CURSO: GESTIÓN DE COMPRASLECCIÓN 2

LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS

PROFESOR: MSC, RODOLFO SÁNCHEZ ALVARADO, MBA

RELACIONES CON LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA EMPRESA

Compras se relaciona con varios sectores importantes para el negocio, entre ellos con:

❖ Con la Gerencia General: fijación de políticas generales, procedimientos y análisis de los cambios del entorno.

❖ Producción: información sobre plazos de entrega, costo de los insumos, calidad disponible, necesidades de materia prima

❖Finanzas: fijación de las políticas de financiamiento a proveedores y rypresupuestos.

❖Recepción y almacenes: administración en la logística de movimientos y coordinación de necesidades de espacio.

❖Contabilidad: control de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y provisiones de las compras.

COMPETENCIAS DE LOS GERENTES DE COMPRAS

❖ Capacidad para negociar

❖ Capacidad de liderar

❖Mantenerse actualizado sobre el mercado

❖ Seleccionar adecuadamente a los proveedores

❖ Reducir la gestión administrativa de compras

❖ Contar con conocimiento técnico.

PROCESO DE ADQUISICIONES

IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES

DESCRIPCIÓN DE LAS NECESIDADES: REQUISIÓN: Documento que se usa para comunicar internamente las necesidades entre los usuarios o las personas que determinan las especificaciones y la administración del área de suministro de acuerdo con los controles contables establecidos. Una requisición es un instrumento para administrar el flujo de información a través de tres barreras:

1. Autoridad

2. Calidad interna

3. Autorización interna.

PROCESO DE ADQUISICIONES

Barrera 1: autoridad ¿Tiene la persona que la hace, autoridad para hacer la requisición específica —bienes o servicios— y se encuentra en el nivel presupuestal adecuado? El departamento de suministro establece quién tiene la autoridad para hacer requisiciones, evita la realización de las no autorizadas e indica a los proveedores que una requisición no es un pedido.

Barrera 2: claridad interna ¿Se ha descrito la necesidad de manera clara, precisa? Se deben usar términos uniformes o códigos estandarizados de mercancías o servicios para describir los artículos o servicios que se requieren.

Barrera 3: autorización interna Las descripciones se deben revisar antes de preparar la documentación para comunicarse con los posibles proveedores externos. La cantidad, con base en las necesidades anticipadas, debe compararse con las cantidades económicas

REQUISICIÓN ESTÁNDAR

Una requisición estándar debe contener la siguiente información:

1. Fecha.

2. Número (identificación).

3. Departamento de origen.

4. Cuenta a la que deberá cargarse.

5. Descripción completa del material o servicio que se desea y cantidad.

6. Fecha en la que se necesitará el material o el servicio.

7. Cualesquiera instrucciones especiales de embarques o de entrega del servicio.

8. Firma de la persona autorizada.

ELECCIÓN DE PROVEEDORES

1. CREAR BANCO DE OFERENTES

2. PROVEEDORES CONSTANTES – CONTRATOS DE SERVICIOS (CONTRATO MAESTRO DE SERVICIOS)

3. ESPORÁDICOS – CARTEL DE LICITACIÓN – PUBLICACIÓN Y O ENVÍO A BANCO DE OFERENTES

CARTEL DE LICITACIÓN – TÉRMINOS DE REFERENCIA SEGÚN NECESIDADES

ELECCIÓN DE OFERTAS

1.Recepción de ofertas

2.Definición de criterios de selección

3.Comunicación de resultados

4.Emisión de orden de compra

LA ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra debe contener los términos y condiciones negociados en cuanto a cantidades estimadas a lo largo de cierto periodo. Debe incluir tiempos requeridos de entrega y formas de pago y cualquier información de entrega parcial.

RECEPCIÓN E INSPECCIÓN

• Recepción e inspección La recepción adecuada de los bienes y servicios es de importancia vital. Muchas organizaciones pequeñas con una sola sede centralizan la recepción en un departamento. Con frecuencia el área de recepción le reporta a la de administración del suministro

• Si se han implementado sistemas de administración de inventarios justo a tiempo, los materiales provenientes de proveedores certificados o asociados pasan por alto las etapas de recepción y de inspección y se entregan de manera directa al punto de uso

• El área de recepción también puede pasarse por alto en el caso de compras con un valor mínimo.

LOS PRINCIPALES PROPÓSITOS DEL ÁREA DE RECEPCIÓN SON:

1. Confirmar que la orden colocada llegó.

2. Comprobar que el embarque se entregó en buenas condiciones.

3. Asegurar la recepción de la cantidad solicitada.

4. Remitir el embarque a su destino adecuado (almacenes, inspección o uso).

5. Verificar el registro de la documentación adecuada de la recepción y que esté accesible para las partes apropiadas.

AUTORIZACIÓN Y PAGO DE LA FACTURA

La factura será remitida al departamento de cuentas por pagar

Una factura es un derecho contra una organización compradora; en general, muestra el número de orden y el precio pormenorizado; los procedimientos para acreditarlas y aprobarlas no son uniformes; se establecen verificaciones y auditorías de las facturas con base en un análisis de costo/ beneficio.

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