indicar los textos adecuados para lectores adultos con dificultades, con un distintivo visual en el lomo de los libros que contenga el código LF, que ya está normalizado para estos casos. Esta indicación se hace tanto en los libros de conocimiento como en los de imaginación.

2.2. Ordenar las enciclopedias y diccionarios generales (Zona de consulta)

Son las obras que corresponden al 03 de la CDU.

Sólo se colocan en esta Zona las enciclopedias y diccionarios generales, es decir, las que tratan varios temas, en las que se puede encontrar tanto información sobre Vivaldi como sobre París, por ejemplo, la Enciclopedia Larousse. Las enciclopedias temáticas, es decir, las obras en varios volúmenes en las que cada volumen contiene una materia diferente, son también enciclopedias generales. Aunque en algunas bibliotecas estas obras se separan por temas, no es aconsejable hacerlo así, a pesar de que pueda ser práctico. Son una unidad bibliográfica aunque la ordenación de la información se presente por temas y no por orden alfabético.

Las enciclopedias especializadas, como son una enciclopedia de los animales o una historia de la música, van en los grupos que les corresponden por su materia. Es el mismo caso de los diccionarios de lenguas o los atlas

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de geografía. Además, en una biblioteca escolar en la que haya pocos fondos y poco variados, estas obras ayudarán a nutrir los grupos.

Por las características de volumen y por el uso que se hace de ellas es conveniente ponerlas en lugares de fácil acceso, y si no hay espacio hay que ponerlas al comienzo de la Zona documental.

2.3. Ordenar los libros de ficción (Zona de lectura) (Llamados libros de imaginación en Primaria)

En la CDU la literatura es el número 82 y en este número se han de poner sólo los estudios sobre literatura. Las obras de creación literaria, tanto las destinadas a Infantil y Primaria como las de Secundaria, se colocan en la Zona de Lectura. Puesto que ya está normalizado tanto en Bibliotecas Públicas como en los diferentes Planes de Bibliotecas Escolares del país, se recomienda ubicar esta Zona separada como Zona de ficción utilizando otro código de clasificación, tal como se detalla a continuación:

Infantil y Primaria.

Por géneros literarios: Narrativa (clasificada por edades-ciclos: 3 a 6 años/6 a 8 años /8 a • 10 años/10 a 12 años).Poesía• Teatro• Cómic• Narrativa popular: cuentos populares, fábulas y leyendas•

Se añade la clasificación y presentación en espacio de la narrativa popular para facilitar el acceso directo a este género en las estanterías por considerarlo un fondo importante en la biblioteca escolar. De otro modo, se intercalaría en las edades correspondientes y se recuperarían sólo a través del catálogo.

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Secundaria.

Por géneros literarios:Poesía • Teatro • Novela • Narración corta: cuento literario, cuento popular, leyendas…• Cómic• Literatura juvenil: es conveniente, crear una sección de Literatura • juvenil que abarque todos los géneros. Se considerará literatura juvenil los libros destinados específicamente a adolescentes, tanto por el contenido como por la edición y el formato.

2.4 Ordenar el material audiovisual (Zona de audiovisuales)

Separar por soportes: Vídeo (VHSs, DVDs y otros), Archivos de ordenador (CD-ROMs, disquetes y otros) y Grabaciones sonoras (CDs-audio y otros).

2.5 Ordenar las publicaciones periódicas (Hemeroteca)

Colocarlas en archivadores de cartón por el título. Las revistas del mes en curso se colocarán en un expositor.

Segunda fase: Se han• preclasificado los libros de información por materias y los de ficción por edades y géneros.Se ha ordenado el material audiovisual y las publicaciones • periódicas.No se señaliza todavía ningún documento•

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3. Clasificación, tejuelado provisional y señalización de los documentos Clasificación:

La Clasificación Decimal Universal (Véase en 3.1 y en el Anexo las tablas de la CDU) sirve para clasificar los documentos de información independientemente del soporte en que se presenten. Al mismo tiempo que indica la materia de que tratan, indica su ordenación en las estanterías, colocando el número que le corresponda en una etiqueta en el libro, que es lo que se llama tejuelo. Es el sistema de clasificación más utilizado, ya que ofrece el libre acceso a la información de una manera inteligible, coherente y abierta.

La CDU divide el conjunto de los conocimientos humanos en diez grupos, susceptible de subdividirse tanto como se desee o sea necesario para cada tema en otros diez. Además de las Tablas Principales, que indican la materia, consta de unas Tablas Auxiliares para reflejar el lugar, el tiempo, la forma y otros datos de interés del documento.

Estas Tablas Auxiliares, concretamente las de tiempo, son muy necesarias en el 93/99 Historia. Como quiera que se han de añadir a las tablas principales al hacer la clasificación, y no se lleva a cabo por ser una tarea farragosa y complicada, se propone otra solución, que permite con dos dígitos indicar la cronología y sustituir los auxiliares (Véase en las Tablas a continuación) Si bien es arriesgado cambiar la CDU en vistas a un futuro intercambio bibliográfico, es tan lejana la posibilidad que compensa en estos momentos el facilitar y mejorar la tarea del responsable de la biblioteca. De todos modos, es sólo una propuesta, y puede optarse por seguir las tablas oficiales.

En la biblioteca escolar sólo se utilizarán cuatro auxiliares de forma, que se indican a continuación de las Tablas Principales.

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Para clasificar los documentos en Infantil y Primaria se utilizarán dos dígitos, y sólo en casos concretos, que ya se indicarán, se utilizarán tres dígitos. En Secundaria se pueden utilizar hasta cuatro dígitos, en cuyo caso será necesario consultar las Tablas que lleva incorporadas Abies.

Para las obras literarias, como código de clasificación se utiliza la inicial de la palabra de cada género que sirve para formar el tejuelo. (Véase la clasificación en 3.2 Libros de ficción)

Como fuente de información para analizar los documentos y clasificarlos hay que consultar principalmente su sumario, pero a veces es necesario consultar todo el documento en sí: prólogo, introducción, contracubierta, solapas… No hay que basarse únicamente en el título.

Tejuelo provisional:

El tejuelo completo está formado por tres elementos: el número de CDU o el código de clasificación que se le asigne al documento, tres letras del encabezamiento de autor y tres letras del título de la obra. Es muy importante porque su contenido consta también en la ficha del catálogo y es lo que se llama signatura topográfica. Es el puente entre las estanterías y el catálogo.

En esta fase de la organización de la biblioteca se elaboran tejuelos provisionales, el tejuelo completo se hará luego en el momento de la Catalogación (Véase 4. Catalogación).

Una vez clasificados los documentos en los estantes, se les pone en el lomo un tejuelo provisional que contiene únicamente el número de CDU asignado, con el fin de que se pueda saber dónde van colocados. No es necesario poner tejuelo provisional a los libros de ficción o imaginación ni a los de primeros conocimientos, que no se clasifican por la CDU, a excepción de las antologías de poesía y de narraciones cortas en Secundaria.

Para el tejuelo provisional hay que utilizar etiquetas adhesivas de un tamaño inferior al que tendrá el tejuelo definitivo de Abies con el fin de

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que pueda cubrirlo cuando se ponga. Se recomienda una etiqueta de sobre 3 x 1 cm. para el tejuelo provisional y de sobre 5 x 3 cm. para el definitivo. De ambas medidas hay etiquetas en el mercado.

El tejuelo provisional se puede hacer manualmente o de manera informática, en cuyo caso se utilizará el tipo de letra Times New Roman en tamaño 14-16.

Puesto que el tejuelo definitivo ha de ir unido al código de color, en su caso, tal como se explica a continuación, se ha de preveer la distancia respecto del borde inferior del lomo a la que se colocarán, con el fin de que el tejuelo definitivo y el código queden correctamente situados.

Señalización de los documentos:

Consiste en colocar un código de color en el lomo de los documentos que refuerza visualmente la clasificación. Este código es una tira de papel de color de 5 x 1 cm. Los colores se indican más adelante en este capítulo en el apartado 3.1 Libros de información y en el 3.2 Libros de ficción y pueden verse también en el Anexo. Los colores y tonos del papel utilizado han de ser los indicados en el cartel de señalización general, que se encuentran disponibles en el mercado.

En Infantil y Primaria se señalizarán todos los libros.

Libros de conocimientos: • Colocar el código de color del Grupo de CDU encima del tejuelo, calculando el tamaño del tejuelo definitivo de Abies, que es 5 x 3 cm. aproximadamente. El código de color es 5 x 1 cm.

Libros de imaginación: • Narrativa por edades: Colocar el código de color a 1/2 cm. de la base del

lomo del libro. Géneros literarios, distintos de la narrativa: Colocar el código de color a 1/2

cm. de la parte superior del lomo. Primeros conocimientos: colocar el código de color en la parte superior del

lomo.

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Libros en otras lenguas• :Con el fin de distinguirlos visualmente, se recomienda señalizar todos los libros en lenguas distintas del castellano, colocándoles en el lomo, por encima del tejuelo y lo más próximo posible a él, un gomet redondo de color o la bandera identificativa de la lengua.

Los libros en lenguas propias de la localidad se clasifican de la misma manera que los que están en castellano integrándolos en el fondo sin separarlos, indicándose que están en catalán o aragonés mediante un gomet de color pero no con la bandera aragonesa porque puede resultar confuso y porque se utiliza para señalizar los documentos del Fondo de Aragón o del Fondo Local.

Para los libros en lenguas extranjeras, cada Centro decidirá si los separa y agrupa por lenguas. Si se incluyera en el tejuelo la indicación del idioma para separarlos, la colocación del gomet de color o la bandera del idioma será optativa puesto que en este caso sólo actuará como refuerzo visual. Si no se indicara la lengua en el tejuelo, la colocación del distintivo visual permitiría en cualquier momento colocar los libros atendiendo al tejuelo o al distintivo, según se quisiera integrarlos o separarlos dentro del fondo.

En Secundaria se señalizarán sólo los siguientes tipos de libros:

Novela juvenil: • Colocar el código de color a 1/2 cm. de la base del lomo. Es optativo, pero facilita la ordenación en los estantes hasta que no tengan el tejuelo definitivo.

Temas de la novela juvenil: • Colocar el código de color a 1/2 cm. de la parte superior del lomo del libro.

Libros en otras lenguas:• El mismo tratamiento que en el caso de Infantil y Primaria. El distintivo de color del idioma no ha de ser necesariamente de forma redonda, puesto que no hay riesgo de confundirlo con ningún otro distintivo visual.

A continuación se dan ejemplos gráficos de cada una de las señalizaciones de los documentos en Infantil y Primaria y en Secundaria.

Después, en los apartados 3.1 a 3.4, se dan las tablas y cuadros necesarios para clasificar, tejuelar y señalizar todos los documentos, que contienen las adaptaciones propuestas para la biblioteca escolar.

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SEÑALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOSInfantil y Primaria: libros de conocimientos

.

Infantil y Primaria y Secundaria: libros en otras lenguasSe colocará en el lomo, por encima del tejuelo y lo más próximo posible a él, la bandera identificativa de la lengua o un código de color, que en Infantil y Primaria ha de ser un gomet redondo. Opcional si la lengua se indica en el tejuelo.

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SEÑALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Infantil y Primaria: libros de conocimientos .

Infantil y Primaria: libros de imaginación

Narrativa, por edades Otros géneros literarios

Secundaria

Libros de información y de ficción Narrativa juvenil

Infantil y Primaria y Secundaria: libros en otras lenguas Se colocará en el lomo, lo más próximo posible al tejuelo, la bandera correspondiente a la

lengua o un código de color, que en Infantil y Primaria ha de ser un gomet redondo. Opcional en

imaginación o ficción, en que la lengua ya se indica en la signatura.

Tejuelo

Código de color

de género literario

distinto de la narrativa,

o de primeros conocimientos

Tejuelo

Tejuelo

Código de color del

grupo de la CDU

Tejuelo

Código de color

de la edad,

en narrativa

Tejuelo

Código de color

de narrativa juvenil.

Optativo

Código de color

de tema, en

narrativa juvenil

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3.1 Libros de información

CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL (CDU)

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3.1 Libros de información CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL (CDU) 0. OBRAS GENERALES 00. Cultura. Progreso

Los fundamentos de la ciencia mejor en el 5

01. Bibliografías. Catálogos

02. Biblioteconomía. Lectura

03. Enciclopedias. Diccionarios enciclopédicos Sólo los generales, los especializados en su materia

05 Publicaciones periódicas. Anuarios Las revistas se colocan en zona propia

07. Prensa. Información

08. 087.5

Poligrafías. Colecciones Sólo colecciones de formato especial, por ej. Flash, de la editorial Acento o CAI00 Los Temas Clave de Salvat, como todas las colecciones, se separan por la materia. No utilizarlo. Sólo indica que es un libro infantil

1. FILOSOFÍA. PSICOLOGÍA. ÉTICA

1. Filosofía Véase a continuación la utilización de las Tablas Auxiliares que se indican al final y que pueden utilizarse con todos los Grupos de CDU

1(03). Diccionarios de filosofía Nuevo valor 1(07). Libro de texto de filosofía Nuevo valor

1(09). Historia de la filosofía Nuevo valor

1A/Z. Obras de filósofos Nuevo valor 1(A/Z). Obras sobre filósofos Nuevo valor

Si se desea ordenar por filósofos sustituir en cada caso “A/Z” por las tres primeras letras del filósofo. Ejemplo: 1(Pla)

14. Sistemas filosóficos

159. Psicología 17. Ética

2. RELIGIÓN. MITOLOGÍA 23. Religión cristiana

28. Sectas. Movimientos espirituales modernos

29. Religiones no cristianas. Mitología

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3. CIENCIAS SOCIALES

31. Sociología. Grupos de población. Incluir lo relacionado con el feminismo y la mujer, no en el 396

32. Política No incluir Emigración, que va en el 31

33. Economía

34. Derecho

35. Administración pública Puede incluirse el Tema Transversal Educación Vial si no se pone en el 37

36. Servicios sociales

37. Enseñanza. Educación. Se pueden incluir materiales de Temas Transversales

39. 392 394 398

Antropología social y cultural. Costumbres. Folclore No incluir la literatura popular: refranes, chistes, leyendas No utilizar 396, feminismo. Ver 31 Costumbres de la vida privada Costumbres de la vida pública Folclore. Seres sobrenaturales: ogros, brujas…

4. Vacío

5. CIENCIAS PURAS

50. Naturaleza. Medio ambiente 502. Estudio de la Naturaleza

504. Medio ambiente. Contaminación

51. Matemáticas 52. Astronomía

53. Física

54. Química. Mineralogía 55. Geología. La Tierra. El clima

En Infantil y Primaria, algunos contenidos pueden ir en el 91

56. Paleontología. Fósiles. Dinosaurios

57. Biología. Antropología física 58. Botánica

59. Zoología

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6. CIENCIAS APLICADAS

60 Inventos y descubrimientos en general En Infantil y Primaria, mejor en el 00. En Secundaria, en el 62

61. 613. 616.

Medicina. Cuerpo humano. Salud Higiene privada, sexualidad, drogas Enfermedades

62. Técnica. Energía. Transportes

63. Agricultura. Zootecnia Productos de la tierra y de los animales Cultivo y cuidado de plantas y animales. Diferenciar de 58 y 59

64. Actividades domésticas. Cocina

65. Empresa. Comunicaciones

66. Industrias químicas 67. Industrias diversas

68. Informática

69. Construcción

7. ARTE. JUEGOS. DEPORTES

71. Urbanismo

72. Arquitectura 73. Artes plásticas

74. Dibujo. Manualidades

75. Pintura 76. Artes gráficas

77. Fotografía

78. 780 782 788 789

Música. Para CDs ver Clasificación del material audiovisual Música clásica Música tradicional Bandas sonoras de películas Canciones infantiles Resto de géneros musicales en el 78

79. 791. 792. 793. 796.

Espectáculos. Juegos. Deportes Cine. Para películas en Vídeo ver Clasificación del material audiovisual Teatro. Técnica teatral Juegos. Diversiones Deportes

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8. LENGUA. LITERATURA En Literatura, sólo los estudios. Las obras de ficción se ponen aparte, así como las obras literarias en otras lenguas

80. Lengua

Auxiliares para añadir en las diferentes lenguas (03) -1 -3 -4 -5 -9 -91 -92 -LG

Diccionarios Véase Auxiliares de forma Ortografía Léxico Fonética Gramática Competencias de comprensión y expresión Nuevo valor Comprensión oral y escrita Expresión oral y escrita Lecturas graduadas, si se desean considerar como Lengua y no como Literatura Nuevo valor Los niveles de lectura pueden añadirse después de la Clasificación con un código adicional

802 802-4 802-5 802-LG

Ejemplos de aplicación en las diferentes lenguas Lengua inglesa Lengua inglesa. Fonética Lengua inglesa. Gramática Lengua inglesa. Lecturas graduadas Nuevo valor Si se desea considerar las Lecturas graduadas como Lengua y no Literatura

804 Lengua francesa

806. Lengua española 807.1 Latín 807.5 Griego 808 Otras lenguas europeas: ruso, búlgaro, polaco, rumano… 809 Otras lenguas. 82. Literatura

Las obras literarias de los autores se clasifican aparte en 3.2 Libros de ficción 82.0 Teoría y crítica literaria 82.08 Creación literaria. Técnicas de expresión oral y escrita 82(A/Z) Crítica y estudios sobre autores Nuevo valor

Si se desea ordenar por autores sustituir en cada caso “A/Z” por las tres primeras letras del autor objeto de estudio. Ejemplo: 82(Alb)

Auxiliares para añadir a los géneros literarios 82-1 82-2 82-3 82-4 82-9 82-93

Si se quiere clasificar la crítica literaria por géneros literarios, sin tener en cuenta las literaturas a que pertenecen según la lengua original de las obras/nacionalidad Crítica y estudios sobre poesía. Crítica y estudios sobre teatro (como género literario). Crítica y estudios sobre narrativa. Crítica y estudios sobre otros géneros literarios. Crítica y estudios sobre cómic Crítica y estudios sobre literatura juvenil Nuevo valor

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820/890 Crítica y estudios literarios por literaturas. Añadir los auxiliares de género correspondientes. Véase 860 Literatura española

820 Literatura inglesa 840 Literatura francesa 860-1 860-2 860-3

Literatura española. Crítica y estudios literarios. Poesía Literatura española. Crítica y estudios literarios. Teatro Literatura española. Crítica y estudios literarios. Narrativa

871 Literatura latina 875 Literatura griega 9. GEOGRAFÍA. BIOGRAFÍAS. HISTORIA 90. Descripción geográfico-histórica y cultural de un territorio. Guías

La Arqueología se clasifica en las épocas correspondientes

91. Geografía 92. Biografías 93. Historia universal 94. Prehistoria Modificado 95. Edad Antigua Modificado 96. Edad Media Modificado 97. Edad Moderna Modificado 98. Edad Contemporánea Modificado 99. Disponible

CÓDIGOS DE COLOR EN INFANTIL Y PRIMARIA 0. Obras generales Gris 1. Filosofía. Psicología. Ética Lila 2. Religión Azul claro 3. Ciencias sociales Rojo 4. Vacío

5. Ciencias puras Verde oscuro 6. Ciencias aplicadas Azul oscuro 7. Arte. Juegos. Deportes Rosa 8. Lengua. Literatura Verde claro 9. Geografía. Biografías. Historia Marrón Primeros conocimientos (en Infantil) Amarillo

AUXILIARES DE FORMA (03) Enciclopedias. Diccionarios (05) Publicaciones periódicas. Anuarios (07) Libros de texto (09) Historia de

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE INFORMACIÓN EN LENGUAS EXTRANJERAS 51-ING

Ejemplo de aplicación en las diferentes materias y lenguas (Optativo distintivo con la bandera del idioma o un código de color, redondo en Inf. y Prim.)

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820/890 Crítica y estudios literarios por literaturas. Añadir los auxiliares de género correspondientes. Véase 860 Literatura española

820 Literatura inglesa 840 Literatura francesa 860-1 860-2 860-3

Literatura española. Crítica y estudios literarios. Poesía Literatura española. Crítica y estudios literarios. Teatro Literatura española. Crítica y estudios literarios. Narrativa

871 Literatura latina 875 Literatura griega 9. GEOGRAFÍA. BIOGRAFÍAS. HISTORIA 90. Descripción geográfico-histórica y cultural de un territorio. Guías

La Arqueología se clasifica en las épocas correspondientes

91. Geografía 92. Biografías 93. Historia universal 94. Prehistoria Modificado 95. Edad Antigua Modificado 96. Edad Media Modificado 97. Edad Moderna Modificado 98. Edad Contemporánea Modificado 99. Disponible

CÓDIGOS DE COLOR EN INFANTIL Y PRIMARIA 0. Obras generales Gris 1. Filosofía. Psicología. Ética Lila 2. Religión Azul claro 3. Ciencias sociales Rojo 4. Vacío

5. Ciencias puras Verde oscuro 6. Ciencias aplicadas Azul oscuro 7. Arte. Juegos. Deportes Rosa 8. Lengua. Literatura Verde claro 9. Geografía. Biografías. Historia Marrón Primeros conocimientos (en Infantil) Amarillo

AUXILIARES DE FORMA (03) Enciclopedias. Diccionarios (05) Publicaciones periódicas. Anuarios (07) Libros de texto (09) Historia de

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE INFORMACIÓN EN LENGUAS EXTRANJERAS 51-ING

Ejemplo de aplicación en las diferentes materias y lenguas (Optativo distintivo con la bandera del idioma o un código de color, redondo en Inf. y Prim.)

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE IMAGINACIÓN EN OTRAS LENGUAS

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3.2. Libros de ficción

3.2.1 Infantil y Primaria

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE IMAGINACIÓN POR GÉNEROS

Clasificación y señalización.

Estos códigos alfanuméricos deberían añadirse en la clasificación en la lista de la CDU de Abies creando otra entrada como LIBROS INFANTILES DE IMAGINACIÓN y colgar todas las categorías. Si no puede ser así, puede añadirse como nuevo valor desde el 82. Literatura. Ver ejemplos de señalización en 3. Clasificación, tejuelado y señalización.

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3.2.1 Infantil y Primaria CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE IMAGINACIÓN POR GÉNEROS Los códigos de clasificación por edades I1, I2 ,I3 J-N son de uso general y están normalizados. Se ha añadido I0-N y I0-PC. La clasificación de la narrativa que lleva Abies indica los temas, por ej.: 82-34 Narraciones de terror. Esta clasificación requiere un conocimiento más profundo del libro y retrasa la clasificación. Además, en los libros infantiles suele haber temas mezclados. En caso de considerarlo de interés, se puede recuperar esta información asignando el tema en los descriptores en la catalogación o utilizar los mismos códigos que en la novela juvenil (Véase de la clasificación de Secundaria). Clasificación Género Código de color NARRATIVA I0-PC 3 a 6 años. Primeros conocimientos Amarillo

Libros de conceptos que no tienen nivel para clasificarse por CDU

I0-N 3 a 6 años Naranja I1-N 6 a 8 años Azul claro I2-N 8 a 10 años Rojo I3-N 10 a 12 años Verde oscuro J-N Novela juvenil Amarillo OTROS GÉNEROS LITERARIOS

Los códigos de clasificación para poesía, teatro y cómic (P,T,C) están también normalizados. Se ha añadido I-NP

I-P Poesía Rosa I-T Teatro Verde claro I-NP I-NP/Cp I-NP/Fab I-NP/Ley

Narrativa popular: Marrón Cuentos populares Fábulas Leyendas

I-C Cómic Azul oscuro CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE IMAGINACIÓN EN LENGUAS EXTRANJERAS I-ING

Ejemplo de aplicación en las diferentes lenguas Lecturas, sin especificar el género literario Los niveles de lectura pueden asignarse después (Optativo distintivo con la bandera del idioma o un gomet redondo de color)

Clasificación y señalización. Estos códigos alfanuméricos deberían añadirse en la clasificación en la lista de la CDU de Abies creando otra entrada como LIBROS INFANTILES DE IMAGINACIÓN y colgar todas las categorías. Si no puede ser así, puede añadirse como nuevo valor desde el 82. Literatura. Ver ejemplos de señalización en 3. Clasificación, tejuelado y señalización. En los libros de imaginación, en esta fase, la señalización con los códigos de color por edad y género literario indican la clasificación (los códigos de color son sólo un refuerzo visual), y son suficientes para la ordenación física de la biblioteca. Los tejuelos se harán en la Catalogación.

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3.2.1 Infantil y Primaria CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE IMAGINACIÓN POR GÉNEROS Los códigos de clasificación por edades I1, I2 ,I3 J-N son de uso general y están normalizados. Se ha añadido I0-N y I0-PC. La clasificación de la narrativa que lleva Abies indica los temas, por ej.: 82-34 Narraciones de terror. Esta clasificación requiere un conocimiento más profundo del libro y retrasa la clasificación. Además, en los libros infantiles suele haber temas mezclados. En caso de considerarlo de interés, se puede recuperar esta información asignando el tema en los descriptores en la catalogación o utilizar los mismos códigos que en la novela juvenil (Véase de la clasificación de Secundaria). Clasificación Género Código de color NARRATIVA I0-PC 3 a 6 años. Primeros conocimientos Amarillo

Libros de conceptos que no tienen nivel para clasificarse por CDU

I0-N 3 a 6 años Naranja I1-N 6 a 8 años Azul claro I2-N 8 a 10 años Rojo I3-N 10 a 12 años Verde oscuro J-N Novela juvenil Amarillo OTROS GÉNEROS LITERARIOS

Los códigos de clasificación para poesía, teatro y cómic (P,T,C) están también normalizados. Se ha añadido I-NP

I-P Poesía Rosa I-T Teatro Verde claro I-NP I-NP/Cp I-NP/Fab I-NP/Ley

Narrativa popular: Marrón Cuentos populares Fábulas Leyendas

I-C Cómic Azul oscuro CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE IMAGINACIÓN EN LENGUAS EXTRANJERAS I-ING

Ejemplo de aplicación en las diferentes lenguas Lecturas, sin especificar el género literario Los niveles de lectura pueden asignarse después (Optativo distintivo con la bandera del idioma o un gomet redondo de color)

Clasificación y señalización. Estos códigos alfanuméricos deberían añadirse en la clasificación en la lista de la CDU de Abies creando otra entrada como LIBROS INFANTILES DE IMAGINACIÓN y colgar todas las categorías. Si no puede ser así, puede añadirse como nuevo valor desde el 82. Literatura. Ver ejemplos de señalización en 3. Clasificación, tejuelado y señalización. En los libros de imaginación, en esta fase, la señalización con los códigos de color por edad y género literario indican la clasificación (los códigos de color son sólo un refuerzo visual), y son suficientes para la ordenación física de la biblioteca. Los tejuelos se harán en la Catalogación.

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE FICCIÓN EN OTRAS LENGUAS

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En los libros de imaginación, en esta fase, la señalización con los códigos de color por edad y género literario indican la clasificación (los códigos de color son sólo un refuerzo visual), y son suficientes para la ordenación física de la biblioteca. Los tejuelos se harán en la Catalogación.

3.2.2. Secundaria

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE FICCIÓN

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3.2.2. Secundaria

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE FICCIÓN Clasificación Géneros literarios P Poesía

P(A) Antologías de poesía

T Teatro

N Novela

C Cuento literario y otras narraciones cortas

C(A) Antologías de cuentos

E Otros géneros literarios Memorias, literatura periodística, libros de viajes...

CM Cómic

Literatura juvenil (Optativo poner un código amarillo en la parte inferior del lomo) La clasificación de los demás géneros se hará anteponiendo “J-“(juvenil)

J-N

Novela juvenil Temas Código de color Amor Rosa Aventuras Verde claro Ciencia-ficción Gris Diarios y biografías Lila Fantasía Azul claro Humor Naranja Intriga Rojo Novela histórica Azul oscuro Otras culturas Amarillo Terror Negro Vida cotidiana Marrón

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE FICCIÓN EN LENGUAS EXTRANJERAS

Clasificación (Optativo poner un distintivo con la bandera del idioma o un código de color) 802-LG

Lecturas graduadas en inglés. Nuevo valor Si se desean considerar como Lengua y no como Literatura. Los niveles de lectura pueden añadirse después de la Clasificación con un código adicional

N-ING-LG

Lecturas graduadas en inglés. Nuevo valor Si se desean considerar como Literatura y no como Lengua. Los niveles de lectura pueden añadirse después de la Clasificación con un código adicional

N-ING Versiones íntegras en inglés

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3.2.2. Secundaria

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE FICCIÓN Clasificación Géneros literarios P Poesía

P(A) Antologías de poesía

T Teatro

N Novela

C Cuento literario y otras narraciones cortas

C(A) Antologías de cuentos

E Otros géneros literarios Memorias, literatura periodística, libros de viajes...

CM Cómic

Literatura juvenil (Optativo poner un código amarillo en la parte inferior del lomo) La clasificación de los demás géneros se hará anteponiendo “J-“(juvenil)

J-N

Novela juvenil Temas Código de color Amor Rosa Aventuras Verde claro Ciencia-ficción Gris Diarios y biografías Lila Fantasía Azul claro Humor Naranja Intriga Rojo Novela histórica Azul oscuro Otras culturas Amarillo Terror Negro Vida cotidiana Marrón

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE FICCIÓN EN LENGUAS EXTRANJERAS

Clasificación (Optativo poner un distintivo con la bandera del idioma o un código de color) 802-LG

Lecturas graduadas en inglés. Nuevo valor Si se desean considerar como Lengua y no como Literatura. Los niveles de lectura pueden añadirse después de la Clasificación con un código adicional

N-ING-LG

Lecturas graduadas en inglés. Nuevo valor Si se desean considerar como Literatura y no como Lengua. Los niveles de lectura pueden añadirse después de la Clasificación con un código adicional

N-ING Versiones íntegras en inglés

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE IMAGINACIÓN EN OTRAS LENGUAS

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Clasificación y señalización:

Estos códigos alfanuméricos deberían añadirse en la Clasificación que lleva Abies creando otra entrada como LIBROS DE FICCIÓN o como OBRAS LITERARIAS y colgar todas las categorías. Si no puede ser así, puede añadirse como nuevo valor desde el 82. Literatura

Ver ejemplos de señalización en 3.Clasificación, tejuelado y señalización.

Una vez preclasificados los documentos por géneros en los estantes (ver 2. Preclasificación), poner el código de color de la novela juvenil y el tejuelo provisional en las antologías, P(A) y C(A). Es importante hacerlo porque si no se pierden entre el fondo. Al resto de obras de ficción no es necesario ponerles ninguna identificación y se recomienda empezar la catalogación por estos libros, para que tengan directamente el tejuelo definitivo. Si se desea se pueden poner los códigos de colores de temas en la Literatura juvenil. Facilita la orientación a los lectores por parte del responsable de la biblioteca y la búsqueda directa por parte del alumnado.

3.3. Material audiovisual

Hay varios soportes:

Videos: VHSs y DVDs...• Grabaciones sonoras: CDs, casetes, vinilos...• Archivos de ordenador: CD-ROMs, disquetes...•

Es interesante que en la signatura del material audiovisual se indique el soporte genérico (el Tipo de documento de Abies), puesto que este marca las zonas y aparece en la pantalla del módulo Catálogo de Abies. Para ello, habrá que añadir entradas en la CDU, sólo por la designación general del tipo de documento.

Ver 4.2. Catalogación del material audiovisual.

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CLASIFICACIÓN DEL MATERIAL AUDIOVISUAL

Clasificación y señalización:

Estos códigos alfanuméricos deberían añadirse en la clasificación de Abies creando otra entrada como MATERIAL AUDIOVISUAL y colgar de ella todos los soportes. Si no puede ser así, puede añadirse como nuevo valor desde cada grupo de la CDU, añadiendo delante el código de cada soporte. Por ejemplo, un vídeo de animales, se colgará en el 59, con el nuevo valor VD-59.

Los documentos del Fondo de Aragón, del Fondo Local y en otras lenguas, se tratarán como se ha explicado para los libros.

3.4. Revistas

Las revistas del mes en curso se colocan en un expositor y, por motivos prácticos, no se catalogan número a número ni se tejuelan.

Una vez que las revistas ya no son del mes en curso se guardan en archivadores abiertos clasificadas por el título. La clasificación y señalización sólo es necesario indicarla en el archivador.

En caso de números de una revista monográficos sobre un tema que se deseen colocar junto con los libros, sí se catalogan y tejuelan con el

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Clasificación y señalización: Estos códigos alfanuméricos deberían añadirse en la Clasificación que lleva Abies creando otra entrada como LIBROS DE FICCIÓN o como OBRAS LITERARIAS y colgar todas las categorías. Si no puede ser así, puede añadirse como nuevo valor desde el 82. Literatura Ver ejemplos de señalización en 3.Clasificación, tejuelado y señalización. Una vez preclasificados los documentos por géneros en los estantes (ver 2. Preclasificación), poner el código de color de la novela juvenil y el tejuelo provisional en las antologías, P(A) y C(A). Es importante hacerlo porque si no se pierden entre el fondo. Al resto de obras de ficción no es necesario ponerles ninguna identificación y se recomienda empezar la catalogación por estos libros, para que tengan directamente el tejuelo definitivo. Si se desea se pueden poner los códigos de colores de temas en la Literatura juvenil. Facilita la orientación a los lectores por parte del responsable de la biblioteca y la búsqueda directa por parte del alumnado. 3.3. Material audiovisual Hay varios soportes: - Videos: VHSs, DVDs… - Grabaciones sonoras: CDs, casetes, vinilos… - Archivos de ordenador: CD-ROMs, disquetes...

Es interesante que en la signatura del material audiovisual se indique el soporte genérico (el Tipo de documento de Abies), puesto que este marca las zonas y aparece la pantalla del módulo Catálogo Abies Para ello, habrá que añadir entradas en la CDU, sólo por la designación general del tipo de documento. Ver 4.2. Catalogación del material audiovisual. CLASIFICACIÓN DEL MATERIAL AUDIOVISUAL

Clasificación Tipos de material VIDEOS (VHS, DVD…)

VC Cine Por ej. Casablanca, VC

VC-A Cine de Animación VD-CDU Documentales

Por ej: Animales salvajes, VD-59

GRABACIONES SONORAS G-CDU CDs audio

Por ej. Clásicos populares, G-780

G-CDU Discos de vinilo G-CDU Casetes ARCHIVOS DE ORDENADOR o RECURSOS ELECTRÓNICOS A-CDU CD-ROMs

Por ej. ¡Diviértete con las matemáticas! A-51

A-CDU Disquetes

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número de la CDU que les corresponda y la indicación del auxiliar de forma de revista.

CLASIFICACIÓN DE LAS REVISTAS

Las revistas monográficas colocadas junto con los libros y los archivadores de revistas del Fondo de Aragón, del Fondo Local y en otras lenguas, se tratarán como se ha explicado para los libros.

Tercera fase:Se han clasificado y señalizado los documentos y la biblioteca • ha quedado en organizada. No hay que esperar a hacer la clasificación ni el tejuelo • definitivo cuando se lleve a cabo la catalogación ya que esta es un proceso lento y retrasa la organización y puesta en marcha de la biblioteca.

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Clasificación y señalización: Estos códigos alfanuméricos deberían añadirse en la clasificación de Abies creando otra entrada como MATERIAL AUDIOVISUAL y colgar de ella todos los soportes. Si no puede ser así, puede añadirse como nuevo valor desde cada grupo de la CDU, añadiendo delante el código de cada soporte. Por ejemplo, un vídeo de animales, se colgará en el 59, con el nuevo valor VD-59

3.4. Revistas Las revistas del mes en curso se colocan en un expositor y, por motivos prácticos, no se catalogan número a número ni se tejuelan. Una vez que las revistas ya no son del mes en curso se guardan en archivadores abiertos clasificadas por el título. La clasificación y señalización sólo es necesario indicarla en el archivador. En caso de números de una revista monográficos sobre un tema que se deseen colocar junto con los libros, sí se catalogan y tejuelan con el número de la CDU que les corresponda y la indicación del auxiliar de forma de revista. CLASIFICACIÓN DE LAS REVISTAS R-TIT Indicación sólo sobre el archivador Revistas de meses anteriores CDU(05) Revistas monográficas colocadas con los

libros Tercera fase:

Se han clasificado y señalizado los documentos y la biblioteca ha quedado en organizada. No hay que esperar a hacer la clasificación ni el tejuelo definitivo cuando se lleve a cabo la catalogación ya que esta es un proceso lento y retrasa la organización y puesta en marcha de la biblioteca.

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4. CatalogaciónEs la fase final de la organización de la biblioteca. Una vez que se tienen todos los documentos clasificados y señalizados correctamente, esta fase, que es la más lenta, se agiliza, ya que parte del proceso técnico está resuelto.

La catalogación es el conjunto de operaciones necesarias para la descripción completa de un documento. Incluye la descripción externa (autor, titulo, editorial, colección, descripción física...) y la descripción interna (la clasificación y los descriptores), además de determinar el punto de acceso principal, los encabezamientos secundarios y la ubicación del documento en la biblioteca.

La catalogación es importante porque: Refleja lo que hay en las estanterías• Permite “ver” el documento por la interpretación de la descripción • bibliográfica. Permite hacer listados • Se puede recuperar la información por más criterios que el que • permite la presentación en espacio. Es necesaria para la formación de usuarios. •

Normativas:Descripción bibliográfica: Normas ISBD (Reglas Internacionales de • Descripción Bibliográfica). Encabezamientos de autor y puntos de acceso: AACR (Reglas • Angloamericanas de Catalogación).Clasificación: CDU (Clasificación Decimal Universal). Sexta edición • abreviada española, 1991. Es la incluida en Abies 2. Con posterioridad a la creación del programa, en el año 2000 apareció una nueva edición de la CDU, cuyas novedades no son relevantes en su aplicación a la biblioteca escolar.Indización o descriptores: Encabezamientos de materia para libros • infantiles y juveniles. Alberto Villalón. Salamanca: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994.

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4.1 Catalogación informatizada con Abies 2. Pantallas y campos

En la catalogación informatizada se siguen los mismos criterios y normas que en la catalogación manual. La diferencia consiste en la introducción de datos en el ordenador utilizando un programa determinado. El programa utilizado en las bibliotecas escolares de Aragón es Abies 2. Consta de tres pantallas para la introducción de datos en los diferentes campos, que se detallan y comentan a continuación.

Debido a la complejidad y variedad de contenidos y soportes que hay en el mercado en estos momentos, se presentan aquí las pantallas de catalogación con Abies 2 de tipologías documentales diferentes, basados en materiales que hay en los centros educativos.

Datos principales:

Tipo de documento• : Desplegar y seleccionar el que corresponda según la tipología documental: Libro, Vídeo, Grabación sonora... Falta dar de alta en este campo el tipo de documento Revista, que no viene creado por defecto en el programa. Es un campo de cumplimentación obligatoria para Abies.

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Año de publicación• : Optativo. Interesa más el año de edición, el último que conste.

Autor• : Es el encabezamiento principal. Se pueden dar varios casos: autor personal, varios autores, autor corporativo, o sin autor.

Si es un sólo autor, siempre el apellido en primer lugar, separado · del nombre por una coma seguida de un espacio.Si hay hasta 3 autores, sólo el primero que aparezca en portada. · Los otros dos se ponen en Otros autoresSi no hay autor, es decir que no se conoce, si es una obra anónima, · y también si hay más de tres, se deja el campo vacío. No poner ni Sin autor, ni VVAA…

Dada la complejidad de este campo por la variedad de sus posibles entradas, se recomienda consultar diccionarios de autoridades, como por ejemplo la enciclopedia Larousse o bien otras bibliotecas.

Otros autores• : Son los otros responsables de la obra que aparezcan en portada: coautores, ilustradores… Igual que en el campo de Autor, se pone el apellido en primer lugar. En Secundaria, es optativo indicar el traductor, prologuista, y otras menciones de responsabilidad que se considere de interés. Si se incluyen Otros autores, siempre se debe indicar la función de cada uno de ellos. Las entradas de este campo, en general, no deben pasar a la signatura

Título:• Es un campo de cumplimentación obligatoria para Abies. Pueden darse varios casos:

Título propio: se copia tal como aparece en portada, incluyendo · los artículos. Título complementario o subtítulo: da información añadida del · título. Es mejor copiarlo en este campo separado por dos puntos, en vez de en el campo Resto del título. Título colectivo: Cuando la obra tiene un título en cubierta y · portada, pero la obra la forman obras de varios autores con títulos propios. También es el caso de una obra en varios volúmenes y cada una con un título propio. Se anota en este campo el título colectivo, y en el campo de las Notas los restantes.

Resto del título• : Es aconsejable no utilizar este campo y poner los subtítulos a continuación del título separado por dos puntos.

Resto de portada• : Hace referencia a las diferentes responsabilidades de la obra que ya han debido anotarse en Autor y Otros autores. No

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es un campo recuperable, por lo que no es indispensable llenarlo y además carga mucho la descripción en la pantalla ISBD. Optativo en Secundaria.

Lugar publicación• : El que aparezca en la portada o contraportada.

Año edición• : El último que aparezca en la portada o contraportada.

Editorial• : Poner el nombre sin incluir la expresión Editorial o similares.

Edición nº• : Optativo. Por regla general, son reimpresiones y no nuevas ediciones. Si se indica, poner a continuación la expresión “ ª edición ”, o su abreviatura “ ª ed ”.

Colección• : Poner sólo el nombre, sin Colección o similares. Es importante porque las colecciones dan información del documento.

Número• : Optativo el número dentro de la colección.

Datos adicionales:

Nº de páginas• : Indicar las páginas numeradas. Si no están numeradas, poner 1 v.. En las obras en más de un volumen, indicar el número de volúmenes. Si no se dispone de todos, indicar entre ángulos cuántos

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que se tienen, por ejemplo <5 v.>. Es importante porque indica la extensión del documento. En el material audiovisual se indica aquí el soporte (1 VHS, 1 CD-ROM)

Dimensiones• : Medida del documento en vertical en centímetros redondeados por exceso. Si es apaisado, indicar las dos medidas.

Otra información• : Indicar la información relativa a la ilustración: todas il., il. col., il. También se incluye la indicación del material de acompañamiento, incorporado al documento, cuando es una obra en diferentes soportes, por ejemplo + 1 CD-ROM. Si bien las normas de catalogación requieren indicar esta información a continuación del número de páginas, en el campo Nº de páginas, dado el espacio disponible en ese campo, se recomienda incluirla aquí. Para indicar la existencia de material de acompañamiento se pondrá en la cubierta de los documentos una etiqueta que diga “Material de acompañamiento incluido”.

Descriptores• : Es la palabra clave que indica la materia y el contenido del documento en lenguaje natural. Aunque parece sencillo, tiene el problema de la extensión del campo semántico. Hay normas y listados publicados, pero mejor se recomienda utilizar el término o términos más habituales en educación y controlarlos, para no dispersar el campo. Abies lleva un listado incorporado, pero es demasiado amplio y además no se puede saber los que se están utilizando en la propia biblioteca. Para poder hacer el control se propone poner un asterisco y un espacio antes del descriptor, y así queda al principio de la lista. Se recomienda consultar el catálogo de la Fundación Germán Sánchez Ruipérez. para servir de orientación (www.fundaciongsr.es).

Aplicación pedagógica• : No es ningún campo del ISBD, pero se considera de interés para indicar la utilización del documento en la enseñanza. Abies lleva incorporados los cursos y las asignaturas, pero es más útil incorporar y utilizar esta Aplicación para los Temas Transversales y Centros de interés, en Infantil y Primaria. Para Secundaria puede prescindirse de este campo.

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CDU• : Abies lleva unas Tablas de la CDU y aquí se han de incorporar las modificaciones que se introduzcan y que lleve en el tejuelo el documento que se va a catalogar. Asimismo se han de introducir el resto de clasificaciones que ya se han comentado. Para facilitar esa tarea el Plan de Bibliotecas Escolares de Aragón ha modificado la CDU que viene por defecto con Abies 2 incluyendo en ella las adaptaciones que aquí se proponen, entre otros:

Libros de imaginación en Infantil y Primaria· Libros de ficción por géneros literarios de Secundaria.· Renovación de los subgrupos referentes a Historia. · Clasificación del material audiovisual·

País• : El país de publicación. Es un campo de cumplimentación obligatoria para Abies.

Lengua• : La lengua del documento. Es un campo de cumplimentación obligatoria para Abies.

Depósito Legal• : Optativo. No da ninguna información de interés, y carga la descripción.

ISBN• : Es el número internacional de identificación de cada libro, de sus volúmenes y formas de presentación. Es útil para capturar los libros de otras bases de datos, como Rebeca, pero no es la única manera. En ocasiones hay dos ISBN, si están editados en cartoné o rústica, o para las obras en varios volúmenes el de cada volumen y el de la obra completa, por lo que no siempre es la manera más rápida de acceder al documento que se busque. Si bien se puede limitar la búsqueda del documento acotando campos distintos (autor, título, editorial) con palabras clave, es recomendable cumplimentar siempre este campo y acceder a través de él a la captura y catalogación de nuevos ejemplares dado su carácter unívoco en relación con cada documento.

Notas• : Es un campo libre, que puede recoger información complementaria de interés que no se reseña en otros campos, por ejemplo:

Premios.· Para los títulos de un volumen que contiene varias obras, del mismo · o de diferentes autores.

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Para dar el contenido o títulos de una obra en varios volúmenes y · con títulos diferentes.Para indicar características físicas, en Infantil y Primaria, como: · Hojas de cartón, Desplegable, Transparencias u otros datos: Letra cursiva. Letra mayúscula. Sin texto. Libro mudo. Pictogramas. Texto en… (si es otra lengua). También para indicar la relación cuando un documento lleva otro · material de acompañamiento aparte y se catalogan por separado. Ver 4.2 Catalogación del material audiovisual. En este caso en la portada de los documentos se pondrá una etiqueta que diga “Material de acompañamiento aparte”

Datos del ejemplar:

Ejemplares• : Si es una obra en varios volúmenes, por ejemplo, una enciclopedia en 10 v., se hace crecer el contador de ejemplares y se van añadiendo uno a uno. También se van añadiendo los ejemplares de obras de las que haya títulos repetidos.

Nº de ejemplar• : Lo asigna el propio programa. Es el número que utiliza para el control de registros. Va dando números correlativos que además de indicar el crecimiento del fondo, sirve para realizar el préstamo y la impresión de etiquetas.

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Nº de registro• : Se refiere al número del libro de registro de la biblioteca, en caso de que lo haya. Es optativo, ya que Abies tiene su propio control de registro con el número de ejemplar.

Signatura• : Indica la colocación de los documentos en los estantes. Es el contenido del tejuelo que lleva el documento. La signatura la forma el programa por defecto con la clasificación (el campo CDU), el encabezamiento del documento y el título. Por eso es importante que las diferentes clasificaciones que ya se han comentado se introduzcan en la clasificación que lleva Abies, para que automáticamente se incorporen en el campo Signatura a través de las entradas realizadas en el campo CDU y el primer nivel de la signatura por defecto no tenga que modificarse nunca por ser distinta de la CDU. Además, la signatura no se ve en la pantalla del ISBD, mientras que sí se ve la clasificación que se haya puesto en el campo CDU y que indica dónde está colocado el documento.

Tipo de ejemplar• : Relativo a la política de préstamo que se establezca en la biblioteca: indica para cada ejemplar si es de préstamo normal, restringido o no se presta. Se aconseja facilitar el préstamo y asignar a todos los ejemplares la categoría de préstamo normal. Es un campo de cumplimentación obligatoria para Abies.

Ubicación• : Lugar donde está el documento, sea en la biblioteca, en otra sala o, en los CRAs, en otro pueblo.

Procedencia• : Si es compra, donativo... Optativo

Comentarios• : Se puede indicar el estado de conservación del documento o alguna otra característica, para conocimiento interno de la biblioteca. En caso de obras en varios volúmenes es útil para indicar el número para poderlo identificar en caso de ser prestado.

Como se ha ido comentando en cada campo, hay algunos que no son recuperables, o que cargan la descripción inútilmente, por lo que se aconseja rellenar únicamente los siguientes:

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Ficha abreviada obligatoria para rellenar de Abies 2

Datos principales:

Tipo de documento: .............................Autor: ..................................................... Otros autores: .........................................Título:.............................................................................................................................Lugar publicación:.................... Editorial: ......................... Año edición: .............Colección:........................................................................ Datos adicionales:

Nº páginas [o vols.]: .................... Dimensiones: ….................. Otra información: ...........................Descriptores: ..................................................................................................................Aplicación pedagógica: .................................................................................................País: .............................. Lengua: ......................... CDU:......................... ISBN: ................................Notas: ..............................................................................................................................

Datos del ejemplar:

Ejemplares:........... Signatura: .............................. Tipo de ejemplar: ...........................................Ubicación: ..........................................Comentarios: ..................................................................................................................

La pantalla del ISBD

Como resultado de la introducción de datos, ha de visualizarse la pantalla del ISBD (Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada), que es un modelo internacionalmente aceptado para la presentación de los datos bibliográficos. Sigue una puntuación establecida que ayuda a interpretar la información, además de que ofrece la información completa del documento.

Esta pantalla ha de comprobarse una vez acabada la entrada de datos de cada registro, porque en ocasiones, al capturar registros, no se graban todos los datos, o se encuentra algún error. Es muy importante, y servirá para la formación de usuarios, ya que es la que se utiliza en todas las bibliotecas independientemente del programa informático que utilicen.

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Para bibliotecas escolares es suficiente una descripción más sencilla, de primer nivel, por lo que se recomienda rellenar los campos propuestos en el modelo de ficha para visualizar la pantalla abreviada. ISBD completa:

ISBD abreviada:

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4.2 Catalogación del material audiovisual

Se cataloga como los libros, indicándose las diferencias que conllevan los diferentes soportes en los campos correspondientes. También se puede dar el caso de una unidad en más de un soporte. Como es un material complejo, se dan ejemplos y se detallan a continuación los campos en que se han de reflejar las diferencias:

Tipo de documento• : Se despliega el menú y se elige.

Zona del título• (Título y Resto del título): Hay que añadir la designación del soporte específico del tipo de documento entre corchetes: DVD, VHS, CD-audio, casete, CD-ROM… Si hubiera subtítulo, el soporte se indicaría después del título. Es importante indicarlo porque sale en el listado de la pantalla principal de Abies, en los listados e informes que se realicen y en las estadísticas, permitiendo reconocer de forma directa el tipo de material de que se trata.

En vídeos elaborados por el Centro, o en casos similares, hay que asignar un título ficticio, que describa el contenido: jornadas, convivencias, celebraciones…

Zona de la descripción física • (Nº de páginas, Dimensiones y Otra información): Hay que indicar el número de unidades materiales, nombre del soporte documental y la duración en minutos, que se indica en el lugar de las páginas. Es conveniente indicar la duración, entre paréntesis. Se pueden añadir detalles de las características físicas, tal como, en una película, si es muda, en color, blanco y negro... y siempre la mención del material de acompañamiento, si lo lleva, precedido del signo +, en cuyo caso se pondrá en el exterior una etiqueta de “Material de acompañamiento incluido”.

Notas• : Si existe, hay que indicar la relación con el material de acompañamiento no incorporado al documento precedido de la cláusula “Acompañado de”. También aquí se redactan la edad del destinatario, director, intérpretes, nacionalidad y año, el autor y título de la obra en la que está basada la película, premios y, en el caso de los DVDs, los idiomas y subtítulos. En el caso de materiales de acompañamiento se pondrá en el exterior de los documentos una etiqueta de “Material de acompañamiento aparte”.

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CDU• : Debe empezar por la letra inicial que indica el tipo de documento y, a excepción de las películas de cine, añadir un guión y el número de CDU.

Vídeos: V (DVD, VHS...), pudiendo ser VC, para películas de cine, · o VD para las documentales.Grabación sonora: G (CD-audio, casete, disco de vinilo...).· Archivos de ordenador o registros electrónicos: A (CD-ROM, · disquete...).

Comentarios: • Sirve para indicar algunos casos del préstamo en unidades de soportes distintos o para comentarios de uso interno de la biblioteca.

En el caso de existir materiales de acompañamiento es determinante, en el momento de la catalogación, para la asignación de la signatura, saber si se van a colocar juntos o separados, y si se van a prestar al mismo tiempo.

Cuarta fase:El catálogo informatizado refleja la organización del fondo y • se ha convertido en la biblioteca virtual.El catálogo informatizado facilita las tareas de gestión de la • biblioteca.Las tareas de catalogación se realizan más eficazmente si se • parte de una biblioteca ya organizada.

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4.3 Ejemplos de catalogación

Se dan a continuación ejemplos de diferentes tipos de materiales para facilitar la tarea de catalogación:

1. Libro de imaginación. Álbum ilustrado: El niño estrella

2. Antología de poesía: Raíz de amor

3. Enciclopedia de 24 libros y 24 DVDs: Planeta Hobbs

4. Película de cine en DVD: El caballero Don Quijote

5. DVD-libro: Un tranvía llamado deseo

6. Vídeo (VHS) documental con folleto con la guía didáctica: Grecia antigua

7. Película de cine en vídeo (VHS) con libro: La momia

8. CD-audio: Clásicos populares infantiles

9. Disco-libro: Música en la Isla Barataria

10. Libro con CD-audio: Escenografía y maquillaje

11. CD-ROM: Cómo funcionan las cosas

12. Revista: Reportero Doc

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1. Libro de imaginación. Álbum ilustrado.Título: El niño estrella

Comentarios• : Generalmente, en los álbumes ilustrados, hay en portada dos autores, de los que uno es el autor del texto y el otro de la ilustración, aunque no se indique. Se pondrá el primero en Autor y el segundo en Otros Autores indicando la función.

En los descriptores hay que añadir Narraciones infantiles si es un libro de imaginación. En Aplicaciones Pedagógicas podría ponerse Día de la Paz y la No Violencia.

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2. Antología de poesíaTítulo: Raíz de amor

Comentarios : En las antologías, es recomendable poner el seleccionador, que iría en Otros Autores. En Notas es interesante indicar los autores de los poemas, e incluso los títulos, ya que es un campo recuperable.

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3. Enciclopedia de 24 libros y 24 DVDsTítulo: Planeta Hobbs

Condiciones• : Se colocan separados, por soportes, y se prestan por separado.

Comentarios• : Como se van a colocar y prestar por separado, se catalogan según el soporte y en Notas se indica el vínculo del Material de acompañamiento. Como ni los libros ni los CDs están numerados, se les ha de atribuir una numeración para saber a que título pertenece cada volumen y se ha de poner entre corchetes. Se da también en Notas. En Ejemplares se indica la cantidad, y en Comentarios se pone el número de volumen de cada uno, lo que es importante para identificarlos en el préstamo

3.1. Libros

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3. 2. DVDs

Comentarios• : El soporte se indica entre corchetes a continuación del título y antes del subtítulo, como en este caso. En la descripción física se indica otra vez el soporte. En la CDU se añade, como se ha comentado, el soporte. En los campos restantes, se hace la descripción como en los libros.

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4. Película de cine en DVDTítulo: El caballero Don Quijote

Condiciones• : Se colocan sin separar los formatos de VHS y DVD, ordenadas por el título.

Comentarios• : No hay encabezamiento principal de Autor, ya que las películas generalmente son obras de responsabilidad colectiva. Los diferentes tipos de datos de la película se indican en Notas, así como los idiomas y los subtítulos, si es DVD.

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5. DVD-libroTítulo: Un tranvía llamado deseo

Condiciones• : Se colocan y se prestan juntos.

Comentarios• : Se trata como DVD, considerando el libro como un material de acompañamiento que se indica en Otra Información, en la descripción física donde constan otras características, como si es en color o blanco y negro. En Notas se indica el formato, los créditos de la película, los premios, el autor de la obra literaria original y los idiomas.

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6. Vídeo (VHS) documental con un folleto en su interior con la guía didácticaTítulo: Grecia antigua

Condiciones• : Se colocan y se prestan juntos.

Comentarios• : Se hace una sola catalogación y se indica el material de acompañamiento en la descripción física, y se aclara el tipo en Notas. Para advertir de la existencia del folleto se ha de colocar una etiqueta sobre el vídeo indicando “Material de acompañamiento incluido”. Como contiene diferentes documentales, es interesante indicar en Notas, a continuación de cada título, el tiempo de duración, además de la duración total del vídeo.

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7. Película de cine en vídeo (VHS) con libroTítulo: La momia= The mumy

Condiciones• : Aunque se podrán prestar por separado, se colocan juntos en la sección de películas de cine en inglés.

Comentarios• . A pesar de tratarse de un libro, éste deberá llevar el tejuelo como VC al colocarse con los vídeos, pero se le añadirá como segunda CDU la que le corresponde como libro. En la cubierta de cada soporte deberá llevar la etiqueta “Material de acompañamiento aparte”. Se catalogan como dos registros y se establece el vínculo en Notas. Para que se coloquen juntos llevan la misma signatura. Si se quiere se pueden unir con una goma.

7.1. Vídeo

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7.2. Libro

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8. CD- audioTítulo: Clásicos populares infantiles

Comentarios• : En el tipo de documento se indica la designación general, que es Grabación sonora, y en el título la designación específica que es CD-audio. Los compositores de las obras se indican en Notas, al igual que los títulos, si se considera necesario. Es optativo poner los intérpretes. En la clasificación se ha de añadir la G de grabación sonora.

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9. Disco-libro.Título: Música en la Isla Barataria

Condiciones• : Forman una unidad y se catalogan y prestan juntos.

Comentarios• : Se cataloga como Grabación sonora por considerar el disco como elemento principal siendo el libro una guía de este. Hay que recordar indicar el soporte a continuación del título, antes del subtítulo. En la descripción física se indica el libro como material de acompañamiento. En Notas se indica el formato.

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10. Libro con CD-audio Título: Escenografía y maquillaje

Condiciones• : Se prestan y se colocan separados.

Comentarios• : Aunque el CD va incluido en el libro, se considera que es aconsejable separarlo y guardarlo retirado del acceso de los usuarios. El CD no es utilizable sin el libro, ya que es la música de las obras teatrales del libro. Puesto que el CD se retira del acceso de los usuarios su signatura empieza por M-, código que se asigna a los materiales de este tipo.

10.1 Libro

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10.2. Grabación sonora

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11. CD-ROM Título: Cómo funcionan las cosas

Comentarios• : Recordar indicar el soporte del tipo de documento en el título y en la descripción física, así como en la Clasificación.

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12. Revista Título: Reportero Doc

Condiciones• : Los números no corrientes de Reportero Doc están en un archivador abierto y se prestan de forma manual sin el programa informático de la biblioteca.

Comentarios• : Se catalogan de forma independiente sólo los números monográficos de las revistas que se consideren de interés y se vayan a conservar y prestar como los libros. Del resto de revistas sólo se cataloga su cabecera y en Notas se indica la periodicidad y los números de que se dispone. Generalmente, las revistas tienen subtítulo y es importante hacerlo constar porque informa sobre su contenido.

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5. Señalización general de la bibliotecaSeñalizar la biblioteca consiste en rotularla con los textos necesarios para que el usuario sepa orientarse en el espacio, facilitándole la localización de los documentos.

Para organizar la biblioteca escolar se ha de disponer desde el primer momento, en color, del cartel de organización general “Cómo está organizada la biblioteca” que aparece en el Anexo, para que sirva de guía en todo el proceso, puesto que resume las características de la biblioteca y marca el plan de trabajo a seguir (Ver 1. Organización del espacio y creación de zonas), bastando con disponer de él en tamaño DIN-A4. Se recomienda que, además, a lo largo de todo el proceso de organización se elaboren los rótulos provisionales que se consideren útiles para facilitar el trabajo.

Una vez que la biblioteca se ponga en marcha, aunque sea de forma parcial, y empiece a ser utilizada por los usuarios, se ha de realizar su señalización general definitiva, cuyos elementos serán los siguientes:

Cartel de organizanción general “Cómo está organizada la biblioteca”. • Se ha imprimir en color en un tamaño mínimo DIN-A2 y colocarse en la biblioteca en un sitio bien visible para que sirva de orientación general para los usuarios. Se recomienda plastificarlo o protegerlo de otra forma, para que se conserve mejor. Véase en el Anexo el cartel de Infantil y Primaria y el de Secundaria.

Señalización vertical.• Número y epígrafe de cada uno de los diez grupos de la CDU con la relación de sus principales entradas de dos dígitos, tal como aparecen en el cartel general de señalización. Los diez rótulos se imprimirán sobre DIN-A4 en el color correspondiente a su grupo de la CDU del cartel general, en horizontal para Infantil y Primaria y en vertical para Secundaria. Se colocarán sobre la estantería que contenga los libros de cada grupo, o en la primera si ocupan más de una. Se recomienda plastificarlos.

Véase en el Anexo el modelo del Grupo 3. Ciencias sociales, para Infantil y Primaria, y el del 6. Ciencias aplicadas, para Secundaria.

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Señalización horizontal.• En Infantil y Primaria: Número y epígrafe de cada uno de los diez grupos de la CDU en su color correspondiente y del código de color y epígrafe de cada una de las entradas en que se clasifican los libros de imaginación tanto por géneros como por edades, todo ello tal como aparece en el cartel de señalización general.

En Secundaria: Número y epígrafe de cada uno de los diez grupos de la CDU y de sus entradas de dos dígitos, tal como aparecen en el cartel general de señalización y en la señalización vertical.

Se trata de pequeños rótulos independientes para cada valor, que se colocarán en los cantos de los estantes para indicar la clasificación de los libros.

Se imprimirán en el color de cada grupo de la CDU y en un tamaño de letra adecuado al grosor del estante. Se recomienda colocarlos con cinta adhesiva que los proteja o plastificarlos y pegarlos con cinta adhesiva de doble cara.

Véase en el Anexo el modelo de algunas entradas para Infantil y Primaria y para Secundaria.

Las señalizaciones vertical y horizontal que se han explicado y los ejemplos que de ellas se ponen en el Anexo hacen referencia a los libros. Se puede pensar en elaborar rótulos equivalentes para señalizar el espacio de otras secciones de la biblioteca, así como para indicar el nombre de cada una de las zonas que se hayan creado.

La ventaja del tipo de señalización que se propone aquí, tanto la general de la biblioteca horizontal y vertical, como la de los documentos, es la de la facilidad con que se puede realizar materialmente con hojas de papel de colores, una impresora y un procesador de textos. Para llevarla a cabo adecuadamente se ha de tener especial cuidado con que los colores y los tonos utilizados en todos los elemento de la señalización sean los mismos, lo que es posible ya que existen en el mercado hojas de colores de los mismos tonos que los de los colores que se pueden obtener con cualquier impresora.

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ANEXO

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89

3. CIENCIAS SOCIALES:

Sociedad. Costumbres

31. Población y grupos sociales

32. Política

33. Economía

34. Derecho

35. Administración Pública

37. Enseñanza

39. Razas y pueblos. Costumbres. Folclore


7. ARTE. JUEGOS. DEPORTES

8. LENGUA. LITERATURA

Primeros conocimientos

Poesía. Historias rimadas

Teatro

Cómic

3 a 6 años

6 a 8 años

8 a 10 años

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61. Medicina. Salud 62. Técnica. Energía 63. Agricultura. Zootecnia 64. Actividades domésticas.

Cocina 65. Empresa. Comunicaciones 66/67. Industrias diversas 68. Informática

69. Construcción

36. Servicios sociales 39. Antropología social y cultural

50. Naturaleza. Medio ambiente 51. Matemáticas

71. Urbanismo 72. Arquitectura 75. Pintura

73. Artes plásticas 74. Dibujo. Manualidades

90. Descripción de un territorio 93. Historia universal

94. Prehistoria 95. Edad Antigua 96. Edad Media

3. CIENCIAS SOCIALES 5. CIENCIAS PURAS

6. CIENCIAS APLICADAS 8. LENGUA. LITERATURA

9. GEOGRAFÍA. BIOGRAFÍAS. HISTORIA

P Poesía T Teatro N Novela

C Narrativa corta J-N Novela juvenil

CM Cómic E Otros géneros literarios

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CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL (CDU)

0. Obras generales00. Cultura. Progreso01. Bibliografías. Catálogos02. Biblioteconomía. Lectura03. Enciclopedias. Diccionarios05 Revistas. Anuarios06. Organizaciones07. Prensa. Información08. Poligrafías. Colecciones

1. Filosofía. Psicología. Ética1. Filosofía13. Ciencias ocultas14. Sistemas filosóficos15. Psicología17. Ética

2. Religión. Mitología2. Religiones22. Biblia29. Mitología

3. Ciencias sociales31. Sociología32. Política33. Economía34. Derecho35. Administración pública36. Servicios sociales37. Enseñanza39. Antropología. Costumbres

4. Vacío

5. Ciencias puras50. Ecología. Medio ambiente51. Matemáticas52. Astronomía53. Física

54. Química55. La Tierra. El clima56. Fósiles. Dinosaurios57. Biología58. Botánica59. Zoología

6. Ciencias aplicadas61. Salud. Cuerpo humano62. Técnica. Energía. Transportes63. Agricultura. Ganadería64. Actividades domésticas. Cocina65. Empresa. Comunicaciones66/67. Industrias diversas68. Informática69. Construcción

7. Arte. Juegos. Deportes71. Urbanismo72. Arquitectura73. Escultura74. Dibujo. Manualidades75. Pintura76. Artes gráficas77. Fotografía78. Música79. Espectáculos. Juegos. Deportes

8. Lengua. Literatura80. Lengua82/89. Literatura

9. Geografía. Biografías. Historia91. Geografía92. Biografía93/99 Historia

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Sobre Abies 2

Julio Moreno

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Sumario

Objetivos de estos apuntes −Conocimientos y medios informáticos necesarios−Instalación y desinstalación−

Instalación desde el CD-ROM original· Componentes instalados· Programas congeladores. Windows XP· Desinstalación·

Actualizaciones y mejoras del programa−Mantenimiento−Aspectos generales del uso de Abies−

Manual y ayudas· Entrada de datos. Tipos de campos · Borrado y corrección de datos. Unificar auxiliares·

Configuración−Catálogo y Depósito de Abies−

Fondos y ejemplares· Consultas· Modificación de datos y eliminación de ejemplares ·

Catalogación−Trabajo en red· Trabajo en ordenadores independientes. El caso de los CRA· Ordenadores de consulta. El modo OPAC· Entrada de un nuevo ejemplar. Captura de registros de Abies· Los campos de catalogación· Los campos de catalogación. CDU y Signatura · La CDU del Plan de Bibliotecas Escolares· La CDU del Plan de Bibliotecas Escolares. Signaturas especiales· La CDU del Plan de Bibliotecas Escolares. Entradas frecuentes· Sellado y datos de los documentos·

Ayudas para la catalogación mediante el Depósito auxiliar−El Depósito auxiliar· Captura de registros de Rebeca en Internet· Captura de registros de Rebeca en DVD-ROM· Captura de registros del catálogo de las bibliotecas públicas· Otras ayudas con el Depósito auxiliar·

Otras ayudas para la catalogación−Lectores−Préstamo −

El caso de los CRA· Impresión de etiquetas, carnets, listados e informes−Lector de códigos de barras−Estadísticas−Integración de fondos y lectores de otras aplicaciones−

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Objetivo de estos apuntesEstos apuntes no son un manual de Abies 2 que expliquen su manejo. El manual viene en formato pdf en su CD-ROM original y a él y a la Ayuda que lleva el programa hay que remitirse para aprender la mecánica de las tareas que permite realizar.

Aquí dan recomendaciones prácticas para el uso de Abies y llamadas de atención sobre algunos de los aspectos que hay que tener más presentes a la hora de manejarlo, tanto en sí mismo como para su adecuada aplicación a la gestión de la biblioteca escolar, sin entrar en cuestiones de biblioteconomía más que lo imprescindible en relación con los aspectos de manejo del programa.

Son el resultado de la experiencia alcanzada en once años de gestión de una biblioteca escolar y de otros tantos de impartir cursos sobre el programa, así como de asesorar a centros educativos y realizar el seguimiento de su aplicación real. Por ello, las soluciones y las recomendaciones que aquí se hacen, han sido previamente experimentadas y son “resistentes” y “duraderas”, pensando en que la gestión de la biblioteca la realizará el profesorado y no bibliotecarios de profesión.

Todo lo que se explica sobre el programa está coordinado con el contenido de las sesiones de formación en biblioteconomía que el Plan de Bibliotecas Escolares realiza en lo centros participantes con el profesorado encargado de poner en marcha la biblioteca, y con los materiales utilizados en esas sesiones

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Conocimientos y medios informáticos necesariosPara manejar Abies, como programa informático, es conveniente tener un conocimiento básico de Windows, especialmente en relación con la gestión de carpetas y ficheros. Así, se debería estar familiarizado, entre otras tares básicas, con:

Manejo de menús.−

Manejo de Mi PC o del Explorador de Windows.−

Identificar, crear, renombrar, copiar, mover, borrar... carpetas y ficheros.−

Traspasar ficheros y carpetas del disco duro a dispositivos externos y al −revés.

No obstante, si el programa está instalado y funciona correctamente, se puede trabajar con él igualmente sin conocimientos informáticos previos.

Otra cuestión diferente es tener los conocimientos necesarios para una utilización correcta de Abies desde el punto de vista de la biblioteconomía, que es un tema de conocimiento en sí mismo. Hay que tener presente que Abies no es sólo una base de datos, sino que es una base de datos que ha de reflejar según las normativas vigentes la organización de la biblioteca y las características de los documentos que contiene.

Si se quiere que Abies funcione correctamente se ha de tener el ordenador y el sistema operativo adecuados ya que si no es así el programa se “atascará”, irá excesivamente lento... pudiendo llegar a perderse o estropearse nuestros datos.

Abies 2 necesita:

Windows 95 o superior. Si se utiliza Windows 98, para instalar correctamente −el programa es necesario saber si se trata de la primera o de la segunda edición.

Ordenador Pentium III 500 MHZ o similar, o superior.−

Memoria RAM de 64 Megas mínimo, recomendado 128 o más.−

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Disco duro con un mínimo de 50 Megas libres. Es recomendable que, como −mínimo, el disco sea de 20 Gigas y que tenga libres 1 o 2.

Para asegurar un correcto funcionamiento es recomendable superar la configuración mínima en cuantos más aspectos mejor. Cualquier ordenador “normal” actual supera con creces los requisitos mínimos.

Para trabajar con Abies 2 desde varios ordenadores a la vez, es necesario tener instalada una red interna.

Si bien no es imprescindible, tener acceso a Internet facilita realización de algunas tareas con Abies y se recomienda disponer de conexión.

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Instalación y desinstalaciónSólo existe una edición oficial del CD-ROM de Abies 2, realizada por el Ministerio de Educación en el año 2000, que contiene la versión inicial del programa.

Este CD, al arrancar presenta un menú en que indica qué se ha de instalar y en qué orden. Antes de instalar nada es recomendable entrar en las opciones Léame primero y Examinar este CD y ver su contenido para conocer las características de la instalación. Después se instalan por orden cada una del resto de las opciones del menú del CD. Hay que llamar la atención sobre que a lo largo de la instalación del programa se toman algunas decisiones que serán determinantes en su posterior utilización y que hay que recordar siempre.

Instalación desde el CD-ROM original

Para realizar la instalación desde el CD original hay que tener cuidado con:

Cuando se ejecuta la opción Instalar Abies, el programa advierte en un −mensaje que es necesario instalar antes los programas DCOM y ADO, que son las siguientes opciones del menú del CD. Estos programas se han de instalar sólo si se trabaja con Windows 95 o con Windows 98 primera edición o si en el ordenador no está instalado el módulo de Access, del paquete Office. Si no es el caso, lo que hoy en día es lo más probable en todos los centros educativos, se ha de pasar por alto la advertencia. Si se intenta instalar DCOM y ADO y no son necesarios, el propio programa impide su instalación.

Se sabe qué versión de Windows 98 está instalada consultándolo en Inicio/Configuración/Panel de control/Sistema.

Instalar Abies 2 en la carpeta del disco duro que el propio programa establece −por defecto: C:\Archivos de programa\Abies 2.

Si bien se puede hacer la instalación en otra carpeta o unidad, tanto internas como externas no es recomendable hacerlo así porque a la hora de utilizar el programa hay algunas tareas que se realizan por defecto sobre la carpeta C:\Archivos de programa\Abies 2 y si no es allí donde está instalado habrá

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que indicarle en ese momento carpeta y ubicación reales siendo un posible origen de errores si no se sabe indicar correctamente.

En caso de trabajar con ordenadores con “congelador” ver más adelante lo que se dice sobre este tema.

Pinchando en la opción correspondiente del CD se muestra el − manual de Abies en formato pdf. El fichero pdf que lo contiene está en el CD en la carpeta Manual. Se puede imprimir cuando se tenga en pantalla o copiar el fichero en una carpeta propia en el disco duro, mejor dentro de la carpeta de Abies 2, para imprimirlo después o pincharlo cuando se quiera consultar por pantalla. Tanto para consulta como para impresión se ha de tener instalado el programa Acrobat Reader, que generalmente está en todos los ordenadores y que se consigue gratuitamente en Internet.

Desde el módulo − Trasvase del CD-ROM se instala el fichero ejecutable que permite pasar los datos del fondo de la biblioteca desde el antiguo Abies 1.1c a Abies 2. No se comenta aquí.

Instalar el − Depósito en la misma carpeta en que se haya instalado Abies, por defecto C:\Archivos de programa\Abies 2.

Si bien el Depósito se puede instalar en otra carpeta distinta de la de Abies, es recomendable hacerlo en ella por razones de orden y de rapidez de acceso del programa. Puesto que es una carpeta de gran tamaño, si en el disco duro queda poco espacio, a veces no quedará más remedio que instalar el Depósito en una unidad distinta, si se dispone de ella.

Aunque no es imprescindible instalar el Depósito para que Abies funcione, es recomendable hacerlo puesto que su misión es facilitar las tareas de catalogación, como se explica más adelante.

Las opciones correspondientes al programa − Z-pista se refieren a un programa que permite conectar vía Internet con el catálogo determinadas bibliotecas españolas. Su dificultad y la posibilidad de realizar la misma tarea por otros medios, hace preferible no considerarlo aquí.

No es recomendable tener instalado Abies de forma simultánea, en diferentes ubicaciones en el mismo ordenador puesto que todas las instalaciones realizadas comparten determinados aspectos en Windows, lo que pueden dar lugar a dificultades en el manejo del programa.

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Acabada la instalación es recomendable ir al Escritorio y a Inicio/Programas/Abies 2 y observar qué componentes se han creado: el acceso directo al programa, a varias páginas web, a las ayudas y al Asistente de actualización, que se comentan luego.

Puesto que para la gestión de la biblioteca es importante saber la fecha, y hasta la hora, en que se realizaron determinadas operaciones, es importante asegurarse que el calendario y el reloj de Windows estén correctamente ajustados. Entre otros, la fecha será importante para la gestión del préstamo, las altas de los documentos o los lectores… incluso la hora será útil para distinguir diferentes copias de seguridad de los datos.

Componentes instalados

Es muy importante tener una idea clara de qué ficheros y carpetas forman el programa y cuál es su ubicación porque ayudará a saber hacer y a entender mejor algunas tareas que se realizan en algunos momentos cuando se maneja el programa. Se recomienda identificar los ficheros y carpetas del programa a través del Explorador de Windows o de Mi PC. Es importante que todas las personas que vayan a trabajar con Abies realicen este reconocimiento, aunque se encuentren con el programa ya instalado.

Una vez instalado el programa, las tres recomendaciones básicas que se hacen en relación con los ficheros y carpetas que forman Abies para garantizar el correcto funcionamiento del programa son:

No− modificar el contenido ni cambiar de ubicación ninguno de los ficheros o carpetas del programa, a menos que sea imprescindible hacerlo, que el programa lo permita y que se sepa hacer de la forma correcta.

No renombrar ningún fichero− de Abies puesto que el programa no lo reconocería y no podría funcionar. Si se sabe hacer de la forma correcta, las carpetas sí se pueden renombrar.

Asegurarse de que ningún fichero ni carpeta de Abies tengan activados − nunca ni el atributo de Sólo lectura ni el de Oculto. Esto se puede comprobar desde la opción Propiedades que se abre con el botón derecho del ratón.

De los ficheros y carpetas que instala el programa se ha de tener presente lo siguiente:

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El programa se instala por defecto en la carpeta Abies 2 en C:\Archivos de programa, si bien, como ya se ha comentado, en el momento de la instalación se puede asignar otra carpeta u otra ubicación. Los elementos incluidos en esa carpeta, imprescindibles para el funcionamiento del programa son el fichero Abies.exe, que es el programa propiamente dicho, el fichero cdu.dat y la carpeta Datos con su contenido. También la carpeta Depósito con su contenido, si bien su presencia no es obligatoria para el funcionamiento mínimo del programa. La carpeta Idioma no tiene utilidad para la versión de Abies en castellano, pero no hay que borrarla. Cuando se usa el programa, en determinado momento puede crearse por defecto la carpeta Informes, que tampoco afecta al funcioamientoo mínimo del programa.

La carpeta Datos contiene el fichero abies.mdb, que es la base de datos en la que se irán guardando todos los datos que se introduzcan conforme se vaya trabajando con el programa: el catálogo, los datos de los lectores, los préstamos, las configuraciones de diferente tipo que realicemos… Este fichero es el que se ha de tener siempre a salvo mediante las copias de seguridad para no correr el riego de perderlo. Si se llegara a crear más adelante el Depósito auxiliar, el fichero deposito.mdb también se colocaría por defecto en Datos.

El fichero cdu.dat es un fichero de texto sin formato que contiene la lista de la CDU que maneja el programa para clasificar los documentos catalogados. Se recomienda no abrirlo nunca, pero si se edita es preferible hacerlo con el Bloc de notas, para conservar su característica de ausencia de formato y se ha de tener especial cuidado con no alterar ni en un espacio su contenido, puesto que luego no se visualizaría correctamente desde Abies. Más adelante se vuelve a hablar de este fichero en el apartado dedicado a la CDU y la Signatura.

La carpeta Depósito contiene el fichero cdrom.mdb que es la base de datos de Rebeca del año 2000 con cerca de 400.000 registros, que ayudará en las tareas de catalogación al permitir extraer de ella registros ya catalogados.

Si una vez instalado y en uso el programa se quisieran renombrar o cambiar de ubicación las carpetas Datos y Depósito se habría de hacer con las precauciones que se explican luego en relación con el Enlace a datos, ya que se corre el riesgo de que si no se hace correctamente el programa no arranque con normalidad.

Para impedir el acceso de forma directa a su contenido, por motivos de seguridad, los ficheros abies.mdb, cdrom.mdb y deposito.mdb están protegidos con una contraseña, que no es pública.

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Hay tres formas de entrar en Abies, fáciles de identificar porque las tres tiene como icono el abeto verde que es el logo del programa:

Mediante el acceso directo que Abies crea en el Escritorio. Es la forma de −acceso más cómoda y más recomendable.

Mediante el acceso directo Abies2 que aparece en Inicio/Programas/Abies2.−

Pinchando directamente el fichero ejecutable Abies.exe de la carpeta −Abies 2. Es la forma más incómoda y menos recomendable porque supone moverse por las carpetas y por los ficheros del programa.

Se recuerda que, si por casualidad se borrara alguno de los dos primeros accesos citados, eso no querría decir que el programa hubiera desaparecido, puesto que al tratarse sólo de accesos al fichero ejecutable Abies.exe, con unos conocimientos básicos de informática se podrían volver a crear. Sin embrago, si se borrara el fichero ejecutable Abies.exe, sí se habría borrado el programa y habría que volver a instalarlo.

Hay que tener cuidado con no confundir el fichero ejecutable Abies.exe de la carpeta Abies 2, con el fichero Abies.mdb de la carpeta Datos, que es la base de datos en Access donde el programa guarda los datos del fondo de la biblioteca, en la que nunca se ha de intentar entrar.

Programas congeladores. Windows XP

A la hora de instalar y de usar el programa hay que tener especial cuidado con los programas “congeladores” de disco duro tan frecuentes en los centros de enseñanza. Si se hace la instalación en un disco duro congelado se ha de tener cuidado con descongelarlo antes de poner Abies ya que ni el programa ni los datos introducidos se conservarían de una sesión a otra.

No es recomendable instalar el programa en una unidad congelada pensando en que cada vez que se vaya a usar se descongelará para trabajar y se volverá a congelar al acabar, ya que lo más probable es que alguna vez se olvide congelar y descongelar y perdiendo el trabajo realizado en la sesión.

La solución más adecuada con ordenadores con “congelador” es instalar el programa y todos sus componentes en la parte no congelada para garantizar que el trabajo realizado no se borre cada vez que se apague el ordenador. El riesgo

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de posibles borrados tanto del programa como de la carpeta Datos (el catálogo) por estar en una zona sin congelar, se puede limitar si se llevan al día las copias de seguridad (ver luego).

No es adecuada la solución intermedia de tener el programa en la parte congelada y la carpeta Datos en la no congelada puesto que el fichero cdu.dat tiene que estar obligatoriamente en la carpeta Abies 2, y si se hace alguna modificación sobre la CDU no se conservará al apagar. Sólo si no se va a modificar nunca la CDU, se puede adoptar esta solución.

En caso de utilizar Windows XP se ha de tomar el mismo tipo de precaución con los distintos tipos de usuarios creados con diferentes derechos de uso del ordenador y de los programas que contiene. Esta consideración hay que tenerla especialmente presente si se trabaja con Abies en una red interna.

Puesto que Abies se creó para ser usado con Windows 2000 o inferior, en caso de utilizar XP, para que las listas que lleva el programa en algunos campos se desplacen correctamente en la pantalla y puedan consultarse bien, se ha tener configurado el modo de visualización del sistema operativo como Clásico de Windows, en Escritorio\Propiedades\Temas.

En estos apuntes no se consideran versiones superiores a Windows XP

Desinstalación

Si se quiere eliminar el programa del ordenador, se recomienda desinstalarlo desde el Panel de control de Windows y no simplemente borrar las carpetas y ficheros que lo forman, con el fin de eliminar el registro que su instalación deja en Windows.

Se llama especialmente la atención sobre que si Abies estaba en uso real y ya se habían introducido datos, que no se quieren perder, antes de desinstalarlo se ha de tomar la precaución de salvarlos guardando la carpeta Datos y el fichero cdu.dat.

La desinstalación borra sólo los ficheros del programa pero mantiene la carpeta Abies 2 y las carpetas Datos y Depósito con las bases de datos que contienen, de modo que se si no se va a reinstalar habrá que borrar estas las carpetas para eliminar su rastro completamente del ordenador. En caso de volver a reinstalar Abies en la misma ubicación en que estaba, se recomienda no borrar esas

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tres carpetas y su contenido puesto que a lo largo del proceso de instalación advierte que ha detectado que ya existe la carpeta Datos y pregunta si se quiere mantener, con lo que, si no se quiere perder el trabajo hecho, que se guarda en el fichero abies.mdb de la carpeta Datos, hay que contestar afirmativamente. Una vez hecha la reinstalación básica, se puede hacer el enlace a la carpeta Depósito que se haya mantenido sin necesidad de volver a instalarlo. Puesto que Abies siempre pone el fichero cdu.dat que lleva el programa por defecto, si se hubieran hecho modificaciones propias en este fichero, se habría de volver a poner sustituyendo al del programa.

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Actualizaciones y mejoras del programaCuando se instala Abies desde el CD-ROM original del Ministerio de Educación y Ciencia del año 2000, se instala la versión 2.0.0.9, que es la inicial. Pero, como sucede con la mayoría de programas de todo tipo, sobre esta primera versión se han ido haciendo sucesivas mejoras, que han dado lugar a nuevas versiones. Hay que destacar que estas actualizaciones nunca han llegado al Depósito, que sigue siendo el del año 2000.

La sucesivas mejoras del programa han ido apareciendo, no en forma de nuevas ediciones del CD de Abies, sino en forma de parches, que son ficheros de actualización de la versión que se han de aplicar sobre el programa cuando este ya está instalado en el ordenador. El último parche apareció en febrero de 2009 por lo que la última versión de Abies 2 es la 2.0.8.3. Además de los parches han aparecido también ficheros de mejora, que son pequeños programas complementarios.

Se advierte que puede dar lugar a confusiones entre los usuarios la manipulación del CD original del programa para que instale no la versión inicial 2.0.0.9 sino cualquier otra posterior y se recomienda no hacerlo.

Tanto los ficheros de actualización como los de mejora se obtienen a través de Internet desde la página oficial de Abies del Instituto de Técnicas Educativas, antiguo CNICE, del Ministerio de Educación, http://www.abies.es o www.ite.abies.es. Abies lleva instalado el acceso directo a esa página, que incluye el foro de Abies. Para acceder al foro y a la descarga de las actualizaciones y mejoras, se ha de ser usuario registrado. Los códigos de acceso se dan con la licencia legal del programa que, una vez obtenidos, es posible cambiarlos desde la página de Abies y se recomienda tenerlos anotados de forma segura para evitar perderlos.

Las actualizaciones y mejoras oficiales que han aparecido hasta febrero de 2009 son:

Actualizaciones de la versión− . Es importante tener instalada siempre la última versión para que el programa funcione lo mejor posible. Se sabe cuál es la nuestra entrando en el programa y consultando la opción del menú Ayuda/Acerca de Abies. El número de la versión es la que aparece al lado del fichero Abies.exe.

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La actualización del programa a la versión 2.0.8.3 se puede hacer de dos formas: mediante los parches de actualización sucesiva a cada versión o mediante el fichero ejecutable de instalación directa de la última versión.

a) Parches de actualización

Hasta febrero de 2009 han aparecido los parches 2010.upd, 2010a.upd, 2020.upd, 2030.upd, 2040a.upd, 2050.upd, 2060.upd, 2070.upd, 2081.upd, 2082.upd y 2083.upd, que actualizan Abies a las sucesivas versiones. Se han de instalar sobre el programa en el mismo orden que indica su numeración, pero sólo los necesarios a partir de la versión que se tenga puesta. Así, si en Ayuda\Acerca de Abies se comprueba que la versión del programa es la 2.0.7.0, sólo habrá que instalar los parches 2081, 2082 y 2083, en ese orden.

La instalación de los parches no altera ni los datos del catálogo ni cualquier configuración que se tenga hecha en el programa: la CDU, los datos del Centro, la política de préstamos… por lo que es una forma se actualización sin “riesgos”. Por ello, es el método de actualización más recomendable.

Estos ficheros, una vez bajados de Internet, se han de guardar y se instalan fácilmente desde Windows mediante Inicio/Programas/Abies2/Asistente de actualización, eligiéndolos y aceptándolos sucesivamente en el orden que indica su numeración, a través de la segunda ventanilla que aparece en pantalla, teniendo cuidado de no saltarse ni repetir ninguno. Para realizar la actualización Abies ha de estar cerrado.

b) Fichero ejecutable

Se puede utilizar para instalar el programa por primera vez o para actualizar la versión en uso.

Si se quiere instalar Abies 2 ya actualizado a la última versión en un ordenador que todavía no tiene puesto el programa, en vez de utilizar la opción del CD-ROM original Instalar Abies y poner luego los parches, se ha de ejecutar el fichero descargado de Internet Abies2.exe y a continuación seguir con los siguientes pasos de la instalación normal mediante el CD-ROM.

Si lo que se quiere es actualizar la versión del programa ya instalado y en uso, se ha de ejecutar el fichero Abies2.exe, pero teniendo antes la precaución de copiar en otro sitio la carpeta Datos y el fichero cdu.dat,

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ambos de la carpeta Abies 2, para, una vez ejecutando el fichero, volver a copiar y pegar ambos elementos en sustitución de los que acaba de instalar: la CDU por defecto de Abies y la carpeta Datos con el catálogo vacío. Si no se toma esta precaución el programa instala un Abies “vacío”, sin datos, perdiendo los nuestros.

Si bien, como ya se ha dicho antes, en un momento de la instalación el programa detecta que ya existe una carpeta Datos y se le puede decir que la mantenga, para conservar los datos propios existentes, la práctica dice que la mayoría de las veces no se lee el mensaje y erróneamente se ordena la sustitución de la base de datos con el catálogo de la biblioteca por otra vacía. En cuanto al fichero cdu.dat, este tipo de instalación no da la posibilidad de conservar el que se está usándolo y siempre se sustituye por el original del programa.

Este método es más rápido que el de los parches, pero al ser más “arriesgado” en cuanto a la posibilidad de perder los datos, es menos recomendable.

Si se van a trasvasar datos− a Abies 2 desde Abies 1.1.c (sólo desde esa versión), que es la versión de Abies anterior al año 2000, se ha de ejecutar antes el fichero trasvase2.exe, de Internet, que mejora el fichero trasvase.exe que lleva el CD original del programa.

Unificador de auxiliares− . Si bien no se puede considerar un parche de actualización sino más bien un programa auxiliar de Abies, hay que bajar también de su página web el fichero unificar2.exe que permite instalar el Asistente para la unificación de auxiliares. Una vez descargado, se instala pinchando directamente sobre él e indicando, cuando lo pida, que la unidad de destino es aquella en la que está Abies 2 (generalmente C:/ o D:/), pero no la carpeta Abies 2. Más adelante se explica la utilidad de este programa en el apartado Aspectos generales del manejo de Abies, en Borrado y corrección de datos.

Otra “actualización” del programa, independiente de las descargadas de la página de Abies, es cambiar la CDU que instala por defecto por otra que tenga incorporadas modificaciones sobre la base de la de Abies. Para cambiar la CDU que usa el programa, basta sustituir, con copiar y pegar, el fichero cdu.dat de la carpeta Abies2, por otro, que obligatoriamente ha de llamarse de la misma manera y que también ha de ser un fichero de texto sin formato. El Plan de Bibliotecas Escolares de Aragón facilita un fichero cdu.dat con una CDU adaptada para sustituirla por la original de Abies. Más adelante se explican sus características.

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MantenimientoCuando se utiliza Abies hay que tener las siguientes precauciones si se quiere que funcione correctamente y no correr el riesgo de perder la información introducida:

Si se detecta cualquier tipo de − irregularidad en el funcionamiento del programa, especialmente si “mezcla”, “confunde” o no “reconoce” datos de los registros del catálogo, se debe dejar de usarlo hasta que se haya solucionado el problema y, sobre todo, no introducir más datos puesto que el error irá creciendo y pudiéndose corromper o perder toda la información almacenada.

Si cuando se está usando Abies se bloquea por algún motivo o tiene un mal funcionamiento en algunas tareas, tanto si envía un mensaje de error como si no, si se cierra el programa y se vuelve a entrar, el problema generalmente desaparece y no se pierde ningún tipo de información introducida. Si el error persiste será necesario reinstalar el programa, puesto que puede que el motivo sea la “competencia” en la utilización de los recursos del sistema con otros programas instalados en el ordenador después que Abies. En caso de reinstalación se deberán tomar las precauciones necesarias para no perder los datos ya introducidos, que se han comentado antes.

Compactar y reparar− la base de datos frecuentemente desde la opción de Abies Archivo\Compactar y reparar. No obstante, si se van haciendo con frecuencia copias de seguridad desde la opción del menú Archivo\Copia de seguridad y se tiene activada su casilla Compactar datos antes de realizar la copia, no hará falta preocuparse de compactar puesto que se irá haciendo automáticamente con cada copia. Ver más adelante.

Generar los inversos− cuando sea necesario. El propio programa indica cuándo es necesario hacerlo poniendo en rojo el icono que se muestra en la parte inferior derecha de la pantalla formado por tres círculos enlazados, que en circunstancias normales está en verde. Si se pone rojo, a la mayor brevedad posible se ha de ejecutar la opción Archivo/Generar inversos, tarea que también se hace pinchando directamente sobre el icono en rojo. Esta operación tarda más o menos en hacerse, en función del tamaño del catálogo. Generalmente el icono se pone rojo cuando se modifican entradas en alguna de las listas que lleva el programa, como autores, editoriales, cursos…

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Como caso especial, se debe vigilar la posible aparición en la parte inferior de la pantalla del módulo Auxiliares del programa, al lado del botón Ir a, de un icono con dos libros que se aprecia al señalar alguna de las listas en la parte izquierda de la pantalla, especialmente en la de Autores. Si se detectara el icono mencionado se debe pulsar sobre él para actualizar el ajuste interno de la información, teniendo que generar los inversos a continuación.

Si no se realizan las tareas de compactar y reparar la base de datos y de actualizar los inversos se ocasionarán problemas en el funcionamiento del programa, pudiendo llegarse a corromper la base de datos.

Hacer copias de seguridad diariamente− , o incluso varias veces al día si se van introduciendo muchos datos nuevos, con el fin de tener el catálogo a salvo, desde la opción Archivo\Copia de seguridad.

Hay que remarcar que la copia de seguridad que hace el programa sólo lo es de la base de datos abies.mdb, pero no incluye el fichero cdu.dat, que contiene la lista de la CDU. Por ese motivo, en las sesiones de trabajo en las que se haya hecho alguna modificación en dicha lista, además de la copia de seguridad habitual de los datos se ha de copiar el fichero cdu.dat y pegarlo, preferiblemente en la misma carpeta en la que se hayan salvado los datos.

Para hacer copias de seguridad de forma adecuada se hacen las siguientes recomendaciones:

Al final • de cada sesión de trabajo siempre se ha de hacer una copia de seguridad sobre un dispositivo externo por si hubiera problemas o cambios en el ordenador o con su contenido como borrados de carpetas o ficheros, formateados del disco duro… Además, esa copia se debería guardar “lejos” del ordenador en previsión de robos, incendios... Esta copia externa es la que se ha de considerar “oficial”, frente a las que se hayan podido hacer provisionalmente en otras ubicaciones. Hay que ser consciente de que si la copia de seguridad no se hace fuera del ordenador, no se la puede considerar como tal. Se recomienda especialmente no dejar las copias de seguridad sobre el Escritorio.

Además• de la copia de seguridad diaria, se deberían conservar por lo menos otras dos copias de días anteriores, en previsión de que se hayan estado guardando recientemente datos estropeados. De forma orientativa, se recomienda conservar una de hace 10 días y otra de hace

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20. Para ello se sugiere que cada 10 días más o menos, antes de hacer la copia de seguridad del día, se cambie el nombre al fichero de copia de seguridad para que Abies no lo reconozca como tal y al no reconocerlo no sea sustituido por el de la próxima copia de seguridad, por ejemplo se puede anteponer al nombre un carácter adicional, dando lugar a ficheros renombrados como 1Abies2.zip, mAbies2.zip… Se deberían tener dos o tres ficheros renombrados que se correspondan con copias de hace días. Desde las Propiedades del fichero se puede consultar siempre la fecha de su creación original. Se recomienda tener marcada la casilla que hace que el programa conserve con extensión bak, la copia de seguridad anterior a la del día. Si se quisieran recuperar los datos de alguna de estas copias “renombradas” o con extensión bak habría que devolverles el nombre y extensión originales.

Para que la copia de seguridad que se haga se guarde con la • fecha y hora reales en que se realizó, se debe tener cuidado con que el reloj y calendario del sistema estén correctamente ajustados.

Es recomendable conservar la copia de seguridad del catálogo y la CDU • tal como se encuentran el último día de cada curso, para conservar el retrato de la biblioteca cada año.

Hay que advertir que si se quiere guardar la copia de seguridad en un • CD-ROM, esta no se puede hacer directamente sobre él desde Abies. Se ha de hacer primero sobre el disco duro y luego pasarla al CD con el programa de la grabadora de CDs del ordenador (Nero, por ejemplo).

Por motivos de falta de fiabilidad o de poca rapidez en su uso, no es recomendable usar CD-RW ni disquetes para guardar la copia de seguridad. Se recomienda usar sólo memorias USB.

Dada la comodidad que supone el uso de una memoria externa USB, • es fácil poner a salvo los datos copiando en ella (con Copiar y Pegar) la carpeta Datos entera en vez de realizar copia de seguridad desde Archivo\Copia de seguridad, lo que por otra parte evita los posibles riesgos para la integridad de los datos que supone de comprimirlos y descomprimirlos en formato zip o rar, que es lo que hace Abies. Si se hace así, se deberá tener cuidado con compactar periódicamente la base de datos desde Archivo\Compactar y reparar, como se ha comentado antes.

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Los soportes que contengan la copia de seguridad de los datos, o la • carpeta creada en ellos para guardarla, deberían llevar una indicación clara de que contiene la copia de seguridad de Abies, para evitar que alguien la borre. El soporte que contenga la copia se ha de guardar siempre en el mismo sitio, que ha de ser accesible, con el fin de que no haya excusas para no hacerla cada día por no encontrarlo. En caso de usar disquetes se deberían cambiar cada cierto tiempo para evitar que se deterioren por el uso, si bien se recomienda no usarlos nunca.

Si fuera necesario • restaurar una copia de seguridad de los datos, hay que asegurarse de que realmente sea la última disponible. Para ello hay que consultar antes desde Windows la fecha de creación del fichero que se va a recuperar.

Como • medida de precaución adicional, cada vez que se vaya a hacer una prueba de algo, que alguien vaya a manejar el programa para “entrenarse”, en casos de “emergencia” en que hubiera que recuperar una copia de seguridad o que por cualquier motivo hubiera que volver a instalar el programa, se debería hacer antes una copia de seguridad (por ejemplo, de forma provisional sobre el disco duro) o hacer una copia de la carpeta Datos, por si hubiera que deshacer la operación y volver a los datos de partida. En estos casos, se vuelve a decir, que no hay que olvidar salvar también el fichero cdu.dat.

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Aspectos generales del uso de AbiesManual y ayudas

Es de gran utilidad familiarizarse con el manual de Abies y con las diferentes ayudas que lleva incorporadas el programa.

El manual de Abies se ha de imprimir desde el fichero pdf correspondiente que lleva el CD-ROM original del programa o tenerlo disponible en el disco duro para cualquier consulta. Lo ideal sería dedicar un tiempo a familiarizarse con él antes de ponerse a trabajar en el catálogo real de la biblioteca: ver qué tipo de información lleva, dónde buscar según qué temas... Las Ayudas de Abies, si bien llevan la misma información que el manual, tienen la ventaja de que se puede acceder a ellas en pantalla, de forma rápida y por temas. Las Ayudas de Abies se pueden usar de tres maneras:

Accediendo a la opción Ayuda en la barra de menú superior.−

Pulsando en cualquier momento la tecla F1. Es equivalente a la opción −Ayuda.

Pulsando F1 teniendo el cursor del ratón en cualquier campo de toma de −datos (por ejemplo cuando se está catalogando un libro o dando de alta un nuevo lector). En este caso aparece la ayuda específica sobre cómo cumplimentar ese campo. Esta ayuda es especialmente útil como apoyo en el momento de la catalogación.

Entrada de datos. Tipos de campos

Los campos que presenta Abies para la entrada de información en sus diferentes módulos y apartados se pueden clasificar de la siguiente manera.

Campos de entrada directa y mediante listas−

Hay campos en los que se puede escribir directamente: el nombre del lector, el DNI, la colección del libro, las notas del ejemplar...

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Si al intentar escribir en un campo de entrada directa este está bloqueado y no lo permite, se ha de pinchar con el ratón en cualquier otro campo y al volver a él ya se puede escribir.

Hay otros campos en los que no se puede escribir directamente sino que la información que se desea introducir se ha de seleccionar de una lista que el programa presenta mediante un desplegable: el tipo de documento, el autor, la editorial, los descriptores, la CDU, el tipo de lector, el curso… Algunos de estos campos están coloreados en amarillo y todos llevan en la parte derecha de su ventanilla un icono con una lupa o con una flecha. Pulsando en la lupa o en la flecha se despliega la lista de la que se ha de seleccionar la entrada deseada.

Cuando se instala el programa la mayoría de las listas están vacías, a la espera de que el usuario las vaya llenando con sus autores, editoriales… A la vez, algunas de estas listas van creciendo de forma automática con las entradas que el propio programa toma de las consultas que se vayan haciendo al Depósito.

Para cumplimentar un campo de estas características al catalogar, al dar de alta lectores… si en la lista no está la entrada deseada, primero se ha de crear en ella y, una vez incorporada, seleccionarla. Para crear una nueva entrada en una lista se pincha sobre el icono que representa una hoja en blanco, junto a su ventanilla, y se escribe.

La creación de nuevas entradas en las listas se puede hacer directamente sobre su correspondiente campo de toma de datos o sobre la correspondiente lista del módulo Auxiliares, tanto si el nuevo valor se asigna en ese momento a algún registro como si la asignación será posterior. Como caso especial se debe tener en cuenta que si se crean nuevas entradas en la lista de la CDU a través de su campo de toma de datos en el módulo de Catálogo, estas sólo quedarán grabadas en la lista si se asignan en ese mismo momento al documento que se está catalogando, puesto que si sólo se da de alta la entrada sin asignarla con Aceptar, al salir de la ventanilla con Cancelar se estará deshaciendo la operación y no se grabará. Si se quieren ir creando nuevas entradas en la lista de la CDU para tenerlas preparadas para cuando se necesiten, se ha de hacer desde Auxiliares o bien directamente sobre el fichero cdu.dat editándolo.

Cuando se crean nuevas entradas en una lista se ha de tener especial cuidado con respetar el formato de entrada requerido, para que la lista mantenga la coherencia.

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Campos obligatorios y opcionales−

Desde el punto de vista del funcionamiento del programa, no es obligatorio rellenar todos los campos que en cada momento presenta Abies. Existen campos de cumplimentación obligatoria y de cumplimentación opcional. En cada uno de los módulos de Abies siempre hay algún campo de entrada obligatoria: así, para catalogar un nuevo documento son obligatorios los campos Típo de documento, Título, País, Lengua y Tipo de ejemplar; para dar de alta un nuevo lector el campo Apellidos… Si se realiza alguna operación y falta por cumplimentar algún campo obligatorio, no se podrá grabar porque el programa lo impide. Ver más adelante los comentarios sobre la posibilidad de establecer valores por defecto para algunos campos desde la opción Herramientas.

Al margen del funcionamiento del programa, desde el punto de vista de su utilidad en la gestión de la biblioteca, si no se cumplimentan todos los campos que presenta Abies se ha de pensar si, después, la falta de esa información en la base de datos hará que no se puedan aprovechar algunas de las posibilidades que ofrece, de utilidad para las bibliotecas. Por ejemplo: si al catalogar no cumplimenta el campo Descriptores, nunca se podrán hacer búsquedas por temas, si no se indica la Ubicación del documento no se podrán obtener listados de los fondos situados en las aulas...

El único campo cuyo contenido asigna directamente Abies y que no se puede modificar, es el Nº de ejemplar, en la pestaña de catalogación Datos del ejemplar. Su valor lo va asignando correlativamente y, en caso de que se elimine de la base de datos un ejemplar, su número no vuelve a asignarse a otro quedando vacío en la serie. Es una especie de DNI de cada documento y por lo tanto no repetible y de gran utilidad.

Campos recuperables y no recuperables−

La información introducida en los campos de Abies debe de estar cuidada siempre puesto que permitirá luego hacer búsquedas: qué libros hay de amor, qué películas de dibujos animados, qué novelas de García Márquez, qué documentos están prestados en primer curso…

En relación con esto se ha de tener presente siempre que el programa sólo permite hacer búsquedas sobre el catálogo por los campos que aparecen en las opciones Consulta simple y Consulta avanzada y sobre el campo Notas que, aunque no aparece como un campo de búsqueda

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directa en las ventanas de los dos tipos de consultas, se recupera desde el campo Búsqueda en cualquier campo.

En el módulo Préstamos se puede recuperar la información por Título, Autor, Código de ejemplar, Apellidos y Código de lector.

Aparte de esto, en los módulos Catálogo, Préstamos y Lectores también se puede ordenar y localizar registros sobre pantalla por todos los campos mostrados, mediante las ventanillas Buscar y Ordenar

Campos de diferente longitud−

Hay que tener cuidado con que todos los campos son de longitud limitada, de forma que sólo aceptan y muestran en la pantalla o sobre papel hasta determinado número de caracteres.

Borrado y corrección de datos. Unificar auxiliares

En los campos de entrada directa de información, esta se corrige o se borra directamente sobre el propio campo: el nombre de un alumno, el número de páginas de un libro...

En los campos en que la información que se quiere entrar se ha de seleccionar de una lista, no se puede corregir ni borrar directamente sobre esta. En caso de haber creado alguna entrada de forma incorrecta que se necesite corregir, se puede hacer otra elección en la lista o, como mucho, se puede crear otra entrada con la información correcta y elegirla, quedando pendiente borrar la errónea, pero no se puede corregir directamente sobre la lista.

Cuando al lado del campo hay un icono con una goma de borrar, este sirve sólo para borrar de la ventanilla de visualización la información que muestra, pero no para borrarla de la lista.

Borrar o modificar información de una lista sólo se puede hacer desde el módulo Auxiliares. En Auxiliares se elige la lista, y una vez desplegada se busca y señala la entrada deseada que se podrá modificar o borrar desde los botones de la parte inferior de la pantalla con las siguientes condiciones:

No se puede corregir una entrada si da lugar a − repeticiones en la lista. Así, por ejemplo, si se quiere corregir “Ramon Sender” para que ponga “Ramón J. Sender” el programa no dejará si esta entrada ya existe.

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No se puede borrar una entrada si está − en uso. Por ejemplo, si se ha catalogado un libro con el autor “Pedro Pérez”, este nombre no se podrá borrar de la lista desde Auxiliares si antes no se ha borrado de la “ficha” de los documentos en que esté asignado.

Así, Abies no permite corregir diferentes entradas de una lista que deban tener una forma única ya existente en ella, como pasar a “Ramón J. Sender” entradas como “Ramon Sender”, “Ramón Jose Sender”, “R. Sender”... Para hacer este tipo de corrección se ha de salir del programa y efectuarla desde Inicio\Programas\Abies2\Asistente para unificación de auxiliares. Si se quieren unificar diferentes entradas en un valor que todavía no está asignado a ningún registro, se deberá tener la precaución de modificar uno de los registros asignándole el valor correcto nuevo, para que se incorpore a la lista y así se pueda seguir el proceso normal de unificación.

No hay que olvidar que modificar o borrar una entrada de una lista supone que esa información se borre o modifique de todos aquellos registros que la contenían. Si desde Auxiliares se cambia en la lista de autores “Ramón José Sender” por “Ramón J. Sender”, este autor siempre aparecerá así, tanto en la “fichas” ya existentes en el catálogo como en las que se vayan introduciendo en adelante.

Hay que llamar la atención sobre que las entradas “erróneas” que se han sustituido por una correcta en los registros mediante Unificar auxiliares, sólo se borrarán de la lista si en el momento de la unificación se ha marcado la casilla Eliminar los valores liberados. Para comprobar que efectivamente se han borrado se tendrá que refrescar Abies entrando y saliendo del programa.

Es recomendable tener las listas siempre “en limpio”, sin entradas mal escritas, manteniéndolas desde Auxiliares y desde Unificar auxiliares, para evitar que estén sobrecargadas con información inútil que, además pueda dar lugar a confusiones.

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ConfiguraciónLa configuración general del programa se realiza desde la barra superior de opciones de menú, de color gris. A continuación se hacen las recomendaciones sobre las opciones más adecuadas.

Archivo−

Al hacer la copia de seguridad del catálogo, se ha de tener cuidado con no confundir las opciones Copia de seguridad y Recuperar copia de seguridad, ya que si se confundieran se perdería el trabajo hecho desde el día en que se hizo la copia de seguridad que se estaría recuperando por error.

El fichero que crea Abies al hacer la copia de seguridad se llama Abies20.zip (o Abies20.rar) y no se debe renombrar si se quiere que el programa la reconozca como tal. Por precaución, se ha de tener marcada la casilla correspondiente en Herramientas\Opciones\Copia de seguridad para que el programa conserve en el fichero Abies20.bak la anterior copia hecha. Si se quisiera restaurar esta copia bak habría que cambiarle antes la extensión de bak a zip (o a rar). También se tienen que tener activadas las casillas, que aparecen igualmente en las dos opciones citadas, que hacen que el programa compacte automáticamente la base de datos antes de hacer una copia, y que recuerde que se haga cada vez que se cierre.

Las copias de seguridad también se pueden hacer y recuperar directamente comprimiendo y descomprimiendo el fichero abies.mdb con los compresores Winzip o Winrar, con la condición de que el fichero creado o recuperado se llame Abies20.zip (o rar).

Tanto dentro de Copia de seguridad como de Recuperar copia de seguridad, para indicar dónde se va a poner la copia que se va a hacer o dónde está la que se va a recuperar (que en los dos casos se referirá a un fichero Abies20.zip), sólo hay que usar la primera ventanilla, en la que se muestra el Explorador de Windows. Por seguridad, se recomienda indicar al programa esas ubicaciones marcándolas cada vez que se haga o recupere una copia. Se recuerda que sólo hay que marcar la carpeta que contiene el fichero de la copia y no pinchar dos veces sobre ella para intentar localizarlo y señalarlo. Hecho esto, la orden de copiar o recuperar los datos se da desde el correspondiente botón gris, de abajo. La segunda ventanilla no sirve para nada ya que sólo indica dónde o desde dónde se hizo la operación la vez anterior y se recomienda no considerarla.

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Al hacer o recuperar una copia, siempre se ha de saber en qué dispositivo y carpeta se quiere almacenarla y hay que asegurarse de que se ha guardado allí. Es frecuente, sobre todo cuando se empieza a usar el programa, que, queriendo o sin querer, las copias se manden al Escritorio, que es un lugar muy poco adecuado para guardarlas.

Hay que tener presente que hacer una copia de seguridad no consiste en añadir al fichero anterior los últimos datos entrados, sino en borrarlo por completo y sustituirlo por otro nuevo.

Ya se han comentado los apartados de la opción Archivo que tienen que ver con compactar la base de datos y con regenerar los inversos. El de Integrar se comenta al final de estos apuntes, e Importar al depósito se comentará luego, cuando se hable del Depósito auxiliar.

Herramientas−

Desde Herramientas es desde donde se hacen las configuraciones básicas del programa que marcarán posteriormente el trabajo de biblioteca con Abies. Se hacen aquí las recomendaciones que se consideran más adecuadas para cada uno de sus apartados.

Opciones•

General: · En la ventanilla ha de estar seleccionado Página principal y sólo ha de estar marcada la casilla Pedir confirmación antes de abandonar el programa, a menos que se quiera ver siempre el carrusel de ventajas que ofrece Abies 2 cada vez que se entre en el programa, o que se quieran activar los efectos sonoros.

Centro y Biblioteca: · Poner correctamente los datos del Centro y de la biblioteca porque es de aquí de donde los toma el programa para mostrarlos en las pantallas en los que aparecen, en los listados, en la carta de reclamación de préstamos…

Se recomienda que en el campo del nombre de la biblioteca, tanto si tiene nombre propio como si no, aparezca siempre el nombre del Centro y la palabra “Biblioteca”, puesto que el contenido de ese campo aparece en los carnets de lector y es la única manera de que aparezcan en ellos ambas indicaciones. Así, se recomiendan entradas

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del tipo: “CEIP La Paloma – Biblioteca”. Si se pusiera en los carnets el sello del Centro y no se incluyera su nombre en este campo, la palabra “Biblioteca” igualmente ha de figurar en él para saber de qué tipo de carnet se trata.

Si se desea incluir algún logo en la ventanilla que hay para ello, se recomienda que sea cuadrado puesto que cuando se reproduce en los carnets sólo se muestra correctamente si tiene esa forma.

Se debe indicar un valor alto para el periodo de validez del carnet de lector para que no haya que renovarlos cada año y para que no se dificulte la integración de lectores desde otros programas, caso de realizarse. Ver liego el apartado Lectores.

Copia de seguridad: · Elegir 1 día y marcar las tres casillas, con el fin de que no se olvide hacer la copia de seguridad diaria y que se haga con los datos compactados.

Edición: · Marcar todas las casillas. Es especialmente importante tener marcada la última para que el programa pida siempre confirmar o no, que se quiere actualizar la signatura del documento a la nueva signatura por defecto, tras haber realizado algún cambio en los campos CDU, Autor o Título que afecte a esta.

Se debe recordar qué casillas se han marcado y qué consecuencias tiene que lo estén o no puesto que en algunos momentos puede interesar desmarcar alguna de ellas para realizar de una forma más rápida algunas operaciones, como pedir la confirmación para cada lector en la promoción de cursos, devolver o prestar ejemplares...

Estadísticas: · Cuando se vaya hacer alguna estadística se puede comprobar sobre los correspondientes gráficos que se realizan desde ese módulo del programa qué, valores interesan más en cada caso y elegir los más adecuados.

Valores por defecto· : Para evitar trabajo innecesario en la entrada de datos, se recomienda usar siempre la posibilidad que da el programa en esta opción de asignar valores por defecto a campos en los que normalmente habrá que entrar la misma información, tanto en la catalogación como al dar de alta lectores.

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Haber establecido valores por defecto no impide que se pueda cambiar la entrada asignada en algún registro concreto si para él no interesara el valor por defecto asignado en algún campo. También será posible cambiar de modo general algún valor por defecto mientras se esté catalogando o dando de alta algún grupo de documentos o lectores que requieran determinados valores.

Se recomienda asignar los siguientes valores por defecto por ser los más usuales:

Fondos: Elegir en cada una de las tres ventanillas Libro, España y Español, respectivamente.

Ejemplares: Elegir como Tipo de ejemplar: Normal, que indica que el ejemplar se presta (ver luego el apartado Política de préstamos) y como Ubicación: Biblioteca, aunque se sepa que todos los fondos están ahora en la Biblioteca, puesto puede llegar un momento en que se cataloguen materiales que estén en otras dependencias del Centro, en cuyo caso se elegirá la ubicación correspondiente. En Procedencia se deberá poner lo que se considere que va a ser más habitual para indicar cómo ha llegado un material a la Biblioteca: Compra, Donación... o quién lo ha llevado (quién es el “propietario”): Departamento de Matemáticas, APA..., recomendándose tener un repertorio limitado de entradas lo más genéricas posible. En Moneda, es mejor no poner nada para evitar tener que poner el precio de cada material cuando se catalogue.

Lectores: En Tipo de lector lo más habitual es Alumno, en Localidad y Provincia las correspondientes a la localidad. En Sexo, dejarlo como está porque unas veces será hombre y otras mujer.

Enlace a datos•

En esta opción se le indica al programa en qué carpetas están situados el catálogo, el depósito de Abies y el depósito auxiliar, si se ha creado. Así, en las tres ventanillas, caso de que no estén ya marcadas, pinchando en el icono de la lupa desplegable, se han de buscar y marcar las rutas correspondientes. Si se ha hecho la instalación del programa por defecto las rutas serán C:\Archivos de programa\Abies2\Datos, para el catálogo y el depósito auxiliar, y C:\Archivos de programa\Abies2\Depósito, para el depósito.

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Además, en la ventanilla del Depósito y del Depósito auxiliar se ha de activar la casilla que aparece en ellas para que sean considerados por Abies. Cuando se tiene práctica en el trabajo, en algunos momentos es recomendable desactivarlas.

Es importantísimo que estas rutas no se toquen nunca para que el programa sepa dónde está guardada la información con la que se trabaja.

Si al entrar en Abies, las rutas y los nombres de los ficheros y carpetas que tiene registrados en el Enlace a datos (los que tenía al cerrar la sesión de trabajo anterior), no se correspondieran con los reales tal y como en ese momento están en el ordenador, el programa no podría arrancar a menos que se hicieran corresponder. Esta situación se daría si desde el Explorador de Windows o Mi PC se hubieran cambiado de sitio, borrado o renombrado las correspondientes carpetas o ficheros de las bases de datos que figuran en el Enlace a datos. Si sólo se ha producido sólo un cambio en las ubicaciones, el programa permite al arrancar indicarle las correctas, pero si se trata de un borrado o renombrado Abies no arrancará y, a menos que se restituyan los originales o se haga un enlace provisional a una carpeta con una base de datos de Abies, habrá que reinstalar el programa, caso en el que sería clave tener al día la copia de seguridad de los datos.

Si se quisiera cambiar de sitio o de nombre la carpeta Datos habría que copiarla en otra ubicación y renombrarla si se desea, pero sin alterar la carpeta original que es a la que está enlazado el programa. Después, desde el Enlace a datos se señalar la ruta de la nueva carpeta para que cuando se reinicie el programa la localice sin problemas. De la misma manera habría que proceder en relación con el Depósito de Abies o el auxiliar: dejar marcada la nueva ruta antes de salir del programa.

Si, por ejemplo, se dispusiera de los catálogos en Abies de varias bibliotecas, para consultarlos o trabajar sobre cada uno de ellos cuando se deseara, bastaría con hacer en cada momento el Enlace a datos a la correspondiente carpeta.

Hay que tener presente siempre que cualquier tarea que se haga con Abies: hacer o recuperar copias de seguridad, entrar, modificar o borrar datos… se hace sobre la base de datos a la que el programa está enlazado en ese momento. Por ello, y puesto que a veces el contenido de las diferentes bases de datos que se estén manejando puede ser muy similar y se pueden

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confundir, para distinguir fácilmente a cuál se está enlazado se recomienda tener cumplimentados en Herramientas\Opcionesl\Centro los datos identificativos del Centro con el que se corresponde cada base de datos, para que aparezcan en la página principal del programa.

Política de préstamos•

Es recomendable no crear muchos tipos ni en Tipo de lector ni en Tipo de ejemplar, ambos en relación con el préstamo. Es mejor hacer categorías lo más generales posibles: Alumno, Profesor, No docente, Padre y Externo, para los lectores, y Normal, No prestable y Restringido para los tipos de ejemplar.

Aunque no se especifica en sus ventanillas, las entradas de Tipo de ejemplar se refieren a la disposición para el préstamo de cada documento y los números de la rejilla Política de préstamos a los días de duración del préstamo para cada tipo de lector y ejemplar.

Para aclarar el significado de la columna. Tipo de ejemplar que se muestra en la pantalla del módulo Catálogo, se recomienda sustituir las expresiones Normal, Restringido y No prestable que el programa lleva por defecto por las de Se presta, Préstamo restringido y No se presta. Si se quisieran establecer duraciones del préstamo distintas para diferentes tipos de documentos (libros, películas, CDs…), habría que crear más categorías en Tipo de ejemplar.

Se llama la atención sobre que, por razones prácticas, es recomendable no establecer para ninguna categoría de Tipo de ejemplar cero días como duración del préstamo en la rejilla Política de préstamos. El motivo de esta recomendación es que en la práctica en los centros, todos los ejemplares se prestan en algún momento y si se realiza el préstamo de un ejemplar con cero días, el programa lo advierte con un mensaje tan poco llamativo y tan poco claro que, generalmente, se acepta con Enter, de forma que se realiza el préstamo materialmente pero no queda registrado en Abies.

Para evitar estos problemas en obras que no se desean prestar, se recomienda poner en Tipo de ejemplar No se presta, para que sirva de información al usuario, pero asignarles un día de préstamo e indicar en la cubierta del documento que no se presta y prestarlo materialmente o no según se quiera.

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Un problema similar se presenta cuando se prestan a algún lector un ejemplar más de los establecidos en la rejilla Tipo de lector. Aunque el programa manda un mensaje, lo más fácil es no percibir la advertencia y efectuar el préstamo, que no queda registrado en Abies. Como solución se recomienda establecer un número “generoso” de ejemplares para cada tipo de usuario en la ventanilla Tipo de lector.

Como complemento a las soluciones propuestas en estos dos casos, se ha de hacer un seguimiento mediante observación directa en la pantalla del módulo Préstamos, tanto de las fechas de vencimiento de los préstamos, de cara a reclamarlos, como del número de obras que tiene en préstamo cada usuario, para decidir seguir prestándole o no.

No hay que olvidar que la política de préstamos establecida se aplica por igual a todos los tipos usuarios y de ejemplares establecidos. Así, si los padres se pueden llevar 3 ejemplares no se puede hacer, modificando la política de préstamos, que determinado padre se pueda llevar 5 porque automáticamente todos los padres podrán llevarse 5; que tal libro se lo puedan llevar sólo los profesores pero no los alumnos. Si se necesitara dar un tratamiento especial a determinados usuarios, habría que “inventarse” alguna solución apropiada, dentro de las posibilidades que da el programa, siempre tendiendo presente que todo lo que se presta ha de quedar registrado.

Control de acceso•

Se recomienda no poner contraseñas a menos que sea imprescindible por algún motivo y que si se ponen se tengan por escrito en algún sitio para evitar olvidos, ya que si no se recordasen no se podrían recuperar desde Abies y no se podría usar el programa o alguna de sus prestaciones. Las contraseñas han de ser cortas y no contener caracteres reservados como el asterisco, la barra...

Si se ponen contraseñas, el programa obliga a ponerlas para los tres perfiles de usuarios con derechos y no pueden estar repetidas. La contraseña del Invitado siempre es la tecla Enter. Las contraseñas sólo las puede poner o cambiar el Administrador y, una vez puestas, Abies no permite eliminarlas.

Si se activa la casilla Activar control de acceso, cada vez que se inicie el programa pedirá la correspondiente contraseña para establecer el perfil del usuario que accede al programa. Si no se activa dicha casilla, cada vez que

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se entre en Abies se entrará con el nivel de usuario que se haya indicado en la ventanilla Iniciar siempre la sesión como usuario/a, situada debajo de la anterior, y que por defecto es Administrador. Por lo tanto, si se han puesto contraseñas, lo normal es elegir Invitado como nivel de acceso por defecto para entrar en el programa y, sobre todo, nunca Administrador, para evitar que cualquier persona que entre como tal pueda cambiar las contraseñas. Se ha de tener cuidado con que, en ordenadores en modo OPAC, el acceso sea siempre como Invitado.

Si se entra en Abies con una categoría inferior a la de Administrador muchas de las opciones del programa no estarán activas, lo que no ha de hacer pensar que este no funciona correctamente.

Cambiar nivel de acceso•

Si se han establecido perfiles y se ha activado la casilla Activar control de acceso, en cualquier momento de una sesión de trabajo es posible cambiar a otro usuario introduciendo la correspondiente contraseña de su perfil. Si no se han establecido contraseñas esta opción no estará activa.

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Catálogo y Depósito de AbiesEl catálogo es la colección de documentos de que dispone la biblioteca. Desde la opción Catálogo se accede a introducir los datos catalográficos de los documentos del fondo, a consultarlos y a modificarlos. El Depósito de Abies es la base de datos Rebeca del año 2000 del Ministerio de Cultura de la que se puede extraer la ficha catalográfica ya confeccionada de registros que se vayan a incluir en el catálogo. Desde la opción Depósito únicamente se pueden consultar los registros que contiene.

Fondos y ejemplares

A la hora de manejar el catálogo hay que distinguir entre Fondos y Ejemplares. Los Fondos son los títulos de que se dispone y los Ejemplares las unidades físicas que componen cada obra o los ejemplares repetidos que se tiene de cada una de ellas. En general, cada Fondo tiene un ISBN diferente. Por ejemplo, el Quijote de la editorial Alianza es un Fondo y el de Cátedra otro. A su vez, si el Quijote de Alianza está publicado en dos volúmenes se tiene un Fondo con dos Ejemplares y si estuviera repetido se trataría de un Fondo con cuatro Ejemplares.

Los datos relativos al Quijote de la editorial Alianza (del Fondo): título, autor, editorial, descriptor de materia, CDU..., en teoría son datos “objetivos” y se rellenarían de la misma manera en una biblioteca que en otra, pero los relativos a ese Quijote en diferentes centros no coincidirán: estará situado en el aula de Lengua o en la biblioteca, tendrá tal número de registro o tal otro, en una biblioteca se trató de una compra y en otra de una donación, tendrá tal o cual signatura...

Abies organiza los datos catalográficos en tres pestañas: Datos principales, Datos adicionales y Datos del ejemplar. Las dos primeras recogen la información del Fondo, de la obra en sí: autor, título, editorial, CDU... y la última la referente a la situación de ese Fondo en cada biblioteca: número de registro, número de ejemplares que se tienen, signatura de cada uno, procedencia, precio de compra... En el apartado Catalogación se explica su contenido.

En los registros que contiene el Depósito no cabe hablar de Datos del ejemplar puesto que es una base de datos de Fondos para que luego cada biblioteca les dé sus propios datos de ejemplar.

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Consultas

Al entrar en los módulos Catálogo o Depósito se presenta en pantalla la “rejilla” de datos de los ejemplares que contienen (se ven los datos generales y particulares de cada uno de los volúmenes del Quijote). Moviéndose en horizontal con las flechas de desplazamiento se pueden recorrer los campos los campos que se muestran, que no son todos, y si se hace en vertical se va pasando de un ejemplar a otro.

Se puede ordenar la información y su consulta, de dos formas:

Las − columnas de los campos se pueden ordenar como se quiera arrastrándolas con el ratón hacia la izquierda o la derecha desde la etiqueta gris superior que hace de cabecera de la columna. Por ejemplo, se puede hacer que el campo Ubicación sea la primera columna. También se puede cambiar con el ratón la anchura de visualización a partir de la línea de separación entre las cabeceras.

Las − filas de los ejemplares se pueden ordenar en relación con un campo pinchando en la cabecera de la correspondiente columna: con un clic se ordenan en orden creciente y con dos en orden decreciente. Por ejemplo, se pueden ordenar los ejemplares en orden alfabético de autor. Esta posibilidad sólo existe para el Catálogo y no para el Depósito.

Una vez ordenada la información en la rejilla de pantalla por algún campo, se pueden localizar más fácilmente los registros desplazándose por ella.

Las opciones Consulta simple y Consulta avanzada, de la parte izquierda de la pantalla, permiten localizar registros de una forma más eficaz. La diferencia entre ambas está en que se pueden poner más o menos requerimientos en la búsqueda. En ambos tipos de consultas se localizan aquellos ejemplares que tengan en el campo o campos cumplimentados el dato o datos que se escriban, no siendo consideradas las llamadas palabras vacías: artículos, preposiciones...

Hay dos aspectos que hacen las búsquedas potentes:

Las − búsquedas booleanas. Esta posibilidad sólo sirve cuando se hace una consulta poniendo condiciones en varios campos y relaciona la condición puesta en un campo con la puesta en el siguiente. Pulsando en el botón desplegable que antecede a algunos de ellos en la pantalla de consulta se puede establecer que el dato escrito se encuentre en el campo (Y), no se

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encuentre (NO) o que junte dos seleciones (O). Así no se pueden buscar simplemente libros que no sean de Machado (NO); pero sí se pueden buscar libros que no sean de Machado (NO) y que tengan la palabra Castilla en el título (Y); o libros de Machado (Y) que no sean de poesía (NO); o libros de poesía (Y) o ensayo (O) que traten de Castilla (Y).

Hay que tener cuidado especialmente con utilizar bien y no confundir las partículas Y y O. Una consulta con autor Machado “y” editorial Xordica (las dos cosas a la vez) no recuperará ningún documento, pero Machado “o” Xordica recuperará tanto las obras de Machado como las publicadas por Xordica.

Para aprender a utilizar los booleanos con seguridad, se recomienda realizar con ellos algunas búsquedas de las que se sepa de antemano el resultado que se ha de obtener.

Búsqueda en cualquier campo− . Busca aquellos ejemplares en cuyos datos de catalogación aparezcan las palabras que se escriban en ese campo. Así, si se escribe Lorca localizará tanto las obras de García Lorca como las de cualquier autor editadas en la ciudad murciana de Lorca, o por la editorial Lorca, o los libros sobre García Lorca.

En este tipo de búsqueda hay que tener cuidado ya que Abies no busca en todos los campos sino sólo en los campos recuperables. No busca por ningún campo de los de de la pestaña Datos del ejemplar, y de las otras dos no busca en algunos como Resto portada, Año, Nº de páginas, lugar de publicación, CDU...

En las consultas a través del campo Búsqueda en cualquier campo, se pueden relacionar mediante operadores booleanos los términos que se escriban en ese campo.

Este tipo de búsqueda es de especial utilidad para recuperar la información del campo Notas, que sólo es recuperable mediante Búsqueda en cualquier campo.

Hay que llamar la atención sobre las siguientes cuestiones:

Desmarcar la casilla − Búsqueda exacta es equivalente a hacer búsquedas usando el comodín asterisco. Es decir que si se desmarca y se escribe “drog”, sea en el campo Búsqueda en cualquier campo o en cualquier otro, Abies

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buscará en los campos correspondientes tanto “droga”, como “drogas”, como “drogadicción”, “drogodependencias”...

En el caso de búsquedas por la CDU hay que remarcar que sólo se recuperan aquellos registros cuya CDU sea exactamente la indicada en la búsqueda. Es decir que, si se quiere saber qué materiales hay en el conjunto del Grupo 7 de la CDU, no se puede poner 7 en el campo CDU, esté marcada o no la casilla Búsqueda exacta, porque no localizará los registros con CDU 71, 72, 73, 731, 791.4…, sino sólo aquellos cuya CDU sea exactamente 7.

Para hacer búsquedas por alguno de los campos no recuperables − que aparecen en la pantalla de Catálogo se recomienda ordenar la rejilla de registros por ese campo y buscar directamente recorriendo la pantalla o su volcado en un listado o informe. Los dos casos de mayor interés, dada la frecuencia con que en la práctica se hace necesaria su consulta, son los campos Ubicación y Signatura. En el caso de la signatura es especialmente útil este método para saber qué registros han sido clasificados dentro de determinado nivel de la CDU, es decir con más dígitos: 91, 910, 914,…, 919 ya que la Consulta avanzada de Abies sólo permite la consulta simultanea de tres apartados de la CDU, mediante el operador booleano O.

En las búsquedas hay que tener − cuidado con las “palabras vacías”, que son unidades mínimas de información que no tienen sentido en sí mismas y que no son recuperables. Por ejemplo, si se escribe “y” como criterio de búsqueda Abies no mostrará los ejemplares que tengan ese carácter. Sucederá lo mismo con criterios como “en”, “la”, “8”, “N”...

Una vez presentado en pantalla el resultado de una búsqueda, antes de pasar −a hacer otra tarea en otro módulo de Abies hay que pinchar en Quitar filtro puesto que si no, cualquier cosa que se quiera hacer en adelante, el programa la hará sólo sobre los ejemplares seleccionados en la última consulta.

Cuando se realiza una consulta, Abies presenta el resultado en dos tipos de pantallas diferentes. En una primera pantalla titulada como Consulta muestra la lista de fondos (de títulos, de obras) que cumplen los requisitos de la consulta y al dar al botón Aplicar filtro aparece la pantalla de Catálogo con la lista de los ejemplares de esos fondos de que se dispone. Así, en la primera pantalla se puede saber que sí se dispone de la enciclopedia Larousse (en una sola línea de pantalla) y en la segunda ver que hay 24 ejemplares (es una obra en 24 volúmenes, que dan lugar a 24 líneas de pantalla), o que sí se tiene el Quijote, en

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la primera, y en la segunda ver que hay, por ejemplo, 10 ejemplares: 5 quijotes en dos volúmenes repetidos de tal editorial de los que 3 están en la biblioteca y 2 en la clase de Lengua.

Hay que destacar que en la primera de las dos pantallas, tras una consulta, fondos idénticos aparecerán listados como si fueran distintos si se han catalogado como obras distintas en lugar de cómo ejemplares repetidos de un mismo fondo, por lo que hay que tener cuidado al catalogarlos.

Una vez localizado el Fondo/Ejemplar cuyos datos se quieren consultar, pinchando dos veces sobre él o mediante el botón gris Detalles, de la parte inferior de la pantalla, Abies presenta las pestañas de los Datos principales, Datos adicionales y Datos del ejemplar si la consulta se ha hecho sobre Catálogo y sólo las dos primeras si se ha hecho sobre Depósito.

Para ver la información disponible se puede pasar de una pestaña a otra, pero si se quiere tener a la vista toda la información de la obra se puede pinchar en el botón gris ISBD de la parte inferior de la pantalla y ver la ficha catalográfica completa del Fondo. Es recomendable acostumbrarse a la consulta en el formato ISBD puesto que, además de ser más cómodo, es una forma de descripción normalizada de materiales que se utiliza en todas las bibliotecas, que tiene especial interés en formación de usuarios.

Modificación de datos y eliminación de ejemplares

En Depósito no se pueden modificar datos ni eliminar registros por tratarse tan sólo de una base de datos de referencia, pero en Catálogo, si se entra en un registro, mediante el botón “Detalles” o pinchando sobre su línea de pantalla, se pueden modificar directamente los datos que contienen cualquiera de las tres pestañas que lo componen (Datos principales, Datos adicionales y Datos del ejemplar). En Catálogo hay que tener cuidado con que a veces, al recorrer los campos, se pueden hacer modificaciones involuntariamente o de prueba que quedarán grabadas si se sale del registro con Aceptar. El único campo cuyo contenido no se puede modificar es Nº de ejemplar, de Datos del ejemplar, porque se trata de un número que lo da Abies automáticamente.

En Catálogo, si se pulsa el botón Eliminar se elimina el ejemplar que está señalado en ese momento y, como ya se ha dicho, su número de ejemplar no vuelve a ser asignado a otro registro sino que queda sin utilizar.

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El botón Actualizar que aparece en los módulos Catálogo, Préstamos y Lectores, sirve para actualizar el ajuste interno de la información de la base de datos cuando se haya modificado o añadido algún dato y no se vea el resultado en pantalla. Este caso se presenta, por ejemplo, al actualizar alguna lista, o se estén introduciendo registros en una red interna desde varios ordenadores.

Como ya se ha dicho antes, el programa advierte de la necesidad de actualizar los inversos tras modificar alguna lista.

Teniendo el cursor sobre cualquiera de los registros del catálogo, el botón Lecturas permite conocer qué lectores han cogido en préstamo y devuelto ese ejemplar. De la misma forma que en módulo Lectores, el mismo botón permite conocer qué ejemplares ha cogido en préstamo y devuelto un lector. La fecha que aparece en la relación se refiere a la de préstamo.

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CatalogaciónCatalogar es introducir en el programa los datos descriptivos de cada uno de los documentos del fondo de la biblioteca.

A la hora de catalogar se ha de tener muy presente que uno de los objetivos principales de esta tarea es hacer accesible al usuario la información sobre el fondo disponible y facilitar su consulta. Por este motivo la catalogación ha de hacerse con unos criterios previos que se han de mantener, si bien se pueden cambiar cuando se desee. Especialmente se ha de tener cuidado con la coherencia interna del catálogo cuando catalogan varias personas. Por ejemplo, si se utiliza el descriptor “Cuentos” no sería correcto que a veces se cambiara a “Narraciones cortas” porque a la hora de buscar libros de este género literario haciendo la consulta por “Cuentos” no se recuperarán todos los disponibles.

La plantilla de catalogación de Abies está pensada especialmente para libros de forma que para la catalogación de otros tipos de documentos se han de hacer necesariamente un esfuerzo de adaptación a sus características. Para esta tarea es necesaria cierta formación en biblioteconomía y se recomienda especialmente consultar las ayudas que Abies da para cada campo.

Trabajo en red

Abies permite trabajar en monopuesto, en un ordenador independiente de otros, y de forma conjunta con varios ordenadores en una red interna, pero no en una red externa como es Internet.

En relación con estas dos posibilidades de trabajo hay que llamar la atención sobre dos importantes cuestiones:

Si se trabaja en red, se ha tener siempre presente que el catálogo es único: la carpeta Datos con la base de datos del fondo de la biblioteca estará en un solo ordenador y desde todos los demás se trabajará sobre esos datos, pudiendo hacer todas las tareas que el programa permite: desde todos los ordenadores se puede catalogar, prestar, dar de alta lectores... pero la base de datos es única y está situada en un solo ordenador.

Para que varios ordenadores puedan trabajar en red, han de pertenecer a la misma red interna y tener en Windows los suficientes derechos de salida a

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ella, tener instalado en todos los puestos el programa con la misma versión y estar enlazados desde Herramientas\Enlace a datos de Abies, a la carpeta que contenga la base de datos de la biblioteca situada en el ordenador que actúe como principal, que habrá de estar compartida en Windows en modo de escritura. Además, todos ellos han de tener el mismo fichero cdu.dat, que habrá que actualizar cada vez que sea modificado en algún ordenador puesto que este fichero no se comparte en la red. Si se utilizara el Depósito auxiliar, este puede ser el del ordenador principal o el de cada uno de ellos, según se desee.

Puesto que la base de datos abies.mdb no es multiusuario, si varios ordenadores están realizando a la vez operaciones sobre ella se puede bloquear y no se podrá solucionar el problema desde Abies. En previsión de esto, lo más práctico es hacer una copia de seguridad de los datos antes de empezar la sesión de trabajo en red, por si hubiera que recuperar la información inicial.

Por otro lado, trabajando dos o más ordenadores a la vez puede suceder que haya algún conflicto en la grabación de datos, de forma que uno “moleste” a otro si coinciden en operaciones similares. Es el caso de los números de ejemplar que Abies asigna a cada documento que se cataloga, con los que puede suceder que en el momento de entrar un nuevo documento se observe que no se graba con el número de ejemplar que Abies le había asignado provisionalmente (que está en rojo hasta que se grabe el registro), sino con el siguiente por haber sido asignado a un ejemplar catalogado desde otro ordenador. Como precaución adicional, además de la copia de seguridad previa, se recomienda no trabajar a la vez más de dos personas en el mismo tipo de tarea cuando se esté introduciendo datos de algún tipo.

Trabajando en red correctamente, la copia de seguridad de la base de datos común a la que todos están enlazados se puede hacer desde cualquier ordenador, pero para evitar posible riesgos se recomienda que siempre se haga desde el principal.

Trabajo en ordenadores independientes. El caso de los CRA

Se ha de tener muy presente que si se trabaja en varios ordenadores que no están en red, cada uno de ellos trabaja sobre su propia base de datos de forma independiente de los demás y que luego no se pueden juntar las diferentes bases de datos en una sola más grande, puesto que Abies no lo permite en condiciones.

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La única manera de trabajar con una sola base de datos con varios ordenadores independientes es ir pasando de un ordenador a otro la carpeta Datos, bien haciendo copia de seguridad en un ordenador y recuperándola en otro o copiando y pegando directamente la carpeta Datos, con la precaución de saber en todo momento en cuál de ellos está utilizándose la base de datos ”buena”. Este es el caso, entre otros, de los CRA para los que, puesto que los centros que lo forman no pueden trabajar en red, esta es la forma más recomendable para gestionar su biblioteca.

Ver más adelante otros aspectos relativos a la solución propuesta para los CRA, en el apartado Catalogación, sobre cómo indicar la ubicación de los documentos, y en los apartados Lectores y Préstamo.

Si se decidiera considerar la de cada Centro del CRA como una biblioteca independiente, con una base de datos en Abies también independiente, se ha de tener presente que se estarán duplicando esfuerzos ya que los centros estarán repitiendo la catalogación de fondos ya incluidos en las bases de datos del resto, puesto que lo habitual es que parte de los fondos estén repetidos. Si se procediera así sería recomendable que cada Centro pasara periódicamente al resto una copia de su base de datos o un listado de todos sus fondos en soporte informático realizado mediante la opción Informe, con el fin de que todos puedan consultarla y sepan los fondos que hay disponibles en el conjunto del CRA.

Una tercera solución para los CRA, que integraría las dos posibilidades antes citadas y que permitiría realizar el préstamo informático en cada centro, sería que cada uno de ellos catalogara sus fondos independientemente y los fuera pasando a un depósito auxiliar desde el que se fueran capturando para ser añadidos a una base de datos común del CRA. Ver luego las explicaciones sobre el Depósito auxiliar. Si se utilizara esta posibilidad habría que tener cuidado con asignar a cada documento el número de ejemplar de la base de datos común y no el de la del Centro de origen. Se trata de una posibilidad muy poco recomendable por su escaso carácter práctico.

Ordenadores de consulta. El modo OPAC

Si se desea disponer de varios ordenadores sólo para consultar el catálogo, en modo OPAC, lo que es habitual ya en muchas bibliotecas, todos ellos han de tener instalado el programa de la misma manera y con las mismas características que el ordenador “principal” y proceder de la siguiente manera:

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Si los ordenadores no están en red− con el ordenador principal, volcar frecuentemente en ellos la copia de seguridad del catálogo desde, por ejemplo, un lápiz USB, mediante la opción de Abies Recuperar copia de seguridad, o copiar y pegar la carpeta Datos.

Si los ordenadores están en red− con el ordenador principal, el OPAC se puede organizar de tres formas:

Tener compartida en la red en modo escritura la carpeta Datos del • ordenador principal y enlazar a ella cada ordenador de consulta a través de sus respectivos Enlace a datos. Se trata de una modalidad muy arriesgada, que no se recomienda, porque al estar compartida con todos los derechos la carpeta Datos del ordenador principal, corre el riesgo de poder ser “atacada” con malas intenciones desde cualquier ordenador de la red. Además, al no ser multiusuario, se puede bloquear si coinciden varias consultas a la vez.

Proceder de la misma manera que en el caso anterior pero que el Enlace a • datos de los ordenadores de consulta no sea a la carpeta Datos principal sino a una copia, teniendo la precaución de copiar y pegar frecuentemente en ella el fichero abies.mdb original. De esta forma ya no hay riesgo para los datos originales. El método se mejora si cada ordenador se enlaza a una carpeta distinta con la copia de los datos originales. Es decir, crear tantas carpetas copia compartidas como ordenadores de consulta haya, con lo que se evitan los posibles conflictos que se puedan producir al no estar trabajando con una base de datos multiusuario, con el inconveniente de tener que copiar y pegar el fichero abies.mdb varias veces cada vez que se quieran actualizar los datos del OPAC. Por su seguridad, este es el método más indicado si se dispone de una red.

Una variante del método anterior que • evita compartir en la red alguna carpeta del ordenador principal, consiste en enlazar a cada ordenador de consulta a su propia carpeta Datos y sustituir frecuentemente en ella a través de la red su fichero abies.mdb por el del ordenador principal. En este caso serán las carpetas Datos de cada ordenador de consulta las que habrán de estar compartidas con derecho de escritura, para poder copiar en ellas la información desde el ordenador principal. Se trata de una solución también segura.

La actualización frecuente de los datos del OPAC es necesaria tanto para ofrecer actualizado el catálogo como para informar en cada momento de la disponibilidad de los documentos para el préstamo.

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Se recuerda que en el caso de disponer de ordenadores de consulta del OPAC, la forma de acceso por defecto al programa ha de ser en modo Invitado en todos ellos.

Entrada de un nuevo ejemplar. Captura de registros de Abies

Dentro de la opción Catálogo, el botón Nuevo permite catalogar un nuevo ejemplar.

Al entrar en Catálogo\Nuevo, no ha de sorprender que aparezca una pantalla de Consulta, siendo que en realidad lo que se va a hacer es empezar a catalogar un nuevo ejemplar. Si aparece esta pantalla es porque, para aligerar el trabajo de catalogación, Abies da la posibilidad de consultar el Depósito (la base de datos Rebeca del año 2000), el Depósito auxiliar (si se ha creado) y el propio catálogo, para ver si localiza la “ficha” ya hecha, de forma que se pueda capturar y no tener que hacerla.

Si, por el motivo que fuera, se quisiera catalogar directamente el documento sin utilizar esa posibilidad de consulta previa, una vez en la pantalla de Consulta pulsando el botón Cancelar aparece la ficha de catalogación vacía, como pantalla de Modificar documento. De la misma manera, si tras realizar la consulta a los depósitos y al catálogo el programa indica que no localizado el registro, con el botón Cancelar se accede a la pantalla vacía de Modificar documento para catalogar “desde cero” el documento.

En Catálogo\Nuevo\Consulta, no es práctico indicar el título, el autor, un descriptor, una entrada de CDU... como criterio para realizar la consulta porque lo más probable es que salga una relación de obras (habrá muchos Quijotes, muchas obras de Machado, varias ediciones de Machado en una editorial...) de entre las que habrá que localizar la que se corresponda con el ejemplar concreto que se desea catalogar. Por ese motivo se recomienda teclear, en su campo, únicamente el ISBN como dato de consulta porque al ser el identificador de la edición de la obra, la consulta recuperará sólo el ejemplar que se quiere catalogar. El trabajo que supone teclear los diez o los trece dígitos del ISBN se compensa con el trabajo de localizar con exactitud la obra deseada en la lista que salga.

Si se tiene un lector de códigos de barras conectado al ordenador, se puede hacer con él la lectura del código de barras que lleve el documento y no entrar el ISBN por teclado. Si se usa un lector hay que tener cuidado con tener el ratón

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situado en el campo del ISBN y con que la lectura se haga del código de barras del libro en que aparezca el ISBN, sin confundirlo con algún otro tipo de código de barras que pueda llevar ya que es posible que algunos documentos lleven un código de barras que no sea del ISBN. El uso del lector sólo ahorra entrar el ISBN por teclado y no es cierto que saque el documento ya catalogado porque en su código de barras esté codificada la “ficha” completa.

Si en la consulta Abies localiza el documento ya catalogado, en la parte superior de la pantalla en la que se muestra el resultado aparecen activadas la base o bases de datos en las que este se ha localizado el registro: Catálogo, Depósito y/o Depósito auxiliar. De las bases de datos activas mostradas se ha de marcar con el ratón aquella de la que se quiere extraer la ficha catalográfica. Una vez elegida, se marca el documento con el ratón y con el botón Seleccionar, se accede a la pantalla Modificar documento en la que aparece la “ficha” capturada con todos los datos que contiene, de forma que si se aceptara con el botón Aceptar se incorporaría al catálogo.

Si la captura se hace de Depósito o de Depósito auxiliar, el programa da de alta en el catálogo un nuevo fondo obtenido de una base de datos ajena al catálogo de la biblioteca.

Si la captura se hace de Catálogo, como Abies ha localizado el documento en el catálogo propio, el nuevo registro se da de alta como un ejemplar adicional de un fondo ya catalogado en la biblioteca, tal como se puede observar en la pestaña Datos del ejemplar de Modificar documento.

Por lo tanto, a la hora de seleccionar la base de datos de la que extraer la “ficha” del nuevo documento que se va a incluir en el catálogo, siempre que el programa informe de que está disponible en Catálogo, aunque indique que también lo está en Depósito o en Depósito auxiliar, se ha de elegir Catálogo como la base de datos de captura, puesto que si no se hace así se tendrían catalogados varios ejemplares de una misma obra como documentos diferentes en vez de cómo ejemplares repetidos de una misma obra falseando la realidad, especialmente en relación con las estadísticas que confecciona el programa.

En caso de capturas del Depósito o del Depósito auxiliar al proceder sus registros, en general, de bases de datos ajenas como por ejemplo de Rebeca, es importante recordar que antes de aceptar la “ficha ya hecha” que ofrece Abies, hay que comprobar siempre la adecuación de sus datos y criterios de catalogación a las necesidades de la biblioteca escolar, y hacer las modificaciones oportunas. Sobre todo hay que tener cuidado con los campos

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de los descriptores, de la CDU y de la signatura, especialmente en los libros infantiles. Por el contrario si la captura se hace de Catálogo no habrá que modificar la catalogación puesto que esta ya se hizo en su momento de forma adecuada a los criterios de la biblioteca.

De cara a decidir cuándo un documento es un nuevo ejemplar o un nuevo fondo se propone tomar como criterio el del ISBN, de forma que, en general, ejemplares con el mismo ISBN se considerarán ejemplares del mismo fondo, y diferente fondo (diferente obra) cuando el ISBN sea distinto, incluso cuando la misma obra tenga en una edición un ISBN de 10 dígitos y en una reedición haya sido adaptado al de 13. Se recuerda que, por normas de catalogación, el ISBN que consta en el documento es el que se debe teclear en Abies en su campo correspondiente sin modificarlo ni adaptarlo nunca, aunque se vea claro que dos ejemplares con distinto ISBN sean la misma obra.

Hay que tener presente que la captura de registros no incluye en ningún caso los datos de la pestaña Datos del ejemplar, puesto que son datos particulares de cada biblioteca.

Abies nunca localizará en el Depósito nuevos ejemplares con año de edición del 2000 o posterior, puesto que la base de datos Rebeca que contiene es de ese año. Por lo tanto, si se tiene la precaución de observar el pie de imprenta del nuevo documento que se quiere catalogar y se comprueba que su año de edición es posterior al 2000 se puede cancelar la consulta por defecto del Depósito y de esa manera ahorrar tiempo, puesto que es seguro que no lo encontrará. No se anulará la consulta si se ha incluido el registro deseado en el Depósito auxiliar y se puede capturar de él. Si se fueran a catalogar una serie de documentos posteriores al año 2000, sería más práctico desactivar el Depósito desde Enlace a datos.

Si Abies no localiza de la manera que se ha explicado el nuevo documento que se va a catalogar, para poder capturar su “ficha” es posible acceder a bases de datos externas, en Internet o en DVD-ROM, para poder hacer la misma tarea. En este caso es obligatorio tener creado y activado el Depósito auxiliar, puesto que es a través de él del que se importan los registros. Más adelante se explica las posibilidades del Depósito auxiliar y de la captura de registros desde bases de datos externas, en el apartado Ayudas para la catalogación mediante el Depósito auxiliar.

Antes de recurrir a bases de datos externas para capturar un registro se ha de valorar si, en función de las características del documento o de los medios técnicos de que dispone la biblioteca, compensa el esfuerzo de intentar esa búsqueda frente a la posibilidad de catalogarlo directamente.

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Los campos de catalogación Al cumplimentar los diferentes campos hay que acostumbrarse a usar la tecla de ayuda F1 sobre cada uno de ellos para que Abies aclare el tipo de información que se ha de introducir y el formato con que debe hacerse. Esta recomendación tiene especial interés cuando se estén catalogando documentos que no sean libro. También es recomendable tener presente en cada caso el tipo de campo de que se trata, especialmente si es o no recuperable en las consultas.

A continuación se dan para cada campo de entrada de datos recomendaciones prácticas para trabajar eficazmente y de forma adecuada a las características de una biblioteca escolar, excepto para los campos CDU y Signatura a los que se dedicará un apartado especial.

Tipo de documento−

Es un campo obligatorio que se cumplimentará automáticamente por defecto si se ha hecho la configuración convenientemente en Herramientas\Opciones\Valores por defecto\Fondos.

Este campo sirve para indicar el tipo genérico de documento que se está catalogando que, en general, coincide con las secciones de la biblioteca: libros, películas, discos… y no se debe confundir ni con el soporte concreto del documento: VHS o DVD, CD audio o casette…, ni con el tipo de libro, disco… de que se trate (enciclopedia, anuario, guía, folleto…, jazz, disco-libro…). Así, la única entrada que se ha de añadir a las que lleva Abies es la de Revista, que falta en la lista del campo.

Se ha de interpretar el tipo de documento Documento gráfico como aquel que no sea ninguno de los otros (mapas, partituras, carteles, fotografías, juegos de mesa…). Si con el crecimiento del fondo de la biblioteca se llegara a tener un volumen elevado de algún tipo concreto, se podría pensar en crearle una entrada propia en Tipo de documento: Partitura, Material cartográfico… Un caso similar puede ser el de los materiales multimedia o multisoporte que más adelante de comentan.

Igualmente se podrá pensar en crear un tipo de documento nuevo distinto de los anteriores si hay materiales suficientes para ello. Un posible caso es el de los materiales multimedia o multisoporte que más adelante se comentan.

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Se llama la atención sobre el hecho de que en Tipo de documento los vídeos y los DVD están recogidos sin distinción en la entrada Vídeo, expresión que se refiere no a VHS sino a imagen en movimiento (película).

Año de publicación y Año de edición−

En la pestaña Datos principales hay tres entradas posibles para el año y se recomienda rellenar únicamente el campo Año de edición porque es el dato que se muestra en la ficha ISBN y en la pantalla de Catálogo y porque es el único recuperable en las consultas (aunque sólo si es inferior a 2000). Hay que tener presente que el año es el de edición del ejemplar que se tiene en la mano y no el de su primera edición, ni el del original. Si no apareciera en el documento, se debe entrar el que indica el Depósito legal.

Autor y Otros autores−

En el campo Autor y en cada línea del de Otros autores, se ha de entrar sólo un autor y nunca se han de poner varios separados por coma o por la conjunción “y”.

Si en el documento no hay autor principal, hay que dejar el campo Autor en blanco y no poner expresiones como “Sin autor”, “Anónimo” o similares.

Cuando el documento tenga más de tres autores principales, si bien la ayuda de Abies dice otra cosa, para seguir las normas de catalogación no hay que rellenar ni el campo Autor ni el Otros autores, por considerarse obra colectiva, así tampoco hay que introducir nunca expresiones como “VV. AA.”, “Autores varios” o similares, según establecen las normas de catalogación.

Las normas de catalogación establecen que en caso de obras colectivas (más de tres autores) o sin autor, la signatura ha de tener sólo dos niveles: el de la CDU y el del título en mayúsculas, y puesto que Abies forma por defecto el segundo nivel de la signatura con las tres primeras letras del primer autor que encuentra, en orden, en cualquiera de los dos campos de autores, si para más de tres autores se procede como indica la ayuda del programa la signatura por defecto no se formaría correctamente teniendo que modificarse a mano, lo que no se recomienda como se explica más adelante en estas páginas en el apartado dedicado a la signatura.

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De la misma manera, en obras sin autor o con varios autores, se formarán signaturas por defecto cuyo segundo nivel será “AUT” (de “Sin autor” o de “Autores varios”), “VV” (de “VV. AA.”), que “obligaría” a colocar en los estantes la obra en cuestión alfabetizada por la “A” y por la “V”, respectivamente, lo que no tendría sentido.

Si se respeta lo que se acaba de decir, pero no se quiere perder la información de los más de tres autores principales de una obra, estos se pueden relacionar en el campo Resto portada, sabiendo que no es un campo recuperable y que es una solución que no se suele considerar en catalogación.

No hay que olvidar que si bien el campo Autor se muestra en el listado en de la pantalla de Catálogo, el de Otros autores no, de forma que, si no habiendo autor principal se cumplimenta el campo Otros autores está información no será consultable directamente en la rejilla del catálogo, si bien ambos son recuperables en las consultas.

Otros autores sólo se rellenará para autores, sean principales o no, que se quieran destacar (especialmente el ilustrador en los libros infantiles), evitando poner información menos relevante, en función del tipo de biblioteca, como el prologuista, el editor, el autor de las notas... Hay que acordarse de que este campo sí es recuperable en las consultas.

Los autores y los otros autores se han de escribir en el formato apellidos-coma-espacio-nombre, tanto por motivos de presentación como para recuperar correctamente la información en las consultas. Por ejemplo: Pérez Galdós, Benito.

Para los autores del campo Otros autores, hay que tener cuidado con que, antes de seleccionarlos de la lista para incorporarlos al registro, se ha de seleccionar también la función que cumplen, en la ventanilla Función de la parte inferior de la pantalla: coaut., prol., il... para que luego aparezca indicada correctamente en los datos de catalogación. Para ganar en claridad de información se ha de indicar siempre la función de cada uno de los autores que se incluyan en este campo.

También hay que tener cuidado con no poner la función a continuación del nombre dentro del campo ni en Autor ni en Otros autores, sino ponerla en su correspondiente ventanilla porque si no pasaría a formar parte del nombre.

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Puesto que Abies no permite repetir autores en un registro, en el caso de haber varios autores principales con diferentes funciones, se recomienda adoptar como criterio general poner el autor del texto en el campo Autor y los otros en Otros autores. Si coincidieran en un mismo autor varias funciones, como es el caso frecuente de libros infantiles en los que coincide el autor del texto y de las ilustraciones, se recomienda entrarlo en el campo Autor y en Resto portada indicar que también es el ilustrador.

Título y Resto del título−

Título es un campo de cumplimentación obligatoria.

El título principal y el secundario se deben escribir tal como aparecen en el documento. En caso de que el título empiece por alguna partícula como artículo o preposición, esta no se debe poner después del título separada por coma. Por ejemplo: se ha de poner “El árbol ciencia” y no “Árbol de la ciencia, El”.

Ambos títulos se deben tomar, especialmente en el caso de los libros, no de la cubierta sino de la portada, puesto que a veces difieren.

Las normas de catalogación establecen que, cuando se cataloga, el título principal y el secundario se deben separar con dos puntos. De esta manera se pueden diferenciar ambos cuando se consulta la ficha ISBD o se hacen listados.

Se recomienda no cumplimentar el campo Resto del título sino poner también el título secundario en el campo Título, después del título principal y separado por dos puntos, porque Resto del título no se muestra en la rejilla de la pantalla de Catálogo y se pierde información al consultarla. No obstante, ambos campos se ven en la ficha ISBD y son recuperables en las consultas. Si al juntar los dos no cupieran en el campo Título, se puede acabar el título principal con los dos puntos (para que se vean en la pantalla del Catálogo) y poner el secundario en Resto del título. De esta forma los dos puntos al final del título indicarán sobre la pantalla de Catálogo que existe un resto de título.

Si por motivos de espacio se ha de abreviar el título o, si por aclararlo se introducen en él expresiones que no constan en el documento, estas “licencias” se han de poner entre corchetes, por normas de catalogación.

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Obligatoriamente, en el caso de tipos de documentos que no sean libros, se debe añadir entre corchetes su soporte concreto, por ejemplo: [DVD], [VHS], [CD-ROM], [Mapa], [Cartel]… Si se incluyera en el campo Título el título secundario, los corchetes irán antes de los dos puntos de separación.

Indicar el soporte en el campo Título tiene la ventaja de que, al ser un campo recuperable, se podrán hacer consultas por tipos de soporte y no sólo por Tipo de documento, además de tener esa información a la vista para todos los registros tanto en la pantalla de Catálogo como en los diferentes tipos de listados y en las leyendas de los gráficos estadísticos que realiza Abies.

− Resto de portada

En este campo se deberían repetir en lenguaje natural todas las menciones de responsabilidad de la obra que se cataloga, ya incluidas en los campos recuperables Título y Otros autores: los autores del texto, los de las ilustraciones, el prologuista... Así, pese a que la ficha catalográfica no quede construida correctamente, se recomienda no cumplimentar Resto portada, puesto que su contenido es ignorado en las búsquedas al no ser un campo recuperable, además de por evitar entrar dos veces la misma información.

Editorial y Colección−

Hay que tener cuidado con no confundir la editorial con la colección. Especialmente en el caso de libros, es recomendable indicar siempre la colección porque en muchos casos da información relevante sobre las características de la obra.

Debido a un fallo del programa, Abies va anteponiendo en la lista de editoriales dos puntos a cada una de las entradas. Cuando se cataloga, al elegir el nombre de la editorial se debe tener cuidado con tomarla sin los dos puntos, si bien estos no afectan luego a las búsquedas puesto que los dos puntos no son recuperables.

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Edición Nº−

En este campo parece que Abies invite a indicar únicamente un número, pero se recomienda añadir a este “ª ed” para que en la ficha ISBD y en los listados que se realicen se lea correctamente “3ª ed”, “4ª ed”... ya que si no sólo se vería un número suelto.

Nº de páginas−

Para indicar el número de páginas, en este campo sucede lo mismo que con el número de la edición, por lo que se debe añadir al número “p”.

Para los libros es útil rellenar siempre este campo porque permite ver si se trata de un libro corto o largo.

Para el caso de los libros se recuerda que si se trata de un ejemplar que no lleva las páginas numeradas se ha de indicar sólo “1 v.”. Si se trata de una obra en varios volúmenes se ha de indica únicamente el número de volúmenes (“8 v”, por ejemplo) sin indicar las páginas de cada uno. Si se quisieran indicar se indicarían separadas por comas y toda la serie agrupada dentro de corchetes.

Se recomienda especialmente leer con atención en contenido de la ayuda que lleva el programa sobre este campo, que se despliega con la tecla F1, para el caso de que se esté catalogando documentos que no sean libro.

Es importante cumplimentar bien este campo porque es en el que se indica el número de unidades en que se presenta la obra y el soporte concreto de los Archivos de ordenador (1 CD-ROM, 2 disquetes...), de las Grabaciones sonoras (3 CD audio, 1 casete...) y de los Documentos gráficos (1 mapa, 4 postales...). Se debe indicar en número la cantidad de elementos, aunque se trate de uno sólo y se ha de tener cuidado con indicar los soportes siempre con las mismas expresiones: casete o cassette, globo terráqueo o esfera terrestre, CD o CD-audio... y no con diferentes formas.

En el caso de los vídeos se recomienda poner sólo “1 VHS” en lugar de “1 videocasete (VHS)”, porque no da lugar a confusión, lo mismo que “1 DVD”, para ese tipo de soporte.

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Es un campo no recuperable que describe físicamente la obra y que se complementa con la información que sobre el soporte se incluya en el campo Título entre corchetes, que sí se recuperan en las búsquedas.

Cuando se capturan registros del Depósito o de otras bases de datos, hay que borrar los dos puntos que en algunos casos, por un error del programa, antepone Abies al contenido de los campos Nº de páginas, Dimensiones y Otra información, lo mismo que para las editoriales.

Dimensiones−

Las dimensiones se indican en centímetros sin decimales, redondeados por exceso desde el primer decimal, de modo que 20,2 cm se indicará como 21 cm. Además de la cifra hay que escribir la expresión “cm”, puesto que no lo hace Abies.

En el caso de libros, CDs, DVDs y similares se ha de indicar sólo la altura, tratándose de una información útil para saber el tipo de estante que se necesita. Cumplimentar este campo es especialmente útil en el caso de libros infantiles, que tienen tamaños tan variados. Si el formato fuera apaisado se indicará la altura y la anchura separadas por “x”.

Se recomienda leer con atención en contenido de la ayuda sobre este campo, con F1, especialmente para el caso de que se esté catalogando materiales que no sean libro.

Otra información. Materiales de acompañamiento incluidos−

Se recomienda leer el contenido de la ayuda F1 del campo Otra información.

Se trata de un campo importante en el caso de obras que llevan incorporado algún material de acompañamiento.

La indicación del material de acompañamiento se ha de empezar con el signo “+”. Por ejemplo: + 1 CD-ROM, + 1 folleto... Las características del material de acompañamiento se pueden especificar en el campo Notas.

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Dada la mayor longitud de este campo, la referencia al material de acompañamiento incluido se hará aquí y no en el campo Nº de páginas, como sería lo normativo. Además, la Ayuda de Abies también lo dice de esta manera.

En relación con los materiales de acompañamiento que se han de reflejar en este campo, se ha de resaltar lo siguiente:

Sólo se indicará aquí la existencia de material de acompañamiento si • se este está incorporado físicamente al documento principal, de forma que el conjunto esté presentado materialmente como un único elemento: un libro que lleva una bolsa pegada con un CD-ROM, un vídeo que lleva dentro de la caja un folleto con una guía didáctica, un disco-libro... El conjunto se considerará un solo documento tanto para su catalogación como para el préstamo.

En el conjunto se ha de decidir • cuál es el elemento principal y cuál el de acompañamiento. Esta decisión tiene la trascendencia de establecer qué Tipo de documento es el que se catalogará y por lo tanto en qué sección de la biblioteca se colocará el conjunto. Por ejemplo si se considera que es un libro con un CD-ROM se catalogará un libro, que tendrá signatura de libro y que se colocará (con el CD-ROM incorporado) en la sección de libros. Si fuera al revés, se catalogaría un CD-ROM, con signatura de Archivo de ordenador y los dos elementos se colocarían como una unidad con los CD-ROM. Sería también el caso de un libro con disco o de un disco-libro.

Al tomarse como una sola obra se hará una sola catalogación (la del • elemento considerado como principal) y se colocará un solo tejuelo al conjunto. Los dos elementos compartirán el mismo número de Ejemplar y de registro añadiendo con bolígrafo al lado del número de ejemplar, que ha de figurar escrito sobre cada elemento, “1/2” (en el documento principal) y “2/2” , (en el secundario). Si se pusiera código de barras se colocaría sólo sobre el elemento principal escribiendo igualmente sobre la etiqueta, al lado del número de ejemplar, la indicación “1/2”, con el fin de llamar la atención sobre los elementos del conjunto en el momento tanto del préstamo como de la devolución.

Ver luego en el aparado dedicado al sellado de los documentos la • recomendación de escribir a mano sobre la portada el número de ejemplar.

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Con el fin de informar al usuario cuando consulte los estantes que • el documento está formado por varios elementos, se pondrá una etiqueta sobre la cubierta de cada elemento que diga “Material de acompañamiento incluido”. Esta expresión es recomendable que figure también en el campo Comentarios de la pestaña Datos del ejemplar como recordatorio de la existencia de la etiqueta.

Si por algún motivo se quisiera separar un material de acompañamiento • que por naturaleza habría de ir incorporado al elemento principal, para retirarlo del acceso directo de los usuarios o para colocarlo en las estanterías de forma independiente, se dejaría de considerar como material de acompañamiento incluido pasando a ser considerado como material de acompañamiento aparte. El tratamiento de este caso se explica más adelante en relación con el campo Notas.

Un caso especial de materiales de acompañamiento incluidos es el agrupar documentos en cajas, maletines o similares con libros, folletos, CDs… en los que ningún elemento se va a considerar como principal y que se prestarán como conjunto. Los elementos del conjunto pueden haber llegado a la biblioteca como unidad o tratarse de documentos independientes que se quieran agrupar.

El tratamiento que se dará en Abies a estas agrupaciones será distinto en función de si la presentación conjunta se mantendrá de forma permanente o temporal.

En el caso de • agrupaciones permanentes se deberá catalogar el conjunto como un único documento, con el título propio que tenga o con uno ficticio si fuera necesario. Puesto que no se considerará como principal ninguno de los elementos contenidos, desaparecerá del campo Otra información la indicación de los materiales de acompañamiento precedida del signo “+”, escribiéndose en el campo Notas la relación de todos materiales contenidos precedida de la expresión “Contiene:“ (ver más adelante el apartado del campo Notas), y si por limitaciones de espacio del campo no cupiera esa relación, al menos se debería indicar el número de elementos de cada tipo. En el campo Nº de páginas se indicará la forma de presentación conjunta: 1 estuche, 1 maletín… El conjunto y todos sus elementos llevarán la etiqueta de Material de acompañamiento incluido y en todos se escribirá el número de ejemplar asignado por Abies al conjunto seguida de la correspondiente indicación 1/8, 2/8, 3/8… El conjunto llevará tejuelo con la signatura asignada y esta se escribirá en

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lápiz en cada elemento, no siendo obligatorio ponerles tejuelo (véase más adelante el apartado Sellado y datos de los documentos).

Al conjunto se le puede asignar en el campo Tipo de documento el correspondiente al del elemento más repetido en el conjunto y un tipo de signatura que se corresponda con la sección de la biblioteca en que se colocará. Si se tuvieran muchos materiales de este estilo se podría pensar en crear una nueva entrada para el campo Tipo de documento y un tipo de signatura especial propio (véase más adelante los apartados dedicados a la signatura)

En el caso de • agrupaciones temporales, puesto que los documentos agrupados son independientes entre sí y seguirán siéndolo cuando se deshaga el conjunto, se catalogará y tejuelará por separado cada uno de ellos y en sus respectivos campos Notas se indicará su pertenencia al maletín o a la caja “tal” mientras sea así. Si esta indicación se hace siempre con el mismo texto, el contenido de la caja o maletín podrá conocerse fácilmente mediante una Consulta, al ser el campo Notas recuperable. Si se deseara prestar el conjunto o alguno de alguno de sus elementos, el préstamo se hará elemento a elemento por sus correspondientes números de ejemplar.

El conjunto llevará tejuelo en el exterior con la signatura que se le asigne y la etiqueta de Material de acompañamiento incluido. Dado el carácter temporal de la agrupación y el carácter independiente de los documentos contenidos se puede sustituir en ellos la etiqueta de Material de acompañamiento incluido por otra que temporalmente indique la maleta o caja al que pertenece en la que se añadirá la indicación del número de elemento en el conjunto 1/5, 2/5, 3/5…

Si llegara a la biblioteca un conjunto de documentos agrupados en forma de caja, maletín… y se decidiera separarlos sin darles la consideración de materiales de acompañamiento relacionados pero se deseara conservar memoria de su presentación inicial en forma de conjunto, se catalogaría y colocaría en los estantes cada uno de ellos de forma separada, indicándose en sus respectivos campos Notas la pertenencia al conjunto original.

La variedad de situaciones reales que se pueden presentar en relación con las agrupaciones de documentos, tanto por las características de los materiales que contengan como por la disponibilidad real de tiempo para su

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catalogación y mantenimiento, hace que en muchos casos se deban buscar las soluciones más apropiadas a cada caso concreto.

Consultar más adelante el apartado dedicado al campo Notas en relación con los materiales de acompañamiento.

Descriptores−

Se recuerda que los descriptores recogen únicamente la materia de la que trata el documento y no otras apreciaciones.

Hay que procurar ser coherentes en todo el catálogo al asignar los descriptores de materia. Para ello, lo ideal sería llevar un control escrito sobre los que se van utilizando en cada tipo de obras para volver a dar los mismos en otras similares.

Hay que tener cuidado con los descriptores que vienen asignados en los registros capturados del Depósito o de otras bases de datos y no aceptarlos directamente sin revisarlos, porque pueden no ser adecuados para una biblioteca escolar y porque pueden estar construidos como encabezamientos de materias: encadenando con guiones varios descriptores de forma que cada uno detalle al anterior. En Abies se propone que, si en un registro se quieren dar varios descriptores de materia en que cada uno detalle al anterior, se incluya cada uno de ellos como entradas independientes con el fin de simplificar el trabajo y evitar que se multipliquen. Así, por ejemplo, en vez de utilizar un solo descriptor con Literatura española – Novela, se utilizarán dos, uno con Literatura española y otro con Novela.

A la hora de dar descriptores no se ha de pensar en recorrer la lista que lleva Abies para ver cuáles se eligen, puesto que es muy extensa. Para asignar descriptores cuando se cataloga un documento se ha de tener una idea previa sobre los que se quieren utilizar, comprobando, antes de darlos de alta y asignarlos, si ya existen en la lista de Abies los mismos u otros similares con el fin de que tengan un formato normalizado.

Tanto si existe en la lista de Abies el que se quiera asignar como si no, se recomienda anteponer un asterisco seguido de un espacio a cada descriptor que se utilice al catalogar, con el fin de que, al volver a consultar la lista, los descriptores usados aparezcan al principio y se pueda identificar fácilmente cuáles están en uso, lo que facilitará volver a usarlos en registros similares. Este método tiene también la ventaja de que al realizar consultas se sabrá sobre qué descriptores existen registros en el catálogo evitando

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hacer búsquedas infructuosas. Es decir, que si se va a usar el descriptor “Bajo Cinca (comarca)”, que no aparece en la lista de Abies, se dará de alta en ella como “* Bajo Cinca (comarca)” y si se trata de “España”, que sí viene en la lista, se volverá a crear como “* España”, de esta forma, cuando se consulte la lista de descriptores, será fácil saber que hay registros relacionados con estas entradas.

Hay normas de catalogación que se deben conocer para aprender a asignar descriptores.

Aplicación pedagógica−

Aunque Abies invita a ello, se recomienda no usar este campo para indicar la asignatura con la que se relaciona cada obra, puesto que no siempre se puede especificar esta relación, además de que un documento puede servir para varias de ellas.

Se recomienda usar el campo para recoger las posibilidades de utilización del material, al margen de las asignaturas: los diferentes temas transversales, Día de la Paz, Exposición del SIDA, tutorías, escuela de padres, las guías de lectura editadas por la biblioteca en las que se ha incluido el documento… Este campo puede recoger también los centros de interés que se establezcan en la biblioteca, que al abarcar diversos temas es más difícil incorporarlos en los descriptores.

Para ganar en claridad y en rapidez de consulta, se recomienda eliminar todas las entradas que lleva el programa por defecto en este campo, e ir dando de alta las que se vayan usando según esta recomendación.

País y Lengua−

Se trata del país de publicación del ejemplar que se tiene en la mano y no el de la primera edición de la obra. La lengua es aquella en la que está editado este ejemplar y no la del original.

Puesto que son listas normalizadas, no de deben hacer nuevas entradas.

Son campos obligatorios, que se cumplimentarán automáticamente si se ha hecho la configuración correspondiente en Herramientas\Opciones\Valores por defecto, como ya se ha explicado.

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Depósito legal−

Se recomienda no introducirlo por no tener utilidad práctica. Se puede poner como elemento identificativo, en caso de no constar el ISBN o similar.

ISBN−

El ISBN de la pestaña Datos adicionales es el de la obra completa, en caso de que conste de varios volúmenes (la Enciclopedia Larousse, por ejemplo) y el que aparece en Datos del ejemplar es el de cada volumen independiente. Cuando se catalogue una obra en un volumen basta con rellenar el de Datos adicionales. En el caso de una obra en varios volúmenes, por motivos prácticos se recomienda poner sólo el ISBN de la obra completa y no introducir los de los diferentes volúmenes independientes siendo que, además, el ISBN de Datos del ejemplar no es recuperable. Para obras en un volumen se cumplimentará sólo el campo de la pestaña Datos adicionales.

Desde enero de 2007 está en vigor el ISBN de 13 dígitos, frente al anterior de 10, y las versiones de Abies 2 anteriores a la 2.0.8.3 no aceptan en el campo ISBN los dos formatos. Si no se estuviera utilizando la última versión de Abies, se recomienda introducir el nuevo formato del ISBN en el campo Notas, que es recuperable, y realizar las consultas por este dato desde el campo Búsqueda en cualquier campo, pero lo que no se debe hacer nunca es dejar de hacer la entrada, truncar los tres primeros dígitos o recalcular el ISBN para introducir el que le correspondería si fuera de 10 dígitos, puesto que no consta así en el documento.

Se recuerda que siempre se debe entrar en el catálogo el ISBN de cada documento puesto, que siendo un identificador unívoco de cada uno de ellos, facilita su localización en el catálogo, especialmente si se utiliza el lector de códigos de barras, así como la catalogación de nuevos ejemplares de fondos ya disponibles si en Catálogo\Nuevo se accede por ese campo. Se vuelve a recordar que sólo debe entrarse el que lleva impreso el documento.

El campo no acepta otros códigos que no sean ISBN, como es el caso del ISSN de periódicos y revistas, ni tampoco entradas erróneas.

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Notas. Materiales de acompañamiento aparte−

Las normas de catalogación establecen que Notas ha de recoger información relevante que no tenga campo propio. Así, es el campo adecuado para indicar que la obra lleva bibliografía, anexos, notas a pie de página, para explicar las características del material de acompañamiento incluido, en el caso de libros infantiles si son de letra ligada, mayúscula, si es un libro troquelado, si lleva pictogramas, si lleva hojas de cartón… En el caso de documentos en otras lenguas, el idioma se indicará mediante la expresión “Texto en inglés”, por ejemplo, puesto que es la única forma de que aparezca en la ficha ISBD el idioma y de indicar varios si fuera necesario. Es un campo que se ha de considerar especialmente porque es recuperable en las consultas, pero en el que sólo se deben poner informaciones pertinentes.

Puesto que Abies no lo hace por defecto, se debe empezar el contenido de este campo tecleando dos guiones y espacio para destaque convenientemente en la ficha ISBD. Por ejemplo: “-- Bibliografía. Notas”. También se deben utilizar los dos guiones para separar cada bloque de información que contenga el campo: “-- Bibliografía. Notas -- Edición facsímil -- Premio Ulises, 1999”.

En el caso de obras en varios volúmenes una de las indicaciones que se ha de incluir en Notas es la partícula “-- Contiene:” seguida del título individual de cada uno de los volúmenes. Por ejemplo, en la obra en tres volúmenes “Breve historia de la medicina europea”, en el campo Notas se indicaría: “-- Contiene: v.1: De la prehistoria al descubrimiento de América; v.2: Edad Moderna; v.3: De la Revolución Francesa a la actualidad”.

Si se tratara de películas de cine se indicarán los datos de la película de cine original (director, actores, año, país...) diferenciándolos de los de la edición del vídeo o DVD que ocuparán el resto de campos.

En el campo Notas se indica la existencia de material de acompañamiento aparte. Al comentar antes el campo Otra información ya se ha explicado cómo reflejar la existencia de un material de acompañamiento incorporado a un documento principal, pero otro caso es el de una obra que se haya editado expresamente para acompañar a otra y que por tener ambas entidad propia y ser susceptibles de utilización independiente, se colocarán en los estantes y se prestarán de forma separada. Por ejemplo: un libro sobre rock que lleve un disco con los principales éxitos de este tipo de música o una enciclopedia de arte compuesta por varios volúmenes en papel y varios en DVD.

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En este caso se hará una catalogación independiente para cada obra y en el campo Notas de cada una de ellas se escribirá “Acompañado de” indicándose a continuación la obra u obras complementarias con una descripción adecuada para que el usuario pueda localizarlas en el catálogo. Por ejemplo: “Acompañado de un libro del mismo título” o “Acompañado del CD-audio titulado Una historia en canciones”. No se recomienda que el material complementario se indique mediante su número de ejemplar o de registro puesto que al catalogar es más fácil confundirse u olvidarse de ponerlos.

La cláusula “Acompañado de” se ha de poner siempre igual puesto que luego permitirá recuperar la información de este tipo de materiales de acompañamiento escribiéndola en Búsqueda en cualquier campo, cuando se haga una consulta.

Además, a cada una de las obras se le pondrá en la cubierta una etiqueta que diga “Material de acompañamiento aparte” para indicar al usuario cuando consulte los estantes que está en relación con otra obra (para saber con cuál se habrá de consultar el catálogo), recomendándose escribir también este texto en el campo Comentarios de la pestaña Datos del ejemplar como recordatorio de la etiqueta .

Como se ha apuntado al tratar del campo Otra información, se dará también el tratamiento de material de acompañamiento aparte a materiales de acompañamiento que por naturaleza deberían ser del tipo “incluido”, si por algún motivo se decidiera separarlos y prestarlos de forma independiente.

Si no se desea colocar en la sección que le correspondería por el Tipo de documento de que se trate alguno de los documentos considerados como materiales de acompañamiento aparte y se quieren colocar fuera del alcance del público, el tratamiento será el mismo pero al documento que se retira se le dará una signatura especial de material complementario que empezará por “M-“ creándose con estos documentos una sección específica en la Biblioteca de Materiales complementarios que se caracterizará por la heterogeneidad de los materiales que puede llegar a recoger. Sería el caso, entre otros, de documentos que no se quieren que sean de acceso directo para los usuarios por no tener utilidad en sí mismos si no es en relación con el documento principal (un CD-ROM que sólo lleve los resultados de los ejercicios del libro, o un CD-audio con breves ráfagas musicales que ilustran el contenido de un libro sobre instrumentos…) o de documentos cuya conservación es más segura si están retirados (una lámina con pegatinas, un sobre con varias diapositivas…).

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No se debe dar el tratamiento de material de acompañamiento aparte a obras simplemente relacionadas por su contenido, como pudiera ser el caso de Cien años de soledad y una guía didáctica sobre esta novela, si no han sido editadas expresamente de forma conjunta.

Consultar el apartado dedicado antes al campo Otra información en los aspectos relativos a los materiales de acompañamiento, que se complementan con lo explicado para Notas.

Ejemplares−

Si se trata de una obra en varios volúmenes o varios ejemplares repetidos de una misma obra, hay que indicar en este campo tantos ejemplares como unidades físicas se tengan, que serán susceptibles de ser prestadas individualmente puesto que Abies asigna un número de ejemplar diferente para cada una de ellas. Por ejemplo doce, en el caso de una enciclopedia de doce DVDs o dos para el Quijote editado en dos volúmenes y veinticuatro y cuatro respectivamente si se dispusiera de dos ejemplares de esas obras.

Hay que cumplimentar para cada ejemplar los campos de Datos del ejemplar, pero no hay que olvidar que, si se tienen configurados correctamente los valores por defecto desde Herramientas\Opciones y no se ha modificar la signatura por defecto, no será necesario cumplimentarlos manualmente porque lo hará automáticamente el programa, a menos que se quieran cambiar los valores en algún caso. Sobre la signatura por defecto véase luego el apartado sobre los campos CDU y Signatura.

Dar de alta desde este campo los diferentes ejemplares de un fondo tiene la ventaja de la rapidez, pero presenta el inconveniente de que en la pantalla de Catálogo se verán tantas líneas de registro idénticas como ejemplares se hayan dado de alta, teniéndose que entrar en los datos de catalogación y consultar los campos Nº de páginas y Nº de ejemplares para poder distinguir si se trata de los volúmenes de las diferentes partes de una obra (como los 24 volúmenes de la Enciclopedia Larousse) o ejemplares repetidos de una obra. Así, en el caso general de libros, si se ha realizado la catalogación correctamente, en Nº de páginas aparecerá indicado el número de volúmenes que forman la obra (por ejemplo: 24 v.), mientras que en el segundo caso aparecerá el número de páginas del ejemplar. En Nº de ejemplares siempre se indicará el número de unidades físicas independientes catalogadas, de forma que si se apreciara 24 v. y 48 ejemplares se habrá

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de entender que se han catalogados dos ejemplares de la Enciclopedia Larousse.

Si se catalogaran los volúmenes de las partes de una obra como fondos independientes se verían líneas de registro distintas en la pantalla de Catálogo, pero a costa de tardar más en la catalogación y de perder la unidad de la obra en el catálogo.

Ver lo dicho en el apartado del campo ISBN en relación con diferenciar fondos y ejemplares usando el ISBN como criterio.

En general, se recomienda no considerar como ejemplares en este campo los diferentes números de las revistas puesto que se cargaría el catálogo excesivamente y realizar su préstamo de forma manual sin número de ejemplar de Abies. Únicamente se ha de catalogar la cabecera de las revistas, en cuyo campo Notas se indicará los números disponibles de cada una.

Si por algún motivo muy justificado fuera necesario controlar el préstamo de las revistas mediante Abies, se recomienda no considerar cada número de una revista como un ejemplar adicional de un mismo fondo, sino considerarlo como un fondo distinto, añadiendo al título el número y el año y periodo de edición con el fin de diferenciar cada número de forma directa en la pantalla de Catálogo. Si hubiera que catalogar un elevado número de ejemplares de revista para ser prestadas, con el fin de no cargar el catálogo se puede pensar en crear una base de datos de Abies exclusivamente de revistas, en otra carpeta distinta de la carpeta Datos, a la que habría que enlazarse cada vez que fuera necesario.

Nº de ejemplar−

El valor de este campo lo da Abies para cada ejemplar correlativamente según el orden de su catalogación y no se puede modificar. Si se eliminara un ejemplar su número quedaría sin utilizar sin asignarse a otro.

Con este número es con el que se realiza la gestión de préstamos y con el que se indica los ejemplares para los que se quieren imprimir etiquetas.

Se recomienda especialmente escribir este número con tinta sobre la portada, o equivalente, de cada documento para tenerlo identificado permanentemente independientemente de que se imprima el código de

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barras o no, que es la única etiqueta en la que aparece impreso. Ver luego las explicaciones sobre el sellado de los documentos en el apartado Sellado y datos de los documentos.

Nº de registro−

No es un campo de entrada obligatoria desde el punto de vista del funcionamiento del programa por lo que se recomienda no cumplimentarlo a menos que se cataloguen documentos que ya lo tengan asignado al margen de la biblioteca en el momento de la catalogación (a veces es asignado en la Secretaría del Centro por motivos de inventario) y esté escrito sobre el documento.

Si se ha de asignar el número de registro al catalogar, se recomienda dejar el campo vacío puesto que el número de ejemplar hace las mismas funciones de registro. Se llama la atención sobre la inutilidad de repetir como número de registro el número de ejemplar que asigna Abies, puesto que es duplicar la información.

Si se cumplimenta hay que tener presente que se trata de un campo numérico y no repetible.

Se recuerda que la posibilidad que ofrece Abies de imprimir el libro de registro de la biblioteca, sólo incluye en el listado los documentos que tienen número de registro, con lo que sólo tiene sentido imprimirlo si todos los documentos de la biblioteca lo llevan.

Ubicación y Signatura−

Sobre la signatura véase luego en Catalogación el apartado dedicado a la CDU y Signatura.

Es importante no confundir la ubicación de un documento con su signatura. El campo Ubicación hace referencia a la dependencia del Centro en la que se encuentra situado un material: la biblioteca, el aula 6, el despacho de dirección… mientras que la signatura indica la situación de ese material en los estantes de una determinada dependencia, materiales que en general, se ordenan por tipos de documentos y por temas según la CDU. Así, en el campo Ubicación se deben evitar entradas del tipo “Armario 3-estante 2- posición 9” o similares.

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Puesto que es uno de los datos básicos para localizar un documento, y a pesar de que para Abies no es un campo de cumplimentación obligatoria, el campo Ubicación debe ser rellenado siempre. No se debe pensar que no merece la pena cumplimentarlo con la entrada “Biblioteca” puesto que todos los documentos catalogados están ubicados en ella, ya que en algún momento podrá haber alguna otra ubicación para los fondos.

Se recuerda que el campo Ubicación se cumplimentará por defecto si se configura así en Herramientas\Opciones\Valores por defecto\Ejemplares, por lo que se recomienda que siempre se haga así, asignándole la entrada Biblioteca, que será el valor más frecuente.

Como caso especial, en el caso de los CRA se recomienda que se anteponga el nombre del Centro al que está asignado cada documento al de la dependencia en que se encuentra, con el fin de facilitar su localización tanto física como por pantalla: Belver-Aula de Informática, Castejón-Biblioteca, La Mata-Aula 3º….

De cara a la consulta de la información de forma ágil, tanto en la pantalla de Catálogo como en listados e informes, así como para no cargar las signaturas, no se deben formar signaturas que incluyan también la ubicación del documento, puesto que esta tiene campo propio, además de que cada vez que se cambiara el documento de ubicación, algo normal en los centros educativos, se tendría que cambiar el tejuelo. Por ejemplo, no sería recomendable un primer nivel de la signatura de un libro de física del aula 3 del tipo A3-53, o similar.

Puesto que la ubicación no aparece en ninguna de las etiquetas que imprime el programa, para que quede indicada sobre el documento físico, véase la recomendación que se hace a continuación en el apartado Sellado y datos de los documentos de escribirla sobre la portada. Si fuera necesario hacerla más explícita se podría pensar en poner en la cubierta una indicación visual propia.

Es muy útil arrastrar con el ratón al principio de la rejilla de la pantalla de Catálogo las columnas Ubicación y Sig1 para tenerlas siempre visibles, puesto que contienen la información necesaria tanto para localizar los documentos como sobre el tipo de materiales de que se trata, si se siguen las recomendaciones sobre Signaturas especiales que se hacen más adelante.

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T− ipo de ejemplar

Se trata de un campo de cumplimentación obligatoria que se rellenará automáticamente si se ha configurado convenientemente desde Herramientas\Opciones\Valores por defecto\Ejemplares, posibilidad ya comentada.

Además de la recomendación que se ha hecho antes, al tratar de la Política de préstamos, sobre cambiar las expresiones que vienen con el programa, se recomienda crear una entrada que diga “No disponible” para asignar a los ejemplares retirados momentáneamente del acceso de los usuarios por algún motivo así como para los perdidos, antes de ser borrados definitivamente de la base de datos si llegara el caso, mientras se tenga la esperanza de que se recuperarán. También se puede estudiar la posibilidad de crear otra entrada con el valor “Baja” para los registros dados de baja que ya no están disponibles en la biblioteca, si sus registros se quisieran mantener en el catálogo con fines informativos. En ambos casos, siempre hay que acordarse de recoger sus características en la Política de préstamos.Para no perder la información de la trayectoria de la biblioteca, se recomienda guardar, al menos en forma de listado en papel, la relación de documentos que se vayan eliminando de la base de datos, con su número de ejemplar.

Comentarios−

Además de las indicaciones que da la ayuda F1 para este campo, se recomienda que para el caso de obras en varios volúmenes catalogadas como un fondo con varios ejemplares, se indique aquí el número del volumen con que se corresponde cada ejemplar de Abies (v.1, v.2…), o el identificador que se considere oportuno, para poder saber qué volumen de la obra es el que está prestado, puesto que en la pantalla de Catálogo no será posible distinguirlo al ser todas las líneas idénticas.

En el caso de haber pegado en la cubierta una etiqueta con la indicación de si el documento lleva material de acompañamiento, incluido o aparte, es recomendable indicarlo en este campo escribiendo en él “Etiqueta: material de acompañamiento aparte” o “Etiqueta: material de acompañamiento incluido”, con la finalidad de tener la descripción completa del ejemplar.

En el caso de un ejemplar “No disponible” se puede indicar el motivo en este campo.

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Importe y Moneda−

No cumplimentarlos nunca, por su falta de interés.

Los campos de catalogación. CDU y Signatura Los fondos de las diferentes secciones de las bibliotecas, en general, se organizan por temas siguiendo la Clasificación Decimal Universal (CDU). Para asignar los valores de esta clasificación en la catalogación de los documentos, al instalar Abies se instala una CDU resumida y con ligeras adaptaciones en algunos aspectos, respecto de versión de la CDU oficial del momento en que se creó el programa.

La lista de la CDU que muestra Abies está contenida en el fichero de texto sin formato cdu.dat y se accede a ella tanto desde el campo CDU como desde el módulo Auxiliares, y si bien el programa permite hacer modificaciones en ella si se desea, en caso de hacer alguna adaptación se han de tener en cuenta las siguientes consideraciones:

No− se pueden eliminar entradas que estén en uso en el catálogo o de las que cuelguen entradas en uso. Tampoco se pueden eliminar grupos de primer nivel.

Los valores de la lista de la CDU − no pueden contener espacios en blanco puesto que los caracteres que hubiera a continuación no se visualizarían en el registro, ni en el campo CDU ni en la signatura por defecto que forma el programa.

Cuando se dan de alta nuevas entradas, es − obligatorio cumplimentar los dos campos que se muestran en la ventana correspondiente: el valor de la CDU y un texto de descripción. Sin embrago, no es obligatoria la descripción si la entrada se da de alta editando directamente el fichero cdu.dat.

Si se quiere − modificar algún dígito en algún valor de la CDU o algún carácter en su descripción, no es posible hacerlo ni desde el campo CDU ni desde Auxiliares. Para conseguirlo se ha de editar el fichero cdu.dat y corregir la línea deseada. Sólo en el caso de que la entrada que se desea modificar no estuviera asignada en ningún registro del catálogo, se podría hacer la modificación borrando la línea “incorrecta” de la lista y volviéndola a dar de alta correctamente desde Auxiliares.

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Hay que llamar la atención sobre que la modificación de una entrada de la lista de la CDU que esté asignada a algún registro no supone que automáticamente se actualice ese valor en todos ellos. Por lo tanto hay que tener cuidado con que, a consecuencia de alguna corrección realizada, no haya registros en el catálogo que tengan asignado un valor de CDU (el de antes de la modificación) que ya no exista en la lista, en cuyo caso se tendrá que asignar la nueva versión de la entrada registro a registro en cada uno de ellos

Desde dentro del programa, tanto desde Catálogo como desde Auxiliares, −no se pueden crear grupos principales en la lista de la CDU. Para crearlos, hay que hacerlo editando el fichero cdu.dat.

Se vuelve a recordar que si se da de alta un valor en la CDU desde el módulo −Catálogo, y no se asigna en ese momento al registro que se está catalogando, el valor recién creado no se graba en la lista. Para poder grabar nuevas entradas en la lista de la CDU sin tener que asignarlas en ese momento a un registro, se ha de hacer desde el módulo Auxiliares o desde el fichero cdu.dat.

Si alguna entrada de la CDU está desordenada, se ha de arrastrar con el ratón hasta el sitio que le corresponda, operación que tendrá que hacerse por etapas si el lugar hasta el que se ha de desplazar queda “fuera” de la ventanilla de la lista. Cuando se da de alta una nueva entrada desde Abies, el programa siempre la sitúa al final de su grupo teniéndose que arrastrar hasta la posición correcta.

Se recuerda lo ya dicho al comentar los componentes que instala Abies, que si se edita el fichero cdu.dat se ha de hacer preferiblemente con el Bloc de notas, con el fin de no cambiar su característica de texto sin formato, y que se debe tener cuidado con no alterar ni en un espacio la estructura del fichero, para que la lista de la CDU se visualice correctamente en el programa. Hay que tener especial cuidado con no incluir líneas en blanco, que hacen que no se muestre en Abies el resto de la lista.

Se llama especialmente la atención sobre el hecho de que si al catalogar se capturan registros del Depósito de Abies o de otras bases de datos externas, se debe tener cuidado con que, antes de incluir el registro en el catálogo, se adecue la entrada capturada de la CDU a la lista de la CDU del programa, bien no aceptándola y sustituyéndola por una de la lista de Abies más adecuada o, si se quiere aceptar, dándola de alta a continuación en la CDU de Abies puesto que, aunque el valor queda asignado al registro, no se incorpora a la lista.

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Es importante tener presente que la signatura sirve para determinar la colocación de cada documento en los estantes y que Abies forma por defecto la signatura de los documentos con el primer valor de los que se hayan entrado en el campo CDU, con las tres primeras letras del apellido del autor (en mayúsculas) y las tres primeras del título (en minúsculas). Si no se ha cumplimentado ni el campo Autor ni Otros autores la signatura tendrá sólo dos niveles, apareciendo las tres primeras letras del título en mayúsculas. El programa permite modificar manualmente cualquier signatura con la única limitación de que para el segundo y tercer niveles (autor y título) sólo acepta tres caracteres.

Cuando forma la signatura por defecto, Abies respeta la norma que rige en biblioteconomía de no considerar las partículas (artículos, preposiciones…) para los niveles del autor y del título, pero lo hace sólo en relación con el castellano, de forma que puede haber signaturas por defecto con errores en el caso de documentos con autores o títulos en catalán, francés, inglés… siendo que obras de este tipo son frecuentes en muchas bibliotecas escolares. Abies tampoco respeta otras normas, como la de formar estos dos niveles con las tres primeras letras de la expresión literal de la cifra por la que pudiera comenzar el autor o el título. Por simplificar y puesto que el nivel de la CDU es el más importante en la signatura, se recomienda no corregir nunca este tipo de fallos del programa.

Se recuerda especialmente que una de las normas que dan sentido al trabajo técnico en cualquier biblioteca es respetar escrupulosamente que la signatura es la “dirección” que permite localizar cualquier documento, el la biblioteca, siendo el medio a través del que el fondo se organiza en los estantes. Así, no tendría sentido ignorarla y colocar los materiales en otro orden distinto del que en ella se indica, como sería el caso de un cartero que llevara las cartas a otra dirección (signatura) distinta de la que pone en el sobre (tejuelo).

Puesto que Abies colocará en el primer nivel de la signatura por defecto la entrada realizada en el campo CDU, o la primera de ellas si hubieran hecho varias, este valor se ha de elegir cuidadosamente, ya que al asignarlo se está tomando una decisión de gran trascendencia para la organización material de la biblioteca.

Para ser coherentes en la clasificación de los documentos que se hace en este campo, se recomienda que antes de asignar las entradas de la CDU se consulten los valores que ya se han dado para documentos parecidos. Esto se puede hacer con comodidad ordenando por signatura los registros de la pantalla de Catálogo haciendo antes, si es necesario, alguna consulta. Ver más adelante las explicaciones sobre la relación entre CDU y signatura.

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Aunque no lo sea para el programa, en la práctica se debe considerar el campo CDU como de cumplimentación obligatoria puesto que además de dar lugar a la signatura por defecto, determinando la organización general de la biblioteca, al ser un campo recuperable es especialmente útil en las consultas para localizar documentos por tema.

Si bien la CDU indica el tema del documento, puede haber casos en los que no convenga mantener en el tejuelo ese valor tal como aparece en la signatura por defecto y se quiera modificar porque fuera demasiado largo, para añadirle algún auxiliar de forma o de tiempo, porque no fuera útil de cara a indicar la colocación de los materiales en los estantes... Lo mismo puede suceder en relación con los niveles del autor o del título.

Aunque se pueda modificar manualmente la signatura, no es recomendable asignar en la catalogación entradas de CDU, autores o títulos que den lugar a un asignatura por defecto que se piense modificar para conseguir un tejuelo que más adecuado, puesto que:

Es fácil no acordarse siempre de que se ha de modificar la signatura, dando −lugar a incoherencias en la clasificación del fondo.

Si se tratase de un fondo con varios ejemplares habría que modificar −manualmente las signaturas por defecto de cada uno de ellos.

Si se hubiera modificado manualmente la signatura por defecto y en algún −momento posterior se cambiara o modificara la entrada de la CDU, el autor o el título del registro, Abies cambiaría la signatura modificada a la nueva signatura por defecto que correspondiera con lo que habría que volver a hacer la modificación manual.

Si bien es cierto que, si se ha configurado correctamente el programa y se tiene marcada la casilla correspondiente en Herramientas\Opciones\Edición, Abies advierte mediante un mensaje de que va a cambiar la signatura por defecto, dando la posibilidad de mantenerla, no se debe confiar en esta posibilidad ya la experiencia en los centros educativos dice que se suele contestar con un Enter al mensaje de advertencia, que es muy poco llamativo, y siempre se efectúa el cambio aun cuando no debiera hacerse. Si se comete este error, el resultado será que se mostrará por pantalla una nueva signatura que no se corresponderá con la real que lleva impresa el documento en el tejuelo, que es la ”antigua”.

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Se vuelve a recordar la recomendación hecha un poco antes de no corregir tampoco los errores que comete el programa al construir la signatura por defecto. Se llama especialmente la atención sobre que no se debe dejar de cumplimentar el campo CDU y cumplimentar de forma manual el primer nivel de la signatura (modificar una signatura por defecto en la que su primer nivel está vacío al no haber CDU), por las siguientes razones:

El campo Signatura − no es recuperable, y no se podrán hacer búsquedas por tema, mientras que CDU sí que lo permite.

La signatura no aparece en la − ficha ISBD, mientras que la CDU sí.

Dejar de cumplimentar el campo CDU de un fondo con varios − ejemplares, obliga a escribir el primer nivel de la signatura para cada uno de ellos.

Si no hay CDU existe el − riesgo ya comentado antes, de que se borre el primer nivel de la signatura entrado manualmente si Abies vuelve a formar la signatura por defecto.

En función de estas consideraciones, se propone asimilar CDU con primer nivel de la signatura, es decir que el campo CDU se cumplimente siempre y que el primer valor que se le asigne sea siempre la cadena de caracteres que se quiera que aparezca como primer nivel de la signatura en el tejuelo. Para ello, cuando sea necesario, se adaptará a la forma deseada el valor de la primera CDU entrada, modificando la lista de la manera adecuada, pese a que una vez modificado no resulte un valor estrictamente correcto de CDU, sino una CDU adaptada, generalmente con auxiliares. Por ejemplo, para una historia de la literatura se entrará directamente como CDU 82(09), para una enciclopedia de arte 7(03), para una película de cine VC… (véanse luego las propuesta sobre estas adaptaciones).

Es decir que lo que se propone es que el fichero cdu.dat contenga tanto la lista de la CDU propiamente dicha como el juego de primeros niveles de las signaturas de todo catálogo.

Como complemento, para que el registro cumpla con las normas de catalogación y tenga asignada la CDU correcta que le corresponda, así como para facilitar las búsquedas por ese campo en las consultas, se puede dar como segunda CDU del registro el valor “correcto” según las normas bibliotecarias. Por ejemplo, si

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se desea utilizar en la asignatura el auxiliar de forma de libro de texto en un libro de matemáticas se debería asignar como CDU el valor 51 y como primer nivel de la signatura 51(07), y lo que se propone aquí es poner como primera CDU 51(07) y como segunda 51, que es la CDU “pura” que le corresponde. Si se desea que un documental de animales tenga como primer nivel de la asignatura VD-59, la primera CDU asignada será VD-59 y la segunda 59. Si se hace así, cuando se haga una consulta por la CDU 51 saldrán todos los documentos de matemáticas que tengan ese valor en el campo, sea como primera o como segunda entrada, tanto si llevan una cdu/signatura “adaptada” como si no y tanto si son libros, CDs, DVDs… y lo mismo con el documental de animales cuando se busque por la CDU 59.

Puesto que en la ficha ISBD sólo aparecen las entradas hechas en el campo CDU y no la signatura, entrar como primer valor CDU el de la signatura y como segundo la CDU “correcta” tiene la ventaja adicional de que al consultar la ficha ISBD se verá tanto la signatura (el primer nivel) como la CDU propiamente dicha como segunda entrada, coincidiendo ambas en el caso de verse sólo un valor.

La CDU del Plan de Bibliotecas Escolares

El Plan de Bibliotecas Escolares de Aragón considera que algunos aspectos de la CDU que instala Abies son poco adecuados para las bibliotecas escolares, a la vez que faltan por considerar otros. Por este motivo el Plan ha adaptado la CDU original de Abies eliminando algunas entradas y añadiendo otras en algunos apartados, adaptaciones que, en general, ya estaban en uso en la mayoría de las bibliotecas del país.

Entre otros, los cambios más destacables son la adaptación del subgrupo 82, Literatura, tanto para los libros de imaginación en Infantil y Primaria (clasificados por edad y género como I0-N, I1-N… I-P, I-T…) como para las obras literarias en Secundaria (clasificadas por géneros como P, T, N…); los correspondientes a la Historia en el grupo 9, clasificada por épocas en lugar de por territorios (del subgrupo 93 al 98); la creación de una entrada específica para las películas de cine de ficción como VC, para darles un tratamiento paralelo al de las obras literarias de ficción; el traslado de los temas relativos al feminismo del apartado del folclore, el 39, al de sociología en el 316; la clasificación de las obras originales de filósofos en 1A/Z, las obras sobre filósofos en 1(A/Z) y sobre autores literarios 82(A/Z), las lecturas graduadas…

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Si bien después de aparecer Abies 2 apareció una nueva edición de la CDU oficial, puesto que esta no introdujo modificaciones relevantes que afectaran a la biblioteca escolar, las adaptaciones del Plan de Bibliotecas Escolares siguen siéndolo sobre la CDU original del programa.

Para ser utilizada como lista de Abies, la CDU adaptada es distribuida por el Plan de Bibliotecas Escolares como actualización del programa en el correspondiente fichero cdu.dat, teniéndose que sustituir el fichero original de Abies por el del Plan, con copiar y pegar desde Windows.

La CDU del Plan de Bibliotecas Escolares. Signaturas especiales

En catalogación de libros en bibliotecas escolares la diferencia más habitual entre su CDU propiamente dicha y el primer nivel de su signatura suele ser el acompañamiento de auxiliares de forma como libro de texto (07), enciclopedia (03)… recomendándose por parte del Plan de Bibliotecas no usar los de tiempo. Para los materiales que no sean libro, el Plan de Bibliotecas propone formar el primer nivel de su signatura anteponiendo a su CDU, con un guión de separación, un código alfabético relativo al tipo de documento, inspirado en el nombre que lleva Abies para cada uno de ellos en el campo Tipo de documento: V- para Vídeo (VHS y DVD), A- para Archivo de ordenador, G- para Grabación sonora…

En función de esto, y de lo explicado en apartados anteriores sobre la posibilidad que da el programa de modificar manualmente la signatura por defecto y la recomendación que se ha hecho de no modificarla nunca, un CD-ROM de matemáticas debería colocarse en los estantes con los demás CD-ROMs, con un tejuelo que indique A-51 en el primer nivel de la signatura, siendo su CDU “correcta” 51, y para ello, al catalogarlo se debería rellenar el campo CDU con el valor A-51 como primera entrada y con 51 como segunda. De la misma forma, un libro de historia de la pintura debería llevar el juego 75(09) y 75, un DVD documental de animales VD-59 y 59…

Para hacer estas entradas adaptadas de los valores de la CDU como primer valor en este campo y no tener que modificar manualmente la signatura, cada vez que fuera el caso se debería dar de alta y colgar del valor “correcto” de la lista de la CDU el correspondiente valor “especial”, con lo que la lista podría crecer tanto que acabaría por perder claridad porque se iría llenado de dobles, triples, cuádruples entradas en cada valor. Así, por ejemplo, del subgrupo 91 para libros de geografía, habría que crear y colgar entradas para libros de historia

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de la geografía, libros de texto de geografía, revistas de geografía, vídeos de geografía, CD-ROMs de geografía, etc. y lo mismo en el caso de matemáticas, lengua, filosofía…

En previsión de esto, a la lista de la CDU adaptada del Plan de Bibliotecas se le ha añadido un apartado principal, independiente del cuerpo de la CDU, titulado Signaturas especiales con apartados para los tipos de signaturas especiales más habituales: las de todos los tipos de documentos, las de los auxiliares de forma recomendados y los de secciones especiales como el de materiales complementarios. Así, cuando se haya de crear alguna nueva entrada de CDU/signatura especial, en vez de hacerlo sobre el cuerpo de la CDU propiamente dicha, se creará sobre el correspondiente apartado dentro de Signaturas especiales de forma que, cuando en adelante, se cataloguen documentos que requieran la misma signatura esta se tome de la lista. De esta manera el fichero cdu.dat contendrá tanto la CDU como los primeros niveles de las signaturas en uso en el catálogo.

Además de facilitar la asignación de la CDU/Signatura a los documentos, la utilización del apartado Signaturas especiales contribuye a mantener la coherencia en la clasificación de los materiales puesto que su consulta permite saber de forma inmediata qué tipos de CDU/Signaturas especiales están en uso en relación con los diferentes entradas de la lista de la CDU propiamente dicha. Por otro lado, Signaturas especiales tiene la ventaja de servir de recordatorio de la propuesta de clasificación que hace el Plan para todos los tipos de documentos, actuando de pauta a la hora de catalogar.

Cuando se den de alta entradas en Signaturas especiales, puesto que Abies obliga a entrar tanto el valor de la CDU como la descripción de la entrada, como la descripción de la nueva entrada se puede consultar en el correspondiente valor de la CDU propiamente dicha, para ganar rapidez se recomienda no volver a escribirla sino tan sólo poner, por ejemplo, un punto. Así, para el valor G-780 no hará falta volver a escribir que se trata de una grabación sonora de música clásica, bastando con poner como texto un punto, puesto que G ya indica el tipo de documento y que la entrada 780 de la CDU ya indica que es música clásica. Si la entrada se diera de alta editando el fichero cdu.dat, Abies permite que no haya ningún tipo de descripción y prescindir hasta del punto. Igualmente, editando cdu.dat se puede borrar sin problemas cualquier descripción ya creada de un valor.

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La CDU del Plan de Bibliotecas Escolares. Entradas frecuentes

Cuando se está catalogando, para llegar a seleccionar un valor en el campo CDU hay veces que se han de abrir varios apartados, lo que puede resultar engorroso si se ha de hacer de forma repetida. Por ejemplo, para llegar a la entrada de la Oceanografía en la lista de la CDU, valor 551.46, se han de abrir cuatro “puertas” hasta llegar a él y poder elegirlo, y lo mismo pasa con el valor J-N dentro del 82, con Derecho del trabajo en el 349.2…

Para evitar esta dificultad se sugiere copiar las entradas más frecuentes y “escondidas” de la lista de la CDU en un apartado principal más accesible, de forma que se puedan localizar esas entradas con facilidad y se eviten pérdidas de tiempo.

Considerando que las entradas más frecuentes son las correspondientes a las obras literarias, se han añadido en el fichero cdu.dat dos apartados principales, uno para Secundaria y otro para Infantil y Primaria, que contienen la copia de esas entradas, hecha desde los apartados de la lista de la CDU en los que se encuentran.

Se sugiere la posibilidad de, si se considera útil, crear otro apartado que podría llamarse Otras entradas frecuentes, en el que se copiaran entradas frecuentes y “escondidas” a medida que fuera necesario, y se borrasen sin problemas cuando ya no hicieran falta puesto que la entrada original no se habría tocado. Incluso podría darse el caso de que temporalmente fuera útil crear un falso apartado principal sin valores dentro cuyo título fuera directamente “535 Óptica” o únicamente “535”, si se estuviera catalogando un lote de libros de Óptica, con el fin de localizar y pinchar la entrada de la forma más rápida posible.

Se recuerda que la creación de apartados principales o de apartados sin descripción sólo se puede hacer editando el fichero cdu.dat.

Las entradas de cualquier otro apartado principal que se cree al margen del de la CDU y de Signaturas especiales, deben estar incluidas siempre en uno de esos dos apartados principales y ser copia exacta de ellas, especialmente en la parte correspondiente al valor de la entrada. Ha de ser así porque si en algún momento se decidiera borrar alguno de esos apartados principales adicionales o algunas de sus entradas por haber cumplido ya su función de facilitar la localización de valores para el campo CDU en la catalogación, se daría el caso de que las entradas eliminadas estarían asignadas a registros del catálogo pero no estarían en la lista de Abies, situación irregular que a la larga daría lugar a confusiones.

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Incluso en el caso de crear un nuevo apartado principal no de forma temporal sino permanente, sus entradas deben estar incluidas en el apartado de la CDU propiamente dicha o en el de Signaturas especiales puesto ambos son el retrato de la organización general de la biblioteca en su conjunto, tanto presente como futura, sirviendo de pauta para su organización a medida que la biblioteca crezca.

De la misma manera, se llama la atención sobre que no se deben borrar de la lista principal de la CDU las entradas que no se estén utilizando o se piense que no se van a utilizar, dando lugar a una CD “reducida”, por muy especializada o muy pequeña que sea la biblioteca. Actuar así, lejos de facilitar el trabajo, a la larga lo dificulta. Puesto que lo normal es que el fondo crezca y se diversifique, irán llegando a la biblioteca documentos para cuya clasificación no habrá una entrada prevista en una CDU así recortada, pudiendo dar lugar a confusiones y errores. Se vuelve a decir que la CDU no sólo refleja la clasificación actual del fondo, sino que orienta sobre la clasificación de los documentos y que marca el camino para el futuro. Por otro lado, la forma que tiene Abies de presentar la lista de la CDU a base de desplegables y la posibilidad de crear apartados principales adicionales hacen innecesaria esa “reducción” de la lista principal, que en todo caso se puede situar en uno de esos apartados.

Sellado y datos de los documentos

En el momento de acabar de catalogar cada ejemplar se recomienda anotar en su portada o equivalente (no en la cubierta), el número de ejemplar asignado por Abies y el de registro, si existe, en bolígrafo puesto que no variarán nunca, y la signatura y la ubicación, en lápiz puesto que pueden variar a lo largo de la vida del documento.

Pese a que parte de estas informaciones se imprimirá en las etiquetas que saca Abies, se recomienda anotarlas siempre en la portada porque es la manera de tener identificado cada ejemplar de forma permanente y desde el primer momento incluso antes de haberle pegado las etiquetas, evitando el riesgo que supone que las etiquetas se despeguen o deterioren, además de que es necesario saber el número de ejemplar de cada documento para poder imprimir los tejuelos y los códigos de barras por primera vez.

También es necesaria esa anotación manual porque que Abies no imprime en las etiquetas ni el número de registro ni la ubicación, y la ubicación es un dato

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imprescindible para localizar y para colocar los documentos, complementario de la signatura.

Por las razones dichas, al menos, el número de ejemplar y la ubicación se han de escribir siempre en la portada, o en otra parte similar del documento. Ya se ha dicho antes que si se considera necesario se puede pensar en colocar una identificación visual en el exterior del documento que indique su ubicación.

Se recomienda hacer un sello-tampón de tinta de un tamaño discreto, para estampar en la portada de cada ejemplar que lleve en la cabecera el nombre del Centro y la referencia a la biblioteca, con espacios preestablecidos para escribir el número de ejemplar, el de registro, la signatura y la ubicación. La parte superior del sello con los datos del Centro, se puede volver a reproducir en otro sello más pequeño para el sellado interior del documento.

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Ayudas para la catalogación mediante el Depósito auxiliarPuesto que el Depósito de Abies contiene la base de datos Rebeca del Ministerio de Cultura actualizada a julio de 2000, no es posible capturar de él registros para la catalogación de obras editadas después de esa fecha.

Para solucionar esta limitación se puede recurrir a copiar registros de la misma base de datos Rebeca pero actualizada, a través de Internet o de su edición en DVD-ROM que edita cada año el Ministerio de Cultura. También por Internet se pueden a capturar registros de los catálogos de las bibliotecas públicas y de otras bibliotecas que lo permitan, como por ejemplo la Biblioteca Nacional o las universitarias de la red Rebiun.

Aquí se explica la forma de utilizar las tres primeras posibilidades puesto que se consideran suficientes para facilitar el trabajo en la biblioteca escolar. Las explicaciones que se dan sobre su manejo son básicas pero permiten el trabajo en los centros y se pueden ampliar con la consulta de las ayudas que el Ministerio de Cultura incluye en cada una de ellas. La utilización de otras fuentes se realiza de forma similar.

Se llama la atención sobre que la captura de registros de bases de datos externas a Abies y su inclusión en el catálogo de la biblioteca no se hace de manera directa sino que se realiza en tres pasos:

Localizar− en las bases de datos externas los registros deseados.

Copiar e incluir − en el Depósito auxiliar de Abies los registros localizados. Esta tarea se puede hacer registro a registro o en bloques, según los casos.

Capturar − los registros llevados al Depósito auxiliar e incluirlos en el catálogo. Esta tarea se ha de hacer obligatoriamente registro s registro.

Para realizar este trabajo se ha de tener soltura en la catalogación con Abies y especialmente en el manejo de su Depósito auxiliar.

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El Depósito auxiliar

El Depósito auxiliar es un depósito equivalente al Depósito de Abies que no se crea automáticamente cuando se instala el programa sino que se puede crear cuando se desee, para contener los registros que se quieran incluir en él, así como eliminarlo, también cuando se quiera.

El Depósito auxiliar se crea en Abies desde Depósito\Cree un depósito de referencias auxiliares, y se traduce en la creación del fichero deposito.mdb con una base de datos vacía que el programa coloca por defecto en la carpeta Datos junto al fichero abies.mdb que contiene el catálogo. Se puede comprobar la asignación de esa ubicación por el programa desde la opción Herramientas\Enlace a datos. Desde esta misma pantalla se puede activar y desactivar el Depósito auxiliar según se quiera utilizar o no. Su contenido se puede consultar desde Depósito\Deposito auxiliar.

Si el fichero deposito.mdb se cambiara de ubicación desde Windows, habría que cambiar el enlace a datos de Abies a la carpeta correspondiente. Se recomienda no cambiar la ubicación por defecto para evitar tener que cambiar el enlace cada vez que se borre y vuelva a crear este depósito, que como se explica a continuación puede ser frecuente.

Una vez se hayan incluido registros en este depósito como se explica luego, la captura e incorporación de estos al catálogo se hace al catalogar un nuevo ejemplar desde Catálogo\Nuevo, de la misma manera que con el Depósito de Abies, recordándose otra vez que antes de grabarlos en el catálogo es necesario hacer las correcciones oportunas en el contenido de sus campos para adaptarlos a las características de una biblioteca escolar, especialmente en la CDU y los descriptores.

Hay que llamar la atención sobre que Abies presenta el problema no solucionado hasta el momento con ningún parche de actualización del programa, de que si bien al importar registros al Depósito auxiliar desde bases de datos externas se importa el contenido de todos los campos, cuando esos registros se capturan desde este depósito para ser incluidos en el catálogo, se pierde el contenido del campo Descriptores.

Al utilizar Catálogo\Nuevo, con el Depósitio auxiliar activado y conteniendo registros, se deben tener presentes las explicaciones dadas antes en el apartado sobre catalogación al explicar cómo entrar un nuevo ejemplar y la diferencia entre fondo y ejemplar.

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Para agilizar la localización de los registros del Depósito auxiliar cuando vayan a ser capturados para la catalogación de nuevos ejemplares, se recomienda que este depósito contenga en cada sesión de trabajo sólo los registros que se vayan a utilizar en ella, por lo que se recomienda ir eliminando con el botón Eliminar los registros sobrantes a medida que se vayan pasado al catálogo. Si se tratara de vaciar el depósito entero o muchos registros, en vez de ir suprimiéndolos uno a uno se puede borrar el depósito entero, desde el Explorador de Windows o Mi PC, eliminando de la carpeta Datos el fichero depósito.mdb que lo contiene, teniendo cuidado con no confundirlo con abies.mdb, que es el catálogo. Una vez borrado el fichero, se habría de volver a crear el Depósito auxiliar. Existe otra posibilidad para borrar registros por lotes, que se explicará en el siguiente apartado, en relación con la importación de registros al Depósito auxiliar.

Por motivos prácticos no se recomienda dedicar un tiempo a incluir registros en el Depósito auxiliar que se piense que se van a necesitar para catalogar en posteriores sesiones de trabajo si no se tiene la certeza de que su utilización va a ser inmediata, puesto que la práctica dice que el esfuerzo realizado acaba por no aprovecharse en la mayoría de los casos.

Si bien, como ya se ha explicado, para catalogar un nuevo ejemplar es recomendable acceder a él en Catálogo\Nuevo por su ISBN, si se tiene un Depósito auxiliar “limpio”, sólo con los registros imprescindibles, cuando se quiera recuperar un registro que se sabe con seguridad que no está incluido en el catálogo, se podrá recuperar exactamente el ejemplar en cuestión de forma más rápida mediante alguna palabra del título, por ejemplo, sin tener que teclear el ISBN. En todo caso la utilización del lector de código de barras siempre será más rápida.

Se explica a continuación como capturar e incluir registros en el Depósito auxiliar desde bases de datos externas a Abies, así como otras posibles ayudas a la catalogación mediante este depósito.

Captura de registros de Rebeca en Internet

Acceder a la página del Ministerio de Cultura (http://www.mcu.es) y en la sección Bibliotecas entrar en Rebeca.

Una vez en la pantalla de búsqueda de Rebeca hacer la consulta que se desee (obras de un autor, títulos exactos o con determinada palabra, ISBN…). Si se desea localizar un documento concreto (no todos los de un autor o una colección...) se recomienda hacer la búsqueda introduciendo su ISBN en el campo General, para obtener sólo la obra deseada.

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Del resultado de la consulta se puede capturar un sólo registro o varios, lo que se puede hacer a su vez de dos formas diferentes.

a) Captura de un solo registro mediante el portapapeles de Windows

En el resultado de la consulta, − localizar y pinchar el documento deseado para entrar en su “ficha”.

Una vez en pantalla la ficha catalográfica, elegir verla en formato − MARC.

Con el ratón, seleccionar y copiar toda la ficha teniendo cuidado con no −copiar ni la primera línea ni la última de la pantalla (si se trata de un libro en la primera línea pone Material textual (monografía) y en la última BRSCGI ®). Si se marca alguna línea o carácter de más de los de la ficha Abies no aceptará luego el registro. Con esta operación Windows coloca en el portapapeles la información copiada.

Una vez copiada la ficha en formato MARC, desde la opción de Abies −Archivo\Importar al depósito seleccionar sucesivamente Importar referencias desde el desde el portapapeles de Windows y el tipo de documento de que se trate (libro, vídeo...). El tipo de documento aparecerá seleccionado automáticamente si se ha establecido convenientemente como valor por defecto en Herramientas\Opciones\Valores por defecto. Con el botón Siguiente el registro se incorpora al Depósito auxiliar de Abies.

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b) Captura de uno o varios registros mediante su descarga en un fichero

Proceder en todo de la misma manera explicada antes hasta tener en pantalla −el resultado de la consulta hecha en Rebeca.

En la casilla de verificación que aparece al lado de cada registro, marcar los que se quieran descargar y pulsar el botón Descargar seleccionados. Si la consulta diera lugar a una lista que ocupara varias pantallas, pasando de una a otra se pueden marcar registros de todas ellas siempre que no se marquen más de cincuenta.

De la misma manera, si en vez de elegir Descargar seleccionados se pulsa el botón Descargar todos, hay que tener cuidado con que “todos” se refiere sólo a los cincuenta registros de la pantalla actual, que son un máximo de

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ciencuenta de forma que para marcar todos los de varias pantallas se tendría que repetir la operación de descarga para cada pantalla.

Si se elige sólo un registro, también se puede pinchar en él y, una vez su ficha catalográfica esté en pantalla, pinchar el botón Descargar registro.

Una vez dada la orden de descarga, Rebeca crea un fichero de extensión −reb cuyo nombre es una serie de nueve dígitos numéricos, que contiene los registros que se han marcado y que es el que luego Abies ha de recuperar para traspasarlos al Depósito auxiliar. Tras pulsar el botón Guardar, se ha de indicar dónde se quiere guardar el fichero, pudiéndose cambiar en ese momento su nombre por defecto escribiendo el nuevo en la ventanilla correspondiente. La extensión ha de ser siempre reb.

Para facilitar la posterior búsqueda del fichero reb desde Abies se recomienda que, cuando Rebeca lo pregunte, se guarde en una ubicación muy accesible y provisional, por ejemplo el Escritorio, y con un nombre muy corto y reconocible, por ejemplo “1” (1.reb).

Guardar los ficheros reb siempre con el mismo nombre y en el Escritorio hará que cuando haya que importarlos desde Abies se localicen y reconozcan de forma rápida sin tener que buscarlos abriendo varias carpetas. Además, si siempre se guardan los ficheros reb con el mismo nombre y ubicación, el siguiente sustituirá la anterior (que para no perderlo deberá haber sido ya importado al Depósito auxiliar, como se explica a continuación) con lo que en todo momento se estará manejando sólo uno, que al acabar la sesión de trabajo se borrará cómodamente del Escritorio.

Como recomendación general para exportar de Rebeca varios registros mediante un fichero, hay que decir que se deben plantear consultas lo más concretas posible que den lugar a resultados con pocos títulos para que el tiempo necesario para hacerse tanto la exportación al fichero provisional como su posterior importación a Abies sea lo más breve posible. De forma orientativa, no se deberían exportar de golpe más de cincuenta registros. Intentar exportar en un fichero resultados de consultas del tipo: todos los libros publicados desde 2001, todos los títulos publicados en Sevilla, toda la colección El barco de vapor, todos los libros de historia… emplea mucho tiempo y muchos recursos del ordenador, y más cuando se trabaja a través de Internet, pudiendo suceder que la tarea no llegue a buen fin, habiendo perdido el tiempo.

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Una vez guardado el fichero reb, en Abies en Archivo\Importar al depósito −se ha de seleccionar Importar referencias desde un archivo, y buscar y pinchar el fichero reb. Después de indicar el tipo de documento de que se trate (libro, vídeo...), con el botón Siguiente los registros se incorporan al Depósito auxiliar de Abies. Se vuelve a recordar que si Abies está bien configurado convenientemente en Herramientas\Opciones\Valores por defecto, el tipo de documento aparecerá indicado por defecto.

Se vuelve a insistir en la recomendación hecha antes al hablar del Depósito auxiliar, de no acumular información que ya no se necesite o que esté pendiente de utilización.

Aunque pueda parecer útil guardar los ficheros reb de sucesivas búsquedas (con el nombre asignado por defecto o con alguno que describa su contenido, como el nombre del autor, el tema…), tanto los ya utilizados como los que se espera pasar después uno a uno al Depósito auxiliar, se recomienda que cada búsqueda exportada se pase inmediatamente a Abies, se cataloguen en ese momento los correspondientes documentos y se borren tanto los ficheros reb como los registros del Depósito auxiliar empleados. Si los ficheros reb se llaman siempre de la misma manera (1.reb) no se acumularán puesto que en la siguiente exportación el viejo será sustituido por el nuevo de forma que siempre habrá sólo uno.

Si se acumulan ficheros reb o registros en el Depósito auxiliar pendientes de utilización, se corre el riesgo de que el esfuerzo dedicado a la captura de Rebeca haya sido en vano puesto pueden acabar por no utilizarse por olvido, por borrarlos, por confundirlos, por no recordar los que se han bajado… Si se acumulan registros o ficheros ya utilizados no se hace más que cargar el programa con información innecesaria.

Como se avanzó en el apartado sobre el Depósito auxiliar, hay una tercera forma de borrar registros del Depósito auxiliar consistente en que cada vez que se hace una importación a este depósito se puede observar en la pantalla que Abies asigna a los registros importados un número de lote, lote que se puede borrar luego desde Archivo\Importar al depósito\Borrar lotes importados anteriormente.

Captura de registros de Rebeca en DVD-ROM

Esta versión de Rebeca la distribuye gratuitamente el Ministerio de Cultura en un DVD-ROM, antes de 2008 lo hacía en dos CD-ROMs. En estos momentos

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la última versión es la nº 10, de julio de 2008, es decir que contiene ocho años más de registros que el Depósito de Abies. Se puede solicitar de forma gratuita en la dirección que aparece en la página de Rebeca en Internet y, una vez hecha la petición se recibe automáticamente cada año. Su uso es indicado para bibliotecas que o bien no tienen conexión a Internet o tienen una conexión lenta, lo que compensa el desfase de su actualización una vez al año.

Instalación:

Para poner cada nueva versión se debe − desinstalar antes la anterior desde el Panel de control de Windows.

La instalación se hace mediante el fichero − setup.exe del DVD y se recomienda hacerla por defecto, “diciendo que sí a todo”. Puesto que se usará sólo para consulta, se puede instalar en la zona “congelada” del ordenador, si la hay, siempre que se haya tenido la precaución de “descongelar” antes.

Una vez hecha la instalación del programa, se accede a los registros de la −base de datos desde Inicio/Programas/Rebeca, siendo necesario siempre tener puesto el disco DVD en la unidad correspondiente.

Si se quiere usar Rebeca sin necesidad de tener puesto siempre el disco, −se ha de copiar la carpeta REBE del DVD-ROM dentro de la carpeta REBECA que la instalación ha creado en el disco duro del ordenador. Una vez copiada, se ha de abrir con el Bloc de notas el fichero config.brn, que está en la carpeta REBECA\Bin, y en la segunda línea, a partir del signo “=”, copiar la misma ruta que pone en la primera, de forma que la única diferencia entre las dos líneas sea que en la primera ponga ROOT y en la segunda DBROOT. Tras esta modificación se debe reiniciar el ordenador para que se active.

Si el ordenador dispone de unidad de CD-ROM pero no de DVD, la −instalación de REBECA se puede hacer a través de un dispositivo externo, por ejemplo un ”lápiz” de memoria USB, que tenga un mínimo de 2 Gigas libres. Para ello se ha de copiar en ese dispositivo todo el contenido del DVD-ROM, y realizar la instalación desde él como se ha indicado en el punto anterior

Puesto que en este caso no hay unidad de DVD disponible en el ordenador, −en el momento en que la instalación pregunta por pantalla la unidad de DVD desde donde se accederá a la base de datos, se ha de “engañar” al

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programa indicándole la de la unidad de CD-ROM disponible, que habrá que teclear en la ventanilla correspondiente. Luego, obligatoriamente, se deberá copiar la carpeta REBE desde el “lápiz” USB al disco duro, modificar el fichero config.brn de la manera explicada antes y reiniciar.

Utilización básica:

Una vez en la pantalla inicial de Rebeca, entrar directamente − sin considerar ni Usuario ni Contraseña.

Realizar la − consulta necesaria para localizar los registros deseados, que dará lugar a una línea en la ventanilla Histórico de búsquedas de la mitad inferior de la pantalla. Pinchando sobre esa línea se puede consultar el registro o registros resultantes de la consulta pinchando sobre cada uno de ellos en la lista de la mitad superior de la pantalla.

Se recomienda hacer las búsquedas de registros siempre desde la pestaña de la búsqueda Estructurada.

a) Captura de un solo registro mediante el portapapeles de Windows

Localizar− el registro deseado en el resultado de la búsqueda y entrar en su ”ficha” pinchando sobre él. Una vez esté la ficha catalográfica en pantalla, se ha de seleccionar verla en formato MARC desde Herramientas\Selección de formato, y una vez en ese formato, pinchando con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la ventanilla de la “ficha” aparece un menú en el que se ha de elegir Copiar toda la ficha, con lo que esta pasa directamente al portapapeles.

Importar− el contenido del portapapeles al Depósitio auxiliar de Abies, de la manera explicada antes.

b) Captura de uno o varios registros mediante su descarga en un fichero

Para descargar de golpe más de un registro, una vez hecha la búsqueda y −localizados los registros deseados hay que marcarlos para su exportación desde Herramientas\Marcar documentos, desde donde se pueden marcar y desmarcar uno a uno los que se desee o toda la lista de golpe. Se puede

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hacer la misma operación de forma más rápida desde sus correspondientes iconos verde y blanco, para marcar y desmarcar un documento, y desde el de marcar una lista. No hay icono para desmarcar toda la lista de golpe.

No hay que confundir el marcador verde que puede aparecer al comienzo de la línea de un registro, que indica que ha sido seleccionado para su exportación, con el de la flecha lila, que indica tan sólo que se ha consultado su ficha catalográfica.

Una vez marcados los registros para ser exportados, su − descarga se hace desde Archivo\Descargar o desde su correspondiente icono.

En la ventana Descargar que aparece, se ha de dejar marcado el formato ISO 2709 y activar o no la casilla Documentos marcados, según se desee descargar sólo los registros que se hayan marcado o todos los de la lista.

Una vez aceptada la ventana Descargar, Rebeca crea un fichero de extensión −mrc con los registros exportados que luego habrá que importar desde Abies tal como se ha explicado antes en el mismo apartado de Rebeca en Internet.

Rebeca no asigna nombre por defecto al fichero de exportación mrc, que hay que dárselo cada vez, asignando por defecto como ubicación para guardarlo la carpeta pcuser, de difícil acceso. En relación con ambas cosas, y por los mismos motivos explicados en el apartado de Rebeca en Internet, se recomienda llamar siempre a todos los ficheros de descarga con un mismo nombre, “1” por ejemplo (1.mrc), y guardarlos en el Escritorio. Se hacen también las mismas recomendaciones hechas en aquel apartado sobre no acumular información que no se utilice, en relación con su traspaso al Depósito auxiliar y al catálogo, y sobre no intentar hacer exportaciones de un número excesivo de registros.

Captura de registros del catálogo de las bibliotecas públicas

En la página del Ministerio de Cultura entrar en la sección Bibliotecas y −dentro de Bibliotecas en Catálogo de Bibliotecas Públicas.

Una vez en la pantalla de Catálogo de Bibliotecas Públicas elegir, o bien −Acceso a todos los catálogos, o bien el de una biblioteca en concreto. Se recomienda Acceso a todos los catálogos.

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Una vez hecha la consulta deseada por autor, título, colección, ISBN... −aparecen en pantalla los registros seleccionados que existen en la biblioteca o bibliotecas a que se ha accedido, que pueden salir repetidos si se ha hecho la consulta mediante Acceso a todos los catálogos.

Seleccionar− de una de las bibliotecas consultadas el registro deseado y proceder a exportarlo y recuperarlo en Abies mediante el portapapeles de Windows de la misma manera explicada antes para Rebeca en Internet.

Se llama la atención sobre que de los catálogos de las bibliotecas públicas sólo se pueden extraer registros uno a uno mediante el portapapeles de Windows.

También hay que destacar que al realizar la importación desde algunos catálogos de bibliotecas publicas, una vez Abies muestra en pantalla el contenido del portapapeles con la “ficha” copiada que se va a incluir en el Depósito auxiliar, al continuar con el proceso de importación lanza un mensaje que dice que el contenido del portapapeles no es un registro en formato MARC y no permite realizar la tarea. La solución es insertar en la ficha MARC que el programa muestra en la pantalla una primera línea con los caracteres LDR, puesto que esta línea no aparece en la ficha MARC original y es necesaria.

Otras ayudas con el Depósito auxiliar

Copiar modelos de catalogación del propio catálogo−

De la misma manera que se capturan registros desde bases de datos externas a Abies, es también útil utilizar el Depósito auxiliar para incluir en él “plantillas” de catalogación obtenidas del propio catálogo y ahorrar trabajo, como en el caso de tener que catalogar varios libros de una misma colección en los que de una “ficha” a otra cambia el contenido de muy pocos campos. Por ejemplo los libros de Teo o las guías comarcales de la CAI en los que prácticamente de un libro a otro sólo cambian el título, el ISBN, el año y su número dentro de la colección.

En vez de capturar de bases de datos externas a Abies los sucesivos registros de la colección en cuestión, teniendo que modificarlos cada vez para adaptarlos a las características del catálogo, es mejor catalogar uno “bien”, de acuerdo a los criterios de la biblioteca escolar y pasar una copia de la “ficha” corregida al Depósito auxiliar con el fin de ser usada como base para

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catalogar el resto. Para ello, en la pantalla de Catálogo se ha de ver la ficha del registro en formato MARC, pulsando el botón IberMarc, pasarla al portapapeles de Windows copiándola con el ratón e importarla al Depósito auxiliar mediante Archivo\Importar al depósito\Desde el portapapeles, de la misma manera ya explicada para Rebeca.

En adelante, para catalogar cada nuevo título de la colección habrá que hacer búsqueda correspondiente desde Catálogo\Nuevo y capturar del Depósito auxiliar ese primer registro “correctamente catalogado” para, una vez en pantalla, modificar los pocos campos que cambien y grabar el registro como un nuevo fondo.

Otro caso en el que puede ser útil aplicar este método, es el de tener que catalogar materiales parecidos a alguno de los del catálogo, que aunque sean obras diferentes han de tener los mismos descriptores, la misma CDU y signatura…

Hay que destacar que, si bien antes se ha comentado el problema que presenta Abies de no pasar del Depósito auxiliar al Catálogo el campo Descriptores, esto sólo es así con registros procedentes de bases de datos externas aunque sean de otros catálogos también de Abies, pero no desde el catálogo propio como es aquí el caso.

Copiar registros procedentes de otro catálogo de Abies−

Se podrían añadir registros de un catálogo de Abies a otro también de Abies si se fueran pasando de uno de ellos a un depósito auxiliar mediante el portapapeles y se capturaran para el otro usando ese mismo fichero deposito.mdb, de la manera que se acaba de explicar.

Ya se ha hecho antes una referencia a esta posibilidad para el caso de los CRA, en el apartado Catalogación, al hablar del trabajo con ordenadores independientes.

Tal como se ha explicado ya, en este caso no pasarían los descriptores.

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Otras ayudas para la catalogaciónPara mantener la coherencia del catálogo, a la hora de catalogar un nuevo documento siempre se ha de recordar consultar, qué tratamiento se dio en su momento a documentos similares.

En caso de que se planteen dudas sobre la catalogación de algún documento que no se pueda capturar de alguna base de datos, puede ser útil consultar las fichas catalográficas de documentos similares en Rebeca, en las bibliotecas públicas… o en el mismo Depósito de Abies.

Consultar bases de datos externas puede ilustrar sobre cómo catalogar los documentos y, además, puede ser útil para copiar y pegar directamente con el ratón el contenido de algún campo, posibilidad que es especialmente útil en el caso del campo Notas.

En caso de que alguno de los registros del catálogo haya de contener en Notas un texto extenso, puede ser útil localizar la misma obra en alguna base de datos, copiar con el ratón el contenido de ese campo desde su ficha en formato ISBD y pegarlo en las Notas del registro en Abies. Hay casos típicos como el de tener que indicar los títulos de los diferentes volúmenes de una enciclopedia temática, o de los créditos, idiomas y subtítulos de una película en DVD…

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LectoresSi se hacen préstamos colectivos a las aulas, no hay que olvidar darlas de alta como usuarios, con tipo de usuario “Aula”, o similar. En los CRA también deben darse de alta los centros que lo forman, si se van a prestar fondos entre ellos.

Es importante que cuando se dé de alta un lector se dé a su carnet el máximo periodo de tiempo de validez que el programa permite, para que no “caduque” e impida realizar préstamos y no haya que volver a imprimirlo cada curso, así como para que no se dificulte la integración de lectores desde otros programas, que se comenta más adelante en este mismo apartado.

Si se hace cada año la promoción de curso de los lectores, esta se puede hacer o mediante la posibilidad que da el programa en la opción Promocionar de curso, o renombrando los cursos desde Auxiliares. En ambos casos se ha de empezar por el curso superior y crear un curso ficticio adicional que recoja los lectores del último curso del año anterior. La promoción obligará a comprobar que esta se ajusta a la realidad de cada alumno en el nuevo año, especialmente en relación con el grupo al que pertenece si hay cursos de más de una línea, así como que el alumno siga en el Centro, teniendo que hacerse las modificaciones necesarias.

Si bien en la opción del menú principal Archivo\Integrar el programa permite importar datos de lectores de aplicaciones como IES2000 o Escuela2000, se recomienda no pasar a Abies al principio de cada curso los datos de todo el alumnado y profesorado del Centro, porque si bien es cómodo tenerlos introducidos como lectores con tan poco esfuerzo, no todos serán usuarios efectivos de la biblioteca y no se podrá ofrecer una información real sobre el uso que de ella se hace, además de lo que supone tener una lista de lectores con más entradas de las que se van a utilizar. Ver mas adelante el apartado dedicado a la integración de lectores.

Si se quiere dar una visión ajustada de la utilización de la biblioteca, se recomienda que cada principio o final de curso se borren todos los lectores (para lo que antes habrá que devolver los préstamos activos que queden pendientes, aunque luego vuelvan a darse de alta para no perderlos) y que se vayan dando de alta en el nuevo curso conforme utilicen el servicio de préstamo.

Con el borrado de los lectores de la base de datos se pierde también su historial de lecturas, pero su consulta no es problema puesto que se puede hacer sobre

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las bases de datos de cursos anteriores, que ya se ha recomendado antes guardar y separar cada 30 de junio. El verdadero inconveniente del borrado anual de lectores es que al volverlos a dar de alta el programa les asigna un nuevo número de lector para el préstamo, por lo que este método no se recomienda si se han repartido carnets de lector, a menos que se quieran volver a imprimir y repartir.

Ver lo que ya se ha comentado sobre la actualización de la información en pantalla con el botón Actualizar en el apartado sobre modificación de datos en Catálogo.

Hay que llamar la atención sobre el carácter ilegal de la posibilidad que da Abies de conocer el historial de lecturas de los usuarios con su fecha de préstamo, pulsando el botón Lecturas para cada uno de ellos, en la parte inferior de la pantalla de Lectores. Se trata de una información confidencial de la que se debe hacer un buen uso. Igual hay que decir del mismo botón de la pantalla Catálogo, ya comentado, que ofrece el historial de lectores de cada ejemplar.

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PréstamoSi bien la mecánica de los préstamos y las devoluciones no presenta ninguna dificultad, se ha de advertir que la devolución de un préstamo debe hacerse mediante la opción Devolver y nunca con la de Anular, puesto que la anulación hace que en el programa no quede constancia de haberse efectuado el préstamo y, por lo tanto, no pasa ni a las estadísticas ni al historial, tanto de lecturas del usuario como de lectores del ejemplar. Sólo se ha de utilizar Anular en el caso de querer “deshacer” un préstamo mal hecho en el que, por ejemplo, se haya confundido el lector o el ejemplar, del que por lo tanto no debe quedar rastro ninguno.

Se recuerda que las prórrogas de préstamos se hacen automáticamente por el mismo periodo de tiempo por el que se hizo el préstamo inicial, que está establecido en Herramientas\Política de préstamos, sin posibilidad de ampliarlo o reducirlo al hacer la prórroga.

Ver lo que ya se ha comentado sobre el botón Actualizar en el apartado sobre modificación de datos en Catálogo.

Se recuerda otra vez lo ya comentado en el apartado referente a Política de préstamos sobre el riesgo que supone, de cara al seguimiento real del préstamo, establecer cero días de préstamo para ejemplares que no se presten, así como un número reducido de ejemplares para el préstamo a los usuarios. También, que al ser la política de préstamos general para todos los usuarios habrá que “inventarse” alguna manera de registrar el préstamo a algún lector al que se quiera prestar más ejemplares de los establecidos. Para este caso se podría crear de forma provisional otro usuario, incluyendo alguna indicación que lo recuerde, por ejemplo en el apellidos, con la condición de no olvidar que, tan pronto como fuera posible, se debería anular tanto ese préstamo como ese lector ficticio y volver a anotar el préstamo al lector real con la fecha real en que se hizo realmente, pensando en que quede registrado correctamente tanto en el historial de lecturas como en las estadísticas.

Con el fin de que la información guardada sea correcta, ya se ha dicho antes, que se ha de tener cuidado con que el calendario y la hora del sistema estén ajustados a la fecha y hora reales, puesto que las operaciones de prestar, devolver, anular y prorrogar el programa las registra con la fecha que tiene registrada Windows en ese momento. Por el mismo motivo, si hubiera que anotar en Abies

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con retraso alguna de estas operaciones ya efectuadas que no se pasaron por el programa en su momento, antes de registrar la operación habría que cambiar la fecha del sistema si se quiere que quede anotada como realizada con la fecha del día real en que se hizo materialmente. Se vuelve a recordar que en el caso de obras en varios volúmenes catalogadas como un fondo con varios ejemplares, la única manera de poder saber con qué volumen se corresponden los ejemplares que están prestados es mediante la indicación del volumen en el campo Comentarios de la pestaña de catalogación Datos del ejemplar, para cada ejemplar del fondo en cuestión.

Se llama la atención sobre la utilidad que para el seguimiento del préstamo tiene la única columna de la pantalla de Catálogo que no lleva título en su cabecera, cuyas celdas contienen un icono que es verde si el ejemplar no está prestado y rojo en caso de que sí lo esté. También la columna similar de la pantalla de Préstamos que marca con un icono que representa una hoja de almanaque si el préstamo está ya fuera del plazo de devolución. Igualmente es útil el historial de lecturas y lectores ya comentados que el programa facilita en los módulos Lectores y Catálogo al pulsar el botón Lecturas.

Si bien se puede obtener la misma información ordenando la pantalla de Préstamos por la columna deseada, se recuerda que también son muy útiles para conocer los préstamos vivos, los cuatro iconos de la parte inferior de la pantalla de Préstamos, que filtran la información de cuatro maneras, especialmente el correspondiente a los préstamos fuera de plazo de cara a obtener el listado de los “morosos” así como para imprimir la carta de reclamación que tiene preparada el programa y que sólo aparece si se ha pulsado ese icono.

A la vista de la carta de reclamación de préstamos, se ve la importancia de tener los datos del Centro y del lector correctamente introducidos en los apartados correspondientes del programa, puesto que en ella se imprimen la mayoría de ellos.

El caso de los CRA

En el caso de los CRA se debe dar de alta como usuario a cada Centro si se van a prestar fondos entre ellos, sin confundir nunca un préstamo (temporal) con un cambio de ubicación (definitivo).

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Para los fondos propios de cada Centro se indicará en el campo Ubicación, como ya se ha dicho, el nombre del Centro y, separada con un guión, su ubicación en él: Candasnos-Biblioteca, Ontiñena-Aula 3º… El préstamo entre centros de este tipo de materiales se anotará convenientemente.

Los materiales comunes que vayan a rotar por los centros, como puede ser el caso de lotes de libros en forma de ”maletas itinerantes” o similar, también han de ser asignados a un Centro y reflejarlo en el campo Ubicación. Cada vez que estos materiales pasen de un Centro a otro se registrará como préstamo y devolución, según corresponda, del Centro “titular”. La forma de registrar y prestar con Abies documentos agrupados en un conjunto como las “maletas” se ha explicado antes en los apartados de los campos de catalogación Otra información y Notas. Puesto que a medio plazo lo más probable es que las “maletas itinerantes” se deshagan después de varios cursos o vayan cambiando su contenido, se recomienda considerarlas siempre como una agrupación temporal de documentos y darles en Abies el tratamiento ya explicado en el apartado del campo Otra información. No obstante, si se considera muy engorroso hacerlo así, por el esfuerzo que requiere su catalogación y préstamo, como solución provisional se puede tomar como una agrupación permanente y tomarlas como un documento en sí.

Si la biblioteca del CRA se gestiona con una base de datos única y se van catalogando sobre ella los fondos de sus centros, es recomendable controlar los préstamos internos de cada Centro a sus alumnos mediante préstamo manual ya que la base de datos actualizada del CRA en la que se deberían registrar estará circulando de un Centro a otro y no se podrán anotar con facilidad en ella. Esta solución es realista pensando en el reducido número de préstamos que se harán, en función del número de alumnos que suelen tener los centros de los CRA.

Se podría pensar en que cada Centro del CRA controlara sus préstamos internos mediante Abies, pero como sólo lo podrá hacer sobre la copia de la base de datos común que tiene en su ordenador y no sobre la versión actualizada del CRA, el día en que volviera a cada Centro la base de datos “oficial” conjunta, antes se debería sacar el listado de los préstamos activos del Centro y, una vez puesta la base de datos “buena”, volver a entrarlos. No obstante, a la vista de los pocos préstamos que hace en la práctica un Centro de un CRA, en función del número de alumnos, es más recomendable la opción del control manual de préstamos.

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Impresión de etiquetas, carnets, listados e informesSe recuerda que aunque sólo sea para ver en pantalla las etiquetas, carnets, listados o informes que el programa permite confeccionar, independientemente de que se impriman o no, se tiene que haber instalado en el ordenador alguna impresora, aunque esta no esté conectada realmente al equipo.

Si hubiera varias impresoras instaladas, Abies imprime siempre con la que en ese momento esté configurada en Windows como predeterminada, no permitiendo el programa seleccionar otra, por lo que es importante conocer sus características de impresión, tanto en relación con la calidad de impresión como con los márgenes que deja por defecto. Abies sólo imprime en blanco y negro y con un tipo de letra y tamaño predeterminados.

Si se va a imprimir a través de una impresora en red, se ha de tener cuidado con que esté compartida, así como que su asignación como impresora por defecto del ordenador en que esté Abies se haya hecho correctamente. En relación con esto no hay que olvidar nunca los derechos de uso de programas y de partes del ordenador que el administrador de la red asigna a los diferentes usuarios.

No hay que confundir los problemas de impresión que puedan ocasionar aspectos relativos a la configuración del equipo o de la red, con los que se produzcan en relación con el funcionamiento de Abies.

Cuando hay problemas de impresión puramente informáticos, generalmente problemas de localización de la impresora que el programa ha de usar, Abies manda un mensaje en el que advierte que hay problemas con ella. Si no hay problemas de este tipo, cada vez que Abies va a imprimir algo (tejuelos, carnets, listados de préstamos, informes…) muestra primero en pantalla lo que imprimirá y sólo manda el listado a la impresora cuando se pincha sobre el icono de esta. Si no aparece en pantalla ninguna vista previa de impresión o esta aparece en blanco, quiere decir que el programa no ha encontrado ningún registro para imprimir con los criterios que se le han dado. El caso más habitual es el de indicar mal al programa la serie de números de ejemplar o de lector para imprimir etiquetas o carnets o haber entrado números que no existen.

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Se llama la atención sobre la posibilidad de configurar desde Windows como impresora predeterminada una impresora virtual que convierta en documento pdf cualquier impresión que se mande desde Abies. Esta posibilidad puede ser útil para conservar en fichero una copia de lo que se ha imprimido o para casos en los que se quiera imprimir más tarde o en la impresora de otro equipo. Por otro lado, si se tuviera el software adecuado y los conocimientos necesarios, una vez creados esos ficheros pdf se podrían convertir en ficheros editables.

Mientras que el uso de una impresora virtual es la única manera de poder conservar en fichero impresiones de etiquetas, carnets y de todo tipo de listados, para los informes esta posibilidad ya está contemplada por el programa, tal como se explica más adelante, sin necesidad de disponer de una impresora virtual.

Etiquetas−

Se debe evitar imprimir las etiquetas en papel corriente y luego recortarlas con las tijeras. Es más eficaz el uso de etiquetas adhesivas presentadas sobre hojas DIN-A4, siendo que, además, Abies permite continuar la impresión en la hoja a partir de la posición de la última etiqueta que se imprimió.

Si bien cada Centro puede decidir el tamaño de etiquetas que le parezca más adecuado usar, se recomienda que sean de un tamaño discreto pero suficiente, de en torno a 5 x 3 cm con 40 etiquetas por página, modelo que es fabricado por varias marcas comerciales. Por comodidad es preferible usar las mismas etiquetas para los tejuelos y los códigos de barras.

Se recomienda que en Catálogo\Imprimir tejuelos\Nueva\Personalizar tejuelos (o códigos de barras) se configuren las etiquetas de acuerdo al tamaño deseado y guardar el diseño dándole un nombre claro en la ventanilla Nombre de la etiqueta que recuerde que es la que se ha de usar en adelante. Se recomienda borrar el resto de configuraciones de etiquetas que pueda haber creadas para evitar confusiones, así como anotar y guardar en un sitio seguro las medidas de la configuración que se va usar, por si por algún motivo se borrara y hubiera que volver a hacerlo. La configuración por defecto de Abies no se puede borrar.

Para la correcta configuración de las etiquetas se debe empezar adecuando en pantalla las medidas de todos los márgenes y separaciones entre etiquetas a los de la hoja de etiquetas adhesivas en las que se imprimirán o, si no llevara ninguno, poner todos ellos a cero o al mínimo posible en

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función de los márgenes mínimos que deja la impresora predeterminada. A continuación se ha de ajustar el alto al de la etiqueta real o al valor que más se le aproxime de entre los que permite Abies, y por fin ir ampliando el ancho hasta la mayor medida que permita ver en pantalla el mismo número de columnas que los de la hoja real de etiquetas.

Para dar por buena la configuración realizada se recomienda que se imprima sobre papel corriente una hoja completa de tejuelos y otra de códigos de barras y mirarla al trasluz sobre una hoja en blanco de etiquetas adhesivas con el fin de comprobar si “encajan” bien y hacer las correcciones necesarias.

Se recuerda que en la configuración de las etiquetas juegan un papel de peso los márgenes que por defecto deja cada modelo de impresora. Se llama también la atención sobre que el alto y ancho de etiqueta que permite indicar Abies puede no coincidir con las medidas exactas de las etiquetas adhesivas adquiridas, motivo por el que se puede dejar de imprimir la última fila de la hoja. No obstante, como la impresión de etiquetas se hace por columnas, dándole la vuelta a la hoja en la siguiente impresión se puede seguir imprimiendo sin perder ninguna.

Se recomienda imprimir etiquetas en grupos de un máximo de diez o quince para facilitar su asociación con el documento en el que se han de colocar, que será más lenta cuantos más haya que etiquetar puesto que el orden en que se imprimen las etiquetas es el del número de ejemplar, lo que no facilita la tarea.

Ya se ha dicho antes, al final del apartado de Catalogación, en Sellado y datos de los documentos, que es importante tener escritos sobre la portada de cada documento sobre todo su número de ejemplar y ubicación, y la signatura y el número de registro en caso de que lo haya. También se ha recomendado usar un sello de tinta para recoger esta información. Hay que recordar que las etiquetas de códigos de barras incluyen el número de ejemplar y la signatura, pero no la ubicación.

El tejuelo y el código de barras, una vez pegados sobre el documento, siempre se han de proteger siempre con cinta adhesiva para evitar su deterioro.

Puesto que el código de barras ha de poder escanearse en condiciones óptimas por el lector de códigos, a su protección con cinta adhesiva hay que añadir la necesidad de que se impriman de la manera más nítida posible, en lo que

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influye tanto la calidad de la impresora como el estado de limpieza de sus cabezales de impresión.

Véase más adelante lo que se dice sobre las etiquetas de códigos de barras en el apartado en que se habla del lector de códigos de barras.

Carnets−

Se recomienda imprimirlos con la configuración de carnets por defecto de Abies. Se recuerda que los márgenes por defecto de la impresora pueden afectar a la impresión.

Es recomendable plastificar los carnets para evitar que se deteriore el código de barras que llevan impreso.

Véanse las recomendaciones y comentarios que se han hecho antes en el apartado sobre la impresión de etiquetas y en el de Configuración del programa en lo relativo a Herramientas\Opciones\Biblioteca así como las que se hacen más adelante en el apartado Lector de códigos de barras.

Listados−

Abies permite imprimir cuatro listados: libro de registro, listado de ejemplares, de préstamos y de lectores. El formato de los listados está predeterminado por el programa y no se puede modificar, pudiéndose tan sólo influir, en algunos casos, en el número registros que se incluirán. Así, en unos casos lo que se listará será la selección de registros que se haya hecho previamente, mientras que en otros se listarán todos los existentes, como es el caso del listado generales de préstamos o de lectores.

Cuando se vayan a imprimir o ver en pantalla listados, hay que tener presente que para ganar efectividad en su consulta tanto en pantalla como en papel, es necesario tener la información seleccionada ordenada por algún criterio que resulte útil. Por ejemplo para consultar o imprimir el listado de préstamos fuera de plazo es recomendable tener antes ordenados los lectores en pantalla, por ejemplo por curso, o el de ejemplares por el número de ejemplar o título…

En algunos listados el propio programa da opciones tanto para la selección de los registros que se quieren incluir como para su ordenación, mientras

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que en otros la selección se ha de hacer mediante una consulta previa o la ordenación se ha de hacer directamente sobre las columnas de pantalla como es el caso de los lectores o de los ejemplares de la pantalla de Catálogo.

Para evitar confusiones, es importante entender qué tipo de información es la que muestra el programa en cada listado. Por ejemplo, hay que darse cuenta de que el listado del libro de registro no incluye aquellos ejemplares a los que no se les asignó valor en el campo Nº de registro, de que las estadísticas de préstamo se hacen sólo con los préstamos ya devueltos o que en el historial de lectores o de lecturas, del botón Lecturas, las fechas que aparecen son las de préstamo y no las de devolución.

Abies permite también imprimir las diferentes listas que maneja, excepto la de la CDU, desde el módulo Auxiliares mediante el botón Imprimir y se recuerda lo dicho en el apartado anterior para convertir los listados en ficheros editables. La única forma de imprimir y editar la lista de la CDU es hacerlo directamente sobre el fichero cdu.dat.

Informes−

Los informes que se pueden preparar con Abies mejoran los listados preestablecidos y son de gran utilidad, puesto que en ellos se puede elegir los campos que incluirán, pudiéndose, además de verse por pantalla e imprimir, guardar y editar como fichero.

Como los listados, los informes se pueden realizar sobre todos los registros o sobre una selección hecha previamente: sobre los Documentos gráficos seleccionados a partir de Tipo de documento, sobre los DVDs de películas de intriga, sobre los préstamos ”morosos”… Como ya se ha dicho para los listados, una vez en pantalla, los registros seleccionados se deben ordenar por algún campo antes de imprimirlos, para facilitar su consulta.

Para preparar bien un informe hay que asegurarse de que se identifica correctamente el contenido de cada uno de los campos que se presentan para su elaboración, puesto que sus nombres no se corresponden siempre con los que ve el usuario en pantalla en el manejo del programa sino con el nombre que tienen asignado en el interior de la base de datos abies.mdb. Hay que resaltar que el campo Notas y el de los Descriptores, de la ficha catalográfica de Catálogo, no se pueden incluir en los informes.

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Cuando se hace un informe es recomendable no incluir demasiados campos, puesto que se ha de pensar que las columnas que se creen han de caber y poder leerse, tanto en la pantalla o como en la hoja de papel vertical u horizontal.

De los formatos en que Abies puede guardar los informes, se recomienda elegir siempre el primero, el htlm, que es el más apto para ser consultado en las actividades habituales de biblioteca, y una vez en pantalla se puede imprimir.

Cada vez que se hace un informe Abies lo guarda por defecto en la carpeta Informes que se crea automáticamente para almacenarlo, pero lo hace siempre en un fichero con el nombre invariable de “Informe”, de modo que por defecto sólo conservará el último realizado. Si se quieren conservar diferentes informes, la única solución es renombrar su fichero antes de hacer el siguiente.

Una vez guardado el fichero htlm de un informe, si se quiere manipular para cambiarle el tipo de letra, el color, ordenarlo por varios campos, eliminar líneas… se ha de editar con un programa adecuado, por ejemplo con Word. Si se quiere editar con Word se ha de abrir con ese programa y una vez abierto, desde la opción Guardar como, guardarlo como tipo Documento de Word y salir. De esta manera se consigue que una copia del fichero htlm original se haya guardado como documento doc, de forma que al volverlo a abrir ya se puede manipular como tabla de Word.

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Lector de códigos de barrasEl uso del lector de códigos de barras no es un requisito imprescindible para que Abies funcione, sino que es sólo un complemento optativo.

Los tres códigos de barras que se leen con el lector de códigos son el del ISBN que imprimen las editoriales generalmente en la contracubierta de los libros que publican y los dos que imprime Abies: el de la etiqueta de código de barras y el del carnet de lector, sobre los que el lector de códigos lee y escribe en el campo correspondiente el número de ejemplar del documento y el número de lector, respectivamente.

El uso del lector de códigos de barras evita teclear los números que pueden leerse con él, en operaciones de búsqueda de documentos en el propio Abies o en bases de datos externas que estén preparadas para ello, así como en las operaciones de gestión de préstamos.

Además de la comodidad y rapidez que supone su uso, el lector de códigos evita el riesgo de cometer errores si se entra por teclado el ISBN, el número de ejemplar o el de lector, especialmente si se van a encargar esas tareas a personas poco habituadas a ello, como por ejemplo el alumnado.

No obstante todas estas las ventajas, hay que valorar la conveniencia o no de usar lector de código de barras, pensando en si compensan las ventajas de su uso con el esfuerzo adicional que supone mantener el aparato, imprimir y pegar los códigos de barras en todos los documentos, imprimir, repartir y actualizar los carnets de lector y, sobre todo, obligar a presentarlos para poder acceder al préstamo siendo que no es imprescincible para realizar la operación, todo ello en función del tiempo de que se disponga para la gestión de la biblioteca.

Hacer esta valoración sobre el lector de códigos, supone hacerla también sobre imprimir o no carnets y etiquetas de códigos de barras de cara al préstamo, puesto que ninguno de los dos elementos son imprescindibles para la gestión con Abies.

El lector de códigos lee el número de ejemplar y el de lector sobre las etiquetas y los carnets, pero también se pueden localizar ambos números de forma inmediata con el ratón en las correspondientes listas del módulo Préstamos, a las que se puede acceder por código, autor, título o apellidos. Además de que, si se ha escrito el número de ejemplar sobre cada documento, como se ha recomendado antes, se facilitan aún más las tareas de préstamo.

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Se llama la atención sobre que las consultas de las listas del módulo Préstamos que se acaban de citar es algo frecuente en la práctica, puesto que no todos los préstamos y devoluciones se registran en Abies teniendo delante el documento o el carnet de lector ya que a veces, por diferentes motivos y para fomentar el préstamo, se anotan a posteriori préstamos o devoluciones ya efectuados materialmente o, al revés, préstamos que se registran antes de efectuarse materialmente.

No obstante todo lo anterior, hay que reconocer que el reparto de carnets en centros de Primaria puede ser un elemento motivador para el alumnado y que hasta puede ser necesario en centros grandes, así como que el lector de códigos facilita la introducción del ISBN en búsquedas de diferente tipo y evita errores de teclado.

Como ya se ha dicho, si se imprimen etiquetas de códigos de barras y carnets se debe tener cuidado con que los cabezales de la impresora estén siempre limpios para que las barras sean nítidas evitando problemas a la hora de ser leídas por el lector de códigos, así como también que la cinta adhesiva no dificulte su lectura.

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EstadísticasPara usar correctamente este módulo se ha de tener presente que las estadísticas y gráficos que hace Abies son sobre los préstamos realizados dentro del periodo elegido en la parte inferior de la pantalla, pero que ya consten como devueltos en el momento de realizarse el gráfico. En relación con esto se vuelve a recordar la necesidad de tener ajustados siempre el calendario y el reloj del sistema, así como que antes de realizar cualquier estadística sobre un periodo de tiempo, se compruebe antes en el módulo Préstamos si todavía queda pendiente alguna devolución.

Siendo así, si estando en el mes de mayo se quisiera obtener la información relativa al mes de abril sobre los títulos que más se prestaron, los cursos a los que se prestó… la información que ofrecerá el módulo Estadística sólo será completa si se ya se hubieran devuelto todos los préstamos hechos en ese mes. Como será poco probable que se cumpla este requisito de devoluciones en el momento de hacer la estadística, lo que habría que hacer sería sacar una copia de la carpeta Datos, enlazarse a ella desde Herramientas\Enlace a datos, y sobre esa copia devolver los préstamos de abril y sacar las estadísticas deseadas. En este caso, no habrá que olvidar, antes de cerrar el programa, volver a enlazarse a la carpeta Datos original.

De cara a la correcta visualización de la información se debe tener presente que es desde Herramientas\Opciones\Estadísticas, desde donde se le indica el programa el número máximo de elementos que se mostrará en cada gráfico. Así, por ejemplo, si se quiere sacar la información de préstamos de los diez grupos de alumnos del Centro, en la segunda ventanilla de la opción Herramientas\Opciones\Estadísticas se ha de marcar al menos 10. La primera ventanilla sirve establecer la longitud máxima de las leyendas que acompañan a los gráficos y se recomienda ir dando diferentes valores y ver el efecto que tiene sobre el gráfico, de cara a decidir su valor más adecuado en cada caso.

Es de gran utilidad la posibilidad que da Abies de convertir cada gráfico que se muestre en pantalla en un fichero gráfico de extensión bmp, que puede ser manipulado por ejemplo con el programa Paint, o de insertarlo en un documento de Word como imagen, pegándolo desde el portapapeles de Windows. Ambas tareas se hacen con los dos iconos centrales de la barra inferior de la pantalla.

Puesto que la calidad informativa de los gráficos de Abies es bastante limitada, puede ser útil obtenerlos con la intención de pasarlos a fichero bmp para pegarlo, por ejemplo, en un documento Word recortando las partes de la imagen menos

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relevantes. También pueden servir sólo para tomar nota de los datos de la parte derecha de la imagen exportada en la que aparece dentro de un recuadro la relación de documentos, los lectores, los cursos… con los datos numéricos de su frecuencia y hacer un informe personal con esa información.

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Integración de fondos y lectores de otras aplicacionesDesde la opción Archivo\Integrar, se pueden pasar datos de lectores y de fondos desde algunas aplicaciones concretas, tareas cuya mecánica están explicadas en el manual de Abies.

Si se hace la integración de datos o lectores se deben asociar correctamente los campos de esas bases de datos con la de Abies.

Se llama la atención sobre el hecho de que algunas de las aplicaciones previstas en Abies desde las que hacer la integración, es fácil que hoy ya no estén en uso en muchos centros. En este caso se puede crear una base de datos en Access con los datos que se quieran traspasar, que tenga la misma estructura y características que la del programa al que sustituye e intentar hacer la integración a partir de ella, aunque se trata de una opción poco realista por su dificultad.

Si se hace la integración de lectores se debe vigilar que esta no duplique los registros de los que ya estaban dados de alta en el curso anterior y si es así se debe corregir.

Por otro lado, si se integran lectores cada año de esta forma, generalmente desde IES 2000 y Escuela 2000, se ha de tener cuidado con que se deberían eliminar los lectores de años anteriores que se mantienen en la base de datos cuando ya no deberían estar en ella. Ese mantenimiento de “antiguos” lectores en la base de datos de lectores que actualmente ya no están en el Centro se produce si lo que se importa es el histórico de alumnos y profesores que han pasado por el Centro y han sido dados de alta en el programa informático de gestión académica que se utilice en Secretaría. Para evitar este problema puede resultar útil, no integrar lectores cada año sino promocionar de curso a los del año anterior, de forma que resulte fácil localizar los lectores “salientes” del curso superior del año pasado para darlos de baja. Ver el apartado anterior Lectores.

De cualquier forma, si se quiere tener una base de datos de lectores en condiciones, tanto cuando se integren lectores como cuando se promocionen de curso, será necesario cotejar las listas reales de alumnado actual del Centro con la que tiene almacenada Abies.

Se vuelve a recordar que cuando se haga alguna tarea de envergadura que pueda alterar la base de datos, es recomendable hacerla primero sobre una copia.

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Tal como se ha explicado en el apartado Lectores, se debe valorar la conveniencia de integrar como lectores todo el alumnado y profesorado del Centro, si se quiere tener una imagen fiel de la biblioteca.

En relación con la integración de fondos de bases de datos no previstas por Abies mediante el fichero importar.mdb, se ha de destacar lo siguiente:

La integración − no traspasa algunos de los campos de Datos del ejemplar ni los descriptores que pudieran tener los registros de la base de de datos origen.

En el traspaso de fondos, en los que haya obras repetidas, a menos que −coincidan exactamente el contenido de los campos de los registros de esas obras en la base de datos origen, la integración será de fondos con un único ejemplar y no de fondos con más de un ejemplar.

Como Abies no puede duplicar − números de registro, si se traspasaran ejemplares con números de registro que dieran lugar a repetición, se perdería su número.

Abies va asignando un − número de ejemplar a los fondos que se traspasan que sigue la serie de los que ya tiene asignados, por lo que se pierden los números de ejemplar que pudieran tener los fondos traspasados en la aplicación original.

Estas consideraciones sobre la integración de fondos permite decir que no es posible integrar siempre en las debidas condiciones bases de datos de aplicaciones no previstas por Abies.

Se recuerda que el trasvase de datos de Abies 1 a Abies 2, sólo se puede hacer desde la versión Abies 1.1c y que en Abies 2 se ha de hacer la operación mediante la versión actualizada del fichero trasvase.exe, que es trasvase2.exe.

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