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Curso de Word, UNIDAD 1 Parte B Otras operaciones de edición

UNIDAD 1 B: OTRAS OPERACIONES DE EDICIÓN

1.- BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO.................................................................. 2

1.1. Buscar texto ................................................................................... 2

1.2. Buscar y reemplazar texto .................................................................. 5

2.- LA BÚSQUEDA DE SINÓNIMOS .................................................................... 5

3.- LA CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA Y GRAMATICAL .............................................. 6

3.1. Configuración de opciones .................................................................. 6

3.2. La detección y la corrección ................................................................ 7

3.3. Los falsos errores ............................................................................. 8

3.4. Pasar el corrector ortográfico y gramatical .............................................. 9

4.- EL TRABAJO CON ESTILOS....................................................................... 10

5.- EL TRABAJO CON PLANTILLAS .................................................................. 12

5.1. Utilización de una plantilla estándar ..................................................... 12

5.2. Creación de una plantilla partiendo de una plantilla estándar....................... 13

5.3. Creación de una plantilla partiendo de un documento cualquiera .................. 13

6.- NUMERACIÓN Y VIÑETAS ANIDADAS............................................................ 16

7.- INSERCIÓN DE SALTOS DE PÁGINA Y DE SECCIÓN............................................ 18

7.1. Saltos de página.............................................................................. 18

7.2. Saltos de sección............................................................................. 18

8.- ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA ................................................................. 19

9.- INSERTAR NÚMERO DE PÁGINA ................................................................. 20

10.- INSERTAR FECHA Y HORA ...................................................................... 21

11.- INSERCIÓN DE NOTAS AL PIE DE PÁGINA .................................................... 21

12.- COLUMNAS DE TEXTO .......................................................................... 23

13.- TABLAS DE CONTENIDO ........................................................................ 23

IES Bellavista. Dpto. Tecnología 1/26


UNIDAD 1 B: OTRAS OPERACIONES DE EDICIÓN Vamos a ver en esta unidad algunas operaciones de edición un poco más avanzadas que las tareas básicas estudiadas en la primera unidad.

1.- BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO En ocasiones nos interesa localizar o cambiar algunas palabras o porciones de texto por otras en un texto extenso. Por ejemplo, cambiar el apellido García por González en todo el documento, o poner una determinada palabra en negrita, o subrayada, etc. Buscar todas las apariciones de forma manual es tedioso y es fácil que alguna se nos pase. Word puede hacerlo de forma automática.

1.1. Buscar texto

Para buscar una porción de texto debemos seguir la siguiente secuencia:

1. Seleccionaremos la opción de menú Edición > Buscar....

2. Nos quedamos en la pestaña Buscar y en el recuadro Buscar: escribiremos la porción de texto que deseamos localizar. Por ejemplo, el apellido “García” en la figura.

3. Si queremos especificar algunos aspectos adicionales, hacemos clic sobre el botón Más .

Podemos elegir la dirección de búsqueda (hacia delante, hacia atrás o en todo el documento).

Podemos exigir que coincidan mayúsculas y minúsculas. Con esta opción seleccionada, si buscamos, por ejemplo, “García”,

pasará por alto

hacemos”, “hacerlo”, etc.

“garcía”.

Podemos exigir que encuentre sólo palabras completas. Con esta opción seleccionada, si

buscamos, por ejemplo, la palabra “hace”, pasará por alto esta cadena de texto en palabras como “



Podemos hacer que busque porciones de texto pero únicamente con un determinado formato (por ejemplo una determinada fuente de letra, tamaño, o texto subrayado o en negrita, texto con un determinado interlineado, etc). Para ello, hacemos clic en botón Formato y elegimos el formato de fuente, párrafo, etc que deseamos localizar).

Por ejemplo, en la figura adjunta, hemos elegido buscar la palabra “interesa”, pero escrita con fuente “Courier New”, en negrita y subrayada. Quiere esto decir

que la misma palabra escrita, por ejemplo, con fuente “Arial” será pasada por alto.

Podemos hacer búsquedas más complejas utilizando caracteres especiales. Por ejemplo, supongamos que quisiéramos buscar las palabras “este”, “esto” y “esta”, que sólo difieren en la última letra, y sólo en palabras completas (para que pase por alto palabras como “establecer”, “estoico”, etc). Marcaríamos la casilla de verificación de la opción “Sólo palabras completas”. En el cuadro Buscar escribiríamos “est”



y a continuación haríamos clic sobre el botón Especial e insertaríamos el carácter especial correspondiente a “Cualquier carácter”. Nos queda est^?

Sin embargo, hay que tener cuidado con estas búsquedas, pues tal vez sin darnos cuenta podemos estar incluyendo también en la búsqueda palabras que no deseábamos localizar, como, por ejemplo, “está”.

Podemos realizar búsquedas un poco más complejas marcando la opción “Usar caracteres comodín”. Al marcar esta opción observaremos que quedan inhabilitadas las casillas de las opciones “Coincidir mayúsculas y minúsculas” y “Sólo palabras completas”. La búsqueda se realiza distinguiendo mayúsculas de minúsculas y no sólo en palabras completas sino en cualquier porción de texto.

Al hacer clic ahora sobre el botón Especial observamos que aparecen nuevos caracteres especiales, como el “*” que sustituye a cualquier número de caracteres (cero incluido) o “<” y “>” que indican principio y final de palabra, y otros más.

Por ejemplo, si queremos buscar todas las palabras que terminen en cer escribiremos en el cuadro Buscar: la cadena de caracteres “cer>”

4. Una vez tenemos establecidos todos los aspectos del texto que queremos buscar, hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para ir pasando a través de todas las apariciones del texto en la parte del documento analizada.



1.2. Buscar y reemplazar texto

Cuando queramos no sólo buscar determinadas porciones de texto sino además reemplazarlas por otras, el procedimiento es muy similar al de la simple búsqueda, pero esta vez trabajaremos en la pestaña Reemplazar.

En el cuadro Buscar: escribiremos la porción de texto buscado y en el cuadro Reemplazar con: la porción de texto que debe sustituir a la anterior.

Al igual que antes, haciendo clic sobre el botón Formato elegiremos los aspectos del formato que nos interese, tanto para el texto buscado como para el sustituto.

Como ejemplo, observa cómo en la figura se ha configurado la operación de búsqueda y reemplazo para buscar el apellido “García” sólo cuando está escrito en negrita, con la primera letra en mayúsculas y como palabra completa, por el apellido “González” escrito en negrita y en color rojo.

Si queremos que busque y reemplace todas las apariciones sin consultarnos haremos clic sobre el botón Reemplazar todos. Si queremos que se vaya parando en cada localización iremos haciendo clic sobre el botón Buscar siguiente. Si queremos que reemplace esa localización haremos clic sobre el botón Reemplazar y se irá hacia la siguiente. Cuando no queramos que una localización se reemplace, la saltaremos haciendo de nuevo clic sobre el botón Buscar siguiente.

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2.- LA BÚSQUEDA DE SINÓNIMOS En ocasiones observamos que hemos repetido demasiado una palabra en un documento y no interesaría cambiar algunas de sus apariciones por un sinónimo (palabra que tiene el mismo o parecido significado). Otras veces nos interesa conocer un antónimo de una palabra (palabra que expresa lo contrario).

Para ello, haremos:

1. Clic con el botón derecho del ratón sobre la palabra en cuestión. Por ejemplo, sobre la palabra “desarrollar”.

2. Clic con el botón izquierdo sobre Sinónimos . Nos aparece ya una primera lista de sinónimos de los que podemos elegir uno para sustituir a la palabra haciendo clic.



3. Si no estamos satisfechos con los sinónimos de esta primera lista, o lo que estamos buscando es un antónimo, haremos clic sobre Sinónimos... en la parte inferior, y nos aparecerá el cuadro de diálogo Sinónimos.

Nota: también puede accederse a este cuadro de diálogo a través del menú Herramientas > Idioma > Sinónimos...

En el cuadro Significados: aparecen los diversos significados de la palabra buscada así como los antónimos, de la cual elegimos una haciendo clic sobre ella. A la derecha, nos aparece una lista de palabras sinónimas de la que hayamos elegido en el cuadro Significados. Para elegir una de estas palabras haremos clic sobre ella y aparecerá en el cuadro Reemplazar por el sinónimo:

4. Finalmente haremos clic en el botón Reemplazar para que la palabra elegida sustituya a la original.

3.- LA CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA Y GRAMATICAL Si tiene activado el corrector ortográfico en segundo plano, ya habrá observado que cuando escribe una palabra de forma incorrecta o desconocida para el programa, éste la subraya con una línea quebrada roja. Si tiene activado el corrector gramatical le aparecerán también palabras subrayadas con una línea quebrada verde.

3.1. Configuración de opciones

Para configurar las opciones de revisión de ortografía y gramática haremos:

1. Abrimos el cuadro de diálogo Ortografía y gramática a través de menú Herramientas > Opciones... > Ortografía y gramática.

2. Activamos las casillas de verificación correspondiente a las opciones deseadas.



Normalmente, la corrección gramatical no suele ser muy eficaz, pues en muchas ocasiones nos indica advertencias sin mucho sentido, como en el siguiente ejemplo.

Para desactivar la corrección gramatical, desactivaremos la casilla de verificación “Revisar gramática mientras escribe”.

3. Una vez establecidas las opciones hacemos clic sobre el botón Aceptar.

3.2. La detección y la corrección

Si hemos activado las opciones “Revisar ortografía mientras escribe” y/o “Revisar gramática mientras escribe”, el programa nos va indicando los errores con los tipos de subrayados rojo y verde antes mencionados. Una vez detectado un vocablo o una porción de texto erróneo, haremos clic con el botón derecho del ratón sobre él para que nos muestre sugerencias de sustitución y, en el caso de los errores gramaticales, una explicación del error.

Si una de las sugerencias es la correcta, haremos clic sobre ella para que sustituya al vocablo erróneo.

Si solemos cometer un error con frecuencia (como comernos una letra o trasponer dos letras) cosa que nos pasa a menudo a los que no dominamos muy la mecanografía, podemos hacer que Word nos lo corrija automáticamente mientras escribimos, sin ni siquiera alertarnos, haciendo clic sobre el botón Autocorrección .

Yo le recomendaría, sin embargo, que fuera cauto con el uso de esta opción, pues, siguiendo el ejemplo de la figura, en las ocasiones en que al escribir erróneamente verno no sea verano lo que queríamos escribir, sino verbo o perno, el programa lo corregirá automáticamente sin que ni siquiera nos demos cuenta.



3.3. Los falsos errores

En algunas ocasiones, el programa le habrá marcado como erróneo un vocablo que en realidad no lo es, simplemente ocurre que no está en el diccionario del programa; suele ocurrir a menudo con nombres o apellidos raros, o nombres de poblaciones, etc. También le habrá marcado errores gramaticales sin sentido, simplemente porque ha interpretado como sujeto lo que no lo es, u otro error similar.

En estos casos tenemos dos opciones: o bien omitir estos falsos errores sólo durante la presente sesión de Word, o bien agregar estos vocablos a nuestro diccionario personalizado para que no vuelva a detectarlos nunca más.

Los errores ortográficos

Si queremos omitir la detección de un error de ortografía (falso o no) todas las veces que aparezca durante la presente sesión de Word, haremos clic en Omitir todas del menú contextual. Si no se trata de un error y queremos agregar el vocablo a nuestro diccionario personalizado, haremos clic en Agregar.

Si queremos omitir el error sólo en esta ocasión, haremos clic en Ortografía... para que nos aparezca el cuadro de diálogo Ortografía y aquí haremos clic

en el botón Omitir.

En este mismo cuadro de diálogo podemos acceder a cambiar el vocablo erróneo por uno de los sugeridos haciendo clic sobre el botón Cambiar (lo cambia sólo esta vez) o haciendo clic sobre el botón Cambiar todas (lo cambia en todas las apariciones del presente documento).

Los errores gramaticales

Si queremos omitir la detección de un error gramatical sólo en la presente ocasión haremos clic sobre Omitir oración del menú contextual. Si queremos omitir la regla por la cual se ha detectado el error durante toda la sesión actual de Word, haremos clic en Gramática..., con lo que se abre el cuadro de diálogo Gramática, y haremos clic en el botón Omitir regla.



En este cuadro de diálogo podemos también aceptar la sugerencia que nos ofrezca el programa. También nos aparece el ayudante de Office ofreciéndonos una explicación de la regla gramatical cuya violación ha dado lugar a la detección del error.

3.4. Pasar el corrector ortográfico y gramatical

Cuando queramos revisar la ortografía y, opcionalmente, también la gramática de un documento lo haremos a través de menú Herramientas > Ortografía y gramática... También podemos hacerlo pulsando la tecla de función <F7>.

Cuando encuentra el primer error se abre el cuadro de diálogo Ortografía y gramática, similar a los anteriores. Podemos observar que en la parte inferior se ha añadido una casilla de verificación llamada Revisar gramática. Desactivaremos esta casilla si sólo queremos corregir la ortografía, y la activaremos si queremos corregir tanto ortografía como gramática.

Si queremos que nunca se revise la gramática cuando se pase el corrector ortográfico, desactivaremos la casilla “Revisar gramática con ortografía” de la pestaña Ortografía y gramática del cuadro de diálogo Opciones que vimos en el apartado de configuración de opciones.



4.- EL TRABAJO CON ESTILOS En todos los documentos suele ser habitual utilizar textos con diferentes apariencias, bien por su tipo de fuente de letra, por su tamaño, por su color u otros aspectos como subrayado, cursiva, etc, también por características de formato de párrafo como el interlineado, el espaciado, la alineación, etc. Lo solemos hacer para resaltar los títulos y subtítulos, para distinguir los ejemplos, las notas aclaratorias o las citas literales de lo que es el texto general.

Ejemplo

Queremos escribir el texto normal con letra Trebuchet MS, tamaño 11, interlineado exacto de 15 puntos, espaciado anterior de 6 puntos y posterior de 3 puntos, color negro...

Sin embargo, queremos que los títulos se escriban con letra Arial, tamaño 13, interlineado 1,5 líneas, espaciado anterior de 18 puntos y posterior de 12 puntos, color azul, letra mayúscula, en negrita...

Para las notas aclaratorias queremos letra Trebuchet MS tamaño 10,interlineado exacto de 12 puntos, letra cursiva...

A cada uno de los conjuntos de características de formato que definen la apariencia de los tipos de texto anteriores se les llama estilos. Cada vez que quisiéramos darle a una porción de texto un estilo determinado podríamos ir aplicando las propiedades de formato, una a una, para cada porción de texto que quisiéramos modificar, pero sería un trabajo interminable.

Podemos definir estilos de forma que cuando apliquemos a una porción de texto un estilo concreto, le asignaremos de una sola vez todas las características que definen ese estilo.

Cuando usted abre un documento de Word lo hace utilizando una plantilla llamada Plantilla Normal (luego veremos las plantillas) que ya tiene definidos unos estilos. Todos los estilos están basados en un estilo base llamado Estilo Normal. Los demás estilos se basan en estilo normal pero con algunas características diferentes.

Algunos estilos podemos verlos en la lista estilos de la barra de herramientas formato.

Para aplicar un estilo a una porción de texto, lo seleccionaremos y haremos clic sobre el estilo deseado en la lista estilos.

La plantilla normal tiene definidos muchos más estilos; podemos acceder a ellos a través de menú Formato > Estilo... En el cuadro de diálogo Estilo, haciendo clic sobre cualquiera de ellos podemos visualizar su aspecto y sus características.



Podemos crear nuevos estilos. Para ello:

1. Hacemos clic sobre el botón Nuevo del cuadro de diálogo Estilo.

2. En el cuadro Nombre le damos nombre al nuevo estilo.

3. Si el nuevo estilo es parecido a uno ya existente con unas ligeras diferencias, podemos basarnos en dicho estilo. Lo elegiremos en el cuadro Basado en:

4. En el cuadro Estilo del párrafo siguiente elegiremos el estilo que tomará el párrafo siguiente una vez hayamos pulsado <Intro>.

5. Si queremos que el nuevo estilo esté disponible para nuevos documentos, activaremos la casilla Agregar a la plantilla.

6. Cambiaremos las características de formato haciendo clic sobre el botón Formato y eligiendo Fuente..., Párrafo...., o los aspectos que queramos cambiar del formato. En el cuadro Vista previa podemos visualizar los cambios que vamos haciendo.

7. Si queremos que cuando modifiquemos manualmente el formato de un párrafo con el nuevo estilo, se modifiquen automáticamente todos los párrafos del documento con dicho estilo, activaremos la casilla Actualizar automáticamente.

8. Cuando acabemos de definir el estilo hacemos clic en el botón Aceptar.

También tenemos la opción de modificar un estilo existente, haciendo clic en el botón Modificar... del cuadro de diálogo Estilo.

Las opciones del cuadro Modificar el estilo es muy similar al cuadro Nuevo estilo.

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5.- EL TRABAJO CON PLANTILLAS En muchas ocasiones tenemos que elaborar documentos que son similares en cuanto a formatos, estilos, diseño del documento e incluso una parte del contenido (como pueden ser saludos formales, nuestro nombre y dirección, correo electrónico, teléfono, etc.)

En estos casos nos interesa disponer de una plantilla, que es un documento especial que ya reúne todos estos elementos comunes: puede tener ya definidos los distintos estilos, la configuración de la página, los encabezados, partes del contenido, etc.

De hecho, ya Word nos ofrece un gran número de plantillas que nos pueden ser útiles para escribir cartas, faxes, informes, memorandos, currículos, etc. Cualquiera de estas plantillas podemos usarlas tal cual o partir de ellas para conseguir una plantilla más personalizada modificando los aspectos de éstas que nos convengan.

5.1. Utilización de una plantilla estándar

Para utilizar una plantilla estándar de Word accedemos a través de menú Archivo > Nuevo... y a continuación elegimos la pestaña correspondiente (cartas y faxes, informes, etc). Elegimos un elemento de la lista, marcamos la casilla Documento, bajo Crear nuevo y hacemos clic sobre el botón Aceptar.

En la mayoría de estas plantillas tendremos definidos una gran cantidad de estilos de texto que podremos aplicar.

También es usual que haya campos, que normalmente vienen sombreados, en los que lo único que tendremos que hacer será hacer clic y escribir nuestros datos (nombres, teléfonos, etc).

Asimismo suele ser típico un campo donde se incorpora la fecha actual de forma automática al documento (aunque nosotros podemos modificarla).

También nos encontraremos porciones de texto que nos orientan sobre lo que debemos hacer y que habrá que eliminar y reemplazar por el nuestro.

Como ejemplo, en la figura siguiente se muestra la plantilla correspondiente a Fax moderno.



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5.2. Creación de una plantilla partiendo de una plantilla estándar

Si nos gusta una plantilla estándar pero queremos personalizar algunos aspectos, en el cuadro Nuevo visto antes, tras elegir la plantilla, activaremos la casilla de verificación Plantilla, en lugar de Documento, bajo Crear nuevo. Después haremos clic en Aceptar.

De esta forma, tras hacer las modificaciones que deseemos, al guardar el documento se nos guardará como una plantilla, y estará disponible, como una plantilla más, la próxima vez que queramos elaborar un documento.

5.3. Creación de una plantilla partiendo de un documento cualquiera

Creamos el documento que queramos convertir en plantilla como cualquier otro documento (configuramos la página, creamos los estilos que nos gusten, etc).

Inserción de campos

Si queremos introducir campos en los que al hacer clic y empecemos a escribir se borren, lo haremos a través del menú Insertar > Campo...



A continuación elegimos la categoría Automatización y el nombre de campo Macrobutton.

Este campo se utiliza para ejecutar macros, pero aquí lo usaremos únicamente con el fin de que nos aparezca un texto que se borre tras hacer clic sobre él y empezar a escribir

En el renglón en blanco situado debajo de descripción, tras la palabra MACROBUTTON, escribiremos un nombre cualquiera que no sea una macro, por ejemplo, NoMacro y detrás el texto que queremos que se muestre: en el ejemplo de la figura [Teléfono]

Después haremos clic sobre el botón Aceptar.

Nos aparece el campo con fondo gris. Al hacer clic sobre él y empezar a escribir desaparecerá.

Si queremos introducir un campo donde automáticamente se incorpore la fecha actual, en el cuadro de diálogo campo elegimos la categoría Fecha y hora y el nombre de campo Date.

Hacemos clic en el botón Opciones de la parte inferior y aparece el cuadro de diálogo Opciones de campo.

Elegimos el formato de fecha que deseemos y hacemos clic sucesivamente en los botones Agregar y Aceptar.



Volvemos al cuadro de diálogo Campo y hacemos clic en Aceptar.

En el documento nos aparece el campo fecha con fondo gris. Lógicamente, este fondo gris no aparece al imprimir el documento.

Guardar un documento como plantilla

Una vez hayamos acabado de configurar el documento que queremos convertir en plantilla para futuros documentos, lo guardaremos como plantilla. Para ello haremos:

1. Accedemos a través de menú Archivo > Guardar como...

2. En el cuadro Guardar como tipo: desplegamos la lista haciendo clic sobre el botón y elegimos Plantilla de documento (*.dot).

3.

Guardar

Observaremos que de forma automática se elige la carpeta donde se guardan las plantillas.

Por último damos un nombre a nuestra plantilla (le hemos llamado “Mi plantilla” en el ejemplo) y hacemos clic sobre el botón

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6.- NUMERACIÓN Y VIÑETAS ANIDADAS realizar enumeraciones usando

tras. Por ejemplo:

a Cibeles

uerta de Alcalá

b. B

2. a. R

La ciudad del Vaticano

• La capilla Sixtina

3. Francia

a. P Torre Eiffel

arco del triunfo

b. Brés

Si intentamos ir poniendo la numeración o viñetas cada vez que introducimos un ítem, rdaremos mucho tiempo y nos resultará bastante complejo.

1. Escribir todos los ítem de la enumeración sin distinción de rango, uno tras otro.

2. Seleccionarlos todos y darles el primer formato de numeración (en este caso

r, haciendo clic sobre el botón aumentar sangría (en este caso

4. tem que sean de nivel terciario n este caso se ha elegido números romanos)

En algunas ocasiones podemos estar interesados en numeraciones y/o viñetas anidadas unas dentro de o

Mi itinerario turístico:

1. España

a. Madrid

i. L

ii. La P

arcelona

i. La Sagrada Familia

Italia

oma

i.

ii. La Fontana de Trevi

arís

i. La

ii. El

urdeos

i. Catedral de San And

ta

La forma más fácil y rápida de hacerlo es:

números normales).

3. A continuación aumentamos la sangría de todos los ítem que sean de nivel secundario o posteriose han asignado letras minúsculas). Si queremos otro tipo de numeración se modifica a través de menú Formato > Numeración y viñetas... y se elige el deseado o se personaliza haciendo clic en el botón Personalizar

A continuación aumentamos la sangría de todos los ío posterior (e

Aumentar sangría

5. Por último se aumenta la sangría a los ítem que sean de nivel cuaternario. En este caso se han elegido viñetas ( ).



En los pas

las imágenes que siguen se ilustra cómo va quedando la lista numerada con cada uno de os anteriores.

Paso 1 Paso 2 Paso 3

Paso 4 Paso 5



7.- INSERCIÓN DE SALTOS DE PÁGINA Y DE SECCIÓN

7.1. Saltos de página

En ocasiones nos interesa que un determinado apartado de un documento, por ejemplo los inicios de capítulos, empiecen siempre en una página nueva, aun cuando la página anterior no haya llegado a completarse.

Podríamos conseguir esto insertando renglones en blanco pulsando la tecla <Intro> hasta llegar al comienzo de una nueva página. Sin embargo, ésta es mala solución, pues si posteriormente introducimos nuevo texto delante de esta página, los renglones en blanco que introducimos se desbordarán hacia la página siguiente, lo que obligaría a rectificar de nuevo borrando estos renglones.

La forma correcta de conseguir lo que pretendemos es introduciendo saltos de página. Lo hacemos situando el cursor en el punto de inserción del salto de página y accediendo a través de menú Insertar > Salto... al cuadro de diálogo Salto. Aquí elegimos Salto de página, activando su casilla de verificación, y hacemos clic en Aceptar.

También ser pueden insertar saltos de página tecleando <Control>+<Intro>.

7.2. Saltos de sección

En ocasiones nos interesa que en un mismo documento haya diferencias de unas partes a otras en cuando a tamaño de los márgenes, contenido de los encabezados, formato de los números de página, posición del papel (por ejemplo, nos interesa insertar una página apaisada para disponer en ella un gráfico, una tabla o una imagen que no caben bien en una página vertical), escribir alguna porción de texto a varias columnas, etc.

Esto puede resolverse fácilmente creando diferentes secciones en el documento, cada una de las cuales puede tener su formato específico.

Para insertar un salto de sección situamos el cursor en el punto de inserción y accedemos como antes a través de menú Insertar > Salto... al cuadro de diálogo Salto. Aquí podemos elegir entre los diferentes tipos de saltos de sección.

• Página siguiente: inserta un salto sección y de página. La nueva sección empieza al principio de la siguiente página.

• Continuo: inserta sólo un salto de sección. La nueva sección sigue en la misma página.

• Página par o impar: inserta un salto de sección y de página. La nueva sección empieza al principio de la siguiente página par o impar respectivamente. Es útil, por ejemplo, cuando queremos que los principios de capítulo empiecen en páginas impares, lo que suele ser habitual en los libros.



8.- ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA El encabezado y el pie de página son porciones de texto, situados en la parte superior e inferior de cada hoja respectivamente, que se repiten en todas las páginas del documento. En estas partes del documento se suelen colocar, normalmente en un tamaño de letra menor aunque no tiene por qué, datos como el título del documento y/o del capítulo, el autor, la fecha, el número de la página, etc.

Para acceder a estos elementos lo hacemos a través de la barra de menú Ver > Encabezado y pie de página.

El texto del documento se pone en un color atenuado y aparecen dos rectángulos de línea discontinua en las partes superior e inferior de la página.

parece una barra de herramientas llamada Encabezado y pie de página que nos permite,

Aentre otras cosas, las que se indican en la figura.

Pasar del encabezado al pie de página

Entrar en el cuadro de diálogo Configurar página

Insertar la fecha y la hora actuales

Insertar el número de página

Insertar el número total de páginas

Establecer el formato del número de página

Igualar encabezado o pie al de la sección anterior



Entrando en el cuadro de

en

ntrando en Formato del nú

núm o

botón Igual al anterior,

secci n

Una vez hayamos terminado de configurar el encabezado y el pie de página hacemos clic

sudiálogo Configurar página, pestaña Diseño, podemos

establecer que el encabezado y pie de página sea diferente para páginas pares e impares (especialmente útil cuando vamos a imprimir por la dos caras del papel y queremos que la numeración quede siempre en el borde exterior, como en los libros).

E mero de

erpáginas, puedo elegir un formato para los s de página (números romanos, letras,

etc) y también puedo iniciar la numeración en un número diferente a 1, lo cual es muy útil cuando estamos elaborando un documento que es continuación de otro.

Activando el

óhacemos que el encabezado o el pie de la actual sea igual al del anterior.

Desactivándolo podemos hacer que diferentes secciones tengan encabezados o pies de página dife

rentes.

sobre el botón Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y pie de página.

Cuando ya tenemos algo escrito en el encabezado o el pie de página, para abrir estos

9.- INSERTAR NÚMERO DE PÁGINA podemos insertar el

elementos basta con hacer doble clic sobre cualquiera de ellos.

Ya hemos visto en el apartado anterior quenúmero de página y darle formato desde la barra de herramientas Encabezado y pie de página. También podemos hacerlo directamente a través del menú Insertar > Números de página..... Nos aparece el cuadro de diálogo Números de página donde decidimos su ubicación y su formato (haciendo clic en el botón Formato...)



10.- INSERTAR FECHA Y HORA es en el

uede interesarnos insertar

1.- INSERCIÓN DE NOTAS AL PIE DE PÁGINA de

e

el lugar de inserción y el

bajo una línea horizontal atenuad

Antes hemos visto cómo insertar fecha y hora actualencabezado o el pie de página. Pero pestos elementos en otras partes del documento. Podemos hacerlo situando el cursor en el lugar de inserción y accediendo a través del menú Insertar > Fecha y hora... al cuadro de diálogo Fecha y hora.

En este cuadro elegimos un formato entre los disponibles, y elegimos entre un campo que se actualice automáticamente cadavez que abramos el documento (para ello activaremos la casilla de verificación Actualizar automáticamente) o bien una fecha y hora fijas coincidentes con el momento de insertar el campo (la casilla anterior estará desactivada).

1Cuando queramos insertar notas al pie del página o al finaldocumento, situaremos el cursor en el lugar de inserción del número que hará referencia a la nota y accederemos a través del menú Insertar > Nota al pie... al cuadro de diálogo Notas al pie y al final.

En este cuadro de diálogo elegimos entre Nota al pie (la nota scolocará al final de cada página) o Nota al final (la nota se colocará al final del documento). También podemos elegir entre una autonumeración automática o una marpuede ser un *, por ejemplo).

Si hacemos clic en Aceptar, nos aparecerá un superíndice con un número en

ca personal (como

mismo superíndice al final de la página o documento a, donde escribiremos la nota.



Haremos esta misma operación para todas las notas. Si hemos elegido autonumeración, el número de referencia irá avanzando automáticamente. Incluso si, posteriormente,

i queremos precisar más algunos detalles de las otas, haremos clic sobre el botón Opciones del

números romanos, letras, etc).

• mento tiene una única numeración) o se da sección del documento.

Lapodem artado “El trabajo con

queremos añadir una nota intercalada con otras ya insertadas previamente, no nos tenemos que preocupar pues las notas se renumerarán automáticamente.

Sncuadro de diálogo Notas al pie y notas al final. Aparece el cuadro Opciones de notas, donde podemos elegir:

• Si colocarla al final de la página o al final del texto.

• El formato de numeración (números ordinarios,

• Donde iniciamos la numeración (útil si el documento que estamos elaborando es lacontinuación de otro anterior).

Si la numeración será continua (todo el docureiniciará en cada página o en ca

s notas al pie de página se escriben con un estilo llamado Texto nota pie, el cual os modificar a nuestro gusto como ya explicamos en el ap

estilos”. Las referencias de nota al pie de página se escriben con un estilo llamado Referencia de nota al pie que también podemos modificar como el anterior.



12.- COLUMNAS DE TEXTO ción de un documento a

a de hacerlo es a través del icono

to.

e ellas y otros aspectos accederemos al cuadro

car el formato a todo el documento, sólo a la en adelante.

as sólo a la porción de texto

mento con diferente formato de columnas.

rincipio (o al final, según nos guste) de un os distintos apartados del documento con indicación

ninguna

Si nos interesa editar un documento o una secdos más columnas, una forma rápidcolumnas de la barra de herramientas Formato. Hacemos clic con el ratón cuando se haya sombreado el número de columnas deseado.

El formato a varias columnas se aplicará a toda la sección del documento sobre la que tengamos situado el cursor en ese momenTodas serán del mismo ancho.

Si queremos definir con precisión el ancho de las columnas, la separación entrde diálogo Columnas a través de menú Formato > Columnas...

En el cuadro Aplicar a: podemos elegir si aplisección donde está el cursor o desde el cursor

También existe la opción de seleccionar una porción de texto antes de acceder al cuadro de diálogo Columnas y aplicar el formato a varias columnseleccionado.

En cualquiera de los casos, el programa introducirá un salto de sección continuo entre dos partes del docu

13.- TABLAS DE CONTENIDO

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Suele ser bastante interesante disponer al ptexto extenso un índice o listado de lde la página en la que se inician. Y aún más útil resulta si podemos desplazarnos a cualquier apartado simplemente haciendo clic con el ratón en su entrada correspondiente de dicho índice. A estos elementos se les denomina en Word Tablas de contenidos.

Para poder crear una tabla de contenidos tenemos que asignar a los títulos de los apartados un estilo determinado y común a todos (no utilizando dicho estilo para otra porción de texto que no sea un título de apartado). Igualmente, a los títulos de los subapartados le asignaremos otro estilo diferente del anterior y común a todos los



subapartados del mismo nivel (no utilizando dicho estilo para ninguna otra porción de texto que no sea un título de subapartado de este nivel) y así sucesivamente. Aunque no es imprescindible, lo más habitual es asignar el estilo Título 1 a los títulos de primer nivel, Título 2 a los títulos de segundo nivel y así sucesivamente. Además esta es la configuración que viene por defecto, como veremos.

Para insertar una tabla de contenidos haremos:

1. Situamos el cursor en el punto del docqueremos insertar la tabla de contenidos.

umento donde

ido.

o de los formatos que ya vienen predefinidos. Para ver los diversos formatos hacemos clic en la cortinilla del

stos se

1, Título

2. Accedemos a través de menús Insertar > Índice y tablas..., y hacemos clic en la pestaña Tabla de conten

3. En el cuadro de diálogo que aparece podemos elegir algun

campo Formatos, y observamos los resultados en el cuadro Vista preliminar.

Si queremos definir nosotros algunos aspectos concretos elegimos el formato Estilo personal. Si queremos que se muestren los números de página y que éalineen a la derecha activamos las casillas de verificación correspondientes (vienen activadas por defecto pues suele ser lo más habitual). Elegimos el tipo de carácter de relleno (suele ser puntos), y elegimos cuantos niveles de títulos vamos a mostrar en la tabla de contenidos.

Lo normal, como hemos dicho antes, es asignar los estilos Título2, etc a los distintos niveles de títulos de apartados y subapartados, pero si queremos asignar otros estilos u otro orden, lo podemos especificar haciendo clic en el botón Opciones. Esto no merece mucho la pena.



Más interesante es cambiar el formato del texto en el que se escribirá la tabla de

a lista Estilos.

el

en Aceptar y nos aparece insertada la tabla

na entrada o cambiar el texto. Si pasamos el puntero del ratón por encima

Una vetítulos, ítulos debido a que hemos insertado

contenidos a nuestro gusto. Cada nivel utiliza un estilo. Los estilos de la tabla de contenidos se denominan TDC1, TDC2, etc. Cada estilo tiene definido un tipo de fuente, tamaño, color, interlineado, aspecto (negrita, cursiva, etc), espaciado, sangría, etc. Estos estilos podemos modificarlos como cualquier otro estilo del documento (ver apartado “El trabajo con estilos” en esta misma unidad). Para ello hacemos clic en el botón Modificar....

En el cuadro de diálogo Estilo, elegimos el estilo que queremos modificar en l

Para cambiarlo hacemos clic en el botón Modificar... de este cuadro de diálogo, apareciendo cuadro de diálogo Modificar estilo.

Hacemos clic en el botón Formato y elegimos lo que queremos modificar (suele ser Fuente o párrafo casi siempre).

Hechas las modificaciones, aceptamos con clic en el botón Aceptar.

4. Una vez hemos definido todas las diálogo índices y tablas, hacemos clicde contenido. Se aprecia que los textos están sombreados, pero esto es porque son campos, que no aparecerán al imprimir el texto.

Esta tabla es un único objeto y no podemos hacer modificaciones en ella, como borrar u

características anteriores y vueltos al cuadro de

de ella, vemos que se convierte en una mano con el dedo índice extendido. Haciendo clic en la entrada correspondiente a algún apartado, nos desplazamos automáticamente al inicio de dicho apartado.

z hemos creado la tabla de contenido, si posteriormente hacemos cambios en los o cambian las páginas donde empiezan los t



nuevo texto, o bien hemos creado nuevos apartados, etc, necesitamos actualizar la tabla de contenido. Para ello, situamos el cursor a la izquierda de la tabla de contenidos y pulsamos la tecla F9. Nos aparece el cuadro de diálogo Actualizar la tabla de contenido.

En este cuadro elegimos entre actualizar sólo los números de página o toda la tabla. Si hemos cambiado títulos o creado nuevos apartados activaremos la casilla Actualizar toda la tabla. Por último, hacemos clic en el botón Aceptar.

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