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Curso de Procedimientos Administrativos de Secretaría Administrativa

SECRETARIA ADMINISTRATIVA ADQUISICIONES

http://a.uaslp.mx/PRCSAD14

Inventarios

• DEFINICIÓN

• Son aquellos movimientos de bienes que se hacen dentro de una Sub Unidad Organizacional.

• PROCEDIMIENTO

• Dar de alta las áreas y subáreas de la SUO en el módulo de bienes muebles (MBM).

• Realizar la transferencia interna en el MBM. • Transferir el bien físicamente.

Transferencias Internas

Alta de áreas

Inventarios

Alta de subáreas

Inventarios

Transferencias Internas

Inventarios

Subresguardo

Inventarios

Transferencias Externas

• DEFINICIÓN

• Son los cambios de ubicación de los bienes, entre Unidades Administrativas.

• PROCEDIMIENTO

• Enviar oficio a la Secretaría Administrativa, solicitando la transferencia externa.

• Solicitar la transferencia de inventario en el MBM.• Esperar a que se autorice en el MBM, ya que se emitirá

un nuevo resguardo y etiqueta con el nuevo responsable.• Mover físicamente el bien transferido.

Inventarios

Transferencias Externas

Inventarios

Transferencias al Almacén de Bajas

• DEFINICIÓN

• Son aquellos bienes que ya no tienen utilidad dentro de la SUO (bajas).

• PROCEDIMIENTO

• Solicitar por oficio a la Secretaría Administrativa, la transferencia al almacén de bajas.

• Solicitar la transferencia al almacén de bajas, a través del MBM.

• Esperar respuesta por parte del área de bajas para agendar la recolección de los bienes.

Baja de Bienes Muebles

Transferencias al Almacén de Bajas



La dependencia solicita

la baja de bienes

La Secretaria Administrativa autoriza la

baja


Se programa fecha con la dependencia solicitante.

En la fecha acordada, se retiran los bienes


Se realiza el traslado y almacenamiento

Se confirma la bajaen el sistema

• Se considera al Fondo Revolvente como una fuente de pago cuyo fin es el de sufragar solamente algunos conceptos catalogados como gastos menores o contingentes

http://www.isaf.gob.mx/compendio/Estatal/Otros/fondo_revolvente_2005.pdf

• Importe o monto que en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectiva. Dicho monto es definido y autorizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

http://www.definicion.org/fondo-revolvente

Definiciones:

Caja Chica




http://www.definicion.org/fondo-revolvente

• Importe o monto que en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectiva

http://www.eco-finanzas.com/diccionario/F/FONDO_REVOLVENTE.htm

• El Fondo revolvente es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión normal y programada de pagos.

http://app.jalisco.gob.mx/PortalTransparencia.nsf/TodosWeb/582D1F4ADE19DB78862573A8008331DD/$FILE/REGLAMENTO%20DEL%20FONDO%20REVOLVENTE.pdf

Definiciones:

Caja Chica







• La utilización de estos fondos solo debe implementarse por razones de agilidad y costos, cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y que por su naturaleza no ameritan ser previstos para su cancelación mediante la emisión de cheques, el monto deberá de ser determinado de acuerdo a las necesidades de cada SUO.

Objetivo:

Caja Chica

Consideraciones para el reembolso: Los documentos comprobatorios de gastos que se

adjuntan a la rendición de cuentas, deberán cumplir con los siguientes requisitos técnicos:

• Serán en original • Completamente legibles• Sin enmendaduras, ni borrones, ni uso de

corrector• El concepto del gasto será completamente

específico. La documentación que ampare los gastos

efectuados mediante el Fondo de caja chica, al momento de ser presentada a trámite, no deberá tener una antigüedad mayor a 30 días contados a partir de la fecha de emisión de la factura

Caja Chica

Consideraciones para el reembolso:

• Cuando se haya ejercido el 50% del monto establecido.

• El gasto no debe de exceder del monto autorizado.

• Los reembolsos deberán de efectuarse de ser posible en el mes al que correspondan los comprobantes.

• Gastos urgentes y no previsibles, así como aquellos que por su naturaleza no pueden ser gestionados vía crédito, además de los que por su costo no es conveniente adquirirlos vía orden de compra.

Caja Chica

Servicio de Mantenimiento y Construcción

El Servicio de Mantenimiento se encarga de mantener en óptimo estado de

funcionamiento las instalaciones de la Universidad. Evitando que se interrumpa la

actividad docente, investigadora y de gestión de la Universidad y manteniendo las instalaciones,

los edificios, los espacios y áreas verdes en armonía con la normativa vigente.

INTRODUCCION


El desempeño de la universidad estará en la calidad de mantenimiento por lo cual, es de suma importancia tener una visión a futuro,

planificar y programar el mantenimiento para cubrir toda el área en el tiempo, ya sea a

mediano o largo plazo y además reducir costos de repuestos y materiales para un mejor

desempeño.

IMPORTANCIA DEL MANTENIMIENTO


• MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Atiende a la reparación de los elementos constructivos y de las instalaciones cuando se produce un fallo de cualquiera de estas partes.

• MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Trata de anticiparse a la aparición de averías, efectuando revisiones de forma cíclica y programada. De este modo evitamos futuros fallos en los sistemas constructivos y de instalaciones.

• MODIFICACION O MEJORA DE ELEMENTOS CONSTRUCTIVOS E INSTALACIONES: Realiza obras de modificación de espacios e instalaciones, para adaptar los sistemas constructivos a las necesidades de los usuarios

CLASIFICACION DEL MANTENIMIENTO


Al aplicar el mantenimiento eficiente y correctamente, en forma general que garantice

el BUEN FUNCIONAMIENTO y mantener los espacios operables.

VENTAJAS DEL MANTENIMIENTO


Se cuenta con los siguientes servicios:1. Mantenimiento eléctrico y construcción.

– Áreas: Herrería, Cerrajería, Carpintería, Plomería, Vidriería, Albañilería, Electricidad y Jardinería y recolección de basura.

2. Servicio de apoyo: traslado de mobiliario, montaje y armado de mamparas y otros.

AREAS DE SERVICIO


MANTENIMIENTO ELECTRICO Y CONSTRUCCIÓN

JEFE DEPTO. JEFE DEPTO.

ADMON. ADMON.

ENCARGADODE AREA

ENCARGADODE AREA

SOLICITUD SOLICITUD

TICKET TICKET

TEL. TEL.

EMERG. EMERG.

DIAGNOSTICO(MEDIDAS Y MATERIAL)

DIAGNOSTICO(MEDIDAS Y MATERIAL)

SUPERVISOR SUPERVISOR

SOLICITUD DE MATERIAL

SOLICITUD DE MATERIAL

ADMINISTRACIONADMINISTRACION

DEPTO. COMPRASDEPTO. COMPRAS

PROPORCIONA PROPORCIONA

HABILIT. TRAB.TALLERES

HABILIT. TRAB.TALLERES

ORDEN DE TRABAJO ORDEN DE TRABAJO

PROCESO ELABORACION

PROCESO ELABORACION

ENTREGA DE

TRABAJO

ENTREGA DE

TRABAJO

CERRAR ORDENCERRAR ORDEN


JARDINERIA Y RECOLECCION DE BASURA


ADMON. ADMON.

ENCARGADODE AREA

ENCARGADODE AREA

SOLICITUD SOLICITUD

TICKET TICKET

TEL. TEL.

EMERG. EMERG.

MANT. JARDINERIA

MANT. JARDINERIA

AREAS COMUNES

AREAS COMUNES

PROGRAMAPROGRAMA

RECOLECCION DE BASURARECOLECCION

DE BASURA

ESC. ESC.

DEPTO. DEPTO.

AREA COMUN

AREA COMUN

TIRADERO PEÑSCOTIRADERO PEÑSCO

BOLSASBOLSAS

SELECCIONSELECCION

40 KM


AREAS DE LIMPIEZA

ZO

NA

UN

IVE

RS

ITA

RIA


HORARIO SEMANAL DE LIMPIEZA: AREAS COMUNES

ZO

NA

UN

IVE

RS

ITA

RIA Hora Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

7:00 -11:00 Limpieza Areas A Limpieza Areas A Limpieza Areas A Limpieza Areas A Limpieza Areas A

* Limpieza de estacionamiento 1

y 2 * Limpieza Zona Oriente

Limpieza de periferia Z.U.

11:00 - 11:30 Lonche Lonche Lonche Lonche Lonche Recoleccion de basura.

11:30 - 14:00 Limpieza Areas B Limpieza Areas C Limpieza Areas B Limpieza Areas C Limpieza Areas B

14:00 - 15:00 Recoleccion de basura

Recoleccion de basura





RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA

Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria.

LUNES• Fac. Enfermería• Fac. Ingeniería• D.U.I Zona Universitaria• Fac. Hábitat • Fac. Ciencias• Biblioteca de Área C.I.C.T.D• Centro de Salud Universitario• Fac. Estomatología• Finanzas, C.U.A.T.E y Anexos

MARTES• Instituto de Física • Fac. Enfermería • Físico Matemáticas• Fac. Ingeniería • Fac. Hábitat• Fac. Química • Instituto de Geología • Fac. Estomatología• Biblioteca Biomédica




MIERCOLES• Fac. Enfermería• Fac. Ingeniería• D.U.I. Zona Universitaria • Fac. Hábitat• Fac. Ciencias• Biblioteca de Área C.I.C.T.D• Centro de Salud Universitario• Fac. Estomatología• Finanzas, C.A.T.E Y Anexos

JUEVES• Instituto de Física • Fac. Enfermería• Físico Matemáticas• Fac. Ingeniería• Fac. Hábitat• Fac. Química• Instituto de Geología• Fac. Estomatología• Biblioteca Biomédica




VIERNES• Fac. Enfermería• Fac. Ingeniería• D.U.I Zona Universitaria• Fac. Hábitat• Fac. Ciencias • Biblioteca de Área C.I.C.T.D• Centro de Salud Universitario • Fac. Estomatología• Finanzas, C.U.T.E. y Anexos

SABADO• Instituto de Física• Fac. Enfermería• Físico matemáticas• Fac. Ingeniaría• Fac. Hábitat• Fac. Química• Fac. Estomatología


RUTA EXTERNA (TC-6124-E)

LUNES• Torre Administrativa• Ciencia de la Comunicación• I.I.C.O• Tienda Universitaria• Fac. Medicina• Posgrado Comercio• Posgrado Derecho• Unidad Posgrado• Metalurgia• C.Y.A.C.Y.T• Bicentenario• Fac. Economía• Clínica Mario García (Morales)

MARTES• Torre Administrativa• Fac. Psicología• Unidad Deportiva• Clínica Psicología• Clínica USIS (Palmar)• Zonas Desérticas• Talleres



MIERCOLES• Torre Administrativa• Tienda Universitaria• Fac. Medicina• Archivo General (c/15 días)

JUEVES• Torre Administrativa• Ciencias de la Comunicación • I.I.C.O• Posgrado Comercio• Posgrado Derecho• Unidad de posgrado• Metalurgista• C.Y.A.C.Y.T• Bicentenario• Fac. Economía• Clínica Mario García (Morales)



VIERNES• Torre Administrativa• Tienda Universitaria• Fac. Medicina• Fac. Psicología

SABADO• Centro de Idiomas• Edificio Central• Fac. Comercio• Fac. Derecho• D.U.I. Centro• Centro de Idiomas Infantil• Biblioteca Comercio


SERVICIO DE APOYO


ADMON. ADMON.

ENCARGADODE AREA

ENCARGADODE AREA

SOLICITUD SOLICITUD

TICKET TICKET

TEL. TEL.

PROGRAM. PERSONAL Y VEHICULOS

PROGRAM. PERSONAL Y VEHICULOS

ARMADO O MONTAJE ARMADO O MONTAJE

TRASLADO TRASLADO

CARPINTEROSALBAÑILESHERREROS

ETC

CARPINTEROSALBAÑILESHERREROS

ETC

ESTACIONAM. ESTACIONAM. CARGA/DESCARGA CARGA/DESCARGA

ESTIBAR ESTIBAR

REGRESAR MOB.

REGRESAR MOB.

RECORRIDO RECORRIDO

Servicio de Limpieza y Gasolina

FECHANo. DE

AFILIACIÓNHORARIO ASISTENCIA FIRMA

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

OBSERVACIONES

Vo.Bo. DIRECTOR ADMINISTRADOR

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUÍS POTOSÍ SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

Cordillera de los Alpes esq. Villa de la Paz, Colonia Villas de Pedregal C. P. 78218 Tel. 102 73 24 y 102 74 24

(DEPENDENCIA Y FECHAS A COMPROBAR)

EMPRESA NOMBRE

LIMPIEZA YSEGURIDAD

Servicio de Limpieza

Servicio de asignación de Gasolina

FECHA DEL VALE

VEHICULO PLACASFOLIO DEL

VALETIPO DE

COMBUSTIBLELITROS

CARGADOSKM PREVIO A

CARGARKM DESPUES DE

CARGARKM

RECORRIDOSRENDIMIENTO ACTIVIDADES

ADMINISTRADORDIRECTORVo.Bo.SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

(DEPENDENCIA Y FECHAS A COMPROBAR)

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUÍS POTOSÍ SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

Cordillera de los Alpes esq. Villa de la Paz, Colonia Villas de Pedregal C. P. 78218 Tel. 102 73 24 y 102 74 24

PERIODO:

CONTROL VEHICULAR

Bitácora de Rendimiento

http://a.uaslp.mx/PRCSAD14

Nombre Correo E Ext. Tema

C.P. Guillermo Escobedo Cabrero

[email protected] 7539 Inventarios

Juan Carlos Vázquez Ascencio [email protected] 7511 Bajas

Lic. Miguel Ángel Hernández Franco

[email protected] 7348 Caja Chica

Arq. Eloy Villela Govea [email protected] 8182700


C.P. Gabriela G. Luna Sánchez [email protected] 75204445073789

Servicios de Limpieza y Gasolina

https://correo.uaslp.mx/owa/redir.aspx?C=d_CfsVu1DE-cJtNTT5uA77XrS6_7QdFI6dTajilqQN9yzNlCTOH9IhqZd-xepq8q4RZGfp7Sp18.&URL=http://a.uaslp.mx/PRCSAD14

mailto:[email protected]

GRACIAS

Mayo 2014

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